INSTRUCTIVO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS P

INSTRUCTIVO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LAS
TABLAS DE ROTACIÓN DE GUARDIA
(PROGRAMADA y EJECUTADA)
INTRODUCCIÓN
Se establece el Instructivo de Normas y Procedimientos de las “Tablas de Rotación de
Guardia” (Programada y Ejecutada), con el objeto de Reglamentar la distribución de los
Horarios y Turnos de Guardia a laborar por parte de los Trabajad
ores y Trabajadoras, adscritos a las Dependencias del Instituto de Ferrocarriles del
Estado “IFE”, que cumplen “Horarios en Trabajos Continuos y que se efectúa por
Turnos”, así como, el darle cumplimiento por parte del “IFE”, a las normativas legales
sobre materia laboral, tales como: la Ley Orgánica del Trabajo, de los Trabajadores y
Trabajadoras “LOTTT”, sus Reglamentos y en especial el nuevo Contrato Colectivo.
Todo en acatamiento a lo establecido en el artículo 37 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
HOJA DE VIDA (DESARROLLO ORGANIZACIONAL)
OBJETIVO
Establecer las normas y un único formato de las “Tablas de Rotación de Guardia”
(Programada y Ejecutada), de la jornadas a cumplir los Trabajadores y Trabajadoras,
adscritos a las Dependencias del Instituto de Ferrocarriles del Estado “IFE”, que
cumplen “Horarios en Trabajos Continuos y que se efectúa por Turnos”, a objeto de
tener un control eficaz en el cumplimiento de la jornada de trabajo y de las otras
actividades inherentes a las áreas de la Oficina Gestión Humana, tanto por parte del
personal, como por la Institución, en acatamiento a lo establecido en las leyes, normas
contractuales y los lineamientos de las normas y procedimientos internos vigente sobre
materia laboral. (Formato OGH N° 01 y OGH N° 02).
ALCANCE
Las “Tablas de Rotación de Guardia”, (Programada y Ejecutada), están dirigidas a
todas las Dependencias del Instituto de Ferrocarriles del Estado “IFE”, que cumplen su
jornada con “Horarios en Trabajos Continuos y que se efectúe por Turnos”, durante
todo el año.
UNIDADES INVOLUCRADAS
Las Dependencias con “Horarios en Trabajos Continuos y que se efectúe por Turnos”,
como son:
1.
Dirección General de Transporte Ferroviario.
1
2.
Dirección General de Desarrollo Ferroviario.
3.
Dirección General de Regulación y Fiscalización.
4.
Dirección General de Logística.
5.
Oficina de Protección Integral.
6.
Toda aquella Dependencias existentes y sean creadas y que estén enmarcadas
en las condiciones establecidas en este instructivo.
BASE LEGAL
Este instructivo está fundamentado en:

La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en Gaceta
Oficial Extraordinaria N° 5.453 de fecha 24-03-2000, y la enmienda publicado en
la Gaceta Oficial Extraordinario N° 5.908 de fecha 19 de febrero de 2009.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela N° 39.240 de fecha 12 de agosto de 2009 y su Reglamento.

Ley Orgánica del Trabajo, de los Trabajadores y Trabajadoras, publicada en la
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Extraordinaria N° 6.076
de fecha 7 de mayo de 2012.

Ley del Estatuto de la Función Pública publicado en la Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela N° 37.522 del 06 de septiembre de 2002.

Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo,
publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
N°38.236 del 26 de julio 2005.

Reglamento Parcial del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica del
Trabajo, los Trabajadores y Trabajadoras Sobre el Tiempo de Trabajos,
publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
N°40.157 de fecha 30 de abril de 2013.

Plan de la Patria, Proyecto Nacional Simón Bolívar, Segundo Plan Socialista de
Desarrollo Económico y Social de la Nación 2013 – 2019, publicado en la Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Extraordinaria N° 6.118 de
fecha 04 de diciembre de 2013.

Estructura Organizativa Funcional del Instituto de Ferrocarriles del Estado “IFE”,
aprobada por Directorio en Agenda 001, Resolución 007 y 008 de fecha

Contrato Colectivo de Trabajo del 2013-2016.
