Introducción a Office 2000/XP/2003 REQUISITOS MÍNIMOS DEL EQUIPO OFIMÁTICO: Usuario/alumno de Office 2002 (Office XP): -Pentium II/III a 500 Mhz. -128 Mb de memoria RAM. - 300 Mb de disco duro para el paquete de programas. -Windows 98/Windows 2000/Windows XP con Service Packs. -Internet Explorer 5.0 o superior (opcional). -Conexión mínima de Internet de 56 Kbits/Línea ADSL (si se usa conexión a Internet). REQUISITOS DE INTALACIÓN -Permitir descargar controles ActiveX firmados (algunas aplicaciones/funciones de Office no funcionan). -Acceder al ordenador como administrador de sistema para poder descargar controles al menos la primera vez que se accede al curso. Después conectarse como usuario sin privilegios de administración. INTRODUCCIÓN El paquete ofimático Office 2002 de pago, o el OpenOffice gratuito, son un conjunto de programas que están pensados para la realización de las tareas básicas de gestión/monitorización/facturación de cualquier hogar o empresa. Las nuevas versiones de ambos programas introducen cambios en los mismos.Así, las posibles aplicaciones que nos vamos a poder encontrar, así, si la instalación que realizamos es la de Office 2002, vamos a tener: - Word: Es el procesador de textos. - Access: Es la base de datos. - PowerPoint: Es un programa de presentaciones gráficas. - Excel: Es una hoja de cálculo. - Frontpage: Es un programa de diseño Web. - Outlook: Cliente de correo electrónico poco utilizado. - PhotoEditor: Programa para manipular de forma sencilla, fotografías. Todo este conjunto de programas ofimáticos nos van a permitir realizar todo tipo de tareas, utilizando formatos de archivos del tipo: doc, mdb, ppt, xls, etc. todos estos tipos de ficheros son propietarios de Microsoft. En el caso de los programas gratuitos como OpenOffice, los formatos de ficheros que se utilizan son formatos libres, del tipo odt (Open Document Text) y otros similares, PERO reconoce los formatos utilizados por Microsoft. Todo lo que se explique para office 200x es perfectamente aplicable a anteriores versiones o a futuras versiones de Office, diferenciándose fundamentalmente unas de otras en los recursos de hardware y software necesarios y han añadido pequeñas mejoras/funciones únicamente. El procesador de textos Word nos va a permitir escribir cualquier tipo de texto o documento, sobre el cual se van a poder ir añadiendo/incrustando cualquier tipo de información: gráficos, dibujos, fotografías, hojas de cálculo, etc. Es la aplicación típica utilizada en la mayoría de las oficinas. La base de datos Access nos va a permitir recopilar información sobre cualquier tipo de objeto/cosa/persona y realizar una clasificación de la información obtenida, según los criterios de clasificación que se hayan definido. Se utiliza para organizar de PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 1 forma ordenada la información que presente características comunes. P. ej., un listín telefónico en el que figuren: Nombre y Apellidos, Dirección y Teléfono de las personas que tienen teléfono en Alcorcón. El programa de presentaciones gráficas PowerPoint se utiliza, como su nombre indica, para realizar presentaciones llamativas, de forma que en cada una de las hojas de la presentación solo se incluyan las ideas esenciales que se pretenden mostrar, con un máximo de 10 líneas por cada una de las hojas de la presentación. La hoja de cálculo Excel permite realizar, por medio de filas y columnas una ordenación de datos, similar a la que se obtiene por medio de Access, pero de una manera más sencilla: Se ponen los encabezados como título y debajo se colocan todos los datos obtenidos. El programa de presentaciones web Frontpage permite la realización de páginas web, incluyendo casi todo tipo de contenidos (fotos, animaciones, videos, etc.). Una vez obtenida la página con todos los textos/imágenes, etc., todos los ficheros generados, deberán de ser transferidos al servidor. El programa de correo electrónico Outlook es un cliente de correo electrónico que se utiliza en algunas empresas que quieren disponer de su propio servidor de correo electrónico y que todos sus empleados puedan leer el correo sin tener problemas de incompatibilidades entre aplicaciones. Su inconveniente es que almacena los correos en modo local en el ordenador del usuario, facilitando así la difusión de los virus informáticos. Elementos comunes de Office 200x: Tal y como se puede comprobar en todas las pantallas copiadas, existen en todas ellas una serie de elementos comunes: La Barra de Tareas y las Barras de Herramientas, así como un conjunto de opciones, que al ir desplegando las barras de tareas se puede comprobar que son muy similares. Conociendo el manejo de las barras de tareas y de herramientas de una aplicación¸ podemos utilizar otra aplicación de forma sencilla. Nos vamos a centrar ahora mismo en las barras de tareas y herramientas de Word, y luego realizaremos prácticas con el resto de aplicaciones. La pantalla básica de word/excel/access/powerpoint tiene una apariencia similar a las de la figuras; en éllas se puede distinguir un menú de texto que se denomina Barra de Tareas que agrupa menús desplegables (por palabras clave, p. ej. Archivo”) y algunos de los iconos más usados; se activan de dos formas diferentes: Pantalla básica de Word: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 2 Pantalla básica de Excel: Pantalla básica de Access: Pantalla básica de PowerPoint: Acceso a funciones/tareas Para realizar cualquier función de las disponibles en la barra de herramientas o en los iconos desplegados en estas pantallas, hay dos