Diseño e implementación de una aplicación sistematizada contable para el manejo y control de los comprobantes de los Ingresos y Egresos de la Empresa Mina de Carbón La Paz de la ciudad San José de Cúcuta. ELABORADO POR JOSEPH CAMILO OCHOA JAIMES CORPORACIÓN TRIGAL DEL NORTE ¨Construyendo Futuro Con Calidad Humana¨ SAN JOSÉ DE CÚCUTA 2019 Diseño e implementación de una aplicación sistematizada contable para el manejo y control de los comprobantes de los Ingresos y Egresos de la Empresa Mina de Carbón La Paz de la ciudad San José de Cúcuta. ELABORADO POR JOSEPH CAMILO OCHOA JAIMES Proyecto de grado para optar el título de bachiller Técnico en Auxiliar Contable RECTOR JOSÉ ARMANDO SEPÚLVEDA VILLAMIL CORPORACIÓN TRIGAL DEL NORTE ¨Construyendo Futuro Con Calidad Humana¨ SAN JOSÉ DE CÚCUTA 2019 Diseño e implementación de una aplicación sistematizada contable para el manejo y control de los comprobantes de los Ingresos y Egresos de la Empresa Mina de Carbón La Paz de la ciudad San José de Cúcuta. ELABORADO POR JOSEPH CAMILO OCHOA JAIMES Los suscritos Rector y jurado del presente trabajo de grado, una vez realizada la versión escrita y presenciado la sustentación oral, decidimos otorgar: La nota de -----------------------------------------------------------------Para constancia firmamos en la ciudad de San José de Cúcuta el XX de XXXXXXXX de 2019: Rector: JOSÉ ARMANDO SEPÚLVEDA VILLA Firma: ------------------------------------------------------------- Jurado: xxxxxxx Firma: ------------------------------------------------------------- Jurado: xxxxxxx Firma: ------------------------------------------------------------- Jurado: xxxxxxx Firma: ------------------------------------------------------------- AGRADECIMIENTOS xxxxxxxxxxxxxxxxxxx JOSEPH CAMILO OCHOA JAIMES 5 TABLA DE CONTENIDO Contenido 0 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 10 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................................................... 11 1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ......................................................................................... 11 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ....................................................................................... 12 1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................. 12 2 JUSTIFICACIÓN..................................................................................................................................... 13 3 OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 13 4 5 3.1 Objetivo General ....................................................................................................................... 13 3.2 Objetivos Específicos: .............................................................................................................. 14 Limitaciones......................................................................................................................................... 14 4.1 Limitaciones De Tiempo .......................................................................................................... 14 4.2 1.5.2 Limitación De Espacio ................................................................................................... 14 MARCO DE REFERENCIA ...................................................................................................................... 15 5.1 MARCO CONTEXTUAL .......................................................................................................... 15 5.1.1 MISIÓN ............................................................................................................................... 15 5.1.2 VISIÓN ............................................................................................................................... 15 5.2 MARCO TEÓRICO ................................................................................................................... 16 5.2.1 Organización ..................................................................................................................... 16 5.2.2 Empresa ............................................................................................................................. 16 5.2.3 Sistema de Información Contable .................................................................................. 16 5.2.4 Usuarios del sistema de información contable ............................................................ 18 5.2.5 Componentes y Factores del Sistema de Información Contable .............................. 19 5.3 ENTORNO ORGANIZACIONAL ............................................................................................ 19 5.3.1 Entorno Directo del Sistema de Información Contable ............................................... 20 5.3.2 Entorno Indirecto o Externo del Sistema de Información Contable .......................... 20 5.4 MARCO LEGAL ........................................................................................................................ 20 5.5 MARCO CONCEPTUAL .......................................................................................................... 21 5.5.1 Sistema. ............................................................................................................................. 22 5.5.2 Sistema de información ................................................................................................... 22 6 5.5.3 Sistema de contabilidad. ................................................................................................. 