UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, C.P.A TÍTULO: MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LOS RECURSOS ECONÓMICO FINANCIEROS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA EN LA CIUDAD DE IBARRA. AUTORA: Verónica López ASESORA: Dra. Germania Arciniegas, MsC. Ibarra – Ecuador CERTIFICADO DEL ASESOR En calidad de asesor del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis cuyo título es, “MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LOS RECURSOS ECONÓMICO FINANCIEROS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA EN LA CIUDAD DE IBARRA ”. Fue elaborado por la estudiante VERÓNICA DEL ROCÍO LÓPEZ VARELA del 9no nivel de Contabilidad y Auditoría y cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación. Atentamente, __________________________ Dra. Germania Arciniegas, MsC. ASESOR II DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS Ante las Autoridades de la UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” declaro que el contenido de la tesis cuyo título es, “MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LOS RECURSOS ECONÓMICO FINANCIEROS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA EN LA CIUDAD DE IBARRA”, presentada como requisito de graduación para obtener el título de Ingeniera en Contabilidad Superior Auditoría y Finanzas C.P.A. Atentamente, Tclga. Verónica López 1002683827 III DEDICATORIA 31/07/1985-04/04/2010 Este trabajo lo dedico a quien estará Por siempre en mi corazón, A quien con su ejemplo y consejos Supo inspirar en mí el deseo De luchar y conseguir mis sueños. A pesar de su ausencia sigue En mí el Amor de siempre, Nunca te olvidare Querido ñaño, Este trabajo te lo dedico a ti Gustavito López. IV AGRADECIMIENTO De manera incondicional a Dios, quien con su infinito amor me ha dado la sabiduría necesaria para culminar con éxitos este trabajo. A mis padres quienes con su amor y apoyo económico me dieron la fortaleza para alcanzar mis metas. A mi hija, que además de ser lo más importante en mi vida es el motivo por el cual nunca dejare de luchar por su bienestar y felicidad. A mi hermana, quien con su ánimo y optimismo me dio fortaleza para seguir cuando el temor se hizo presente. De manera especial a mí amado esposo Javi, por estar a mi lado dándome valor para continuar siempre adelante en mi vida profesional, además fue quien me enseño que la paciencia y tolerancia es el mejor camino hacia el éxito. A mis licenciados, principalmente Dra. Germania Arciniegas, quienes me transmitieron los conocimientos y guía necesaria para desarrollar este trabajo. Y demás amigos quienes me alentaron y apoyaron en todo momento. V ÍNDICE GENERAL CERTIFICADO DEL ASESOR II DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS III DEDICATORIA IV AGRADECIMIENTO V ÍNDICE GENERAL VI ÍNDICE DE CUADROS VII ÍNDICE DE GRÁFICOS VIII ÍNDICE DE FLUJOGRAMAS IX ÍNDICE DE MATRICES DE RIESGO X RESUMEN EJECUTIVO XI INTRODUCCIÓN XII CAPÍTULO I. EL PROBLEMA 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1 1.1.1. Formulación del problema 2 1.1.2. Delimitación del problema 2 1.1.3. Identificación de la línea de investigación 2 1.2 OBJETIVOS 3 1.2.1. Objetivo General 3 1.2.2. Objetivo Específico 3 1.3 JUSTIFICACIÓN 3 CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO 2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS 5 2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 6 2.2.1. Proceso Contable 6 2.2.1.1 Definición 6 2.2.1.2 Objetivo 7 2.2.1.3 Ciclo del Proceso Contable 8 2.2.2. Sistema Financiero 9 2.2.2.1 Clasificación del Sistema Financiero 10 2.2.3. Manual 12 2.2.3.1 Definición 12 2.2.3.2 Clasificación de los Manuales 12 VI 2.2.3.3 Objetivo de los Manuales 13 2.2.3.4 Contenido de los Manuales 14 2.2.4. Control 14 2.2.4.1 Definición 14 2.2.4.2 Importancia del Control 15 2.2.4.3 Proceso del Control 16 2.2.4.4 Tipos de Control 16 2.2.5. Control Interno 17 2.2.5.1 Definición 17 2.2.5.2 Objetivo del Control Interno 18 2.2.5.3 Principios del Control Interno 19 2.2.5.4 Componentes del Control Interno 21 2.2.6. Métodos de Evaluación del Control Interno 26 2.2.6.1 Método Descriptivo 26 2.2.6.2 Método de Cuestionarios 26 2.2.6.3 Diagramas de Flujo 27 2.2.6.4 Tipos de Flujogramas 27 2.2.6.5 Símbolos utilizados en el Flujograma 29 2.2.7. Manual de Control Interno 30 2.2.7.1 Definición 30 2.2.8. Recursos 30 2.2.8.1 Tipos de Recursos 31 2.2.8.2 Control de Recursos Económicos 33 2.3 IDEA A DEFENDER 35 CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO 3.1 MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN 36 3.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN 36 3.2.1. Aplicada 36 3.2.2. De campo 36 3.2.3. Bibliográfica 37 3.2.4. De acción 37 3.2.5. Descriptiva 37 3.2.6. Explicativa 38 3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA 38 3.4 MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS 38 3.4.1. Métodos 38 3.4.1.1 Inductivo – deductivo 39 3.4.1.2 Analítico-sintético 39 3.4.1.3 Histórico-lógico 39 3.4.1.4 Descriptivo- sistémico 39 3.4.2. Técnicas 40 3.4.2.1 Observación Directa 40 3.4.2.2 Entrevistas 40 3.4.2.3 Instrumentos de la Investigación 40 3.5 INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS 40 3.5.1. Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista al Gerente General de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” 3.5.2. 40 Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista al Jefe de Créditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” 3.5.3. 41 Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista a la Contadora de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” 3.5.4. 42 Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista a la Cajera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” 3.6 43 CONCLUSIONES TEÓRICO-METODOLÓGICAS DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO 44 CAPÍTULO IV. MARCO PROPOSITIVO 4.1 TEMA 46 4.1.1 Manual de Control Interno para optimizar los recursos económico financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito "Unión Cochapamba" en la ciudad de Ibarra 46 4.1.2 Objetivos del Tema 46 4.1.3 Alcance 47 4.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA 4.2.1 Análisis de Impactos 108 4.3 VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA 112 CONCLUSIONES 47 113 RECOMENDACIONES 114 BIBLIOGRAFÍA 115 LINCOGRAFÍA 120 ANEXOS 121 ÍNDICE DE CUADROS N° DETALLE PAG. 1 Clasificación del Sistema Financiero 10 2 Clasificación de los Manuales 12 3 Tipos de Control 16 4 Principios de Control Interno 19 5 Componentes del Control Interno 21 6 Tipos de Recursos 31 7 Población de empleados de la Cooperativa “Unión Cochapamba” 38 8 Identificación de procesos de la Cooperativa “Unión Cochapamba” 60 9 Servicios Financieros de la Cooperativa “Unión Cochapamba” 60 10 Proceso 1 Recepción de Requerimientos 64 11 Proceso 2 Aprobación de Estados Financieros 65 12 Proceso 3 Ejecución de la Resolución del Consejo Administrativo 66 13 Proceso 4 Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto Anual 67 14 Proceso 5 Adquisición de Bienes 68 15 Proceso 6 Solicitud de Crédito 70 16 Proceso 7 Entrega de créditos de acuerdo a la Acta de Aprobación 71 17 Proceso 8 Control de Crédito 72 18 Proceso 9 Cobranza Extrajudicial 73 19 Proceso 10 Registro de movimientos económicos en el Sistema Contable 74 20 Proceso 11 Elaboración y presentación de Estados Financieros a Entes de control 75 21 Proceso 12 Arqueo de Caja 76 22 Proceso 13 Pagos con caja chica 77 23 Proceso 14 Reposición de fondos de Caja Chica 78 24 Proceso 15 Pago de Obligaciones Tributarias 79 25 Proceso 16 Conciliación Bancaria 80 26 Proceso 17 Apertura de Cuenta de Ahorro 81 27 Proceso 18 Depósito en Cuenta de Ahorro 82 28 Proceso 19 Retiro de Cuenta de Ahorro 83 29 Proceso 20 Acreditación de Sueldos 84 VII 30 Proceso 21 Cierre de Cuenta 85 31 Proceso 22 Pago de Sueldos 86 32 Categoría de Eventos 90 33 Cálculo del Monto de Recuperación 108 34 Montos de Crédito 108 35 Flujo de Efectivo de Recuperación de Créditos 109 ÍNDICE DE GRÁFICOS N° DETALLE PAG. 1 Etapas del Ciclo Contable 8 2 Proceso del Control 16 3 Simbología utilizada en el Flujograma 29 4 Cartera de Créditos de la Cooperativa “Unión Cochapamba” 42 5 Organigrama estructural de la Cooperativa “Unión Cochapamba” 57 6 Organigrama funcional de la Cooperativa “Unión Cochapamba” 58 7 Organigrama funcional propuesto 59 VIII ÍNDICE DE FLUJOGRAMAS N° DETALLE PAG. 1 Recepción de Requerimientos 64 2 Aprobación de Estados Financieros 65 3 Ejecución de la Resolución del Consejo Administrativo 66 4 Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto Anual 67 5 Adquisición de Bienes 69 6 Solicitud de Crédito 70 7 Entrega de créditos de acuerdo a la Acta de Aprobación 71 8 Control de Crédito 72 9 Cobranza Extrajudicial 73 10 Registro de movimientos económicos en el Sistema Contable 74 11 Elaboración y presentación de Estados Financieros a Entes de control 75 12 Arqueo de Caja 76 13 Pagos con Caja Chica 77 14 Reposición de fondos de Caja Chica 78 15 Pago de Obligaciones Tributarias 79 16 Conciliación Bancaria 80 17 Apertura de Cuenta de Ahorro 81 18 Depósito en Cuenta de Ahorro 82 19 Retiro de Cuenta de Ahorro 83 20 Acreditación de Sueldos 84 21 Cierre de Cuenta 85 22 Pago de Sueldos 87 IX ÍNDICE DE MATRICES DE RIESGO N° DETALLE PAG. 1 Ejemplo de Matriz de Riesgo 93 2 Proceso 1 Recepción de Requerimientos 94 3 Proceso 2 Aprobación de Estados Financieros 94 4 Proceso 3 Ejecución de la Resolución del Consejo Administrativo 94 5 Proceso 4 Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto Anual 95 6 Proceso 5 Adquisición de Bienes 95 7 Proceso 6 Solicitud de Crédito 95 8 Proceso 7 Entrega de Créditos de acuerdo a la Acta de Aprobación 96 9 Proceso 8 Control de Crédito 96 10 Proceso 9 Cobranza Extrajudicial 96 11 97 13 Proceso 10 Registro de movimientos económicos en el Sistema Contable Proceso 11 Elaboración y presentación de Estados Financieros a entes de control Proceso 12 Arqueo de Caja 14 Proceso 13 Pagos con Caja Chica 98 15 Proceso 14 Reposición de fondos de Caja Chica 98 16 Proceso 15 Pago de Obligaciones Tributarias 98 17 Proceso 16 Conciliación Bancaria 99 18 Proceso 17 Apertura de Cuenta de Ahorro 99 19 Proceso 18 Depósito en Cuenta de Ahorro 99 20 Proceso 19 Retiro de Cuenta de Ahorro 100 21 Proceso 20 Acreditación de Sueldos 100 22 Proceso 21 Cierre de Cuenta 100 23 Proceso 22 Pago de Sueldos 101 24 Matriz de Control General por Proceso 101 25 Matriz de Seguimiento 107 12 X 97 97 RESUMEN EJECUTIVO El presente trabajo investigativo tiene como prioridad la optimización de los recursos económico financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” para lo cual se hizo necesario dividir la ejecución investigativa en capítulos que cumplieron una función específica y oportuna para proveer la información necesaria para su estructuración. El primer capítulo, mediante un diagnóstico se pudo evidenciar ciertos problemas en la entidad: ¿Cómo optimizar los recursos económico-financieros de la Cooperativa “Unión Cochapamba”? además se analizó algunas alternativas de solución como: Diseñar un manual de control interno para optimizar los recursos económicos financieros de la Cooperativa “Unión Cochapamba” debido a que los controles son útiles y necesarios para la consecución de objetivos, optimización de recursos y garantizar la efectividad de las operaciones contribuyendo al mejoramiento institucional de la cooperativa. El segundo capítulo, contiene antecedentes investigativos donde se pudo demostrar la originalidad del presente trabajo investigativo y las bases teóricas donde se citó los fundamentos científicos del control interno, componentes, recursos empresariales entre otros, por medio de una serie de fuentes bibliográficas, enfocados a obtener una información técnica para el desarrollo de la propuesta. El tercer capítulo, contiene la metodología de la investigación considerando a la entrevista como el principal instrumento de recopilación de fuentes primarias, con el que se pudo conocer el desarrollo de las actividades de la cooperativa y control en los procesos operativos. El cuarto capítulo, presenta el direccionamiento técnico necesarias para la aplicación e implementación del control interno en los procesos operativos de manera clara y ordenada, mismos que considera una visión del control a nivel organizacional, sirviendo estratégicamente como herramienta para la toma de decisiones aportando con una mejor orientación sobre la optimización de recursos económico financieros de la Cooperativa. XI EXECUTIVE SUMMARY This research work has as main goal the development of an Internal Control Manual to optimize financial economic resources of the Cooperative Savings and Credit “Unión Cochapamba” for which it was necessary to divide the implementation research into chapters that met a specific function and to provide timely information to its structure. The first chapter, by a certain diagnosis was evident in the state problems: How to optimize the economic and financial resources of the Cooperative “Unión Cochapamba”? Further analyzed as some alternative solutions: Design an internal control manual to optimize financial economic resources of the Cooperative “Unión Cochapamba” because the controls are useful and necessary for the achievement of objectives, resource optimization and will guarantee the effectiveness operations contributing to institutional improvement of the cooperative. The second chapter contains background research which could demonstrate the originality of this work and the theoretical research which cited the scientific basis of internal control components, enterprise resource among others, through a series of bibliographical sources, aimed at obtaining technical information for the development of the proposal. The third chapter contains the research methodology considering the interview as the main instrument of collection of primary sources with which you could see the development of the cooperative activities and control processes. The fourth chapter presents the necessary technical routing for the application and implementation of internal control in business processes in a clear and orderly, who considers themselves a vision of organizational control, serving as a tool for strategic decision making by providing a better guidance on the optimization of financial economic resources of the Cooperative. INTRODUCCIÓN En la Cooperativa de Ahorro y Crédito Unión Cochapamba se ha observado que el manejo de los recursos económicos no son los adecuados, debido a que el control interno no se manifiesta de forma acertada; por lo cual la investigación se centra en la elaboración de un manual de control interno que optimice el manejo de recursos económicos proporcionando con este una herramienta de control financiero, el cual se pone a disposición de la alta dirección. El Control Interno constituye una guía general orientada a promover una adecuada administración de los recursos económicos y a determinar el correcto funcionamiento de la entidad, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economía en la gestión institucional. Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad razonable, para que la entidad pueda lograr los objetivos específicos que se trazaron; teniendo un soporte técnico en principios administrativos, disposiciones legales y normativa técnica pertinente y actual. Toda organización, que tiene una orientación clara en el futuro requiere de un mejoramiento continuo que le permita estar acorde a las tendencias del mercado, manteniendo un adecuado control de los recursos materiales, financieros y de talento humano; así como también tener información clara, precisa y oportuna que permita a la alta dirección la toma de decisiones, por esta razón todos los integrantes de la organización son responsables directos de la aplicación, evaluación y modificación del control interno en cada una de las áreas de la institución. XII CAPÍTULO I. EL PROBLEMA 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” empieza sus operaciones en enero del 2000 al servicio de las comunidades de la zona de Cochapamba. Actualmente está ubicada en la comunidad Chaupi Guarangui cantón Ibarra en la provincia de Imbabura, cuenta con una sucursal ubicada en la ciudad de Ibarra en la avenida Eugenio Espejo 10-114 y Ricardo Sánchez frente al colegio 4 de Julio. Esta institución se dedica a la prestación de servicios financieros como préstamos y captación de dinero en cuentas de ahorro; contribuyendo con los socios para la formación de microempresas. A pesar de disponer de talento humano, tecnología e infraestructura, existen falencias en cuanto al manejo de recursos económicos y de acuerdo al criterio del Sr. Flandes Ibarra Gerente General de la cooperativa se conoce de la inexistencia de un manual de control interno, que contenga los parámetros para un manejo adecuado, por lo que no se dispone de herramientas de control y evaluación en los procesos, estos aspectos están manifestados en la falta de control en los gastos que ha llevado a que se realice adquisiciones innecesarias sin seguir un debido procedimiento, ni apoyados en los correspondientes filtros de control; de igual manera en los créditos ya que existe dificultad en su recuperación, puesto a que no se ha dado cumplimiento a las políticas o en su defecto no se han esta establecido normas claras que de alguna manera defina las obligaciones de los clientes con la cooperativa, lo que ha conducido a la presencia de cartera vencida. Otro factor que ha contribuido al inadecuado manejo de recursos económicos, es el desconocimiento de la gestión financiera por parte del personal ya que no todos son idóneos y no están de acuerdo al perfil profesional que necesita una institución de esta índole, lo que ha 1 causado que los recursos económicos no sean aprovechados en forma eficiente, provocando que la rentabilidad no sea la esperada. Estos factores, ocasionan que los informes financieros no sean oportunos y en algunos casos incompletos e irreales, además de que se estructura el presupuesto inapropiadamente puesto a que no se cuenta con información confiable la cual puede variar de un momento a otro, además de que los gastos no son justificados en su totalidad (compras, viáticos entre otros) y las proyecciones tengan un margen de error considerable por lo que no se tiene certeza de que los créditos otorgados puedan ser recuperados en las tasas, plazos y condiciones establecidos. Estas proyecciones son realizadas por el gerente y contadora con la finalidad de tener un control del efectivo de la cooperativa, pero lamentablemente no se consideran ciertos hechos lo que provoca des concordancia de la información real, por lo que la toma de decisiones apoyadas en este tipo de informes afectan el rendimiento financiero de la Cooperativa. 1.1.1. Formulación del problema ¿Cómo optimizar los recursos económico-financieros de la Cooperativa “Unión Cochapamba”?. 1.1.2. Delimitación del problema Objeto de Estudio: Proceso de Auditoría Campo de acción: Control Interno Lugar: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba “en la ciudad de Ibarra. Tiempo: año 2011 1.1.3. Identificación de la línea de investigación Administración Estratégica 2 1.2 OBJETIVOS 1.2.1. Objetivo General Diseñar un manual de control interno para optimizar los recursos económicos financieros de la Cooperativa “Unión Cochapamba”. 1.2.2. Objetivo Específico Fundamentar teóricamente el manual de control interno y los recursos económicos financieros. Diagnosticar la situación actual del manejo de los recursos económico financieros en la Cooperativa Unión Cochapamba. Elaborar formatos de control interno. Establecer los indicadores que permitan medir el uso de los recursos económicos. Validar la propuesta a través de la opinión de expertos. 1.3 JUSTIFICACIÓN Debido a que los controles internos son útiles y necesarios para la consecución de objetivos, detección de fraudes, corrección de errores financieros, optimización de recursos, entre otros cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control interno que garanticen la efectividad de las operaciones y contribuya al mejoramiento institucional. La presente investigación cuenta con el apoyo total de la institución y de las respectivas autoridades, quienes dieron apertura a la realización de este tipo de trabajo y facilitaron la información necesaria, demostrando preocupación por su institución y abiertos a nuevas ideas, a más de que se cuenta con los recursos necesarios para el desarrollo de la misma. Además se cuenta con la información y orientación suficiente que permita considerar los aspectos básicos que se apeguen a la institución que obviamente permita estructurar un 3 manual adecuado para el desarrollo efectivo de las diferentes operaciones que maneja la cooperativa. Esta investigación es factible puesto, a que es de interés y requerimiento institucional y con esta se pretende contribuir al progreso continuo y al mejoramiento del manejo económico financiero. 4 CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO 2.1 ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS Como antecedentes a la investigación, se ha determinado que existen varios trabajos sobre temas relacionados con la banca. En la Escuela de Negocios y Comercio Internacional ENCI de la Pontificia Universidad Católica de la ciudad de Ibarra se pudo evidenciar que existen trabajos relacionados con el tema de investigación. Sin embargo el objeto y el campo de acción son diferentes; a continuación se detallan los temas que tienen relación con la investigación: a) Dirección y aplicación de un Sistema de Control Interno que abarque: manual de funciones, estructuras contables, políticas de crédito y políticas de recuperación de cartera en la corporación de desarrollo productivo de las comunidades de Imbabura “CORDESPRO-INTAG” cuyo énfasis es mejorar el funcionamiento y eficiencia financiera a través de la elaboración y presentación oportuna de estados financieros más no la aplicación de control interno en procesos hacia la optimización de recursos financieros. Autores: LOPEZ, María, REA, Nancy, 2008 b) Diseño de un manual de control interno y procedimientos para las áreas administrativa financiera, contable y tributaria en la empresa ABROS CORPORATION de la ciudad de Quito, enfocado al cumplimiento de objetivos a corto, mediano y largo plazo sin mencionar la evaluación de riesgos a través de matrices de control. Autores: MARTINEZ, Jimena, MOROCHO, Ana, 2008 c) Elaboración de un manual de políticas y procedimientos de control interno financiero y contable para la PUCE-I donde su objetivo es mejorar los procesos exclusivamente del área de Dirección Financiera. Autores: MIRANDA, Luz, VACA, Silvia, 2002 5 Cabe señalar la originalidad del presente trabajo investigativo ya que no se encontró antecedentes de otro, con similares características y componentes presentado a esta cooperativa, por lo tanto la investigación es única porque se basa en las necesidades de la institución. 2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 2.2.1. Proceso Contable 2.2.1.1 Definición “Se denomina Proceso Contable al conjunto de registros contables efectuados en los diferentes libros de contabilidad con origen en la operación que realiza la empresa y que afecta a su patrimonio empresarial en un ejercicio económico” (Escobar L y Tamayo E, 2008, p. 79) “Es el proceso metodológico de caución o acumulativo de todos las transacciones que realiza la empresa durante el ejercicio contable de acuerdo a las normas del país” (Fierro Ángel, 2011, p.278) Bustar, Gonzales y Pérez (2011) afirma: “Los ciclos contables registran y analizan los hechos económicos por periodos de igual duración” (p. 238) En este sentido el proceso contable además de facilitar el análisis e interpretación de la parte financiera de la empresa elabora estados financieros cuyos resultados se transfieren de un periodo a otro mediante la consecución de etapas ya definidas que permiten al final de un periodo conocer la situación real en términos monetarios, además que constituye una 6 herramienta que vincula información para identificar cambios o desviaciones que pueden afectar a los resultados financieros. 2.2.1.2 Objetivo Rey (2009) argumenta que es resumir en términos monetarios las transacciones que realiza la empresa a través de técnicas de registro y clasificación. Por lo tanto el objetivo del proceso contable resume la actividad financiera e informa a los directivos y demás interesados el estado actual de la organización en términos cuantitativos, proporcionando así información confiable y detalla de fácil entendimiento para todas las áreas de la empresa, determinando de esta manera la liquidez y capacidad operativa, evitando la disipación de recursos favoreciendo a la toma de decisiones; factor que define las acciones a emprender y que permitirá realizar un análisis de valor global de la empresa tanto de manera interna como su posición frente a otras de iguales características; todo esto sintetizado en los estados financieros. 7 2.2.1.3 Ciclo del Proceso Contable ETAPAS DEL CICLO CONTABLE Gráfico N°1 · · · · · · · · · DOCUMENTOS FUENTE Prueba evidente con soportes Requiere análisis Se archiva cronológicamente LIBRO DIARIO Registro inicial Requiere criterio y orden Se presenta como asiento LIBRO MAYOR Clasifica valores y obtiene saldos de cuentas Requiere criterio y orden Brinda idea del estado de cada cuenta AJUSTES · Actualiza y depura saldos · Permite presentar saldos razonables BALANCES · Resumen significativo · Valida el cumplimiento de normas y concepto de general aceptacion ESTADOS FINANCIEROS · FINANCIEROS · ECONOMICOS FUENTE: Zapata Pedro, 2011, Contabilidad General con base a NIIF, 7ª ed., Colombia: McGraw-Hill; Sinisterra, G., Polanco, L., Henao, M., 2011, Contabilidad, 6ª ed., Colombia: McGraw-Hill ELABORADO: LA AUTORA El ciclo contable determina los pasos a ejecutarse al iniciar con una actividad económica, es decir muestra el punto de partida y organización de la información contable a través de documentos, transacciones y estados financieros con la finalidad de reflejar el estado actual de la empresa en cualquier momento. 8 Por lo tanto esta secuencia de pasos debe estar bien interpretado ya que se trata de un mecanismo repetitivo a los largo del giro del negocio, en donde transacciones implícitas en periodos anteriores pueden afectar a la contabilidad adecuada en periodos actuales, por lo que es prioridad del contador transferir, resumir y depurar la información contable a fin de que se presente estados financieros claros y reales al final de un periodo económico. 2.2.2. Sistema Financiero “Constituye uno de los sectores más importantes de la economía que provee servicios de pagos, movilizar el ahorro y asignar el crédito e intercambiar los riesgos resultantes de esas operaciones” (Chiriboga, 2010, p. 6) “Es un mecanismo que reúne a vendedores y compradores de instrumentos financieros, el cual facilita las transacciones a través de sus sistemas” (Curt y Tarradella, 2010, p.3) El Sistema Financiero se lo considera como parte de la economía que moviliza recursos financieros a través de servicios e intercambios comerciales los cuales consisten en disponer de instituciones de derecho público o privado en donde el dinero es ahorrado o es concedido en préstamos, canalizando el dinero en inversiones productivas a quienes desean emprender en este tipo de proyectos y cuyos intermediarios se encuentran autorizados por la Superintendencia de Bancos y Seguros y demás entes de control, para la correcta disponibilidad de recursos económicos en los correspondientes mercados financieros en los tiempos y normativa vigente. 9 2.2.2.1 Clasificación del Sistema Financiero CLASIFICACIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO Cuadro N°1 SISTEMA FINANCIERO FORMAL SISTEMA FINANCIERO INFORMAL Ley General de Instituciones del Sistema Ley General de Instituciones Financiero y Superintendencia de Bancos y Ley de Cooperativas Seguros Ministerio de Bienestar Social 1.-Bancos.- trasladan recursos para financiar inversiones. Organizaciones no Gubernamentales 2.