M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ DIRECTOR GENERAL EJECUTIVO CPS ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ASESORIA LEGAL DEPARTAMENTAL AUDITORIA INTERNA RELACIONES PUBLICAS CAI / POA JEFE PLANIFICACIÓN BIOESTADISTICA JEFATURA DEPARTAMENTAL SERVICIOS DE SALUD DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION JEFATURA DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 1 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3 DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADSCZ- 02 Nº de PAG. 1-2 ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL DIRECTOR GENERAL EJECUTIVO ADMINISTRATIVA EJECUTIVO DESCONCENTRADO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Dirigir la administración Departamental Santa Cruz, hacia el cumplimiento de objetivos definidos en el POA con eficiencia y economía, para elevar los niveles de calidad y competitividad en las prestaciones de Enfermedad Maternidad y Riesgos Profesionales a Corto Plazo, concordante con el Plan Estratégico Institucional y Políticas Sectoriales en Salud. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Planificar, dirigir, y controlar las actividades técnico, administrativas y legales de de las Direcciones, Jefaturas y Unidades dependientes de la administración a su cargo. 3. Organizar, instruir, supervisar y presentar a la MAE, el Programa Operativo Anual (POA), Programa Operativo Anual individual (POAI) y anteproyecto de presupuesto de la Administración Departamental. 4. Cumplir y hacer cumplir la aplicación de la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normas internas. 5. Proponer y ejecutar estrategias necesarias para garantizar el cumplimiento del POA y la ejecución presupuestaria. 6. Supervisar y evaluar periódicamente, el cumplimiento del POA, ejecución presupuestaria y programa anual de contrataciones. 7. Ejercer representación legal de la Institución a nivel Departamental. 8. Dirigir a la Administración Departamental con eficiencia, economía y calidad, en el marco de la visión y misión Institucional. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 2 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 9. Instruir la implementación del Plan de Gestión de Calidad en los servicios de salud. 10. Aplicar sanciones por incumplimientos y contravenciones a la normativa vigentes en la Institución. 11. Instruir la elaboración de proyectos de mejora de la infraestructura física de la administración Departamental y remitir a las autoridades nacionales para su aprobación. 12. Autorizar e instruir el desarrollo de los procesos de selección, inducción y capacitación de recursos humanos. 13. Elaborar y presentar a las instancias respectivas el Informe Anual de Gestión correspondiente sobre el cumplimiento del Plan Operativo Anual y ejecución presupuestaria. 14. Firmar documentos conjuntamente la jefatura departamental administrativa financiera, según corresponda. 15. Coordinar las actividades con las jefaturas dependientes. 16. Conocer y requerir información técnico, legal, administrativo y de servicio en general a todas las áreas dependientes de la Departamental 17. Asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias convocadas por del Honorable Directorio y Máxima Autoridad Ejecutiva. 18. Cumplir y hacer cumplir el Estatuto Orgánico de la Institución. 19. Asistir a reuniones convocadas por la Máxima Autoridad Ejecutiva u otras instancias. 20. Atender todo asunto judicial y administrativo como Máxima Autoridad Departamental. 21. Emitir Resoluciones Administrativas en el marco de las normativas vigentes. 22. Cumplir y hacer cumplir con las disposiciones establecidas en el Sistema de Administración de Bienes y Servicios (SABS) y el reglamento específico (RE – SABS). 23. Instruir la revisión y actualización a las instancias correspondientes los organigramas, manuales, protocolos y procedimientos. 24. Supervisar, el cumplimiento de planes, programas y proyectos establecidos. 25. Supervisar en coordinación con la jefatura de personal la escala salarial y planillas de la administración departamental. 26. Supervisar las actividades técnicas y operativas de las jefaturas, unidades y funcionarios dependientes. 27. Supervisar en coordinación con la jefatura médica departamental, la aplicación de las normas de control médico y de calidad. 28. Aprobar los Estados Financieros, Patrimoniales y Presupuestario departamental. 29. Promover, prescindir, designar o remover al personal de la Administración, en cumplimiento a Reglamentos y Normativas vigentes e informando a Oficina Nacional. 30. Instruir el cumplimiento de recomendaciones de auditoria interna y externa. 31. Adoptar medidas de control que precautelen los intereses de la administración. 32. Cumplir, con otras funciones inherentes que la Máxima Autoridad Ejecutiva, le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 3 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ESTRUCTURA ORGANCA FUNCIONAL STAFF ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ DIRECCION GENERAL EJECUTIVA CPS ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ CHOFER SECRETARIA MENSAJERO LIMPIEZA RELACIONES PUBLICAS JEFE DE LA UNIDAD DE ASESORI A LEGAL SECRETARIA ABOGADO ASISTENTE LEGAL JEFE UNIDAD DE PLANIFICACION SECRETARIA RESPON SABLE DEL CAI/ POA RESPON SABLE BIOESTADISTICA CODIFICADOR PROCESADOR DE DATOS DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 4 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADSCZ-02 Nº de PAG. 1-2 SECRETARIA ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO. Apoyar con eficiencia las actividades administrativas de la Administración Departamental, a través de la recepción, despacho y archivo de documentos, aplicando, y procedimientos y técnicas secretariales y relaciones humanas. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Apoyar las actividades administrativas de la administración Departamental, de conformidad a las técnicas de secretaria. 3. Coadyuvar en la elaboración y cumplimiento del Programa Operativo Anual (POA) del área. 4. Cumplir la Ley 1178 sistemas de administración y control gubernamentales y normativa interna. 5. Recibir, organizar, clasificar, registrar e ingresar a despacho la correspondencia y documentos recibidos. 6. Derivar con diligencia y prontitud la documentación a las secciones que correspondan, así como el archivo respectivo. 7. Asignar números correlativos, hoja de comunicación interna y hojas de ruta a la correspondencia recibida y emitida. 8. Cumplir normas, administrativas y legales en el ejercicio de sus funciones. 9. Elaborar correspondencia, notas, informes y otros, de acuerdo a requerimiento e instrucciones del administrador departamental. 10. Organizar la agenda del administrador, definiendo citas, reuniones, y otros de interés general. 11. Atender al público usuario en general con calidad y calidez, proporcionando información oportuna y confiable. 12. Cumplir principios éticos en el desarrollo de sus funciones. 13. Atender con diligencia, esmero y amabilidad el teléfono. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 5 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 14. Recibir y reportar al inmediato superior el envío o recepción de FAX. 15. Emitir sugerencias a la jefatura y en el marco de sus atribuciones, a fin de mejorar la calidad de atención al asegurado y público usuario en general. 16. Mantener trato cordial y amable con el personal y público usuario en general. 17. Organizar, clasificar, archivar y custodiar la documentación generada en el área. 18. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 19. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. 20. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, asignadas por el administrador. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 6 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 1. CODIGO ADSCZ-02 MENSAJERO Y LIMPIEZA 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR SECRETARIA 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE ADMINISTRATIVA 5. NIVEL JERARQUICO Nº de PAG. 1 OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Cumplir de manera eficiente las labores de mensajería y limpieza en la administración departamental. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Apoyar a secretaria de administración en el registro de la correspondencia tanto interna como externa. Llevar el libro de registro de recepción y despacho de correspondencia, evitando enmiendas y tachaduras Llevar y entregar correspondencia a las diferentes dependencias de la Administración Departamental, empresas e Instituciones Gubernamentales. Realizar toda actividad requerida por secretaria. Atender el teléfono en ausencia de la secretaria. Sacar fotocopias de acuerdo a requerimiento. Realizar limpieza de los ambientes internos de la Administración Departamental. Solicitar materiales e insumos, a almacén de acuerdo de conformidad a instrucción del inmediato superior. Evitar la acumulación de basura en las áreas de secretaria y despacho de la administración. Informar a secretaria y administrador, cualquier novedad que se presente y sea de interés de la Institución. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus atribuciones, a fin de mejorar la calidad del servicio. Acatar disciplinadamente las instrucciones emanadas por secretaría. Ordenar la documentación para archivo y custodia de la documentación. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal Cumplir otras actividades a requerimiento de secretaria y administración DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 7 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADSCZ-02 Nº de PAG. 1-2 CHOFER ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVA. OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Brindar el servicio de transporte eficiente con diligencia, responsabilidad y precaución resguardando y custodiando el vehículo asignado. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Cuidar y ser responsable de la movilidad bajo su custodia. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna.. Conducir con precaución, cuidado y respetando las reglas de Transito. Verificar diariamente que el vehículo este en buenas condiciones, cuente con combustible, aceite, herramientas y neumáticos en buen estado. Cumplir con la inspección vehicular previstas por Transito. Atender con prontitud la solicitud de servicio. Verificar que la movilidad cuente con seguro de automotor. Solicitar y tramitar el seguro de automotor (SOAT), ante las autoridades departamentales. Realizar limpieza del vehículo diariamente. Cumplir con el Reglamento Interno de Uso de Vehículos. Reportar al inmediato superior, ante cualquier desperfecto del vehículo. Portar licencia de conducir vigente. Reportar de forma inmediata a la autoridad, organismo operativo de Transito y compañía aseguradora, cuando se produzca un accidente. Controlar que el vehículo cuente con botiquín, cinturón de seguridad, triangulo luminoso y extinguidor de fuego. Utilizar cinturón de seguridad. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 8 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. Tramitar la autorización respectiva, en caso que el vehículo sea utilizado en horarios fuera de trabajo y de interés institucional. Tramitar la orden de salida temporal del vehículo a activos fijos, llenando el formulario respectivo, en caso de evacuación o transferencias a otros distritos. Registrar y reportar, las actividades realizadas con el uso del vehículo, al inmediato superior. Emitir sugerencias a la jefatura y en el marco de sus atribuciones, a fin de mejorar la calidad del servicio. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, asignadas por la autoridad competente. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 9 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 JEFE UNIDAD DE ASESORÍA LEGAL ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVA. ASESORÍA 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Garantizar que las acciones institucionales en la Administración Departamental Santa Cruz, se realicen dentro el marco de lo legal, y brindar asesoramiento oportuno en materia de seguridad social, laboral, administrativa y otros de índole legal, que permita minimizar riesgos de error en la toma de decisiones por parte de las autoridades jerárquicas departamentales. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Elaborar, ejecutar, evaluar y reformular del Programa Operativo Anual (POA) del área de Asesoría Legal. 3. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. 4. Asesorar con eficiencia a las autoridades Departamentales y unidades dependientes, en materia de seguridad social, laboral, administrativa y otros de índole legal. 5. Asumir la defensa legal de la Institución a nivel de la Administración Departamental, en procesos instaurados en la vía administrativa y judicial. 6. Proponer a las autoridades acciones más convenientes dentro del marco de lo legal. 7. Resolver todo asunto de su competencia que le sea encomendado por los superiores. 8. Tramitar con eficiencia, los asuntos jurídicos legales ante las reparticiones públicas o privadas. 9. Proponer modificaciones legales orientadas a optimizar el desempeño de la institución y alcanzar la eficiencia administrativa. Organizar, dirigir y delegar el registro y custodia de la documentación relativa al ordenamiento jurídico institucional; conforme a normas vigentes. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 10 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 10. Asesorar y formar parte de los Comités, Comisiones y Consejos departamentales, designado por la autoridad superior, con derecho a voz y sin derecho a voto. 11. Expedir, certificar y legalizar documentos administrativos, laborales y expedientes institucionales. 12. Asesorar y participar en la elaboración de normativa interna. 13. Supervisar el trabajo desarrollado por el personal dependiente, en las tareas y actividades realizadas. 14. Emitir sugerencias a la administración, en el marco de sus atribuciones, a fin de mejorar la calidad en Asesoría Legal. 15. Gestionar la capacitación continua del personal de asesoría legal. 16. Programar en coordinación con Recursos Humanos las vacaciones del personal dependiente, a fin de no perjudicar las labores a cumplir. 17. Aprobar las vacaciones del personal dependiente. 18. Tomar conocimiento y cumplir con lo previsto en el Reglamento Interno de Personal. 19. Velar por el registro adecuado de la correspondencia y custodia de la documentación relativa al ordenamiento jurídico institucional de acuerdo a normas. 20. Cuidar y resguardar los activos fijos bajo asignados. 21. Realizar otras funciones complementarias e inherentes a su área, que el administrador Departamental lo requiera. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 11 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADSCZ-02 Nº de PAG. 1-2 ABOGADO JEFE DE LA UNIDAD DE SESORÍA LEGAL ADMINISTRATIVA ASESORÍA. 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Prestar asistencia jurídica al área de Asesora Legal, llevando eficientemente los procesos en la vía administrativa y judicial, tal que no afecten los intereses de la de la Administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA del área de Asesoría Legal. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales, disposiciones legales y normativa interna. Atender con celeridad y eficiencia los procesos en la vía administrativa y judicial internos y externos derivados por la jefatura departamental de asesoría legal. Iniciar, proseguir, realizar seguimiento y concluir procesos en la vía administrativa y judicial. Asistir a audiencias administrativas y judiciales. Informar mensualmente respecto al avance y resultados de los procesos en la vía administrativa y judicial a su cargo. Elaborar informes, criterios legales, resoluciones, contratos, convenios y otros documentos de carácter legal. Interpretar y emitir opinión sobre la aplicación de normas legales y otra normativa interna. Absolver consultas sobre la aplicación de disposiciones legales en general y de seguridad social en particular. Asesorar a la administración departamental conjuntamente con la jefatura, en asuntos de orden legal. Revisar y emitir opinión jurídica sobre proyectos, reglamentos, manuales y otra normativa legal y administrativa. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 12 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Asesorar y formar parte de las Comités, Comisiones y Consejos a requerimiento o por designación de la autoridad superior y jefatura de asesoría legal, con derecho a voz y sin derecho a voto. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus atribuciones, a fin de mejorar la calidad en Asesoría Legal. Tomar conocimiento y cumplir con lo previsto en el Reglamento Interno de Personal. Cumplir con las responsabilidades del asesor legal, determinada en el Art. 64 del D.S. Nº 23318-A- Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública, modificado con el D.S. Nº 26237. Ser responsable por el archivo y conservación de la documentación. Cuidar y resguardar los activos fijos bajo su custodia. Cumplir otras funciones inherentes a su cargo, que su inmediato superior le asigne dentro del ámbito legal. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 13 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADSCZ-02 Nº de PAG. 1-2 ASISTENTE LEGAL (Procurador) JEFE DE UNIDADA DE ASESORÍA LEGAL ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Realizar trámites administrativos y legales eficientemente para el área de Asesoría Legal, en los procesos en la vía administrativa y judicial en general, resguardando los intereses de la Administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA del área de Asesoría Legal. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Realizar y coadyuvar con el seguimiento de los procesos en la vía administrativa y judicial, u otras instancias, que se hallan a cargo de los abogados de Asesoría Legal. Presentar memoriales y escritos judiciales a requerimiento de la jefatura. Conocer y tramitar procesos judiciales donde sea parte demandante y/o demandada de forma coordinada con el abogado a cargo del caso. Elevar informes periódicos a la jefatura de Asesoría Legal, sobre sus actividades. Informar diariamente a los abogados respecto al avance y resultados de los procesos en instancias judiciales y administrativas u otras instancias. Atender con celeridad y eficiencia los trámites de los procesos en la vía administrativa y judicial internos y externos derivados por la Jefatura de Asesoría Legal. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus atribuciones, a fin de mejorar la calidad en Asesoría Legal. Cumplir con las responsabilidades del asesor legal, determinada en el Art. 64 del D.S. Nº 23318-A- Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública, modificado con el D.S. Nº 26237. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 14 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 12. 13. 14. 15. Archivar y conservar la documentación a su cargo. Cuidar y resguardar los activos fijos bajo su custodia. Cumplir con lo previsto en el Reglamento Interno de Personal Cumplir otras funciones que la jefatura le asigne, dentro del ámbito legal. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 15 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADSCZ-02 Nº de PAG. 1-2 SECRETARIA JEFE DE LA UNIDAD DE ASESORÍA LEGAL ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Colaborar y apoyar eficientemente con todas las actividades técnico administrativo a través de la organización, recepción, despacho y archivo de documentos, atención al público, aplicando para ello procedimientos de relaciones humanas, y procedimientos y técnicas secretariales. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA del área de Asesoría Legal. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Organizar y apoyar las actividades del área de asesoría legal. Recibir, clasificar, registrar e introducir a despacho la correspondencia y documentos recibidos. 6. Elaborar notas u otra documentación propia del área de Asesora Legal. 7. Despachar y controlar la documentación tanto interna como externa. 8. Controlar y realizar el seguimiento a la documentación sobre todo aquel que lleva el rotulo de “URGENTE” 9. Despachar y recepcionar fax a nivel local y nacional. 10. Archivar copias de correspondencia despachada y recibida. 11. Realizar con celeridad y eficiencia trámites administrativos requeridos por Asesoría Legal. 12. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus atribuciones, a fin de mejorar la calidad en Asesoría Legal. 13. Atender al público usuario en general, proporcionando información oportuna y DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 16 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ confiable. 14. Mantener reserva en el manejo de documentos y desarrollo de actividades. 15. Custodiar, mantener en orden y bajo inventario, los reglamentos y toda normativa de uso interno. 16. Organizar, clasificar, archivar y custodiar contratos, convenios y otros documentos generados en el área legal. 17. Tomar conocimiento y cumplir con lo previsto en el Reglamento Interno de Personal. 18. Cuidar y resguardar los activos fijos bajo su custodia. 19. Cumplir otras funciones inherentes a su cargo, que la jefatura le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 17 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ-02 N. de PAG. 1-2 JEFE UNIDAD DE PLANIFICACION ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Dirigir, y organizar el sistema de Planificación técnico administrativa para la Administración Departamental, con el fin de lograr el cumplimiento de la visión y misión contemplado en el Plan Estratégico Institucional. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Formular, ejecutar, realizar control y seguimiento al POA de la administración. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Dirigir, organizar, coordinar y supervisar todas las actividades de planificación de la Administración Departamental, en el marco del Plan Estratégico Institucional. Organizar, dirigir y administrar el proceso de planificación en la Departamental Santa Cruz. Planificar, coordinar y supervisar los procesos de Evaluación y Acreditación de los diferentes servicios de la Administración, en coordinación con las autoridades departamentales y nacionales. Organizar, desarrollar y controlar conjuntamente al encargado de planificación y la máxima autoridad de la Administración, la elaboración del Programa Operativo Anual (POA). Programa Proponer y ejecutar estrategias necesarias para garantizar el cumplimiento del POA y la ejecución presupuestaria. Supervisar y evaluar periódicamente, el cumplimiento del POA, ejecución presupuestaria y programa anual de contrataciones. Gestionar e Implementar los mecanismos necesarios para la coordinación adecuada de las actividades y el cumplimiento de los objetivos trazados en el Plan Estratégico Institucional. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 18 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. Participar en la elaboración del Informe Anual de Gestión correspondiente a cada Plan Operativo Anual y la ejecución del Plan Estratégico Institucional. Requerir informes técnicos necesarios para proponer políticas y estrategias institucionales. Proponer o sugerir políticas institucionales a corto y mediano plazo, estableciendo directrices de implementación del Modelo de Salud Único SAFCI, debiendo ser integral, participativo, intercultural, intersectorial incluyendo la medicina tradicional. Generar políticas orientadas a la Prestación de servicios de salud diferenciados, preservando y optimizando el prestigio institucional, cualificando al Personal profesional y logrando la eficiencia administrativa. Proponer programas de capacitación y cualificación del personal a través de políticas de concertación interinstitucional tal que se viabilicen seminarios, talleres, convenciones y otros similares. Proponer, planes, programas y proyectos orientados a optimizar la calidad de los servicios de salud y administrativa en beneficio de la población asegurada. Proponer y desarrollar proyectos de fortalecimiento Institución orientados a optimizar el uso racional de los recursos económicos y financieros y de recursos humanos. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la planificación. Establecer mecanismos de planificación de corto y mediano plazo, definiendo directrices de implementación del Modelo de Salud Único SAFCI, debiendo ser integral, participativo, intercultural, intersectorial incluyendo la medicina tradicional. Proponer y desarrollar políticas orientadas a la Prestación de servicios de salud, tal que optimice el Prestigio Institucional, dentro del marco de Gestión de Calidad en todos los ámbitos y áreas de trabajo. Cuidar y resguardar los activos fijos bajo su custodia. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. Realizar actividades varias inherentes al cargo o por instrucciones superiores DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 19 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADSCZ- 02 N. de PAG. 1-2 PLANIFICADOR RESPONSABLE DE PLANIFICACION ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Establecer y organizar el sistema de planificación técnico administrativa para la Administración Departamental, con el fin de lograr el cumplimiento de la visión y misión contempladas en el Plan Estratégico Institucional. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la organización de las actividades de planificación para la Administración Departamental, en el marco del Plan Estratégico Institucional. Planificar y coordinar en los procesos de Evaluación y Acreditación de los diferentes servicios de la Administración. Coordinar, proponer y desarrollar mecanismos de implementación y ejecución del Plan Estratégico. Planificar y coordinar las actividades de relación con el entorno organizacional, ajustando y optimizando los manuales de funciones y procedimientos en coordinación con oficina nacional. Proponer planes y programas de participación en eventos nacionales e internacionales según corresponda en el área de la Gestión de Calidad en coordinación con oficina nacional. Elaborar informes de gestión sobre las actividades realizadas con conclusiones y recomendaciones, Organizar conjuntamente el Responsable de Planificación, la elaboración del Programa Operativo Anual (POA). Organizar, proponer y desarrollar estrategias necesarias para garantizar el cumplimiento del POA. Apoyar y desarrollar los mecanismos necesarios para la coordinación adecuada de DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 20 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. las actividades y el cumplimiento de los objetivos trazados en el Plan Estratégico Institucional. Participar, según corresponda y conjuntamente al encargado de la Planificación en la elaboración del Informe Anual de Gestión correspondiente a cada Plan Operativo Anual y la ejecución del Plan Estratégico Institucional. Requerir informes técnicos necesarios para proponer políticas y estrategias institucionales. Proponer y/o plantear planes y programas de corto y mediano plazo, estableciendo directrices de implementación del Modelo de Salud Único SAFCI, debiendo ser integral, participativo, intercultural, intersectorial incluyendo la medicina tradicional. Generar políticas orientadas a la Prestación de servicios de salud, tal que optimice el Prestigio Institucional, dentro del marco de Gestión de Calidad en todos los ámbitos y áreas de trabajo. Formular, estrategias de desarrollo económico y financiero de la Administración. Optimizando la asignación y ejecución de los recursos para inversión. Establecer programas de capacitación al personal, a través de seminarios, talleres, convenciones y otros similares, con Instituciones nacionales e internacionales. Proponer políticas, planes, programas y proyectos orientados a optimizar la calidad de los servicios de salud y administrativa en beneficio de la población asegurada. Emitir sugerencias al Responsable en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la planificación. Proponer una distribución de recursos económicos en el marco de los principios presupuestarios, tal que los mismos estén de acuerdo a las necesidades reales de la administración. Cuidar y resguardar los activos fijos bajo su custodia. Cumplir con lo previsto en el Reglamento Interno de Personal. Realizar actividades varias inherentes al cargo o por instrucciones superiores. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 21 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL 1. CODIGO ADSCZ- 02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE BIOESTADISTICA RESPONSABLE DE PLANIFICACION ADMINISTRATIVA DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Procesar datos y emitir información trimestral de Bioestadística y Epidemiológica, confiable y oportuna de la Administración Departamental Santa Cruz, orientado a la toma de decisiones por parte de las autoridades. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA de la administración departamental. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna Presentar, organizar la información bioestadística Incluyendo los datos con reportes gráficos, diagramas, aplicando los elementos y principios estadísticos a fines al área, tal que permita realizar inferencias e interpretaciones de comportamiento de las variables reportadas. Recopilar, registrar e interpretar datos estadísticos que sirvan para proyectar posibles soluciones viables y rápidas en el marco de la misión y visión institucional. Diseñar en coordinación con el área de Planificación, instrumentos de recolección de información. Coordinar y generar mecanismos ágiles y oportunos de recolección de la información de consulta externa, hospitalización y servicios auxiliares, clasificándolos por categorías de pacientes y servicios, verificando y validando la coherencia de los datos. Generar, coordinar y controlar la desagregación y clasificación de la información por servicios y sectores, emitiendo reportes permanentes a sus inmediatos superiores y a solicitud realizada por autoridad competente. Supervisar la codificación de la información de consulta externa de acuerdo al clasificador internacional de enfermedades CIE-10 y hospitalización. Procesar la información generada por Trabajo Social, evacuados por accidentes de DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 22 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ trabajo y otros. 11. Verifica y valida la recolección de la información mensual de egresos hospitalarios 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. (asegurados, beneficiarios, rentistas y otras clasificaciones previamente definidas), servicios auxiliares y diagnostico, laboratorio clínico, radiología y otras clasificaciones, de acuerdo a instructivo del Responsable de Bioestadística de Administración Nacional. Elaborar y emitir informes mensuales de bioestadística, para la elaboración de cuadros estadísticos y del anuario del área de salud. Elaborar y emitir informes a solicitud de la Jefatura y autoridades jerárquicas Departamentales y Nacionales. Apoyar con la información bioestadística, la elaboración del anuario estadístico de la Institución, remitiendo dicha información de forma oportuna y ágil a la Administración Nacional, para su consolidación, hasta la fecha prevista por la misma. Elaborar el Programa Operativo Anual de su área, considerando los objetivos Departamentales y Nacionales. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la planificación. Elaborar en coordinación con las autoridades superiores que corresponda el informe mensual de Producción según formulario 301 (enviar al SEDES). Satisfacer, en coordinación con las autoridades superiores correspondientes, las demandas estadísticas hechas por el SEDES a INASES vía autoridades Departamentales. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. Cuidar y resguardar los activos que le fueron entregados. Cumplir otras actividades inherentes al cargo que la jefatura y autoridades Departamentales le asignen. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 23 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1 CODIFICADOR RESPONSABLE DE BIOESTADISTICA ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Optimizar el sistema de información detallada, de los informes médicos según especialidades comprendiendo el propósito y la estructura del Código Internacional de Estadísticas (CIE); que son vitales para la aplicación correcta de la codificación de la morbilidad. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA de la administración. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa Codificar, tabular e interpretar los datos procesados. Aplicar el CIE -10 en los diagnósticos de la Consulta Externa. Procesar mensualmente los reportes emitidos por los servicios, según instructivo (consulta externa). Transcribir los datos a los cuadros respectivos, realizando gráficos aclaratorios y descriptivos del movimiento bioestadística en las diferentes especialidades (con resúmenes periódicos y resumen semestral). Apoyar con la elaboración y presentación de cuadros y gráficos estadísticos (Bioestadísticas) para su mejor uso y comprensión. Apoyar con las actividades técnicas administrativas del área cuando lo sean solicitados por sus inmediatos superiores. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la planificación. Cumplir con disposiciones y reglamentos vigentes en la Institución. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. Cuidar y resguardar los activos que le fueron entregados. Cumplir otras actividades inherentes al cargo que le designe su inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 24 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1 PROCESADOR DE DATOS RESPONSABLE DE BIOESTADISTICA ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO. Contar y generar información ágil y oportuna, de datos reales de los estudios de diagnóstico, para atender solicitudes del área de los médicos especialistas. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA de Bioestadística. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Generar datos confiables de tal forma que permita medir rendimientos logrados, indicadores que generen grados de medición de eficiencia, así como realizar ajustes y racionalizar recursos para el logro de los objetivos. Recepcionar y procesar la información emitida de las diferentes unidades de servicio, hasta el cinco (5) de cada mes. Tabular la información, clasificándola por servicio, especialidad y categoría de pacientes en los servicios ambulatorios, hospitalización y servicios auxiliares. Concentrar los informes quincenales del servicio de laboratorio y RX por paciente en los servicios ambulatorios, hospitalización y consulta externa. Tabular las placas radiográficas de RX, odontológicas y panorámicas. Transcribir a los cuadros según formatos de instructivo e imprimir. Apoyar las actividades técnicas administrativas del área, cuando lo sean solicitados por sus inmediatos superiores. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la planificación. Comunicara a su superior inmediato cualquier falla para que sea debidamente subsanada. Cumplir con disposiciones y reglamentos vigentes en la Institución. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. Cuidar y resguardar los activos que le fueron entregados. Cumplir otras actividades inherentes al cargo que le designe su inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 25 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 1.CODIGO ADSCZ -02 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO N. de PAG. 1 PROCESADOR DE DATOS (Consulta externa) 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL RESPONBLE DE BIOESTADISTICA ADMINISTRATIVA DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Procesar y generar datos del total de consultas realizadas en relación a las ofertadas a la población protegida, clasificándolas por especialidades médicas, por médico y categoría de paciente. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA de Bioestadística. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Clasificar la información por especialidades, morbilidad de pacientes ambulatorios y determinar las 20 principales causas por grupo etéreo. Introducir las consultas médicas de acuerdo a la codificación CIE. -10, según médicos, especialidades, categoría de pacientes, edad, sexo, empresa y determinar si la misma corresponde a la 1ra. consulta o re consulta según debe marcar el médico. Corregir errores detectados en diagnósticos, grupos etáreos, y especialidades, incluye Odontología. Cotejar por medico, días trabajados con días programados. Coordinara actividades con las auxiliares de consultorio, cuando datos no estén completos en el informe médico diario. Cooperar en cualquier otro trabajo que se le solicite cuando el caso lo requiera. Comunicar a su superior inmediato, cualquier novedad para que sea debidamente subsanada. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la planificación. Cumplir con disposiciones y reglamentos vigentes en la Institución Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. Cuidar y resguardar los activos que le fueron entregados. Cumplir otras actividades inherentes al cargo que le designe su inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 26 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 PROCESADOR DE DATOS (Emergencia) 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO RESPONSABLE DE BIOESTADISTICA ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Generar datos confiables y oportunamente del Servicio de Emergencia de la administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Generar información detallada en consulta, por médico, categoría de paciente, edad, sexo, empresa, etc. Determinar el porcentaje e las mismas en relación al total de prestaciones ofertadas a la población protegida en los demás servicios. 3. Ordenar los informes del Servicios según médicos y especialices médicas: medicina, Pediatría y Ginecología. 4. Codificar los diagnósticos según CIE -10. 5. Introducir al sistema las consultas realizada según especialidad y categoría de pacientes. 6. Emitir reportes del total de las consultas realizadas según médicos y categoría de pacientes. 7. Procesar reportes de consultas según especialidades y condición del paciente. 8. Ordenar la información de enfermería según actividad. 9. Tabular manualmente las actividades de enfermería según categoría de pacientes. 10. Registrar las atenciones de emergencia según médico, especialista fuera de horario de trabajo por categoría de pacientes. 11. Registrar las atenciones realizadas a los pacientes en la sala de observación y reanimación según categoría de paciente. 1. 2. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 27 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Procesar cuadros de emergencia según instructivo. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la planificación. Cooperar en cualquier otro trabajo que se le solicite cuando el caso lo requiera. Comunicar a su superior inmediato cualquier novedad que se presente en el servicio. Cumplir con disposiciones y reglamentos vigentes en la Institución. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. Cuidar y resguardar los activos que le fueron entregados. Cumplir otras actividades inherentes al cargo que le designe su inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 28 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 PROCESADOR DE DATOS (Hospitales) 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO RESPONSABLE DE BIOESTADISTICA ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Procesar y generar información fidedigna, ágil y oportuna, referida al movimiento hospitalario llámese de ingresos, egresos, altas, defunciones y similares del área para conocimiento del Director de Hospital y demás Autoridades superiores. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Coadyuvar en la formulación del POA de la administración. 3. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna 4. Procesar la información del movimiento hospitalario y emitir reportes diariamente a la Dirección del Hospital, para la toma de decisiones. 5. Revisar de forma diaria, el censo de pacientes hospitalarios de los servicios médicos incluyendo el de admisión. 6. Clasificar a los pacientes por categoría en el censo, de acuerdo al ingreso de la forma más adecuada. 7. Revisar diariamente las historias clínicas para verificar al CIE -10 colocando en el HC-2 de egreso Hospitalario. 8. Introducir al Sistema de registro de las cirugías plásticas ambulatorias realizadas en el Servicio de Emergencia por cirujanos. 9. Procesar y emitir reportes periódicos a su superiores y según corresponda, de DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 29 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ cuadros numéricos 12, 13, 14 y 15 del movimiento hospitalario por especialidad y categorías de pacientes, en los cuales se registra numero de ingresos, numero de egresos, defunciones, día de estadía de paciente egresado, la estancia media, % de mortalidad y otros propios de área, 15 A, 16, 17B, 18, 29, 30, 31y 32 de morbilidad y mortalidad por categorías. 10. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la planificación. 11. Optimizar el procesamiento de la información hospitalaria, sugiriendo y proponiendo alternativas efectivas de mejora continua, para conocimiento y aprobación de su inmediato superior y según corresponda. 12. Informar continuamente sobre el desempeño de sus funciones a objeto de lograr superar cualquier situación de contratiempos que pudiera suscitase u optimizar el sistema de procesamiento de la información del área. 13. Cumplir con disposiciones y reglamentos vigentes en la Institución 14. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal 15. Cuidar y Resguardar los Activos que le fueron entregados 16. Cumplir otras actividades inherente al cargo que le asigne su inmediato superior DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 30 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE RELACIONES PÚBLICAS ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Gestionar la comunicación interna y externa en la Institución, así como orientar al público usuario de los servicios de la Administración Departamental Santa Cruz, brindando información referente a los servicios de Salud que otorga la Administración Departamental. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Elaborar, ejecutar, realizar seguimiento y evaluación del POA de Relaciones Publicas. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Construir, administrar y mantener la imagen positiva de la Institución a través del uso de todos los medios posibles de difusión. Orientar y apoyar a toda Unidad dependiente de la Administración en cuestiones de relaciones públicas con los trabajadores. Proporcionar información con referencia a los requisitos establecidos en la cobertura de afiliaciones, para conocimiento de las empresas aseguradas y población protegida. Habilitar medios y formas adecuadas de publicación y comunicación a los asegurados y población protegida. Organizar y coordinar con las instancias correspondientes de la Institución, eventos, seminarios, talleres y otras formas de capacitación, orientadas a cualificar al personal dependiente de la Administración. Coordinar con Recursos Humanos, actividades de difusión, para conocimiento del personal en general, sobre temas de interés y cumplimento institucional. Coordinar con las autoridades Departamentales, convocatorias y/o invitaciones a los DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 31 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. medios escritos y orales, cuando el Administrador Departamental Santa Cruz así lo solicite. Organizar, coordinar y dirigir según corresponda la elaboración de audiovisuales (Publicidad) para nuestra institución, previa autorización o solicitud de autoridad competente. Coadyuvar en la revisión y organización de la documentación del trámite que realizan los asegurados, para el debido cumplimiento de los requisitos que correspondan al servicio solicitado. Revisar y archivar las notas y avisos de la prensa escrita u otros medios similares de difusión, de interés Institucional. Solicitar, previa autorización de la instancia superior, publicaciones u otros de forma oportuna. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad de Relaciones Publicas. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. Cumplir otras funciones que el administrador le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 32 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL JEFATURA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS DE SALUD ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL JEFATURA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS DE SALUD SECRETARIA MEDICINA DEL TRABAJO CHOFER MENSAJERO JEFE DE FARMACIA DEPARTAMENTAL SUPERVISION DE ENFERMERIA DEPARTAMENTAL TRABAJO SOCIAL DIRECTOR HOSPITAL SANTA CRUZ DIRECTOR HOSPITAL GUARACACHI SUPERVISOR HOSPITALES PROVINCIALES HOSPITAL SAN JOSE DE CHIQUITOS HOSPITAL ROBORE HOSPITAL PUERTO QUIJARRO CENTRO DE SALUD CARMEN RIVERO TORREZ DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 33 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 1. CODIGO ADCSC-02 Nº de PAG. 1-2 JEFE DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS DE SALUD 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 5. NIVEL JERARQUICO OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO ü Planificar, organizar, dirigir, supervisar y evaluar las prestaciones de enfermedad, maternidad y riesgos profesionales a corto plazo a pacientes asegurados y beneficiarios en el marco de la SAFCI y Plan de Gestión de Calidad. 7.FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO Planificar, organizar, dirigir, supervisar y evaluar la implantación de planes y programas de funcionamiento de los servicios de consulta externa, hospitalización, emergencias y servicios de apoyo. 2. Difundir, supervisar y evaluar el cumplimiento de los lineamientos y normatividad emitida en el otorgamiento de prestaciones médicas y aplicar medidas correctivas en caso necesario. 3. Promover el mejoramiento de los servicios y la mayor satisfacción de los usuarios, aplicando las normas e instrumentos de calidad existentes para el efecto. 4. Conducir el proceso de supervisión de los servicios médicos y analizar resultados para la toma de decisiones. 5. Coordinar el proceso de referencia y retorno de la población asegurada con las instancias pertinentes. 6. Establecer, implantar supervisar y evaluar el Plan de Gestión de Calidad a nivel departamental. 7. Promover, integrar y vigilar el funcionamiento de los comités de asesoramiento y de calidad. 8. Participar en el comité de prestaciones a nivel Departamental de la Caja Petrolera de Salud. 9. Autorizar la extensión de bajas médicas aplicando normativa vigente. 10. Autorizar la solicitud de compra de servicios y otras prestaciones con las cuales no cuenta la CPS, de 1. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 34 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ acuerdo a convenios suscritos. 11. Establecer, dirigir y evaluar planes y programas de promoción y prevención de la salud destinados a la población protegida. 12. Establecer, dirigir y evaluar planes y programas de medicina del trabajo. 13. Conducir, supervisar y monitorear la adecuación, difusión e implementación de documentos técnico- normativos. 14. Conducir, supervisar y monitorear la adecuación, difusión e implementación de instrumentos de gestión en los servicios medico quirúrgicos. 15. Participar en las comisiones de adquisición de bienes y servicios, según normativa vigente. 16. Evalúa periódicamente la ejecución del POA en coordinación con las jefaturas de su dependencia. 17. Autorizar los requerimientos de equipos médicos, medicamentos, insumos y otros materiales que requieran los servicios de salud. 18. Participar en la elaboración de requisitos técnicos para procesos de compra de equipos médicos, medicamentos, suministros e insumos. 19. Remitir regularmente al Departamento de RRHH la programación de la disposición del personal a su 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. cargo de acuerdo a rol de turnos, vacaciones, consulta externa, hospitalización, etc. Evaluar, aprobar y remitir los requerimientos de recursos humanos de sus unidades dependientes. Aplicar las medidas correctivas, mediante comunicación escrita o verbal, por incumplimiento de horarios de trabajo, guardias, vacaciones, cambio de turnos, licencias de acuerdo al reglamento interno de personal. Participa en la evaluación del desempeño del personal a su cargo. Evaluar la producción del personal, así como la utilización de los recursos financieros y materiales deL hospital y policonsultorio. Realizar reuniones periódicas de coordinación con el personal dependiente a su cargo. Informar sobre el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo, correctivo y reposición de infraestructura y equipos. Promover y conducir las actividades de docencia, educación médica continua y capacitación. Promover y desarrollar acciones de investigación en las diferentes áreas medico-quirúrgicas y salud pública. Desarrollar actividades de capacitación y adiestramiento de RRHH. Informar al administrador departamental sobre las actividades realizadas en forma regular y planes de contingencia. Emitir certificaciones e informes de los asegurados atendidos en los servicios de salud a solicitud de entidad competente. Visar informes médicos otorgados por el personal médico de la institución. Tomar medidas de seguridad interna en salvaguarda de los equipos, recursos y documentos asignados a los servicios. Supervisar la recolección de información de las prestaciones de servicios. Integrar y analizar el diagnóstico de situación de salud de sus unidades dependientes. Organizar y ejecutar el proceso de análisis de situación de salud. Realizar otras funciones inherentes a su cargo a solicitud de su inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 35 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADCSC-02 Nº de PAG. 1-2 SECRETARIA JEFE DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS DE SALUD JEFATURA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS DE SALUD OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Brindar servicios administrativos con calidad y oportunidad solicitados por su inmediato superior con el fin de contribuir con las tareas del Servicio. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempañar sus funciones con eficiencia y responsabilidad. 2. Coordinar, ejecutar y apoyar las actividades administrativas de la Unidad. 3. Cumplir con la Ley 1178 sistemas de administración y control gubernamentales y normativa interna a fin a su área. 4. Habilitar libros de registro para la correspondencia tanto de recibida y despachada. 5. Recibir, organizar, clasificar, registrar la correspondencia y documentos recibidos. 6. Seleccionar, registrar y asignar número correlativo, a la correspondencia u otro documento emitido por la Unidad. 7. Redactar y transcribir, notas, informes y otros documentos. 8. Realizar seguimiento a la correspondencia y otros documentos generados por el departamento 9. Velar por la provisión oportuna de material de escritorio y formularios 10. Recibir llamadas telefónicas y mantener comunicado de todo los acontecido a su inmediato superior. 11. Aplicar Normas y disposiciones legales en el ejercicio de sus funciones. 12. Desempeñar sus funciones con discreción y confidencialidad en el manejo de la correspondencia u otra documentación del Departamento. 13. Recoger y remitir previo registro a las diferentes unidades la documentación despachada. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 36 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. Sugerir acciones en el marco de sus funciones y atribuciones. Apoyar las actividades administrativas, a requerimiento de su inmediato superior. Elaborar las solicitudes de pedidos de material, previa aprobación de la Jefatura. Efectuar las informes estadísticos de los trabajos realizados en la Jefatura. Recibir y enviar FAX. Recibir, solicitudes de servicio vía teléfono y realizar llamadas. Elaborar el informe diario de actividades realizadas por el servicio. Cumplir lo previsto en el Reglamento Interno de Personal Ordenar, clasificar, archivar y custodiar la documentación generada en el área. Derivar la documentación a la sección de archivos. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. 25. Velar por el mantenimiento de limpieza y orden de los ambientes de la dirección. 26. Realizar su POAI en forma anual y colaborar en la realización de su evaluación de desempeño de acuerdo a normativas vigentes. 27. Comunicar cualquier desperfecto de equipos, muebles, infraestructura al Jefe para la realización del mantenimiento respectivo. 28. Mantener la ética, calidad, calidez y eficiencia en el ejercicio de su trabajo. 29. Brindar atención con calidad al público. 30. Asistir y participar de actividades académicas científicas de capacitación programada por el Establecimiento y Administración Nacional y otros entes Locales, Departamentales, Nacionales e internacionales. 31. Comunicar con anticipación a su inmediato superior la solicitud de permiso, bajas, vacaciones respetando las líneas de autoridad de acuerdo a normas. 32. Cumplir con otras tareas inherentes al cargo delegado por su inmediato superior. 33. Coadyuvar en el control y salvaguarda documentos, recursos materiales, equipamiento, y otros de la institución. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 37 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 1. CODIGO ADCSC-02 Nº de PAG. 1-2 MEDICO DEL TRABAJO 4. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR JEFE DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS DE SALUD 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE JEFATURA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS DE SALUD 5. NIVEL JERARQUICO OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Aplica el proceso de atención de salud en Medicina Laboral a pacientes asegurados y beneficiarios en el marco de la SAFCI y Plan de Gestión de Calidad 7.FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Dar cumplimiento, aplicación a la ley 1178 y Reglamentos Internos Vigentes de la Caja Petrolera de Salud 2. Cumplir con la ley de reglamentación y la practica profesional de la fisioterapia y kinesiología en Bolivia. Resolución ministerial 0185. 3. Mantener la ética, calidad, calidez y eficiencia en el ejercicio del trabajo. 4. Proponer a las autoridades superiores modificaciones, innovaciones para el mejor funcionamiento del Servicio de Fisioterapia y Kinesiología. 5. Coordinar la distribución de funciones con las secretarias de los turnos mañana tarde del Servicio. 6. Mantener adecuada comunicación con los profesionales de las diferentes especialidades médicas que derivan a los pacientes al servicio. 7. Realizar reuniones mensuales o a requerimiento con personal de su Servicio, en busca del mejor funcionamiento del mismo. 8. Programar las actividades con las Instancias Orgánicas Nacionales de la C.P.S., tomando en cuenta los factores de prioridad, disponibilidad de recursos y tiempos de ejecución. 9. Representar a la C.P.S. en eventos nacionales e internacionales relacionados con Medicina del Trabajo y Salud Ocupacional. 10. Participar en estudios, investigación y trabajos técnicos intra e Inter. Institucionales relativos a la Medicina DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 38 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ del Trabajo y Salud Ocupacional. 11. Supervisar y evaluar la aplicación de normas legales referida a los Riesgos Profesionales y sus componentes de Higiene y Seguridad Industrial. 12. Preparar, autorizar informes técnicos originados en las Instancias orgánicas de la C.P.S. y en dependencias de entidades nacionales e internacionales relacionadas con Medicina del Trabajo. 13. Dirigir y participar en estudios de investigación epidemiológica sobre Riesgos Ocupacionales, en coordinación con otras instancias de la Dirección de Salud. 14. Supervisar y evaluar la ejecución y cumplimientos de los programas de actividades de las propias Instancias Orgánicas de Medicina del Trabajo. 15. Gestionar ante la Administración Médica, Dirección de Salud los requerimientos en materia de recursos humano, físicos y económico. 16. Participar en la Comisión Regional de Prestaciones para dilucidar casos relacionados a los Riegos Profesionales a Corto Plazo. 17. Participar en Juntas o Tribunales Médicos donde se evalúen y determinen aspectos relacionados a casos de Riesgos Profesionales. 18. Mantener directa relación con al Administración Médica, para coadyuvar al correcto y oportuno tratamiento de casos de declaratorias de invalidez, reconocimiento de reembolsos por gastos médicos, dotación de prótesis y órtesis, vitales, funcionales, etc. 19. Programar, supervisar y evaluar los programas de control periódico de salud, las inspecciones Técnicas a Empresas afiliadas, la ejecución de estudios específicos en relación con los Riesgos del Trabajo y la investigación de los accidentes de trabajo. 20. Promover en las Empresa Afiliadas a la C.P.S., la importancia y utilidad para sus trabajadores de los exámenes pre-ocupacionales, exámenes periódicos de salud, programas preventivos de riesgos laborales y programas educacionales sobre salud ocupacional. 21. Normatizar, supervisar y evaluar todas las actividades de los recursos humanos que se desempeñan en ellas. 22. Mantener permanente y estrecha coordinación con los demás Servicios Médicos asistenciales de la C.P.S. para la ejecución de programas conjuntos preventivos, educacionales a grupos de trabajadores. 23. Fomentar una permanente coordinación e interrelación con organismos nacionales vinculados al área, como el Ministerio de Trabajo, INSO, INASES, OMS, O.P.S, O.I.S.S. y otros relacionados con la Medicina del Trabajo, Salud Ocupacional y Ministerio de Salud. 24. Coordinar y participar en todos los programas institucionales de formación de recursos humanos, a través de la unidad de enseñanza. 25. Cumplir y/o solicitar Interconsultas Medicas. 26. Asistir y/o convocar a Juntas medicas. 27. Informar al paciente y/o familiares sobre la enfermedad, diagnostico, tratamiento a realizarse y posibles complicaciones, con lenguaje adecuado a su nivel cultural y entregar indicación escrita de acuerdo a normativa. 28. Realizar otras funciones inherentes a su cargo a solicitud de su inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 39 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 4 1. CODIGO ADCSC-02 Nº de PAG. 1-2 SUPERVISORA DE ENFERMERIA DEPARTAMENTAL DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR JEFE DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS DE SALUD 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE JEFATURA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS DE SALUD 5. NIVEL JERARQUICO OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Administrar eficaz y eficientemente los recursos humanos de enfermería de los Hospitales Santa Cruz, Guaracachi y Provincias con el fin de de prestar servicios de salud a través de la dotación de enfermeras de alta capacidad gerencial y asistencial garantizando la calidad de los procesos de atención de enfermeria, en el marco de la SAFCI y el Plan de Gestión de Calidad. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 37. Planificar, organizar, dirigir, supervisar y evaluar la implantación de planes y programas de funcionamiento de los servicios de enfermería del Hospital Santa Cruz, Hospital Guaracachi y Hospitales Provinciales. 38. Difundir, supervisar y evaluar el cumplimiento de los lineamientos y normatividad emitida en el otorgamiento de prestaciones de enfermería y aplicar medidas correctivas en caso necesario. 39. Promover el mejoramiento de los servicios y la mayor satisfacción de los usuarios, aplicando las normas e instrumentos de calidad existentes para el efecto. 40. Conducir el proceso de supervisión de los servicios de enfermería y analizar resultados para la toma de decisiones en forma conjunta con las jefaturas de enfermería de los hospitales. 41. Establecer, implantar supervisar y evaluar el Plan de Gestión del cuidado de enfermería al paciente 42. 43. 44. 45. 46. asegurado y beneficiario. Establecer las directrices de aplicación de los instrumentos de evaluación de los indicadores gerenciales y del cuidado al paciente. Promover, integrar y vigilar el funcionamiento de los comités de asesoramiento y de calidad de enfermería, Participar en el comité de prestaciones a nivel Departamental de la Caja Petrolera de Salud. Establecer políticas, normativas e instrumentos de trabajo para el personal de enfermería. Realizar reuniones de coordinación con las jefaturas de enfermería de hospitales y provincias DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 40 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ mensualmente y las veces que sea necesaria. 47. Establecer, dirigir y evaluar planes y programas de promoción y prevención de la salud destinados a la población protegida. 48. Establecer, dirigir y evaluar planes y programas de medicina del trabajo. 49. Conducir, supervisar y monitorear la adecuación, difusión e implementación de documentos 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68. 69. 70. técniconormativos institucionales como de enfermería. Conducir, supervisar y monitorear la adecuación, difusión e implementación de instrumentos de gestión. Participar en las comisiones de adquisición de bienes y servicios, según normativa vigente. Evalúa periódicamente la ejecución del POA en coordinación con las jefaturas de su dependencia. Autorizar los requerimientos de equipos médicos, medicamentos, insumos y otros materiales que requieran los servicios de salud. Participar en la elaboración de requisitos técnicos para procesos de compra de equipos médicos, medicamentos, suministros e insumos de enfermería. Remitir regularmente al Departamento de RRHH la programación de la disposición del personal a su cargo de acuerdo a rol de turnos, vacaciones, consulta externa, hospitalización, etc. Emitido por las jefaturas de enfermería. Evaluar, aprobar y remitir los requerimientos de recursos humanos de sus unidades dependientes. Aplicar las medidas correctivas, mediante comunicación escrita o verbal, por incumplimiento de horarios de trabajo, guardias, vacaciones, cambio de turnos, licencias de acuerdo al reglamento interno de personal. Participa en la evaluación del desempeño del personal a su cargo. Evaluar la producción del personal, así como la utilización de los recursos financieros y materiales del Hospital Santa Cruz, Hospital Guaracachi y Provincias. Realizar reuniones periódicas de coordinación con el personal dependiente a su cargo. Informar sobre el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo, correctivo y reposición de infraestructura y equipos. Promover y conducir las actividades de docencia, educación médica continua y capacitación. Promover y desarrollar acciones de investigación en las diferentes áreas medico-quirúrgicas y salud pública. Desarrollar actividades de capacitación y adiestramiento de RRHH. Informar a la Administración Departamental las actividades realizadas en forma regular y planes de contingencia. Visar informes médicos otorgados por el personal médico de la institución. Tomar medidas de seguridad interna en salvaguarda de los equipos, recursos y documentos asignados a los servicios. Supervisar la recolección de información de prestación de servicios. Integrar y analizar el diagnóstico de situación de salud de sus unidades dependientes. Organizar y ejecutar el proceso de análisis de situación de salud. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 41 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 2. CODIGO ADCSC-02 Nº de PAG. 1-2 TRABAJADORA SOCIAL 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR JEFE DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS DE SALUD 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE JEFATURA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS DE SALUD 5. NIVEL JERARQUICO OPERATIVO 8. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Coordinar, tareas y actividades generales y específicas del área de trabajo social en las responsabilidades, obligaciones del accionar profesional, para dar cumplimiento a los objetivos funcionales de la unidad de Trabajo Social de la Caja Petrolera de Salud. 9. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Organizar la Unidad de Trabajo Social a partir de los objetivos, misión y visión de la institución en correlación estrecha con la esencia propia del quehacer profesional. 2. Ejecutar y velar el cumplimiento del manual de funciones 3. Cumplir con las normas institucionales vigentes y las leyes estipuladas en el Código de Seguridad Social 4. Emitir informes sociales en forma, mensual, trimestral, semestral y anual al Administrador Medico Departamental, Unidad de Bioestadística Departamental, y Máxima Autoridad Ejecutiva. 5. Coordinar a través de hoja de referencia y contra referencia con personal medico y administrativo de la Administración Departamental de Santa Cruz 6. Supervisar del manejó de instrumentos de trabajo, a las profesionales del área en la Administración departamental. 7. Delegar casos socio médico a las profesionales de trabajo social del área correspondiente. 8. Adecuar y actualizar los instrumentos técnico administrativo en la planificación de entrevistas individuales, grupales, familiares en coordinación con las profesionales de trabajo social de la Administración Departamental. 9. Controlar y realizar seguimiento del trabajo que realizan las trabajadoras sociales de la Administración Departamental, en los procesos sustantivos y de apoyo basadas en el sistema de información que permite adoptar decisiones en el mejoramiento de la calidad de atención a los asegurados a la Caja Petrolera de DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 42 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ Salud. 10. Participar como miembro de la Comisión Departamental de Prestaciones en calidad de vocal con derecho a voz y voto. 11. Elaborar el Plan Operativo Anual en coordinación con las trabajadoras sociales de la Administración Departamental. 12. Realizar solicitud de insumos, materiales y equipos para la Unidad 13. Coordinar actividades intra y extra-institucionales en atención de casos sociales de la Caja Petrolera de Salud Administración Departamental. 14. Presentar y sistematizar informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales del trabajo realizado en el Área de Trabajo Social de la Administración Departamental de Santa Cruz y Autoridad Departamental, sección Bioestadística y Máxima Autoridad Ejecutiva. 15. Representar a la Unidad en los Comités Técnicos. 16. Asistir y participar de actividades académicas, científicas y de capacitación programadas por el Establecimiento, Administración Nacional y otros entes Departamentales, Nacionales e Internacionales previa coordinación Institucional. 17. Coordinar actividades intra y extrainstitucionales en atención a casos sociales de la Administración Departamental Santa Cruz. 18. Participar en actividades interacción social con la comunidad de acuerdo a requerimientos y programas Institucionales 19. Realizar otras tareas inherentes a su cargo designadas por su inmediato superior DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 43 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADCSC-02 Nº de PAG. 1-2 JEFE DEPARTAMENTAL DE FARMACIA JEFE DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS DE SALUD JEFATURA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS DE SALUD OPERATIVO 6.-OBJETIVO DEL PUESTO Y/OCARGO Administrar eficaz y eficientemente los recursos de la Administración con el fin de de prestar servicios de Farmacia , a través de la dispensación adecuada, oportuna de medicamentos y garantizando la calidad de los procesos técnico operativos, en el marco de la SAFCI y el Plan de Gestión de Calidad. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y O CARGO 1. Dar cumplimiento, aplicación a la ley 1178 y Reglamentos Internos Vigentes de la Caja Petrolera de Salud 2. Mantener la ética, calidad, calidez y eficiencia en el ejercicio de su trabajo. 3. Elaborar el POA de la Regencia de Farmacia en coordinación con las responsables de farmacia de los Hospitales dependientes. 4. Supervisar y evaluar las farmacias del hospital Santa Cruz, hospital Guaracachi y Provincias en forma periódica. 5. Convocar a todas las farmacéuticas para solucionar cualquier problema presentado en relación a los servicios de farmacia. 6. Ajustar la carga horaria y la asignación de trabajos según la cantidad de tiempo y el personal disponible para maximizar la productividad. 7. Efectuar la devolución y/o el cambio de aquellos medicamentos que no cumplan con los requerimientos solicitados. 8. Elaborar informe estadístico mensual de los movimientos diarios de consulta externa. 9. Elaborar informe mensual del movimiento físico de los medicamentos e insumos. 10. Solicitar semestralmente o anualmente medicamentos en base al Cuadro Básico de medicamentos, en el DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 44 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. formulario GSS-01 teniendo en cuenta los consumos mensuales de Farmacia Hospital Santa Cruz, Hospital Guaracachi, Hospitales Provinciales ( Puerto Guijarro y Robore). Participar activamente en todos los procesos departamentales y nacionales de adquisición de medicamentos. Realizar el ingreso de medicamentos a Farmacia en el formulario DSGR-02, para lo cual se debe tener en cuenta que la factura: debe tener fecha posterior a la orden de compra, incluir el número del RUC de C.P.S.: l53095, deben coincidir en todo momento los precios unitarios y el precio total de la factura con el orden de compra. Verificar la vigencia del Registro Sanitario y control de calidad. Realizar seguimiento y agilización de los pedidos de medicamentos. Verificar los saldos de medicamentos para reposición según la necesidad. Realizar abastecimiento y/o mantenimiento de cantidades adecuadas de medicamentos Efectuar el ingreso de medicamentos verificando la recepción de todo el stock de medicamentos comprobando que coincidan la cantidad con lo solicitado, número de lote, que la fecha de expiración sea igual o mayor a dos años. Mantener un nivel constante de medicamentos (nivel mínimo de stock). Supervisión sobre el control de las fechas de vencimiento de los medicamentos. Asegurar el cumplimiento de la legislación sobre estupefacientes y psicotrópicos o de cualquier otro medicamento que requiera control especial. Efectuar reclamos al departamento de adquisiciones sobre la falta de medicamentos, aclarar dudas y resolver problemas. Proveer información sobre drogas y medicamentos a los pacientes, personal médico, enfermeras y profesionales en salud, basadas en las referencias disponibles. Elaborar y controlar inventarios, dar de baja medicamentos vencidos o en mal estado. Asesorar, guiar, enseñar y evaluar a los estudiantes asignados de la carrera de Farmacia y Bioquímica. Dirigir, controlar y organizar a las farmacéuticas de base. Participar en la comisión que evalúe la dotación de medicamentos para la Institución. Participar en calidad de responsable del Comité de Farmacia y Terapéutica. Participar en los comités que se la convoquen. Realizar fiscalización y control de todos los medicamentos y activos del Servicio de Farmacia. Coordinar con otros servicios para la aplicación de normas sobre el buen uso de los medicamentos. Sugerir alternativas para mejorar los procesos de adquisición de medicamentos, alternativas de proveedores, buscar mejores ofertas de medicamentos en base a ciertos requisitos de calidad, precio y oportunidad de la provisión. Dirigir, planificar y realizar el seguimiento de todas las actividades relacionadas al buen funcionamiento de los servicios de farmacia de los hospitales dependientes. Realizar otras funciones designadas por su inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 45 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ESTRUCTURA ORGANICA ORGANIZACIONAL DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA AREA ADMINISTRATIVA DIRECTOR GENERAL EJECUTIVA CPS ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ASESORIA LEGAL DEPARTAMENTAL AUDITORIA INTERNA CAI / POA RELACIONES PUBLICAS JEFE PLANIFICACIÓN BIOESTADISTICA JEFE DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO JEFE UNIDAD DE CONTROL DE SEGUROS JEFE UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION JEFE UNIDAD FINANCIERA CONTABLE JEFE UNIDAD DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES JEFE UNIDAD DE SISTEMAS ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 46 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ESTRUCTURA ORGANICA ORGANIZACIONAL DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA AREA ADMINISTRATIVA ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ASESORIA LEGAL DEPARTAMENTAL RELACIONES PUBLICAS JEFE UNIDAD DE PLANIFICACIÓN JEFE DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO SECRETARIA CHOFER JEFE UNIDAD DE CONTROL DE SEGUROS JEFE UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS JEFE UNIDAD FINANCIERA CONTABLE JEFE UNIDAD DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES JEFE UNIDAD DE SISTEMAS RESPONSABLE AFILIACIONES RESPONSABLE DE EVALUCION DE DESEMPEÑO RESPONSABLE DE CONTABLE RESPONSABLE COMPRAS MAYORES RESPONSABLE SEGURIDAD DE REDES RESPONSABLE COTIZACIONES RESPONSABLE DE PLANILLAS Y REGISTRO RESPONSABLE DE PRESUPUESTO RESPONSABLE COMPRAS MENORES TECNICO INFORMATIVO HARWARE RESPONSABLE CONTROL DE EMPRESAS RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA RESPONSABLE DE ARCHIVOS RESPONSABLE DE ALMACENES RESPONSABLE ANALISTA DE SISTEMAS ANALISTA DE SISTEMAS SERENO PORTERO DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 47 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Administrar, organizar, ejecutar y supervisar la captación y uso racional de los recursos económicos, financieros, humanos de la Administración Departamental Santa Cruz, con eficiencia, economía y transparencia para alcanzar los objetivos en previstos en el Plan Estratégico Institucional. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Cumplir y hacer cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. 3. Elaborar, ejecutar, evaluar y reformular del Programa Operativo Anual (POA) del área administrativa. 4. Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de las Jefaturas y Unidades a su cargo, en el marco de la visión y misión institucional. 5. Elaborar y presentar conjuntamente el administrador a Oficina Nacional, el Programa Operativo Anual y anteproyecto de presupuesto para su aprobación. 6. Proponer y ejecutar estrategias necesarias para garantizar el cumplimiento del POA y ejecución presupuestaria. 7. Ejecutar las actividades programadas por la administración departamental. 8. Coordinar actividades de mejora en la calidad administrativa, con las autoridades de área y el administrador departamental. 9. Coordinar las actividades con las Jefaturas y Responsables dependientes. 10. Supervisar la transparencia en los procesos técnicos, administrativos y financieros. 11. Controlar y evaluar la ejecución presupuestaria y programa anual de contrataciones e informar a la autoridad superior. 12. Controlar los sobregiros presupuestarios DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 48 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 13. Aprobar las modificaciones presupuestarias y tramitar su aprobación. 14. Organizar las actividades del área administrativa. 15. Controlar y garantizar que los procesos de contrataciones sean ejecutados en el marco de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS), y su Reglamento Especifico (RE-SABS,) con transparencia y eficiencia. 16. Aprobar los Estados Financieros, Patrimoniales y Presupuestarios 17. Supervisar la toma de inventarios: Almacén General, Farmacia y Activos Fijos. 18. Controlar y evaluar el cumplimiento de los POAI´s de los trabajadores. 19. Aprobar mensualmente, el flujo financiero y remitir posteriormente a Oficina Nacional. 20. Aprobar conjuntamente las instancias correspondientes, la programación anual de vacaciones del personal bajo su dependencia. 21. Establecer conjuntamente la Jefatura de Personal, mecanismos de control de asistencia. 22. Coordinar, con Administración y Jefatura de Personal las designaciones, movimiento y retiro de personal. 23. Supervisar, el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa en relación a los aspectos contables, presupuestarios y tributarios. 24. Verificar, que las operaciones realizadas cuenten con toda la documentación de respaldo, para comprobar el cumplimiento de los sistemas de control interno. 25. Cumplir y hacer cumplir, los sistemas administrativos de control SAYCO y las recomendaciones de auditoría interna y externa. 26. Emitir sugerencias al Administrador Departamental en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad de la administración y optimizar los procedimientos técnico – administrativos. 27. Resolver, los problemas en el marco de sus atribuciones. 28. Aplicar sanciones por incumplimientos y contravenciones a la normativa establecida. 29. Delegar autoridad a las jefaturas y responsables departamentales dependientes. 30. Supervisar e instruir la elaboración de proyectos de mejora de la infraestructura física de la administración departamental y, remitir a la autoridad departamental y nacional para su aprobación. 31. Supervisa los procesos de selección, inducción y capacitación de recursos humanos. 32. Elevar a conocimiento del administrador departamental, los problemas, acontecimientos situaciones y hechos del área financiera, que requieran ser tratados y consensuados. 33. Atender, oportunamente los informes, notas y correspondencia que cursan por su despacho. 34. Firmar cheques conjuntamente el Administrador Departamental. 35. Requerir y aprobar informes del personal dependiente en el marco de sus atribuciones. 36. Aprobar los comprobantes de pago, ingresos y diario generados en contabilidad. 37. Coordinar, revisar y aprobar los informes emitidos por las unidades dependientes. 38. Realizar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas por auditoría interna y externa. 39. Precautelar y resguardar conjuntamente el administrador, los bienes de la administración. 40. Proponer ajustes o modificaciones a los procedimientos administrativos que considere necesario y, asesorar respecto a su aplicación. 41. Evaluar periódicamente la evolución económica y financiera de la administración departamental. 42. Supervisar, el debido cumplimiento de actividades relacionadas a afiliación, DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 49 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ cotizaciones y control de empresas en coordinación con Oficina Nacional. 43. Supervisar el manejo y disposición de activos fijos de nuestra institución. 44. Emitir informes a requerimiento de las autoridades departamentales y nacionales. 45. Asistir a reuniones convocadas por administración departamental, como por autoridades nacionales. 46. Cumplir y Hacer cumplir el Reglamento Interno de Personal. 47. Supervisar el buen uso de los materiales y suministros. 48. Resguardar los activos fijos asignados. 49. Realizar otras funciones que por su naturaleza correspondan al área administrativa financiera. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 50 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 SECRETARIA JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO ADMIMISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Asistir a la Jefatura Departamental Administrativa Financiera, en la organización, recepción y despacho de correspondencia u otros documentos; aplicando técnicas secretariales y de relaciones humana. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO. 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamental y normativa interna, ejerciendo control interno en toda operación u actividad realizada. 3. Coordinar, ejecutar y apoyar las actividades administrativas de la Jefatura Departamental Administrativa Financiera. 4. Recibir, organizar, clasificar, registrar e introducir a despacho la correspondencia y documentos recibidos. 5. Elaborar, notas, informes u otros documentos a requerimiento de la Jefatura Administrativa Financiera. 6. Seleccionar, registrar y asignar número correlativo, a la correspondencia u otro 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. documento emitido por la dirección. Organizar la agenda, definiendo citas y reuniones, etc. Atender al público usuario en general, proporcionando información útil, oportuna y confiable. Desempeñar sus funciones con discreción y no incurrir en infidencia. Atender con amabilidad el teléfono tanto de llamadas internas como externas. Recibir y enviar FAX. Controlar la correspondencia del Courrier de los documentos que se le entregan, llevando el archivo propio de despachos. Controlar el seguimiento de copias con sello de recepción que debe entregar el DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 51 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ Courrier. 14. Emitir sugerencias a la Jefatura Departamental Administrativa Financiera, en el 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la planificación. Solicitar pasajes aéreos y terrestres para el Jefe administrativo y funcionarios declarados en comisión dependientes de la J.D.A.F. Apoyar en la elaboración de rendiciones de cuentas por viajes realizados por el Jefe administrativo. Mantener trato cordial y amable para con los trabajadores y público usuario en general. Apoyar las actividades administrativas, a requerimiento de dirección. Verificar que toda correspondencia o documento este debidamente firmado. Realizar seguimiento a la correspondencia y otros documentos generados por la Jefatura Coordinar según corresponda, las actividades del Chofer-mensajero del área, a fin de coadyuvar las actividades del Administrador Departamental. Organizar y actualizar los archivos de documentación emitida y recibida tanto interna como externa. Ordenar, seleccionar, clasificar, archivar y custodiar la documentación generada en el área. Derivar la documentación a la sección de archivos para su respectivo empaste y conservación. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. Desarrollar otras funciones inherentes al cargo y de aquellas que su inmediato superior lo requiera, conforme a la naturaleza de su cargo. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 52 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 CHOFER – MENSAJERO SECRETARIA ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVOS DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar a secretaria y a Jefatura Departamental Administrativa Financiera, en las labores de mensajería y el uso y disposición racional del vehículo asignado. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Cuidar y ser responsable de la movilidad bajo su custodia. cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Conducir con precaución y cuidado, respetando las reglas de Transito. Verificar diariamente que el vehículo este en buenas condiciones, cuente con combustible, aceite, herramientas y neumáticos en buen estado. Cumplir con las inspecciones vehiculares previstas por Transito. Atender con prontitud la solicitud de servicio. Verificar que la movilidad cuente con seguro de automotor. Tramitar el seguro de automotor (SOAT, ante las autoridades departamentales. Realizar limpieza del vehículo de forma diaria. Tener iniciativa propia y emitir sugerencias al administrador y secretaría. Atender los requerimientos de la Jefatura Administrativa Financiera, en cuanto a la disposición de la movilidad asignada a la autoridad. Cuidar y ser responsable de la movilidad bajo su custodia. Recoger al Jefe Administrativo Financiero de su domicilio hacia la institución y viceversa. Mantener limpio el vehículo y en condiciones para su uso. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 53 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. Velar porque el vehículo sea utilizado en fines oficiales y no particularmente o de acuerdo a intereses de terceras personas Dejar la movilidad en el garaje de la institución, a la conclusión de la jornada laboral. Cumplir el Reglamento Interno de Uso de Vehículos Portar su Licencia vigente de conducir Realizar el mantenimiento preventivo básico, regular y el mantenimiento correctivo Conservar el vehículo en buenas condiciones de funcionamiento. Usar el cinturón de seguridad, botiquín de primeros auxilios, triangulo luminoso para estacionamiento y extintor de fuego. Reportar de forma inmediata a la Jefatura inmediata superior, organismo operativo y compañía aseguradora en caso de accidente. Informar a sus inmediatos Superiores, sobre cualquier avería o desperfecto mecánica que impida el normal funcionamiento del vehículo, para autorizar su reparación o mantenimiento Solicitar la orden de salida temporal del vehículo a la Unidad de activo fijo, llenando el formulario respectivo, para casos de evacuaciones o transferencias a otros distritos. Apoyar a secretaria de administración en el registro de la correspondencia tanto interna como externa. Llevar el libro de registro de recepción y despacho de correspondencia, evitando enmiendas y tachaduras Llevar y entregar correspondencia con prontitud y prolijidad a las diferentes dependencias de la Administración Departamental, empresas e Instituciones Gubernamentales. Apoyar y coadyuvar a secretaria en toda actividad requerida y propia de la institución. Atender el teléfono con diligencia y cordialidad, en ausencia de la secretaria. Sacar fotocopias de acuerdo a requerimiento. Realizar limpieza de los ambientes internos de la Administración Departamental. Solicitar materiales e insumos, a almacén de acuerdo de conformidad a instrucción del inmediato superior. Evitar la acumulación de basura en las áreas de secretaria y despacho de la administración, efectuando su traslado y depósito respectivo. Informar a secretaria y administrador, cualquier novedad que se presente y sea de interés de la Institución. Evitar la acumulación de basura en las áreas de secretaria y despacho de la administración, efectuando su traslado y depósito respectivo. Acatar disciplinadamente las instrucciones emanadas por secretaría. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área administrativa. Coadyuvar en el manejo, archivo y custodia de la documentación. Coadyuvar a secretaria, en la organización, selección, clasificación, archivo y custodia la documentación generada por la dirección.. Dar cumplimiento al Reglamento Interno de Personal Cumplir con el Reglamento Interno de Personal Cumplir otras actividades inherentes al cargo, a requerimiento se secretaria y Jefatura. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 54 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ESTRUCTURA ORGANICA ORGANIZACIONAL JEFATURA DE LAUNIDAD DE SEGUROS AREA ADMINISTRATIVA ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ASESORIA LEGAL DEPARTAMENTAL RELACIONES PUBLICAS JEFE PLANIFICACIÓN JEFE DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO JEFE UNIDAD DE CONTROL DE SEGUROS SECRETARIA RESPONSABLE DE AFILIACIONES SECRETARIA AUX. DE OFICINA RESPONSABLE DE ARCHIVO RESPONSABLE DE CONTROL DE EMPRESA RESPONSABLE DE COTIZACIONES AUX. DE OFICINA AUX. DE ADM AUDITOR INSPECTOR DE EMPRESAS AUX. ADM. RESP. MORA AUX. ADM. RESP. SSPAM Y SUMI DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 55 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. JEFE DE LA UNIDAD DE CONTROL DE SEGUROS 3 DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE ADMINISTRATIVA 5. NIVEL JERARQUICO OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Planificar, Organizar, controlar, y dirigir conjuntamente la Jefatura del Departamento Administrativo Financiero, la captación y recuperación de recursos económicos a través del control eficiente de los servicios de, afiliación, cotizaciones y control de empresas, en el marco del Código de Seguridad Social. 8. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO. 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Controlar el cumplimiento del Código de Seguridad Social, su Reglamento y normas complementarias en las Unidades de Afiliaciones, Cotizaciones, Control de Empresas y SSPAM. 3. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. 4. Diseñar estrategias y políticas de recuperación de aportes en mora de las empresas afiliadas, en el marco del Código de Seguridad Social. 5. Planificar y diseñar procedimientos de control en las unidades de Afiliaciones, Cotizaciones Control de Empresas y SSPAM de acuerdo a las Estrategias, Políticas y objetivos Institucionales. 6. Elaborar, ejecutar, evaluar y reformular si es necesario, el Programa Operativo Anual (POA) de Seguros. 7. Proyectar en coordinación con Afiliaciones, Cotizaciones, Control de Empresas y SSPAM los ingresos que se captaran por contribuciones a la Seguridad Social, mismos que serán considerados para la elaboración del POA y Anteproyecto de Presupuesto DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 56 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ de la Administración DEPARTAMENTO. 8. Organizar y supervisar las funciones asignadas a los Responsables de Afiliaciones, Cotizaciones, Control de Empresas y SSPAM de la Administración DEPARTAMENTO. 9. Supervisar la atención al público, a través de la aplicación de relaciones humanas y atención al público en Afiliaciones, Cotizaciones, Control de Empresas y SSPAM. 10. Asignar y delegar funciones a los responsables de Afiliaciones, Cotizaciones, Control de Empresas y SSPAM. 11. Controlar la eficiencia y calidad de servicio, en Afiliaciones, Cotizaciones, Control de Empresas y SSPAM. 12. Supervisar las funciones asignadas al personal dependiente de la unidad. 13. Controlar, evaluar e implementar acciones correctivas sobre calidad de servicio y atención al público en Afiliaciones, Cotizaciones, Control de Empresas y SSPAM. 14. Establecer controles internos en los procesos de afiliaciones, cotizaciones, control de empresas y SSPAM. 15. Supervisar el registro de empresas afiliadas y desafiliadas en coordinación con Afiliaciones, Cotizaciones y Control de Empresas. 16. Delegar autoridad y funciones a los Responsables de Afiliaciones, Cotizaciones, Control de Empresas y SSPAM. 17. Controlar de manera permanente las empresas en mora. 18. Informar mensualmente a las autoridades departamentales y nacionales, sobre las empresas mora. 19. Controlar la afiliación y desafiliación de empresas. 20. Controlar la evolución del estado mensual de ingresos. 21. Controlar las liquidaciones y cuadro de amortizaciones, para suscripción de convenios de pagos. 22. Participar de reuniones con empresas afiliadas y autoridades departamentales. 23. Controlar las Notas de Aviso y Notas de Cargo emitidas por Cotizaciones y Control de Empresas. 24. Firmar las Notas de Aviso y Notas de Cargo emitidas por Cotizaciones y Control de Empresas. 25. Coordinar actividades y procedimientos con Afiliaciones, Cotizaciones, Control de Empresas y SSPAM, Control de Empresas y SSPAM, destinadas a mejorar la atención al público. 26. Coordinar con Asesoría Legal la recuperación de aportes en mora. 27. Realizar seguimiento a las Notas de Aviso y Notas de Cargo, emitidas por la administración departamental. 28. Coordinar acciones y actividades del área de seguros con la Jefatura del Departamento Administrativo Financiero. 29. Coordinar con el departamento de Seguros de Oficina Nacional, la depuración anual de empresas en mora. 30. Revisar y rediseñar procesos administrativos del área de seguros. 31. Gestionar la capacitación continua del personal dependiente. 32. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de seguros. 33. Elaborar conjuntamente el personal del área de seguros el programa anual de vacaciones. 34. Solicitar la provisión de materiales, insumos, equipos y otros para cumplir los objetivos y actividades programadas del área de Seguros. 35. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal de la Institución. 36. Resguardar los activos fijos asignados. 37. Cumplir otras funciones relativas al cargo, asignadas por la jefatura inmediata superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 57 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADSCZ-02 Nº de PAG. 1-2 SECRETARIA JEFE DE LA UNIDAD DE CONTROL DE SEGUROS ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Asistir a la Unidad de Seguros, en la organización, recepción, despacho y archivo de correspondencia y documentos, aplicando técnicas secretariales y de relaciones humanas. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA de la Unidad de Seguros. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Coordinar, ejecutar y apoyar las actividades administrativas de la Unidad de Seguros. Recibir, organizar, clasificar, registrar e introducir al escritorio del JEFE, la correspondencia y documentos recibidos. 6. Elaborar, notas, informes u otros documentos a requerimiento del inmediato superior. 7. Seleccionar, registrar y asignar número correlativo, a la correspondencia u otro documento emitido por jefatura. 8. Atender al público usuario en general, proporcionando información útil, oportuna y confiable. 9. Atender con diligencia el teléfono. 10. Recibir y enviar FAX. 11. Emitir sugerencias a la Jefatura de la Unidad de Seguros, en el marco de sus funciones. 12. Mantener trato cordial y amable para con los trabajadores y público usuario en general. 13. Apoyar las actividades administrativas, a requerimiento de la jefatura. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 58 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 14. Verificar que toda correspondencia e instructivo, se halle debidamente firmado. 15. Realizar seguimiento a la correspondencia y otros documentos generados por Unidad de Seguros. 16. Actualizar los medios y mecanismos de archivos de documentación emitida y recibida tanto, interna como externa. 17. Ordenar, seleccionar, clasificar, archivar y custodiar la documentación generada en el área de seguros. 18. Derivar la documentación a la sección de archivos para su respectivo empaste y conservación. 19. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de seguros. 20. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 21. Resguardar los activos fijos asignados. 22. Desarrollar otras funciones inherentes al cargo que la jefatura y/o autoridad competente le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 59 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 1.CODIGO ADSCZ-02 Nº de PAG. 1-3 RESPONSABLE DE AFILIACIONES JEFE DE LA UNIDAD DE CONTROL DE SEGUROS ADMINISTRATIVA 5. NIVEL JERARQUICO OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Implementar, guiar y controlar de manera eficiente el sistema de afiliación en la Administración Departamental Santa Cruz, a fin de garantizar la afiliación oportuna y confiable en el marco del Código de Seguridad Social y Manual de Procedimientos de Seguros. . 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. 3. Encaminar los procesos de afiliación con eficiencia y responsabilidad en el marco del Código de Seguridad Social. 4. Elaborar, ejecutar, evaluar y reformular del Programa Operativo Anual (POA) de Afiliaciones. 5. Mantener actualizado la información del sistema informático de afiliaciones 6. Participar en el análisis e interpretación de disposiciones legales. 7. Organizar al personal y distribuir tareas para optimizar el trabajo en afiliaciones precautelando un trato amable en la atención al público. 8. Controlar el proceso de afiliación al personal dependiente. 9. Evaluar periódicamente los recursos humanos de su dependencia, verificando resultados de acuerdo al trabajo realizado. los procedimientos de entrega de requisitos de Afiliaciones a empresas, asegurados y beneficiarios. 11. Elaborar el archivo de sobres patronales y supervisar los sobres laborales de acuerdo al Manual de Procedimientos de Seguros. 12. Remitir mensualmente a Oficina Nacional, Hospitales y Policonsultorios, los reportes de altas y bajas generados por el sistema de afiliaciones. 10. Supervisar periódicamente DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 60 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 13. Elaborar y remitir el estado mensual de afiliaciones. 14. Elaborar el anuario de Afiliaciones. 15. Supervisar mensualmente los datos reportados por el sistema de afiliaciones 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. respecto las altas y bajas de empresas afiliadas, asegurados activos, pasivos y beneficiarios. Sellar y firmar los carnets de seguro de salud para trabajadores, beneficiarios y asegurados voluntarios. Remitir periódicamente los Partes de Ingreso, Partes de Retiro, Transferencias de trabajadores y sobres laborales a las CPS del interior del país Revisar y controlar los documentos presentados por las empresas y asegurados voluntarios, que soliciten su Afiliación a la CPS respecto a los requisitos exigidos para su afiliación. Realizar seguimiento de la asignación o ampliación del número patronal de empresas en Oficina Nacional. Introducir en el sistema de afiliaciones el número patronal de nuevas empresas afiliadas y SSPAM, de acuerdo a normas y procedimientos vigentes. Recepcionar, revisar e introducir al sistema de afiliaciones los datos incorporados en el formulario de Aviso de Novedades del empleador. Revisar y controlar los documentos presentados por las empresas que solicitan Baja temporal o definitiva, mismo que estará de acuerdo a los requisitos establecidos en el Manual de Procedimientos de Seguros. Remitir información sobre la baja temporal y definitiva de empresas a Cotizaciones y Control de Seguros. Coordinar con Cotizaciones, Control de empresas y Seguros, la depuración de empresas para la baja correspondiente de empresas afiliadas, asegurados voluntarios, trabajadores, beneficiarios y SSPAM. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de seguros y afiliaciones. Conciliar datos con cotizaciones. Emitir certificaciones solicitadas en general. Elaborar y firmar el formulario de asignación familiar para recién nacidos. Elaborar informes a requerimiento de autoridades superiores e informar sobre cualquier novedad que se presente en el área de Afiliaciones. Ingresar al sistema modificaciones generadas como consecuencia del FORM- AFIL03 AVISO DE NOVEDADES. Legalizar formularios de aviso de afiliación y baja del trabajador para su trámite de jubilación. Emitir sugerencias destinadas a optimizar los procesos de afiliación y atención al público. Resolver problemas que pudieran surgir en afiliaciones, en el ámbito de su competencia. Coordinar actividades, operaciones, aplicación de procedimientos y otros con Cotizaciones y Control de Seguros. Coordinar con el Departamento de Seguros de Oficina Nacional, INASES, autoridades Superiores y otras Instituciones, los procesos de afiliación de Empresas, Instituciones y Asegurados Voluntarios. Participar de las reuniones convocadas por la administración departamental u otras unidades de la Institución. Gestionar la capacitación continua del personal de afiliaciones. Elaborar y programar las vacaciones anuales con el personal bajo su dependencia. Solicitar la provisión y de materiales, insumos, muebles, equipos y otros para cumplir DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 61 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ los objetivos y actividades programadas por Afiliaciones. 40. Asistir a los cursos de capacitación que se le asigne. 41. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno de Personal. 42. Resguardar los activos fijos asignados. 43. Cumplir con otras funciones relativas al cargo, asignadas por autoridades superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 62 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 SECRETARIA RESPONSABLE DE AFILIACIONES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Asistir al área de Afiliaciones, en la organización, recepción, despacho y archivo de documentos u otra actividad técnica administrativas desarrollada en el área, aplicando técnicas secretariales y de relaciones humanas. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Coadyuvar en la formulación del POA de la Sección de Afiliaciones. Recepcionar, clasificar, registrar e introducir a oficina la correspondencia y documentos recibidos. 5. Elaborar, notas, informes y otros documentos para la autoridad superior. 6. Seleccionar, registrar y asignar número correlativo, a la correspondencia u otro documento emitido por la jefatura. 7. Hacer seguimiento a la correspondencia o trámite cursado por el área hasta su conclusión. 8. Informar con responsabilidad a las empresas, asegurados y público usuario en general, 9. Despachar y recepción de fax a nivel local y nacional. 10. Mantener actualizado los registros de la correspondencia. 11. Entregar requisitos para la afiliaciones de: Empresas, asegurados y beneficiarios. 12. Entregar tickets al usuario, para guardar orden de atención. 13. Sellar el FORM-101 de afiliación de otras Cajas, previa verificación en el Sistema Informático 14. Revisar y registrar en el sistema de los Avisos de Altas y Bajas de afiliación del trabajador. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 63 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 15. Entregar Partes de Ingresos y Retiro legalizadas para tramites con los AFPs 16. Elaborar los Carnets de Asegurados, en relación a la documentación recibida por los auxiliares de afiliaciones. 17. Emitir y entregar listados de los asegurados de las empresas a requerimiento de las mismas. 18. Atender el teléfono tanto de llamadas internas como externas. 19. Realizar trabajo interno de las empresas que demandan su afiliación. 