22 5.5.4 Parámetro .......................................................................................................................... 23 5.5.5 Software ............................................................................................................................. 23 5.5.6 Recibo de caja................................................................................................................... 23 5.5.7 Factura de compra-venta ................................................................................................ 23 5.5.8 Cheque ............................................................................................................................... 24 5.5.9 Comprobante egreso o comprobante de pago ............................................................ 25 5.5.10 Nota Débito ........................................................................................................................ 25 5.5.11 Nota Crédito....................................................................................................................... 25 5.5.12 Recibo de caja menor ...................................................................................................... 26 5.5.13 Nota de contabilidad......................................................................................................... 26 5.5.14 Comprobante diario de contabilidad .............................................................................. 26 7 CONTENIDO DE FIGURAS O ILUSTRACIONES 8 CONTENIDO DE TABLAS 9 0 INTRODUCCIÓN El proyecto consiste en el diseño del sistema contable de la Mina La Paz ubicado en la zona rural el Municipio d San José de Cúcuta. Con la implementación de este sistema se da información precisa de las operaciones diarias y de la situación actual de la misma al área contable de le empresa para que sea de gran utilidad para la toma de decisiones. Describimos cada área del personal según la labor que realizan en ella, ya que no cuenta con registros contables. El objetivo de este trabajo es diseñar el sistema contable para la Mina La Paz, y la elaboración de un conjunto de manuales que contendrán el catálogo de cuentas de la empresa con su respectivo instructivo, las políticas contables y administrativas, las principales normas y procedimientos, las funciones y fichas de cargo de cada puesto de trabajo. Con el fin de presentar la información de manera organizada se presenta el perfil de la empresa que contiene la misión, visión y una breve reseña sobre su historia. También hablamos de la problemática que existe hoy en día en las empresas de este sector de la economía, la cual en ella nos referimos a los registros que solamente se lleva en los cuadernos donde se han llevado por muchos años, ya que con esta aplicación de diseño nos vemos reflejados a las cuentas de activo, pasivo y los gastos incurridos para la validación de resultados de dicha empresa. Al final del trabajo enumerado terminamos con las conclusiones y recomendaciones realizadas a la empresa, seguido de la bibliografía consultada y los anexos. 10 1 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Debido a la escasa gestión desempeñada por el área administrativa y por ende al área contable, y a la falta de control administrativo en la mina la Paz, se visualiza que la compañía no ha podido establecer de manera organizada los procedimientos y procesos, entre las diferentes áreas de la organización, se observa también una deficiente interrelación entre las áreas, en especial admirativa y contable. Además no se tiene un concepto claro y preciso de los procesos contables, por parte de los usuarios de la información y por las funciones carentes de supervisión realizadas por estos. La Mina La Paz es una empresa de explotación carbonífera ubicada en la zona rural del Municipio del Zulia, y como en la mayoría de estas empresas no cuentan con sistemas contables sistematizados y su contabilidad es llevada por terceros es decir por Outsourcing. Su personal es altamente calificado para la parte operativa, cuenta con tres ingenieros y 10 trabajadores calificados en minería, lo que nos permite determinar que su principal fuente de ingreso depende exclusivamente de la explotación minera de carbón, es una compañía que se ve afectada por la carencia de un Diseño de Información Contable, en diversas ocasiones por no tener una información fidedigna y oportuna que le permita tomar decisiones que sean decisivas y claves, que la lleven a conseguir un resultado que satisfaga plenamente las necesidades de la empresa. Majear en control delos ingresos y egresos de forma manual ve afectada por la falta de herramientas o aplicaciones sistematizadas que permita que se desarrollen las actividades contables de manera eficiente y conlleve a la toma de decisiones en forma oportuna que conlleven a la fluidez de las actividades de la empresa. 11 Según lo descrito anteriormente de la compañía, se ve la necesidad de diseñar un Sistema de Información Contable, que permita y refleje mejoras continuas en los procesos del manejo de la información, con una estructuración y metodología del diseño que pueda facilitar una mejor gestión de los mismos, y además refleje la interrelación de las diferentes áreas contables administrativas. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 1.2 ¿Cuál sería el adecuado sistema de información contable para la compañía Mina La Paz, que le permita tener control de las actividades contables de los Ingresos y Egresos las cuales afectan directa o indirectamente su buen curso de la empresa? SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA 1.3 ¿Qué sistema de información contable existe en la compañía Mina La Paz que soporte o direccione, de manera estratégica los procesos realizados contablemente por la misma? ¿Cómo se ve afectado el manejo y uso inadecuado del sistema de información contable en una compañía? ¿De qué manera, se beneficia la organización con el levantamiento de un apropiado diseño de un sistema contable? ¿Cuál es el sistema de contabilidad adecuado para la empresa de estudio? ¿Cuáles son las ventajas de la implementación del sistema? 