TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS DE INSUMOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS NOMBRE: CÓDIGO: CO-PG-01 FECHA APLICACIÓN: NIV. REV.: 09-OCTUBRE-2009 FECHA Administración SAP-ISO 09-OCT-09 LQ Adán Fco. J. Medrano Loera Jefe Corporativo de Sistemas de Calidad 09-OCT-09 ING. Francisco Sahagun Tirado Gerente de Logística 09-OCT-09 ING. Salvador Caballero Ortega Director de Planeación y Logística 09-OCT-09 Revisó y QFB. Ma. de los Ángeles Glez. B. Autorizó: QFB. Rosalía Saldaña Arana QFB. Ma Agustina Guerrero Hdez. 06 PAGINA: DEPARTAMENTO O ÁREA EMISORA: Logística REVISIÓN Y AUTORIZACIÓ004E PUESTO Elaboró: Tec. Ana Isabel López Rodriguez Revisó: FECHA EMISIÓN: 09-OCTUBRE-2009 Jefe de Aseguramiento de Calidad / Responsable Sanitario Planta Hormonales y Corticoides Gerente de Aseguramiento de Calidad / Responsable Sanitario Planta Salud Natural Director Corporativo de Calidad / Responsable Sanitario Planta Farmacéuticos y Betalactamicos 1 de 12 FIRMA 09-OCT-09 09-OCT-09 09-OCT-09 1. OBJETIVO Planear y Programar las adquisiciones de forma oportuna de Insumos, equipos y servicios que intervienen de forma directa e indirecta en la fabricación de un producto y áreas administrativas, de acuerdo a las necesidades y especificaciones de los mismos. 2. ALCANCE El Presente Procedimiento aplica en las Compras generadas en Salud Natural Mexicana y Productos Farmacéuticos Collins. 3. EQUIPO Y MATERIAL REQUERIDO 3.1. PC e Impresoras 3.2. Sistema SAP 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4.1. Back Order: Pedido de cliente colocado para la venta de producto terminado No surtido en su totalidad. 4.2. Centro: Planta de fabricación donde se realiza la manufactura de un producto en sistema SAP, se asigna numéricamente a las mismas. (Farma 1000) (Beta 2000) (Corticoides 3000) (Salud Natural 4000). 4.3. DMF: (Drug Master File): Archivo maestro de activo (fármaco). 4.4. Excipiente: Es una sustancia natural o sintética que no contenga actividad farmacológica y que reúna condiciones para ser parte de un medicamento. 4.5. Formula Maestra: listado de ingredientes que son utilizados en la fabricación de un producto en todas sus fases el cual está registrado y autorizado. 4.6. GMP: (Good Manufacturing Practices): Certificados de Buenas Prácticas de Manufactura. 4.7. Insumos: Toda aquella Materia prima, Material de Envase y Empaque, que se reciben en una planta que intervienen de forma directa en la fabricación de un Producto Terminado. FORMATO: CS-FO-01, REV.04 TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS DE INSUMOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS 4.8. 4.9. 4.10. 4.11. 4.12. 4.13. 4.14. 4.15. 4.16. 4.17. 4.18. 4.19. 4.20. FECHA EMISIÓN: 09-OCTUBRE-2009 CÓDIGO: CO-PG-01 FECHA APLICACIÓN: NIV. REV.: 09-OCTUBRE-2009 DEPARTAMENTO O ÁREA EMISORA: Logística 06 PAGINA: 2 de 12 Materiales Indirectos: Todos los Productos y/o Servicio que No intervienen de forma directa en la fabricación de un Producto Terminado(Químicos, Uniformes, Equipos de Trabajo, Maquinaria, Equipos Diversos), que son adquiridos por una planta Materia Prima: a cualquier ingrediente utilizado en la producción de un medicamento. Materiales: Material de Envase y Empaque; accesorio utilizado en el envase y empaque de un producto terminado, en las fases de su manufactura. MRP: Planificación de requerimientos de Materiales. Pedidos: Sinónimo de sistema SAP para las Ordenes de Compra generada en el mismo. Principio Activo: Es sustancia natural o sintética que tenga alguna actividad farmacológica y que se identifique por sus propiedades físicas, químicas o acciones biológicas que no se presenten en forma farmacéutica y que reúnan condiciones para ser empleados como medicamento o como parte de un medicamento. Pronostico de Venta: (Forecast: FCST), proyección y/o plan de ventas de Productos por un tiempo definidos por periodos mensuales. Requerimientos: Necesidad creada para el abastecimiento de un insumo y/o no inventariable Requisición de Compra: formato del área de compras, en el cual se especifica un producto o servicio del cual se solicita