actadelaasambleageneralparaeleccindenuevajuntadirectiva2014-140920153823-phpapp02

FONDO DE EMPLEADOS DEL INSTITUTO TÉCNICO
FEINTEC
FLORENCIA –CAQUETÁ
PERSONERÍA JURÍDICA No.0296
NIT: 828.000.709-7
ACTA 204
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DEL FONDO DE EMPLADOS DEL
INSTITUTO TECNICO FEINTEC
FLORENCIA – CAQUETÁ
FECHA:
HORA:
LUGAR:
15 DE MARZO DEL 2014
8:00 A.M
YURUPARY
Siendo las 10:15 AM del día 15 de marzo del 2014 en el sitio acordado, se dio
inicio a la asamblea General Ordinaria de Socios de Empleados del Instituto
Técnico FEINTEC, la cual fue convocada por el presidente dando cumplimiento al
artículo 32 de los estatutos que rigen el Fondo para rendir informes y elegir nueva
Junta Directiva.
ORDEN DEL DÍA:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Himno del Cooperativismo
Llamado a lista y verificación del Quorum
Lectura del acta anterior
Elección de Presidente y Secretario para la Asamblea
Nombramiento de un comité verificador de acta
Refrigerio
Informe de:
7.1 Contador
7.2 Presidente
7.3 Gerente
7.4 Comité de Control Social
7.5 Comité de Crédito
7.6 Comité de Bienestar y Solidaridad
7.7 Comité de educación.
8. Aprobación de los informes
9. ELECCION DE la Junta Directiva y Comités (Control Social, Crédito,
educación, Bienestar y Solidaridad) Nombramiento de revisor fiscal.
10. Proposiciones y varios
11. Almuerzo.
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Se puso en consideración el Orden del Día y fue aprobado por unanimidad.
1. HIMNO AL COOPERATIVISMO
Se interpretó el himno al cooperativismo.
2. LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DEL QUORUM
Se llamó a lista y contestaron: ACEVEDO CESAR, CAMARGO ANA OLIDIA,
CÁRDENAS EDOLIO, CASTAÑO MARÍA ALICIA, CASTRO PÉREZ GLORIA,
CÓRDOBA NOHORA, CUBILLOS AMANDA, DÍAZ LUZ MARINA, FIERRO
CUEVAS ALBA LUZ, FIERRO CUEVAS JOSÉ YECID, FLÓREZ DORA AMANDA,
GRAJALEZ ORTIZ LUIS ALBERTO, LOAIZA RAMÍREZ LUZ MARINA, LÓPEZ
CORREA YOLANDA, LÓPEZ NUNILA, LOZANO DUBER ELÍAS, MARTÍNEZ
ISABEL, MARTÍNEZ MARÍA RUBIELA, MENA ORTIZ JESÚS ALITO,
MONTEALEGRE LEONARDO, MORALES LUIS CARLOS, MOSQUERA
JESUCITA, MUÑOZ JOSÉ MILLER, OCHOA MAURO, REINA ROBINSON,
RENTERÍA EDGAR EMILIO, ROJAS JHON HAMILTON, RUBIANO JAMIR, RUIZ
HERLMER FABIÁN, RUIZ GUARACA OLIVERIO, TRIVIÑO MARÍA GLADYS
TOVAR RICARDO, VARGAS MIRYAM CECILIA, VÁSQUEZ SONIA ELENA, se
comprobó la asistencia de socios, necesaria para cumplir el quorum según el
artículo 39 de los estatutos, además se leyó una (1) justificación de ausencia,
presentadas por escrito que allego la siguiente socia: MARÍA JUDITH URREGO.
3. LECTURA DEL ACTA ANTERIOR
Se leyó el acta anterior, la cual se puso en consideración de los asociados.
Ninguno sugirió ningún tema, por lo anterior se aprobó por unanimidad.
4. ELECCIÓN DE PRESIDENTE Y SECRETARIO PARA LA ASAMBLEA
Se procedió al nombramiento del presidente y secretaria para el ejercicio de la
asamblea, voluntariamente se postularon las señoras ALBA LUZ FIERRO CUEVA
y MARIA ALICIA CASTAÑO.
