Proyecto Final Auditoría y Control Interno Instituto IACC 30/03/2020 1 AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO Santiago, 30/03/2020 INFORME DE AUDITORÍA Señores Odontología HDENT Ltda. Presente De mi consideración: Como Contador Público e independiente de la empresa Milenio Outsourcing Ltda., comento mis apreciaciones sobre la auditoría realizada al proceso de clientes e ingresos a vuestra clínica HDENT, además de la evaluación actual del centro médico realizada en esta auditoría. También se establecerán los departamentos que se están involucrando con el proceso a los sistemas de control interno. Se realizarán la segregación de funciones en los departamentos involucrados en el proceso y se elaborarán matrices de riesgos, luego de estos se elaborarán controles para la mitigación de los riesgos. Respecto al control interno, se realizó una evaluación en la que se detectaron falencias y se asociaron a los componentes del control que se consideran deficitarios arrojando los siguientes resultados: 1. Existe poca claridad sobre los roles o cargos de los socios en la sociedad Odontología HDENT Ltda., debido a que no hay un organigrama a la vista. 2. Dada la cantidad de pacientes e ingresos con los que cuenta la Empresa HDENT, no se debería realizar entrega solo de información básica para la confección de los impuestos, remuneraciones y/o prestaciones de servicios, debido a que no hay un control existente para procesar esta información y no hay claridad de si se está entregando toda la información contable y tributaria. 3. No es recomendable que hayan nexos familiares entre uno de los socios y la persona a cargo de la contabilidad de la empresa 4. Existe poco control de presupuestos, además de los descuentos y pagos. 2 Descripción de la situación Actual de la Clínica Odontología HDENT Ltda. Registro de Actividades. 1. La solicitud de horas es realizada por medio del sistema Exact Dental, que está diseñado para registrar las horas y las fichas médicas de cada paciente. 2. Los pacientes son atendidos por el profesional, que es quien entrega un presupuesto dental desde el mismo sistema (Exact Dental) y adicionalmente agrega los valores de la consulta. 3. Los valores de cada presupuesto son siempre variables dada la cada condición de cada paciente. 4. Se puede realizar una evaluación de descuentos o atenciones preferentes a familiares y amigos que el doctor decide. 5. El doctor ingresa el presupuesto al sistema Exact Dental, asociándolo al RUT y el servicio queda pendiente hasta que quede se realice el pago total, documentado o abonado. 6. Si el paciente decide realizar el tratamiento, debe dirigirse a la secretaria que es quien informa el valor y recibe el pago según la condición que el paciente estime conveniente. 7. Una vez recibido el pago, la secretaria procede a generar la boleta y hace entrega de esta al paciente, el valor pagado lo ingresa al sistema Exact. 8. Al día siguiente, la secretaria junta los cheques al día recibidos para su depósito y los que son a fecha los guarda acorde a la fecha de depósito. 9. Una vez al mes se envían las boletas a la empresa Siglo para realizar su contabilización, y junto a ellas se envían las boletas de compras (insumos) que las contabilizan directo a costo. 10. Finalmente, siglo realiza la contabilización de las boletas, haciendo los asientos contables, cargando y abonando las cuentas contables. 3 4 Los departamentos que se involucran en este proceso son los siguientes 1. Informática(Exact Dental) 2. Atenciones Clínicas (Box) 3. Secretaria 4. Contadores Externos 1) Agenda de Hora. 2) Ficha médicas y Registro de prestaciones 3) Ingreso de presupuesto asociado al RUT. 4) Presupuesto variable. 5) Ingreso presupuesto, con descuentos y promociones. 6) Recepción del pago, contado, tarjetas de crédito o débito y cheques. 7) Emisión de boletas manuales y registro del pago en sistema Exact. 8). Siguiente día se realiza el depósito de los cheques al día y los a fecha son guardados. 9). Una vez al mes se realiza el envío de la información de ventas y compras de insumos. 10). Registros contables, clientes, ingresos y banco, sin conciliación bancaria. Segregación de funciones de los departamentos involucrados. 1. Informática (Exact Dental) Entregar reportes con información fidedigna para el control de ingresos. Ficha actualizada de clientes con pagos registrados y fechas de atención. Reportes a contabilidad para realizar cuadraturas 2. Atenciones Clínicas (Box) Para la atención se deben presentar los respaldos de pagos al día, entregados por la secretaria, con su respectiva firma y timbre. Para la atención de controles se debe presentar una ficha actualizada sin presentar deudas vigentes. Tratamientos adicionales, deben estar incluidos en la ficha, de no ser así el paciente no es atendido. Recibir pagos, emitir boleta de servicios Depositar dineros y documentos de manera diaria. Llevar registro de nóminas de cheques diarios y arqueos semanales con los documentos que están a fecha. Realizar cuadratura de pagos realizados con tarjetas. 