-Compañias de seguros.- emiten pólizas de seguros e indemnizaciones en caso de que ocurra 1.-ONGs.- otorgan crédito a grupos de el evento. beneficiarios (asociaciones y 3.-Cooperativas de ahorro y crédito.- de derecho cooperativas) privado, realizan actividades de trabajo de beneficio social o colectivo 4.-Sociedad Financiera.- pueden realizar las Cooperativas de Ahorro y Crédito operaciones financieras facultadas a los bancos 2.-CACs.- captan el ahorro del pequeño agricultor, son flexibles y en las leyes que los rigen 5.-Mutualistas.- captan ahorros, del público para de autonomía relativa. otorgar créditos dirigidos especialmente para financiar vivienda. 6.-Emisoras de tarjetas de crédito.- suministran 2.1 CACs abiertas.- cuentas con financiación inmediata y rápida para realizar muchos socios y activos importantes, no superiores a los 20000 salarios compras. 7.-Almaceneras generales de depósitos.- vitales. almacenan productos en bodegas adecuadas, servicio por el cual cobra una comisión. 8.-Instituto Ecuatoriano de Crédito Educativos y Becas.- dedicada a invertir en la formación del 2.1 CACs cerradas.- cuentan grupos determinados de socios. talento humano ecuatoriano FUENTE: Chiriboga Luis, (2010), Sistema Financiero, Ecuador: Publigráficas Jokama. ELABORADO POR: La Autora 10 El Sistema Financiero está formado por el conjunto de organismos establecidos de acuerdo a la Ley General de Instituciones y supervisados por órganos de control, que ofrecen servicios con una amplia gama de paquetes financieros, y en donde se administran recursos económicos mediantes movimientos de ahorro y crédito, dando garantía a sus clientes salvaguardando sus intereses; algunas instituciones proveen beneficio social en proyectos de desarrollo de sectores vulnerables, motivando el emprendimiento, acrecentando la credibilidad de sus socios y del público en general que de una u otra manera se vincula con este tipo de instituciones, por otro lado las Instituciones informales al no estar reguladas por entes de control no están fiscalizadas y responde al código de comercio por ser sociedades mercantiles y generalmente son anónimas, tienen por finalidad el desarrollo social y económico de sectores agrícolas a través del financiamiento para aquellos agricultores que desean mejorar su situación económica a través de cooperativas de ahorro y crédito mediante préstamos a tasas y plazos accesibles, las mismas que están regidas por la ley de Cooperativas y por el Ministerio de Inclusión Económica y Social Ecuatoriano. Los órganos reguladores son instituciones de control y vigilancia del sector financiero cuya función es velar por el manejo y administración de recursos económicos apegados a las leyes y normativas vigentes, para que de esta manera las instituciones financieras presten un servicio óptimo que garantice a sus clientes transacciones oportunas minimizando riesgos, de tal manera la regulación financiera llegue a todos los mercados financieros vigilando así la solvencia de las entidades a su cargo dando protección a sus usuarios. 11 2.2.3. Manual 2.2.3.1 Definición “Se entiende por manual el material escrito en forma sistemática que muestra las diversas actividades que deben cumplirse por los recursos humanos de una organización y la forma en que deben realizarse estas actividades, tanto en forma conjunta como separada ” (De la Mora Maurice, 2010, p. 127) Es un documento que contiene las directrices necesarias para coordinar y dirigir un área en especial o a toda la empresa sirviendo como apoyo a instituciones en la solución y detección de riesgos, proporcionando procedimientos adecuados frente a las necesidades encontradas en la consecución de objetivos, haciendo que se trabaje eficientemente, facilitando el desarrollo de las funciones administrativas y operativas ya que se trata de un instrumento de comunicación y control minimizando desviaciones con la información o procesos que se trate. 2.2.3.2 Clasificación de los Manuales CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES Cuadro N°2 POR SU ÁREA POR SU CONTENIDO Manual de organización.- describe en forma global las General.- cuando abarca por actividades, objetivos y responsables de la ejecución. uno o más entidades. Manual de políticas.- contiene los principios para la toma de decisiones. Manual de procedimientos.- describe operaciones de Particular.-se refiere a la manera secuencial y normas para el personal. descripción específica de la Manual del especialista.- contiene normas para orientar a organización. funcionarios que realizar mismas funciones. Manual del empleado.- contiene información de la entidad De puesto indica las o individual.- así como también de los derechos y obligaciones del actividades personal. 12 realizadas de una persona en Manual de propósito múltiple.- Reemplaza total o el puesto. parcialmente a los mencionados anteriormente, cuando la dimensión de la empresa no justifique su elaboración. FUENTE: Chiavenato Idalberto, 2008, Procesos Administrativo, Teoría Proceso y práctica, 3ª ed., Colombia ELABORADO POR: La Autora Los manuales se clasifican de acuerdo a dos criterios por el área que se refiere a la empresa propiamente a su organización y por el contenido que describe o individualiza procesos o lineamientos de acuerdo a la necesidad de la entidad, cada manual debe ser estudiado y estructurado cuidadosamente ya que representa una secuencia de etapas a seguir, así como también las acciones a evaluar y los instrumentales de los cuales el personal o área a cargo deberá valerse para el cumplimiento de objetivos. 2.2.3.3 Objetivo de los Manuales Benjamín y Fincowsky (2009) afirma que los objetivos de los manuales parten de la visión organizacional hasta la coordinación con otras organizaciones, facilitando procesos como el reclutamiento y la asignación de actividades que promoverá el aprovechamiento racional de recursos disponibles. En general los manuales tienen por objetivos determinar procesos, asignar responsabilidades, optimizar recursos, mejorar y facilitar procesos de esta manera ofrecer una herramienta de organización y planificación empresarial que engloba aspectos económicos, financieros, políticos y humanos dentro de la empresa, además de que se encarga de mantener la relación entre departamentos y organizaciones regulando el estudio, aprobación y publicación de cambios o modificaciones que aparentemente pueden perturbar el buen funcionamiento de la empresa. 13 2.2.3.4 Contenido de los Manuales Benjamín y Fincowsky (2009) considera que los manuales deben contener los siguientes datos: · Logotipo de la organización. · Nombre de la organización. · Denominación y extensión del manual (general o específico) · Lugar y fecha de elaboración. · Número de páginas. · Sustitución de páginas (actualización de información). · Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Los manuales deben contener información suficiente y relevante de la empresa así como también del área donde se pretende aplicar el control, la designación del personal responsable, descripción de actividades, bases legales y normas a aplicar, de esta manera se podrá ofrecer una herramienta eficaz siempre y cuando se capacite al personal y se cuente con la debida autorización gerencial quien debe proporcionar acceso a la información, movilidad y sobre todo cautela durante la evaluación. 2.2.4. Control 2.2.4.1 Definición “La función de control consiste en la medición y corrección del rendimiento de los componentes de la empresa con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y planes ideados para su logro” (Anzola Sérvula, 2010, p. 122) 14 Besley (2009) aduce que es un proceso ejecutado que parte de la información obtenida del análisis de los estados financieros del cual depende la supervivencia de la empresa. En consecuencia el control es un proceso que tiene como finalidad comprobar, observar y corregir aspectos organizacionales, para mejorarlos y ofrecer alternativas para un buen funcionamiento, además de que se lograría optimizar recursos, pero cuya ausencia provocaría el deterioro de procesos en donde un alto riesgo seria evidente y no se podría verificar cual es la situación actual de la empresa, ya que constituye un mecanismo que cerciora e informa de los hechos que van de acuerdo con los objetivos corporativos; actualmente se hace cada vez más imprescindible determinar si la empresa goza de un buen control que se ajuste al creciente cambio económico. 2.2.4.2 Importancia del Control Munch (2010) refuta que la importancia radica en que el control comprueba la efectividad de la gestión, a la vez que promueve el aseguramiento y protección de activos, cumplimiento de planes, prevención y corrección de errores que a nivel empresarial contribuye a la identificación de riesgos y de otros factores que impiden el correcto funcionamiento de los procesos de planeación y ejecución de actividades de la entidad, para lo cual se tomará medidas correctivas sobre las desviaciones a través de técnicas de control que muestren una certeza significativa en los resultados. 15 2.2.4.3 Proceso del Control PROCESO DEL CONTROL Gráfico N° 2 Identificación de objetivos y estándares Medición del desempeño Comparación Necesidad de cambio Detección de desviaciones CONTROL Retroalimentación FUENTE: Munch, L. y García, J., 2009, Fundamentos de Administración, 8ª ed., México: Editorial Trillas; Amaro Antonio, Fundamentos de Administración, 2009, 1ª ed., México: Pearson Educación ELABORADO POR: La Autora El proceso de control permite mantener a una organización orientada hacia los objetivos a través de un sistema minucioso que mide, evalúa y compara resultados en base a información de actividades propias de la empresa, la cual deberá ser fiable y exacta que mida realmente la desviación que se pretende corregir, en este sentido se identifican riesgos y oportunidades a lo largo del proceso, mismas que son esenciales para la toma de decisiones que aseguren la realización de la meta propuesta. 2.2.4.4 Tipos de Control CONTROL PREVIO TIPOS DE CONTROL Cuadro Nº3 Toma medidas administrativas antes de que ocurra un Ejecutado por responsables problema, para lo que se requiere información oportuna y de cada operación. exacta que en ocasiones son difíciles de encontrar, por lo que este tipo de control no es utilizado frecuentemente. CONTROL Este tipo de control monitorea actividades actuales de los CONCURRENTE empleados asegurando conciencia en los estándares de 16 Normas y valores de la desempeño, incluyendo reglamentos que guíen las tareas y entidad. conductas. CONTROL POSTERIOR Este control actúa una vez ocurrida la actividad y O proporciona a los gerentes información valiosa para RETROALIMENTACION cerciorarse cuan efectiva fue su planeación, a la vez que Control viable para gerente. el aumenta la motivación para aquello que desean saber que tan bien están trabajando. FUENTE: Robbins, S. y Cenzo, D., 2009, Fundamentos de la Administración, 6ª ed., México: Pearson Educación; Daft, R.y Marcic, D., 2010, Introducción a la Administración, 6ª ed., México: Cengage Learning; Robbins, S. y Coulter, M., 2010, Administración, 10ª ed., México: Pearson Educación ELABORADO POR: La Autora El control ofrece varios tipos de herramientas para la supervisión de hechos que afectan el progreso de la institución, que pueden evitarse si se usan eficientemente y requieren de información confiable y certera ya que para realizar un control previo es necesario anticiparse al hecho esto se logra con la adecuada identificación de las operaciones y se asegura de que los procedimientos estén bien estructurados o de las consecuencias que conllevarían al ejecutarlos, mientras que para aplicar un control concurrente la supervisión se hace conforme se desarrolla la actividad corrigiendo en el menor tiempo posible la desviación cuyo propósito es optimizar recursos y dar solución oportuna a riesgos existentes, de esta manera evitar la acumulación de malas prácticas, pero en el control posterior las acciones correctivas se realizan una vez que se produce el error, pero se cuenta con la información necesaria y tiene ventajas sobre el previo y concurrente ya que la alta dirección podrá darse cuenta cuán eficaz fue su planeación y se podrá reforzar falencias y motivación de empleados. 2.2.5. Control Interno 2.2.5.1 Definición “Es un conjunto de métodos y procedimientos que busca asegurar la protección de los activos, la razonabilidad de información, el cumplimiento de leyes, reglas y procedimientos y la 17 consecución de metas y objetivos programados por una organización” (Cano y Lugo, 2009, p. 207) Osario (2007) plantea que el control interno consiste en establecer políticas y procedimientos que otorguen seguridad razonable que direccionen al logro de los objetivos y metas de la entidad. De acuerdo a lo expuesto el control interno no solo constituye medidas de corrección determinadas en un plan estratégicos también es un proceso de ejecución que permite el desarrollo eficiente de las operaciones de la empresa por lo cual es una herramienta que mide el grado de efectividad de las operaciones y ofrece mecanismos para salvaguardar información financiera, activos de la empresa, protegerlos y dar cumplimiento a la normativa vigente, y es aplicable no solo a la parte material de la empresa; sino también a la parte humana que constituye el pilar fundamental otorgando lineamientos de ejecución en su área de trabajo y mientras más grande y compleja sea la empresa mayor será la importancia de contar con un mecanismo de control interno que abarque la magnitud de la estructura empresarial. 2.2.5.2 Objetivo del Control Interno “Es reducir al mínimo los riesgos de errores e irregularidades y a medida que sea más adecuado y efectivo el sistema, menor riesgo existirá y menos extenso el examen detallado y las pruebas selectivas que se requieran” (Estupiñan Rodrigo, 2010, p. 8) Valdez (2010) afirma que el objetivo principal del control interno es evaluar e identificar riesgos para encontrar o establecer el equilibrio entre lo que es y lo que debe ser para 18 disminuir errores detectados, sin embargo la Contraloría (2009) sostiene que el objetivo tienen relación con las políticas, métodos y procedimientos dispuestos por la entidad pública para asegurar que su información financiera elaborada sea válida y confiable. Para tal efecto los objetivos del control interno se los considera como un mecanismo que proporciona los pros y contra de un proceso ya que está encaminado a realizar exámenes que aseguren la correcta aplicación de recursos a través del personal capacitado quienes serán los encargados de modificar o elaborar nuevos procesos que satisfaga la necesidad de la empresa, a fin de que se pueda evitar la aparición y acumulación de falencias; además son determinados de acuerdo a políticas y normas que se acoplan a la estructura organizacional donde el control interno se diseña para prevenir debilidades materiales, detectar o corregir irregularidades y validar la información contable-financiera 2.2.5.3 Principios del Control Interno PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO Cuadro N°4 PRINCIPIOS Segregación de Diferencia las funciones según el nivel organizacional y los papeles funciones que desempeñan directivos, personal de apoyo y auditores. Es un conjunto de herramientas de trabajo a través de las cuales se Autocontrol facilita que el personal de una organización haga su propia valoración del control traducidos en informes y acciones organizacionales. Desde arriba- Los eventos y condiciones actúan dentro del rango de autoridad y con hacia-abajo Costo seguimiento estricto del debido proceso. menor Generación de valor para el cliente y agregación de valor para el por beneficio accionista, por lo que los controles internos no pueden ser más costosos que las actividades que controlan ni los beneficios que proveen. 19 Eficacia Corresponde a los resultados que ofrece dependiendo de los objetivos empresariales. Confiabilidad Es la relación existente entre la efectividad del diseño y la operación, documentación y monitoreo del control interno Documentación La información del control interno debe salvaguardarse en documentos, para su análisis y regulación y hacen referencia a transacciones y papeles de trabajo. FUENTE: Bell, T., Peecher, M., Salomón, I., Marrs, F., y Howard, T., 2008, Auditoria Basada en Riesgos, 1ª ed., Bogotá: Ecoe Ediciones. ELABORADO POR: La Autora El control esta guiado por principios, que permiten discernir falencias mediante la correcta asignación de funciones y la evaluación de sus actividades para acrecentar la seguridad de cada proceso que conlleve a respaldar el desarrollo institucional; teniendo en cuenta que este tipo de herramienta debe ser adaptable a cualquier necesidad de la entidad analizando principalmente el monto del que se requerirá para poner en marcha este mecanismo el cual debe ser moderado. 20 2.2.5.4 Componentes del Control Interno COMPONENTE COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO Cuadro N°5 DESCRIPCIÓN PRINCIPIOS Crea el tono organizacional, se convierte en el · Integridad FACTORES · Consejo administrativo fundamento de todos los componentes y provee · Valores éticos · Estructura organizativa estructura y disciplina a la vez que reemplaza · Compromiso AMBIENTE DE CONTROL controles débiles. Divide la autoridad, las con competencia responsabilidades y obligaciones entre todos sus · Talento humano miembros, además resuelve la toma centralizada y · Filosofía descentraliza de decisiones y la división apropiada · Estilo de operación la · Competencia sobre información contable · Autoridad y responsabilidad · Recursos humanos de actividades entre departamentos. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Los objetivos deben establecerse antes que la · Objetivos estratégicos dirección pueda identificar potenciales eventos · Estratégicos · Objetivos específicos que afecten a su consecución asegurándose que la · Operacionales · Relación y logro entre dirección establezca un riguroso proceso para fijar · Información objetivos, mismo que deben estar en concordancia · Cumplimiento con la misión y visión de la entidad tomando en cuenta los riesgos. 21 objetivos · Riesgo aceptado niveles de tolerancia y · Identificación eventos.- aplica Externos: Los eventos abarcan desde lo evidente a lo tanto al pasado como · Económicos desconocido y sus efectos, desde lo que no trae al futuro. · Ambientales mayores consecuencias a lo muy significativo. Ej.: · Políticos Existe IDENTIFICACIÓN se de la posibilidad acontecimientos capaces de de historiales de ocurrencia de crédito · Sociales afectar la Cambios demográficos · Tecnológicos a organización, pudiendo los mismos tener impactos · Categorías de eventos.- Internos: ACONTECIMIENTOS positivos y negativos. Los acontecimientos que Agrupar los eventos · Infraestructura DE tienen un impacto potencialmente negativo donde horizontalmente · Personal representan un riesgo, el que requiere de una conste toda la entidad · Procesos evaluación y una respuesta por parte de la y · Tecnológicos dirección. unidades operativas. verticalmente El riesgo se define como la probabilidad que un · Objetivos las de · Los objetivos deben ser evento o acción afecte adversamente a la entidad. información financiera establecidos Su evaluación implica la identificación, análisis y especificación comunicados; manejo de los riesgos relacionados con la objetivo para facilitar elaboración de estados financieros y que pueden la incidir en el logro de los objetivos del control riesgos. identificación de de 22 · Identificación de los riesgos internos y externos; · Los interno en la entidad. Existen 3 tipos de riesgos: · Riesgos y de incluir planes deben objetivos e · Riesgo Inherente.- susceptibilidad al reflejar saldos de cuentas cuyo error sea relativo. · Riesgo de control.- riesgo de una representación VALORACIÓN DEL RIESGO información financiera.- · Riesgo de detección.- el riesgo de que los identifica riesgos asociados con los errónea no corregida a tiempo. indicadores objetivos de información financiera. procedimientos sustantivos de un auditor no · Riesgos de de rendimiento; y, · Evaluación del medio ambiente interno y externo. fraude.- probabilidad de error detecten una representación errónea. material. La dirección para decidir la respuesta a los riesgos · Los costos y beneficios Categoría de respuesta RESPUESTA AL RIESGO evalúa su efecto sobre la probabilidad e impacto de del riesgo, así como los costos y beneficios, y potenciales las respuestas selecciona aquella que sitúe el riesgo residual · Las dentro de la tolerancia del riesgo establecida · Evitar · Reducir posibles oportunidades para alcanzar los objetivos. · Compartir · Aceptar Decisión de respuesta Son las políticas, procedimientos y acciones tomadas por la administración ACTIVIDADES DE CONTROL para mitigar, · Integridad · Políticas prevenir y detectar errores y riesgos; y tienen · Selección y desarrollo procedimientos lugar a través de la organización de la entidad, a internos de actividades todos los niveles y en todas las funciones. Se · Políticas establecen generalmente para asegurar que las de · Límites establecidos · Documentación procedimientos respuestas a los riesgos se lleven a cabo de modo · Tecnología 23 y la · Administración y adecuado, con respecto a ciertos objetivos, · Aprobación información también constituyen una respuesta al riesgo. Producen soportes con información operacional y de cumplimiento además eventos, actividades y · Entendimiento claro · Información de reporte condiciones externas necesarias para la toma de · Comportamiento ético INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN decisiones en este sentido la comunicación debe · Contenido apropiado Y MONITOREO · Información de control darse en todos los direcciones haciendo entender · Información oportuna, interno como las actividades individuales se relacionan · Comunicación interna exacta, y accesible. con el trabajo de otros y con partes externas como · Utilización de recursos · Comunicación externa clientes, proveedores y accionistas. Es el elemento que complementa a los demás · Evoluciones continuas SUPERVICIÓN financiero componentes y asegura la existencia de un buen e independientes control interno, y a su ausencia es muy probable · Deficiencias que la organización y prácticas implantadas queden en desuso y pudiera darse el caso de que reportes · Revisión de gestión y políticas. de · Aprobación y autorización de documentos. existiese un control interno con deficiencias. FUENTE: Mantilla Samuel, 2009, Auditoria de Control Interno, 2ª ed., Colombia: Ecoe Ediciones; NIA 6,2010, Norma Internacional de Auditoria; Mantilla Samuel, 2008, Control Interno de los nuevos Instrumentos Financieros, 2ª ed., Colombia: Litopedia Ediciones; DELOITTE, 2009, Control Interno Efectivo, 1ª ed., Bogotá: Editorial Planeta; Mantilla Samuel, 2008, Auditoria Financiera para Pymes, 1ª ed., Bogotá: Ecoe Ediciones; Mantilla Samuel, 2009, Auditoria de Información Financiera, 1ª ed., Bogotá: Ecoe Ediciones; ANDRADE, Mario, 2006,CORRE (Control de los Recursos y Riesgos del Ecuador), Proyecto de Anticorrupción ¡Si Se Puede!; Sinisterra, G y Polanco, L, 2009, Contabilidad Administrativa, 2ª ed., Bogotá: Ecoe Ediciones. ELABORADO POR: La Autora 24 El ambiente del control interno constituye la base primordial de los demás componentes y depende de una buena estructuración determinar los lineamientos en cuanto al personal y al uso de recursos, actitudes y acciones en que se desenvuelve el negocio, su organización y capacidad de asumir responsabilidades y la rapidez con que se propone y emplean correcciones, además ofrece una dirección en la que para la toma de decisiones se considera la opinión y criterio de los miembros de la organización, de esta manera se sustituirá controles obsoletos y la fijación de objetivos hará que la gestión de riesgos requiera de organización para identificar eventos que generen impactos positivos , para esto es necesario fijar y analizar correctamente las etapas que guiaran a un fin común y que se relacionen con la misión y visión corporativa La valoración de riesgos constituye la evaluación de escenarios que pueden darse en los procesos financieros realizados por la gerencia ya que esta apreciación será examinada por auditores externos, en donde se comprobará si los objetivos son alcanzados en los términos estipulados, en este sentido la evaluación del control interno da como punto de partida la prolijidad de la información financiera identificando y analizando riesgos para evitar pérdida de recursos, logrando que la información sea confiable y la aparición de errores sea mínima, caso contario la gerencia formulará una acción o efecto correctivo que puede solucionar en forma total o parcial al evento negativo, sin duda alguna no siempre se presentarán circunstancias en las que una rápida acción puede detener o solucionar un impacto perjudicial mas bien buscará equilibrar la falencia con una nueva planificación. Con la supervisión los evaluadores podrán analizar la información convincente con respecto a la operación de uno o varios controles que abordan los riesgos significativos para la organización bajo su responsabilidad. La información y comunicación es de vital importancia en cada proceso ya que se trabaja con datos administrativos, contables y financieros y estos deben tener estrecha relación entre 25 cada departamento para su consolidación es por esto que debe darse en todas las direcciones de la organización para que el personal esté al tanto de lo que sucede en su ambiente laboral y pueden contribuir a la solución inmediata de conflictos en procesos siempre y cuando la información sea relevante y concerniente a la organización, de esta manera se obtendrá información confiable y veraz. 2.2.6. Métodos de Evaluación del Control Interno 2.2.6.1 Método Descriptivo Vera y Jiménez (2008) considera que el método descriptivo consiste en tener por escrito actividades en secuencia de inicio a fin de cada proceso para clasificarlas por actividades, departamentos, funciones y empleados o registros con sus debidos formatos, en este punto la habilidad es primordial para redactar e identificar los documentos que entran y salen en cada procedimiento evaluando así al control interno porque se detallan una visión completa del desarrollo institucional diario direccionado la información a todos los interesados en forma sencilla amplia y lógicamente entendible.. 2.2.6.2 Método de Cuestionarios “Representa un formulario diseñado ya sea con antelación o al momento de su utilización, para recabar información sin límites, tanto del tema a evaluar como de aspectos generales de la organización” (Sotomayor Alfonso, 2008, p. 92) “ Es un listado de preguntas lógicamente ordenadas y clasificadas, relacionadas con un hecho general o particular que tiende a determinar una situación real del hecho mencionado” (Romero Cristina, 2008, p. 62) 26 El método de cuestionario permiten conocer un hecho en particular mediante la elaboración de preguntas con contenido claro para obtener respuestas precisas, cuyas preguntas pueden ser del tipo cerradas, abiertas o de opción múltiple, en otros términos es un proceso básico aplicado al personal y otros en donde se podrá establecer un contacto directo más palpable llegando así al punto neurálgico de la investigación, con esto el análisis e interpretación será mas objetivo. 2.2.6.3 Diagramas de Flujo Vera y Jiménez (2008) define a los diagramas de flujo como una representación gráfica de un hecho mediante símbolos convencionales, así mismo “Es un representación gráfica simbólica de un sistema o serie de procedimientos mostrando cada uno de ellos de forma secuencial” (Lindegard Eugenia, 2009, p. 289) Los diagramas de flujo son gráficos que representan información en forma ordenada, muestra la alineación de un proceso y son los soportes de la organización porque expresan de manera resumida el enfoque organizacional, es decir constituyen una herramienta que facilita la representación de un conjunto de actividades que se direccionan a un mismo fin u objetivo e incluso orientando de una manera la secuencia a seguir en los diferentes procedimientos identificados por la empresa. 