UNIVERSIDAD DE CORDOBA OFICINA DE ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
CÓDIGO: FGCA-008
06/10/2006
TERMINOS DE REFERENCIA
VERSION: No.01
NIT 891080031-3
UNIVERSIDAD DE CORDOBA
OFICINA DE ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN
RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LA INVITACION PÚBLICA ODL-026 -2010
OBJETO: CONTRATAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE PROTECCION,
VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA PARA LAS INSTALACIONES, PREDIOS
BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y PERSONAL OCUPANTE EN LAS TRES (03)
SEDES DE LA UNIVERSIDAD DE CORDOBA- SEDE CENTRAL, CUZ ODESAD Y
SEDE BERASTEGUI.
MAYO DE 2010
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VERSION: No.01
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RESPUESTA A LAS OBSERVACION FORMULADAS A LA INVITACION PÚBLICA ODL026 -2010, PRESENTADA POR EL SEÑOR BORIS CASTELLANO CORDERO,
REPRESENTANTE LEGAL VIGILANTES MARITIMA COMERCIAL LIMITADA –VIMARCO
LTDA, POR MEDIO DE OFICIO RADICADO EL DÍA 03 DE MAYO DE 2010, A LAS 03:41
P.M, una vez recibidas las observaciones presentadas por los oferentes de la invitación publica
ODL-026 -2010 a los términos de referencias y previa intención de participar, dentro del
plazo estipulado, se da respuesta a las observaciones formuladas, en el orden que fueron
recibidas.
A. OBSERVACIONES CRONOGRAMA DEL PROCESO
Pregunta 1: “solicitamos a la universidad de Córdoba, el aplazamiento del cierre del proceso
hasta el próximo viernes 7 de mayo”.
FUNDAMENTO PARA EL APLAZAMIENTO PRESENTADA POR EL OFERENTE:
“Conocemos que en virtud de la autonomía con que cuenta la universidad, el proceso se rige
bajo el estatuto de contratación de la Universidad de Córdoba, solicitamos a la entidad otorgar
un mayor plazo que permita a los oferentes interesados la realización del análisis de los
requisitos exigidos y la correcta preparación de la oferta. Adicionalmente, solo hasta el día, de
mañana la universidad dará respuestas a las observaciones presentadas por los oferentes; lo
que da solo un día para la preparación definitiva de las respuestas; a lo cual se le suma que
desde la apertura del proceso a su cierre solo hay cuatro (04) días”
“Esta situación nos parece extraña, ya que los principios de la contratación publica (el cual es
el soporte principal del estatuto de contratación de la universidad de Córdoba) no realizan
suficientes publicidad a los mismo, limitando la posibilidad de lograr mayor pluralidad de los
oferentes y brindar tiempo prudente para la correcta preparación de la ofertas”.
Respuesta: La Universidad de Córdoba es un ente público autónomo, con régimen de
Contratación especial adoptado mediante el Acuerdo 099 de 27 de diciembre de 2006,
expedido por el Consejo Superior Universitario, el presente proceso de contratación, se regirá
por el ordenamiento jurídico que le es propio, por lo cual las estipulaciones de los términos de
referencias, las condiciones de la propuesta que acepte la Universidad de Córdoba y sus
anexos será conforme a su propio régimen, igualmente los Términos de Referencia de todo
proceso contractual que adelanta la Universidad obedece aun marco legal (capitulo 1
Información General)que rije dicho proceso (Art 69 C.P.C., Ley 30 de 1992 Y Acuerdo 099 de
27 de diciembre de 2006 – Estatuto de Contratación)
La Universidad de Córdoba publico los Términos De Referencias desde el pasado 29 de abril
de 2010, por lo que consideramos que se surtió el término de publicación suficiente para
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permitirles a todos los interesados elevar sus inquietudes y observaciones pertinentes y
preparar sus respectivas ofertas, conforme a el Acuerdo 099 del 27 de diciembre de 2006, que
en su articulo 20, numeral 2 expresa que la “la invitación publica, la universidad de Córdoba
invitara públicamente a través de la pagina web o de los medios masivos de comunicación
local o nacional según el caso, por un termino no inferior a cinco (5) hábiles, a las personas
naturales y jurídicas, quienes podrá acceder a las condiciones del contrato……..”.
El art. 69 constitucional, al garantizar a las universidades autonomía para darse sus directivas y
regirse por sus propios estatutos de conformidad con la ley, a la cual difiere la expedición de
su régimen especial, consagró una figura nueva dentro del sistema de descentralización
administrativa por servicios, el llamado "ente universitario autónomo", con características
singulares que lo hacen diferente de los demás organismos descentralizados con aquel carácter
y que es, precisamente, una de las entidades autónomas a que aluden las disposiciones
constitucionales. En desarrollo de las atribuciones conferidas por la Constitución de 1991, el
Congreso expidió la ley 30 de 1992 "Por la cual se organiza el Servicio Público de Educación
Superior" con el objetivo, entre otros, de garantizar la autonomía universitaria y velar por la
calidad de ese servicio público a través del ejercicio de la inspección y vigilancia del mismo.
