Versión 2007 SAP Business One Manual de entrenamiento Básico [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Índice Contenido MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO 5 Objetivos Específicos 5 AGENDA 6 AMBIENTACIÓN 7 PERSONALIZACIÓN 8 DATOS MAESTROS DE SOCIOS DE NEGOCIO 9 Encabezado 9 Pestaña de General 10 Pestaña de Personas de contacto 10 Pestaña de Direcciones 11 Pestaña de Condiciones de Pago 11 Pestaña de Finanzas 12 Pestaña de Propiedades 12 Generalidades 13 GRUPOS DE SOCIOS DE NEGOCIO 13 Especificar grupos de clientes 13 Especificar grupos de Proveedores 14 DATOS MAESTROS DE ARTÍCULOS 15 Conceptos generales 15 Encabezado 15 Detalle 16 2 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Pestaña de Datos de Ventas 17 Pestaña General 17 Pestaña de Datos de Inventario 17 Pestaña de Propiedades 18 Pestaña de Información Detallada 18 Pestaña de Datos de Planificación 18 Especificar Grupos de Artículos 18 Especificar Almacenes 19 VENTAS 20 Cotización 20 Factura de Anticipo de Deudores 21 Solicitud de anticipo de deudores 22 Diferencias 23 Factura deudor + Pago 23 Enviar Mensaje 24 MOVIMIENTOS DE CANCELACIÓN DE VENTAS Y COMPRAS 25 COMPRAS 26 Creación de una Orden de Compras 27 Pestaña de Contenido 28 Pestaña de Logística 29 Pestaña de Finanzas 29 Creación de una Entrada de Mercancías 29 Creación de una Entrada de Mercancía sin documento base o fuente 30 Creación de una Entrada de Mercancía basada en un documento fuente 31 Creación de una Factura de Proveedores 31 3 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Creación de una Factura sin documento base 32 Creación de una Factura basada en un documento fuente 33 Cancelación de una Orden de Compra 34 Cancelación de una Entrada de Mercancía OP 36 Cancelación de Facturas de Proveedores 37 PRÁCTICA DE AFIANZAMIENTO 1 39 RESULTADOS PRÁCTICA 1 39 PRÁCTICA DE AFIANZAMIENTO 2 41 RESULTADOS PRÁCTICA 2 42 PRÁCTICA DE AFIANZAMIENTO 3 41 RESULTADOS DE LA PRÁCTICA 3 42 PRÁCTICA DE AFIANZAMIENTO 4 43 RESULTADOS DE LA PRÁCTICA 4 44 4 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Manual de entrenamiento Básico Obtener conocimiento general de la forma de operación Básica en SAP Business One versión 2007, navegando y ejecutando las prácticas de cada aplicación. Objetivos Específicos Crear y buscar datos maestros de deudores o acreedores Aplicar diversos métodos de búsqueda (desde campos distintos en la misma ventana Crear y buscar artículos Reconocer cada campo en los datos maestros de artículos Registrar correctamente la información de cada artículo Preparar documentos comerciales Seleccionar varios artículos a la vez Transferir información de un documento comercial a otro Elaborar nota de crédito de artículos y servicio Enviar y recibir avisos Crear contactos con datos maestros Agregar y/o buscar actividad Recordatorio 5 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Agenda -Ambientación -Datos Maestros de Socios de Negocio -Datos Maestros de Artículos -Enviar Mensaje Documentos Comerciales Compras Documentos Comerciales Ventas -Movimientos de cancelación de Compras -Movimientos de cancelación de Ventas 6 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Ambientación Cuando se inicializa SBO nos presenta una pantalla de bienvenida al sistema. Damos clic en Intro para ingresar a Business One. Ambientación Usuario y Empresa Operando Botones para la navegación de Documentos Para ingresar a consultas rápidas Menú de los diferentes Módulos de Business One SBO entra a la última empresa y con el último usuario que se utilizó. Una vez que se ingresa al sistema SBO presenta la pantalla principal con la que se puede empezar a trabajar. Esta pantalla brinda un menú con el cual el usuario comience su operación en SAP Business One a través de sus diferentes funcionalidades. Por otro lado, SBO tiene la capacidad de manejar diferentes empresas y cada una a su vez, está representada por una base de datos. La pantalla anterior es la pantalla principal de SBO y en la cual sobresalen las partes más importantes: La barra de Menú es la que se encuentra en la parte superior de la pantalla, se observa el contenido de la lista de menús. La Columna de información, donde aparecerá el nombre de la empresa y su período. La barra de herramienta, tiene distintos usos en las diferentes ventanas del sistema. El comando central sirve para activar todas las aplicaciones del sistema. La barra de estado, aparece en la parte inferior de todas las ventanas. Al ubicar el “Mouse” sobre cualquier campo aparece en la barra de estado la descripción del campo y la cantidad de caracteres que puede introducir en el mismo. Además, la barra de estado nos muestra los mensajes de error, los cuales aparecen en color rojo. 7 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Barra de Herramientas Vista preeliminar Ejecutar Aplicación Diario Contable Imprimir Cierre de pantalla Medios de Pago Buscar Cálculo de Peso y Volumen Calendario MSM Agregar Utilidad Bruta Ayuda de Contexto Enviar Fax Botones de Búsqueda Documento Base Exportación a Excel Botones de Búsqueda Documento Objetivo Enviar e-mail Consultas grabadas Aviso/ Resumen Alarma (P-U) Exportación a Word Preparar Documento Preferencia de Documento Esta tabla muestra la descripción de cada icono la barra de herramientas. Los elementos activos aparecen a color y los inactivos en color gris. Personalización Personalización 8 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Podemos personalizar nuestro usuario para que al momento que usted desea introducir su código de usuario y contraseña. SAP Business One recuerde el color que usted le gusta utilizar en sus ventanas. Datos Maestros de Socio de Negocio Datos Maestros Socios Negocio (Conceptos Generales) Encabezado Para acceder a esta información, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Socios de negocio Datos maestros de socios de negocio En el caso que desee buscar solo haz clic al botón o con Ctrl + F. Y luego, para hacer la búsqueda de un acreedor, deudor o lead. Tan sólo presionamos la tecla de (*) y luego, con el Mouse le damos clic a buscar. También, puede acceder desde la barra de Menús en la ventana de