Informe de Revisión a 31 Dic 2012

Presentación
El Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad,
presenta a consideración de los H Magistrados Representantes del SIGC el
Informe de Revisión para la Alta Dirección correspondiente a la vigencia
2012 de acuerdo con lo señalado en los numerales 5.6.1 y 5.6.2 de la
norma NTCGP 1000:2009.
En cumplimiento de lo dispuesto en la preceptuada norma, así como de las
necesidades propias de la organización, el documento presentado se
encuentra estructurado de la siguiente forma:
-
Informe de resultados Plan de Mantenimiento y Mejoramiento del
SIGC 2011
Gestión de los recursos de inversión asignados para el proceso de
implementación del sistema de gestión de calidad
Cumplimiento del compromiso de la Política y Objetivos de Calidad
Resultados de auditorías
Retroalimentación del cliente
Desempeño de los procesos
Conformidad de productos y servicios
Estado de acciones correctivas y preventivas
Informe de seguimiento a las acciones previas efectuadas por la
Dirección
Cambios que podrían afectar el sistema
Recomendaciones para la mejora
Resultados sobre la gestión realizada en los riesgos de la Entidad
Vale la pena mencionar que de acuerdo con las recomendaciones técnicas
dadas, el Informe de Revisión tradicionalmente presentado en el mes de
septiembre se ajustó en el corte de información para ser presentado
durante el primer mes del año siguiente a la obtención de los resultados.
De esta forma, se busca optimizar la gestión dentro de la organización,
empatando el presente informe con otros de características similares,
mostrando en forma clara y sucinta el estado actual del sistema de gestión
de la organización, a partir de los parámetros establecidos, e identificando
las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, con el fin de
proponer acciones que permitan a la Entidad continuar con el proceso de
fortalecimiento y mejoramiento de su modelo de organizacional.
PR
Conforme a lo expuesto, respetuosamente se solicita a la Alta Dirección,
pronunciarse sobre el presente documento, teniendo en cuenta lo señalado
en la norma sobre los requisitos allí establecidos, especialmente los
señalados en el numeral 5.6.3 el cual dice: “Los resultados de la revisión por la
dirección deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con:
a) la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la
Calidad y sus procesos;
b) la mejora del producto y/o servicio en relación con los requisitos del cliente, y
c) las necesidades de recursos”.
PR
1. INFORME DE RESULTADOS PLAN DE
MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DEL SIGC 2012:
El Comité de Calidad llevó
reuniones realizadas durante
realizadas cada semana, el
Mejoramiento formulado para
obtenidas son las siguientes:
a cabo periódicamente en las diferentes
el 2012, las cuales fueron regularmente
seguimiento al Plan de Mantenimiento y
el 2011. Los resultados y observaciones
Cuadro 1. Cumplimiento Plan de Mantenimiento y Mejoramiento del
Sistema 2012
Nombre de tarea
ACTIVIDADES
RUTINARIAS
Reuniones Comités de
Calidad
Revisión de Metas
establecidas en los
indicadores del SIGC
Medición de
indicadores
Comienzo
lun
02/01/12
mié
01/02/12
Fin
mié
30/01/13
mié
30/01/13
lun 02/01/12 lun 31/12/12
Nombres de los
recursos
Líderes de
Proceso
100%
Líderes de
Proceso
100%
Profesionales
asignados
Profesionales
Análisis de Indicadores lun 02/01/12 lun 31/12/12
asignados
lun 02/01/12 lun 31/12/12
Aplicación de formatos lun 02/01/12 lun 31/12/12 Todos
Aplicación de
procedimientos
Aplicación de
metodologías e
instructivos
Actualización LMDEN
100%
100%
100%
lun 02/01/12 lun 31/12/12 Todos
100%
lun 02/01/12 lun 31/12/12 Todos
100%
lun 02/01/12 lun 31/12/12
Revisión y actualización
lun 02/01/12 vie 30/03/12
de riesgos
Toma oportuna de QRS lun 02/01/12 lun 31/12/12
Toma de Acciones de
Gestión
Ejecución oportuna de
las acciones de gestión
Cumplimiento
lun 02/01/12 lun 31/12/12
lun 02/01/12 lun 31/12/12
Profesionales
asignados
Profesionales
asignados
Profesionales
asignados
Profesionales
asignados
Profesionales
asignados
100%
100%
91%
100%
88%
1 1
Página
Página
Nombre de tarea
Evaluación y cierre
oportuno de acciones de
gestión
Evaluación y cierre
acciones ICONTEC
ACTIVIDADES DE
REVISIÓN
Comienzo
Fin
Nombres de los
recursos
Cumplimiento
lun 02/01/12 lun 31/12/12
Líderes de
Proceso
lun 02/01/12 lun 31/12/12
Coordinación
de Calidad
100%
Auditoría Interna de
Calidad Nivel Central
Unidad de
Auditoría,
lun 07/05/12 jue 31/05/12
Coordinación
Calidad
100%
Auditoría Interna de
Calidad - Seccionales
Certificadas
Unidad de
Auditoría,
jue 07/06/12 vie 29/06/12
Coordinación
Calidad
100%
Auditoría Interna de
Calidad - Ampliación
nuevas Seccionales
Unidad de
Auditoría,
lun 13/08/12 vie 31/08/12
Coordinación
Calidad
20%
Auditoría Externa de
Calidad
ACTIVIDADES DE
IMPLEMENTACIÓN
Capacitación
Formadores en temas
de Calidad
Bogotá
lun
06/02/12
mar
16/10/12
lun
06/02/12
mie
18/04/12
lun
31/12/12
vie 26/10/12
Coordinación
Calidad
0%
lun
31/12/12
Coordinación
vie 04/05/12 Calidad,
Escuela Judicial
Padrino
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 27/07/12 vie 27/07/12
Asignado
Cali
Padrino
Asesoría
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 27/07/12 vie 27/07/12
Asignado
Barranquilla
Padrino
Asesoría
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Asesoría
