TEMA 3 1. Presupuesto estático Presupuesto: anticipación, planificación del gasto futuro. En el presupuesto se concreta en términos de dinero los objetivos a alcanzar de ingresos y de costes. Es un modelo formal, se puede responsabilizar a los directivos de os objetivos planificados y facilita tener un referente para ver si se están cumpliendo los objetivos. También posibilita la coordinación de los esfuerzos entre directivos y la armonización de los diversos intereses para que todos estén alineados para el interés general de la empresa. Fomenta la comunicación entre los diversos grupos de la empresa ya que se refiere a todos los departamentos. El presupuesto también presenta una serie de limitaciones. Hay que motivar a las personas que lo van a usar para que se cumplen los objetivos, un método para motivar es que se deje participar en la realización del presupuesto pero también pueden presentar limitaciones. Una de las limitaciones es la holgura presupuestaria: ponerse objetivos más fáciles. Horizonte presupuestario: ¿Cuánto tiempo debe contemplar un presupuesto? Ahora mismo deben hacerse los presupuestos a corto plazo pues el entorno actual es muy dinámico. Dentro del presupuesto anual se puede desglosar en semestres, trimestres… Para tomar esa decisión para el presupuesto maestro hay que preguntarse cuanto beneficio se saca del presupuesto o cuanto me cuesta obtener información diaria… Una empresa está organizada a efectos presupuestarios según la convenga, por departamentos, por mercados… no existe una forma de hacer un presupuesto para todas las empresas. Estructura presupuestaria Partiendo de un presupuesto basado en departamentos. Primero hay un presupuesto maestro que consta de 3 partes: • Presupuestos operativos: parten del presupuesto de ventas. Según lo que se quiera vender abra que producir más o menos y para esa producción se tendrán que obtener una serie de recursos e incurrir en una serie de costes. • Presupuestos discrecionales: todos los que se refieren a las actividades que apoyan a la cadena de valor. Ejemplo: publicidad. Discrecional quiere decir que no se relaciona con la cantidad que se produce • Presupuestos financieros: con la información de la estructura del beneficio presupuestario se elabora información para construir cuantos recursos se necesitan para financiar las inversiones de la empresa. 2. Presupuesto operativo ¿Todas las empresas empiezan a partir de las ventas para presupuestar? No. Algunas empiezan por la de producción, por ejemplo. Pero si es lo más habitual. Una vez que se sabe cuánto se va a vender o cuanto se puede vender, se planificará cuanto hay que producir y para ello se tendrá que comprar y adquirir diversos recursos. Presupuesto de ventas Para realizar el presupuesto de ventas hay que analizar la demanda de bienes y servicios. Si es un negocio nuevo hay que basarse en estimaciones que no son del todo fiables y que habrá que ir corrigiendo con el tiempo. Ese es el principal problema: determinar las cifras de ingresos anticipadamente. Es necesario fijarse en el mercado actual y potencial y estudiar si es viable técnica, comercial y económica y financieramente. Y ahí es lo que se debe reflejar en el presupuesto. 1 TEMA 3 3. Presupuesto financiero. Tres tipos de presupuestos: presupuesto de caja, balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, todos ellos previsionales. En el activo del balance se reflejan las inversiones y en el pasivo las fuentes de financiación de las inversiones. Las inversiones tienen 2 caracteres: el activo fijo (más de un año) y el circulante. Algunos datos importantes para la elaboración de presupuesto actual son por ejemplo: qué porcentaje de os beneficios se van a dedicar a las reservas o cual es el impuesto sobre los beneficios estimado para este año. El presupuesto de caja contiene una referencia del dinero que hay al inicio y el que va a haber al final. Se ponen todas las salidas y entradas de dinero. Este presupuesto nos informa de cómo se va a mover el dinero a lo largo del periodo económico. 4. Control presupuestario. Cuando se tiene el presupuesto se realiza la actividad operativa y después habrá que revisar si se ha cumplido o no. El control presupuestario se basa en desviaciones, se analizarán aquellas que son significativas (dirección por excepción). Las diferencias en costes se realizan en relación con la cantidad presupuestada y la real, en el precio. Las desviaciones e ingresos se calculan igual que las de costes 5. Presupuesto flexible Presupuesto variable que controla los gastos en función de diferentes niveles de actividad. Normalmente se suele presentar en empresas que su producción varíe. Presenta diferentes escenarios de costes e ingresos en función de una variable de importancia estratégica para la empresa. En direct costing el presupuesto flexible se suele adaptar a la distinción entre costes variables y fijos basada en la producción pero también se puede presentar un presupuesto flexible en función de las horas de trabajo, el número de trabajadores… Niveles Como se analiza la diferencia entre lo que se ha presupuestado y la realidad. Hay varios niveles de desviaciones: • Nivel 0: presupuesto estático – realidad. Nivel básico, sabemos que hay una diferencia entre lo que se ha presupuestado y la realidad. • Nivel 1: análisis del nivel 0 concepto a concepto. Se conocen más detalles de esa diferencia. Se revisan los conceptos para ver donde nos hemos equivocado. Puede haber diferencias negativas o positivas. • Nivel 2: o Presupuesto estático- presupuesto flexible (para el nivel de venta real). Comparamos el presupuesto original con uno nuevo que hacemos con los datos reales se analizan los errores relacionados con los ingresos por ventas. o Presupuesto flexible (para el nivel de venta real) – realidad. No hay ninguna distorsión introducida por el nivel de ventas. • Nivel 3: análisis del nivel 2 concepto a concepto. Materiales, mano de obra, gastos relacionados con la fabricación… 6. Desviaciones en costes directos y variables. Desviaciones en MP Diferencias entre costes directos y costes variables. Dos posibilidades de usar los sistemas de costes: sistema de costes completos y direct costing. En costes completos se distingue entre costes directos e indirectos y en direct entre variables y fijos. Desviaciones técnica y económica 2 TEMA 3 • • Técnica: (cantidad presupuestada – cantidad real) x Coste presupuestado Económica: o Consumo: Cantidad real x (coste presupuestado- coste real) o Compra: cantidad comprada x (coste presupuestado- coste real) Desviaciones en MOD La mano de obre es directo y variable Desviaciones en full cost También se calcula la desviación técnica y económica 7. Desviaciones en costes indirectos y fijos En una empresa que utiliza costes completos solo hay que calcular la desviación técnica y la económica. Si se utiliza el direct hay un presupuesto flexible e interesan las diferencias derivadas de las ventas y el volumen de producción y hay que ir concepto por concepto y para los costes fijos hay 3 tipos de desviaciones: • Técnica • Presupuesto: cantidad presupuestada- cantidad real • Actividad: [cantidad real – cantidad presupuestada (producción presupuestada)] x coste presupuestado 8. Análisis de desviaciones en costes estándar Hay que identificar si hay coste estándar, se mide, se acumula y se analiza la información sobre la preparación e interpretación y comunicación relacionada con estos costes. El coste estándar tiene como finalidad ayudar a planificar. Es más fácil la evaluación y controlar donde se han producido diferencias así se garantiza un uso adecuado de los recursos. El establecimiento del estándar no es fácil ni barato. Primero hay que elaborar un modelo de referencia en la que participan diversos departamentos. Una vez se tiene este modelo se sabrá cómo actuar y se establecerán unas reglas para finalmente analizar e introducir las mejores prácticas. También hay que decidir en qué ámbitos se aplica el estándar y la profundidad de este. 3