Datos, dándole clic a Buscar. Usted podrá agregar una ficha ya sea con el botón de agregar o con Ctrl + A. También, puede acceder desde la barra de Menús en la ventana de Datos, dándole clic a Crear. Si alguna empresa es al mismo tiempo deudor (cliente) y acreedor (proveedor) se debe hacer dos fichas diferentes, seleccionando la clase de ficha respectivamente. Encabezado Código: Código único asignado al deudor, acreedor o lead. Nombre: Nombre de la empresa, deudor, acreedor o lead. 9 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Nombre extranjero: Algún nombre de la empresa, deudor, acreedor o lead que podría ser en otro idioma. Grupo: Grupo al cual pertenece el deudor, acreedor o lead. Ej. (Grupo de zapatillas, electrodomésticos). Moneda: Moneda que utiliza el deudor, acreedor o lead. ($, USD o Multimoneda) Numero de R.F.C: Número de R.F.C de la persona moral o física. Pestaña General Teléfono 1 y 2: Teléfonos de la empresa. Teléfono Móvil: Teléfono celular. Fax: Número de Fax de la empresa. Correo Electrónico: E-mail de la empresa. Sitio Web: Página Web de la empresa. Clase de Expedición: Forma de envío de la mercancía. Clave de Acceso: Contraseña de acceso. Indicador de Factoring: Código indicador del factoring. Código de Proyecto: Proyecto al cual pertenece. Persona de Contacto: Persona principal con el cual se tiene contacto comercial en la empresa. Comentarios: Alguna información adicional. Empleado del departamento de Ventas: Vendedor o agente designado. Código Canal SN: Cliente que dio la referencia para la venta. Técnico: Técnico asignado para la empresa. Territorio: Grupo o localización al cual se le asignara el deudor, acreedor o lead. Pestaña de Personas de Contacto En esta ventana podrá definir las diferentes personas con la cual usted mantiene comunicación comercial en el deudor, acreedor o lead. Para esto, se debe definir la siguiente información. Nombre: Nombre del contacto, para recordarlo en caso que necesite llamarlo(a). Titulo: Estudio realizado (Licenciada, Ingeniero, etc.). Posición: Posición dentro de la empresa (Gerente, Contador, etc.). Dirección: Alguna dirección donde se le podría localizar. Teléfono 1 y 2: Teléfonos a los que puedo comunicarme con este contacto o alguna extensión directa. Teléfono Móvil: Teléfono celular del contacto. Correo electrónico: Debe colocar el e-mail del contacto al cual usted le está colocando su información. Observaciones: Este campo lo podemos utilizar para recordar alguna información en especial o su fecha de cumpleaños. 10 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Si desea agregar otra persona con la cual usted tiene contacto dentro de la empresa solo presione Definir de nuevo y luego, tendrá que llenar la información de la siguiente persona. Pestaña de Direcciones Podrá definir las diferentes direcciones que maneja el deudor, acreedor o lead. Destinatario de factura: A donde se le cobra la mercancía o envía la factura. Nombre: Nombre del Local, Almacén, Sucursal, etc. Donde se enviará la factura o se estará cobrando la mercancía. Calle/Apartado de Correos: Dirección a donde se enviará la factura o se estará cobrando la mercancía. Cuadra: Avenida donde está ubicada. Ciudad: Lugar o población donde está ubicado el local o almacén. Código Postal: Apartado postal. Estado: Aparecerá todos los estados o provincias después de haber seleccionado el país. País: Seleccione el país donde está ubicado. Destinatario: Lugares donde se le envía la mercancía. Nombre: Nombre del Local, Almacén, Sucursal, etc. Donde se enviará la mercancía. Calle/Apartado de Correos: Dirección a donde se enviará la mercancía. Cuadra: Avenida donde está ubicada. Ciudad: Lugar o población donde está ubicado el local o almacén. Código Postal: Apartado postal. Estado: Aparecerá todos los estados o provincias después de haber seleccionado el país. País: Seleccione el país donde está ubicado. Número de R.F.C.: Número de R.F.C.. de la empresa a la cual se le envía la mercancía. Si desea agregar otra dirección que maneja el deudor solo dele clic a Definir de nuevo. Pestaña de Condiciones de Pago Desde esta ventana podrá definir las condiciones de pago adecuadas para el deudor o acreedor. Condición de pago: Desde esta venta se definirá las diferentes formas de pago que tendrá el deudor. El mismo nos traerá la información del % de mora, % descuento total, el límite de crédito u límite de comprometido máximo. País del Banco: Con el solo hecho de darle clic al botón podrá definir los diferentes bancos que utilizar su deudor. Luego, se nos despliega la venta de definir cuentas bancarias de los socios de negocios donde presionamos el botón de TAB y seleccionamos el Banco que utiliza el deudor. Lista de Precio: Lista de precio que usted le asignará al deudor. Cuenta: La cuenta del banco del deudor. Sucursal: Sucursal del banco. 11 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Clase de tarjeta de crédito: Nombre de las diferentes tarjetas de crédito que utiliza el deudor. Número de tarjeta de crédito: Número de la tarjeta que seleccionó Fecha de Vencimiento: Fecha de vencimiento de la tarjeta de crédito. Pestaña de Finanzas Finanzas General o o o SN de consolidación: Al darle clic al botón seleccionamos los deudores que podrían ser la casa matriz del dato maestro que se está realizando. Consolidación pagos: Si se selecciona esta opción, el saldo a pagar aparecerá en la casa matriz. Consolidación entregas: Si se selecciona esta opción, el saldo a pagar aparecerá en el dato maestro que está creando. Finanzas Impuesto o o Obligatorio: El deudor o acreedor si maneja impuesto. Deberá asignarle el impuesto que utilizará. Exento: No maneja impuesto. Ej. Zona Libre de Colón. Pestaña de Propiedades Para asignar una o más características a un deudor, acreedor o lead seleccione el módulo de Gestión, en la sección de definición luego, seleccione socio de negocios. Y dentro de éste, seleccione Definir propiedades de Socio de Negocio. Donde usted podrá asignar 64 características al deudor, acreedor o lead. A un dato maestro de socio de negocio se le pueden asignar una, varias características, o ninguna de ellas. Si a un deudor le son asignadas varias características, podrá verlo en cualquier reporte en el que elija cualquiera de las características a las que esté haciendo referencia. Desde esta ventana usted podrá agregar alguna foto, pasaporte, logo de su deudor, acreedor o lead con el solo hecho de darle clic a y luego, le asignamos la foto al dato maestro de socio de negocio. 