2.2.6.4 Tipos de Flujogramas Mejía (2007) manifiesta que los tipos de flujogramas son: 27 2.2.6.4.1 Flujograma vertical Es aquel en el que las secciones se colocan verticalmente al lado izquierdo del flujograma y el procedimiento se delinea indicando brevemente la operación en que cada sección se usa generalmente para dar una idea global de la actividad. 2.2.6.4.2 Flujograma horizontal Es aquel en el que las secciones o departamentos se colocan horizontalmente en la parte superior del flujo grama y los pasos del procedimiento se van detallando en forma vertical de manera que coincida con los diseños correspondientes a cada sección o departamento. Los tipos de flujograma nos proporciona opciones al momento de representar un proceso o secuencia de actividades, donde el criterio del responsable de elaborarlo es importante porque tiene el firme propósito de darse a entender sin pérdida de tiempo y esto depende mucho de lo que pretende mostrar o a quienes va dirigido, por ejemplo el flujograma vertical es exclusivo para la gerencia ya que no precisa de detalle; en cambio el flujograma horizontal muestra una visión completa y detallada de un proceso y es adecuada para los demás directivos y departamento de la empresa, además es precisa para trabajos de investigación donde los procesos requieren de más explicación. 28 2.2.6.5 Símbolos utilizados en el Flujograma SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN EL FLUJOGRAMA Gráfico N° 3 SÍMBOLO SIGNIFICADO TERMINAL.- Indica terminación del flujo. inicio o OPERADOR.representar la realización de una operación o actividad. DEMORA.- es una espera o tiempo ocioso, no hay avance en el proceso. ARCHIVO.- representa que un expediente es archivado para su custodia temporal o definitiva. DOCUMENTO.representa cualquier tipo de documento que se genere o utilice. INSPECCIÓN.representa verificación o examen de objeto. Control de calidad. la un DECISIÓN.- indica un punto de dentro del flujo en que sean posibles varios caminos. CONECTOR.representa conexión o enlace. una CONECTOR DE PÁGINA.- se utiliza para la conexión con una hoja diferente. FUENTE: De la Mora Maurice, 2010, Elementos Básicos de Administración, 4ª ed., México: Editorial trillas, Camacho, Rafael, 2010, Simbología Asme y Ansi, www.slideshare.net/racamacho/simbologiaansi-y-asme [consulta 15 de agosto del 2012] ELABORADO POR: La Autora La simbología del flujo grama se manifiesta a través de figuras en donde, cada proceso es representado mediante el cual se resume una serie de pasos hacia la obtención de resultados interrelacionados con otros dentro de la actividad general de la empresa; cada figura tiene su significado y uso independientemente del tipo de flujograma que se maneje, el cual sirve como mecanismo de control porque se puede representar e identificar los errores en un 29 procedimiento, o se puede mostrar desde otro punto de vista una actividad a fin de que lo que se represente se real, actual y libre de complicaciones. 2.2.7. Manual de Control Interno 2.2.7.1 Definición Morales (2010) define que es un elemento del sistema de control interno, el cual contiene un documento detallado e integral de manera secuencial y metódica que contiene instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones de la entidad El manual de control interno es un documento netamente de uso interno manipulado por el personal competente y contiene pautas necesarias para el correcto uso y funcionamiento de los recursos de una entidad, asigna responsabilidades y determina en forma ordenada y precisa estándares de control y evaluación periódica; puesto a que el control debe estar presente en cada etapa del proceso contable siguiendo con el lineamiento de las políticas, normas y aspectos legales esto incluyendo al personal ya que se hará un seguimiento total de las actividades que normalmente se realiza en la empresa plasmadas en matrices, flujogramas y demás sustentos de control. 2.2.8. Recursos Munch y García (2009) concluyen que los recursos son elementos que conjugados armónicamente contribuyen al adecuado funcionamiento de la entidad, por eso es importante la administración de cada uno de ellos de otra forma no habría relación entre la productividad obtenida y los recursos utilizados. 30 Los recursos son el conjunto de elementos que dispone la empresa para su funcionamiento y con cuya combinación se obtiene un proceso productivo y finalmente un producto o servicio que genera ganancias a la empresa y confiabilidad a sus clientes, en este sentido el manejo de estos recursos a través del talento humano genera valor siempre y cuando se cuente con personal de alto nivel, capacitado y adaptable a los cambios tecnológicos y suficiente en número; en conclusión un recurso no puede funcionar sin la ayuda del otro ya que se requiere de su participación conjunta. 2.2.8.1 Tipos de Recursos TIPOS DE RECURSOS Cuadro N° 6 DEFINICIÓN RECURSOS Son todos los bienes que se constituyen como propiedad de la 1. MATERIAL empresa, destinados a la producción de nuevas bienes o servicios; es decir de nuevos recursos que generarán valor económico y satisfacción de necesidades. Ej.: edificios, terrenos, maquinaria, herramientas, etc. Aquellos que se constituyen como herramientas o instrumentos auxiliares, constituidos por los conocimientos y habilidades que dan 2. TECNOLÓGICO sustento al proceso productivo, en donde el mejoramiento técnico, la innovación y la asimilación de tecnología son vitales para incrementar la productividad de la empresa. Ej.: sistemas de producción, fórmulas, sistemas de información. Comprende el activo más valioso de la organización guiado por el reglamento interno a través de la secuencia lógica de actividades, en donde la experiencia y habilidad determina los procesos certeros sin dejar de lado el desarrollo profesional. De acuerdo al nivel 3. HUMANO jerárquico el trabajador puede ser: a) Obrero b) Oficinista c) Técnicos 31 d) Ejecutivos e) Directores. Comprende la parte económica de la empresa para generar 4. FINANCIERO actividades productivas y la distribución de bienes cuya transferencia se lo realiza a través del sistema financiero y de una empresa a otra. Estos recursos pueden ser propios (dinero en efectivo, aportaciones de socios y utilidades) y ajenos (préstamos de acreedores, créditos bancarios, bonos, etc.) FUENTE: Munch L, García J, 2009, Fundamentos de Administración, 8ª ed., México: Editorial Trillas; Anzola Sérvula, 2010, Administración de Pequeñas Empresas, 3ª ed., México: McGraw-Hill; Tarapuez, E., Rivera, C., Donneys, O., 2010, Teoría Monetaria Bancaria, 1ª ed., Colombia: Ecoe Ediciones; Paschoal José, 2007, Introducción de la Economía, 18ª ed., México: MMC Impresiones, ELABORADO POR: La Autora La administración de recursos hacia la producción y desarrollo de actividades enmarcan los procesos lucrativos ejecutadas por la empresa es así, que los recursos materiales además de constituir los bienes tangibles representan la imagen de la entidad y sirven para satisfacer necesidades del personal y de los clientes; siendo vital su conservación y mantenimiento, por otro lado el uso tecnológico facilita los procesos, innova productos y mejora los niveles de productividad a la vez que optimizan tiempo y esfuerzo, cuando son utilizados para almacenar información son una herramienta de calidad y control dirigidos por el personal competente que constituye la fuerza de trabajo intelectual y física; además es el elemento más importante puesto a que las actividades y procesos depende de este elemento para que se provea a la empresa de planes de desarrollo y contingencia, finalmente para que la entidad pueda operar necesita de los recursos financieros para el intercambio de bienes y servicio determinantes del nivel económico de la empresa, mismo que puede provenir de terceros. 32 2.2.8.2 Control de Recursos Económicos Córdoba (2009) asegura que constituye una función de la gerencia para salvaguardar y preservar los bienes de la empresa evitando desembolsos indebidos para que de esta manera no se contraigan obligaciones sin autorización. La entidad debe contar con un control efectivo de los recursos económicos, ya que de estos depende la liquidez y confiabilidad de la empresa, de esta manera se podrá obtener una estructura financiera acertada que beneficie a todos los integrantes de la organización; en donde la optimización del manejo de recursos económico financieros sea posible, para lo que la habilidad y compromiso del gerente es vital asumiendo riesgos evaluando también el nivel de eficiencia en las operaciones contables y administrativas. 2.2.8.2.1 Control Interno de Fondos de Caja Chica Aulestia (2008) refuta que el control interno de dinero radica en que se lo debe aplicar en las transacciones más no en los saldos; por lo que los documentos de soporte deben ser analizados y registrados permitiendo su registro total investigando su origen y licitación. El control de fondos no solo debe darse al registrarse sino que también debe apoyarse en evidencias significativas para que la toma de decisiones tenga consistencia y sea apropiada; de esta manera se podrá contar con un soporte pormenorizado y dinámico que vaya de los esencial a lo general, limitando errores y malas prácticas dentro del proceso contable, asumiendo que la gestión apoye a los procesos y actividades realizadas por los funcionarios quienes son responsables del funcionamiento de la empresa. 33 2.2.8.2.2 Control Presupuestal Romero (2008) determina que el control presupuestal consiste en evaluar la gestión y en efectuar un seguimiento de los proyectos de inversión, es decir desde su programación hasta su ejecución analizando cada rubro, variaciones e impactos, sin embargo Meigs (2009) revela que es un medio para evitar el fraude y el robo manejando eficientemente el dinero además que esto incluye la contabilidad precisa de transacciones; de cierta manera los entes a cargo son los responsables de la aprobación entendiéndose con esto de la modificación y análisis, para que una vez puesto en marcha no arroje efectos negativos; porque es propio de quienes lo elaboran el estar acorde con las tendencias de gasto y medidas económicas de la empresa así como también del medio en que se desarrollan, anticipándose a la necesidad de endeudamiento. 2.2.8.2.3 Control de créditos Villaseñor (2011) considera que el control de crédito para una empresa bien organizada radica primero estableciendo responsabilidades de cobranza y segundo determinando una política clara que cubra el trabajo de cobro, mismo que estará sujeto a evaluaciones periódicas sobre las necesidades y condiciones de la entidad, en cierta manera este control garantizará la recuperación de cartera y mas aún en aquellas instituciones en las que existe cartera vencida o incobrable, cabe destacar que esto depende de la gestión de los responsables del área de crédito quienes implementarán estrategias que concienticen a los clientes o proveedores al cumplimiento de la obligación contraída. 2.2.8.2.4 Control de Procesos Schroeder, Meyes y Rungtusanatham (2011) consideran que la primera función de los administradores es el control de procesos porque con esto se determina fuentes de variación innecesarias, las cuales pueden ser controladas a través de herramientas de cálculo que evidencia en términos numéricos falencias de menor o mayor grado; sin duda alguna la 34 estadística es utilizada como técnica de apoyo que busca mejorar la calidad de actividades y el máximo rendimiento no solo de procesos mediantes resultados también de empleados alcanzando la excelencia siendo de esta forma más productivos. 2.3 IDEA A DEFENDER Con el manual de control interno se optimizará el manejo eficiente de recursos económico financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” 35 CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO Según Sampieri (2010) 3.1 MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN En esta investigación se utilizó la modalidad cualitativa, ya que es un proceso sistemático de indagación que me permitió obtener información para la interpretación y compresión de hechos de la realidad concretos en cuanto al manejo de recursos económicos en la Cooperativa “Unión Cochapamba” y la modalidad cuantitativa porque me permitió examinar datos de manera científica utilizando herramientas de campo como entrevistas, aplicadas al personal de la cooperativa y poder representarlo mediante un análisis. 3.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN 3.2.1. Aplicada El objetivo de la investigación se orientó a la solución teórica, mejorando el manejo de recursos económicos a través de un manual de control interno con fines prácticos y no es generalizable debido a que el manual fue diseñando en base a las necesidades de la Cooperativa “Unión Cochapamba", considerando la investigación fundamental relacionada con la generación de conocimientos en forma de teoría o medios mismos que en un período mediático podrían desarrollarse en aplicaciones de control. 3.2.2. De campo La presente investigación tuvo lugar en el área financiera de la Cooperativa “Unión Cochapamba” en la ciudad de Ibarra, en donde se recopiló información mediante entrevistas a los funcionarios del área de análisis, para conocer las necesidades y carencias, identificadas por los mismos, por lo que pude comprobar la situación actual del manejo de recursos 36 económicos, con el fin de puntualizar en qué condiciones se produce una situación o hecho particular para lograr conocimientos actuales en el campo de la realidad social en el lugar de origen del objeto de estudio. 3.2.3. Bibliográfica La recopilación de información de fuentes como: libros, tesis, manuales, entre otros, están direccionadas a sustentar las variables de la investigación y al desarrollo de los componentes del manual, instrumentos de gran utilidad para la minuciosa investigación del tema, desarrollar destrezas para seleccionar y clasificar información bien documentada y sobre todo profundizar cada una de las temáticas relacionadas con el problema. 3.2.4. De acción Permitió la identificación de puntos neurálgicos que están afectando el desarrollo de la institución por lo que el Manual permitirá la optimización de recursos logrando la maximización de resultados, contribuyendo así al mejoramiento de la eficiencia del personal como de los procesos, a través de las sugerencias expuestas en el manual. 3.2.5. Descriptiva Para el desarrollo de la investigación se tomó como apoyo a la investigación descriptiva con el objeto de llegar a conocer las situaciones, actitudes y acciones destacadas en los funcionarios en el área financiera de la Cooperativa. Cabe recalcar que se pudo recolectar datos suficientes para el desarrollo de la propuesta. 37 3.2.6. Explicativa Se estableció estándares, técnicas de evaluación y monitoreo dentro del control interno para mejorar el desempeño en el manejo y registros de recursos económicos, así como también se diagramó actividades de cada proceso agregando a esto el diseño de matrices de riesgos, además de que se contribuyó con sugerencias y conclusiones de la investigación. 3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA Debido a que el Manual de Control Interno se considera una herramienta netamente interna de interés y uso de los empleados solo se consideró la opinión de los funcionarios, por lo no se requirió de ninguna fórmula para determinar la muestra ya que la población es pequeña y por lo tanto es manejable. POBLACIÓN DE EMPLEADOS DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA” Cuadro Nº7 EMPLEADOS CANTIDAD Gerente 1 Jefe de Crédito 1 Contadora 1 Cajera 1 TOTAL 4 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora 3.4 MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS 3.4.1. Métodos Se aplicaron los siguientes métodos: 38 3.4.1.1 Inductivo – deductivo Según Arias (2007) este método permitió lograr los objetivos de la propuesta y de su desarrollo de una manera sistemática considerando los requerimientos de manera detallada basándose en la lógica y en el estudio de hechos relevantes para establecer conclusiones significativas. 3.4.1.2 Analítico-sintético Según Arias (2007) este procedimiento permitió analizar diferentes teorías y considerar aspectos puntuales que ayudaron a establecer de una manera técnica el marco teórico y así discernir diversas temáticas donde se fundamentó la propuesta. 3.4.1.3 Histórico-lógico Según Bernal (2010) este método ayudó a analizar científicamente los hechos e ideas históricas de la cooperativa para compararlo con hechos actuales, para obtener resultados que se anticipen a la constante evolución de hechos que van cambiando dentro y fuera de la institución de acuerdo a determinadas tendencias que ayuda a interpretarlos de una manera secuencial. 3.4.1.4 Descriptivo- sistémico Según Del Cid (2011) estos métodos fueron de gran importancia porque el desarrollo de la propuesta requirió que se siga una secuencia de manera estricta para su aplicación y comprensión, tal es el caso de la representación de diagramas de flujo; en donde se consideró una fácil comprensión de su contenido y de la manera en que este debe ser aplicado dentro de la cooperativa. 39 3.4.2. Técnicas 3.4.2.1 Observación Directa Según Arias (2007) por medio de la técnica de observación se constató directamente todos los aspectos significativos de la cooperativa, porque se logró obtener la información infalible sobre el comportamiento diario de los empleados palpando procedimientos y acciones que se aplican en el desarrollo de actividades y de esta manera detectar los problemas y falencias que presentó la institución, además se realizó un trabajo de campo continuo determinando las influencias que intervinieron en este fenómeno. 3.4.2.2 Entrevistas Se realizó al personal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” 3.4.2.3 Instrumentos de la Investigación Los instrumentos que se utilizaron para ésta investigación son: 3.4.2.3.1 Guía de entrevista La guía de entrevista permitió estar al tanto del funcionamiento de la cooperativa y tomar nota de todos los aspectos relevantes, de esta manera se pudo acceder y contar con información precisa para determinar conclusiones y argumentos para la elaboración de la propuesta. 3.5 INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS 3.5.1. Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista al Gerente General de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” En la entrevista aplicada al Sr. Flandes Ibarra Gerente General de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” fue importante conocer aspectos como el tiempo que labora el mismo que supo manifestar que lleva 11 años frente a la institución, además de que se pudo evidenciar que se no se cuenta con el personal en número peor aun capacitado para la ejecución adecuada de los procesos , puesto a que para la planificación y toma de decisiones 40 los departamentos no son tomados en cuenta; más bien se lo hace con el Consejo Administrativo que funciona fuera de la cooperativa y con la opinión de expertos contratados para la realización de planes estratégicos y operativos, por lo que el gerente manifestó que esto implica un gasto adicional; además las evaluaciones se hacen de manera empírica ya que no cuentan con indicadores adecuados para la obtención de resultados, por lo que las evaluaciones se hacen en base a criterios, lo que evidencia que no cuentan con un manual de funciones apropiado que indique la función específica de cada empleado y sugiriera la contratación adicional si fuere el caso, en conclusión se pudo evidenciar que no existe un adecuado control en los procesos operativos. 3.5.2. Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista al Jefe de Créditos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” En la entrevista aplicada al Jefe de Créditos se pudo conocer que ejerce este cargo desde hace 2 años y nos comento que en este departamento no se define un tipo de control específico, por lo que no se analiza seriamente los resultados de cada proceso y se maneja información individualizada ya que no existe relación entre departamentos; es decir cuando se requiere de información se lo hace a través de copias del sistema y solo en ese caso se establece relación alguna, además no se hace el seguimiento adecuado a los clientes en sus pagos provocando que exista cartera vencida y se dificulte la recuperación del crédito, en este caso el funcionario manifestó que la cooperativa otorga al año entre 205 a 220 préstamos de los cuales el 60% se recuperan, el 25% están en mora, el 12% están vencidos y el 3% forman parte del rubro de cartera incobrable por lo que enfatizó su descontento con las políticas de crédito porque para él estas deben ser más claras para que de una u otra manera obliguen a los clientes a que se dé cumplimiento a lo convenido en sus préstamos, de esta manera el uso y 41 manejo del recurso económico mejoraría. Para una mejor visualización se presenta un gráfico estadístico. CARTERA DE CRÉDITOS DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA” Gráfico Nº 4 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 60% Recuperados Mora 25% Vencidos 12% 3% Incobrables CRÉDITOS OTORGADOS 2010-2012 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora 3.5.3. Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista a la Contadora de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” Mediante la entrevista que se llevo a cabo a la Contadora de la cooperativa se pudo conocer que colabora con la institución desde hace 2 años, manejando un control y función de manera aceptable, a la vez se conoció que se lleva la contabilidad de acuerdo a técnicas y normas correspondientes, cabe destacar que existen inconvenientes a lo largo del proceso de registro por error u omisión que conlleva a que se trabaje en algunos casos con saldos irreales debido a que no se puede corregir fácilmente errores contables; debido a que el sistema que se utiliza responde a ciertos caracteres que impide la modificación de asientos y valores de manera oportuna y más si es en la línea de crédito, es por esta razón que se está analizando la posibilidad de cambiar el sistema denominado Sistema Integral de Información Financiera con la colaboración de estudiantes universitarios pero es un proceso largo y riesgoso ya que se debe priorizar la seguridad de la información financiera. Otro aspecto que manifestó la funcionaria es que no se mantiene cuentas por pagar puesto que se paga en su totalidad a los proveedores cuando se realiza una adquisición, más bien se denomina esta cuenta a los 42 depósitos de socios en donde se genera un archivo cada mes para conocer de que monto dispone cada cliente y son analizados conjuntamente con el gerente. 3.5.4. Interpretación de resultados de la aplicación de la entrevista a la Cajera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” Al entrevistar a la Srta. Anita Ramírez cajera de la institución se concluyó que aparentemente se maneja un proceso adecuado en cuanto a la recaudación de préstamos y captación de ahorros, se mantiene un control moderado a través de arqueos sorpresivos, por lo que el problema no radica en este departamento puesto a que aquí se maneja un proceso complementario no obstante es necesario que se defina un control interno que sea ejecutado por la cajera y sea especifico para este tipo de procedimiento. Por otro lado la funcionaria supo manifestar que además de realizar sus funciones ejecuta proceso del área de crédito debido a que la cooperativa no cuenta con una oficial de crédito lo que hace que se sobrecargue de trabajo a la cajera haciendo que se destine mayor tiempo a funciones que no le corresponde. 43 3.6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES TEÓRICO-METODOLÓGICAS DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO CONCLUSIONES La cooperativa no dispone de un sistema de control interno adecuado y completo que de alguna manera proporcione seguridad razonable a los procesos y a la información contable y administrativa que se maneja, puesto a que se desconoce puntos vulnerables y la detección de errores no son oportunos. La dirección financiera depende del Consejo de Administración que funcionan fuera de la cooperativa lo que ocasiona demora en los procesos de toma de decisiones, en este sentido la institución no posee autonomía para el desarrollo de sus actividades y se pone a juicio de los miembros del consejo la determinación de las acciones a seguir. El personal ejerce sus actividades sin el apoyo de un direccionamiento que ayude a identificar el personal idóneo con las competencias pertinentes, a fin de que se haga la asignación adecuada de funciones reactivando de esta forma el dinamismo y eficiencia laboral en la cooperativa. 44 RECOMENDACIONES El Consejo de Administración y la Gerencia deberían tomar en cuenta las opiniones y sugerencias de los funcionarios de esta manera la gestión financiera se daría en todas las direcciones y el personal tendría conocimiento de falencia y debilidades en las que se desarrolla, fortaleciendo factores positivos en la cooperativa trabajando bajo un objetivo en común. La gerencia debería ser más autónoma al momento de tomar decisiones que requieran inmediata acción, de esta manera el profesionalismo se evidenciaría y los procesos serian más eficientes lo que daría confiabilidad y reconocimiento a la cooperativa por parte de sus asociados. 45 CAPÍTULO IV. MARCO PROPOSITIVO 4.1 TEMA Manual de Control Interno para optimizar los recursos económico financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” en la ciudad de Ibarra. 4.1.1. Objetivo del tema · Establecer los lineamientos, acciones, métodos, procedimientos y mecanismos de control y evaluación a fin de que la función financiera sea transparente, dando cumplimiento a la normativa que regula el control interno. 4.1.2. Estructura de la propuesta El contenido metodológico del Manual se ha desarrollado según la siguiente descripción del contenido: · Introducción · Información General de la Cooperativa · Marco Legal · Organización Contable · Identificación de Procesos · Control Interno de Recursos Económicos · Descripción de los componentes del control interno según el CORRE. · Diagramación de Actividades · Objetivos Estratégicos · Matrices de Riesgos por procesos · Matriz de Seguimiento. 46 · Formato de Cuestionario 4.1.3. Alcance Lo expuesto del presente manual es aplicable a todo el personal competente y miembros directos de los Consejos de Administración y Vigilancia cuyas acciones tengan efectos directos en los procesos operativos de la Cooperativa “Unión Cochapamba” 4.