formas de hacerlo: - Situándose con el ratón encima de los menús, se despliega un menú con opciones, pulsando sobre el texto, p. ej. Archivo, se despliega un menú de opciones. - Pulsando la tecla Alt + tecla subrayada de la Barra de Tareas, p. ej. en la Tarea Archivo, está subrayada la A, basta entonces con pulsar Alt + A y se desplegará este mismo menú. Nos desplazamos en la barra de tareas con las flechas El menú desplegable de la Barra de Tareas , utilizando el ratón, sería similar al que aparece en la figura, que incluye inicialmente solo algunas de las opciones, pulsando sobre las flechas “>>” se obtendrán todas las opciones del menú. PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 3 Estos menús se obtendrían igualmente si pulsamos la tecla Alt + A (de Archivo). Cuando se inicia el Word/Excel/Access/PowerPoint/Frontpage, se puede ABRIR un documento previo existente (carpeta abriéndose), o crear uno nuevo (hoja en blanco), por medio del menú contextual o por medio del icono correspondiente: Por medio de Abrir, podemos recuperar cualquier documento/hoja de cálculo/base de datos/presentación; en este caso de texto. Si no nos aparece en pantalla, y tenemos la seguridad de estar en el directorio correcto, deberemos de cambiar el formato de documentos visualizables, salvo que indiquemos “*.* como formato del documento. Si está seleccionada la opción formato RTF, visualizaríamos solo los documentos que acaben en “xxxxx.rtf”, con lo cual, si no hay ninguno, no veremos nada. Si la opción elegida es mostrar todo, nos aparecerá una pantalla que nos mostrará todos los ficheros del directorio en el que estemos situados, similar a la figura: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 4 Una vez abierto el documento y realizados los cambios que se deseen realizar en el mismo, podemos guardarlo de dos formas distintas: - Guardar Guardar como… La opción Guardar, nos va a guardar el documento que tengamos abierto en ese momento en el directorio sobre el que se haya definido guardar las plantillas/ficheros. Es la opción que se debe de utilizar, una vez definido donde guardar el fichero. La opción Guardar como… nos va a permitir definir el directorio/subdirectorio en el cual se va a guardar el fichero, desplazándonos hasta él “pinchando” con el ratón sobre el directorio correspondiente, así como el formato en el que es guardará el documento. Así, si el documento se realiza en Word 2007 y queremos que lo lea cualquier versión de Office anterior, deberemos seleccionar a la hora de guardarlo, que se guarde como documento de Word 97-2007 o alguno que permita su apertura por cualquier destinatario del documento , con una apariencia similar a la del ejemplo: Menús desplegables de la Barra de Tareas Dentro de la Barra de Tareas hay un buen número de opciones de Ver el documento, Insertar en él nº página, encabezado, etc, Formato del texto, color, etc., Herramientas para añadir herramientas de dibujo, controles, 3D, etc, Tabla, para añadir tablas en el documento, visualizar/ocultar líneas, etc. PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 5 Aquellas casillas que aparezcan con una marca (p. ej. la “regla”), serán opciones que estarán activas, si deseamos desactivarlas, basta desmarcarlas. . Según el tipo de documento que vayamos a realizar, así seleccionaremos previamente las configuraciones necesarias. Creación de documentos en Word En el uso normal del procesador de textos Word, normalmente se van a realizar un conjunto limitado de actuaciones para crear un documento: 1. Se decide el tipo de documento que se va a crear (fax, memorándum, carta, etc.) y si va a ser en Vertical o Apaisado. 2. Si se dispone de una plantilla previa, se selecciona: Archivo→Abrir→ en el menú de búsqueda seleccionamos Plantilla de documento (dot); en caso contrario, abrimos un Archivo → Nuevo. 3. Se selecciona el tipo de letra, color y su tamaño (Crtl+M), así como su alineación (izqda, dcha, centrada, justificada), nº de columnas, etc. 4. Se activa o no “Mostrar/Ocultar símbolos” pulsando sobre su icono: . De esta manera se visualizarán los saltos de páginas, tabulaciones, espaciamientos, etc. Estos caracteres permanecerán ocultos a la hora de escribir, pero nos permiten ver la forma en que estamos escribiendo. 5. Se comenzará a escribir el texto que pensábamos realizar, pudiéndose añadir en cualquier momento, imágenes, cuadros de texto, iconos, tablas, hojas de cálculo, etc. 6. Una vez finalizado el documento, se procederá a guardarlo en un disco duro o flexible, para poder recuperarlo cuando sea necesario. Se realizará una visualización previa del documento antes de imprimirlo, pulsando sobre el icono PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 6 o el comando de Vista preliminar , que nos mostrará la forma en que quedará el documento una vez impreso: Se pueden implementar otras muchas funciones, pero están mejor detalladas en los manuales específicos de Office o se pueden consultar en la ayuda de Office. Dada la pésima ortografía que se tiene hoy en día, conviene activar las funciones de corrección automática de las que dispone Word, pero recordando que no pueden sustituir a la ortografía personal. Se despliegan desde Herramientas → Opciones: OJO: la mayoría de la ortografía que corrige Word está traducida en América del Sur, con lo cual muchas palabras no son corregidas a la ortografía castellana, incluyendo acentos. Otro parámetro que podemos modificar para conocer cómo y dónde se guardan los ficheros, es configurar el apartado de Ubicación de Archivos, en donde indicaremos la carpeta/s donde guardar