USO DEL MANUAL (DESARROLLO ORGANIZACIONAL)
2
GLOSARIOS DE TERMINOS
Trabajador Administrativo
Trabajador o trabajadora que ocupa cargo y realiza sus actividades como Administrativo
en la Dependencia de adscripción.
Avance
Trabajador o trabajadora que tendrá como función cubrir las vacantes del personal de
su mismo nivel, que estén en: el disfrute de sus vacaciones, cursos, permisos o
reposos prolongados y/o cualquier otra actividad legalmente establecida.
Código de Tabla de Rotación de Guardia
Corresponde a la identificación numérica conformada por doce (12) dígitos, asignada a
todas las Dependencias del Instituto de Ferrocarriles del Estado “IFE”, con el objeto de
generar un orden en la presentación de las Tablas de Rotación de Guardia,
correspondientes al personal que labora de acuerdo a un Horarios en Trabajos
Continuos y que se efectúa por Turnos. Han sido incluidas aquellas dependencias con
horarios administrativos para mantener un orden, en caso de que alguna de estas
unidades, establezcan grupos de trabajo con horario por turnos, Dicha codificación está
estructurada de la siguiente forma:
IDENTIFICACIÓN
DEPENDENCIA
DEL
NIVEL
DE
LA
Lugar del
Código
del Nivel
1
Lugar del
Código del
Nivel 2
Lugar del
Código
del Nivel
3
Lugar del
Código
del Nivel
4
Lugar del
Código
del Nivel
5
DIRECTORIO
X
PRESIDENCIA.
X
XX
DIRECCIONES GENERALES.
X
XX
XX
GERENCIAS.
X
XX
XX
XX
DIVISIONES
X
XX
XX
XX
XX
DEPARTAMENTOS.
X
XX
XX
XX
XX
OFICINAS.
X
XX
XX
XX
ÁREAS DE TRABAJO
X
XX
XX
XX
XX
AUDITORÍA.
X
XX
XX
ÁREAS DE TRABAJO DE AUDITORIA
X
XX
XX
XX
XX
OFICINA DE ATENCION AL CIUDADANO
X
XX
XX
3
Lugar del
Código del
Nivel 6
XX
PRIMER NIVEL
DIRECTORIO
SEGUNDO NIVEL
PRESIDENCIA
TERCER NIVEL
DIRECCIONES GENERALES
CUARTO NIVEL
GERENCIAS Y JEFATURA DE OFICINA
QUINTO NIVEL
DIVISIÓN Y ÁREAS
SEXTO NIVEL
DEPARTAMENTOS
Día de Descanso
El trabajador o trabajadora tendrá derecho a dos (2) días de descanso a la semana,
según lo establecido en el artículo 173 de la “LOTTT”.
Firmas Autorizadas y Registradas
Este concepto se corresponde para aquellos trabajadores o trabajadoras que ocupan
una jefatura de cualquiera de los niveles y que dentro de sus funciones este el manejo
de personal y que su firma se encuentre debidamente registrada en la Oficina de
Gestión Humana.
Grupo de Trabajo
Es un conjunto de trabajadores y/o trabajadoras asignadas, de acuerdo a sus
habilidades, conocimientos y competencias específicas, para cumplir una determinada
meta bajo la conducción de un supervisor.
Horarios en Trabajos Continuos y que se efectúa por Turnos
De acuerdo al Artículo 7 del Reglamento Parcial del Decreto con Rango, Valor y Fuerza
de “LOTTT”, Sobre el Tiempo de Trabajo, en concordancia con el Artículo 176 de la
“LOTTT”, cuando la jornada de trabajo sea con “Horarios en Trabajos Continuos y que
se efectúa por Turnos”, se deberá cumplir las condiciones siguiente:
a).- La Jornada Diaria No deberá exceder de 12 horas, con derecho al tiempo de
descanso y alimentación.
b).- En el curso de cada periodo de siete (7) días se deberá disfrutar como mínimo de
un día de descanso.
c).- La duración del trabajo podrá exceder de los límites diarios de trabajo y semanales
siempre que el total de horas trabajadas por cada trabajador o trabajadora en un
periodo de ocho (8) semanas no exceda en promedio el límite de cuarenta y dos (42)
horas semanales.
