ANALISIS DE LAS TENDENCIAS TECNOLOGICAS DE LA GESTION DOCUMENTAL BETSY AMAYA BLANCHAR UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN BOGOTÁ D.C 2017 ii TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION ........................................................................................................................ v 1. MARCO TEORICO ................................................................................................................. 1 2. MODELO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS .............................................................. 10 2.1 Clasificación y organización documental ...............................................................................................................12 2.2 Retención y disposición .......................................................................................................................................................16 2.3 Captura e ingreso de documentos .................................................................................................................................19 3. ANALISIS CONTEXTUAL .................................................................................................. 23 3.1 Referencias Legales ................................................................................................................................................................23 3.2 Referencias técnicas y estándares .................................................................................................................................26 4. ANALISIS DE CASOS DE EXITOS DE INNOVACION EN EL MERCADO ............... 28 4.1 Caso 1. UNAB - Universidad Autónoma de Bucaramanga .....................................................................28 4.3 Caso 3. Ministerio de Hacienda y crédito público ............................................................................................31 4.4 Caso 4. Mutual Ser.................................................................................................................................................................31 4.5 Caso 5. Banco de Bogotá ....................................................................................................................................................32 4.6 Caso 6. Dirección general de transportes consejería de infraestructuras y transportes de la comunidad de Madrid.........................................................................................................................................34 4.7 Caso 7. Comertex S.A. ........................................................................................................................................................34 4.8 Caso 8. Ecopetrol .....................................................................................................................................................................35 4.9 Caso 9. Ministerio de Tecnologías de la Información y las telecomunicaciones - Mintic .36 4.10 Caso 10. Archivo General de la Nación – AGN .............................................................................................37 iii 5. PROPUESTA .......................................................................................................................... 39 CONCLUSIONES....................................................................................................................... 48 BIBLIOGRAFÍA......................................................................................................................... 50 iv LISTA DE ILUSTRACIONES Pág. Ilustración 1. Sistema de Gestión de documentos electrónico de archivo .............................. 40 Ilustración 2. Estructura de la política de gestión de documentos electrónicos ..................... 41 Ilustración 3. Criterios de validez de la política de gestión de documentos electrónicos ...... 42 Ilustración 4. Procesos de gestión documental electrónica .................................................... 43 v INTRODUCCION La Gestión de Documentos se convierte en un potencializador de las diferentes áreas que componen la organización, ya que permite utilizar eficazmente la información basada en documentos, a la vez proporciona una mejor localización y recuperación de los mismos. Cuando se habla de gestión documental electrónica se refiere a la aplicación de la tecnologías de la información y la optimización de procedimientos para la unificación de información generada por la organización. La óptima gestión documental dentro del ámbito administrativo y organizacional en una entidad influye directamente en el buen desarrollo de las funciones que allí se desempeñan; es así como el archivo es un área de soporte administrativo muy importante para la gestión institucional. Con el desarrollo de este estudio se pretende realizar el Análisis de las Tendencias Tecnológicas de la Gestión Documental, para mostrar la importancia que tiene en las organizaciones disponer de información actualizada y veraz en el momento requerido, lo cual contribuye a la oportuna toma de decisiones apalancándose en las TI. Sin embargo, uno de los grandes problemas que actualmente afrontan las empresas es el manejo de documentos físicos, conllevando con la manipulación el deterioro de los mismos y adicionalmente en muchas ocasiones se generan traumatismos por la demora en la entrega de vi dichos documentos, que en ocasiones se requiere para tomar decisiones administrativas, lo que implica a veces reestructurar procesos, implementado nuevas tecnologías que traen como consecuencia innovación conllevando a las compañías a ser más competitiva en el mundo tan globalizado en que vivimos. Así, mismos es importante resaltar el problema que adicionalmente trae consigo el manejo físico de los documentos ya que se presenta un alto riesgo en la pérdida parcial o total del mismo generando como consecuencia la perdida de información. El objetivo del presente trabajo es mostrar las perspectivas de la gestión documental electrónica, definiendo y documentando acciones de las tendencias tecnológicas para contribuir a mejorar y asegurar la memoria institucional de las organizaciones, permitiendo la conservación y preservación del expediente electrónico garantizando las funcionalidades y características de dichas tendencias con el fin de normalizar las operaciones del proceso documental apoyándose en las TIC y facilitando de esta manera la gestión archivística de los procesos, tendientes a proporcionar una herramienta estratégica para optimizar y aprovechar las ventajas tecnológicas, así mismo contribuyendo efectivamente con el proceso de responsabilidad ambiental orientada a la política de la iniciativa de Cero Papel conllevando a reducir el consumo de papel en las actividades del día a día. Aportando de esta manera a la búsqueda e implementación continua de innovación a través de tecnología, toda vez que se torna en un verdadero reto, pues se debe estar al tanto de las vii tendencias del mercado para poder captar aquellas que favorezcan a la entidad y tener la capacidad de alinearlas a las necesidades internas y externas de cada organización. Soportados en procesos cada vez más eficientes e interconectados. Las organizaciones se están transformando, y se están adaptando cada día más al ritmo que las TI están mejorando la gestión organizacional, conllevando a desarrollar trabajos en entornos digitales y a la implementación del documento electrónico, motivo por el cual esta tendencia trae consigo reducción en el consumo de papel, procesos agiles, optimizando la toma de decisiones y la eficiencia de las administraciones. 1 1. MARCO TEORICO El gran reto que tienen las organizaciones hoy en día es la organización de la Gestión Documental, implementando cambios muy significativos a través de instrumentos virtuales los cuales gracias al mundo tan globalizado podemos tener acceso a todos y cada uno de ellos, contribuyendo de esta manera a la alta gerencia con información de calidad y oportuna para la toma de decisiones. La implementación del archivo está enmarcada mediante la Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación-AGN, la cual establece las directrices, normatividad y los principios que se estipulan para organizar, controlar, administrar y conservar la documentación contribuyendo a la apropiación de la memoria institucional de las organizaciones y afrontando los nuevos desafíos a los cuales se ven abocados los administradores de archivo en las organizaciones. Apoyados en la Ley 594 de 2000, por medio del cual se dicta la Ley General de Archivo y otras disposiciones; los acuerdos 2 y 3 del Archivo General de la Nación y la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, los cuales sirven de soporte para la conformación del archivo y su posterior conversión a documento electrónico, a continuación se puntualizan algunas definiciones contempladas en la normatividad vigente. 