nuestros documentos: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 7 Trucos y/o accesos directos del teclado Hay determinadas combinaciones de teclas que nos van a permitir realizar, con su sola pulsación, acciones que llevarían mástiempo si se realizaran con el desplazamiento del ratón. Así, el icono Guardar, se puede realizar pulsando Crtl + G, si por el contrario queremos Imprimir la combinación sería Crtl + P, habiendo muchas combinaciones disponibles según la aplicación que se trate. Si por el contrario, queremos desplazarnos por la barra de tareas y desplegar los menús, pulsaremos Alt + tecla subrayada, con lo que se despliegan los menús asociados. En el caso del procesador de textos Word, las combinaciones más usuales, serían: Para Presionar Ver la ayuda Salir/cerrar el programa Copiar Pegar Cortar Deshacer Fuentes de letra Buscar y reemplazar Seleccionar todo Imprimir Texto justificado Texto centrado Texto alineado a la izquierda Desplegar menús barra tareas er Imprimir imagen 1 plano Imprimir toda la pantalla F1 Alt + F4 Crtl + C Crtl + V Crtl + X Crtl + Z Crtl + M Crtl + L Crtl + E Crtl + P Crtl + J Crtl + T Crtl + Q Alt + tecla subray. Alt + Impr Pant Pulsar Impr Pant Alineación del texto Una de las cualidades del procesador de texto Word es que permite, escribiendo sin faltas de ortografía obviamente, dejar el texto alineado a la dcha., a la izqda., centrado o justificado. Estas funciones pueden parecer no ser importantes, pero cuando se está redactando un Curriculum vitae, por ejemplo, que escribamos como aparece a continuación (incluyendo faltas de ortografía), “dice mucho” del que se presenta a una oferta de trabajo: Se puede observar en el párrafo anterior que la alineación del texto es distinta en todas las líneas; aparecen subrayadas las palabras que Word considera están mal PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 8 escritas (si tenemos activado el corrector ortográfico), pero los acentos, no los “detecta” como errores, como se indicó anteriormente. Como norma general, para escribir de una forma elegante y que resulte presentable, conviene activar antes de empezar a escribir un documento, el tipo de alineacion que se va a usar; ante la duda, pulsar alineación justificada como mejor opción, para que nos deje las líneas escritas de igual longitud, como se hace en este documento. Si se hiciera una alineación a la izquierda, el texto quedaría como aparece a continuación, dejando sin completar la primera línea Activación de varias columnas de texto/Fondo del documento A veces, tal y como se puede comporbar en muchos libros, es necesario escribir al menos a 2 columnas; para ello se dispone dentro del menú de Formato, la opción de columnas, que nos va a permitir fichas el nº de columnas que queremos utilizar en el documento, y a partir de qué momento empezamos a utilizarlas; si no se indica, nos cambiará el formato de todo el documento escrito. En otras ocasiones, también sucederá que entregemos documentación y que nos interese resaltar que se trata de un documento de la empresa en la que trabajamos o que se trata de un borrador. Esto es puede hacer, superponiendo un fondo o marca de agua, que se despliega desde Formato → Fondo → Marca de agua impresa, como se despiega aquí: A partir de activar la marca de agua impresa, en diagonal y semitransparente, las hojas impresas llevarían dicha marca y en alguna ocasión evitarán polémicas sobre el documento. PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 9 Encabezados y pies de página Es normal que en todos los documentos nos aparezca, al igual que ocurre aquí, una numeración de las hojas del mismo así como el nombre del documento, en todas y cada una de las hojas. Para ello se recurre a la utilización de los Pies de página, que permiten incluir el nombre del documento impreso, lo cual facilita tanto su localización como su ubicación. Numeración de páginas Cuando se genera un documento que ocupa varias páginas, conviene incluir en el mismo una numeración para que, si se descolocan las hojas una vez impresas, sea posible ordenarlas. Word incorpora esta opción desde Insertar → Números de página, que nos va a permitir numerar todas y cada una de las hojas, seleccionar el tipo de números que se utilizarán y el número a partir del cual se iniciará la cuenta, en el caso de que sea un documento parcial dentro de otro, por ejemplo. Una vez desplegado el menú de numeración y el formato de la numeración de la página, tendría este aspecto: Una vez indicada la posición de los números, la alineación, el formato de número y a partir de qué número empezar a numerar, esta numeración nos aparecería en la parte inferior derecha (tal cual se ha seleccionado), dentro del pie de página, pudiéndosele añadir a través del menú de Encabezado y pie de página la numeración total del documento; así nos aparecería por ejemplo 20/40, 21/41, …. Generación documentos PDF protegidos A la hora de imprimir cualquier documento generado por Word, basta con desplegar el menú de Imprimir y seleccionar la impresora a seleccionar. Si queremos enviar el documento y que lo pueda leer cualquiera que lo reciba, pero no lo modifique, podemos enviarlo en formato PDF, para ello deberemos instalar la “impresora Acrobat PDFWriter” o lo que es lo mismo, el programa ADOBE ACROBAT, que nos aparecerá en pantalla así: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 10 A partir del momento en que seleccionemos la impresora “Adobe PDFWriter”, el documento de Word, Excel, Access, PowerPoint, etc, se convertirá en documento tipo “pdf”, ocupando menos espacio en el