99%
lun 07/05/12 lun 31/12/12
100%
100%
100%
100%
100%
100%
90%
100%
2 2
Página
Página
Nombre de tarea
Revisión SIGC
Villavicencio
Asesoría
Comienzo
Fin
vie 27/07/12 vie 27/07/12
Nombres de los
recursos
Padrino
Asignado
Padrino
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 27/07/12 vie 27/07/12
Asignado
Tunja
Padrino
Asesoría
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 27/07/12 vie 27/07/12
Asignado
Pasto
Padrino
Asesoría
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 27/07/12 vie 27/07/12
Asignado
Montería
Padrino
Asesoría
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 27/07/12 vie 27/07/12
Asignado
Medellín
Padrino
Asesoría
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 01/06/12 vie 01/06/12
Asignado
Bucaramanga
Padrino
Asesoría
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 01/06/12 vie 01/06/12
Asignado
Cucuta
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Cumplimiento
0%
100%
100%
0%
100%
100%
100%
100%
100%
0%
100%
100%
0%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
3 3
Página
Página
Nombre de tarea
Comienzo
Fin
Nombres de los
recursos
Padrino
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 01/06/12 vie 01/06/12
Asignado
Manizales
Padrino
Asesoría
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 01/06/12 vie 01/06/12
Asignado
Pereira
Padrino
Asesoría
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 01/06/12 vie 01/06/12
Asignado
Armenia
Padrino
Asesoría
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 01/06/12 vie 01/06/12
Asignado
Ibagué
Padrino
Asesoría
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 01/06/12 vie 01/06/12
Asignado
Neiva
Padrino
Asesoría
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12
Asignado
Padrino
Revisión SIGC
vie 01/06/12 vie 01/06/12
Asignado
ACTIVIDADES
mié
vie 31/08/12
RELEVANTES
01/02/12
Asesoría
lun 07/05/12 lun 31/12/12
Cumplimiento
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
4 4
Página
Página
Nombre de tarea
Comienzo
Plan de Capacitación
SIGC (Escuela Judicial Recursos Humanos)
mié
01/02/12
Nombres de los
recursos
Fin
vie 10/02/12
Comité
Competencias
Líder
vie 10/02/12 Comunicación
Institucional
Plan de Mantenimiento mié
Coordinación
vie 10/02/12
SIGC
01/02/12
Calidad
Coordinación
Capacitación Software
lun 06/06/12 vie 08/06/12 Calidad,
Calidad
Escuela Judicial
Informe Auditoría mie
mie
Líder Auditoría
Nivel Central
06/06/12
06/06/12
Líder Gestión
Medición Percepción
mie
mie
Información
Cliente
27/06/12
27/06/12
Estadística
Informe Auditoría mie
mie
Líder Auditoría
Seccionales Certificadas 27/06/12
27/06/12
Informe Auditoría mie
mie
Ampliación nuevas
Líder Auditoría
05/09/12
05/09/12
Seccionales
Informe Revisión
Líderes
vie 28/09/12 vie 28/09/12
Seccional
Seccionales
Líderes de
Informe Revisión NC
vie 28/09/12 vie 28/09/12
Proceso
Informe Revisión
mié
mié
Coordinación
Consolidado
03/10/12
03/10/12
Calidad
NIVEL DE CUMPLIMIENTO PLAN DE MANTENIMIENTO
Plan de
Comunicaciones SIGC
mié
01/02/12
Cumplimiento
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
0%
100%
100%
80%
90%
Como se observa, si bien el cumplimiento de ejecución del Plan fue
satisfactorio, toda vez que se situó en el 90%, es prudente generar cierto
grado de preocupación por las actividades que no fueron posibles llevar a
cabo.
En este sentido a continuación se presenta el análisis de causas de las
acciones incumplidas y se describen las actividades de mitigación
realizadas para disminuir el efecto ocasionado por la no realización:
Nombre de tarea
Comienzo
Fin
Causas
Acciones de Mitigación
5 5
Página
Página
Nombre de tarea
Auditoría Interna
de Calidad Ampliación nuevas
Seccionales
Auditoría Externa
de Calidad
Revisión
Seccionales
incluidas
ampliación
certificado.
Comienzo
lun
13/08/12
mar
16/10/12
Fin
Causas
Acciones de Mitigación
vie
31/08/12
Insuficiente
asignación
de
recursos. Ver punto
2 del presente
documento.
Asesoría virtual en la
revisión de sistemas de
gestión
de
calidad.
Formación de personal
especializado
para
Seccionales.
vie
26/10/12
Retrasos
en
la
programación
ocasionados
por Reprogramación
de
ajustes
en
la auditoría para los meses de
normatividad
enero y marzo de 2013.
contractual y el
paro judicial.
vie
27/07/12
Insuficiente
asignación
de
recursos. Ver punto
2 del presente
documento.
Asesoría virtual en la
revisión de sistemas de
gestión
de
calidad.
Formación de personal
especializado
para
Seccionales.
mie
05/09/12
Insuficiente
asignación
de
recursos. Ver punto
2 del presente
documento.
Asesoría virtual en la
revisión de sistemas de
gestión
de
calidad.
Formación de personal
especializado
para
Seccionales.
SIGC
en
vie
27/07/12
Informe Auditoría
mie
- Ampliación nuevas
05/09/12
Seccionales
2. GESTIÓN DE LOS RECURSOS DE INVERSIÓN
ASIGNADOS PARA EL PROCESO DE
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
El Plan Sectorial de Desarrollo proyectó recursos para el proceso de
implementación del sistema integrado de gestión y control de calidad
durante el cuatrienio 2011 – 2014 por $2.500’000.000 pesos, de los cuales
$1.750’000.000 pesos corresponden a la suma de los tres (3) primeros
años.
Sin embargo, debido al recorte efectuado por el Gobierno Central a los
recursos de inversión, en la actualidad el déficit del trienio se sitúa en
$954.444.947 pesos, es decir el 54,8% del total proyectado.