2 “ARCHIVO:Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos". (Ley 594 de 2000) Las Tablas de retención documental son muy importantes, ya que le permite a la administración de las organizaciones, lo siguiente: Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. 3 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección, conservación y eliminación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos Desde el punto de vista archivístico, permiten lo siguiente: Clasificación de la documentación Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental. Preservan la memoria institucional de las organizaciones Una vez implementadas las TRD, con el proceso de digitalización de todos los documentos, se generan flujos de trabajo automatizados permitiendo trámites en línea, en tiempo real y de manera segura con firma digital. Teniendo en cuenta el Acuerdo 03 del 17 de Febrero de 2015, del Archivo General de Nación por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a 4 la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012, confirmando de esta manera que la gestión de documentos electrónicos permite establecer los lineamientos de la gestión documental en las organizaciones y a su vez aseguran que la gestión, recuperación, conservación de los documentos y expedientes electrónicos se garanticen para facilitar los trámites de los stakeholders y la eficiencia administrativa, a continuación se definen algunos términos que contribuyen a garantizar esta gestión. “MEDIO ELECTRONICO:Mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o similar, conocido o por conocerse que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos o información. EXPEDIENTE ELECTRONICO: Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de información que contengan. ARCHIVO ELECTRONICO DE DOCUMENTOS: Almacenamiento electrónico de uno o varios documentos o expediente electrónico. AUTENTICACION ELECTRONICA: Es la acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o autoridad para elaborar o firmar documentos o para adelantar tramites y procedimientos administrativos. AUTENCTICIDAD: Característica técnica que permite identificar al autor de un mensaje de datos, el cual es conservado en condiciones que permita garantizar su integridad para preservar la seguridad de la información que busca asegurar su validez en tiempo, forma y distribución. Así mismo garantiza el origen de la información validando el emisor para evitar la suplantación de identidades. INTEGRIDAD: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociado a la misma. DISPONIBILIDAD: Característica de seguridad de la información que garantiza que los usuarios autorizados tengan acceso a la información y a los recursos relacionados con la misma toda vez que lo requieran asegurando su conservación durante el tiempo exigido por ley. 5 FOLIADO ELECTRONICO: Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad. INDICE ELECTRONICO: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental debidamente ordenado conforme a la metodología reglamentada para tal fin". (Acuerdo 03 de 2015 del AGN) El Acuerdo 02 del 14 de Marzo de 2014, por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones, dando cumplimiento obligatorio la norma en las organizaciones desde la creación del expediente teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original e integridad de los documentos, con el objetivo de facilitar su aplicación define entre otros algunos términos. “EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo. EXPEDIENTE VIRTUAL: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimiento tecnológicos seguros. EXPEDIENTE DIGITAL: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización” (Acuerdo 2 de 2014 del AGN) 6 Así mismo, se debe tener presente que la calidad y gestión, disponibilidad e integridad, interoperabilidad, veracidad y autenticación, son, entre otros, los atributos que se deben garantizar en los documentos electrónicos preservando en todo momento la memoria institucional, lo cual es el activo más valioso de las organizaciones, validando e implementando los aspectos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final considerando el ciclo de vida de los documentos. El intercambio electrónico de datos está estructurado bajo normas técnicas estipuladas en la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. “MENSAJES DE DATOS:“La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax. FIRMA DIGITAL: Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. ENTIDAD DE CERTIFICACION: Entidad de Certificación. “Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales. SISTEMA DE INFORMACIÓN. Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos. INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS (EDI). La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto”. (Ley 527 de 1999) 7 Dentro del proceso de documento electrónico se debe garantizar la firma electrónica lo cual brinda seguridad jurídica a las transacciones y a las condiciones técnicas y legales en el uso electrónico de datos, resaltándose en todo momento que cuando se logra implementar la firma electrónica se garantiza que se mejora y se asegura la gestión documental, se facilita la consulta y se proporciona un ambiente de gestión segura, así mismo es importante resaltar que se optimiza la gestión de los procesos de la entidad. “FIRMA ELECTRÓNICA: Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”. (Decreto 2364 de 2012) Conforme a lo reglamentado en el Acuerdo No. 002 del 14 de Marzo de 2014, en el Artículo 17° establece: “Creación y conformación de expedientes electrónicos de archivo: Las entidades públicas podrán utilizar diferentes medios electrónicos y tecnologías de la información, para la creación, conformación y gestión de sus expedientes, durante todo su ciclo de vida. Los expedientes electrónicos de archivo deben crearse a partir de las series documentales establecidas en los cuadros de clasificación documental adoptados por cada entidad, desde el primer momento en que se inicia un trámite o procedimiento hasta la finalización del mismo”. 8 La Ley 594 de 2000 en su Artículo 21, Programas de Gestión Documental Establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos., en este marco, las entidades públicas o privadas que cumplen función pública están obligadas a llevar a cabo de manera eficaz y eficiente todos los procesos archivísticos rigiéndose a la normatividad y reglamentación emanada por el Archivo General de la Nación – AGN”. El rol que cumple el tratamiento documental dentro del ámbito administrativo y organizacional en una entidad influye directamente en el buen desarrollo de las funciones que allí se desempeñan; es así como el archivo es un área de soporte administrativo muy importante para la gestión institucional, que contribuye a la toma de decisiones de manera oportuna y eficaz, garantizando procesos transparentes y comprensibles. La alta gerencia debe asegurar que las responsabilidades y competencias de la gestión documental estén definidas y asignados específicamente y se debe comunicar a toda la organización, de esta manera se garantiza el logro de objetivos y se fortalece dicha área, apoyados en todo momento con capacitación necesaria para asegurar que la estrategia se cumpla la cual se debe revisar periódicamente para realizar los ajustes requeridos oportunamente para el logro de las metas trazadas. Así, mismo hay que resaltar que todo este proceso conlleva a que las organizaciones deben plantear un cambio cultural en la organización, que permita a sus empleados tener una 9 mayor cercanía con los stakeholders, escuchando sus necesidades y ofreciendo soluciones adecuadas a cada tipo de cliente. Con el desarrollo de una solución tecnológica integrada se permite el intercambio de datos utilizando herramientas tecnológicas como la digitalización, firmas digitales, estampado cronológico y firmas electrónicas lo cual garantiza mitigar los riesgos técnicos y jurídicos, impidiendo la duplicidad y alteración de documentos evitando de esta manera perdida de los mismos y asegurando el no repudio lo que garantiza la validez jurídica de los documentos. De otro lado, a través de la virtualización de la información se ofrece un servicio eficiente y oportuno, lo que implica aprender a desarrollar nuevas habilidades, lo cual permite ubicar las organizaciones a nivel competitivo brindando un servicio con calidad y diferenciación. 