su compra. Sistema: RP instalado en un compañía para la administración de sus procesos en este caso llamado SAP. SOP: Termino de sistema SAP en la creación de Plan Global y/o Pronostico de Ventas. Solicitudes de Pedido: nombre en sistema a los requerimientos de compra en base al MRP Tipo de Material: Todo tipo de articulo controlado por almacenes registrado en sistema SAP, cualquier que sea su origen o destino (Materias Primas, Materiales de Envase Empaque, Producto Terminado, Granel) 5. RESPONSABILIDADES 5.1. Del Responsable de Compras y/o Gerente de Logística: 5.1.1. Mantener y dar seguimiento a los requerimientos de Insumos y/o Insumos Materiales Indirectos, con el fin de tener cubiertos los requerimientos necesarios en el MRP y/o “Requisición de Compra” 5.1.2. Solicitar, actualizar y/o verificar la Cotización de cada insumo a adquirir con Proveedores autorizados. 5.1.3. Verificar y validar que las Ordenes de Compra sean dirigidas a Proveedores aprobado, conforme al Catalogo autorizado. 5.1.3.1. Indiquen las Especificaciones establecidas en su Calidad, Empaque, Condiciones de Entrega y Negociaciones de compra (precio y condiciones). 5.1.4. En el caso que lo aplique, respaldar con una a tres Cotización según corresponda la Orden de Compra 5.1.5. La liberación de las Ordenes de Compra de $0.01 hasta $1’000,000.00 MXN). 5.1.6. Dar seguimiento a las Ordenes de Compra hasta su entrega. 5.1.7. Dar seguimiento al posible Dictamen de Rechazo, para agilizar si aplicar su reposición y/o negociación con Proveedor. 5.1.8. Generar la “Solicitud de Evaluación de Insumos y Nuevos Fabricantes” para la entregar las Muestras a Aseguramiento de Calidad para los análisis correspondientes. 5.1.9. Generar en tiempo y forma si aplica la “Solicitud de Cheque” con las firmas de autorización correspondientes, entregando a Cuentas por Pagar. 5.1.10. Mantener y Controlar el Lista de Proveedores Aprobados, con el estatus dictaminado. 5.1.11. Cierre de Ordenes de Compra y/o limpieza de Solicitudes de Pedido, evitando adquisiciones innecesarias. 5.1.12. Dar seguimiento a las anomalías reportadas por los Encargados de Recepción de Proveedores. 5.1.13. Proporcionar el precio en tiempo y forma de Insumos nuevos al Area de Costos. FORMATO: CS-FO-01, REV.04 TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS DE INSUMOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS FECHA EMISIÓN: 09-OCTUBRE-2009 CÓDIGO: CO-PG-01 FECHA APLICACIÓN: NIV. REV.: 09-OCTUBRE-2009 DEPARTAMENTO O ÁREA EMISORA: Logística 06 PAGINA: 3 de 12 5.2. Del Gerente y/o Director de Logística: 5.2.1. Autorizar las “Ordenes de Compra” creadas con un importe mayor a $1’000,0001.00 en adelante. 5.2.2.Autorizar las “Solicitudes de Cheque” generadas según aplique las condiciones de proveedores. 5.2.3.Verificar que los Requerimientos de insumos lanzados por el MRP, sean cubiertos en tiempo y forma, con el fin de evitar faltantes en la existencia de Productos Terminados. 5.2.4.Verificar que el presente procedimiento se aplique correctamente validando los volúmenes de compra y precios redituables para la compañía. 5.3. De Encargados, Jefes y/o auxiliares de las Areas: 5.3.1.Generar en tiempo y forma la “Requisición de Compra” (con planeación), con el fin de solicitar los Materiales Indirectos, con las firmas de autorización correspondientes. 5.3.2.Respaldar y/o justificar la requisición con las especificaciones y si aplica cotizaciones correspondientes, según el proveedor aprobado y/o insumos. 5.3.3.Generar e indicar las Especificaciones de los Insumos Materiales Indirectos a adquirir. 5.3.4.Dar seguimiento a las Ordenes de Compra lanzadas de sus Requerimientos, hasta su entrega y satisfacción de las mismas. 5.4. De Directores y/o Gerentes de Area: 5.4.1.Autorizar en tiempo y forma las “Requisición de Compra” verificando Cantidad, si aplicara Precio y/o Proveedor (Gerente de $0.01 a $500,000.00) y/o (Directores de $0.01 a $1’000,000.00). Nota: Excepto las compras de maquinaria que debe incluir la firma de Dirección General. 