Autorizada la publicación con oficio No. 4955 del 29 de abril de 1998.
Igualmente los Términos De Referencias de la Invitación Publica ODL-026-2010, en su
Capitulo 2. -Cronograma de la Invitación, Numeral 2.5 RESPUESTA A LAS
OBSERVACIONES Y PUBLICACIÓN DE ADENDAS, en su literal 2; expresa “La consulta y
la respuesta a las observaciones formuladas por los OFERENTES, no producirán efecto
suspensivo sobre el plazo de presentación de las ofertas. El silencio por parte de la
UNIVERSIDAD a la fecha de cierre de la invitación, ante cualquier sugerencia, manifestación de
supuestas inconsistencias, errores, omisiones y solicitud de modificaciones, deberá tenerse
como negado y en consecuencia, las condiciones de los Términos de Referencia habrán de
tomarse como se expidieron originalmente. Contra la negativa a solicitud de modificación no
procede recurso alguno por la vía gubernativa”, por lo cual es protestatario por parte de la
Universidad la publicación de Adendas y respuesta a las Observaciones que para el caso no
aplica la Adenda; y podría la Universidad Considerar modificar el Cronograma del proceso, y
dada las fechas estipuladas en los Términos de Referencia hasta para la presentación de
Adendas este lo hubiese hecho en términos de oportunidad, igualmente procedemos mediante
el presente a responder las observaciones conservando el principio de transparencia.
Si hacemos referencia a la normatividad contractual publica que usted menciona nos vemos
avocado a equívocos en los Términos de Referencia por cuanto en dicha norma contempla Los
llamados Proyectos de Condiciones (Articulo 9 del Decreto 2474 de 2008), que para el caso no
aplica en términos de Proyectos Definitivos.
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Igualmente el Decreto 2025 de 2009, Que modifico el Decreto 2474 de 2008; en su articulo 7,
expresa que la “Modificación del pliego de condiciones. La modificación del pliego de
condiciones se realizará a través de adendas. La entidad señalará en el pliego de condiciones el
plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al
adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso,
para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus
propuestas a las modificaciones realizadas. Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del
numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la prórroga del plazo en la licitación
pública, en ningún otro caso podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se
tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto
para ello”.
Parágrafo 1. En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso
de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los
cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso.
Resaltado y negrilla Nuestra)
Parágrafo 2. Para efecto de lo dispuesto en los numerales 4 y 5 del artículo 30 de la Ley 80
de 1993, se entenderá que han retirado el respectivo pliego de condiciones del proceso
licitatorio, quienes hayan presentado observaciones al proyecto de pliego de condiciones, o
hayan asistido a la audiencia de reparto de riesgo a que se refiere el artículo 4 de la Ley 1150
de 2007.
Por lo anterior, no se accederá a su petición y se le dará cumplimiento al cronograma del
proceso publicado dentro de los términos de referencias.
B. OBSERVACIONES INDICES FINANCIERO:
Pregunta 2 Al revisar los términos de referencia del proceso de contratación encontramos
que los mismo no se encuentra acorde a la normatividad vigente en tema de contratación con
recursos propios y solicita unos indicadores financieros que no se ajustan a la ley, y que los
mismo se tornan excluyentes, olvidando de esta manera la verdadera esencia y objetivo de
los mismos, que es determinar la capacidad de contratación máxima y residual necesaria
para el desarrollo del futuro contrato. Es importante decir, que si bien la Universidad de
Córdoba por ser una institución universitaria publica, tiene un régimen jurídico aplicable regido
a su propio manual de contratación, no es menos cierto e importante que estos manuales de
contratación en ningún caso puede ir en contravía de lo estipulado en las normas
comerciales, civiles y normas legales como lo es la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007 y las
demás normas concordantes; toda vez que es una entidad que se sostiene y contrata con
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recursos públicos y por eso se debe a los principios de responsabilidad, igualdad,
transparencia y selección objetiva.