12 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Generalidades 1. Saldo, entregas (despachos) y pedidos son campos automáticos que se actualizan con cada transacción de la ficha. 2. Las flechas cliente. nos llevan a un desglose más detallado acerca de la transacción de dicho 3. El icono de análisis nos muestra un análisis mensual del cliente ya por pedidos o despachos. 4. En el separador de Condiciones de Pago podrá elegir las condiciones de pago adecuadas según las utilizadas en la empresa. Grupos de Socios de Negocio Especificar grupos de clientes Alta Grupo Socios de Negocios Para tener acceso a esta pantalla, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Gestión Definiciones Socios de Negocio Especificar Grupos clientes En SBO se tiene la capacidad de dar de alta Grupos de Cliente con la finalidad de poder clasificarlos de la manera que a la empresa le convenga. 13 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Especificar grupos de proveedores Para tener acceso a esta pantalla, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Gestión Definiciones Socios de Negocio Especificar Grupos proveedores En SBO se tiene la capacidad de dar de alta Grupos de Proveedores con la finalidad de poder clasificarlos de la manera que a la empresa le convenga. 14 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO NTO BÁSICO V.2007] Datos Maestros de Artículos Conceptos generales Para acceder a esta información, el usuario debe de seguir la siguiente ruta: InventarioDatos maestros artículo. Con esto aparecerá la pantalla de Datos maestros de artículos. Ahora bien, es esta misma ventana se pueden apreciar 2 niveles de datos importantes: El nivel de Encabezado y el nivel del Detalles (Serie de pestañas). Encabezado A continuación se definen los datos más importantes para el encabezado: Número de Artículo: Es el código que se otorga a ese artículo en específico dentro del catálogo de inventarios. Dicho número de clave es único e irrepetible. Descripción: Es el nombre del artículo al cual corr corresponderá esponderá la clave que se dio de alta. Descripción en idioma extranjero: Se utilizará si el artículo cuenta con una descripción en otro idioma o contiene una segunda descripción. Grupo de Artículos: Se elegirá la clasificación a la cual pertenece el nuevo artículo. 15 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Lista de precios: Se elegirá una lista de precios que contenga el artículo. Código de barras: Si el artículo contiene código de barras, entonces se especifica dicho código en este campo Artículo de Compras: Se marcará esta casilla cuando el artículo que se está dando de alta sea adquirido por medio de un proveedor. Artículo de Ventas: Se marcará esta casilla cuando el artículo que se está dando de alta sea facturado a un cliente. Artículo de Inventarios: Se marcará esta casilla cuando el artículo que se está dando de alta tenga asociado un almacén. Artículo de Activo Fijo: Se marcará esta casilla cuando el artículo que se está dando de alta sea únicamente de control de activos fijos. Datos de Compra Proveedor por defecto: Se elegirá del catálogo de proveedores el código del proveedor al que comúnmente se le compra ese artículo. Número del fabricante: Se utiliza cuando el proveedor tiene un código propio de artículo y se quiere tener registro de él. Unidad de medidas de compras: Es la unidad de medida en la que se registrará la compra del artículo. Artículos por unidad de compras: Es la cantidad de unidades que se adquieren con base en la unidad de compra. Unidad de medida de embalaje: Es la unidad de empaque en la que se compra la mercancía. Cantidad por unidad de embalaje: Es la cantidad de unidades que se adquieren con base a la unidad de empaque. Grupo de aduanas: Si el artículo es de importación, entonces se debe de elegir por qué aduana se hace el ingreso de la mercancía. Clase de impuesto: Se elige si el artículo gravará impuesto estará exento. Largo: En caso de que se quiera hacer referencia al largo del artículo. Ancho: En caso de que se quiera hacer referencia al ancho del artículo. Altura: En caso de que se quiera hacer referencia a la altura del artículo. Volumen: En caso de que se quiera hacer referencia al volumen del artículo. 16 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Datos de Venta Unidad de medida de ventas: Es la unidad de medida en la que se registrará la venta del artículo. Artículos por unidad de venta: Es la cantidad de unidades que se adquieren con base a la unidad de venta. Unidad de medida de embalaje: Es unidad de empaque en la que se vende la mercancía. Cantidad por unidad de embalaje: Es la cantidad de unidades que se adquieren en base a la unidad de empaque. Largo: En caso de que se quiera hacer referencia al largo del artículo. Ancho: En caso de que se quiera hacer referencia al ancho del artículo. Altura: En caso de que se quiera hacer referencia a la altura del artículo. Volumen: En caso de que se quiera hacer referencia al volumen del artículo. Peso: En caso de que se quiera hacer referencia al peso del artículo. General Sujeto a impuesto: Se selecciona esta opción si se desea que el artículo este sujeto a impuesto. Fabricante: Se elegirá de la lista de fabricantes de donde proviene el artículo. ID adicional: Se especifica si es necesario el manejo de un identificador extra para el artículo. Clase de expedición: Es la forma de entrega o tipo de transporte para la distribución del artículo. Número de serie y lote: Se marcará cualquiera de ambas opciones cuando se característico del artículo teniendo en cuenta que esto no puede estar en un mismo artículo. Método de Emisión: Puede ser Notificación o Manual. Bloqueado: Se marcará cuando se desee que el artículo no tenga movimientos, aún cuando sea válido. Datos de inventario Métodos de cuentas de mayor por: Se elige la forma en la cual se verá afectado contablemente el inventario. Estos pueden ser por: Almacén, Grupo de artículos o Nivel de artículo. En esta pestaña aparecen todos los almacenes dados de alta y se pueden asignar al artículo. En la columna de stock se despliega la cantidad de existencia que tiene el artículo en cada uno de los almacenes, así como la existencia total de los almacenes. Niveles de stock: Se puede definir diferentes niveles de stock: Nivel de stock necesario, Nivel de stock mínimo y Nivel de stock máximo. 