Los resultados y observaciones obtenidas respecto a la distribución de
recursos se muestran en los cuadros siguientes:
6 6
Página
Página
Cuadro 1. Inversión 2011 – Sistema Integrado de Gestión y Control de
Calidad
PROGRAMA / OBJETIVO
2.011
PROYECTADO
APROPIADO
DEFICIT
INVERSION EN SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION DE CALIDAD SIGC
222.576.458
222.576.458
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
222.576.458
222.576.458
TOTAL INVERSION UDAE 2011
222.576.458
222.576.458
0
0
Cuadro 2. Inversión 2012 – Sistema Integrado de Gestión y Control de
Calidad
PROGRAMA / OBJETIVO
2.012
PROYECTADO
APROPIADO
DEFICIT
INVERSION EN SISTEMA INTEGRADO
DE GESTION DE CALIDAD SIGC
759.141.181
95.000.000
-664.141.181
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
759.141.181
95.000.000
-664.141.181
TOTAL INVERSION UDAE 2012
759.141.181
95.000.000
-664.141.181
Cuadro 3. Inversión 2013 – Sistema Integrado de Gestión y Control de
Calidad
PROGRAMA / OBJETIVO
2.013
PROYECTADO
APROPIADO
DEFICIT
INVERSION EN SISTEMA INTEGRADO
DE GESTION DE CALIDAD SIGC
759.141.181
468.837.415
-290.303.766
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
759.141.181
468.837.415
-290.303.766
TOTAL INVERSION UDAE 2013
759.141.181
468.837.415
-290.303.766
En este sentido, vale la pena mostrar el resultado del cumplimiento de las
metas proyectadas en el actual Plan Sectorial.
Cuadro 4. Proyectos 2011 – Sistema Integrado de Gestión y Control de
Calidad
Proyectos realizados durante el 2011
- Recursos proyectados $222.576.458
- Recursos Asignados $222.576.458
- Recursos Ejecutados $222.570.400 – 99.99%
7 7
Página
Página
PROYECTOS
META
PROYECTADA
Lograr
la
recertificación de la
Sala Administrativa
y
la
Dirección
Ejecutiva, junto con
las Seccionales de
Antioquia, Risaralda
y
Norte
de
Santander
en
normas de calidad
RESULTADO
META
Cumplido 100%
Recertificación
Juzgados de Itagüí
y
Envigado
en
normas de calidad
Lograr
la
recertificación
de
los Juzgados de
Itagüí y Envigado
en
normas
de
calidad.
Cumplido 100%
Ampliación
del
certificado en el
sistema de gestión
de calidad en las
Seccionales de la
Sala Administrativa
y
la
Dirección
Ejecutiva
de
Administración
Judicial siguientes:
Valle del Cauca,
Atlántico, Bogotá –
Cundinamarca,
Meta,
Boyacá,
Santander, Caldas,
Quindío, Tolima y
Huila.
Diseño
e
implementación de
un software para el
seguimiento de la
Planeación
Estratégica de la
Organización.
Ampliación
del
certificado en las
Seccionales de:
Cumplido el 50%
Recertificación
Sala Administrativa
y
Dirección
Ejecutiva
de
Administración
Judicial, junto con
las Seccionales de
Antioquia,
Risaralda y Norte
de Santander en
normas de calidad
Valle del Cauca,
Atlántico, Bogotá –
Cundinamarca,
Meta,
Boyacá,
Santander, Caldas,
Quindío, Tolima y
Huila.
Automatizar
proceso
seguimiento de
planeación
estratégica de
organización.
el
de
la
la
OBSERVACIONES
En
el
mes
de
noviembre de 2011 la
Sala
Administrativa
junto con la Dirección
Ejecutiva
de
Administración Judicial
y las Seccionales de
Antioquia, Risaralda y
Norte de Santander,
logró la recertificación
de todos los procesos
en las normas NTCGP
1000:2009
e
ISO
9001:2008.
En el mes de octubre
de 2011 los Juzgados
de Itagüí y Envigado,
lograron
la
recertificación de todos
los procesos en la
norma ISO 9001:2008.
Los
recursos
asignados
no
permitieron cubrir la
totalidad del proyecto
inicialmente
establecido.
Se logró la certificación
de las Seccionales de:
Santander,
Caldas,
Quindío,
Tolima
y
Huila.
Cumplido 100%
Aunque
se
logró
cumplir
con
el
propósito
de
implementar
el
software de planeación
estratégica para la
organización,
las
nuevas
directrices
dadas por la H Sala
Administrativa
del
Consejo Superior de la
Judicatura, a partir de
la
expedición
del
Acuerdo 9256 de 2012,
en armonía con las
recomendaciones
dadas
por
el
Departamento
8 8
Página
Página
Proyectos realizados durante el 2011
- Recursos proyectados $222.576.458
- Recursos Asignados $222.576.458
- Recursos Ejecutados $222.570.400 – 99.99%
PROYECTOS
Certificación
Centros
de
Servicios
y
Juzgados
de
Paloquemao,
Ejecución de Penas
y
Medidas,
Especializados
y
Adolecentes
de
Bogotá.
META
PROYECTADA
Certificación en las
normas de calidad
de los Centros de
Servicios
y
Juzgados
de
Paloquemao,
Ejecución
de
Penas,
Especializados
y
Medidas
y
Adolecentes
de
Bogotá.
RESULTADO
META
Cumplido 25%
OBSERVACIONES
Nacional
de
Planeación,
hacen
necesario
realizar
ajustes
a
dicho
modelo.
Durante el 2011 se
logró realizar el pre
diseño del sistema de
gestión
para
los
Centros de Servicios
Judiciales y Juzgados
de
Paloquemao,
Ejecución de Penas y
Medidas,
Especializados
y
Adolecentes
de
Bogotá.
Quedó pendiente la
validación del modelo y
el
inicio
de
la
implementación
del
mismo.
