LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES EN EL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Bogotá D.C. Julio de 2017
LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE
LAS HISTORIAS LABORALES EN EL DAPRE
Proceso asociado: Gestión Documental
Código: L-GD-02
Versión: 01
TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
OBJETIVO --------------------------------------------------------------------------------------------- 3
ALCANCE ---------------------------------------------------------------------------------------------- 3
TÉRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------ 3
ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES EN EL DAPRE ------------------------------- 5
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL --------------------------------------------------------------------- 5
ORDENACIÓN ----------------------------------------------------------------------------------------- 6
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ---------------------------------------------------------------------- 9
UBICACIÓN FÍSICA DE LAS HISTORIAS LABORALES -------------------------------------------- 10
CONSULTA Y COPIA DE DOCUMENTOS DE LAS HISTORIAS LABORALES ------------------- 11
ACTUALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES ---------------------------------------------- 11
RESPONSABLES DE LAS HISTORIAS LABORALES ---------------------------------------------- 11
CUSTODIA DE LAS HISTORIAS LABORALES ----------------------------------------------------- 11
MARCO LEGAL --------------------------------------------------------------------------------------- 12
REQUISITOS TÉCNICOS ---------------------------------------------------------------------------- 13
DOCUMENTOS ASOCIADOS ----------------------------------------------------------------------- 13
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ---------------------------------------------------------------- 13
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LINEAMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE
LAS HISTORIAS LABORALES EN EL DAPRE
Proceso asociado: Gestión Documental
1.
Código: L-GD-02
Versión: 01
OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la organización de la documentación contenida en la Historia Laboral de
cada funcionario (activo o inactivo) del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica,
acorde con la legislación vigente establecida por el Archivo General de la Nación y los procedimientos
internos de la Entidad.
2.
ALCANCE
Inicia con la entrega de los documentos al archivo de gestión, del Grupo de Gestión Documental
correspondiente a las historias laborales por parte de los funcionarios productores y termina con el
Inventario Único Documental.
3.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos
que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Documento: Información registrada en cualquier soporte (papel, electrónico).
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que
no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Folio: Hoja.
Historia Laboral: Serie Documental que contiene toda la información que se produce sobre la vinculación
y trayectoria laboral de los servidores públicos.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y
precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los
produjo.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con
los de otras.
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Proceso asociado: Gestión Documental
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Versión: 01
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas,
las cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.
Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen
varios, formando un expediente.
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Proceso asociado: Gestión Documental
4.
Código: L-GD-02
Versión: 01
ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES EN EL DAPRE
1. CLASIFICACIÓN
2. ORDENACIÓN
3. DESCRIPCIÓN
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
4.1.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
“La Clasificación Documental se entiende como una actividad mediante la
cual se identifican y se establecen las Series que componen cada
agrupación Documental de acuerdo con la estructura orgánico - funcional
de la Entidad.” 1
Para las Historias Laborales de los funcionarios, se clasifican los documentos entregados por el funcionario
mediante los formatos F-GD-24 Control ingreso de documentos para actualización de las historias
laborales y F-TH-04 Control de Documentos para la Posesión Legal del Cargo, de acuerdo con el
principio de procedencia y las Tablas de Retención Documental vigentes.
1
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación Documental. {El Línea}. (Consultado el 28 de Agosto de 2015).
Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4395
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Proceso asociado: Gestión Documental
4.2.
Código: L-GD-02
Versión: 01
ORDENACIÓN
“…Consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o
alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la
clasificación…”2
La serie documental Historias Laborales, se ordena con el sistema de ordenación cronológico; es decir el
primer documento producido (fecha más antigua) hasta el último documento con el que se concluyó (fecha
más reciente), de acuerdo a su trámite y/o principio de orden original. (Ver Manual de Gestión Documental
M-GD-01).
Ejemplo:
Es importante tener en cuenta que algunos memorandos u oficios remiten otros documentos que resultan
siendo anexos o soportes que forman parte del documento principal (memorando u oficio), y no deben
separarse de ninguna manera ya que hacen parte integral del mismo. Para la ordenación cronológica no
se tiene en cuenta las fechas de los anexos o soportes.
La apertura de la Historia Laboral se hace con los documentos relacionados en formato F-TH-04 Control
de Documentos para la Posesión Legal del Cargo, de acuerdo a él orden en este señalado. Los
ESPAÑA. MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE Diccionario de terminología archivística {El Línea}. (Consultado el 28 de
Agosto de 2015). Disponible en http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/diccionario.html
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Versión: 01
documentos generados posteriores a la posesión se ordenarán de acuerdo con el sistema de ordenación
cronológico.