disco duro y pudiendo configurarlo para que no se pueda ni imprimir, en caso necesario. Durante el proceso de impresión, nos preguntará el directorio donde guardar el fichero pdf que acabamos de crear, indicándoselo a partir de la ventana: En el caso del programa OpenOffice, los documentos podemos imprimirlos como en el procesador de Office y podemos exportarlos con formato “pdf”, sin necesidad de añadir ningún programa de pago. Impresión de documentos Una vez que se ha finalizado la edición/creación de un documento, hay que proceder a imprimirlo en muchas ocasiones, para ello se despliega el menú de impresión (Crtl + P) y se selecciona la impresora correspondiente, sobre todo cuando se está trabajando en una empresa con impresoras en red de área local, que habrá que configurar el administrador de la red para que podamos utilizarla, desde el Panel de Control o desde Buscar impresora del menú de impresión. PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 11 Se puede configurar no solo la impresora, sino la forma de impresión de los documentos; así, si se desea imprimir el documento a doble cara, habrá que seleccionar “Imprimir solo páginas impares”; una vez impresas éstas, colocaremos las hojas de forma adecuada en la impresora y seleccionaremos “Imprimir páginas pares”, con lo que tendremos nuestro documento a doble cara ya creado. PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 12 Creación de hojas de cálculo en Excel Excel es una hoja de cálculo que nos va a permitir realizar cálculos automatizados y ordenador de datos, partiendo de una/s tabla/s de datos, previa. Una hoja de cálculo está constituida por un conjunto de filas (numeradas desde el 1 hasta al menos el 15.000) y de columnas (numeradas desde la A hasta al menos la AAA). Cada celda así definida, nos va a permitir almacenar información en ellas, ya sean del tipo texto, número o alfanumérico. Una hoja de cálculo podría ser utilizada por un taller de reparación de teléfonos móviles, en la cual se han de almacenar los datos de los diferentes terminales que son recibidos de los clientes, su número de serie, si es garantía o no, piezas sustituidas, coste parcial y coste total; sería algo similar a lo que aparece en la figura: Nombre y Apellidos Marca Modelo Avería Pedrito Nokia 3110 Teclado Teclado 32 € Display 20 € 52 € Manolo Siemens A65 Tecl+pant 50 € ------ 0 50 € Luis Ericsson 33128 Pantalla No enciende F.A. 20 € Conector 10 € 30 € Reparac1 CosteReparc1 Reparac2 CosteReparc2 Total Una vez que se ha detallado todo el conjunto de piezas de repuesto sustituidas, el coste de cada una de ellas, se deberá de elaborar una factura con el coste total y el conjunto de tareas efectuadas en la reparación, indicando la fecha de la factura, para futuras reclamaciones. Todo ello puede ser elaborado por medio de Excel, seleccionando convenientemente los datos de la factura, desde la propia hoja de cálculo se podría realizar la factura asociada: Como se puede comprobar, con una hoja de cálculo se pueden realizar las facturas, pero incluso se pueden CASI cualquier tipo de función matemática entre cualquier celda de datos numéricos del fichero/s que tengamos abierto en esos momentos. Así, podemos tener 2, 3, 4 o 5 hojas abiertas con datos dentro del documento Excel y en la última hoja se pueden realizar cálculo que impliquen al resto de las hojas del documento. PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 13 Formato de datos Los datos que puede manejar Excel son de muy diversos tipos: desde datos numéricos, pasando por textos, fechas, alfanuméricos, etc., tal y como se despliega cuando se pulsa el botón derecho del ratón cuando estamos sobre una celda: En el caso de pretender introducir en una columna datos de tipo Fecha, seleccionaríamos toda la columna para introducir Fecha, de tal manera que cuando se proceda a introducir un dato que no tenga este formato, nos aparecerá erróneo. Es muy útil para el caso de casillas en las que se pretende introducir un tipo concreto de información. Si en lugar de datos numéricos introducimos fechas, nos aparecerá una indicación de error. Formato de celdas En muchas ocasiones aparecen en las presentaciones de hojas de cálculo líneas que separan los datos o éstos aparecen coloreados, resaltados, etc. Para realizar ésto basta con situarnos sobre la/s casilla/s que queremos dejar con un borde, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Formato de celdas; ahí abriremos la solapa de Bordes, en donde procederemos a seleccionar los lados de la hoja sobre los que queremos añadir los bordes, así como su grosor. Introducción de fórmulas Como se ha indicado anteriormente Excel es una hoja de cálculo, lo cual implica casi siempre la introducción de fórmulas en las celdas que sea necesario, que hacen referencia a otras celdas, usando las referencias de celda (una referencia de celda está formada por la letra de la columna seguida por el número de su fila). Las fórmulas contienen como norma general, los tres elementos siguientes: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 14 1. Un signo igual “=” al comienzo. Es necesario para crear una fórmula. 2. Uno o más valores o referencias de celdas que serán calculados, por ejemplo puede ser “=5” (un valor constante), “=G12” (referencia a una celda) o “=G12+G4+5” (dos referencias de celdas y una constante). 