5. NOMBRAMIENTO DE UN COMITÉ VERIFICADOR DE ACTA
Se realizó el nombramiento del comité verificador el cual fue conformado por los
señores ACEVEDO CESAR Y LEONARDO MONTEALEGRE para poder proseguir
con la actividad.
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6. REFRIGERIO
Se les dio un receso de 20 minutos para deleitar un pasa-bocas, luego de cumplir
el tiempo determinado se comprobó asistencia nuevamente.
7. INFORME DE:
7.1 CONTADOR
Hace aclaraciones de la visión general del 2013 apuntando que fue un año de
muchos altibajos porque las personas que se retiraron del fondo dejaron un gran
vacío económico, más o menos ocho personas retiradas que hacían grandes
aportes , el comparativo nos muestra lo que disminuyo.
Tenemos una caja menor de $201.509 pesos
En bancos hay $4´445.887.78 y vemos que hay una disminución comparado con
el año anterior,
Un certificado de depósito de ahorro a término fijo desde el 2009, más o menos
según balance, por un valor de $2´800.000.oo. Certificado que hace las veces de
colchón a lo que se tiene en banco, pero no hay un documento que demuestre su
existencia. Aparece en la contabilidad.En los estatutos se debe contemplar el
ahorro por ventanilla para que los pensionados no se retiren del fondo. En cartera
de créditos los préstamos emergentes son los más delicados porque fácilmente se
le olvida pagar al socio o no pueden hacerlo, alrededor de 30 consignaciones se
han hecho de Enero a Diciembre y no somos adivinos ya que no hacen llegar los
recibos y entonces aparecen consignaciones con fecha y cantidad pero sin el
nombre del que lo hace.
Hay un equipo que ya no se utiliza y debe dar de baja. Se tiene en enseres y
equipos $2´053.762.oo
Cuando los socios aportan el 60% va para patrimonio y el 40% son pasivos (ahí
están deudas por pagar);el patrimonio no se debe disponer para gastos varios.
El Patrimonio con que cuenta el fondo es de $ 126.268.808.94 representados de
la siguiente forma:
APORTES SOCIALES
$108.094.079.08
RESERVAS
$11.524.987.06
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FONDO DE DESTIINACION ESPECIFICA
RESULTADO DEL EJERCICIO
$153.488.40
$6.496.254.40
Gastos generales son de $ 26.804.806.46
Gastos legales de $140.000 de años atrás
(hay que hacer depuración contable)
De retención en la fuente se quedó debiendo $26.oo y este dinero se guarda
porque no hay necesidad de pagarlos.
Por aportes de salud y riesgos profesionales de la secretaria se quedó debiendo
desde Diciembre y se le empezó a pagar desde Julio por ley $32.183.oo que es de
pasivo
Hay una reserva de protección de $11´514.000.oo, un fondo especial donde se
gastó de más $1.000.oo.
De recreación y gastos $1´000.000.oo
Fondo de protección $6´496.000.oo es el 20% por si llega a una pérdida es un
colchón contable.
Los ingresos operacionales fueron $24´703.839.oo y no operacionales financieros
fueron $507.598.00
Los ingresos totales $25.211.437.oo
Este año va a ser crítico porque los gastos fueron mayores que los ingresos
Los gastos de administración, de personal y de provisiones es de un total de
$25´027.000.oo
De gastos no operacionales: por manejodel banco de nuestro dinero hay que dar
el cuatro por mil, con un total de $294.000.oo
Por multa de declaración de renta que no se había presentado, de impuestos y
complementarios
$534.000.oo y quedamos en rojo en $1´243.684.oo
Por depreciación, por programas o por activos de uso, hay consignaciones que
están pendientes $4´451.296.oo y también pagos retardados de la secretaría de
educación.
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Todas las platas están circulando y algunos consignan y no están presentando los
recibos,
Hay alrededor de $4´400.000.oo en consignaciones que no tienen dueño y al
banco no podemos llevarles problemas de inconsistencias o no pagos y por eso
se da un alto margen de error a pesar que el mismo pagador ha insistido en ese
problema y solo los administrativos pueden solucionar.
