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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1
Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)
Descripción:
Además de conocer conceptos relacionados con Administración Documental en la
Archivística, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.
Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de la
Administración Documental en la Archivística, es momento que usted emplee los
conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes
procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una
oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las
áreas que constituyan la empresa.
La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que corresponde en
el manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de documentos por lo tanto se
tiene que tener un archivo con todos los datos y documentos de dicha área,
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad
cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la empresa
determine los siguientes aspectos:
Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido
de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca
de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la
normatividad vigente.
Funciones:
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal
manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la
información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:
Control: Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a: La
Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del área. La
selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental, La
definición de la Información contenida en los formatos y su uso. La disposición
final del documento. La definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas
por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores
documentales.
Mantenimiento: Cuando en la administración documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualización del
documento en físico o del medio electrónico en el cual ha sido guardada la
información y el lugar en el cual se conserva la información documental. Es decir,
que no sólo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino
también las condiciones que hace que éste se preserve. Según la clase de
documentos pueden tener cierto tiempo según las reglas de cada empresa como
en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones,
primas. Personal de nomina, personal de contrato y la información en medios
magnético.
Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar los
documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas
específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con
el fin de que sus características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar
su consulta en la gestión administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones
de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural dependiendo el tipo de
empresa que se maneje. En la empresa se maneja información muy valiosa donde
clientes internos presenta su hoja de vida con toda su información que esto debe
es reservado y se tiene una ética como profesional con respeto y algo confidencial.
Descarte de documentos (comité) En algún momento dado, todo archivo desiste
de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los años, ya
que empiezan a perder sus condiciones físicas y su importancia textual. Los
documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso,
deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado, pero
no se puede proceder por sólo insinuación de la persona encargada sino que debe
sujetarse a la normatividad, según el tiempo que lleven en el lugar y la revisión de
sus tablas de retención. Según el acuerdo 006 de 1996, el comité archivístico
asignado por el Archivo General de la Nación, interviene y toma la decisión de
descarte de documentos, soportándola con actas que justifiquen la actuación. Sin
embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente son
cinco años, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta
diez años.
Recuperación de la Información:
 Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploración de bases
de datos, palabras claves, actas, registros, guías, catálogos, índices o
indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva la
recuperación de la información se acude a la búsqueda detallada de
información en los medios físicos o electrónicos que pueden ser
claves en la indagación. No obstante, se pueden encontrar dos
resultados:
 El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran
número de datos genéricos que no son relevantes frente a lo que
deseamos encontrar.
 Silencio Documental: Se puede definir como la falta de información o
hallazgos mínimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque
posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de
guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser
encontrados.
Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de
estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos. Tome apuntes cuando esté
desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la información obtenida de
la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluación.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que
presentan la tabla de retención documental, es decir, archivo de gestión, central y la
disposición final.
Según la Organización
De acuerdo a la jerarquización y composición de la entidad.
Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la documentación
de la organización.
Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de información lo
lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se maneja de
acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo descentralizado,
el cual se maneja y depende del archivo central.
Según su Uso El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada
una de las etapas documentales, según a los requerimientos de la organización:
 Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o
años anteriores que se encuentren en proceso de tramitación como: historias
laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en
el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de
conservación y consulta permanente.
 Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
 Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el
periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales,
comerciales o históricas. Según su uso en el área de urgencias se maneja los
archivos activos ya que los demás documentos los maneja en archivo central.
Según su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las
cuales se explicarán a continuación:
 Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está
sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
 Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es
tan frecuente, pero siguen en vigencia.
 Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente.
Según su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el
proceso de archivo.
 Archivo público: Es todo documento que pertenece a las entidades públicas.
 Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
 Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas.