SEMINARIO TALER INDICADORES DE LA GESTION LOGISTICA POR : ING. LUIS ANIBAL MORA GARCIA DIRECTOR HIGH LOGISTICS COLOMBIA ESQUEMA DEL SISTEMA LOGÍSTICO GENERACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN TRANSPORTRE PRIMARIO SUMINISTROS TRANSPORTRE SECUNDARIO • PROCESAM. DE ORDENES. PLANTA DE PRODUCCION • MANEJO DE INFORMACION • ALMACEN/TO • MANEJO DE MCIA. • REEMPAQUE PUNTOS DE ENTREGA ESQUEMA DEL SISTEMA LOGISTICO MATERIAL PROVEEDORES FABRICACION PLANTAS DISTRIBUCION PRIMARIA DISTRIBUCION SECUNDARIA CENTROS DE DISTRIBUCION CLIENTES PLANTAS CENTROS DE DISTRIBUCION INFORMACION INDICADORES DE GESTIÓN “EL INCREMENTO DE LA COMPETITIVIDAD DEMANDA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE, REDUCCIÓN DE COSTOS OPERATIVOS Y AUMENTO DE LA EFICIENCIA INTERNA” SE REQUIERE SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE PERMITAN MEDIR LAS DIFERENTES ETAPAS DEL PROCESO LOGÍSTICO LO QUE UNO NO MIDE NO LO MANEJA INDICADORES DE DESEMPEÑO EN LOGISTICA Y OPERACIONES CONCEPTOS GENERALES • INDICADOR DE GESTION Es un porcentaje , razón, o equivalencia que evalúa e informa sobre el comportamiento de una variable en un periodo de tiempo especifico en el tiempo, que permite observar la situación y tendencias de cambio generadas en el proceso evaluado. LOS INDICADORES SON UN MEDIO, NO UN FIN • GESTION Es el logro de los resultados, gestión no es la cantidad producida, gestión busca la mejora en la rentabilidad, la participación en el mercado, mejorar el desempeño de las operaciones, etc. CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES DE LA GESTION LOGISTICA • CUANTIFICABLES Debe ser expresado en números o porcentajes y su resultado obedece a la utilización de cifras concretas • CONSISTENTES Un indicador siempre debe generarse utilizando la misma formula y la misma información para que pueda ser comparable en el tiempo • AGREGABLES Un indicador debe generar acciones y decisiones que redunden en el mejoramiento de la calidad de los servicios prestados • COMPARABLES Deben estar diseñados tomando datos iguales con el animo de poder compararse con similares indicadores de similares industrias Qué indicadores utilizar? • Los criterios de selección para definir los indicadores son: – Queremos indicadores que sean factibles de medir – Que los datos para su construcción estén accesibles dentro de la firma – Que sean suficientemente estándares dentro de la industria para permitir ejercicios de Benchmarking Balanced ScoreCard ¿QUE ES EL BALANCED SCORECARD? • Estructura que une la estrategia de una organización con las medidas apropiadas, ayudando a la Compañía a monitorear y finalmente conseguir dicha estrategia. Representa un conjunto de indicadores que da a la gerencia una fotografía del negocio. • Un Balanced Scorecard es un sistema que une objetivos, factores claves de éxito, indicadores, metas e iniciativas, los cuales integrados describen la estrategia de la compañía y la forma como se logrará dicha estrategia. Herramienta que apoya las medidas financieras tradicionales con tres perspectivas adicionales Clientes Procesos Innovación y Aprendizaje • Enfatiza un balance a través de 4 dimensiones asegurando que el buen desempeño en un área no se afecta por un bajo desempeño de otra. Liga las medidas de desempeño y provee cuatro preguntas básicas ¿Cómo nos vemos desde un punto de vista financiero (perspectiva financiera)? ¿Cómo nos vemos ante clientes y accionistas? (perspectiva de cliente) ¿En qué debemos ser excelentes? (perspectiva de procesos) ¿Cómo continuamos innovando y generando valor? (perspectiva de Innovación y Aprendizaje) Un “Balanced Scorecard” Traduce la Estrategia en Acciones... ¿POR QUE BALANCED SCORECARD? • Hoy el rápido paso del tiempo y los cambios constantes del ambiente de negocios han hecho que los tradicionales sistemas de medición sean obsoletos. Las industrias hoy deben ser capaces de “medir en movimiento”. Se requiere un medio de medición del desempeño que mueva la compañía hacia las formas en las cuales quiere cambiar. CLASES DE INDICADORES DE GESTIÓN POR INGENIERIA