3. Un operador matemático para enlazar las referencias de celda, p. ej: +,-, x y /. Los pasos para introducir una fórmula son sencillos: • • • • Nos posicionamos en la celda donde introducir la fórmula. Escribimos el signo “=”. Después del signo “=” se introduce las referencias de celdas y el/los operador/es matemáticos. Pulsar Intro para finalizar la expresión matemática. Es importante tener en cuenta que las celdas que se relacionen en las fórmulas, pueden pertenecer a distintas hojas de cálculo de entre las que disponga el documento. La apariencia que tendría la hoja sería similar a la de la figura: Una vez introducidos los datos y la fórmula que queremos realizar, ésta se puede copiar sobre diferentes filas de una misma columna. Así, si por ejemplo queremos calcular el importe total de un grupo de productos, sabiendo el importe de cada uno de ellos, creamos la fórmula sobre una celda y copiamos dicha fórmula sobre las demás. Nota: se copia la fórmula en las casilla, pero se cambia la fila en la que se aplica. Algunas fórmulas matemáticas son muy utilizadas, como por ejemplo la AUTOSUMA (letra sigma del alfabeto griego) Σ de tal manera que si queremos sumar varias columnas, se marca la función autosuma, se seleccionan las celdas a sumar más la celda destino de la suma. PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 15 Propiedades comunes en Office (Word, Excel, Powerpoint, access) Como se indicó al principio de este documento, hay funciones que son compartidas por todas las aplicaciones de office, incluso muchas de las teclas combinadas (Crtl+tecla de función) se pueden utilizar aquí. Las que más vamos a utilizar son las típicas de Copiar (Crtl + C) y Pegar (Crtl + V), Guardar, Guardar como… que nos van a evitar en muchos casos hacer uso del ratón continuamente. Además, salvo la barra de herramientas de “Tabla”, todas las demás herramientas de la barra de tareas tienen una función similar a la que tienen en el procesador de texto. Una opción muy útil que permite Excel y casi todos los programas, es añadir dentro de la barra de tareas, aquellos iconos de funciones o aplicaciones que más frecuentemente se utilizan. Al igual que ocurre en las otras aplicaciones de Office, se añaden desde la Barra de Herramientas → Personalizar. El cuadro de diálogo que aparece nos va a permitir una vez seleccionada la función a añadir, (por ejemplo Eliminar filas y Eliminar Columnas) las arrastramos con el ratón hasta la barra de tareas y la soltamos, quedando ahí añadida de forma definitiva al cerrar la aplicación Excel. Selección del área de impresión Una vez que se ha completado una hoja de cálculo, es frecuente tener que imprimirla para su distribución/almacenamiento para cuestiones de garantías, seguimiento de averías, etc. y hay que seleccionar qué es lo que se imprime. Al igual que en todas las aplicaciones, se puede hacer una Visualización previa (icono de PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 16 hoja en blanco con una lupa) o Seleccionar el área de Impresión. Para ello deberemos de seleccionar el área a imprimir marcándola con el ratón y a continuación, iremos a la barra de herramientas, seleccionaremos Archivo y después Establecer área de impresión. Una vez establecida el área de impresión, la visualización previa nos daría una aproximación a como quedaría la hoja impresa: Si quisiéramos que aparecieran en el documento impreso las líneas de división de las celdas, seleccionamos el área donde queremos añadir las líneas y las añadimos desde Formato de Celdas →Bordes o en el menú de Configurar página, marcaríamos la opción de Líneas de división: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 17 Creación de bases de datos con Access Hoy en día estamos acostumbrados a que, mediante una simple llamada telefónica a un número de información telefónica y dando como única información los datos de la persona a la que queremos llamar, nos faciliten su teléfono e incluso su dirección. Esto es posible porque durante mucho tiempo, se han estado introduciendo en las bases de datos relaciones (puede ser Access, Oracle, Lotus 123, Paradox, Informix, etc.) los nombres y apellidos, número de teléfono y dirección de todos las personas que tienen contratado un teléfono, todo ello con dos objetivos: por un lado poder hacer que le llegue la factura telefónica y luego “vendernos” el servicio de información telefónica. Un ejemplo de una base de datos sencilla, puede ser la que hay a continuación: Como se puede observar, se trata de una base de datos sencilla: figuran los datos personales de los alumnos junto con su correo electrónico, edad y una casilla de validación indicando si son o no repetidores, utilizando el formato de filas por columnas. Pasos para la creación de una base de datos La elaboración de una base de datos, se asemeja en cierta medida a la que se realiza cuando se trabaja con una hoja de cálculo. Lo primero que tenemos que tener claro es qué tipo de datos vamos a manejar, de toda la información que tenemos disponible, cual va a ser la que nos interesa y el tamaño de los campos que vamos a introducir. Es mejor hacer un borrador de hoja de cálculo en papel, ver como quedan los datos que introducimos, si se sospecha que falta algún dato relevante, corregir el error/omisión y a continuación empezar a crear el conjunto de elementos que van a definir/caracterizar nuestra base de datos. Una vez realizados estos pasos, ya introduciremos los datos. Como norma general, cuando se van a introducir los datos en una base de datos que se vaya a crear con Access, hay que seguir los siguientes pasos: 1. 