5.5. De Ingeniería de Empaque: 5.5.1.Generar, mantener, controlar e informar en tiempo y forma la Especificaciones de los Materiales, en su calidad, empaque, diseño y condiciones de almacenaje de las mismas. 5.5.1.1. Mantener en Sistema al día el código de la Versión de los Materiales impresos. 5.6. De Desarrollo: 5.6.1.Generar e informar en tiempo y forma las Especificaciones de las Materias Primas e informar a Calidad para la difusión en sistema. 5.6.2.Solicitar, Mantener y resguardar la documentación GMP y DMF, manteniendo estos en área de Asuntos Regulatorios. 5.6.3.En su área de Asuntos Regulatorios, conjuntamente con Aseguramiento de Calidad, definir, autorizar, mantener, publicar, y controlar los Fabricantes autorizados en las Materias Primas que lo apliquen. 5.7. De Aseguramiento de Calidad: 5.7.1.La validación de Lista de Proveedores aprobados. 5.7.2.La valoración de los insumos adquiridos en tiempo y forma (Dictamen). 5.7.3.Generar en tiempo y forma el Dictamen de los Insumos. 5.7.3.1. Generar el resultado de Aprobado a la brevedad posible, para continuar con su utilización. 5.7.3.2. Generar el resultado de Rechazo a la brevedad posible para agilizar su negociación con proveedor 5.7.4.Administrar y Mantener e informar en tiempo y forma las Especificaciones de la Materia prima a adquirir, en base a su calidad, empaque y condiciones de almacenaje de las mismas. 5.7.5.Mantener en Sistema SAP al día el registro de Nombres de Fabricantes Autorizados, conjuntamente con el Area de Desarrollo. 5.7.6.Analizar y evaluar las muestras solicitadas y entrega de resultados a la brevedad posible. 5.8. Encargados de Recepción de Materiales (Proveedores) para cualquier insumos 5.8.1.Reportar a los Responsables de Compras cualquier anomalía de la Compra recibida en tiempo y forma, en base a las políticas establecidas. 5.8.1.1. Precio, Cantidad, Condiciones, Empaque, Calidad y/o documentación indicada. 6. DIAGRAMA DE FLUJO FORMATO: CS-FO-01, REV.04 TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS DE INSUMOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS FECHA EMISIÓN: 09-OCTUBRE-2009 CÓDIGO: CO-PG-01 FECHA APLICACIÓN: NIV. REV.: 09-OCTUBRE-2009 DEPARTAMENTO O ÁREA EMISORA: Logística 06 PAGINA: 4 de 12 FORMATO: CS-FO-01, REV.04 TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS DE INSUMOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS FECHA EMISIÓN: 09-OCTUBRE-2009 CÓDIGO: CO-PG-01 FECHA APLICACIÓN: NIV. REV.: 09-OCTUBRE-2009 DEPARTAMENTO O ÁREA EMISORA: Logística 06 PAGINA: 5 de 12 7. DESARROLLO FORMATO: CS-FO-01, REV.04 TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS DE INSUMOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS FECHA EMISIÓN: 09-OCTUBRE-2009 CÓDIGO: CO-PG-01 FECHA APLICACIÓN: NIV. REV.: 09-OCTUBRE-2009 DEPARTAMENTO O ÁREA EMISORA: Logística 06 PAGINA: 6 de 12 NOTA: Este Procedimiento se genera en base a los Requerimiento de Insumos y/o Materiales Indirectos (Productos y Servicios) los cuales cubren los procesos de una Planta, divididos en estos Dos Grupos. 7.1. ANALISIS Y COTIZACION DE REQUERIMIENTOS DE “INSUMOS”. Los Requerimientos de éstos, son creados por el Departamento de Planeación y Logística, al generar el MRP mensual y/o según lo requiera la creación y/o modificación de Productos o SOP, al término de éste, informa al Responsable de Compra y éste ejecuta el presente Procedimiento. 7.1.1.Ingresa a la Transacción ZILO (reporte de indicadores de logística), filtra los insumos de 0 a 30 días de alcance y clasifica la prioridad de compra en base al “Reporte Back Order” (Transacción ZBACKORDER) y/o “Programa de Producción”. 7.1.1.1. Si no aplica esta clasificación, marca la prioridad por el alcance de dicho insumo, en base a su clasificación ABC como lo indican los Objetivos de Compra. 7.1.2.En base a su prioridad verifica Si se cuenta con cotización vigente de Proveedores en el “Lista de Proveedores Aprobados”, si se cuenta con varios distribuidores para este Insumo, evalúa de forma comparativa, asignando al Proveedor más redituable y continua con el punto 7.3, si No continua con el punto 7.1.3. NOTA: Si existiera alguna duda sobre las especificaciones en sistema sac y sap contra las de proveedor, se debe revisar y/o consultar con Gerente y/o Director de Calidad (se revise de manera inmediata) dando una respuesta oportuna. 