3. Secretaria 5 4. Contadores Externos Realizar conciliación bancaria. Realizar conciliación de registros de ventas con ingresos vs salidas (pagos). Registro y control de insumos de ortodoncia (control de inventario). Elaboración de matriz de riesgos en pruebas de cumplimientos Probabilidad Alta Valor 3 Media 2 Baja 1 Impacto Valor 15 30 Siglo no realiza conciliaciones bancarias, dentro de la contabilidad. Pacientes del Dr. De 40 clientes Cortes están consultados, 15 asistiendo a la están asistiendo a clínica HDENT a la consulta controles particular del Dr. frecuentemente. Cortes. 60 10 20 40 Hay 800 Pacientes con pacientes con Hay un total de mayor deuda montos 400 cheques en pendiente, impagos custodia y 60 pagaron en registrados en cheques consulta del Dr. sistema Exact, caducos, y la Cortes, con una secretaria no se teniendo antigüedad de había tratamiento en 90 días y hasta percatado. ambos lugares. 3 años. 5 10 20 Sistema de No hay un Gestión Exact, registro de los No se están Dental, debe controles de efectuando integrase con inventario gestiones de un sistema realizados a los cobranza. contable. insumos. Leve Moderado Catastrófica 5 10 20 6 Medidas para evitar riesgos de Clínica Odontológica HDENT Limitada. 1. Se debe contratar y/o designar una persona específica para la realización de funciones de caja y cobranzas. 2. Se debe realizar un análisis al listado de deudores entregado por el sistema no contable. 3. Se debe comprar o contratar un sistema computacional integrado de gestión dental y contable, de manera que la Empresa Siglo Outsourcing S.A., tenga registros y lleve la contabilidad de forma mensual. 4. Los pacientes del Dr. Cortes no deben ser atendidos en dependencias de la Clínica, sin antes estar registrado esto en sus fichas y con pagos al día. Si el doctor Cortes los atiende en su clínica particular, deben seguir atendiéndolos allí. 5. Se deben implementar de forma urgente las conciliaciones bancarias, ojalá tomando el año en curso. 6. Se debe realizar un inventario a la brevedad y de forma minuciosa de modo que se pueda regularizar la contabilidad, además mantener actualizados y verificados de forma constante los registros de entrada y salida de insumos dentales. Evaluación de Costo- Beneficio por controles construidos Costo 1. Implementar un sistema de Gestión Integrado con software contable, Elevara el valor por este servicio, y varía entre los 800 mil a 1,8 millones. 2. La contratación de una persona a cargo exclusivamente de la recepción de pagos y el control de los depósitos aumenta el costo respecto a remuneraciones del personal, este costo varía entre 550 mil a 700 mil pesos mensuales dependiendo de la experiencia y responsabilidad del colaborador. 7 Beneficio Mayor control de pagos. Implementación de conciliación bancaria Contar con un control contable de ingresos vs declaraciones de impuestos. Tener control de análisis de cuentas y mayores de todas cuentas contables. Así se deja de depender totalmente de la empresa de contabilidad. Emisión de boletas por sistema contable. Recepción de pagos con documentos u otros medios de pagos. Arqueo diario de ingresos a caja. Entrega de nóminas para depósitos con efectivos y documentos. Nóminas de cheques en cartera con próximos vencimientos. Recepción de comprobantes de atención con firma y timbre de secretaria y médico. Disminuye el plazo de cobro por prestaciones de la clínica. 3. La secretaria solo se dedicara a funciones administrativas, para el control del sistema de gestión de horas y fichas de los pacientes, esto no cuenta con costos asociados. 4. Contadores Externos con mayor exigencia de tareas a realizar, quizás se solicitará reajuste de honorarios, los cuales dependerán de la cantidad de horas adicionales que le tendrán que asignar, pero en un promedio seria entre un 30% a un 40%. Revisión de Fichas de cada paciente. Control de presupuestos y seguimientos. Control de atenciones a pacientes en ficha. Control de servicios adicionales en ficha. Solo atención de pacientes de la clínica. Control de atenciones y descuentos, según políticas del centro clínico. No existirán atenciones sin hora previa y con deudas vigentes. Implementación y control de conciliación bancaría. Mayor control de insumos significara menor costo. Mayor control de cobros evitara solicitar créditos y pagar intereses. Balance General será más real y fidedigno. Se declararán y pagarán bien los impuestos anuales. La distribución de utilidades será la correcta para todos sus socios. 8 Conclusiones Generales Según mis apreciaciones y basado en la revisión efectuada en la empresa Odontología HDENT Ltda., creo que existen errores administrativos que se atribuyen quizás a una falta de organización de sus dueños, por el hecho de no tener una visión clara de los objetivos de la clínica, no existen controles internos que ayuden a identificar o evidenciar los errores que se están cometiendo. Presentada esta auditoria esperamos ser de ayuda en la reorganización de los diferentes involucrados y reestructurar sus controles internos de manera que puedan obtener mejores resultados en el corto y mediano plazo. ____________________________ Firma Auditor Externo Milenio Outsourcing Ltda. 9
