1. Administración La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz. 2. Recursos de una organización Los recursos de una organización se pueden clasificar en: Recursos Humanos: Los recursos humanos son el trabajo y conocimiento que aporta el conjunto de personas de una organización. Los recursos humanos son un factor clave en todas las organizaciones. La administración de recursos humanos se encarga del reclutamiento de empleados, motivación, pago de salarios, vacaciones, etc. Dentro de cada empresa mediana o grande, existe un departamento usualmente llamado "Recursos Humanos" o simplemente RRHH, que se encarga de estas tareas. Recursos Materiales: Los recursos materiales son los bienes tangibles que la organización puede utilizar para el logro de sus objetivos. En los recursos materiales podemos encontrar los siguientes elementos: - Maquinarias - Inmuebles - Insumos - Productos terminados - Elementos de oficina Recursos Financieros: Los recursos financieros son el efectivo y el conjunto de activos financieros que tienen un grado de liquidez. Es decir, que los recursos financieros pueden estar compuestos por: - Dinero en efectivo - Préstamos a terceros - Depósitos en entidades financieras - Tenencias de bonos y acciones - Tenencias de divisas Recursos Intangibles: Los recursos intangibles son aquellos recursos distintos de los financieros, que no pueden ser percibidos físicamente (vistos, tocados, medidos). Los recursos intangibles se pueden clasificar en legales y competitivos. Los recursos intangibles legales incluyen a derechos de marca, derechos de autor, patentes, permisos, etc. Los recursos intangibles competitivos se refieren al conocimiento acumulado por la empresa (know-how entre otros tipos de conocimientos). En muchas organizaciones, los recursos intangibles pueden tener un enorme impacto en su rentabilidad. Por ejemplo, para Coca-Cola, la fórmula secreta ha sido un recurso intangible que prácticamente definió el éxito de la empresa. En la economía actual, los recursos intangibles vienen cobrando cada vez mas importancia como generadores de valor y disruptores económicos. 3. Funciones básicas de la administración Planificación Los administradores deben planificar sus actividades para condiciones futuras, deben desarrollar objetivos estratégicos y asegurar el logro de los objetivos. Por lo tanto, se deben evaluar futuras contingencias que afectan a la organización, y dar forma al panorama futuro ya sea operacional o estratégico de la empresa. Organización Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una manera y estructura eficiente para que de esta manera se puedan alinear las actividades de la organización. Los administradores también deben capacitar y contratar a las personas adecuadas para el trabajo, y siempre asegurar una mano de obra suficientemente calificada y educada. Dirección Los administradores deben supervisar a sus subordinados en su trabajo diario, e inspirarlos a alcanzar las metas de la empresa. Así mismo, es responsabilidad de los administradores comunicar los objetivos y las políticas de la empresa a sus subordinados. El supervisor de los subordinados siempre debe estar alineado con las políticas de la empresa, y cada administrador debe tratar a sus subordinados bajo los estándares de la compañía. Coordinación Los administradores deben armonizar los procedimientos y las actividades realizadas por la empresa, lo que significa que todas las actividades de cada unidad organizativa se deben complementar y enriquecer el trabajo de otro. Control Los administradores deben controlar que las actividades de la compañía están en línea con las políticas y objetivos de la empresa en general. Es también responsabilidad del administrador observar y reportar las desviaciones de los planes y objetivos, y coordinar las tareas para corregir posibles desviaciones. 