7.1.3.Analiza el “Lista de Proveedores Aprobados”, seleccionando mínimo dos de ellos que cumplan con las especificaciones y en el caso que aplique los fabricantes establecidos para la Planta. 7.1.4.Verifica las cotizaciones de los Proveedores, si no se contara con actualización de estas, genera y envía el correo correspondiente para su cotización, solicitando la confirmación de la siguiente información. 7.1.4.1. Precio 7.1.4.2. Fecha de disponibilidad del mismo y condiciones de entrega 7.1.4.3. Condiciones pago 7.1.4.4. Fabricante. 7.1.5. Al recibir dicha información, evalúa los resultados de forma comparativa, asignado al Proveedor con las condiciones más redituables, sin perder la evaluación de su calidad y genera el punto 7.3. 7.1.6.En el caso de cotizar los Insumos con Proveedores Aprobados que no hayan tenido su distribución y fueran una alternativa redituable, se solicita inicialmente la evaluación documental de los insumos propuestos, a Control de Procesos (Materias primas) e Ingeniería de Empaque (Materiales) confirmando por medio de sus especificación y certificados y/o muestras 7.1.6.1. Si aplica la entregadas de muestras, genera el formato “Solicitud de Evaluación de Insumos y Nuevos Fabricantes” previas a la Orden de Compra, ya dictaminado(aprobado) continua con el punto 7.3 NOTA: Ingeniería de Empaque y Control de Procesos, entregan el dictamen de las muestras de forma documentada a la brevedad posible o en base a las prioridades marcadas por Planeación-Compras. 7.1.7. En el caso de Insumos nuevos, el Area de Desarrollo informa la necesidad del mismo entregando las especificación a Compras y/o Ingeniería de Empaque, estos inician la búsqueda de la distribución con Proveedores del “Lista de Aprobados”. 7.1.7.1. Envía al proveedor asignado la especificación solicitándole muestras con certificados y/o especificaciones; si aplicara le solicita cotización en base al punto 7.1.4. FORMATO: CS-FO-01, REV.04 TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS DE INSUMOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS FECHA EMISIÓN: 09-OCTUBRE-2009 CÓDIGO: CO-PG-01 FECHA APLICACIÓN: NIV. REV.: 09-OCTUBRE-2009 DEPARTAMENTO O ÁREA EMISORA: Logística 06 PAGINA: 7 de 12 7.1.7.2. Entrega las muestras documentadas a Ingeniería de Empaque (Materiales) y Control de Procesos (Materia Prima) con el formato “Solicitud de Evaluación de Insumos y Nuevos Fabricantes”, marcando la prioridad. 7.1.7.2.1. Dichas áreas hacen la valoración de muestras y documentación en base a sus procesos informando inmediatamente del dictamen. 7.1.7.3. Dictaminada (aprobada) la muestra y el Vo.Bo. del Area de Desarrollo, genera el punto.7.1.5. 7.1.7.3.1. En caso de no ser aprobada se le informa al proveedor correspondiente. 7.1.8.En el caso de No contar con Proveedor Aprobado y/o Fabricantes o cambio de Fabricante, se realiza una búsqueda en el Mercado libre en base al Insumo requerido, al encontrar Proveedores se evalúa este con una Auditoria de Calidad en sus instalaciones en base al “Procedimiento General Evaluación Aceptación y Re-evaluación de Proveedores”, así como la revisión, análisis y evaluación de la especificación del producto ofrecido. 7.1.8.1. Simultáneamente a la programación y/o ejecución de la Auditoria se genera el punto 7.1.7.1 y 7.1.7.2. 7.1.8.2. Aprobado el Proveedor y dictaminado el Insumo ofrecido, genera el punto 7.4 y continúa el punto 7.1.5. NOTA: Deben estar cubiertos satisfactoriamente según corresponda completamente el punto 7.1.7 y/o 7.1.8 para generar las órdenes de compra. NOTA: Un Proveedor Aprobado es el que cumple con las especificaciones establecidas en Calidad y condiciones de Compra. 7.2. ANALISIS Y COTIZACION DE REQUERIMIENTOS DE “MATERIALES INDIRECTOS”: Los requerimientos son creados por las Areas de la compañía, entregando la “Requisición de Compra” debidamente firmada al Responsable de Compras y quien realiza el presente procedimiento. 7.2.1. El auxiliar de compras Recibe la “Requisición de Compra” y revisa los siguientes registros. 