10 2. MODELO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Los avances tecnológicos están conllevando a que día a día aumente el volumen de documentos digitales y electrónicos, lo cual obliga a que las organizaciones comiencen a pensar en documentos electrónicos y para esto se requiere un cambio en la forma de pensar y en el manejo que actualmente se da a la gestión documental. Toda vez que los archivos guardan documentos en soportes tradicionales en papel, la tendencia tecnológica obliga a pensar en conservación digital y lograr que el documento en soporte tradicional convertirlo en documento electrónico, ya que es evidente que con los avances tecnológicos las organizaciones y empresas deben desarrollar la gestión documental iniciando con la producción del documento, distribución, control, almacenamiento, conservación y disposición final en formatos electrónicos. Teniendo en cuenta los antecedentes e inconvenientes que actualmente se presentan en el manejo de la gestión documental tradicional desde el momento de la recepción de documentos, la parametrización de las series, subseries y tipologías documentales; la implementación de un sistema de gestión documental electrónico requiere que permita entre otras cosas lo siguiente: 11 Que sea eficiente y competitivo Que los servicios de la organización se puedan tramitar a través de los diferentes canales que se tienen (redes sociales, correos, herramientas informáticas, etc.) Mitigar la suplantación de identidad Evitar la alteración de documentos Disminuir la perdida de información (documentos) Dar aplicabilidad a la estrategia cero papel Preservar la información como apoyo a la memoria institucional Aplicar procesos de digitalización (escaneo de documento) con carácter probatorio Adelantar tramites en línea Reducir significativa los errores de clasificación por series y subseries. Reducir los errores de enrutamiento a las diferentes dependencias. Administrar los diferentes canales de comunicación (presencial, virtual, correos electrónicos institucionales, telefónico, escrito) Manejo de expedientes electrónicos. Automatización del proceso de Notificaciones Creación de documentos virtuales y digitalizados con firma digital. Es por ello que el Archivo General de Nación, en aras de ir a la vanguardia de los avances tecnológicos ha implementado estándares para la gestión de archivos y documentos electrónicos. De acuerdo al documento emitido por la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico, de (Archivo General de La Nación - AGN, 2017), se 12 debe tener en cuenta para la implementación de un Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo - SGDEA, los siguientes requisitos, entre otros: 2.1 Clasificación y organización documental Las organizaciones modernas se caracterizan por ser innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades del mercado tan globalizado, para el logro de los objetivos. (Archivo General de La Nación - AGN, 2017) 1. Permitir la creación, importación, parametrización, automatización, administración y versionamiento de las Tablas de Retención Documental – TRD, a partir de plantillas predefinidas, asistentes de configuración, cargue de archivos planos o a través de la incorporación de otros mecanismos que faciliten la administración y la gestión de la TRD. 2. Garantizar que los documentos producidos y asociados a una TRD, mantendrán los criterios de tiempos y de disposición final de la versión correspondiente. 3. Debe representar la organización de los expedientes y documentos, incluyendo sus metadatos, a partir del esquema del cuadro de clasificación documental. 13 4. Debe incorporar múltiples niveles para el esquema del Cuadro de Clasificación Documental. 5. Debe validar la información que se ingresa en el esquema de la Tabla de Retención Documental a través de generación de alertas o incorporación de opciones que incluyan asistentes paso a paso (listas desplegables, alertas, listas de chequeo, ventanas de ayuda, entre otras) que indiquen si existe información similar o igual en el sistema. 6. Debe permitir la importación y exportación total o parcial de la Tabla de Retención Documental, en un formato abierto y editable, teniendo en cuenta: Para la importación: Permitir la importación de los metadatos asociados. Cuando se importen la TRD ó TVD y sus metadatos, el SGDEA debe validar y arrojar los errores de estructura y formato que se presenten. Para la exportación: Permitir la exportación de metadatos asociados, incluyendo pistas de auditoría. 14 Los procesos de importación y exportación deben generar reportes y estas acciones deben quedar registradas en las pistas de auditoria 1. Debe permitir a usuarios autorizados la selección y uso de las diferentes versiones de la Tabla de Retención Documental 2. Permitir la integración con los diferentes servidores de correo electrónico de acuerdo a las necesidades o políticas de cada organización 3. Una vez cerrado el expediente se deberá restringir la adición o supresión de carpetas o documentos. Excepciones: Cuando por disposiciones legales o administrativas sea necesario reabrir un expediente, esta acción deberá realizarse mediante un perfil administrativo y debe quedar registro de ello en las pistas de auditoria, con la explicación del motivo por el cual se realizó la acción. 4. El SGDEA debe impedir la eliminación de un expediente electrónico o de su contenido. Sin embargo, existen dos excepciones a este requisito: La eliminación de acuerdo con lo establecido en las TRD ó Eliminación por un rol administrativo como parte de un procedimiento auditado 15 5. Debe permitir la asignación de un vocabulario controlado y normalizado compatible con las normas nacionales y estándares internacionales 6. Debe proporcionar a los administradores herramientas para informes estadísticos de la actividad dentro de la Tabla de Retención Documental. 7. Debe permitir la generación de expedientes electrónicos y sus componentes (documento electrónico, foliado, índice firmado y metadatos) 8. Debe permitir que los documentos que componen el expediente, hereden los tiempos de conservación establecidos en la TRD. 9. El SGDEA debe permitir diligenciar metadatos de ubicación, que luego van a permitir su ubicación a nivel de unidades documentales, para el caso de los expedientes híbridos. 10. El SGDEA debe permitir que todas las acciones efectuadas sobre el expediente, deben ser registradas en un historial de eventos que puede ser consultado por usuarios que tengan acceso al expediente electrónico. 11. Debe permitir la incorporación de la firma electrónica para la generación del índice del expediente electrónico. 16 12. El SGDEA debe permitir cotejar la composición de los documentos electrónicos que integran el expediente electrónico, asegurando su integridad y autenticidad. 13. El SGDEA debe registrar como metadatos la fecha y la hora de registro de la carga de un documento al expediente electrónico. 2.2 Retención y disposición Las TRD constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de las organizaciones, acorde a la estructura orgánico-funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la tabla de valoración documental TVD por cada una de las agrupaciones documentales. La finalidad de un sistema de conservación y disposición es garantizar en el tiempo de retención la conservación de los documentos de archivo producidos por la organización independiente del medio o tecnología con la cual se hallan elaborado manteniendo sus atributos tales como, unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad y originalidad. También se definen las acciones preventivas o correctivas, para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin modificar su contenido, así como las operaciones mínimas que garanticen la continuidad de dichos documentos en el tiempo, logrando de esta forma el control y acceso a los documentos y el manejo integral de los mismos. 