4
Jornada Ordinaria
Se entiende por Jornada ordinaria de trabajo, el tiempo durante el cual, de modo normal
y habitual, el trabajador o trabajadora está a disposición para cumplir las
responsabilidades y tareas a su cargo en el proceso social de trabajo.
Rol de Guardia
Lista descriptiva de la distribución del sitio de trabajo a ocupar o actividad a realizar por
el Trabajador o Trabajadora de acuerdo a la “Tabla de Rotación de Guardia
Programada” establecida.
Tabla de Rotación de Guardia
Lista descriptiva de la distribución de los Turnos de Trabajo del Personal de las
Dependencias del IFE que laboran con Horarios en Trabajos Continuos y por Turnos.
Dichos turnos serán de acuerdo a lo establecido en la “LOTTT”, en sus Artículos: 173, a
saber los tres turnos diarios: (Diurno, Mixto y Nocturno); y el 175 para dos turnos diarios
(Diurno y Nocturno).
Esta Tabla de Rotación de Guardia, tendrá dos (2) presentaciones; la primera se refiere
a la actividad Programada y será identificada como: “Tabla de Rotación de Guardia
Programada” y la segunda “Tabla de Rotación de Guardia Ejecutada”.
Tabla de Rotación de Guardia Programada (Anexo “A”).
Lista descriptiva de la distribución de los Turnos de Trabajo que deberán cumplir en el
mes a iniciarse, los Trabajadores y Trabajadoras de las Dependencias del IFE que
laborarán con Horarios en Trabajos Continuos y por Turnos, dicha Tabla será elaborada
antes de iniciarse el periodo correspondiente a la jornada de trabajo mensual a
ejecutarse. (Formato OGH N° 01).
Tabla de Rotación de Guardia Ejecutada (Anexo “B”).
Lista descriptiva de la distribución de como se ejecutaron los Turnos de Trabajo del
Personal de las Dependencias del IFE que laboran con Horarios en Trabajos Continuos
y por Turnos, en la cual será elaborada posteriormente a la ejecución de la Jornada de
trabajo y será el resumen de la ejecución del Control de Asistencia. (Formato OGH
N°02).
Tipo de Horario
El Tipo de Horario se refiere al tiempo que debe cumplir el trabajador o trabajadora de
acuerdo al ordenamiento de la jornada de trabajo y será establecido tomando en
consideración la cantidad de días a laborar y los días de descanso establecidos.
Ejemplos:
Cinco (5) días de Trabajo por dos (2) días de Descanso (5x2)
Administrativo;
5
Tres (3) días de Trabajo por dos (2) días de Descanso. (3x2).
Con jornada de doce (12) horas de trabajo por treinta y seis (36) de
descansos.
Turno Diurno
Según el numeral 1 del Artículo 173 de la “LOTTT”, la jornada diurna es el periodo
comprendido entre las 5:00 a.m. y las 7:00 p.m., no podrá exceder de ocho (8) horas
diarias ni de cuarenta (40) horas semanales. (Turno diurno 6:00 a.m. a las 2:00 p.m.)
Turno Mixto
Según el numeral 3 del Artículo 173 de la “LOTTT”, es la jornada de trabajo que
comprende periodo de trabajo diurno y nocturno y no podrá exceder de las siete horas y
medias (7:30) diarias de trabajo ni de treinta y siete horas y medias (37:30) semanales.
Nota: La jornada Mixta no podrá tener un periodo mayor de cuatro (4) horas nocturna,
ya que de ser así, será considerada jornada nocturna. (Turno 14:00 p.m. a las 21:30
p.m.).
Turno Nocturno
Según el numeral 2 del artículo 173 de la “LOTTT”, es jornada nocturna el periodo
comprendido entre las 7:00 p.m. a las 5:00 a.m., no podrá exceder de siete (7) horas
diarias ni de treinta y cinco (35) horas semanales. (Turno de 22:00 p.m. a las 5:00 a.m.).