INDUSTRIAL 1. IND. DE UTILIZACIÓN “COCIENTE ENTRE LA CAPACIDAD UTILIZADA Y LA DISPONIBLE” UTILIZACIÓN = CAPACIDAD UTILIZADA CAPACIDAD DISPONIBLE X 100 2. IND. DE RENDIMIENTO “COCIENTE ENTRE LA PRODUCCIÓN REAL Y LA ESPERADA” RENDIMENTO = NIVEL DE PROD. REAL NIVEL ESPERADO( STANDAR) X 100 3. IND. DE PRODUCTIVIDAD “COCIENTE ENTRE VAL. REALES PRODUCCIÓN Y RECURSOS EMP. PRODUCTIVIDAD = VALOR REAL PRODUCCIÓN VALOR REAL PROD. ESPERADO X 100 CÓMO MEDIR EL DESEMPEÑO EN EL PROCESO LOGÍSTICO? Procesos vs. Indicadores Costo Productividad Calidad Tiempo Servicio al cliente y procesamiento de pedidos Planeación y gerencia de inventarios Suministros (Compras y manufactura) Transporte y distribución Almacenamiento Logística Total GRUPOS DE INDICADORES DE GESTION LOGISTICOS 1. INDICADORES DE COSTOS O FINANCIEROS Mide las actividades que consumen los recursos económicos en los diferentes procesos logísticos. 2. INDICADORES DE TIEMPO Miden el tiempo que consume una actividad, un proceso de logística o una operación. 3. INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Miden la eficiencia en el uso de los recursos en la operación 4. INDICADORES DE CALIDAD Miden la efectividad en la elaboración de las actividades o los procesos CÓMO MEDIR EL DESEMPEÑO EN EL PROCESO LOGÍSTICO? • 1. Costo - Habilidad de proporcionar bienes y servicios al menor costo posible • 2. Tiempo Capacidad de la firma de acceder a los mercados y de responder a los cambios en el menor tiempo posible CÓMO MEDIR EL DESEMPEÑO EN EL PROCESO LOGÍSTICO? • 3. Productividad Habilidad de producir los mayores resultados posibles con la menor cantidad de recursos disponibles • 4. Calidad - Habilidad de generar bienes y servicios que satisfagan o excedan las expectativas de los consumidores Indicadores Financieros • Miden el costo total de la operación logística, es decir el valor monetario de servir a los clientes y planear, administrar, adquirir, distribuir y almacenar el inventario con destino a los clientes • Se clasifican en costos operacionales y costos de capital Indicadores Financieros • Costos de capital miden el costo de oportunidad de la empresa de tener recursos financieros atados a activos de logística • Costos de capital = valor total de los activos de logística * tasa de capitalización de esos activos • Activos en logística, infraestructura física, flota de transporte, equipos de comunicaciones y manejo de materiales, etc. Indicadores de Tiempo • Ciclo total de un pedido - tiempo transcurrido desde el momento que un cliente pone el pedido hasta que el producto esta entregado y facturado y en algunos casos, cobrado • • • • Ciclo de la orden de compra - Proveedores Ciclo de un pedido en bodega o almacén Tiempo de tránsito Horizonte del pronóstico de inventarios, período de tiempo y frecuencia de los estimados de demandas Indicadores de Productividad • Reflejan la capacidad de la función logística de utilizar eficientemente los recursos asignados, es decir, mano de obra, capital representado en inversiones de inventarios, vehículos, sistemas de información y comunicaciones, espacios de almacenamiento, etc. • El objetivo general de los recursos de logística es generar ventas, es decir, llegar a los mercados. Indicadores de CALIDAD • Porcentaje de pedidos perfectos – % pedidos entrados correctamente – % pedidos completos con cantidades exactas – % pedidos recogidos con cantidades correctas – % pedidos empacados de acuerdo con cliente – % pedidos enviados sin daños o averías – % pedidos despachados a tiempo y al lugar indicado – % pedidos comunicados su estado 24 horas – % pedidos facturados y cobrados a tiempo – % pedidos documentados perfectamente KPI KEY PERFOMANCE INDICATORS LOS INDICADORES MAS UTILIZADOS EN LA GESTION LOGISTICA INTEGRAL RESUMEN DE LOS PRINCIPALES INDICADORES DE GESTIÓN EN LOS PROCESOS LOGÍSTICOS • • • • • • • COMPRAS Y ABASTECIMIENTO GESTIÓN DE INVENTARIOS PLANEACION DE LA PRODUCCIÓN GESTION DE BODEGAS Y ALMACENES TRANSPORTES DE MERCANCIAS SERVICIO AL CLIENTE LOGISTICA INTERNACIONAL COSTO Vs SERVICIO Costo de