17 En el proceso de retención y disposición se debe tomar en cuenta los materiales y métodos de almacenamiento, teniendo presentes los diferentes soportes que componen un archivo. Toda vez que, para lograr una mejor conservación, es necesario dar prioridad a la calidad de los materiales a utilizar, sin descuidar la funcionalidad de los diseños, que deben adaptarse a los documentos. El Sistema de Gestión Documental Electrónica de Archivo – SGDEA, debe tener en cuenta para retención y disposición de documentos lo siguiente: 1. Debe permitir sólo al rol administrador crear y/o gestionar de retención y disposición. 2. Debe mantener una historia de modificaciones (pistas de auditoría) que se realizan en los tiempos de retención y disposición, incluida la fecha de cambio o eliminación y el usuario que lo registra. 3. Debe garantizar que cualquier cambio a un tiempo de retención y disposición se aplique inmediatamente a todas las series, subseries a las que se asigne. 4. Debe permitir como mínimo las siguientes acciones de disposición para cualquier regla de retención y disposición Conservación permanente Eliminación automática 18 Eliminación con automatización del rol administrativo Transferencia Selección 5. Debe permitir a un usuario aplazar la eliminación de una serie, subserie, expediente determinado. Cuando esto ocurra, el SGDEA debe solicitar y almacenar como mínimo la siguiente información en la pista de auditor: La fecha de inicio de la interrupción La identidad del usuario autorizado El motivo de la acción 6. Debe emitir una alerta al administrador en el caso en que un expediente electrónico esté listo para ser eliminado y algunos de sus documentos esté vinculado a otro expediente. El proceso de eliminación, debe aplazarse para permitir una de las siguientes acciones correctivas: Solicitar confirmación para continuar o cancelar el proceso. Esta acción deberá quedar en las pistas de auditoría relacionado mínimo los siguientes datos: fecha de inicio, identidad del usuario autorizado; motivo de la acción. Deberá permitir copiar el documento a un expediente determinado y actualizar las referencias correspondientes, con el fin de garantizar la integridad del expediente. 19 7. Cuando por motivo de obsolencia tecnológica, seguridad de la información, causal administrativo o judicial, se requiere exportar, transferir, o migrar los documentos se debe garantizar la integridad de los expedientes, respecto a: Componentes del expediente (documento electrónico, foliado, índice firmado y metadatos. Estructura de los documentos, preservando las relaciones correctas entre ellos. 8. Deberá generar un reporte del estado de transferencia o exportación realizada y guardar datos de la acción realizada en las pistas de auditoría. 9. Conserva todos los documentos electrónicos de archivo que se hayan transferido, al menos hasta que se reciba la confirmación de que el proceso de transferencia ha concluido satisfactoriamente. 2.3 Captura e ingreso de documentos El proceso de captura consiste en incorporar un documento dentro de un sistema de gestión documental garantizando en todo momento el ciclo de vida de dicho documento. Así, mismo se debe contemplar el fortalecimiento institucional en la modernización de la gestión de contenido empresarial en las organizaciones, centrando esfuerzos que conlleven al 20 acceso, uso y apropiación de las tecnologías de la información para reflejarlo en el servicio que se le brinda a los stakeholders de manera óptima y eficaz. Aplicando la normatividad vigente y las directrices impartidas por el AGN se debe tener presente lo siguiente, entre otras: 1. Debe permitir la definición y parametrización de formatos de captura y el mantenimiento de los mismos, teniendo en cuenta la necesidad del negocio, los estándares, formatos abiertos y formatos recomendados por el AGN. 2. Debe permitir gestionar contenidos como: videos, audio, imagen, entre otros, de la misma forma que los documentos electrónicos de texto. 3. El proceso de captura de documentos del SGDEA debe contar con los controles y la funcionalidad adecuados para garantizar que los documentos de asocien con la Tabla de Retención Documental. 4. El SGDEA no debe limitar el número de documentos que puede ser capturado en cualquier serie, subserie, expediente ni por el número de documentos que se pueden almacenar. 5. Para la captura de documentos que tiene anexos el SGDEA deberá gestionarlos como una unidad, restringiendo el uso de formatos comprimidos. 21 6. Cada vez que un archivo adjunto se captura como un documento por separado, el sistema debe permitir asignar el vínculo archivístico en el registro de metadatos. 7. Debe registrar y generar una alerta cuando se importe un documento en un formato no configurado en el sistema e indicar al usuario los formatos permitidos. 8. Debe ofrecer opciones de gestión de notificación y avisos por medio de correo electrónico. 9. Debe permitir la captura automática de metadatos pertenecientes a mensajes de correo electrónico y sus archivos adjuntos. 10. Debe permitir al usuario capturar un mensaje de correo electrónico asignándolo dentro de una serie, subserie o expediente. 11. Debe tener la opción de capturar en una sola operación, varios coreos electrónicos seleccionados mutuamente. 12. Debe permitir parametrizar las firmas individuales, múltiples firmantes, firmas nuevas de documentos y firma por todos los documentos. 13. Debe soportar formatos de firmas digitales tales como CADES, PADES Y XADES. 22 14. Debe permitir vista de los documentos Electrónicos de Archivo-DEA, que carecen de la aplicación utilizada para generarlos 15. Debe permitir que los registros almacenados temporalmente sean modificados y contemplados para continuar con su proceso. 16. Debe permitir la activación y desactivación de las cuentas de correo que serán gestionados de manera automatizada. 17. Debe permitir el registro de información básica de contexto (metadatos) automáticamente obteniéndola del encabezado del correo electrónico. 23 3. ANALISIS CONTEXTUAL Es importante precisar que para que este modelo se desarrolle de manera apropiada, debe responder y cumplir con las diferentes normas de carácter legal y técnico vigente del Archivo General de la Nación-AGN y estar articulado con la política y lineamientos que para el efecto expida el Ministerio de Tecnología de la información y las Comunicaciones – MINTIC. A continuación, se relacionan las normas de carácter general vigentes que aplican a la operación de la producción de la gestión documental: 3.1 Referencias Legales Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificaciones y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000, Por la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Ley 734 de 2002, “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. 24 Ley 962 de 2005, Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Ley 1341 de 2009, por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones–TIC, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones. Ley 1369 de 2009, Por medio del cual se establece el régimen de los Servicios Postales y se dictan otras disposiciones. DÉCIMO TERCER LINEAMIENTO - PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL SIG Directiva Presidencial 04 de 2012, “Eficiencia administrativa y lineamientos de la Política Cero Papel en la administración pública”. Decreto 103 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Decreto 1747 de 2000, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales”. Decreto 619 de 2007, por el cual se establece la Estrategia de Gobierno Electrónico de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital y se dictan otras disposiciones. 25 Decreto 616 de 2011, “Por medio del cual se dictan medidas para promover la implementación, uso y acceso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC en los equipamientos colectivos y se dictan otras disposiciones”. Decreto 2364 de 2012, “Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones”. Decreto 2609 de 2012, “Por medio del cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones”. Acuerdo 430 de 2010, “Por el cual se promueve la masificación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en los Equipamientos Colectivos”. Acuerdo 003 de 2015, Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. 