Manual de Funciones y Procedimientos - Nutresa S.A.S

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MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EMPRESA: COMERCIAL NUTRESA S.A.S
GESTION DEL TALENTO HUMANO
ANGIE YULIET ZUÑIGA
PABLO ANDRES GUZMAN
OSCAR FELIPE ORTEGA
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE INGENIERIAS
PLAN DE ESTUDIO DE INGENIERIA INDUSTRIAL
SAN JOSE DE CUCUTA
2013
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MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
EMPRESA: COMERCIAL NUTRESA S.A.S
GESTION DEL TALENTO HUMANO
ANGIE YULIET ZUÑIGA 1191150
PABLO ANDRES GUZMAN 1191245
OSCAR FELIPE ORTEGA 1191413
Dra.LUZ ESTELA DURAN CAICEDO
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE INGENIERIAS
PLAN DE ESTUDIO DE INGENIERIA INDUSTRIAL
SAN JOSE DE CUCUTA
2013
3
ÍNDICE
INTRODUCCION………………………………………………………………………….4
OBJETIVOS………………………………………………………………………………..5
OBJETIVO GENERAL…………………………………………………………………....5
OBJETIVOS ESPECIFICOS……………………………………………………………. 5
COMERCIAL NUTRESA S.A.S………………………………………………………….6
HISTORIA………………………………………………………………………………………....7
MISIÓN……………………………………………………………………………………..8
VISIÓN…………………………………………………………………………………...…8
FILOSOFÍA CORPORATIVA…………………………………………………………….9
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS………………………………….10
MANUAL DE FUNCIONES……………………………………………………………..11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS…………………………………………………….25
CONCLUSIONES……………………………………………………………………..…39
ANEXOS………………………………………………………………………………….40
ANEXO 1 (CARTA DE SOLICITUD)………………………………………………..…41
ANEXO 2 (CARTA DE APROBACIÓN)…………………………………………..…..42
ANEXO 3 (FORMATO: ELEMENTO DE ESTUDIO)………………………………...43
ANEXO 4 (TABULACION DE RESULTADOS)……………………………………….44
4
INTRODUCCION
Hoy en día las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias
razones importantes. La estandarización puede facilitar las comunicaciones sobre
cómo opera el negocio, perimir traspasos suaves en las fronteras de los procesos
y posibilitar indicadores comparativos de desempeño. Entre distintas empresas,
los procesos estandarizados pueden facilitar el comercio por las mismas razones:
mejores comunicaciones, buen desempeño, dado que los sistemas de información
sustentan los procesos , la estandarización permite sistemas uniformes dentro de
las empresas e interfaces de sistemas entre diferentes firmas como es el caso del
Comercial Nutresa.
El presente manual de funciones y procedimientos tiene por finalidad regular y
organizar la estructura interna de la empresa Comercial Nutresa (Cúcuta) gracias
a cada una de las funciones generales y específicas (procedimientos) asignadas a
cada uno de los cargos del área de ventas y el área operativa
Es importante reconocer el manual de funciones y procedimientos como
herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del talento
humano vinculado a cada uno de los
cargos, y se vuelve necesario ya que
contiene en forma ordenada y sistemática, información sobre aspectos
organizacionales necesarios para la buena ejecución del trabajo.
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Elaborar el Manual de Funciones y Manual de Procedimientos de la empresa
Comercial Nutresa (Sede Cúcuta Norte de Santander) con el fin de representar en
formar ordenada
los aspectos de la organización necesarios para la buena
ejecución laboral.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Realizar el análisis de 10 cargos existentes para establecer las funciones
desempeñadas por cada uno de estos integrantes de la empresa, nivel de
responsabilidad y compromiso

Entrevistar los trabajadores de los 10 cargos distintitos para lograr obtener
información precisa en la elaboración de los manuales de funciones y
procedimientos

Construir un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado
para cumplir con el entendimiento del objetivo general