Ventas, Perdidas y Costos de Mantener Inventarios Costo Costo de manejo del stock Costos totales de la política Diferencial de costos ÓPTIMO Costo de ventas perdidas Nivel de Servicio 80% 85% 90% 95% Óptimo Objetivo 100% • La venta perdida puede ser el Margen o el Precio de Venta. • Si hay portafolio sustitutivo este costo no debe ser muy alto. • Se recomienda hacer dicho análisis con buen grado de profundidad: Cliente / Producto. COSTO Vs SERVICIO Costo de Ventas, Perdidas y Costos de Mantener Inventarios NIVEL DE SERVICIO COSTO VENTAS PERDIDAS COSTO INVENTARIO TOTAL COSTO 50% 2.000 750 2.750 60% 1.600 751 2.351 65% 1.400 752 2.152 70% 1.200 752 1.953 75% 1.000 754 1.754 80% 900 755 1.655 85% 800 800 1.600 90% 600 1.100 1.700 92,5% 400 1.300 1.700 95% 300 1.400 1.700 97% 250 1.500 1.750 98% 200 1.600 1.800 99% 150 1.700 1.850 99,5% 100 1.800 1.900 99,7% 50 1.900 1.950 Compras y aprovisionamientos VOLUMEN DE COMPRAS OBJETIVO: Controlar la evolución del costo de compras en relación con el volumen de ventas. DEFINICIÓN: Porcentaje sobre las ventas de las pesos gastados en compras. FORMULA: Valor = Costo mercancía comprada Total de ventas * 100 PERIODICIDAD: Mensual. IMPACTO: Conocer el peso de la actividad de compras en relación con las ventas de la empresa con el fin de tomar acciones de optimización de las compras y negociación con proveedores. CALIDAD DE LOS PEDIDOS GENERADOS OBJETIVO: Controlar la calidad de los pedidos de compras generados. DEFINICIÓN: Número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin FORMULA: necesidad de información adicional. Valor = Pedidos generados sin problemas * 100 Total pedidos generados PERIODICIDAD: Mensual. IMPACTO: Costes de los problemas inherentes a la generación errática de pedidos, como: coste del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver problemas, retrasos en la producción, incremento del coste de mantenimiento de inventarios, pérdida de ventas, etc... ENTREGAS PERFECTAMENTE RECIBIDAS OBJETIVO: Controlar la calidad de los productos/materiales recibidos, junto con la puntualidad y completitud de la entrega. DEFINICIÓN: Número y porcentaje de productos y pedidos (líneas) que no cumplan las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor. FORMULA: Valor = Ordenes y Productos rechazados Total productos recibidos * 100 PERIODICIDAD: Semanal (y agregaciones mensual, trimestral y anual). IMPACTO: Costes de recibir productos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: coste de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.. CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES OBJETIVO: Controlar la calidad de los proveedores y nivel de integración con los mismos. DEFINICIÓN: Número y porcentaje de proveedores certificados FORMULA: Valor = Proveedores certificados Total proveedores * 100 PERIODICIDAD: Mensual. IMPACTO: Costes de implantar controles adicionales en la recepción de productos provenientes de proveedores no certificados y riesgo de nivele de servicio inadecuados, con implicaciones como: coste de retornos, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, pérdida de ventas, etc... CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN OBJETIVO: Controlar la utilización efectiva de las instalaciones (productivas, de almacenaje o transporte) de la compañía. DEFINICIÓN: Porcentaje de la capacidad disponible actualmente utilizada, calculando como la producción actual real (unidades, kilos, etc..), dividida por la máxima producción conseguible en operaciones de 24 horas, 7 días a la semana. FORMULA: Capacidad utilizada Valor = PERIODICIDAD: anual). Capacidad máxima del recurso clave * 100 Diaria, y agregaciones (semanal, mensual, trimestral y IMPACTO: Costes inherentes al mantenimiento de recursos claves ociosos, que deberían ser minimizados (Just in Time). RENDIMIENTO POR MAQUINA -OBJETIVO: Controlar la productividad de producción de una maquina de manufactura -DEFINICIÓN: Nivel de producción real en relación con la capacidad instalada de producción de unidades de la maquina. en un periodo determinado. FORMULA: # UNIDADES PRODUCIDAS Valor = * 100 Capacidad máxima del recurso clave -IMPACTO: Producción real en unidades versus a la capacidad instalada, sirve para conocer el perfomance del operario y poder determinar incentivos o mejoramientos en la producción de la maquina. Planificación y Gestión de Inventarios ROTACIÓN DE MERCANCIA DEFINICIÓN: Proporción entre las ventas y las existencias promedio e indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas. FORMULA R= Vtas Acumuladas Inv. Promedio = UNIDADES O VALOR $ IMPACTO: Las políticas de inventario en general deben mantener un elevado índice de rotación. Para lo anterior se requiere diseñar políticas de entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicación entre cliente y proveedor. DURACIÓN DE MERCANCIA DEFINICIÓN: Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período e indica el numero de días de inventario de la mercancía. FORMULA D= Inv. Final X 30 días Ventas Promedio • IMPACTO : Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que esta corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia. COSTO DE MANTENER EL INVENTARIO “CARRYING COST” DEFINICIÓN: Se determina midiendo el costo total invertido en mantener el inventario de mercancías en las bodegas y centros de distribución. FORMULA: = Costos de mantener inventario X100 Valor del inventario NOTA: SE TOMA EL TOTAL DE COSTOS Y GASTOS INHERENTES A CUSTODIAR LAS MERCANCIAS DURANTE UN TIEMPO ESPECIFICO EN LO RELACIONADO CON LAS INSTALACIONES, SISTEMAS, EQUIPOS, MANO DE OBRA, SERVICIOS, COMPRAS, MANTENIMIENTO, ETC VEJEZ DEL INVENTARIO DEFINICIÓN: Nivel de mercancía no disponible para despachos por obsolescencia, deterioro, averiadas, devueltas en mal estado,vencimiento,etc. FORMULA= UNID. DAÑADAS + OBSOLETAS+ VENCIDAS UNIDADES DISPONIBLES INVENTARIO •IMPACTO: En un periodo de tiempo se observa el nivel de mercancía no apta para despacho, con el fin de tomar acciones correctivas y evacuar la mercancía para que no afecte el costo del inventario de la bodega y el nivel de servicio al consumidor final. VALOR ECONOMICO DEL INVENTARIO DEFINICION: MIDE EL PORCENTAJE DEL COSTO DEL INVENTARIO FISICO DENTRO DEL COSTO DE LA MERCANCIA DE LA EMPRESA. FORMULA= VALOR INVENTARIO FISICO VALOR COSTO DE VENTA DEL MES • IMPACTO: En un periodo de tiempo se mide el nivel el valor del inventario de producto terminado en relación con las ventas al costo, con el fin de evaluar el cumplimiento de las políticas de inventario de la compañía. EXACTITUD EN INVENTARIOS VALOR DEL INVENTARIO DEFINICIÓN Se determina midiendo el numero de unidades, referencias y valor que representan descuadres o diferencias con respecto al inventario lógico o teórico cuando se realiza el inventario físico. Pesos = Valor diferencia ($, Uds, Ref) X 100 Valor total inventario($, Uds, Ref) IMPACTO: Conocer el nivel de confiabilidad de la información de inventarios en centros de distribución con el fin de identificar las posibles desfases en los productos almacenados y tomar acciones correctivas con anticipación y que afectan la rentabilidad de las empresas. EXACTITUD DEL PRONÓSTICO OBJETIVO: Controlar la calidad del sistema de pronóstico y su nivel de confiabilidad. DEFINICIÓN: Relación entre lo pronosticado y el resultado real. FÓRMULA: E.P. = 1-(Pronóstico – Real) Pronóstico PERIODICIDAD: Según la corrida que se tenga para el pronóstico. IMPACTO: Medir la calidad, importancia y vigencia del sistema de pronóstico que tenga la compañía, identificando los items que presentan mayores divergencias con el fin de tomar las acciones prácticas que permitan mejorar la planificación y asignación de los recursos a lo largo de las operaciones de logística, propendiendo por un mejoramiento en el nivel de servicio al cliente. EXACTITUD DEL PRONÓSTICO Ref real Pronóstico EXACTITUD PRONOSTICO % PARTICIPACIÓN PRO. PONDERADO 1 148.523,99 172.824,00 83,64% 41,69% 34,87% 2 33.248,56 33.350,00 99,69% 8,05% 8,02% 3 29.569,16 39.126,00 67,68% 9,44% 6,39% 4 56.051,28 70.397,00 74,41% 16,98% 12,64% 5 13.953,21 16.421,00 82,31% 3,96% 3,26% 