Randall Ureña Procedimiento para llevar a cabo la Asamblea General de la Asociación de Desarrollo Integral de San Rafael de San Pedro 1. Elección de fecha. Con el fin de organizar la Asamblea General Ordinaria, la junta directiva discute las fechas posibles, teniendo en mente la fecha de vencimiento de la personería jurídica. Durante una sesión de junta directiva se acuerda la fecha, la hora y el lugar y la secretaria se encarga de confeccionar las invitaciones. En la mayoría de los casos la Asamblea se realiza en el mes de febrero, ya que la personería de la ADI San Rafael vence en marzo. 2. Convocatoria de los afiliados. Con relación a la convocatoria, la junta directiva hace llegar una nota de invitación a los afiliados activos, respetando al menos 15 días de anticipación a la celebración de la Asamblea; tal como lo indica el artículo 31 del Reglamento de la Ley 3859 (en adelante Reglamento). En la nota se indica la hora de la Asamblea en primera convocatoria. 3. Día de la Asamblea. Llegado el día de la Asamblea, los afiliados deben firmar el acta de la Asamblea General como primer paso. Una vez que se llega la hora de iniciar en primera convocatoria se comprueba el quórum y se determina que haya mas de la mitad de los afiliados, tal como lo indica el artículo 32 del Reglamento. Por ejemplo, la Asamblea General del 2018 de la A.D.I San Rafael no se pudo iniciar en primera convocatoria, por lo que inicio en segunda convocatoria con un número mayor del 25% de los afiliados (Anexo 1). Cabe mencionar que en la última Asamblea General de la ADI San Rafael no se expuso el padrón de asociados en un lugar visible tal y como lo indica el artículo 38 del Reglamento. 4. Aprobación de la agenda. Los afiliados presentes en la Asamblea escuchan el orden del dia. El presidente pide a los afiliados votar a favor o en contra de la agenda. Los afiliados que están a favor levantan la mano y luego los afiliados que están en contra. Una vez aprobada la agenda se procede con los informes. 5. Informes. El primer informe que se ofrece es el del presidente. La mayoría de las ocasiones el informe no es impreso pero es proyectado usando un videobin. El segundo informe es el de tesorería. Este informe sí se imprime para ofrecer una copia a los asociados. El último informe es el de fiscal donde no se ofrece el informe impreso sino que los asociados solo lo escuchan. Todos los informes quedan escritos en el Acta de la Asamblea. 6. Otros asuntos. Cada Asamblea tiene asuntos diferentes. En algunas se incluye la elección de junta directiva u otros temas que requieren acuerdos de Asamblea. Sin embargo, todas las Asambleas Generales Ordinarias incluyen la lectura, discusion y aprobación del plan de trabajo anual. En el caso del fragmento del Acta de la ADI San Rafael (Anexo 1), la aprobación corresponde al artículo 8 del orden del dia. Si existen asuntos varios se tratan y luego se da el cierre de la Asamblea que siempre esta acompañada de un refrigerio para los asociados. Responsabilidades antes, durante y posteriormente de la Asamblea General ANTES 1. Tomar el acuerdo en sesión de junta directiva para la realización de la Asamblea 2. Comunicar a los asociados con al menos 15 días de anticipación a la celebración de la Asamblea, usando los medios disponibles (Artículo 31 del Reglamento). Por ejemplo, se pueden hacer llegar notas escritas, correos electrónicos, mensajes telefónicos u otro medio 3. Preparar de forma escrita e impresa, los informes de presidencia, tesorería y fiscalía. 4. Preparar el lugar de la reunión (limpieza, sillas, sanitarios) 5. Coordinar la elaboración del refrigerio. DURANTE 6. Imprimir y colocar en un lugar visible el padrón de afiliados activos 7. Preparar el encabezado del acta para las firmas de los afiliados 8. Realizar el cobro de las cuotas definidas por la Asamblea 9. Asegurarse que todos los afiliados pueden escuchar, ver y entender lo que se habla y discute. En este caso, la junta directiva debe valorar si es necesario el uso de micrófonos, parlantes y proyector para la presentación de la información. 10. Realizar las votaciones de la forma más democrática posible, haciendo énfasis en la claridad de las opciones de la votación, haciendo el conteo de votos a favor, en contra y abstenciones. Además, la junta directiva debe consultar a la Asamblea si desea hacer las votaciones secretas o no. POSTERIORMENTE 11. Se reúne la junta directiva saliente con la entrante para la entrega de libros, bienes y discutir asuntos pendientes 12. Se redacta el acta y se envía copia y original al equipo técnico regional dentro de los primeros ocho días hábiles (Artículo 34 del Reglamento) Anexo 1. Fragmento del Acta de Asamblea General del año 2019 de la Asociación de Desarrollo Integral de San Rafael de San Pedro donde indica el inicio de la Asamble en segunda convocatoria.
