Registro de la información Por: Hernán Javier Díaz Bolaños. Este material se desarrolla con el propósito de sembrar en usted estimado aprendiz, la inquietud, la actitud y la iniciativa cada día para asumir la gestión de la información como un reto de vida, como un “caballito de batalla” para el logro de nuestro propósitos personales y profesionales. El desarrollo del documento se hará desde la génesis del título en sí, para luego adentrarnos en las estructuras y subestructura que lo conforman. La información No me cansaré de recalcarles que la información es poder, tal como lo han concluido sin número de autores, y cómo cada día nos damos la oportunidad de comprobarlo, y es que hoy encontramos dos protagonistas de la información, son ellos por un lado los amos de la información y por otro los esclavos de la información, y vale es significativo preguntarnos, a cual pertenecemos?; yo me atrevo a ubicarme según el momento en el que me encuentre, es decir en algunos momentos soy amo de la información y en otros soy esclavo, es algo inevitable en un universo infinito de contenidos. Lo importante, creo yo, es que nos fortalezcamos como amos en el conocimiento en el que somos fuertes, y desde allí generemos una espiral de conocimiento que nos permita de forma progresiva ganar espacios y reconocimientos en las organizaciones. Concluyo esta alusión a la información diciéndoles que la información debe ser esa piedra preciosa que nos motive a ir en su búsqueda sin descanso y sin fin, pues lo que sabemos hoy, mañana no nos sirve; lo que sabremos mañana, quizá ya habrá muchos que lo saben. Para dar paso al siguiente contenido, hago una aproximación desde esta posición, señalando que la información es tan voluminosa que, infinitamente, no es posible mantenerla en nuestra mente, hay que llevarla a unos dispositivos o medios que nos permitan extraerla con posterioridad para su uso, es así como a continuación hablaremos del registro de la información, algo tan elemental pero a la vez tan complejo. El registro de la información Como lo hemos hecho en varias sesiones, vamos a analizar cada una de las palabras de la frase, lo primero es hablar del registro, que no es más que evidenciar un hecho a través de un escrito, una imagen, un video, un sonido. Cuando estamos en las fiestas tomamos registros fotográficos, como una manera de recordar aquellos momentos inolvidables, cuando estamos en una reunión tomamos un registro escrito a atreves de un acta. En fin, con lo anterior quiero simplemente resaltar que todo lo que nuestra mente no es capaz de mantener en el tiempo con lujo de detalles lo registramos en medios que si nos dan la posibilidad de mostrarlo como son. Pues aún no se ha llegado a un mecanismo que lea nuestra mente, y si describiésemos un evento pasado, con seguridad no podríamos hacerlo con tanto detalle como si lo puede hacer un registro externo. Desde tiempos inmemorables el ser humano ha hecho uso de medios para registrar información, y cada día evoluciona en ellos, dando respuesta a una necesidad de información segura, oportuna, útil, atractiva. Hoy en día registramos información en cada momento, a ese ritmo se incrementan las exigencias de mayor seguridad, mayor claridad, mayor rapidez, mayor volumen, mayor efectividad, y otras que pudiesen surgir de acuerdo a su necesidad. Atendiendo esas exigencias, somos responsables por lo que decimos, por lo que registramos, por lo que trasmitimos y por el efecto de ello, si por ejemplo un médico dice que un medicamento xyz se puede utilizar para combatir una enfermedad abc, y cuando es consumida por un paciente este presenta una reacción adversa que lo lleva a la muerte, será el médico responsable de ese evento. Es lo mismo en una empresa, la información que transmitamos producto de un registro, nos hará responsables por sus efectos. SOMOS NOTARIOS DE LA INFORMACIÓN EN NUESTRAS EMPRESAS No olvidemos esta frase, pues cuando registramos información nos echamos encima las consecuencias que sobrevengan luego de su uso. Medios para el registro de la información Algunos de los medios para el registro de la información los identificamos fácilmente, una hoja, una cámara fotográfica o de video, un celular, un computador, una máquina registradora, un lector de barras, en fin, todo a aquello que nos permite consignar información en el tiempo y espacio; pero si damos una mirada a la modernidad, superamos la dimensión de lo físico para conocer y hacer uso de lo virtual, ya habrán escuchado almacenamiento en la nube, algo tan inmaterial, pero a la vez tan cierto y tan evidente. Lo material en almacenamiento de información ya está en sus últimos alientos de vida, hoy lo virtual es lo de moda, es la tendencia, es la respuesta a los requerimientos antes descritos. Si, han sido cuidadosos con la lectura de esta última parte se abran dado cuenta que he hecho referencia a los “medios”, si a ese dispositivo que me sirve para consignar o registrar la información, sea físico o virtual; preguntémonos, este medio está en la capacidad de determinar la forma y el contenido de la información que recibirá?, quizá algunos lo hagan, pero no solo por el hecho de ser medios de registro, sino por la acción de una persona que los ha parametrizado. El punto al que quiero llegar es que solo nosotros podemos y de hecho debe ser así, determinar qué información y como se debe registrar, es tanto como si en nuestras manos esta registrar información de las ventas del mes, y en vez de ello registramos los pormenores de la última fiesta de la empresa, imagínense el “descache” en que incurrimos. Reitero, solo nosotros determinamos la forma y el contenido de la información a registrar. La Forma Es esa arquitectura, el plano del registro de la información, no olvidemos que cuando se habla de registro de hace referencia a una entrada de información a algún medio, que es muy diferente a mostrarla. La arquitectura es tal cual tener el plano de una vivienda, han observado ustedes que hay un espacio para la sala, otro para la cocina, otro para los baños, etc. Entonces en la arquitectura para el registro de la información, debo definir cuales datos se registraran en un espacio determinado. Tomado de: http://sistemasdequestionanswering.50webs.com/ArquitecturaSistemaQA.html Cuando observamos por ejemplo en una factura, si fuésemos los operarios de la caja registradora de la empresa, encontramos una serie de campos que se deben diligenciar, cantidad, artículo, precio; claro que si opera un lector de código de barras, este evitará al máximo que tengamos que digitar; pero a lo que voy es que la arquitectura de las que les vengo hablando me parametriza el sistema y obliga a que cada dato vaya en el lugar que le corresponde. Hay muchos eventos en los cuales no contamos con estos procesos automatizados, por lo que en aras de una información de “calidad”, deberemos diseñar la arquitectura para el registro de la información, y nos veremos elaborando formatos para implementar una encuesta, una lista de chequeo, un formulario de recolección de datos, un cuadro para registrar información, que quizá la hagamos en Excel o Word, o algo más complejo como una base de datos. Aquí debe ir el nombre del cliente, letra calibri 10 color negra. En resumen la arquitectura para el registro de información debe permitirnos diseñar formatos y justificar cada campo: EMPRESA “LA SUPERIOR” Cliente Dirección Es un ejemplo en una factura de justificación de la forma del campo, faltaría justificar contenido, por ejemplo porque colocar o no colocar modalidad de pago, por que colocar o no colocar e-mail del cliente. Ahora esta factura es tan solo lo que se muestra, pero si figurativamente levantamos la hoja de la factura que encontramos?, Algo como esto: Listado de clientes Listado de artículos vendidos Listado de impuestos por pagar Como se pueden dar cuenta, le registro de la información demanda una gran responsabilidad frente a la organización y una gran oportunidad personal y organizacional. El grafico anterior nos da una pista de lo importante que debe ser la forma para el registro de datos con respecto al contenido. El contenido Es la información consignada en algún espacio a través de un medio, es lo más valioso, porque es el contenido en sí, es la información, aquel recurso que servirá para la toma de decisiones. Con respecto a este tema, y dado que es demasiado complejo, voy a comentar lo siguiente, la información a registrar debe ser: Verdadera. Clara. Fácil de leer. Completa. Confiable. Precisa. Útil en el tiempo y lugar determinado. Para cumplir ello, debemos coger cada unidad de información y evaluarla hasta estar seguros de que la información cumple con esos criterios, es más un trabajo practico que se deberá abordar en un escenario de desempeño.
