Contabilidad Bancaria

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, C.P.A
TÍTULO:
MANUAL
DE
CONTROL
INTERNO
PARA
OPTIMIZAR
LOS
RECURSOS
ECONÓMICO FINANCIEROS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
UNIÓN COCHAPAMBA EN LA CIUDAD DE IBARRA.
AUTORA:
Verónica López
ASESORA:
Dra. Germania Arciniegas, MsC.
Ibarra – Ecuador
CERTIFICADO DEL ASESOR
En calidad de asesor del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis cuyo título es,
“MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LOS RECURSOS
ECONÓMICO FINANCIEROS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
UNIÓN COCHAPAMBA EN LA CIUDAD DE IBARRA ”. Fue elaborado por la
estudiante VERÓNICA DEL ROCÍO LÓPEZ VARELA del 9no nivel de Contabilidad y
Auditoría
y cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad
UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación.
Atentamente,
__________________________
Dra. Germania Arciniegas, MsC.
ASESOR
II
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS
Ante las Autoridades de la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES” declaro que el contenido de la tesis cuyo título es, “MANUAL DE CONTROL
INTERNO PARA OPTIMIZAR LOS RECURSOS ECONÓMICO FINANCIEROS DE LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA EN LA CIUDAD
DE IBARRA”, presentada como requisito de graduación para obtener el título de Ingeniera en
Contabilidad Superior Auditoría y Finanzas C.P.A.
Atentamente,
Tclga. Verónica López
1002683827
III
DEDICATORIA
31/07/1985-04/04/2010
Este trabajo lo dedico a quien estará
Por siempre en mi corazón,
A quien con su ejemplo y consejos
Supo inspirar en mí el deseo
De luchar y conseguir mis sueños.
A pesar de su ausencia sigue
En mí el Amor de siempre,
Nunca te olvidare Querido ñaño,
Este trabajo te lo dedico a ti
Gustavito López.
IV
AGRADECIMIENTO
De manera incondicional a Dios, quien con su infinito amor me ha dado la sabiduría necesaria
para culminar con éxitos este trabajo.
A mis padres quienes con su amor y apoyo económico me dieron la fortaleza para alcanzar
mis metas.
A mi hija, que además de ser lo más importante en mi vida es el motivo por el cual nunca
dejare de luchar por su bienestar y felicidad. A mi hermana, quien con su ánimo y optimismo
me dio fortaleza para seguir cuando el temor se hizo presente.
De manera especial a mí amado esposo Javi, por estar a mi lado dándome valor para continuar
siempre adelante en mi vida profesional, además fue quien me enseño que la paciencia y
tolerancia es el mejor camino hacia el éxito.
A mis licenciados, principalmente Dra. Germania Arciniegas, quienes me transmitieron los
conocimientos y guía necesaria para desarrollar este trabajo.
Y demás amigos quienes me alentaron y apoyaron en todo momento.
V
ÍNDICE GENERAL
CERTIFICADO DEL ASESOR
II
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS
III
DEDICATORIA
IV
AGRADECIMIENTO
V
ÍNDICE GENERAL
VI
ÍNDICE DE CUADROS
VII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
VIII
ÍNDICE DE FLUJOGRAMAS
IX
ÍNDICE DE MATRICES DE RIESGO
X
RESUMEN EJECUTIVO
XI
INTRODUCCIÓN
XII
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA
1.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1
1.1.1.
Formulación del problema
2
1.1.2.
Delimitación del problema
2
1.1.3.
Identificación de la línea de investigación
2
1.2
OBJETIVOS
3
1.2.1.
Objetivo General
3
1.2.2.
Objetivo Específico
3
1.3
JUSTIFICACIÓN
3
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
2.1
ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
5
2.2
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
6
2.2.1.
Proceso Contable
6
2.2.1.1
Definición
6
2.2.1.2
Objetivo
7
2.2.1.3
Ciclo del Proceso Contable
8
2.2.2.
Sistema Financiero
9
2.2.2.1
Clasificación del Sistema Financiero
10
2.2.3.
Manual
12
2.2.3.1
Definición
12
2.2.3.2
Clasificación de los Manuales
12
VI
2.2.3.3
Objetivo de los Manuales
13
2.2.3.4
Contenido de los Manuales
14
2.2.4.
Control
14
2.2.4.1
Definición
14
2.2.4.2
Importancia del Control
15
2.2.4.3
Proceso del Control
16
2.2.4.4
Tipos de Control
16
2.2.5.
Control Interno
17
2.2.5.1
Definición
17
2.2.5.2
Objetivo del Control Interno
18
2.2.5.3
Principios del Control Interno
19
2.2.5.4
Componentes del Control Interno
21
2.2.6.
Métodos de Evaluación del Control Interno
26
2.2.6.1
Método Descriptivo
26
2.2.6.2
Método de Cuestionarios
26
2.2.6.3
Diagramas de Flujo
27
2.2.6.4
Tipos de Flujogramas
27
2.2.6.5
Símbolos utilizados en el Flujograma
29
2.2.7.
Manual de Control Interno
30
2.2.7.1
Definición
30
2.2.8.
Recursos
30
2.2.8.1
Tipos de Recursos
31
2.2.8.2
Control de Recursos Económicos
33
2.3
IDEA A DEFENDER
35
CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO
3.1
MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN
36
3.2
TIPOS DE INVESTIGACIÓN
36
3.2.1.
Aplicada
36
3.2.2.
De campo
36
3.2.3.
Bibliográfica
37
3.2.4.
De acción
37
3.2.5.
Descriptiva
37
3.2.6.
Explicativa
38
3.3
POBLACIÓN Y MUESTRA
38
3.4
MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
38
3.4.1.
Métodos
38
3.4.1.1
Inductivo – deductivo
39
3.4.1.2
Analítico-sintético
39
3.4.1.3
Histórico-lógico
39
3.4.1.4
Descriptivo- sistémico
39
3.4.2.
Técnicas
40
3.4.2.1
Observación Directa
40
3.4.2.2
Entrevistas
40
3.4.2.3
Instrumentos de la Investigación
40
3.5
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
40
3.5.1.
Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista al Gerente
General de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
3.5.2.
40
Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista al Jefe de
Créditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
3.5.3.
41
Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista a la Contadora
de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
3.5.4.
42
Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista a la Cajera de
la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
3.6
43
CONCLUSIONES TEÓRICO-METODOLÓGICAS DE LA INVESTIGACIÓN
DE CAMPO
44
CAPÍTULO IV. MARCO PROPOSITIVO
4.1
TEMA
46
4.1.1
Manual de Control Interno para optimizar los recursos económico financieros
de la Cooperativa de Ahorro y Crédito "Unión Cochapamba" en la ciudad de
Ibarra
46
4.1.2
Objetivos del Tema
46
4.1.3
Alcance
47
4.2
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
4.2.1
Análisis de Impactos
108
4.3
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
112
CONCLUSIONES
47
113
RECOMENDACIONES
114
BIBLIOGRAFÍA
115
LINCOGRAFÍA
120
ANEXOS
121
ÍNDICE DE CUADROS
N°
DETALLE
PAG.
1
Clasificación del Sistema Financiero
10
2
Clasificación de los Manuales
12
3
Tipos de Control
16
4
Principios de Control Interno
19
5
Componentes del Control Interno
21
6
Tipos de Recursos
31
7
Población de empleados de la Cooperativa “Unión Cochapamba”
38
8
Identificación de procesos de la Cooperativa “Unión Cochapamba”
60
9
Servicios Financieros de la Cooperativa “Unión Cochapamba”
60
10
Proceso 1 Recepción de Requerimientos
64
11
Proceso 2 Aprobación de Estados Financieros
65
12
Proceso 3 Ejecución de la Resolución del Consejo Administrativo
66
13
Proceso 4 Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto Anual
67
14
Proceso 5 Adquisición de Bienes
68
15
Proceso 6 Solicitud de Crédito
70
16
Proceso 7 Entrega de créditos de acuerdo a la Acta de Aprobación
71
17
Proceso 8 Control de Crédito
72
18
Proceso 9 Cobranza Extrajudicial
73
19
Proceso 10 Registro de movimientos económicos en el Sistema Contable
74
20
Proceso 11 Elaboración y presentación de Estados Financieros a Entes de control
75
21
Proceso 12 Arqueo de Caja
76
22
Proceso 13 Pagos con caja chica
77
23
Proceso 14 Reposición de fondos de Caja Chica
78
24
Proceso 15 Pago de Obligaciones Tributarias
79
25
Proceso 16 Conciliación Bancaria
80
26
Proceso 17 Apertura de Cuenta de Ahorro
81
27
Proceso 18 Depósito en Cuenta de Ahorro
82
28
Proceso 19 Retiro de Cuenta de Ahorro
83
29
Proceso 20 Acreditación de Sueldos
84
VII
30
Proceso 21 Cierre de Cuenta
85
31
Proceso 22 Pago de Sueldos
86
32
Categoría de Eventos
90
33
Cálculo del Monto de Recuperación
108
34
Montos de Crédito
108
35
Flujo de Efectivo de Recuperación de Créditos
109
ÍNDICE DE GRÁFICOS
N°
DETALLE
PAG.
1
Etapas del Ciclo Contable
8
2
Proceso del Control
16
3
Simbología utilizada en el Flujograma
29
4
Cartera de Créditos de la Cooperativa “Unión Cochapamba”
42
5
Organigrama estructural de la Cooperativa “Unión Cochapamba”
57
6
Organigrama funcional de la Cooperativa “Unión Cochapamba”
58
7
Organigrama funcional propuesto
59
VIII
ÍNDICE DE FLUJOGRAMAS
N°
DETALLE
PAG.
1
Recepción de Requerimientos
64
2
Aprobación de Estados Financieros
65
3
Ejecución de la Resolución del Consejo Administrativo
66
4
Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto Anual
67
5
Adquisición de Bienes
69
6
Solicitud de Crédito
70
7
Entrega de créditos de acuerdo a la Acta de Aprobación
71
8
Control de Crédito
72
9
Cobranza Extrajudicial
73
10
Registro de movimientos económicos en el Sistema Contable
74
11
Elaboración y presentación de Estados Financieros a Entes de control
75
12
Arqueo de Caja
76
13
Pagos con Caja Chica
77
14
Reposición de fondos de Caja Chica
78
15
Pago de Obligaciones Tributarias
79
16
Conciliación Bancaria
80
17
Apertura de Cuenta de Ahorro
81
18
Depósito en Cuenta de Ahorro
82
19
Retiro de Cuenta de Ahorro
83
20
Acreditación de Sueldos
84
21
Cierre de Cuenta
85
22
Pago de Sueldos
87
IX
ÍNDICE DE MATRICES DE RIESGO
N°
DETALLE
PAG.
1
Ejemplo de Matriz de Riesgo
93
2
Proceso 1 Recepción de Requerimientos
94
3
Proceso 2 Aprobación de Estados Financieros
94
4
Proceso 3 Ejecución de la Resolución del Consejo Administrativo
94
5
Proceso 4 Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto Anual
95
6
Proceso 5 Adquisición de Bienes
95
7
Proceso 6 Solicitud de Crédito
95
8
Proceso 7 Entrega de Créditos de acuerdo a la Acta de Aprobación
96
9
Proceso 8 Control de Crédito
96
10
Proceso 9 Cobranza Extrajudicial
96
11
97
13
Proceso 10 Registro de movimientos económicos en el Sistema
Contable
Proceso 11 Elaboración y presentación de Estados Financieros a entes
de control
Proceso 12 Arqueo de Caja
14
Proceso 13 Pagos con Caja Chica
98
15
Proceso 14 Reposición de fondos de Caja Chica
98
16
Proceso 15 Pago de Obligaciones Tributarias
98
17
Proceso 16 Conciliación Bancaria
99
18
Proceso 17 Apertura de Cuenta de Ahorro
99
19
Proceso 18 Depósito en Cuenta de Ahorro
99
20
Proceso 19 Retiro de Cuenta de Ahorro
100
21
Proceso 20 Acreditación de Sueldos
100
22
Proceso 21 Cierre de Cuenta
100
23
Proceso 22 Pago de Sueldos
101
24
Matriz de Control General por Proceso
101
25
Matriz de Seguimiento
107
12
X
97
97
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo investigativo tiene como prioridad la optimización de los recursos
económico financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” para lo
cual se hizo necesario dividir la ejecución investigativa en capítulos que cumplieron una
función específica y oportuna para proveer la información necesaria para su estructuración.
El primer capítulo, mediante un diagnóstico se pudo evidenciar ciertos problemas en la
entidad: ¿Cómo optimizar los recursos económico-financieros de la Cooperativa “Unión
Cochapamba”? además se analizó algunas alternativas de solución como: Diseñar un manual
de control interno para optimizar los recursos económicos financieros de la Cooperativa
“Unión Cochapamba” debido a que los controles son útiles y necesarios para la consecución
de objetivos, optimización de recursos y garantizar la efectividad de las operaciones
contribuyendo al mejoramiento institucional de la cooperativa.
El segundo capítulo, contiene antecedentes investigativos donde se pudo demostrar la
originalidad del presente trabajo investigativo y las bases teóricas donde se citó los
fundamentos científicos del control interno, componentes, recursos empresariales entre otros,
por medio de una serie de fuentes bibliográficas, enfocados a obtener una información técnica
para el desarrollo de la propuesta.
El tercer capítulo, contiene la metodología de la investigación considerando a la entrevista
como el principal instrumento de recopilación de fuentes primarias, con el que se pudo
conocer el desarrollo de las actividades de la cooperativa y control en los procesos operativos.
El cuarto capítulo,
presenta el direccionamiento técnico necesarias para la aplicación e
implementación del control interno en los procesos operativos de manera clara y ordenada,
mismos que considera una visión del control a nivel organizacional,
sirviendo
estratégicamente como herramienta para la toma de decisiones aportando con una mejor
orientación sobre la optimización de recursos económico financieros de la Cooperativa.
XI
EXECUTIVE SUMMARY
This research work has as main goal the development of an Internal Control Manual to
optimize financial economic resources of the Cooperative Savings and Credit “Unión
Cochapamba” for which it was necessary to divide the implementation research into chapters
that met a specific function and to provide timely information to its structure.
The first chapter, by a certain diagnosis was evident in the state problems: How to optimize
the economic and financial resources of the Cooperative “Unión Cochapamba”? Further
analyzed as some alternative solutions: Design an internal control manual to optimize
financial economic resources of the Cooperative “Unión Cochapamba” because the controls
are useful and necessary for the achievement of objectives, resource optimization and will
guarantee the effectiveness operations contributing to institutional improvement of the
cooperative.
The second chapter contains background research which could demonstrate the originality of
this work and the theoretical research which cited the scientific basis of internal control
components, enterprise resource among others, through a series of bibliographical sources,
aimed at obtaining technical information for the development of the proposal.
The third chapter contains the research methodology considering the interview as the main
instrument of collection of primary sources with which you could see the development of the
cooperative
activities
and
control
processes.
The fourth chapter presents the necessary technical routing for the application and
implementation of internal control in business processes in a clear and orderly, who considers
themselves a vision of organizational control, serving as a tool for strategic decision making
by providing a better guidance on the optimization of financial economic resources of the
Cooperative.
INTRODUCCIÓN
En la Cooperativa de Ahorro y Crédito Unión Cochapamba se ha observado que el manejo de
los recursos económicos no son los adecuados, debido a que el control interno no se
manifiesta de forma acertada; por lo cual la investigación se centra en la elaboración de un
manual de control interno que optimice el manejo de recursos económicos proporcionando
con este una herramienta de control financiero, el cual se pone a disposición de la alta
dirección.
El Control Interno constituye una guía general orientada a promover una adecuada
administración de los recursos económicos y a determinar el correcto funcionamiento de la
entidad, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economía en la gestión
institucional.
Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad
razonable, para que la entidad pueda lograr los objetivos específicos que se trazaron; teniendo
un soporte técnico en principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica
pertinente y actual.
Toda organización, que tiene una orientación clara en el futuro requiere de un mejoramiento
continuo que le permita estar acorde a las tendencias del mercado, manteniendo un adecuado
control de los recursos materiales, financieros y de talento humano; así como también tener
información clara, precisa y oportuna que permita a la alta dirección la toma de decisiones,
por esta razón todos los integrantes de la organización son responsables directos de la
aplicación, evaluación y modificación del control interno en cada una de las áreas de la
institución.
XII
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA
1.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” empieza sus operaciones en enero
del 2000 al servicio de las comunidades de la zona de Cochapamba. Actualmente está ubicada
en la comunidad Chaupi Guarangui cantón Ibarra en la provincia de Imbabura, cuenta con una
sucursal ubicada en la ciudad de Ibarra en la avenida Eugenio Espejo 10-114 y Ricardo
Sánchez frente al colegio 4 de Julio. Esta institución se dedica a la prestación de servicios
financieros como préstamos y captación de dinero en cuentas de ahorro; contribuyendo con
los socios para la formación de microempresas.
A pesar de disponer de talento humano, tecnología e infraestructura, existen falencias en
cuanto al manejo de recursos económicos y de acuerdo al criterio del Sr. Flandes Ibarra
Gerente General de la cooperativa se conoce de la inexistencia de un manual de control
interno, que contenga los parámetros para un manejo adecuado, por lo que no se dispone de
herramientas de control y evaluación en los procesos, estos aspectos están manifestados en la
falta de control en los gastos que ha llevado a que se realice adquisiciones innecesarias sin
seguir un debido procedimiento, ni apoyados en los correspondientes filtros de control; de
igual manera en los créditos ya que existe dificultad en su recuperación, puesto a que no se ha
dado cumplimiento a las políticas o en su defecto no se han esta establecido normas claras que
de alguna manera defina las obligaciones de los clientes con la cooperativa, lo que ha
conducido a la presencia de cartera vencida.
Otro factor que ha contribuido al inadecuado manejo de recursos económicos, es el
desconocimiento de la gestión financiera por parte del personal ya que no todos son idóneos y
no están de acuerdo al perfil profesional que necesita una institución de esta índole, lo que ha
1
causado que los recursos económicos no sean aprovechados en forma eficiente, provocando
que la rentabilidad no sea la esperada.
Estos factores, ocasionan que los informes financieros no sean oportunos y en algunos casos
incompletos e irreales, además de que se estructura el presupuesto inapropiadamente puesto a
que no se cuenta con información confiable la cual puede variar de un momento a otro,
además de que los gastos no son justificados en su totalidad (compras, viáticos entre otros) y
las proyecciones tengan un margen de error considerable por lo que no se tiene certeza de que
los créditos otorgados puedan ser recuperados en las tasas, plazos y condiciones establecidos.
Estas proyecciones son realizadas por el gerente y contadora con la finalidad de tener un
control del efectivo de la cooperativa, pero lamentablemente no se consideran ciertos hechos
lo que provoca des concordancia de la información real, por lo que la toma de decisiones
apoyadas en este tipo de informes afectan el rendimiento financiero de la Cooperativa.
1.1.1. Formulación del problema
¿Cómo optimizar los recursos económico-financieros de la Cooperativa “Unión
Cochapamba”?.
1.1.2. Delimitación del problema
Objeto de Estudio: Proceso de Auditoría
Campo de acción: Control Interno
Lugar: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba “en la ciudad de Ibarra.
Tiempo: año 2011
1.1.3. Identificación de la línea de investigación
Administración Estratégica
2
1.2
OBJETIVOS
1.2.1. Objetivo General
Diseñar un manual de control interno para optimizar los recursos económicos financieros de
la Cooperativa “Unión Cochapamba”.
1.2.2. Objetivo Específico
 Fundamentar teóricamente el manual de control interno y los recursos económicos
financieros.
 Diagnosticar la situación actual del manejo de los recursos económico financieros en
la Cooperativa Unión Cochapamba.
 Elaborar formatos de control interno.
 Establecer los indicadores que permitan medir el uso de los recursos económicos.
 Validar la propuesta a través de la opinión de expertos.
1.3
JUSTIFICACIÓN
Debido a que los controles internos son útiles y necesarios para la consecución de objetivos,
detección de fraudes, corrección de errores financieros, optimización de recursos, entre otros
cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control interno que
garanticen la efectividad de las operaciones y contribuya al mejoramiento institucional.
La presente investigación cuenta con el apoyo total de la institución y de las respectivas
autoridades, quienes dieron apertura a la realización de este tipo de trabajo y facilitaron la
información necesaria, demostrando preocupación por su institución y abiertos a nuevas ideas,
a más de que se cuenta con los recursos necesarios para el desarrollo de la misma.
Además se cuenta con la información y orientación suficiente que permita considerar los
aspectos básicos que se apeguen a la institución que obviamente permita estructurar un
3
manual adecuado para el desarrollo efectivo de las diferentes operaciones que maneja la
cooperativa.
Esta investigación es factible puesto, a que es de interés y requerimiento institucional y con
esta se pretende contribuir al progreso continuo y al mejoramiento del manejo económico
financiero.
4
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
2.1
ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
Como antecedentes a la investigación, se ha determinado que existen varios trabajos sobre
temas relacionados con la banca. En la Escuela de Negocios y Comercio Internacional ENCI
de la Pontificia Universidad Católica de la ciudad de Ibarra se pudo evidenciar que existen
trabajos relacionados con el tema de investigación. Sin embargo el objeto y el campo de
acción son diferentes; a continuación se detallan los temas que tienen relación con la
investigación:
a) Dirección y aplicación de un Sistema de Control Interno que abarque: manual de
funciones, estructuras contables, políticas de crédito y políticas de recuperación de cartera
en la corporación de desarrollo productivo de las comunidades de Imbabura
“CORDESPRO-INTAG” cuyo énfasis es mejorar el funcionamiento y eficiencia financiera
a través de la elaboración y presentación oportuna de estados financieros más no la
aplicación de control interno en procesos hacia la optimización de recursos financieros.
Autores: LOPEZ, María, REA, Nancy, 2008
b) Diseño de un manual de control interno y procedimientos para las áreas administrativa
financiera, contable y tributaria en la empresa ABROS CORPORATION de la ciudad de
Quito, enfocado al cumplimiento de objetivos a corto, mediano y largo plazo sin
mencionar la evaluación de riesgos a través de matrices de control.
Autores: MARTINEZ, Jimena, MOROCHO, Ana, 2008
c) Elaboración de un manual de políticas y procedimientos de control interno financiero y
contable para la PUCE-I donde su objetivo es mejorar los procesos exclusivamente del
área de Dirección Financiera.
Autores: MIRANDA, Luz, VACA, Silvia, 2002
5
Cabe señalar la originalidad del presente trabajo investigativo ya que no se encontró
antecedentes de otro, con similares características y componentes presentado a esta
cooperativa, por lo tanto la investigación es única porque se basa en las necesidades de la
institución.
2.2
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.2.1. Proceso Contable
2.2.1.1 Definición
“Se denomina Proceso Contable al conjunto de registros contables efectuados en los
diferentes libros de contabilidad con origen en la operación que realiza la empresa y que
afecta a su patrimonio empresarial en un ejercicio económico” (Escobar L y Tamayo E, 2008,
p. 79)
“Es el proceso metodológico de caución o acumulativo de todos las transacciones que realiza
la empresa durante el ejercicio contable de acuerdo a las normas del país” (Fierro Ángel,
2011, p.278)
Bustar, Gonzales y Pérez (2011) afirma: “Los ciclos contables registran y analizan los hechos
económicos por periodos de igual duración” (p. 238)
En este sentido el proceso contable además de facilitar el análisis e interpretación de la parte
financiera de la empresa elabora estados financieros cuyos resultados se transfieren de un
periodo a otro mediante la consecución de etapas ya definidas que permiten al final de un
periodo conocer la situación real en términos monetarios, además que constituye una
6
herramienta que vincula información para identificar cambios o desviaciones que pueden
afectar a los resultados financieros.
2.2.1.2 Objetivo
Rey (2009) argumenta que es resumir en términos monetarios las transacciones que realiza la
empresa a través de técnicas de registro y clasificación.
Por lo tanto el objetivo del proceso contable resume la actividad financiera e informa a los
directivos y demás interesados el estado actual de la organización en términos cuantitativos,
proporcionando así información confiable y detalla de fácil entendimiento para todas las áreas
de la empresa, determinando de esta manera la liquidez y capacidad operativa, evitando la
disipación de recursos favoreciendo a la toma de decisiones; factor que define las acciones a
emprender y que permitirá realizar un análisis de valor global de la empresa tanto de manera
interna como su posición frente a otras de iguales características; todo esto sintetizado en los
estados financieros.
7
2.2.1.3 Ciclo del Proceso Contable
ETAPAS DEL CICLO CONTABLE
Gráfico N°1
·
·
·
·
·
·
·
·
·
DOCUMENTOS FUENTE
Prueba evidente con soportes
Requiere análisis
Se archiva cronológicamente
LIBRO DIARIO
Registro inicial
Requiere criterio y orden
Se presenta como asiento
LIBRO MAYOR
Clasifica valores y obtiene saldos de cuentas
Requiere criterio y orden
Brinda idea del estado de cada cuenta
AJUSTES
· Actualiza y depura saldos
· Permite presentar saldos razonables
BALANCES
· Resumen significativo
· Valida el cumplimiento de normas y concepto de general
aceptacion
ESTADOS FINANCIEROS
· FINANCIEROS
· ECONOMICOS
FUENTE: Zapata Pedro, 2011, Contabilidad General con base a NIIF, 7ª ed.,
Colombia: McGraw-Hill; Sinisterra, G., Polanco, L., Henao, M., 2011, Contabilidad, 6ª
ed., Colombia: McGraw-Hill
ELABORADO: LA AUTORA
El ciclo contable determina los pasos a ejecutarse al iniciar con una actividad económica, es
decir muestra el punto de partida y organización de la información contable a través de
documentos, transacciones y estados financieros con la finalidad de reflejar el estado actual de
la empresa en cualquier momento.
8
Por lo tanto esta secuencia de pasos debe estar bien interpretado ya que se trata de un
mecanismo repetitivo a los largo del giro del negocio, en donde transacciones implícitas en
periodos anteriores pueden afectar a la contabilidad adecuada en periodos actuales, por lo que
es prioridad del contador transferir, resumir y depurar la información contable a fin de que se
presente estados financieros claros y reales al final de un periodo económico.
2.2.2. Sistema Financiero
“Constituye uno de los sectores más importantes de la economía que provee servicios de
pagos, movilizar el ahorro y asignar el crédito e intercambiar los riesgos resultantes de esas
operaciones” (Chiriboga, 2010, p. 6)
“Es un mecanismo que reúne a vendedores y compradores de instrumentos financieros, el cual
facilita las transacciones a través de sus sistemas” (Curt y Tarradella, 2010, p.3)
El Sistema Financiero se lo considera como parte de la economía que moviliza recursos
financieros a través de servicios e intercambios comerciales los cuales consisten en disponer
de instituciones de derecho público o privado en donde el dinero es ahorrado o es concedido
en préstamos, canalizando el dinero en inversiones productivas a quienes desean emprender
en este tipo de proyectos y cuyos intermediarios se encuentran autorizados por la
Superintendencia de Bancos y Seguros y demás entes de control, para la correcta
disponibilidad de recursos económicos en los correspondientes mercados financieros en los
tiempos y normativa vigente.
9
2.2.2.1 Clasificación del Sistema Financiero
CLASIFICACIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO
Cuadro N°1
SISTEMA FINANCIERO FORMAL
SISTEMA FINANCIERO
INFORMAL
Ley General de Instituciones del Sistema Ley General de Instituciones
Financiero y
Superintendencia de Bancos y Ley de Cooperativas
Seguros
Ministerio de Bienestar Social
1.-Bancos.- trasladan recursos para financiar
inversiones.
Organizaciones no Gubernamentales
2.-Compañias de seguros.- emiten pólizas de
seguros e indemnizaciones en caso de que ocurra 1.-ONGs.- otorgan crédito a grupos
de
el evento.
beneficiarios
(asociaciones
y
3.-Cooperativas de ahorro y crédito.- de derecho cooperativas)
privado, realizan actividades de trabajo de
beneficio social o colectivo
4.-Sociedad Financiera.- pueden realizar las
Cooperativas de Ahorro y Crédito
operaciones financieras facultadas a los bancos 2.-CACs.- captan el ahorro del
pequeño agricultor, son flexibles y
en las leyes que los rigen
5.-Mutualistas.- captan ahorros, del público para de autonomía relativa.
otorgar créditos dirigidos especialmente para
financiar vivienda.
6.-Emisoras de tarjetas de crédito.- suministran 2.1 CACs abiertas.- cuentas con
financiación inmediata y rápida para realizar muchos socios y activos importantes,
no superiores a los 20000 salarios
compras.
7.-Almaceneras
generales
de
depósitos.- vitales.
almacenan productos en bodegas adecuadas,
servicio por el cual cobra una comisión.
8.-Instituto Ecuatoriano de Crédito Educativos y
Becas.- dedicada a invertir en la formación del 2.1 CACs cerradas.- cuentan grupos
determinados de socios.
talento humano ecuatoriano
FUENTE: Chiriboga Luis, (2010), Sistema Financiero, Ecuador: Publigráficas Jokama.
ELABORADO POR: La Autora
10
El Sistema Financiero está formado por el conjunto de organismos establecidos de acuerdo a
la Ley General de Instituciones y supervisados por órganos de control, que ofrecen servicios
con una amplia gama de paquetes financieros, y en donde se administran recursos económicos
mediantes movimientos de ahorro y crédito, dando garantía a sus clientes salvaguardando sus
intereses; algunas instituciones proveen beneficio social en proyectos de desarrollo de
sectores vulnerables, motivando el emprendimiento, acrecentando la credibilidad de sus
socios y del público en general que de una u otra manera se vincula con este tipo de
instituciones, por otro lado las Instituciones informales al no estar reguladas por entes de
control no están fiscalizadas y responde al código de comercio por ser sociedades mercantiles
y generalmente son anónimas, tienen por finalidad el desarrollo social y económico de
sectores agrícolas a través del financiamiento para aquellos agricultores que desean mejorar
su situación económica a través de cooperativas de ahorro y crédito mediante préstamos a
tasas y plazos accesibles, las mismas que están regidas por la ley de Cooperativas y por el
Ministerio de Inclusión Económica y Social Ecuatoriano.
Los órganos reguladores son instituciones de control y vigilancia del sector financiero cuya
función es velar por el manejo y administración de recursos económicos apegados a las leyes
y normativas vigentes, para que de esta manera las instituciones financieras presten un
servicio óptimo que garantice a sus clientes transacciones oportunas minimizando riesgos, de
tal manera la regulación financiera llegue a todos los mercados financieros vigilando así la
solvencia de las entidades a su cargo dando protección a sus usuarios.
11
2.2.3. Manual
2.2.3.1 Definición
“Se entiende por manual el material escrito en forma sistemática que muestra las diversas
actividades que deben cumplirse por los recursos humanos de una organización y la forma en
que deben realizarse estas actividades, tanto en forma conjunta como separada ” (De la Mora
Maurice, 2010, p. 127)
Es un documento que contiene las directrices necesarias para coordinar y dirigir un área en
especial o a toda la empresa sirviendo como apoyo a instituciones en la solución y detección
de riesgos, proporcionando procedimientos adecuados frente a las necesidades encontradas en
la consecución de objetivos, haciendo que se trabaje eficientemente, facilitando el desarrollo
de las funciones administrativas y operativas ya que se trata de un instrumento de
comunicación y control minimizando desviaciones con la información o procesos que se trate.
2.2.3.2 Clasificación de los Manuales
CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES
Cuadro N°2
POR SU ÁREA
POR SU CONTENIDO
Manual de organización.- describe en forma global las
General.- cuando abarca por actividades, objetivos y responsables de la ejecución.
uno o más entidades.
Manual de políticas.- contiene los principios para la toma
de decisiones.
Manual de procedimientos.- describe operaciones de
Particular.-se refiere a la manera secuencial y normas para el personal.
descripción específica de la Manual del especialista.- contiene normas para orientar a
organización.
funcionarios que realizar mismas funciones.
Manual del empleado.- contiene información de la entidad
De
puesto
indica
las
o
individual.- así como también de los derechos y obligaciones del
actividades personal.
12
realizadas de una persona en Manual de propósito múltiple.- Reemplaza total o
el puesto.