Cuadro 5. Proyectos 2012 – Sistema Integrado de Gestión y Control de
Calidad
Proyectos realizados durante el 2012
Recursos proyectados $759.141.181
Recursos Asignados $95.000.000
Recursos Ejecutados: $95.000.000 – 100%
PROYECTOS
META
RESULTADO
PROYECTADA
META
Mantenimiento
certificación
Sala
Administrativa
y
Dirección Ejecutiva
de Administración
Judicial, junto con
las Seccionales de
Antioquia,
Risaralda, Norte de
Santander,
Santander, Caldas,
Quindío, Tolima y
Huila en normas de
calidad
Lograr
el
mantenimiento de la
recertificación de la
Sala Administrativa
y
la
Dirección
Ejecutiva, junto con
las Seccionales de
Antioquia,
Risaralda, Norte de
Santander,
Santander, Caldas,
Quindío, Tolima y
Huila en normas de
calidad
Cumplido 80%
OBSERVACIONES
Las
nuevas
disposiciones legales
en
materia
de
contratación, el paro
judicial
ocasionaron
durante el 2012, el
retraso en los procesos
de
contratación,
generando
la
necesidad de solicitar
aplazamiento del inicio
de la auditoría de
mantenimiento de la
Sala Administrativa, la
Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial
y
las
Seccionales
9 9
Página
Página
Proyectos realizados durante el 2012
Recursos proyectados $759.141.181
Recursos Asignados $95.000.000
Recursos Ejecutados: $95.000.000 – 100%
PROYECTOS
META
RESULTADO
PROYECTADA
META
Mantenimiento
certificación
Juzgados de Itagüí
y
Envigado
en
normas de calidad
Lograr
el
mantenimiento de la
recertificación
de
los Juzgados de
Itagüí y Envigado
en
normas
de
calidad.
Cumplido 80%
Ampliación
del
certificado en el
sistema de gestión
de calidad en las
Seccionales de la
Sala Administrativa
y
la
Dirección
Ejecutiva
de
Administración
Judicial siguientes:
Valle del Cauca,
Atlántico, Bogotá –
Cundinamarca,
Meta,
Boyacá,
Córdoba,
Nariño,
Sucre y Valledupar
Ampliación
del
certificado en las
Seccionales de:
Cumplido el 50%
Implementación y
certificación de la
norma de calidad
en los Juzgados
Civiles del Circuito
de Barranquilla
Certificación en las
normas de calidad a
los
Juzgados
Civiles del Circuito
de Barranquilla
Cumplido 100%
Implementación y
certificación de la
Certificación en las
normas de calidad
Cumplido 100%
Valle del Cauca,
Atlántico, Bogotá –
Cundinamarca,
Meta,
Boyacá,
Córdoba,
Nariño,
Sucre y Valledupar
OBSERVACIONES
contempladas en el
alcance, para el mes
de enero de 2013.
Las
nuevas
disposiciones legales
en
materia
de
contratación, el paro
judicial
ocasionaron
durante el 2012, el
retraso en los procesos
de
contratación,
generando
la
necesidad de solicitar
aplazamiento del inicio
de la auditoría de
mantenimiento
los
Juzgados de Envigado
e Itagüí para el mes
de enero de 2013.
Los
recursos
asignados
no
permitieron cubrir la
totalidad del proyecto
inicialmente
establecido.
Se
logró
la
implementación y se
encuentra pendiente la
realización
de
la
auditoría
en
las
Seccionales de:
Valle
del
Cauca,
Atlántico, Bogotá –
Cundinamarca, Meta,
Boyacá, Córdoba y
Nariño
Para
lograr
el
cumplimiento de esta
meta fue necesario
recurrir a recursos
provenientes
de
donaciones dadas por
la
OMG
Protransparencia por
Colombia y la Cámara
de
Comercio
de
Barranquilla.
Para
lograr
el
cumplimiento de esta
1010
Página
Página
Proyectos realizados durante el 2012
Recursos proyectados $759.141.181
Recursos Asignados $95.000.000
Recursos Ejecutados: $95.000.000 – 100%
PROYECTOS
META
RESULTADO
PROYECTADA
META
norma de calidad
en el Centro de
Servicios
y
Juzgados
Pertenecientes al
Sistema
Penal
Acusatorio
de
Bucaramanga
Implementación y
certificación de la
norma de calidad
en la Sala Penal
del
Tribunal
Superior de Buga,
su Secretaría, así
como los Centros
de
Servicios
y
Juzgados
Pertenecientes al
Sistema
Penal
Acusatorio
de
Buga.
al
Centro
de
Servicios
y
Juzgados
Pertenecientes
al
Sistema
Penal
Acusatorio
de
Bucaramanga
Certificación en las
normas de calidad
a:
OBSERVACIONES
meta fue necesario
recurrir a recursos
provenientes
de
donaciones dadas por
la USAID a través del
operador
MSD
Colombia.
Cumplido 100%
Sala
Penal
del
Tribunal
Superior
de
Buga,
su
Secretaría,
así
como los Centros
de
Servicios
y
Juzgados
Pertenecientes
al
Sistema
Penal
Acusatorio de Buga.
Para
lograr
el
cumplimiento de esta
meta fue necesario
recurrir a recursos
provenientes
de
donaciones dadas por
la USAID a través del
operador
MSD
Colombia.
Cuadro 6. Proyectos 2013 – Sistema Integrado de Gestión y Control de
Calidad (Situación propuesta)
Proyectos realizados durante el 2013
- Recursos proyectados $759.141.181
- Recursos Asignados $468.837.415
PROYECTOS
META
META
PROYECTADA
PROYECTADA
Mantenimiento
certificación
Sala
Administrativa
y
Dirección Ejecutiva
de Administración
Judicial, junto con
las Seccionales de
Antioquia,
Risaralda, Norte de
Santander,
Santander, Caldas,
Quindío, Tolima y
Huila en normas de
calidad
Mantenimiento
certificación
Juzgados de Itagüí
y
Envigado
en
Lograr
el
mantenimiento de la
recertificación de la
Sala Administrativa
y
la
Dirección
Ejecutiva, junto con
las Seccionales de
Antioquia,
Risaralda, Norte de
Santander,
Santander, Caldas,
Quindío, Tolima y
Huila en normas de
calidad
Lograr
el
mantenimiento de la
recertificación
de
los Juzgados de
OBSERVACIONES
100%
Los
recursos
asignados
permiten
atender esta actividad
sin
mayores
contratiempos.