Digitar y archivar las funciones y procedimientos necesarios en la
construcción de los Manuales correspondientes
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COMERCIAL NUTRESA S.A.S
La cuarta compañía de alimentos más grande de América Latina en términos de
capitalización bursátil la cual cuenta con 6 categorías de negocio: carnes frías,
galletas, chocolates, café, helados, y pasta y con un portafolio de más de 70
marcas, con liderazgo en Colombia y la región en más de 15 de ellas
Cúcuta Norte de Santander es una de sus cedes de administración y distribución y
se encuentra ubicada en la Calle 17 Norte N° 5-101 Zona Industrial.
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HISTORIA
El Grupo tiene su origen a principios del siglo XX cuando se da en Colombia el
desarrollo industrial con la fundación de empresas que hoy son símbolo de su
economía. En este período histórico nace, en 1920, Compañía Nacional de
Chocolates Cruz Roja que años más tarde se convertiría en Compañía Nacional
de Chocolates S.A.
En 1916, por iniciativa de un grupo de empresarios locales, se constituye en
Medellín la Fábrica de Galletas y Confites que en 1925 pasaría a llamarse Fábrica
de Galletas Noel y a partir del año 1999, Compañía de Galletas Noel S.A. En
1933, Compañía Nacional de Chocolates se convierte en accionista de la empresa
galletera; éste el primer paso de una relación empresarial que sería más adelante
base para la construcción del Grupo de Alimentos.
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MISIÓN

La misión de nuestra empresa es la creciente creación de valor, logrando
un destacado retorno de las inversiones, superior al costo del capital
empleado.

En nuestros negocios de alimentos buscamos siempre mejorar la calidad
de vida del consumidor y el progreso de nuestra gente

Buscamos el crecimiento rentable con marcas líderes, servicio superior y
una excelente distribución nacional e internacional.

Desarrollamos nuestras actividades con el mejor talento humano,
innovación sobresaliente y un comportamiento corporativo ejemplar.
VISIÓN

Juntos lograremos duplicar nuestro negocio de alimentos en el 2010*, y
triplicarlo para el 2013*, proporcionando calidad de vida al consumidor con
productos que satisfagan sus aspiraciones de bienestar, nutrición y placer.
*Base 2005.
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FILOSOFÍA CORPORATIVA

Actuación ética

Autonomía y coherencia estratégica

Buen gobierno corporativo

Calidad integral

Competitividad

Desarrollo sostenible

Desarrollo de nuestra gente

Excelencia en el servicio

Garantía de seguridad alimentaría

Gestión de la innovación y el conocimiento

Participación y espíritu colaborativo

Respeto

Responsabilidad social empresarial
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MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE FUNCIONES
Identificación de color según área de trabajo:
Área operativa: Franja azul
Área de ventas: Franja verde
1 Jefe de ventas
2 Jefe de logística
3 Auxiliar de operaciones logísticas
4 Vendedor
5 Auxiliar logístico
6 Operario de logística
7 Ayudante de ventas
8 Auxiliar de data maestra
9 Auxiliar de cartera
10 Desarrollador comercial
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MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
1. JEFE DE VENTAS
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA DE VENTAS
Uno (1)
GERENTE
Requisitos Mínimos
Título
administración
de
empresas,
Requisitos de Formación
administración pública o ingeniería industrial.
Dos (2) años de experiencia profesional
Requisitos de Experiencia
relacionada.
Objetivo principal
Es la persona encargada de Cumplir con las metas de venta determinadas por la
Gerencia comercial y
Marketing para el área de ventas nacionales,
internacionales e institucionales, a través de la eficiente administración del
departamento y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y controlando
estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes de
fidelización de clientes y un servicio de de venta y post venta de excelencia.
Funciones Esenciales

Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa

Posiciona los productos de la comercializadora a nivel nacional

Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al
mismo

Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes
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MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
2. JEFE DE LOGISTICA
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA OPERATIVA
Uno (1)
GERENTE
Requisitos Mínimos
Ingeniero industrial, administrador de empresas,
Requisitos de Formación
especialidad en logística
Dos (2) años de experiencia profesional
Requisitos de Experiencia
relacionada.
Objetivo principal
Es el máximo responsable del correcto funcionamiento, coordinación y
organización del área logística de la empresa, tanto a nivel de producto como a
nivel de gestión de personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos
de mercancía en tiempo y forma.
Funciones Esenciales

Coordinar las diferentes áreas de almacén (entradas, reposición,
preparación de pedidos y transporte de los mismos).

Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa.

Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos.

Optimizar procesos de trabajo.

Gestionar y supervisar al personal a su cargo.
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MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
3.
AUXILIAR
DE
LOGISTICAS
AREA OPERATIVA
Uno (1)
JEFE DE LOGISTICA
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
OPERACIONES
Requisitos Mínimos
Bachiller
con conocimiento de operaciones
Requisitos de Formación
logísticas
Requisitos de Experiencia No necesita experiencia
Objetivo principal
Es el Encargado de llevar control y registro de las actividades de recepción,
almacenamiento, consolidación y despachos.
Funciones Esenciales

Controlar el cumplimiento de los procedimientos operativos en las
actividades de la bodega.

Reportar al Jefe de Logística los indicadores de gestión de la bodega y
posibles mejoras en los procesos.

Dirigir al personal de bodega en las labores planificadas.

Controlar los gastos de transporte y aprobar los gastos de los mismos en
función de la carga transportada y el cumplimiento de la entrega.
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
Gestionar la relación con los proveedores y clientes.

Obtener retroalimentación del personal para obtener mejoras en los
procesos. Empresa
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MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
4. VENDEDOR
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA DE VENTAS
Dieciséis (16)
JEFE DE VENTAS
Requisitos Mínimos
Administrador, contador público, comerciante
Requisitos de Formación
con buen manejo de relaciones sociales.
Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia
Objetivo principal
Responder por toda la gestión de ventas y desarrollar una labor Cobertura
asistiendo los clientes asignados y visitando clientes potenciales.
Funciones Esenciales

Tomar los pedidos en los clientes de acuerdo a las rutas establecidas y
número de clientes asignados, Tomar inventario de productos en los
clientes.

Asesorar a los clientes en la venta.

Informar sobre las actividades promocionales a los clientes.

Realizar merchandising en las neveras de los clientes (revisar fechas y
rotación de productos).

Responder por el desarrollo de la zona asignada.
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MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
5. AUXILIAR LOGISTICO
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA OPERATIVA
Uno (1)
JEFE DE LOGISTICA
Requisitos Mínimos
Requisitos de Formación
Bachiller con conocimiento en apoyo logístico
Requisitos de Experiencia No requiere experiencia
Objetivo principal
Comprender todos los procesos de depósito, almacenamiento y distribución de
materias primas o productos hasta que llegan a sus consumidores en los puntos
de venta.
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Funciones Esenciales

Coordinar, ejecutar y controlar los procesos de adquisiciones y
contrataciones.

Organizar y controlar todas las actividades concernientes a los pedidos.

Mantener actualizado el Archivo y Registro de Proveedores en el Banco
de Datos.

Firmar las Órdenes de Compra y Prestaciones de Servicios.

Evaluar el Programa de Adquisiciones y necesidades.

Mantener informado al personal de su área sobre las disposiciones y
actividades que se tengan que ejecutar, en cumplimiento a los objetivos
y metas por alcanzar.

Brindar apoyo en Bodega y asegurar así la disponibilidad de productos y
mercaderías que se encuentran en la tienda, con el fin de realizar una
entrega oportuna al cliente.

Diseñar las rutas de acuerdo a las entregas a realizar.

Preparar y entregar los informes que le sean solicitados en función de
las responsabilidades asignadas.

Llevar un archivo digital e impreso de los documentos y archivos que
estén a su cargo.
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MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
6. OPERARIO DE LOGISTICA
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA OPERATIVA
Seis (6)
JEFE DE LOGISTICA
Requisitos Mínimos
Bachiller , Técnico en logística
Un año (1) de experiencia
Requisitos de Formación
Requisitos de Experiencia
Objetivo principal
Planificar, implementar y controlar eficazmente a través de indicadores logísticos
el flujo y almacenamiento de productos y servicios de la cadena de distribución.
Funciones Esenciales

Almacenar y mover las mercancías.