7.2.1.1. Departamento Solicitante 7.2.1.2. Centro de Costo (cuando éste no es registrado la “Orden de Compra” se asigna al Centro del Departamento solicitante). 7.2.1.3. Solicitado por (Encargado, Jefe de Area y/o persona que lo requiere.) 7.2.1.4. Fecha de Solicitud (fecha de creación). 7.2.1.5. Fecha de Entrega (fecha limite que se requiere el producto o servicio en el área) 7.2.1.6. Cantidad y Especificaciones del Material a adquirir 7.2.1.7. Observaciones (si aplica) 7.2.1.8. Firma Gerente y Director (autorización de la compra, responsabilidad 5.4). 7.2.1.9. Cotización y/o especificación en caso que aplique a proveedores únicos 7.2.2. Coloca el sello de recibo en copia y original, en el campo de (área de compras) firma de conformidad, entregando al personal del área su copia. NOTA: Si alguno de los registros no coincide y/o las especificaciones no están claras y completas la requisición se rechaza para su corrección, y el área entrega ya corregida iniciando nuevamente el proceso. 7.2.3. Clasifica las “Requisiciones” por departamento solicitante, según la fecha de entrega requerida, colocando en la parte superior la prioridad inmediata y/o urgente y sucesivamente por fecha (día-mes). 7.2.4. Iniciando el proceso con las “Requisiciones” de prioridad urgente, continúa con inmediata, y sucesivamente con fechas registrada y selecciona mínimo dos Proveedores del “Lista de Proveedores aprobado” para la distribución de dicha compra, genera y envía el correo solicitando cotización con la confirmación de la siguiente información, indicando las especificaciones de la compra. FORMATO: CS-FO-01, REV.04 TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS DE INSUMOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS 7.2.4.1. 7.2.4.2. 7.2.4.3. 7.2.4.4. FECHA EMISIÓN: 09-OCTUBRE-2009 CÓDIGO: CO-PG-01 FECHA APLICACIÓN: NIV. REV.: 09-OCTUBRE-2009 DEPARTAMENTO O ÁREA EMISORA: Logística 06 PAGINA: 8 de 12 Cantidad y Precio Fecha de entrega Confirmación de cubrir especificaciones y calidad Condiciones de compra. 7.2.5.Al recibir dicha información, evalúa los resultados de forma comparativa, asignado al Proveedor con las condiciones más redituables para la compañía, sin perder la evaluación de su calidad 7.2.6. En el caso de Proveedores únicos, por las características y especificaciones de la compra, solicita se confirme vía correo la fecha de entrega, precio y condiciones de compra, al recibir la respuesta coloca la evidencia en la “Requisición” y realiza el punto 7.3 7.2.6.1. En el caso que el Area solicitante anexe una o varias cotizaciones de Proveedores específicos, se analiza si estos son Únicos, si aplica genera el punto 7.2.5, si No genera el 7.2.4. 7.2.7. En el caso de productos y/o servicios solicitados por primera vez, se busca la distribución del mismo, inicialmente con proveedores del “Lista de Aprobados” y genera el punto 7.2.4. 7.2.7.1. En el caso de No contar con Proveedor Aprobado se realiza una búsqueda en el Mercado Libre en base a lo requerido, al encontrar Proveedores (3), se analiza en base la estructura administrativa del mismo, Si estos aplican la evaluación de Auditoría de Calidad se programa de acuerdo al “Procedimiento General Evaluación, Aceptación y Re-evaluación de Proveedores”. Si No aplica esta condición, continua con el punto 7.2.4, selecciona la opción más redituable para la compañía y genera el punto 7.4 para el Proveedor calificado para la compra y continúa con el punto 7.3., Debe estar cubierto satisfactoriamente este punto para generar las órdenes de compra. NOTA: Periodo de trámite para las “Requisiciones de Compra” por lo registrado como fecha de entrega: Fecha de Entrega: Urgente; procesada de forma inmediata hasta la creación de la orden de compra. Fecha de Entrega: Inmediata; se procesa de 1 a 24 hrs después de la fecha que se entrega a compras. Fecha de Entrega: Establecida (día. mes. año); 48 hrs antes de la fecha indicada Observación: hay productos y/o servicios que es posible que su periodo de entrega sea de semanas (indicado por proveedor) pero el trámite para compras debe ser dentro de lo indicado como fecha de entrega. 