Introducción a Office 2000/XP/2003

Introducción a Office 2000/XP/2003
REQUISITOS MÍNIMOS DEL EQUIPO OFIMÁTICO:
Usuario/alumno de Office 2002 (Office XP):
-Pentium II/III a 500 Mhz.
-128 Mb de memoria RAM.
- 300 Mb de disco duro para el paquete de programas.
-Windows 98/Windows 2000/Windows XP con Service Packs.
-Internet Explorer 5.0 o superior (opcional).
-Conexión mínima de Internet de 56 Kbits/Línea ADSL (si se usa conexión a Internet).
REQUISITOS DE INTALACIÓN
-Permitir descargar controles ActiveX firmados (algunas aplicaciones/funciones de
Office no funcionan).
-Acceder al ordenador como administrador de sistema para poder descargar controles
al menos la primera vez que se accede al curso. Después conectarse como usuario
sin privilegios de administración.
INTRODUCCIÓN
El paquete ofimático Office 2002 de pago, o el OpenOffice gratuito, son un
conjunto de programas que están pensados para la realización de las tareas básicas
de gestión/monitorización/facturación de cualquier hogar o empresa. Las nuevas
versiones de ambos programas introducen cambios en los mismos.Así, las posibles
aplicaciones que nos vamos a poder encontrar, así, si la instalación que realizamos es
la de Office 2002, vamos a tener:
- Word: Es el procesador de textos.
- Access: Es la base de datos.
- PowerPoint: Es un programa de presentaciones gráficas.
- Excel: Es una hoja de cálculo.
- Frontpage: Es un programa de diseño Web.
- Outlook: Cliente de correo electrónico poco utilizado.
- PhotoEditor: Programa para manipular de forma sencilla, fotografías.
Todo este conjunto de programas ofimáticos nos van a permitir realizar todo tipo
de tareas, utilizando formatos de archivos del tipo: doc, mdb, ppt, xls, etc. todos
estos tipos de ficheros son propietarios de Microsoft. En el caso de los programas
gratuitos como OpenOffice, los formatos de ficheros que se utilizan son formatos
libres, del tipo odt (Open Document Text) y otros similares, PERO reconoce los
formatos utilizados por Microsoft. Todo lo que se explique para office 200x es
perfectamente aplicable a anteriores versiones o a futuras versiones de Office,
diferenciándose fundamentalmente unas de otras en los recursos de hardware y
software necesarios y han añadido pequeñas mejoras/funciones únicamente.
El procesador de textos Word nos va a permitir escribir cualquier tipo de texto o
documento, sobre el cual se van a poder ir añadiendo/incrustando cualquier tipo de
información: gráficos, dibujos, fotografías, hojas de cálculo, etc. Es la aplicación típica
utilizada en la mayoría de las oficinas.
La base de datos Access nos va a permitir recopilar información sobre cualquier
tipo de objeto/cosa/persona y realizar una clasificación de la información obtenida,
según los criterios de clasificación que se hayan definido. Se utiliza para organizar de
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forma ordenada la información que presente características comunes. P. ej., un listín
telefónico en el que figuren: Nombre y Apellidos, Dirección y Teléfono de las personas
que tienen teléfono en Alcorcón.
El programa de presentaciones gráficas PowerPoint se utiliza, como su nombre
indica, para realizar presentaciones llamativas, de forma que en cada una de las hojas
de la presentación solo se incluyan las ideas esenciales que se pretenden
mostrar, con un máximo de 10 líneas por cada una de las hojas de la presentación.
La hoja de cálculo Excel permite realizar, por medio de filas y columnas una
ordenación de datos, similar a la que se obtiene por medio de Access, pero de una
manera más sencilla: Se ponen los encabezados como título y debajo se colocan
todos los datos obtenidos.
El programa de presentaciones web Frontpage permite la realización de páginas
web, incluyendo casi todo tipo de contenidos (fotos, animaciones, videos, etc.). Una
vez obtenida la página con todos los textos/imágenes, etc., todos los ficheros
generados, deberán de ser transferidos al servidor.
El programa de correo electrónico Outlook es un cliente de correo electrónico que
se utiliza en algunas empresas que quieren disponer de su propio servidor de correo
electrónico y que todos sus empleados puedan leer el correo sin tener problemas de
incompatibilidades entre aplicaciones. Su inconveniente es que almacena los correos
en modo local en el ordenador del usuario, facilitando así la difusión de los virus
informáticos.
Elementos comunes de Office 200x:
Tal y como se puede comprobar en todas las pantallas copiadas, existen en
todas ellas una serie de elementos comunes: La Barra de Tareas y las Barras de
Herramientas, así como un conjunto de opciones, que al ir desplegando las barras de
tareas se puede comprobar que son muy similares. Conociendo el manejo de las
barras de tareas y de herramientas de una aplicación¸ podemos utilizar otra
aplicación de forma sencilla. Nos vamos a centrar ahora mismo en las barras de tareas
y herramientas de Word, y luego realizaremos prácticas con el resto de aplicaciones.
La pantalla básica de word/excel/access/powerpoint tiene una apariencia
similar a las de la figuras; en éllas se puede distinguir un menú de texto que se
denomina Barra de Tareas que agrupa menús desplegables (por palabras clave, p. ej.