26 3.2 Referencias técnicas y estándares Con miras a fortalecer el desarrollo e implementación del documento electrónico en las organizaciones, es importante tener presente las siguientes normas y buenas prácticas relacionadas con la gestión documental y un modelo de servicio, permitiendo la generación de estándares y lineamientos en la materia: • NTC/ISO15489:2010 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1. Generalidades. • GTC-ISO/TR 15489-2:2012 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2: guía. • NTC-ISO 23081-1 Información y documentación. Procesos para la gestión de registros. Metadatos para los registros. Parte 1. • NTC-27001: Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información – SGSI • NTC-ISO 16175-1: información y documentación. Principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 1: información general y declaración de principios. • MOREQ 2010 modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. 27 • GTC ISO TR 18492:2013 Preservación a largo plazo de la información basada en documentos electrónicos. 28 4. ANALISIS DE CASOS DE EXITOS DE INNOVACION EN EL MERCADO 4.1 Caso 1. UNAB - Universidad Autónoma de Bucaramanga UNAB – Universidad Autónoma de Bucaramanga, institución dedicada al servicio de la Educación Superior, de carácter privado, cuyo propósito es el engrandecimiento del ser humano, el cual se traduce en los principios democráticos y liberales que guían la acción, propendiendo al mejoramiento regional y nacional ,(UNAB, 2017). La universidad no contaba con la organización del archivo inactivo, llevó a cabo a la implementación de instrumentos archivísticos tales como elaboración Tablas de Retención Documental-TRD y Tablas de Valoración Documental-TVD. Se contrató a un tercero para que desarrollara el diseño, análisis e implementación del sistema de Gestión Documental Automatizado, así mismos se digitalizaron los expedientes de los estudiantes graduados durante la trayectoria de la universidad. Proceso que conlleva a la implementación de un Plan de Gestión Documental. Para darle solución a esta necesidad se desarrolló la implementación del Sistema de Gestión Documental Automatizado, donde se administra y se controla todo el proceso, apalancándose en la normatividad vigente del ente regulador de la función archivística en el estado – Archivo General de la Nación. Conceptos que se encuentran definidos en el marco teórico del presente trabajo. Aunque la UNAB no es una entidad pública, considera de gran 29 importancia salvaguardar su información, garantizando la memoria de la organización, asegurando de esta manera la integridad y veracidad de la información en el tiempo, a todos sus estudiantes. Se creó la Ventanilla Única denominada GUIDO-Gestión Universitaria de la Información y la Documentación. Se elaboraron las Tablas de Retención Documental-TRD y las Tablas de Valoración Documental-TVD, las cuales permitieron el manejo integral de los documentos, facilitando la organización de los mismos, permitiendo de esta manera un control de la producción de documentos e indicando el destino final de los mismos. Durante el desarrollo de este proceso se resalta como un caso de éxito muy importante la automatización del proceso de inscripción y matricula de los nuevos estudiantes a partir del 2017, terminando en esta forma con el archivo físico académico con gran beneficio para la Universidad pues se tiene todo el proceso automatizado, y con el fin de no generara traumatismos y suministrar información oportuna referente a antecedentes, registros y certificados, así mismo, se adelanta el proceso de digitalización de los expedientes de graduados que conforman el archivo histórico académico. De esta manera se observa el crecimiento a nivel competitivo que en estos momentos tiene la UNAB, frente a otras organizaciones que todavía no cuentas con una gestión documental organizada lo cual le permitirá desarrollar gestión administrativa de manera oportuna, eficiente y eficaz, generando para sus estudiantes procesos en línea. 30 4.2 Caso 2. Gestion documental del servicio nacional de aprendizaje-SENA “El servicio nacional de Aprendizaje – SENA, consciente del papel fundamental que desempeñan los documentos como fuente de información y transparencia y de eviencia en el cumplimiento de su mision presenta su Programa de Gestión Documental (PGD) con el animo de afianzar una cultura archivistica que permita fortalecer la calidad, la pertinencia y la cobertura de la información para la toma de decisiones” (SENA, 2017) El Programa de Gestión Documental-PGD del SENA, contiene los diferentes parametros a nivel estrategico, administrativo y tecnologico que permiten el cumplimiento adecuado de los diferentes procesos y procedimientos de la gestión documental, cada uno de ellos encaminados en la optimización del flujo de documentos para garantizar la calidad y pertinencia en la toma de decisiones. Teniendo en cuenta la Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, y la demás normatividad vigente relacionada para tal fin. (SENA, 2017) Garantizando que la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos este de acuerdo con la normatividad vigente. La implementación del PDG ha permitido al SENA, la optimización de consultas, evitando la manipulacion de documentos fisicos y el deteriro de los mismos, permitiendo agilidad en los servicios que se prestan, apalancandose en la normatividad vigente. 31 4.3 Caso 3. Ministerio de Hacienda y crédito público La Gestión Documental en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público incluye el Programa de Gestión Documental, los índices de información (cuadro de clasificación documental, tablas de retención documental) y los inventarios documentales (registro de activos de información); instrumentos que fortalecen la gestión administrativa de la entidad, y garantizan el acceso a los documentos e información pública, toda vez que se da cumplimiento a la Ley de Transparencia. Basado en la Ley 594 de 2000, y el Acuerdo 39 de 2002, Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000, como entidad del estado está obligada a dar cumplimiento a la ley y garantizar la eficiencia de la gestión y sobre todo garantizar la preservación de la memoria institucional. 4.4 Caso 4. Mutual Ser Empresa promotora de salud en la costa atlántica organizada para mejorar calidad de vida con un modelo de gestión de salud integral que ofrece servicios de calidad, es una entidad de economía solidaria cuyo objeto social es la de gestionar subsidios de salud para las personas más pobres y vulnerables en los departamentos de la costa Atlántica y en el centro del país. Mutual SER EPSS es una de las 45 Entidades Promotoras de Salud que administran el Régimen 32 Subsidiado en Salud, de las cuales solo 5 están debidamente habilitadas por la Superintendencia Nacional de Salud, siendo Mutual una de ellas, lo que la coloca como una Organización líder en la Administración del aseguramiento en salud, basado en el modelo de administración del riesgo. (Mutual Ser EPSS, 2017) En su imperiosa necesidad de implementar el sistema de gestión documental en forma automatizada y para darle solución a esta necesidad procedió a realizar el diseño, análisis e implementación del sistema de gestión documental soportada en la Ley General de Archivos 594 de 2000, con herramienta de informática donde se administra y controla el expediente de cada uno de los beneficiarios y usuarios del sistema de salud, además del seguimiento y control de los contratos y facturación y documentos soporte de los servicios prestados y facturados por las entidades prestadoras de servicios de salud a esta EPS. 4.5 Caso 5. Banco de Bogotá Con el fin de aumentar la eficiencia y mantener liderazgo en la industria, el banco decidió implementar un ECM (Enterprise Content Management) Te El Banco de Bogotá integra sistemas y optimiza el acceso a la información con la implementación de una solución de gestión de contenidos empresariales (ECM por sus siglas en inglés) para administrar todo tipo de documentos en un sistema integrado, de fácil acceso a la 33 