Distribuir los productos en cada terminal.

Ejecuta, gestiona, administra y controla el desarrollo de las operaciones.

Procesar los pedidos.

Manejar los materiales.

Revisión de mercadería.

Ordenar y mantener en buen estado la bodega.
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
Decidir que sistemas y formas de protección va a utilizar para los
productos.

Decidir medios de transporte a utilizar y elaboración de los planes de
ruta.

Se encarga del control de lotes o números de serie.
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MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
7. AYUDANTE DE VENTAS
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA OPERATIVA
Diecinueve (19)
JEFE DE LOGISTICA
Requisitos Mínimos
Bachiller con conocimiento en el área de
Requisitos de Formación
distribución mercantil.
Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia
Objetivo principal
Establecer una metodología que garantice que las órdenes de compras de los
clientes, se realicen de acuerdo a las condiciones acordadas, especialmente con
una entrega eficaz y eficiente.
Funciones Esenciales

Atender y ofrecer a los clientes información sobre los productos de la
empresa

Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales

Elaboración de estadísticas e informes de ventas

Canalizar las necesidades del cliente

Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega,
condiciones de pago, validez de la oferta etc.)

Elaborar los calcular necesarios y presentar cotizaciones a los clientes

Asegurar la entrega del producto
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MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
8. AUXILIAR DE DATA MAESTRA
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA OPERATIVA
Uno (1)
JEFE DE LOGISTICA
Requisitos Mínimos
Bachiller de la carrera de contabilidad, técnico
en manejo indispensable SAP y Excel a nivel
Requisitos de Formación
intermedio , con habilidad de sistemas
operativos
Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia
Objetivo principal
Crear efectivamente una vista contextual de datos completos, en entornos de
datos distribuidos de medianos a grandes, conformado por integración de datos
del cliente proporcionando un nivel de acceso simplificado a las aplicaciones
corporativas.
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Funciones Esenciales

Crear, modificar y validar el registro de proveedores de materiales y
servicios.

Definir nuevos proveedores, servicios y materiales de acuerdo a la
optimización de la creación de los mismos.

Verificar y controlar la creación de los servicios y materiales con las
áreas involucradas.

Registrar, actualizar y monitorear los registros de Datos Maestros según
requerimientos de las áreas Comerciales y Logísticas.

Administrar y activar el plan publi-promocional en las herramientas
actuales.

Registrar condiciones de compra y venta en el sistema.

Alineación de datos según indicación del Supervisor de Data Maestra.

Monitorear y controlar inconsistencias en las categorías de su
responsabilidad
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MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
9. AUXILIAR DE CARTERA
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA DE VENTAS
Uno (1)
JEFE DE VENTAS
Requisitos Mínimos
Administrador, técnico con especialidad en
Requisitos de Formación
administración de cartera.
Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia
Objetivo principal
Analizar, implementar y promover estrategias que permitan un mejor recaudo de
cartera dentro de la empresa.
Funciones Esenciales

Elaborar diariamente la conciliación bancaria para detectar estado de
consignaciones efectuadas por clientes
 Generar los recibos de ingreso por pagos de los clientes

Cumplir con las políticas establecidas por el Coordinador de Cartera
referentes al recaudo de cartera

Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestión
Integral, para detectar las deficiencias e implantación de las acciones
correctivas y preventivas necesarias.

Consultar con los clientes sobre dudas en las consignaciones
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MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
10. DESARROLLADOR COMERCIAL
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA DE VENTAS
Tres (3)
JEFE DE VENTAS
Requisitos Mínimos
Bachiller, técnico en el área comercial con
Requisitos de Formación
manejos de relaciones sociales
Requisitos de Experiencia No requiere experiencia
Objetivo principal
Cumplir con brindar una excelente atención, un claro entendimiento y un eficiente
manejo de las necesidades de sus clientes para así contribuir permanentemente a
propiciar en ellos un alto nivel de satisfacción que asegure la recompra y/o el
cierre exitoso de las diversas negociaciones en las que el asesor participe como
representante de la Empresa.
Funciones Esenciales

Cumplir a cabalidad y a tiempo con todas las tareas e informes que le
sean encomendados

Hacer un uso racional de los recursos y herramientas de la Empresa,
mostrando permanente buena disposición hacia la labor y hacia los
conductos regulares establecidos.

Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestión diario o
reporte, atendiendo reclamaciones e incidencias.

Realizar presentaciones, ofertas, tratamiento de objeciones, y cierre de
la venta.
25
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
1. JEFE DE VENTAS
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA DE VENTAS
Uno (1)
GERENTE
N°
1
PROCEDIMIENTOS
Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los
clientes en relación a los pedidos y entregas de los productos
2
Analizar cada uno de los datos de los clientes
3
Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto
4
Constar que el cliente está activo en el sistema comercial
5
Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base
de datos
6
Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados
para el control de ventas
7
Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas
8
Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega
de pedido y descuentos ofrecidos por pago a tiempo
9
Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de área de
ventas
10
Autorizar por escrito las órdenes de compra
26
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
2. JEFE DE LOGISTICA
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA OPERATIVA
Uno (1)
GERENTE
PROCEDIMIENTOS
N°
1
Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de
trabajo para un mejor ambiente en la ejecución de labores
2
Realizar la programación de asignación de recursos para los
programas y proyectos de área operativa para su desarrollo
3
Atender las solicitudes, quejas y peticiones del gerente logístico
4
Determinar las estrategias a aplicar para la mejor distribución de
los productos del Comercial Nutresa
5
Realizar el informe de actividades diarias para los vendedores y
operarios de ventas, y dejar constancia atreves de una copia de
los informes
6
Elaborar y digitar los informes finales diarios del área operativa
7
Enviar al gerente de logística los informes constantes acerca de la
distribución de la mercancía para establecer el control de la
empresa
8
Estar atento e Informar sobre actos inseguros dentro de la
empresa con el fin de prevenir inconvenientes, teniendo en
cuenta las normas de seguridad
27
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
3. AUXILIAR DE OPERACIONES LOGISTICAS
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA OPERATIVA
Uno (1)
JEFE DE LOGISTICA
N°
PROCEDIMIENTOS
1
Recepcionar la oficina de jefe de logística
2
Desarrollar nota piking de pedido y el cual debe contener todas
las referencias de los productos que se van a transportar
3
Registrar y tramitar informe diario al jefe de logística
4
Organizar expedientes, archivando adecuadamente cada factura
y tramitarlo al jefe de logística
5
Realizar copia de los contratos vigentes tramitado al de jefe de
logística
6
Tramitar los comprobantes de pagos al auxiliar de ventas
7
Registrar los comprobantes de pago
8
Establecer el informe diario de la jornada laboral y enviarlo al jefe
de logística
28
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
4. VENDEDOR
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA DE VENTAS
Dieciséis (16)
JEFE DE VENTAS
N°
PROCEDIMIENTOS
1
Saludar amablemente,
importante al cliente.
2
Prestar atención de las especificaciones que pidan los clientes y
proporcionarles los productos correctos que ellos ordenen,
tomando respectiva nota por escrito o forma electrónica. Cada
vendedor debe ir a
cada supermercado para retomar
nuevamente el pedido periódicamente.
3
Plasmar en la agenda lo que ha vendido por día, llevando de ese
modo el control de su trabajo, para luego entregar ese informe a
su superior y se pueda proceder con la entrega de dicho pedido.
4
Se debe acercar a aquellos supermercados o tiendas que no son
clientes del grupo, y se debe ofrecer el catalogo con la variedad
de productos, que en el respectivo negocio pueda tener, pero a la
vez algo nuevo que quiera incursionar, dejándoles el número de
teléfono donde lo puedan comunicar si en llegado caso les
interesa algún artículo.
5
mostrarle respeto y hacer sentir
Dar a conocer las promociones que puedan interesar al
comprador, y los obsequios que la compañía le pueda regalar por
29
ser cliente del grupo.
6
7
8
9
Conocer entender y
saber los beneficios, nutrientes,
componentes de lo que está vendiendo, para ello debe estudiar