BALANCE COMPARATIVO
CUENTA
DISPONIBLE
INVERSIONES
CUENTA POR COBRAR CLIENTES
CARTERA DE CREDITOS
CUENTAS POR COBRAR
PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
AÑO 2013
ANO 2012
4,647,396.78
16,161,362.24
2,800,000.00
2,800,000.00
92,220,558.93
92,220,558.93
29,417,902.63
21,543,493.63
27,312,295.00
29,191,272.00
2,053,762.00
1,532,244.00
DEPOSITOS
(27,023,128.40)
(2,479,667.60)
(5,159,978.00)
-
(828,000.00)
(10,000,00)
CUENTAS POR PAGAR
FONDO SOCIALES
CAPITAL SOCIAL
RESERVAS
FONDOS DE DESTINACION ESPECIFICA
RESULTADOS DEL EJERCICIO
OPERACIONALES
NO OPERACIONALES
GASTOS DE ADMINISTRACION
NO OPERACIONALES
IMPUESTO DE RENTA
(108,094,079.08) (135,977,163.88)
(11,524,897.00)
(11,524,987.06)
(153,488.40)
(1,626,373.72)
(6,496,294.40)
(5,826,229.37)
(24,703,839.00)
(25,177,316.00)
(5,075,998.00)
25,027,121.68
1,243,684.78
5,340,000.00
(55,074.00)
19,121,411.80
553,469.03
381,000.00
El contador sugiere tener una secretaria de tiempo completo ya que el fondo va en
crecimiento.
Y se hace necesario un revisor fiscal ya que el manejo de dineros es un asunto
muy delicado. Se da por aprobado el informe.
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7.2 PRESIDENTE
ALITO MENA tomo la palabra para dar su informe aclarando que asumió el cargo
con un gran compromiso personal de eficiencia y servicio pero visualizó al fondo
en un punto caótico ya que no fueron claros en la entrega y se empezó a recoger
datos de su funcionamiento y a encaminarlo por donde debía seguir.
Se hizo vinculación legal al contador y secretaria, y se trabajó en analizar
procesos para lograr una organización con herramientas claras a la gerencia.
Se nombró una secretaria auxiliar del área contable y ha mejorado bastante la
administración en lo económico teniendo resultados esperados. Lo primero que
hizo la auxiliar es que se abrió un sitio de internet y allí se colgaron los estatutos;
se adquirió una cámara de video.
La negación de créditos era común, ahora se analizan muy bien los motivos y se
han saneado en lo posible, se habilitó un código para hacer más eficiente el
trabajo y se pagaron extras al contador para tener más claridad en cuestiones
contables.
Se adecuó un poco la oficina y se procuró que los socios pasaran lo mejor en el
paseo a Piscilago
Algunos socios son muy descuidados en las obligaciones mínimas para con el
fondo pues hasta los regalos que se les otorga por parte del fondo ni van a
recogerlos. (Pasó con las anchetas).
Se ha solucionado un poco el problema de los deudores morosos y sobre los
recibos de pagos
Según lo ha apreciado el contador, falta información sobre nombres de algunas
consignaciones pero no tenemos claridad con lo que expresó el contador de la
necesidad del revisor fiscal y el problema de la Superintendencia, él no fue claro
con el fondo en ese aspecto.
No hemos aceptado que se le dejen cuotas a la secretaria para que ella las pague
ya que eso fue uno de los problemas graves de la administración pasada. Se
aprueba por unanimidad.
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7.3 GERENTE
Se ha hecho el mayor esfuerzo por hacer cumplir los estatutos y dar respuesta a
las solicitudes de deudas legales.
No se ha podido dar el informe a la superintendencia, el último año fue en el 2010
ya que no se ha podido habilitar el programa para solucionar el impase.
Se han hecho los pagos oportunos de ley y se ha luchado por un buen desempeño
de las tareas contables entre ellas cobro a los deudores morosos.