información por múltiples usuarios, en cualquier sucursal y al mismo tiempo. Buscando automatizar el proceso para recolectar información, reduciendo tiempo de recuperación de documentos y ofreciendo un mejor servicio al cliente. A la vez permite integrar tecnologías actuales y futuras. (OnBase, 2017) OnBase es una plataforma única de información empresarial para la administración de contenido, casos y procesos. Ha transformado a miles de organizaciones alrededor del mundo al facultarlas para ser más ágiles, eficientes y efectiva. El Banco de Bogotá con el fin de aumentar la eficiencia y mantener el liderazgo en la industria, decidió la implementación de la solución de gestión de contenido empresarial, permitiendo la digitalización de documentos, los servicios EDM, así mismo optimizó la captura y almacenamiento de imágenes. Al ingresar la documentación de forma inmediata y colocarla en un sitio central el equipo de ventas puede responder inmediatamente a las consultas de los clientes, también permite a los clientes ver rápidamente en línea la información de sus cuentas (OnBase, 2017) La implementación de este sistema de gestión permitió al banco optimizar los servicios que ofrecen a sus clientes ya que centralizó todos sus datos permitiendo de esta manera que se garantice oportunamente la información, dando cumplimiento a los entes de control, se disminuyó el volumen de formatos y adicionalmente permitió de esta manera la entrega oportuna de documentos a todas las áreas de la organización. 34 4.6 Caso 6. Dirección general de transportes consejería de infraestructuras y transportes de la comunidad de Madrid Los gestores administrativos de la Dirección General necesitaban disponer de toda la documentación en papel generada en su relación con los transportistas y las empresas, en línea y en formato electrónico. De ese modo se evitarían los paseos al archivo y se mejoraría sustancialmente el tiempo de respuesta en la atención al ciudadano. Se llevó a cabo la digitalización masiva de toda la documentación histórica y la posterior actualización automática de los repositorios. Se proporcionó todas las herramientas necesarias al personal del archivo para la captura de la documentación que se genera día a día. Una vez dotada de los medios técnicos necesarios, la Dirección General convirtió a información electrónica todo su archivo histórico de vehículos, visados y autorizaciones. Para ello fue necesaria la digitalización de todos los documentos que lo componían. Superada esta primera fase, un grupo de operadores se encarga de la digitalización de los documentos que se generan día a día. La ocupación total de las bases de datos Alchemy es de alrededor de 700 GB” (SDM, 2009) 4.7 Caso 7. Comertex S.A. Compañía textil consolidada por un grupo de empresas familiares que se fusionaron hacia el 2014, y opera en las ciudades de Bogotá, Cali, Bucaramanga y Pereira; con la necesidad de 35 automatizar el proceso de gestión documental en forma centralizada y principalmente en lo referente a seguimiento, administración y control de la facturación. Comertex conocedora de la importancia de la gestión documental dentro de una organización y lo que este proceso contribuye a posicionar la empresa en un nivel competitivo, toda vez que se proporciona información de manera oportuna apalancándose en procesos innovadores. Se procedió a realizar a través de una empresa especializada en organización de archivos el diseño, análisis e implementación del sistema de gestión documental automatizado, principalmente en la serie de facturación, dando solución con su implementación, para suministrar y hacer seguimiento al pago de facturas en forma eficiente y oportuna, dicha implementación fue muy exitosa y actualmente se encuentra en funcionamiento, garantizando una gestión administrativa efectiva y oportuna contribuyendo a la toma de decisiones. 4.8 Caso 8. Ecopetrol Actualmente, Ecopetrol cuenta con un sistema de gestión documental estructurado, el cual permite controlar, elaborar y entregar eficientemente documentación de cada uno de los tramites a sus colaboradores y clientes de manera oportuna, garantizando la preservación de los documentos en el tiempo. 36 La implementación del sistema de gestión documental se realizó bajo los parámetros y lineamientos del Archivo General de la Nación para la conservación y autenticidad de los documentos a lo largo del ciclo de vida de los mismos, basado en el marco normativo de la legislación colombiana, aprovechando las grandes ventajas que traen consigo las herramientas tecnológicas, ubicando a la organización a la vanguardia tecnológica. 4.9 Caso 9. Ministerio de Tecnologías de la Información y las telecomunicaciones - Mintic Desde el año 1992 fue implementado en el Ministerio de Comunicaciones hoy Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -MinTIC, el sistema de gestión documental como herramienta de soporte de la entidad el cual ha venido evolucionando y siendo actualizado de acuerdo a requerimientos de orden legal y normativos dictados por el Archivo General de la Nación. Dentro del desarrollo de las estrategias para el mejoramiento continuo del Sistema de gestión documental de la Entidad y al acceso de la información contribuyendo a la política cero papel emanada por la Presidencia de la Republica, la documentación se encuentra digitalizada y de igual forma, indexada y actualizado en el archivo de expedientes existentes. El funcionamiento de la ventanilla única de atención al ciudadano y los diferentes canales de acceso habilitados a los Grupos de Interés, se realiza en forma automática y eficiente en todo el desarrollo del proceso, incluyendo la implementación de la interoperabilidad con los otros sistemas de TI de la Entidad (trámites en línea, etc). 37 Dentro de este sistema, se implementó la plantilla dinámica y/o oficina virtual, registro de PQRSD entre otros, de manera integral para todos los usuarios habilitados, la cual se administra y controla desde el portal de la Entidad. La entidad ha sido líder en el proceso de gestión documental lo que le ha permitido tener un alto grado de control con respecto a los documentos que se manejan, los tiempos de respuesta, manejo de las PQRSD, y la trazabilidad de los mismos, etc., garantizándole el seguimiento y control de su gestión de manera eficiente y eficaz, como resultado del manejo de la gestión documental adoptada, basado en los informes de gestión, estadísticas y reportes como valor agregado, que solicitan las diferentes oficinas y entes de control, entre otros. 4.10 Caso 10. Archivo General de la Nación – AGN El Archivo General de la Nación (AGN) es la entidad líder en la formulación de políticas que orienten la gestión documental en el Estado Colombiano. Se esfuerza por mejorar la eficiencia de la gestión pública a través de la vinculación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. (Centro de Innovación Pública Digital, 2017) Comenzando por casa, el AGN realizó un estudio de su propia gestión documental y uso de tecnologías, determinó que los trámites documentales eran, en su mayoría, físicos, la información no se encontraba centralizada ni organizada, y los procesos y procedimientos para la búsqueda, consulta y preservación de la información carecían de automatización 38 Ante esta situación el AGN adquirió en el año 2010 un software para gestión de contenido empresarial (Enterprise Content Management - ECM) que permitiera la captura o producción de documentos en un sistema documental electrónico. El ECM proveía control y soporte en todas las fases de la gestión documental, además de seguridad en el acceso a la información, tanto para usuarios internos como externos. (Centro de Innovación Pública Digital, 2017) El AGN ha generado una revolución interna llevando al límite virtual la gestión documental, motivando un cambio radical en los funcionarios y su forma de acceder a un entorno digital. El proyecto SGDEA está en constante evolución, lo cual implica asumir retos constantes. La capacitación de los funcionarios es fundamental para garantizar la continuidad y calidad de los procedimientos y exige potenciar la capacidad de adaptación y aprendizaje tecnológico de parte de los funcionarios El SGDEA permite una mayor eficiencia en la gestión pública, logra que los funcionarios del Estado se apropien de las tecnologías y