2. Se define previamente la estructura de la base de datos. Se indica el nombre de la base de datos y el directorio donde se guarda. PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 18 3. A continuación, nos aparece una pantalla similar a la de la figura, que nos va a permitir definir la estructura de la base de datos: 4. Una vez en esta pantalla, damos a “crear una tabla introduciendo datos”, que nos va a abrir la pantalla inicial de creación de una base de datos: Vista normal 5. Vista diseño A continuación, situándonos sobre Campo1, Campo2, etc. con el botón dcho. Nos preguntará si queremos Crear una tabla introduciendo datos , tendríamos un icono como el siguiente en pantalla y procederíamos a cambiar el nombre de los campos, llamándolos por ejemplo, “Nombre y Apellidos”, “correo electrónico”, etc. El inconveniente de este procedimiento es que resulta más tedioso el crear la base de datos si no tenemos claro como se crea, además que no permite definir el tipo de ampos a rellenar (si son datos, texto, número, etc); la mejor forma desde mi punto de vista es desde el icono correspondiente a Vista diseño, una escuadra, que nos va a permitir realizar la base de datos en vista diseño. La apariencia que tendría en Vista diseño sería similar a la de la figura adjunta, en donde se puede comprobar cómo ha sido necesario ir definiendo cada uno de los elementos que integran la base de datos: Apellidos y nombre, edad, correo electrónico, repetidor, etc. Con los datos ya definidos, a continuación indicaríamos guardar la estructura de la BBDD y podríamos si quisiéramos, empezar a introducir los datos. PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 19 6. Una vez creada la estructura de nuestra base de datos, al pinchar sobre la X de cierre de aplicaciones, nos preguntaría si guarda la estructura de la BBDD; lógicamente diríamos que sí. Nos preguntaría el nombre con el que guardar y le indicaríamos el nombre y ubicación de la BBDD. Si nos pregunta en algún momento si queremos añadir una “Clave principal”, le indicaremos en un primer momento que no, y nos dejará ya creada nuestra estructura de base de datos elemental. Nos retornará una pantalla inicial similar a la de la figura adjunta: A partir del momento que ya tenemos la base de datos creada, podremos generar Consultas, Formularios, Informes, Macros que nos van a permitir trabajar con nuestros datos para generar informaciones complementarias. Así, si en vez de tener una sola base de datos tuviéramos otra adicional con las notas de los alumnos, podríamos proceder a generar informes que nos relacionen las notas de los alumnos con el hecho de ser si son repetidores y su edad. PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 20 Consultas de bases de datos Una consulta de una BBDD es uno de los procesos de selección más utilizados en cualquier base de datos, por ejemplo cuando preguntamos el número de teléfono de un amigo a un servicio de información telefónico, el operador introduce los datos que le hemos facilitado y “pregunta” al gestor de BBDD el dato que nos interesa: el número de teléfono. Nosotros podemos crear igualmente consultas en las bases de datos, por ejemplo podemos consultar cuántos alumnos de los que están cursando determinada asignatura están repitiendo y cuántas convocatorias les queda por agotar. Si tuviéramos una BBDD muy completa, con 30/40 campos de datos introducidos, para consultar las convocatorias agotadas resultaría muy tedioso ir alumno por alumno viéndolo. Se realizan consultas que van a combinar campos de datos concretos de nuestra/s BBDD, de forma que solo consultemos lo que nos interesa, no lo contrario. Para realizar este proceso de crear consultas, es imprescindible tener creada la BBDD; siendo recomendable utilizar Crear una consulta utilizando el asistente, que va a preguntarnos de donde queremos obtener los datos para crear la consulta y qué consulta queremos hacer. A partir de este asistente vamos eligiendo los campos que vamos a utilizar para realizar la “consulta”, podemos elegir los datos procedentes de las Tablas/Consultas que se desplegarían desde donde está la Tabla de Alumnos y Matriculados, eligiendo los campos que nos interesará utilizar, combinando ambas tablas (puede haber muchas más tablas de datos que nos interese combinar. Una vez rellenados los campos de la consulta a realizar la pantalla quedará similar a la de la figura: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 21 A veces la consulta puede ser muy sencilla: por ejemplo listar los alumnos que son repetidores de una determinada asignatura; así, basta con utilizar una BBDD para poder realizar la consulta. Para facilitar el aprendizaje básico del funcionamiento de ACCESS, vamos a utilizar como referencia la BBDD Neptuno para visualizar como quedan las consultas, informes y formularios. Así, si utilizamos Neptuno, podremos ver las consultas que han generado; la mayoría han seleccionado una sola tabla de las que componen la BBDD para cada consulta. Al desplegar una de las consultas, podemos verla en Vista diseño o en Vista gráfica: En la Vista diseño se pueden ver los campos seleccionados para elaborar esta consulta. Se puede comprobar que en la consulta, solo se utilizan aquellos campos de la BBD que nos hacen falta para obtener la información que interesa. Otra información importante por ejemplo en un taller de reparaciones, sería consultar las reparaciones PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 22 de monitores TFT de un determinado fabricante, el tipo de avería localizada, módulo/s sustituido/s para aprovisionar repuestos en futuras reparaciones. Formularios Cuando se trata de introducir datos en una bbdd, éstos se pueden introducir dentro de una tabla de la bbdd “a secas” o por medio de una presentación bonita, que va a dar a nuestra empresa