CEPB - MODULO 5 2 AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

AUDITORÍAS INTERNAS
DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE
SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
(Basado en la Norma ISO 19011)
ROLANDO ALVAREZ G.
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27/02/2020
AUDITORÍA
Definición (ISO 9000)
“Proceso de verificación sistemático, independiente
y documentado para obtener y evaluar objetivamente
las evidencias de auditoría” ...
Evidencias de Auditoría: información verificable,
registros o declaraciones de hechos.
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27/02/2020
AUDITORÍA
Definición (cont.)
... “con el fin de determinar la extensión con
que se cumplen los criterios de auditoría”
Criterios de Auditoría: políticas, procedimientos,
estándares, buenas prácticas o requisitos con los
que el auditor compara la evidencia reunida
durante la auditoría.
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27/02/2020
AUDITORÍA
DEFINICION
“Proceso de verificación sistemático,
independiente y documentado, para
obtener y evaluar objetivamente las
evidencias de auditoría con el fin de
determinar la extensión con que se
cumplen los criterios de auditoría”
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¿Porqué son necesarias las
AUDITORIAS DE SEGURIDAD?
Requisitos previos:
“Un sistema de gestión si no está
documentado, cambia, se degenera y se
pierde en el tiempo, no es transmisible
sistemáticamente y por lo tanto no es
auditable”
“Un sistema de gestión que no registra los
resultados obtenidos, no hace experiencia y
no tiene evidencia objetiva de cómo se está
llevando a cabo la seguridad”
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Auditoría Interna de Seguridad...
… una de las mejores
herramientas
para
el
mejoramiento continuo
“Un sistema de gestión que no
se audita no puede entrar en
el circuito de mejora continua”
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PROPOSITOS DE UNA AUDITORÍA
 Determinar si el Sistema de Gestión
 Conforma
las
disposiciones
planificadas, los estándares y los
requisitos de las normas aplicables
 Está funcionando / implementado
 Es efectivo y produce los resultados
previstos
 Proveer información para la Revisión
por la Dirección
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CUÁNDO REALIZAR UNA AUDITORÍA?
 De acuerdo con el Programa de Auditoría
 Cuando existen problemas de gestión o mal
funcionamiento del Sistema de Gestión
 Cuando se producen cambios en el Sistema
de Gestión
 Cuando se buscan oportunidades de mejora
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EL PROGRAMA DE AUDITORIAS
Considerar:
 Importancia de la actividad
 Estado de la actividad
 Resultados de auditorías previas
 Minimizar alteraciones en la Empresa
 Disponibilidad de los auditados y auditores
El programa suele ser anual o semestral
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PROGRAMA DE AUDITORIAS - PAUTAS
1. Incluir todos los sectores y procesos dentro
del alcance del Sistema de Gestión
2. Cubrir todos los requisitos de las normas
aplicables
3. Definir frecuencia de auditorías según
importancia de la actividad
4. Considerar tiempo de realización de cada
auditoría
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Clasificación de las Auditorías
(dos grandes bloques):
Según su orientación, las Auditorías de
Seguridad pueden ser:
- del Sistema de Gestión
- del proceso
- de los Planes
- de las medidas de control
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TIPOS DE AUDITORIA
Según la organización involucrada:
Internas (de 1° parte)
Las que realiza la organización a su propio
Sistema de Gestión
Externas (de 2° parte)
Entre clientes y proveedores (contractual)
De certificación (de 3° parte)
Conducidas por un Organismo de Certificación
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA
Debe comprender:
 alcance
 frecuencia
 metodología de auditorías
 responsabilidades y requisitos para
 conducirlas
 comunicar sus resultados
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ETAPAS DE UNA AUDITORÍA
1 – PREPARACIÓN
2 – EJECUCIÓN
3 – INFORME
4 – SEGUIMIENTO
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PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA - PAUTAS
• Las auditorías deben ser bien planeadas y conducidas
• Las auditorías no deben ser realizadas “por sorpresa”
• Acordar siempre con el auditado fechas convenientes
por adelantado (ver “Plan de Auditoría”)
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PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA
El Equipo de Auditoría debe:
 Definir objetivos y alcance de la auditoría
 Establecer sectores y actividades a auditar
 Recopilar la información previa necesaria
 Elaborar el Plan de Auditoría
 Preparar los documentos de trabajo:
 Listas de verificación
 Plan de auditoría
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INFORMACIÓN PREVIA
 Informes de auditorías anteriores
 Documentos del Sistema de Gestión:
manuales, procedimientos, evaluación
de riesgos, medidas de control, etc.
 Legislación y otros requisitos
aplicables
 Necesidades de la Gerencia
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INFORMACIÓN DE LA SECCIÓN A AUDITAR
• Qué hacen en la sección?
• Cuán grande es?
• Qué procesos operan?
• Qué riesgos tienen
• Qué medidas de control se han aplicado
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PREPARACION DEL AUDITOR
El auditor debe prepararse para...
 Seguir el proceso de un extremo hasta el otro,
verificando la efectividad del control
 No limitarse meramente a determinar la conformidad
de las actividades
 Evaluar también y, sobre todo, si el proceso es
capaz y produce los resultados intentados
El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad
de los procesos y del sistema para alcanzar los objetivos
establecidos !
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El Auditor
INDEPENDENCIA DEL AUDITOR
Los Auditores deben estar libres de prejuicios e
influencias que puedan afectar su objetividad.
Las auditorías de seguridad deben ser realizadas
por personal suficientemente independiente de las
áreas a ser auditadas.
El papel de un auditor no debe confundirse con el
papel de un ... policía.
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El Auditor
Debe contar con una adecuada aptitud técnica y humana.
 Conocimiento y experiencia en aplicación e interpretación de
Normas, Procedimientos, Instructivos de trabajo, etc.
 Capacidad de planificación, organización y redacción de informes.
 Saber escuchar y/o saber “hacer hablar” y tener capacidad de
reacción en situaciones difíciles.
 Ser justo en sus juicios (objetividad), ser ordenado y estructurado en
su actuación.
 Ser firme en sus conclusiones, a menos que aparezcan evidencias
que justifiquen el cambio de las mismas.
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PLAN DE AUDITORÍA
 Objetivo y alcance
 Lugares, fechas y recursos
 Documentos o requisitos aplicables
 Integrantes del Equipo de
Auditoría
 Cronograma de actividades, con tareas
asignadas a los auditores
Debe ser acordado con el auditado
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LISTA DE VERIFICACIÓN
 Guía para asegurar la continuidad de la
Auditoría
 Mantiene claros los objetivos
 Ayuda a administrar el tiempo
 Define el camino de la
investigación
 Organiza la toma de notas
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LISTA DE VERIFICACIÓN
Mal uso de la Lista de Verificación:
 Omisión de investigar temas importantes por
no estar incluidos
 Realizar un ejercicio de preguntas y respuestas
(obstrucción de la comunicación)
 Tener una perspectiva estrecha del sistema de
Gestión
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EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
ETAPAS
 Reunión inicial
 Recopilación de evi
dencias
 Reunión final
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REUNION INICIAL
 Se establecen las reglas generales para
la realización de la Auditoría
 Contenidos:
 Presentaciones
 Exponer cuál es el propósito
de la Auditoría
 Revisión del Plan de Auditoría
 Identificar los responsables de las áreas a
ser auditadas (interlocutores válidos)
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REUNION INICIAL
 Contenidos (cont.) :
•
Aclarar que la Auditoría es
una muestra
•
Arreglos logísticos
•
Aclaración de dudas
•
Acordar horario de la reunión final
•
Acordar visitas guiadas a las instalaciones (si es
necesario)
La reunión inicial no se debe suprimir!
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CUESTIONES A INVESTIGAR Y SECUENCIA
1.- El Sistema de Gestión está
diseñado conforme a las normas
aplicables?
2.- El Sistema de Gestión está
implementado y funciona según
la planificación?
Secuencia
tradicional
Secuencia
sugerida
3.- El Sistema de Gestión es eficaz?
¿Es capaz para lograr los objetivos
y alcanzar la satisfacción de las
partes interesadas?
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RECOPILACION DE EVIDENCIAS
 Lista de participantes
 Recabar evidencias objetivas en
todas sus formas
 Tomar notas
 Tomar muestras representativas
 Verificar la coincidencia entre
procedimientos escritos y la
realidad