Archivo”) y algunos de los iconos más usados; se activan de dos formas diferentes:
Pantalla básica de Word:
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Pantalla básica de Excel:
Pantalla básica de Access:
Pantalla básica de PowerPoint:
Acceso a funciones/tareas
Para realizar cualquier función de las disponibles en la barra de herramientas o
en los iconos desplegados en estas pantallas, hay dos formas de hacerlo:
- Situándose con el ratón encima de los menús, se despliega un menú con opciones,
pulsando sobre el texto, p. ej. Archivo, se despliega un menú de opciones.
- Pulsando la tecla Alt + tecla subrayada de la Barra de Tareas, p. ej. en la Tarea
Archivo, está subrayada la A, basta entonces con pulsar Alt + A y se desplegará
este mismo menú. Nos desplazamos en la barra de tareas con las flechas
El menú desplegable de la Barra de Tareas , utilizando el ratón, sería similar al
que aparece en la figura, que incluye inicialmente solo algunas de las opciones,
pulsando sobre las flechas “>>” se obtendrán todas las opciones del menú.
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Estos menús se obtendrían igualmente si pulsamos la tecla Alt + A (de Archivo).
Cuando se inicia el Word/Excel/Access/PowerPoint/Frontpage, se puede
ABRIR un documento previo existente (carpeta abriéndose), o crear uno nuevo (hoja
en blanco), por medio del menú contextual o por medio del icono correspondiente:
Por medio de Abrir, podemos recuperar cualquier documento/hoja de
cálculo/base de datos/presentación; en este caso de texto. Si no nos aparece en
pantalla, y tenemos la seguridad de estar en el directorio correcto, deberemos de
cambiar el formato de documentos visualizables, salvo que indiquemos “*.* como
formato del documento.
Si está seleccionada la opción formato RTF, visualizaríamos solo los
documentos que acaben en “xxxxx.rtf”, con lo cual, si no hay ninguno, no veremos
nada.
Si la opción elegida es mostrar todo, nos aparecerá una pantalla que nos
mostrará todos los ficheros del directorio en el que estemos situados, similar a la
figura:
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Una vez abierto el documento y realizados los cambios que se deseen realizar en
el mismo, podemos guardarlo de dos formas distintas:
-
Guardar
Guardar como…
La opción Guardar, nos va a guardar el documento que tengamos abierto en ese
momento en el directorio sobre el que se haya definido guardar las
plantillas/ficheros. Es la opción que se debe de utilizar, una vez definido donde
guardar el fichero.
La opción Guardar como… nos va a permitir definir el directorio/subdirectorio en el
cual se va a guardar el fichero, desplazándonos hasta él “pinchando” con el ratón
sobre el directorio correspondiente, así como el formato en el que es guardará el
documento.
Así, si el documento se realiza en Word 2007 y queremos que lo lea cualquier
versión de Office anterior, deberemos seleccionar a la hora de guardarlo, que se
guarde como documento de Word 97-2007 o alguno que permita su apertura por
cualquier destinatario del documento , con una apariencia similar a la del ejemplo:
Menús desplegables de la Barra de Tareas
Dentro de la Barra de Tareas hay un buen número de opciones de Ver el
documento, Insertar en él nº página, encabezado, etc, Formato del texto, color, etc.,
Herramientas para añadir herramientas de dibujo, controles, 3D, etc, Tabla, para
añadir tablas en el documento, visualizar/ocultar líneas, etc.
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Aquellas casillas que aparezcan con una marca (p. ej. la “regla”), serán
opciones que estarán activas, si deseamos desactivarlas, basta desmarcarlas.
.
Según el tipo de documento que vayamos a realizar, así seleccionaremos previamente
las configuraciones necesarias.
Creación de documentos en Word
En el uso normal del procesador de textos Word, normalmente se van a realizar
un conjunto limitado de actuaciones para crear un documento:
1. Se decide el tipo de documento que se va a crear (fax, memorándum, carta,
etc.) y si va a ser en Vertical o Apaisado.
2. Si se dispone de una plantilla previa, se selecciona: Archivo→Abrir→ en el
menú de búsqueda seleccionamos Plantilla de documento (dot); en caso
contrario, abrimos un Archivo → Nuevo.
3. Se selecciona el tipo de letra, color y su tamaño (Crtl+M), así como su
alineación (izqda, dcha, centrada, justificada), nº de columnas, etc.
4. Se activa o no “Mostrar/Ocultar símbolos” pulsando sobre su icono:
. De
esta manera se visualizarán los saltos de páginas, tabulaciones,
espaciamientos, etc. Estos caracteres permanecerán ocultos a la hora de
escribir, pero nos permiten ver la forma en que estamos escribiendo.
5. Se comenzará a escribir el texto que pensábamos realizar, pudiéndose añadir
en cualquier momento, imágenes, cuadros de texto, iconos, tablas, hojas de
cálculo, etc.
6. Una vez finalizado el documento, se procederá a guardarlo en un disco duro o
flexible, para poder recuperarlo cuando sea necesario. Se realizará una
visualización previa del documento antes de imprimirlo, pulsando sobre el icono
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o el comando de Vista preliminar
, que nos mostrará la forma en que
quedará el documento una vez impreso:
Se pueden implementar otras muchas funciones, pero están mejor detalladas
en los manuales específicos de Office o se pueden consultar en la ayuda de Office.
Dada la pésima ortografía que se tiene hoy en día, conviene activar las
funciones de corrección automática de las que dispone Word, pero recordando que no
pueden sustituir a la ortografía personal. Se despliegan desde Herramientas →
Opciones:
OJO: la mayoría de la ortografía que corrige Word está traducida en América del Sur, con lo cual
muchas palabras no son corregidas a la ortografía castellana, incluyendo acentos.