17 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Propiedades Son características o clasificaciones que se pueden otorgar a los artículos para tener una clasificación más detallada. Se elegirán marcando las casillas a las cuales se desea que pertenezca dicho artículo. Información Detallada En esta pantalla se pueden agregar todos los comentarios, observaciones o cualquier otro texto que sea necesario incluir en el artículo. Además, ventana usted podrá agregar alguna foto del artículo con el solo hecho de darle clic a y luego, le asignamos la foto al dato maestro del artículo. Datos de planificación Se especifica la forma en la que se va a llevar a cabo la planificación del artículo. Para ello se pueden elegir la opciones propuestas por SAP Business One: Sistema de Planificación (PNM por defecto), Método de Abastecimiento (Comprar o Efectuar), Intervalo del pedido, Pedido Múltiple, Cantidad mínima de compra y por último el Lead Time. Especificar grupos de artículos Especificar Grupos de Artículos Para tener acceso a esta pantalla, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Gestión Definiciones Inventario Especificar grupos artículos. 18 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] En SBO se tiene la capacidad de dar de alta Grupos de Artículos con la finalidad de poder clasificarlos de la manera que a la empresa le convenga. Especificar Almacenes Especificar Almacenes Para tener acceso a esta pantalla, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Gestión Definiciones Inventario Especificar almacenes. SBO tiene la facilidad de manejar múltiples almacenes. Por ello, es necesario que se especifiquen cada unos de ellos. También es necesario especificar cada una de las cuentas de mayor que están involucradas en el funcionamiento de los almacenes. 19 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Ventas Cotización Ventas (Cotización) 1 3 2 Para acceder a esta información, el usuario debe de seguir la siguiente ruta: VentasCotización Cotización o o o Libreta de numeración designada al vendedor. Método de búsqueda para elegir artículos de una lista. Se puede dar un clic en la línea y se coloca * + enter y despliega la lista de artículos. Este documento no afecta contabilidad ni el inventario La clase de cotización se define: o o 20 Artículo Servicio CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Factura anticipo de deudores Ventas (Factura de Anticipo Deudores) 1 Para acceder a esta información, el usuario debe de seguir la siguiente ruta: VentasFactura de anticipo de deudores Para realizar una factura de anticipo, se puede seguir los siguientes pasos: 1. Se realiza una orden de venta (pedido) con el artículo o los artículos que el cliente desea. Luego podemos crear una Factura de Anticipo de Deudores, la cual se puede basar desde el mismo pedido que se realizó. 2. Podemos asignarle un porcentaje del valor total a pagar, por ejemplo un 20% de lo que se va a facturar. 3. Una vez completada la Factura de Anticipo, se debe crear un recibo. 21 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Ventas (Factura de Anticipo Deudores) 2 Para cancelar lo que falta por pagar del total con una Factura de Deudores, teniendo en cuenta que ya hemos realizado un pago anticipado, deberá acceder a él con el botón de anticipo total y seleccionar el anticipo correspondiente. Una vez realizado el proceso podrá crear la factura. Para acceder a esta pantalla, el usuario deberá seguir la siguiente ruta: VentasFactura deudores. Solicitud de anticipo de deudores Para acceder a esta pantalla, el usuario deberá seguir la siguiente ruta: VentasFactura deudores 1. Al igual que la factura de anticipo, se realiza una orden de venta, para luego crear la Solicitud de Anticipo de Deudores. 2. El siguiente paso será crear un recibo por la cantidad que se estimó en la solicitud. 3. Luego deberá realizar una Factura de Deudores según la orden de venta que emitió el cliente. Una vez realizada la factura de deudores, usted podrá visualizar en la ventana de Pagos Recibidos el importe pagado por la Solicitud de Anticipo y por la Factura de deudores. Debe seleccionar los pagos que aparecen con la tecla Ctrl para poder completar los detalles del pago con el Elemento de Pago. 22 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Diferencias Ventas (Diferencias) Factura de anticipo de deudores Funciona como una factura, no es posible cambiar después de agregar el documento Se puede basar en un documento de la misma manera que una factura pero no se cierra el documento Cancelación vía nota de crédito Muestra informe de IVA como factura regular (si el impuesto diferido no se verifica) Solicitud de anticipo de deudores Funciona como una cotización Se puede basar en un documento de la misma manera que una factura pero no se cierra el documento Cancelar vía datos. Cancele mediante el menú No mueve Inventario, ningún descuento de efectivo No muestra reporte de IVA Solo puede ser pagada a su totalidad Factura Deudor más Pago Ventas (Factura Deudor + Pago) 23 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Para acceder a esta pantalla, el usuario deberá seguir la siguiente ruta: VentasFactura deudor + Pago Una vez completada la factura deudores + cobro, se debe ingresar al elemento de pago. Además de la cotización, la factura puede ser basada en los siguientes documentos comerciales: 1. Pedidos: Este documento mantiene la mercancía comprometida para el cliente, no afecta inventario, ni la contabilidad. Puede ser basado en una cotización ya elaborada. 