El costo aproximado
de este proyecto es de
$60.000.000 pesos.
100%
Los
asignados
atender esta
sin
recursos
permiten
actividad
mayores
1111
Página
Página
Proyectos realizados durante el 2013
- Recursos proyectados $759.141.181
- Recursos Asignados $468.837.415
PROYECTOS
META
META
PROYECTADA
PROYECTADA
normas de calidad
Itagüí y Envigado
en
normas
de
calidad.
Ampliación
del
certificado en el
sistema de gestión
de calidad en las
Seccionales de la
Sala Administrativa
y
la
Dirección
Ejecutiva
de
Administración
Judicial siguientes:
Valle del Cauca,
Atlántico, Bogotá –
Cundinamarca,
Meta,
Boyacá,
Córdoba,
Nariño,
Sucre, Valledupar,
Magdalena, Bolivar,
Guajira
y
San
Andrés
Mantenimiento en
la certificación de la
norma de calidad
en los Juzgados
Civiles del Circuito
de Barranquilla
Ampliación
del
certificado en las
Seccionales de:
Mantenimiento en
la Implementación
y certificación de la
norma de calidad
en el Centro de
Servicios
y
Juzgados
Pertenecientes al
Sistema
Penal
Acusatorio
de
Bucaramanga
Mantenimiento
Implementación y
certificación de la
norma de calidad
en la Sala Penal
del
Tribunal
Superior de Buga,
su Secretaría, así
como los Centros
100%
Valle del Cauca,
Atlántico, Bogotá –
Cundinamarca,
Meta,
Boyacá,
Córdoba,
Nariño,
Sucre, Valledupar,
Magdalena, Bolivar,
Guajira
y
San
Andrés
Mantenimiento en la
Certificación en las
normas de calidad a
los
Juzgados
Civiles del Circuito
de Barranquilla
contratiempos.
El costo aproximado
de este proyecto es de
$5.000.000 pesos.
Los
recursos
asignados
permiten
atender esta actividad
sin
mayores
contratiempos.
El costo aproximado
de este proyecto es de
$100.000.000 pesos.
100%
Mantenimiento en la
Certificación en las
normas de calidad
al
Centro
de
Servicios
y
Juzgados
Pertenecientes
al
Sistema
Penal
Acusatorio
de
Bucaramanga
100%
Mantenimiento
Certificación en las
normas de calidad
a:
100%
Sala
Penal
del
Tribunal
Superior
de
Buga,
su
Secretaría,
así
OBSERVACIONES
Los
recursos
asignados
permiten
atender esta actividad
sin
mayores
contratiempos.
El costo aproximado
de este proyecto es de
$20.000.000 pesos.
Los
recursos
asignados
permiten
atender esta actividad
sin
mayores
contratiempos.
El costo aproximado
de este proyecto es de
$20.000.000 pesos.
Los
recursos
asignados
permiten
atender esta actividad
sin
mayores
contratiempos.
El costo aproximado
de este proyecto es de
$20.000.000 pesos.
1212
Página
Página
Proyectos realizados durante el 2013
- Recursos proyectados $759.141.181
- Recursos Asignados $468.837.415
PROYECTOS
META
META
PROYECTADA
PROYECTADA
de
Servicios
y
Juzgados
Pertenecientes al
Sistema
Penal
Acusatorio
de
Buga.
Ajuste software de
planeación
estratégica
y
módulos
de
auditorías y planes
de
mejoramiento
del SIGC
como los Centros
de
Servicios
y
Juzgados
Pertenecientes
al
Sistema
Penal
Acusatorio de Buga.
Implementar
los
ajustes al software
de
planeación
estratégica
de
conformidad con los
lineamientos
del
Acuerdo 9256 de
2012.
Diseño
e
implementación
norma de calidad
específica para la
Rama Judicial
Realizar el diseño
de
una
norma
específica para la
Rama
Judicial
tomando
como
base
inicial
la
Jurisdicción
Contenciosa
Administrativa
100%
100%
OBSERVACIONES
Los
recursos
asignados
permiten
atender esta actividad
sin
mayores
contratiempos.
El costo aproximado
de este proyecto es de
$120.000.000 pesos
Existen recursos por
$168.000.000, siendo
necesario
conseguir
una
adición
de
$200.000.000 pesos.
Para tal efecto se han
realizado
conversaciones con el
BID, con el fin de
realizar el proyecto en
forma
conjunta
utilizando recursos del
empréstito.
3. CUMPLIMIENTO POLÍTICA Y OBJETIVOS DE
CALIDAD:
Conforme se señaló en el Informe de Revisión presentado en la vigencia
anterior, la Entidad, siendo consecuente con lo preceptuado en el Plan
Sectorial de Desarrollo 2011 – 2014, considera que los objetivos de
calidad deben estar en sintonía con los objetivos estratégicos de la
organización.
En este sentido, y en concordancia con la política de calidad, el
compromiso manifestado por la Alta Dirección en aras de propiciar el
mejoramiento y fortalecimiento de su gestión continúan siendo adecuados y
apropiados para los propósitos de la organización.