6 14.915,78 20.609,00 61,83% 4,97% 3,07% 7 18.790,90 19.473,00 96,37% 4,70% 4,53% 8 11.444,03 12.532,00 90,49% 3,02% 2,74% 9 10.981,94 14.353,00 69,30% 3,46% 2,40% 10 13.688,70 15.416,00 87,38% 3,72% 3,25% TOTAL 414.501,00 TOTAL 100,00% 81,17% Planificación y Control de la Producción CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN OBJETIVO: Controlar la utilización efectiva de las instalaciones (productivas, de almacenaje o transporte) de la compañía. DEFINICIÓN: Porcentaje de la capacidad disponible actualmente utilizada, calculando como la producción actual real (unidades, kilos, etc...), dividida por la máxima producción conseguible en operaciones de 24 horas, 7 días a la semana. FORMULA: Valor = Capacidad utilizada Capacidad máxima del recurso clave * 100 PERIODICIDAD: Diaria, y agregaciones (semanal, mensual, trimestral y anual). IMPACTO: Costes inherentes al mantenimiento de recursos claves ociosos, que deberían ser minimizados (Just in Time). RENDIMIENTO POR MAQUINA OBJETIVO: Controlar la productividad de producción de una maquina de manufactura DEFINICIÓN: Nivel de producción real en relación con la capacidad instalada de producción de unidades de la maquina. en un periodo determinado. FORMULA: # UNIDADES PRODUCIDAS Valor = Capacidad máxima del recurso clave * 100 IMPACTO: Producción real en unidades versus a la capacidad instalada, sirve para conocer el performance del operario y poder determinar incentivos o mejoramientos en la producción de la maquina. INDICADORES DE GESTIÓN CENTROS DE DISTRIBUCIÓN Y BODEGAS COSTO UNIDAD ALMACENADA OBJETIVO: Controlar el valor unitario del costo por almacenamiento propio o contratado.. DEFINICIÓN: consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el numero de unidades almacenadas en un periodo determinado. FORMULA= COSTO DEL ALMACENAMIENTO NUMERO DE UNID. ALMACENADAS NOTA: SIRVE PARA COMPARAR EL COSTO POR UNIDAD ALMACENADA Y ASI PODER DECIDIR SI ES MAS RENTABLE SUBCONTRATAR EL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO O TENERLO PROPIO. COSTO POR UNIDAD DESPACHADA OBJETIVO: Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de carga de la bodega. DEFINICIÓN: Porcentaje de manejo por unidad sobre los gastos operativos del centro de distribución. FORMULA= COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA TOTAL UNIDADES DESPACHADAS NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DEL COSTO DE MANIPULAR UNA UNIDAD DE CARGA EN LA BODEGA O CENTRO DISTRIBUCIÓN COSTOS POR DESPACHOS OBJETIVO: Calcular los gastos de la bodega respecto al total de despachos Efectuados. DEFINICION: De cada 100 dólares que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operación. FORMULA= TOTAL COSTO OPERACIÓN BODEGA TOTAL COSTO DESPACHADO NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DE LOS GASTOS OPERATIVOS DE LA BODEGA RESPECTO A LA VENTAS DE LA EMPRESA NUMERO DE UNIDADES DESPACHADAS POR EMPLEADO OBJETIVO: Controlar la contribución de las unidades despachadas por persona bodega. DEFINICIÓN: consiste en conocer el # de unidades o cajas despachadas por cada empelado del total despachado. FORMULA= TOTAL UNIDADES DESPACHADAS NUMERO DE EMPLEADOS BODEGA NOTA: SIRVE PARA COMPARAR LA PARTICIPACION EN UNIDADES DE CADA EMPLEADO Y PODER COMPARAR CON OTRAS BODEGAS AFINES. COSTO METRO CUADRADO OBJETIVO: Cuantificar el costo del área de almacenamiento respecto a los costos de operación interna. DEFINICIÓN: consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega. FORMULA= COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA TOTAL AREA DE ALMACENAMIENTO NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL VALOR UNITARIO DE METRO CUADRADO Y ASI PODER NEGOCIAR VALORES DE ARRENDAMEINTO Y COMPARAR CON OTRAS CIFRAS DE BODEGAS SIMILARES CON EL FIN DE TERCERIZAR LA OPERACIÓN DE ALMACENAMIENTO. COSTO DE DESPACHOS POR EMPLEADO OBJETIVO: Conocer la contribución de cada empleado en relación con el gasto operativo. DEFINICIÓN: Consiste en conocer el costo con el que participa cada empleado dentro del total