Otro parámetro que podemos modificar para conocer cómo y dónde se
guardan los ficheros, es configurar el apartado de Ubicación de Archivos, en donde
indicaremos la carpeta/s donde guardar nuestros documentos:
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Trucos y/o accesos directos del teclado
Hay determinadas combinaciones de teclas que nos van a permitir realizar, con
su sola pulsación, acciones que llevarían mástiempo si se realizaran con el
desplazamiento del ratón.
Así, el icono Guardar, se puede realizar pulsando Crtl + G, si por el contrario
queremos Imprimir la combinación sería Crtl + P, habiendo muchas combinaciones
disponibles según la aplicación que se trate.
Si por el contrario, queremos desplazarnos por la barra de tareas y desplegar
los menús, pulsaremos Alt + tecla subrayada, con lo que se despliegan los menús
asociados. En el caso del procesador de textos Word, las combinaciones más
usuales, serían:
Para
Presionar
Ver la ayuda
Salir/cerrar el programa
Copiar
Pegar
Cortar
Deshacer
Fuentes de letra
Buscar y reemplazar
Seleccionar todo
Imprimir
Texto justificado
Texto centrado
Texto alineado a la izquierda
Desplegar menús barra tareas
er
Imprimir imagen 1 plano
Imprimir toda la pantalla
F1
Alt + F4
Crtl + C
Crtl + V
Crtl + X
Crtl + Z
Crtl + M
Crtl + L
Crtl + E
Crtl + P
Crtl + J
Crtl + T
Crtl + Q
Alt + tecla subray.
Alt + Impr Pant
Pulsar Impr Pant
Alineación del texto
Una de las cualidades del procesador de texto Word es que permite,
escribiendo sin faltas de ortografía obviamente, dejar el texto alineado a la dcha., a la
izqda., centrado o justificado. Estas funciones pueden parecer no ser importantes,
pero cuando se está redactando un Curriculum vitae, por ejemplo, que escribamos
como aparece a continuación (incluyendo faltas de ortografía), “dice mucho” del que se
presenta a una oferta de trabajo:
Se puede observar en el párrafo anterior que la alineación del texto es distinta
en todas las líneas; aparecen subrayadas las palabras que Word considera están mal
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escritas (si tenemos activado el corrector ortográfico), pero los acentos, no los
“detecta” como errores, como se indicó anteriormente.
Como norma general, para escribir de una forma elegante y que resulte
presentable, conviene activar antes de empezar a escribir un documento, el tipo de
alineacion que se va a usar; ante la duda, pulsar alineación justificada
como
mejor opción, para que nos deje las líneas escritas de igual longitud, como se hace en
este documento.
Si se hiciera una alineación a la izquierda, el texto quedaría como aparece
a continuación, dejando sin completar la primera línea
Activación de varias columnas de texto/Fondo del documento
A veces, tal y como se puede comporbar en muchos libros, es necesario
escribir al menos a 2 columnas; para ello se dispone dentro del menú de Formato, la
opción de columnas, que nos va a permitir fichas el nº de columnas que queremos
utilizar en el documento, y a partir de qué momento empezamos a utilizarlas; si no
se indica, nos cambiará el formato de todo el documento escrito.
En otras ocasiones, también sucederá que entregemos documentación y que
nos interese resaltar que se trata de un documento de la empresa en la que
trabajamos o que se trata de un borrador. Esto es puede hacer, superponiendo un
fondo o marca de agua, que se despliega desde Formato → Fondo → Marca de
agua impresa, como se despiega aquí:
A partir de activar la marca de agua impresa, en diagonal y semitransparente,
las hojas impresas llevarían dicha marca y en alguna ocasión evitarán polémicas sobre
el documento.
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Encabezados y pies de página
Es normal que en todos los documentos nos aparezca, al igual que ocurre aquí,
una numeración de las hojas del mismo así como el nombre del documento, en todas
y cada una de las hojas. Para ello se recurre a la utilización de los Pies de página, que
permiten incluir el nombre del documento impreso, lo cual facilita tanto su localización
como su ubicación.
Numeración de páginas
Cuando se genera un documento que ocupa varias páginas, conviene incluir en
el mismo una numeración para que, si se descolocan las hojas una vez impresas, sea
posible ordenarlas. Word incorpora esta opción desde Insertar → Números de
página, que nos va a permitir numerar todas y cada una de las hojas, seleccionar el
tipo de números que se utilizarán y el número a partir del cual se iniciará la cuenta, en
el caso de que sea un documento parcial dentro de otro, por ejemplo.
Una vez desplegado el menú de numeración y el formato de la numeración de
la página, tendría este aspecto:
Una vez indicada la posición de los números, la alineación, el formato de
número y a partir de qué número empezar a numerar, esta numeración nos aparecería
en la parte inferior derecha (tal cual se ha seleccionado), dentro del pie de página,
pudiéndosele añadir a través del menú de Encabezado y pie de página la
numeración total del documento; así nos aparecería por ejemplo 20/40, 21/41, ….