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA 47 MANUAL DE CONTROL INTERNO COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “UNIÓN COCHAPAMBA” AUTORA: Tclga. Verónica López MATRIZ: Comunidad de Chaupi Guarangui-Ibarra GERENCIA: TLF 088016026 Punto de atención: En Ibarra, Av. Eugenio Espejo 10-114 y Ricardo Sánchez TELEFAX: 062605292 48 ÍNDICE Numeral Detalle Página Introducción 51 1 Información General de la Cooperativa “Unión Cochapamba” 52 1.1 Misión 52 1.2 Visión 52 1.3 Valores Institucionales 52 1.4 Objetivos Institucionales 53 1.5 Base Legal 54 1.6 Organización Contable 57 1.6.1 Organigrama Estructural 57 1.6.2 Organigrama Funcional 58 1.6.3 Organigrama Funcional Propuesto 59 1.7 Identificación de Procesos 60 1.8 Servicio Financiero 60 2 Control Interno de los Recursos Económicos 61 2.1 Componentes del Control Interno 62 2.1.1 Ambiente de Control 62 2.1.1.1 Integridad y Valores Éticos 62 2.1.1.2 Competencia Profesional 63 2.1.1.3 Asignación de Autoridad y Responsabilidad 63 2.1.1.4 Políticas del Personal 63 2.1.1.5 Descripción de Procesos Operativos y Diagramación de Actividades 64 2.1.2 Establecimientos de Objetivos 88 2.1.2.1 Objetivos Estratégicos 88 2.1.2.2 Objetivos Específicos 88 2.1.2.3 Consecución de Objetivos 88 2.1.3 Identificación de Acontecimientos 89 2.1.3.1 Factores Externos e Internos 89 2.1.3.2 Identificación de Riesgos 89 2.1.3.3 Categoría de Eventos 90 2.1.4 Evaluación de Riesgos 91 49 2.1.4.1 Riesgos Aceptados y Niveles de Tolerancia 91 2.1.4.2 Planeación de la Evaluación de Riesgos 92 2.1.4.3 Identificación de Riesgos 92 2.1.4.4 Estimación de Riesgos 92 2.1.4.5 Matrices de Riesgos por Procesos 93 2.1.5 Respuesta a Riesgo 102 2.1.5.1 Categoría de Respuesta 102 2.1.5.2 Decisión de Respuesta 102 2.1.6 Actividad de Control 102 2.1.6.1 Asignación de tareas 103 2.1.6.2 Control del Sistema de Información 103 2.1.6.3 Controles Generales 103 2.1.7 Información y Comunicación 103 2.1.7.1 Contenido y Flujo de Comunicación 104 2.1.7.2 Sistema de Información 104 2.1.8 Supervisión y Monitoreo 105 2.1.8.1 Evaluación del Sistema de Control Interno 105 2.1.8.2 Evaluación de Controles Directos 105 2.1.8.3 Seguimiento del Control Interno 106 Matrices de Seguimiento 107 50 INTRODUCCIÓN El presente manual pretende reunir políticas, procedimientos y técnicas de Control interno para lograr mitigar los riesgos inherentes que se producen en las operaciones realizadas en la Cooperativa “Unión Cochapamba”, así como también prolongar la estabilidad en los procesos para establecer lineamientos cuyo seguimiento es inexcusable. Este manual planea alcanzar una adecuada organización operativa y una apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta cada proceso, con esto el cumplimiento de las disposiciones legales regulatorias. Es por esta razón que toda entidad dedicada a la actividad financiera debe destinar recursos hacia la creación de mecanismos para manejar y controlar los riesgos, interviniendo enérgicamente en todos los niveles de la organización, para lograr el bienestar financiero de la entidad a corto y largo plazo. Conjuntamente el manual define los conceptos y procedimientos que serán aplicados para lograr la confianza en las autoridades regulatorias, entes de supervisión, en los clientes y en el público en general. 51 1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA” 1.1. Misión Somos una cooperativa que lucha por el establecimiento de una sociedad justa, humana y democrática con trayectoria seria, confiable, segura y solidaria basados en prácticas éticas y valores que rigen a la institución, con una permanente innovación de productos y servicios financieros impulsando el progreso de los socios. 1.2. Visión Ser una institución rural reconocida a nivel nacional en el sector financiero popular y solidario, alcanzar un alto reconocimiento y nombramiento en la región norte del país, generar nuevos servicios que brinden soluciones integrales que motiven la creación de microempresas solidarias Para un mejor desarrollo institucional y laboral se propone los siguientes valores: 1.3. Valores institucionales 1.3.1. Ética Ser congruente con el compromiso que representa la institución, procuración de justicia, evitando desempeñar funciones o actividades que deriven en conflicto de intereses; por tanto, debe guardar el respeto y la consideración inherentes a su investidura, sin que sea un elemento de coacción hacia los demás. 52 1.3.2. Compromiso y sentido de identidad Actuar cumpliendo con las disposiciones internas legales y de comportamiento que rigen a la cooperativa, así mismo, esforzarse por cumplir con cada una de las metas institucionales que sean de su competencia o personal responsabilidad. 1.3.3. Calidad Los funcionarios de la cooperativa deben realizar bien su trabajo desde el inicio apegándose a los procedimientos establecidos, cumpliendo con las normas institucionales y legales para evitar contrariedades en el futuro. 1.3.4. Productividad Participar con disposición en las actividades laborales propias y cuando sea necesario, auxiliar en las que no sean las estrictamente inherentes a su cargo o persona. 1.3.5. Desarrollo Humano Estar consciente de que su trabajo es coadyuvar con la Institución, a fin de potenciar las capacidades para dar respuesta a las expectativas de los socios, procurando el mejoramiento continuo profesional mediantes talleres, seminarios y capacitaciones. 1.4. Objetivos Institucionales · Ser una institución financiera reconocida y posicionada en las comunidades que pertenecen a la COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA”, con socios que están en la capacidad de dirigir y administrar, tanto el rumbo económico de la cooperativa, en coordinación con entidades afines. 53 · Velar por la sostenibilidad y preservación de todo el medio ambiente como factor de desarrollo para las comunidades. · Fomentar la cultura de ahorro en el proceso, alcanzar una cobertura mayor en las comunidades para fortalecer su patrimonio. 1.5. BASE LEGAL El Manual de Control Interno para la Cooperativa “Unión Cochapamba” esta normado por un conjunto de disposiciones legales tales como: leyes, reglamentos, resoluciones, normativa e instructivos los cuales deben considerarse en toda su amplitud. Art. 12 de la Ley Económica Popular Solidaria del Sistema Financiero.- De la Información establece que para ejercer el control y con fines estadísticos las personas y organizaciones registradas presentarán a la Superintendencia, información periódica relacionada con la situación económica y de gestión, de acuerdo con lo que disponga el Reglamento de la presente Ley y cualquier otra información inherente al uso de los beneficios otorgados por el Estado. Art. 13.- de la Ley Económica Popular Solidaria del Sistema Financiero.- Normas contables.Las organizaciones, sujetas a esta Ley se someterán en todo momento a las normas contables dictadas por la Superintendencia, independientemente de la aplicación de las disposiciones tributarias existentes. Normas Relativas a la Ejecución del Trabajo (NAGAS).- Evaluación del Control Interno.“Deberá existir un estudio y evaluación propios del control interno existente, como una base para la confianza en él y para la determinación de la extensión resultante de las pruebas a las cuales los procedimientos de auditoría van a ser restringidos” 54 Art. 1.Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.- Descripción.- La presente ley comprende la programación, organización, dirección, ejecución, coordinación y control de los procesos siguientes: de presupuesto y crédito público, de determinación, recaudación, depósito, inversión, compromiso, obligación, desembolso y recuperación de los recursos financieros públicos; de registro contable de los recursos financieros y materiales; de preparación e interpretación de informes financieros relacionados con los resultados de las operaciones, de situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio; y comprende, finalmente, la evaluación interna y externa de dichos procesos, por medio de la auditoría. Art. 4 Numeral 5. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.- Sistemas de Control.- La aplicación de esta ley se hará a través de los siguientes sistemas componentes, que estarán íntimamente relacionados entre sí. 110-09. Normas técnicas de Control Interno.- Control Previo.- El control previo será ejecutado por el personal responsable del trámite normal de las operaciones y actividades. 110-10. Normas técnicas de Control Interno.- Control Concurrente.- Los niveles de jefatura y otros cargos que tengan bajo su mando a un grupo de servidores, establecerán y aplicarán mecanismos y procedimientos de supervisión permanente durante la ejecución de las operaciones. 110-09. Normas técnicas de Control Interno.- Control Posterior.- La máxima autoridad de cada entidad y organismo, con la asesoría de su unidad de auditoría interna, establecerá los mecanismos para evaluar periódicamente y con posterioridad a la ejecución de las operaciones. 55 El artículo 8 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece que "El Control Interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los objetivos institucionales. 56 1.6. Organización contable 1.6.1. Organización Estructural ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA” Gráfico N°5 ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS CONSEJO ADMINISTRATIVO COMISION DE CRÉDITO CONSEJO DE VIGILANCIA COMISION DE RR. HH. GERENCIA AUSUNTOS SOCIALES CRÉDITO Y COBRANZA CONTABILIDAD FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” 57 1.6.2. Organigrama Funcional ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA” Gráfico N° 6 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” 58 1.6.3. Organigrama Funcional Propuesto ORGANIGRAMA FUNCIONAL PROPUESTO PARA LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA” Gráfico N° 7 ASAMBLEA DE SOCIOS CONSEJO ADMINISTRATIVO CONSEJO DE VIGILANCIA COMISION DE CRÉDITO GERENCIA GENERAL SECRETARIA DEPART. JURÍDICO DEPART. CONTABILIDAD DEPART. CREDITO CONTADORA JEFE DE CRÉDITO AUXILIAR CONTABLE AUXILIAR DE CRÉDITO DEPART. TALENTO.HUMANO JEFE DE TALENTO HUMANO CAJA CAJERA DEPAT. INFORMATÍCO TÉCNICO FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora Nota: se propone este nuevo organigrama funcional porque la anterior no evidencia una estructura adecuada, que permita el correcto funcionamiento y asignación de actividades y se evitará la acumulación de responsabilidades y demora de procesos. 59 1.7. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA” Cuadro N° 8 PROCESO EJECUCIÓN Asamblea General de Socios PROCESO DIRECTIVO Consejo Administrativo Consejo de Vigilancia PROCESOS DE ASESORAMIENTO Asesor Jurídico Y APOYO Departamento de Informática Gerencia PROCESO EJECUTIVO Secretaria Ejecutiva Departamento de Contabilidad Departamento de Crédito PROCESO OPERATIVO Departamento de Talento Humano Caja FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora 1.8. SERVICIOS FINANCIEROS SERVICIOS FINANCIEROS DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA” Cuadro N°9 SERVICIOS TIPOS SUB TIPOS Montos y Plazos Apertura de cuentas AHORRO $60 Pecuario $1500, cuota mensual o trimestral Agrícola Depende del cultivo y las cuotas MICRO Terreno son mensuales.. CRÉDITO Micro empresarial $5000 cuota mensual o trimestral Educación $1500 cuota mensual. CONSUMO Salud Otorgamiento de Viaje $1000 cuota trimestral. créditos Adquisición Construcción $5000 cuota mensual, trimestral y VIVIENDA Reparación semestral. Mejoramiento Compra de piso FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora 60 2. CONTROL INTERNO DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS Las condiciones financieras: deben basarse en los recursos recibidos para el efecto, el riesgo que se asume y en las condiciones del mercado. En estos casos debe dejarse a discreción del Consejo de Crédito o del Consejo de Administración aquellos créditos que cumpliendo las condiciones para su otorgamiento, excedan los plazos o las condiciones financieras establecidas. Límites e Instancias de Aprobación: de acuerdo con el monto de los créditos, así como el plazo y si se trata de renovación de créditos, las aprobaciones se gradúen empezando por los créditos de aprobación automática, siguiendo con aquellos que debe aprobar el Comité de Crédito y los Consejos de Administración como última instancia. Para la concesión de los créditos e incluso al momento de cuantificar las reservas preventivas o provisiones, cuando menos, se deberá tener en cuenta lo siguiente, de conformidad con los criterios que apruebe el Consejo de Administración y se incluyan en los instructivos o manuales correspondientes: Capacidad de pago del acreditado, con base en el flujo de caja del deudor o del proyecto financiado o a financiar. · La solvencia del acreditado, a través de variables como el nivel de endeudamiento y la calidad y composición de los activos, pasivos y contingencias del deudor y/o del proyecto. · Información sobre el cumplimiento actual y pasado de las obligaciones del acreditado, tales como la cancelación oportuna de las cuotas de créditos anteriores. 61 2.1. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO 2.1.1 Ambiente de control Dentro de la institución el control debe generar y promover permanentemente un ambiente que influya positivamente sobre todos los niveles de la organización enfatizando la importancia de los valores institucionales de la Cooperativa “Unión Cochapamba”. Del mismo modo, en el proceso de inducción y capacitación en la cooperativa se debe poner hincapié a los valores institucionales y aplicar una estrategia de desarrollo del talento humano que permita a los empleados identificar y apreciar las ventajas de coexistir en estos valores, por lo tanto, se debe acentuar los valores institucionales, principios y reglas de conducta, así como también preestablecer los perfiles del talento humano según los puestos y las políticas de capacitación y formación; hacia la permanente actualización frente a las estrategias y a la forma de desarrollar adecuadamente esos procesos, todo con el fin de que se desarrolle y solidifique una cultura de autocontrol. 2.1.1.1 Integridad y Valores Éticos La cooperativa debe contar con una metodología de selección de personal que permita identificar a potenciales empleados con altos niveles de ética y en cuyo proceso de contratación se enfatice la importancia de los valores institucionales. La cooperativa debe adoptar y mantener, debidamente aprobado por los Consejos de Administración, de Vigilancia y la Gerencia un código de ética que incluya, como mínimo, valores relacionados con la integridad, la honestidad, la lealtad, la responsabilidad, la confidencialidad, todo de acuerdo con los valores y principios organizacionales. 62 2.1.1.2 Competencia profesional La cooperativa debe desarrollar programas de capacitación dirigidos a todos sus empleados, con el fin de instruirlos en el cumplimiento de la normatividad en materia de prevención y detección de riesgos y utilización de mecanismos de control desarrollados por la entidad y sobre todo su aplicación y cumplimiento. Los programas de capacitación deben ser constantemente revisados y actualizados, de acuerdo con las necesidades internas y la legislación vigente, a fin de que el personal se capacite en todos los productos, servicios y otros que oferte la institución en general. 2.1.1.3 Asignación de autoridad y responsabilidad El Consejo de Administración y Gerencia deben estar atentos a los niveles de rotación del personal en todos los departamentos y en funciones claves, tales como la Auditoría Interna, Jefe de Crédito, y los encargados de la Contabilidad. 2.1.1.4 Políticas del personal El manual de control interno también proporciona un manual de funciones como complemento de control (ANEXO 3); donde se explica los criterios y perfiles necesarios para contratar personal, según los niveles de responsabilidad y autoridad, basados en la metodología de competencias laborales, en especial para aquellas áreas que se consideren claves para la organización. Para la aplicación del control interno se utilizará tres tipos de control: CONTROL PREVIO.- actúa antes de que inicie un proceso. CONTROL CONCURRENTE.- se genera conforme se desarrolla el proceso. CONTROL POSTERIOR.- aparece una vez terminado el proceso y cuyo resultado servirá para la detección o el mejoramiento de desviaciones. 63 2.1.1.5 Descripción de procesos operativos y diagramación de actividades DEPARTAMENTO: Gerencia Responsable Gerente PROCESO 1: Recepción de Requerimientos Cuadro Nº10 Actividad Control Recepta los requerimientos por departamento. Previo Verifica si los requerimientos están justificados. Consejo Adm. Analiza y aprueba requerimientos presentados. Gerente Da cumplimiento a las disposiciones vigentes. Concurrente Realiza el análisis de impactos y se entrega un informe al Consejo de Administración. FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº1 RECEPCIÓN DE REQUERIMIENTOS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA INICIO NO Recepción de requerimientos por departamento Solicita reunión de consejos CONTROL PREVIO Aprobación SI Procede con el cumplimiento de requerimientos CONTROL CONCURRENTE CONTROL CONCURRENTE Análisis de impactos Entrega de informe CONTROL POSTERIOR FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 64 Posterior PROCESO 2: Aprobación de Estados Financieros Cuadro Nº11 Responsable Actividad Contadora Control Luego de realizar el proceso contable, prepara los Previo Estados Financieros. Auxiliar Cont. Prepara el análisis financiero en base a índices Concurrente financieros que maneja la cooperativa. Gerente Analiza y evalúa los Estados Financieros e índices Concurrente financieros. Consejo Adm. Analiza y evalúa los Estados Financieros. Aprueba los Estados Financieros y realiza Posterior observaciones si fuere el caso. FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº2 APROBACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS CONTADORA GERENTE AUXILIAR CONTABLE INICIO NO Revisa, analiza y evalúa los Estados Financieros Preparación de estados Financieros CONTROL PREVIO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Prepara análisis de estados Financieros CONTROL CONCURRENTE Evalúan los Estados Financieros CONTROL CONCURRENTE aprobación SI Efectúan observaciones y recomendaciones CONTROL POSTERIOR FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 65 PROCESO 3: Ejecución de la Resolución del Consejo de Administración Cuadro Nº12 Responsable Gerente Analiza la Actividad resolución tomada del Consejo de Control Previo Administración. Determina el área beneficiada para la ejecución. Dictamina las instrucciones para llevar a cabo el proceso. Evalúa el cumplimiento de la resolución dada. Consj. Adm. Dictaminan sanciones si no se ejecuta la resolución. FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº3 EJECUCIÓN DE LA RESOLUCIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN GERENTE INICIO Analiza la resolución tomada CONTROL PREVIO Determinar el área que apoya la ejecución Emisión de instrucciones para ejecución inmediata CONTROL CONCURRENTE ejecución NO Se comunica al consejo SI Evaluación de cumplimiento e impactos CONTROL CONCURRENTE CONTROL POSTERIOR FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 66 Concurrente Posterior PROCESO 4: Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto Anual Cuadro Nº13 Responsable Gerente Actividad Realiza la evaluación del plan de trabajo anterior. Control Previo Solicita la información para elaborar el nuevo plan. Consejo Adm. Gerente Da disposiciones para la elaboración del nuevo plan. Concurrente Elabora el plan de trabajo y se realiza ajustes pertinentes. Concurrente Aprueba el nuevo plan. Coordina la ejecución del nuevo plan y presupuesto anual. FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº4 ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO Y PRESUPUESTO ANUAL CONSEJO ADMINISTRATIVO GERENTE INICIO Evaluación del plan y presupuesto anterior CONTROL PREVIO Solicitud de información necesaria Emisión de instrucciones para ejecución inmediata CONTROL CONCURRENTE NO acceso SI Realiza los ajustes necesarios NO CONTROL CONCURRENTE Elaboración de un nuevo plan y presupuesto aprobación Coordina el proceso de ejecución SI CONTROL POSTERIOR FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 67 Posterior Responsable Áreas PROCESO 5: Adquisición de Bienes Cuadro Nº14 Actividad Identifican la necesidad de la compra de un equipo. Control Previo Solicitan a gerencia la compra del equipo. Gerencia Analiza la capacidad adquisitiva, (monto máximo Concurrente $1000). Consejo Adm. Si excede los $1000 el Consejo de Administración Concurrente analiza la compra Gerencia o el Solicitan al departamento interesado de 2 a 3 proformas Consejo Adm. para determinar la mejor opción y se procede a la compra. Contadora Realiza el comprobante de retención y el llenado del cheque si lo amerita. Realiza la transacción, entrega el cheque y el comprobante de retención al proveedor. Proveedor Entrega el equipo. Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 68 Flujograma Nº5 ADQUISICIÓN DE BIENES DEPARTAMENTO GERENTE CONSEJO ADMIN. PROVEEDOR CONTADORA INICIO Identificación de la necesidad de un equipo CONTROL PREVIO Se solicita la adquisición Analiza la capacidad adquisitiva hasta $1000 CONTROL CONCURRENTE NO Analiza la capacidad adquisitiva + $1000 CONTROL CONCURRENTE Solicita mínimo 3 cotizaciones FIN Solicita mínimo 2 cotizaciones Autorización NO Autorización SI Se procede a la compra del equipo Se realiza el comprobante de retención y el cheque SI Se contabiliza la transacción Se recibe el equipo Se firma el cheque Se firma el cheque CONTROL CONCURRENTE Se entrega el cheque y el comprobante CONTROL POSTERIOR Fase FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 69 Departamento: CRÉDITO PROCESO 6: Solicitud de crédito Cuadro Nº15 Responsable J. Crédito Actividad Control Informa los requisitos de créditos a los clientes. Revisa la veracidad de los requisitos y llena la solicitud. Previo Envía la solitud de crédito de los clientes a la Comisión. Comisión de Crédito Revisa la solicitud y verifica la solvencia del socio y aprueba la solicitud. J. Crédito Elabora un listado de créditos aprobados con montos, Concurrente tasas y plazos. Cajera Realiza la entrega del crédito según el acta de aprobación. Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº6 SOLICITUD DE CRÉDITO COMISIÓN DE CRÉDITO DEPARTAMENTO DE CRÉDITO INICIO Revisa las solicitudes CAJA Entrega del dinero +$2000 cheque -$2000 efectivo Entrega los requisitos a los socios que desean el crédito. NO 15 días de verificación Revisa que los requisitos estén completos y sean verídicos. aprueba CONTROL PREVIO Se llena la solicitud de crédito SI Listado de socios y créditos aprobados CONTROL CONCURRENTE Registro de montos, tasa y plazo archivo FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 70 Firmas de conformidad de los socios CONTROL POSTERIOR PROCESO 7: Entrega de créditos conforme al acta de aprobación Cuadro Nº16 Responsable Consejo de Crédito Actividad Elabora el acta de aprobación de crédito y entrega a la Control Previo cajera. Solicita al socio documentos de identidad y los del garante. Concurrente Verifica firmas en los comprobantes y acredita el préstamo. Cajera Imprime el pagaré y la tabla de amortización. Realiza el desembolso del préstamo. Archiva los comprobantes. Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº7 ENTREGA DE CRÉDITOS CONFORME AL ACTA DE APROBACIÓN CONSEJO CRÉDITO CAJERA SOCIO INICIO Acta de aprobación Verificación de datos Art. 4 plazos y montos CI. Socio y conyugue CI. Garante y conyug CONTROL PREVIO CONTROL CONCURRENTE Comprobación de firmas en pagares y comprobantes. Acreditación monto préstamo del del Impresión del pagare y tabla de amortización Desembolso de préstamo CONTROL CONCURRENTE Comprobante Desembolso de crédito CONTROL POSTERIOR Fase Caja fuerte FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 71 Entrega del monto -$2000 en efectivo + 2000 cheque PROCESO 8: Control de Crédito Cuadro Nº17 Responsable Actividad Control Realiza el seguimiento del préstamo con el formulario F-4. Previo Verifica los pagos. Jefe 5 días antes del vencimiento se realiza una llamada De telefónica al socio recordándole su obligación. Crédito Realiza visitas aleatorias. Concurrente Visita al socio cuando vence su obligación. Posterior Entrega el informe de créditos a gerencia para su evaluación FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº8 CONTROL DE CRÉDITO JEFE DE CRÉDITO INICIO FORMULARIO F-4 Seguimiento del crédito CONTROL PREVIO Verificación de pagos 5 días antes del vencimiento Llamada telefónica al socio CONTROL CONCURRENTE Visitas aleatorias para conocer avances Hoja de saldos de créditos Visitas a socios por vencimiento CONTROL POSTERIOR Comunicación de resultados FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 72 Informe de créditos Responsable J. de Crédito PROCESO 9: Cobranza Extrajudicial Cuadro Nº18 Actividad Verifica la hoja de créditos. Control Previo Si las cuotas han sido canceladas no se realiza ninguna acción. Gerente Consejo Adm. 15 días del vencimiento se notifica al socio por escrito. Concurrente 30 días del vencimiento notifica al socio por escrito. Concurrente 45 días del vencimiento se notifica extrajudicialmente. 60 días se procede con una demanda. J. de Crédito Elabora un informe de recuperación del crédito. Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº9 COBRANZA EXTRAJUDICIAL JEFE DE CRÉDITO GERENTE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN INICIO Verificación de pagos SI Hoja de créditos CONTROL PREVIO Cuotas canceladas 15 días de vencimientos Seguimiento al socio CONTROL CONCURRENTE Notifica al socio El Consejo Administrativo Notifica al socio CONTROL C0NCURRENTE 30 días después del vencimiento 45 días después del vencimiento Elabora un informe del estado de recuperación de créditos + 60 días del vencimiento CONTROL POSTERIOR FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 73 Notifica extrajudicialmente al socio Demanda al socio Departamento: CONTABILIDAD PROCESO 10: Registro de movimientos económicos en el Sistema Contable Cuadro Nº19 Responsable Actividad Control Contadora Verifica los documentos fuentes. Previo Verifica la existencia de la cuenta contable caso Concurrente contrario se procede a crearla. Realiza el registro contable de acuerdo a los Concurrente principios y normas pertinentes. Archiva los documentos fuentes. Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº 10 REGISTRO DE MOVIMIENTOS ECONÓMICOS EN EL SISTEMA CONTABLE CONTADORA INICIO Verificación de la documentación fuente NO CONTROL PREVIO Validez de documentos SI Verificación de la existencia de cuenta contable CONTROL CONCURRENTE cuenta contable Crear cuenta contable NO SI Registro de transacción Archivo De Doc. CONTROL CONCURRENTE CONTROL PREVIO FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 74 PROCESO 11: Elaboración y presentación de Estados Financieros a los Órganos de Control Cuadro Nº 20 Responsable Actividad Control Contadora Ingresa las transacciones en el sistema. Previo Verifica cada una de las cuentas con el auxiliar respectivo. El sistema arroja automáticamente los Estados Concurrente Financieros. Entrega al gerente los Estados Financieros. Gerente Analiza y aprueba los Estados Financieros. Contadora Elabora el reporte de créditos. Se entrega la información financiera a la Dirección Posterior Nacional de Cooperativas u otro ente de control. FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº11 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A LOS ÓRGANOS DE CONTROL CONTADORA GERENTE ENTE DE CONTROL INICIO Remite Estados Financieros e información financiera requerida Ingreso de transacciones en el sistema contable NO CONTROL POSTERIOR CONTROL PREVIO FIN Verificación de cada cuenta y auxiliares El sistema arroja automáticamente los estados financieros Aprobación CONTROL CONCURRENTE Elaboración del reporte de créditos SI FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 75 Responsable Contadora Cajera PROCESO 12: Arqueo de Caja Cuadro Nº21 Actividad Recibe la orden para realizar el arqueo según la normativa. Control Previo Entrega los valores en custodia. Contadora Separa billetes y monedas comprobando su legalidad. Concurrente Se determina saldos (faltante, sobrante o igual). Elabora el informe del arqueo y entrega al gerente. Gerente Concurrente Analiza y aprueba el informe. Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº12 ARQUEO DE CAJA CONTADORA CAJERA Recibe orden para realizar el arqueo GERENTE INICIO Revisa normas referentes al manejo de caja CONTROL PREVIO Solicita valores en custodia Entrega valores disponibles en caja CONTROL CONCURRENTE CONTROL CONCURRENTE Separa monedas, billetes Analiza el informe y novedades presentadas Determina legalidad de monedas y billetes CONTROL CONCURRENTE conformidad NO Se aplica normativa de caja SI Determina saldo según comprobantes CONTROL CONCURRENTE Toma decisiones respecto al informe CONTROL PREVIO Determina faltante, sobrante o igual FIN CONTROL CONCURRENTE Fase Elaboración del informe del arqueo de caja FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 76 Responsable Proveedor Contadora PROCESO 13: Pagos con Caja Chica Cuadro Nº22 Actividad Vende un bien o servicio y emite un comprobante de venta. Revisa el comprobante de venta. Control Previo Concurrente Realiza la retención y el pago. Registra la transacción y se verifica el registro contable. Archiva el comprobante de venta. Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº 13 PAGOS CON CAJA CHICA PROVEEDOR CONTADORA INICIO Venta de bienes o servicios Comprobante de venta CONTROL PREVIO NO validez SI Elabora comprobante de retención CONTROL CONCURRENTE Se realiza el pago CONTROL CONCURRENTE Existe cuenta contable NO Crea la cuenta contable SI Se registra la transacción en el sistema contable CONTROL CONCURRENTE Verificación de registros contables archivo CONTROL POSTERIOR FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 77 Concurrente Responsable Contadora PROCESO Nº14: Reposición de Caja Chica Cuadro Nº23 Actividad Cuenta el dinero y verifica comprobantes de pago. Control Previo Determina el saldo y los movimientos de caja chica. Concurrente Elabora un informe con el valor a reponer. Llena el cheque para que sea firmado por el gerente. Gerente Analiza y aprueba el informe. Firma el cheque. Contadora Concurrente Se contabiliza la reposición. Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº14 REPOSICIÓN DE CAJA CHICA CONTADORA GERENTE INICIO Cuenta dinero en efectivo y verifica comprobantes de pago CONTROL PREVIO NO Determina saldo disponible Verifica movimientos de caja Determina saldo contable CONTROL CONCURRENTE conformidad NO SI Elabora un informe y se determina el valor a reponer Aprobación SI Llena el cheque Firma el cheque Contabiliza la acción CONTROL CONCURRENTE CONTROL POSTERIOR FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 78 Responsable Auxiliar C. PROCESO 15: Pagos de obligaciones Tributarias Cuadro Nº 24 Actividad Elabora un auxiliar para determinar el IVA y retenciones. Contadora Revisa los cálculos del IVA. Auxiliar C. Elabora en el DIMM la declaración respectiva. Concurrente Determina el valor a pagar. Contadora Concurrente Contabiliza el valor a pagar y el pago en el periodo oportuno Realiza el debito bancario. Auxiliar C. Control Previo Concurrente Imprime y archiva la declaración. Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº15 PAGO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS AUXILIAR CONTABLE CONTADORA SRI INSTITUCION FINANCIERA INICIO Elabora un auxiliar para determinar IVA CONTROL PREVIO Revisa los cálculos del IVA Elabora en el DIMM la declaración respectiva CONTROL CONCURRENTE Envía la declaración por internet Determina el valor a pagar CONTROL CONCURRENTE Contabiliza el valor a pagar Se realiza el debito bancario por el valor del impuesto a pagar Contabiliza el pago del impuesto Se imprime y archiva documentos CONTROL CONCURRENTE CONTROL POSTERIOR FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 79 Responsable Contadora PROCESO Nº 16: Conciliación Bancaria Cuadro Nº 25 Actividad Recibe el estado de cuenta Revisa los movimientos de la cuenta bancos Control Previo Determina saldo contable y elabora la conciliación. Realiza el cuadre de la conciliación y los registros contables Concurrente Entrega la conciliación al gerente Gerente Revisa y aprueba la conciliación bancaria. Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº16 CONCILIACIÓN BANCARIA INSTITUCIÓN FINANCIERA CONTADORA GERENTE INICIO Recibe y verifica movimiento bancarios del mes Elabora estados de cuenta CONTROL PREVIO Determina saldo contable NO Elabora la conciliación bancaria Existencia de cuadre SI CONTROL CONCURRENTE Revisa y analiza la conciliación CONTROL CONCURRENTE NO Determina saldos reales disponibles en la cuenta bancaria Aprobación CONTROL POSTERIOR FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 80 Departamento: CAJA Responsable J. de Crédito PROCESO 17: Apertura de cuenta de ahorros Cuadro Nº 26 Actividad Comunica los requisitos a los clientes Control Verifica los requisitos cuando son entregados por el cliente Gerente Recibe y aprueba la solicitud de apertura de cuenta de ahorro J. de Crédito Cajera Previo Ingresa los datos del nuevo socio Concurrente Imprime la ficha y la libreta de ahorro Verifica la papeleta de depósito con el valor correspondiente Verifica firmas, registra el depósito y archiva documentos Concurrente Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº17 APERTURA DE CUENTA DE AHORRO GERENTE JEFE DE CRÉDITO CAJERA SOCIO INICIO Solicitud de apertura de cuenta Comunicación requisitos a clientes de los Verificación de los requisitos NO aprobación SI CONTROL PREVIO NO Impresión de ficha del socio y libreta de ahorro Requisitos completos SI Llenado de la papeleta de depósito con el respectivo valor Ingreso de los datos del nuevo socio CONTROL CONCURRENTE Verificación de firmas depósito Archivo. CONTROL POSTERIOR Fase FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 81 Firma del nuevo socio en la ficha CONTROL CONCURRENTE Responsable Cajera PROCESO 18: Depósito en cuenta de ahorro Cuadro N 27 Actividad Verifica los documentos de identidad del socio, la papeleta Control Previo de depósito y el valor entregado por el socio en ventanilla Ingresa los datos al sistema Concurrente Imprime el comprobante y verifica la firma del socio FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº18 DEPÓSITO EN CUENTA DE AHORRO CAJERA INICIO Libreta de ahorro y C.I Recepción de documentos y dinero CONTROL PREVIO NO Verificación de datos Correctos SI Ingreso de valores al sistema CONTROL CONCURRENTE Impresión de comprobante Firma del socio CONTROL POSTERIOR FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 82 Posterior Responsable Cajera PROCESO 19: Retiro en efectivo Cuadro Nº 28 Actividad Verifica los documentos de identidad del socio, la Control Previo papeleta de retiro. Ingresa los datos al sistema y comprueba saldos Imprime el comprobante y verifica la firma del socio FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº 19 RETIRO EN EFECTIVO CAJERA INICIO Libreta de ahorro y C.I Recepción de documentos CONTROL PREVIO NO Verificación de datos del socio Correctos SI Ingreso de valores al sistema CONTROL CONCURRENTE Impresión de comprobante Firma del socio y entrega de dinero CONTROL POSTERIOR FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 83 Concurrente Posterior Responsable Contadora Cajera PROCESO 20: Acreditación de sueldos Cuadro Nº 29 Actividad Elabora y entrega a la cajera los roles de pagos Control Previo Acredita los sueldos a cada empleado Imprime el primer reporte Imprime el segundo reporte del sistema Contadora Realiza arqueo físico en Excel y consolida reportes Concurrente Aprueba la consolidación y procede al cierre diario Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº 20 ACREDITACIÓN DE SUELDOS CONTADORA CAJERA Rol de Pagos INICIO CONTROL CONCURRENTE CONTROL PREVIO aprobado Acreditación de los sueldos a cada empleado NO SI Procede al cierre diario CONTROL POSTERIOR FIN Impresión de reportes 1 Impresión de reporte de caja del sistema 2 Realización del arqueo físico EXCEL Consolida reportes 1 y 2 Firma la cajera Fase archivo FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 84 Responsable Socio PROCESO 21: Cierre de cuenta Cuadro Nº 30 Actividad Solicita el cierre de la cuenta al gerente Control Cajera Verifica los datos del socio en el sistema Previo Gerente Realiza el trámite si el socio está inscrito en la Dirección Concurrente Nacional de Cooperativas. Cajera Entrega el saldo de la cuenta al socio Concurrente Imprime el comprobante de cierre Solicita la firma del socio y archiva el documento Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora Flujograma Nº21 CIERRE DE CUENTA GERENTE CAJERA Solicitud de cierre de cuenta SOCIO INICIO Verificación de datos del socio Aprueba y autoriza el cierre de cuenta NO CONTROL PREVIO Socio inscrito en DNC Realiza los tramites para el cierre SI No se procede al cierre de cuenta Esperar notificación de DNC Procede al cierre de cuenta CONTROL CONCURRENTE Entrega del saldo de la cuenta Firma de comprobante del cierre de cuenta Archivo comprob Fase FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 85 CONTROL POSTERIOR Responsable J. Talento H. PROCESO 22: Pago de sueldos Cuadro Nº 31 Actividad Solicita la nómina a los jefes departamentales Jefe de cada Elabora área Gerente J. Talento H. Cajera la nómina general y solicita Control Previo la estructuración de sueldos y comisiones Analiza y aprueba la estructura de sueldos Realiza el pago a cada empleado Concurrente Transfiere los sueldos a cada empleado Transfiere los aportes al IESS de cada empleado Concurrente Imprime los reportes y se solicita la firma de cada empleado Archiva los reportes Posterior FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 86 Flujograma Nº22 PAGO DE SUELDOS GERENTE JEFES DEPARTAMENTALES JEFE DE TALENTO HUMANO CAJERA INICIO Nómina de empleados por departamento Solicita nómina de empleados Elaboración de la nómina general CONTROL PREVIO Analiza estructura sueldos comisiones la de y Realiza y analiza la estructura de sueldos y comisiones Solicita estructura sueldos comisiones CONTROL CONCURRENTE Aprobación de sueldos NO la de y Realiza el pago a los empleados Transfiere sueldos a empleado los cada CONTROL CONCURRENTE Transfiere los aportes al IESS de cada empleado SI CONTROL CONCURRENTE Entrega y solicita la firmas de cada empleado. Impresión de reportes Entrega de los roles de pagos firmados archivo CONTROL POSTERIOR FIN FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELBORADO POR: La Autora 87 2.1.2 Establecimientos de objetivos El Consejo de Administración y la Gerencia debe establecer un mecanismo consistente que determine objetivos que tengan estrecha relación y concordancia con la misión y visión de la cooperativa, manteniendo un nivel aceptable de riesgo. 2.1.2.1 Objetivos Estratégicos La Cooperativa debe contar con una acertada vinculación con todos los niveles de la organización para establecer objetivos estratégicos y los medios para alcanzarlos, para lo cual se debe verificar su eficacia a través de la fijación de estándares de tiempo y rendimiento; esto facilita la detección de factores de riesgos. 2.1.2.2 Objetivos Específicos La comprobación de la relación de los objetivos específicos con los objetivos y planes estratégicos de la cooperativa determinará su coherencia y coordinación para evitar un mal uso de recursos, de igual manera si estos objetivos van de la mano con los procesos. 2.1.2.3 Consecución de Objetivos Para el logro de objetivos la alta dirección y el Consejo de Administración evalúa la veracidad de la información sobre eventos externos relacionados principalmente con los objetivos estratégicos, mediante el conocimiento y análisis de los informes de cumplimiento de objetivos supervisados en todos los niveles por el personal competente. Para la Cooperativa “Unión Cochapamba” su objetivos estratégicos están encaminados hacia la recuperación de cartera, en los siguientes ámbitos: · Objetivo Estratégico 1: Sostenibilidad. Ser una institución comprometida a regirse bajo principios económicos, medioambientales y sociales que aseguren el crecimiento 88 financiero, a través de la cobertura de costos; prestando así especial atención a la recuperación de la cartera de créditos en los plazos establecidos. · Objetivo Estratégico 2: Metodologías Crediticias. Mediante un manejo adecuado de procesos cimentar en la cooperativa una sólida cultura de servicio, que permitan ofrecer a sus clientes servicios eficientes, oportunos, competitivos y de bajo costo. · Objetivo Estratégico 3: Capacidad Institucional. Contar con personal capacitado para ofertar productos y servicios financieros que se identifiquen con la misión y visión de la Cooperativa. · Objetivo Estratégico 4: Alianzas. Vincularse con entes cuyas prácticas crediticias sean valiosas y adaptables para la cooperativa adquiriendo experiencia en el ámbito de servicios complementarios que requieran los micros y pequeños empresarios. · Objetivo Estratégico 5: Impacto Social. Mejorar con los productos y servicios micro financieros de la Cooperativa, la calidad de vida de las comunidades que acceden a este servicio. 2.1.3 Identificación de Acontecimientos 2.1.3.1 Factores Externos e internos El Consejo de Administración, el Consejo de Vigilancia y la alta dirección de la cooperativa deberán colaborar con las acciones para la determinación de factores de riesgo externos e internos y la eficiencia con los que se los identifica. 2.1.3.2 Identificación de Riesgos Para que la alta dirección conjuntamente con los consejos de la cooperativa puedan identificar los riesgos debe asegurarse de que la entidad cuente con: 89 · Presencia de mecanismos dentro de la organización, para identificar eventos relacionados con sus objetivos. · Grado de apoyo de la dirección a las acciones orientadas a identificar eventos y otros asuntos relacionados. · Nivel de participación de los miembros de la organización en la identificación de eventos. 2.1.3.3 Categoría de Eventos Es de trascendental importancia que la alta dirección conjuntamente con el Consejo de Administración, Vigilancia y el personal idóneo, determinen el nivel de importancia y ejecución de acciones orientadas a categorizar los eventos relacionados con los objetivos y misión de la entidad. Para tales efectos se detallan algunos eventos: Ejemplo de Categoría de Eventos: CATEGORÍA DE EVENTOS Cuadro N° 32 CATEGORIA DE EVENTOS FACTORES EXTERNOS Económicos Disponibilidad del capital FACTORES INTERNOS Infraestructura Disponibilidad de activos Emisión de deuda, impago Capacidad de los activos Concentración Acceso al capital Liquidez Complejidad Mercados Financieros Desempleo Competencia Fusiones /Adquisiciones Medioambiente Energía Personal Capacidad del personal Catástrofes naturales Actividad fraudulenta Desarrollo sostenible Seguridad e higiene 90 Políticos Cambios de gobierno Procesos Capacidad Legislación Diseño Políticas públicas Ejecución Regulación Sociales Demografía Tecnología Integridad de datos Comportamiento del consumidor Disponibilidad de datos y sistemas Responsabilidad social corporativa Selección de sistemas Privacidad Desarrollo Mantenimiento Tecnológicos Interrupciones Datos externos Tecnología emergente” FUENTE: ANDRADE, Mario, 2006, CORRE (Control de los Recursos y Riesgos del Ecuador), Proyecto de Anticorrupción ¡Si Se Puede!. 2.1.4 Evaluación de Riesgos Cuando se diseña y evalúa procedimientos o actividades de control, hay que tener en cuenta los siguientes discernimientos: · La persona o personas de la organización que se encargue de evaluar un proceso o área en particular no debe estar involucrada en la gestión de dicha área centrando su trabajo en el análisis y no en el llenado o simple diligenciamiento de formatos, con el fin de cumplir con las políticas institucionales. · El establecimiento de dichas prácticas debe ir acompañada de una difusión que oriente a todos los empleados sobre la forma como debe hacer seguimiento a su actividad. 2.1.4.1 Riesgo Aceptado y Niveles de Tolerancia Para la autoevaluación de riesgos por parte de la Gerencia y el Consejo de Administración se deben considerar como base los siguientes puntos: 91 · Estado de comprensión de la responsabilidad de aceptar niveles de riesgo y su tolerancia. · Supervisión y evaluaciones internas para medir la razonabilidad de los niveles de riesgo aceptado así como su tolerancia, con base en los resultados obtenidos. · Evaluar la forma en que se alcanzan los estándares y el cumplimiento de los objetivos institucionales. · Atención a los cambios ocurridos entre el riesgo aceptado y los resultados. 2.1.4.2 Planeación de la evaluación de riesgos La cooperativa en este punto evalúa su exposición a los diversos riesgos en función de las tendencias y expectativas del entorno; y proyecta al menos por un semestre estos indicadores con el fin de poder tomar las acciones correctivas y planes de contingencia apropiados, de forma oportuna y con información apropiada y suficiente para esto se debe tomar en cuenta los objetivos estratégicos y específicos. 2.1.4.3 Identificación de Riesgos Es recomendable que el Consejo de Administración y el personal competente adopte como política requerimientos más drásticos con el objetivo de evitar riesgos que no se puedan controlar, con lo cual garantizará en todo momento no alcanzar los topes legales. 2.1.4.4 Estimación de Riesgos Para la estimación de riesgos es necesaria la intervención de todos los niveles jerárquicos de la cooperativa para valorar las probabilidades e impactos, contando dentro de sus fortalezas el apoyo de la dirección para planear y ejecutar los estudios pertinentes, tomando referencia 92 evidencias comprobadas, es así que los riesgos pueden estimarse a través de matrices de riesgo. 2.1.4.5 Matrices de Riesgo por Procesos Uno de los principales inconvenientes que atraviesan las organizaciones es la de no contar con herramientas de evaluación permanente de sus operaciones, que identifique los procesos más importantes que se interrelacionan entre sí con un fin en común. Por esta razón se ha elaborado una matriz de riesgos sobre puntos de control identificadas en las actividades que desarrollan la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba”, a partir de la diagramación de actividades. Para proceder a la evaluación de cada actividad se debe establecer calificativos en este caso se ha determinado cuatro: MÍNIMO, BAJO, MEDIO Y ALTO con sus correspondientes puntajes comprendidos entre 1 y 4 respectivamente. Para la obtención de resultados se obtiene los totales de cada columna y se multiplica por el puntaje, la sumatoria se divide para 4 que corresponde al número de calificativos; el resultado final determinará el nivel de riesgo en cada proceso. Ejemplo: EJEMPLO DE MATRIZ DE RIESGO Matriz N° 1 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx TOTALES 1 1 2 1 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR=1(1)+1(2)+2(3)+1(4)= 13/4= 3,25 Riesgo Medio 93 MATRICES DE RIESGO DE LA COOPERATIVA “UNIÓN COCHAPAMBA” Departamento: GERENCIA Proceso 1: Recepción de Requerimientos Matriz N°2 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Presentación formal del requerimiento al Consejo X Forma utilizada para la aprobación X Informe del consejo X TOTALES 0 1 2 0 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 0(1)+1(2)+2(3)+0(4)= 8/4= 2 Riesgo Bajo Proceso 2: Aprobación de Estados Financieros Matriz N°3 NIVELES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto X X X 0 0 1 2 FACTORES DE RIESGO Riesgos inherentes del proceso contable Errores en el ingreso de datos Inadecuada interpretación de datos TOTALES FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 0(1)+0(2)+1(3)+2(4)= 11/4= 2.75 Riesgo Bajo Proceso 3: Ejecución de la resolución del Consejo Administrativo Matriz N°4 NIVELES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto X X X 0 0 1 2 FACTORES DE RIESGO Malos entendidos en instrucciones Toma de decisiones poco eficientes Resultados negativos de la implementación TOTALES FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 0(1)+0(2)+1(3)+2(4)= 11/4= 2.75 Riesgo Bajo 94 Proceso 4: Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto Anual Matriz N°5 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Evaluación del plan y presupuesto anterior X Disponibilidad de información X Aprobación del nuevo plan de trabajo X Cumplimiento del plan de trabajo X TOTALES 0 1 2 1 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 0(1)+1(2)+2(3)+1(4)= 12/4= 3 Riesgo Medio Proceso 5: Adquisición de bienes Matriz N°6 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Identificación de necesidades X Capacidad adquisitiva X Análisis de proformas X Aprobación del gerente o consejo pertinente X Elaboración de retenciones erróneas X Registro contable incorrectos X TOTALES 0 3 3 0 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora RF=0(1)+3(2)+3(3)+0(4)=15/4=3.75 Riesgo Medio Departamento: CRÉDITO Proceso 6: Solicitud de Crédito Matriz N°7 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Situación económica del socio X Lista de créditos aprobados X Garantía aceptada para el crédito X Archivo de documentos X TOTALES 0 1 3 0 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 0(1)+1(2)+3(3)+0(4)= 11/4= 2.75 Riesgo Bajo 95 Proceso 7: Proceso de entrega de Créditos Matriz N°8 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Elaboración del acta de aprobación X Comprobación de firmas X Elaboración de la tabla de amortización X Entrega de dinero al socio X TOTALES 0 1 3 0 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 0(1)+1(2)+3(3)+0(4)= 11/4= 2.75 Riesgo Bajo Proceso 8: Control del Crédito Matriz N° 9 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Cumplimiento de la obligación del socio X Saldos de los créditos vencidos X Llamadas de atención por mora del crédito X Elaboración del informe de créditos X TOTALES 0 2 0 2 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR=0(1)+2(2)+0(3)+2(4)= 12/4=3.00 Riesgo Medio Proceso 9: Cobranza Extrajudicial Matriz N°10 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Verificación de plazos y montos X Envió de notificaciones al socio X Acciones extrajudiciales por el Consejo Administ. X Elaboración del informe X Análisis del estado de recuperación de créditos X TOTALES 0 0 5 0 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR=0(1)+0(2)+5(3)+0(4)=15/4= 3.75 Riesgo Medio 96 Departamento: CONTABILIDAD Proceso 10: Registro de movimientos económicos en el Sistema Contable Matriz N°11 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Confusión de cuentas X Error al registrar X Pérdida de documentos X Archivar erróneamente los documentos X TOTALES 1 0 2 1 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 1(1)+0(2)+2(3)+1(4)= 11/4= 2.75 Riesgo Bajo Proceso 11: Elaboración y presentación de Estados Financieros a entes de Control Matriz N°12 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Omisión de registros de transacción en el período X Saldos irreales X Verificación de saldos X Remisión de información a entes de control X TOTALES 0 0 2 2 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 0(1)+0(2)+2(3)+2(4)=14/4=3.50 Riesgo Medio Proceso 12: Arqueo de Caja Matriz N°13 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Recepción de orden X Conocimiento de normas X Identificación de legalidad de dinero X Omisión de comprobantes X Errores en cálculos matemáticos X TOTALES 1 2 2 0 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 1(1)+2(2)+2(3)+0(4)= 11/4= 2.75 Riesgo Bajo 97 Proceso 13: Pagos con Caja Chica Matriz N°14 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Archivo de documentos de respaldo X Verificación de información de documentos X Aplicación de retenciones X Error al digitar transacciones X TOTALES 1 1 2 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR=1(1)+1(2)+2(3)+0(4)= 9/4= 2.25 Riesgo Bajo Proceso 14: Reposición de Caja Chica Matriz N°15 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Determinación de saldos X Mantener documentación de respaldo X Comprobación de saldos X Elaboración de informe X Aprobación de gerencia X TOTALES 1 4 0 0 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 1(1)+4(2)+0(3)+0(4)=9/4= 2.25Riesgo Bajo Proceso 15: Pago de Obligaciones Tributarias Matriz N°16 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Elaboración de auxiliares X Omisión y pérdida de facturas X DIMM desactualizado X Manipulación de datos por personal no autorizado X Contabilización errónea X Dinero disponible en cuenta bancaria para el pago X TOTALES 0 3 1 2 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 0(1)+3(2)+1(3)+2(4)=17/4= 4 R.25 Riesgo Alto 98 Proceso 16: Conciliación Bancaria Matriz N°17 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Entrega de estados de cuenta a tiempo X Revisión de movimientos bancarios X Detección de errores matemáticos X Error al digitar números X TOTALES 0 4 0 0 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 0(1)+4(2)+0(3)+0(4)= 8/4= 2.00 Riesgo Bajo Departamento: CAJA Proceso 17: Apertura de cuenta de ahorro Matriz N°18 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Verificación de documentos X Aprobación de gerencia X Verificación de firmas X TOTALES 0 3 0 0 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 0(1)+3(2)+0(3)+0(4)= 6/4=1.50 Riesgo Mínimo Proceso 18: Depósitos Matriz N°19 NIVELES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Verificación de los datos del socio X Recepción de dinero X Ingreso de datos al archivo electrónico X Verificación de firmas y conformidad del socio X Arqueo de caja X TOTALES 0 4 1 0 FACTORES DE RIESGO FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR=0(1)+4(2)+1(3)+0(4)=11/4=2.75 Riesgo Bajo 99 Proceso 19: Retiro de efectivo de Cuenta de Ahorros Matriz N°20 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Verificación de los datos del socio X Ingreso de valores al sistema X Emisión de comprobantes X TOTALES 1 2 0 0 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 1(1)+2(2)+0(3)+0(4)=5/4=1.25 Riesgo Mínimo Proceso 20: Acreditación de sueldos Matriz N°21 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Elaboración del rol de pagos-contadora X Verificación del rol para la acreditación-caja X Elaboración de reportes-caja X Firmas de responsabilidad X TOTALES 0 3 1 0 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 0(1)+3(2)+1(3)+0(4)= 9/4=2.25 Riesgo Bajo Proceso 21: Cierre de Cuenta de Ahorro Matriz N°22 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Causa del cierre de cuenta X Verificar inscripción en DNC del socio X Cierre de cuenta y entrega de saldos X TOTALES 0 1 2 0 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 0(1)+1(2)+2(3)+0(4)= 8/4=2 Riesgo Bajo DNC= Dirección Nacional de Cooperativas 100 Proceso 22: Pago de sueldos Matriz N°23 NIVELES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO 1 Mínimo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto Elaboración de la nómina de empleados X Estructura de sueldos X Conformidad de empleados X TOTALES 1 2 0 0 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora FR= 1(1)+2(2)+0(3)+0(4)= 5/4= 1.25 Riesgo Mínimo MATRIZ DE CONTROL GENERAL POR PROCESO Matriz N°24 NIVELES DE RIESGO PROCESOS DE CONTROL Mm B Recepción de Requerimientos 2.00 Aprobación de Estados Financieros 2.75 Ejecución de resoluciones del Consejo Administrativo 2.75 Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto anual Adquisición de bienes Solicitud de crédito 2.75 Proceso de entrega del crédito 2.75 Control de crédito Cobranza extrajudicial Registro de movimientos económicos en el sistema 2.75 contable Elaboración y presentación de Est. Fin. a entes de control Arqueo de caja 2.75 Pagos con caja chica 2.25 Reposición de fondos de caja chica 2.25 Pago de obligaciones tributarias Conciliación bancaria 2.00 Apertura de cuenta de ahorro 1.50 Deposito en cuenta de ahorro 2.75 Retiro de cuenta de ahorro 1.25 Acreditación de sueldos 2.25 Pago de sueldos 2.00 Cierre de cuenta 1.25 TOTAL 4.00 32.00 Mm= Mínimo B= Bajo M= Medio A= Alto FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora 101 M A 3.00 3.75 3.00 3.75 3.50 4.25 17.00 4.25 La matriz general de riesgos muestra que los procesos operativos se desarrollan bajos niveles de riesgo, por lo que la cooperativa está encaminada hacia la consecución de metas; no obstante es preciso que se maneje controles específicos en especial en aquellas actividades que se refieren al registro y movimiento contable donde se deben evitar errores que impidan reflejar la realidad económica de la institución, tomando en cuenta que el control debe formar parte de cada proceso de inicio a fin para que cada empleado se anticipe a posibles desviaciones. 2.1.5 Respuesta al Riesgo 2.1.5.1 Categoría de respuesta Para categorizar las respuestas en primera instancia el Consejo Administrativo y la gerencia debe contar con mecanismos para analizar alternativas para apoyar la adopción de decisiones, cuya metodología utilizada para respaldar los análisis debe ser acertadamente confiable. 