7.3. CREACION DE ORDEN DE COMPRA (Envió y Confirmación de Proveedor): 7.3.1.En caso de Insumos ingresando a la Transacción MD04 la cual en automático envía a la ME21N, convirtiendo en Pedido (Orden de Compra), una o varias Solicitudes de pedido según sea necesario colocando en la misma posición en base a la fecha de entrega hasta cubrir la cantidad requerida. 7.3.1.1. Verificando Clase de pedido, organización y grupo de compra, registra proveedor deseado 7.3.1.2. Valida los datos: Material, cantidad, unidad de medida, precio, moneda, fecha de entrega, centro receptor, % excesos entrega, activar verificación de factura, registra y/o verifica el indicador de impuesto. 7.3.1.3. Valida y verifica el o los Fabricantes autorizados (materia prima) y/o Versión (materiales) en los insumos que apliquen, en al vista Textos (Texto pedido de material) corroborando estos en la visualización de la Orden de Compra para su impresión, y continua con el punto 7.3.3 7.3.1.3.1. Validar en caso de alguna contingencia, estos datos para la Orden de compra con Personal autorizado o identificados con los fabricantes y/o versiones vigentes.(Ej. Ordenes manuales). NOTA: Esto también aplica en los Requerimientos de Maquila solo se registra por cada posición en el campo (Tipo de Posición = L- Subcontratación). FORMATO: CS-FO-01, REV.04 TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS DE INSUMOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS FECHA EMISIÓN: 09-OCTUBRE-2009 CÓDIGO: CO-PG-01 FECHA APLICACIÓN: NIV. REV.: 09-OCTUBRE-2009 DEPARTAMENTO O ÁREA EMISORA: Logística 06 PAGINA: 9 de 12 7.3.2.En el caso de Materiales Indirectos, ingresa a la Transacción ME21N y genera la Orden de compra de forma manual, en base a la “Requisición de compra” previamente cotizada. 7.3.2.1. Verifica la Clase de pedido y registra proveedor, organización y grupo de compra, sociedad, tipo de imputación (K=Centro de costo) en caso que se defina como Activo (A=Activo fijo). NOTA: En las Compras de Materiales Indirectos, No se generan con la asignan de un numero de Material. 7.3.2.2. Genera el registro de la compra iniciando con la (Txt.brv) Descripción del producto y/o servicio, cantidad, unidad de medida, fecha de entrega, precio, moneda, grupo de artículo, centro receptor, verifica la activación de verificación de factura, registra indicador de impuestos y continua. 7.3.3.Genera el mensaje de impresión y da clic grabando lo registrado (el sistema asigna el número de Folio correspondiente según la Compañía solicitante) Sociedad 1000-Collins (7xxxxx), 2000-Salud (6zzzzzz). 7.3.3.1. Visualiza impresión y valida los texto de condiciones de entrega, calidad y documentación. 7.3.4.En la Transacción ZPDF, con la orden de spool genera el formato de “Orden de Compra” a enviar. 7.3.5.Archiva de forma electrónica las Ordenes de Compra generadas por Numero de Folio en su forma pdf. 7.3.6. En el caso de Materiales impresos, envía por mail la Orden de Compra a Ingeniería de Empaque solicitando verifique la versión registrada y el proveedor de la misma. 7.3.6.1. Ingeniería de Empaque valida estos datos y anexa los documentos correspondientes, enviando la información a Compras. 7.3.6.2. Al recibir la confirmación Compras genera el punto 7.3.7 7.3.7.Generar el correo al mail correspondiente, adjuntando una o varias Ordenes de Compra para cada uno de los Proveedores correspondientes, solicitando confirme la recepción y condiciones de las mismas. 7.3.7.1. Precio 7.3.7.2. Cantidad 7.3.7.3. Fecha de Entrega 7.3.7.4. Fabricante y/o Versión de diseño (aprobada-actualizada), según corresponda 7.3.7.5. Condiciones de pago 7.3.8. Genera el punto 7.5, validando la autorización de la Compra, si excede el importe autorizado para la liberación en su responsabilidad, le informa al Gerente y/o Director para la liberación final. NOTA: Las Ordenes de Compra son firmadas electrónicamente en su creación, liberación y autorización por control automático de sistema SAP con la visualización del Usuario personalizado (Ej.: MANLOPEZ). 