Método escala, Administración de la comunicación y administración de Recursos humanos

3.- De acuerdo con el Método Escala (lo visto en clase),
ENTREGABLES:
3.1 Infografía
3.2 Ejemplos Reales o académicos de cada una de las herramientas (contenidos en carpetas)
3.1 Administración de la Comunicación.
-Obj: Inf. Requerida presentada en reportes, informes, quién la genera, quién recibe,
frecuencia de entrega, juntas, medios de distribución.
Explicación
1. Matriz de comunicación
c. Es una herramienta de evaluación diseñada para determinar con
exactitud cómo será la comunicación de un individuo, grupo y/o empresa;
proporciona un marco conceptual para determinar objetivos
de comunicación lógicos. Puede ser mediante reportes escritos, correos,
etc.
2. Calendario de eventos.
 Planificar eventos y actividades, unidades de tiempo (inicio y fin), cambios
de fases y etapas; además de tareas y correspondencia temporal se añaden
acontecimientos como reuniones, hitos a conseguir o avisos importantes no
suelen tener asignada una duración específica; funcionan como puntos de
conexión aportando una información extra a todas las personas que tienen
acceso a él.

 Unidades de tiempo en que se planificará el desarrollo del proyecto.
 Actividades que han de llevarse a cabo, distribuidas o no por partida.
 El principio de la barra marca el momento previsto para el inicio de la
actividad y el final determina su plazo máximo de finalización.
 Además de las tareas y su correspondencia temporal, en el diagrama
pueden resaltarse acontecimientos. Estos eventos que, al corresponder a
reuniones, hitos a conseguir o avisos importantes no suelen tener asignada
una duración específica; funcionan como puntos de conexión aportando
una información extra a todas las personas que tienen acceso a él. Pueden
usarse también para marcar el cambio de fase o etapa.
3. Estatus semanal.
 Son unidireccionales.
 Deben ser proactivos y buscar la máxima actualización.
 Se dirigen al responsable de equipo y/o al Jefe de Proyecto.
 Su frecuencia debe ser periódica y, al menos, semanal.
Herramienta para llevar a cabo una monitorización adicional del progreso
de proyecto, que permita asegurarse de que los objetivos se van alcanzando
a tiempo y que cada miembro del equipo está operando eficientemente y
conforme a las responsabilidades que le hayan sido designadas. Para que
estas actualizaciones sean efectivas es necesario:




Diseñar un proceso claro, que quede bien definido .
Procurar que las instrucciones sean fáciles de seguir.
Intentar que los informes proporcionen el nivel adecuado de
detalle.
Asegurarse de que las personas encargadas de reportar conocen
esta obligación y la frecuencia con que deben hacerlo.
4. Reporte mensual del programa del proyecto-Ruta crítica.
Se informa de las actividades necesarias e indispensables para que
el proyecto concluya según lo planificado. Con ella, se sabrá la
duración total del mismo y el estado de urgencia de las
actividades marcadas en un cronograma.
los posibles ‘cuellos de botella’ del mismo. Las actividades que se
encuentren en la ruta crítica son las más urgentes de ejecutar,
pues si alguna de ellas sufre un retraso podría paralizar todo el
proyecto.
El cálculo de la ruta crítica es uno de los aspectos más importantes
que debe gestionar un Project Manager, sino el que más. Se podría
decir, que teniendo el CPM controlado y actualizado, el proyecto
debería funcionar como la seda.
https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/metodo-de-laruta-critica
5. Diagrama Causa-Efecto con lista de verificación.
a. Diagrama de Ishikawa, es una herramienta utilizada para analizar y
evidenciar las relaciones entre un efecto determinado y sus causas
potenciales
b. Previo: 1. Determinar inequívocamente el problema a analizar. Debe ser
un problema concreto, aunque puedan intervenir diversas causas que lo
expliquen.
c. 2. Determinar el grupo de personas que deben intervenir en el análisis.
Normalmente serán personas relacionadas con el problema directa o
indirectamente, de forma que todas ellas puedan aportar ideas.
d. 3. Convocar al grupo, anunciándoles el problema concreto que se va a
analizar (para que vayan pensando en él).
e. https://aprendiendocalidadyadr.com/el-diagrama-causa-efecto/
6. Lecciones Aprendidas.
El conocimiento adquirido durante un proyecto, que muestra cómo se trataron los
eventos del proyecto o como deberán abordarse en el futuro con el propósito de
mejorar el desempeño futuro”.
3.2 Administración de los Recursos Humanos.
-Obj:Equipo del proyecto que integra colaboradores tanto internos como externos y los
roles y funciones de cada cual
Explicación
1. Plan del proyecto.
a. Un plan de proyecto es un conjunto de acciones estimadas para alcanzar
un objetivo determinado. Se trata de una de las primeras responsabilidades
de todo Director de Proyectos. Es el primer paso de toda gestión. Tener en
cuenta plazos, riesgos, actividades, equipo, costes, etc.
2. Matriz de roles y funciones.
b. ilustrar las conexiones que existen entre el trabajo que debe realizarse y
los miembros del equipo de proyecto, asegurando que los recursos
correctos estén asignados al trabajo correcto.
3. Estimado de costos. Presupuesto base.
a. es un proceso que consiste en el desarrollo de una aproximación de los
recursos monetarios que se necesitarán para completar las actividades que
demandará el proyecto. Es una predicción hecha sobre la base de la
información que está disponible en un determinado momento.
b. es un proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades
individuales para establecer una línea base de costo. Esta línea base incluye
todos los presupuestos autorizados, pero excluye las reservas de gestión.
c. controlar los costos es un proceso por el cual se monitorea la situación del
proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la
línea base de costo. Cuando se actualiza el presupuesto es porque se debe
haber registrado los costos reales en los que se ha incurrido a la fecha.
Cualquier aumento con relación al presupuesto autorizado sólo puede
aprobarse mediante el proceso denominado Realizar el Control Integrado
de Cambios.
d. https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2016/10/elpresupuesto-y-el-control-de-costos-de-un-proyecto/
e.
4. Programa de erogaciones- Flujo de efectivo.
a. Los gastos administrativos, Se refieren a aquellos gastos que no se
relacionan con la actividad específica que realiza la empresa.
Por lo tanto, los gastos administrativos no corresponden a ninguno de los
costos económicos que hacen a la realización del producto que acaban por
brindar, sino más bien a lo que diariamente se necesita para que la empresa
pueda funcionar normalmente.
b. Ejemplos: Los gastos en salarios del personal (en algunos casos se los
considera operativos, pues son costos de la realización del producto).
c. Materiales de oficina.
d. Cuentas de teléfono.
e. Los gastos en salarios de secretarios.
f. Alquiler de locales.
g. Aportes para la seguridad social.
h. Compra de carpetas.
i. Oficinas generales de la empresa.
j. Gastos en correspondencia.
k. Costos de recursos humanos (en el caso de que la empresa no se dedique
principalmente a eso)
l.
Fuente:
https://www.ejemplos.co/10-ejemplos-de-gastosadministrativos/#ixzz6E9daeaBV
5. Diagrama Causa-Efecto con lista de verificación.
a. Diagrama de Ishikawa, es una herramienta utilizada para analizar y
evidenciar las relaciones entre un efecto determinado (por ejemplo, las
variaciones en una característica de la calidad) y sus causas potenciales
b. Previo: 1. Determinar inequívocamente el problema a analizar. Debe ser
un problema concreto, aunque puedan intervenir diversas causas que lo
expliquen.
c. 2. Determinar el grupo de personas que deben intervenir en el análisis.
Normalmente serán personas relacionadas con el problema directa o
indirectamente, de forma que todas ellas puedan aportar ideas.
d. 3. Convocar al grupo, anunciándoles el problema concreto que se va a
analizar (para que vayan pensando en él).
e. https://aprendiendocalidadyadr.com/el-diagrama-causa-efecto/
6. Mapa de riesgos. Matriz de administración de riesgos.
a. Matriz de administración de riesgos. 2. Cualquier actividad que el ser
humano realice está expuesta a riesgos, los cuales influyen de distinta
forma en los resultados esperados. ... Es una herramienta de control y
de gestión utilizada para identificar las actividades (procesos y productos)
b. Una matriz de riesgos es una sencilla pero eficaz herramienta para
identificar los riesgos más significativos inherentes a las actividades de una
empresa, tanto de procesos como de fabricación de productos o puesta en
marcha de servicios. Por lo tanto, es un instrumento válido para mejorar el
control de riesgos y la seguridad de una organización.A través de este
instrumento se puede realizar un diagnóstico objetivo y global de empresas
de diferentes tamaños y sectores de actividad. Asimismo, mediante la
matriz de riesgo es posible evaluar la efectividad de la gestión de los riesgos,
tanto financieros como operativos y estratégicos, que están impactando en
la misión de una determinada organización.
7. Matriz de abastecimientos.
a. Es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el
material necesario para su funcionamiento su concepto es sinónimo de
provisión o suministro.
b. https://docs.google.com/presentation/d/1Jr3JCpMn2wQs15BYV4_gCKACi
RGnfONXIaXkUvRDBBA/htmlpresent?hl=es
8. Sistema de control de cambios.
a. consiste en supervisar las solicitudes de cambio, aprobar aquellos cambios
que se consideren convenientes y gestionar la implementación de esos
cambios
b. https://uv-mdap.com/programa-desarrollado/gestion-de-cambios-delproyecto/