Generación documentos PDF protegidos
A la hora de imprimir cualquier documento generado por Word, basta con
desplegar el menú de Imprimir y seleccionar la impresora a seleccionar. Si queremos
enviar el documento y que lo pueda leer cualquiera que lo reciba, pero no lo modifique,
podemos enviarlo en formato PDF, para ello deberemos instalar la “impresora Acrobat
PDFWriter” o lo que es lo mismo, el programa ADOBE ACROBAT, que nos aparecerá
en pantalla así:
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A partir del momento en que seleccionemos la impresora “Adobe PDFWriter”, el
documento de Word, Excel, Access, PowerPoint, etc, se convertirá en documento tipo
“pdf”, ocupando menos espacio en el disco duro y pudiendo configurarlo para
que no se pueda ni imprimir, en caso necesario. Durante el proceso de impresión,
nos preguntará el directorio donde guardar el fichero pdf que acabamos de crear,
indicándoselo a partir de la ventana:
En el caso del programa OpenOffice, los documentos podemos imprimirlos
como en el procesador de Office y podemos exportarlos con formato “pdf”, sin
necesidad de añadir ningún programa de pago.
Impresión de documentos
Una vez que se ha finalizado la edición/creación de un documento, hay que
proceder a imprimirlo en muchas ocasiones, para ello se despliega el menú de
impresión (Crtl + P) y se selecciona la impresora correspondiente, sobre todo cuando
se está trabajando en una empresa con impresoras en red de área local, que habrá
que configurar el administrador de la red para que podamos utilizarla, desde el Panel
de Control o desde Buscar impresora del menú de impresión.
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Se puede configurar no solo la impresora, sino la forma de impresión de los
documentos; así, si se desea imprimir el documento a doble cara, habrá que
seleccionar “Imprimir solo páginas impares”; una vez impresas éstas, colocaremos las
hojas de forma adecuada en la impresora y seleccionaremos “Imprimir páginas pares”,
con lo que tendremos nuestro documento a doble cara ya creado.
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Creación de hojas de cálculo en Excel
Excel es una hoja de cálculo que nos va a permitir realizar cálculos
automatizados y ordenador de datos, partiendo de una/s tabla/s de datos, previa.
Una hoja de cálculo está constituida por un conjunto de filas (numeradas desde
el 1 hasta al menos el 15.000) y de columnas (numeradas desde la A hasta al menos
la AAA). Cada celda así definida, nos va a permitir almacenar información en ellas, ya
sean del tipo texto, número o alfanumérico.
Una hoja de cálculo podría ser utilizada por un taller de reparación de teléfonos
móviles, en la cual se han de almacenar los datos de los diferentes terminales que son
recibidos de los clientes, su número de serie, si es garantía o no, piezas sustituidas,
coste parcial y coste total; sería algo similar a lo que aparece en la figura:
Nombre y
Apellidos
Marca
Modelo
Avería
Pedrito
Nokia
3110
Teclado
Teclado
32 €
Display
20 €
52 €
Manolo
Siemens
A65
Tecl+pant
50 €
------
0
50 €
Luis
Ericsson
33128
Pantalla
No
enciende
F.A.
20 €
Conector
10 €
30 €
Reparac1 CosteReparc1 Reparac2 CosteReparc2
Total
Una vez que se ha detallado todo el conjunto de piezas de repuesto sustituidas,
el coste de cada una de ellas, se deberá de elaborar una factura con el coste total y el
conjunto de tareas efectuadas en la reparación, indicando la fecha de la factura, para
futuras reclamaciones. Todo ello puede ser elaborado por medio de Excel,
seleccionando convenientemente los datos de la factura, desde la propia hoja de
cálculo se podría realizar la factura asociada:
Como se puede comprobar, con una hoja de cálculo se pueden realizar las
facturas, pero incluso se pueden CASI cualquier tipo de función matemática entre
cualquier celda de datos numéricos del fichero/s que tengamos abierto en esos
momentos. Así, podemos tener 2, 3, 4 o 5 hojas abiertas con datos dentro del
documento Excel y en la última hoja se pueden realizar cálculo que impliquen al resto
de las hojas del documento.
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Formato de datos
Los datos que puede manejar Excel son de muy diversos tipos: desde datos
numéricos, pasando por textos, fechas, alfanuméricos, etc., tal y como se despliega
cuando se pulsa el botón derecho del ratón cuando estamos sobre una celda:
En el caso de pretender introducir en una columna datos de tipo Fecha,
seleccionaríamos toda la columna para introducir Fecha, de tal manera que cuando se
proceda a introducir un dato que no tenga este formato, nos aparecerá erróneo. Es
muy útil para el caso de casillas en las que se pretende introducir un tipo concreto de
información. Si en lugar de datos numéricos introducimos fechas, nos aparecerá una
indicación de error.
Formato de celdas
En muchas ocasiones aparecen en las presentaciones de hojas de cálculo
líneas que separan los datos o éstos aparecen coloreados, resaltados, etc. Para
realizar ésto basta con situarnos sobre la/s casilla/s que queremos dejar con un borde,
pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Formato de celdas; ahí
abriremos la solapa de Bordes, en donde procederemos a seleccionar los lados de la
hoja sobre los que queremos añadir los bordes, así como su grosor.
Introducción de fórmulas
Como se ha indicado anteriormente Excel es una hoja de cálculo, lo cual
implica casi siempre la introducción de fórmulas en las celdas que sea necesario, que
hacen referencia a otras celdas, usando las referencias de celda (una referencia de
celda está formada por la letra de la columna seguida por el número de su fila).
Las fórmulas contienen como norma general, los tres elementos siguientes:
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1.
Un signo igual “=” al comienzo. Es necesario para crear una fórmula.
2.