4.2.1.
EXPURGO Y DEPURACIÓN DOCUMENTAL
Simultáneamente con la ordenación cronológica se separa de la Historia Laboral, los documentos de apoyo
y/o trabajo, duplicidad, documentos que no estén firmados, que no dan cuenta del vínculo entre la Entidad
y el Funcionario y todos aquellos que no se encuentren en la Tabla de Retención Documental.
La eliminación de dichos documentos se realiza por medio de picado con el fin de preservar el medio
ambiente y seguir las normas expedidas por el Ministerio de Ambiente3. No se realizará acta de eliminación
documental, ni se llevará al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.
4.2.2.
PREPARACIÓN FÍSICA
Los documentos de la Historia Laboral deben quedar libres de material abrasivo, ganchos de cosedora,
clips y demás elementos metálicos, con el fin de evitar el deterioro físico y biológico de la documentación.
(Ver Manual de Gestión Documental M-GD-01).
La alineación de las Historias Laborales, se realiza teniendo en cuenta la parte superior de cada folio, a
tamaño oficio.
Ejemplo:
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 46 (05 Mayo 2000). "Por el cual se establece el procedimiento para la
eliminación documental".
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Versión: 01
Cuando se encuentran documentos de tamaño inferior a media carta, estos deben pegarse en una hoja
blanca, tamaño carta, para evitar la pérdida de los mismos, el número de folio ira en la parte superior
derecha de la hoja blanca.
4.2.3.
FOLIACIÓN
Con el fin de garantizar la integridad de los documentos contenidos en la Historia Laboral, se realiza la
foliación que consiste en dar un número consecutivo desde 1 hasta el folio n, en la margen superior derecha
de cada documento, sin repetir números ni usar suplementos como A, B, C o bis, teniendo en cuenta la
orientación del documento o su forma de lectura (Horizontal o vertical). (Ver M-GD-01 Manual de Gestión
Documental).
Ejemplo:
Por tratarse de una serie documental compleja, la foliación se realiza de forma continua, es decir la foliación
de la segunda será continuación de la primera, por ejemplo, si una Historia Laboral está contenido en dos
unidades de conservación y el último folio de la primera terminó en 200, la segunda carpeta iniciará con el
folio 201.
El máximo de folios por cada unidad de conservación es de 200 folios.
Ejemplo:
Max 200 folios
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Versión: 01
Cuando exista foliación anterior, ésta se debe anular con una línea diagonal (/) y quedará como válida la
última realizada. La documentación se debe foliar utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
Ejemplo:
4.3.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Para la descripción documental de las Historias Laborales, se seguirá con los procedimientos establecidos
en el Manual de Gestión Documental M-GD-01.
Con la Circular 004 de 2003, el Archivo General de la Nación establece criterios técnicos para la
organización de las historias laborales, indicando entre otras cosas que el registro de la documentación al
interior de los expedientes de las historias laborales deba realizarse mediante la utilización del formato hoja
de control y menciona además los campos mínimos obligatorios, debido a esto, en el Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República se emplea el formato F-GD-26 Hoja de Control - Historia
Laboral para registrar los tipos documentales de ésta serie documental.
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4.4.
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Versión: 01
UBICACIÓN FÍSICA DE LAS HISTORIAS LABORALES
En los estantes
Al interior de cada Caja y Expediente.
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5.
Código: L-GD-02
Versión: 01
CONSULTA Y COPIA DE DOCUMENTOS DE LAS HISTORIAS LABORALES
Para la consulta y copia de documentos de las Historias Laborales que reposan en el archivo
correspondiente a cargo del Grupo de Gestión Documental, realizará la recepción y atención de las
solicitudes para los funcionarios autorizados a acceder a dichos expedientes, según esta clasificación:
Titular de la Historia Laboral: Funcionario del Departamento Administrativo de la Presidencia de
la República, quien en cumplimiento legal para posesionarse en un cargo en la Entidad, entregó la
documentación para su vinculación dando lugar a la apertura de una Historia Laboral con toda la
documentación que da evidencia de su relación con la Entidad.
Funcionarios del Área de Talento Humano: Funcionarios autorizados mediante comunicación
escrita por el Jefe del Área de Talento Humano, que tienen acceso a las Historias Laborales por el
ejercicio de sus funciones y requieran dichos expedientes.