cada producto, pero también conocer los precios, la disponibilidad
de demanda que pueda existir, y todo lo logra haciendo estudios
detallados.
Realizar hacer una supervisión del sector donde se encuentra el
supermercado o negocio donde el grupo surte sus productos,
tomando nota de qué clase de gente vive, que actividades
frecuentan; para de esa forma hacer un análisis de que productos
tendrían mayor demanda, y esos resultados se le muestran al
cliente, dándole a entender que sería más beneficios para su
negocio, pero lógicamente sacando ventaja también la empresa.
tomar cursos referentes a los productos, leer manuales o libros de
ventas, estar siempre activo e investigando la mejor manera de
vender
Ordenar de una forma rápida los productos para que s vean más
visibles, poniéndolos delante del mostrador o vitrina donde los
tenga almacenados; proporcionarle propaganda, como afiches
cada vez que se pueda y la empresa lo suministre.
30
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
5. AUXILIAR LOGISTICO
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA OPERATIVA
Uno (1)
JEFE DE LOGISTICA
N°
1
PROCEDIMIENTOS
Se organiza y desarrolla actividades de formulación y tramitación
de las Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio.
2
Registrar y archivar la documentación sustentadora y establecer
estadísticas de requerimientos y atenciones efectuadas por
Oficinas y Direcciones.
3
Clasificar por el tipo de producto o servicio que comercializan o
proveen y emitir semestralmente el reporte del Registro Interno de
Proveedores.
4
Revisar que todo este correcto y se adjunta toda la sustentación
(Pedido, Propuestas, Cuadros de evaluación y calificación, Acta
de Otorgamiento de Buena Pro y Contratos), y se pasan los
documentos para la firma del Director de la Oficina.
5
Integrar a la planificación general el Plan de Adquisiciones,
formulando medidas para su ejecución.
31
6
Hacer reuniones cada vez que sea necesario con sus empleados
a cargo, para manejar una retroalimentación para las dos partes.
7
Tener un estricto control de inventario y supervisión de productos
en la bodega, anotando cada detalle de entra y salida de
mercancía.
8
Consultar mapas locales y de carreteras entre otros, también
verificar y calcular los tiempos estimados a realizar por los
conductores de los vehículos, tomando en consideración las
horas de tráfico y los lugares de mayor congestionamiento.
9
Adjuntar todos los documentos de suma
ordenándolos de mayor a menor relevancia.
10
Se registrando cada tarea que se realice, ya sea de pedidos,
inventarios, o de cualquier otro aspecto, relacionado con sus
funciones.
importancia,
32
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
6. OPERARIO DE LOGISTICA
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA OPERATIVA
Seis (6)
JEFE DE LOGISTICA
N°
PROCEDIMIENTOS
1
Transportar en carriles en forma ordenada los productos para una
mayor facilidad y menor esfuerzo físico.
2
Cargar y descargar los camiones o medios de trasporte, con los
implementos de seguridad necesarios, como cinturón de fuerza y
guantes.
3
Emplear de manera eficiente y segura la infraestructura física, la
tecnología, los sistemas de información y el mismo talento
humano.
4
Recoger, comprobar y transmitir las órdenes de compra,
realizadas por cada cliente y llevadas luego a su superior.
5
Hacer uso de los materiales y procesos para mover los productos
dentro de los almacenes y entre estos y los locales de venta, para
de esa forma evitar cualquier tipo de accidente con el personal o
con la misma mercancía.
6
Observar cada caja que llega, y que sale de bodega, y reportar
cualquier anomalía a su superior, para que se encargue del
problema.
33
7
Colocar los productos en los estantes o vitrinas, teniendo en
cuenta la fragilidad de los mismos, para no colocar elementos
muy pesados sobre productos que pueden ser muy débiles.
Además de colocar con mayor ambientación ciertos productos
que requieren cierto grado de temperatura. Y recoger los residuos
que se generan y obstaculizan el paso por los pasillos o
corredores del cuarto de almacenamiento.
8
Debe colocar el embalaje más adecuado para la protección de los
productos. Empacando cada tipo de material en un contenedor
adecuado con sus debidas especificaciones, aquellos que