Uno o más valores o referencias de celdas que serán calculados, por ejemplo
puede ser “=5” (un valor constante), “=G12” (referencia a una celda) o
“=G12+G4+5” (dos referencias de celdas y una constante).
3.
Un operador matemático para enlazar las referencias de celda, p. ej: +,-, x y /.
Los pasos para introducir una fórmula son sencillos:
•
•
•
•
Nos posicionamos en la celda donde introducir la fórmula.
Escribimos el signo “=”.
Después del signo “=” se introduce las referencias de celdas y el/los
operador/es matemáticos.
Pulsar Intro para finalizar la expresión matemática.
Es importante tener en cuenta que las celdas que se relacionen en las fórmulas,
pueden pertenecer a distintas hojas de cálculo de entre las que disponga el
documento.
La apariencia que tendría la hoja sería similar a la de la figura:
Una vez introducidos los datos y la fórmula que queremos realizar, ésta se
puede copiar sobre diferentes filas de una misma columna. Así, si por ejemplo
queremos calcular el importe total de un grupo de productos, sabiendo el importe de
cada uno de ellos, creamos la fórmula sobre una celda y copiamos dicha fórmula
sobre las demás.
Nota: se copia la fórmula en las casilla, pero se cambia la fila en la que se aplica.
Algunas fórmulas matemáticas son muy utilizadas, como por ejemplo la
AUTOSUMA (letra sigma del alfabeto griego) Σ de tal manera que si queremos sumar
varias columnas, se marca la función autosuma, se seleccionan las celdas a sumar
más la celda destino de la suma.
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Propiedades comunes en Office (Word, Excel, Powerpoint, access)
Como se indicó al principio de este documento, hay funciones que son
compartidas por todas las aplicaciones de office, incluso muchas de las teclas
combinadas (Crtl+tecla de función) se pueden utilizar aquí. Las que más vamos a
utilizar son las típicas de Copiar (Crtl + C) y Pegar (Crtl + V), Guardar, Guardar
como… que nos van a evitar en muchos casos hacer uso del ratón continuamente.
Además, salvo la barra de herramientas de “Tabla”, todas las demás
herramientas de la barra de tareas tienen una función similar a la que tienen en el
procesador de texto.
Una opción muy útil que permite Excel y casi todos los programas, es añadir
dentro de la barra de tareas, aquellos iconos de funciones o aplicaciones que más
frecuentemente se utilizan. Al igual que ocurre en las otras aplicaciones de Office, se
añaden desde la Barra de Herramientas → Personalizar. El cuadro de diálogo que
aparece nos va a permitir una vez seleccionada la función a añadir, (por ejemplo
Eliminar filas y Eliminar Columnas) las arrastramos con el ratón hasta la barra de
tareas y la soltamos, quedando ahí añadida de forma definitiva al cerrar la aplicación
Excel.
Selección del área de impresión
Una vez que se ha completado una hoja de cálculo, es frecuente tener que
imprimirla para su distribución/almacenamiento para cuestiones de garantías,
seguimiento de averías, etc. y hay que seleccionar qué es lo que se imprime. Al igual
que en todas las aplicaciones, se puede hacer una Visualización previa (icono de
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hoja en blanco con una lupa) o Seleccionar el área de Impresión. Para ello
deberemos de seleccionar el área a imprimir marcándola con el ratón y a
continuación, iremos a la barra de herramientas, seleccionaremos Archivo y después
Establecer área de impresión.
Una vez establecida el área de impresión, la visualización previa nos daría una
aproximación a como quedaría la hoja impresa:
Si quisiéramos que aparecieran en el documento impreso las líneas de división
de las celdas, seleccionamos el área donde queremos añadir las líneas y las añadimos
desde Formato de Celdas →Bordes o en el menú de Configurar página,
marcaríamos la opción de Líneas de división:
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Creación de bases de datos con Access
Hoy en día estamos acostumbrados a que, mediante una simple llamada
telefónica a un número de información telefónica y dando como única información los
datos de la persona a la que queremos llamar, nos faciliten su teléfono e incluso su
dirección. Esto es posible porque durante mucho tiempo, se han estado introduciendo
en las bases de datos relaciones (puede ser Access, Oracle, Lotus 123, Paradox,
Informix, etc.) los nombres y apellidos, número de teléfono y dirección de todos las
personas que tienen contratado un teléfono, todo ello con dos objetivos: por un lado
poder hacer que le llegue la factura telefónica y luego “vendernos” el servicio de
información telefónica.
Un ejemplo de una base de datos sencilla, puede ser la que hay a
continuación:
Como se puede observar, se trata de una base de datos sencilla: figuran los
datos personales de los alumnos junto con su correo electrónico, edad y una casilla de
validación indicando si son o no repetidores, utilizando el formato de filas por
columnas.
Pasos para la creación de una base de datos
La elaboración de una base de datos, se asemeja en cierta medida a la que se
realiza cuando se trabaja con una hoja de cálculo. Lo primero que tenemos que tener
claro es qué tipo de datos vamos a manejar, de toda la información que tenemos
disponible, cual va a ser la que nos interesa y el tamaño de los campos que vamos a
introducir.
Es mejor hacer un borrador de hoja de cálculo en papel, ver como quedan
los datos que introducimos, si se sospecha que falta algún dato relevante, corregir el
error/omisión y a continuación empezar a crear el conjunto de elementos que van a
definir/caracterizar nuestra base de datos. Una vez realizados estos pasos, ya
introduciremos los datos.