1313
Página
Página
Política de Calidad:
Estos se encuentran definidos por la entidad y aprobados por la Alta
Dirección mediante Acuerdo N° PSAA07-3926 del 15 de febrero de 2007,
se describen a continuación:
“La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, en su condición de
Alta Dirección del órgano administrativo del poder judicial de Colombia, hace
manifiesto su compromiso indeclinable de establecer, documentar, implantar,
mantener y mejorar un sistema de gestión de la calidad en la Sala Administrativa
del Consejo Superior de la Judicatura y, en todas sus dependencias del nivel
central y seccional; asimismo, asume como política pública permanente, el
aumento progresivo del acceso a la justicia; la eficiencia, la eficacia y la
transparencia de todos sus procesos, el cumplimiento de los requisitos de los
usuarios, el mejoramiento continuo de su sistema integrado de gestión y control de
la calidad y el crecimiento personal y profesional de sus magistrados y empleados
con base en la formación, el trabajo en equipo y un clima organizacional de
diálogo constructivo que garantice la óptima toma de decisiones”.
Objetivos de Calidad - Despliegue
Los objetivos de calidad definidos por la organización, a partir del
compromiso adquirido por la Entidad en lo estipulado en su política de
calidad son los siguientes:
Acceso a la Justicia:
Acercar la Administración de Justicia al ciudadano, con la colaboración
armónica y en coordinación con otras entidades del Estado que apoyan a la
Administración de Justicia y de los operadores externos a fin de eliminar los
obstáculos a las demandas nacionales y territoriales de solución de
conflictos, acentuar la credibilidad en las instituciones y garantizar una
pronta y cumplida justicia a partir de la racionalización de la oferta en
función de la Demanda del servicio, el fortalecimiento de mecanismos
alternativos de solución de conflictos y de defensa de la nación . Especial
énfasis debe darse a lo relacionado con la promoción de la igualdad de la
mujer, los niños y las niñas para facilitar de manera especial su acceso a la
justicia.
Eficiencia y eficacia de la gestión judicial:
Mejorar la oportunidad y capacidad de respuesta de la Administración de
Justicia a partir de la modernización de los modelos de gestión Judicial la
simplificación de procedimientos, la racionalización de la oferta del servicio,
la aplicación de modelos de descongestión, la adecuación de la
arquitectura judicial, con Tecnologías de la Información y la comunicación,
la Seguridad al servicio de la Administración de Justicia bajo preceptos de
racionalidad financiera, control de la gestión de los despachos judiciales
1414
Página
Página
promoviendo un aumento de los casos despachados, una reducción de los
niveles de atraso y el efectivo cumplimiento de las decisiones judiciales.
Calidad de las decisiones judiciales:
Fortalecer la calidad y la equidad de las actuaciones judiciales mediante el
mejoramiento continuo de la gestión gerencial y administrativa, la selección
de funcionarios y empleados por concurso de méritos, la evaluación
periódica de su desempeño, el incremento del nivel de profesionalización y
actualización de los servidores acorde con los cambios en los sistemas
jurídicos, el acceso a la información jurisprudencial y normativa, el
fortalecimiento de los estímulos, el bienestar social y la salud ocupacional,
para fortalecer la aptitud, disposición de servicio y los conocimientos
necesarios
para
el
ejercicio
de
la
función
jurisdiccional.
Confianza, la Visibilidad y la Transparencia:
Fortalecer la confianza en la Administración de Justicia mejorando la
visibilidad de las actuaciones de la administración de justicia y de quienes
ejercen el litigio a partir del fortalecimiento de los mecanismos de difusión
interna y externa de las actuaciones judiciales. Garantizar la Transparencia
de la gestión judicial a través del ejercicio de la jurisdicción Disciplinario a
funcionarios y abogados y litigantes, la gestión de auditoria y vigilancia, el
control estadístico de la gestión, la disponibilidad de información en
diversos medios de difusión sobre el estado de la administración de justicia,
garantizando la intervención de cualquier ciudadano en ejercicio del
derecho al control social, la vigilancia de la función social.
Fortalecimiento Institucional:
Garantizar la independencia de los Jueces en el ejercicio de la jurisdicción
garantizando condiciones para una gestión objetiva e incorruptible en la
defensa de los derechos y libertades de los ciudadanos. Fortalecer la
autonomía presupuestal y administrativa de la Rama Judicial, mediante el
fortalecimiento de instrumentos de carácter financiero y administrativo que
permitan apalancar el desarrollo y modernización del poder judicial en
colaboración armónica entre los poderes públicos. Fortalecer la Iniciativa
Legislativa para adecuar los sistemas judiciales.
En este orden de ideas, las metas y resultados obtenidos en esta materia
se resumen en los cuadros siguientes:
-
Resultados Obtenidos:
Las metas que se propusieron para el Plan Sectorial de Desarrollo 2011 2014, tienen un gran compromiso en la mejora de la cobertura del aparatos
de justicia acorde a los cambios en el sistema judicial para dar trámite
oportuno y efectivo a todos los conflictos que conformen la carga laboral de
los despachos judiciales en el periodo cuatrienal.
1515
Página
Página
Conforme a lo expuesto, vale la pena mencionar se logró aumentar el
número de despachos judiciales permanentes, y se fortaleció el esquema
de acceso a través de la estrategias señaladas por la H Sala Administrativa
en materia de descongestión, tal como arrojan los resultados establecidos
para medir el objetivo de ACCESO.
La estrategia de la jornada laboral diseñada para el sistema penal
acusatorio, con turnos de 6 AM a 2 PM y de 2 PM a 10 PM con lo cual se
configura el mejoramiento en la accesibilidad a la Justicia.
La implementación del Sistema Penal Acusatorio ha permitido un reducción
de tiempos procesales en la gestión de los juzgados que atienden la
oralidad penal bajo los preceptos de la Ley 906 así, la tasa de reducción
de tiempos procesales en estos despachos alcanzó un 86% respecto al
tiempo procesal calculado en el estudio realizado en el año 2006 para los
juzgados penales que atendían procesos con la Ley 600.
Así mismo la entrada en vigencia de la oralidad en la especialidad laboral y
el proceso de implementación en las especialidades civil y familia, así como
en la jurisdicción Contenciosa Administrativa, son elementos que
contribuyeron a mejorar la gestión del 2012, a pesar de la problemática
surgida con el paro judicial.
No obstante, no todas la metas lograron cumplirse a cabalidad, pues el
recorte de recursos proyectados para el sistema de gestión de calidad,
impidió que este fuera mucho mayor.