Los funcionarios que tienen acceso y consulta a las Historias Laborales, deberán hacerlo en el marco de
las normativas, procesos y procedimientos establecidos por el Área Administrativa para tal fin. (Ver F-GD25 Consulta y Copia de Historias Laborales).
6.
ACTUALIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES
Para la actualización de las Historias Laborales de los Funcionarios de la Entidad, el Grupo de Gestión
Documental realizará la recepción de todos los documentos producidos o transferidos por el Área de
Talento Humano a través del formato F-GD-24 Control Ingreso de Documentos para Actualización de
las Historias Laborales.
7.
RESPONSABLES DE LAS HISTORIAS LABORALES
El Coordinador del Grupo de Gestión Documental y los funcionarios designados por el Jefe del Área
Administrativa, son los responsables de velar por la administración de las Historias Laborales de la Entidad
y de realizar las gestiones que permitan un eficiente tratamiento y custodia de los mencionados
expedientes.
8.
CUSTODIA DE LAS HISTORIAS LABORALES
Las Historias Laborales del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, se encuentran
centralizadas por el Grupo de Gestión Documental y poseen un sistema de seguridad que restringe el
ingreso al personal no autorizado. Los responsables del archivo deberán garantizar que: “Los espacios
destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de
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Versión: 01
seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los
documentos.” (Acuerdo 037 de 2002 – AGN)
El acceso al archivo físico de las Historias Laborales es restringido, solamente podrán ingresar el
Coordinador del Grupo de Gestión Documental, los responsables de la guarda y custodia del archivo y los
funcionarios autorizados por el Jefe del Área de Talento Humano mediante comunicación escrita, que por
el ejercicio de sus funciones requieran acceder a dichos expedientes.
9.
MARCO LEGAL
ITEM
TIPO
NÚMERO
VIGENCIA
1
Ley
594
2000
2
Ley
1581
2012
3
Ley
1712
2014
4
Decreto
2609
2012
5
Decreto
103
2015
6
Acuerdo
002
2014
7
Acuerdo
005
2013
8
Acuerdo
042
2012
9
Acuerdo
046
2000
10
Acuerdo
008
2004
DESCRIPCIÓN
Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones
Por la cual se dictan disposiciones generales para la
protección de datos personales
Transparencia y del Derecho de Acceso a la
Información Pública Nacional.
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de
2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de
Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado".
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de
2014 y se dictan otras disposiciones – Ley 1712 de
2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la
Información Pública Nacional.
Por medio del cual se establecen los criterios básicos
para creación, conformación, organización, control y
consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones"
Por el cual se establecen los criterios básicos paro la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos
en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y
26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Por el cual se establece el procedimiento para la
eliminación documental
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas
y los requisitos para la prestación de los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo y demás
procesos de la función archivística en desarrollo de los
EMITE / AUTOR
Congreso
República
Congreso
República
Congreso
República
de
la
de
la
de
la
Ministerio de cultura
Presidencia
Republica
de
la
Archivo General de la
Nación
Archivo General de la
Nación
Archivo General de la
Nación
Archivo General de la
Nación
Archivo General de la
Nación
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LAS HISTORIAS LABORALES EN EL DAPRE
Proceso asociado: Gestión Documental
ITEM
TIPO
NÚMERO
Código: L-GD-02
VIGENCIA
Versión: 01
DESCRIPCIÓN
EMITE / AUTOR
artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley
594 de 2000
Circular
04
2003
Organización de las Historias Laborales
12
Circular
04
2010
Estándares mínimos en procesos de administración de Archivo General de la
archivos y gestión de documentos electrónicos.
Nación
13
Circular
12
2004
Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 04 de
Archivo General de la
2003.
Nación
(Organización de Historias Laborales).
14
10.
Archivo General de la
Nación
11
Código Sustantivo del Trabajo
REQUISITOS TÉCNICOS
NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo
NTC 5921 - Información y documentación. Requisitos para almacenamiento de material
documental
NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo con soporte en papel características de calidad
NTC 4436 - Información y documentación papel par documentos de archivo requisitos para la
permanencia y la durabilidad
Archivo General de la Nación – Manual Especificaciones para cajas de carpeta de archivo
11.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
M-GD-01 Manual de Gestión Documental
F-GD-24 Control Ingreso de Documentos para Actualización de las Historias Laborales.
F-GD-25 Consulta y Copia de Historias Laborales
F-GD-26 Hoja de Control - Historia Laboral
12.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe Área Administrativa
13