Como norma general, cuando se van a introducir los datos en una base de
datos que se vaya a crear con Access, hay que seguir los siguientes pasos:
1.
2.
Se define previamente la estructura de la base de datos.
Se indica el nombre de la base de datos y el directorio donde se guarda.
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3.
A continuación, nos aparece una pantalla similar a la de la figura, que nos va a
permitir definir la estructura de la base de datos:
4.
Una vez en esta pantalla, damos a “crear una tabla introduciendo datos”, que nos
va a abrir la pantalla inicial de creación de una base de datos:
Vista normal
5.
Vista diseño
A continuación, situándonos sobre Campo1, Campo2, etc. con el botón
dcho. Nos preguntará si queremos Crear una tabla introduciendo datos ,
tendríamos un icono como el siguiente en pantalla
y procederíamos a
cambiar el nombre de los campos, llamándolos por ejemplo, “Nombre y
Apellidos”, “correo electrónico”, etc. El inconveniente de este procedimiento
es que resulta más tedioso el crear la base de datos si no tenemos claro
como se crea, además que no permite definir el tipo de ampos a rellenar (si
son datos, texto, número, etc); la mejor forma desde mi punto de vista es
desde el icono correspondiente a Vista diseño, una escuadra,
que nos
va a permitir realizar la base de datos en vista diseño. La apariencia que
tendría en Vista diseño sería similar a la de la figura adjunta, en donde se
puede comprobar cómo ha sido necesario ir definiendo cada uno de los
elementos que integran la base de datos: Apellidos y nombre, edad, correo
electrónico, repetidor, etc. Con los datos ya definidos, a continuación
indicaríamos guardar la estructura de la BBDD y podríamos si quisiéramos,
empezar a introducir los datos.
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19
6.
Una vez creada la estructura de nuestra base de datos, al pinchar sobre la X
de cierre de aplicaciones, nos preguntaría si guarda la estructura de la
BBDD; lógicamente diríamos que sí. Nos preguntaría el nombre con el que
guardar y le indicaríamos el nombre y ubicación de la BBDD.
Si nos pregunta en algún momento si queremos añadir una “Clave principal”, le
indicaremos en un primer momento que no, y nos dejará ya creada nuestra
estructura de base de datos elemental. Nos retornará una pantalla inicial similar
a la de la figura adjunta:
A partir del momento que ya tenemos la base de datos creada, podremos
generar Consultas, Formularios, Informes, Macros que nos van a permitir
trabajar con nuestros datos para generar informaciones complementarias. Así,
si en vez de tener una sola base de datos tuviéramos otra adicional con las
notas de los alumnos, podríamos proceder a generar informes que nos
relacionen las notas de los alumnos con el hecho de ser si son repetidores y su
edad.
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Consultas de bases de datos
Una consulta de una BBDD es uno de los procesos de selección más utilizados
en cualquier base de datos, por ejemplo cuando preguntamos el número de teléfono
de un amigo a un servicio de información telefónico, el operador introduce los datos
que le hemos facilitado y “pregunta” al gestor de BBDD el dato que nos interesa: el
número de teléfono.
Nosotros podemos crear igualmente consultas en las bases de datos, por
ejemplo podemos consultar cuántos alumnos de los que están cursando determinada
asignatura están repitiendo y cuántas convocatorias les queda por agotar.
Si tuviéramos una BBDD muy completa, con 30/40 campos de datos
introducidos, para consultar las convocatorias agotadas resultaría muy tedioso ir
alumno por alumno viéndolo. Se realizan consultas que van a combinar campos de
datos concretos de nuestra/s BBDD, de forma que solo consultemos lo que nos
interesa, no lo contrario.
Para realizar este proceso de crear consultas, es imprescindible tener creada
la BBDD; siendo recomendable utilizar Crear una consulta utilizando el asistente,
que va a preguntarnos de donde queremos obtener los datos para crear la consulta y
qué consulta queremos hacer.
A partir de este asistente vamos eligiendo los campos que vamos a utilizar para
realizar la “consulta”, podemos elegir los datos procedentes de las Tablas/Consultas
que se desplegarían desde donde está la Tabla de Alumnos y Matriculados, eligiendo
los campos que nos interesará utilizar, combinando ambas tablas (puede haber
muchas más tablas de datos que nos interese combinar.
Una vez rellenados los campos de la consulta a realizar la pantalla quedará
similar a la de la figura:
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A veces la consulta puede ser muy sencilla: por ejemplo listar los alumnos que
son repetidores de una determinada asignatura; así, basta con utilizar una BBDD para
poder realizar la consulta.
Para facilitar el aprendizaje básico del funcionamiento de ACCESS, vamos a
utilizar como referencia la BBDD Neptuno para visualizar como quedan las consultas,
informes y formularios.
Así, si utilizamos Neptuno, podremos ver las consultas que han generado; la
mayoría han seleccionado una sola tabla de las que componen la BBDD para cada
consulta.
Al desplegar una de las consultas, podemos verla en Vista diseño o en Vista
gráfica:
En la Vista diseño se pueden ver los campos seleccionados para elaborar esta
consulta.
Se puede comprobar que en la consulta, solo se utilizan aquellos campos de la
BBD que nos hacen falta para obtener la información que interesa. Otra información
importante por ejemplo en un taller de reparaciones, sería consultar las reparaciones
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de monitores TFT de un determinado fabricante, el tipo de avería localizada, módulo/s
sustituido/s para aprovisionar repuestos en futuras reparaciones.