Turno Diurno
Según el Literal “a”, del Reglamento Parcial de la “LOTTT” Sobre Horarios y Jornadas.
Horario de 12 Horas de 7:00 A.M hasta 19:00 P.M.
Turno Nocturno
Según el Literal “a”, del Reglamento Parcial de la “LOTTT” Sobre Horarios y Jornadas.
Horario de 12 Horas de 19:00 P.M hasta 7:00 A.M.
NORMAS GENERALES
1.
Es de obligatorio cumplimiento el llevar las “Tablas de Rotación de Guardia”
(Programada y Ejecutada), por parte de todas las Dependencias del Instituto
Ferrocarriles del Estado “IFE” que cumplen con un “Horarios en Trabajos
Continuos y que se Efectúa por Turnos”, así como, para aquellas que incorporen
este tipo de horario.
2.
Es de obligatorio cumplimiento el establecimiento y ejecución de la jornada de
trabajo de acuerdo a las “Tablas de Rotación de Guardia”, (Programada), para
todas las Dependencias del “IFE” con Horarios en Trabajos Continuos y que se
Efectúa por Turnos”, las cuales deberán estar aprobadas por la máxima autoridad
6
de la Dependencia de adscripción y ser del conocimiento de la Oficina de Gestión
Humana.
Las “Tablas de Rotación de Guardia” tanto la Programada (Formato OGH.N° 01)
como la Ejecutada (Formato OGH.N° 02), deberá contener como mínimo lo
siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Identificación de la Dependencia que presenta las Tablas.
Fecha de presentación de las mismas.
Código asignado a la dependencia para el uso de las Tablas Rotación de
Guardia.
El Tipo de Horario.
Cantidad e Identificación completa del o los trabajadores y/o trabajadoras
que conforman las Tablas.
Identificación de los grupos de trabajo o de guardia que conforman las
Tablas.
Identificación del lapso de la programación y ejecución de las tablas en las
casillas donde se indica: el año, mes, día y fecha; donde serán colocados los
códigos de los turnos de guardia o días de descanso establecidos, según la
leyenda.
El resumen de la cantidad de trabajadores y/o trabajadoras tal como se
presentaran día a día.
La identificación y firma de las autoridades que forman y autorizan las Tablas
de Rotación de Guardia con su respectivo sello de la dependencia.
La leyenda de los Códigos a utilizar en las Tablas.
3.
Las Tablas de Rotación de Guardia Programadas y Ejecutadas, deberán
elaborarse mensualmente.
4.
Las máximas autoridades de las Dependencias del “IFE” con “Horarios en
Trabajos Continuos y que se efectúa por Turnos”, deberán remitir a la Oficina de
Gestión Humana, copia de la “Tabla de Rotación de Guardia Programada”,
cinco (5) días antes del inicio del mes que están programando.
También remitirán a la Oficina de Gestión Humana junto con los Controles de
Asistencia del Personal, copia de la “Tabla de Rotación de Guardia Ejecutada”,
en los primeros cinco (5) días de cada mes que concluye, como soporte al Control
de Asistencia. El incumplimiento de esta norma generaría retraso en la elaboración
de las nóminas de pago. En tal sentido, a fin de evitar retraso en los pagos, se
establece que toda aquella documentación (Control de Asistencia y su respectiva
Tabla de Rotación de Guardia Ejecutada) que llegue posterior al lapso indicado
será tramitada en el siguiente mes.
7
5.
El contenido de la “Tabla de Rotación de Guardia Programada” deberá ser del
conocimiento y de obligatorio cumplimiento por parte de todos los trabajadores y/o
trabajadoras que se encuentren registrados en esta, asimismo, deberá estar en
sitio visible en el área de trabajo correspondiente, salvo que por razones estrictas
de seguridad deban estar resguardadas.
6.
Las “Tablas de Rotación de Guardia” (Programada y Ejecutada), deberán
presentar la rotación de los trabajadores y/o trabajadora por Grupos de Trabajo,
tomando en consideración la cantidad de Puestos de Trabajo a cubrir.