2.1.5.2 Decisión de respuesta De igual manera que para la respuesta a los riesgos el Consejo Administrativo y la gerencia tiene que considerar lo siguiente: · Evidencia que conlleve a la toma de decisiones acertadas. · Participación conjunta de los niveles de la organización con conocimientos especializados. · Confiabilidad de los métodos utilizados para respaldar las decisiones. · Existencia de mecanismos para apoyar las decisiones. 2.1.6 Actividades de control Los responsables de realizar y verificar las actividades de control deberán rendir informes de su cometido, dentro de un periodo específico, a la gerencia, indicando los hallazgos, 102 oportunidades de mejoramiento y de ser obligatorias las modificaciones a los controles vigentes y las nuevas políticas, procedimientos y áreas expuestas a riesgo. 2.1.6.1 Asignación de tareas Todo el personal de la cooperativa “Unión Cochapamba” está comprometido a contribuir y velar por el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos. Para ello, es deber de la institución informar de manera clara y en su totalidad de la existencia de estos parámetros proporcionando las herramientas y lineamientos que conlleven a facilitar su identificación y consecución, plasmados en un manual de funciones (ANEXO 3). 2.1.6.2 Control del Sistema de Información En estos casos el Consejo de Administración deberá considerar de preferencia y con la profundidad ineludible los informes que se les presenten, hacer las preguntas y formular las críticas y comentarios suficientes para el buen entendimiento y análisis de la información. 2.1.6.3 Controles generales Es de particular importancia la existencia de un plan estratégico de tecnología de información que guarde relación con los objetivos institucionales y la gestión de los riesgos; de no existir es responsabilidad de la gerencia y del departamento de informática elaborar un plan que se ajuste a las necesidades de la cooperativa en cuanto a la parte tecnológica. 2.1.7 Información y Comunicación Los Consejos de Administración, Vigilancia y la Gerencia obligatoriamente deben designar a los responsables del mantenimiento y provisión de información de todas las áreas, y es vital que se provea de información externa que contribuya a una toma de decisiones acertada a través de filtros de control tales como: comportamiento del mercado, competencia, tasas de 103 interés, satisfacción de los clientes; con el fin de que se realice la medición de principales riesgos. 2.1.7.1 Contenido y flujo de la información Es prioridad del Consejo de Administración expresar exclusivo interés e importancia sobre la información financiera, el procesamiento de datos y de las funciones operativas, en sus evaluaciones y al momento de tomar decisiones. 2.1.7.2 Sistema de información Para que se garantice que la información que se origina y procesa es segura, íntegra y confiable se establecerá políticas para la administración y el control de los sistemas de información de esta manera se ratifica la seguridad y el sustento de la información ante cualquier eventualidad que pueda afectarla. La cooperativa debe establecer políticas y procedimientos para lo siguiente: · Detallar un plan estratégico de tecnología de información, tomando en cuenta los objetivos estratégicos y principales riesgos de la institución. · Definir las políticas y procedimientos para adquirir e implementar software de aplicación, adquisición y mantenimiento de la arquitectura tecnológica, instalación y acreditación de los sistemas. · Establecer controles de acceso a los programas y datos a través de claves y software especializados. 104 2.1.8 Supervisión y Monitoreo Los Consejos de Administración y Vigilancia conjuntamente con la Gerencia designarán las áreas responsables, la forma, período y límites en la ejecución de cada etapa de la supervisión en cada actividad o proceso de la cooperativa. 2.1.8.1 Evaluación del sistema del Control Interno En complemento a los controles que se han plasmado en este manual a continuación se sugiere algunos criterios: · Las evaluaciones a los acreditados serán en lo posible sobre antecedentes personales, con el fin de establecer su honestidad y credibilidad. · Las visitas realizas a los clientes deben abarcar la verificación de la legitimidad de los datos que reposa en el archivo de préstamos de esta manera se pueden detectar inconsistencias en los datos y su origen. · Incluir en las visitas a los clientes atrasados, o aquellos cuyos créditos fueron renovados o refinanciados. 2.1.8.2 Evaluaciones de controles directivos En general las evaluaciones se harán a todo el personal en los siguientes puntos: · De acuerdo a lo establecido en la ley y a políticas internas de la cooperativa, los empleados deben disponer de sus vacaciones en el tiempo y plazo determinado, de no ser así deberá justificar su permanencia en el lugar de trabajo, debido a que puede ser un indicio de algún interés en particular. · Las medidas de control y evaluación serán a través de Auditorías con el fin de verificar que la información no sea manipulada o modificada sin la respectiva autorización; la misma consideración se aplicará a los sistemas informáticos. 105 · La cooperativa deberá designar a los responsables de realizar dichos exámenes, por lo que es recomendable que los autores sean personas ajenas al área de investigación. 2.1.8.3 Seguimiento del Control Interno El Consejo de Vigilancia hará un seguimiento detallado al riesgo y la probabilidad de ocurrencia, en base a informes presentados por los responsables de su seguimiento; los resultados obtenidos serán informados al Consejo de Administración. Cada evaluación debe tener como respaldado un documento donde se detallen todos los hallazgos; de esta manera se comprobará la veracidad de la gestión financiera, administrativa y de procesos a la Gerencia y a los respectivos consejos mediante la Auditoría Interna. 106 MATRIZ DE SEGUIMIENTO Matriz N°25 PROCESOS OBJETO DE SEGUIMIENTO Recepción de Requerimientos Aprobación de Estados Financieros Ejecución de resoluciones del Consejo Administrativo Elaboración del Plan de Trabajo y Presupuesto anual Adquisición de bienes Solicitud de crédito Proceso de entrega del crédito Control de crédito Cobranza extrajudicial Registro de movimientos económicos en el Sistema Contable Elaboración y presentación de Estados Financieros a entes de control Arqueo de caja Pagos con caja chica Reposición de fondos de caja chica Pago de obligaciones tributarias Conciliación bancaria Apertura de cuenta de ahorro Depósito en cuenta de ahorro Retiro de cuenta de ahorro Acreditación de sueldos Pago de sueldos Cierre de cuenta Frecuencia Cuando se requiera Mensual Mensual Anual Cuando se requiera Cuando solicite el socio Aprobación de crédito 5 días antes del vencimiento 60 días después del vencimiento Diario Cuando lo soliciten Sorpresivo Mensual Mensual Semestral Mensual Cuando lo soliciten Cuando lo soliciten Cuando lo soliciten Mensual Mensual Cuando lo soliciten Instrumento Oficio y justificación Información financiera Acta resolutiva Análisis financiero y plan anterior Proformas Solicitud Documentos de respaldo Hoja de crédito Notificación y hoja de crédito Documentos fuentes Estados financieros Normativa Comprobantes de egreso Informe de caja Formularios Estado de cuenta Comprobantes de ingreso Comprobantes de ingreso Comprobantes de egreso Consolidación de reportes Rol de pagos firmados Comprobantes de egreso Responsable G GyC G, C, JC CA, G, C CA, G, C CC, G, JC Cj JC CA, G C, Ac C, G C, Cj C C, G C, G C,G JC, Cj Cj CJ C, Cj JT, C, Cj G, Cj FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora CA= Consejo Administrativo G= Gerente C= Contadora CC= Comisión de Crédito Ac= Auxiliar Contable JC= Jefe de Crédito JT= Jefe de Talento Humano Cj= Cajera 107 4.2.1. Análisis de Impactos IMPACTO ECONÓMICO CÁLCULO DEL MONTO A RECUPERAR Cuadro N°33 CÁLCULO DEL MONTO A RECUPERAR Interés /Mora Detalle Cartera de crédito total Créditos cancelados Créditos en mora Créditos vencidos Créditos incobrables % 60% 25% 12% 3% Monto Recuperación Valor Interés 1.10% 460000,00 276000,00 115000,00 10% 11500,00 1868,75 1265 55200,00 10% 5520,00 828,00 607,2 13800,00 10% 1380,00 483,00 151,8 TOTAL 18400,00 3179,75 2024,00 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora INTERÉS Interés 20% Interés 15% Interés 10% TOTAL MONTOS DE CRÉDITO Cuadro N° 34 MONTOS DE CRÉDITO % % préstamo 11500,00 préstamo 5520,00 50% 1150,00 25% 431,25 100% 828,00 25% 287,50 1868,75 828,00 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora SUELDOS Jefe de Crédito 460,00 Auxiliar de Crédito 318,00 Total 778,00 108 % préstamo 60% 40% 1380,00 276,00 207,00 483,00 FLUJO DE EFECTIVO DE RECUPERACIÓN DE CRÉDITOS Cuadro N°35 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO "UNIÓN COCHAPAMBA" FLUJO DE EFECTIVO DE RECUPERACIÓN DE CRÉDITOS AÑO 2013 1 2 3 4 Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre Saldo anterior 3416,94 6833,88 10250,82 INGRESOS Cobro de interés 794,94 794,94 794,94 794,94 Cobro de interés por mora 506,00 506,00 506,00 506,00 Cobro de cartera en mora 2875,00 2875,00 2875,00 2875,00 Cobro de cartera vencida 1380,00 1380,00 1380,00 1380,00 Recuperación de préstamos incobrables 345,00 345,00 345,00 345,00 TOTAL 5900,94 9317,88 12734,82 16151,76 EGRESOS Gastos de Operación (Sueldos) Viáticos TOTAL EFECTIVO NETO POR OPERACIONES 2334,00 150,00 2484,00 3416,94 2334,00 150,00 2484,00 6833,88 2334,00 2334,00 150,00 150,00 2484,00 2484,00 10250,82 13667,76 FUENTE: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” ELABORADO POR: La Autora Con la aplicación de la propuesta se pretende orientar a la cooperativa hacia la recuperación de los créditos otorgados que están en mora, vencidos e incobrables, por tanto se ha considerado un 10% de recuperación en un plazo de 1 año tomando en cuenta que los pagos se los realiza cada tres meses como política interna, en este caso se realizará visitas a los socios cuyas obligaciones estén pendientes, informando de esta manera la reestructuración de sus préstamos con los respectivos intereses. Se ha determinado un 10% de recuperación considerando que el cambio debe darse de forma gradual; puesto a que se pretende implantar una cultura crediticia razonable que en cierta manera obligue la cancelación oportuna de cualquier crédito que contraigan los socios. 109 De esta manera se cumplirá con el objetivo de todo ente financiero que es el de mantenerse en funcionamiento generando utilidades, partiendo de este punto se puede decir que este trabajo desarrollado servirá como una herramienta para conseguir esa meta. Al lograr un mejor manejo de los recursos económicos mediante la implantación de este manual, permitirá que la cooperativa aproveche la confianza obtenida de sus socios incrementando el nivel de crédito y la recuperación de los mismos así como también de ahorros recibidos, asegurando un crecimiento sostenido; además de que seguirá capitalizándose mediante recursos de ONGS no gubernamentales que ven con buen agrado la labor realizada por la cooperativa, porque aporta positivamente a mejorar el nivel económico de las comunidades. IMPACTO SOCIAL Mediante el uso y manejo adecuado de recursos económicos la Cooperativa “Unión Cochapamba” constituirá un soporte significativo que brinde satisfacción a las necesidades crediticias de las comunidades, debido a que su organización y dirección está a cargo de miembros de estos sectores lo cual acrecienta la confiabilidad de los socios a través de la captación de dinero resultantes de sus actividades productivas que en su mayoría son agrícolas; por lo tanto la cooperativa contribuye a fomentar el ahorro entre sus asociados. IMPACTO ORGANIZACIONAL Mediante la elaboración e implantación de un Manual de Control Interno la entidad como tal podrá fortalecer su estructura organizacional, que permita a cada miembro conocer sus 110 funciones, responsabilidades y nivel de autoridad para realizar sus actividades en menos tiempo con la optimización de recursos. Al mejorar el nivel de control con la provisión de nuevas herramientas administrativas se generará un mejor trabajo en equipo y además servirá de parámetro para dirigir, corregir o replantear metas, políticas y procesos. IMPACTO ÉTICO La implementación del manual ayudará a crear un ambiente de control adecuado fomentando la correcta actuación del personal de la cooperativa en el desarrollo de sus actividades, disminuyendo la posibilidad de que se cometa errores involuntarios o malos manejos que perjudique a la institución, es por esto que un alto grado de ética profesional constituye un pilar fundamental en la ejecución de un trabajo eficiente. 111 4.3 VALIDACIÓN DE EXPERTOS 112 CONCLUSIONES La información recopilada de fuentes bibliográficas fue de gran importancia para el desarrollo de la presente investigación sirviendo como guía para la elaboración de este trabajo, de igual manera la opinión de expertos quienes evaluaron la propuesta ratificando así que esta investigación aporta al mejoramiento de la cooperativa. Se propuso un organigrama funcional que permita la distribución acertada de las funciones, de esta manera se establece relación directa entre departamentos o áreas coordinando procesos y actividades del personal; facilitando la tarea de supervisión en todos los niveles de la organización. La diagramación de actividades proporcionará al personal pertinente el reconocimiento y ejecución de cada proceso mostrando dinamismo al ejercer su función sin pérdida de tiempo; sumándose a esto la elaboración de matrices de riesgo que identifica errores tempestivamente mejorando la estructura de los procedimientos para lo cual es importante que se considere la opinión del personal; corroborando así una buena atención al cliente y un adecuado manejo de recursos. A través del manual de control interno el manejo de los recursos económicos con respecto al otorgamiento de créditos y la estructuración del presupuesto serán más eficientes ya que se implementará el control interno en cada etapa del proceso de manera oportuna dando cumplimiento a las políticas de crédito y control, permitiendo la óptima recuperación de créditos en el tiempo y plazos establecidos. Con la elaboración del manual de funciones el personal se desempeñará dentro de los estándares legales e internos de la cooperativa, contando al mismo tiempo con profesionales adecuados y competitivos acorde al desarrollo incesante de la institución. 113 RECOMENDACIONES La supervisión y examen de la efectividad de los procesos en cuanto al manejo adecuado de los recursos económicos y en general de los demás procesos deben hacerse de manera permanente y sorpresiva para que el personal se anticipe a eventualidades o fluctuaciones dadas por cambios en factores externos que afecten el desenvolvimiento normal de las actividades de la institución. Es necesario capacitar al personal de la cooperativa y a los miembros de los respectivos Consejos acerca del contenido del manual de control interno para que la ejecución del mismo en la entidad sea eficiente y sea aprovechado de la mejor manera cumpliendo a cabalidad con el objetivo de la investigación. Es de vital importancia mantener informado al personal sobre decisiones o cambios significativos que afecten directamente a la cooperativa para que las acciones emprendidas sean comprendidas y acatadas conforme a lo establecido por la alta dirección. El presente manual debe ser revisado y actualizado según lo amerite por lo funcionarios encargados de ponerlo en practica de manera que no afecte al cumplimiento de los objetivos y en la visión en la que se enmarque la institución. Este trabajo si puede considerarse como fuente de consulta debido a que reúne todos los aspectos metodológicos y científicos para considerarse como tal. 114 BIBLIOGRAFÍA · AMARO, Antonio, 2009, Fundamentos de Administración, 1ra Edición, Editorial Pearson, México. · ANDRADE, Mario, 2006, CORRE (Control de los Recursos y Riesgos del Ecuador), Proyecto de Anticorrupción ¡Si Se Puede! · ANZOLA, Sérvula, 2010, Administración de Pequeñas Empresas, 3ra Edición, Editorial Mc Graw-Hill, México. · ARIAS, L. 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Et al, 2011, Investigación, Fundamentos y Metodológico, 2da Edición, Editorial Pearson, México. · DELOITTE, 2009, Control Interno, 1ra Edición, Editorial Planeta, Colombia. · ESCOBAR, L y Tamayo, E, 2008, Contabilidad, (s.ed.), Editorial Editex, España. · ESTUPIÑAN, Rodrigo Gaitán, 2010, Pruebas Selectivas en la Auditoria, 1ra Edición, Ecoe Ediciones, Colombia. · FIERRO, Ángel, 2011, Contabilidad General, 4ta Edición, Editorial Ecoe Ediciones, Bogotá. · LINDEGARD, Eugenia, 2009, Auditoria, (s.ed.), Chile · MANTILLA, Samuel Alberto, (2008a), Auditoria Financiera de Pymes, 1ra Edición, Ecoe Ediciones, Bogotá. 116 · MANTILLA, Samuel Alberto, (2008b), Control Interno de los nuevos instrumentos financieros, 2da Edición, Editorial Litoperla, Bogotá. · MANTILLA, Samuel Alberto, (2009a), Auditoria del Control Interno, 2da Edición, Ecoe Ediciones, Bogotá. · MANTILLA, Samuel Alberto, (2009a), Auditoria de información Financiera, 1ra Edición, Ecoe Ediciones, Bogotá. · MEIGS, Walter, 2009, Contabilidad la base para decisiones gerenciales, 11 va Edición, Editorial Mc Graw-Hill, Colombia. · MEJÍA, Braulio, 2007, Gerencia de Procesos, 5ta Edición, Editorial Ecoe Ediciones, Colombia. · MORALES, Pedro, 2010, Manual de Control Interno y Contable del Agente Aduanal, 1ra Edición, Editorial P y V Ediciones, (s.l.). · MUNCH, L y GARCIA J, 2009, Fundamentos de Administración, 8va Edición, Editorial Trillas S.A., México. · MUNCH, Lourdes, 2010, Administración: Gestión Organización Enfoques y Procesos, 1ra Edición, Editorial Pearson, México. · NIA 6, 2010, Norma Internacional de Auditoria. · OSORIO, Israel, 2007, Fundamentos de Auditoria de Estados Financieros, 2da Edición, Editorial Ecafsa, México · PASCHOAL, José, 2007, Introducción de la Economía, 18 va Edición, Editorial MMC, México. · REY, José, 2009, Contabilidad General, 2da Edición, Editorial Paraninfo, Madrid. · ROBBINS S y CENZO D, 2009, Fundamentos de Administración; Conceptos Esenciales y Aplicación, 6ta Edición, Editorial Pearson, México. 117 · ROBBINS S y COULTER M, 2010, Administración, 10ma Edición, Editorial Pearson, México. · ROMERO, Cristina, 2008, Auditoria Administrativa, 1ra Edición, Editorial Graficas Ruiz, (s.l.). · ROMERO, Enrique, 2008, Presupuesto y Contabilidad Pública, 2da Edición, Editorial Litoperla, Colombia. · SAMPIER, Hernández. Et al, 2010, Metodología de la Investigación, 5ta Edición, Editorial Ecoe Ediciones, México. · SCHROEDER, Roger. Et al, 2011, Administración, de Operaciones, 5ta Edición, Editorial Mc Graw- Hill, México. · SINISTERRA, G y POLANCO, L, 2009, Contabilidad Administrativa, 2da Edición, Editorial Ecoe Ediciones, Bogotá. · SINISTERRA, G., Polanco, L., Henao, M., 2011, Contabilidad, 6ª ed., McGrawHill, Colombia · SOTOMAYOR, Alfonso, 2008, Auditoria Administrativa, 1ra Edición, Litográfica Ingramex, México. · TARAPUEZ, Edwin. Et al, 2010, Teoría Monetaria Bancaria, 1ra Edición, Editorial Ecoe Ediciones, Colombia. · VALDEZ, Salvador, 2010, Diagnóstico en la Empresa, 1ra Edición, Editorial Trillas S.A., México. · VERA, F y JIMENEZ E, 2008, Diagramas de Flujo, 1ra Edición, Editorial Trillas S.A., México. · VILLASEÑOR, Emilio, 2009, Elementos de Administración de Crédito y Cobranza, 4ta Edición, Editorial Trillas S.A, México. 118 · ZAPATA, Pedro, 2011, Contabilidad General con base a NIFF, 7ma Edición, Editorial Mc Graw-Hill, Colombia. 119 LINCOGRAFÍA · Camacho, Rafael, 2010, Simbología Asme www.slideshare.net/racamacho/simbologia-ansi-y-asme 120 y Ansi, 121 ANEXO N° 1 PERFIL DE TESIS I. TEMA Manual de Control Interno para optimizar los recursos económico financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” en la ciudad de Ibarra. II. PROBLEMA · Planteamiento del Problema La Cooperativa Unión Cochapamba empieza sus operaciones en enero del 2000 al servicio de las comunidades de la zona de Cochapamba. Actualmente está ubicada en la comunidad Chaupi Guarangui cantón Ibarra en la provincia de Imbabura, cuenta con una sucursal ubicada en la ciudad de Ibarra en la avenida Eugenio Espejo 10-114 y Ricardo Sánchez frente al colegio 4 de Julio. Esta institución se dedica a la prestación de servicios financieros como préstamos y captación de dinero en cuentas de ahorro; contribuyendo con los socios para la formación de microempresas. A pesar de disponer de talento humano, tecnología e infraestructura, existen falencias en cuanto al manejo de recursos económicos y de acuerdo al criterio del Sr. Flandes Ibarra gerente general de la cooperativa se conoce de la inexistencia de un manual de control interno que contenga los parámetros para un manejo adecuado, por lo que no se dispone de herramientas de control y evaluación en los procesos, estos aspectos están manifestados en la falta de control en los gastos que ha llevado a que se realice adquisiciones innecesarias sin seguir un debido procedimiento, ni apoyados en los correspondientes filtros de control; de igual manera en los créditos ya que existe dificultad en su recuperación, puesto a que no se han establecido políticas claras que de alguna manera defina las obligaciones de los clientes con la cooperativa, lo que ha conducido a la presencia de un alto porcentaje de cartera vencida. Otro factor que ha contribuido al inadecuado manejo de recursos económicos, es el desconocimiento de la gestión financiera por parte del personal ya que no todos son idóneos y no están de acuerdo al perfil profesional que necesita una institución de esta índole, lo que ha causado que los recursos económicos no sean aprovechados en forma eficiente, provocando que la rentabilidad no sea la esperada. Estos factores ocasionan que los informes financieros no sean oportunos y en algunos casos incompletos e irreales, además de que se estructura el presupuesto inapropiadamente puesto a que no se cuenta con información confiable la cual puede variar de un momento a otro, además de que los gastos no son justificados en su totalidad (compras, viáticos entre otros) y las proyecciones tengan un margen de error considerable por lo que no se tiene certeza de que los créditos otorgados puedan ser recuperados en las tasas, plazos y condiciones establecidos. Estas proyecciones son realizadas por el gerente y contadora con la finalidad de tener un control del efectivo de la cooperativa pero lamentablemente no se consideran ciertos hechos lo que provoca des concordancia de la información real, por lo que la toma de decisiones apoyadas en este tipo de informes afectan el rendimiento financiero de la Cooperativa. · Formulación del problema ¿Cómo optimizar los recursos económico-financieros de la Cooperativa “Unión Cochapamba”?. · Delimitación del Problema Objeto de Estudio: Proceso Contable Campo de acción: Manual de Control Interno Lugar: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba “en la ciudad de Ibarra. Tiempo: año 2012 III. OBJETIVOS · Objetivo General Diseñar un manual de control interno para optimizar los recursos económicos financieros de la Cooperativa “Unión Cochapamba”. · Objetivos Específicos Fundamentar teóricamente el manual de control interno y los recursos económicos financieros. Diagnosticar la situación actual del manejo de los recursos económicos financieros en la Cooperativa Unión Cochapamba. Elaborar formatos de control interno. Establecer los indicadores que permitan medir el uso de los recursos económicos. Validar la propuesta a través de la opinión de expertos. IV. ESQUEMA DE CONTENIDOS Proceso Contable Definición Objetivos del proceso contable Ciclo contable Sistema Financiero Clasificación del Sistema Financiero Manual Definición Clasificación de los manuales Objetivos de los manuales Contenidos de los manuales Control Definición Importancia Proceso de control Tipos de control Control interno Definición Objetivos del control interno Principios del control interno Componentes del control interno Recursos Control de recursos MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LOS RECURSOS ECONÓMICO FINANCIEROS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “UNIÓN COCHAPAMBA” Introducción Misión Visión Valores institucionales Ética Compromiso y sentido de identidad Calidad Productividad Desarrollo humano Objetivos Organización contable Organigrama estructural Organigrama funcional Descripción de actividades financieras Base legal Control interno en los recursos económicos Ambiente de control Integridad y valores Éticos Competencias Profesionales Segregación de funciones o asignación de autoridad y responsabilidad. Políticas de personal Establecimiento de Objetivos Identificación de Acontecimientos Evaluación de riesgos Planeación de la evaluación de riesgos Identificación del riesgo Estimación del riesgo Respuesta al Riesgo Actividades de control Asignación de tareas y responsabilidades Control del sistema de información Controles generales Información y comunicación Contenido y flujo de la información Sistema de información Supervisión y monitoreo Evaluación del sistema de control interno Evaluación de controles directivos Seguimiento del sistema de control Diagramación de actividades por proceso Matrices de seguimiento V. IDEA A DEFENDER Con el manual de control interno se optimizará el manejo eficiente de recursos económico financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Unión Cochapamba” VI. BIBLIOGRAFIA · ESTUPIÑAN, Rodrigo Gaitán, 2010, Control Interno y Fraudes, Ecoe Ediciones, 1ra Edición, Bogotá. · MANTILLA, Samuel Alberto, 2009, Auditoria de información Financiera, Ecoe Ediciones, 1ra Edición, Bogotá. · ESTUPIÑAN, Rodrigo Gaitán, 2010, Pruebas Selectivas en la Auditoria, Ecoe Ediciones, 1ra Edición, Colombia. · MANTILLA, Samuel Alberto, 2008, Auditoria Financiera de Pymes, Ecoe Ediciones, 1ra Edición, Bogotá. · MANTILLA, Samuel Alberto, 2009, Auditoria del Control Interno, Ecoe Ediciones, 1ra Edición, Bogotá. · BELL, Timothy. Et al, 2008, Auditoria Basada en Riesgos, Ecoe Ediciones, 1 ra Edición, Bogotá. · RODRIGUEZ, Valencia, Joaquín, 2005 Como Elaborar y usar los Manuales Administrativos, Editorial. Ecafsa; 2da edición; México. · RAMÍREZ, Padilla David Noel, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados., Contabilidad Administrativa, Sexta edición. · RUSENAS, Oscar Rubén, 2007, Manual de Control Interno, Editorial Mc Graw-Hill, Madrid. · SUMMERS, Donna, 2008Administración de la calidad, Editorial Rearson Educacion, México. ANEXO N° 2 UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÒNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES 1. TEMA: “MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LOS RECURSOS ECONÓMICO FINANCIEROS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “UNIÓN COCHAPAMBA” EN LA CIUDAD DE IBARRA”. 2. OBJETIVO DE LA PROPUESTA Establecer los lineamientos, acciones, métodos, procedimientos y mecanismos de control y evaluación a fin de que la función financiera sea transparente y eficiente dando cumplimiento a la normativa que regula el control interno 3. CONTENIDO DE LA PROPUESTA A continuación se describe el proceso que se utilizará para la realización del Manual de control interno para la optimizar los recursos económico financieros especificando los pasos a desarrollar y se los menciona a continuación: DETALLE Tema Introducción Información General de la Cooperativa Misión Visión Valores institucionales Objetivos Institucionales Base legal Organigrama Funcional-Propuesta Identificación de Procesos Control Interno de Recursos Económicos Descripción de los componentes del Control Interno según el CORRE. Diagramación de actividades Objetivos Estratégicos Matrices de Riesgos 4. INSTRUMENTOS DE VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA a). Por favor lea detenidamente las preguntas de la entrevista, sírvase contestar una vez evaluada la propuesta según los rangos de validación que crea conveniente ya que esto ayudará a conocer el adecuado desarrollo de la propuesta. A: Coherente B: Poco coherente C: Nada coherente D: Fuera de contexto ENTREVISTA DIRIGIDA AL GERENTE GENERAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y “CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA” ENTREVISTA Nº1 OBJETIVO: determinar la situación actual del manejo de recursos económicos en la cooperativa “Unión Cochapamba”. PREGUNTAS VALIDACIÒN A B C D 1. Cuanto tiempo se encuentra al frente de la Cooperativa... 