parcialmente a los mencionados anteriormente, cuando la
dimensión de la empresa no justifique su elaboración.
FUENTE: Chiavenato Idalberto, 2008, Procesos Administrativo, Teoría Proceso y práctica, 3ª ed., Colombia
ELABORADO POR: La Autora
Los manuales se clasifican de acuerdo a dos criterios por el área que se refiere a la empresa
propiamente a su organización y por el contenido que describe o individualiza procesos o
lineamientos de acuerdo a la necesidad de la entidad, cada manual debe ser estudiado y
estructurado cuidadosamente ya que representa una secuencia de etapas a seguir, así como
también las acciones a evaluar y los instrumentales de los cuales el personal o área a cargo
deberá valerse para el cumplimiento de objetivos.
2.2.3.3 Objetivo de los Manuales
Benjamín y Fincowsky (2009) afirma que los objetivos de los manuales parten de la visión
organizacional hasta la coordinación con otras organizaciones, facilitando procesos como el
reclutamiento y la asignación de actividades que promoverá el aprovechamiento racional de
recursos disponibles.
En general los manuales tienen por objetivos determinar procesos, asignar responsabilidades,
optimizar recursos, mejorar y facilitar procesos de esta manera ofrecer una herramienta de
organización y planificación empresarial que engloba aspectos económicos, financieros,
políticos y humanos dentro de la empresa, además de que se encarga de mantener la relación
entre departamentos y organizaciones regulando el estudio, aprobación y publicación de
cambios o modificaciones que aparentemente pueden perturbar el buen funcionamiento de la
empresa.
13
2.2.3.4 Contenido de los Manuales
Benjamín y Fincowsky (2009) considera que los manuales deben contener los siguientes
datos:
· Logotipo de la organización.
· Nombre de la organización.
· Denominación y extensión del manual (general o específico)
· Lugar y fecha de elaboración.
· Número de páginas.
· Sustitución de páginas (actualización de información).
· Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Los manuales deben contener información suficiente y relevante de la empresa así como
también del área
donde se pretende aplicar el control, la designación del personal
responsable, descripción de actividades, bases legales y normas a aplicar, de esta manera se
podrá ofrecer una herramienta eficaz siempre y cuando se capacite al personal y se cuente con
la debida autorización gerencial quien debe proporcionar acceso a la información, movilidad y
sobre todo cautela durante la evaluación.
2.2.4. Control
2.2.4.1 Definición
“La función de control consiste en la medición y corrección del rendimiento de los
componentes de la empresa con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y planes
ideados para su logro” (Anzola Sérvula, 2010, p. 122)
14
Besley (2009) aduce que es un proceso ejecutado que parte de la información obtenida del
análisis de los estados financieros del cual depende la supervivencia de la empresa.
En consecuencia el control es un proceso que tiene como finalidad comprobar, observar y
corregir aspectos organizacionales, para mejorarlos y ofrecer alternativas para un buen
funcionamiento, además de que se lograría optimizar recursos, pero cuya ausencia provocaría
el deterioro de procesos en donde un alto riesgo seria evidente y no se podría verificar cual es
la situación actual de la empresa, ya que constituye un mecanismo que cerciora e informa de
los hechos que van de acuerdo con los objetivos corporativos; actualmente se hace cada vez
más imprescindible determinar si la empresa goza de un buen control que se ajuste al
creciente cambio económico.
2.2.4.2 Importancia del Control
Munch (2010) refuta que la importancia radica en que el control comprueba la efectividad de
la gestión, a la vez que promueve el aseguramiento y protección de activos, cumplimiento de
planes, prevención y corrección de errores que a nivel empresarial contribuye a la
identificación de riesgos y de otros factores que impiden el correcto funcionamiento de los
procesos de planeación y ejecución de actividades de la entidad, para lo cual se tomará
medidas correctivas sobre las desviaciones a través de técnicas de control que muestren una
certeza significativa en los resultados.
15
2.2.4.3 Proceso del Control
PROCESO DEL CONTROL
Gráfico N° 2
Identificación de
objetivos y
estándares
Medición del
desempeño
Comparación
Necesidad de cambio
Detección de
desviaciones
CONTROL
Retroalimentación
FUENTE: Munch, L. y García, J., 2009, Fundamentos de Administración, 8ª ed., México: Editorial Trillas;
Amaro Antonio, Fundamentos de Administración, 2009, 1ª ed., México: Pearson Educación
ELABORADO POR: La Autora
El proceso de control permite mantener a una organización orientada hacia los objetivos a
través de un sistema minucioso que mide, evalúa y compara resultados en base a información
de actividades propias de la empresa, la cual deberá ser fiable y exacta que mida realmente la
desviación que se pretende corregir, en este sentido se identifican riesgos y oportunidades a lo
largo del proceso, mismas que son esenciales para la toma de decisiones que aseguren la
realización de la meta propuesta.
2.2.4.4 Tipos de Control
CONTROL PREVIO
TIPOS DE CONTROL
Cuadro Nº3
Toma medidas administrativas antes de que ocurra un
Ejecutado por responsables problema, para lo que se requiere información oportuna y
de cada operación.
exacta que en ocasiones son difíciles de encontrar, por lo
que este tipo de control no es utilizado frecuentemente.
CONTROL
Este tipo de control monitorea actividades actuales de los
CONCURRENTE
empleados asegurando conciencia en los estándares de
16
Normas y valores de la desempeño, incluyendo reglamentos que guíen las tareas y
entidad.
conductas.
CONTROL POSTERIOR
Este control actúa una vez ocurrida la actividad y
O
proporciona a los gerentes información valiosa para
RETROALIMENTACION
cerciorarse cuan efectiva fue su planeación, a la vez que
Control
viable
para
gerente.
el aumenta la motivación para aquello que desean saber que
tan bien están trabajando.
FUENTE: Robbins, S. y Cenzo, D., 2009, Fundamentos de la Administración, 6ª ed., México: Pearson
Educación; Daft, R.y Marcic, D., 2010, Introducción a la Administración, 6ª ed., México: Cengage Learning;
Robbins, S. y Coulter, M., 2010, Administración, 10ª ed., México: Pearson Educación
ELABORADO POR: La Autora
El control ofrece varios tipos de herramientas para la supervisión de hechos que afectan el
progreso de la institución, que pueden evitarse si se usan eficientemente y requieren de
información confiable y certera ya que para realizar un control previo es necesario anticiparse
al hecho esto se logra con la adecuada identificación de las operaciones y se asegura de que
los procedimientos estén bien estructurados o de las consecuencias que conllevarían al
ejecutarlos, mientras que para aplicar un control concurrente la supervisión se hace conforme
se desarrolla la actividad corrigiendo en el menor tiempo posible la desviación cuyo propósito
es optimizar recursos y dar solución oportuna a riesgos existentes, de esta manera evitar la
acumulación de malas prácticas, pero en el control posterior las acciones correctivas se
realizan una vez que se produce el error, pero se cuenta con la información necesaria y tiene
ventajas sobre el previo y concurrente ya que la alta dirección podrá darse cuenta cuán eficaz
fue su planeación y se podrá reforzar falencias y motivación de empleados.
2.2.5. Control Interno
2.2.5.1 Definición
“Es un conjunto de métodos y procedimientos que busca asegurar la protección de los activos,
la razonabilidad de información, el cumplimiento de leyes, reglas y procedimientos y la
17
consecución de metas y objetivos programados por una organización” (Cano y Lugo, 2009, p.
207)
Osario (2007) plantea que el control interno consiste en establecer políticas y procedimientos
que otorguen seguridad razonable que direccionen al logro de los objetivos y metas de la
entidad.
De acuerdo a lo expuesto el control interno no solo constituye medidas de corrección
determinadas en un plan estratégicos también es un proceso de ejecución que permite el
desarrollo eficiente de las operaciones de la empresa por lo cual es una herramienta que mide
el grado de efectividad de las operaciones y ofrece mecanismos para salvaguardar
información financiera, activos de la empresa, protegerlos y dar cumplimiento a la normativa
vigente, y es aplicable no solo a la parte material de la empresa; sino también a la parte
humana que constituye el pilar fundamental otorgando lineamientos de ejecución en su área
de trabajo y mientras más grande y compleja sea la empresa mayor será la importancia de
contar con un mecanismo de control interno que abarque la magnitud de la estructura
empresarial.
2.2.5.2 Objetivo del Control Interno
“Es reducir al mínimo los riesgos de errores e irregularidades y a medida que sea más
adecuado y efectivo el sistema, menor riesgo existirá y menos extenso el examen detallado y
las pruebas selectivas que se requieran” (Estupiñan Rodrigo, 2010, p. 8)
Valdez (2010) afirma que el objetivo principal del control interno es evaluar e identificar
riesgos para encontrar o establecer el equilibrio entre lo que es y lo que debe ser para
18
disminuir errores detectados, sin embargo la Contraloría (2009) sostiene que el objetivo
tienen relación con las políticas, métodos y procedimientos dispuestos por la entidad pública
para asegurar que su información financiera elaborada sea válida y confiable.
Para tal efecto los objetivos del control interno se los considera como un mecanismo que
proporciona los pros y contra de un proceso ya que está encaminado a realizar exámenes que
aseguren la correcta aplicación de recursos a través del personal capacitado quienes serán los
encargados de modificar o elaborar nuevos procesos que satisfaga la necesidad de la empresa,
a fin de que se pueda evitar la aparición y acumulación de falencias; además son determinados
de acuerdo a políticas y normas que se acoplan a la estructura organizacional donde el control
interno se diseña para prevenir debilidades materiales, detectar o corregir irregularidades y
validar la información contable-financiera
2.2.5.3 Principios del Control Interno
PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO
Cuadro N°4
PRINCIPIOS
Segregación de Diferencia las funciones según el nivel organizacional y los papeles
funciones
que desempeñan directivos, personal de apoyo y auditores.
Es un conjunto de herramientas de trabajo a través de las cuales se
Autocontrol
facilita que el personal de una organización haga su propia valoración
del control traducidos en informes y acciones organizacionales.
Desde
arriba- Los eventos y condiciones actúan dentro del rango de autoridad y con
hacia-abajo
Costo
seguimiento estricto del debido proceso.
menor Generación de valor para el cliente y agregación de valor para el
por beneficio
accionista, por lo que los controles internos no pueden ser más
costosos que las actividades que controlan ni los beneficios que
proveen.
19
Eficacia
Corresponde a los resultados que ofrece dependiendo de los objetivos
empresariales.
Confiabilidad
Es la relación existente entre la efectividad del diseño y la operación,
documentación y monitoreo del control interno
Documentación La información del control interno debe
salvaguardarse en
documentos, para su análisis y regulación y hacen referencia a
transacciones y papeles de trabajo.
FUENTE: Bell, T., Peecher, M., Salomón, I., Marrs, F., y Howard, T., 2008, Auditoria Basada en Riesgos,
1ª ed., Bogotá: Ecoe Ediciones.
ELABORADO POR: La Autora
El control esta guiado por principios, que permiten discernir falencias mediante la correcta
asignación de funciones y la evaluación de sus actividades para acrecentar la seguridad de
cada proceso que conlleve a respaldar el desarrollo institucional; teniendo en cuenta que este
tipo de herramienta debe ser adaptable a cualquier necesidad de la entidad analizando
principalmente el monto del que se requerirá para poner en marcha este mecanismo el cual
debe ser moderado.
20
2.2.5.4 Componentes del Control Interno
COMPONENTE
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
Cuadro N°5
DESCRIPCIÓN
PRINCIPIOS
Crea el tono organizacional, se convierte en el · Integridad
FACTORES
· Consejo administrativo
fundamento de todos los componentes y provee · Valores éticos
· Estructura organizativa
estructura y disciplina a la vez que reemplaza · Compromiso
AMBIENTE
DE
CONTROL
controles
débiles.
Divide
la
autoridad,
las
con
competencia
responsabilidades y obligaciones entre todos sus · Talento humano
miembros, además resuelve la toma centralizada y · Filosofía
descentraliza de decisiones y la división apropiada · Estilo de operación
la
· Competencia
sobre
información contable
· Autoridad
y
responsabilidad
· Recursos humanos
de actividades entre departamentos.
ESTABLECIMIENTO
DE
OBJETIVOS
Los objetivos deben establecerse antes que la
· Objetivos estratégicos
dirección pueda identificar potenciales eventos · Estratégicos
· Objetivos específicos
que afecten a su consecución asegurándose que la · Operacionales
· Relación y logro entre
dirección establezca un riguroso proceso para fijar · Información
objetivos, mismo que deben estar en concordancia · Cumplimiento
con la misión y visión de la entidad tomando en
cuenta los riesgos.
21
objetivos
· Riesgo
aceptado
niveles de tolerancia
y
· Identificación
eventos.-
aplica Externos:
Los eventos abarcan desde lo evidente a lo
tanto al pasado como
·
Económicos
desconocido y sus efectos, desde lo que no trae
al futuro.
·
Ambientales
mayores consecuencias a lo muy significativo.
Ej.:
·
Políticos
Existe
IDENTIFICACIÓN
se
de
la
posibilidad
acontecimientos
capaces
de
de
historiales
de
ocurrencia
de
crédito
·
Sociales
afectar
la
Cambios demográficos
·
Tecnológicos
a
organización, pudiendo los mismos tener impactos · Categorías de eventos.- Internos:
ACONTECIMIENTOS positivos y negativos. Los acontecimientos que
Agrupar los eventos
· Infraestructura
DE
tienen
un
impacto
potencialmente
negativo
donde horizontalmente
·
Personal
representan un riesgo, el que requiere de una
conste toda la entidad
·
Procesos
evaluación y una respuesta por parte de la
y
·
Tecnológicos
dirección.
unidades operativas.
verticalmente
El riesgo se define como la probabilidad que un · Objetivos
las
de
· Los objetivos deben ser
evento o acción afecte adversamente a la entidad.
información financiera
establecidos
Su evaluación implica la identificación, análisis y
especificación
comunicados;
manejo de los riesgos relacionados con la
objetivo para facilitar
elaboración de estados financieros y que pueden
la
incidir en el logro de los objetivos del control
riesgos.
identificación
de
de
22
· Identificación de los
riesgos
internos
y
externos;
· Los
interno en la entidad. Existen 3 tipos de riesgos:
· Riesgos
y
de
incluir
planes
deben
objetivos
e
· Riesgo Inherente.- susceptibilidad al reflejar
saldos de cuentas cuyo error sea relativo.
· Riesgo de control.- riesgo de una representación
VALORACIÓN
DEL
RIESGO
información
financiera.-
· Riesgo de detección.- el riesgo de que los
identifica
riesgos asociados con
los
errónea no corregida a tiempo.
indicadores
objetivos
de
información financiera.
procedimientos sustantivos de un auditor no · Riesgos
de
de
rendimiento; y,
· Evaluación del medio
ambiente
interno
y
externo.
fraude.-
probabilidad de error
detecten una representación errónea.
material.
La dirección para decidir la respuesta a los riesgos · Los costos y beneficios Categoría de respuesta
RESPUESTA
AL
RIESGO
evalúa su efecto sobre la probabilidad e impacto
de
del riesgo, así como los costos y beneficios, y
potenciales
las
respuestas
selecciona aquella que sitúe el riesgo residual · Las
dentro de la tolerancia del riesgo establecida
· Evitar
· Reducir
posibles
oportunidades
para
alcanzar los objetivos.
· Compartir
· Aceptar
Decisión de respuesta
Son las políticas, procedimientos y acciones
tomadas por la administración
ACTIVIDADES
DE
CONTROL
para mitigar, · Integridad
· Políticas
prevenir y detectar errores y riesgos; y tienen · Selección y desarrollo
procedimientos
lugar a través de la organización de la entidad, a
internos
de actividades
todos los niveles y en todas las funciones. Se · Políticas
establecen generalmente para asegurar que las
de
· Límites establecidos
· Documentación
procedimientos
respuestas a los riesgos se lleven a cabo de modo · Tecnología
23
y
la
· Administración
y
adecuado, con respecto a ciertos objetivos,
· Aprobación
información
también constituyen una respuesta al riesgo.
Producen soportes con información operacional y
de cumplimiento además eventos, actividades y · Entendimiento claro
· Información de reporte
condiciones externas necesarias para la toma de · Comportamiento ético
INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
decisiones en este sentido la comunicación debe · Contenido apropiado
Y
MONITOREO
· Información de control
darse en todos los direcciones haciendo entender · Información oportuna,
interno
como las actividades individuales se relacionan
· Comunicación interna
exacta, y accesible.
con el trabajo de otros y con partes externas como · Utilización de recursos · Comunicación externa
clientes, proveedores y accionistas.
Es el elemento que complementa a los demás · Evoluciones continuas
SUPERVICIÓN
financiero
componentes y asegura la existencia de un buen
e independientes
control interno, y a su ausencia es muy probable · Deficiencias
que la organización y prácticas implantadas
queden en desuso y pudiera darse el caso de que
reportes
· Revisión de gestión y
políticas.
de
· Aprobación
y
autorización
de
documentos.
existiese un control interno con deficiencias.
FUENTE: Mantilla Samuel, 2009, Auditoria de Control Interno, 2ª ed., Colombia: Ecoe Ediciones; NIA 6,2010, Norma Internacional de Auditoria; Mantilla
Samuel, 2008, Control Interno de los nuevos Instrumentos Financieros, 2ª ed., Colombia: Litopedia Ediciones; DELOITTE, 2009, Control Interno Efectivo, 1ª ed.,
Bogotá: Editorial Planeta; Mantilla Samuel, 2008, Auditoria Financiera para Pymes, 1ª ed., Bogotá: Ecoe Ediciones; Mantilla Samuel, 2009, Auditoria de
Información Financiera, 1ª ed., Bogotá: Ecoe Ediciones; ANDRADE, Mario, 2006,CORRE (Control de los Recursos y Riesgos del Ecuador), Proyecto de
Anticorrupción ¡Si Se Puede!; Sinisterra, G y Polanco, L, 2009, Contabilidad Administrativa, 2ª ed., Bogotá: Ecoe Ediciones.
ELABORADO POR: La Autora
24
El ambiente del control interno constituye la base primordial de los demás componentes y
depende de una buena estructuración determinar los lineamientos en cuanto al personal y al
uso de recursos, actitudes y acciones en que se desenvuelve el negocio, su organización y
capacidad de asumir responsabilidades y la rapidez con que se propone y emplean
correcciones, además ofrece una dirección en la que para la toma de decisiones se considera la
opinión y criterio de los miembros de la organización, de esta manera se sustituirá controles
obsoletos y la fijación de objetivos hará que la gestión de riesgos requiera de organización
para identificar eventos que generen impactos positivos , para esto es necesario fijar y analizar
correctamente las etapas que guiaran a un fin común y que se relacionen con la misión y
visión corporativa
La valoración de riesgos constituye la evaluación de escenarios que pueden darse en los
procesos financieros realizados por la gerencia ya que esta apreciación será examinada por
auditores externos, en donde se comprobará si los objetivos son alcanzados en los términos
estipulados, en este sentido la evaluación del control interno da como punto de partida la
prolijidad de la información financiera identificando y analizando riesgos para evitar pérdida
de recursos, logrando que la información sea confiable y la aparición de errores sea mínima,
caso contario la gerencia formulará una acción o efecto correctivo que puede solucionar en
forma total o parcial al evento negativo, sin duda alguna no siempre se presentarán
circunstancias en las que una rápida acción puede detener o solucionar un impacto perjudicial
mas bien buscará equilibrar la falencia con una nueva planificación.
Con la supervisión los evaluadores podrán analizar la información convincente con respecto a
la operación de uno o varios controles que abordan los riesgos significativos para la
organización bajo su responsabilidad.
La información y comunicación es de vital importancia en cada proceso ya que se trabaja
con datos administrativos, contables y financieros y estos deben tener estrecha relación entre
25
cada departamento para su consolidación es por esto que debe darse en todas las direcciones
de la organización para que el personal esté al tanto de lo que sucede en su ambiente laboral y
pueden contribuir a la solución inmediata de conflictos en procesos siempre y cuando la
información sea relevante y concerniente a la organización, de esta manera se obtendrá
información confiable y veraz.
2.2.6. Métodos de Evaluación del Control Interno
2.2.6.1 Método Descriptivo
Vera y Jiménez (2008) considera que el método descriptivo consiste en tener por escrito
actividades en secuencia de inicio a fin de cada proceso para clasificarlas por actividades,
departamentos, funciones y empleados o registros con sus debidos formatos, en este punto la
habilidad es primordial para redactar e identificar los documentos que entran y salen en cada
procedimiento evaluando así al control interno porque se detallan una visión completa del
desarrollo institucional diario direccionado la información a todos los interesados en forma
sencilla amplia y lógicamente entendible..
2.2.6.2 Método de Cuestionarios
“Representa un formulario diseñado ya sea con antelación o al momento de su utilización,
para recabar información sin límites, tanto del tema a evaluar como de aspectos generales de
la organización” (Sotomayor Alfonso, 2008, p. 92)
“ Es un listado de preguntas lógicamente ordenadas y clasificadas, relacionadas con un hecho
general o particular que tiende a determinar una situación real del hecho mencionado”
(Romero Cristina, 2008, p. 62)
26
El método de cuestionario permiten conocer un hecho en particular mediante la elaboración
de preguntas con contenido claro para obtener respuestas precisas, cuyas preguntas pueden ser
del tipo cerradas, abiertas o de opción múltiple, en otros términos es un proceso básico
aplicado al personal y otros en donde se podrá establecer un contacto directo más palpable
llegando así al punto neurálgico de la investigación, con esto el análisis e interpretación será
mas objetivo.
2.2.6.3 Diagramas de Flujo
Vera y Jiménez (2008) define a los diagramas de flujo como una representación gráfica de un
hecho mediante símbolos convencionales,
así mismo
“Es un representación gráfica
simbólica de un sistema o serie de procedimientos mostrando cada uno de ellos de forma
secuencial” (Lindegard Eugenia, 2009, p. 289)
Los
diagramas de flujo son gráficos que representan
información en forma ordenada,
muestra la alineación de un proceso y son los soportes de la organización porque expresan de
manera resumida el enfoque organizacional, es decir constituyen una herramienta que facilita
la representación de un conjunto de actividades que se direccionan a un mismo fin u objetivo
e incluso orientando de una manera la secuencia a seguir en los diferentes procedimientos
identificados por la empresa.
2.2.6.4 Tipos de Flujogramas
Mejía (2007) manifiesta que los tipos de flujogramas son:
27
2.2.6.4.1
Flujograma vertical
Es aquel en el que las secciones se colocan verticalmente al lado izquierdo del flujograma y el
procedimiento se delinea indicando brevemente la operación en que cada sección se usa
generalmente para dar una idea global de la actividad.
2.2.6.4.2
Flujograma horizontal
Es aquel en el que las secciones o departamentos se colocan horizontalmente en la parte
superior del flujo grama y los pasos del procedimiento se van detallando en forma vertical de
manera que coincida con los diseños correspondientes a cada sección o departamento.
Los tipos de flujograma nos proporciona opciones al momento de representar un proceso o
secuencia de actividades, donde el criterio del responsable de elaborarlo es importante porque
tiene el firme propósito de darse a entender sin pérdida de tiempo y esto depende mucho de lo
que pretende mostrar o a quienes va dirigido, por ejemplo el flujograma vertical es exclusivo
para la gerencia ya que no precisa de detalle; en cambio el flujograma horizontal muestra una
visión completa y detallada de un proceso y es adecuada para los demás directivos y
departamento de la empresa, además es precisa para trabajos de investigación donde los
procesos requieren de más explicación.
28
2.2.6.5 Símbolos utilizados en el Flujograma
SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN EL FLUJOGRAMA
Gráfico N° 3
SÍMBOLO
SIGNIFICADO
TERMINAL.- Indica
terminación del flujo.
inicio
o
OPERADOR.representar
la
realización de una operación o
actividad.
DEMORA.- es una espera o
tiempo ocioso, no hay avance en
el proceso.
ARCHIVO.- representa que un
expediente es archivado para su
custodia temporal o definitiva.
DOCUMENTO.representa
cualquier tipo de documento que
se genere o utilice.
INSPECCIÓN.representa
verificación o examen de
objeto. Control de calidad.
la
un
DECISIÓN.- indica un punto de
dentro del flujo en que sean
posibles varios caminos.
CONECTOR.representa
conexión o enlace.
una
CONECTOR DE PÁGINA.- se
utiliza para la conexión con una
hoja diferente.
FUENTE: De la Mora Maurice, 2010, Elementos Básicos de Administración, 4ª ed., México:
Editorial trillas,
Camacho, Rafael, 2010, Simbología Asme y Ansi, www.slideshare.net/racamacho/simbologiaansi-y-asme [consulta 15 de agosto del 2012]
ELABORADO POR: La Autora
La simbología del flujo grama se manifiesta a través de figuras en donde, cada proceso es
representado mediante el cual se resume una serie de pasos hacia la obtención de resultados
interrelacionados con otros dentro de la actividad general de la empresa; cada figura tiene su
significado y uso independientemente del tipo de flujograma que se maneje, el cual sirve
como mecanismo de control porque se puede representar e identificar los errores en un
29
procedimiento, o se puede mostrar desde otro punto de vista una actividad a fin de que lo que
se represente se real, actual y libre de complicaciones.
2.2.7. Manual de Control Interno
2.2.7.1 Definición
Morales (2010) define que es un elemento del sistema de control interno, el cual contiene un
documento detallado e integral de manera secuencial y metódica que contiene instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las
distintas operaciones de la entidad
El manual de control interno es un documento netamente de uso interno manipulado por el
personal competente y contiene pautas necesarias para el correcto uso y funcionamiento de los
recursos de una entidad, asigna responsabilidades y determina en forma ordenada y precisa
estándares de control y evaluación periódica; puesto a que el control debe estar presente en
cada etapa del proceso contable siguiendo con el lineamiento de las políticas, normas y
aspectos legales esto incluyendo al personal ya que se hará un seguimiento total de las
actividades que normalmente se realiza en la empresa plasmadas en matrices, flujogramas y
demás sustentos de control.
2.2.8. Recursos
Munch y García (2009) concluyen que los recursos son elementos que conjugados
armónicamente contribuyen al adecuado funcionamiento de la entidad, por eso es importante
la administración de cada uno de ellos de otra forma no habría relación entre la productividad
obtenida y los recursos utilizados.
30
Los recursos son el conjunto de elementos que dispone la empresa para su funcionamiento y
con cuya combinación se obtiene un proceso productivo y finalmente un producto o servicio
que genera ganancias a la empresa y confiabilidad a sus clientes, en este sentido el manejo de
estos recursos a través del talento humano genera valor siempre y cuando se cuente con
personal de alto nivel, capacitado y adaptable a los cambios tecnológicos y suficiente en
número; en conclusión un recurso no puede funcionar sin la ayuda del otro ya que se requiere
de su participación conjunta.
2.2.8.1 Tipos de Recursos
TIPOS DE RECURSOS
Cuadro N° 6
DEFINICIÓN
RECURSOS
Son todos los bienes que se constituyen como propiedad de la
1. MATERIAL
empresa, destinados a la producción de nuevas bienes o servicios;
es decir de nuevos recursos que generarán valor económico y
satisfacción de necesidades.
Ej.: edificios, terrenos, maquinaria, herramientas, etc.
Aquellos que se constituyen como herramientas o instrumentos
auxiliares, constituidos por los conocimientos y habilidades que dan
2. TECNOLÓGICO
sustento al proceso productivo, en donde el mejoramiento técnico,
la innovación y la asimilación de tecnología son vitales para
incrementar la productividad de la empresa.
Ej.: sistemas de producción, fórmulas, sistemas de información.
Comprende el activo más valioso de la organización guiado por el
reglamento interno a través de la secuencia lógica de actividades, en
donde la experiencia y habilidad determina los procesos certeros sin
dejar de lado el desarrollo profesional. De acuerdo al nivel
3. HUMANO
jerárquico el trabajador puede ser:
a) Obrero
b) Oficinista
c) Técnicos
31
d) Ejecutivos
e) Directores.
Comprende la parte económica de la empresa para generar
4. FINANCIERO
actividades productivas
y la distribución de bienes cuya
transferencia se lo realiza a través del sistema financiero y de una
empresa a otra. Estos recursos pueden ser propios (dinero en
efectivo, aportaciones de socios y utilidades) y ajenos (préstamos
de acreedores, créditos bancarios, bonos, etc.)
FUENTE: Munch L, García J, 2009, Fundamentos de Administración, 8ª ed., México: Editorial Trillas;
Anzola Sérvula, 2010, Administración de Pequeñas Empresas, 3ª ed., México: McGraw-Hill; Tarapuez, E.,
Rivera, C., Donneys, O., 2010, Teoría Monetaria Bancaria, 1ª ed., Colombia: Ecoe Ediciones; Paschoal José,
2007, Introducción de la Economía, 18ª ed., México: MMC Impresiones,
ELABORADO POR: La Autora
La administración de recursos hacia la producción y desarrollo de actividades enmarcan los
procesos lucrativos ejecutadas por la empresa es así, que los recursos materiales además de
constituir los bienes tangibles representan la imagen de la entidad y sirven para satisfacer
necesidades del personal y de los clientes; siendo vital su conservación y mantenimiento, por
otro lado el uso tecnológico facilita los procesos, innova productos y mejora los niveles de
productividad a la vez que optimizan tiempo y esfuerzo, cuando son utilizados para almacenar
información son una herramienta de calidad y control dirigidos por el personal competente
que constituye la fuerza de trabajo intelectual y física; además es el elemento más importante
puesto a que las actividades y procesos depende de este elemento para que se provea a la
empresa de planes de desarrollo y contingencia, finalmente para que la entidad pueda operar
necesita de los recursos financieros para el intercambio de bienes y servicio determinantes del
nivel económico de la empresa, mismo que puede provenir de terceros.
32
2.2.8.2 Control de Recursos Económicos
Córdoba (2009) asegura que constituye una función de la gerencia para salvaguardar y
preservar los bienes de la empresa evitando desembolsos indebidos para que de esta manera
no se contraigan obligaciones sin autorización.
La entidad debe contar con un control efectivo de los recursos económicos, ya que de estos
depende la liquidez y confiabilidad de la empresa, de esta manera se podrá obtener una
estructura financiera acertada que beneficie a todos los integrantes de la organización; en
donde la optimización del manejo de recursos económico financieros sea posible, para lo que
la habilidad y compromiso del gerente es vital asumiendo riesgos evaluando también el nivel
de eficiencia en las operaciones contables y administrativas.
2.2.8.2.1 Control Interno de Fondos de Caja Chica
Aulestia (2008) refuta que el control interno de dinero radica en que se lo debe aplicar en las
transacciones más no en los saldos; por lo que los documentos de soporte deben ser
analizados y registrados permitiendo su registro total investigando su origen y licitación.
El control de fondos no solo debe darse al registrarse sino que también debe apoyarse en
evidencias significativas para que la toma de decisiones tenga consistencia y sea apropiada; de
esta manera se podrá contar con un soporte pormenorizado y dinámico que vaya de los
esencial a lo general, limitando errores y malas prácticas dentro del proceso contable,
asumiendo que la gestión apoye a los procesos y actividades realizadas por los funcionarios
quienes son responsables del funcionamiento de la empresa.
33
2.2.8.2.2 Control Presupuestal
Romero (2008) determina que el control presupuestal consiste en evaluar la gestión y en
efectuar un seguimiento de los proyectos de inversión, es decir desde su programación hasta
su ejecución analizando cada rubro, variaciones e impactos, sin embargo Meigs (2009) revela