7.
Las “Tablas de Rotación de Guardia” (Programada y Ejecutada), formaran parte de
los comprobantes de Control de Asistencia y por ende, deberán ser archivados
con estos.
8.
Las “Tablas de Rotación de Guardia” (Programada y Ejecutada), deberán
identificar las autoridades competentes de la Dependencia y estar debidamente
firmadas por estos, por tal motivo, no se consideraran como valederas aquellas
“Tablas de Rotación de Guardia” (Programada y Ejecutada) que no cumplan con
estos requisitos.
9.
Se establecerá en la Oficina de Gestión Humana, un Registro de Firmas de las
Autoridades de las Dependencias del IFE, que laboren con “Horarios en Trabajos
Continuos y que se efectúe por Turnos”.
Dicho registro obedece a que estas autoridades tienen dentro de sus funciones
actividades que se relacionan con el área de Gestión Humana, tales como:
aprobar y ser responsable del debido cumplimiento del lapso de ejecución de las
actividades laborales, establecidas en las “Tablas de Rotación de Guardia
“Programada y Ejecutada”, del Control de Asistencia del personal a su cargo, del
trámite de solicitudes de: vacaciones, permisos, cursos, pagos de horas extras,
feriados, bonos nocturnos entre otros. En tal sentido, se tendrá una ficha de
Registro de Identificación y Firmas por cada autoridad competente, la cual será
llevada en el Área de Administración de Personal, de la Oficina de Gestión
Humana, bajo estrictas medidas de control y seguridad (Formato OGH.N° 03)
(Anexo “C”).
10. Queda expresamente prohibido que trabajadores y trabajadoras que ocupen cargo
operativo, realicen funciones y/o actividades que son de exclusiva competencia del
personal administrativo. Salvo aquellos casos, que por razones de Salud requieran
condiciones especiales y que estén debidamente aprobados por la Oficina de
Gestión Humana.
8
NORMAS ESPECÍFICAS
1.
Es de exclusiva responsabilidad del Jefe de Área de Trabajo o el Jefe de División,
la elaboración y el llenado de Las “Tablas de Rotación de Guardia”, tanto la
Programada como la Ejecutada.
2.
Las “Tablas de Rotación de Guardia” deberán ser llenadas en original y dos (2)
copias, sin enmiendas ni tachaduras. El original para la dependencia, la primera
copia para ser publicada en el área de trabajo y la segunda copia para la Oficina
de Gestión Humana.
3.
Los turnos de guardia serán establecidos de acuerdo al siguiente horario (hora
Militar):
Horario para la distribución del uso de tres (3) turnos de Rotación de Guardia
El Turno Diurno de:
06:00 A.M. a 14:00 P.M.
El Turno Mixto de:
14:00 P.M. a 21:30 P.M.
(Incluida la prolongación de la jornada hasta las 22:00).
El Turno Nocturno de:
22:00 P.M. a 05:00 A.M.
(Incluida la prolongación de la jornada hasta las 6:00).
Horario para la distribución del uso de dos (2) turnos de Rotación de Guardia.
(Artículo 7, Literal “a”, del Reglamento Parcial de la “LOTTT” Sobre Horarios y
Jornadas).
El Turno Diurno de:
7:00 A.M. a 19:00 P.M.
El Turno Nocturno de:
19:00 P.M. a 07:00 A.M.
Turno de Guardia de Trabajo 12 horas de trabajo por 36 horas de descanso, el
cual promedia en ocho (8) semanas 42 horas semanales, todo de acuerdo al
artículo 176 de la “LOTTT”.
4.
Los niveles de aprobación de las Tablas de Rotación de Guardia, según sea el
caso, será el siguiente:




NIVEL MÁXIMO:
Directorio, Presidente, Directores Generales.
NIVEL GERENCIAL: TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO.
Gerentes y Jefes de Oficinas.
NIVEL OPERATIVO TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO.
Jefes de Divisiones y de Áreas de Trabajo.
NIVEL OPERATIVO.
Jefe de Departamento.
9
5.