2. Están bien identificados los diferentes procesos de la institución 3. Se encuentran normadas los procedimientos a seguir. 4. Los trabajadores conocen los objetivos a corto y largo plazo de la institución 5. Las diferentes planificaciones son realizadas con la intervención de todos los departamentos. 6. Están definidos todas las normativas que tiene el uso y manejo de los recursos económicos dentro de la institución 7. Se han realizado auditorias en periodos anteriores….de ser así… los resultados se han considerado para futuras planificaciones. 8. Están bien definidas las funciones de los trabajadores. 9. Están establecidos indicadores para evaluar periódicamente la gestión de la empresa. 10. Los funcionarios son evaluados en función de actividades o de objetivos. 11. Que personas están capacitadas para autorizar desembolsos en el caso de préstamos o cantidades de dinero significativas de la empresa. Observación:………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………. ENTREVISTA DIRIGIDA A LA CONTADORA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y “CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA” ENTREVISTA Nº2 OBJETIVO: conocer el manejo de recursos a través de la contabilización PREGUNTAS VALIDACIÒN A B C D 1. Cuanto tiempo de encuentra colaborando con la institución. 2. Dentro de sus funciones Ud. Clasifica, analiza e interpreta la información financiera de la cooperativa...como lo hace… 3. Prepara y presenta informes de la situación financiera de la cooperativa para entes de control... 4. Asesora a la gerencia en asuntos relacionados con su cargo en materia de control interno… 5. Asesora a los asociados en materia crediticia cuando sea requerido... 6. Realiza su trabajo de acuerdo a la técnica contable... 7. Prepara y presenta declaraciones tributarias correspondientes…cuales... 8. Cuáles son los principales inconvenientes que se presenta al momento de realizar la contabilización... 9. Revisa la documentación de soporte de las cuentas por pagar... 10. Colabora con la revisión, modificación e implantación de nuevos sistemas y procedimientos contables… Observación:………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………. ENTREVISTA DIRIGIDA AL JEFE DE CRÉDITOS DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y “CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA” ENTREVISTA Nº3 OBJETIVO: conocer el manejo de recursos económicos en el departamento de crédito. PREGUNTAS VALIDACIÒN A B C D 1. Cuanto tiempo se encuentra ejerciendo este cargo. 2. Cuál es el procedimiento para el otorgamiento de préstamos. 3. Se evalúa la situación económica del cliente antes de aprobar un crédito. 4. Considera Ud. que la gestión de cobranza es la adecuada…. existe alta cartera vencida. 5. Entrega o presenta informe a gerencia referente a créditos solicitados, montos, aprobación o rechazo……en que periodos…..cuál es el monto máximo 6. Se efectúa control interno en el departamento….como lo hace 7. Realiza el arqueo de documentos para establecer la exactitud de las cifras de las cuentas de cada cliente 8. Las políticas de crédito están acorde a las necesidades de la cooperativa 9. Como se relaciona este departamento con las otras instancias con respecto al manejo de información financiera. Observación:………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………. ENTREVISTA DIRIGIDA A LA CAJERA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y “CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA” ENTREVISTA Nº4 OBJETIVO: conocer el movimiento del recurso económico. PREGUNTAS VALIDACIÒN A B C D 1. Cuanto tiempo ejerce como cajera. 2. Ud. es la encargada de la recaudación de los préstamos…. como lo hace... 3. Mantiene un registro diario de los pagos de clientes 4. Como prepara el reporte de caja…cada cuanto lo realiza 5. Realiza conciliaciones del total de pagos que efectúan los clientes 6. Que tipos de control utiliza 7. Cuando hay faltantes en caja cual es la solución a seguir 8. Quien supervisa su trabajo 9. Considera Ud. que la recuperación de créditos se hace de manera eficiente. Observación:……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… …. b). Por favor lea detenidamente los objetivos, matrices de control interno, sírvase contestar una vez evaluada la propuesta según los rangos de validación que crea conveniente ya que esto ayudará a conocer el adecuado desarrollo de la propuesta. 1. Concluir acerca de la pertinencia entre objetivos, con los ítems del instrumento. 2. Determinar la calidad técnica de cada ítem, así como la adecuación de estos a nivel político, cultural, social, y económico de la población a la que está dirigida el instrumento. 3. Consignar las observaciones del lenguaje en el esquema del contenido. 4. Determinar si la estructura del contenido cumple las expectativas de la propuesta para cada uno de los ítems, utilizando las siguientes categorías de evaluación: Categorías Descripción de la categoría Escala Simbología A Correspondencia y pertinencia de los Pertinencia P objetivos de la propuesta con respecto al No Pertinencia NP objetivo de la tesis. B C Calidad técnica y representatividad Optima O Nota: En el caso de marcar R o D, por Buena B favor justifique su opinión en el espacio de Regular R observaciones. Deficiente D Lenguaje: Nota: En el caso de marcar I Adecuado A por favor justifique su opinión en el Inadecuado I espacio de observaciones. D Contenido de la propuesta: Se define Alta confiabilidad A.C como el grado en el que la aplicación de Media Confiabilidad M.C los P.C procedimientos cumple con resultados al tema de la propuesta. los Poco Confiable VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA CATEGORIA “A” “CORRESPONDENCIA Y PERTINENCIA” P= Pertinencia NP= No Pertinencia CATEGORIA OBSERVACIONES A Tema Tesis Objetivo de la propuesta Contenido de la propuesta VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA CATEGORIA “B” “CALIDAD TÉCNICA Y REPRESENTATIVIDAD” O= Optima ITEM B= Buena CATEGO RIA B Tema Tesis Objetivo de la propuesta Contenido de la propuesta R= Regular OBSERVACIONES D= Deficiente VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA CATEGORIA “C” “LENGUAJE” A= Adecuado ITEM I= Inadecuado CATEGORIA C OBSERVACIONES Tema Tesis Objetivo de la propuesta Contenido de la propuesta VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA CATEGORIA “D” “CONTENIDO DE LA PROPUESTA” A.C= Alta Confiabilidad ITEM M.C= Media Confiabilidad CATEGORIA D P.C= Poco Confiable OBSERVACIONES Tema Tesis Objetivo de la propuesta Contenido de la propuesta 5. EVALUACIÓN, ACEPTACIÓN O RECHAZO DE LA PROPUESTA POR EL EXPERTO. …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ---------------------------------NOMBRE DEL EXPERTO C.I. ANEXO N° 3 MANUAL DE FUNCIONES COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “UNIÓN COCHAPAMBA” AÑO 2012 MATRIZ: Comunidad de Chaupi Guarangui Punto de atención: En Ibarra, Av. Eugenio Espejo 10-114 y Ricardo Sánchez GERENCIA: TLF 088016026 TELEFAX: 062605292 ÍNDICE DETALLE PAG. Introducción 1 Información General de la Cooperativa 2 Misión 2 Visión 2 Valores Institucionales 2 Objetivos Institucionales 4 Organigrama Funcional 4 Identificación de Procesos 5 Base Legal 6 Asamblea General de Socios 8 Consejo de Administración 10 Consejo de Vigilancia 12 Comisión de Crédito 14 Gerente General 15 Jefe de Talento Humano 18 Secretaria Ejecutiva 20 Asesor Jurídico 23 Contador General 25 Jefe de Crédito 28 Técnico en Sistemas 31 Cajera 34 Auxiliar Contable 36 Auxiliar de Crédito 38 Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 1/40 Fecha: Aprobado por: INTRODUCCIÓN El Manual de Funciones de la Cooperativa “Unión Cochapamba” constituye un instrumento que describe, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura organizativa y tiene por finalidad orientar y normar las funciones generales y específicas para lograr un proceso eficiente utilizando el potencial humano y demás recursos con los que cuenta la cooperativa. Además el manual de funciones es esencial para el conocimiento interno de la organización para el análisis de sus procesos administrativos y para la toma de decisiones organizativas y es de aplicación y uso de todo el personal; establece las relaciones de línea, de autoridad y el nivel de coordinación a los cuales deberán regirse los funcionarios, cabe destacar que está enmarcado sobre una base legal que regula su correcta utilización. Mediante el análisis de cargos se suministrará el perfil que debería tener el empleado, las características, requisitos mínimos requeridos, conocimientos habilidades y recursos que maneja, proporcionando al nuevo funcionario la orientación adecuada para que logre integrarse fácilmente a la institución. Debido a que la Cooperativa no cuenta en número con el personal adecuado se propuso cargos y funciones que mejorarán la ejecución y cumplimiento de las actividades optimizando tiempo y recursos. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López 1. INFORMACIÓN COCHAPAMBA GENERAL Pag. N° 2/40 Fecha: Aprobado por: DE LA COOPERATIVA UNIÓN 1.2. Misión Somos una cooperativa que lucha por el establecimiento de una sociedad justa, humana y democrática con trayectoria seria, confiable, segura y solidaria basados en prácticas éticas y valores que rigen a la institución, con una permanente innovación de productos y servicios financieros impulsamos el progreso de los socios. 2.2. Visión Ser una institución Rural reconocida a nivel Nacional en el sector financiero popular y solidario, alcanzar un alto reconocimiento y nombramiento en la región norte del país, generar nuevos servicios que brinden soluciones integrales que motiven la creación de microempresas solidarias 1.7. Valores institucionales 1.7.1. Ética Ser congruente con el compromiso que representa la institución, procuración de justicia, anteponiendo en todo momento el interés público al privado, evitando desempeñar funciones o actividades que deriven en conflicto de intereses; por tanto, debe guardar el respeto y la consideración inherentes a su investidura. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 3/40 Fecha: Aprobado por: 1.7.2. Compromiso y sentido de identidad Actuar cumpliendo con las disposiciones internas legales y de comportamiento que rigen a la cooperativa, asimismo, esforzarse por cumplir con cada una de las metas institucionales que sean de su competencia o personal responsabilidad. 1.7.3. Calidad Los funcionarios de la cooperativa deben realizar bien su trabajo desde el inicio apegándose a los procedimientos establecidos cumpliendo con las normas institucionales y legales para evitar contrariedades en el futuro. 1.7.4. Productividad Participar con disposición en las actividades laborales propias y cuando sea necesario, auxiliar en las que no sean las estrictamente inherentes a su cargo o persona. 1.7.5. Desarrollo Humano Estar consciente de que su trabajo es coadyuvar con la Institución, a fin de potenciar las capacidades para dar respuesta a las expectativas de los socios, procurando el mejoramiento continuo profesional mediantes talleres, seminarios y capacitaciones. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 4/40 Fecha: Aprobado por: 3.4. Objetivos Institucionales · Ser una institución financiera reconocida y posicionada en las comunidades que pertenecen a la COOPERATIVA UNIÓN COCHAPAMBA, con socios que están en la capacidad de dirigir y administrar, tanto el rumbo económico de la cooperativa, en coordinación con entidades afines. · Velar por la sostenibilidad y preservación de todo el medio ambiente como factor de desarrollo para las comunidades. · Fomentar la cultura de ahorro en el proceso, alcanzar una cobertura mayor en las comunidades para fortalecer su patrimonio. 1.1.1. Organigrama Funcional ASAMBLEA DE SOCIOS CONSEJO ADMINISTRATIVO CONSEJO DE VIGILANCIA COMISIÓN DE CRÉDITO GERENCIA GENERAL SECRETARIA DEPART. JURÍDICO DEPART. CONTABILIDAD DEPART. CRÉDITO CONTADORA JEFE DE CRÉDITO AUXILIAR CONTABLE AUXILIAR DE CRÉDITO Autorizado por: DEPART. TALENTO.HUMANO JEFE DE TALENTO HUMANO CAJA CAJERA DEPAT. INFORMATÍCO TÉCNICO Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 5/40 Fecha: Aprobado por: 1.8. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS PROCESO EJECUCIÓN Asamblea General de Socios PROCESO DIRECTIVO Consejo Administrativo Consejo de Vigilancia PROCESOS DE Auditoría Interna ASESORAMIENTO Y Asesor Jurídico APOYO Gerencia PROCESO EJECUTIVO Secretaria de Gerencia Departamento de Contabilidad Departamento de Crédito PROCESO OPERATIVO Departamento de Talento Humano Caja Departamento de Informática Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 6/40 Fecha: Aprobado por: BASE LEGAL LEY ORGÁNICA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA DEL SISTEMA FINANCIERO Art. 32.- Estructura Interna.- Las cooperativas contarán con una Asamblea General de socios o de Representantes, un Consejo de Administración, un Consejo de Vigilancia y una gerencia, cuyas atribuciones y deberes, además de las señaladas en esta Ley, constarán en su Reglamento y en el estatuto social de la cooperativa. Art. 33.- Asamblea General de Socios.- La Asamblea General es el máximo órgano de gobierno de la cooperativa y estará integrada por todos los socios, quienes tendrán derecho a un solo voto, sin considerar el monto de sus aportaciones y que podrá ser ejercido en forma directa o mediante delegación a otro socio. Sus decisiones y resoluciones obligan a todos los socios y a los órganos de la cooperativa. Art. 34.- Asamblea General de representantes.- Las cooperativas que tengan más de doscientos socios, realizarán la asamblea general a través de representantes, elegidos en un número no menor de treinta, ni mayor de cien. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 7/40 Fecha: Aprobado por: LEY DE COOPERATIVAS ESTRUCTURA INTERNA Y ADMINISTRATIVA Artículo 30.-El gobierno, administración, contraloría y fiscalización de una cooperativa se hará a través de la Asamblea General de Socios, del Consejo de Administración, del Consejo de vigilancia, de la Gerencia y de las Comisiones Especiales, de conformidad con las atribuciones señaladas en esta Ley, en el Reglamento General y en el estatuto para cada uno de dichos organismos. Artículo 31.- La Asamblea General es la máxima autoridad de la cooperativa, y sus decisiones son obligatorias para todos los socios. Estas decisiones se tomarán por mayoría de votos. En caso de empate, quien presida a la Asamblea tendrá voto dirimente Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 8/40 Fecha: Aprobado por: ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS Es la máxima autoridad de la Cooperativa, cuyas decisiones son obligatorias y respetadas por todos los socios presentes y ausentes en conformidad con la Ley y reglamentos internos, de igual forma por el personal; con plenos poderes para establecer acuerdos para que la cooperativa se desarrolle en el futuro. MISIÓN DEL PUESTO Examinar, evaluar y controlar la gestión económica y administrativa de la Cooperativa mediante los informes presentados por los órganos de control. CARACTERISTICAS FUNDAMENTALES DE LA ASAMBLEA: Carácter de “AUTORIDAD SUPREMA” Carácter de “OBLIGATORIEDAD DE SUS RESOLUCIONES” a todos los asociados Condición de “ESTAR EN PLENO GOCE DE SUS DERECHOS”, para formar parte de la Asamblea; por tanto no pueden formar parte de ella: Quiénes no están al día en sus obligaciones derivadas del Estatuto y las derivadas de las operaciones financieras de la Cooperativa. Quiénes estuvieren con sanciones disciplinarias Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 9/40 Fecha: Aprobado por: DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Decidir las orientaciones de desarrollo de la Cooperativa, estableciendo las políticas y directrices generales de la institución. Conocer y aprobar los planes operativos y Presupuesto Anual. Aprobar y reformar el Estatuto Dado y firmado su aprobación en reunión celebrada el 28 de noviembre del 2.009. Examinar los informes de los órganos de administración. Aprobar o rechazar los Estados Financieros. Destinar los excedentes del ejercicio económico conforme a lo previsto en la Ley y el Estatuto; según propuestas del Consejo de Administración. Autorizar la adquisición, enajenación, gravamen de bienes, según niveles establecidos en el Estatuto o Reglamentación Interna. Elegir a los miembros de los cuerpos directivos. Decidir sobre la disolución y liquidación de la Cooperativa. Acordar la fusión o unión con otras instituciones del sistema. Resolver en apelación sobre los conflictos de los socios con la Cooperativa. COMPETENCIAS Responsables del adecuado funcionamiento de la cooperativa en todas sus áreas. Toma de decisiones con liderazgo hacia el crecimiento institucional, tomando en cuenta el criterio y aporte del personal que labora en la institución. Capacitar al personal hacia el logro de los objetivos de la cooperativa mediante charlas motivacionales. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 10/40 Fecha: Aprobado por: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN (Art.35 Ley y Art.33 Reglamento) Es el organismo directivo de la COAC. Recibe los lineamientos de la Asamblea General para la toma de decisiones y delega la ejecución de éstas a la Gerencia. Está integrado por un número variable, según el número de socios de la COAC NÚMERO SOCIOS NÚMERO DIRECTIVOS Mínimo legal (11 socios) 3 miembros Hasta 50 socios 5 miembros Hasta 100 socios 7 miembros Más de 100 socios 9 miembros MISIÓN DEL PUESTO Controlar y dirigir la gestión de la cooperativa, implementando políticas y reglamentos; proporcionando de manuales que normen el desarrollo organizativo. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Dictar y actualizar la normatividad interna; Reglamento de Elecciones; Reglamento de Crédito; estructura organizacional, manual de funciones; y, las demás normas operacionales, que sean necesarias para la mejor administración de los servicios financieros. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 11/40 Fecha: Aprobado por: Proponer a la Asamblea General las reformas para una adecuada marcha empresarial, dentro del marco legal de la Cooperativa. Nombrar y remover por causa justa al Gerente General, y, a propuesta de éste a los principales funcionarios. Fijar la caución que deberá rendir el Gerente General y principales funcionarios; o póliza de fidelidad. Establecer, revisar y actualizar, las políticas crediticias y de los demás servicios financieros; en concordancia al propósito empresarial y las normas legales que la comprenden. Formular junto con la gerencia, el plan de trabajo operativo de la COAC, en concordancia a la visión empresarial, objetivos generales y políticas definidas. Aceptar o rechazar las solicitudes de ingreso de nuevos socios y sancionarlos según sea el caso. Participar en la formulación del presupuesto anual, y someter a la aprobación de la Asamblea General Analizar el comportamiento económico-financiero y de los servicios de la Cooperativa, en forma periódica: Estados Financieros; evaluación presupuestaria; situación del patrimonio técnico; Estado de Cambios en la posición financiera; calificación de la cartera; entre otros reportes importantes. Informar y presentar para conocimiento de la Asamblea General, los estados financieros e informes de los consejos de administración y de vigilancia, de la gerencia general, del auditor interno y del auditor externo. Resolver sobre la apertura o cierre de sucursales previa propuesta técnica del Gerente. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 12/40 Fecha: Aprobado por: Autorizar los contratos en los que intervenga la Cooperativa, en la cuantía que fije el estatuto; Autorizar los pagos cuya aprobación le corresponda de acuerdo al Estatuto; Resolver en apelación, sobre reclamación o conflictos de los socios para con la Cooperativa. Las demás acciones que correspondan a su responsabilidad, en concordancia con el estatuto y normas legales; para la mejor marcha empresarial y consecución de sus objetivos. COMPETENCIAS Conocer la Ley de Cooperativas y sus reglamentos. Conocer Leyes Tributarias y laborales Y demás leyes que competen el buen funcionamiento de la cooperativa. CONSEJO DE VIGILANCIA (Art.39-42 Ley y Art.34 Reglamento) Es el organismo fiscalizador y controlador de las actividades del Consejo de Administración, Gerencia y empleados de la COAC. Está integrado por un número de miembros variable de acuerdo al número de socios: NÚMERO SOCIOS NÚMERO DIRECTIVOS Hasta 100 socios 3 miembros Más de 100 socios 5 miembros Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 13/40 Fecha: Aprobado por: MISIÓN DEL PUESTO Vigilar por el rendimiento de la cooperativa y de los socios evaluando la gestión administrativa en base a lo establecido por las leyes que regulan el desarrollado y sostenimiento de la entidad. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Supervisar todas las inversiones económicas que se hagan en la Cooperativa. Controlar el movimiento económico, financiero y administrativo de la Cooperativa y presentar el correspondiente informe a la Asamblea. Cuidar que la Contabilidad se lleve regularmente y con la debida corrección Emitir su dictamen sobre el Balance semestral y someterlo a consideración de la Asamblea General, por intermedio del Consejo de Administración; Dar su conformidad o vetar por causa justa y fundamentada, los actos y contratos en las que se comprometan bienes y recursos de la Cooperativa, cuando no estuvieren de acuerdo al interés institucional. Otras funciones que le confiere la ley y los Estatutos COMPETENCIAS Conocer la Ley de Cooperativas y sus reglamentos. Conocer Leyes Tributarias y laborales Y demás leyes que competen el buen funcionamiento de la cooperativa. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 14/40 Fecha: Aprobado por: COMISIÓN DE CRÉDITO (Art.39-42 Ley y Art.34 Reglamento) El Comité de Crédito estará integrado por tres miembros designados por el Consejo de Administración de entre los socios de la cooperativa y un directivo; durarán un año en funciones. El Comité de Crédito se reunirá semanalmente, con la presencia de todos sus miembros principales. Las resoluciones del Comité de Crédito se tomarán con el voto conforme de al menos dos de sus miembros MISIÓN DEL PUESTO Resolver y conocer las solicitudes de crédito de los socios, conforme a las condiciones y políticas determinadas por el Consejo de Administración en el Reglamento de Crédito. COMPETENCIAS Conocer la Ley de Cooperativas y sus reglamentos. Conocer Leyes Tributarias y laborales Y demás leyes que competen el buen funcionamiento de la cooperativa. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 15/40 Fecha: Aprobado por: GERENTE GENERAL EJECUTIVO, REPRESENTANTE LEGAL DE LA COOPERATIVA. RELACIÓN JERÁRQUICA -Reporta directamente a: Asamblea General de Socios Consejo de: Administración y de Vigilancia Organismos de control -Ejerce coordinación Interna con: Todas las unidades y Sucursales de la Cooperativa MISIÓN DEL PUESTO Representar judicial y extrajudicial a la Cooperativa, vigilar el adecuado cumplimiento de políticas y objetivos en el campo administrativo, financiero y de control así como también de leyes externas. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Es el administrador de la Cooperativa; están a su cargo los recursos humanos, logísticos y monetarios. Rendir la caución correspondiente; Aplicar las políticas aprobadas por el Consejo de Administración, en el marco legal y normativo interno. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 16/40 Fecha: Aprobado por: Planificar, dirigir y supervisar las actividades de servicios y administrativas de la Cooperativa. Formular el plan operativo y presupuesto financiero de la cooperativa; elevando a decisión del estamento superior, para su ejecución. Informar al Consejo de Administración, sobre el comportamiento económicofinanciero de la Cooperativa, de los servicios y proponer decisiones. Evaluar constantemente el comportamiento de la cartera y disponer, las acciones correspondientes para su adecuada administración y productividad Adquirir los bienes y servicios necesarios para la buena marcha empresarial, en el marco de la normatividad interna y lo que establece la Ley de Cooperativas y su Reglamento Firmar los cheques junto con el Presidente; Nombrar, aceptar renuncias y cancelar a los empleados cuya designación o remoción no corresponda a otros organismos de la Cooperativa; Suministrar todos los datos que le soliciten los organismos de la Cooperativa; Cumplir y hacer cumplir a los socios las disposiciones emanadas de la Asamblea General y de los Consejos; Participar en las sesiones del Consejo de Administración y en las Asambleas de socios con voz; Presentar informe sobre su gestión a la Asamblea General; Comunicar a la Dirección Nacional de Cooperativas y tramitar el registro de los Directivos de la institución. Presentar al organismo de control los Estados Financieros de la Cooperativa en forma semestral. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 17/40 Fecha: Aprobado por: COMPETENCIAS Profesional Capacidad de construir espacios emocionales expansivos, que permiten desarrollar el crecimiento y las posibilidades que la gente percibe. Personal Tener una alta capacidad de escucha, que le permite identificar muchas cosas que no siempre están expresadas en lo que la gente dice. Así, puede descubrir y entender las inquietudes, las aspiraciones insatisfechas y los obstáculos que tienen las personas. REQUISITOS MÍNIMOS Título profesional en ingeniería comercial o economista. Experiencia de por lo menos cinco años en actividades ejecutivas o directivas en el Sistema Cooperativo o financiero. Conocimiento de la Ley de Cooperativas y sus reglamentos. Conocimiento de Leyes Tributarias, laborales. Conocimiento de Leyes del Sistema Financiero. Manejo de paquetes informáticos. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 18/40 Fecha: Aprobado por: JEFE DE TALENTO HUMANO RELACIÓN JERÁRQUICA -Reporta directamente a: Gerente -Ejerce coordinación Interna con: Todas las unidades y personal de la Cooperativa MISIÓN DEL PUESTO Planear, controlar y coordinar el área de talento humano, buscando mantener un ambiente de trabajo apropiado que asegure un adecuado desempeño de las actividades encomendadas a cada empleado de la cooperativa. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Responsable de la administración del personal de la cooperativa, buscando procesos eficientes y eficaces para el mejoramiento continúo. Trabajar directamente con la Gerencia General y niveles directivos de la organización Planificar, organizar y verificar la eficiencia del personal de la cooperativa, a través del cumplimiento de metas. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 19/40 Fecha: Aprobado por: Coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados. Velando por el bienestar de las relaciones empleado - empresa. Interceder por la buena marcha en contratos laborales entre empleados y empresa Inspeccionar normas de higiene y seguridad laboral. Mediar en conflictos entre empleados COMPETENCIAS Profesional Amplio conocimiento de leyes laborales. Alta capacidad de relacionarse con los diversos niveles de talento Humano de la empresa Fluidez verbal Adaptabilidad a distintas situaciones laborales Exigente discreción sobre el manejo de los distintos aspectos empleados empresa. Condiciones de ambiente normales de escritorio Trabajar en equipo Ser objetivo y actitud de líder Personal Tener don de mando e iniciativa propia Capacidad de toma de decisiones apegados al aspecto ético y moral Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 20/40 Fecha: Aprobado por: REQUISITOS MÍNIMOS Experiencia mínima en este cargo de tres años Amplios conocimientos en asuntos legales y administrativos Excelentes relaciones interpersonales y capacidad de liderazgo Persona líder, dinámica y con conocimientos de psiquiatría organizacional Conocimiento de la Ley de Cooperativas y sus reglamentos. Conocimiento de Leyes Laborales. Conocimiento de Leyes del Sistema Financiero. Manejo de paquetes informáticos. SECRETARIA EJECUTIVA RELACIÓN JERÁRQUICA -Reporta directamente a: Gerencia -Ejerce Coordinación interna con: Todas las demás unidades y personal de la Cooperativa. MISIÓN DEL PUESTO Organizar, coordinar y supervisar las labores inherentes de gerencia, revisar documentación y expedir correspondencia de acuerdo a su importancia y facilitar la comunicación con los niveles directivos y operativos. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 21/40 Fecha: Aprobado por: DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento de gerencia para estén informados y desarrollar bien el trabajo asignado. Atender y orientar al público que solicite los servicios de una manera cortés y amable para que la información sea más fluida y clara. Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado al gerente de los compromisos y demás asuntos. Obedecer y realizar instrucciones que le sean asignadas por el gerente. Emisión de correspondencia bajo numeración correctiva y codificada, de acuerdo al departamento que le ordene y su remisión inmediata. Mantenimiento de archivos de contratos suscritos por la empresa con terceros. Atención diaria de las agendas de la Gerencia. Atención a las entrevistas personales. Recepción de mensajes telefónicos de gerencia. Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la empresa. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 22/40 Fecha: Aprobado por: COMPETENCIAS Profesional Facilidad de expresión verbal y escrita. Persona proactiva, y organizada Dominio de Windows, Microsoft Office, Star Office, Linux e Internet. Brindar apoyo a todos los departamentos. Desempeñarse eficientemente en cualquier Área Administrativa. Habilidades para el planeamiento, innovación, motivación, liderazgo y toma de decisiones. Personal Donde gente Amable y responsable Poseedora de altos valores ético REQUISITOS MÍNIMOS Estudios superiores en secretariado ejecutivo o carreras afines. Experiencia de dos años en funciones similares. Cursos de capacitación en atención al cliente, relaciones humanas, técnicas de archivo. Manejo de paquetes informáticos. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 23/40 Fecha: Aprobado por: ASESOR JURÍDICO RELACIÓN JERÁRQUICA -Reporta directamente a: Gerencia -Ejerce Coordinación interna con: Todas las demás unidades y personal de la Cooperativa. MISIÓN DEL PUESTO Estar al frente de inconvenientes legales dirigiendo, coordinando una asesoría legal de calidad; ejecutando actividades de estudio y discusión de leyes, reglamentos, demás documentos legales. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Asistir a la Cooperativa en aspectos jurídicos, trámites de conceptos y representarla judicialmente. Asistir al gerente en el conocimiento y trámite de conceptos y asesorarlo en aspectos jurídicos que le competan resolver. Asesorar al gerente en la elaboración de proyectos que se deban expedir o aquellos que se sometan al criterio del Consejo Administrativo. Absorber las consultas que sobre interpretación y aplicación de las normas externas e internas que formulen los departamentos de la cooperativa. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 24/40 Fecha: Aprobado por: Orientar a los funcionarios de la cooperativa al cumplimiento de las leyes que la rigen. Representar a la cooperativa ante autoridades competentes cuando sea delegado por el gerente. Atender los procesos judiciales y extrajudiciales en defensa de la cooperativa y efectuar el control y seguimiento de los procesos en los que haga parte la cooperativa y que la defensa no dependa de la oficina. Diseñar en coordinación con la gerencia y secretaria general un banco de datos de la normativa interna de la cooperativa y de los aspectos jurídicos relacionados el sector al que pertenecen. COMPETENCIAS Profesional Razonamiento lógico. Dominio del lenguaje, facultad para la expresión de sus ideas. Hábito o aptitud para la comprensión de lectura. Capacidad de trabajo en equipo. Relación adecuada con las figuras de autoridad. Pensamiento crítico respecto del funcionamiento de las instituciones sociales. Personal Sentimiento de solidaridad. Vocación conciliadora. Habilidad para entablar relaciones interpersonales. Honesto procurando el bien común. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 25/40 Fecha: Aprobado por: REQUISITOS MÍNIMOS Título de abogado Conocimiento de leyes laborales y de cooperativas Redactar leyes, proyectos de leyes, dictámenes y demás documentos legales y jurídicos complejos. Analizar leyes, proyectos de leyes, contratos, reglamentos, disposiciones legales y demás documentos legales y jurídicos complejos. Elaborar informes técnicos. Tomar decisiones acertadas. Experiencia en la Aplicación de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Publica CONTADOR GENERAL RELACIÓN JERÁRQUICA -Reporta directamente a: Gerencia -Ejerce Coordinación interna con: Todas las demás unidades y personal de la Cooperativa. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 26/40 Fecha: Aprobado por: MISIÓN DEL PUESTO Organizar, dirigir y controlar la contabilidad de todas las actividades de la Cooperativa y mantenerlas actualizadas de acuerdo a los principios y normas contables vigentes. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas por las leyes, reglamentos internos en concordancia con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Ecuatorianas e Internacionales de contabilidad. Asesorar en materia contable a directivos, Gerente General y funcionarios de la Cooperativa. Elaborar y legalizar con su firma los Estados Financieros consolidados diarios y mensuales. Mantener un sistema de contabilidad que permita la generación de información confiable y oportuna. Coordinar, revisar, validar y consolidar con toda la información contable, la presentación de la información financiera en forma razonable y presentarlas mensualmente a la Gerencia, Consejo de Administración y Vigilancia, con sus respectivos anexos y otros que se soliciten. Mantener una supervisión continua de las operaciones contables de la oficina, vigilar que los saldos del sistema informativos sean igual a los del registro contable. De encontrar debilidades contables, tomar medidas correctivas inmediatas. Evaluar en forma periódica al personal a su cargo, que a su vez serán las personas encargadas de caja general. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 27/40 Fecha: Aprobado por: Mantener el manual específico de funciones de contabilidad, organización y sistematización contable, actualizado con instructivos internos, de normas de contabilidad y disposiciones legales emitidas por el organismo de control. Ejercer el control presupuestario consolidado, sugerir reformas, ejecutar ajustes aprobados por el Consejo de Administración y Gerencia. Supervisar y controlar a nivel institucional la elaboración de comprobantes contables por ajustes de importancia, cuidando que todos estén debidamente respaldados, autorizados y con la justificación respectiva. Controlar el inventario de activos de la institución, mantener actualizados sus registros contables, responsabilizar de su custodia en forma individual al personal de la cooperativa. Asesorar y vigilar los movimientos de caja general diariamente. Organizar, supervisar y controlar la planificación anual y mensual de actividades de las actividades de las unidades operativas a su cargo. Proporcionar toda la información que soliciten los socios con respecto al funcionamiento de la cooperativa y la relación con cada uno de ellos. Las demás actividades ordenadas por sus superiores y que se relaciones con la naturaleza de su trabajo. Mantener al día todas las obligaciones tributarias, con el SRI, pagar todos los aporte mensuales al IESS a tiempo, realizar los depósitos al Banco. Realizar las adquisiciones de bienes o servicios, previa la autorización de quienes corresponda en cada caso y de acuerdo a los reglamentos. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 28/40 Fecha: Aprobado por: COMPETENCIAS Profesional Habilidades de comunicación y liderazgo, Habilidades de pensamiento estratégico y crítico, Enfoque en el cliente y el mercado, Interpretación de información convergente y, Ser adepto tecnológico Personal Comunicativo y amigable Respetuosos con los que le rodean, fomentando el compañerismo. Poseer conciencia moral REQUISITOS MÍNIMOS Título superior de Contador Público Autorizado Experiencia de tres años como contador en Instituciones que forman parte del Sistema Financiero. Conocimientos amplios sobre Leyes Tributarias, de cooperativas y análisis financieros JEFE DE CRÉDITO RELACIÓN JERÁRQUICA -Reporta directamente a: GERENCIA -Ejerce Coordinación interna con: Con el comité de créditos y las demás Personas que laboran en la Cooperativa. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 29/40 Fecha: Aprobado por: MISIÓN DEL PUESTO Dirigir y supervisar las actividades del área de crédito y cobranza además de realizar todo tramite encaminado a conceder, recaudar y recuperar permanentemente la cartera de crédito de la Cooperativa. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas por las leyes, reglamentos internos en concordancia con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, normas ecuatorianas e Internacionales de contabilidad Elaborar y legalizar con su firma las solicitudes de crédito, inspecciones e informes, mantener un sistema de control que permita la generación de información confiable y oportuna de cartera. Coordinar, revisar, validar y consolidad con toda la información contable, la presentación de la información en forma razonable y presentarlas mensualmente a gerencia, con sus respectivos anexos y otros que se soliciten. Mantener una supervisión continua de las operaciones crediticias de la Cooperativa, vigilar que los saldos del sistema informativos sean igual a los del registro contable. de encontrar debilidades, tomar medidas correctivas inmediatas. Ejercer el control presupuestario consolidado, sugerir reformas, ajustes aprobados por el Consejo de Administración y gerencia. Organizar, supervisar y controlar la planificación anual y mensual de actividades. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 30/40 Fecha: Aprobado por: Brindar toda la información solicitada por los socios y clientes de la cooperativa en lo que respecta a los trámites de créditos, renegociaciones, ampliaciones y encajes correspondientes. Informar y acordinar con caja para los debidos desembolsos de créditos, una vez que se haya cumplido todo el procedimiento establecido en los reglamentos. Realizar trabajos de entrega de comunicaciones, convocatorias y otros materiales informativos de la CUC. Las demás actividades ordenadas por sus superiores y que se relaciones con la naturaleza de su trabajo. COMPETENCIAS Profesional Liderazgo. Manejo de Recursos. Relaciones Interpersonales. Preocupación por el orden y la calidad. Orientación al logro. Juicio y toma de decisiones. Asertividad y firmeza. Planificación y organización. Pensamiento analítico. Personal Alto grado de honestidad Paciente, respetuoso y amable Cordial Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 31/40 Fecha: Aprobado por: REQUISITOS MÍNIMOS Instrucción superior en Economía, administración o carreras afines Experiencia de por lo menos tres años en labores relacionadas con cartera de crédito y recuperación de estos en Instituciones que forman parte del Sistema Financiero. Conocimiento sobre Ley Tributaria, Ley del Sistema Financiero y Ley de Cooperativas. Cursos de cobranzas y atención al cliente. Manejo de paquetes informáticos. TÉCNICO EN SISTEMAS RELACIÓN JERÁRQUICA -Reporta directamente a: Gerencia -Ejerce Coordinación interna con: Todas las demás unidades y personal de la Cooperativa. MISIÓN DEL PUESTO Realizar actividades técnicas en el área de Informática en lo referente al uso y manejo de información y comunicación, ejecutando las acciones correspondientes, a fin de asegurar la operatividad de los recursos y servicios informáticos en la Institución. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 32/40 Fecha: Aprobado por: DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PRINCIPAL. Supervisar y coordinar la ejecución de actividades relacionadas con el análisis, desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, de acuerdo a los requerimientos de la Cooperativa “Unión Cochapamba”. Dirigir y supervisar la formulación y evaluación del Plan Estratégico de Tecnología de Información, proponiendo las políticas y normas referidas al ámbito informático, coordinando y estableciendo las prioridades para su ejecución. Proponer los estudios de factibilidad de los proyectos y requerimientos informáticos. Supervisar el desarrollo y correcto funcionamiento de los sistemas informáticos, verificando que cumplan las normas y estándares establecidos. Velar por la adecuada utilización, seguridad y conservación del software, hardware e información de la Cooperativa, proponiendo las políticas informáticas correspondientes Supervisar el control de las licencias de software de propiedad de la Cooperativa y las actividades relacionadas con el soporte técnico y mantenimiento del software instalado. Dirigir las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo, de los equipos de cómputo del Cooperativa y supervisar el control de las garantías presentadas por los proveedores de equipos. Supervisar el control de la actualización de los equipos y sistemas operativos y de procesamiento automático de datos, recomendando modificaciones y ampliaciones de los mismos. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 33/40 Fecha: Aprobado por: Dirigir los mecanismos de comunicación informática de la Cooperativa. Supervisar el soporte, mantenimiento y monitoreo del cableado estructurado de datos, circuito eléctrico y UPS de la Sede Central. Supervisar la administración de la base de datos de la corporativa, disponiendo las medidas pertinentes para la estandarización, seguridad, respaldo y recuperación de las bases de datos. Cumplir oportuna y eficazmente con los trabajos de procesamiento de Datos, disponiendo para ello los controles de calidad y normas de seguridad correspondiente. COMPETENCIAS Profesional Conocer los sistemas operativos de PC’s. Conocer diversos sistemas operativos para distintas plataformas Conocer diferentes administradores de bases de datos Conocer diferentes tipos de comunicaciones, en especial redes LAN y WAN Conocer herramientas de usuarios tanto de software libre como propietarias Conocer los requerimientos de seguridad en ambientes informáticos basados en red y características de seguridad en las trasmisiones de información a nivel específico, conjuntamente con las normas respectivas del organismo. Personal Responsable y creativo de un ambiente amigable Tener dentro de su fortaleza confianza en sí mismo. Don de gente. Habilidad para proponer soluciones Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 34/40 Fecha: Aprobado por: REQUISITOS MÍNIMOS Título Universitario correspondiente a carreras de sistemas. Experiencia mínima de 3 años en soporte técnico con personal a cargo y/o 5 años en soporte técnico de hardware, software y/o comunicaciones. CAJERA RELACIÓN JERÁRQUICA -Reporta directamente a: CONTADORA GENERAL -Ejerce Coordinación interna con: Todas las demás personas que laboran en la Cooperativa. MISIÓN DEL PUESTO Atender eficientemente al público y socios, planificar, organizar y supervisar las actividades del área de caja y custodiar los valores correspondientes a depósitos y pagos de préstamos recaudados por la Cooperativa. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas por las leyes, reglamentos internos en concordancia con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Ecuatorianas e Internacionales de contabilidad. Elaborar y legalizar con su firma los comprobantes de depósito y retiros de ahorros, pagos de créditos y desembolsos de créditos, Mantener un sistema de control que Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 35/40 Fecha: Aprobado por: permita la generación de información confiable y oportuna. Coordinar, revisar, validar y consolidad con toda la información contable, la presentación de la información en forma razonable y presentarlas diariamente el reporte de caja a contabilidad, con sus respectivos anexos y otros que se soliciten. Mantener una supervisión continua de las operaciones de la oficina, vigilar que los saldos del sistema informativos sean igual a los del registro contable. De encontrar debilidades, tomar medidas correctivas inmediatas. Ejercer el control presupuestario consolidado, sugerir reformas, ejecutar ajustes aprobados por el Consejo de Administración y Gerencia. Supervisar y controlar los formularios de solicitud de crédito antes de realizar el ingreso al sistema, cuidando que todos estén debidamente respaldados, autorizados y con la justificación respectiva. Brindar toda la información a los socios y clientes de la cooperativa, en lo que respecta a la apertura de libreas, estados de cuentas, hojas de pagos y de todo el funcionamiento de la cooperativa. Las demás actividades ordenadas por sus superiores y que se relaciones con la naturaleza de su trabajo. Efectuar todos los pagos y recaudaciones, correspondientes, de acuerdo a los reglamentos. COMPETENCIAS Profesional Respeto a las Normas internas de la institución. Trabajo bajo presión Autorizado por: previa las autorizaciones Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 36/40 Fecha: Aprobado por: Personal Alto grado de honestidad Excelente trato hacia las personas Paciente y de buen carácter. REQUISITOS MÍNIMOS Título de bachiller o superior en contabilidad, administración o carreras afines Experiencia de dos años en funciones similares en cualquier institución financiera. Conocimiento y adiestramiento en manejo de dinero, atención al cliente. Manejo de paquetes informáticos. AUXILIAR CONTABLE RELACIÓN JERÁRQUICA -Reporta directamente a: Contador, Gerencia -Ejerce Coordinación interna con: Todas las demás unidades y personal de la Cooperativa. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 37/40 Fecha: Aprobado por: MISIÓN DEL PUESTO Recopilar, clasificar y registrar sistemáticamente los hechos económicos de acuerdo a los principios contables, normas legales y tributarias las operaciones contables de la cooperativa, con el fin de facilitar los controles, análisis y toma de decisiones. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Recepción de facturas y comprobantes de retención Mantener el archivo de proveedores Custodia y emisión de cheque en coordinación con la Gerencia Financiera. Conciliaciones bancarias. Manejo del libro de bancos. Manejo de papeletas de depósito y coordinación del depósito. Encargado del proceso de nómina que tiene que ver con el manejo de los ingresos, descuentos, bonos de alimentación y seguros de asistencia médica, descuentos del IESS y retenciones de impuestos de los empleados. Creación de carpetas de empleados para registro de cédulas, documentos del IESS, contratos de trabajo, avisos de entrada, y cualquier otro documento relacionado con el empleado. Elaboración de memos de permisos. Lleva el control de vacaciones y permisos, así como de días adicionales de trabajo. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 38/40 Fecha: Aprobado por: COMPETENCIAS Profesional Habilidades de comunicación y liderazgo, Habilidades de pensamiento estratégico y crítico, Enfoque en el cliente y el mercado, Interpretación de información convergente Personal Poseer fuertes valores morales Sensible y colaborador Puntual y recatado. REQUISITOS MÍNIMOS Bachiller o estudiantes universitario en contabilidad Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel Experiencia de dos años en el cargo o similares Conocimiento de Leyes Tributarias AUXILIAR DE CRÉDITO RELACIÓN JERÁRQUICA -Reporta directamente a: Jefe de Crédito, Gerencia -Ejerce Coordinación interna con: Con el comité de créditos y las demás Personas que laboran en la Cooperativa Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 39/40 Fecha: Aprobado por: MISIÓN DEL PUESTO Asistir y colaborar a los analistas de crédito en los procesos de colocación, captación y recuperación de los segmentos comerciales de crédito. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Brindar atención al afiliado. Promover los servicios financieros ofrecidos por la Cooperativa. Elaborar, procesar y analizar las solicitudes de créditos de los afiliados. Verificar la capacidad de pago que le asiste al afiliado, ponderando distintos aspectos de la actividad que desarrolla, tales como el flujo de fondos disponibles, la solvencia patrimonial, la calidad de la gestión así como elementos de juicio no directamente vinculados a los negocios. Formalizar con los afiliados las operaciones previamente aprobadas, documentando las garantías correspondientes y transacciones realizadas. Brindar apoyo para desarrollar, organizar e impartir capacitación en riesgo crediticio. Participar en reuniones del Comité de Créditos, cuando se le convoque. Elaborar, procesar y analizar los reportes de visitas post crédito a afiliados. Participar en equipos de cobranza cuando se implementen planes especiales de cobro. Elaborar propuestas de nuevos productos financieros, factibles de desarrollar por la Cooperativa. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Pag. N° 40/40 Fecha: Aprobado por: Elaborar informes y planes de trabajo mensual y especial sobre determinados financiamientos. Realizar aquellas funciones que le asigne su Jefe inmediato. COMPETENCIAS Profesional Relaciones Interpersonales. Preocupación por el orden y la calidad. Orientación al logro. Asertividad y firmeza. Planificación y organización. Habilidad de comunicación verbal y escrita. Pensamiento analítico Personal Paciente y comprensivo Don de mando Don de gente Espíritu de ayuda REQUISTOS MÍNIMOS Titulo de Tercer Nivel en Administración de Empresas o en Finanzas. Experiencia mínimo un año en instituciones financieras. Disponibilidad para Viajar. Autorizado por: Doc. N° 01 MANUAL DE FUNCIONES Elaborado por: Tclga. Verónica López Fecha: Aprobado por: BIBLIOGRAFÍA · RUÍZ, J. (2008) Manual de control interno para la cooperativa de ahorro y crédito Unión el Lejido. Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA. Universidad Técnica del Norte. · MALDONADO, J. (2008) Manual del sistema de control interno del área comercial de la Empresa Eléctrica Regional Norte S.A. Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al Título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría CPA. Universidad Técnica del Norte. · NAVARRETE, M. (2007) Manual de control interno para la gestión administrativa financiera de de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Santa Anita Ltda. del Cantón Cotacachi Provincia de Imbabura. Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA. Universidad Técnica del Norte. Autorizado por: ANEXO N° 4 GUIA DE ENTREVISTA N°1 ENTREVISTADO Sr. Flandes Ibarra: Gerente General ENTREVISTADOR: Verónica López LUGAR: Cooperativa unión Cochapamba en la ciudad de Ibarra FECHA: 24/10/2011 HORA. 9H00 am OBJETIVO: determinar la situación actual del manejo de recursos económicos en la cooperativa “Unión Cochapamba”. 12. Cuanto tiempo se encuentra al frente de la Cooperativa... 13. Están bien identificados los diferentes procesos de la institución 14. Se encuentran normadas los procedimientos a seguir. 15. Los trabajadores conocen los objetivos a corto y largo plazo de la institución 16. Las diferentes planificaciones son realizadas con la intervención de todos los departamentos. 17. Están definidos todas las normativas que tiene el uso y manejo de los recursos económicos dentro de la institución 18. Se han realizado auditorias en periodos anteriores….de ser así… los resultados se han considerado para futuras planificaciones. 19. Están bien definidas las funciones de los trabajadores. 20. Están establecidos indicadores para evaluar periódicamente la gestión de la empresa. 21. Los funcionarios son evaluados en función de actividades o de objetivos. 22. Que personas están capacitadas para autorizar desembolsos en el caso de préstamos o cantidades de dinero significativas de la empresa. GUIA DE ENTREVISTA N° 2 ENTREVISTADO Sra. Contadora ENTREVISTADOR: Verónica López LUGAR: Cooperativa unión Cochapamba en la ciudad de Ibarra FECHA: 24/10/2011 HORA. 09H30 am OBJETIVO: conocer el manejo de recursos a través de la contabilización 11. Cuanto tiempo de encuentra colaborando con la institución. 12. Dentro de sus funciones Ud. Clasifica, analiza e interpreta la información financiera de la cooperativa...como lo hace… 13. Prepara y presenta informes de la situación financiera de la cooperativa para entes de control... 14. Asesora a la gerencia en asuntos relacionados con su cargo en materia de control interno… 15. Asesora a loa asociados en materia crediticia cuando sea requerido... 16. Realiza su trabajo de acuerdo a la técnica contable... 17. Prepara y presenta declaraciones tributarias correspondientes…cuales... 18. Cuáles son los principales inconvenientes que se presenta al momento de realizar la contabilización... 19. Revisa la documentación de soporte de las cuentas por pagar... 20. Colabora con la revisión, modificación e implantación de nuevos sistemas y procedimientos contables… GUIA DE ENTREVISTA N° 3 ENTREVISTADO Sr. Jefe de Crédito ENTREVISTADOR: Verónica López LUGAR: Cooperativa unión Cochapamba en la ciudad de Ibarra FECHA: 24/10/2011 HORA. 10H00 am OBJETIVO: conocer el manejo de recursos económicos en el departamento de crédito. 10. Cuanto tiempo se encuentra ejerciendo este cargo. 11. Cuál es el procedimiento para el otorgamiento de préstamos. 12. Se evalúa la situación económica del cliente antes de aprobar un crédito. 13. Considera Ud. que la gestión de cobranza es la adecuada… existe alta cartera vencida. 14. Entrega o presenta informe a gerencia referente a créditos solicitados, montos, aprobación o rechazo……en que periodos…..cual es el monto máximo 15. Se efectúa control interno en el departamento….como lo hace 16. Realiza el arqueo de documentos para establecer la exactitud de las cifras de las cuentas de cada cliente 17. Las políticas de crédito están acorde a las necesidades de la cooperativa 18. Como se relaciona este departamento con las otras instancias con respecto al manejo de información financiera. GUIA DE ENTREVISTA N° 4 ENTREVISTADO Srta. Anita Ramírez Cajera ENTREVISTADOR: Verónica López LUGAR: Cooperativa unión Cochapamba en la ciudad de Ibarra FECHA: 24/10/2011 HORA. 10H30 am OBJETIVO: conocer el movimiento del recurso económico. 10. Cuanto tiempo ejerce como cajera. 11. Ud. es la encargada de la recaudación de los préstamos… como lo hace... 12. Mantiene un registro diario de los pagos de clientes 13. Como prepara el reporte de caja…cada cuanto lo realiza 14. Realiza conciliaciones del total de pagos que efectúan los clientes 15. Que tipos de control utiliza 16. Cuando hay faltantes en caja cual es la solución a seguir 17. Quien supervisa su trabajo 18. Considera Ud. que la recuperación de créditos se hace de manera eficiente. 19. Cuáles son los principales inconvenientes al momento de recaudar los créditos. ANEXO N° 5 GUÍA DE OBSERVACIÓN DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y “CRÉDITO UNIÓN COCHAPAMBA” “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TESIS DE GRADO GUÍA DE OBSERVACIÓN LUGAR:COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “UNIÓN COCHAPAMBA” PERSONAS ENCARGADAS: TECNÓLOGA: VERÓNICA LÓPEZ FECHA: JUNIO 2012 PROBLEMA: ¿Cómo optimizar los recursos económico-financieros de la Cooperativa “Unión Cochapamba”? ASPECTOS OBSERVADOS: …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………