Dicho lo anterior, es importante referirnos a la ley 1150 de 2007, por medio de la cual se
introduce mediadas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos y que entre sus
modificaciones se encuentra la OBLIEGATORIEDAD del RUP para contratar con entidades
publicas, y que mediante la emisión del DECRETO NUMERO 1464 DE 2010 de fecha 29 de
abril de 2010 se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 en relación con la verificación
de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el registro único de proponente
a cargo de la camas de comercio y se dictan otras disposiciones, se establece en su articulo
primero lo siguiente:
“las entidades
publicas podrán exigir
y los proponentes aportar la información y
documentación que no sea objeto de verificación documental por parte de la cámara de
comercio , de acuerdo con lo señalado en el presente decreto, o la que se requiera para
contratar requisitos adicionales de los proponentes cuando las características del objeto a
contratar lo exija”
Así las cosas siendo que los estados financieros pertenecen a la documentación que es objeto
de verificación por parte de la cámara de comercio, estos no pueden ser nuevamente
requeridos por la Universidad de Córdoba en sus términos de referencia. Sin embargo y como
sabemos que la administración es autónoma para requerir las condiciones financieras
mínimas de su futuro contratista, y bajo las cuales busca determinar la capacidad de
contratación máxima y residual necesaria para el desarrollo del futuro contrato como se dijo
en el inicio de la presente observación , en su defecto y bajo el cumplimiento de la norma, la
misma debe exigir un cumplimiento financiero con base en la puntuación que en este caso
se hace para los proveedores de acuerdo al Articulo 34. Procedimiento para la calificación de
proveedores y específicamente en el Articulo 37 puntaje por capacidad financiera para
proveedores del citado decreto 1464 de 2010.
A manera de sugerencia, la entidad puede requerir una capacidad financiera (CF) registrada en
el RUP. De 200 puntos, la cual es la máxima posible a obtener por un proveedor.
Es importante decir que nuestra solicitud se hace con el ánimo de que los términos de
referencias y en si el proceso mismo de contratación se haga ajustado a la normatividad
vigente de contratación con recursos públicos.
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Respuesta:
De acuerdo al índice financiero solicitado en los Términos de Referencia, se aclara que para la
Universidad de Córdoba es importante contar con oferentes cuya liquidez sea alta y el nivel de
endeudamiento sea los mas bajo posible dentro de los mínimos y máximos fijados, conforme
al objeto contractual (Personal a suministrar) en donde se debe tener en cuenta el los índices
financiero para así proteger los recursos públicos.
Además vale la pena traer a colación, el articulo 29 de la ley 80 de 1993, modificado por la ley
1150 de 2007 según el cual la entidad definirá criterios de capacidad, condiciones de
experiencia, capacidad financiera y organización de los proponentes como requisito
habilitante para poder participar válidamente en un proceso de selección y que su propuesta
sea evaluada.
Así las cosas dentro de la facultad dada no solo por virtud de su autonomía propia sino por la
disposición citada si es del caso, la Universidad fijo sus requisitos habilitantes, siempre
guardando los parámetros de adecuación y proporcionalidad establecidos.
Así las cosas no estamos quebrantando preceptos legales y lo que pretende la universidad es
seleccionar de manera objetiva, bajo la discrecionalidad que la caracteriza, el oferente que
mas garantía le brinda. Por lo anterior, se rechaza su observación y se mantiene los
indicadores financieros dispuestos en los términos de referencia.
Interpretación distinta la que usted manifiesta cuando quiere validar conceptos basados en el
Decreto 1464 de 2010, y el cual si es del caso no aplica bajo las condiciones de la autonomía
Universitaria y requisitos validos para ofertar en la entidad; mas cuando este ultimo se refiere
a el registro Único de Proponente y mas de información que de ser suministrada por el
proponente (Articulo 3) y que el contratante puede solicitar para cada caso en especial. Mas
cuando usted afirma basado en la norma…….. o la que se requiera para contratar
requisitos adicionales de los proponentes cuando las características del objeto a
contratar lo exija”
C. OBSERVACIONES EXPERIENCIA ESPECÍFICA:
Pregunta: “con relación a la experiencia especifica solicitada por la universidad, es nuestro
interés recomendar los siguientes ajuste al numeral 4.3.1 experiencia especifica.
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Consideramos que el interés de la universidad debe ser verificar que el futuro proveedor
cuente con experiencia en la prestación de servicios en universidades e entidades de educación
superior (en especial universidades públicas).
Por lo cual, recomendamos a la universidad solicitar a los oferentes la demostración de
experiencia previa de prestación de servicios en este tipo de entidades. La experiencia
específica requerida por la universidad, establece que los servicios solo sean prestados en el
departamento de Córdoba, por lo cual preguntamos a la universidad:
¿Que diferencia existe entre la prestación del servicio en el Departamento de Córdoba o en
otro departamento del país? Por ejemplo Sucre o Bolívar.
Por lo cual, resaltamos que la experiencia especifica debe ser sobre la prestación de servicios
en entidades universitaria. De esta manera, las tres (03) certificaciones requeridas deben ser
sobre contratos de prestación de servicios de seguridad y vigilancia privada a universidades e
instituciones de educación superior, en cualquier región del país.
Solicitamos a la entidad solicitar que los vigilantes requeridos cuenten con credencial vigente
en el nivel mínimo avanzado. De esta manera la universidad podrá asegurase de la idoneidad
del personal requerido para la prestación del servicio.