que es un medio para evitar el fraude y el robo manejando eficientemente el dinero además
que esto incluye la contabilidad precisa de transacciones; de cierta manera los entes a cargo
son los responsables de la aprobación entendiéndose con esto de la modificación y análisis,
para que una vez puesto en marcha no arroje efectos negativos; porque es propio de quienes lo
elaboran el estar acorde con las tendencias de gasto y medidas económicas de la empresa así
como también del medio en que se desarrollan, anticipándose a la necesidad de
endeudamiento.
2.2.8.2.3 Control de créditos
Villaseñor (2011) considera que el control de crédito para una empresa bien organizada radica
primero estableciendo responsabilidades de cobranza y segundo determinando una política
clara que cubra el trabajo de cobro, mismo que estará sujeto a evaluaciones periódicas sobre
las necesidades y condiciones de la entidad, en cierta manera este control garantizará la
recuperación de cartera y mas aún en aquellas instituciones en las que existe cartera vencida o
incobrable, cabe destacar que esto depende de la gestión de los responsables del área de
crédito quienes implementarán estrategias que concienticen a los clientes o proveedores al
cumplimiento de la obligación contraída.
2.2.8.2.4 Control de Procesos
Schroeder, Meyes y Rungtusanatham (2011) consideran que la primera función de los
administradores es el control de procesos porque con esto se determina fuentes de variación
innecesarias, las cuales pueden ser controladas a través de herramientas de cálculo que
evidencia en términos numéricos falencias de menor o mayor grado; sin duda alguna la
34
estadística es utilizada como técnica de apoyo que busca mejorar la calidad de actividades y el
máximo rendimiento no solo de procesos mediantes resultados también de empleados
alcanzando la excelencia siendo de esta forma más productivos.
2.3
IDEA A DEFENDER
Con el manual de control interno se optimizará el manejo eficiente de recursos económico
financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
35
CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO
Según Sampieri (2010)
3.1
MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN
En esta investigación se utilizó la modalidad cualitativa, ya que es un proceso sistemático de
indagación que me permitió obtener información para la interpretación y compresión de
hechos de la realidad concretos en cuanto al manejo de recursos económicos en la
Cooperativa “Unión Cochapamba” y la modalidad cuantitativa porque me permitió examinar
datos de manera científica utilizando herramientas de campo como entrevistas, aplicadas al
personal de la cooperativa y poder representarlo mediante un análisis.
3.2
TIPOS DE INVESTIGACIÓN
3.2.1. Aplicada
El objetivo de la investigación se orientó a la solución teórica, mejorando el manejo de
recursos económicos a través de un manual de control interno con fines prácticos y no es
generalizable debido a que el manual fue diseñando en base a las necesidades de la
Cooperativa “Unión Cochapamba", considerando la investigación fundamental relacionada
con la generación de conocimientos en forma de teoría o medios mismos que en un período
mediático podrían desarrollarse en aplicaciones de control.
3.2.2. De campo
La presente investigación tuvo lugar en el área financiera de la Cooperativa “Unión
Cochapamba” en la ciudad de Ibarra, en donde se recopiló información mediante entrevistas
a los funcionarios del área de análisis, para conocer las necesidades y carencias, identificadas
por los mismos, por lo que pude comprobar la situación actual del manejo de recursos
36
económicos, con el fin de puntualizar en qué condiciones se produce una situación o hecho
particular para lograr conocimientos actuales en el campo de la realidad social en el lugar de
origen del objeto de estudio.
3.2.3. Bibliográfica
La recopilación de información de fuentes como: libros, tesis, manuales, entre otros, están
direccionadas a sustentar las variables de la investigación y al desarrollo de los componentes
del manual, instrumentos de gran utilidad para la minuciosa investigación del tema,
desarrollar destrezas para seleccionar y clasificar información bien documentada y sobre todo
profundizar cada una de las temáticas relacionadas con el problema.
3.2.4. De acción
Permitió la identificación de puntos neurálgicos que están afectando el desarrollo de la
institución por lo que el Manual permitirá la optimización de recursos logrando la
maximización de resultados, contribuyendo así al mejoramiento de la eficiencia del personal
como de los procesos, a través de las sugerencias expuestas en el manual.
3.2.5. Descriptiva
Para el desarrollo de la investigación se tomó como apoyo a la investigación descriptiva con
el objeto de llegar a conocer las situaciones, actitudes y acciones destacadas en los
funcionarios en el área financiera de la Cooperativa. Cabe recalcar que se pudo recolectar
datos suficientes para el desarrollo de la propuesta.
37
3.2.6. Explicativa
Se estableció estándares, técnicas de evaluación y monitoreo dentro del control interno para
mejorar el desempeño en el manejo y registros de recursos económicos, así como también se
diagramó actividades de cada proceso agregando a esto el diseño de matrices de riesgos,
además de que se contribuyó con sugerencias y conclusiones de la investigación.
3.3
POBLACIÓN Y MUESTRA
Debido a que el Manual de Control Interno se considera una herramienta netamente interna de
interés y uso de los empleados solo se consideró la opinión de los funcionarios, por lo no se
requirió de ninguna fórmula para determinar la muestra ya que la población es pequeña y por
lo tanto es manejable.
POBLACIÓN DE EMPLEADOS DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA”
Cuadro Nº7
EMPLEADOS
CANTIDAD
Gerente
1
Jefe de Crédito
1
Contadora
1
Cajera
1
TOTAL
4
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
3.4
MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
3.4.1. Métodos
Se aplicaron los siguientes métodos:
38
3.4.1.1 Inductivo – deductivo
Según Arias (2007) este método permitió lograr los objetivos de la propuesta y de su
desarrollo de una manera sistemática considerando los requerimientos de manera detallada
basándose en la lógica y en el estudio de hechos relevantes para establecer conclusiones
significativas.
3.4.1.2 Analítico-sintético
Según Arias (2007) este procedimiento permitió analizar diferentes teorías y considerar
aspectos puntuales que ayudaron a establecer de una manera técnica el marco teórico y así
discernir diversas temáticas donde se fundamentó la propuesta.
3.4.1.3 Histórico-lógico
Según Bernal (2010) este método ayudó a analizar científicamente los hechos e
ideas
históricas de la cooperativa para compararlo con hechos actuales, para obtener resultados que
se anticipen a la constante evolución de hechos que van cambiando dentro y fuera de la
institución de acuerdo a determinadas tendencias que ayuda a interpretarlos de una manera
secuencial.
3.4.1.4 Descriptivo- sistémico
Según Del Cid (2011) estos métodos fueron de gran importancia porque el desarrollo de la
propuesta requirió que se siga una secuencia de manera estricta para su aplicación y
comprensión, tal es el caso de la representación de diagramas de flujo; en donde se consideró
una fácil comprensión de su contenido y de la manera en que este debe ser aplicado dentro de
la cooperativa.
39
3.4.2. Técnicas
3.4.2.1 Observación Directa
Según Arias (2007) por medio de la técnica de observación se constató directamente todos los
aspectos significativos de la cooperativa, porque se logró obtener la información infalible
sobre el comportamiento diario de los empleados palpando procedimientos y acciones que se
aplican en el desarrollo de actividades y de esta manera detectar los problemas y falencias que
presentó la institución, además se realizó un trabajo de campo continuo determinando las
influencias que intervinieron en este fenómeno.
3.4.2.2 Entrevistas
Se realizó al personal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
3.4.2.3 Instrumentos de la Investigación
Los instrumentos que se utilizaron para ésta investigación son:
3.4.2.3.1 Guía de entrevista
La guía de entrevista permitió estar al tanto del funcionamiento de la cooperativa y tomar nota
de todos los aspectos relevantes, de esta manera se pudo acceder y contar con información
precisa para determinar conclusiones y argumentos para la elaboración de la propuesta.
3.5
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
3.5.1. Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista al Gerente General
de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
En la entrevista aplicada al Sr. Flandes Ibarra Gerente General de la Cooperativa de Ahorro y
Crédito “Unión Cochapamba” fue importante conocer aspectos como el tiempo que labora el
mismo que supo manifestar que lleva 11 años frente a la institución, además de que se pudo
evidenciar que se no se cuenta con el personal en número peor aun capacitado para la
ejecución adecuada de los procesos , puesto a que para la planificación y toma de decisiones
40
los departamentos no son tomados en cuenta; más bien se lo hace con el Consejo
Administrativo que funciona fuera de la cooperativa y con la opinión de expertos contratados
para la realización de planes estratégicos y operativos, por lo que el gerente manifestó que
esto implica un gasto adicional; además las evaluaciones se hacen de manera empírica ya que
no cuentan con indicadores adecuados para la obtención de resultados, por lo que las
evaluaciones se hacen en base a criterios, lo que evidencia que no cuentan con un manual de
funciones apropiado que indique la función específica de cada empleado y sugiriera la
contratación adicional si fuere el caso, en conclusión se pudo evidenciar que no existe un
adecuado control en los procesos operativos.
3.5.2. Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista al Jefe de Créditos
de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
En la entrevista aplicada al Jefe de Créditos se pudo conocer que ejerce este cargo desde hace
2 años y nos comento que en este departamento no se define un tipo de control específico, por
lo que no se analiza seriamente los resultados de cada proceso y se maneja información
individualizada ya que no existe relación entre departamentos; es decir cuando se requiere de
información se lo hace a través de copias del sistema y solo en ese caso se establece relación
alguna, además no se hace el seguimiento adecuado a los clientes en sus pagos provocando
que exista cartera vencida
y se dificulte la recuperación del crédito, en este caso el
funcionario manifestó que la cooperativa otorga al año entre 205 a 220 préstamos de los
cuales el 60% se recuperan, el 25% están en mora, el 12% están vencidos y el 3% forman
parte del rubro de cartera incobrable por lo que enfatizó su descontento con las políticas de
crédito porque para él estas deben ser más claras para que de una u otra manera obliguen a los
clientes a que se dé cumplimiento a lo convenido en sus préstamos, de esta manera el uso y
41
manejo del recurso económico mejoraría. Para una mejor visualización se presenta un gráfico
estadístico.
CARTERA DE CRÉDITOS DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA”
Gráfico Nº 4
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
60%
Recuperados
Mora
25%
Vencidos
12%
3%
Incobrables
CRÉDITOS OTORGADOS 2010-2012
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
3.5.3. Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista a la Contadora de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
Mediante la entrevista que se llevo a cabo a la Contadora de la cooperativa se pudo conocer
que colabora con la institución desde hace 2 años, manejando un control y función de manera
aceptable, a la vez se conoció que se lleva la contabilidad de acuerdo a técnicas y normas
correspondientes, cabe destacar que existen inconvenientes a lo largo del proceso de registro
por error u omisión que conlleva a que se trabaje en algunos casos con saldos irreales debido a
que no se puede corregir fácilmente errores contables; debido a que el sistema que se utiliza
responde a ciertos caracteres que impide la modificación de asientos y valores de manera
oportuna y más si es en la línea de crédito, es por esta razón que se está analizando la
posibilidad de cambiar el sistema denominado Sistema Integral de Información Financiera
con la colaboración de estudiantes universitarios pero es un proceso largo y riesgoso ya que se
debe priorizar la seguridad de la información financiera. Otro aspecto que manifestó la
funcionaria es que no se mantiene cuentas por pagar puesto que se paga en su totalidad a los
proveedores cuando se realiza una adquisición, más bien se denomina esta cuenta a los
42
depósitos de socios en donde se genera un archivo cada mes para conocer de que monto
dispone cada cliente y son analizados conjuntamente con el gerente.
3.5.4. Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista a la Cajera de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
Al entrevistar a la Srta. Anita Ramírez cajera de la institución se concluyó que aparentemente
se maneja un proceso adecuado en cuanto a la recaudación de préstamos y captación de
ahorros, se mantiene un control moderado a través de arqueos sorpresivos, por lo que el
problema no radica en este departamento puesto a que aquí se maneja un proceso
complementario no obstante es necesario que se defina un control interno que sea ejecutado
por la cajera y sea especifico para este tipo de procedimiento. Por otro lado la funcionaria
supo manifestar que además de realizar sus funciones ejecuta proceso del área de crédito
debido a que la cooperativa no cuenta con una oficial de crédito lo que hace que se
sobrecargue de trabajo a la cajera haciendo que se destine mayor tiempo a funciones que no le
corresponde.
43
3.6
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES TEÓRICO-METODOLÓGICAS
DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO
CONCLUSIONES
 La cooperativa no dispone de un sistema de control interno adecuado y completo que de
alguna manera proporcione seguridad razonable a los procesos y a la información
contable y administrativa que se maneja, puesto a que se desconoce puntos vulnerables
y la detección de errores no son oportunos.
 La dirección financiera depende del Consejo de Administración que funcionan fuera de la
cooperativa lo que ocasiona demora en los procesos de toma de decisiones, en este
sentido la institución no posee autonomía para el desarrollo de sus actividades y se pone a
juicio de los miembros del consejo la determinación de las acciones a seguir.
 El personal ejerce sus actividades sin el apoyo de un direccionamiento que ayude a
identificar el personal idóneo con las competencias pertinentes, a fin de que se haga la
asignación adecuada de funciones reactivando de esta forma el dinamismo y eficiencia
laboral en la cooperativa.
44
RECOMENDACIONES
 El Consejo de Administración y la Gerencia deberían tomar en cuenta las opiniones y
sugerencias de los funcionarios de esta manera la gestión financiera se daría en todas las
direcciones y el personal tendría conocimiento de falencia y debilidades en las que se
desarrolla, fortaleciendo factores positivos en la cooperativa trabajando bajo un objetivo
en común.
 La gerencia debería ser más autónoma al momento de tomar decisiones que requieran
inmediata acción, de esta manera el profesionalismo se evidenciaría y los procesos serian
más eficientes lo que daría confiabilidad y reconocimiento a la cooperativa por parte de
sus asociados.
45
CAPÍTULO IV. MARCO PROPOSITIVO
4.1
TEMA
Manual de Control Interno para optimizar los recursos económico financieros de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” en la ciudad de Ibarra.
4.1.1. Objetivo del tema
· Establecer los lineamientos, acciones, métodos, procedimientos y mecanismos de control y
evaluación a fin de que la función financiera sea transparente, dando cumplimiento a la
normativa que regula el control interno.
4.1.2. Estructura de la propuesta
El contenido metodológico del Manual se ha desarrollado según la siguiente descripción del
contenido:
· Introducción
· Información General de la Cooperativa
· Marco Legal
· Organización Contable
· Identificación de Procesos
· Control Interno de Recursos Económicos
· Descripción de los componentes del control interno según el CORRE.
· Diagramación de Actividades
· Objetivos Estratégicos
· Matrices de Riesgos por procesos
· Matriz de Seguimiento.
46
· Formato de Cuestionario
4.1.3. Alcance
Lo expuesto del presente manual es aplicable a todo el personal competente y miembros
directos de los Consejos de Administración y Vigilancia cuyas acciones tengan efectos
directos en los procesos operativos de la Cooperativa “Unión Cochapamba”
4.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
47
MANUAL
DE
CONTROL INTERNO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
AUTORA: Tclga. Verónica López
MATRIZ: Comunidad de Chaupi Guarangui-Ibarra
GERENCIA: TLF 088016026
Punto de atención: En Ibarra, Av. Eugenio Espejo 10-114 y Ricardo Sánchez TELEFAX: 062605292
48
ÍNDICE
Numeral
Detalle
Página
Introducción
51
1
Información General de la Cooperativa “Unión Cochapamba”
52
1.1
Misión
52
1.2
Visión
52
1.3
Valores Institucionales
52
1.4
Objetivos Institucionales
53
1.5
Base Legal
54
1.6
Organización Contable
57
1.6.1
Organigrama Estructural
57
1.6.2
Organigrama Funcional
58
1.6.3
Organigrama Funcional Propuesto
59
1.7
Identificación de Procesos
60
1.8
Servicio Financiero
60
2
Control Interno de los Recursos Económicos
61
2.1
Componentes del Control Interno
62
2.1.1
Ambiente de Control
62
2.1.1.1
Integridad y Valores Éticos
62
2.1.1.2
Competencia Profesional
63
2.1.1.3
Asignación de Autoridad y Responsabilidad
63
2.1.1.4
Políticas del Personal
63
2.1.1.5
Descripción de Procesos Operativos y Diagramación de Actividades
64
2.1.2
Establecimientos de Objetivos
88
2.1.2.1
Objetivos Estratégicos
88
2.1.2.2
Objetivos Específicos
88
2.1.2.3
Consecución de Objetivos
88
2.1.3
Identificación de Acontecimientos
89
2.1.3.1
Factores Externos e Internos
89
2.1.3.2
Identificación de Riesgos
89
2.1.3.3
Categoría de Eventos
90
2.1.4
Evaluación de Riesgos
91
49
2.1.4.1
Riesgos Aceptados y Niveles de Tolerancia
91
2.1.4.2
Planeación de la Evaluación de Riesgos
92
2.1.4.3
Identificación de Riesgos
92
2.1.4.4
Estimación de Riesgos
92
2.1.4.5
Matrices de Riesgos por Procesos
93
2.1.5
Respuesta a Riesgo
102
2.1.5.1
Categoría de Respuesta
102
2.1.5.2
Decisión de Respuesta
102
2.1.6
Actividad de Control
102
2.1.6.1
Asignación de tareas
103
2.1.6.2
Control del Sistema de Información
103
2.1.6.3
Controles Generales
103
2.1.7
Información y Comunicación
103
2.1.7.1
Contenido y Flujo de Comunicación
104
2.1.7.2
Sistema de Información
104
2.1.8
Supervisión y Monitoreo
105
2.1.8.1
Evaluación del Sistema de Control Interno
105
2.1.8.2
Evaluación de Controles Directos
105
2.1.8.3
Seguimiento del Control Interno
106
Matrices de Seguimiento
107
50
INTRODUCCIÓN
El presente manual pretende reunir políticas, procedimientos y técnicas de Control interno
para lograr mitigar los riesgos inherentes que se producen en las operaciones realizadas en la
Cooperativa “Unión Cochapamba”, así como también prolongar la estabilidad en los procesos
para establecer lineamientos cuyo seguimiento es inexcusable.
Este manual planea alcanzar una adecuada organización operativa y una apropiada
identificación y administración de los riesgos que enfrenta cada proceso, con esto el
cumplimiento de las disposiciones legales regulatorias.
Es por esta razón que toda entidad dedicada a la actividad financiera debe destinar recursos
hacia la creación de mecanismos para manejar y controlar los riesgos, interviniendo
enérgicamente en todos los niveles de la organización, para lograr el bienestar financiero de la
entidad a corto y largo plazo.
Conjuntamente el manual define los conceptos y procedimientos que serán aplicados para
lograr la confianza en las autoridades regulatorias, entes de supervisión, en los clientes y en el
público en general.
51
1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA”
1.1. Misión
Somos una cooperativa que lucha por el establecimiento de una sociedad justa, humana y
democrática con trayectoria seria, confiable, segura y solidaria basados en prácticas éticas y
valores que rigen a la institución, con una permanente innovación de productos y servicios
financieros impulsando el progreso de los socios.
1.2. Visión
Ser una institución rural reconocida a nivel nacional en el sector financiero popular y
solidario, alcanzar un alto reconocimiento y nombramiento en la región norte del país,
generar nuevos servicios que brinden soluciones integrales que motiven la creación de
microempresas solidarias
Para un mejor desarrollo institucional y laboral se propone los siguientes valores:
1.3. Valores institucionales
1.3.1. Ética
Ser congruente con el compromiso que representa la institución, procuración de justicia,
evitando desempeñar funciones o actividades que deriven en conflicto de intereses; por tanto,
debe guardar el respeto y la consideración
inherentes a su investidura, sin que sea un
elemento de coacción hacia los demás.
52
1.3.2. Compromiso y sentido de identidad
Actuar cumpliendo con las disposiciones internas legales y de comportamiento que rigen a la
cooperativa, así mismo, esforzarse por cumplir con cada una de las metas institucionales que
sean de su competencia o personal responsabilidad.
1.3.3. Calidad
Los funcionarios de la cooperativa deben realizar bien su trabajo desde el inicio apegándose a
los procedimientos establecidos, cumpliendo con las normas institucionales y legales para
evitar contrariedades en el futuro.
1.3.4. Productividad
Participar con disposición en las actividades laborales propias y cuando sea necesario, auxiliar
en las que no sean las estrictamente inherentes a su cargo o persona.
1.3.5. Desarrollo Humano
Estar consciente de que su trabajo es coadyuvar con la Institución, a fin de potenciar las
capacidades para dar respuesta a las expectativas de los socios, procurando el mejoramiento
continuo profesional mediantes talleres, seminarios y capacitaciones.
1.4. Objetivos Institucionales
· Ser una institución financiera reconocida y posicionada en las comunidades que
pertenecen a la COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA”, con socios que están
en la capacidad de dirigir y administrar, tanto el rumbo económico de la cooperativa,
en coordinación con entidades afines.
53
· Velar por la sostenibilidad y preservación de todo el medio ambiente como factor de
desarrollo para las comunidades.
· Fomentar la cultura de ahorro en el proceso, alcanzar una cobertura mayor en las
comunidades para fortalecer su patrimonio.
1.5. BASE LEGAL
El Manual de Control Interno para la Cooperativa “Unión Cochapamba” esta normado por un
conjunto de disposiciones legales tales como: leyes, reglamentos, resoluciones, normativa e
instructivos los cuales deben considerarse en toda su amplitud.
Art. 12 de la Ley Económica Popular Solidaria del Sistema Financiero.- De la Información
establece que para ejercer el control y con fines estadísticos las personas y organizaciones
registradas presentarán a la Superintendencia, información periódica relacionada con la
situación económica y de gestión, de acuerdo con lo que disponga el Reglamento de la
presente Ley y cualquier otra información inherente al uso de los beneficios otorgados por el
Estado.
Art. 13.- de la Ley Económica Popular Solidaria del Sistema Financiero.- Normas contables.Las organizaciones, sujetas a esta Ley se someterán en todo momento a las normas contables
dictadas por la Superintendencia, independientemente de la aplicación de las disposiciones
tributarias existentes.
Normas Relativas a la Ejecución del Trabajo (NAGAS).- Evaluación del Control Interno.“Deberá existir un estudio y evaluación propios del control interno existente, como una base
para la confianza en él y para la determinación de la extensión resultante de las pruebas a las
cuales los procedimientos de auditoría van a ser restringidos”
54
Art. 1.Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.- Descripción.- La presente ley
comprende la programación, organización, dirección, ejecución, coordinación y control de los
procesos siguientes: de presupuesto y crédito público, de determinación, recaudación,
depósito, inversión, compromiso, obligación, desembolso y recuperación de los recursos
financieros públicos; de registro contable de los recursos financieros y materiales; de
preparación e interpretación de informes financieros relacionados con los resultados de las
operaciones, de situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio; y
comprende, finalmente, la evaluación interna y externa de dichos procesos, por medio de la
auditoría.
Art. 4 Numeral 5. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.- Sistemas de
Control.- La aplicación de esta ley se hará a través de los siguientes sistemas componentes,
que estarán íntimamente relacionados entre sí.
110-09. Normas técnicas de Control Interno.- Control Previo.- El control previo será
ejecutado por el personal responsable del trámite normal de las operaciones y actividades.
110-10. Normas técnicas de Control Interno.- Control Concurrente.- Los niveles de jefatura y
otros cargos que tengan bajo su mando a un grupo de servidores, establecerán y aplicarán
mecanismos y procedimientos de supervisión permanente durante la ejecución de las
operaciones.
110-09. Normas técnicas de Control Interno.- Control Posterior.- La máxima autoridad de
cada entidad y organismo, con la asesoría de su unidad de auditoría interna, establecerá los
mecanismos para evaluar periódicamente y con posterioridad a la ejecución de las
operaciones.
55
El artículo 8 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece que "El
Control Interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el
personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los
recursos y se alcancen los objetivos institucionales.
56
1.6. Organización contable
1.6.1. Organización Estructural
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA”
Gráfico N°5
ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS
CONSEJO ADMINISTRATIVO
COMISION DE CRÉDITO
CONSEJO DE VIGILANCIA
COMISION DE RR. HH.
GERENCIA
AUSUNTOS SOCIALES
CRÉDITO Y COBRANZA
CONTABILIDAD
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
57
1.6.2. Organigrama Funcional
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA”
Gráfico N° 6
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
58
1.6.3. Organigrama Funcional Propuesto
ORGANIGRAMA FUNCIONAL PROPUESTO PARA LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA”
Gráfico N° 7
ASAMBLEA DE SOCIOS
CONSEJO ADMINISTRATIVO
CONSEJO DE VIGILANCIA
COMISION DE CRÉDITO
GERENCIA GENERAL
SECRETARIA
DEPART. JURÍDICO
DEPART. CONTABILIDAD
DEPART. CREDITO
CONTADORA
JEFE DE CRÉDITO
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR DE CRÉDITO
DEPART.
TALENTO.HUMANO
JEFE DE TALENTO
HUMANO
CAJA
CAJERA
DEPAT. INFORMATÍCO
TÉCNICO
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
Nota: se propone este nuevo organigrama funcional porque la anterior no evidencia una estructura adecuada, que permita el correcto
funcionamiento y asignación de actividades y se evitará la acumulación de responsabilidades y demora de procesos.
59
1.7. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA”
Cuadro N° 8
PROCESO
EJECUCIÓN
 Asamblea General de Socios
PROCESO DIRECTIVO
 Consejo Administrativo
 Consejo de Vigilancia
PROCESOS DE ASESORAMIENTO
 Asesor Jurídico
Y APOYO
 Departamento de Informática
 Gerencia
PROCESO EJECUTIVO
 Secretaria Ejecutiva
 Departamento de Contabilidad
 Departamento de Crédito
PROCESO OPERATIVO
 Departamento de Talento Humano
 Caja
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
1.8. SERVICIOS FINANCIEROS
SERVICIOS FINANCIEROS DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA”
Cuadro N°9
SERVICIOS
TIPOS
SUB TIPOS
Montos y Plazos
Apertura de
cuentas
AHORRO
$60
Pecuario
$1500, cuota mensual o trimestral
Agrícola
Depende del cultivo y las cuotas
MICRO
Terreno
son mensuales..
CRÉDITO Micro empresarial
$5000 cuota mensual o trimestral
Educación
$1500 cuota mensual.
CONSUMO Salud
Otorgamiento de
Viaje
$1000 cuota trimestral.
créditos
Adquisición
Construcción
$5000 cuota mensual, trimestral y
VIVIENDA Reparación
semestral.
Mejoramiento
Compra de piso
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
60
2. CONTROL INTERNO DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS
Las condiciones financieras: deben basarse en los recursos recibidos para el efecto, el riesgo
que se asume y en las condiciones del mercado. En estos casos debe dejarse a discreción del
Consejo de Crédito o del Consejo de Administración aquellos créditos que cumpliendo las
condiciones para su otorgamiento, excedan los plazos o las condiciones financieras
establecidas.
Límites e Instancias de Aprobación: de acuerdo con el monto de los créditos, así como el
plazo y si se trata de renovación de créditos, las aprobaciones se gradúen empezando por los
créditos de aprobación automática, siguiendo con aquellos que debe aprobar el Comité de
Crédito y los Consejos de Administración como última instancia.
Para la concesión de los créditos e incluso al momento de cuantificar las reservas preventivas
o provisiones, cuando menos, se deberá tener en cuenta lo siguiente, de conformidad con los
criterios que apruebe el Consejo de Administración y se incluyan en los instructivos o
manuales correspondientes:
Capacidad de pago del acreditado, con base en el flujo de caja del deudor o del proyecto
financiado o a financiar.
·
La solvencia del acreditado, a través de variables como el nivel de endeudamiento y la
calidad y composición de los activos, pasivos y contingencias del deudor y/o del
proyecto.
·
Información sobre el cumplimiento actual y pasado de las obligaciones del acreditado,
tales como la cancelación oportuna de las cuotas de créditos anteriores.
61
2.1. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
2.1.1
Ambiente de control
Dentro de la institución el control debe generar y promover permanentemente un ambiente
que influya positivamente sobre todos los niveles de la organización enfatizando la
importancia de los valores institucionales de la Cooperativa “Unión Cochapamba”.
Del mismo modo, en el proceso de inducción y capacitación en la cooperativa se debe poner
hincapié a los valores institucionales y aplicar una estrategia de desarrollo del talento humano
que permita a los empleados identificar y apreciar las ventajas de coexistir en estos valores,
por lo tanto, se debe acentuar los valores institucionales, principios y reglas de conducta, así
como también preestablecer los perfiles del talento humano según los puestos y las políticas
de capacitación y formación; hacia la permanente actualización frente a las estrategias y a la
forma de desarrollar adecuadamente esos procesos, todo con el fin de que se desarrolle y
solidifique una cultura de autocontrol.
2.1.1.1 Integridad y Valores Éticos
La cooperativa debe contar con una metodología de selección de personal que permita
identificar a potenciales empleados con altos niveles de ética y en cuyo proceso de
contratación se enfatice la importancia de los valores institucionales.
La cooperativa debe adoptar y mantener, debidamente aprobado por los Consejos de
Administración, de Vigilancia y la Gerencia un código de ética que incluya, como mínimo,
valores relacionados con la integridad, la honestidad, la lealtad, la responsabilidad, la
confidencialidad, todo de acuerdo con los valores y principios organizacionales.
62
2.1.1.2 Competencia profesional
La cooperativa debe desarrollar programas de capacitación dirigidos a todos sus empleados,
con el fin de instruirlos en el cumplimiento de la normatividad en materia de prevención y
detección de riesgos y utilización de mecanismos de control desarrollados por la entidad y
sobre todo su aplicación y cumplimiento.
Los programas de capacitación deben ser constantemente revisados y actualizados, de acuerdo
con las necesidades internas y la legislación vigente, a fin de que el personal se capacite en
todos los productos, servicios y otros que oferte la institución en general.
2.1.1.3 Asignación de autoridad y responsabilidad
El Consejo de Administración y Gerencia deben estar atentos a los niveles de rotación del
personal en todos los departamentos y en funciones claves, tales como la Auditoría Interna,
Jefe de Crédito, y los encargados de la Contabilidad.
2.1.1.4 Políticas del personal
El manual de control interno también proporciona un manual de funciones como
complemento de control (ANEXO 3); donde se explica los criterios y perfiles necesarios para
contratar personal, según los niveles de responsabilidad y autoridad, basados en la
metodología de competencias laborales, en especial para aquellas áreas que se consideren
claves para la organización.
Para la aplicación del control interno se utilizará tres tipos de control:

CONTROL PREVIO.- actúa antes de que inicie un proceso.

CONTROL CONCURRENTE.- se genera conforme se desarrolla el proceso.

CONTROL POSTERIOR.- aparece una vez terminado el proceso y cuyo resultado servirá
para la detección o el mejoramiento de desviaciones.
63
2.1.1.5 Descripción de procesos operativos y diagramación de actividades
DEPARTAMENTO: Gerencia
Responsable
Gerente
PROCESO 1: Recepción de Requerimientos
Cuadro Nº10
Actividad
Control
Recepta los requerimientos por departamento.
Previo
Verifica si los requerimientos están justificados.
Consejo Adm.
Analiza y aprueba requerimientos presentados.
Gerente
Da cumplimiento a las disposiciones vigentes.
Concurrente
Realiza el análisis de impactos y se entrega un informe
al Consejo de Administración.
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº1
RECEPCIÓN DE REQUERIMIENTOS
CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
GERENCIA
INICIO
NO
Recepción de
requerimientos por
departamento
Solicita reunión
de consejos
CONTROL
PREVIO
Aprobación
SI
Procede con el
cumplimiento de
requerimientos
CONTROL
CONCURRENTE
CONTROL
CONCURRENTE
Análisis de
impactos
Entrega de informe
CONTROL
POSTERIOR
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
64
Posterior
PROCESO 2: Aprobación de Estados Financieros
Cuadro Nº11
Responsable
Actividad
Contadora
Control
Luego de realizar el proceso contable, prepara los
Previo
Estados Financieros.
Auxiliar Cont. Prepara el análisis financiero en base a índices Concurrente
financieros que maneja la cooperativa.
Gerente
Analiza y evalúa los Estados Financieros e índices Concurrente
financieros.
Consejo Adm. Analiza y evalúa los Estados Financieros.
Aprueba
los
Estados
Financieros
y
realiza
Posterior
observaciones si fuere el caso.
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº2
APROBACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
CONTADORA
GERENTE
AUXILIAR CONTABLE
INICIO
NO
Revisa, analiza y
evalúa los Estados
Financieros
Preparación de
estados Financieros
CONTROL
PREVIO
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Prepara análisis de
estados Financieros
CONTROL
CONCURRENTE
Evalúan los
Estados
Financieros
CONTROL
CONCURRENTE
aprobación
SI
Efectúan
observaciones y
recomendaciones
CONTROL
POSTERIOR
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
65
PROCESO 3: Ejecución de la Resolución del Consejo de Administración
Cuadro Nº12
Responsable
Gerente
Analiza
la
Actividad
resolución tomada
del
Consejo
de
Control
Previo
Administración.
Determina el área beneficiada para la ejecución.
Dictamina las instrucciones para llevar a cabo el proceso.
Evalúa el cumplimiento de la resolución dada.
Consj. Adm.
Dictaminan sanciones si no se ejecuta la resolución.
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº3
EJECUCIÓN DE LA RESOLUCIÓN DEL CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
GERENTE
INICIO
Analiza la
resolución tomada
CONTROL
PREVIO
Determinar el área
que apoya la
ejecución
Emisión de
instrucciones para
ejecución inmediata
CONTROL
CONCURRENTE
ejecución
NO
Se comunica
al consejo
SI
Evaluación de
cumplimiento e
impactos
CONTROL
CONCURRENTE
CONTROL
POSTERIOR
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
66
Concurrente
Posterior
PROCESO 4: Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto Anual
Cuadro Nº13
Responsable
Gerente
Actividad
Realiza la evaluación del plan de trabajo anterior.
Control
Previo
Solicita la información para elaborar el nuevo plan.
Consejo Adm.
Gerente
Da disposiciones para la elaboración del nuevo plan.
Concurrente
Elabora el plan de trabajo y se realiza ajustes pertinentes.
Concurrente
Aprueba el nuevo plan.
Coordina la ejecución del nuevo plan y presupuesto anual.
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº4
ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO Y
PRESUPUESTO ANUAL
CONSEJO
ADMINISTRATIVO
GERENTE
INICIO
Evaluación del plan y
presupuesto anterior
CONTROL
PREVIO
Solicitud de
información necesaria
Emisión de
instrucciones para
ejecución inmediata
CONTROL
CONCURRENTE
NO
acceso
SI
Realiza los ajustes
necesarios
NO
CONTROL
CONCURRENTE
Elaboración de un
nuevo plan y
presupuesto
aprobación
Coordina el proceso
de ejecución
SI
CONTROL
POSTERIOR
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
67
Posterior
Responsable
Áreas
PROCESO 5: Adquisición de Bienes
Cuadro Nº14
Actividad
Identifican la necesidad de la compra de un equipo.
Control
Previo
Solicitan a gerencia la compra del equipo.
Gerencia
Analiza la capacidad adquisitiva, (monto máximo
Concurrente
$1000).
Consejo Adm.
Si excede los $1000 el Consejo de Administración
Concurrente
analiza la compra
Gerencia o el
Solicitan al departamento interesado de 2 a 3 proformas
Consejo Adm.
para determinar la mejor opción y se procede a la
compra.
Contadora
Realiza el comprobante de retención y el llenado del
cheque si lo amerita.
Realiza la transacción,
entrega el cheque y el
comprobante de retención al proveedor.
Proveedor
Entrega el equipo.
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
68
Flujograma Nº5
ADQUISICIÓN DE BIENES
DEPARTAMENTO
GERENTE
CONSEJO ADMIN.
PROVEEDOR
CONTADORA
INICIO
Identificación de la
necesidad de un
equipo
CONTROL
PREVIO
Se solicita la
adquisición
Analiza la capacidad
adquisitiva hasta
$1000
CONTROL
CONCURRENTE
NO
Analiza la capacidad
adquisitiva
+ $1000
CONTROL
CONCURRENTE
Solicita mínimo 3
cotizaciones
FIN
Solicita mínimo 2
cotizaciones
Autorización NO
Autorización
SI
Se procede a la
compra del equipo
Se realiza el
comprobante de
retención y el cheque
SI
Se contabiliza la
transacción
Se recibe el
equipo
Se firma el
cheque
Se firma el
cheque
CONTROL
CONCURRENTE
Se entrega el
cheque y el
comprobante
CONTROL
POSTERIOR
Fase
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
69
Departamento: CRÉDITO
PROCESO 6: Solicitud de crédito
Cuadro Nº15
Responsable
J. Crédito
Actividad
Control
Informa los requisitos de créditos a los clientes.
Revisa la veracidad de los requisitos y llena la solicitud.
Previo
Envía la solitud de crédito de los clientes a la Comisión.
Comisión de
Crédito
Revisa la solicitud y verifica la solvencia del socio y
aprueba la solicitud.
J. Crédito
Elabora un listado de créditos aprobados con montos,
Concurrente
tasas y plazos.
Cajera
Realiza la entrega del crédito según el acta de aprobación.
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº6
SOLICITUD DE CRÉDITO
COMISIÓN DE
CRÉDITO
DEPARTAMENTO DE
CRÉDITO
INICIO
Revisa las
solicitudes
CAJA
Entrega del dinero
+$2000 cheque
-$2000 efectivo
Entrega los requisitos a
los socios que desean el
crédito.
NO
15 días de
verificación
Revisa que los requisitos
estén completos y sean
verídicos.
aprueba
CONTROL
PREVIO
Se llena la solicitud
de crédito
SI
Listado de socios y
créditos aprobados
CONTROL
CONCURRENTE
Registro de montos,
tasa y plazo
archivo
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
70
Firmas de
conformidad de los
socios
CONTROL
POSTERIOR
PROCESO 7: Entrega de créditos conforme al acta de aprobación
Cuadro Nº16
Responsable
Consejo de
Crédito
Actividad
Elabora el acta de aprobación de crédito y entrega a la
Control
Previo
cajera.
Solicita al socio documentos de identidad y los del garante.
Concurrente
Verifica firmas en los comprobantes y acredita el préstamo.
Cajera
Imprime el pagaré y la tabla de amortización.
Realiza el desembolso del préstamo.
Archiva los comprobantes.
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº7
ENTREGA DE CRÉDITOS CONFORME AL ACTA DE APROBACIÓN
CONSEJO CRÉDITO
CAJERA
SOCIO
INICIO
Acta de
aprobación
Verificación de
datos Art. 4 plazos
y montos
CI. Socio y conyugue
CI. Garante y conyug
CONTROL
PREVIO
CONTROL
CONCURRENTE
Comprobación de
firmas en pagares y
comprobantes.
Acreditación
monto
préstamo
del
del
Impresión del
pagare y tabla de
amortización
Desembolso de
préstamo
CONTROL
CONCURRENTE
Comprobante
Desembolso de
crédito
CONTROL
POSTERIOR
Fase
Caja
fuerte
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
71
Entrega del monto
-$2000 en efectivo
+ 2000 cheque
PROCESO 8: Control de Crédito
Cuadro Nº17
Responsable
Actividad
Control
Realiza el seguimiento del préstamo con el formulario F-4.
Previo
Verifica los pagos.
Jefe
5 días antes del vencimiento se realiza una llamada
De
telefónica al socio recordándole su obligación.
Crédito
Realiza visitas aleatorias.
Concurrente
Visita al socio cuando vence su obligación.
Posterior
Entrega el informe de créditos a gerencia para su evaluación
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº8
CONTROL DE CRÉDITO
JEFE DE CRÉDITO
INICIO
FORMULARIO
F-4
Seguimiento del
crédito
CONTROL PREVIO
Verificación de pagos
5 días antes del
vencimiento
Llamada telefónica
al socio
CONTROL
CONCURRENTE
Visitas aleatorias para
conocer avances
Hoja de saldos
de créditos
Visitas a socios por
vencimiento
CONTROL
POSTERIOR
Comunicación de
resultados
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
72
Informe de
créditos
Responsable
J. de Crédito
PROCESO 9: Cobranza Extrajudicial
Cuadro Nº18
Actividad
Verifica la hoja de créditos.
Control
Previo
Si las cuotas han sido canceladas no se realiza ninguna
acción.
Gerente
Consejo Adm.
15 días del vencimiento se notifica al socio por escrito.
Concurrente
30 días del vencimiento notifica al socio por escrito.
Concurrente
45 días del vencimiento se notifica extrajudicialmente.
60 días se procede con una demanda.
J. de Crédito
Elabora un informe de recuperación del crédito.
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº9
COBRANZA EXTRAJUDICIAL
JEFE DE CRÉDITO
GERENTE
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
INICIO
Verificación de
pagos
SI
Hoja de créditos
CONTROL
PREVIO
Cuotas
canceladas
15 días de
vencimientos
Seguimiento al socio
CONTROL
CONCURRENTE
Notifica al socio
El Consejo Administrativo
Notifica al socio
CONTROL
C0NCURRENTE
30 días después
del vencimiento
45 días después
del vencimiento
Elabora un informe del
estado de recuperación de
créditos
+ 60 días del
vencimiento
CONTROL
POSTERIOR
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
73
Notifica
extrajudicialmente al
socio
Demanda al socio
Departamento: CONTABILIDAD
PROCESO 10: Registro de movimientos económicos en el Sistema Contable
Cuadro Nº19
Responsable
Actividad
Control
Contadora
Verifica los documentos fuentes.
Previo
Verifica la existencia de la cuenta contable caso
Concurrente
contrario se procede a crearla.
Realiza el registro contable de acuerdo a los
Concurrente
principios y normas pertinentes.
Archiva los documentos fuentes.
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº 10
REGISTRO DE MOVIMIENTOS ECONÓMICOS EN EL SISTEMA CONTABLE
CONTADORA
INICIO
Verificación de la
documentación fuente
NO
CONTROL
PREVIO
Validez de
documentos
SI
Verificación de la
existencia de cuenta
contable
CONTROL
CONCURRENTE
cuenta
contable
Crear cuenta
contable
NO
SI
Registro de
transacción
Archivo
De
Doc.
CONTROL
CONCURRENTE
CONTROL
PREVIO
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
74
PROCESO 11: Elaboración y presentación de Estados Financieros a los Órganos de
Control
Cuadro Nº 20
Responsable
Actividad
Control
Contadora
Ingresa las transacciones en el sistema.
Previo
Verifica cada una de las cuentas con el auxiliar respectivo.
El
sistema
arroja
automáticamente
los
Estados
Concurrente
Financieros.
Entrega al gerente los Estados Financieros.
Gerente
Analiza y aprueba los Estados Financieros.
Contadora
Elabora el reporte de créditos.
Se entrega la información financiera a la Dirección
Posterior
Nacional de Cooperativas u otro ente de control.
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº11
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A LOS ÓRGANOS DE
CONTROL
CONTADORA
GERENTE
ENTE DE CONTROL
INICIO
Remite Estados
Financieros e
información
financiera requerida
Ingreso de
transacciones en el
sistema contable
NO
CONTROL
POSTERIOR
CONTROL
PREVIO
FIN
Verificación de cada
cuenta y auxiliares
El sistema arroja
automáticamente los
estados financieros
Aprobación
CONTROL
CONCURRENTE
Elaboración del
reporte de créditos
SI
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
75
Responsable
Contadora
Cajera
PROCESO 12: Arqueo de Caja
Cuadro Nº21
Actividad
Recibe la orden para realizar el arqueo según la normativa.
Control
Previo
Entrega los valores en custodia.
Contadora
Separa billetes y monedas comprobando su legalidad.
Concurrente
Se determina saldos (faltante, sobrante o igual).
Elabora el informe del arqueo y entrega al gerente.
Gerente
Concurrente
Analiza y aprueba el informe.
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº12
ARQUEO DE CAJA
CONTADORA
CAJERA
Recibe orden
para realizar el
arqueo
GERENTE
INICIO
Revisa normas
referentes al manejo
de caja
CONTROL
PREVIO
Solicita valores
en custodia
Entrega valores
disponibles en caja
CONTROL
CONCURRENTE
CONTROL
CONCURRENTE
Separa monedas,
billetes
Analiza el informe y
novedades
presentadas
Determina
legalidad de
monedas y billetes
CONTROL
CONCURRENTE
conformidad
NO
Se aplica
normativa de caja
SI
Determina saldo
según comprobantes
CONTROL
CONCURRENTE
Toma decisiones
respecto al informe
CONTROL
PREVIO
Determina faltante,
sobrante o igual
FIN
CONTROL
CONCURRENTE
Fase
Elaboración del
informe del arqueo de
caja
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
76
Responsable
Proveedor
Contadora
PROCESO 13: Pagos con Caja Chica
Cuadro Nº22
Actividad
Vende un bien o servicio y emite un comprobante de venta.
Revisa el comprobante de venta.
Control
Previo
Concurrente
Realiza la retención y el pago.
Registra la transacción y se verifica el registro contable.
Archiva el comprobante de venta.
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº 13
PAGOS CON CAJA CHICA
PROVEEDOR
CONTADORA
INICIO
Venta de bienes
o servicios
Comprobante de
venta
CONTROL
PREVIO
NO
validez
SI
Elabora
comprobante de
retención
CONTROL
CONCURRENTE
Se realiza el pago
CONTROL
CONCURRENTE
Existe cuenta
contable
NO
Crea la cuenta
contable
SI
Se registra la
transacción en el
sistema contable
CONTROL
CONCURRENTE
Verificación de
registros
contables
archivo
CONTROL
POSTERIOR
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
77
Concurrente
Responsable
Contadora
PROCESO Nº14: Reposición de Caja Chica
Cuadro Nº23
Actividad
Cuenta el dinero y verifica comprobantes de pago.
Control
Previo
Determina el saldo y los movimientos de caja chica.
Concurrente
Elabora un informe con el valor a reponer.
Llena el cheque para que sea firmado por el gerente.
Gerente
Analiza y aprueba el informe.
Firma el cheque.
Contadora
Concurrente
Se contabiliza la reposición.
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº14
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
CONTADORA
GERENTE
INICIO
Cuenta dinero en
efectivo y verifica
comprobantes de pago
CONTROL
PREVIO
NO
Determina saldo
disponible
Verifica
movimientos de caja
Determina saldo
contable
CONTROL
CONCURRENTE
conformidad
NO
SI
Elabora un informe y se
determina el valor a
reponer
Aprobación
SI
Llena el cheque
Firma el cheque
Contabiliza la
acción
CONTROL
CONCURRENTE
CONTROL
POSTERIOR
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
78
Responsable
Auxiliar C.
PROCESO 15: Pagos de obligaciones Tributarias
Cuadro Nº 24
Actividad
Elabora un auxiliar para determinar el IVA y retenciones.
Contadora
Revisa los cálculos del IVA.
Auxiliar C.
Elabora en el DIMM la declaración respectiva.
Concurrente
Determina el valor a pagar.
Contadora
Concurrente
Contabiliza el valor a pagar y el pago en el periodo oportuno
Realiza el debito bancario.
Auxiliar C.
Control
Previo
Concurrente
Imprime y archiva la declaración.
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº15
PAGO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
AUXILIAR CONTABLE
CONTADORA
SRI
INSTITUCION FINANCIERA
INICIO
Elabora un auxiliar
para determinar IVA
CONTROL
PREVIO
Revisa los cálculos
del IVA
Elabora en el DIMM la
declaración respectiva
CONTROL
CONCURRENTE
Envía la declaración
por internet
Determina el valor a
pagar
CONTROL
CONCURRENTE
Contabiliza el valor a
pagar
Se realiza el debito
bancario por el valor del
impuesto a pagar
Contabiliza el pago del
impuesto
Se imprime y
archiva
documentos
CONTROL
CONCURRENTE
CONTROL
POSTERIOR
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
79
Responsable
Contadora
PROCESO Nº 16: Conciliación Bancaria
Cuadro Nº 25
Actividad
Recibe el estado de cuenta
Revisa los movimientos de la cuenta bancos
Control
Previo
Determina saldo contable y elabora la conciliación.
Realiza el cuadre de la conciliación y los registros contables
Concurrente
Entrega la conciliación al gerente
Gerente
Revisa y aprueba la conciliación bancaria.
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº16
CONCILIACIÓN BANCARIA
INSTITUCIÓN
FINANCIERA
CONTADORA
GERENTE
INICIO
Recibe y verifica
movimiento
bancarios del mes
Elabora estados de
cuenta
CONTROL
PREVIO
Determina saldo
contable
NO
Elabora la
conciliación
bancaria
Existencia de
cuadre
SI
CONTROL
CONCURRENTE
Revisa y analiza
la conciliación
CONTROL
CONCURRENTE
NO
Determina saldos
reales disponibles en la
cuenta bancaria
Aprobación
CONTROL
POSTERIOR
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
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80
Departamento: CAJA
Responsable
J. de Crédito
PROCESO 17: Apertura de cuenta de ahorros
Cuadro Nº 26
Actividad
Comunica los requisitos a los clientes
Control
Verifica los requisitos cuando son entregados por el cliente
Gerente
Recibe y aprueba la solicitud de apertura de cuenta de ahorro
J. de Crédito
Cajera
Previo
Ingresa los datos del nuevo socio
Concurrente
Imprime la ficha y la libreta de ahorro
Verifica la papeleta de depósito con el valor correspondiente
Verifica firmas, registra el depósito y archiva documentos
Concurrente
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº17
APERTURA DE CUENTA DE AHORRO
GERENTE
JEFE DE CRÉDITO
CAJERA
SOCIO
INICIO
Solicitud de
apertura de cuenta
Comunicación
requisitos
a
clientes
de
los
Verificación de
los requisitos
NO
aprobación
SI
CONTROL
PREVIO
NO
Impresión de ficha
del socio y libreta
de ahorro
Requisitos
completos
SI
Llenado
de
la
papeleta de depósito
con
el
respectivo
valor
Ingreso
de
los
datos del nuevo
socio
CONTROL
CONCURRENTE
Verificación de
firmas
depósito
Archivo.
CONTROL
POSTERIOR
Fase
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
81
Firma del nuevo
socio en la ficha
CONTROL
CONCURRENTE
Responsable
Cajera
PROCESO 18: Depósito en cuenta de ahorro
Cuadro N 27
Actividad
Verifica los documentos de identidad del socio, la papeleta
Control
Previo
de depósito y el valor entregado por el socio en ventanilla
Ingresa los datos al sistema
Concurrente
Imprime el comprobante y verifica la firma del socio
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº18
DEPÓSITO EN CUENTA DE AHORRO
CAJERA
INICIO
Libreta de
ahorro y C.I
Recepción de
documentos y dinero
CONTROL
PREVIO
NO
Verificación de
datos
Correctos
SI
Ingreso de valores
al sistema
CONTROL
CONCURRENTE
Impresión de
comprobante
Firma del socio
CONTROL
POSTERIOR
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
82
Posterior
Responsable
Cajera
PROCESO 19: Retiro en efectivo
Cuadro Nº 28
Actividad
Verifica los documentos de identidad del socio, la
Control
Previo
papeleta de retiro.
Ingresa los datos al sistema y comprueba saldos
Imprime el comprobante y verifica la firma del socio
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº 19
RETIRO EN EFECTIVO
CAJERA
INICIO
Libreta de
ahorro y C.I
Recepción de
documentos
CONTROL
PREVIO
NO
Verificación de
datos del socio
Correctos
SI
Ingreso de valores
al sistema
CONTROL
CONCURRENTE
Impresión de
comprobante
Firma del socio y
entrega de dinero
CONTROL
POSTERIOR
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
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83
Concurrente
Posterior
Responsable
Contadora
Cajera
PROCESO 20: Acreditación de sueldos
Cuadro Nº 29
Actividad
Elabora y entrega a la cajera los roles de pagos
Control
Previo
Acredita los sueldos a cada empleado
Imprime el primer reporte
Imprime el segundo reporte del sistema
Contadora
Realiza arqueo físico en Excel y consolida reportes
Concurrente
Aprueba la consolidación y procede al cierre diario
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº 20
ACREDITACIÓN DE SUELDOS
CONTADORA
CAJERA
Rol de Pagos
INICIO
CONTROL
CONCURRENTE
CONTROL
PREVIO
aprobado
Acreditación de los
sueldos a cada empleado
NO
SI
Procede al
cierre diario
CONTROL
POSTERIOR
FIN
Impresión de reportes 1
Impresión de reporte de
caja del sistema 2
Realización del arqueo físico
EXCEL
Consolida reportes
1 y 2
Firma la cajera
Fase
archivo
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ELBORADO POR: La Autora
84
Responsable
Socio
PROCESO 21: Cierre de cuenta
Cuadro Nº 30
Actividad
Solicita el cierre de la cuenta al gerente
Control
Cajera
Verifica los datos del socio en el sistema
Previo
Gerente
Realiza el trámite si el socio está inscrito en la Dirección
Concurrente
Nacional de Cooperativas.
Cajera
Entrega el saldo de la cuenta al socio
Concurrente
Imprime el comprobante de cierre
Solicita la firma del socio y archiva el documento
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
Flujograma Nº21
CIERRE DE CUENTA
GERENTE
CAJERA
Solicitud de cierre
de cuenta
SOCIO
INICIO
Verificación de
datos del socio
Aprueba y
autoriza el cierre
de cuenta
NO
CONTROL
PREVIO
Socio inscrito
en DNC
Realiza los
tramites para el
cierre
SI
No se procede al
cierre de cuenta
Esperar
notificación de
DNC
Procede al cierre
de cuenta
CONTROL
CONCURRENTE
Entrega del saldo
de la cuenta
Firma de
comprobante del
cierre de cuenta
Archivo
comprob
Fase
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
85
CONTROL
POSTERIOR
Responsable
J. Talento H.
PROCESO 22: Pago de sueldos
Cuadro Nº 31
Actividad
Solicita la nómina a los jefes departamentales
Jefe de cada
Elabora
área
Gerente
J. Talento H.
Cajera
la
nómina
general
y solicita
Control
Previo
la
estructuración de sueldos y comisiones
Analiza y aprueba la estructura de sueldos
Realiza el pago a cada empleado
Concurrente
Transfiere los sueldos a cada empleado
Transfiere los aportes al IESS de cada empleado
Concurrente
Imprime los reportes y se solicita la firma de cada
empleado
Archiva los reportes
Posterior
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
86
Flujograma Nº22
PAGO DE SUELDOS
GERENTE
JEFES DEPARTAMENTALES
JEFE DE TALENTO
HUMANO
CAJERA
INICIO
Nómina de
empleados por
departamento
Solicita nómina
de empleados
Elaboración de
la
nómina
general
CONTROL
PREVIO
Analiza
estructura
sueldos
comisiones
la
de
y
Realiza y analiza
la estructura de
sueldos
y
comisiones
Solicita
estructura
sueldos
comisiones
CONTROL
CONCURRENTE
Aprobación de
sueldos
NO
la
de
y
Realiza el pago a
los empleados
Transfiere
sueldos a
empleado
los
cada
CONTROL
CONCURRENTE
Transfiere los
aportes al IESS de
cada empleado
SI
CONTROL
CONCURRENTE
Entrega y solicita
la firmas de cada
empleado.
Impresión de
reportes
Entrega de los
roles de pagos
firmados
archivo
CONTROL
POSTERIOR
FIN
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELBORADO POR: La Autora
87
2.1.2
Establecimientos de objetivos
El Consejo de Administración y la Gerencia debe establecer un mecanismo consistente que
determine objetivos que tengan estrecha relación y concordancia con la misión y visión de la
cooperativa, manteniendo un nivel aceptable de riesgo.
2.1.2.1 Objetivos Estratégicos
La Cooperativa debe contar con una acertada vinculación con todos los niveles de la
organización para establecer objetivos estratégicos y los medios para alcanzarlos, para lo cual
se debe verificar su eficacia a través de la fijación de estándares de tiempo y rendimiento; esto
facilita la detección de factores de riesgos.
2.1.2.2 Objetivos Específicos
La comprobación de la relación de los objetivos específicos con los objetivos y planes
estratégicos de la cooperativa determinará su coherencia y coordinación para evitar un mal
uso de recursos, de igual manera si estos objetivos van de la mano con los procesos.
2.1.2.3 Consecución de Objetivos
Para el logro de objetivos la alta dirección y el Consejo de Administración
evalúa la
veracidad de la información sobre eventos externos relacionados principalmente con los
objetivos estratégicos, mediante el conocimiento y análisis de los informes de cumplimiento
de objetivos supervisados en todos los niveles por el personal competente.
Para la Cooperativa “Unión Cochapamba” su objetivos estratégicos están encaminados hacia
la recuperación de cartera, en los siguientes ámbitos:
·
Objetivo Estratégico 1: Sostenibilidad. Ser una institución comprometida a regirse bajo
principios económicos, medioambientales y sociales que aseguren el crecimiento
88
financiero, a través de la cobertura de costos; prestando así especial atención a la
recuperación de la cartera de créditos en los plazos establecidos.
·
Objetivo Estratégico 2: Metodologías Crediticias. Mediante un manejo adecuado de
procesos cimentar en la cooperativa una sólida cultura de servicio, que permitan ofrecer a
sus clientes servicios eficientes, oportunos, competitivos y de bajo costo.
·
Objetivo Estratégico 3: Capacidad Institucional. Contar con personal capacitado para
ofertar productos y servicios financieros que se identifiquen con la misión y visión de la
Cooperativa.
·
Objetivo Estratégico 4: Alianzas. Vincularse con entes cuyas prácticas crediticias sean
valiosas y adaptables para la cooperativa adquiriendo experiencia en el ámbito de servicios
complementarios que requieran los micros y pequeños empresarios.
·
Objetivo Estratégico 5: Impacto Social. Mejorar con los productos y servicios micro
financieros de la Cooperativa, la calidad de vida de las comunidades que acceden a este
servicio.
2.1.3
Identificación de Acontecimientos
2.1.3.1 Factores Externos e internos
El Consejo de Administración, el Consejo de Vigilancia y la alta dirección de la cooperativa
deberán colaborar con las acciones para la determinación de factores de riesgo externos e
internos y la eficiencia con los que se los identifica.
2.1.3.2 Identificación de Riesgos
Para que la alta dirección conjuntamente con los consejos de la cooperativa puedan
identificar los riesgos debe asegurarse de que la entidad cuente con:
89
·
Presencia de mecanismos dentro de la organización, para identificar eventos
relacionados con sus objetivos.
·
Grado de apoyo de la dirección a las acciones orientadas a identificar eventos y otros
asuntos relacionados.
·
Nivel de participación de los miembros de la organización en la identificación de
eventos.
2.1.3.3 Categoría de Eventos
Es de trascendental importancia que la alta dirección conjuntamente con el Consejo de
Administración, Vigilancia y el personal idóneo, determinen el nivel de importancia y
ejecución de acciones orientadas a categorizar los eventos relacionados con los objetivos y
misión de la entidad. Para tales efectos se detallan algunos eventos:
Ejemplo de Categoría de Eventos:
CATEGORÍA DE EVENTOS
Cuadro N° 32
CATEGORIA DE EVENTOS
FACTORES EXTERNOS
Económicos
Disponibilidad del capital
FACTORES INTERNOS
Infraestructura
Disponibilidad de activos
Emisión de deuda, impago
Capacidad de los activos
Concentración
Acceso al capital
Liquidez
Complejidad
Mercados Financieros
Desempleo
Competencia
Fusiones /Adquisiciones
Medioambiente
Energía
Personal
Capacidad del personal
Catástrofes naturales
Actividad fraudulenta
Desarrollo sostenible
Seguridad e higiene
90
Políticos
Cambios de gobierno
Procesos
Capacidad
Legislación
Diseño
Políticas públicas
Ejecución
Regulación
Sociales
Demografía
Tecnología
Integridad de datos
Comportamiento del consumidor
Disponibilidad de datos y sistemas
Responsabilidad social corporativa
Selección de sistemas
Privacidad
Desarrollo
Mantenimiento
Tecnológicos
Interrupciones
Datos externos
Tecnología emergente”
FUENTE: ANDRADE, Mario, 2006, CORRE (Control de los Recursos y Riesgos del Ecuador),
Proyecto de Anticorrupción ¡Si Se Puede!.
2.1.4
Evaluación de Riesgos
Cuando se diseña y evalúa procedimientos o actividades de control, hay que tener en cuenta
los siguientes discernimientos:
·
La persona o personas de la organización que se encargue de evaluar un proceso o área
en particular no debe estar involucrada en la gestión de dicha área centrando su trabajo
en el análisis y no en el llenado o simple diligenciamiento de formatos, con el fin de
cumplir con las políticas institucionales.
·
El establecimiento de dichas prácticas debe ir acompañada de una difusión que oriente
a todos los empleados sobre la forma como debe hacer seguimiento a su actividad.
2.1.4.1 Riesgo Aceptado y Niveles de Tolerancia
Para la autoevaluación de riesgos por parte de la Gerencia y el Consejo de Administración se
deben considerar como base los siguientes puntos:
91
·
Estado de comprensión de la responsabilidad de aceptar niveles de riesgo y su
tolerancia.
·
Supervisión y evaluaciones internas para medir la razonabilidad de los niveles de
riesgo aceptado así como su tolerancia, con base en los resultados obtenidos.
·
Evaluar la forma en que se alcanzan los estándares y el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
·
Atención a los cambios ocurridos entre el riesgo aceptado y los resultados.
2.1.4.2 Planeación de la evaluación de riesgos
La cooperativa en este punto evalúa su exposición a los diversos riesgos en función de las
tendencias y expectativas del entorno; y proyecta al menos por un semestre estos indicadores
con el fin de poder tomar las acciones correctivas y planes de contingencia apropiados, de
forma oportuna y con información apropiada y suficiente para esto se debe tomar en cuenta
los objetivos estratégicos y específicos.
2.1.4.3 Identificación de Riesgos
Es recomendable que el Consejo de Administración y el personal competente adopte como
política requerimientos más drásticos con el objetivo de evitar riesgos que no se puedan
controlar, con lo cual garantizará en todo momento no alcanzar los topes legales.
2.1.4.4 Estimación de Riesgos
Para la estimación de riesgos es necesaria la intervención de todos los niveles jerárquicos de
la cooperativa para valorar las probabilidades e impactos, contando dentro de sus fortalezas el
apoyo de la dirección para planear y ejecutar los estudios pertinentes, tomando referencia
92
evidencias comprobadas, es así que los riesgos pueden estimarse a través de matrices de