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RECOPILACION DE EVIDENCIAS
 Investigar todo lo necesario
 Seguir la pista de auditoría
 Auditar dentro de la actividad
planeada
 El auditor mantiene el control
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RECOPILACION DE EVIDENCIAS
 Verificar lo expuesto durante las
entrevistas
 Comunicar al auditado las No
Conformidades
 Determinar si las No Conformidades
constituyen casos aislados o si son
generalizadas
 Registrar las No Conformidades
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ENTREVISTAS
Principales palabras:
La entrevista :
1. Introducción
2. Preguntas y respuestas
3. Conclusión
Para formular preguntas
• ¿quién… ?
• ¿porqué… ?
• ¿cómo… ?
• ¿qué… ?
• ¿dónde… ?
• ¿cuándo… ?
Para formular un requerimiento
¿por favor, muéstreme … ?
EVIDENCIAS OBJETIVAS
 Información verificable
 Se basan en:
- entrevistas
- examen de documentos
- observación de actividades y condiciones
- resultados de mediciones y ensayo
- registros
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NO CONFORMIDADES
Qué es una No Conformidad...?
!
 No cumplimiento de un requisito del sistema o del Plan
de Prevención de Riesgos Laborables
Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita
Requisito legal o regulatorio
 Una Oportunidad para mejorar el desempeño, los resultados
y la ausencia de incidentes
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NO CONFORMIDADES
HALLAZGO
DE
LA AUDITORÍA
OB
S
NC
Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 2
condiciones mínimas:
Debe estar basado en evidencias objetivas
Debe demostrarse incumplimiento de requisitos:
 De normas (OHSAS 18001, Planes de
Prevención de Riesgos)
 Procedimientos, planes u objetivos/metas
 Requisitos legales o regulatorios
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INFORME DE NO CONFORMIDAD
CONTENIDOS
1.- Dónde se detectó
2.- Cuál es el hecho o hallazgo (evidencia objetiva)
3.- Requisito no cumplido (siempre debe incluir el
requisito de la norma)
4.- Porqué es una NC (explicación de la NC)
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NO CONFORMIDADES
NO
CONFORMIDAD
TOMAR
DISPOSICIÓN
INVESTIGAR
CAUSA
DETERMINAR
ACCIÓN
CORRECTIVA
VERIFICACIÓN
IMPLEMENTACIÓN
Auditor
Auditado
VERIFICACIÓN
EFICACIA
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TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES
OHSAS 18001:2007
Cliente
Reclamos o Quejas
por Producto o
Servicio NC
Proveedores
Insumo o
servicio NC
Areas/Sectores
Producto, proceso
o sistema NC
Revisión por
la Dirección
Auditorías
Internas
Sistema
NC
Sistema
NC
Detección,
comunicación
y registros
Determinación
del Alcance
Disposición y
Acc. inmediatas
DEFINIR NECESIDAD DE AC
(por impacto o
por acumulación)
AC MANDATORIA
Identificar causa raíz,
definir la AC,
verificar implement.
y eficacia
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INVESTIGACION DE CAUSA RAIZ
Evidencias objetivas
del problema
NC
Síntomas
Por qué?
Causas
aparentes
Por qué?
ALCANCE
Alcance
Implicancias
ocultas
Implicancias ocultas
Por qué?
Por qué?
Por qué?
?
Causa Raíz
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TIPOS DE ACCIONES
Evidencias objetivas
del problema
NC
La ACCION INMEDIATA
ataca al problema
Su propósito es
limitar sus efectos
y ponerlo bajo control
Síntomas
Causas
aparentes
ALCANCE
Alcance
Implicancias
ocultas
Implicancias ocultas
La ACCION CORRECTIVA
ataca a la causa
Su propósito es evitar
que el problema
vuelva a suceder
Causa Raíz
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REUNIÓN FINAL

Agradecimientos

Objetivos y alcance de la Auditoría

Aclarar que la Auditoría fue una muestra

No conformidades presentadas
por cada auditor

Aclaración de dudas
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REUNIÓN FINAL

Conclusiones:
- existe un Sistema de Gestión?
- está implementado?
- es eficaz?

Acordar fechas de verificación de
acciones correctivas
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INFORME DE AUDITORÍA






Área auditada
Lugar y Fecha
Equipo de Auditoría
Participantes
Objetivo y alcance
Hallazgos de la auditoría, expresados en forma
de
•
Fortalezas,
•
Debilidades, presentadas como:
 No conformidades y
 Observaciones

• Oportunidades de Mejora
Conclusiones y recomendaciones
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SEGUIMIENTO
Responsabilidad del Auditor Líder

Verificar:
- la implementación de las
acciones correctivas
- su eficacia

Informar al responsable si no se
tomaron las acciones correctivas o si
no fueron eficaces
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