2. Despacho: Este documento me rebaja de inventario pero no me realiza contabilidad. Puede ser basado en cotización, pedido o factura reservada, o realizarlo sin documento base. El despacho es el documento base para elaborar una devolución. La factura es un documento que afecta contabilidad y rebaja del inventario. La nota de crédito se utiliza para eliminar el efecto de la factura. La factura reservada afecta el saldo del cliente, más no rebaja del inventario. Enviar Mensaje Enviar Mensaje Para tener acceso a esta información, el usuario deberá seguir la siguiente ruta: Archivo EnviarEnviar mensaje 1. Puede enviar aviso a usuarios y/o contactos y elaborar una lista de usuarios y/o contactos a los que desee enviar un aviso que incluya texto y/o un archivo adjunto. 2. Con el gancho de cotejo, usted selecciona usuarios y/o contactos. 3. Puede enviar documentos o archivos a los usuarios y/o contactos. 24 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] 4. Podemos darle un grado de importancia al tipo de aviso que deseamos enviar. Movimientos de cancelación de documentos de Ventas y Compras Movimientos de Cancelación Documentos de Compras Clase de documento Crea Movimiento Crea Movimiento Inventario Pedido de Compra Cancelación Entrar a la Orden de compra requerida DatosCerrar Entrada de Mercancías * •Crear devolución de mercancía según consignación de mercancía •Entrar a la consignación de mercancía requerida DatosCerrar Factura de acreedores * * •Crear una nota de crédito según el comprobante de compra Nota de débito acreedores * * Crear un comprobante de compra y hacer la conciliación interna en la ficha Movimientos de Cancelación Documentos de Ventas Clase de documento Crea Movimiento Crea Movimiento Inventario Cancelación Cotización Entrar a la cotización requerida DatosCerrar Orden de Venta Entrar a la cotización requerida DatosCerrar Entrega * •Crear devolución al despacho •Entrar a la cotización requerida DatosCerrar Factura de deudores * * Crear nota de crédtio según la factura Factura de deudor + Pago * * DatosCancelar el recibo (elemento de pago) •Crear un movimiento de diario externo al movimiento de diario de la factura contado Nota de crédito deudor * * Crear factura y hacer reconciliación interna de la ficha Factura reservada de deudor * 25 Crear nota de crédito según factura reservada CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Compras Generalmente los bienes que la empresa tiene en su catálogo de ventas se adquieren con proveedores, lo mismo suele suceder con los servicios indispensables para el negocio. Al conjunto de pasos que culminan con la adquisición de un bien o servicio se le conoce como Proceso de Compras. Para dar vida a este proceso se utilizan varios documentos que se deben registrar en el sistema. Uno de ellos es la Pedido, en la mayoría de las ocasiones dicho documento se genera vía telefónica con el proveedor y éste se encarga de entregar el bien o servicio solicitado. Por razones obvias el proceso de compras debe ser lo más breve y ágil posible. Existen varios puntos a considerar dentro del proceso de compras, uno de ellos es la devolución de bienes; cuando los bienes recibidos por parte del proveedor no cumplen con los estándares requeridos es necesario devolverlos y dicha devolución puede ser generada antes o después de haber recibido la factura correspondiente. La definición de los precios es otro punto a considerar, estos pueden ser variables; podemos tener precios especiales, precios para proveedores específicos que dependen de la temporada y volumen de compra. Para dar flexibilidad a la gestión de documentos de compra, en SAP Business One, se maneja lo que se conoce como documento fuente (Base Document) y documento destino (Target Document). Por ejemplo: un documento de entrada de mercancía tiene como documento fuente un pedido. De manera inversa, el documento destino de un pedido es un documento de entrada de mercancía. De tal forma que en el módulo de compras se puede generar un documento con referencia a otro documento, es decir se puede facturar con base en un pedido que se hizo llegar a un proveedor. Esto permite una transferencia de información mucho más ágil de un documento a otro sin necesidad de una recaptura de datos que provoque errores en los mismos. En la siguiente figura se muestra la forma en la que Sap Business One lleva a cabo el flujo entre sus documentos: 26 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Documento destino Pedido 1.) Documento base Pedido de entrada de mercancías 2.) Factura de acreedores 3.) Almacén (Cantidad) Libro mayor (Valor) Creación de una orden de compra Normas Generales: Al crear una Ord en de Com pra (Pe di do) el sistema asigna un estatus de pedido a los artículos contenidos en el documento. Recomendaciones: La Orden de Compra puede ser enlazada con otros documentos de compra venidos del mismo cliente para evitar la recaptura y duplicidad de información. 27 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Compras (Orden de Compra) Pestaña Contenido Para crear un Pedido el usuario debe seguir la siguiente ruta dentro de Sap Business One: Compras Orden de Compra. Ahora se definirán los conceptos más importantes: Proveedor: Se elige el proveedor al cual se le va a hacer el pedido. N° (Rango de Números): Se elige rango de número o folio que se va a utilizar. Moneda: Se elige la moneda sobre a cual se va a crear el documento. Al elegir el proveedor, el sistema despliega la información del mismo. Al elegir el rango de números, se despliega el número consecutivo correspondiente al rango seleccionado. Por defecto, SBO presenta en el campo de “Fecha de contabilización” y “Fecha de documento”, a la fecha del sistema. Número de artículo: Se elige el número de artículo o clave que se va a pedir. Cantidad: Se determina la cantidad del artículo a pedir. Indicador de impuestos: Se selecciona el tipo de impuesto para el artículo elegido. Al elegir el artículo, el sistema despliega la descripción correspondiente. Si el artículo es nuevo se tiene que hacer la gestión del mismo. El precio se despliega en forma automática, de acuerdo a la lista de precio 28 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] determinada por el proveedor. El “Encargado de