riesgo.
2.1.4.5 Matrices de Riesgo por Procesos
Uno de los principales inconvenientes que atraviesan las organizaciones es la de no contar con
herramientas de evaluación permanente de sus operaciones, que identifique los procesos más
importantes que se interrelacionan entre sí con un fin en común.
Por esta razón se ha elaborado una matriz de riesgos sobre puntos de control identificadas en
las actividades que desarrollan la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”, a
partir de la diagramación de actividades. Para proceder a la evaluación de cada actividad se
debe establecer calificativos en este caso se ha determinado cuatro: MÍNIMO, BAJO, MEDIO
Y ALTO con sus correspondientes puntajes comprendidos entre 1 y 4 respectivamente.
Para la obtención de resultados se obtiene los totales de cada columna y se multiplica por el
puntaje, la sumatoria se divide para 4 que corresponde al número de calificativos; el resultado
final determinará el nivel de riesgo en cada proceso.
Ejemplo:
EJEMPLO DE MATRIZ DE RIESGO
Matriz N° 1
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Xxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxx
TOTALES
1
1
2
1
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR=1(1)+1(2)+2(3)+1(4)= 13/4= 3,25 Riesgo Medio
93
MATRICES DE RIESGO DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA”
Departamento: GERENCIA
Proceso 1: Recepción de Requerimientos
Matriz N°2
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Presentación formal del requerimiento al Consejo
X
Forma utilizada para la aprobación
X
Informe del consejo
X
TOTALES
0
1
2
0
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 0(1)+1(2)+2(3)+0(4)= 8/4= 2 Riesgo Bajo
Proceso 2: Aprobación de Estados Financieros
Matriz N°3
NIVELES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
X
X
X
0
0
1
2
FACTORES DE RIESGO
Riesgos inherentes del proceso contable
Errores en el ingreso de datos
Inadecuada interpretación de datos
TOTALES
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 0(1)+0(2)+1(3)+2(4)= 11/4= 2.75 Riesgo Bajo
Proceso 3: Ejecución de la resolución del Consejo Administrativo
Matriz N°4
NIVELES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
X
X
X
0
0
1
2
FACTORES DE RIESGO
Malos entendidos en instrucciones
Toma de decisiones poco eficientes
Resultados negativos de la implementación
TOTALES
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 0(1)+0(2)+1(3)+2(4)= 11/4= 2.75 Riesgo Bajo
94
Proceso 4: Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto Anual
Matriz N°5
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Evaluación del plan y presupuesto anterior
X
Disponibilidad de información
X
Aprobación del nuevo plan de trabajo
X
Cumplimiento del plan de trabajo
X
TOTALES
0
1
2
1
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 0(1)+1(2)+2(3)+1(4)= 12/4= 3 Riesgo Medio
Proceso 5: Adquisición de bienes
Matriz N°6
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Identificación de necesidades
X
Capacidad adquisitiva
X
Análisis de proformas
X
Aprobación del gerente o consejo pertinente
X
Elaboración de retenciones erróneas
X
Registro contable incorrectos
X
TOTALES
0
3
3
0
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
RF=0(1)+3(2)+3(3)+0(4)=15/4=3.75 Riesgo Medio
Departamento: CRÉDITO
Proceso 6: Solicitud de Crédito
Matriz N°7
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Situación económica del socio
X
Lista de créditos aprobados
X
Garantía aceptada para el crédito
X
Archivo de documentos
X
TOTALES
0
1
3
0
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 0(1)+1(2)+3(3)+0(4)= 11/4= 2.75 Riesgo Bajo
95
Proceso 7: Proceso de entrega de Créditos
Matriz N°8
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Elaboración del acta de aprobación
X
Comprobación de firmas
X
Elaboración de la tabla de amortización
X
Entrega de dinero al socio
X
TOTALES
0
1
3
0
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 0(1)+1(2)+3(3)+0(4)= 11/4= 2.75 Riesgo Bajo
Proceso 8: Control del Crédito
Matriz N° 9
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Cumplimiento de la obligación del socio
X
Saldos de los créditos vencidos
X
Llamadas de atención por mora del crédito
X
Elaboración del informe de créditos
X
TOTALES
0
2
0
2
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR=0(1)+2(2)+0(3)+2(4)= 12/4=3.00 Riesgo Medio
Proceso 9: Cobranza Extrajudicial
Matriz N°10
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto
Verificación de plazos y montos
X
Envió de notificaciones al socio
X
Acciones extrajudiciales por el Consejo Administ.
X
Elaboración del informe
X
Análisis del estado de recuperación de créditos
X
TOTALES
0
0
5
0
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR=0(1)+0(2)+5(3)+0(4)=15/4= 3.75 Riesgo Medio
96
Departamento: CONTABILIDAD
Proceso 10: Registro de movimientos económicos en el Sistema Contable
Matriz N°11
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Confusión de cuentas
X
Error al registrar
X
Pérdida de documentos
X
Archivar erróneamente los documentos
X
TOTALES
1
0
2
1
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 1(1)+0(2)+2(3)+1(4)= 11/4= 2.75 Riesgo Bajo
Proceso 11: Elaboración y presentación de Estados Financieros a entes de Control
Matriz N°12
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Omisión de registros de transacción en el
período
X
Saldos irreales
X
Verificación de saldos
X
Remisión de información a entes de control
X
TOTALES
0
0
2
2
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 0(1)+0(2)+2(3)+2(4)=14/4=3.50 Riesgo Medio
Proceso 12: Arqueo de Caja
Matriz N°13
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Recepción de orden
X
Conocimiento de normas
X
Identificación de legalidad de dinero
X
Omisión de comprobantes
X
Errores en cálculos matemáticos
X
TOTALES
1
2
2
0
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 1(1)+2(2)+2(3)+0(4)= 11/4= 2.75 Riesgo Bajo
97
Proceso 13: Pagos con Caja Chica
Matriz N°14
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Archivo de documentos de respaldo
X
Verificación de información de documentos
X
Aplicación de retenciones
X
Error al digitar transacciones
X
TOTALES
1
1
2
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR=1(1)+1(2)+2(3)+0(4)= 9/4= 2.25 Riesgo Bajo
Proceso 14: Reposición de Caja Chica
Matriz N°15
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Determinación de saldos
X
Mantener documentación de respaldo
X
Comprobación de saldos
X
Elaboración de informe
X
Aprobación de gerencia
X
TOTALES
1
4
0
0
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 1(1)+4(2)+0(3)+0(4)=9/4= 2.25Riesgo Bajo
Proceso 15: Pago de Obligaciones Tributarias
Matriz N°16
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Elaboración de auxiliares
X
Omisión y pérdida de facturas
X
DIMM desactualizado
X
Manipulación de datos por personal no autorizado
X
Contabilización errónea
X
Dinero disponible en cuenta bancaria para el pago
X
TOTALES
0
3
1
2
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 0(1)+3(2)+1(3)+2(4)=17/4= 4 R.25 Riesgo Alto
98
Proceso 16: Conciliación Bancaria
Matriz N°17
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Entrega de estados de cuenta a tiempo
X
Revisión de movimientos bancarios
X
Detección de errores matemáticos
X
Error al digitar números
X
TOTALES
0
4
0
0
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 0(1)+4(2)+0(3)+0(4)= 8/4= 2.00 Riesgo Bajo
Departamento: CAJA
Proceso 17: Apertura de cuenta de ahorro
Matriz N°18
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Verificación de documentos
X
Aprobación de gerencia
X
Verificación de firmas
X
TOTALES
0
3
0
0
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 0(1)+3(2)+0(3)+0(4)= 6/4=1.50 Riesgo Mínimo
Proceso 18: Depósitos
Matriz N°19
NIVELES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Verificación de los datos del socio
X
Recepción de dinero
X
Ingreso de datos al archivo electrónico
X
Verificación de firmas y conformidad del socio
X
Arqueo de caja
X
TOTALES
0
4
1
0
FACTORES DE RIESGO
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR=0(1)+4(2)+1(3)+0(4)=11/4=2.75 Riesgo Bajo
99
Proceso 19: Retiro de efectivo de Cuenta de Ahorros
Matriz N°20
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Verificación de los datos del socio
X
Ingreso de valores al sistema
X
Emisión de comprobantes
X
TOTALES
1
2
0
0
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 1(1)+2(2)+0(3)+0(4)=5/4=1.25 Riesgo Mínimo
Proceso 20: Acreditación de sueldos
Matriz N°21
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Elaboración del rol de pagos-contadora
X
Verificación del rol para la acreditación-caja
X
Elaboración de reportes-caja
X
Firmas de responsabilidad
X
TOTALES
0
3
1
0
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 0(1)+3(2)+1(3)+0(4)= 9/4=2.25 Riesgo Bajo
Proceso 21: Cierre de Cuenta de Ahorro
Matriz N°22
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Causa del cierre de cuenta
X
Verificar inscripción en DNC del socio
X
Cierre de cuenta y entrega de saldos
X
TOTALES
0
1
2
0
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 0(1)+1(2)+2(3)+0(4)= 8/4=2 Riesgo Bajo
DNC= Dirección Nacional de Cooperativas
100
Proceso 22: Pago de sueldos
Matriz N°23
NIVELES DE RIESGO
FACTORES DE RIESGO
1 Mínimo 2 Bajo
3 Medio 4 Alto
Elaboración de la nómina de empleados
X
Estructura de sueldos
X
Conformidad de empleados
X
TOTALES
1
2
0
0
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
FR= 1(1)+2(2)+0(3)+0(4)= 5/4= 1.25 Riesgo Mínimo
MATRIZ DE CONTROL GENERAL POR PROCESO
Matriz N°24
NIVELES DE RIESGO
PROCESOS DE CONTROL
Mm
B
Recepción de Requerimientos
2.00
Aprobación de Estados Financieros
2.75
Ejecución de resoluciones del Consejo Administrativo
2.75
Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto anual
Adquisición de bienes
Solicitud de crédito
2.75
Proceso de entrega del crédito
2.75
Control de crédito
Cobranza extrajudicial
Registro de movimientos económicos en el sistema
2.75
contable
Elaboración y presentación de Est. Fin. a entes de control
Arqueo de caja
2.75
Pagos con caja chica
2.25
Reposición de fondos de caja chica
2.25
Pago de obligaciones tributarias
Conciliación bancaria
2.00
Apertura de cuenta de ahorro
1.50
Deposito en cuenta de ahorro
2.75
Retiro de cuenta de ahorro
1.25
Acreditación de sueldos
2.25
Pago de sueldos
2.00
Cierre de cuenta
1.25
TOTAL
4.00 32.00
Mm= Mínimo B= Bajo M= Medio A= Alto
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
101
M
A
3.00
3.75
3.00
3.75
3.50
4.25
17.00
4.25
La matriz general de riesgos muestra que los procesos operativos se desarrollan bajos niveles de
riesgo, por lo que la cooperativa está encaminada hacia la consecución de metas; no obstante es
preciso que se maneje controles específicos en especial en aquellas actividades que se refieren al
registro y movimiento contable donde se deben evitar errores que impidan reflejar la realidad
económica de la institución, tomando en cuenta que el control debe formar parte de cada proceso de
inicio a fin para que cada empleado se anticipe a posibles desviaciones.
2.1.5
Respuesta al Riesgo
2.1.5.1 Categoría de respuesta
Para categorizar las respuestas en primera instancia el Consejo Administrativo y la gerencia
debe contar con mecanismos para analizar alternativas para apoyar la adopción de decisiones,
cuya metodología utilizada para respaldar los análisis debe ser acertadamente confiable.
2.1.5.2 Decisión de respuesta
De igual manera que para la respuesta a los riesgos el Consejo Administrativo y la gerencia
tiene que considerar lo siguiente:
· Evidencia que conlleve a la toma de decisiones acertadas.
· Participación conjunta de los niveles de la organización con conocimientos
especializados.
· Confiabilidad de los métodos utilizados para respaldar las decisiones.
· Existencia de mecanismos para apoyar las decisiones.
2.1.6
Actividades de control
Los responsables de realizar y verificar las actividades de control deberán rendir informes de
su cometido, dentro de un periodo específico, a la gerencia, indicando los hallazgos,
102
oportunidades de mejoramiento y de ser obligatorias las modificaciones a los controles
vigentes y las nuevas políticas, procedimientos y áreas expuestas a riesgo.
2.1.6.1 Asignación de tareas
Todo el personal de la cooperativa “Unión Cochapamba” está comprometido a contribuir y
velar por el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos. Para ello, es deber de la
institución informar de manera clara y en su totalidad de la existencia de estos parámetros
proporcionando las herramientas y lineamientos que conlleven a facilitar su identificación y
consecución, plasmados en un manual de funciones (ANEXO 3).
2.1.6.2 Control del Sistema de Información
En estos casos el Consejo de Administración deberá considerar de preferencia y con la
profundidad ineludible los informes que se les presenten, hacer las preguntas y formular las
críticas y comentarios suficientes para el buen entendimiento y análisis de la información.
2.1.6.3 Controles generales
Es de particular importancia la existencia de un plan estratégico de tecnología de información
que guarde relación con los objetivos institucionales y la gestión de los riesgos; de no existir
es responsabilidad de la gerencia y del departamento de informática elaborar un plan que se
ajuste a las necesidades de la cooperativa en cuanto a la parte tecnológica.
2.1.7
Información y Comunicación
Los Consejos de Administración, Vigilancia y la Gerencia obligatoriamente deben designar a
los responsables del mantenimiento y provisión de información de todas las áreas, y es vital
que se provea de información externa que contribuya a una toma de decisiones acertada a
través de filtros de control tales como: comportamiento del mercado, competencia, tasas de
103
interés, satisfacción de los clientes; con el fin de que se realice la medición de principales
riesgos.
2.1.7.1 Contenido y flujo de la información
Es prioridad del Consejo de Administración expresar exclusivo interés e importancia sobre la
información financiera, el procesamiento de datos y de las funciones operativas, en sus
evaluaciones y al momento de tomar decisiones.
2.1.7.2 Sistema de información
Para que se garantice que la información que se origina y procesa es segura, íntegra y
confiable se establecerá políticas para la administración y el control de los sistemas de
información de esta manera se ratifica la seguridad y el sustento de la información ante
cualquier eventualidad que pueda afectarla.
La cooperativa debe establecer políticas y procedimientos para lo siguiente:
· Detallar un plan estratégico de tecnología de información, tomando en cuenta los
objetivos estratégicos y principales riesgos de la institución.
· Definir las políticas y procedimientos para adquirir e implementar software de
aplicación, adquisición y mantenimiento de la arquitectura tecnológica, instalación y
acreditación de los sistemas.
· Establecer controles de acceso a los programas y datos a través de claves y software
especializados.
104
2.1.8
Supervisión y Monitoreo
Los Consejos de Administración y Vigilancia conjuntamente con la Gerencia designarán las
áreas responsables, la forma, período y límites en la ejecución de cada etapa de la supervisión
en cada actividad o proceso de la cooperativa.
2.1.8.1 Evaluación del sistema del Control Interno
En complemento a los controles que se han plasmado en este manual a continuación se
sugiere algunos criterios:
· Las evaluaciones a los acreditados serán en lo posible sobre antecedentes personales,
con el fin de establecer su honestidad y credibilidad.
· Las visitas realizas a los clientes deben abarcar la verificación de la legitimidad de los
datos que reposa en el archivo de préstamos de esta manera se pueden detectar
inconsistencias en los datos y su origen.
· Incluir en las visitas a los clientes atrasados, o aquellos cuyos créditos fueron
renovados o refinanciados.
2.1.8.2 Evaluaciones de controles directivos
En general las evaluaciones se harán a todo el personal en los siguientes puntos:
·
De acuerdo a lo establecido en la ley y a políticas internas de la cooperativa, los
empleados deben disponer de sus vacaciones en el tiempo y plazo determinado, de no
ser así deberá justificar su permanencia en el lugar de trabajo, debido a que puede ser
un indicio de algún interés en particular.
·
Las medidas de control y evaluación serán a través de Auditorías con el fin de
verificar que la información no sea manipulada o modificada sin la respectiva
autorización; la misma consideración se aplicará a los sistemas informáticos.
105
·
La cooperativa deberá designar a los responsables de realizar dichos exámenes, por lo
que es recomendable que los autores sean personas ajenas al área de investigación.
2.1.8.3 Seguimiento del Control Interno
El Consejo de Vigilancia hará un seguimiento detallado al riesgo y la probabilidad de
ocurrencia, en base a informes presentados por los responsables de su seguimiento; los
resultados obtenidos serán informados al Consejo de Administración.
Cada evaluación debe tener como respaldado un documento donde se detallen todos los
hallazgos; de esta manera se comprobará la veracidad de la gestión financiera, administrativa
y de procesos a la Gerencia y a los respectivos consejos mediante la Auditoría Interna.
106
MATRIZ DE SEGUIMIENTO
Matriz N°25
PROCESOS OBJETO DE SEGUIMIENTO
Recepción de Requerimientos
Aprobación de Estados Financieros
Ejecución de resoluciones del Consejo Administrativo
Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto anual
Adquisición de bienes
Solicitud de crédito
Proceso de entrega del crédito
Control de crédito
Cobranza extrajudicial
Registro de movimientos económicos en el Sistema Contable
Elaboración y presentación de Estados Financieros a entes de control
Arqueo de caja
Pagos con caja chica
Reposición de fondos de caja chica
Pago de obligaciones tributarias
Conciliación bancaria
Apertura de cuenta de ahorro
Depósito en cuenta de ahorro
Retiro de cuenta de ahorro
Acreditación de sueldos
Pago de sueldos
Cierre de cuenta
Frecuencia
Cuando se requiera
Mensual
Mensual
Anual
Cuando se requiera
Cuando solicite el socio
Aprobación de crédito
5 días antes del vencimiento
60 días después del vencimiento
Diario
Cuando lo soliciten
Sorpresivo
Mensual
Mensual
Semestral
Mensual
Cuando lo soliciten
Cuando lo soliciten
Cuando lo soliciten
Mensual
Mensual
Cuando lo soliciten
Instrumento
Oficio y justificación
Información financiera
Acta resolutiva
Análisis financiero y plan anterior
Proformas
Solicitud
Documentos de respaldo
Hoja de crédito
Notificación y hoja de crédito
Documentos fuentes
Estados financieros
Normativa
Comprobantes de egreso
Informe de caja
Formularios
Estado de cuenta
Comprobantes de ingreso
Comprobantes de ingreso
Comprobantes de egreso
Consolidación de reportes
Rol de pagos firmados
Comprobantes de egreso
Responsable
G
GyC
G, C, JC
CA, G, C
CA, G, C
CC, G, JC
Cj
JC
CA, G
C, Ac
C, G
C, Cj
C
C, G
C, G
C,G
JC, Cj
Cj
CJ
C, Cj
JT, C, Cj
G, Cj
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
CA= Consejo Administrativo G= Gerente C= Contadora
CC= Comisión de Crédito
Ac= Auxiliar Contable
JC= Jefe de Crédito JT= Jefe de Talento Humano Cj= Cajera
107
4.2.1. Análisis de Impactos
IMPACTO ECONÓMICO
CÁLCULO DEL MONTO A RECUPERAR
Cuadro N°33
CÁLCULO DEL MONTO A RECUPERAR
Interés /Mora
Detalle
Cartera de crédito total
Créditos cancelados
Créditos en mora
Créditos vencidos
Créditos incobrables
%
60%
25%
12%
3%
Monto
Recuperación Valor
Interés 1.10%
460000,00
276000,00
115000,00
10%
11500,00 1868,75
1265
55200,00
10%
5520,00 828,00
607,2
13800,00
10%
1380,00 483,00
151,8
TOTAL
18400,00 3179,75 2024,00
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
INTERÉS
Interés 20%
Interés 15%
Interés 10%
TOTAL
MONTOS DE CRÉDITO
Cuadro N° 34
MONTOS DE CRÉDITO
%
%
préstamo 11500,00 préstamo 5520,00
50%
1150,00
25%
431,25 100%
828,00
25%
287,50
1868,75
828,00
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
SUELDOS
Jefe de Crédito
460,00
Auxiliar de Crédito
318,00
Total
778,00
108
%
préstamo
60%
40%
1380,00
276,00
207,00
483,00
FLUJO DE EFECTIVO DE RECUPERACIÓN DE CRÉDITOS
Cuadro N°35
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO "UNIÓN COCHAPAMBA"
FLUJO DE EFECTIVO DE RECUPERACIÓN DE CRÉDITOS
AÑO 2013
1
2
3
4
Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre
Saldo anterior
3416,94
6833,88 10250,82
INGRESOS
Cobro de interés
794,94
794,94
794,94
794,94
Cobro de interés por mora
506,00
506,00
506,00
506,00
Cobro de cartera en mora
2875,00 2875,00
2875,00 2875,00
Cobro de cartera vencida
1380,00 1380,00
1380,00 1380,00
Recuperación de préstamos incobrables
345,00
345,00
345,00
345,00
TOTAL
5900,94 9317,88 12734,82 16151,76
EGRESOS
Gastos de Operación (Sueldos)
Viáticos
TOTAL
EFECTIVO NETO POR OPERACIONES
2334,00
150,00
2484,00
3416,94
2334,00
150,00
2484,00
6833,88
2334,00 2334,00
150,00
150,00
2484,00 2484,00
10250,82 13667,76
FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
ELABORADO POR: La Autora
Con la aplicación de la propuesta se pretende orientar a la cooperativa hacia la recuperación
de los créditos otorgados que están en mora, vencidos e incobrables, por tanto se ha
considerado un 10% de recuperación en un plazo de 1 año tomando en cuenta que los pagos
se los realiza cada tres meses como política interna, en este caso se realizará visitas a los
socios cuyas obligaciones estén pendientes, informando de esta manera la reestructuración de
sus préstamos con los respectivos intereses.
Se ha determinado un 10% de recuperación considerando que el cambio debe darse de forma
gradual; puesto a que se pretende implantar una cultura crediticia razonable que en cierta
manera obligue la cancelación oportuna de cualquier crédito que contraigan los socios.
109
De esta manera se cumplirá con el objetivo de todo ente financiero que es el de mantenerse en
funcionamiento generando utilidades, partiendo de este punto se puede decir que este trabajo
desarrollado servirá como una herramienta para conseguir esa meta.
Al lograr un mejor manejo de los recursos económicos mediante la implantación de este
manual, permitirá que la cooperativa aproveche la confianza obtenida de sus socios
incrementando el nivel de crédito y la recuperación de los mismos así como también de
ahorros recibidos, asegurando un crecimiento sostenido; además de que seguirá
capitalizándose mediante recursos de ONGS no gubernamentales que ven con buen agrado la
labor realizada por la cooperativa, porque aporta positivamente a mejorar el nivel económico
de las comunidades.
IMPACTO SOCIAL
Mediante el uso y manejo adecuado de recursos económicos la Cooperativa “Unión
Cochapamba” constituirá un soporte significativo que brinde satisfacción a las necesidades
crediticias de las comunidades, debido a que su organización y dirección está a cargo de
miembros de estos sectores lo cual acrecienta la confiabilidad de los socios a través de la
captación de dinero resultantes de sus actividades productivas que en su mayoría son
agrícolas; por lo tanto la cooperativa contribuye a fomentar el ahorro entre sus asociados.
IMPACTO ORGANIZACIONAL
Mediante la elaboración e implantación de un Manual de Control Interno la entidad como tal
podrá fortalecer su estructura organizacional, que permita a cada miembro conocer sus
110
funciones, responsabilidades y nivel de autoridad para realizar sus actividades en menos
tiempo con la optimización de recursos.
Al mejorar el nivel de control con la provisión de nuevas herramientas administrativas se
generará un mejor trabajo en equipo y además servirá de parámetro para dirigir, corregir o
replantear metas, políticas y procesos.
IMPACTO ÉTICO
La implementación del manual ayudará a crear un ambiente de control adecuado fomentando
la correcta actuación del personal de la cooperativa en el desarrollo de sus actividades,
disminuyendo la posibilidad de que se cometa errores involuntarios o malos manejos que
perjudique a la institución, es por esto que un alto grado de ética profesional constituye un
pilar fundamental en la ejecución de un trabajo eficiente.
111
4.3
VALIDACIÓN DE EXPERTOS
112
CONCLUSIONES
 La información recopilada de fuentes bibliográficas fue de gran importancia para el
desarrollo de la presente investigación sirviendo como guía para la elaboración de este
trabajo, de igual manera la opinión de expertos quienes evaluaron la propuesta ratificando
así que esta investigación aporta al mejoramiento de la cooperativa.
 Se propuso un organigrama funcional que permita la distribución acertada de las
funciones, de esta manera se establece relación directa entre departamentos o áreas
coordinando procesos y actividades del personal; facilitando la tarea de supervisión en
todos los niveles de la organización.
 La diagramación de actividades proporcionará al personal pertinente el reconocimiento y
ejecución de cada proceso mostrando dinamismo al ejercer su función sin pérdida de
tiempo; sumándose a esto la elaboración de matrices de riesgo que identifica errores
tempestivamente mejorando la estructura de los procedimientos para lo cual es
importante que se considere la opinión del personal; corroborando así una buena atención
al cliente y un adecuado manejo de recursos.
 A través del manual de control interno el manejo de los recursos económicos con
respecto al otorgamiento de créditos y la estructuración del presupuesto serán más
eficientes ya que se implementará el control interno en cada etapa del proceso de manera
oportuna dando cumplimiento a las políticas de crédito y control, permitiendo la óptima
recuperación de créditos en el tiempo y plazos establecidos.
 Con la elaboración del manual de funciones el personal se desempeñará dentro de los
estándares legales e internos de la cooperativa, contando al mismo tiempo con
profesionales adecuados y competitivos acorde al desarrollo incesante de la institución.
113
RECOMENDACIONES
 La supervisión y examen de la efectividad de los procesos en cuanto al manejo adecuado
de los recursos económicos y en general de los demás procesos deben hacerse de manera
permanente y sorpresiva para que el personal se anticipe a eventualidades o fluctuaciones
dadas por cambios en factores externos que afecten el desenvolvimiento normal de las
actividades de la institución.
 Es necesario capacitar al personal de la cooperativa y a los miembros de los respectivos
Consejos acerca del contenido del manual de control interno para que la ejecución del
mismo en la entidad sea eficiente y sea aprovechado de la mejor manera cumpliendo a
cabalidad con el objetivo de la investigación.
 Es de vital importancia mantener informado al personal sobre decisiones o cambios
significativos que afecten directamente a la cooperativa para que las acciones
emprendidas sean comprendidas y acatadas
conforme a lo establecido por la alta
dirección.
 El presente manual debe ser revisado y actualizado según lo amerite por lo funcionarios
encargados de ponerlo en practica de manera que no afecte al cumplimiento de los
objetivos y en la visión en la que se enmarque la institución.
 Este trabajo si puede considerarse como fuente de consulta debido a que reúne todos los
aspectos metodológicos y científicos para considerarse como tal.
114
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SINISTERRA, G., Polanco, L., Henao, M., 2011, Contabilidad, 6ª ed., McGrawHill, Colombia
· SOTOMAYOR, Alfonso, 2008, Auditoria Administrativa, 1ra Edición, Litográfica
Ingramex, México.
· TARAPUEZ, Edwin. Et al, 2010, Teoría Monetaria Bancaria, 1ra Edición,
Editorial Ecoe Ediciones, Colombia.
· VALDEZ, Salvador, 2010, Diagnóstico en la Empresa, 1ra Edición, Editorial
Trillas S.A., México.
· VERA, F y JIMENEZ E, 2008, Diagramas de Flujo, 1ra Edición, Editorial Trillas
S.A., México.
· VILLASEÑOR, Emilio, 2009, Elementos de Administración de Crédito y
Cobranza, 4ta Edición, Editorial Trillas S.A, México.
118
· ZAPATA, Pedro, 2011, Contabilidad General con base a NIFF, 7ma Edición,
Editorial Mc Graw-Hill, Colombia.
119
LINCOGRAFÍA
· Camacho,
Rafael,
2010,
Simbología
Asme
www.slideshare.net/racamacho/simbologia-ansi-y-asme
120
y
Ansi,
121
ANEXO N° 1
PERFIL DE TESIS
I.
TEMA
Manual de Control Interno para optimizar los recursos económico financieros de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” en la ciudad de Ibarra.
II.
PROBLEMA
·
Planteamiento del Problema
La Cooperativa Unión Cochapamba empieza sus operaciones en enero del 2000 al servicio de
las comunidades de la zona de Cochapamba. Actualmente está ubicada en la comunidad
Chaupi Guarangui cantón Ibarra en la provincia de Imbabura, cuenta con una sucursal ubicada
en la ciudad de Ibarra en la avenida Eugenio Espejo 10-114 y Ricardo Sánchez frente al
colegio 4 de Julio. Esta institución se dedica a la prestación de servicios financieros como
préstamos y captación de dinero en cuentas de ahorro; contribuyendo con los socios para la
formación de microempresas.
A pesar de disponer de talento humano, tecnología e infraestructura, existen falencias en
cuanto al manejo de recursos económicos y de acuerdo al criterio del Sr. Flandes Ibarra
gerente general de la cooperativa se conoce de la inexistencia de un manual de control interno
que contenga los parámetros para un manejo adecuado, por lo que no se dispone de
herramientas de control y evaluación en los procesos, estos aspectos están manifestados en la
falta de control en los gastos que ha llevado a que se realice adquisiciones innecesarias sin
seguir un debido procedimiento, ni apoyados en los correspondientes filtros de control; de
igual manera en los créditos ya que existe dificultad en su recuperación, puesto a que no se
han establecido políticas claras que de alguna manera defina las obligaciones de los clientes
con la cooperativa, lo que ha conducido a la presencia de un alto porcentaje de cartera
vencida.
Otro factor que ha contribuido al inadecuado manejo de recursos económicos, es el
desconocimiento de la gestión financiera por parte del personal ya que no todos son idóneos y
no están de acuerdo al perfil profesional que necesita una institución de esta índole, lo que ha
causado que los recursos económicos no sean aprovechados en forma eficiente, provocando