7.3.9. Si las condiciones de pago del Proveedor lo requieren, genera el formato “Solicitud de Cheque” adjunta al mismo los respaldos correspondientes (Orden de Compra, Cotización y/o Requisición autorizado), y solicita al Gerente y/o Director de Logística la autorización. 7.3.9.1. Ya autorizado lo entrega a Cuentas por Pagar, solicitándole firme de recibido en la copia. 7.3.9.2. Archiva de forma consecutiva descendente en base a su folio. 7.4. CREACION Y/O REGISTRO DE PROVEEDORES: Este punto lo inicia el Responsable de Compras según el Insumo, producto o servicio a adquirir conjuntamente de Cuentas por Pagar. 7.4.1. Genera el correo al Proveedor solicitando los siguientes datos para el registro en sistema del mismo. 7.4.1.1. Razón social y Domicilio Fiscal FORMATO: CS-FO-01, REV.04 TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS DE INSUMOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS FECHA EMISIÓN: 09-OCTUBRE-2009 CÓDIGO: CO-PG-01 FECHA APLICACIÓN: NIV. REV.: 09-OCTUBRE-2009 DEPARTAMENTO O ÁREA EMISORA: Logística 06 PAGINA: 10 de 12 7.4.1.2. Envió de Cedula del RFC y CURP 7.4.1.3. Numero de Teléfono, Fax. 7.4.1.4. Contacto y Mail 7.4.1.5. Si aplica Nombre Comercial (Ej. RFC: Maria del Consuelo Juárez = Soluciones en Envase 7.4.1.6. Plazo de crédito o condiciones de compra 7.4.2.Recibidos los datos, verifica en el Catalogo interno de Sistema en la Transacción MK02, si se encuentra registro financiero, confirma y/o registra las vistas correspondientes en base a los datos recibidos e informa a Cuentas por Pagar para su revisión (Vista Fiscal), antes de su primer compra. 7.4.2.1. Si No existiera ningún registro para el Proveedor, ingresa a la Transacción MK01 y lo crea registrando las vistas correspondientes en común acuerdo con Cuentas por Pagar, ya que el sistema automáticamente asigna el número. 7.4.3. Registrado el proveedor se continúa con el punto 7.1 y/o 7.2 y 7.3, según corresponda el insumo, producto o servicio, confirmando con esto la aprobación del mismo. 7.4.4.En caso de compra de Insumos si aplicara en las características y/o especificaciones del mismo, el Proveedor es evaluado en base al "Procedimiento General Evaluación, Aceptación y Reevaluación de Proveedores”, por el Responsable de Compra y/o Gerente de Logística conjuntamente el Gerente de Aseguramiento de Calidad y en el caso de Materiales el Jefe de Ingeniería de Empaque. 7.4.4.1. Documentado en el formato “Evaluación a Proveedores”. 7.4.5. Si este fuera Aprobado se genera el punto 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3 según corresponda. 7.4.6. Si este No fue Aprobado, le informa al Proveedor por correo que por esta ocasión para la distribución del insumo, producto y/o servicio y si fuera necesario continúa con la búsqueda para la compra. 7.5. LIBERACION DE ORDENES DE COMPRA: Este punto es realizado al término del punto 7.3 en base al Nivel de autorización documentado en las Responsabilidades 6.1.3 y 6.2.1 Gerente y/o Director de Logística. 7.5.1. Ingresa a la Transacción ME29N, y en el vista (estrategia liberación), activa la liberación de la misma en la posición uno o dos o ambas, según corresponda la autorización. 7.5.1.1. Dando un clic sobre la columna y campo correspondiente. 7.5.2. En caso de liberación de segundo nivel solo libera la posición uno de la vista e informa vía correo el numero de la Orden de Compra al Gerente y/o Director active la liberación del la misma, en base a la descrito en el punto 6.1.3 y 6.2.1 del presente. 7.5.3.El Gerente y/o Director, si aplica genera el punto 7.5.1 según corresponda. NOTA: La liberación de Ordenes de compra se controla directamente en sistema en su clasificación de importe. 7.6. SEGUMIENTO DE COMPRA: 7.6.1. En el caso de Insumos: analiza el reporte “Indicadores de Logística” en la Transacción ZILO y en base a sus faltantes con Orden de compra generada, ingresa a la Transacción ZPEDCOM, filtra este por fecha de entrega y genera un reporte por proveedor. 