Al final de la configuración de la Rotación de las Guardias, se incorporarán en las
Tablas, la identificación de aquellos trabajadores o trabajadoras que tendrán la
figura de Avance dentro de la Dependencia que presenta la Tabla en cuestión.
Es importante señalar que por cada once (11) trabajadores o trabajadoras que
cubran puestos de trabajo de la Dependencia del IFE que labora con “Horarios en
Trabajos Continuos y que se efectúa por Turnos; la misma, deberá designar un (1)
avance que tendrá como labor cubrir la vacante del personal que se encuentra en:
vacaciones, curso, permisos o reposos prolongados, según sea el caso.
6.
Deberán ser incluidos dentro de las “Tablas de Rotación de Guardia” el personal
Administrativo que se encuentra adscritos a las Dependencias que laboran con
“Horarios en Trabajos Continuos y que se efectúa por Turnos”, e identificarlos al
final de la rotación con su horario administrativo.
7.
En caso de realizar modificaciones a la Rotación de Guardia durante su periodo de
ejecución, originadas por: cambios de grupos, turnos de guardia, incorporación o
exclusión de trabajadores o trabajadoras, que puedan causar variación de los
pagos, se deberá actualizar la “Tabla de Rotación de Guardia Programada” y
remitir copia de la misma, a la Oficina de Gestión Humana.
8.
Los Grupos de Trabajo a incorporar en las “Tablas de Rotación de Guardia,
Programada y Ejecutada”, deberán estar conformadas por la cantidad exacta de
los puestos de trabajo a ocupar por cada turno.
PROCEDIMIENTO
Para la presentación de las Tablas de Rotación de Guardia “Programada y Ejecutada”
deberá cumplirse el siguiente procedimiento:
A.- TABLA DE ROTACIÓN DE GUARDIA PROGRAMADA.
Dependencia:
El responsable designado por la Dependencia
1.
Elabora la Tabla de Rotación de Guardia “Programada” y firma.
2.
Recoge las firmas y sellos requeridos en la Tabla de Rotación de Guardia
“Programada”, según el caso.
3.
Hace del conocimiento de los trabajadores y trabajadoras la Rotación de
Guardia que se deberá cumplir.
4.
Publica en el Centro de Trabajo, la Tabla de Rotación de Guardia (salvo que
por razones estrictas de seguridad deba estar resguardada).
5.
Elabora comunicación en original y copia para remitir a la Oficina de Gestión
Humana, la Tablas de Rotación de Guardia “Programada”, la cual deberá
10
estar firmada por la autoridad máxima de la Dependencia y ser entregada en
la unidad de Correspondencia de la Oficina de Gestión Humana, cinco (5)
días antes de iniciarse el periodo programado.
Oficina de Gestión Humana
Correspondencia:
1.
Recibe original y copia de la comunicación con su soporte, verifica, firma la
copia como señal de recibido y devuelve la misma.
2.
Registra en su control la comunicación con la Tabla de Rotación de Guardia
y la entrega en el Área de Administración de Personal.
Área de Administración de Personal
Analista de Personal
1.
Recibe la comunicación y la Tabla de Rotación de Guardia “Programada”
2.
Revisa contenido de la tabla, a objeto de verifica cantidad de personal y
establecimiento de los horarios y turnos de guardia y conformidad de firmas
autorizadas.
3.
En caso de no existir error registra y archiva en la carpeta de Control de
Asistencia correspondiente al mes que se iniciará su ejecución. Caso
contrario devuelve por escrito la Tabla de Rotación de Guardia, con la (s)
observación (es) correspondiente (s) para su corrección (es).
B.- TABLA DE ROTACIÓN DE GUARDIA EJECUTADA
Dependencia:
El responsable designado por la Dependencia
1.
Lleva el control de la información de como se realizó el cumplimiento de la
Tabla de Rotación de Guardia “Programada”, desde el inicio hasta el último
día del mes ejecutado, tomando en consideración el contenido del Control de
Asistencia
2.
Elabora la “Tabla de Rotación de Guardia “Ejecutada” según los resultados
de las Planillas de Control de Asistencia de cada trabajador o trabajadora
correspondiente a la Dependencia,
3.