Formularios
Cuando se trata de introducir datos en una bbdd, éstos se pueden introducir
dentro de una tabla de la bbdd “a secas” o por medio de una presentación bonita, que
va a dar a nuestra empresa una imagen de seriedad, no de “pepe gotera y otilio,
chapuzas a domicilio”. Así, si a la hora de introducir los datos en nuestra bbdd,
colocamos un fondo azul, el logotipo de nuestra empresa y un conjunto de campos a
los que podemos mantener los nombres que aparecen en los campos de nuestra
bbdd o cambiárselos, tendremos de cara al cliente e incluso de cara a la hora de
introducir los datos, la probabilidad de equivocarnos menos en la introducción de
datos.
Así, un formulario-tipo podría ser el que corresponde al formulario “pedidos” de
la bbdd Neptuno:
Como se puede comprobar, la “presentación” que tenemos de la bbdd es muy
distinta a la que tendremos si seleccionamos la “vista diseño”:
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Los datos que tenemos en el formulario “a rellenar” van a ser los mismos que
los de la bbdd de “pedidos”, lo único que va a variar es la forma en la que se
presentan, sobre todo los nombres de los campos. Si nos fijamos en la “vista diseño”
de la tabla de “pedidos, veremos que los campos que se utilizan “se parecen” mucho a
los que tenemos en el formulario: son los mismos datos, nada más que variando la
presentación.
Dentro de la vista diseño se configuran o pueden configurar todos los campos
para que únicamente tengan uno o varios valores posibles, evitando así la
introducción de datos erróneos. Si por ejemplo un campo es de fecha, se define el
mismo como campo de fecha y de esta forma si al introducir los datos en el informe
nos equivocamos, nos dará la indicación de formato erróneo.
Informes
Este es el apartado que más problemático resulta de explicar y solo se va a
hacer una pequeña introducción de los mismos.
Un informe es un conjunto de datos ordenados según un criterio de priorización
a la hora de presentar la información. Se suele utilizar sobre todo para obtener detalles
determinados: por ejemplo, las ventas efectuadas en un mes, cuantas reparaciones se
han efectuado en una semana, etc., teniendo una apariencia vistosa los datos que se
presentan.
Utilizando la BBDD Neptuno, tendríamos el siguiente conjunto de Informes
disponibles:
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Si desplegamos el contenido del informe “Ventas por año”, tendríamos el
siguiente informe:
Se puede apreciar que la presentación que tenemos de los datos, como se
indicó anteriormente, resulta bastante vistosa. Presenta los datos ordenados tal y
como queremos que aparezcan y están sintetizados, con lo cual se puede tener una
primera impresión de la evolución de las ventas en este caso concreto.
Si se quiere realizar una comprobación de la evolución de las ventas por
categorías, utilizando códigos de barras, tendremos como presentación:
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Creación de presentaciónes gráficas con Powerpoint
El programa Powerpoint es un programa orientación básicamente a las
presentaciones gráficas de transparencias para visualizar en una pantalla de
ordenador o en un proyector, informaciones condensadas para explicaciones que se
detallan partiendo de las ideas mostradas en Powerpoint.
La creación de una presentación gráfica no difiere mucho del funcionamiento y
uso de un procesador de texto. Los menús, barras de tareas son similares, la
diferencia fundamental es que en vez de rellenar una hoja con texto, se resumen las
ideas básicas en la presentación; si no fuera así, tendríamos tal cantidad de datos
en la pantalla/hoja de presentación que saturaría la información visualizada.
Creación de una presentación
Para crear una presentación, basta con inicializar la aplicación Powerpoint y
nos va a aparecer un conjunto de diseños posibles a utilizar, lo que no significa que
sean los únicos que podamos utilizar.
A partir de este momento, podemos utilizar cualquiera de los diseños
disponibles si es que nos interesa alguno, o empezar desde cero. Si queremos hacer
una presentacion de una actividad relacionada con el deporte, podríamos hacerla
como sigue:
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La “raya” que aparece delante del “2”, indica que el cursor de texto se
encuentra en ese preciso momento escribiendo texto en ese punto. Si quisiéramos
escribir sobre el otro recuadro, tal y como indica la imagen, nos situaríamos con el
ratón sobre el punto indicado. A partir de este momento podríamos empezar a escribir
el texto que quisiéramos. Una vez escrito el texto, podría quedar así:
Una vez que se ha creado una diapositiva, pasamos a crear la siguiente
(normalmente una presentación está constituida por un conjunto de diapositivas o
transparencias), pulsando sobre Insertar → Nueva diapositiva, con lo que aparecerá
una nueva transparencia en blanco, que procederemos a rellenar.
Para los textos escritos que se añaden en las diapositivas, es de reseñar que el
tamaño de letra es mucho más grande que en un documento de texto normal, para
resaltar lo escrito al realizar la presentacion.
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Para añadir imágenes o textos en una diapositiva en blanco o con marcos pero
que ya tenemos rellenos, al pulsar sobre el cuadro de texto y arrastrarlo sobre la
diapositiva, nos aparecerá un pequeño recuadro que conforme vayamos escribiendo
se va a ir agrandando.
Se pueden añadir todo tipo de efectos a las diapositivas: desde hacer que
cuando se pasa de una diapositiva a la siguiente se produzca un efecto de transición
(para ello, ir a Presentación → Transición de diapositiva) pasando por añadir un
fondo con textura (desde Formato, → Fondo → Efectos de relleno y desde ahí en el
menú desplegable vamos cambiando el fondo de la diapositiva).