que la rentabilidad no sea la esperada.
Estos factores ocasionan que los informes financieros no sean oportunos y en algunos casos
incompletos e irreales, además de que se estructura el presupuesto inapropiadamente puesto a
que no se cuenta con información confiable la cual puede variar de un momento a otro,
además de que los gastos no son justificados en su totalidad (compras, viáticos entre otros) y
las proyecciones tengan un margen de error considerable por lo que no se tiene certeza de que
los créditos otorgados puedan ser recuperados en las tasas, plazos y condiciones establecidos.
Estas proyecciones son realizadas por el gerente y contadora con la finalidad de tener un
control del efectivo de la cooperativa pero lamentablemente no se consideran ciertos hechos
lo que provoca des concordancia de la información real, por lo que la toma de decisiones
apoyadas en este tipo de informes afectan el rendimiento financiero de la Cooperativa.
·
Formulación del problema
¿Cómo optimizar los recursos económico-financieros de la Cooperativa “Unión
Cochapamba”?.
·
Delimitación del Problema
Objeto de Estudio: Proceso Contable
Campo de acción: Manual de Control Interno
Lugar: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba “en la ciudad de Ibarra.
Tiempo: año 2012
III.
OBJETIVOS
·
Objetivo General
Diseñar un manual de control interno para optimizar los recursos económicos
financieros de la Cooperativa “Unión Cochapamba”.
·
Objetivos Específicos
 Fundamentar teóricamente el manual de control interno y los recursos económicos
financieros.
 Diagnosticar la situación actual del manejo de los recursos económicos financieros
en la Cooperativa Unión Cochapamba.
 Elaborar formatos de control interno.
 Establecer los indicadores que permitan medir el uso de los recursos económicos.
 Validar la propuesta a través de la opinión de expertos.
IV.
ESQUEMA DE CONTENIDOS
 Proceso Contable
Definición
Objetivos del proceso contable
Ciclo contable
 Sistema Financiero
Clasificación del Sistema Financiero
 Manual
Definición
Clasificación de los manuales
Objetivos de los manuales
Contenidos de los manuales
 Control
Definición
Importancia
Proceso de control
Tipos de control
 Control interno
Definición
Objetivos del control interno
Principios del control interno
Componentes del control interno
 Recursos
 Control de recursos
MANUAL
DE
CONTROL
INTERNO
PARA
OPTIMIZAR
LOS
RECURSOS
ECONÓMICO FINANCIEROS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
 Introducción
 Misión
 Visión
 Valores institucionales
Ética
Compromiso y sentido de identidad
Calidad
Productividad
Desarrollo humano
 Objetivos
 Organización contable
Organigrama estructural
Organigrama funcional
 Descripción de actividades financieras
 Base legal
 Control interno en los recursos económicos
 Ambiente de control
Integridad y valores Éticos
Competencias Profesionales
Segregación de funciones o asignación de autoridad y responsabilidad.
Políticas de personal
 Establecimiento de Objetivos
 Identificación de Acontecimientos
 Evaluación de riesgos
Planeación de la evaluación de riesgos
Identificación del riesgo
Estimación del riesgo
 Respuesta al Riesgo
 Actividades de control
Asignación de tareas y responsabilidades
Control del sistema de información
Controles generales
 Información y comunicación
Contenido y flujo de la información
Sistema de información
 Supervisión y monitoreo
Evaluación del sistema de control interno
Evaluación de controles directivos
Seguimiento del sistema de control
 Diagramación de actividades por proceso
 Matrices de seguimiento
V.
IDEA A DEFENDER
Con el manual de control interno se optimizará el manejo eficiente de recursos
económico financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”
VI.
BIBLIOGRAFIA
· ESTUPIÑAN, Rodrigo Gaitán, 2010, Control Interno y Fraudes, Ecoe
Ediciones, 1ra Edición, Bogotá.
· MANTILLA, Samuel Alberto, 2009, Auditoria de información Financiera, Ecoe
Ediciones, 1ra Edición, Bogotá.
· ESTUPIÑAN, Rodrigo Gaitán, 2010, Pruebas Selectivas en la Auditoria, Ecoe
Ediciones, 1ra Edición, Colombia.
· MANTILLA, Samuel Alberto, 2008, Auditoria Financiera de Pymes, Ecoe
Ediciones, 1ra Edición, Bogotá.
· MANTILLA, Samuel Alberto, 2009, Auditoria del Control Interno, Ecoe
Ediciones, 1ra Edición, Bogotá.
· BELL, Timothy. Et al, 2008, Auditoria Basada en Riesgos, Ecoe Ediciones, 1 ra
Edición, Bogotá.
· RODRIGUEZ, Valencia, Joaquín, 2005 Como Elaborar y usar los Manuales
Administrativos, Editorial. Ecafsa; 2da edición; México.
· RAMÍREZ, Padilla David Noel, Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados., Contabilidad Administrativa, Sexta edición.
· RUSENAS, Oscar Rubén, 2007, Manual de Control Interno, Editorial Mc
Graw-Hill, Madrid.
· SUMMERS, Donna, 2008Administración de la calidad, Editorial Rearson
Educacion, México.
ANEXO N° 2
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÒNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
1. TEMA:
“MANUAL
DE
CONTROL
INTERNO
PARA
OPTIMIZAR
LOS
RECURSOS
ECONÓMICO FINANCIEROS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA” EN LA CIUDAD DE IBARRA”.
2. OBJETIVO DE LA PROPUESTA
Establecer los lineamientos, acciones, métodos, procedimientos y mecanismos de control y
evaluación a fin de que la función financiera sea transparente y eficiente dando cumplimiento
a la normativa que regula el control interno
3. CONTENIDO DE LA PROPUESTA
A continuación se describe el proceso que se utilizará para la realización del Manual de
control interno para la optimizar los recursos económico financieros especificando los pasos
a desarrollar y se los menciona a continuación:
DETALLE
Tema
Introducción
Información General de la Cooperativa
Misión
Visión
Valores institucionales
Objetivos Institucionales
Base legal
Organigrama Funcional-Propuesta
Identificación de Procesos
Control Interno de Recursos Económicos
Descripción de los componentes del Control Interno según el CORRE.
Diagramación de actividades
Objetivos Estratégicos
Matrices de Riesgos
4. INSTRUMENTOS DE VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
a). Por favor lea detenidamente las preguntas de la entrevista, sírvase contestar una vez
evaluada la propuesta según los rangos de validación que crea conveniente ya que esto
ayudará a conocer el adecuado desarrollo de la propuesta.
A: Coherente
B: Poco coherente
C: Nada coherente
D: Fuera de contexto
ENTREVISTA DIRIGIDA AL GERENTE GENERAL
DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y “CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA”
ENTREVISTA Nº1
OBJETIVO: determinar la situación actual del manejo de recursos económicos en la
cooperativa “Unión Cochapamba”.
PREGUNTAS
VALIDACIÒN
A
B
C
D
1. Cuanto tiempo se encuentra al frente de la Cooperativa...
2. Están bien identificados los diferentes procesos de la institución
3. Se encuentran normadas los procedimientos a seguir.
4. Los trabajadores conocen los objetivos a corto y largo plazo de la
institución
5. Las diferentes planificaciones son realizadas con la intervención
de todos los departamentos.
6. Están definidos todas las normativas que tiene el uso y manejo de
los recursos económicos dentro de la institución
7. Se han realizado auditorias en periodos anteriores….de ser así…
los resultados se han considerado para futuras planificaciones.
8. Están bien definidas las funciones de los trabajadores.
9. Están establecidos indicadores para evaluar periódicamente la
gestión de la empresa.
10. Los funcionarios son evaluados en función de actividades o de
objetivos.
11. Que personas están capacitadas para autorizar desembolsos en el
caso de préstamos o cantidades de dinero significativas de la
empresa.
Observación:…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
ENTREVISTA DIRIGIDA A LA CONTADORA
DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y “CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA”
ENTREVISTA Nº2
OBJETIVO: conocer el manejo de recursos a través de la contabilización
PREGUNTAS
VALIDACIÒN
A
B
C
D
1. Cuanto tiempo de encuentra colaborando con la institución.
2. Dentro de sus funciones Ud. Clasifica, analiza e interpreta la
información financiera de la cooperativa...como lo hace…
3. Prepara y presenta informes de la situación financiera de la
cooperativa para entes de control...
4. Asesora a la gerencia en asuntos relacionados con su cargo en
materia de control interno…
5. Asesora a los asociados en materia crediticia cuando sea
requerido...
6. Realiza su trabajo de acuerdo a la técnica contable...
7. Prepara
y
presenta
declaraciones
tributarias
correspondientes…cuales...
8. Cuáles son los principales inconvenientes que se presenta al
momento de realizar la contabilización...
9. Revisa la documentación de soporte de las cuentas por pagar...
10. Colabora con la revisión, modificación e implantación de
nuevos sistemas y procedimientos contables…
Observación:…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
ENTREVISTA DIRIGIDA AL JEFE DE CRÉDITOS
DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y “CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA”
ENTREVISTA Nº3
OBJETIVO: conocer el manejo de recursos económicos en el departamento de crédito.
PREGUNTAS
VALIDACIÒN
A
B
C
D
1. Cuanto tiempo se encuentra ejerciendo este cargo.
2. Cuál es el procedimiento para el otorgamiento de préstamos.
3. Se evalúa la situación económica del cliente antes de aprobar un
crédito.
4. Considera Ud. que la gestión de cobranza es la adecuada…. existe alta
cartera vencida.
5. Entrega o presenta informe a gerencia referente a créditos solicitados,
montos, aprobación o rechazo……en que periodos…..cuál es el monto
máximo
6. Se efectúa control interno en el departamento….como lo hace
7. Realiza el arqueo de documentos para establecer la exactitud de las
cifras de las cuentas de cada cliente
8. Las políticas de crédito están acorde a las necesidades de la cooperativa
9. Como se relaciona este departamento con las otras instancias con
respecto al manejo de información financiera.
Observación:…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………….
ENTREVISTA DIRIGIDA A LA CAJERA
DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y “CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA”
ENTREVISTA Nº4
OBJETIVO: conocer el movimiento del recurso económico.
PREGUNTAS
VALIDACIÒN
A
B
C
D
1. Cuanto tiempo ejerce como cajera.
2. Ud. es la encargada de la recaudación de los préstamos…. como lo
hace...
3. Mantiene un registro diario de los pagos de clientes
4. Como prepara el reporte de caja…cada cuanto lo realiza
5. Realiza conciliaciones del total de pagos que efectúan los clientes
6. Que tipos de control utiliza
7. Cuando hay faltantes en caja cual es la solución a seguir
8. Quien supervisa su trabajo
9. Considera Ud. que la recuperación de créditos se hace de manera
eficiente.
Observación:………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
….
b). Por favor lea detenidamente los objetivos, matrices de control interno, sírvase contestar
una vez evaluada la propuesta según los rangos de validación que crea conveniente ya que
esto ayudará a conocer el adecuado desarrollo de la propuesta.
1. Concluir acerca de la pertinencia entre objetivos, con los ítems del instrumento.
2. Determinar la calidad técnica de cada ítem, así como la adecuación de estos a nivel
político, cultural, social, y económico de la población a la que está dirigida el
instrumento.
3. Consignar las observaciones del lenguaje en el esquema del contenido.
4. Determinar si la estructura del contenido cumple las expectativas de la propuesta para
cada uno de los ítems, utilizando las siguientes categorías de evaluación:
Categorías
Descripción de la categoría
Escala
Simbología
A
Correspondencia y pertinencia de los Pertinencia
P
objetivos de la propuesta con respecto al No Pertinencia
NP
objetivo de la tesis.
B
C
Calidad técnica y representatividad
Optima
O
Nota: En el caso de marcar R o D, por Buena
B
favor justifique su opinión en el espacio de Regular
R
observaciones.
Deficiente
D
Lenguaje: Nota: En el caso de marcar I Adecuado
A
por favor justifique su opinión en el Inadecuado
I
espacio de observaciones.
D
Contenido de la propuesta: Se define Alta confiabilidad
A.C
como el grado en el que la aplicación de Media Confiabilidad
M.C
los
P.C
procedimientos
cumple
con
resultados al tema de la propuesta.
los Poco Confiable
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
CATEGORIA “A”
“CORRESPONDENCIA Y PERTINENCIA”
P= Pertinencia
NP= No Pertinencia
CATEGORIA
OBSERVACIONES
A
Tema
Tesis
Objetivo de
la propuesta
Contenido de
la propuesta
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
CATEGORIA “B”
“CALIDAD TÉCNICA Y REPRESENTATIVIDAD”
O= Optima
ITEM
B= Buena
CATEGO
RIA B
Tema
Tesis
Objetivo de
la propuesta
Contenido de
la propuesta
R= Regular
OBSERVACIONES
D= Deficiente
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
CATEGORIA “C”
“LENGUAJE”
A= Adecuado
ITEM
I= Inadecuado
CATEGORIA C
OBSERVACIONES
Tema
Tesis
Objetivo de
la propuesta
Contenido de
la propuesta
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
CATEGORIA “D”
“CONTENIDO DE LA PROPUESTA”
A.C= Alta Confiabilidad
ITEM
M.C= Media Confiabilidad
CATEGORIA D
P.C= Poco Confiable
OBSERVACIONES
Tema
Tesis
Objetivo de
la propuesta
Contenido de
la propuesta
5. EVALUACIÓN, ACEPTACIÓN O RECHAZO DE LA PROPUESTA POR
EL EXPERTO.
……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
---------------------------------NOMBRE DEL EXPERTO
C.I.
ANEXO N° 3
MANUAL
DE
FUNCIONES
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
AÑO 2012
MATRIZ: Comunidad de Chaupi Guarangui
Punto de atención: En Ibarra, Av. Eugenio Espejo 10-114 y Ricardo Sánchez
GERENCIA: TLF 088016026
TELEFAX: 062605292
ÍNDICE
DETALLE
PAG.
Introducción
1
Información General de la Cooperativa
2
Misión
2
Visión
2
Valores Institucionales
2
Objetivos Institucionales
4
Organigrama Funcional
4
Identificación de Procesos
5
Base Legal
6
Asamblea General de Socios
8
Consejo de Administración
10
Consejo de Vigilancia
12
Comisión de Crédito
14
Gerente General
15
Jefe de Talento Humano
18
Secretaria Ejecutiva
20
Asesor Jurídico
23
Contador General
25
Jefe de Crédito
28
Técnico en Sistemas
31
Cajera
34
Auxiliar Contable
36
Auxiliar de Crédito
38
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 1/40
Fecha:
Aprobado por:
INTRODUCCIÓN
El Manual de Funciones de la Cooperativa “Unión Cochapamba” constituye un
instrumento que describe, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de
trabajo que componen la estructura organizativa y tiene por finalidad orientar y
normar las funciones generales y específicas para lograr un proceso eficiente
utilizando el potencial humano y demás recursos con los que cuenta la cooperativa.
Además el manual de funciones es esencial para el conocimiento interno de la
organización para el análisis de sus procesos administrativos y para la toma de
decisiones organizativas y es de aplicación y uso de todo el personal; establece las
relaciones de línea, de autoridad y el nivel de coordinación a los cuales deberán
regirse los funcionarios, cabe destacar que está enmarcado sobre una base legal que
regula su correcta utilización.
Mediante el análisis de cargos se suministrará el perfil que debería tener el empleado,
las características, requisitos mínimos requeridos, conocimientos habilidades y
recursos que maneja, proporcionando al nuevo funcionario la orientación adecuada
para que logre integrarse fácilmente a la institución.
Debido a que la Cooperativa no cuenta en número con el personal adecuado se
propuso cargos y funciones que mejorarán la ejecución y cumplimiento de las
actividades optimizando tiempo y recursos.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
1. INFORMACIÓN
COCHAPAMBA
GENERAL
Pag. N° 2/40
Fecha:
Aprobado por:
DE
LA
COOPERATIVA
UNIÓN
1.2. Misión
Somos una cooperativa que lucha por el establecimiento de una sociedad justa, humana
y democrática con trayectoria seria, confiable, segura y solidaria basados en prácticas
éticas y valores que rigen a la institución, con una permanente innovación de productos
y servicios financieros impulsamos el progreso de los socios.
2.2. Visión
Ser una institución Rural reconocida a nivel Nacional en el sector financiero popular
y solidario, alcanzar un alto reconocimiento y nombramiento en la región norte del
país, generar nuevos servicios que brinden soluciones integrales que motiven la
creación de microempresas solidarias
1.7. Valores institucionales
1.7.1. Ética
Ser congruente con el compromiso que representa la institución, procuración de justicia,
anteponiendo en todo momento el interés público al privado, evitando desempeñar
funciones o actividades que deriven en conflicto de intereses; por tanto, debe guardar el
respeto y la consideración inherentes a su investidura.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 3/40
Fecha:
Aprobado por:
1.7.2. Compromiso y sentido de identidad
Actuar cumpliendo con las disposiciones internas legales y de comportamiento que rigen
a la cooperativa, asimismo, esforzarse por cumplir con cada una de las metas
institucionales que sean de su competencia o personal responsabilidad.
1.7.3. Calidad
Los funcionarios de la cooperativa deben realizar bien su trabajo desde el inicio
apegándose a los procedimientos establecidos cumpliendo con las normas institucionales
y legales para evitar contrariedades en el futuro.
1.7.4. Productividad
Participar con disposición en las actividades laborales propias y cuando sea necesario,
auxiliar en las que no sean las estrictamente inherentes a su cargo o persona.
1.7.5. Desarrollo Humano
Estar consciente de que su trabajo es coadyuvar con la Institución, a fin de potenciar las
capacidades para dar respuesta a las expectativas de los socios, procurando el
mejoramiento continuo profesional mediantes talleres, seminarios y capacitaciones.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 4/40
Fecha:
Aprobado por:
3.4. Objetivos Institucionales
·
Ser una institución financiera reconocida y posicionada en las comunidades que
pertenecen a la COOPERATIVA UNIÓN COCHAPAMBA, con socios que están
en la capacidad de dirigir y administrar, tanto el rumbo económico de la
cooperativa, en coordinación con entidades afines.
·
Velar por la sostenibilidad y preservación de todo el medio ambiente como factor de
desarrollo para las comunidades.
·
Fomentar la cultura de ahorro en el proceso, alcanzar una cobertura mayor en las
comunidades para fortalecer su patrimonio.
1.1.1. Organigrama Funcional
ASAMBLEA DE SOCIOS
CONSEJO ADMINISTRATIVO
CONSEJO DE VIGILANCIA
COMISIÓN DE CRÉDITO
GERENCIA GENERAL
SECRETARIA
DEPART. JURÍDICO
DEPART. CONTABILIDAD
DEPART. CRÉDITO
CONTADORA
JEFE DE CRÉDITO
AUXILIAR CONTABLE
AUXILIAR DE CRÉDITO
Autorizado por:
DEPART.
TALENTO.HUMANO
JEFE DE TALENTO
HUMANO
CAJA
CAJERA
DEPAT. INFORMATÍCO
TÉCNICO
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 5/40
Fecha:
Aprobado por:
1.8. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
PROCESO
EJECUCIÓN
 Asamblea General de Socios
PROCESO DIRECTIVO
 Consejo Administrativo
 Consejo de Vigilancia
PROCESOS DE
 Auditoría Interna
ASESORAMIENTO Y
 Asesor Jurídico
APOYO
 Gerencia
PROCESO EJECUTIVO
 Secretaria de Gerencia
 Departamento de Contabilidad
 Departamento de Crédito
PROCESO OPERATIVO
 Departamento de Talento Humano
 Caja
 Departamento de Informática
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 6/40
Fecha:
Aprobado por:
BASE LEGAL
LEY ORGÁNICA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA DEL SISTEMA
FINANCIERO
Art. 32.- Estructura Interna.- Las cooperativas contarán con una Asamblea General de
socios o de Representantes, un Consejo de Administración, un Consejo de Vigilancia y
una gerencia, cuyas atribuciones y deberes, además de las señaladas en esta Ley,
constarán en su Reglamento y en el estatuto social de la cooperativa.
Art. 33.- Asamblea General de Socios.- La Asamblea General es el máximo órgano de
gobierno de la cooperativa y estará integrada por todos los socios, quienes tendrán
derecho a un solo voto, sin considerar el monto de sus aportaciones y que podrá ser
ejercido en forma directa o mediante delegación a otro socio. Sus decisiones y
resoluciones obligan a todos los socios y a los órganos de la cooperativa.
Art. 34.- Asamblea General de representantes.- Las cooperativas que tengan más de
doscientos socios, realizarán la asamblea general a través de representantes, elegidos
en un número no menor de treinta, ni mayor de cien.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 7/40
Fecha:
Aprobado por:
LEY DE COOPERATIVAS
ESTRUCTURA INTERNA Y ADMINISTRATIVA
Artículo 30.-El gobierno, administración, contraloría y fiscalización de una
cooperativa se hará a través de la Asamblea General de Socios, del Consejo de
Administración, del Consejo de vigilancia, de la Gerencia y de las Comisiones
Especiales, de conformidad con las atribuciones señaladas en esta Ley, en el
Reglamento General y en el estatuto para cada uno de dichos organismos.
Artículo 31.- La Asamblea General es la máxima autoridad de la cooperativa, y sus
decisiones son obligatorias para todos los socios. Estas decisiones se tomarán por
mayoría de votos. En caso de empate, quien presida a la Asamblea tendrá voto
dirimente
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 8/40
Fecha:
Aprobado por:
ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS
Es la máxima autoridad de la Cooperativa, cuyas decisiones son obligatorias y
respetadas por todos los socios presentes y ausentes en conformidad con la Ley y
reglamentos internos, de igual forma por el personal; con plenos poderes para
establecer acuerdos para que la cooperativa se desarrolle en el futuro.
MISIÓN DEL PUESTO
Examinar, evaluar y controlar la gestión económica y administrativa de la
Cooperativa mediante los informes presentados por los órganos de control.
CARACTERISTICAS FUNDAMENTALES DE LA ASAMBLEA:
 Carácter de “AUTORIDAD SUPREMA”
 Carácter de “OBLIGATORIEDAD DE SUS RESOLUCIONES” a todos los
asociados
 Condición de “ESTAR EN PLENO GOCE DE SUS DERECHOS”, para formar
parte de la Asamblea; por tanto no pueden formar parte de ella:
 Quiénes no están al día en sus obligaciones derivadas del Estatuto y las derivadas
de las operaciones financieras de la Cooperativa.
 Quiénes estuvieren con sanciones disciplinarias
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 9/40
Fecha:
Aprobado por:
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
 Decidir las orientaciones de desarrollo de la Cooperativa, estableciendo las
políticas y directrices generales de la institución.
 Conocer y aprobar los planes operativos y Presupuesto Anual.
 Aprobar y reformar el Estatuto Dado y
firmado su aprobación en reunión
celebrada el 28 de noviembre del 2.009.
 Examinar los informes de los órganos de administración.
 Aprobar o rechazar los Estados Financieros.
 Destinar los excedentes del ejercicio económico conforme a lo previsto en la Ley
y el Estatuto; según propuestas del Consejo de Administración.
 Autorizar la adquisición, enajenación, gravamen de bienes, según niveles
establecidos en el Estatuto o Reglamentación Interna.
 Elegir a los miembros de los cuerpos directivos.
 Decidir sobre la disolución y liquidación de la Cooperativa.
 Acordar la fusión o unión con otras instituciones del sistema.
 Resolver en apelación sobre los conflictos de los socios con la Cooperativa.
COMPETENCIAS
 Responsables del adecuado funcionamiento de la cooperativa en todas sus áreas.
 Toma de decisiones con liderazgo hacia el crecimiento institucional, tomando en
cuenta el criterio y aporte del personal que labora en la institución.
 Capacitar al personal hacia el logro de los objetivos de la cooperativa mediante
charlas motivacionales.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 10/40
Fecha:
Aprobado por:
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
(Art.35 Ley y Art.33 Reglamento)
Es el organismo directivo de la COAC. Recibe los lineamientos de la Asamblea
General para la toma de decisiones y delega la ejecución de éstas a la Gerencia.
Está integrado por un número variable, según el número de socios de la COAC
NÚMERO SOCIOS
NÚMERO DIRECTIVOS
Mínimo legal (11 socios)
3 miembros
Hasta 50 socios
5 miembros
Hasta 100 socios
7 miembros
Más de 100 socios
9 miembros
MISIÓN DEL PUESTO
Controlar y dirigir la gestión de la cooperativa, implementando políticas y
reglamentos; proporcionando de manuales que normen el desarrollo organizativo.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
 Dictar y actualizar la normatividad interna; Reglamento de Elecciones;
Reglamento de Crédito; estructura organizacional, manual de funciones; y, las
demás normas operacionales, que sean necesarias para la mejor administración de
los servicios financieros.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 11/40
Fecha:
Aprobado por:
 Proponer a la Asamblea General las reformas para una adecuada marcha
empresarial, dentro del marco legal de la Cooperativa.
 Nombrar y remover por causa justa al Gerente General, y, a propuesta de éste a
los principales funcionarios.
 Fijar la caución que deberá rendir el Gerente General y principales funcionarios; o
póliza de fidelidad.
 Establecer, revisar y actualizar, las políticas crediticias y de los demás servicios
financieros; en concordancia al propósito empresarial y las normas legales que la
comprenden.
 Formular junto con la gerencia, el plan de trabajo operativo de la COAC, en
concordancia a la visión empresarial, objetivos generales y políticas definidas.
 Aceptar o rechazar las solicitudes de ingreso de nuevos socios y sancionarlos
según sea el caso.
 Participar en la formulación del presupuesto anual, y someter a la aprobación de la
Asamblea General
 Analizar el comportamiento económico-financiero y de los servicios de la
Cooperativa, en forma periódica: Estados Financieros; evaluación presupuestaria;
situación del patrimonio técnico; Estado de Cambios en la posición financiera;
calificación de la cartera; entre otros reportes importantes.
 Informar y presentar para conocimiento de la Asamblea General, los estados
financieros e informes de los consejos de administración y de vigilancia, de la
gerencia general, del auditor interno y del auditor externo.
 Resolver sobre la apertura o cierre de sucursales previa propuesta técnica del
Gerente.
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Doc. N° 01
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Pag. N° 12/40
Fecha:
Aprobado por:
 Autorizar los contratos en los que intervenga la Cooperativa, en la cuantía que fije
el estatuto; Autorizar los pagos cuya aprobación le corresponda de acuerdo al
Estatuto;
 Resolver en apelación, sobre reclamación o conflictos de los socios para con la
Cooperativa.
 Las demás acciones que correspondan a su responsabilidad, en concordancia con
el estatuto y normas legales; para la mejor marcha empresarial y consecución de
sus objetivos.
COMPETENCIAS
 Conocer la Ley de Cooperativas y sus reglamentos.
 Conocer Leyes Tributarias y laborales
 Y demás leyes que competen el buen funcionamiento de la cooperativa.
CONSEJO DE VIGILANCIA
(Art.39-42 Ley y Art.34 Reglamento)
Es el organismo fiscalizador y controlador de las actividades del Consejo de
Administración, Gerencia y empleados de la COAC. Está integrado por un número
de miembros variable de acuerdo al número de socios:
NÚMERO SOCIOS
NÚMERO DIRECTIVOS
Hasta 100 socios
3 miembros
Más de 100 socios
5 miembros
Autorizado por:
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Pag. N° 13/40
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MISIÓN DEL PUESTO
Vigilar por el rendimiento de la cooperativa y de los socios evaluando la gestión
administrativa en base a lo establecido por las leyes que regulan el desarrollado y
sostenimiento de la entidad.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
 Supervisar todas las inversiones económicas que se hagan en la Cooperativa.
 Controlar el movimiento económico, financiero y administrativo de la
Cooperativa y presentar el correspondiente informe a la Asamblea.
 Cuidar que la Contabilidad se lleve regularmente y con la debida corrección
 Emitir su dictamen sobre el Balance semestral y someterlo a consideración de la
Asamblea General, por intermedio del Consejo de Administración;
 Dar su conformidad o vetar por causa justa y fundamentada, los actos y contratos
en las que se comprometan bienes y recursos de la Cooperativa, cuando no
estuvieren de acuerdo al interés institucional.
 Otras funciones que le confiere la ley y los Estatutos
COMPETENCIAS
 Conocer la Ley de Cooperativas y sus reglamentos.
 Conocer Leyes Tributarias y laborales
 Y demás leyes que competen el buen funcionamiento de la cooperativa.
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COMISIÓN DE CRÉDITO
(Art.39-42 Ley y Art.34 Reglamento)
El Comité de Crédito estará integrado por tres miembros designados por el Consejo
de Administración de entre los socios de la cooperativa y un directivo; durarán un
año en funciones.
El Comité de Crédito se reunirá semanalmente, con la presencia de todos sus
miembros principales. Las resoluciones del Comité de Crédito se tomarán con el voto
conforme de al menos dos de sus miembros
MISIÓN DEL PUESTO
Resolver y conocer
las solicitudes de crédito de los socios, conforme a las
condiciones y políticas determinadas por el Consejo de Administración en el
Reglamento de Crédito.
COMPETENCIAS
 Conocer la Ley de Cooperativas y sus reglamentos.
 Conocer Leyes Tributarias y laborales
 Y demás leyes que competen el buen funcionamiento de la cooperativa.
Autorizado por:
Doc. N° 01
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GERENTE GENERAL
EJECUTIVO, REPRESENTANTE LEGAL DE LA COOPERATIVA.
RELACIÓN JERÁRQUICA
-Reporta directamente a:
Asamblea General de Socios
Consejo de: Administración y de Vigilancia
Organismos de control
-Ejerce coordinación Interna con:
Todas las unidades y Sucursales de la
Cooperativa
MISIÓN DEL PUESTO
Representar judicial y extrajudicial a la Cooperativa, vigilar el adecuado
cumplimiento de políticas y objetivos en el campo administrativo, financiero y de
control así como también de leyes externas.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

