TÉCNICA ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. LISETH CORREA DENCY QUINTERO ESTEFANIA UPEGUI. FICHA:1500611 GC-F-004 V.01 CONSULTA, PRÉSTAMO, RADICACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS. GC-F-004 V.01 CONSULTA DE DOCUMENTOS La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta. GC-F-004 V.01 PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS El archivo general de la nación: Tiene como fin dar continuidad a las tramitaciones de los procedimientos administrativos que lo requieren, durante un periodo de tiempo. El préstamo de documentos carácter temporal. es de un El plazo máximo de préstamo documentos se establece de 15 días. de GC-F-004 V.01 El formulario de solicitud de préstamo incluye los siguientes campos: • Nombre del solicitante • Unidad administrativa • Nombre del responsable que solicita • Correo electrónico y teléfono del solicitante • Fecha de la solicitud • Datos de la documentación GC-F-004 V.01 FORMATO DE PRÉSTAMO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. GC-F-004 V.01 RADICACIÓN DE DOCUMENTOS El proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente el documento. La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de radicación un sello. GC-F-004 V.01 Esta numeración debe iniciarse anualmente. La actividad de radicación no se efectúa con toda la documentación recibida, solo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional, haciendo salvedad de que se debe radicar en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que hacen parte de la gestión administrativa y que va a conformar la memoria institucional. GC-F-004 V.01 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo (papel, video, casettes, cinta, película, microfilm) en uno o varios archivos digitales que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento. GC-F-004 V.01 ¿QUÉ SE PUEDE DIGITALIZAR A NIVEL DE DOCUMENTOS? Casi todos los documentos que sean en papel. Algunos ejemplos se dan a continuación: Cualquier documento en papel a documentos en formato electrónico. Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que puedan ser manipulados de manera eficiente. GC-F-004 V.01 Digitalización de facturas de proveedores, para extraer la información y agilizar el tratamiento de la factura por parte de la empresa. Digitalización de albaranes y pedidos y clientes, para que los pedidos entren rápidamente en el sistema de gestión sin tener que procesarlos manualmente. Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser digitalizados y catalogados automáticamente en el proceso de digitalización de documentos. GC-F-004 V.01 VÍDEO ACUERDO 060 Y CORRESPONDENCIA GC-F-004 V.01