compra” y “Condiciones de pago” son desplegados de forma automática de la información maestra del proveedor seleccionado. El “Total antes de descuento”, “Gastos adicionales”, “Descuento”, “Impuesto” y “Total”, se calculan de forma automática con la información recabada en el detalle de la pantalla. Pestaña Logística En esta pantalla se determina el lugar de recepción de la mercancía y la factura por recibir. El precio se despliega en automático, de acuerdo a la lista de precios determinada por el proveedor. Pestaña Finanzas Asientos contables: Aquí se definen los Asientos contables de la cuenta de mayor donde se va a llevar a cabo la afectación contable. Condiciones de Pago: Se especifican los términos bajo los cuales se van a llevar los pagos del pedido. Estos pueden ser en: 30 días, 45 días, Efectivo, Pago Inmediato o bien se puede definir uno nuevo. Fechas: Por otro lado, se pueden especificar las fechas de Solicitud, de Anulación y Fiscal. RFC: Se especifica el RFC. Este debe ser de 12 dígitos. Entrada de Mercancía Normas Generales: Al crear una entrada de mercancía el sistema ingresa al inventario los artículos correspondientes y genera la póliza correspondiente al movimiento de entrada a almacén. Recomendaciones: La entrada de mercancía puede ser enlazada a un pedido, o devolución, previamente creados del mismo proveedor para evitar la recaptura y duplicidad de información. 29 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Compras (Entrada de Mercancía) Entrada de Mercancía sin documento base o fuente Para crear un documento de Entrada de Mercancía, el usuario debe seguir la siguiente ruta dentro de Sap Business One: Compras Entrada de mercancías OP. Definición de parámetros: Los datos a cargar en la Entrada de mercancías OP son los mismos que se explicaron previamente en la creación de un pedido Aquí se elige el proveedor del cual se va a ingresar la Entrada de Mercancías. Se da clic en el botón Orden de Compra/Pedido que se localiza dentro del recuadro rojo de la pantalla anterior. Seleccionar Orden de Compra. Se despliegan todos aquellos pedidos correspondientes al proveedor elegido. Se selecciona el o los pedidos que se desean incluir en la entrada de mercancía. (Estos pedidos se ponen en amarillo cuando se seleccionan.) Aparecerá el asistente de documentos. En este asistente se definen dos parámetros. Por un lado, el tipo de cambio se puede importar desde el documento base o bien se puede definir manualmente el tipo de cambio desde la tabla “Definir tipo de cambio”. Elige la opción que más te convenga. Por otro lado, se puede copiar todos los datos derivados del documento base (Pedido u Orden de Compra) o bien se puede Configurar los artículos que se desea que ingresen. Elige la opción que más te convenga. Si elegiste la opción de Configurar, entonces se podrá configurar la entrada de artículos para que 30 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] se pueda elegir manualmente los artículos que deseas ingresar. Como lo muestra la pantalla de Seleccionar Artículos para Copiar. Elige los artículos. Da clic en Finalizar para que el sistema retome la pantalla principal de Entrada de Mercancías OP. Las cantidades de los artículos seleccionados pueden ser modificadas. Da clic en Crear y la Entrada se genera automáticamente con todos los datos seleccionados anteriormente. Ahora bien, si seleccionaste la opción de Copiar todos los datos (costos e indicador retenc.), automáticamente el sistema selecciona todos los artículos del Pedido y los copia al documento de Entrada de Mercancías OP. NOTA: Si la entrada de mercancías se hizo escogiendo una parte de los artículos del pedido, entonces no entraron todos los artículos. Por ende, el resto de los artículos quedan con un estatus de pendientes y pueden ser seleccionados más adelante para crear un nuevo documento, pero solo con aquellos artículos que no fueron seleccionados con anterioridad. Se genera el movimiento de entrada de artículos de almacén y se genera la póliza correspondiente al movimiento. Creación de Facturas de Proveedores A continuación se procederá a crear Facturas de Proveedores: Normas Generales: Al crear una factura de proveedor sin entrada de mercancía previa el sistema ingresa al inventario los artículos correspondientes, crea la cuenta por pagar y genera las pólizas correspondientes al moviendo de entrada del almacén y a la creación de la cuenta por pagar. Si la factura recibida es creada con una entrada de mercancía previa, el sistema solo crea la cuenta por pagar y genera la póliza de la cuenta por pagar. Recomendaciones: La factura recibida puede ser enlazada a un Pedido o Entrada de mercancía, previamente creados del mismo proveedor, para así evitar la recaptura y duplicidad de información. Creación de Facturas sin documento base Para crear un documento de Factura de Proveedores, el usuario debe seguir la siguiente ruta dentro de Sap Business One: Compras Factura de Proveedores. 31 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Compras (Factura Proveedor) Los datos a cargar en la Factura son los mismos que se explicaron previamente en la creación de un pedido o de una Entrada de mercancías. Creación de Facturas basada en un documento fuente La forma de creación de este documento basado en un documento fuente está regido bajo la misma temática que la de Entrada de mercancías. Pero ahora, la creación de la Factura puede llevarse a cabo derivado de un Pedido o bien derivado de una Entrada de mercancía que a la vez esta derivada de un Pedido. Estos arrastres de documentos se obtienen del botón Copiar de que se encuentra ubicado en la parte inferior del documento. Normas Generales: Al crear una orden de compra el sistema asigna un estatus de pedido a los artículos contenidos en el documento. Recomendaciones: La Orden de Compra solo puede ser cancelado si es que no existe un documento posterior enlazado a él. Para acceder al pedido, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Compras Pedido Una vez hecho esto, selecciona un pedido que no esté enlazado a un documento posterior. Datos Cancelar o bien clic derecho sobre la orden de compra y después cancelar. Con esta acción aparecerá una pantalla en la que se te preguntará si deseas cancelar el documento o no. Da clic en Sí para que el pedido se cancele. Con ello la pantalla se refrescará y el pedido estará cancelado. 