4. Explique el ciclo PHVA es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos. Los resultados de la implantación de este ciclo permiten en las organizaciones una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando de forma continua la calidad, reduciendo costos, optimizando productividad, reduciendo precios, incrementando la participación del mercado e incrementando la rentabilidad de la organización. El ciclo PHVA sus cuatro pasos: (P) planificar (H) hacer (V) verificar (A) actuar, en donde cada uno corresponde a una etapa del ciclo: Planificar: Esta primera fase consiste en construir los objetivos, estrategias, métodos y procesos que sean necesarios para conseguir las metas planteadas, es la formulación del plan de acción, de acuerdo a las políticas de la organización. Pero antes, se debe realizar un diagnóstico de la situación real de la empresa, analizando su macro y micro entorno. Hacer: La segunda fase consiste en la ejecución e implementación del plan de acción realizado. Verificar: esta tercera, se fundamenta en realizar el seguimiento y medición de las acciones, evaluando los resultados de las tareas ejecutadas. Actuar: La última fase del ciclo radica en tomar las acciones para mejorar el desempeño de los procesos, dependiendo si los resultados no se ajustan a las metas u objetivos definidos, realizando las correcciones y modificaciones que sean necesarias. 5. Planeación estratégica La Planeación Estratégica es una herramienta de gestión que permite establecer el quehacer y el camino que deben recorrer las organizaciones para alcanzar las metas previstas, teniendo en cuenta los cambios y demandas que impone su entorno. En este sentido, es una herramienta fundamental para la toma de decisiones al interior de cualquier organización. Así, la Planeación Estratégica es un ejercicio de formulación y establecimiento de objetivos y, especialmente, de los planes de acción que conducirán a alcanzar estos objetivos. la Planeación Estratégica proporciona un marco real para que, tanto los líderes, como los miembros de la organización, comprendan y evalúen la situación de la organización. Esto, ayuda a alinear al equipo con el fin de que empleen un lenguaje común basados en la misma información, lo que ayudará a que surjan alternativas provechosas y de valor para la organización. El plan estratégico de una organización establece el quehacer de cada miembro, lo que garantiza que las acciones de cada uno estén direccionadas hacia el cumplimiento de las metas a futuro. 6. Matriz DOFA La matriz DOFA o matriz FODA es un método de planificación que permite tener los enfoques claros de cuáles son los aspectos buenos y malos de su nuevo negocio, permitiendo de tal forma buscar soluciones para sus aspectos negativos, logrando así la mejoría progresiva del negocio. Cumpliendo su misión acercándose más y más a la visión planteada por el empresario, no solo puede ser usado en la fase de planificación antes de la apertura del nuevo negocio, también es utilizado como herramienta de control cuando el negocio lleva tiempo en funcionamiento y presenta algunas fallas que no se han identificado con claridad, siendo la clave del éxito para cualquier empresa. La matriz DOFA permite definir los aspectos internos y externos que favorezcan o inhiban el buen funcionamiento de la empresa, la matriz se desglosa de la siguiente manera: (D) debilidades: se refiere a los aspectos internos que de alguna u otra manera no permitan el crecimiento empresarial o que frenan el cumplimiento de los objetivos planteados (O) oportunidades: se refiere a los acontecimientos o características externas al negocio que puedan ser utilizadas a favor del empresario para garantizar el crecimiento de su empresa (F) Fortalezas: son las características internas del negocio que permitan impulsar al mismo y poder cumplir las metas planteadas y por ultimo (A) Amenazas: son los acontecimientos externos del negocio en la mayoría de las veces incontrolables por el dueño y personal de la empresa analizada. 7. Técnica brainstorming La lluvia de ideas, también denominada tormenta de ideas, es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. Esta herramienta fue ideada en el año 1939 por Alex Faickney Osborn (fue denominada brainstorming), cuando su búsqueda de ideas creativas resultó en un proceso interactivo de grupo no estructurado que generaba más y mejores ideas que las que los individuos podían producir trabajando de forma independiente; dando oportunidad de dar sugerencias sobre un determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los participantes. Numerosos estudios recientes demuestran justamente lo contrario, que individualmente se generan más ideas que en grupo, por lo que la utilidad de esta técnica esta entre dicho. Las conclusiones fueron obtenidas de 22 estudios de los cuales 18 corroboraron su hipótesis. 