Alumna: Sylvia Estefania Jiménez Martínez Materia: Procesos estructurales Maestra: Duque González María de la Luz Aula: W-5 Horario: 15:00-16:00 Tarea: Investigación de Manuales ¿QUE ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS? El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial. Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son: Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal. Auxilian en la inducción al puesto. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento. Son guías del trabajo a ejecutar. Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes. Elaboración Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos: Definir el contenido: a. b. c. d. e. f. g. h. i. Introducción. Objetivos. Áreas de aplicación. Responsables. Políticas. Descripción de las operaciones. Formatos. Diagramas de flujo. Terminología. Recopilación de información. Estudio preliminar de las áreas. Elaboración de inventario de procedimientos. Integración de la información. Análisis de la información. Graficar los procedimientos. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables. Implantación y procedimientos. recomendaciones para la simplificación de los Las fuentes de información más comunes son: Archivos de la empresa. Directivos, ejecutivos asesores y empleados. Los métodos para compilar la información son: Encuestas. Investigación documental. Observación directa. Recomendaciones generales de presentación. La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar: Logotipo. Nombre de la empresa. Lugar y fecha de elaboración. Responsables de la revisión y autorización. Índice con la relación de capítulos que forman el manual Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio. Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas. Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual. Revisión, aprobación, distribución e implantación Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones. El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades. Actualización Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación MANUAL DE BIENVENIDA Un Manual de Bienvenida es una guía breve para nuevos empleados con información muy útil sobre la empresa a la que se incorporan y su objetivo principal es facilitar una rápida adaptación a la compañía. Todos recordamos los primeros días de andadura en un nuevo trabajo (ya sea la primera experiencia laboral o cualquiera de las sucesivas) y sabemos de su importancia; además, hay personas que tienen más dificultades que otras para adaptarse a un nuevo equipo. Cómo diseñemos la manera en que nuestros trabajadores son recibidos marcará la diferencia entre compañías competidoras. Por todo ello, es muy importante que los Responsables de Recursos Humanos sepan cómo elaborar un manual de bienvenida un manual de bienvenida o welcome handbook. Un manual de bienvenida ayuda al nuevo empleado a tener una visión global de la compañía, de su actividad y de sus metas. Le permite entender las funciones a desempeñar por él y sus compañeros, así como a conocer las líneas de reporte internas. Aquellas empresas que no elaboran una guía inicial cuentan en su plantilla con trabajadores menos alineados con los objetivos (probablemente porque nadie se los ha explicado). MANUAL DE ORGANIZACIÓN Es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así cómo los requisitos de los cargos o puestos de trabajo. Determina las funciones específicas de los cargos o puestos de trabajo, cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos funcionales de las unidades orgánicas de cada dependencia, así como las responsabilidades y obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo, en concordancia con el marco legal y normativo correspondiente. Proporciona información a los directivos y personal sobre sus funciones y ubicación en la estructura orgánica de la entidad. Ayuda a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos. Facilita el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados, así cómo la aplicación de programas de capacitación.