permitan la construcción de procesos administrativos más transparentes y mucho menos proclives a la corrupción o la mala gestión. Esta experiencia, generada desde el AGN órgano rector de las políticas documentales del Estado, ha de obrar como una base para la construcción de un gobierno democrático y a la altura de los retos tecnológicos existentes. (Centro de Innovación Pública Digital, 2017) 39 5. PROPUESTA Como consecuencia de todo lo expuesto en el marco teórico de este proyecto, e identificando la necesidad que actualmente tienen las organizaciones de buscar un modelo de servicio que permita enfocar la estrategia de la organización hacia las necesidades del cliente, ofreciéndole servicios integrales e innovadores, que garantice el fortalecimiento de la gestión de contenidos empresariales apalancándose en la TI, y garantizando la correcta prestación de los servicios a través del cual se canalice la información de los grupos de interés y la correcta prestación de los servicios de correspondencia y archivo de conformidad con la normatividad vigente y los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación. Los casos de estudios analizados en el presente documento, permiten formular una propuesta tecnológica encaminada a mantener las relaciones en las organizaciones con los stakeholders y a la vez permita consolidar información de clientes y proveedores, así como interactuar con otros sistemas de captura y reporte de información, tendientes a generar expedientes electrónicos. Garantizando que las organizaciones se apropien de las TI, y se orienten hacia las tendencias de gestión documental electrónica que están dirigidas a la implementación de procesos que conlleven a la preservación digital, apalancándose en las normas técnicas y legales homologadas en este tema. Lo que conlleva a las organizaciones a definir ante todo la Política de Gestión de Documentos Electrónicos conservando la aplicación analógica de los principios 40 archivísticos implementados tradicionalmente a los soportes documentales físicos, la cual debe ser parte integral de la Política de Gestión Documental de la organización. Ilustración 1. Sistema de Gestión de documentos electrónico de archivo Fuente: (Certicamara, 2015) Todo encaminado a la construcción e implementación del modelo de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA. Sistema de información destinado a gestionar documentos electrónicos y mantener los flujos de trabajo en entornos digitales logrando reducir el consumo de papel y mejorando la eficiencia en la institución, garantizando la gestión correcta de los expedientes electrónicos, lo que permite integridad, autenticidad, veracidad en sus contenidos, de acuerdo con la normatividad vigente. Después de analizar detenidamente los lineamientos del Archivo General de Nación, se plantea un esquema de estructura de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos, soportada en dichos lineamientos. La política sirve para implementar el SGDEA en las entidades 41 públicas o privadas donde se indique los criterios y recomendaciones para garantizar la interoperabilidad y conservación de los documentos y expedientes electrónicos. Ilustración 2. Estructura de la política de gestión de documentos electrónicos Fuente: Elaboración propia Como primera medida se debe establecer una Política de Gestión de Documentos Electrónicos con el fin de establecer los criterios generales de archivo conforme a la normatividad vigente y los procesos mínimos para la gestión documental electrónica, para facilitar la implementación de dicha política donde se indique los criterios y recomendaciones para garantizar la interoperabilidad y conservación de los documentos y expedientes 42 electrónicos. Así, mismo se debe contemplar la validez de la política depende de ciertos criterios, los cuales se detallan a continuación: Ilustración 3. Criterios de validez de la política de gestión de documentos electrónicos Fuente: Elaboración propia De conformidad con la Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000 y las demás normas reglamentarias expedidas por el Archivo General de la Nación - AGN y específicamente, en desarrollo de la Política de Gestión Documental, se debe implementar la Política de Gestión de Documentos Electrónicos para las organizaciones; la cual debe tener como principio fundamental la búsqueda permanente de la inclusión de las características de la autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad, legibilidad, interpretación y conservación pertinente en el 43 tiempo, a lo largo del ciclo de vida de los documentos generados en los distintos Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) y consolidados Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), independientemente de las tecnologías utilizadas en el proceso. Ilustración 4. Procesos de gestión documental electrónica Fuente: Elaboración propia En el marco de la iniciativa Cero Papel en la administración pública, se ha elaborado la Guía No. 6 cuyo objetivo es brindar a las entidades orientaciones que les permita avanzar en la implementación de estrategias que contribuyan a obtener una mayor eficiencia y reducir el consumo de papel – Sistema de Gestión de Documentos electrónicos define el SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO-SGDEA como: 44 “Es el software o programa destinado a gestionar los documentos electrónicos que desean preservarse a mediano y largo plazo. Puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados o en la combinación de varios tipos de programas informáticos. El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo suele estar integrado, aunque debidamente diferenciado, de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), este último se ocupa de gestionar los documentos electrónicos en su sentido más amplio, que no necesariamente son de archivo, aunque podrían llegar a serlo” “En estas políticas se define el modelo de gestión, las características del sistema, las funcionalidades que debe cumplir, los lineamientos, los principios, las políticas y la normativa, así como los requerimientos funcionales de las aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), que garanticen la normalización y correcta gestión y conservación de los documentos electrónicos de archivo durante los plazos establecidos en las Tablas de Retención Documental – TRD”7. (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, s.f) Es muy importante indicar que en virtud de las iniciativas de Buen Gobierno, estandarización, gestión y seguridad de la información del Estado, el Plan Vive Digital Para la Gente 2014-2018, Gobierno en Línea y lineamientos de Cero Papel (Directiva Presidencial 04 de 20102), se ha emprendido la iniciativa que busca fortalecer la gestión de TI en el estado, con el fin de poseer la capacidad de gestionar información, sistematizar procesos misionales y de apoyo y contar con la capacidad en recursos humanos y tecnológicos para soportar la operación tecnológica buscando convertirse en un estado líder en apropiación, buen uso y aprovechamiento de la tecnología de información. Por lo tanto y de conformidad con lo expresado en el Artículo 3, del Decreto 2609 de 14 de diciembre de 2012, que dice: “La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas.” 45 Los tiempos de conservación de los documentos y expedientes electrónicos son los contemplados en la Tabla de Retención Documental – TRD de cada entidad y la política técnica de la oficina de TI de las organizaciones. Así mismo se debe establecer una estrategia clara de conservación de documentos teniendo en cuenta el ciclo de vida de los documentos y las TVD, garantizando el repositorio o archivo electrónico y el proceso de backup como respaldo de dicha información, disminuyendo el riesgo de pérdida de documentos, basándose en protocolos claros que permitan garantizar la conservación del documento en el tiempo, adoptando medidas preventivas que reduzcan el nivel de riesgos de los mismos. Así mismo, se debe diseñar, definir y ejecutar la estrategia y actividades de gestión de cambio organizacional, difusión, uso y apropiación del modelo, necesarias para que la organización asuma de forma gradual los cambios generados por la implementación de la plataforma Sistema Integral de Gestión Documental Electrónica; es decir, antes, durante y después del paso