7.6.1.1. Envía por correo dicho reporte dando prioridad a los atrasados y/o fecha actual, solicitándole al Proveedor confirme el status de dicha entrega y si aplica motivo de atraso y fecha de entrega real. 7.6.1.2. Le confirma al Proveedor que debe respetar dichas fechas y le solicita informe con anticipación de los atrasos o será sancionado como lo estipula el Contrato. FORMATO: CS-FO-01, REV.04 TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS DE INSUMOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS FECHA EMISIÓN: 09-OCTUBRE-2009 CÓDIGO: CO-PG-01 FECHA APLICACIÓN: NIV. REV.: 09-OCTUBRE-2009 DEPARTAMENTO O ÁREA EMISORA: Logística 06 PAGINA: 11 de 12 7.6.2. En el caso de Materiales Indirectos: el seguimiento es en apoyo con las Areas solicitantes los cuales informan al Auxiliar de Compras de posible retraso de alguna entrega en base a las fechas estipuladas en la Orden de Compra. 7.6.2.1. El Auxiliar de Compras, se comunica con el Proveedor vía correo y/o telefónica según corresponda, solicitando la entrega del mismo, así como el motivo del retraso. 7.6.2.2. Le confirma al Proveedor que debe respetar dichas fechas y le solicita informe con anticipación de los atrasos o será sancionado con el pago y/o cancelación de la compra. 7.7. EVALUACION DE PROVEEDORES (Servicio, Cantidad, Oportunidad, Calidad) 7.7.1. Genera trimestralmente el “Procedimiento General Evaluación, Aceptación y Re-evaluación de Proveedores” para los Proveedores con movimientos en este periodo, generando el reporte correspondiente, archivando por Proveedor manteniendo su histórico. 7.7.1.1. En caso de ser necesario por el resultado del Flujo de entregas, esto puede ser aplicado cada mes o dos meses según los dictamines de los mismos. 8. CONTROL DE REVISION. Nivel Revisión Fecha Motivo del Cambio 04 26-ENE-2005 Se modificaron los puntos 2, 7.1, 7.4, 7.5, 7.6, 7.7, 7.8, 7.9 05 09-MAY-2007 Se actualiza el documento en fechas para mantenerlo vigente en el sistema, sin sufrir ningún cambio en el contenido del documento. 06 09-OCT-2009 Se cambia el formato del documento para aplicación corporativa y se actualiza al proceso actual con el sistema SAP (formatos y documentos utilizables). 9. DOCUMENTOS Y BIBLIOGRAFIAS APLICABLES 9.1. 9.2. 9.3. El presente documento proviene del Manual de Calidad, CS-MC-01 Norma Oficial Mexicana NOM-059-SSA-1:2006 Buenas prácticas de fabricación para establecimientos de la industria química farmacéutica, dedicados a la fabricación de medicamentos. Procedimiento General “Evaluación, Aceptación y Re-evaluación de Proveedores”, CO-PG-07 9.4. Procedimiento General Recepción, Manejo, Almacenamiento, Conservación de Materia Prima y Materiales, CL-PG-01. 10. ANEXOS 10.1. Reporte de Dictamen de Materia Prima y Materiales, CA-FO-08 10.2. Reporte de Rechazo, CA-FO-07 10.3. Evaluación a Proveedor, CO-FO-05 10.4. Orden de Compra (sistema centro 1000 al 3000), CO-FO-03 10.5. Orden de Compra (sistema centro 4000), CO-FO-04 10.6. Requisición de Compras, CO-FO-05 10.7. Solicitud de Cheques, CO-FO-06 10.8. Solicitud de Evaluación de Insumos y Nuevos Fabricantes, CO-FO-01 10.9. Programa de Producción, CP-FO-02-03 FORMATO: CS-FO-01, REV.04 TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO PROCEDIMIENTO GENERAL DE COMPRAS DE INSUMOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS 10.10. 10.11. 10.12. 10.13. 10.14. 10.15. 10.16. 10.17. 10.18. 10.19. 10.20. 10.21. FECHA EMISIÓN: 09-OCTUBRE-2009 CÓDIGO: CO-PG-01 FECHA APLICACIÓN: NIV. REV.: 09-OCTUBRE-2009 DEPARTAMENTO O ÁREA EMISORA: Logística 06 PAGINA: 12 de 12 Bitácora de Lote interno de Materia Prima Bitácora de Lote interno de Materiales de Envase y Empaque Lista Maestra de Especificaciones de Materia Prima, CS-LM1-03 Lista Maestra de Especificaciones de Materiales de Envase y Empaque, CS-LM-04 Lista Maestra de Especificaciones de Materiales de Envase y Empaque, SS-LM-04 Lista Maestra de Especificaciones de Materia Prima, SS-LM-03 Lista Maestra de Diseños de autorizaciones de Impresores, CEE-FO-03 Lista Maestra de Estándares de Insumos, CL-LM-01 Reporte Pedidos de Compra, (Sistema Transacción ZPEDCOM). Reporte Indicadores de Logística (Sistema Transacción ZILO). Reporte de Back Order (Sistema Transacción ZBACKORDER). Lista de Proveedores Aprobados, (Sistema Transacción MKVZ) FORMATO: CS-FO-01, REV.04
