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TIPOS DE DOCUMENTOS
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
La clasificación de los documentos en el archivo es muy importante para el
funcionamiento óptimo del departamento. Según pude observar los expedientes se
archivan por orden alfabético y están clasificados por categorías. Aunque hay algunos
expedientes que se archivan con números que determinan el lugar y la fecha que ocupan
en el registro, como es el caso de los archivos de recursos financieros. Los expedientes
del derecho habientes cuentan además con un código que determina el área médica a
que corresponden, ya que cada derecho habiente está asignado a un médico en
particular.
Cada vez que se saca un expediente, se revisa que los papeles que están requiriendo se
encuentren dentro y que correspondan al asunto o la persona a la que dicho expediente
está asignado.
Cuando el expediente es regresado se vuelve a revisar la documentación interior antes
de colocarlo en el sitio que le corresponde. De esta manera se asegura de que el archivo
mantenga un perfecto orden y que los documentos estén disponibles en el momento en
el que alguien los requiera.
http://www.slideshare.net/aracelosa/archivo-y-clases-de-documentos
SEGÚN SU CLASE
Documentos textuales : presenta la informa en forma escrita sobre papel u otro soporte
la cual debe leerse ej.: libros, revistas, documentos administrativos, carta,
informe.actas, circulares, contratos, certificados, etc.
Documentos no textuales: estos documentos deben verse, oírse o manipularse ej.:
iconográficos, sonoros, audiovisuales, magnéticos y materiales
Documentos iconográficos: como imágenes, avisos, parcantas, cuadros diapositiva (
cartográficos ) mapas, planos, s etc.
Documentos sonoros ( fonográficos) : tales como: discos, cintas grabadas.
Documentos audiovisuales: combinan el sonido con la imagen: películas, videocasetes, video- discos, cintas, microfilme, etc.
Documentos Magnéticos: son los programas que permiten realizar los diferentes
trabajos informáticos. Ej.: Word, Excel, power point etc.
Documentos materiales: es la base física del documento: EJ: objetos, muestras, obras,
maquetas, trabajos etc.
SEGÚN SU FORMA DE TRANSMISIÓN
Original: es el ejemplar de un documento autentico en el cual las firmas son originales
y se puede identificar fácilmente que tipo de bolígrafo se utilizó. Actas de grado,
circulares de normas y leyes, contratos, certificados, planos, actas
Copia: es un ejemplar del documento original el cual contiene el mismo texto pero al
observarlo las firmas y demás no tamos que es copia. Fotocopia, copia de un original
en papel o medio magnetico
Borrador: es un documento previo al ejemplar original.
Minuta: enumeración de asuntos que deberán volcarse en el original.
SEGÚN SU CONTENIDO
Documentos dispositivos o imperativos: son más que todo judiciales ej.: leyes,
decretos, normas, sentencias, circulares, la iglesia, etc.
Documentos testimoniales o probatorios: es cuando la autoridad da fe de algo ej.:
registro civil, constancias, resoluciones, diplomas ,actas de grado, certificados
judiciales, contratos, actas etc.
Documentos informativos o noticioso: es cuando un sujeto asienta una información o
noticia ej.: portafolios, cartas, notas, presupuesto, tiquetes de compra, cuentas de
cobro, nomina etc.
Documentos sustantivos o característicos: son las funciones para las cuales existe la
institución ej.: los cuadros de tarifas, planos, fotografías, paginas web etc.
Documentos comunes o facilitativos: sirven de funciones de apoyo para los
administrativos ej.: libros de contabilidad, comprobantes de ingreso y egreso,
patrimonio, licencias etc.
SEGÚN SU GRADO DE ACCESIBILIDAD A LOS USUARIOS
Documentos que deben ser publicados: se deben publicar las leyes y gran parte de los
decretos para que los ciudadanos los conozcan
Documentos de libre acceso: no son promulgados pero quien los necesito los puede
pedir.
Documentos no clasificados con grado de confidencialidad: estos documentos son
personales y solo lo pueden ver el interesado y las personas que intervinieron en esa
labor
Documentos confidenciales: solo lo pueden consultar los funcionarios involucrados en
la tramitación o pueden ser comunicados a profesionales ej.: médicos, abogados, etc.
SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR O AUTOR
Documentos públicos: son los que proporcionan las entidades del gobierno u oficiales
tales como: escrituras de compra venta
Documentos privados: se originan en la empresa privada ejemplo: cartas, facturas de
venta, contratos etc.
SEGÚN SU VIGENCIA:
Administrativo: Tiene valor mientras el documento le fue útil a la Institución
Histórico: Valor permanente y será consultado por su valor cultural
SEGÚN LA FRECUENCIA DE USO:
Activos o dinámicos
Inactivos o no dinámicos
Entre activos están:
Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: de circulación, de
tramitación por los canales o cauces normales, en busca de respuesta o solución para el
asunto que se ha iniciado.
Archivos centrales o intermedios: una vez recibida la respuesta o solución al asunto
iniciado, se debe conservar, ya que puede ser objeto de consulta o antecedente, pero no
con la frecuencia de la primera etapa.
Archivos permanentes o históricos: incluye los documentos que asumen un valor
permanente por decisión del respectivo comité de archivo.
TIPOS DE DOCUMENTOS NOTARIALES
Testamento: Acto jurídico, individual, libre y revocable por el que una persona regula
su sucesión nombrando uno o más herederos. La práctica más habitual y segura es el
testamento ante notario, en su modalidad de testamento abierto. Existen otras formas,
como el testamento cerrado ante notario, el ológrafo, o el militar y marítimo o ante
testigos, pero se usan poco.
Capitulaciones matrimoniales: Acuerdo entre cónyuges cuyo objetivo esencial es
pactar un régimen económico conyugal, así como liquidar el anterior. También las
pueden otorgar aquellos no casados, que en el año siguiente vayan a contraer
matrimonio.
Poder: Facultad que se da a otra persona para realizar y ejecutar determinados actos
jurídicos y materiales en nuestro nombre. El apoderado no tiene que aceptar el poder,
es un negocio unilateral del poderdante. Es más, puede no conocer que se le ha
otorgado el poder, porque basta que una persona acuda a la notaría y lo otorgue. El
poder es revocable por parte del poderdante, por medio de otra escritura posterior,
quedando sin efecto, por tanto, la primera.
Acta: En este documento el notario hace constar la relación de lo acontecido durante
la celebración de una asamblea, congreso, sesión, vista judicial o reunión de cualquier
naturaleza y de los acuerdos o decisiones tomados.
Compraventa: Contrato por virtud del cual uno de los contratantes se obliga a
transferir la propiedad de una cosa o derecho y el otro, a su vez, se obliga a pagar por
ello un precio convenido. Puede ser de inmuebles, muebles o derechos.
Préstamo hipotecario: Préstamo que tiene como garantía de pago un bien
inmueble o varios, sean viviendas, locales, garajes, solares, fincas rústicas, etc.
Constitución de sociedades mercantiles: Acto de fundación de una sociedad
donde se definen sus elementos básicos: capital inicial, domicilio, régimen jurídico,
etc. Las sociedades mercantiles se constituyen de acuerdo con la legislación mercantil,
independientemente de que su finalidad sea comercial. Lo son las sociedades
anónimas y las sociedades limitadas, entre otras.
Declaración de herederos abintestato: Es heredero abintestato aquella persona
(o personas) que, al no haber heredero nombrado en testamento, lo es por establecerlo
la ley. Para ser nombrado heredero abintestato es necesario formalizar un expediente
de declaración, que será notarial o judicial, según el parentesco que se tenga con el
fallecido.
Póliza: Documento mercantil, redactado por una de las partes. Si la interviene un
notario tiene unos efectos privilegiados, fundamentalmente a la hora de exigir por vía
judicial lo pactado en ella. Puede no recurrirse a un notario, pero entonces carecerá de
esos efectos.
Protesto: Documento donde se hace constar la negativa de aceptar o pagar una letra
de cambio, pagaré o cheque para no perjudicar o disminuir los derechos y acciones de
las personas que han intervenido.