a producción. También es importante precisar que esta propuesta se apoya en el Marco de Referencia de Arquitectura TI de Colombia, que contempla las directrices y la estructura conceptual para la implementación y adopción de los lineamientos. Hay que resaltar la importancia que tiene para el desarrollo de esta propuesta la oficina de Tecnologías de las organizaciones, ya que fortalecen la gestión de TI al interior de la entidad, y garantizan un apoyo tecnológico para el desarrollo eficiente y eficaz del sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo. 46 Esta propuesta también contribuye al proceso de responsabilidad social de la organización debido a que con el desarrollo de la misma se favorece directamente a la Política de Cero Papel, y es importante resaltar que en la mayoría de los casos el cálculo relacionado con el ahorro de papel hace referencia (impresiones, fotocopiado, costos, etc), pero el verdadero ahorro está en los costos ocultos de las horas en tiempo de trabajo que invierten las personas buscando documentos físicos, es por ello, que en las organizaciones este ahorro propende en todo momento en reducción en tiempo y esfuerzos ya que si la información se dispone para los stakeholders totalmente electrónica en todos sus procesos internos y externos se facilitará la búsqueda, consulta, creación y distribución. Todo lo anterior conduce a tener impactos en la mejora de gestión del conocimiento, en la seguridad de la información e incrementar la eficiencia de los procesos y reducción de costos, apoyando como un elemento vital para avanzar en temas de teletrabajo en las empresas, logrando una mejor calidad de vida de los colaboradores, ya que al disponer de la información apalancados en las TI se optimiza la gestión administrativa. Por otro lado, está inherente el aporte ambiental que se da en la emisión de residuos, disminución de consumo de recursos naturales empleados en la fabricación de papel (árboles, agua y energía), disminución de la contaminación producida por los productos blanqueadores de papel, se disminuye el consumo de energía empleada en imprimir y fotocopiar, como también se disminuye los residuos contaminantes como son tóner, cartuchos de tinta entre otros; contribuyendo en porcentajes altos al desarrollo sostenible y a un consumo responsable de recursos que no comprometa el desarrollo social y ambiental de las futuras generaciones. 47 Por último, es importante resaltar que con los sistemas de gestión automatizados se garantiza la transparencia de los procesos y se optimiza la gestión administrativa. 48 CONCLUSIONES La solución tecnológica está encaminada a mejorar la estrategia de manejo de documentos y registros bajo un modelo de procesos de Gestión Documental Electrónica, permitiendo la alineación del manejo de contenido con la estrategia corporativa, la gestión de relación con los stakeholders y el logro de acceso con calidad a fuentes de información de manera confiable y oportuna. Con la implementación de la Gestión Documental Electrónica se constituye un marco de acción para las decisiones en materia de Gestión de Documentos, Gestión de Registros, Gestión de Contenido y en general para las decisiones en materia de automatización, optimizando la eficiencia administrativa en cuanto a los procesos que apoyan la gestión documental La transformación digital se concibe como un proceso de cambio tecnológico y de negocio; lo que permite a las organizaciones evolucionar en el desarrollo de sus procesos apalancados en la tecnología, reduciendo costos, y apostándole siempre a la innovación y de esta manera lograr ubicarse a la vanguardia competitiva del mundo en que vivimos. La implementación de un Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de Archivo – SGDEA en las organizaciones garantizará información oportuna, eficiente y eficaz, la cual permitirá agilidad en los procesos, información a los stakeholders en el momento que se requiera y optimiza la toma de decisión a la alta gerencia apalancándose en la TI, garantizando en todo 49 momento el uso de la tecnología en la gestión administrativa, proporcionando una ventaja competitiva que permitirá crecer cada día más a la organización, contribuyendo a ubicarse en un nivel competitivo mundial. 50 BIBLIOGRAFÍA Archivo General de La Nación - AGN. (2017). El AGN presenta el documento: Requisitos mínimos de digitalización. Obtenido de http://www.archivogeneral.gov.co/tags/documento-electr%C3%B3nico Archivo General de la Nación. (2014). Capacitacion archivística en bucaramanga sobre gestión documental: herramientas y tendencias. . 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Obtenido de http://www.neodoc.es/news/7-tendencias-que-marcaran-la-evolucion-de-la-gestiondocumental OnBase. (2017). Case Estudy. Bank integrates systems, optimizes information access across 650 branches. Obtenido de https://www.onbase.com/-/media/Files/hyland/casestudy/onbasecasestudy-banco-de-bogota-2306.pdf?la=es-CO Openkm. (2015). Nuevas tendencias en gestión documental. Obtenido de https://www.openkm.com/es/blog/nuevas-tendencias-en-gestion-documental.html 54 Proccessonline. (2015). Transformación Empresarial,. Obtenido de Gestion documental, una tendencia verde. : http://www.processonline.com.co/blog/gestion-documental-unatendencia-verde/ SDM. (2009). Almacenamiento masivo de documentos en la CAM. Obtenido de http://www.sdm.es/almacenamiento-masivo-de-documentos-en-la-cam/ SENA. (2017). Programa de Gestión Documental . Obtenido de http://www.sena.edu.co/esco/transparencia/Documents/programa_gestion_documental_001_v01.pdf Sistemas de Documentación Multimedia. (2009). Dirección general de transportes consejería de infraestructuras y transportes de la comunidad de Madrid. Obtenido de http://www.sdm.es/almacenamiento-masivo-de-documentos-en-la-cam/ UNAB. (2017). Acerca de la UNAB. Obtenido de http://www.unab.edu.co/nosotros/acerca-de Legislación Acuerdo 003 de 2015, Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. 55 Acuerdo 430 de 2010, “Por el cual se promueve la masificación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en los Equipamientos Colectivos”. Decreto 103 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Decreto 1747 de 2000, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales”. Decreto 2364 de 2012, “Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones”. Decreto 2609 de 2012, “Por medio del cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones”. Decreto 616 de 2011, “Por medio del cual se dictan medidas para promover la implementación, uso y acceso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC en los equipamientos colectivos y se dictan otras disposiciones”. Decreto 619 de 2007, por el cual se establece la Estrategia de Gobierno Electrónico de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital y se dictan otras disposiciones. 56 Directiva Presidencial 04 de 2012, “Eficiencia administrativa y lineamientos de la Política Cero Papel en la administración pública”. Ley 1341 de 2009, por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones–TIC, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones. Ley 1369 de 2009, Por medio del cual se establece el régimen de los Servicios Postales y se dictan otras disposiciones. Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificaciones y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000, Por la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Ley 734 de 2002, “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Ley 962 de 2005, Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. 57 Referencias técnicas y estándares • GTC ISO TR 18492:2013 Preservación a largo plazo de la información basada en documentos electrónicos. • GTC-ISO/TR 15489-2:2012 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2: guía. • MOREQ 2010 modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. • NTC/ISO15489:2010 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1. Generalidades. • NTC-27001: Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información – SGSI • NTC-ISO 16175-1: información y documentación. Principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 1: información general y declaración de principios. • NTC-ISO 23081-1 Información y documentación. Procesos para la gestión de registros. Metadatos para los registros. Parte 1.