una imagen de seriedad, no de “pepe gotera y otilio, chapuzas a domicilio”. Así, si a la hora de introducir los datos en nuestra bbdd, colocamos un fondo azul, el logotipo de nuestra empresa y un conjunto de campos a los que podemos mantener los nombres que aparecen en los campos de nuestra bbdd o cambiárselos, tendremos de cara al cliente e incluso de cara a la hora de introducir los datos, la probabilidad de equivocarnos menos en la introducción de datos. Así, un formulario-tipo podría ser el que corresponde al formulario “pedidos” de la bbdd Neptuno: Como se puede comprobar, la “presentación” que tenemos de la bbdd es muy distinta a la que tendremos si seleccionamos la “vista diseño”: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 23 Los datos que tenemos en el formulario “a rellenar” van a ser los mismos que los de la bbdd de “pedidos”, lo único que va a variar es la forma en la que se presentan, sobre todo los nombres de los campos. Si nos fijamos en la “vista diseño” de la tabla de “pedidos, veremos que los campos que se utilizan “se parecen” mucho a los que tenemos en el formulario: son los mismos datos, nada más que variando la presentación. Dentro de la vista diseño se configuran o pueden configurar todos los campos para que únicamente tengan uno o varios valores posibles, evitando así la introducción de datos erróneos. Si por ejemplo un campo es de fecha, se define el mismo como campo de fecha y de esta forma si al introducir los datos en el informe nos equivocamos, nos dará la indicación de formato erróneo. Informes Este es el apartado que más problemático resulta de explicar y solo se va a hacer una pequeña introducción de los mismos. Un informe es un conjunto de datos ordenados según un criterio de priorización a la hora de presentar la información. Se suele utilizar sobre todo para obtener detalles determinados: por ejemplo, las ventas efectuadas en un mes, cuantas reparaciones se han efectuado en una semana, etc., teniendo una apariencia vistosa los datos que se presentan. Utilizando la BBDD Neptuno, tendríamos el siguiente conjunto de Informes disponibles: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 24 Si desplegamos el contenido del informe “Ventas por año”, tendríamos el siguiente informe: Se puede apreciar que la presentación que tenemos de los datos, como se indicó anteriormente, resulta bastante vistosa. Presenta los datos ordenados tal y como queremos que aparezcan y están sintetizados, con lo cual se puede tener una primera impresión de la evolución de las ventas en este caso concreto. Si se quiere realizar una comprobación de la evolución de las ventas por categorías, utilizando códigos de barras, tendremos como presentación: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 25 Creación de presentaciónes gráficas con Powerpoint El programa Powerpoint es un programa orientación básicamente a las presentaciones gráficas de transparencias para visualizar en una pantalla de ordenador o en un proyector, informaciones condensadas para explicaciones que se detallan partiendo de las ideas mostradas en Powerpoint. La creación de una presentación gráfica no difiere mucho del funcionamiento y uso de un procesador de texto. Los menús, barras de tareas son similares, la diferencia fundamental es que en vez de rellenar una hoja con texto, se resumen las ideas básicas en la presentación; si no fuera así, tendríamos tal cantidad de datos en la pantalla/hoja de presentación que saturaría la información visualizada. Creación de una presentación Para crear una presentación, basta con inicializar la aplicación Powerpoint y nos va a aparecer un conjunto de diseños posibles a utilizar, lo que no significa que sean los únicos que podamos utilizar. A partir de este momento, podemos utilizar cualquiera de los diseños disponibles si es que nos interesa alguno, o empezar desde cero. Si queremos hacer una presentacion de una actividad relacionada con el deporte, podríamos hacerla como sigue: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 26 La “raya” que aparece delante del “2”, indica que el cursor de texto se encuentra en ese preciso momento escribiendo texto en ese punto. Si quisiéramos escribir sobre el otro recuadro, tal y como indica la imagen, nos situaríamos con el ratón sobre el punto indicado. A partir de este momento podríamos empezar a escribir el texto que quisiéramos. Una vez escrito el texto, podría quedar así: Una vez que se ha creado una diapositiva, pasamos a crear la siguiente (normalmente una presentación está constituida por un conjunto de diapositivas o transparencias), pulsando sobre Insertar → Nueva diapositiva, con lo que aparecerá una nueva transparencia en blanco, que procederemos a rellenar. Para los textos escritos que se añaden en las diapositivas, es de reseñar que el tamaño de letra es mucho más grande que en un documento de texto normal, para resaltar lo escrito al realizar la presentacion. PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 27 Para añadir imágenes o textos en una diapositiva en blanco o con marcos pero que ya tenemos rellenos, al pulsar sobre el cuadro de texto y arrastrarlo sobre la diapositiva, nos aparecerá un pequeño recuadro que conforme vayamos escribiendo se va a ir agrandando. Se pueden añadir todo tipo de efectos a las diapositivas: desde hacer que cuando se pasa de una diapositiva a la siguiente se produzca un efecto de transición (para ello, ir a Presentación → Transición de diapositiva) pasando por añadir un fondo con textura (desde Formato, → Fondo → Efectos de relleno y desde ahí en el menú desplegable