20. Elaborar notas de atención provisional en otras administraciones regionales. 21. Mantener actualizado los registros de correspondencia, tanto de recibida como despachada. 22. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en afiliaciones. 23. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 24. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. 25. Cumplir otras funciones relativas al cargo, que la jefatura y/o inmediato superior le asignen. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 64 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR DE OFICINA RESPONSABLE DE AFILIACIONES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Asistir al área de Afiliaciones, en la organización, recepción, despacho y archivo de documentos u otra actividad técnica administrativas desarrollada en el área, aplicando técnicas secretariales y de relaciones humanas. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Coadyuvar en la formulación del POA de la Sección de Afiliaciones. Recepcionar, clasificar, registrar e introducir a oficina la correspondencia y documentos recibidos. 5. Elaborar, notas, informes y otros documentos para la autoridad superior. 6. Seleccionar, registrar y asignar número correlativo, a la correspondencia u otro documento emitido por la jefatura. 7. Hacer seguimiento a la correspondencia o trámite cursado por el área hasta su conclusión. 8. Informar con responsabilidad a las empresas, asegurados y público usuario en general, 9. Despachar y recepción de fax a nivel local y nacional. 10. Mantener actualizado los registros de la correspondencia. 11. Entregar requisitos para la afiliaciones de: Empresas, asegurados y beneficiarios. 12. Entregar tickets al usuario, para guardar orden de atención. 13. Sellar el FORM-101 de afiliación de otras Cajas, previa verificación en el Sistema Informático 14. Revisar y registrar en el sistema de los Avisos de Altas y Bajas de afiliación del trabajador. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 65 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 15. Entregar Partes de Ingresos y Retiro legalizadas para tramites con los AFPs 16. Elaborar los Carnets de Asegurados, en relación a la documentación recibida por los auxiliares de afiliaciones. 17. Emitir y entregar listados de los asegurados de las empresas a requerimiento de las mismas. 18. Atender el teléfono tanto de llamadas internas como externas. 19. Realizar trabajo interno de las empresas que demandan su afiliación. 20. Elaborar notas de atención provisional en otras administraciones regionales. 21. Mantener actualizado los registros de correspondencia, tanto de recibida como despachada. 22. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en afiliaciones. 23. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 24. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. 25. Cumplir otras funciones relativas al cargo, que la jefatura y/o inmediato superior le asignen. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 66 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR DE AFILIACIONES RESPONSABLE DE AFILIACIONES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar a la Sección de Afiliaciones de la Administración Departamental Santa Cruz, en los procesos de afiliación de empresas, asegurados voluntarios, trabajadores y beneficiarios con eficiencia y responsabilidad, en el marco del Código de Seguridad Social y Manual de Procedimientos de Seguros. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Coadyuvar en la formulación del POA de la Sección de Afiliaciones. Apoyar en la implementación de procesos y procedimientos definidos en el área de Afiliaciones. 5. Atender e informar a las personas naturales y/o jurídicas, respecto a los requisitos de afiliación y prestaciones y ventajas del Seguro a Corto Plazo que la Institución presta. 6. Entregar requisitos para afiliación de empresas, trabajadores y beneficiarios, de cierre temporal, definitivo o cambio de razón social. 7. Recepcionar y revisar la documentación presentada, sobre la base de los requisitos exigidos, e introducir los datos en el sistema de afiliación. 8. Elaborar fichas de afiliación y carnet de asegurados titulares y beneficiarios. 9. Entregar fotocopias legalizadas de Partes de Ingresos y Retiro para trámites de Jubilación. 10. Entregar contratos de seguros voluntarios, exámenes médicos y/o certificados de nacimientos. 11. Elaborar cartas de atención medica provisional o definitiva a otras regionales 12. Ubicar sobres laborales en los archivos. 13. Ubicar y entregar contratos de seguros voluntarios, exámenes médicos y/o certificados DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 67 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ de nacimientos, cuando corresponda previa autorización del responsable del servicio. 14. Proponer mejoras continuas en el área de afiliaciones con responsabilidad. 15. Recepcionar transferencias del interior del país e ingresar al sistema. 16. Aperturar sobres laborales. 17. Dar baja del sistema de afiliaciones a los trabajadores y beneficiarios solicitantes. 26. Elaborar listado de trabajadores a requerimiento de las empresas solicitantes. 27. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en afiliaciones. 18. Informar de forma periódica y cuando así lo requieran las autoridades competentes. 19. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 20. Resguardar los activos fijos asignados. 21. Cumplir con otras funciones relativas al cargo, que la autoridad responsable del área lo solicite o le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 68 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR DE ARCHIVO (Activos- Pasivos) 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO RESPONSABLE DE AFILIACIONES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Desempeñar y cumplir sus funciones técnico administrativas del área de afiliaciones, con eficiencia y responsabilidad previendo un óptimo sistema de archivo y la custodia respectiva de la documentación generada. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Coadyuvar en la formulación del POA de la Sección de Afiliaciones. Organizar, custodiar y apoyar en el manejo de archivo de los sobres laborales generados en el área, proveyendo información ágil y oportuna. Informar de forma periódica a su inmediato superior respecto del desempeño de sus funciones. Registrar y verificación correspondiente de toda apertura de sobres laborales. Organizar y mantener el Orden alfa numérico del Archivo de Afiliaciones por empresas activas. Archivar sobres laborales de las empresas afiliadas en orden alfabético tanto de activos y pasivos y dados de baja. Realizar la búsqueda de sobres laborales de asegurados dados de baja. Aplicar toda medida o actividad necesaria para lograr un óptimo sistema de Archivo y custodia de la documentación de afiliaciones. Atender los requerimientos de Control de Empresas, previa autorización del Responsable de afiliaciones. Sacar fotocopias a requerimiento del Responsable de afiliaciones. Proponer y/o sugerir mejoras continuas de su área. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en afiliaciones. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 69 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 15. 16. 17. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. Resguardar los Activos fijos asignados. Cumplir con otras funciones relativas al cargo, que su inmediato superior le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 70 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE COTIZACIONES JEFE DE LA UNIDAD DE CONTROL DE SEGUROS ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Controlar eficientemente la correcta cotización de los aportes patronales por parte de las empresas afiliadas y asegurados voluntarios de la Administración Departamental Santa Cruz, en el marco del Código de Seguridad Social y Reglamento. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Elaborar, ejecutar y evaluar el POA de la Sección de Cotizaciones. 3. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. 1. Cumplir el Código de Seguridad Social, reglamento y otras disposiciones conexas al seguro social de corto plazo 4. Elaborar, ejecutar, evaluar y reformular el Programa Operativo Anual (POA) de Cotizaciones. 5. Informar y asesorar a las empresas aseguradas, sobre la forma de elaborar el formulario mensual de aportes (FORM. COT-01), incapacidad temporal por enfermedad, maternidad y riesgos profesionales a corto plazo. 6. Proyectar anualmente los Ingresos de la Administración Departamental, por empresas, instituciones y asegurados voluntarios. 7. Administrar y mantener actualizado la información del sistema informático de cotizaciones respecto a los aportes realizados por empresas, instituciones y asegurados voluntarios. 8. Organizar y distribuir al personal tareas, para optimizar el trabajo en cotizaciones, precautelando un trato amable en la atención al público. 9. Evaluar periódicamente los recursos humanos de su dependencia, sobre la base de los resultados obtenidos y remitir informe a la jefatura inmediata superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 71 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 10. Revisar y aprobar los Estados Mensuales y Anuales de Aportes e Incapacidad temporal para su envío a Oficina Nacional y otras Administraciones desconcentradas. 11. Supervisar los FORM – COT 01, de las liquidaciones aportes realizas por el personal dependiente. 12. Supervisar y controlar las liquidaciones de las planillas de haberes del formulario COT-01 de aportes de empresas, Instituciones y Asegurados Voluntarios afiliados a la CPS. 13. Supervisar el archivo correcto de los formularios mensuales de aportes COT-01, planilla de haberes, planilla de incapacidad y documentación respaldatoria. 14. Supervisar y controlar la correcta liquidación de incapacidad temporal. 15. Supervisar y aprobar la liquidación de multas por la no presentación oportuna de partes de retiro y retraso en la presentación de planillas, de acuerdo a normativa vigente. 16. Solicitar a la unidad de asesoría legal, la elaboración de convenios de pago en cuyo efecto remitirá la documentación de respaldo. 17. Revisar y controlar las liquidaciones y planes de pago en función a procedimientos vigentes. 18. Proyectar planes de pago de acuerdo a la normativa procedimental vigente y en función a la liquidación de aportes en mora y cuadro de amortizaciones. 19. Controlar e informar oportunamente a las autoridades superiores, el estado de empresas y asegurados voluntarios en mora. 20. Emitir y firmar las Notas de Aviso y Cargo giradas a las empresas y asegurados voluntarios en mora. 21. Llevar Kárdex actualizado de aportes por Empresas, Instituciones y Asegurados Voluntarios. 22. Supervisar y aprobar la conciliación mensual de los recursos percibidos por aportes, con caja general y contabilidad. 23. Enviar documentación mensual al Departamento de Seguros de Oficina Nacional concerniente a los aportes, incapacidades temporales y la mora de Empresas, Instituciones y Asegurado Voluntarios. 24. Asignar tareas al personal dependientes de cotizaciones, concernientes al área. 25. Coordinar actividades, operaciones, procedimientos y otros con Control de Seguros, Afiliaciones y Control de Empresas. 26. Supervisar y aprobar el movimiento diario de aportes liquidados. 27. Coordinar con la jefatura de Salud la correcta emisión del Formulario de Bajas Medicas. 28. Emitir sugerencias destinadas a optimizar los procedimientos y mejorar la calidad en cotizaciones de atención al público. 29. Coordinar con Afiliaciones, Control de Seguros y Control de Empresas la depuración de empresas afiliadas en mora. 30. Emitir certificaciones de no adeudo a empresas y asegurados voluntarios afiliados. 31. Elaborar informes a requerimiento de las autoridades superiores. 32. Gestionar la capacitación continua del personal de cotizaciones. 33. Elaborar conjuntamente el personal de la unidad, la programación anual de vacaciones. 34. Solicitar la provisión y de materiales, insumos, equipos y otros para cumplir los objetivos y actividades programadas por Cotizaciones. 35. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 36. Resguardar los activos fijos asignados. 37. Cumplir con otras funciones relativas al cargo, asignadas por autoridades superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 72 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE COTIZACIONES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Contribuir a la Sección de Cotizaciones de la Administración Departamental Santa Cruz, en el control los aportes de empresas afiliadas y asegurados voluntarios. 7.FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA de la Sección de Cotizaciones. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Cumplir el Código de Seguridad Social, reglamento y otras disposiciones conexas al seguro social de corto plazo. Elaborar los Estados Mensuales y Anuales de Aportes e Incapacidad temporal para su envío a Oficina Nacional y otras Administraciones desconcentradas. Recepcionar y controlar las planillas de haberes y liquidar mensualmente del formulario COT-01 de aportes de empresas, Instituciones y Asegurados Voluntarios afiliados a la CPS. Revisar y controlar la correcta liquidación de incapacidad temporal. Elaborar liquidaciones y planes de pago de acuerdo a la normativa procedimental vigente y en función a la liquidación de aportes en mora y cuadro de amortizaciones. Realizar conciliación mensual de los recursos percibidos por aportes, con caja general y contabilidad. Prestar trato cordial al público usuario en general. Informar a las empresas aseguradas y asegurado voluntario, respecto a la forma y procedimiento de elaborar el Formulario Mensual de Aportes (FORM. COT-01), DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 73 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. incapacidad temporal por enfermedad, maternidad y riesgos profesionales a corto plazo. Recepcionar planillas y liquidar el formulario mensual de aportes (FORM. - COT-01). Recepcionar los formularios mensuales de aportes (FORM.- COT-01) y planillas de empresas que aportan en las Administraciones Departamentales, Regionales, Zonales y Sub-zonales. Verificar los formularios por bajas médicas. Liquidar el formulario mensual de aportes (FORM.-COT-01) de asegurados voluntarios. Liquidar las multas por la no presentación de partes de retiro y retraso en la presentación de planillas de acuerdo a normativa y procedimientos establecidos para el efecto. Informar al Responsable de Cotizaciones, sobre las empresas afiliadas que no pagaron sus aportes dentro los plazos establecidos. Coadyuvar en la emisión de Notas de Aviso y Notas Cargo por mora de aportes. Realizar seguimiento a la mora e informar sobre las actuaciones realizadas a su inmediato superior. Informar al inmediato superior de cualquier novedad que se presente en el servicio de cotizaciones. Ordenar, clasificar, archivar y custodiar copias de los (FOR. COT-01) y documentación de respaldo. Llevar registro del archivo de cotizaciones. Elaborar en el día los reportes de aportes liquidados. Sacar fotocopias de la documentación a requerimiento del responsable de cotizaciones. Elaborar los formularios de partes de retiro de asegurados voluntarios. Elaborar el formulario de renovación de contrato de asegurados voluntarios. Recepcionar formularios de accidentes de trabajo, para su posterior entrega al Responsable de archivo. Emitir sugerencias al Responsable destinadas a mejorar los procedimientos y la calidad de atención al asegurado en cotizaciones. Organizar, controlar, custodiar y hacer seguimiento los convenios de pagos suscritos por la Administración Departamental. Emitir sugerencias para mejorar el servicio. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. Cumplir otras actividades afines al cargo, asignadas por la Jefatura. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 74 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE LA MORA 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO RESPONSABLE DE COTIZACIONES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Disminuir anualmente la mora en la Administración Departamental Santa Cruz, a través del control y recuperación de aportes devengados con eficiencia y responsabilidad, en el marco del Código de Seguridad Social y de toda normativa establecida para el fin. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA de la Sección de Afiliaciones. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Planificar con el responsable de cotizaciones, para organizar y ejecutar la recuperación de la mora en la Administración Departamental Santa Cruz. , en coordinación con la Jefatura de Seguros. 5. Formular estrategias a corto y mediano plazo orientadas a reducir la mora en la Administración Departamental. 6. Evaluar anualmente el impacto económico que representa la mora en la Administración Departamental y emitir informe en conclusiones al respecto. 7. Coordinar actividades con la Jefatura de Control de Seguros y Asesoría Legal la recuperación de la mora. 8. Coordinar con la Jefatura de Control de Seguros, la depuración anual de empresas en mora. 9. Realizar planes de pago de las empresas en mora. 10. Coadyuvar al servicio de Cotizaciones, en la recuperación de recursos. 11. Registrar y hacer seguimiento a las Notas de Aviso y Notas de Cargo impagos, DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 75 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ emitidas por Cotizaciones y Control de Empresas, hasta la recuperación total de los mismos. 12. Emitir sugerencias al Responsable destinadas a mejorar los procedimientos y la calidad de atención al asegurado en cotizaciones. 13. Emitir informes mensualmente sobre la recuperación de la mora en la Administración Departamental. 14. Emitir informes mensuales sobre las actividades realizadas y resultados obtenidos. 15. Dar cumplimiento al Reglamento Interno de Personal. 16. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. 17. Cumplir otras funciones relativas al cargo, asignadas por la jefatura inmediata superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 76 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. CODIGO ADSCZ- 02 1. Nº de PAG. 1-2 AUXILIAR ADMINISTRATIVA RESPONSABLE SSPAM Y SUMI 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO JEFE DE LA UNIDAD DE CONTROL DE SEGUROS. ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Controlar y coordinar el pago puntual de la atención del Seguro de Salud del Adulto Mayor SSPAM con los Gobiernos Municipales, en la Administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la elaboración del POA del área de Seguros. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamental y normas internas. Promover y verificar la suscripción de contrato con el Gobierno Municipal correspondiente. 5. Recepcionar listas de afiliados al SSPAM Y SUMI, (altas y bajas) cuatrimestralmente. 6. Revisar la documentación recibida de los diferentes municipios. 7. Elaborar listas del S.S.P.A.M, SUMI y remitir nota al municipio solicitando el pago de cotizaciones. 8. Remitir información a afiliaciones para introducir al sistema. 9. Coordinar actividades con afiliaciones y Responsable Nacional del SSPAM Y SUMI. 10. Conciliar el número de afiliados y cuentas cuatrimestralmente con los Gobiernos Municipales. 11. Depurar listas. 12. Llevar kardex individual por municipio. 13. Elaborar cuatrimestralmente el FORM -08 Y EL SUMI de Cobro y Pago de cotizaciones del municipio correspondiente. 14. Realizar el trámite de entrega del FORM -08 Y DEL SUMI de cobro y pago de DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 77 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ cotizaciones. 15. Gestionar ante el municipio correspondiente el pago por atención del SSPAM Y SUMI. 16. Controlar los aportes del SSPAM Y SUMI. 17. Sugerir mejoras continuas en el área de su trabajo. 18. Elevar informes periódicos a su inmediato superior, sobre las actividades que desempeña. 19. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 20. Emitir sugerencias al Responsable destinadas a mejorar los procedimientos y la calidad de atención al asegurado en cotizaciones. 21. Resguardar los activos fijos asignados. 22. Cumplir con otras funciones relativas al cargo, asignadas por autoridades superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 78 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR DE OFICINA RESPONSABLE DE COTIZACIONES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Contribuir a la Sección de Cotizaciones de la Administración Departamental Santa Cruz, en el control los aportes de empresas afiliadas y asegurados voluntarios. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Coadyuvar en la formulación del POA de la Sección de Cotizaciones. 3. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna emitida por la Institución. 4. Cumplir el Código de Seguridad Social, reglamento y otras disposiciones conexas al seguro social de corto plazo. 5. Atender e informar a las personas naturales y/o jurídicas, respecto a la forma del llenado del formulario COT-01. 6. Recepcionar planillas y liquidar el formulario mensual de aportes (FORM. - COT-01). 7. Recepcionar los formularios mensuales de aportes (FORM.- COT-01) y planillas de empresas que aportan en las Administraciones Departamentales, Regionales, Zonales y Sub-zonales. 8. Recibir, registrar y asignar numero a la correspondencia recibida y despachada por Cotizaciones. 9. Recepcionar y revisar la documentación presentada, sobre la base del Manual de Procedimientos de Seguros. 10. Transcribir notas, cartas e informes a requerimiento del Responsable de Cotizaciones. 11. Prestar trato cordial al público usuario en general. 12. Coadyuvar en la emisión de Notas de Aviso y Notas Cargo por mora de aportes. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 79 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 13. Informar al inmediato superior de cualquier novedad que se presente en el servicio de cotizaciones. 14. Ordenar, clasificar, archivar y custodiar copias de los (FOR. COT-01) y documentación de respaldo. 15. Verificar los formularios por bajas médicas. 16. Liquidar el formulario mensual de aportes (FORM.-COT-01) de asegurados voluntarios. 17. Coadyuvar en la liquidación de multas por la no presentación de partes de retiro y retraso en la presentación de planillas de acuerdo a normativa y procedimientos establecidos para el efecto. 18. Sacar fotocopias de la documentación a requerimiento del responsable de cotizaciones. 19. Elaborar los formularios de partes de retiro de asegurados voluntarios. 20. Elaborar el formulario de renovación de contrato de asegurados voluntarios. 21. Recepcionar formularios de accidentes de trabajo, para su posterior entrega al Responsable de archivo. 22. Emitir sugerencias al Responsable destinadas a mejorar los procedimientos y la calidad de atención al asegurado en cotizaciones. 23. Organizar, controlar, custodiar y hacer seguimiento los convenios de pagos suscritos por la Administración Departamental. 24. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 25. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. 26. Cumplir otras actividades afines al cargo, asignadas por la Jefatura. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 80 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE CONTROL DE EMPRESAS JEFE DE LA UNIDD DE CONTROL DE SEGUROS ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Controlar y fiscalizar de forma eficiente y oportuna las Empresas afiliadas a la Caja Petrolera de Salud - Administración Departamental Santa Cruz, en el marco del Código de Seguridad Social y Manual de Procedimientos de Seguros, y demás disposiciones conexas. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad 2. Dirigir y ejecutar toda actividad de fiscalización en las empresas asignadas, a fin de determinar que los empleadores cumplan con sus obligaciones, bajo los siguientes lineamientos: a. Efectuar análisis preliminares de los documentos que cursan en la Sección Afiliaciones, Cotizaciones y Archivo del Departamento Nacional de Seguros y Archivo Central de la Oficina Nacional, relativa a las empresas fiscalizadas a fin de recopilar datos para la ejecución del trabajo. b. Constituirse en las empresas o Institución objeto de las Fiscalizaciones mediante las credenciales emitidas para el efecto. c. Coordinar recurrentemente los procedimientos y aspectos referidos a la fiscalización con el inmediato superior. d. Ejecutar el proceso de fiscalización a través de procedimientos definidos en el Manual de Procedimientos de Control de Empresas. e. Tomar conocimiento de los Sistemas Administrativas y Financieros de las empresas fiscalizadas. f. Realizar análisis comparativo de datos entre los formularios COT-01, aportes a las AFP´s, planillas presentadas a la Caja Petrolera de Salud y los registros DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 81 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s. t. u. v. w. x. y. z. contables de los mismos; además de pruebas globales con los Estados Financieros. Determinar el salario cotizable y componentes del mismo. Analizar los estados financieros estableciendo cuentas que llamen la atención. Revisar y analizar los documentos administrativos: contratos, files personales, convenios, registros de asistencia; y los contables: comprobantes de diario, traspaso, egreso, libros mayores y otros. Aplicar otros procedimientos alternos, que permitan tener certeza del cumplimiento de las obligaciones de los empleadores. Determinar la dirección y representante legal de la Empresa actuales, para fines de notificación, con base a poder actualizado. Concertar reuniones de aclaración de observaciones con los representantes de la empresa fiscalizada, suscribiendo el acta respectiva y realizando la entrega de los anexos respectivos. Elaborar los papeles de trabajo que sustenten las observaciones resultantes del trabajo de fiscalización, conformando la carpeta de fiscalización de la empresa o Institución fiscalizada. Sustentar las observaciones con evidencia documentaria. Emitir los informes de Fiscalización preliminar, complementarios y los anexos respectivos. Comunicar los resultados finales de la fiscalización a los representantes legales de las empresas. Asistir a reuniones de aclaración y observaciones de la fiscalización practicada. Evaluar documentos complementarios presentados por las empresas y emitiendo los informes respectivos. Emitir opiniones técnicas en el marco del ejercicio de sus funciones referidas a fiscalizaciones. Emitir opiniones técnicas en el marco del ejercicio de sus funciones referidas a fiscalizaciones, en el marco de la búsqueda de soluciones. Cumplir con la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. Otros trabajos asignados por el inmediato superior relacionado con la División y/o JEFE Departamental Administrativa Financiera. Elaborar y ejecutar el programa anual de fiscalización de empresas (PAFE) Ejecutar y asegurar el cumplimiento del PAFE. Planificar, organizar, coordinar y supervisar las actividades con las responsables de Control de Empresas de las administraciones desconcentradas. 3. Coordinar con la JEFE de Seguros y personal dependiente las actividades a desarrollar. conjuntamente la Jefatura Administrativa Financiera y Administrador Departamental memorándum y/o credencial de asignación de trabajo a los auditores fiscalizadores. Elaborar el programa de trabajo a ser ejecutado por el auditor fiscalizador. Constituirse en la empresa o institución a ser fiscalizada, conjuntamente el auditor responsable de la fiscalización. Fiscalizar los aportes a las empresas afiliadas, de acuerdo a procedimientos establecidos en el manual de procedimientos de control de empresas. Dirigir y supervisar el trabajo de fiscalización del personal dependiente. 4. Emitir 5. 6. 7. 8. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 82 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 9. Cumplir y hacer cumplir el Manual de Procedimientos de Seguro. 10. Analizar, diseñar y rediseñar procesos y procedimientos a ser aplicados en los 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. procesos de fiscalización de aportes patronales. Ejercer supervisión en los procesos de fiscalización de aportes patronales. Revisar papeles de trabajo, mismo que deben estar enmarcados en normas establecidas para el efecto. Revisar y aprobar las liquidaciones e informes emitidos por el personal dependiente. Reliquidar los aportes devengados. Emitir y firmar notas de aviso y notas de cargo, como resultado del proceso de fiscalización. Efectuar seguimiento a la nota de aviso y nota de cargo emitida por control de empresas. Emitir sugerencias a la Jefatura de Seguros orientadas a mejorar los procedimientos y la calidad en el área de seguros y control de Empresas. Proponer nuevas estrategias efectivas de fiscalización y de mejora continua. Elaborar liquidaciones para la firma de convenios de pagos y suscripciones de contrato. Liquidar los formularios por amortización de pagos. Asistir a reuniones conjuntamente con las autoridades y representantes de las empresas afiliadas. Elaborar informes de evaluación, sobre cumplimiento del PAFE y resultados alcanzados. 23. Elaborar, ejecutar, hacer seguimiento y evaluar el P.O.A. 24. Supervisar la organización, clasificación y archivo de las carpetas resultado de la fiscalización. 25. Ser responsable de la custodia de las carpetas fiscalizadas derivas a las máximas autoridades para su custodia las canceladas para su resguardo en la unidad de archivo. 26. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. 27. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que la autoridad superior le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 83 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL N. SANTA CRUZ 1.CODIGO de PAG. MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO ADSCZ -02 1-2 AUDITOR-INSPECTOR DE EMPRESAS RESPONSABLE DE CONTROL DE EMPRESAS ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Verificar y controlar de forma ágil y oportuna, que las empresas afiliadas a la Caja Petrolera de Salud, cumplan con lo establecido en el código de seguridad social y disposiciones conexas, a través del control de aportes patronales de acuerdo a procesos y procedimientos establecidos para efectos. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA del área de Control de Empresas. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna Realizar análisis preliminar de los documentos que cursan en archivos de las secciones de afiliaciones, cotizaciones y archivo general. 5. Coordinar recurrentemente, actividades con el responsable inmediato superior. 6. Constituirse en la empresa o instituciones a ser fiscalizada, conjuntamente el inspector de empresas y respectivos credenciales. 7. Ejecutar el proceso de fiscalización a través de una auditoria especial de aportes patronales. 8. Realizar análisis comparativo de datos entre los formularios COT-01, aportes AFP’s, Ministerio de Trabajo y registro contable. 9. Determinar el salario cotizable y componentes del mismo. 10. Analizar los estados financieros y sistema ADMINISTRATIVA financiero de la empresa. 11. Elaborar papeles de trabajo y planillas de deficiencias, en función a programa de trabajo. 12. Elaborar papeles de trabajo, ordenados, objetivos y en buen estado. 13. Revisar contratos, files personales y convenios. 14. Establecer y sustentar las observaciones. 15. Concertar reuniones de aclaración de observaciones con el representante legal de la empresa. 16. Elaborar y referenciar la carpeta de la empresa o institución fiscalizada. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 84 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 17. Liquidar los aportes devengados, resultado de la fiscalización de aportes. 18. Emitir informe de resultado, en el marco de la norma establecida. 19. Asistir a reuniones de aclaración y observaciones establecidas, producto del proceso de fiscalización. 20. Emitir sugerencias al Responsable destinadas a mejorar los procedimientos y la calidad en fiscalización y control de empresas. 21. Emitir opiniones en el marco de la búsqueda de soluciones. 22. Hacer seguimiento a la nota de aviso o nota de cargo emitida por las autoridades, hasta el pago o cumplimiento por parte de la empresa fiscalizada. 23. Ser responsable de la custodia de las carpetas fiscalizadas derivas a las máximas autoridades para su custodia las canceladas para su resguardo en la unidad de archivo. 24. Proponer mejoras continuas en el área de su trabajo. 25. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. 26. Cumplir con el reglamento interno de personal. 27. Realizar otras funciones inherentes al cargo, asignadas por el inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 85 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ESTRUCTURA ORGANICA ORGANIZACIONAL JEFATURA DE LAUNIDAD RECURSOS HUMANOS AREA ADMINISTRATIVA ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ASESORIA LEGAL DEPARTAMENTAL RELACIONES PUBLICAS JEFE PLANIFICACIÓN JEFE DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO SECRETARIA CHOFER JEFE UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS SECRETARIA RESPONSABLE DE EVALUACION DE DESEMPEÑO Y CAPACITACION AUX . ADM MENSAJERO RESPONSABLE DE PLANILLAS Y REGISTRO JEFE DIV. DE PERSONAL HOSPITAL SANTA CRUZ JEFE DE DIV. DE PERSONAL HOSPITAL GUARACACHI CONTROL DE PERSONAL DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 86 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADSCZ-02 Nº de PAG. 1-2 JEFE UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Administrar los recursos humanos de la Administración Departamental Santa Cruz, en el marco de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal, Reglamento Interno de Personal y Plan Estratégico Institucional. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Cumplir con la aplicación de la Ley 1178 de administración y control gubernamental y de toda normativa interna a fin al área. Implantar y supervisar la correcta aplicación de las normas que regulan la Administración de Personal. Determinar en coordinacion con las autoridades ejecutivas sobre el requerimiento de Personal para la Administración, previendo la Programación correspondiente. Realizar un análisis descriptivo y valoración de los cargos, de forma periódica e informar a su inmediato superior sobre el resultado. Identificar los cargos vacantes o en acefalia en la administración departamental, elevando un informe pormenorizado de cada situación. Implantar, cumplir y hacer cumplir las normas que rigen en materia laboral, tal que se evite perjuicios y contratiempos a la Institución. Coordinar con el Administrador Departamental los procesos de reclutamiento, selección, dotación, nombramiento e inducción de personal. Programar conjuntamente las jefaturas de unidades y servicios, la evaluación anual y/o periódica del desempeño del personal. Diseñar e implementar previa aprobación respectiva, un procedimiento orientado a diagnosticar potencialidades y debilidades del personal dependiente de la DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 87 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. Administración, a objeto de promocionar, incentivar y sancionar, según corresponda de conformidad a normas vigentes. Cumplir con la norma vigente referida a procedimientos de movilidad funcionaria, rotación, promoción y transferencia del personal, según el RE SAP. Organizar, coordinar y dirigir la programación de capacitación del personal, informando periódicamente sobre el desarrollo de los mismos. Coordinar con el Administrador Departamental la planificación, programación y provisión de contratos e ítems, conforme a la disponibilidad de recursos económicos y necesidades de la Administración Departamental. Sugerir y coordinar con las autoridades departamentales, Directores y Jefes de personal del Hospital Santa y Hospital Guaracachi, la rotación funcionaria si fuese necesario, producto de la evaluación del desempeño, tomando en cuenta los beneficios de cada uno de los servicios, de acuerdo a las normativas del RE-SAP. Emitir y/o proponer periódicamente por escrito sugerencias orientados a incrementar la eficiencia laboral. Emitir conjuntamente las autoridades departamentales certificados de trabajo. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno de Personal. Orientar a los funcionarios, sobre tramites referentes a los servicios sociales y otros. Supervisar, e informar a su inmediato superior sobre las actividades de control de asistencia del personal. Coadyuvar con la elaboración, perfil de cargos y actualización del manual de funciones, así como del cumplimiento y aplicación de los mismos. Mediar en los conflictos laborales en coordinación con las autoridades departamentales y Asesoría Legal. Revisar y dirigir la preparación de las planillas de pagos de haberes, impuestos, aportes al seguro de largo plazo, planillas de subsidios, refrigerios, transporte y de aquellos que corresponda cumplir. Coordinar con los Jefes de Personal la elaboración de informes de remplazos, horas extras y otras actividades propias de la unidad. Remitir planillas salariales a las autoridades departamentales para su aprobación. Emitir memorándum de designación, retiro, suplencias, vacaciones y otros conjuntamente las autoridades departamentales. En coordinación con las Direcciones de Hospital, Jefes de personal en la elaboración del POA de recursos humanos, tomando en cuenta incremento de vegetativo, remplazo de bajas y vacaciones, validado por las Jefaturas de unidades y servicios . Controlar al personal de planta la presentación del formulario de Declaración Jurada de Bienes. Revisar y dar conformidad respectiva sobre el cálculo de viáticos para funcionarios declarados en comisión. Revisar la información periódica, dando la conformidad, respecto a la desvinculación del personal ante las instancias correspondientes, según corresponda. Supervisar la custodia de las carpetas individuales del personal, tal que estén debidamente actualizadas. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad del área de Recursos Humanos Departamental. Emitir informes a requerimiento de las autoridades departamentales y nacionales, respaldando las mismas. Atender la correspondencia, con diligencia que amerite cada caso. Custodiar los activos fijos asignados. Cumplir otras funciones inherentes a su cargo, instruidas por las autoridades departamentales y/o nacionales. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 88 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 SECRETARIA JEFE DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Asistir y apoyar las actividades de la Jefatura de Recursos Humanos de la Administración Departamental Santa Cruz, a través de la organización, recepción, despacho y archivo de documentos, aplicando para ello procedimientos y técnicas secretariales y de relaciones humanas. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Desempañar las funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Participar en la formulación del POA de la Recursos Humanos. Cumplir la aplicación de la Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales, y normativa interna. Cumplir, ejecutar y apoyar las actividades administrativas del área de Recursos Humanos. Recibir, organizar, clasificar, registrar, asignar número e introducir a despacho la correspondencia y documentos recibidos. Habilitar libros de registro para la correspondencia. Seleccionar, registrar y asignar número correlativo, a la correspondencia u otro documento emitido por la Jefatura y sea conforme a normas vigentes. Elaborar, notas, informes u otros documentos que la Jefatura lo requiera. Atender al público usuario en general, proporcionando información útil, oportuna y confiable. Desempeñar sus funciones con discreción y confidencialidad en el manejo de la correspondencia u otra documentación de personal. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 89 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. Atender con diligencia y amabilidad el teléfono tanto de llamadas internas como externas, viabilizando la comunicación con celeridad. Realizar llamadas a nivel local, nacional y telefonía móvil a solicitud de la Jefatura. Recibir y enviar FAX para la Unidad de Recursos Humanos. Mantener trato cordial y amable con los funcionarios de la institución y público usuario en general. Realizar seguimiento a la correspondencia y otros documentos generados por el área de Recursos Humanos (RR. HH). Controlar las firmas en la correspondencia emitida. Recibir y remitir previo registro a las diferentes unidades la documentación despachada por Recursos Humanos. Efectuar seguimiento a la correspondencia u otro documento emitido por el área de RR.HH. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad del área de Recursos Humanos. Despachar correspondencia al interior, por Courier, archivando ordenadamente la constancia del mismo. Ordenar, seleccionar, clasificar, archivar y custodiar copias de la correspondencia emitida, recibida u otra documentación que la Jefatura le encomiende. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. Cuidar y resguardar los activos fijos bajo su custodia. Cumplir con otras funciones inherentes al cargo que la jefatura inmediato superior lo requiera. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 90 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADSCZ-02 Nº de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE PLANILLAS Y REGISTRO JEFE DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS. ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Administrar y elaborar en coordinación con el responsable de Recursos Humanos, los formularios de personal y planillas de sueldos y salarios de la Administración Departamental Santa Cruz, con eficiencia y responsabilidad. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Participar en la formulación del POA de la Unidad de Recursos Humanos. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Remitir a su inmediato superior los formularios al personal dependiente. Elaborar las planillas de pagos de haberes, impuestos, aportes al seguro de largo plazo, planillas de subsidios, refrigerios, transporte y de aquellos que corresponda cumplir. Remitir las planillas salariales a su inmediato superior y autoridades departamentales para su aprobación y firmas correspondiente. Recepcionar, clasificar y elaborar los formularios de personal por áreas y/o unidades, a fin de mantener actualizado las planillas de pago a personal. Coadyuvar en la realización de los procesos de evaluación del desempeño a requerimiento de la autoridad superior, en coordinación con las jefaturas de unidades y servicios, sobre la base de los POAI´s. Coadyuvar en la medición de la productividad de los funcionarios, informando los resultados del mismo a su inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 91 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 10. Proveer información a las unidades dependientes de la Administración Departamental conforme a solicitud justificada, para mejorar el desempeño de la administración en términos de eficiencia, honestidad, efectividad, transparencia, calidad y calidez en el servicio. 11. Elaborar informes y notas a requerimiento de la Jefatura. 12. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 25. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. 13. Cumplir otras funciones inherentes al cargo asignadas por el inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 92 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 4. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADSCZ-02 Nº de PAG. 1-2 MENSAJERO SECRETARIA ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar al área de Recursos Humanos de la Administración Departamental Santa Cruz, en las actividades de recepción, mensajería y entrega de correspondencia y documentos. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Coadyuvar al área de RRHH a la elaboración del POA. 3. Cumplir la Ley 1178 sistemas de administración y control gubernamentales y de toda normativa interna a fin a sus funciones. 4. Llevar, entregar y recoger correspondencia con destino a las diferentes dependencias de la administración departamental. 5. Apoyar en el registro de la correspondencia u otros documentos recibidos y despachados por el área de RR. HH. 6. Llevar libros de registro de recepción y despacho de correspondencia, sin enmiendas y tachaduras. 7. Apoyar y coadyuvar a secretaria en toda actividad requerida. 8. Atender el teléfono con prontitud, amabilidad y diligencia. 9. Apoyar con las actividades de fotocopias, de acuerdo a requerimiento interno. 10. Acatar disciplinadamente las instrucciones emanadas por secretaría. 11. Informar a secretaria y Jefatura cualquier novedad que se presente. 12. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad del área de Recursos Humanos. 13. Apoyar a secretaria en la organización, selección, clasificación, archivo, custodia de la DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 93 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ documentación. 14. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 15. Resguardar los activos fijos asignados. 16. Cumplir otras actividades inherentes a su cargo, a requerimiento de secretaria y Jefatura de Recursos Humanos. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 94 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADSCZ-02 Nº de PAG. 1-2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS. ADMINISTRATIVO OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar a la Unidad de Recursos Humanos de la administración Departamental Santa Cruz, en las actividades técnico administrativas propias del área de Recursos Humanos, a fin de alcanzar los objetivos planteados. 8. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA de la Sección de Recursos Humanos. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Coadyuvar en la elaboración de planillas mensuales para el pago de haberes del personal. Apoyar en la elaboración de las boletas de pago. Apoyar en la elaboración de las planillas de incapacidad temporal por bajas médicas. Apoyar en la elaboración del formulario de liquidación mensual de aportes para el pago de cotizaciones. Apoyar en la elaboración de la planilla impositiva tributaria RC-IVA. Apoyar en la elaboración de la planilla tributaria Da – Vinci. Apoyar en la elaboración de planillas para el pago de AFP’s. Proceder al cálculo en planillas los aportes a los colegios de profesionales. Apoyar en la elaboración de planillas de refrigerio y transporte. Apoyar en la elaboración de planillas de subsidios al personal. Mantener actualizados los files personales. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 95 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ mejorar la calidad del área de Recursos Humanos. 7. cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 8. Cuidar y resguardar los activos fijos bajo su custodia. 9. Cumplir otras funciones que la jefatura le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 96 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1. CODIGO ADSCZ- 02 Nº de PAG. 1-2 CONTROL DE PERSONAL JEFE DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Generar información técnica y oportuna, respecto del comportamiento administrativo del área de Recursos Humanos de la administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Implementar en coordinación con la jefatura inmediata superior, los formularios POAI´s. en el marco de las exigencia Institucional. Emitir directrices para el llenado de los formularios POAI´s y realizar el seguimiento respectivo de cumplimiento. Coordinar la elaboración y revisión de los resúmenes de multas por atrasos a través de la planilla de haberes mensuales. Revisar los reportes de asistencia y reportes mensuales de los diferentes centros hospitalarios. Archivar los reportes y otros documentos de acuerdo a orden. Resolver reclamos del personal de multas por atrasos. Recibir y clasificar alfabéticamente los documentos cursados. Abrir carpetas del personal nuevo, aplicando las respectivas técnicas de codificación e identificación tal que los mismos proporcionen un sistema ágil de información. Organizar las carpetas personales de la departamental, verificando periódicamente DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 97 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. el orden y custodio respectivo. Elaborar certificados de trabajo y aportes a requerimiento de los funcionarios y ex – funcionarios de la administración Departamental, llevando registro de los mismos y su respectivo archivo. Recabar de cada área, las necesidades de capacitación del personal, procesándola y programando la efectivización del mismo. Planificar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades de capacitación y actualización del personal, buscando los mejores niveles de formación, tanto interna como externa. Realizar periódicamente el diagnóstico de necesidades de capacitación individual o colectiva en coordinación con las unidades internas y las disponibilidades de los medios especializados en el área. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad del área de Recursos Humanos. Apoyar las actividades administrativas cuando así lo requiera la jefatura. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. Cuidar y resguardar los activos fijos bajo su custodia. Cumplir otras funciones que las autoridades le asignen. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 98 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ-02 Nº de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE EVALUACION DE DESEMPEÑO Y CAPACITACION JEFE DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS ADMINISTRATIVO OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Programar anualmente la capacitación del personal de la Administración Departamental Santa Cruz, tanto en el área medica como administrativa. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA de la Sección de Recursos Humanos. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Programar, formular y presentar de forma oportuna el presupuesto de capacitación para cada gestión. 5. Difundir de forma oportuna y a través de los diferentes medios de comunicación, los eventos de capacitación, tal que los mismos no generen contratiempo en el desempeño de funciones de cada trabajador. 6. Evaluar los resultados de las capacitaciones, efectuadas en cada gestión, informando sobre los resultados del mismo a su inmediato superior, a objeto de tomar medidas de mejora inmediata. 7. Sugerir y proponer mejoras en el ámbito de capacitación, a objeto de fortalecer el desempeño de los trabajadores. 8. Evaluar la aplicación de la capacitación en el desarrollo de sus funciones. 9. Ejecutar conjuntamente a la Jefatura de recursos humanos, cursos de capacitación y de fortalecimiento en materia de recursos humanos. 10. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad del área de Recursos Humanos. 11. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 12. Cuidar y resguardar los activos fijos bajo su custodia. 13. Cumplir otras funciones que la jefatura le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 99 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ESTRUCTURA ORGANICA ORGANIZACIONAL JEFATURA UNIDAD FINANCIERA CONTABLE AREA ADMINISTRATIVA ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ASESORIA LEGAL DEPARTAMENTAL RELACIONES PUBLICAS JEFE PLANIFICACIÓN JEFE DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO JEFE UNIDAD FINANCIERA CONTABLE SECRETARIA RESPONSABLE DE CONTABILIDAD AYUD AN TE D E C ONTA BILIDAD ( Registro de Operación) RESPONSABLE PRESUPUESTO RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS SECRETARIA RESPONSABLES DE ALMACENES SECRETARIA AU XILIAR CON TABLE AU XILIA R AD MINISTRA TIVO AUXILIAR C ON TA BLE R egist ro de operac) AU XILIAR CON TABLE (Registro de ingresos) R ESPOON SAB LE D E CTA S CTES AUXILIAR C OA NTAB LE (Procesos contables ) RESPON SABLE DE C AJA AU XILIAR CON TABLE ( Control y R evisión) C AJA CH IC A AU XILIAR CON TABLE (Apoyo C ontable)) RESP. KAR DEX FISIC O VA LORA DO D E ALMACEN AYU DAN TE D E CONTA BILID AD RESP. KAR DEX FISIC O VA LORA DO D E FA RMACIA A UXILIAR C ONTA BLE (C ontrol de Compras locales ) DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION AUXILIAR ADMINISTRATIVO (INGRESO) RESP. A. F. HOSP. SAN TA CRU Z R ESP. A .F. HOSP. GUA RAC ACH I Y PROVIN CIAS R ESP. D E IN VEN TAR IO HOSP. SA NTA CR UZ AU XILIA R AD MINISTRA TIVO (EGRESO) AU XILIA R AD MINISTRA TIVO (B ODEGA) ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 100 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3 DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 JEFE UNIDAD FINANCIERA CONTABLE JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Aplicar Sistemas de Administración y Control Gubernamental en los procesos administrativos financieros, asegurando en manejo adecuado de los recursos, con transparencia, eficiencia y economía en la Administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Elaborar, ejecutar, evaluar y reformular del Programa Operativo Anual (POA) del área de financiera contable. 3. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamental y otra normativa interna. 4. Planificar, coordinar y organizar las actividades con Jefatura Departamental Administrativa Financiera. 5. Ejecutar Dirigir y controlar las actividades desarrolladas por las unidades dependientes de la Unidad. 6. Formular conjuntamente la Jefatura Departamental Administrativa Financiera, directrices, procesos y procedimientos que regulen las actividades administrativas del área. 7. Supervisar la elaboración del anteproyecto de presupuesto de recurso y gastos de acuerdo a directrices emanadas de Oficina Nacional. 8. Consolidar conjuntamente el Responsable de presupuesto; el presupuesto desagregado departamental. 9. Remitir a Oficina Nacional y por conducto regular el anteproyecto de presupuesto, para su aprobación. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 101 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 10. Controlar, hacer seguimiento a la ejecución presupuestaria y gestionar en Oficina Nacional las modificaciones o adiciones de presupuesto de gasto corriente. 11. Hacer seguimiento al presupuesto de inversiones. 12. Verificar en el Sistema Integrado de Contabilidad, el registro de todas las operaciones económica financiera. 13. Supervisar la aplicación de las normas y principios del Sistema de Contabilidad Integrada, en las operaciones económica financiera. 14. Garantizar la provisión de recursos según presupuesto aprobado. 15. Revisar y aprobar el flujo financiero. 16. Revisar y programar de forma diaria los pagos a efectuarse. 17. Revisar y aprobar las conciliaciones bancarias realizadas por contabilidad y caja. 18. Revisar los arqueos de caja y caja chica. 19. Revisar, aprobar y firmar los comprobantes diario, ingreso y egreso. 20. Supervisar la aplicación de directrices en la elaboración de los Estados Financieros, Patrimoniales y de Presupuesto. 21. Emitir los Estados Financieros, Patrimonial y Presupuestario. 22. Elaborar y aprobar las notas a los Estados Financieros. 23. Firmar y remitir a Jefatura Departamental Administrativa Financiera, los Estados Financieros, Patrimonial y Presupuestario. 24. Cumplir las recomendaciones de auditoria interna e informar de los resultados obtenidos a a la jefatura administrativa financiera. 25. Tomar decisiones y resolver problemas en el marco de sus atribuciones. 26. Emitir informes económico-financieros a requerimiento de las autoridades departamentales.. 27. Convocar a reuniones de coordinación con los encargados dependientes, para analizar y resolver aspectos técnicos administrativos y financieros. 28. Revisar los comprobantes de pagos a las AFP¨S, Ministerio de Salud e INASES. 29. Revisar y aprobar informes del personal dependiente. 30. Instruir la realización de inventarios dos veces al año, supervisar la ejecución y aprobar el informe final. 31. Supervisar las actividades realizadas por las unidades y trabajadores dependientes. 32. Validar las planillas de sueldos elaborado por el departamento de recursos humanos previo a su pago. 33. Supervisar a activos fijos, el manejo adecuado de los bienes de la departamental. 34. Autorizar los requerimientos de las unidades dependientes. 35. Evaluar al personal de su dependencia en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos. 36. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la planificación. 37. Emitir instrucciones al nivel operativo de los diferentes servicios, en coordinación con Jefatura Departamental Administrativa Financiera. 38. Garantizar la transparencia en los procesos financieros. 39. Ser responsable de toda documentación generada en el área, archivo y conservación de la misma. 40. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno de Personal. 41. Cuidar y resguardar los activos fijos bajo su custodia. 42. Cumplir con otras funciones inherentes al cargo que las autoridades superiores lo requieran. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 102 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3 DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 SECRETARIA JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Asistir y apoyar las actividades de la unidad Financiera Contable de la Administración Departamental Santa Cruz, a través de la organización, recepción, despacho y archivo de documentos, aplicando para ello procedimientos y técnicas secretariales y de relaciones humanas. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar las funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Participar en la formulación del POA de la Unidad Financiera Contable. 3. Cumplir la aplicación de la Ley 1178 de Administración y control Gubernamental, y normativa interna. 4. Cumplir, ejecutar y apoyar las actividades administrativas del área Financiera Contable. 5. Recibir, organizar, clasificar, registrar, asignar, numero e introducir a la Jefatura la correspondencia y documentos recibidos. 6. Habilitar libros de registro para la correspondencia. 7. Seleccionar, registrar y asignar numero correlativo, a la correspondencia u otro documento emitido por la Jefatura y sea conforme a normas vigentes. 8. Elaborar, notas, informes u otros documentos que la Jefatura lo requiera. 9. Atender al público usuario en general, proporcionado información útil, oportuna y confiable. 10. Realizar llamadas a nivel local, nacional, y telefonía móvil a solicitud de la Jefatura. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 103 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 11. Recibir y enviar FAX para la unidad. 12. Mantener trato cordial y amable con los funcionarios de la institución y público usuario en general. 13. Realizar seguimiento a la correspondencia y otros documentos generados por el área general. 14. Controlar las firmas en la correspondencia emitida 15. Recibir y remitir previo registro a las diferentes unidades la documentación despachada por la Jefatura. 16. Efectuar seguimiento a la correspondencia u otro documento emitido por el área financiera contable. 17. Emitir sugerencias a la Jefatura en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad de la Unidad Financiera Contable. 18. Despachar correspondencia al interior, por Courier, activando ordenadamente la constancia del mismo. 19. Ordenar, seleccionar, clasificar, archivar y custodiar copias de la correspondencia emitida, recibida u otra documentación que la Jefatura le encomiende. 20. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 21. Cuidar y resguardar los activos fijos bajo su custodia. 22. Cumplir con otras funciones inherentes al cargo que la Jefatura inmediato superior lo requiera. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 104 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3 DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE CONTABILIDAD JEFATURA DE LA UNIDAD FINANCIERA CONTABLE ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Emitir los Estados Financiero, Presupuestarios y Patrimoniales de la Administración Departamental Santa Cruz a una gestión o periodo determinado. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Cumplir las funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del Programa Operativo Anual (POA) del área de contabilidad. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Registrar transacciones contables, presupuestarias y patrimoniales en el Sistema Integrado de Información Financiera, con oportunidad y exactitud. Cumplir normas legales y técnicas en los procesos que tienen efecto económico financiero. Analizar, sugerir y evaluar los sistemas de información financiera contable. Diseñar e implantar procedimientos en el área contable para mejorar los procesos. Diagnosticar, fundamentar, sugerir y tomar decisiones administrativas, contables y financieras, en el ámbito de su competencia. Emitir información confiable y oportuna para la toma de decisiones. Procesar información financiera contable, para la elaboración del Programa Operativo Anual de la administración Departamental y proyectos de mediano plazo. Registrar las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales, sobre la base del sistema de contabilidad integrada, según la naturaleza de cada operación. Revisar y firmar los comprobantes de pago, diario e ingreso. Supervisar y validar la correcta aplicación del sistema de contabilidad integrada, al DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 105 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. personal dependiente. Mantener los registros contables al día. Elaborar y preparar los Estados Financieros, Patrimonial y Presupuestario, de forma mensual, semestral y anual. Realizar ajustes contables complementarios a los Estados Financieros, Patrimonial y Presupuestario. Aplicar principios contables y normas en el registro de las transacciones. Controlar caja y verificar que los ingresos recibidos cumplan con procesos establecidos. Controlar la cuenta Caja-Bancos. Revisar y aprobar las conciliaciones bancarias. Realizar arqueos periódicos y sorpresivos a los fondos de Caja General y Caja Chica. Dirigir e instruir la conciliación mensual de los ingresos con la Sección de Cotizaciones. Registrar contablemente el movimiento de almacén general, activos fijos y farmacia. Controlar y revisar los documentos que respaldan las transacciones y la emisión de cheques. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la Unidad y Contabilidad. Elaborar informes a requerimiento de las autoridades. Supervisar la organización, clasificación, archivo y custodia de la información contable debidamente foliado. Clasificar, guardar información de los registros financieros. Dar cumplimiento al Reglamento Interno de Personal. Resguardar los activos fijos asignados. Cumplir y hacer cumplir otras funciones inherentes al cargo, que las autoridades departamentales le asignen. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 106 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO AYUDANTE DE CONTABILIDAD 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. RESPONSABLE DE CONTABILIDAD 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar con eficiencia y responsabilidad a contabilidad, en el registro de las operaciones financieras y contables que se realizan en la administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Registrar los movimientos con efecto económico. Contabilizar las planillas: haberes, contratos, planillas adicionales y otros. Verificar e informar sobre los procedimientos en los registros contables. Regularizar las cuentas.103, 204, 252 y 112. Analizar y proponer ajustes contables, en apoyo al contador. Apoyar en los asiento de cierre de ejercicio de la gestión. Realizar arqueos de Caja General y Caja Chica, a requerimiento del contador. Comprobar cifras en los registro contables. Verificar e informar los formularios de pago concerniente a planilla de impuestos, AFP´s y otros documentos. Revisar y contabilizar los descargos presentados por los cajeros. Apoyar al contador en la elaboración de los Estados Financieros. Mantener al día los registros contables. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de contabilidad. Emitir informes a requerimiento del contador. Dar cumplimiento al Reglamento Interno de Personal. Resguardar los activos fijos asignados. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el contador le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 107 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR CONTABLE RESPONSABLE DECONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Coadyuvar con eficiencia y responsabilidad al contador en el registro de las operaciones administrativas financieras de la Administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Elaborar mensualmente el flujo financiero y controlar su cumplimiento. Elaborar el formulario de pago de impuestos IVA y controlar su cumplimiento. Registrar los ingresos concernientes a la cuenta tres, hasta el 5 de cada mes. Emitir sugerencias a jefatura, para mejorar los procesos y procedimientos de contabilidad. 7. Realizar arqueos de Caja General y Caja Chica, a requerimiento del contador. 8. Realizar tareas complementarias al registro de operaciones que la Jefatura Contabilidad le asigne. 9. Revisar y registrar el descargo del consumo de combustible. 10. Organizar, clasificar, foliar, archivar, custodiar y llevar control de la documentación generada en el desarrollo de sus actividades. 11. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de contabilidad. 12. Cumplir el reglamento Interno de Personal. 13. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el contador le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 108 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR CONTABLE (REGISTRO DE INGRESOS FINANCIEROS) 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO RESPONSABLE DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar con eficiencia y responsabilidad, al contador en el registro de los ingresos financiero de la Administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Aplicar la Ley 1178 de la Administración y control Gubernamental y normas internas. Llevar control y registro de los ingresos percibidos por la Departamental Santa Cruz Contabilizar los ingresos de las cuentas uno dos (1y 2) hasta el 5 de cada mes. Regularizar la cuenta 259, Aportes Cobrados por Anticipados. Realizar ajustes contables cuentas 261-115-260, en coordinación con el contador. Aplicar principios contables, normas, disposiciones legales y técnicas en los registros contables. 8. Procesar información económica financiera oportunamente, de acuerdo a lo instruido por el inmediato superior. 9. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de contabilidad. 10. Realizar asientos de cierre de ejercicio de gestión, en coordinación con el contador. 11. Organiza y clasificar documentación referida a aportes devengados. 12. Ordenar, archivar y resguardar la información contable referente a ingresos. 13. Cumplir con el reglamento Interno de Personal. 14. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. 15. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el contador le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 109 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR CONTABLE (PROCESOS CONTABLES) 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO RESPONSABLE DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar con eficiencia y responsabilidad, en los procesos y procedimientos contables que se realizan en la Unidad de Contabilidad. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad Cumplir las tareas que la jefatura de contabilidad le asigne. Coadyuvar en la formulación del POA de la Sección de Afiliaciones. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Conciliar mensualmente los ingresos con cotizaciones. Informar oportunamente al contador, sobre las dificultades contables y operativas que se presentan en el registro. 7. Regularización Cuenta 156 Control Compras Locales. 