La vista que tendría la anterior diapositiva al apiclarle uno de estos estilos, la
podríamos visualizar antes de aplicarla; si nos gusta, la aplicamos y nos quedaría
como aparece a continuación:
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OFFICE 2007
Las distintas ventanas que pueden aparecer en Office 2007 difieren
sensiblemente de lo que son las pantallas en las anteriores versiones, todas las barras
de tareas, iconos han cambiado de disposición o han sido sustituido por otros nuevos.
Igualmente se han ido añadiendo nuevas aplicaciones, siendo las más relevantes:
Word: El procesador de textos.
Excel: La hoja de cálculo.
Access: La base de datos.
Powerpoint: Las presentaciones gráficas.
Groove:
InfoPath: Formularios de Access.
OneNote: Agenda electrónica para anotaciones/citas.
Publisher: Plantillas para creación de diplomas, títulos, carteles publicitarios, etc.
Office Picture Manager: Gestión/modificación de fotografías.
Office Document Scanning: Gestión de un scanner previamente configurado.
Office Document Imaging: Programa de reconocimiento óptico de caracteres.
Sólo a título orientativo, las ventanas que aparecen en el paquete Office 2007,
serían las que aparecen a continuación. Todos los iconos y funciones de otras
versiones están disponibles en Office 2007, el problema es encontrar dónde se
encuentran.
Para facilitar la búsqueda y el uso de las funciones más usuales de Office
2007, puede servir de ayuda el recordar las combinaciones de teclas mencionadas al
inicio de este capítulo: la tecla Crtl + una letra nos van a desplegar los menús de las
más importantes funciones que se van a utilizar en Office (al menos para la mayoría
de los usuarios de nivel medio-bajo).
Las aplicaciones que no estaban en versiones anteriores de Office, que solo se
utilizan para funciones muy específicas, se pueden consultar en la ayuda que
incorporan cada una de las aplicaciones puesto que exceden la finalidad de estos
apuntes.
IMPORTANTE: cuando se utilicen las aplicaciones de Office 2007, realizar el Guardar
como… utilizando el formato de datos Documento de Word 97-2003, Libro de
Excel97-2003, etc..
Puesto que en la mayoría de los casos, conociendo las aplicaciones básicas se
pueden generar las tareas que realizan las otras aplicaciones, no resultan
interesantes, al menos para un usuario medio-bajo, pero por medio de prueba-error
podremos realizar diplomas, retocar fotografías, manejar un programa de OCR
(reconocimiento óptico de caracteres) a la vez que el programa de gestión de un
escáner, etc.
En algunos casos, estos programas complementarios realizan las funciones
básicas que otros programas específicos realizan. Así, el programa de OCR que nos
suministre el fabricante de nuestro escáner, junto al programa de gestión de nuestro
escáner, van a permitir optimizar nuestro equipo, puesto que el fabricante ha visto
muchos softwares y ha elegido el que considera más idóneo para él, mientras que
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Microsoft lo hace pensando en su integración dentro de Office, no en la integración
con el scanner.
El comportamiento/funcionamiento de los distintos programas de Office 2002
que existen en 2007, es muy similar, habiéndose añadido como es natural nuevas
prestaciones, basadas sobre todo en el uso de formatos XML y HTML para la rápida
integración de los documentos creados en Internet, sin tener que hacer uso de
programas específicos de creación de páginas web.
Así, si nos fijamos en la ventana de presentación de Word 2007 sería:
Para tener acceso a algunas de las funciones básicas, pinchando sobre el
icono superior izqda. se desplegarían las mismas:
Adicionalmente, el resto de las funciones/comandos se despliegan en forma de iconos
en la barra de herramientas, aunque con distinta presentación a anteriores versiones
de Word y lógicamente habría que identificar por el menú de texto que se despliega
cada vez que nos situamos con el ratón sobre un icono. Por ejemplo, si nos situamos
sobre el icono “Sin espaciado”, nos aparecerá debajo del icono su descripción,
pudiendo ser identificado el mismo.
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El acceso a las funciones básicas, es igual para todas las aplicaciones de
Office 2007 (excel, access, powerpoint, etc.). En el resto de las aplicaciones varía
ligeramente las funciones básicas.
En el caso de Excel, ocurre algo similar:
Como se comentó arriba, “pinchando” sobre el icono superior izqda. se
despliega un conjunto de menús del mismo tipo que los presentes para Word, que
serían las funciones típicas de Excel en otras versiones, en modo texto: Guardar,
Guardar como, Imprimir, etc.
En el caso de PowerPoint, en la pantalla inicial nos sucedería algo similar:
Es de especial importancia recordar nuevamente, que a la hora de guardar
cualquier documento en Office 2007, se guarde utilizando el formato de compatibilidad
con formatos tipo “97-2003”, para que cualquier persona que abra el documento
que hallamos creado, pueda al menos, leerlo.
En el caso de Access, la ventana inicial sería:
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Si se trata del programa para crear diplomas, postales, letreros, etiquetas, etc., se trata
de Publisher y la pantalla de presentación inicial sería:
Desde esta ventana de Publisher podemos realizar los documentos antes
mencionados con una presentación bastante profesional, pudiendo obtenerse por
ejemplo, “diplomas”, como el que aparece en la figura adjunta:
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