32 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Cancelación de una entrada de mercancía OP Compras (Devolución) Normas Generales: Al crear una entrada de mercancía el sistema ingresa a inventario los artículos correspondientes y genera la póliza correspondiente al movimiento de entrada a almacén. Recomendaciones: Como la entrada de mercancía implica una póliza de entrada de material a almacén. La forma de cancelar una entrada es a través de una “devolución”, la cual saca los artículos del almacén y crea el movimiento contrario a la póliza de entrada. Para que se cancele una entrada de mercancía se debe llevar a cabo una devolución equivalente a la entrada de mercancía. Para ello el usuario debe seguir la siguiente ruta: Compras Devoluciones. En esta pantalla se elige el proveedor del cual se va a crear la cancelación de la entrada de mercancía. Se da clic en el botón “Copiar de”. Este se localiza en la parte inferior de la pantalla. Con ello se desplegará la pantalla de Seleccionar Entr.mcías. pedido En la pantalla anterior aparece la información de todas aquellas entradas de mercancía correspondientes al proveedor elegido Se seleccionan la o las entradas que se desean incluir en la devolución. Cuando se selecciona una entrada se pone en color amarillo. Se da clic en el botón Seleccionar. Con esto aparecerá el Asistente de documentos. Aparecerá el asistente de documentos. En este asistente se definen dos parámetros. Por un lado, el tipo de cambio se puede importar desde el documento base o bien se puede definir manualmente el tipo de cambio desde la tabla “Definir tipo de cambio”. Elige la opción 33 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] que más te convenga. Por otro lado, se puede copiar todos los datos derivados del documento base (Entrada de Mercancía) o bien se puede Configurar los artículos que se desean devolver. Elige la opción que más te convenga. Si elegiste la opción de Configurar, entonces se podrá configurar la devolución para que se pueda elegir manualmente los artículos que deseas devolver. Como lo muestra la pantalla de Seleccionar artículos para copiar. Elige los artículos. Da clic en Finalizar para que el sistema retome la pantalla principal de Devoluciones. Las cantidades de los artículos seleccionados pueden ser modificadas. Da clic en Crear y la devolución se genera automáticamente con todos los datos seleccionados anteriormente. Ahora bien, si seleccionaste la opción de Copiar todos los datos (costos e indicador retenc.), automáticamente el sistema selecciona todos los artículos de la entrada de mercancía y los copia al documento de devoluciones. NOTA: Si la devolución se hizo escogiendo una parte de los artículos de la entrada de mercancía, entonces no se devolvieron todos los artículos. Por ende, el resto de los artículos quedan con un estatus de pendientes y pueden ser seleccionados más adelante para crear un nuevo documento, pero solo con aquellos artículos que no fueron seleccionados con anterioridad. Se genera el movimiento de salida de artículos de almacén y se genera la póliza correspondiente al movimiento. Cancelación de facturas de proveedor Normas Generales: Al crear una factura de proveedor sin entrada de mercancía previa el sistema ingresa al inventario los artículos correspondientes, crea la cuenta por pagar y genera las pólizas correspondientes al moviendo de entrada del almacén y a la creación de la cuenta por pagar. Si la factura recibida es creada con una entrada de mercancía previa, el sistema solo crea la cuenta por pagar y genera la póliza de la cuenta por pagar. Recomendaciones: Como la factura de proveedores implica la creación de la cuenta por pagar y una póliza de entrada de material al almacén, la forma de cancelar una factura recibida es a través de un “abono (Nota de crédito)”, la cual cancela la cuenta por pagar y saca los artículos del almacén creando el movimiento contrario a la póliza de entrada. Para realizar esto, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Compras – Proveedores Nota de crédito de proveedores. Se elige el proveedor por el cual se va a crear la cancelación de la factura de compras. Se da clic en el botón de Copiar de que se localiza en la parte inferior de la pantalla de Nota de Crédito Proveedores. Se despliegan todas aquellas facturas correspondientes al proveedor elegido. Se selecciona la o las facturas que se desean incluir en la nota de crédito (Selección en amarillo). Se da clic en el botón Seleccionar con lo cual se desplegará el Asistente de Documentos: 34 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Aparecerá el asistente de documentos. En este asistente se definen dos parámetros. Por un lado, el tipo de cambio se puede importar desde el documento base o bien se puede definir manualmente el tipo de cambio desde la tabla “Definir tipo de cambio”. Elige la opción que más te convenga. Por otro lado, se puede copiar todos los datos derivados del documento base (Factura de Proveedores) o bien se puede Configurar los artículos que se desean anular. Elige la opción que más te convenga. Si elegiste la opción de Configurar, entonces se podrá configurar la nota de crédito para que se pueda elegir manualmente los artículos que deseas anular. Como lo muestra la pantalla de Seleccionar Artículos para copiar. Elige los artículos. Da clic en Finalizar para que el sistema retome la pantalla principal de Nota de Crédito Proveedor. Las cantidades de los artículos seleccionados pueden ser modificadas. Da clic en Crear y la nota de crédito se genera automáticamente con todos los dato seleccionados anteriormente. Ahora bien, si seleccionaste la opción de Copiar todos los datos (costos e indicador retención.), automáticamente el sistema selecciona todos los artículos de la factura y los copia al documento de nota de crédito. NOTA: Si la nota de crédito se hizo escogiendo una parte de los artículos de la factura, entonces no se anularon todos los artículos. Por ende, el resto de los artículos quedan con un estatus de pendientes y pueden ser seleccionados más adelante para crear un nuevo documento, pero solo con aquellos artículos que no fueron seleccionados con anterioridad. Se genera el movimiento de salida de artículos de almacén y se genera la póliza correspondiente al movimiento. Se genera el movimiento de decremento de la cuenta por pagar y se genera la póliza correspondiente al movimiento. 