12 2 JUSTIFICACIÓN El objeto de trabajar este proyecto surge a raíz de la falta de sistemas contables que nos permitan desarrollar actividades con registrar los comprobantes de ingresos y egresos de la compañía y que bride información oportuna y veraz para la toma de decisiones, como una solución para satisfacer la necesidad de este tipo de empresas y a la vez como una oportunidad profesional y personal donde se podrá poner en práctica los conocimientos adquiridos, apoyados en la normatividad y conceptos básicos del área contable y financiera, razón por la cual se justifica el desarrollo del presente proyecto. Desde este punto de vista se concibe a las empresas mineras como una forma de buscar y aprovechar las oportunidades de negocio que brinda el entorno concientizándolas de la importancia de constituir y llevar adecuadamente sus movimientos contables de acuerdo a lo establecido por las normas legales. Lo anterior, dado a que a pesar de la importancia que tienen las Minas de Carbón en la Región, el Departamento y el país, muchos de sus gerentes y propietarios no consideran la importancia del direccionamiento estratégico y administrativo para el desarrollo y crecimiento de la empresa. Esto, porque aunque muchos de ellos cuentan con estudios técnicos o universitarios, no todos conocen los aspectos contables, tributarios, legales y financieros que deben tener en cuenta, es aquí donde la empresa se la juega por diseñar e implementar aplicaciones contable que permita el normal desarrollo en cada una de las aras de la empresa. 3 3.1 OBJETIVOS Objetivo General Diseñar un sistema contable que permita llevar un control eficiente y eficaz de las operaciones contables realizadas en la empresa La Mia La Paz y básicamente en lo que respecta a los ingresos y egresos de la empresa. 13 3.2 Objetivos Específicos: a) Realizar un diagnóstico de la situación contable actual de la empresa Mina la Paz. b) Diseñar un sistema contable adecuado a la empresa que le permita obtener información adecuada para la toma de decisiones. c) Validar la funcionalidad del sistema diseñado para el registro de las actividades económicas realizadas por la empresa en un mes de operaciones. 4 4.1 Limitaciones Limitaciones De Tiempo Esta investigación se va a realizar durante los meses de julio a noviembre del año de 2019, en los días jueves viernes y sábados (algunas veces), con deslazamiento a la zona rural cuando la actividad lo amerite 4.2 1.5.2 Limitación De Espacio La Empresa Mina La Paz se encuentra ubicada la oficina principal en la ciudad de Cúcuta en el barrio de la Insula Av. XX XXXX , y de ser necesario se acudirá a la oficina ubicada en la Mina La Paz n la zona rural dl municipio de Zulia dl Departamento de Norte de Santander. 14 5 5.1 MARCO DE REFERENCIA MARCO CONTEXTUAL La empresa Mina La Paz, está ubicada en el municipio del Zulia en el Área rural, y su oficina principal en la Av XXX XXX del Barrio Ínsula de la ciudad de San José de Cúcuta , se crea en el años de 2008 como una idea de negocio en la asesoría contable y financiera de las diferentes empresas, sus ingresos están dados como exploración y explotación carbonífera, cuenta con una planta de personal conformada por el gerente o administrador que es el representante legal, tres (3) ingenieros con matricula profesional y 10 mineros calificados en la tarea de explotación del carbón, en la parte operativa, en la admirativa están una secretaria un asistente asistente contable y un mensajero. 5.1.1 MISIÓN Somos una empresa responsable y comprometida, dedicada a la extracción de carbón mineral, con el objetivo de incrementar la productividad, brindar condiciones favorables; bajo los parámetros de seguridad, garantizando el bienestar de los trabajadores y visitantes, logrando la satisfacción y necesidades de nuestros clientes y entidades del estado. 5.1.2 VISIÓN Seremos una empresa reconocida por excelencia de servicios mineros con óptima calidad para nuestros clientes cumpliendo con la normatividad vigente minera y la seguridad en las labores mineras subterráneas, operando con responsabilidad social y ambiental. 15 5.2 MARCO TEÓRICO 5.2.1 Organización Las organizaciones son formaciones sociales complejas, racionalmente constituidas, con un círculo precisable de miembros y una concreta definición de funciones, orientadas de manera consciente hacia fines y objetivos concretos reconocidos por el ordenamiento jurídico. Concepto que puede ser reforzado, en cuanto que una organización es un grupo grande de personas, estructurado en forma impersonal con el fin de alcanzar determinados objetivos. Este concepto abarca las instituciones burocratizadas entre las que se hallan las empresas públicas o privadas en cualquiera d los sectores económico del país. Es decir el termino organización, no se circunscribe de manera única y exclusivas a las empresas productivas, comerciales o de servicios, sean estas públicas o privadas, con o sin ánimo de lucro 5.2.2 Empresa El artículo 6 del decreto 2649/93 define: el ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. En el artículo 25 del código de comercio se describe el concepto de empresa como toda actividad económica organizada para la producción, transformación circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio. 5.2.3 Sistema de Información Contable Un soporte de esencial prioridad para toda organización en la toma de decisiones es un riguroso y efectivo Sistema de Información Contable, el autor Edilberto Montaño lo 16 define como la combinación de personal, registros y procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una comprensión básica de los sistemas de contabilidad. Otra definición presentada por el autor Diego Delgadillo es el sistema de información contable denominado también área, sección, departamento, división o gerencia de contabilidad, es un segmento de la empresa en la cual se desarrollan procesos y actividades especiales por la cual, agrupa a personas, recursos con la función de manejar la información que generan sus transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de producir y revelar información de carácter contable- financiero que sea confiable y útil, de manera que los responsables de la administración dispongan de ella oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones. Así mismo Montaño describe lo que se debe procurar dentro de la organización con el Sistema de Información Contable ofrecer al usuario los estados financieros que reflejan clara y oportunamente la realidad económica de la empresa; también ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. Describiendo así cada una de ellas: Con el control se busca llegar por parte de la administración a una supervisión por parte de las operaciones. Describiéndolos como métodos y procedimientos de los cuales se vale la organización para autorizar operaciones, resguardar sus activos garantizar la fidelidad de los registros contables. La compatibilidad se da cuando dicho sistema opera sin problemas con la infraestructura, los usuarios y con las particularidades de un establecimiento en particular. Por otro lado la flexibilidad hace referencia a los frecuentes cambios en el negocio que requieren reformas en el sistema de contabilidad. Un sistema bien implementado de 17 maleabilidad puede absorber esas variaciones sin necesidad de una verificación exhaustiva. En la relación aceptable de costo/beneficio después de los tres elementos mencionados anteriormente es de anotar que todo tiene un valor económico, y se puede dar que el costo del sistema sea superior a sus beneficios. Es aquí donde el contador debe identificar como analista del sistema, y del gerente, como usuario de la información. 8 5.2.4 Usuarios del sistema de información contable Los principales usuarios del Sistema Información Contable son los gerentes y empleados dentro de la empresa que interactúan con el sistema. El grado de participación puede variar de acuerdo con el tipo de usuario. Los usuarios directos son quienes realmente interactúan con el sistema. Ellos ingresan los datos o reciben salidas de datos. Como ejemplo se tiene el almacenista, el auxiliar contable, la secretaria, entre otros. Los usuarios indirectos se benefician de los resultados o informes producidos por el sistema, pero interactúan directamente con él. Esos usuarios pueden ser jefes de algún área de la empresa que utilicen el sistema, como por ejemplo el jefe de Ventas, el jefe de persona, etc. Y, por último, los usuarios administrativos son quienes tienen responsabilidades en la administración de los sistemas de aplicación. Estos usuarios son los gerentes de altos niveles con diferentes funciones en los negocios, que emplean mucho el sistema de información. Mientras el personal puede o no utilizar el sistema indirecta o directamente, ellos tienen la autoridad para aprobar o desaprobar la inversión en el desarrollo de la aplicación; también tienen la responsabilidad de organización para la efectividad de los sistemas. Los tres tipos de usuarios son importantes. Cada uno tiene la función esencial en relación con la empresa: cómo funciona, y hacia dónde se dirige. 18 5.2.5 Componentes y Factores del Sistema de Información Contable El componente de un sistema es aquel elemento que es indispensable para que este cumpla con su misión y objetivos. Así por ejemplo, el corazón, el hígado, los riñones, los pulmones, los órganos de los sentidos, etc., son los componentes esenciales del organismo humano. En una empresa manufactureras las materias primas, la planta y equipo, el personal de ingenieros, empleados y personal general de la planta, de producción así como el diseño de los productos son, entre otras, partes fundamentales, para que esa misma organización productiva pueda cumplir su objeto social. Con referencia al sistema de información contable enseguida se presenta una lista general de componentes que permiten su dinámica y constituyen su estructura de funcionamiento, a saber: a. Los documentos de soportes de las transacciones de la empresa y de los hechos económicos. b. La legislación fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc. c. La tecnología de computación para la captación, el procesamiento y almacenamiento de datos así como para su interpretación, análisis y suministro de información. d. Los fundamentos teóricos, técnicos y marco conceptual contable financiero. e. Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinámica del sistema. f. Los recursos financieros y materiales necesarios. g. El sistema y subsistema de control interno contable. Los componentes definidos y caracterizados en forma precisa convierten en factores fundamentales a considerar para cada una de las funciones administrativas que deben ocupar una buena parte del tiempo del director del área contable de la organización. 