Al final de mes, firma la Tabla de Rotación de Guardia Ejecutada.
4.
Recoge la (s) firma (s) requerida (s) y sellos en la Tabla de Rotación de
Guardia “Ejecutada”, según el caso.
11
5.
Elabora comunicación en original y copia para remitir a la Oficina de Gestión
Humana, la Tabla de Rotación de Guardia “Ejecutada, junto con las Planillas
de Control de Asistencia, la cual deberá estar firmada por la autoridad
máxima de la Dependencia y ser entregada en la unidad de Correspondencia
de la Oficina en cuestión en los cinco (5) primeros días de ejecutado el
periodo (mes) programado.
Oficina de Gestión Humana
Correspondencia:
1.
Recibe original y copia de la comunicación con su soporte (Tabla de
Rotación de Guardia Ejecutada y Planillas de Control de Asistencia), verifica
anexos, firma la copia como señal de recibido y devuelve la misma.
2.
Registra en su control de Correspondencia la comunicación con la Tabla de
Rotación de Guardia Ejecutada y las planillas de Control de Asistencia.
3.
Entrega la comunicación y sus soportes en el Área de Administración de
Personal.
Área de Administración de Personal
Analista de Personal
1.
Recibe la comunicación y la Tabla de Rotación de Guardia “Ejecutada” con
las Planillas de Control de Asistencia.
2.
Revisa contenido de la tabla, a objeto de verifica cantidad de personal (con
las Planillas de Control de Asistencia), compara la información de la
Programación con lo ejecutado en la Rotación de las Guardias y la
conformidad de firmas autorizadas.
3.
De no existir error, registra y archiva en carpeta: El Control de Asistencia y
las Tablas de Rotación Programadas y Ejecutada correspondiente al mes
ejecutado. Se inicia el proceso de Control de Asistencia.
FORMULARIO E INSTRUCTIVO DE LLENADO
Los formatos de las “Tablas de Rotación de Guardia” tanto la “Programada”, como la
“Ejecutada”, estarán conformados y su llenado se realizarán de acuerdo a los
lineamientos que se describen a continuación:
12
TABLA DE ROTACIÓN DE GUARDIA PROGRAMADA. (Formato OGH. N° 01)
Nº
ÍTEM
Descripción
1.-
Dependencia
2.-
Fecha
Presentación
de
Indicar el día, mes y año de elaboración de la Tabla de Rotación de la
Guardia Programada.
3.-
Código Dependencia:
Colocar el Código correspondiente a la Dependencia que presenta la
Tabla de Rotación de Guardia Programada.
4.-
Tipo de Horario:
Colocar el tipo de Horario designado para la dependencia Ej. (Horario
3x2); (Horario 5x2).
5.-
Datos del Trabajador /
Trabajadora
Colocar el número en forma correlativa de la cantidad de Trabajadores
y/o trabajadoras que conforman los grupos de Guardia de la
Dependencia que presenta la Tabla.
En esta Casilla se identificará la Dependencia que presenta la Tabla de
Rotación de Guardia Programada, desde su nivel más alta hasta el
nivel que ejecutará la guardia establecida en la Tabla.
Identificar al Trabajador o Trabajadora que cumplirá la Guardia:
Primer Apellido inicial del Segundo.
Primer Nombre, inicial del Segundo.
Número de Cédula de Identidad.
El cargo que ocupa.
Número de Grupo de Guardia al cual está asignado.
Identificar al final de la Rotación el personal que es avance y/o
personal administrativo.
6.-
Lapso de la Tabla de
Rotación de Guardia
Indicar en las casillas correspondientes: la fecha completa el mes, año,
el día y el turno a cumplir en la Guardia, así como, día de descanso,
reposo reportado a cumplirse en el periodo y/o los Permisos
Programados, tales como: Curso, Asistencia a Cita Médicas
Programadas por el IFE, todo de acuerdo a la siguiente Leyenda:
Letra
Descripción
Para identificar la Jornada Ordinaria sólo indicará la identificación del
Turno.