Respuesta: la Universidad de Córdoba es autónoma al momento de solicitar los requisitos de
los Términos de referencias, autonomía que se encuentra expresa en el Acuerdo 099 de 27 de
diciembre de 2006.
Es importante para la universidad de Córdoba comprobar que los oferentes cuenten con una
experiencia suficiente en el Departamento de Córdoba para la llevar acabo el desarrollo de
contrato de prestación de servicio, porque este proceso es de mayor cuantía y se prevé
experiencia especifica en entidades solidas en el Departamento en la prestación de servicio de
Vigilancia, como igualmente es dejar claro que la Universidad debe contar con la
infraestructura (Física – técnica – organizacional y Humana) necesaria con que debe contar el
contratista del servicio.
Por lo anterior esta entidad rechaza esta Observación.
D. OBSERVACIONES OFERTA ECONOMICA:
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Pregunta: Agradecemos a la entidad, indicarnos si los precios se presentaran a las tarifas
establecidas para el año 2010, o si se debe tener en cuenta algún tipo de incremento para los
servicios de año 2010.
De igual manera aclarar ¿cuantos meses corresponden al 2011?
Respuesta: los precios ofertados en las propuestas deben ajustarse a las tarifas vigentes para
el año 2010 de conformidad con el Decreto 4950 de 2007 y la Circular 001 de 2010 de la
Superintendencia De Vigilancia Y Seguridad Privada. Para el tiempo que cubra la vigencia
2010, se harán ajuste correspondiente para mantener el equilibrio contractual como se prevé
en este tipo de contratos si pasa de una vigencia fiscal a otra conforme a la regulación del
gobierno.
En los Términos De Referencia es claro en el Capitulo 1 Información General (PLAZO PARA LA
EJECUCIÓN DEL CONTRATO) no entendiendo el alcance de tal observación.
Por parte de VIPER LTDA, presentada por correo electrónico a la pagina adquisición
contratació[email protected], el día 3 de mayo de 2010.
E. OBSERVACIONES ACLARACION A NUMERALES:
Pregunta:
Buenos días. Referente a la invitación para ofertar servicios de vigilancia y seguridad privada,
me permito solicitar aclaración respecto del numeral 7.6-2). Ese traslado de cita que envía al
3.5.3.1, no se encuentra en el pliego. Será que se refiere al numeral 4.3.1 que es donde se
habla de experiencia.
Respuesta: de acuerdo con su observancia, efectivamente la cita que se hace en el numeral
7.6-2, hace referencia el es numeral 4.3.1 y no al numeral 3.5.3.1 como se indico inicialmente
en los Términos de Referencias.
F. OBSERVACIONES GARANTIAS E IVA:
Pregunta:
Buenos días. Solicitamos información respecto de las garantías asociadas con la presentación
de la propuesta y la futura contratación. En especial, nos referimos al ampara por CORECTO
FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS (numeral 9.6-c) Y PROVISION DE REPUESTOS Y
Accesorios (Numeral 9.6-d) Teniendo en cuenta que la aseguradoras amparan ciertos grupos
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de riesgos que generan incompatibilidad en un mismo contrato, como es el caso de la
PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y EL SUMINISTRO DE EQUIPOS, preguntamos si con el futuro
contratista se suscribirán dos (02) contratos uno por cada uno de los objetos mencionados
anteriormente o no. Si eso se da no habría inconveniente con las aseguradoras pero el caso de
confluir todo en un mismo contrato sugerimos que los amparos por funcionamiento de equipos
y provisión de repuestos y accesorios sean extensivos en la calidad del servicio toda vez que
aquello harán parte del mismo. Para la adquisición de los equipos informamos a la entidad que
el IVA es del dieciséis (16%) y no el 1,16% como se especifica en el formato RGC-001 ya que
este IVA es para la prestación del servicio como tal. Muchas Gracias.
Respuesta:
La calidad referida a la prestación del servicio es generalizada al personal, el correcto
funcionamiento de los equipos y provisión de repuestos y accesorios no riñen en ningún
momento con el objeto contractual pretendido que unificado en la prestación del servicio de
vigilancia con medios tecnológicos.
Por lo anterior esta entidad rechaza esta Observación.
Igualmente el IVA sobre Seguridad Electrónica es del 16%.
La consulta y la respuesta a las observaciones no producirán efectos suspensivos sobre el
plazo de presentación de las ofertas (Términos de Condiciones Literal 2 Numeral 2.5 Capitulo 2
Cronograma de la Invitación)
Dado, en Montería –Córdoba, a los tres cuatro (04) días del mes de mayo del 2010.
EMIRO JESUS MADERA REYES
RECTOR UNIVERSIDAD DE CORDOBA
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