5.3 ENTORNO ORGANIZACIONAL Las compañías hoy en día tienen una dependencia total y absoluta de su entorno, y 19 gran parte de su éxito se debe a como se relacionan con este, y como enfrentan los cambios y a su vez como se adaptan a ellos. El entorno y medio ambiente no es un factor controlable por quienes dirigen y manejan el sistema. Por el contrario, hay una relación de dependencia del sistema frente a su entorno. El sistema de información contable es influido en primera instancia por las operaciones y características del ente económico, las cuales constriñen su funcionamiento. La naturaleza de la información contable, su proceso y presentación están moldeados por las condiciones de gestión y operación de la empresa, según sea su tamaño, actividad y marco jurídico. 5.3.1 Entorno Directo del Sistema de Información Contable La empresa es el medio en el que nace y se desarrolla el sistema contable. Esta se constituye en el factor preponderante para diseñar el modelo de sistema de información contable y a la vez para fijar su manejo y dirección. 5.3.2 Entorno Indirecto o Externo del Sistema de Información Contable El sistema de información, además del entorno directo – la empresa – tiene la influencia del medio que rodea a la empresa: este es el entorno del sistema general contable. El entorno de la empresa constriñe al sistema contable en varios aspectos, su influencia se hace evidente en el transcurso de las actividades contables y en el contenido de los informes financieros. Por tanto, el entorno general de la empresa circunscribe y delimita la actividad del sistema contable de manera directa. Como consecuencia de ello, influye en la definición de su carácter y en las actividades contables cotidianas. 5.4 MARCO LEGAL En el desarrollo del proyecto se hace necesario valerse de normas que 20 soporten las operaciones y manejo legal que se requiere en una fundación sin ánimo de lucro en Colombia; entre las cuales las siguientes fueron consultadas: Orientación profesional No. 5 Consejo técnico de la contaduría pública. Decreto 4400 de diciembre 30 de 2004. Concepto CCTCP (Consejo técnico de la contaduría pública) 04 de febrero 15 de 1995. Concepto CCTCP (Consejo técnico de la contaduría pública) 09 de febrero 23 de 1995. Decreto 59 de febrero 21 de 1991. Concepto 049188 de julio 22 de 2005. Dirección de impuestos y aduanas nacionales – DIAN. Ley 115 de 1994. Decreto 114 del 15 de enero de 1996. Decreto 2150 de 1995. Decreto 2649 de 1993. Estatuto Tributario Cámara Comercio Bogotá Año 2006. Código de Comercio Año 2004. Ley 1064 de 2006. Régimen Contable Colombiano año 2006-2007. 5.5 MARCO CONCEPTUAL Dentro del lenguaje técnico mas empleado en el proyecto encontramos los siguientes términos: 21 5.5.1 Sistema. Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí. Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto13. 5.5.2 Sistema de información Un sistema de información se puede definir como un conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información (datos manipulados) para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos complejos, entre otros aspectos. Un sistema de información contiene datos de sus procesos y su entorno. Como actividades básicas producen la información que se necesita: entrada, procesamiento y salida. La retroalimentación consiste en entradas devueltas para ser evaluadas y perfeccionadas. Proporciona la información necesaria a la organización o empresa, donde y cuando se necesita. 14 5.5.3 Sistema de contabilidad. Es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. 22 5.5.4 Parámetro Dato o factor que se toma como necesario para analizar o valorar una situación. 5.5.5 Software Conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas para ejecutar ciertas tareas en una computadora. Los formularios o soportes contables más importantes y utilizados en la investigación son: 5.5.6 Recibo de caja El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad, definición que coincide con la de Cesar A. Bolaños. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. 5.5.7 Factura de compra-venta 23 La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago, mientras que Cesar A. Bolaños, lo describe como un comprobante que acredita la pertenencia de las mercancías u objetos motivo de compra y venta. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. Según Gudiño Emma la factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (Preimpreso). Numeración en orden consecutivo. (Preimpreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Preimpreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios, cuando este exija la discriminación del IVA. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Preimpreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas21. 5.5.8 Cheque Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada (girador), ordena a un banco llamado (girado) que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado (beneficiario). 24 5.5.9 Comprobante egreso o comprobante de pago Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. 5.5.10 Nota Débito Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Se prepara un original y dos copias: el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante de contabilidad. 5.5.11 Nota Crédito Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. 25 5.5.12 Recibo de caja menor El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Por lo que se establece un fondo denominado caja menor, cuyo valor se ajusta con las necesidades de la empresa. 5.5.13 Nota de contabilidad Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre. 5.5.14 Comprobante diario de contabilidad Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. De esta forma se tendrá mayor solidez contable. 26 27