8. Qué es cartera La cartera es un grupo de activos que tiene un inversor o una sociedad de inversión. Los activos de una cartera de inversión pueden ser de varios tipos: por ejemplo, acciones, bonos, materias primas o derivados. Por regla general, una cartera reflejará el perfil del inversor que la ha creado, en cuanto a su tolerancia al riesgo y a los componentes clave de estrategia de inversión que la forman. Un inversor que tenga como meta obtener beneficios a largo plazo poco riesgo tendrá una cartera formada por acciones de empresas de prestigio, bonos o fondos de índices y realizará pocas compras y ventas a corto plazo. En cambio, un inversor en operaciones intradía tendrá una cartera con mucha más actividad, formada por inversiones en el mercado de divisas o posiciones largas y cortas en derivados con apalancamiento. 9. Cartera vencida- Cartera vigente Cartera vencida Monto total de créditos otorgados por una persona física o moral y que se convierte un activo de riesgo al tener los créditos en mora. La cartera vencida. Entendida como la parte de documentos y créditos que no han sido pagados a la fecha de su vencimiento. El 45% de las empresas tienen el problema de cartera vencida, siendo en su mayoría micro empresas y en segundo medianas y pequeñas empresas. Aunque en las organizaciones grandes también se presentan estos problemas, el efecto que tiene en la micro empresa es mayor dado que no tiene el respaldo económico para resolver en el corto plazo la falta de liquidez. Evidentemente el problema de cartera surge cuando principalmente una empresa ofrece créditos a sus clientes sin el análisis adecuado de sus políticas de créditos o la falta de control y vigilancia de la cartera Cartera vigente Cartera vigente. Es una cuenta que pertenece a las operaciones activas que un banco realiza, concediendo créditos en distintas modalidades de préstamos. La cuenta especifica que contabiliza todos los créditos otorgados con garantías documentarias se titula Documentos descontados, el documento que generalmente se utiliza en esta modalidad de préstamo es la letra de cambio. Al apropiar la cuenta específica Documentos descontados, nos referirnos a operaciones en donde se descuentan por anticipado los intereses que deberían devengarse durante el periodo o plazo de utilización del capital que el banco otorgo en calidad de préstamo. También se puede decir que es el importe líquido de préstamos desembolsados sobre documentos endosados por el cliente y descontados por la entidad bancaria. 10. Cobranza proceso mediante el cual se hace efectiva la percepción de un pago en concepto de una compra, de la prestación de un servicio, de la cancelación de una deuda, etc. Esta puede ser emprendida por la misma empresa que debe recibir el pago, a partir de un área dedicada especialmente a este menester, o puede encomendarse a otra institución. En el primer caso, luego de tener claros cuales son los montos que deben percibirse, una persona denominada cobrador se hace presente en los domicilios identificados para el abono del monto estipulado. A efectos de evitar actos de corrupción y entendimiento entre los clientes y las personas destinadas a cobrar dinero de la empresa, es recomendable que estás últimas sean rotadas. En efecto, algunos vicios en este sentido pueden llevar a una consecuencia indeseable para la organización. Es por ello que también se necesita que las personas dedicadas a tal tarea hayan hecho gala de cualidades referidas a la honestidad y la integridad. Además, el cobrador debe llegar a tener una llegada al cliente que le permita con seguridad realizar el cobro de la forma más rápida posible. 11. Estado de mora La "mora" consiste en el retraso, dilación o tardanza en el cumplimiento de la obligación, por lo común, la de pagar una cantidad económica, líquida y vencida. No obstante, en sentido más concreto, se identifica con el retardo culpable, que da lugar a la correspondiente indemnización, pero que no impide la posibilidad del cumplimiento tardío de la obligación. 12. Altura de mora una altura de mora superior a 30 días deben ser clasificados diferente de A. Siguiendo esta definición, se establece el estado de default de un crédito. La altura de mora se utiliza para referirse a la "antigüedad de la mora". Es decir, que, si una cuenta presenta una mora de más de 90 días, se dice que su altura de mora es de más de 90 días. 13. Cobranza preventiva Cobranza preventiva es un tipo de gestión de cobranzas que se aplica a la cartera de clientes que luego de un análisis se detecta que tienen alto riesgo de entrar en mora, entre ellos tenemos clientes nuevos, clientes sobre endeudados, clientes con dificultades económicas. Este tipo de gestión generalmente se la realiza con el fin de generar hábitos de pago en los clientes minimizando la cartera incobrable. Al aplicar la cobranza preventiva en una cartera de clientes es necesario que el seguimiento se lo realice desde momento en que se generan las facturas, La gestión preventiva se la puede desarrollar mediante el envío de mensajes de texto, correos inclusive llamadas telefónicas, todo esto como recordatorio por lo que es recomendable utilizar un texto y tono suave durante la comunicación con los clientes. La importancia de la aplicación de la cobranza preventiva a la cartera de clientes proviene de los resultados que se obtiene en el desarrollo de la misma dado que posibilita que se pueda detectar a tiempo problemas que posteriormente serían los causales principales del no pago por parte del cliente. Los inconvenientes pueden ser en relación a la facturación, inconformidad con el servicio o productos, reclamos no atendidos, o muchos otros que se presentan, al ser identificados estamos en capacidad de facilitar la ayuda necesaria o canalizarla al departamento adecuado que brinden soluciones inmediatas lo que permite la continuidad de la gestión de cobranza y la disminución de cartera incobrable por estas causas. Cobranza administrativa Se entiende como cobranza administrativa aquella actividad que trata la deuda sin mora o con mora temprana. Mediante un equipo de personas especialmente capacitadas y con perfil administrativofinanciero además de contar con una inclinación muy alta de atención al cliente y servicio, se realiza la gestión de cobranza preventiva de manera cordial y metódica, permitiendo de esta forma generar un vínculo con el deudor que favorece a la recaudación en tiempo o a la detección proactiva de los problemas que pueden existir. Asimismo, nuestra gestión se complementa y adapta a las políticas, procedimientos y cultura empresarial de nuestros clientes, transformándonos de esta manera, en parte del equipo de cobranzas. Esta fase del procedimiento de cobro engloba toda la gestión de control, seguimiento y cobranza que hay entre la emisión de la factura, el recaudo de su valor y el resumen de la deuda. Se compone de: Gestión y seguimiento de los pagos desde antes de su fecha de vencimiento. Recaudo e identificación del pago Cobro perjudico El cobro prejurídico también se conoce como cobro extraprocesal o persuasivo. Se trata de todas las acciones de cobro que inicia el acreedor personalmente o por intermedio de otra persona –oficina de cobro o abogado–, para recuperar su cartera antes de presentar una demanda judicial ante el respectivo juez de la República, cuando el deudor se encuentra en mora o con los plazos de pago vencidos. Cobro jurídico El cobro jurídico es el procedimiento que generalmente le sigue a un cobro prejuridico o persuasivo. En el cobro jurídico es cuando entran los abogados a formar una parte importante, porque serán ellos los encargados de cobrar el dinero a favor del acreedor. Por eso una de las mejores oportunidades para el acreedor de negociar el cobro de una deuda, es la etapa de cobro jurídico, porque es ahí donde se tiene certeza de que en caso de que la persona no se ponga al día con la deuda de manera inmediata, el abogado que haya sido contratado para tal fin, dará comienzo a las actividades jurídicas de cobro, y solicitará el pago a través de un juez. No tiene la misma efectividad el cobro hecho directamente por el acreedor, ya que el cliente la mayoría de las veces no lo toma en serio, que el cobro realizado por una agencia especializada en cobranzas. En este último caso el deudor se siente más presionado a pagar. Cartera castigada Este servicio tiene el objetivo de recuperar créditos castigados, entendiendo a estos como cuentas con antigua data de morosidad. Para ello implementamos y ejecutamos campañas efectivas de recuperación monetaria, bien sea por la vía judicial o extrajudicial. Estas estrategias nos permiten generar condiciones que constituyen una oferta atractiva para el deudor, generando así en el menor tiempo posible, efectos importantes en la línea de los estados financieros de nuestro cliente. 