Es el administrador de la Cooperativa; están a su cargo los recursos humanos,
logísticos y monetarios.

Rendir la caución correspondiente;

Aplicar las políticas aprobadas por el Consejo de Administración, en el marco
legal y normativo interno.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
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
Pag. N° 16/40
Fecha:
Aprobado por:
Planificar, dirigir y supervisar las actividades de servicios y administrativas de la
Cooperativa.

Formular el plan operativo y presupuesto financiero de la cooperativa; elevando
a decisión del estamento superior, para su ejecución.

Informar al Consejo de Administración, sobre el comportamiento económicofinanciero de la Cooperativa, de los servicios y proponer decisiones.

Evaluar constantemente el comportamiento de la cartera y disponer, las acciones
correspondientes para su adecuada administración y productividad

Adquirir los bienes y servicios necesarios para la buena marcha empresarial, en
el marco de la normatividad interna y lo que establece la Ley de Cooperativas y
su Reglamento

Firmar los cheques junto con el Presidente;

Nombrar, aceptar renuncias y cancelar a los empleados cuya designación o
remoción no corresponda a otros organismos de la Cooperativa;

Suministrar todos los datos que le soliciten los organismos de la Cooperativa;

Cumplir y hacer cumplir a los socios las disposiciones emanadas de la Asamblea
General y de los Consejos;

Participar en las sesiones del Consejo de Administración y en las Asambleas de
socios con voz;

Presentar informe sobre su gestión a la Asamblea General;

Comunicar a la Dirección Nacional de Cooperativas y tramitar el registro de los
Directivos de la institución.