despachado. FORMULA= COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA NUMERO DE EMPLEADOS BODEGA NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL COSTO CON EL QUE PARTICIPA CADA EMPLEADO DENTRO DE LOS GASTOS DE LA EMPRESA, CON EL FIN DE REDUCIRLO EN FORMA CONTINUA. NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE DESPACHO OBJETIVO: Controlar la eficacia de los despachos efectuados por el centro de distribución. DEFINICIÓN: consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un periodo determinado. FORMULA= NUMERO DE DESPACHOS CUMPLIDOS # TOTAL DESPACHOS REQUERIDOS NOTA: SIRVE PARA MEDIR EL NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LOS PEDIDOS SOLICITADOS AL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN Y CONOCER EL NIVEL DE AGOTADOS QUE MANEJA LA BODEGA. INDICADORES DE GESTIÓN TRANSPORTES DE MERCANCIAS COSTOS DE TRANSPORTE OBJETIVO: Controlar el costo del transporte respecto a las ventas de la empresa. DEFINICIÓN: Consiste en controlar el rubro respecto a las ventas generadas en un periodo determinado. FORMULA= COSTO DEL TRANSPORTE VALOR VENTAS TOTALES NOTA: SIRVE PARA CONOCER EL PORCENTAJE DE LOS GASTOS POR TRANSPORTE Y ASI PODER APLICAR MEDIDAS QUE REDUZCAN ESTE IMPORTANTE COSTO LOGISTICO. COSTOS OPERATIVOS POR CAMION COSTO POR CONDUCTOR OBJETIVO: Controlar la contribución de cada conductor dentro de los gastos totales de transporte. DEFINICIÓN: consiste en conocer el costo por de cada conductor dentro del total de gastos. FORMULA= COSTO TOTAL TRANSPORTES NUMERO DE CONDUCTORES NOTA: SIRVE PARA COSTEAR LA CONTRIBUCIÓN Y RELACIÓN DE CADA CONDUCTOR SOBRE LOS GASTOS GENERADOS EN TRANSPORTE. CAPACIDAD TOTAL UTILIZADA (VOLUMEN Y/O PESO) OBJETIVO: Controlar el nivel de utilización de la flota de camiones en cuanto a su capacidad en volumen y peso. DEFINICION: Medir el porcentaje de utilización real versus la capacidad instalada FORMULA= PROMEDIO DE LA CAPACIDAD REAL USADA (MT3,KG) CAPACIDAD INSTALADA DEL CAMION (MT3,KG) NOTA: SIRVE PARA MEDIR EL NIVEL DE USO DE LA CAPACIDAD QUE TIENE LOS VEHICULOS EN CUANTO A SU PESO Y DIMENSIONES PERMITIDAS. COMPARATIVO TRANSPORTE RENTABILIDAD VERSUS GASTOS OBJETIVO: Confrontar los gastos propios de unidades transportadas con los que ofrece el mercado de terceros. DEFINICIÓN: Medir el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los transportadores del medio. FORMULA= COSTO TRANSPORTE PROPIO X UNIDAD COSTO DE CONTRATAR TRANSP. X UNID. NOTA: Sirve para tomar la decisión acerca de contratar el transporte de mercancías o asumir la distribución directa del mismo.. Distribución y Servicio al Cliente ENTREGA PERFECTA DEFINICIÓN Cantidad de ordenes que se atienden perfectamente por una compañía y se considera que una orden es atendida de forma perfecta cuando cumple con lo siguientes: – – – – – La entrega es completa, todos los artículos se entregan a las cantidades solicitadas. La fecha del entrega es la estipulada por el cliente. La documentación que acompaña la entrega es completa y exacta. Los artículos se encuentran en perfectas condiciones El equipo de transporte de carga esta en condicione adecuadas en presentación y mantenimiento. – El personal de tripulación con nivel de servicio en la entrega de la mercancía. – La retroalimentación en la información de entrega de productos y ayudas inalámbricas (paperless and wireless) (trazabilidad) PLAZO DE ENTREGA (LEAD TIME) VENTAS PERDIDAS OBJETIVO: Identificar las causas por las ventas perdidas de la empresa por problemas logísticos de entrega de mercancía. DEFINICIÓN: Es el porcentaje del costo de las ventas que se pierden por incumplimientos en los pedidos facturados. FORMULA: VALOR PEDIDOS NO ENTREGADOS X 100 VALOR VENTAS COMPANIA PERIODICIDAD: SEMANAL(MENSUAL,TRIM/RAL O ANUAL) NOTA: Sirve para identificar los factores por la no entrega oportuna de pedidos a los clientes finales y poder tomar acciones correctivas para evitar perdida de clientes y ventas futuras. ERRORES EN FACTURAS OBJETIVO: Controlar la exactitud de las facturas enviadas a los clientes. DEFINICIÓN: Número y porcentaje de facturas