OBJETIVO
ESTRATÉGICO
CALIDAD
INDICADOR DE
GESTIÓN
AVANCE EN LA
IMPLEMENTACIÓN
DE
MODELOS
SIGC:
LINEA META MEDICIÓN META
BASE 2007
2011
2011
1
1
19
15
MEDICIÓN
2012
META
2012
Proyección
2013
22
25
30
Desde que inició la Sala Administrativa de expandir el modelo de calidad
bajo los preceptos de la Norma NTCGP 1000:2009, en sintonía con lo
establecido en el Modelo Estándar de Control Interno, se ha logrado pasar
de 1 dependencia certificada en el año 2006 (Juzgados de Itagüí) a un total
de 22 en el 2012 y con proyección de 30 para el 2013, es decir 5
dependencias más.
En este sentido, vale la pena mencionar que la insuficiencia de recursos no
permitió el cumplimiento de la meta, aunque vale la pena destacar las
actividades de mitigación realizadas para tal fin.
De otra parte vale la pena resaltar el indicador obtenido en visibilidad y
trasparencia, pues a pesar de los cambios surgidos en la metodología, se
1616
Página
Página
mantiene la Entidad como una de las de mayor confianza a la luz de los
organismos no gubernamentales.
OBJETIVO
ESTRATÉGICO
INDICADOR DE
GESTIÓN
INDICE
VISIBILIDAD Y TRASPARENCIA
TRASPARENCIA ENTIDADES
PÚBLICAS
LINEA META MEDICIÓN
BASE BASE
2008
74.87
70
76.10
META
2008
MEDICIÓN
2011
META
2011
MEDICIÓN
2012
72
72
72
Sin
publicar
El Índice de Transparencia Nacional ITN fue de 76.10% para la Rama
Judicial, medido por Transparencia por Colombia en el año 2008. Este
Índice mide la percepción ciudadana respecto de riesgo de la corrupción
en su gestión. En el año 2006 el ITN fue de 61%, para el año 2007 fue de
74.87%, Así el indicador del 2008 es 25% superior al del año base de la
evaluación, aunque se observa para la última medición correspondiente al
2011 un leve descenso producto de un ajuste en la metodología. Con
respecto a la Meta fijada “lograr presentando así un Incremento del 25%
que se traduce en un disminución del riesgo en la Gestión de la Rama
Judicial de acuerdo con la percepción Ciudadana.
En forma Comparativa el Indicador del año 2008 ITN de 76.10% para la
Rama Judicial medido por la Organización Transparencia por Colombia,
permite observar que la Rama Judicial, es el poder del Estado con menor
riesgo de presentar corrupción en la gestión en comparación con el ITN de
las otras ramas del poder público y de organismos de control y misterio
publico así: 76.1% Rama Judicial, 74.9% Rama Ejecutiva, 71.8% los
órganos de control y ministerio público y 39.2% Rama.
Para el año 2011, aunque el resultado del indicador aparentemente no es
favorable, debe considerarse que en las tres últimas mediciones, esa
Corporación, viene cambiando la metodología de cálculo, haciéndola
seguramente cada vez más exigente y por lo que la medición pareciera
empeorarse, aunque la tendencia frente a las demás ramas del poder
público se mantiene.
No obstante, debe tenerse en cuenta más bien que la organización ha
mantenido su clasificación y se encuentra dentro de aquellas que muestran
mayores niveles de confianza.
Sin embargo, es claro que esta situación no debe ser una excusa para
continuar teniendo en cuenta la medición de este indicador, cuyo resultado
es muy importante para la organización.
Vale la pena resaltar que dentro de los parámetros tenidos en cuenta, el
factor que más influyó en la baja de la calificación fue el de la página web,
toda vez que es considerado por el Gobierno Central necesario contar con
1717
Página
Página
una serie de instrumentos que al momento de la evaluación se encontraban
en construcción.
En la parte contractual y de su sistema de control, la Entidad obtiene uno
de los más altos puntajes, los cual sin duda pone de manifiesto la
honestidad y transparencia de la organización.
En otro aspecto que vale la pena considerar se tiene la medición obtenida
durante la aplicación de la encuesta de profundización de 2011y que
presentó resultados para el 2012, la cual en general resulta ser
ampliamente favorable conforme con la tendencia que sobre el particular se
tiene.
OBJETIVO
ESTRATÉGICO
LINEA
BASE
MEDICIÓN
2008
META
2008
MEDICIÓN
2011
META
2011
MEDICIÓN
2012
META
2012
FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL
–
Resultado encuesta –
Percepción del servicio de
la Entidad
NA
66,78%
60%
66,00%
65,00%
78%
70%
El resultado del indicador muestra cómo la implementación del sistema de
gestión de calidad evidentemente ha contribuido a que el usuario directo
(jueces y magistrados), tengan una mejora percepción sobre la función de
la Sala Administrativa.
Seguramente que la incorporación del sistema de QRS, así como la
divulgación de las políticas, estrategias, programas y proyectos, en
armonía con la construcción concertada del plan sectorial de desarrolla,
han permitido mejorar la percepción que se tiene acerca de las funciones
encomendadas a la Entidad.
La misma publicidad negativa de los medios de comunicación ha permitido
que la misma Entidad fortalezca sus canales de comunicación, en el
entendido que muchos de los aspectos desfavorables mostrados obedecen
a la desinformación que sobre la organización se tiene.
Los resultados de los indicadores asociados a los objetivos de acceso, y
eficacia y eficiencia y acceso.
1818
Página
Página
NOMBRE
INDICADOR
FORMULA
PERIODO
DE
MEDICIÓN
MEDICIONES ANTERIORES
Valor
Ultima
Meta
Valor
Ultima
Medición
Valor
Penultima
Medición
Valor
Antepenultima
Medición
Cobertura
Despachos
Judiciales
Cobertura
Despachos
Judiciales =
(0.8 (Numero
de
Despachos
Judiciales
año de
medición No.