D:
Turno Diurno.
M:
Turno Mixto.
N:
Turno Nocturno.
L:
Día de Descanso del Trabajador o Trabajadora.
R:
Reposos prolongados debidamente reportados.
V:
Vacaciones Programadas.
P:
Permisos Programados.
13
7.-
Resumen de la Tabla
de Rotación
Señalar la cantidad de trabajadores y/o Trabajadoras que cumplirán su
jornada por cada día y turno, los que estarán de descanso, si son
avance, según sea el caso y totalizarlo por día.
Esta sumatoria deberá ser igual a la cantidad de puestos de trabajos a
cubrir.
8.-
9.-
Firmas Autorizadas y
Registradas y Sellos
de la Dependencia
Leyenda
para
la
Tabla de Guardia
Programada.
Indicar Apellido (s), nombre (s), firma (s) y sello (s) de las personas
autorizadas como responsable de cada Unidad que están relacionadas
con la Tabla de Rotación de Guardia.
Este ítem indica las letras a usar en el cuadro de rotación de Guardia,
según sea el caso.
TABLA DE ROTACIÓN DE GUARDIA EJECUTADA. (Formato OGH. N° 02)
El llenado de los Ítem de la Tabla de Rotación de Guardia Ejecutada se hará de la
siguiente manera:
Nº
ÍTEM
Descripción
1.-
Dependencia
2.-
Fecha
Presentación
3.-
Código
Dependencia:
Colocar el Código correspondiente a la Dependencia que presenta la
Tabla de Rotación de Guardia Ejecutada.
4.-
Tipo de Horario:
Colocar el tipo de Horario ejecutado por el personal de la dependencia
Ej. (Horario 3x2); (Horario 5x2).
5.-
Datos del Trabajador
/ Trabajadora
Nº: Colocar el número en forma correlativa de la cantidad de
Trabajadores y/o trabajadoras que conforman los grupos de Guardia de
la Dependencia que presenta la Tabla.
En esta Casilla se identificará la Dependencia que presenta la Tabla de
Rotación de Guardia Ejecutada, desde su nivel más alta hasta el nivel
que ejecutó la guardia establecida en la Tabla.
de
Indicar el día, mes y año de elaboración de la Tabla de Rotación de
Guardia Ejecutada, la misma deberá corresponder al cierre del periodo
ejecutado.
Identificar al Trabajador o Trabajadora que cumplió la Guardia:
Primer Apellido inicial del Segundo.
Primer Nombre, inicial del Segundo.
Número de Cédula de Identidad.
El cargo que ocupa.
Número de Grupo de Guardia al cual está asignado.
Identificar al final de la Rotación el personal que es avance y/o personal
administrativo
6.-
Lapso de la Tabla de
Rotación de Guardia
Indicar en las casillas correspondientes: el mes, año, la fecha, el día y el
14
turno cumplido en la Guardia, así como, los días de descanso, reposo
reportado en el periodo y/o los Permisos, Inasistencias haciendo uso de
los códigos, todo de acuerdo a la siguiente Leyenda.
7.-
8.-
9.-
Resumen
de
la
Tabla de Rotación
Firmas Autorizadas y
Registradas y Sellos
de la Dependencia
Leyenda para la
Tabla de Guardia
Programada.
Letra
Descripción
D:
Turno Diurno
M:
Turno Mixto
N:
Turno Nocturno
L:
Día de Descanso del Trabajador o Trabajadora.
R:
Reposos.
V:
Vacaciones.
P:
Permisos.
I.-
Inasistencia al trabajo.
Señalar la cantidad de trabajadores / Trabajadoras que cumplieron su
jornada por cada día y turno, cantidad de personas en días de
descanso, si son avance, según sea el caso y totalizarlo por día.
Indicar Apellido (s), nombre (s), firma (s) y sello (s) de las personas
autorizadas como responsable de cada Unidad que están relacionadas
con la Tabla de Rotación de Guardia.
Este ítem indica las letras a usar en el cuadro de rotación de Guardia
según sea el caso.
FLUJOGRAMA (DESARROLLO ORGANIZACIONAL)
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