con error por cliente, y agregación de los mismos. FORMULA: Valor = Facturas emitidas con errores* Total facturas emitidas* * 100 (*) Por cliente PERIODICIDAD: Mensual. IMPACTO: Generación de retrasos en los cobros, e imagen de mal servicio al cliente, con la pérdida de ventas que puede llevar aparejada. INDICADORES FINANCIEROS COSTOS LOGÍSTICOS DEFINICIÓN Los costos logísticos representan un porcentaje significativo de las ventas totales, margen bruto y los costos totales de las empresas, por ello deben controlarse permanentemente. Siendo el transporte que demanda mayor interés. FORMULA: COSTOS TOTALES LOGISTICOS X 100 TOTAL VENTAS DE LA COMPAÑIA Nota: Sirve para controlar los gastos logísticos en la empresa y medir el nivel de contribución efectuado % BACKORDERS DEFINICIÓN Se determina estableciendo la proporción existente entre el número de unidades pendientes (Backorders) y el número de unidades pedidas. % BACKORDERS = Unidades Pendientes X 100 Unidades Pedidas IMPACTO: Conocer el nivel de servicio en relación con las unidades solicitadas por los clientes y el servicio que se tiene pendiente con cada uno de ellos. COSTOS LOGISTICOS Vs ESTADOS FINANCIEROS 1.-EMPRESA INDUSTRIAL + VENTAS - COSTOS PRODUCTOS VENDIDOS COMPRAS PRODUCCION GASTOS DE VENTAS Y ADMIN. PROCESO DE PEDIDOS TRANSPORTE BODEGAJE CONTROL INVENTARIOS EMBALAJES - MARGEN OPERACIONAL GASTOS FINANCIEROS - UTLIDAD NETA INGRESOS COSTOS LOGISTICOS INGRESOS - COSTOS LOG = UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA LOGÍSTICA COSTOS LOGISTICOS Vs ESTADOS FINANCIEROS 2. EMPRESA COMERCIAL O DISTRIBUIDORA + - - - VENTAS COSTOS MERCANCIA VENDIDA DEVOLUCIONES DESCUENTOS GASTOS DE VENTAS Y ADMON TRANSPORTE BODEGAJE EMBALAJES INGRESOS COSTOS LOGISTICOS MARGEN OPERACIONAL GASTOS FINANCIEROS UTLIDAD NETA INGRESOS - COSTOS LOG = UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA LOGÍSTICA LOGISTICA INTERNACIONAL DISTRIBUCION FISICA INTERNACIONAL COSTO DE MATERIAS PRIMAS DEFINICIÓN: Consiste en determinar donde participa el costo de la materia prima, dentro del costo operativo total del producto. FORMULA: COSTO MATERIA PRIMA TOTAL COSTO FABRICACION Nota: Sirve para conocer el nivel de participación de la materia prima dentro del costo total de fabricación del bien exportado. COSTO DE UNIDAD EXPORTADA O IMPORTADA DEFINICIÓN: Consiste en calcular el costo unitario de exportar o importar una unidad hacia los mercados externos FORMULA: COSTO MERCANCIA EXPORTADA O IMP. TOTAL UNIDADES EXP. O IMP. Nota: Sirve para conocer el costo individual del producto exportado o importado,con el fin de conocer el porcentaje de costos dentro de los costos totales del producto y así poder definir el precio de venta adecuado. NIVEL DE EXPORTACIÓN DEFINICIÓN: Consiste en determinar el nivel de unidades y valor exportadas en relación con el total de ventas de la empresa. FORMULA: TOTAL UNIDADES O VALOR EXPORTADAS TOTAL UNIDADES O VALOR VENDIDAS Nota: Sirve para conocer el nivel de exportación en unidades y valorizadas , con el fin de planear mejor los procesos logísticos de distribución local e internacional y enfocar el plan estratégico de la empresa. CLASES DE INDICADORES DE GESTIÓN 1. IND. DE UTILIZACIÓN “COCIENTE ENTRE LA CAPACIDAD UTILIZADA Y LA DISPONIBLE” UTILIZACIÓN = CAPACIDAD UTILIZADA CAPACIDAD DISPONIBLE X 100 2. IND. DE RENDIMIENTO “COCIENTE ENTRE LA PRODUCCIÓN REAL Y LA ESPERADA” RENDIMENTO = NIVEL DE PROD. REAL NIVEL ESPERADO( STANDAR) X 100 3. IND. DE PRODUCTIVIDAD “COCIENTE ENTRE VAL. REALES PRODUCCIÓN Y RECURSOS EMP. PRODUCTIVIDAD = VALOR REAL PRODUCCIÓN VALOR REAL PROD. ESPERADO X 100 INDICADORES DE UTILIZACIÓN ALMACENAMIENTO • Horas de equipo utilizadas/Horas disponibles( para una actividad). • Volumen total recibido por día/capacidad de recepción diaria. • Volumen utilizado /Volumen disponible. • Localizaciones de almacenamiento utilizadas/Idem disponibles. • Peso manipulado/Peso máximo que es posible manipular. INDICADORES DE UTILIZACIÓN TRANSPORTE: • • • • Horas de trabajo conduciendo/Horas de trabajo totales. Distancia recorrida