vamos cambiando el fondo de la diapositiva). La vista que tendría la anterior diapositiva al apiclarle uno de estos estilos, la podríamos visualizar antes de aplicarla; si nos gusta, la aplicamos y nos quedaría como aparece a continuación: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 28 OFFICE 2007 Las distintas ventanas que pueden aparecer en Office 2007 difieren sensiblemente de lo que son las pantallas en las anteriores versiones, todas las barras de tareas, iconos han cambiado de disposición o han sido sustituido por otros nuevos. Igualmente se han ido añadiendo nuevas aplicaciones, siendo las más relevantes: Word: El procesador de textos. Excel: La hoja de cálculo. Access: La base de datos. Powerpoint: Las presentaciones gráficas. Groove: InfoPath: Formularios de Access. OneNote: Agenda electrónica para anotaciones/citas. Publisher: Plantillas para creación de diplomas, títulos, carteles publicitarios, etc. Office Picture Manager: Gestión/modificación de fotografías. Office Document Scanning: Gestión de un scanner previamente configurado. Office Document Imaging: Programa de reconocimiento óptico de caracteres. Sólo a título orientativo, las ventanas que aparecen en el paquete Office 2007, serían las que aparecen a continuación. Todos los iconos y funciones de otras versiones están disponibles en Office 2007, el problema es encontrar dónde se encuentran. Para facilitar la búsqueda y el uso de las funciones más usuales de Office 2007, puede servir de ayuda el recordar las combinaciones de teclas mencionadas al inicio de este capítulo: la tecla Crtl + una letra nos van a desplegar los menús de las más importantes funciones que se van a utilizar en Office (al menos para la mayoría de los usuarios de nivel medio-bajo). Las aplicaciones que no estaban en versiones anteriores de Office, que solo se utilizan para funciones muy específicas, se pueden consultar en la ayuda que incorporan cada una de las aplicaciones puesto que exceden la finalidad de estos apuntes. IMPORTANTE: cuando se utilicen las aplicaciones de Office 2007, realizar el Guardar como… utilizando el formato de datos Documento de Word 97-2003, Libro de Excel97-2003, etc.. Puesto que en la mayoría de los casos, conociendo las aplicaciones básicas se pueden generar las tareas que realizan las otras aplicaciones, no resultan interesantes, al menos para un usuario medio-bajo, pero por medio de prueba-error podremos realizar diplomas, retocar fotografías, manejar un programa de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) a la vez que el programa de gestión de un escáner, etc. En algunos casos, estos programas complementarios realizan las funciones básicas que otros programas específicos realizan. Así, el programa de OCR que nos suministre el fabricante de nuestro escáner, junto al programa de gestión de nuestro escáner, van a permitir optimizar nuestro equipo, puesto que el fabricante ha visto muchos softwares y ha elegido el que considera más idóneo para él, mientras que PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 29 Microsoft lo hace pensando en su integración dentro de Office, no en la integración con el scanner. El comportamiento/funcionamiento de los distintos programas de Office 2002 que existen en 2007, es muy similar, habiéndose añadido como es natural nuevas prestaciones, basadas sobre todo en el uso de formatos XML y HTML para la rápida integración de los documentos creados en Internet, sin tener que hacer uso de programas específicos de creación de páginas web. Así, si nos fijamos en la ventana de presentación de Word 2007 sería: Para tener acceso a algunas de las funciones básicas, pinchando sobre el icono superior izqda. se desplegarían las mismas: Adicionalmente, el resto de las funciones/comandos se despliegan en forma de iconos en la barra de herramientas, aunque con distinta presentación a anteriores versiones de Word y lógicamente habría que identificar por el menú de texto que se despliega cada vez que nos situamos con el ratón sobre un icono. Por ejemplo, si nos situamos sobre el icono “Sin espaciado”, nos aparecerá debajo del icono su descripción, pudiendo ser identificado el mismo. PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 30 El acceso a las funciones básicas, es igual para todas las aplicaciones de Office 2007 (excel, access, powerpoint, etc.). En el resto de las aplicaciones varía ligeramente las funciones básicas. En el caso de Excel, ocurre algo similar: Como se comentó arriba, “pinchando” sobre el icono superior izqda. se despliega un conjunto de menús del mismo tipo que los presentes para Word, que serían las funciones típicas de Excel en otras versiones, en modo texto: Guardar, Guardar como, Imprimir, etc. En el caso de PowerPoint, en la pantalla inicial nos sucedería algo similar: Es de especial importancia recordar nuevamente, que a la hora de guardar cualquier documento en Office 2007, se guarde utilizando el formato de compatibilidad con formatos tipo “97-2003”, para que cualquier persona que abra el documento que hallamos creado, pueda al menos, leerlo. En el caso de Access, la ventana inicial sería: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 31 Si se trata del programa para crear diplomas, postales, letreros, etiquetas, etc., se trata de Publisher y la pantalla de presentación inicial sería: Desde esta ventana de Publisher podemos realizar los documentos antes mencionados con una presentación bastante profesional, pudiendo obtenerse por ejemplo, “diplomas”, como el que aparece en la figura adjunta: PCPI Informática Introducción a Office/OpenOffice 32