14. Provisión de cartera La provisión de cartera es el valor que la empresa considera que no puede recuperar, y por tanto se debe provisionar. ... Ese dinero que no puede recuperar constituye una pérdida para las empresas y por tanto debe aparecer en el ejercicio contable como gasto. Métodos de provisión de cartera Los dos métodos aceptados de provisión de cartera, para establecer la deducción correspondiente al determinar la base gravable para el impuesto sobre la renta, son el método individual y el método general. La aplicación de estos métodos en particular está basada en la legislación tributaria colombiana. Cada país tendrá la legislación correspondiente para su propio manejo de los métodos. Método individual Mediante este método la provisión de cartera queda determinada aplicando hasta un 33 % de deducción como provisión sobre el saldo de aquellas cuentas por cobrar que ya tengan vencidas más de un año. La provisión se aplica de forma individual solo a las cuentas con vencimiento mayor a un año. Por otro lado, se permite manejar porcentajes menores al 33 %. Método general En este método las provisiones de cartera se calculan para las cuentas en general, según el tiempo que tengan vencidas, con los siguientes porcentajes: – Para las cuentas por cobrar que tengan un vencimiento entre tres meses y seis meses: 5 %. – Las cuentas por cobrar que tengan vencidas más de seis meses y menos de un año: 10 %– Para las cuentas por cobrar con vencimiento mayor a un año: 15 %. 15. Habeas data El presente manual tiene por objeto el cumplimiento de las disposiciones legales, constitucionales y jurisprudenciales concernientes al desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos relativos al artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. En resumen, el presente manual establece las políticas y los procedimientos a través de los cuales el titular de los datos personales puede hacer efectivos sus derechos relacionados con el tratamiento de sus datos y a su vez, el tratamiento que el responsable debe darle a los datos de terceros, así como los mecanismos para instar el cumplimiento de los deberes en cabeza del responsable del tratamiento. Así mismo, se dan algunas definiciones relativas a términos necesarios para la correcta aplicación de las mencionadas políticas, junto con los principios sobre los que se fundamenta la recolección y tratamiento de los datos personales Es de aclarar este manual no aplicará ni servirá de referencia para solicitudes de eliminación de bases de datos de archivos de información periodística y otros contenidos editoriales, lo anterior, en virtud del artículo segundo (2°) de la Ley 1581 de 2012 que dispuso lo siguiente: “El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente ley no será de aplicación (…) d) A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales (…)”. Como puede apreciarse, esta exclusión da un tratamiento especial a la información periodística y de contenidos editoriales de los medios de comunicación en relación con sus datos noticiosos. Así mismo la jurisprudencia interpretó los alcances de los contenidos sujetos al Habeas Data, la Corte Constitucional en sentencia C-748 de 2011 de control de constitucionalidad del proyecto de ley estatutaria 1581 de 2012 se pronunció al punto de la excepción mencionada en los siguientes términos: 16. explique las calificaciones La calificación crediticia (o credit scoring) es una metodología de evaluación crediticia que consiste en asignar un puntaje al potencial deudor. De esta forma, se intenta medir la solvencia del cliente. El credit scoring se basa principalmente en el historial de préstamos del solicitante. Dicha información es otorgada por las centrales de riesgo, entidades que reúnen información de todos los usuarios del sistema financiero. Administrar la cartera Taller Marchelo Martínez Robles Thalía Polo Alberto Mass Melissa Díaz Silvana Herrera Alfredo Ibáñez 2020