cargado/Distancia total recorrida. Horas de trabajo cargado /Horas de trabajo Capacidad real cubica usada vehículo/ Capacidad cubica por vehículo. • Carga en peso por vehículo/ Capacidad en peso por vehículo. INDICADORES DE UTILIZACIÓN INVENTARIO: • Horas de equipo utilizadas/horas de equipo disponibles. • Pedidos servidos/capacidad máxima de servir pedidos. • Líneas de productos servidas/capacidad de líneas de productos. • Unidades manipuladas/cantidad máxima de unidades que es posible manipular • horas de inventario real mercancia / horas programadas inventario INDICADORES DE UTILIZACIÓN ADMINISTRACIÓN: • Horas de trabajo utilizadas/Horas de trabajo disponibles. • Volumen de pedidos procesado/capacidad de procesar pedidos. • Pedidos recibidos/ Capacidad de procesar pedidos. • Horas dedicadas a responder reclamos/ horas disponibles. IND. DE PRODUCTIVIDAD BODEGAS CAJAS DESPACHADAS / HORAS DE TRABAJO COSTO MERCANCIA DESP. / PERSONAL BOD. VALOR DEL INVENTARIO / AREA MT2 BODEGAS COSTO DE BODEGA / COSTO MCIA DESPACHADA COSTO DISTRIBUCIÓN / VENTAS TOTALES TRANSPORTE VEHICULOS CARGADOS / HORAS TRAB. DE CARGA DISTANCIA RECORRIDA / HORAS DE TRABAJO UNIDADES CARGADAS / HORAS DE TRAB. CARGA DISTANCIA RECORRIDA / CONSUMO COMBUSTIBLE 40 INDICADORES PRODUCTIVIDAD ALMACENAMIENTO: • Valor de los artículos recibidos/ Horas de trabajo. • Peso manipulado internamente/ Horas de trabajo. • Cajas manipuladas internamente/ Horas de trabajo. • Estibas manipuladas internamente/ Horas de trabajo. • Pedidos servidos/ Costo total de la bodega INDICADORES PRODUCTIVIDAD ALMACENAMIENTO • • • • Valor de inventario/ Superficie. Valor de inventario/Volumen. Unidades/Superficie. Peso manipulado de recepción y expedición / Horas de trabajo. • Unidades manipuladas en recepción y expedición/ Costo total de la bodega. INDICADORES PRODUCTIVIDAD TRANSPORTE: • Vehículos cargados/Horas trab. de carga. • Peso cargado/ Horas de trabajo de carga. • Unid. cargadas/ Horas de trabajo de carga. • Tm. x Km.. Transportadas/Horas de viaje. • Distancia recorrida/Consumo de combustible = 10 Km/ Galón. • Paradas realizadas /Horas empleadas en paradas. INDICADORES PRODUCTIVIDAD ADMINISTRACIÓN • Valor de los pedidos introducidos/ Horas de equipo. • Pedidos introducidos/ Día . • Preguntas de clientes atendidas/Horas de trabajo. • Lineas de artículos introducidas/ Día. • Pedidos introducidos/ Costos totales. • Ordenes de compra procesadas/ Horas de trabajo.. IND. DE RENDIMIENTO BODEGAS PERDIDAS POR DETERIORO / PERDIDAS STANDAR POR DETERIORO. ROTACIÓN REAL / ROTACIÓN STANDAR UNIDADES ALMACENADAS X MT2 / UNIDADES STANDARD ALMACENADAS. TRANSPORTE USO REAL COMBUSTIBLE X HORAS / USO STANDAR GALON CONSUMIDOS X KMT REAL / STAND. GAL/KMTS DISTANCIA REAL RECORRIDA / DISTANCIA STANDAR RECORRIDA. 39 INDICADORES RENDIMIENTO ALMACENAMIENTO • Lineas almacenadas por horas de trabajo/ Lineas estándar por horas de trabajo. • Horas estándar de trabajo realizado/ Horas de trabajo reales. • Equipo real de servicio/ Equipo estándar fuera de servicio. • Costo real equipo/ Costo Presupuestado. • Costo total real de la bodega/Costo presupuestado INDICADORES RENDIMIENTO ALMACENAMIENTO • Rotación real/ Rotación estándar. • Perdidas reales por período de tiempo/ perdidas estándar por período de tiempo. • Pedidos reales manipulados por hora de trabajo/ Pedidos estándar manipulados por hora de trabajo. INDICADORES RENDIMIENTO INVENTARIO • Costo de planeación real/ Costo de planeación presupuestada. • Costo de gestión de inventario real/ Costo de gestión de inventario presupuestado. • Pedidos retrasados como porcentaje de las ventas de las ventas totales. • Tasa de rotación de inventario planeado contra los fijados como objetivo. INDICADORES RENDIMIENTO INVENTARIO • Equipo real fuera de servicio/ Equipo estándar fuera de servicio. • Errores reales en transacciones/ Errores estándar. • Preguntas reales respondidas/ Preguntas estándar respondidas. • Días de inventario disponible planeados contra los fijados como objetivo. • Nivel de servicio planeado contra nivel de servicio objetivo