necesitan ciertos tratados como, respiraderos, o los que pueden
quebrarse fácilmente.
9
Debe utilizar los vehículos de trasporte adecuado para cargar los
productos, de un lugar a otro, tomando como punto especifico el
tiempo de caducar y la facilidad de descomponerse o de
derretirse de los artículos.
10
Se mira el artículo y se clasifica por producto, marca, tamaño,
sabor; colocando el código de referencia que le tienen establecido
a cada lote especifico.
34
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
7. AYUDANTE DE VENTAS
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA OPERATIVA
Diecinueve (19)
JEFE DE LOGISTICA
N°
1
PROCEDIMIENTOS
Revisar que el vehículo de transporte este en buen estado
mecánico e higiénicamente para transportar los productos
2
Revisar Nota Piking Documento elaborado por el auxiliar de
operaciones logísticas
3
Verificar la mercancía previamente separada por el operario
logístico
4
Cargar la mercancía ya revisada y en excelente estado
5
Identificar manifiesto de carga, factura, recibos de cobros y
planificación de ruta
6
Establecer que las facturas y recibos de cobros estén todos
registrados en el manifiesto de carga
7
Ordenar adecuadamente la planificación de las rutas
8
Entregar el pedido al cliente con los términos acordados por el
vendedor y jefe de ventas
9
Legalizar que la persona (cliente) que recibe el pedido sea la que
se encuentre registrada en la factura
35
10
Constar con el cliente que el pedido o mercancía se encuentre
completo y hacer firma la copia de la factura
11
Entregar al cliente recibo de cobro y recibir el recaudo
12
Finalizar la jornada entregando el recaudo constándolo con las
facturas de cobro al auxiliar de cartera.
36
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
8. AUXILIAR DE DATA MAESTRA
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA OPERATIVA
Uno (1)
JEFE DE LOGISTICA
N°
1
PROCEDIMIENTOS
Establecer la actividad diaria con el jefe de logística
Verificar el estado del ordenador (PC) y bases de datos, que se
2
3
encuentre en el sistema siempre actualizado
Validar la información de clientes atreves de el ordenador (PC)
Organizar en orden numérico según su respectivo código los
4
diferentes datos suministrados por el auxiliar de cartera y jefe de
logística
5
Guardar siempre cada información incluida en el sistema con
clave de seguridad, para cumplir con la confidencialidad de datos
6
Realizar por escrito el informe de datos suministrados diariamente
7
Enviar el informe de datos a la cuenta correo del jefe de logística
37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
9. AUXILIAR DE CARTERA
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA DE VENTAS
Uno (1)
JEFE DE VENTAS
N°
1
PROCEDIMIENTOS
Archivar en orden consecutivo los documentos de la gestión de
cartera
2
Analizar la situación y comportamientos crediticios de los clientes
para alertar al jefe de ventas sobre las situaciones que sean
necesarias
3
Elaborar y digitar en el sistema los recibos de la caja por recaudo
de cartera
4
Digitar y elaborar notas de créditos solicitados con aprobación
del jefe de ventas
5
Verificar
las
administración
de
las
diferentes
correspondientes a las facturas de clientes
6
Archivar los soportes de todos los informes
7
Digitar y enviar el informe final al jefe de ventas
cuantas
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificación del Cargo
Nombre del cargo:
10. DESARROLLADOR COMERCIAL
Dependencia:
Número de Cargos
Reporta a (Nombre del
cargo):
AREA DE VENTAS
Tres (3)
JEFE DE VENTAS
N°
1
PROCEDIMIENTOS
Realizar la organización y lanzamientos de los productos del
Comercial Nutresa
2
Realizar negocios semanales con proveedores con el fin de crear
nuevos convenios comerciales y seguimiento permanente a los
actuales
3
Cumplir con el cumplimiento presupuestal asignado
4
Elaborar y digitar informes de seguimiento y evaluación de
actividades
5
Diseñar promociones con actividades de marca
6
Impulsar el mercado y las fuerzas de ventas mensuales
7
Enviar el informe de actividades propuestas y realizadas al jefe
de ventas
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CONCLUSIONES
Con los anteriores manuales fe funciones y procedimientos se logra tener
un mejor rendimiento laboral interno de la empresa Comercial Nutresa en
Cúcuta Norte de Santander