Presentar al organismo de control los Estados Financieros de la Cooperativa en
forma semestral.
Autorizado por:
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Pag. N° 17/40
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Aprobado por:
COMPETENCIAS
Profesional
 Capacidad de construir espacios emocionales expansivos, que permiten desarrollar
el crecimiento y las posibilidades que la gente percibe.
Personal
 Tener una alta capacidad de escucha, que le permite identificar muchas cosas que
no siempre están expresadas en lo que la gente dice. Así, puede descubrir y
entender las inquietudes, las aspiraciones insatisfechas y los obstáculos que tienen
las personas.
REQUISITOS MÍNIMOS
 Título profesional en ingeniería comercial o economista.
 Experiencia de por lo menos cinco años en actividades ejecutivas o directivas en
el Sistema Cooperativo o financiero.
 Conocimiento de la Ley de Cooperativas y sus reglamentos.
 Conocimiento de Leyes Tributarias, laborales.
 Conocimiento de Leyes del Sistema Financiero.
 Manejo de paquetes informáticos.
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Pag. N° 18/40
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JEFE DE TALENTO HUMANO
RELACIÓN JERÁRQUICA
-Reporta directamente a:
Gerente
-Ejerce coordinación Interna con:
Todas las unidades y personal de la
Cooperativa
MISIÓN DEL PUESTO
Planear, controlar y coordinar el área de talento humano, buscando mantener un
ambiente de trabajo apropiado que asegure un adecuado desempeño de las
actividades encomendadas a cada empleado de la cooperativa.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
 Responsable de la administración del personal de la cooperativa, buscando
procesos eficientes y eficaces para el mejoramiento continúo.
 Trabajar directamente con la Gerencia General y niveles directivos de la
organización
 Planificar, organizar y verificar la eficiencia del personal de la cooperativa, a
través del cumplimiento de metas.
Autorizado por:
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Pag. N° 19/40
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Aprobado por:
 Coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados.
 Velando por el bienestar de las relaciones empleado - empresa.
 Interceder por la buena marcha en contratos laborales entre empleados y empresa
 Inspeccionar normas de higiene y seguridad laboral.
 Mediar en conflictos entre empleados
COMPETENCIAS
Profesional
 Amplio conocimiento de leyes laborales.
 Alta capacidad de relacionarse con los diversos niveles de talento Humano de la
empresa
 Fluidez verbal
 Adaptabilidad a distintas situaciones laborales
 Exigente discreción sobre el manejo de los distintos aspectos empleados empresa.
 Condiciones de ambiente normales de escritorio
 Trabajar en equipo
 Ser objetivo y actitud de líder
Personal
 Tener don de mando e iniciativa propia
 Capacidad de toma de decisiones apegados al aspecto ético y moral
Autorizado por:
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Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 20/40
Fecha:
Aprobado por:
REQUISITOS MÍNIMOS
 Experiencia mínima en este cargo de tres años
 Amplios conocimientos en asuntos legales y administrativos
 Excelentes relaciones interpersonales y capacidad de liderazgo
 Persona líder, dinámica y con conocimientos de psiquiatría organizacional
 Conocimiento de la Ley de Cooperativas y sus reglamentos.
 Conocimiento de Leyes Laborales.
 Conocimiento de Leyes del Sistema Financiero.
 Manejo de paquetes informáticos.
SECRETARIA EJECUTIVA
RELACIÓN JERÁRQUICA
-Reporta directamente a:
Gerencia
-Ejerce Coordinación interna con: Todas las demás unidades y personal de la
Cooperativa.
MISIÓN DEL PUESTO
Organizar, coordinar y supervisar las labores inherentes de gerencia, revisar
documentación y expedir correspondencia de acuerdo a su importancia y facilitar la
comunicación con los niveles directivos y operativos.
Autorizado por:
Doc. N° 01
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Pag. N° 21/40
Fecha:
Aprobado por:
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
 Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento de gerencia
para estén informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
 Atender y orientar al público que solicite los servicios de una manera cortés y
amable para que la información sea más fluida y clara.
 Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado al gerente de los
compromisos y demás asuntos.
 Obedecer y realizar instrucciones que le sean asignadas por el gerente.
 Emisión de correspondencia bajo numeración correctiva y codificada, de acuerdo
al departamento que le ordene y su remisión inmediata.
 Mantenimiento de archivos de contratos suscritos por la empresa con terceros.
 Atención diaria de las agendas de la Gerencia.
 Atención a las entrevistas personales.
 Recepción de mensajes telefónicos de gerencia.
 Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la empresa.
Autorizado por:
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Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 22/40
Fecha:
Aprobado por:
COMPETENCIAS
Profesional
 Facilidad de expresión verbal y escrita.
 Persona proactiva, y organizada
 Dominio de Windows, Microsoft Office, Star Office, Linux e Internet.
 Brindar apoyo a todos los departamentos.
 Desempeñarse eficientemente en cualquier Área Administrativa.
 Habilidades para el planeamiento, innovación, motivación, liderazgo y toma de
decisiones.
Personal
 Donde gente
 Amable y responsable
 Poseedora de altos valores ético
REQUISITOS MÍNIMOS
 Estudios superiores en secretariado ejecutivo o carreras afines.
 Experiencia de dos años en funciones similares.
 Cursos de capacitación en atención al cliente, relaciones humanas, técnicas de
archivo.
 Manejo de paquetes informáticos.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 23/40
Fecha:
Aprobado por:
ASESOR JURÍDICO
RELACIÓN JERÁRQUICA
-Reporta directamente a:
Gerencia
-Ejerce Coordinación interna con: Todas las demás unidades y personal de la
Cooperativa.
MISIÓN DEL PUESTO
Estar al frente de inconvenientes legales dirigiendo, coordinando una asesoría legal
de calidad; ejecutando actividades de estudio y discusión de leyes, reglamentos,
demás documentos legales.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
 Asistir a la Cooperativa en aspectos jurídicos, trámites de conceptos y
representarla judicialmente.
 Asistir al gerente en el conocimiento y trámite de conceptos y asesorarlo en
aspectos jurídicos que le competan resolver.
 Asesorar al gerente en la elaboración de proyectos que se deban expedir o
aquellos que se sometan al criterio del Consejo Administrativo.
 Absorber las consultas que sobre interpretación
y aplicación de las normas
externas e internas que formulen los departamentos de la cooperativa.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 24/40
Fecha:
Aprobado por:
 Orientar a los funcionarios de la cooperativa al cumplimiento de las leyes que la
rigen.
 Representar a la cooperativa ante autoridades competentes cuando sea delegado
por el gerente.
 Atender los procesos judiciales y extrajudiciales en defensa de la cooperativa y
efectuar el control y seguimiento de los procesos en los que haga parte la
cooperativa y que la defensa no dependa de la oficina.
 Diseñar en coordinación con la gerencia y secretaria general un banco de datos de
la normativa interna de la cooperativa y de los aspectos jurídicos relacionados el
sector al que pertenecen.
COMPETENCIAS
Profesional
 Razonamiento lógico.
 Dominio del lenguaje, facultad para la expresión de sus ideas.
 Hábito o aptitud para la comprensión de lectura.
 Capacidad de trabajo en equipo.
 Relación adecuada con las figuras de autoridad.
 Pensamiento crítico respecto del funcionamiento de las instituciones sociales.
Personal
 Sentimiento de solidaridad.
 Vocación conciliadora.
 Habilidad para entablar relaciones interpersonales.
 Honesto procurando el bien común.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 25/40
Fecha:
Aprobado por:
REQUISITOS MÍNIMOS
 Título de abogado
 Conocimiento de leyes laborales y de cooperativas
 Redactar leyes, proyectos de leyes, dictámenes y demás documentos legales y
jurídicos complejos.
 Analizar leyes, proyectos de leyes, contratos, reglamentos, disposiciones legales y
demás documentos legales y jurídicos complejos.
 Elaborar informes técnicos.
 Tomar decisiones acertadas.
 Experiencia en la Aplicación de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la
 Administración Publica
CONTADOR GENERAL
RELACIÓN JERÁRQUICA
-Reporta directamente a:
Gerencia
-Ejerce Coordinación interna con: Todas las demás unidades y personal de la
Cooperativa.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 26/40
Fecha:
Aprobado por:
MISIÓN DEL PUESTO
Organizar, dirigir y controlar la contabilidad de todas las actividades de la
Cooperativa y mantenerlas actualizadas de acuerdo a los principios y normas
contables vigentes.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas por las leyes, reglamentos
internos en concordancia con los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, Normas Ecuatorianas e Internacionales de contabilidad.
 Asesorar en materia contable a directivos, Gerente General y funcionarios de la
Cooperativa.
 Elaborar y legalizar con su firma los Estados Financieros consolidados diarios y
mensuales. Mantener un sistema de contabilidad que permita la generación de
información confiable y oportuna.
 Coordinar, revisar, validar y consolidar con toda la información contable, la
presentación de la información financiera en forma razonable y presentarlas
mensualmente a la Gerencia, Consejo de Administración y Vigilancia, con sus
respectivos anexos y otros que se soliciten.
 Mantener una supervisión continua de las operaciones contables de la oficina,
vigilar que los saldos del sistema informativos sean igual a los del registro
contable. De encontrar debilidades contables, tomar medidas correctivas
inmediatas. Evaluar en forma periódica al personal a su cargo, que a su vez serán
las personas encargadas de caja general.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 27/40
Fecha:
Aprobado por:
 Mantener el manual específico de funciones de contabilidad, organización y
sistematización contable, actualizado con instructivos internos, de normas de
contabilidad y disposiciones legales emitidas por el organismo de control.
 Ejercer el control presupuestario consolidado, sugerir reformas, ejecutar ajustes
aprobados por el Consejo de Administración y Gerencia.
 Supervisar y controlar a nivel institucional la elaboración de comprobantes
contables por ajustes de importancia, cuidando que todos estén debidamente
respaldados, autorizados y con la justificación respectiva.
 Controlar el inventario de activos de la institución, mantener actualizados sus
registros contables, responsabilizar de su custodia en forma individual al personal
de la cooperativa.
 Asesorar y vigilar los movimientos de caja general diariamente.
 Organizar, supervisar y controlar la planificación anual y mensual de actividades
de las actividades de las unidades operativas a su cargo.
 Proporcionar toda la información que soliciten los socios con respecto
al
funcionamiento de la cooperativa y la relación con cada uno de ellos.
 Las demás actividades ordenadas por sus superiores y que se relaciones con la
naturaleza de su trabajo.
 Mantener al día todas las obligaciones tributarias, con el SRI, pagar todos los
aporte mensuales al IESS a tiempo, realizar los depósitos al Banco.
 Realizar las adquisiciones de bienes o servicios, previa la autorización de quienes
corresponda en cada caso y de acuerdo a los reglamentos.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 28/40
Fecha:
Aprobado por:
COMPETENCIAS
Profesional
 Habilidades de comunicación y liderazgo,
 Habilidades de pensamiento estratégico y crítico,
 Enfoque en el cliente y el mercado,
 Interpretación de información convergente y,
 Ser adepto tecnológico
Personal
 Comunicativo y amigable
 Respetuosos con los que le rodean, fomentando el compañerismo.
 Poseer conciencia moral
REQUISITOS MÍNIMOS
 Título superior de Contador Público Autorizado
 Experiencia de tres años como contador en Instituciones que forman parte del
Sistema Financiero.
 Conocimientos amplios sobre Leyes Tributarias, de cooperativas y análisis
financieros
JEFE DE CRÉDITO
RELACIÓN JERÁRQUICA
-Reporta directamente a:
GERENCIA
-Ejerce Coordinación interna con:
Con el comité de créditos y las demás
Personas que laboran en la Cooperativa.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 29/40
Fecha:
Aprobado por:
MISIÓN DEL PUESTO
Dirigir y supervisar las actividades del área de crédito y cobranza además de realizar
todo tramite encaminado a conceder, recaudar y recuperar permanentemente la
cartera de crédito de la Cooperativa.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas por las leyes, reglamentos
internos en concordancia con los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, normas ecuatorianas e Internacionales de contabilidad
 Elaborar y legalizar con su firma las solicitudes de crédito, inspecciones e informes,
mantener un sistema de control que permita la generación de información confiable
y oportuna de cartera. Coordinar, revisar, validar y consolidad con toda la
información contable, la presentación de la información en forma razonable y
presentarlas mensualmente a gerencia, con sus respectivos anexos y otros que se
soliciten.
 Mantener una supervisión continua de las operaciones crediticias de la Cooperativa,
vigilar que los saldos del sistema informativos sean igual a los del registro contable.
de encontrar debilidades, tomar medidas correctivas inmediatas.
 Ejercer el control presupuestario consolidado, sugerir reformas, ajustes aprobados
por el Consejo de Administración y gerencia.
 Organizar, supervisar y controlar la planificación anual y mensual de actividades.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 30/40
Fecha:
Aprobado por:
 Brindar toda la información solicitada por los socios y clientes de la cooperativa en
lo que respecta a los trámites de créditos, renegociaciones, ampliaciones y encajes
correspondientes.
 Informar y acordinar con caja para los debidos desembolsos de créditos, una vez
que se haya cumplido todo el procedimiento establecido en los reglamentos.
 Realizar trabajos de entrega de comunicaciones, convocatorias y otros materiales
informativos de la CUC.
 Las demás actividades ordenadas por sus superiores y que se relaciones con la
naturaleza de su trabajo.
COMPETENCIAS
Profesional
 Liderazgo.
 Manejo de Recursos.
 Relaciones Interpersonales.
 Preocupación por el orden y la calidad.
 Orientación al logro.
 Juicio y toma de decisiones.
 Asertividad y firmeza.
 Planificación y organización.
 Pensamiento analítico.
Personal
 Alto grado de honestidad
 Paciente, respetuoso y amable
 Cordial
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 31/40
Fecha:
Aprobado por:
REQUISITOS MÍNIMOS
 Instrucción superior en Economía, administración o carreras afines
 Experiencia de por lo menos tres años en labores relacionadas con cartera de
crédito y recuperación de estos en Instituciones que forman parte del Sistema
Financiero.
 Conocimiento sobre Ley Tributaria, Ley del Sistema Financiero y Ley de
Cooperativas.
 Cursos de cobranzas y atención al cliente.
 Manejo de paquetes informáticos.
TÉCNICO EN SISTEMAS
RELACIÓN JERÁRQUICA
-Reporta directamente a:
Gerencia
-Ejerce Coordinación interna con:
Todas las demás unidades y personal de la
Cooperativa.
MISIÓN DEL PUESTO
Realizar actividades técnicas en el área de Informática en lo referente al uso y
manejo de información y comunicación, ejecutando las acciones correspondientes, a
fin de asegurar la operatividad de los recursos y servicios informáticos en la
Institución.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 32/40
Fecha:
Aprobado por:
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
PRINCIPAL. Supervisar y coordinar la ejecución de actividades relacionadas con el
análisis, desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, de acuerdo a los
requerimientos de la Cooperativa “Unión Cochapamba”.
 Dirigir y supervisar la formulación y evaluación del Plan Estratégico de
Tecnología de Información, proponiendo las políticas y normas referidas al
ámbito informático, coordinando y estableciendo las prioridades para su
ejecución.
 Proponer los estudios de factibilidad de los proyectos y requerimientos
informáticos.
 Supervisar el desarrollo y correcto funcionamiento de los sistemas informáticos,
verificando que cumplan las normas y estándares establecidos.
 Velar por la adecuada utilización, seguridad y conservación del software,
hardware e información de la Cooperativa, proponiendo las políticas informáticas
correspondientes
 Supervisar el control de las licencias de software de propiedad de la Cooperativa y
las actividades relacionadas con el soporte técnico y mantenimiento del software
instalado.
 Dirigir las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo, de los equipos de
cómputo del Cooperativa y supervisar el control de las garantías presentadas por los
proveedores de equipos.
 Supervisar el control de la actualización de los equipos y sistemas operativos y de
procesamiento automático de datos, recomendando modificaciones y ampliaciones
de los mismos.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 33/40
Fecha:
Aprobado por:
 Dirigir los mecanismos de comunicación informática de la Cooperativa.
 Supervisar el soporte, mantenimiento y monitoreo del cableado estructurado de
datos, circuito eléctrico y UPS de la Sede Central.
 Supervisar la administración de la base de datos de la corporativa, disponiendo las
medidas pertinentes para la estandarización, seguridad, respaldo y recuperación de
las bases de datos.
 Cumplir oportuna y eficazmente con los trabajos de procesamiento de Datos,
disponiendo para ello los controles de calidad y normas de seguridad
correspondiente.
COMPETENCIAS
Profesional
 Conocer los sistemas operativos de PC’s.
 Conocer diversos sistemas operativos para distintas plataformas
 Conocer diferentes administradores de bases de datos
 Conocer diferentes tipos de comunicaciones, en especial redes LAN y WAN
 Conocer herramientas de usuarios tanto de software libre como propietarias
 Conocer los requerimientos de seguridad en ambientes informáticos basados en red
y características de seguridad en las trasmisiones de información a nivel específico,
conjuntamente con las normas respectivas del organismo.
Personal
 Responsable y creativo de un ambiente amigable
 Tener dentro de su fortaleza confianza en sí mismo.
 Don de gente.
 Habilidad para proponer soluciones
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 34/40
Fecha:
Aprobado por:
REQUISITOS MÍNIMOS
 Título Universitario correspondiente a carreras de sistemas.
 Experiencia mínima de 3 años en soporte técnico con personal a cargo y/o 5 años
en soporte técnico de hardware, software y/o comunicaciones.
CAJERA
RELACIÓN JERÁRQUICA
-Reporta directamente a:
CONTADORA GENERAL
-Ejerce Coordinación interna con:
Todas las demás personas que laboran en la
Cooperativa.
MISIÓN DEL PUESTO
Atender eficientemente al público y socios, planificar, organizar y supervisar las
actividades del área de caja y custodiar los valores correspondientes a depósitos y
pagos de préstamos recaudados por la Cooperativa.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas por las leyes, reglamentos
internos en concordancia con los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, Normas Ecuatorianas e Internacionales de contabilidad.
 Elaborar y legalizar con su firma los comprobantes de depósito y retiros de ahorros,
pagos de créditos y desembolsos de créditos, Mantener un sistema de control que
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 35/40
Fecha:
Aprobado por:
permita la generación de información confiable y oportuna.
 Coordinar, revisar, validar y consolidad con toda la información contable, la
presentación de la información en forma razonable y presentarlas diariamente el
reporte de caja a contabilidad, con sus respectivos anexos y otros que se soliciten.
 Mantener una supervisión continua de las operaciones de la oficina, vigilar que los
saldos del sistema informativos sean igual a los del registro contable. De encontrar
debilidades, tomar medidas correctivas inmediatas.
 Ejercer el control presupuestario consolidado, sugerir reformas, ejecutar ajustes
aprobados por el Consejo de Administración y Gerencia.
 Supervisar y controlar los formularios de solicitud de crédito antes de realizar el
ingreso al sistema, cuidando que todos estén debidamente respaldados, autorizados
y con la justificación respectiva.
 Brindar toda la información a los socios y clientes de la cooperativa, en lo que
respecta a la apertura de libreas, estados de cuentas, hojas de pagos y de todo el
funcionamiento de la cooperativa.
 Las demás actividades ordenadas por sus superiores y que se relaciones con la
naturaleza de su trabajo.
 Efectuar
todos
los
pagos
y
recaudaciones,
correspondientes, de acuerdo a los reglamentos.
COMPETENCIAS
Profesional

Respeto a las Normas internas de la institución.

Trabajo bajo presión
Autorizado por:
previa
las
autorizaciones
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 36/40
Fecha:
Aprobado por:
Personal
 Alto grado de honestidad
 Excelente trato hacia las personas
 Paciente y de buen carácter.
REQUISITOS MÍNIMOS
 Título de bachiller o superior en contabilidad, administración o carreras afines
 Experiencia de dos años en funciones similares en cualquier institución financiera.
 Conocimiento y adiestramiento en manejo de dinero, atención al cliente.
 Manejo de paquetes informáticos.
AUXILIAR CONTABLE
RELACIÓN JERÁRQUICA
-Reporta directamente a:
Contador, Gerencia
-Ejerce Coordinación interna con:
Todas las demás unidades y personal de la
Cooperativa.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Pag. N° 37/40
Fecha:
Aprobado por:
MISIÓN DEL PUESTO
Recopilar, clasificar y registrar sistemáticamente los hechos económicos de acuerdo
a los principios contables, normas legales y tributarias las operaciones contables de
la cooperativa, con el fin de facilitar los controles, análisis y toma de decisiones.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
 Recepción de facturas y comprobantes de retención
 Mantener el archivo de proveedores
 Custodia y emisión de cheque en coordinación con la Gerencia Financiera.
 Conciliaciones bancarias.
 Manejo del libro de bancos.
 Manejo de papeletas de depósito y coordinación del depósito.
 Encargado del proceso de nómina que tiene que ver con el manejo de los ingresos,
descuentos, bonos de alimentación y seguros de asistencia médica, descuentos del
IESS y retenciones de impuestos de los empleados.
 Creación de carpetas de empleados para registro de cédulas, documentos del IESS,
contratos de trabajo, avisos de entrada, y cualquier otro documento relacionado con
el empleado.
 Elaboración de memos de permisos.
 Lleva el control de vacaciones y permisos, así como de días adicionales de trabajo.
Autorizado por:
Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
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COMPETENCIAS
Profesional
 Habilidades de comunicación y liderazgo,
 Habilidades de pensamiento estratégico y crítico,
 Enfoque en el cliente y el mercado,
 Interpretación de información convergente
Personal
 Poseer fuertes valores morales
 Sensible y colaborador
 Puntual y recatado.
REQUISITOS MÍNIMOS
 Bachiller o estudiantes universitario en contabilidad
 Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel
 Experiencia de dos años en el cargo o similares
 Conocimiento de Leyes Tributarias
AUXILIAR DE CRÉDITO
RELACIÓN JERÁRQUICA
-Reporta directamente a:
Jefe de Crédito, Gerencia
-Ejerce Coordinación interna con:
Con el comité de créditos y las demás
Personas que laboran en la Cooperativa
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MISIÓN DEL PUESTO
Asistir y colaborar a los analistas de crédito en los procesos de colocación, captación
y recuperación de los segmentos comerciales de crédito.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
 Brindar atención al afiliado.
 Promover los servicios financieros ofrecidos por la Cooperativa.
 Elaborar, procesar y analizar las solicitudes de créditos de los afiliados.
 Verificar la capacidad de pago que le asiste al afiliado, ponderando distintos
aspectos de la actividad que desarrolla, tales como el flujo de fondos disponibles,
la solvencia patrimonial, la calidad de la gestión así como elementos de juicio no
directamente vinculados a los negocios.
 Formalizar
con
los
afiliados
las
operaciones
previamente
aprobadas,
documentando las garantías correspondientes y transacciones realizadas.
 Brindar apoyo para desarrollar, organizar e impartir capacitación en riesgo
crediticio.
 Participar en reuniones del Comité de Créditos, cuando se le convoque.
 Elaborar, procesar y analizar los reportes de visitas post crédito a afiliados.
 Participar en equipos de cobranza cuando se implementen planes especiales de
cobro.
 Elaborar propuestas de nuevos productos financieros, factibles de desarrollar por
la Cooperativa.
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 Elaborar informes y planes de trabajo mensual y especial sobre determinados
financiamientos.
 Realizar aquellas funciones que le asigne su Jefe inmediato.
COMPETENCIAS
Profesional
 Relaciones Interpersonales.
 Preocupación por el orden y la calidad.
 Orientación al logro.
 Asertividad y firmeza.
 Planificación y organización.
 Habilidad de comunicación verbal y escrita.
 Pensamiento analítico
Personal
 Paciente y comprensivo
 Don de mando
 Don de gente
 Espíritu de ayuda
REQUISTOS MÍNIMOS
 Titulo de Tercer Nivel en Administración de Empresas o en Finanzas.
 Experiencia mínimo un año en instituciones financieras.
 Disponibilidad para Viajar.
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Doc. N° 01
MANUAL DE FUNCIONES
Elaborado por: Tclga. Verónica López
Fecha:
Aprobado por:
BIBLIOGRAFÍA
· RUÍZ, J. (2008) Manual de control interno para la cooperativa de ahorro y
crédito Unión el Lejido. Trabajo de Grado presentado como requisito parcial
para optar al Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA.
Universidad Técnica del Norte.
· MALDONADO, J. (2008) Manual del sistema de control interno del área
comercial de la Empresa Eléctrica Regional Norte S.A. Trabajo de Grado
presentado como requisito parcial para optar al Título de Ingeniero en
Contabilidad y Auditoría CPA. Universidad Técnica del Norte.
· NAVARRETE, M. (2007) Manual de control interno para la gestión
administrativa financiera de de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Santa
Anita Ltda. del Cantón Cotacachi Provincia de Imbabura. Trabajo de Grado
presentado como requisito parcial para optar al Título de Ingeniera en
Contabilidad y Auditoría CPA. Universidad Técnica del Norte.
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ANEXO N° 4
GUIA DE ENTREVISTA N°1
ENTREVISTADO Sr. Flandes Ibarra:
Gerente General
ENTREVISTADOR: Verónica López
LUGAR: Cooperativa unión Cochapamba en la ciudad de Ibarra
FECHA: 24/10/2011
HORA. 9H00 am
OBJETIVO: determinar la situación actual del manejo de recursos económicos en la
cooperativa “Unión Cochapamba”.
12. Cuanto tiempo se encuentra al frente de la Cooperativa...
13. Están bien identificados los diferentes procesos de la institución
14. Se encuentran normadas los procedimientos a seguir.
15. Los trabajadores conocen los objetivos a corto y largo plazo de la institución
16. Las diferentes planificaciones son realizadas con la intervención de todos los
departamentos.
17. Están definidos todas las normativas que tiene el uso y manejo de los recursos
económicos dentro de la institución
18. Se han realizado auditorias en periodos anteriores….de ser así… los resultados se han
considerado para futuras planificaciones.
19. Están bien definidas las funciones de los trabajadores.
20. Están establecidos indicadores para evaluar periódicamente la gestión de la empresa.
21. Los funcionarios son evaluados en función de actividades o de objetivos.
22. Que personas están capacitadas para autorizar desembolsos en el caso de préstamos o
cantidades de dinero significativas de la empresa.
GUIA DE ENTREVISTA N° 2
ENTREVISTADO Sra.
Contadora
ENTREVISTADOR: Verónica López
LUGAR: Cooperativa unión Cochapamba en la ciudad de Ibarra
FECHA: 24/10/2011
HORA. 09H30 am
OBJETIVO: conocer el manejo de recursos a través de la contabilización
11. Cuanto tiempo de encuentra colaborando con la institución.
12. Dentro de sus funciones Ud. Clasifica, analiza e interpreta la información financiera
de la cooperativa...como lo hace…
13. Prepara y presenta informes de la situación financiera de la cooperativa para entes de
control...
14. Asesora a la gerencia en asuntos relacionados con su cargo en materia de control
interno…
15. Asesora a loa asociados en materia crediticia cuando sea requerido...
16. Realiza su trabajo de acuerdo a la técnica contable...
17. Prepara y presenta declaraciones tributarias correspondientes…cuales...
18. Cuáles son los principales inconvenientes que se presenta al momento de realizar la
contabilización...
19. Revisa la documentación de soporte de las cuentas por pagar...
20. Colabora con la revisión, modificación e implantación de nuevos sistemas y
procedimientos contables…
GUIA DE ENTREVISTA N° 3
ENTREVISTADO Sr.
Jefe de Crédito
ENTREVISTADOR: Verónica López
LUGAR: Cooperativa unión Cochapamba en la ciudad de Ibarra
FECHA: 24/10/2011
HORA. 10H00 am
OBJETIVO: conocer el manejo de recursos económicos en el departamento de crédito.
10. Cuanto tiempo se encuentra ejerciendo este cargo.
11. Cuál es el procedimiento para el otorgamiento de préstamos.
12. Se evalúa la situación económica del cliente antes de aprobar un crédito.
13. Considera Ud. que la gestión de cobranza es la adecuada… existe alta cartera vencida.
14. Entrega o presenta informe a gerencia referente a créditos solicitados, montos,
aprobación o rechazo……en que periodos…..cual es el monto máximo
15. Se efectúa control interno en el departamento….como lo hace
16. Realiza el arqueo de documentos para establecer la exactitud de las cifras de las
cuentas de cada cliente
17. Las políticas de crédito están acorde a las necesidades de la cooperativa
18. Como se relaciona este departamento con las otras instancias con respecto al manejo
de información financiera.
GUIA DE ENTREVISTA N° 4
ENTREVISTADO Srta. Anita Ramírez
Cajera
ENTREVISTADOR: Verónica López
LUGAR: Cooperativa unión Cochapamba en la ciudad de Ibarra
FECHA: 24/10/2011
HORA. 10H30 am
OBJETIVO: conocer el movimiento del recurso económico.
10. Cuanto tiempo ejerce como cajera.
11. Ud. es la encargada de la recaudación de los préstamos… como lo hace...
12. Mantiene un registro diario de los pagos de clientes
13. Como prepara el reporte de caja…cada cuanto lo realiza
14. Realiza conciliaciones del total de pagos que efectúan los clientes
15. Que tipos de control utiliza
16. Cuando hay faltantes en caja cual es la solución a seguir
17. Quien supervisa su trabajo
18. Considera Ud. que la recuperación de créditos se hace de manera eficiente.
19. Cuáles son los principales inconvenientes al momento de recaudar los créditos.
ANEXO N° 5
GUÍA DE OBSERVACIÓN
DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y “CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA”
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO
GUÍA DE OBSERVACIÓN
LUGAR:COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO
“UNIÓN COCHAPAMBA”
PERSONAS ENCARGADAS:
TECNÓLOGA: VERÓNICA LÓPEZ
FECHA: JUNIO 2012
PROBLEMA: ¿Cómo optimizar los recursos
económico-financieros de la Cooperativa “Unión
Cochapamba”?
ASPECTOS OBSERVADOS:
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