El Fondo paga la licencia de Siigo cada año y con este pago se tiene tres visitas
de mantenimiento del sistema, en una de estas visitas sugirió el Técnico de Siigo
un cambio de computador puesto que este no tenía la capacidad para el buen
funcionamiento de software. Se aprueba por unanimidad el informe.
7.4 COMITÉ DE CONTROL SOCIAL
Empieza aclarando que terminó la administración solo ella (Luz Marina Loaiza)
porque Ma. Del Carmen Macías nunca se presentó y Yolanda Cuellar se retiró.
La desorganización de la administración pasada se solucionó y se hizo control
cancelando contratos a personal no idóneo. Uno de los problemas principales que
se dio fue que no firmaban créditos sino que daban visto bueno.
No se han hecho pagos continuos y a los deudores morosos se le han hecho
llegar cartas presionando para que sean cumplidos en estos pagos como también
se han hecho algunos ajustes en créditos emergentes para que sean más
eficientes y seguros de recoger.
Por ignorancia de los socios y especialmente de la administración es que no nos
enteramos de los problemas contables y van apareciendo errores que no podemos
visualizar, por eso se hace necesario recibir capacitación del programa SIIGO.
También sugiere que se contrate un profesional que se ocupe de dar solución a
los problemas que está presentando el fondo y que nadie se apersona en
solucionar. Este se aprobó por unanimidad.
7.5 COMITÉ DE CRÉDITO
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Algunos socios no tienen carpetas con las cuentas claras y seguimiento de
créditos y los cuatro millones que aparecen sin saber el dueño es de
consignaciones que han hecho y no tiene nombre.
Hay actualmente 115 préstamos emergentes en $100´400.000.oo y se ha
facilitado a algunas personas que no han podido cancelar hacer cruce de cuentas.
Se trató de organizar un poco el problema de las consignaciones sin nombre
revisando fechas con los tiempos y valores de las mismas, hay algunas que fue
imposible reconocer. Se aprobó el informe.
7.6 COMITÉ DE BIENESTAR Y SOLIDARIDAD
No pudo estar pero dejó el informe, he sabido por todas las ayudas a deportes y
las compras de regalos para cumpleaños y anchetas, algunas están que no se han
reclamado.
Se aprobó por unanimidad sin ninguna objeción.
7.7 COMITÉ DE EDUCACIÓN
El señor Edolio expuso que había creado un portal de internet para dar solución a
los problemas de información. S aprobó el informe.
8. APROBACIÓN DE LOS INFORMES
La aprobación de cada informe se dio en cada una de las rendiciones
respectivas.
9. ELECCION DE LA JUNTA DIRECTIVA Y COMITÉS (CONTROL SOCIAL,
CRÉDITO,
EDUCACIÓN,
BIENESTAR
Y
SOLIDARIDAD)
NOMBRAMIENTO DE REVISOR FISCAL.
JUNTA DIRECTIVA
PRINCIPALES
NOMBRE
RICARDO TOVAR
CEDULA
17.646.123
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MAURO OCHOA CORREA
CESAR ACEVEDO AGREDO
SONIA ELENA VÁSQUEZMONTES
ISABEL MARTÍNEZ MARTÍNEZ
17.634.732
18.590.716
35.252.552
27.275.679
SUPLENTES
ALBA LUZ FIERRO CUEVAS
JOSÉ MILLER MUÑOZ VALENZUELA
ALITO MENA ORTIZ
EDOLIO CÁRDENAS MAVESOY
DUBER ELÍAS LOZANO RODRIGUEZ
26.617.785
17.626.710
11.790.346
40.768.648
17.649.365
COMITÉ DE CONTROL SOCIAL
PRINCIPAL
MARIA RUBIELA MARTÍNEZ VANEGAS
DORA AMANDA FLOREZ USECHE
MARÍA ALICIA CASTAÑO ARENAS
24.575.957
24.806.290
28.814.848
SUPLENTES COMITÉ DE CONTROL SOCIAL
LUZ MARINA DÍAZ
JHON HAMILTON ROJAS LLANO
EDGAR EMILIO RENTERÍA PALOMEQUE
30.515.125
17.644.436
11.789.558
COMITÉ DE CRÉDITO
PRINCIPAL
ISABEL MARTÍNEZ MARTINEZ
JOSE MILLER MUÑOZ VALENZUELA
DUBER ELIAS LOZANO RODRIGUEZ
27.275.679
17.626.710
17.649.365
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COMITÉ DE BIENESTAR Y SOLIDARIDAD
PRINCIPAL
SONIA ELENA VÁSQUEZ MONTES
17.649.365
COMITÉ DE EDUCACIÓN
CESAR ACEVEDO AGREDO
EDOLIO CÁRDENAS MAVESOY
18.590.716
40.768.648
REVISOR FISCAL
El Código de comercio en su artículo 203 establece quienes deben tener revisor
fiscal:
1) Las sociedades por acciones;
2) Las sucursales de compañías extranjeras, y
3) Las sociedades en las que, por ley o por los estatutos, la administración no
corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de
socios excluidos de la administración que representen no menos del veinte por
ciento del capital.
De otra parte, la ley 43 del 90, en su Art. 13, parágrafo 2 contempla:
Será obligatorio tener Revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de
cualquier naturaleza, cuyos activos brutos a 31 de diciembre del año
inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios
mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o
excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos.
Por lo anterior no cumplimos con los requisitos para tener la Figura del revisor
Fiscal.
TODOS LOS ANTERIORMENTE ELEGIDOS ACEPTAN LOS CARGOS.
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10. PROPOSICIONES Y VARIOS
Yesid dice que solo con una demanda de pérdida el banco expide un documento
del certificado o devuelve el dinero pero el contador sugiere que se debe aumentar
esa cantidad porque es un colchón para los depósitos en el banco que lo exige la
ley. Ese certificado deja $24.000 de interés.
Oliverio Ruiz dice que se podría utilizar un talonario de recibos para cancelar en el
banco y así se puede hacer seguimiento, el banco nos puede facilitar el talonario.
Ricardo Tovar dice que de lo que quedó consignado del año pasado, hacer la
consulta al banco para depurar esas consignaciones con los datos de valor y
fecha.
Ricardo Tovar pide explicación de “que si el fondo crece porque los informes
muestran lo contrario”
Duber Lozano dice: Propone manejar la cuenta del banco en internet para que los
asociados hagan las consignaciones desde su casa, la presidente encargada
aclara que lo único que mejora las consignaciones a tiempo es ante todo la
responsabilidad.
Ricardo Tovar preocupado dice: nos puede intervenir y sancionar la
superintendencia de economía solidaria y se debe cuanto antes dar solución;
puede ser viajando a Bogotá y allí directamente exponer el problema para su
urgente solución, cuestiona que ya van tres asambleas y el problema no se ha
tratado con la delicadeza que se merece
Miller Muñoz expone que los cobros no pasan de cartas y los deudores morosos
se debieran judicializar y se debe castigar esa cartera morosa.
Robinson Reina dice que escucha que se excedieron en gastos de bienestar y
quiere saber qué pasó?
Ricardo Tovar dice que para solucionar el impase de la superintendencia se debe
hacer una solicitud por escrito y llevar clara las situaciones con sustentaciones
lógicas y que sea cuanto antes.
Ricardo quiere recibir información acerca de las medidas que se han tomado con
respecto a los socios que tienen mora de hasta 48 cuotas y se concluye que no
se ha hecho nada.
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11. ALMUERZO
Siendo las 2:45 P.M se dio por terminada la asamblea.
La presente acta fue leída y puesta en consideración
aprobó por unanimidad.
de los asistentes y se
Agotado el orden del día se dio por terminada la asamblea siendo las 2:45 P.M
del mismo día.
En constancia firman:
NOTA: La presente acta es fiel copia de la original.
ALBA LUZ FIIERRO CUEVAS
C.C 26.617.785 YAGUARA
PRESIDENTE
MARÍA ALICIA CASTAÑO
C.C 28.814.848 LIBANO
SECRETARIA