35 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Practica de Afianzamiento 1 Creación de Datos Maestros A continuación le presentamos la siguiente información; le pedimos la analice y luego llene dentro de la ventana de Datos Maestros socio de negocios los campos con la información necesaria: Un gerente le entrega a usted una tarjeta de presentación que recibió de un prospecto muy importante para él, en su última visita a un congreso de compañías latinoamericanas de telecomunicaciones, en donde el Sr. Pietro Tomassi, Presidente del Grupo CNET (Integradores de Tecnología informática de la Comunicación), se la hizo llegar. Cabe señalar que en la tarjeta aparecía el número de teléfono de la empresa, el cual era (786) 275-1697 y un fax (786) 275-1122 en la ciudad de Miami, Florida; calle 10520 SW 103RD y otro número de teléfono (786) 355-1698 como teléfono celular, también una dirección de correo electrónico detallada como [email protected] y la dirección www.grupocnet.com como su página Web. Al mismo tiempo nos mencionó que para cualquier recado se le podía consultar a su secretaria la Srta. Lucía Méndez. También mencionó que manejaría lista de precio a detalle. 36 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Resultados Practica de Afianzamiento 1 37 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Observaciones: Características: GestiónDefiniciones Socios de NegociosDefinir propiedades de socios de negocios. Debe salir e ingresar a la ventana nuevamente para que la información que ha definido pueda ser seleccionada e ingresada a la ficha, es decir debe refrescar la pantalla. 38 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Practica de Afianzamiento 2 Creación de artículos. A continuación le presentamos la siguiente información; le pedimos la analice y luego llene dentro de la ventana de Datos Maestros artículos los campos con la información necesaria: Nos llego del proveedor Grupo XYZ la papelería que pedimos, (que se caracteriza por su resistencia y calidad para impresiones a colores); de la cual llegaron cajas de 12 unidades de remas de papel blanco bond de 20 libras, marca Script, cuyo código en el proveedor es el PB777/20lb, es un artículo para uso interno, pero del cual queremos mantener un inventario para mejor control de su uso. El precio de compra fue de $24.00 la caja y queremos mantener un inventario necesario de 48 unidades y un mínimo de 12. Resultados Practica de Afianzamiento 2 39 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] 40 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Observaciones: Recuerde que debe crear una ficha para el proveedor Procure completar cada campo en la ficha del mismo, como ha visto en la práctica #1 Defina el grupo y atributos del artículo sino aparecen en la lista: GestiónDefinicionesInventarioEspecificar propiedades de artículosNombreActualizarAceptar Practica de Afianzamiento 3 Elaboración de Documentos Comerciales. A continuación le presentamos la siguiente información; le pedimos la analice y luego cree dentro del sistema los Documentos Comerciales pertinentes: 1. El prospecto Grupo CNet, nos llamó para pedirnos una cotización (oferta al cliente), en la cual estaban señalados los siguientes artículos y sus cantidades: 10 unidades Mouse Pc 2 teclas, 4 UN de Outlook 3.0, 11 UN de Word 7.0, 5 UN de Procesador Pentium 266. Promete ser cliente frecuente, por tanto se le está dando un descuento general por 5% y se le cotiza en base a la lista de precio de venta al detal y le otorgamos un crédito de 30 días; a su vez el gerente de nuestra compañía le señaló al vendedor designado para este cliente Mike Changdon que estableciera una fecha de comunicación de 15 días después de la fecha de hoy. 2. El prospecto es ahora cliente (actualice la ficha del cliente), en vista de que ha solicitado una cotización, y ha enviado una orden de compra, es decir ha hecho una orden de venta (venta), pero este no incluye el artículo denominado Word 7.0. Ingrese el pedido del cliente en base a la cotización (oferta del cliente) que le ha elaborado, cuya fecha de provisión (fecha de vencimiento) es de 5 días después de la actual. Realizamos el despacho junto con la factura, (basar la factura en el pedido). 41 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Resultados Práctica de Afianzamiento 3 42 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Observaciones: Al basar la orden de venta en la cotización (oferta a un cliente), selecciona la cotización correspondiente (2 clic). Para descartar un artículo, deberá borrar la línea con ctrl. + k, una vez que esté realizando la orden de venta. Práctica de Afianzamiento 4 Envío de Aviso Enviar aviso por todos los medios accesibles para solicitar una cotización de los servicios que presta la compañía CNET y fijar una cita para acordar un ajuste de cuentas, cuyo contacto es la Srta. Lucía Méndez. 43 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Resultados Práctica de Afianzamiento 3 44 CVM Group [MANUAL DE ENTRENAMIENTO BÁSICO V.2007] Observaciones: Recuerde accesar al módulo de Administración del Comando Central >Envío de aviso Contactos/Usuario Contactos Fichas Elegir todo Aceptar> Busque la ficha clic (cotejo) Aceptar Actividad (Fijar cita) El gerente de nuestra compañía desea reunirse con nuestro proveedor principal de papel, XYZ. Para conversar sobre negocios y lograr un ajuste de cuentas y solicitar un crédito, de manera que se pueda hacer compras de mayor volumen. Emita un recordatorio para llamar al proveedor dentro de una semana. Observación: Al hallar la ficha y seleccionar el proveedor en cuestión, se completan campos automáticamente. Recuerde tener acceso al modulo Socios de NegociosActividad. 45 CVM Group