Mayor facilidad en la toma de de decisiones y en la ejecución de las
mismas

Proporciona claridad y sencillez en la información necesaria en cada
puesto de trabajo

Crea una adecuada disciplina en el ambiente de trabajo que puede
ser fácil mantener con el cumplimiento del Manual de Funciones y
Procedimientos.
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ANEXOS
41
42
43
OBJETIVO: REALIZAR MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS EN COMERSIAL NUTRESA S.A.S
ENTREVISTA REALIZADA POR:
ANGIE YULIET ZUÑIGA
PLABO ANDRES GUZMAN
FELIPE ORTEGA
NOMBRE: ____________________________________________
CARGO: _______________________________
NUMERO DE PERSONAS EN EL CARGO: ______
JEFE INMEDIATO: _______________________
¿SABE QUE ES UNA MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?
SI___ NO___
¿HA RECIBIDO UN MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?
SI___NO___
¿CUANDO RECIBE EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS?
-TIEMPO DESPS DEL INGRESO A LA EMPRESA 2MESES___ 5MESES___1AÑO___OTRO___
-SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS LOS MANUALES: SI___ NO ___
REQUISITOS DEL CARGO
ESTUDIOS:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__
EXPERIENCIA MINIMA PARA EL
CARGO_________________________________________________
FUNCIONESPRINCIPALESDELCARGO______________________________________________
_______________________________________________________________________________
______
PROCEDIMIENTO O FUNCIONES ESPECÍFICAS PARA CUMPLIR LAS FUNCIONES
PRINCIPALES DEL CARGO
__________________________________________________________________________
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ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS:
Resultados de la encuesta realizada a 10 empleados de la empresa Comercial
Nutresa:
Pregunta N° 1
¿SABE QUE ES UNA MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS?
TABULACION:
Alternativa
Cantidad
Porcentaje
Si
7
70%
No
3
30%
Total
10
100%
Si
No
30%
70%
Análisis e Interpretación.
Al analizar la pregunta se pudo observar que el 70 por ciento de la población
entrevistada contestó que Sí; lo que quiere decir que empresa Comercial Nutresa
entre sus características como organizaciones está en que sus empleados
conozcan de manera clara sus funciones y parte organizativa.
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Pregunta N° 2
¿CUANDO RECIBE EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS?
Alternativa
Cantidad
Porcentaje
2 meses
4
40%
3 meses
3
30%
5 meses
3
30%
1 año
-
0tros
-
total
10
2 meses
3 meses
100%
5 meses
1 año
30%
40%
30%
0tros
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Análisis e Interpretación.
Al analizar la pregunta se puede observar que los directivos de la Empresa
Comercial Nutresa buscan que desde un principio cada empleado tenga
definidas sus tareas y funciones dentro de la organización.
Pregunta N° 3
¿SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS LOS MANUALES?
Alternativa
Cantidad
Porcentaje
Si
8
80%
No
2
20%
Total
10
100%
Si
No
20%
80%
Análisis e Interpretación.
Según los datos podemos darnos cuenta que para la Empresa comercial Nutresa
los manuales de funciones y procedimientos Son documentos eminentemente
dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y
ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa, ya que un manual sin
revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y
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lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el
desarrollo de la organización.
Pregunta N° 4
¿REQUISITOS DEL CARGO?
Alternativa
Cantidad
Porcentaje
Bachiller
5
50%
Estudios técnicos
-
profesional
5
50%
otros
total
100&
Bachiller
Estudios técnicos
50%
profesional
otros
50%
Análisis e Interpretación
Al analizar los datos podemos darnos cuenta que esta empresa es muy equitativa
al seleccionar a sus empleados, lo que los caracteriza por tener un personal muy
entregado a la compañía donde prima primero el bienestar de la empresa.
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