LISTAS DE VERIFICACION Hemos recibido bastantes preguntas acerca de cómo elaborar las listas de verificación para realizar auditorías internas y como realizar adecuadamente las preguntas para obtener evidencia, hemos podido consolidar un conjunto de recomendaciones que esperamos te puedan servir y que vamos a dividir en dos partes durante el presente blog. Queremos que tengas en cuenta que no hay una lista de verificación absoluta o un requisito específico mandatorio que exija un determinado tipo de lista de Verificación. La lista de verificación es un documento guía que permite no perder el control de lo que se debe verificar y debe ser realizada previamente. Se debe tener presente que la lista de verificación debe permitir el registro de las evidencias obtenidas, en esta se requiere evidenciar tanto la conformidad como la no conformidad. A continuación daremos unas recomendaciones al momento de realizar listas de verificación: ANTES DE LA AUDITORÍA EN SITIO. 1. Tener siempre presente el criterio sobre el cual se realizará la auditoría. En ocasiones el auditor se puede desviar de la auditoría al no tener claro el criterio. Para esto debemos tener en cuenta el plan y el programa de auditoría. El criterio puede ser una norma como ISO 9001:2015, un contrato o algún requisito legal, depende del programa y del plan de auditorías. 2. Tenga presente los requisitos y/o numerales a aplicar dentro de un proceso, evite auditar criterios o numerales que no aplican a determinados procesos, para esto se debe realizar una preparación previa y revisión de la documentación, evitando así improvisaciones y pérdidas de tiempo. 3. Conozca previamente la documentación del proceso, entre estos: Pagina web, caracterizaciones, manuales, procedimientos, indicadores, mapas de riesgo, entre otros; serían bastante útiles al momento de planificar una lista de verificación. 4. La lista de verificación no necesariamente debe estar orientada por preguntas, simplemente puede identificar abiertamente los elementos a verificar. Veamos con un ejemplo: Es recomendable que en la lista de verificación registre en tema y durante la auditoría realice las preguntas. Es decir, no necesariamente deben estar las preguntas previamente, con esto podrá abarcar más preguntas de un mismo tema, obtener más evidencia y optimizar el tiempo. Planificar las listas de verificación a modo de preguntas podría generar ineficiencia ya que por más que se desee ser específico, las preguntas quedan de modo general y al momento de la auditoría se requerirá formular muchas más preguntas. Adicionalmente las preguntas deben resolverse con la información enviada por parte de los auditados previamente a la auditoría en sitio. DURANTE LA AUDITORÍA EN SITIO. 1. Es posible que como auditor realice preguntas muy específicas en términos del sistema de gestión de calidad y que el auditado no entienda, es recomendable que para obtener la confianza del auditado y así mismo obtener la mayor cantidad de evidencia realice preguntas objetivas. El auditado no está obligado a conocer sobre terminología o numerales de la norma a auditar en su totalidad, pero sí es posible que tenga claro lo que debe hacer. El auditor debe desarrollar la competencia necesaria para saber preguntar. Nota: Las preguntas aunque se planifican de modo abierto en su mayoría, deben requerir evidencias específicas de cumplimiento. 2. Sea de mente abierta: Con la experiencia los auditores poco a poco corren el riesgo de perder objetividad. Esto teniendo en cuenta que al conocer muchas empresas y sus respectivos métodos, es posible que exija similitud en dichos métodos para concluir sobre la conformidad. Es decir, nunca se desvíe del requisito y acepte diferentes modos de cumplirlo. 3. Sea claro en la evidencia que recoja. En caso de tratarse de una no conformidad, es necesario identificar el criterio que se incumple y la evidencia del incumplimiento, es por esto que se debe evitar dejar evidencias subjetivas. Adicionalmente es necesario identificar adecuadamente la evidencia, esto en razón que es sobre la evidencia donde se toman las correcciones. Recuerde siempre el objetivo de la auditoría, la lista de verificación debe ayudar a concluir finalmente sobre el objetivo propuesto. Sería un ejercicio inútil la realización de auditoría si se encuentra gran cantidad de hallazgos y no se concluya, este es un error bastante común en los auditores internos ya que no concluyen. Esta no conclusión debe estar alineada al objetivo planificado y no sobre percepciones generales del auditor sobre la auditoría. Debemos ser conscientes del rol que tenemos como auditores, es un rol de aliado en el mejoramiento continuo que no debemos mezclar con egos o sentimientos de superioridad, recuerden que el mejor auditor no es el que identifique más conformidades, hable más fuerte o genere más miedo, tal y como desafortunadamente muchos auditores actualmente lo creen. Esperamos que este blog les permita formular listas de verificación que agreguen valor a los sistemas de gestión y clientes de auditoría. Recuerden que ARGUS SOLUCIONES INTEGRALES S.A.S. contamos con servicios de Formación, asesoría y auditoría interna enfocados en optimizar los sistemas de gestión.