8. Realizar arqueos periódicos y sorpresivos de caja chica, a delegación del contador. 9. Apoyar en la elaboración de los Estados Financieros, Presupuestarios y Patrimoniales. 10. Elaborar informes a requerimiento de la jefatura de contabilidad y emitir sugerencias. 11. Ordenar, clasificar, foliar, archivar y custodiar la información contable. 12. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de contabilidad. 13. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 14. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. 15. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el inmediato superior le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 110 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR CONTABLE (CONTROL Y REVISION ) 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO RESPONSABLE DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar con eficiencia y responsabilidad, a la Contabilidad en el control y revisión de toda documentación que ingresa al área contable. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales, disposiciones legales vigentes y normativa interna. Revisión de documentación, en base a Leyes, Decretos y normas vigentes de procesos de contratación en general. Revisar las planillas: haberes, contratos, planillas adicionales y otros. Devengar facturas y documentos por pagar. Llevar control mensual de los servicios básicos. Apoyar en la elaboración de los Estados Financieros, Presupuestarios y Patrimoniales. Elaborar informes a requerimiento de la jefatura de contabilidad y emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de contabilidad. Ordenar, clasificar, foliar, archivar y custodiar la información contable Cumplir el Reglamento Interno de Personal. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el inmediato superior le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 111 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR CONTABLE (APOYO CONTABLE) 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO RESPONSABLE DE CONTABILIDAD. ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar al área de contabilidad de la administración Departamental Santa Cruz, en el registro de los operaciones económicas financieras realizadas. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales, disposiciones legales y normativa interna. 3. Registrar las facturas, planillas, descuentos de Planillas y otros. 4. Elaborar Cheques y órdenes de pago de acuerdo a programación. 5. Apoyar en el registro de las operaciones económicas financieras. 6. Devengar las facturas y documentos por pagar. 7. Apoyar en la elaboración de los Estados Financieros, Presupuestarios y Patrimoniales. 8. Elaborar informes a requerimiento de la jefatura de contabilidad y emitir sugerencias. 9. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de contabilidad. 10. Ordenar, clasificar, foliar, archivar y custodiar la información contable. 11. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 12. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. 13. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el inmediato superior le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 112 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO AYUDANTE DE CONTABILIDAD 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. RESPONSABLE DE CONTABILIDAD. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar al área de contabilidad de la administración Departamental Santa Cruz, en el registro de las operaciones económicas financieras realizadas. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales, disposiciones legales y normativa interna. 3. Contabilizar notas de contabilidad de otras regionales. 4. Conciliar la cuentas internas 157 y 267 de las regionales de interior y oficina nacional. 5. Regulariza la Cuenta 161, 171, 252 y 115. 6. Contabilizar la previsión mensual de beneficios sociales y provisión de aguinaldos. 7. Contabilizar traspaso y débitos realizados por el banco. 8. Apoyar en el registro de devengados de aportes. 9. Realizar ajustes contables de las transacciones con los asientos de cierre del ejercicio. 10. Registrar la provisión de refrigerio y transporte, Ministerio de Salud e INASES. 11. Conciliar mensualmente con registros contables con saldos de de banco y libreta. 12. Realizar arqueos periódicos y sorpresivos de caja chica, a delegación del contador. 13. Apoyar en la elaboración de los Estados Financieros, Presupuestarios y Patrimoniales. 14. Elaborar asientos de cierre del ejercicio de gestión en coordinación con el contador. 15. Elaborar informes a requerimiento de la jefatura de contabilidad y emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de contabilidad. 16. Ordenar, clasificar, foliar, archivar y custodiar la información contable. 17. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 18. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. 19. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el inmediato superior le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 113 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE CUENTAS CORRIENTES RESPONSABLE DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Controlar diariamente las cuentas caja y bancos de la Administración Departamental Santa Cruz y emitir reportes mensuales. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales, disposiciones legales y normativa interna. Habilitar y registrar diariamente en libros de bancos, los movimientos de efectivo de las cuentas corrientes de la administración departamental. Conciliar los importes y saldos de los libros de bancos con los registros contables. Atender los requerimientos de las autoridades Departamentales, Nacionales y de Auditoría Interna. Realizar diariamente el flujo de efectivo para la toma de decisiones. Revisar y conciliar extractos bancarios mensualmente, con el movimiento de caja. Resguardar documentos y valores de la administración Departamental. Realizar análisis de cuentas contables a delegación del contador. Realizar arqueos periódicos y sorpresivos de caja chica, a delegación del contador. Apoyar en la elaboración de los Estados Financieros, Presupuestarios y Patrimoniales. Elaborar informes a requerimiento de la jefatura de contabilidad y emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de contabilidad. Ordenar, clasificar, foliar, archivar y custodiar la información contable. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el inmediato superior le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 114 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE CAJA RESPONSABLE DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Recepcionar y custodiar los recursos económicos y valores de la Administración Departamental, Santa Cruz, en el marco del Sistema de Tesorería de la Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Aplicar la Ley 1178, sistemas de administración y control gubernamentales y normativa interna. 3. Recepcionar ingresos económicos de la administración departamental, cualquiera sea su origen. 4. Recibir los aportes registrados en el formulario COT-01 de aportes mensuales de empresas aseguradas y voluntarios, previa verificación de los importes. 5. Emitir recibo de caja pre numerado, cuando se produzca un ingreso económico. 6. Supervisar la emisión de facturas por los servicios de exámenes de pre-empleo y otros. 1. Resguardar el efectivo entre tanto se encuentre en caja, no permitiendo el ingreso a dependencias de la sección a personas ajenas. 2. Llevar y registrar en el libro de caja todo movimiento de efectivo. 3. Depositar el efectivo en el sistema bancario dentro las próximas 24 horas. 4. Emitir reportes diarios y desglosados de los ingresos percibidos. 5. Emitir semanalmente el reporte de ingresos. 6. Realizar oportunamente, la rendición de cuentas por los fondos recibidos en caja, hasta 10 días después de la recepción. 7. Registrar en el sistema de caja los movimientos del día, considerando los ingresos y egresos realizados. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 115 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 8. Rendir cuentas semestralmente por los valores recepcionados. 9. Mantener actualizado el libro de caja, a fin de facilitar el seguimiento respectivo y control interno posterior. 10. Cancelar haberes y otros beneficios al personal de la administración departamental. 11. Entregar cheques a terceros, de acuerdo a los comprobantes de pago. 12. Elaborar informes a requerimiento del contador y autoridades departamentales. 17. Ordenar, clasificar, foliar, archivar y custodiar la información contable. 13. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 14. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. 15. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de contabilidad. 16. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el inmediato superior le asigne DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 116 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 CAJA CHICA RESPONSABLE DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA OPERATIVO 1. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Manejar eficientemente los recursos económicos asignados a fondo fijo, destinados a cubrir gastos menores y contingencia en la administración Santa Cruz y que no requiere la emisión de cheques. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Dar cumplimiento al Reglamento de Caja Chica. Elaborar formulario comprobante pre-numerado de Caja Chica. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Entregar recursos para gastos menores previo requerimiento. Hacer firmar a los funcionarios y autoridades los comprobantes de Caja Chica. Elaborar el consolidado de gastos, previo al reembolso de Caja Chica. Solicitar mediante nota reembolso de caja chica, cuando su ejecución abarque el 70 % de lo asignado. Elaborar formulario de descargo de Caja Chica, ordenado y debidamente, documentado con facturas u otros documentos de respaldo. Llevar registro de Libro de Caja Chica. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de contabilidad. Emitir informes a solicitud de las autoridades competentes. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el inmediato superior le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 117 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE KARDEXFISICO VALORADO DE ALMACEN 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR RESPONSABLE DE CONTABILIDAD 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE ADMINISTRATIVA 5. NIVEL JERARQUICO OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Elaborar registro y control de los bienes de uso y consumo de material e insumos que ingresa al almacén de la Administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Aplicar la Ley 1178, sistemas de administración y control gubernamentales y normativa interna. Verificar que los pedidos de materiales, insumos y otros, deben estar firmados y autorizados por la Jefatura de la Unidad solicitante. Verificar que los requerimientos despachados por almacenes deben estar selladas y firmadas por el almacenero previa emisión del comprobante de egreso en el sistema. Controlar los números correlativos en los formularios Pedidos de Materiales. Registrar los ingresos y egresos de productos, en el sistema de acuerdo a factura o al formulario Pedido de Materiales. Emitir reportes mensuales del movimiento de materiales, insumos y otros. Remitir a las autoridades departamentales, los reportes mensuales de Ingresos y Egresos de materiales, insumos y otros de almacenes. Emitir informes de saldos mensuales y anuales, por el tiempo que lo requieran. Realizar mensualmente conciliación de saldos tanto con registros contables como con almacenes. Mantener actualizado el kàrdex valorado por ítems. Determinar faltantes y sobrantes de acuerdo a resultados del inventario. Ordenar, clasificar, foliar, archivar y custodiar la información contable. Emitir informes a requerimiento de la jefatura. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de contabilidad. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el contador le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 118 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. RESPONSABLE DE KARDEX FISICO VALORADO DE FARMACIA 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE. 5. NIVEL JERARQUICO RESPONSABLE DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Llevar el registro y control valorado adecuado de los medicamentos e insumos médicos de la administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Elaborar, ejecutar, hacer seguimiento y evaluación del POA del servicio. Aplicar la Ley 1178, sistemas de administración y control gubernamentales y normativa interna. Revisar las ordenes de compra y facturas remitidas por almacén farmacia. Valorar y registrar los medicamentos existentes en almacén farmacia. Conciliar mensualmente con almacén farmacia, los saldos físicos existentes Establecer mensualmente saldos de medicamentos de farmacia. Consolidar mensualmente los ingresos, egresos transferencias internas y externas de medicamentos. Conciliar semestralmente los saldos valorados con el sistema contable. Mantener actualizados los registros de Kardex valorados por medicamentos. Emitir sugerencias destinada a mejorar el registro de kardex. Elaborar informes de requerimiento de la autoridad superior. Emitir y enviar informes mensuales a Jefatura Nacional de Farmacia y Farmacología de Administración Nacional. Conciliación mensual de los saldos tanto con registros contables como con almacen DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 119 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. farmacia. Determinar faltantes y sobrantes de acuerdo a resultados del inventario. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. Ordenar, clasificar, archivar y resguardar la información de Kardex valorado de farmacia. Preparar y elevar informe de fin de año. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el area de contabilidad. Resguardar los activos fijos asignados. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, asignadas por la Jefatura. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 120 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR CONTABLE RESPONSABLE DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar con eficiencia y responsabilidad, en los procesos y procedimientos contables que se realizan en la Unidad de Contabilidad. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. 3. Analizar y ajustar los registros contables de las cuentas en general de gestiones anteriores, asignadas por el contador. 4. Informar oportunamente al contador, sobre las dificultades contables y operativas que se presentan en el registro. 5. Verificar y regularizar Cuenta 156 Control Compras Locales. 6. Realizar arqueos periódicos y sorpresivos de caja chica, a delegación del contador. 7. Apoyar en la elaboración de los Estados Financieros, Presupuestarios y Patrimoniales. 8. Elaborar informes a requerimiento de la jefatura de contabilidad y emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de contabilidad. 9. Ordenar, clasificar, foliar, archivar y custodiar la información contable. 10. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 11. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. 12. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el inmediato superior le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 121 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE. 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE PRESUPUESTO JEFE DE LA UNIDAD FINANCIERA CONTABLE ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Elaborar el anteproyecto de presupuesto de ingresos gasto y controlar sistemáticamente la ejecución presupuestaria del gasto. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Cumplir las funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Participar en la formulación del POA de la Unidad Financiera. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales, Ley 2042 y normativa interna. Elaborar el presupuesto estimado de recursos de la administración departamental Santa Cruz, en base a los lineamientos generales de política presupuestaria y directrices fijadas por Oficina Nacional. Aplicar políticas presupuestarias emanadas de Oficina Nacional. Revisar la correcta apropiación de partidas presupuestarias. Expresar de forma ordenada y de fácil comprensión, el presupuesto de la gestión. Definir la estructura programática según programas y proyectos. Formular el presupuesto de ingresos. Elaborar el presupuesto programado de gastos. Aplicar los momentos del presupuesto (compromiso, devengado, pagado, y consumido). Compatibilizar el anteproyecto de presupuesto con el POA. Remitir oficialmente y en coordinación con la administración Departamental, el anteproyecto de presupuesto a Oficina Nacional para su aprobación. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 122 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. Emitir certificaciones presupuestarias. Controlar la ejecución presupuestaria y realizar ajustes e informar a la autoridad inmediata superior. Elaborar el proyecto de modificación de presupuesto. Preparar informes de evaluación presupuestaria mensual, trimestral, semestral, anual. Proponer y realizar traspasos presupuestarios a requerimiento de la administración Departamental. Sugerir alternativas de solución a la autoridad competente para aquellas partidas que no cuenta con presupuesto. Cumplir y hacer cumplir las normas jurídicas en materia presupuestaria. Coordinar con Oficina Nacional, las modificaciones presupuestarias. Elaborar notas aclaratorias a los estados presupuestarios. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la unidad. Emitir informes sobre los niveles de ejecución presupuestaria y disponibilidad por partidas. Coordinar con contabilidad, la información presupuestaria y de contabilidad. Elaborar informes a requerimiento de las autoridades Departamentales y Nacionales. Mantener la información presupuestaria actualizada y oportuna, para la toma decisiones. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal Resguardar activos fijos bajo su custodia. Cumplir otras actividades afines al cargo, asignadas por el inmediato superior y autoridades Departamentales. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 123 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE ALMACENES JEFE DE LA UNIDAD FINANCIERA CONTABLE 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE ADMINISTRATIVA 5. NIVEL JERARQUICO OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Administrar y controlar racionalmente los materiales, suministros e insumos médicos depositados en los almacenes de la administración departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Coordinar con jefatura administrativa financiera y jefatura financiera contable, la elaboración del programa operativo anual de almacenes. 3. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. 4. Planificar, organizar, coordinar, dirigir y supervisar la ejecución de las actividades del almacén departamental. 5. Formular racionalmente los requerimientos de materiales y suministros de acuerdo a la 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. programación realizada. Aprovisionar oportunamente el almacén de materiales y suministros. Recepcionar los materiales e insumos adquiridos por la administración. Cotejar la orden de compra y factura con los productos, antes de la recepción. Verificar las especificaciones técnicas de los bienes a ser ingresados, de acuerdo a lo adjudicado. Codificar los ítems existentes en almacenes. Integrar las comisiones que por naturaleza le corresponda. Verificar la numeración correlativa de los valores impresos, previo ingreso a los almacenes. Despachar los materiales y suministros a las diferentes oficinas solicitantes, identificar y hacer firmar al receptor. Registrar el ingreso y salida de materiales, en el marco de las NB-SABS y RE-SABS. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 124 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 15. Levantar inventarios semestralmente e informar los resultados a la autoridad superior. 16. Elaborar informes de existencias y consumo de acuerdo a normas vigentes. 17. Programar la provisión de estantes, recipientes contenedores, soportes, tarimas, 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. plataformas e instrumentos que faciliten el almacenamiento, preservación, manipuleo de los materiales y suministros. Mantener actualizado las tarjetas BIN CARD de los ítems existentes en almacenes. Mantener actualizado el sistema de máximos y mininos de existencias. Aplicar modelos valoración inventarios establecidos por Oficina Nacional, PEPS, UEPS o Promedio Ponderado. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en almacenes. Elaborar informes anuales y a requerimiento de las autoridades superiores. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la planificación. Conciliar mensualmente con la sección de kárdex valorado. Cumplir al Reglamento Interno de Personal. Resguardar los activos fijos asignados. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que la jefatura inmediata superior le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 125 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 SECRETARIA RESPONSABLE DE ALMACENES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar las actividades administrativas al área de almacenes de la Administración Departamental, a través de la recepción, despacho y archivo de documentos, aplicando técnicas secretariales. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Aplicar la Ley 1178 sistemas de administración y control gubernamentales y normativa 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. interna. Apoyar las actividades administrativas de la administración departamental. Coordinar las labores con el administrador. Recibir, organizar, clasificar, registrar e introducir a despacho la correspondencia y documentos recibidos. Asignar números correlativos, hoja de comunicación interna y hojas de ruta a la correspondencia recibida y despachada. Elaborar correspondencia, redactar y transcribir, notas, informes y otros documentos del área de almacenes. Apoyar al responsable de almacenes, en la realización de inventarios. Aplicar Normas y disposiciones legales en el ejercicio de sus funciones. Atender el teléfono. Recibir y enviar FAX. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en almacenes. Mantener trato cordial y amable para con los trabajadores y público usuario en general. Apoyar las actividades administrativas, a requerimiento del responsable de almacenes. Manejar, controlar la fotocopiadora a fin de atender los requerimientos de los DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 126 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ diferentes servicios del Hospital. 16. Solicitar a los diferentes servicios y almacenes, los requerimientos de POA para stock 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. de las cuentas contables 121-122. Mantener comunicación continua, con los diferentes servicios y unidades del Hospital. Hacer conocer a los diferentes servicios del hospital, las comunicaciones internas emitidas por el responsable. Cumplir lo previsto en el Reglamento Interno de Personal. Ordenar, clasificar, archivar y custodiar la documentación generada en el área. Solicitar el empastado de la documentación inherente al área de almacenes. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. Cumplir otras funciones que el responsable de almacén le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 127 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO (egresos) 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO RESPONSABLE DE ALMACENES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar al encargado de almacén en la organización, recepción, manejo y despacho de materiales, suministros e insumos médicos de la administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Apoyar en la elaboración del POA., de almacenes. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Apoyar a la organización del almacén de materiales y suministros. Apoyar a la recepción de los materiales y suministros que ingresan a los almacenes. Revisar la orden de compra y características de los materiales, suministros e insumos adquiridos antes de la recepción. 7. Codificar los ítems de materiales, suministros e insumos médicos existentes en almacén. 8. Elaborar los formularios del sistema los egresos, por cada solicitud de materiales. 9. Verificar en el sistema de almacenes, la existencia o no de materiales insumos reactivos y otros. 10. Efectuar control a través de reportes, de los diferentes servicios de la departamental la utilización de materiales insumos reactivos y otros. 11. Realizar conciliaciones mensuales con Kárdex-Valorado. 12. Participar en la recepción verificación de materiales y otros que cumplan con las especificaciones técnicas solicitadas. 13. Colaborar en bodega. 14. Apoyar en el despacho de los materiales, suministros e insumos médicos a las DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 128 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ unidades solicitantes. 15. Coadyuvar en el traslado, manejo y distribución de los materiales, suministros e insumos médicos. 16. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en almacenes. 17. Registrar y actualizar las tarjetas Bin kard. 18. Ordenar, clasificar, archivar y custodiar la documentación de almacenes. 19. Elaborar informes a requerimiento del responsable de almacenes. 20. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 21. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. 22. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el inmediato superior le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 129 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Ingresos) RESPONSABLE DE ALMACENES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar al encargado de almacén en la organización, recepción y manejo de materiales, suministros e insumos médicos de la administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Coadyuvar en la formulación del POA del área de almacenes Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. 3. Elaborar pedidos de almacén de las cuentas contables 121-122 de máximos y mínimos según reporte del sistema. 4. Elaborar los formularios de pedido de materiales y suministro para stokar en almacén. 5. Recepcionar conjuntamente el encargado de almacén, los materiales e insumos médicos y otros de acuerdo a orden de compra y especificaciones técnicas. 6. Controlar los pedidos de materiales y suministros e insumos médicos, evitando el desabastecimiento. 7. Clasificar, distribuir y ubicar en las diferentes góndolas y estantes, los materiales y suministros e insumos médicos en el almacén, según cuentas y sub. cuentas contables 8. Verificar en los estantes, góndolas y otro, que los materiales y suministros e insumos médicos estén ordenados y clasificados según cuentas y sub cuentas contables. 9. Registrar en el sistema de almacenes, los ingresos de materiales y suministros e insumos médicos de acuerdo a orden de compra y factura. 10. Realizar el desglose de la documentación para su remisión a las instancias correspondientes. 11. Participar en la toma de inventarios de los materiales y suministros e insumos médicos en almacenes. 12. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 130 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ a fin de mejorar la calidad en almacenes. 13. Ordenar, clasificar, archivar y custodiar la documentación de almacenes. 14. Elaborar informes de a requerimiento del responsable de almacenes. 15. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 16. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. 17. cumplir otras funciones inherentes al cargo, que el inmediato superior le asigne DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 131 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO (Bodega) 3 DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO RESPONSABLE DE ALMACENES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Coadyuvar en el eficiente funcionamiento del Sub Sistema de Almacenes, con la organización, recepción, manejo y despacho de materiales, suministros e insumos médicos de la Administración Departamental Santa Cruz. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 132 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Apoyar en la organización del almacén de materiales y suministros. 3. Cumplir con la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna a fin al área. 4. Coadyuvar en la elaboración y cumplimiento del POA, establecida para el área de almacenes. 5. Apoyar con prontitud y diligencia la recepción de los materiales y suministros que ingresan a los almacenes. 6. Revisar, minuciosamente las órdenes de compra y características de los materiales, 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. suministros e insumos médicos adquiridos antes de la recepción. Clasificar y codificar los materiales, suministros e insumos médicos existentes en almacén. Coadyuvar en el traslado, manejo y distribución de los materiales, suministros e insumos médicos. Apoyar, permanentemente con el despacho de los materiales, suministros e insumos médicos a las unidades solicitantes. Elaborar informes periódicos y a requerimiento del responsable de almacenes, sobre las actividades cumplidas Ordenar, clasificar, archivar y custodiar la documentación de almacenes, tal que permita generar información oportuna, para conocimiento de la autoridad competente que corresponda. Proponer y/o sugerir mejoras de calidad a objeto de optimizar el servicio de atención que le corresponde realizar. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. Revisar, minuciosamente las órdenes de compra y características de los materiales, suministros e insumos médicos adquiridos antes de la recepción. Clasificar y codificar los materiales, suministros e insumos médicos existentes en almacén. Coadyuvar en el traslado, manejo y distribución de los materiales, suministros e insumos médicos. Apoyar, permanentemente con el despacho de los materiales, suministros e insumos médicos a las unidades solicitantes. Elaborar informes periódicos y a requerimiento del responsable de almacenes, sobre las actividades cumplidas Ordenar, clasificar, archivar y custodiar la documentación de almacenes, tal que permita generar información oportuna, para conocimiento de la autoridad competente que corresponda. Proponer y/o sugerir mejoras de calidad a objeto de optimizar el servicio de atención que le corresponde realizar. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que la jefatura inmediata superior le asigne.. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 133 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS JEFE DE LA UNIDAD FINANCIERA CONTABLE ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Mantener el Sistema de Activos Fijos actualizado, a fin de contar con un instrumento que permita conocer la recepción, asignación, salvaguarda, valoración, mantenimiento y disposición de los bienes de uso en la Administración Santa Cruz. 7 FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Cumplir las funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Elaborar, ejecutar y evaluar el POA de activos fijos. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Organizar, coordinar, ejecutar y controlar los activos fijos de la administración departamental Santa Cruz. Supervisar la recepción, registro y asignación de activos fijos de la administración departamental Santa Cruz. Codificar y supervisar la codificación de activos fijos. Actualizar la codificación anualmente y cuando se produzca la incorporación de nuevos activos fijos. Asignar Activos Fijos Muebles, equipos e instrumental médico y vehículos. Establecer responsable en caso de pérdida, sustracción, robo y hurto. Realizar la denuncia ante seguro y policía en caso de sustracción, robo y hurto. Solicitar mantenimiento y reparación de los activos fijos deteriorados muebles. Salvaguardar los activos fijos en uso y en depósito. Verificar físicamente de forma periódica, sorpresiva los activos fijos. Revisar, aprobar y firmar actas o notas de recepción de activos fijos. Revisar y suscribir actas y notas de asignación de activos fijos e instrumental médico a los trabajadores y encargados de su custodia. Aprobar la transferencia Inter – Servicios. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 134 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. Actualizar y depreciar los activos fijos en general, para incorporar al sistema contable. Realizar inventarios semestralmente de la administración departamental. Supervisar los inventarios de activos fijos de la administración departamental y elaborar informe con resultados y recomendaciones. Generar las condiciones técnicas y administrativas para la disposición de bienes. Identificar los activos fijos en desuso para ser dados de baja. Evaluar los sistemas computarizados de activos fijos. Realizar el registro y saneamiento de la propiedad de vehículos e inmuebles, exención de impuestos y otros. Solicitar contratación del seguro de bienes. Coordinar con mantenimiento (preventivo y correctivo), la conservación de los activos y equipos de la administración departamental. Registrar y controlar las transferencias físicas realizadas. Fortalecer los controles de seguridad, para uso, ingreso o salida de los bienes dentro y fuera de la Institución. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el manejo de activos fijos. Elaborar reportes trimestralmente respecto a la recepción, asignación y movimiento de activos fijos a nivel departamental. Realizar seguimiento y control del mantenimiento de los equipos médicos – quirúrgicos. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno de Personal. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, a requerimiento de la autoridad superior DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 135 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 1.CODIGO ADSCZ -02 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR N. de PAG. 1-2 SECRETARIA RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE ADMINISTRATIVA 5. NIVEL JERARQUICO OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Apoyar las actividades de área de Activos Fijos a través de la organización, recepción, despacho y archivo de documentos, aplicando para ello procedimiento, técnicas secretariales y de relaciones humanas. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1 Cumplir las funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2 Coadyuvar en la elaboración del POA de activos fijos. 3 Cumplir la aplicación de la Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales, y normativa interna. 4 Elaborar actas y notas de entrega de asignación de bienes. 5 Recepcionar, asignar número y registrar la correspondencia u otra documentación tanto de ingreso como de salida del área de activos fijos. 6 Registrar en el sistema valorado computarizado, actas de recepción y entrega de Activo Fijos. 7 Clasificar, ordenar, codificar y registrar altas de Activos Fijos por cuenta o rubro. 8 Elaborar transferencias internas y externas numeradas cronológicamente. 9 Elaborar notas, informes a requerimiento de la jefatura inmediata superior. 10 Coadyuvar en la toma de inventarios ocasionales y generales. 11 Hacer seguimiento de las garantías otorgadas por los proveedores, por provisión de equipos médicos u otros bienes. Recibir y realizar llamadas telefónicas para los funcionarios del área. 12 Llevar y entregar la correspondencia u otra documentación a las dependencias de la administración departamental. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 136 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 13 Efectuar otras labores a requerimiento del inmediato superior. 14 Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de activos fijos. 15 Realizar seguimiento a la correspondencia y otros documentos generados en el área. 16 Organizar, clasificar, ordenar, archivar y custodiar la documentación que se genera en el área de Activo Fijo. 17 Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 18 Resguardar los activos fijos asignados. 19 Cumplir con otras funciones relativas al cargo, asignadas por autoridades superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 137 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Coadyuvar al control, registro, salvaguarda y uso racional de los activos fijos de la administración departamental Santa Cruz 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Apoyar al responsable en la recepción de activos fijos. Coadyuvar en la elaboración del POA de activos fijos. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Verificar las órdenes de compra con los activos a ser recepcionados. Coadyuvar a identificar, clasificar, codificar y re codificar los activos fijos de acuerdo a su categoría. Apoyar a la jefatura en el registro de los activos fijos en el sistema. Coadyuvar en la entrega de activos fijos a los trabajadores. Ayudar a re codificar los bienes en caso de deterioro o no existencia de la banda de identificación. Coadyuvar en el control de activos fijos. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de activos fijos. Recepción los activos fijos de los funcionarios, en caso de cambio o retiro. Coadyuvar en la salvaguarda de los activos fijos. Elaborar actas de recepción provisional y definitiva de los activos fijos Dar cumplimiento al Reglamento Interno de Personal. Cumplir otras funciones inherentes al cargo. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 138 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS HOSPITAL SANTA CRUZ RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Controlar y mantener el Sistema de Activos Fijos de actualizado, a fin de contar con un instrumento que permita conocer la recepción, asignación, salvaguarda, valoración, mantenimiento y disposición de los bienes en el Hospital Santa Cruz y Poli consultorios. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 1. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la elaboración del POA de activos fijos. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Mantener actualizado el sistema de inventario físico de la Administración Departamental y Poli consultorios. 4. Clasificar, ordenar, codificar y registrar altas y bajas de activos fijos 5. Establecer perdidas por robo, hurto y elaborar informes. 6. Establecer responsabilidades por su custodia, ante pérdida, robo y/o sustracción. 7. Realizar inventarios, ocasionales, semestrales y anuales de las aéreas asignadas. 8. Clasificar, elaborar y colocar etiquetas de código de barras. 9. Elaborar y entrega de files individuales de los Activo fijo asignados al o los responsables de los Servicios. 10. Elaborar transferencias internas y externas numeradas cronológicamente 11. Elaborar ordenes de salida para reparaciones y/o trasferencias 12. Realizar seguimiento y control riguroso de los vehículos. 13. Elaborar acta de recepción y definitiva de activos fijos. 14. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de activos fijos. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 139 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 15. Viñetear y reviñetear los códigos en los activos fijos de la Administración Departamental y Poli consultorios. 16. Recepcionar y entregar activos fijos bajo inventario a los trabajadores y responsables de servicios. 17. Controlar el depósito de activos fijos. 18. Recepcionar y trasladar bienes en desuso a depósitos para baja. 19. Controlar los bienes que ingresan y salen, verificando código, serie, marca, modelo etc. 20. Realizar inventarios semestralmente de forma general y ocasionalmente cuando sea necesario. 21. Realizar control de los activos fijos que ingresan y salen de área asignada. 22. Generar información de los activos fijos de baja para la disposición de bienes de acuerdo a normas establecidas. 23. Ejecutar otras labores relacionadas con su cargo. 24. Elaborar actas de recepción provisional y definitiva de los activos fijos. 25. Elaborar informes sobre estado de los bienes del Activo Fijo y proponer bajas 26. Registrar y archivar la documentación que se genera en la oficina de Activo Fijo 27. Dar cumplimiento al Reglamento Interno de Personal. 28. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, que la autoridad superior le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 140 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS HOSPITAL GUARACACHI Y PROVINCIALES RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Controlar y mantener el Sistema de Activos Fijos de actualizado, a fin de contar con un instrumento que permita conocer la recepción, asignación, salvaguarda, valoración, mantenimiento y disposición de los bienes en los hospitales de Guaracachi y Provinciales de la administración departamental Santa Cruz. 8 FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Coadyuvar en la elaboración del POA de activos fijos. 3. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. 4. Mantener actualizado el sistema de inventario físico del Hospital Guaracachi y Provinciales. 5. Clasificar, ordenar, codificar y registrar altas y bajas de activos fijos 6. Establecer perdidas por robo, hurto y elaborar informes. 7. Establecer responsabilidades por su custodia, ante pérdida, robo y/o sustracción. 8. Realizar inventarios, ocasionales, semestrales y anuales de las aéreas asignadas. 9. Clasificar, elaborar y colocar etiquetas de código de barras. 10. Elaborar y entrega de files individuales de los Activo fijo asignados al o los responsables de los Servicios. 11. Elaborar transferencias internas y externas numeradas cronológicamente 12. Elaborar ordenes de salida para reparaciones y/o trasferencias DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 141 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 13. Realizar seguimiento y control riguroso de los vehículos. 14. Elaborar acta de recepción y definitiva de activos fijos. 15. Viñetear y reviñetear los códigos en los activos fijos del Hospital Guaracachi y Provinciales. 16. Recepcionar y entregar activos fijos bajo inventario a los trabajadores y responsables de servicios. 17. Controlar el depósito de activos fijos. 18. Recepcionar y trasladar bienes en desuso a depósitos para baja. 19. Controlar los bienes que ingresan y salen, verificando código, serie, marca, modelo etc. 20. Realizar inventarios semestralmente de forma general y ocasionalmente cuando sea necesario. 21. Realizar control de los activos fijos que ingresan y salen de área asignada. 22. Generar información de los activos fijos de baja para la disposición de bienes de acuerdo a normas establecidas. 23. Ejecutar otras labores relacionadas con su cargo. 24. Elaborar actas de recepción provisional y definitiva de los activos fijos. 25. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de activos fijos. 26. Elaborar informes sobre estado de los bienes del Activo Fijo y proponer bajas 27. Registrar y archivar la documentación que se genera en la oficina de Activo Fijo 28. Dar cumplimiento al Reglamento Interno de Personal. 29. Cumplir otras funciones inherentes al cargo. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 142 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. RESPONSABLE DE INVENTARIO HOSPITAL SANTA CRUZ 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS HOSPITAL SANTA CRUZ Y POLICONSULTORIOS. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Realizar Inventario Físico del Hospital Santa Cruz y Poli consultorios, de acuerdo directrices emanadas por la a 9 FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la elaboración del POA de activos fijos. Aplicar la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Mantener actualizado el sistema de inventario físico del Hospital Santa Cruz Recepcionar y entregar activos fijos a los trabajadores y responsables de servicios bajo inventario. 6. Generar a través del sistema de código de barras los códigos respectivos y en orden cronológico. 7. Viñetear y reviñetear los códigos en los activos fijos del hospital Santa Cruz. 8. Establecer responsabilidades por su custodia, ante pérdida, robo y/o sustracción. 9. Elaboración de transferencias internas y externas numeradas cronológicamente 10. Elaborar ordenes de salida para reparaciones y/o trasferencias 11. Realizar inventarios semestralmente de forma general y ocasionalmente cuando sea necesario. 12. Recepcionar y trasladar los activos fijos en desuso al depósito. 13. Elaborar y controlar las ordenes de salida de bienes para reparaciones DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 143 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 14. Control de bienes que ingresan y salen, verificando código, serie, marca, modelo etc. 15. Ejecutar otras labores a solicitud del jefe inmediato superior. 16. Control y manejo de depósito. 17. Elaborar actas de recepción provisional y definitiva de los activos fijos. 18. Registrar, archivar la documentación que se genera en la oficina de Activo Fijo. 19. Elaborar informes sobre estado de los bienes del Activo Fijo , proponer bajas 20. Actualizar y levantar inventarios ocasional y general. 21. Efectuar otras labores a solicitud del jefe inmediato superior 22. Elaborar kárdex individual para registro de record de mantenimiento de equipos y vehículos. 23. Efectuar el riguroso control de vehículos. 24. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de activos fijos. 25. Resguardar y cuidar los activos fijaos asignados. 26. Dar cumplimiento al Reglamento Interno de Personal. 27. Cumplir otras funciones inherentes al cargo. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 144 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ PLANIFICACIÓN DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO SECRETARIA CHOFER JEFE DE LA UNIDAD DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES SECRETARIA RESPONSABLE DE COMPRAS MAYORES AUX. ADMINISTRATIVO RESPONSABLE DE COMPRAS MENORES AUX. ADMINISTRATIVO COTIZADOR MENSAJERO DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 145 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 JEFE DE LA UNIDAD DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Planificar, programar y gestionar los procesos de contrataciones de bienes y servicios con transparencia, eficiencia y economía en el marco de las Normas Básicas de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y Reglamento Especifico (RE-SABS). 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. 3. Elaborar, ejecutar, evaluar y reformular del Programa Operativo Anual (POA) del área de contrataciones y adquisiciones. 4. Elaborar, consolidar y hacer aprobar el Programa Anual de Contrataciones (PAC), de la administración departamental y enviar a Oficina Nacional. 5. Aplicar la Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y Reglamento Especifico de Bienes y Servicios en los procesos de contratación. 6. Asesorar a las autoridades y unidades dependientes, en lo que respecta a los procesos de contrataciones. 7. Verificar que los requerimientos emitidos por las Unidades solicitantes, contengan especificaciones técnicas o términos de referencia y estén debidamente respaldadas. 8. Elaborar, adecuar y presentar ante las instancias que correspondan, los documentos Base de Contrataciones, según corresponda. 9. Hacer aprobar el DBC por las autoridades competentes. 10. Publicar el Documento Base de Contrataciones en los diferentes medios establecidos por las NB-SABS y RE-SABS. 11. Cumplir con los requisitos de publicación de convocatorias, en el marco de la norma vigentes. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 146 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 12. Dirigir y supervisar los procesos de contrataciones, evitando cualquier de contravención a la norma. 13. Solicitar, según corresponda, la conformación de la comisión de calificación. 14. Controlar y revisar el libro de registro de propuestas, que no contengan tachaduras y/o enmiendas. Publicar en el SICOES la resolución de adjudicación o declaratoria desierta del proceso de contratación. 15. Levantar actas del proceso de apertura de propuestas. 16. Revisar y dar conformidad a los cuadros comparativos. 17. Revisar y dar conformidad a las Órdenes de compra. 18. Remitir los documentos del proceso de contratación a la Jefatura Administrativa Financiera, debidamente ordenados y foliados para prosecución de trámite. 19. Emitir informes mensuales y a requerimiento de las autoridades Departamentales y nacionales. 20. Supervisar el archivo y resguardo adecuado de la documentación generada a través de los procesos de contrataciones. 21. Coordinar con la comisión de recepción, responsables de almacenes y activos fijos, la recepción de los materiales, equipos y medicamentos. 22. Cerrar en el SICOES los procesos de contrataciones concluidos. 23. Remitir los documentos del proceso de contratación a los almacenes o Asesoría Legal. 24. Atender la correspondencia. 25. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus atribuciones, orientadas a mejorar la calidad en los procesos y procedimientos del área de contrataciones y adquisiciones. 26. Solicitar la provisión de elementos, insumos y equipos para cumplir a cabalidad las tareas y actividades programadas. 27. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 28. Resguardar los activos fijos asignados. 29. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, asignadas por la autoridad superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 147 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO. 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 SECRETARIA JEFE DE LA UNIDAD DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Asistir al área de contrataciones y adquisiciones, en la organización, recepción, despacho y archivo de correspondencia y documentos, aplicando técnicas secretariales y de relaciones humanas. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA de la Unidad de Seguros. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Coordinar, ejecutar y apoyar las actividades administrativas del área de contrataciones y adquisiciones. Recibir, organizar, clasificar, registrar e introducir al escritorio de la Jefatura, la correspondencia y documentos recibidos. Elaborar, notas, informes u otros documentos a requerimiento del inmediato superior. Seleccionar, registrar y asignar número correlativo, a la correspondencia u otro documento emitido por la Jefatura. Llevar libro de registro de propuestas sin enmiendas y/o tachaduras. Atender al público usuario en general, proporcionando información útil, oportuna y confiable. Atender con diligencia el teléfono. Recibir y enviar FAX. Aplicar principios de ética profesional en el desarrollo de sus funciones. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de contrataciones. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 148 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. Mantener trato cordial y amable para con los trabajadores y público usuario en general. Apoyar las actividades administrativas, a requerimiento de la Jefatura. Verificar que toda correspondencia e instructivo, se halle debidamente firmado. Realizar seguimiento a la correspondencia y otros documentos generados por la Unidad. Actualizar los medios y mecanismos de archivos de documentación emitida y recibida tanto interna como externa. Ordenar, seleccionar, clasificar, archivar y custodiar la documentación generada en el área de contrataciones y adquisiciones. Derivar la documentación a la sección de archivos para su respectivo empaste y conservación. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. Desarrollar otras funciones inherentes al cargo que la jefatura y/o autoridad competente le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 149 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE CONTRATACIONES MAYORES JEFE DE LA UNIDAD DE CONTRATACIONES YADQUISICIONES. ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Realizar y gestionar los procesos de contrataciones mayores en la administración departamental Santa Cruz, con transparencia, eficiencia y economía en el marco Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y el Reglamento Especifico (RE-SABS). 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Coadyuvar en la formulación del POA de la Unidad de Contrataciones y adquisiciones. 3. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. 4. Aplicar la Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y Reglamento Especifico de Bienes y Servicios en los procesos de contratación. 5. Recibir los procesos de adquisiciones bajo registro. 6. Revisar que la carpeta o proceso contenga la documentación según norma establecida. 7. Preparar el Documento Base de Contrataciones a requerimiento de la Unidad Solicitante. 8. Hacer aprobar por la autoridad competente el Documento Base de Contrataciones (D.B.C.) 9. Publicar el Documento Base de Contrataciones (DBC), a través de los medios que señala la norma. 10. Dirigir y supervisar los procesos de contrataciones, evitando cualquier de DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 150 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ contravención a la norma. 11. Cumplir con los requisitos de publicación de convocatorias, en el marco de la norma vigentes. 12. Solicitar, según corresponda, la conformación de la comisión de calificación. 13. Cerrar en el SICOES los procesos de contrataciones concluidos. 14. Prever la conformación de las comisiones que exige cada proceso de contratación mayor. 15. Orientar y Velar por los procesos de contrataciones, evitando cualquier grado de contravención a la norma. 16. Remitir la carpeta del proceso de contratación a la Jefatura Administrativa Financiera, debidamente ordenados y foliados para prosecución de trámite por la vía regular y según corresponda. 17. Emitir informes a requerimiento de la jefatura y autoridades Departamentales. 18. Coordinar actividades técnico administrativas, con la Comisión de Recepción, y aquellas instancias responsables de Almacén, y foliados para prosecución de trámite Activos Fijos y Farmacia a objeto de optimizar sus procedimientos. 19. Supervisar el archivo y resguardo adecuado de la documentación generada a través de los procesos de contrataciones. 20. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus funciones y atribuciones, orientadas a mejorar la calidad en los procesos y procedimientos del área de contrataciones y adquisiciones. 21. Atender con prontitud y diligencia la correspondencia recibida. 22. Emitir sugerencias y propuestas, orientadas a mejorar los procesos y procedimientos de contrataciones. 23. Cumplir con lo previsto en el Reglamento Interno de Personal. 24. Cuidar y resguardar los activos que le fueron entregados. 25. Cumplir con otras funciones asignadas por la Jefatura inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 151 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO AUXILIAR ADMINISTRATIVO EN COMPRAS MAYORES 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. JEFE DE LA UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Asistir al área de contrataciones y adquisiciones con eficiencia en los procesos de contrataciones por licitación en la administración departamental Santa Cruz, con transparencia y economía en el marco Normas Basicas del Sistema de Administracion de Bienes y Servicios (NB-SABS) y el Reglamento Especifico (RE-SABS). 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad Coadyuvar en la formulación del POA del área de Contrataciones adquisiciones. Cumplir la ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Cumplir con el contenido y los alcances que señala las Normas Básicas del sistema de Administración de Bienes y Servicios. Registrar los procesos de adquisiciones. Revisar que la carpeta o proceso contenga la documentación según norma establecida. Preparar el Documento Base de Contrataciones a requerimiento de la Unidad Solicitante. Hacer aprobar por la autoridad competente el Documento de Contrataciones (D.B.C)a través del Responsable de la Unidad. Publicar el Documento Base de Contrataciones (DBC), a través de los medios que señala la norma. Cumplir con los requisitos de publicación de convocatorias, en el marco de la norma vigente. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 152 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 11. Solicitar al Responsable de la Unidad la conformación de la comisión de calificación y recepción, según corresponda. 12. Cerrar en el SICOES los procesos de contrataciones concluidos. 13. Llevar los procesos de contrataciones con transparencia y ecuanidad, evitando cualquier grado de contravención a la norma. 14. Remitir la capeta del proceso de contratación concluidos a la Jefatura de la Unidad 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. ordenados y foliados para prosecución de tramite por la vida regular y según corresponda. Emitir informes a requerimientos de la Jefatura de Unidad. Coordinar actividades técnico administrativas con las unidades solicitantes. Almacén, y foliados para prosecución de tramite Activos Fijos y Farmacia a objeto de optimizar sus procedimientos. Archivar y resguardar la documentación de los procesos de contrataciones. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus funciones y atribuciones, orientadas a mejorar la calidad en los procesos y procedimientos del área de contrataciones y adquisiciones. Emitir informes a requerimiento de la Jefatura. Cumplir con lo previsto en el Reglamento Interno de Personal. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. Cumplir con otras funciones inherentes a su cargo, asignadas por el Jefe inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 153 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE COMPRAS MENORES JEFATURA DE LA UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Realizar y gestionar los procesos de contrataciones menores en la administración departamental Santa Cruz, con transparencia, eficiencia y economía en el marco Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y el Reglamento Especifico (RE-SABS). 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA del área de Contrataciones adquisiciones. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Cumplir con el contenido y los alcances que señala las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. Recibir los procesos de contrataciones bajo registro, y viabilizar la prosecución de trámite. Revisar, que la carpeta y/o expediente del proceso de adquisiciones o contrataciones contenga los requisitos que exige la norma. Elaborar el Documento Base de Contratación (DBC), conforme a requerimiento de la Unidad Solicitante. Solicitar la validación y aprobación del Documento Base de Contrataciones (D.B.C.) a través de las autoridades e instancias respectivas y participantes en el proceso. Publicar el Documento Base de Contrataciones a través de los medios que señala la norma. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 154 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 10. Cumplir con los requisitos de publicación de convocatorias, en el marco de la norma vigentes. 11. Supervisar y dirigir el debido cumplimiento de requisitos que conlleva todo proceso de contrataciones. 12. Solicitar, según corresponda, la conformación de la comisión de calificación. 13. Levantar Actas del Proceso de Apertura de propuestas. 14. Elaborar y revisar las Órdenes de compra. 15. Remitir los documentos del proceso de contratación a la Jefatura Administrativa Financiera, debidamente ordenados y foliados para prosecución de trámite. 16. Emitir informes a requerimiento de la Jefatura y autoridades superiores. 17. Supervisar el archivo correcto de la documentación de los procesos de contrataciones. 18. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus funciones y atribuciones, orientadas a mejorar la calidad en los procesos y procedimientos del área de contrataciones y adquisiciones. 19. Cumplir con lo previsto en el Reglamento Interno de Personal. 20. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. 21. Cumplir con otras funciones inherentes a su cago, asignadas por el Jefe inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 155 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO AUXILIAR ADMINISTRATIVO EN COMPRAS MENORES 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. JEFE DE LA UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Asistir al área de contrataciones y adquisiciones con eficiencia en los procesos de contrataciones por licitación en la administración departamental Santa Cruz, con transparencia y economía en el marco Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y el Reglamento Especifico (RE-SABS). 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA del área de Contrataciones adquisiciones. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Cumplir con el contenido y los alcances que señala las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. 5. Registrar los procesos de adquisiciones. 6. Revisar que la carpeta o proceso contenga la documentación según norma establecida. 7. Preparar el Documento Base de Contrataciones a requerimiento de la Unidad Solicitante. 8. Hacer aprobar por la autoridad competente el Documento Base de Contrataciones (D.B.C.)a través del Responsable de la Unidad. 9. Publicar el Documento Base de Contrataciones (DBC), a través de los medios que señala la norma. 10. Cumplir con los requisitos de publicación de convocatorias, en el marco de la norma DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 156 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ vigentes. 11. Solicitar al Responsable de la Unidad la conformación de la comisión de calificación y recepción, según corresponda. 12. Cerrar en el SICOES los procesos de contrataciones concluidos. 13. Llevar los procesos de contrataciones con transparencia y ecuanimidad, evitando cualquier grado de contravención a la norma. 14. Remitir la carpeta del proceso de contratación concluidos a la Jefatura de Unidad ordenados y foliados para prosecución de trámite por la vía regular y según corresponda. 15. Emitir informes a requerimiento de la jefatura de Unidad. 16. Coordinar actividades técnico administrativas con las Unidades Solicitantes, Almacén, y foliados para prosecución de trámite Activos Fijos y Farmacia a objeto de optimizar sus procedimientos. 17. Archivar y resguardar la documentación de los procesos de contrataciones. 18. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus funciones y atribuciones, orientadas a mejorar la calidad en los procesos y procedimientos del área de contrataciones y adquisiciones. 19. Emitir informes a requerimiento de la Jefatura. 20. Cumplir con lo previsto en el Reglamento Interno de Personal. 21. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. 22. Cumplir con otras funciones inherentes a su cago, asignadas por el Jefe inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 157 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 COTIZADOR MENSAJERO JEFE DE LA UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Asistir al área de contrataciones y adquisiciones en las cotizaciones y mensajería con eficiencia para gestionar los procesos de contrataciones menores en la administración departamental Santa Cruz, con transparencia y economía en el marco Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y el Reglamento Especifico (RE-SABS). 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO. 1. 2. 3. 4. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar en la formulación del POA del área de Contrataciones adquisiciones. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Cumplir con el contenido y los alcances que señala las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. 5. Recibir los procesos de contrataciones menores que requieran ser cotizados, bajo registro, y viabilizar la prosecución de trámite. 6. Revisar, que la carpeta y/o expediente del proceso de adquisiciones o contrataciones contenga los requisitos que exige la norma. 7. Elaborar y remitir cuadro comparativo de acuerdo a cotizaciones recabadas a la jefatura de área. 8. Coadyuvar en la elaboración de las Órdenes de compra. 9. Foliar las carpetas de los procesos de contrataciones u otra documentación existente. 10. Llevar los documentos del proceso de contratación a la Jefatura Administrativa Financiera, debidamente ordenados. 11. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus funciones y atribuciones, orientadas a mejorar la calidad en los procesos y procedimientos del área de contrataciones y adquisiciones. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 158 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 12. Emitir informes a requerimiento de la Jefatura. 13. Supervisar el archivo correcto de la documentación de los procesos de contrataciones. 14. Cumplir con lo previsto en el Reglamento Interno de Personal. 15. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. 16. Cumplir con otras funciones inherentes a su cago, asignadas por el Jefe inmediato superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 159 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ESTRUCTURA ORGANICA ORGANIZACIONAL JEFATURA DE LA UNIDAD DE SISTEMAS AREA ADMINISTRATIVA ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ASESORIA LEGAL DEPARTAMENTAL RELACIONES PUBLICAS JEFE PLANIFICACIÓN JEFE DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO SECRETARIA CHOFER JEFE DE LA UNIDAD DE SISTEMAS SECRETARIA RESPOSNABLE DE SEGURIDAD DE REDES RESPONSABLE TECNICO INFORMATICO(Hardware ) RESPOSNABLE ANALISTA DE SISTEMAS TECNICO INFORMATICO (Hardware ) ANALISTA DE SISTEMAS DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 160 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 JEFE DE LA UNIDAD DE SISTEMAS JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Planificar, administrar y organizar la Unidad del Sistemas, brindando asesoramiento técnico de forma ágil y oportuno en la administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Elaborar el POA de sistemas y controlar la ejecución y cumplimiento del mismo. Planificar, organizar, ejecutar, dirigir y supervisa las actividades del área de Sistemas a nivel de Administración departamental. Planificar y consolidar sistemas informáticos orientados a mejorar la calidad de los servicios en favor de la Institución y del usuario en general. Organizar y controlar la asistencia técnica a todas las unidades de la Administración Departamental Santa Cruz. Supervisar y dirigir el buen funcionamiento de la comunicación de redes a nivel de la Administración Departamental. Coordinar con la Unidad de Sistema de Oficina Nacional, sobre el Plan Operativo establecido para cada gestión. Proponer sugerencias, destinados a mejorar la calidad de las actividades de las unidades que operan a través de sistemas de información. Cumplir y hacer cumplir instructivo y circulares emanados tanto por la Administración departamental como por la Nacional. Asesorar a la Jefatura Departamental Administrativa Financiera y unidades solicitantes, en la determinación de especificaciones técnicas, cuando se requiera nuevas contrataciones. Elaborar en coordinación con Recursos Humanos, la capacitación al personal dependiente. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 161 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. Supervisar las actividades de soporte técnico a los usuarios de las áreas operativas en el manejo del software existentes en la Departamental. Proponer la modernización constantes del software para facilitar la información. Implementar los programas (Software) que son diseñados por Oficina Nacional en pruebas piloto y supervisar el funcionamiento. Coordinar y planificar con las áreas operativas en la sistematización de la información administrativa que sea integrado al sistema de información gerencial y hospitalaria. Establecer procedimientos para mantener la información con integridad, disponibilidad y seguridad. Planificar las actividades de valoraciones técnicas de forma periódica, referente a la aplicación que tienen los cambios sobre el sistema informático considerando su configuración, integrar servidores y puestos de trabajo en la red, para compartir la información con fines estrictamente institucionales. Participar en reuniones y emitir informes a requerimiento de la Jefatura Administrativa Financiera. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en la planificación. Verificar e informar sobre licencias de funcionamiento del Software adquirido por la Administración Departamental. Programar actividades de mantenimiento general para los equipos relacionados al sistema informático. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. Resguardar los activos fijos bajo custodia. Cumplir otras actividades asignado por sus inmediatos superiores, inherentes al cargo. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 162 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 SECRETARIA JEFE DE LA UNIDAD DE SISTEMAS ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Desarrollar actividades técnico administrativas de forma ágil y oportuna, a través de la organización, recepción, despacho y archivo de documentos de la Unidad de Sistemas, aplicando técnicas y procedimientos secretariales y las buenas relaciones humanas. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Coadyuvar con las actividades propias de su especialidad en el área administrativa. Coordinar las actividades con la Jefatura de la Unidad de Sistemas. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Tomar apuntes de toda actividad a realizar. Recibir, clasificar, registrar e introducir a despacho la correspondencia y documentos recibidos. Redactar y transcribir, notas, informes u otros documentos para la autoridad competente. Seleccionar, registrar y asignar número correlativo, a la correspondencia u otro documento recibido y emitido por la autoridad competente. Ser responsable del manejo, control y cuidado del equipo multifunción. Elaborar pedido de materiales e insumos a almacén de acuerdo a programación. Mantener actualizado los registros de la correspondencia. Aplicar Normas y disposiciones legales en el ejercicio de sus funciones. Atender e informar a los trabajadores de la Unidad sobre las solicitudes de servicio requerido con celeridad y trato cordial. Ser discreta y no incurrir en infidencia. Mantener buenas relaciones humanas. Recibir, comunicar y realizar llamadas telefónicas. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 163 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. Verificar que el sistema de comunicación este en perfecto estado y pleno funcionamiento. Organizar la agenda de jefe de la Unidad de Sistemas. Despachar correspondencia interna, local y nacional u otra documentación de la Unidad. Ordenar, clasificar, archivar y custodiar la documentación generada. Registrar y escanear la documentación generada al sistema informático. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de sistemas. Derivar la documentación a la sección de archivos para su empaste y conservación. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal y demás normativas propias a su área. Informar periódicamente a su inmediato superior, sobre las funciones que cumple. Cuidar y resguardar los activos fijos asignados. Cumplir otras funciones inherentes al cargo que la autoridad inmediata superior y competente le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 164 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE SEGURIDAD Y REDES JEFE DE LA UNIDAD DE SISTEMAS ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Planificar, organizar y velar por el buen funcionamiento de la Red informática de la Administración Departamental Santa Cruz, en coordinación con la Jefatura de la Unidad. 8. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Participar en la formulación del POA de la Unidad de Sistemas. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Supervisa el buen funcionamiento de la red informativa. Llevar un control registrado de todos los equipos relacionados a la red. Solicitar oportunamente equipos de respaldo para la red informática. Dar soporte técnico continuo y oportuno a los servidores de red informático. Coadyuvar al cumplimiento del POA de la Unidad de Sistemas. Proponer sugerencias, destinados a mejorar la calidad del servicio de la unidad de sistemas. 10. Resguardar y mantener los bienes de activos fijos asignados a su servicio y recibidos bajo inventario físico. 11. Coordinar con el encargado de Hardware y software el buen funcionamiento de la red informática. 12. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de sistemas. 13. Realizar Backup periódico de sus servidores de red. 14. Informar semanalmente sobre el estado y funcionamiento de los servidores y la red a su inmediato superior. 15. Cumplir con las normas y reglamentos internos vigentes de la institución, según corresponda. 16. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 17. Cumplir con otras funciones relativas al cargo, asignadas por autoridades superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 165 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO RESPONSABLE TECNICO INFORMATICO (Hardware) 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. JEFE DE LA UNIDAD DE SISTEMAS 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Planificar, organizar y dirigir el mantenimiento técnico en Hardware, preventivo, correctivo y perfectivo en general a los equipos de computación de la Administración Departamental Santa Cruz. 7.FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Participar en la formulación del POA de la Unidad de Sistemas. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Planifica, controla y dirige periódicamente el mantenimiento preventivo, correctivo y perfectivo de los equipos de computación en la administración departamental. 5. Controlar la presentación debida del formulario de mantenimiento a la jefatura de sistemas. 6. Coadyuvar al cumplimiento del POA de la Unidad de Sistemas. 7. Solicitar a través de la jefatura insumos y herramientas para atender los requerimientos de las diferentes unidades. 8. Proponer sugerencias, destinados a mejorar la calidad del servicio de la unidad de sistemas. 9. Resguardar y mantener los bienes de activos fijos asignados a su servicio y recibidos bajo inventario físico. 10. Llevar el control del registro de bajas, altas y transferencias de los equipos de computación de la Administración. 11. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de sistemas. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 166 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 12. Coordinar con el encargado de redes y software el buen funcionamiento de la red informática. 13. Cumplir con las normas y reglamentos internos vigentes de la institución, según corresponda. 14. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 15. Cumplir con otras funciones relativas al cargo, asignadas por autoridades superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 167 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 TECNICO INFORMATICO (Hardware) RESPONSABLE TECNICO (Hardware) ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Realizar constantemente mantenimiento técnico preventivo, correctivo y perfectivo en general a los equipos de computación de la Administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Participar en la formulación del POA de la Unidad de Sistemas. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Realizar periódicamente mantenimiento preventivo, correctivo y perfectivo de los equipos de computación en la administración Departamental. 5. Brindar asistencia técnica continua a todas las unidades solicitantes. 6. Llenar y hacer firmar y presentar el formulario de mantenimiento al responsable técnico del área. 7. Coadyuvar al cumplimiento del POA del Servicio de Mantenimiento. 8. Solicitar a través del responsable del área, insumos, materiales, suministros y herramientas de forma oportuna, así como el debido cuidado de los mismos a fin atender los requerimientos de las diferentes unidades. 9. Proponer sugerencias, destinados a mejorar la calidad del servicio del área. 10. Resguardar y mantener los bienes de activos fijos asignados a su servicio y recibidos bajo inventario físico. 11. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de sistemas. 12. Cumplir con las normas y reglamentos internos vigentes de la institución, según DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 168 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ corresponda. 13. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 14. Cumplir el Reglamento Interno de Personal. 15. Resguardar los activos fijos asignados. 16. Cumplir con otras funciones relativas al cargo, asignadas por autoridades superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 169 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE ANALISTA DE SISTEMAS JEFE UNIDAD DE SISTEMAS ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Planifica, organiza y dirige el mantenimiento a los Sistemas Informáticos Software en general de la Administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Participar en la formulación del POA de la Unidad de Sistemas. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Organizar, controla y dirige periódicamente el mantenimiento preventivo, correctivo y perfectivo de los sistemas informáticos en la administración departamental. 5. Controlar la presentación debida del formulario de mantenimiento a la jefatura de sistemas. 6. Proponer sugerencias, destinados a mejorar la calidad del servicio de la unidad de sistemas. 7. Resguardar y mantener los bienes de activos fijos asignados a su servicio y recibidos bajo inventario físico. 8. Llevar el control del registro de los sistemas informáticos en cuanto a cambios y modificaciones de los mismos de la Administración. 9. Organizar y ejecutar el cambio periódico de las claves de los sistemas. 10. Organizar y ejecutar el Backup de los sistemas y las bases de los datos. 11. Organizar el desarrollo de nuevos sistemas, en coordinación con la jefatura de Sistemas. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 170 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 12. Coordinar con el encargado de redes y hardware el buen funcionamiento de la red y los sistemas informáticos. 13. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de sistemas. 14. Cumplir con las normas y reglamentos internos vigentes de la institución, según corresponda. 15. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 16. Cumplir con otras funciones relativas al cargo, asignadas por autoridades superiores. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 171 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 ANALISTA DE SISTEMAS RESPONSABLE ANALISTA DE SISTEMAS ADMINISTRATIVA. OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Brindar apoyo oportuno y permanente en el mantenimiento a los Sistemas Informáticos Software en general de la Administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Participar en la formulación y ejecución del POA de la Unidad de Sistemas. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Coordinar, organizar y efectuar periódicamente, el mantenimiento preventivo, correctivo y perfectivo de los sistemas informáticos en la administración departamental. 5. Desarrollar nuevos sistemas, en coordinación con su inmediato superior. 6. Presentar el formulario de mantenimiento a la jefatura de sistemas. 7. Proponer sugerencias, destinados a mejorar la calidad del servicio de la unidad de sistemas. 8. Resguardar y mantener los bienes de activos fijos asignados a su servicio y recibidos bajo inventario físico. 9. Efectuar el control del registro de los sistemas informáticos en cuanto a cambios y modificaciones de los mismos de la Administración. 10. Prever con el encargado de redes y hardware el buen funcionamiento de la red y los sistemas informáticos. 11. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad en el área de sistemas. 12. Cumplir con las normas y reglamentos internos vigentes de la institución, según corresponda. 13. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 14. Cumplir con otras funciones relativas al cargo, asignadas por autoridades superiores. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 172 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ESTRUCTURA ORGANICA ORGANIZACIONAL MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA AREA ADMINISTRATIVA ADMINISTRADOR DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ ASESORIA LEGAL DEPARTAMENTAL RELACIONES PUBLICAS JEFE PLANIFICACIÓN JEFE DEPARTAMENTAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO SECRETARIA CHOFER RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA SECRETARIA TECNICO ELECTROMECANICO TECNICO EN MANTTO DE CARPINTERIA DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION TECNICO EN MANTTO DE PLOMERIA TECNICO EN MANTENIMIENTO TECNICO EN MANTTO DE REFRIGERACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 173 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Establecer e implementar programas de coordinación y dirección de trabajos diarios de mantenimiento, a fin de asegurar el buen funcionamiento de equipos, maquinaria, vehículos, activos fijos y de infraestructura en general de la Administración Departamental Santa Cruz, viabilizando de esta manera servicios de calidad. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Cumplir con la Ley 1178 Sistemas de Administración y Control Gubernamentales y normativa interna a fin a su área. 3. Elaborar, ejecutar, hacer seguimiento y control del POA del área de mantenimiento. 4. Coordinar con la autoridad, áreas operativas y de servicios, el mantenimiento preventivo y/o correctivo de equipos, maquinaria, infraestructura, vehículos y activos fijos en general. 5. Programar el mantenimiento preventivo de equipos médicos hospitalarios y/o electrónicos 6. Evaluar periódicamente con el personal dependiente, los problemas recurrentes y las causas que originan los desperfectos a fin de viabilizar las medidas preventivas y correctivas. 7. Asesorar a las autoridades Departamentales en la adquisición de repuestos e insumos. 8. Supervisar y controlar las actividades del personal dependiente y consultores contratados. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 174 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 9. Supervisar al personal dependiente, respecto a las actividades de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo. 10. Coordinar, controlar y dirigir al personal, los trabajos de mantenimiento en general. 11. Participar en procesos de contrataciones, a requerimiento del RPA y/o RPC, en el marco de las NB-SABS, RE-SABS. 12. Controlar la salida de equipos hospitalarios, vehículos y activos fijos en general, cuando requiera el mantenimiento de terceras personas. 13. Realizar seguimiento al trabajo concluido por terceros, emitiendo el o los informes de conformidad para su pago posterior. 14. Llevar control de repuestos, materiales eléctricos y/o accesorios utilizados en los procesos de mantenimiento. 15. Aplicar y supervisar la aplicación e interpretación de catálogos, manuales de operación y mantenimiento, diagramas, planos de equipos en general. 16. Emitir a las autoridades Departamentales, sugerencias destinadas a mejorar y optimizar el servicio de mantenimiento. 17. Emitir informes periódicos a las autoridades superiores de la Departamental, según corresponda, respecto a los trabajos realizados. 18. Elaborar, supervisar, evaluar el cumplimiento y ejecución de los proyectos de infraestructura y similares. 19. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus atribuciones, a fin de mejorar la calidad del servicio de mantenimiento. 20. Ser responsable de todo equipo y herramientas a su cargo y asumir la reposición inmediata en caso de extravío o sustracción. 21. Dar cumplimiento al Reglamento Interno de Personal. 22. Cuidar y resguardar los activos fijos bajo su custodia. 23. Cumplir otras funciones relativas al cargo que las autoridades departamentales le asignen DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 175 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 TECNICO ELECTROMECANICO RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Brindar y desarrollar trabajo técnico electromecánico, con diligencia, para el área de mantenimiento desarrollando actividades de prevención, mantenimiento y/o corrección de los equipos, maquinas hospitalarias y de aquellos otros propios a su especialidad. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Coadyuvar en la elaboración de POA de mantenimiento. 3. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamental, otras disposiciones legales vigentes y normativa interna, 4. Ejecutar el programa preventivo de mantenimiento técnico de los activos, maquinas hospitalarias, etc., requeridos por la Unidad Solicitante. 5. Coordinar con el Responsable de Mantenimiento los trabajos a realizar de forma diaria, priorizados los casos urgencia. 6. Elaborar conjuntamente al Responsable de Mantenimiento, el POA. del área. 7. Prever el requerimiento de materiales, suministro de equipo de trabajo y otros similares de forma oportuna, para el cumplimiento debido de sus funciones. 8. Llevar registro de materiales y suministros utilizados en el mantenimiento de los activos fijos en general. 9. Realizar el seguimiento de la solicitud de materiales requeridos, ante Almacenes u otra unidad según corresponda. 10. Realizar controles preventivos, sobre posibles bajas de tensión, tableros electrónicos, iluminación, toma corriente, equipos eléctricos básicos, comando de bombas, arrancador de motores y otros propios de su área. 11. Programar y desarrollar periódicamente el mantenimiento preventivo y correctivo de todas las instalaciones eléctricas de equipos médicos y de oficina. 12. Ser responsables de las herramientas a su cargo y asumir la reposición inmediata en caso de extravió o sustracción. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 176 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 13. Realizar el mantenimiento asistencia técnica. de los equipos, vehículos y activos fijos que solicitan 14. Realizar semanalmente limpieza y mantenimiento del revelador automático de Rayos X. 15. Realizar semanalmente limpieza del equipo de caldero, mesa quirúrgica y ascensores. 16. Aplicar manuales técnicos de funcionamiento actualizados, para realizar controles preventivos y/o correctivos. 17. Habilitar de forma oportuna el funcionamiento el grupo electrógeno en casos de corte de energía eléctrica. 18. Ejecutar e informar el programa de mantenimiento elaborado por el responsable de mantenimiento. 19. Supervisar recurrentemente el buen funcionamiento y condiciones necesarias de operación de los equipos, muebles u otros activos fijos. 20. Verificar constantemente los equipos. 21. Sugerir e implementar alternativas de solución a problemas del servicio de mantenimiento, tal que se logre una permanente mejora de calidad del servicio. 24. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus atribuciones, a fin de mejorar la calidad del servicio de mantenimiento. 22. Elevar informes periódicos y cuando así lo requiera su inmediato superior, sobre las actividades realizadas. 23. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal 24. Cuidar y resguardar los activos bajo su custodia. 25. Cumplir otras funciones relativas al cargo, que el responsable de mantenimiento le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 177 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 TECNICO DE MANTENIMIENTOPLOMERIA RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Brindar apoyo técnico de plomería y similares con diligencia, a fin de mantener en buenas condiciones de funcionamiento el sistema sanitario y fluvial en el Hospital Santa Cruz. 7 FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Coordinar todas las actividades a ser realizadas con el responsable del área de mantenimiento. 3. Realizar el mantenimiento y reparación de mobiliario relativo al metal mecánica como ser: pintado, fabricación de mesas, soportes, equipos de lavandería, equipos de cocina, instrumentos médicos mecánicos y todo lo relativo a metal mecánica. 4. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamental y normativa interna. 5. Coadyuvar en la formulación y ejecución del POA del área de mantenimiento. 6. Apoyar con la revisión de la tensión eléctrica en tableros, iluminación, toma corriente, equipos eléctricos básicos, comando de bombas y arrancador de motores. 7. Realizar trabajos de limpieza y reparación de cañerías y sanitarios. 8. Coordinar actividades de plomería y de asistencia técnica, con los técnicos de mantenimiento. 9. Reportar informes semanalmente, al responsable de mantenimiento sobre los servicios y/o trabajos técnicos realizados, adjuntando las papeletas de solicitud de servicio. 10. Solicitar de forma oportuna al responsable de mantenimiento, los accesorios, repuesto o material para realizar el mantenimiento o reparación correspondiente. 11. Realizar periódicamente el mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de drenaje, cañerías, en las diferentes áreas de salud y de oficinas administrativas, según corresponda. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 178 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 12. Revisar conjuntamente los demás técnicos de mantenimiento, inspecciones a los servicios básicos y otros propios a su área dentro el área hospitalaria, así como programar su reparación o refacción. 25. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus atribuciones, a fin de mejorar la calidad del servicio de mantenimiento. 13. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal 14. Cuidar y resguardar los activos bajo su custodia. 15. Cumplir otras funciones relativas al cargo, que el responsable de mantenimiento le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 179 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 TECNICO DE MANTENIMIENTO CARPINTERIA. RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Brindar y desarrollar trabajo técnico de carpintería con diligencia, realizando mantenimiento, reparación de los bienes muebles en la administración Departamental Santa Cruz, a fin de garantizar su funcionamiento adecuado de los mismos. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Coordinar y desarrollar todas las actividades de carpintería a ser realizadas, con el responsable del área de mantenimiento. 3. Realizar mantenimiento relativo a mobiliario de administración y hospitales. 4. Presentar y ejecutar programas diarios de mantenimiento en su especialidad a fin de evitar bajas de muebles que pueden ser recuperados con arreglos preventivos y correctivos a favor de las unidades de la administración Departamental. 5. Realizar el mantenimiento y reparación de los activos fijos en muebles de la Administración Departamental. 6. Realizar trabajo de carpintería de aluminio, mallas, vidrierías, llaves y chapas de seguridad. 7. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamental y normativa interna a fin a su área. 8. Coadyuvar en la formulación y ejecución del POA del área de mantenimiento. 9. Coordinar actividades de su área con los técnicos de mantenimiento. 10. Reportar semanalmente al responsable de mantenimiento los servicios realizados y adjuntar las papeletas de solicitud de servicio. 11. Solicitar al responsable de mantenimiento los accesorios, repuesto o materiales para realizar el mantenimiento o reparación correspondiente. 12. Revisar conjuntamente los demás técnicos de mantenimiento inspecciones a los servicios básicos y otros de su especialización dentro el área hospitalaria, así como DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 180 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ programar su reparación o refacción. 13. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus atribuciones, a fin de mejorar la calidad del servicio de mantenimiento. 14. Informar a su inmediato superior. sobre las actividades cumplidas de forma periódica, así como cuando solicite la autoridad competente. 15. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 16. Cuidar y resguardar los activos bajo su custodia. 17. Cumplir otras funciones relativas al cargo, que el responsable de mantenimiento le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 181 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO TECNICO MANTENIMIENTO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5.NIVEL JERARQUICO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Brindar apoyo técnico con diligencia, al área al mantenimiento y reparación de infraestructura, en obra gruesa y obra fina en la administración y Hospitales de la Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Coadyuvar en la formulación y ejecución del POA del área de mantenimiento. 3. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamental, otras disposiciones legales y normativa interna 4. Apoyar y realizar el mantenimiento y reparación de los diferentes ambientes en oficina central y hospitales de la Administración Departamental. 5. Coadyuvar en la formulación y ejecución del POA del área de mantenimiento. 6. Apoyar en la programación y realización periódica del mantenimiento preventivo y correctivo de bienes en general de la Administración Departamental de Santa Cruz. 7. Apoyar periódicamente y de manera coordinada con los demás técnicos, el mantenimiento general de los bienes propios de la Administración Departamental de Santa Cruz, inspeccionando la infraestructura, servicios básicos, eléctricos y otros dentro el área hospitalaria y oficinas en general, programando su reparación o refacción correspondiente. 8. Apoyar de forma inmediata, actividades de urgencia con los demás técnicos de mantenimiento. 9. Reportar semanalmente al responsable de mantenimiento, el informe de actividades relacionados a los servicios realizados, adjuntando las papeletas de solicitud de servicio. 10. Colaborar en la Solicitud al responsable de mantenimiento, la dotación o entrega de accesorios, repuesto o materiales para realizar el mantenimiento o reparación respectiva. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 182 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 11. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus atribuciones, a fin de mejorar la calidad del servicio de mantenimiento. 12. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal 13. Cuidar y resguardar los activos bajo su custodia. 14. Cumplir otras funciones relativas al cargo, que el responsable de mantenimiento le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 183 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 TECNICO DE MANTENIMIENTO EN REFRIGERACION RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Asegurar el funcionamiento de la cadena de refrigeración en oficina central, hospitales e instalaciones de la departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempañar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Asegurar el suministro de energía eléctrica para el funcionamiento de los sistema de refrigeración a las distintas dependencias del la administración Departamental Santa Cruz. 3. Cumplir la Ley 1178 de administración y control gubernamental y normativa interna. 4. Coadyuvar en la formulación del POA del área de mantenimiento. 5. Velar por el buen funcionamiento de los equipos de aire acondicionado 6. Velar por el buen funcionamiento de los equipos de refrigeración. 7. Proponer normas preventivas para la conservación de los equipos de refrigeración. 8. Mantener la vigilancia continua los equipos. 9. Programar y realizar el mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de refrigeración. 10. Realizar periódicamente conjuntamente los demás técnicos de mantenimiento, inspecciones a la infraestructura, servicios básicos, eléctricos y sistema de refrigeración y otros dentro el área hospitalaria, para programar su reparación o refacción. 11. Reportar semanalmente al responsable de mantenimiento los servicios realizados y adjuntar las papeletas de solicitud de servicio. 12. Solicitar al responsable de mantenimiento los accesorios, repuesto o materiales para DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 184 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ realizar el mantenimiento o reparación. 13. Realizar semanalmente limpieza de los filtros de todos los aires acondicionados existentes en el hospital. 14. Emitir sugerencias a la jefatura en el marco de sus atribuciones, a fin de mejorar la calidad del servicio de mantenimiento. 15. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal 16. Cuidar y resguardar los activos bajo su custodia. 17. Cumplir otras funciones relativas al cargo, que el responsable de mantenimiento le asigne. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 185 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1.CODIGO ADSCZ -02 N. de PAG. 1-2 RESPONSABLE DE ARCHIVO JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6.OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Organizar, compilar y custodiar toda la documentación producido y recibido en la sección de Archivo de la administración Departamental Santa Cruz, para facilitar y agilizar su uso oportuno. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cumplir las funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. Organizar la Sección de Archivo. Elaborar, ejecutar y evaluar el POA del servicio de archivo. Cumplir la Ley 1176 de administración y control gubernamentales y normativa interna. Cumplir con el Reglamento Interno de Archivo. Asegurar el ambiente adecuado para la conservación de documentos. Recepcionar y controlar el ingreso de la documentación de los diferentes servicios de la administración Departamental. 8. Clasificar y seleccionar la documentación según su naturaleza para su ubicación 9. Programar el empaste de la documentación recibida por las diferentes unidades de la administración departamental. 10. Describir y codificar la documentación para una fácil localización. 11. Llevar registro y recepción y despacho de documentos. 12. Implementar y elaborar los instrumentos de descripción necesarios, que permita una fácil localización. 13. Mantener en orden cronológico los archivos a su cargo. 14. Administrar la documentación del área de archivo. 15. Ejercer los controles necesarios para un adecuado manejo y conservación del archivo de gestión. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 186 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ 16. Delinear un sistema de información para el control, localización y digitalización de la información. 17. Controlar el préstamo de documentación de archivo. 18. Seleccionar la documentación para el traslado de la documentación, al archivo permanente. 19. Cumplir los requerimientos de información, solicitados por las autoridades departamentales. 20. Atender la solicitud de fotocopias de acuerdo a normas establecidas en reglamento de archivo. 21. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad del servicio de archivo. 22. Practicar inventarios semestrales en el archivo. 23. Mantener informados a las autoridades, sobre las actividades realizadas. 24. Dar cumplimiento al Reglamento Interno de Personal. 25. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. 26. Cumplir otras funciones inherentes al cargo, a requerimiento de la autoridad superior. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 187 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ MANUAL DE FUNCIONES 2. DENOMINACION DEL PUESTO Y/O CARGO 3. DEPENDENCIA INMEDIATA SUPERIOR. 4. NOMBRE DEL AREA O DIRECCION DEL CUAL DEPENDE 5. NIVEL JERARQUICO 1 .CODIGO ADSCZ-02 N. de PAG. 1-2 SERENO - PORTERO JEFE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO ADMINISTRATIVA OPERATIVO 6. OBJETIVO DEL PUESTO Y/O CARGO Brindar un servicio eficiente de seguridad y vigilancia, resguardando las instalaciones de la administración Departamental Santa Cruz. 7. FUNCIONES DEL PUESTO Y/O CARGO 1. Desempeñar sus funciones con responsabilidad, eficiencia y calidad. 2. Coadyuvar en la formulación del Programa Operativo Anual de la institución . 3. Cumplir la aplicación de la Ley 1178 de administración y control gubernamental y normativa interna. 4. Resguardar adecuadamente los bienes de la Administración Departamental. 5. Hacer rondas de vigilancia en áreas externas e internas de la Administración, conforme a horarios establecidos, tal que los mismos cubran una vigilancia de las 24 horas. 6. Abrir las puertas al inicio de jornada y asegurar los mismos durante la noche o en el horario establecido. 7. Registrar en un libro diario de vigilancia el ingreso y la salida de activos fijos de la administración, para conocimiento del inmediato superior. 8. Controlar el ingreso del funcionario exigiendo como requisito, el uso de su identificación establecida por la institución. 9. Aplicar relaciones humanas con el personal y público usuario en general. 10. Apoyar en tareas que requieran desplazamiento o despliegues de fuerzas físicas. 11. Informar al administrador del hospital, cualquier novedad o situación que pone en peligro los bienes de la Institución. 12. Emitir sugerencias a la autoridad superior en el marco de sus funciones y atribuciones, a fin de mejorar la calidad de la atención al publico. 13. Solicitar a su inmediato superior, la elaboración y aplicación del POAI y colaborar en su evaluación de desempeño. 14. Cumplir con el Reglamento Interno de Personal. 15. Resguardar los activos fijos bajo su custodia. 16. Realizar y proponer otras actividades de prevención inherentes al cargo, previo consentimiento y autorización de su inmediato superior. 17. Cumplir con otras funciones relativas al cargo, asignadas por autoridades superiores. DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 188 M A N U A L DE F U N C I O N ES ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ DIRECCION NACIONAL DE GESTION DE CALIDAD UNIDAD NACIONAL DE CONTROL DE CALIDAD Y ACREDITACION ADMINISTRACION DEPARTAMENTAL SANTA CRUZ UNIDAD DE PLANIFICACIO 189