Despachos
Judiales año
base)/
Número de
Despachos
Judiciales
Año base
(2006) ) +
0.2* (Número
de
Despachos
Judiciales con
horario
extendido año
de medición No
Despachos
Judiciales con
horario
extendido año
base
(2006)))* 100
Anual
40
49,74
43,16
38,41
Tasa Anual de
Ingresos
Tasa anual
de ingresos
es igual
(demanda
anual del
aparato de
justicia
respectivo
año de
medición Demanda
anual del
aparato de
justicia, año
base(2006) /
(Demanda
anual aparato
de justicia
año base
2.006) * 100
Anual
90
88,78
87,28
89,08
Último Análisis
Se observa que
el indicadir ha
presentado una
tendencia
creciente en los
últimos dos
años, aunque en
menor
proporción para
el año
inmediatamente
anterior,
seguramente por
la exigencia
misma de la
meta
establecida, así
como de las
consecuencias
propias surgidas
a partir del Para
Judicial.
El resultado del
indicador es
producto del
incremento de
despachos
judiciales con
horario
extendido en el
SAP y por otro
lado de la
política de un
Juzgado en cada
municipio, así
como del
proyecto de
restitución de
tierras.
Nuevamente la
tendencia en la
demanda de
justicia se
incrementa,
situación que
aunada al
represamiento
de inventarios
pone en alerta la
capacidad
instalada del
aparato de
justicia y que
recientemente se
ha venido
manejando a
través de la
adopción de
nuevas medidas
de
descongestión,
pero que desde
ya generan una
preocupación,
toda vez que
esta estrategia
depende de los
recursos
transitorios que
entregue el
Gobierno
Central. De esta
forma durante el
2012 si se
compara con el
2009, el
incremento fue
de más del 21%
en ingresos y
1919
Página
Página
NOMBRE
INDICADOR
Casos
atendidos por
cada
1000.000
habitantes
FORMULA
(Egresos
efectivos)
Sobre
(Población
Colombiana
proyectada
por el Dane
para año de
medición)
sobre
100.000))
PERIODO
DE
MEDICIÓN
Anual
MEDICIONES ANTERIORES
frente al año
base de más del
89%, para una
capacidad
instalada
incrementada en
478 despachos
desde el año
2006 hasta el
2012.
5500
5.619
5.868
5.519
Durante el 2012
el resultado del
indicador arrojó
un total de 5.619
casos atendidos
en promedio por
los jueces de la
república. En
este sentido el
resultado
obtenido es
satisfactorio,
aunque se
observarse una
leve disminución
en la tendencia
de los datos,
ocasionado por
el efecto
producido en el
paro judicial de
2012.
2020
Página
Página
NOMBRE
INDICADOR
Extensiòn
Oralidad
FORMULA
(Numero de
despachos
judiciales con
sistema oral
implementado
/ número de
despachos
judiciales)
*100
PERIODO
DE
MEDICIÓN
Anual
MEDICIONES ANTERIORES
90
60,575
50,42
50,45
El modelo de
oralidad se ha
continuado
extendiendo en
las diferntes
especialidades,
con lo cual la
tendencia de
este indicador
contínua siendo
creciente. De
esta forma se
pasa del 50,42%
del sistema bajo
esta modalidad
al 60,57, como
resultado de un
incremento de
221 nuevos
juzgados bajo
esta modalidad.
Durante el 2012
dado que fueron
creados
juzgados en el
resto de
municipios del
país, lo cual
generó un
aumento fuera
de la habitual
durante dicha
anualidad afectó
el resultado del
indicador dado
que no se
incrementó en la
misma
proporción el
número de
despachos en
oralidad. De esta
forma, es
evidente que el
60,57 es
ampliamente
satisfactorio y
demuestra la
aplicación de la
política de la
Sala en esta
materia. En la
actualidad se
tiene el 100% de
los Juzgados del
SAP bajo esta
modalidad, el
100% en Laboral
y se viene
realizando la
implementación
en la
especialidad
civil, así como en
lo Contencioso
Administrativo.
2121
Página
Página
NOMBRE
INDICADOR
Mejoramiento
Tasa de
Producción
FORMULA
Mejoramiento
Tasa de
Producción =
(((Egresos /
No.
Despachos)/
(Egresos año
anterior / No.
Despachos
año
anterior))1)*100
PERIODO
DE
MEDICIÓN
Anual
MEDICIONES ANTERIORES
5
5,29
2,0
26,90
Se observa un
mejoramiento en
la tasa de
producción
respecto a la
generada
durante el 2012,
generada por las
medidas
adicionales de
reordenamiento
y descongestión
judicial, que
lograron evitar
que se produjera
un
desmejoramiento
en la producción
de los procesos
que egresaron
del aparato de
justicia. No
obstante es claro
que el resultado
debió haber sido
mucho más
favorable de no
presentarse
dicho
inconveniente, el
cual pudo estar
alrededor del
12%.
En forma consolidada se presentó cumplimiento de los objetivos de calidad
o estratégicos del 96.25%, lo cual es ampliamente satisfactorio para la
organización.
Como complemento a la información anterior, resulta relevante mostrar a
partir de la trazabilidad de algunas cifras el proceso de transformación
positivamente sufrido en el aparato de justicia:
SITUACIÓN ANTERIOR
Año 1993
1993 Demanda de
Justicia
748,063
1993 Capacidad de
Respuesta de Justicia
566,827
RESULTADOS
SITUACIÓN ACTUAL
Año 2011
Crecimiento demanda justicia 2011 Demanda de Justicia
1993 -2011 fue del 304%
2.273.174
Crecimiento de la capacidad de
respuesta del aparato de justicia
1993 - 2011 fue del 478%
2011 Capacidad de
Respuesta de Justicia
2.707.840
2222
Página
Página
SITUACIÓN ANTERIOR
Año 1993
SITUACIÓN ACTUAL
Año 2011
RESULTADOS
Tasa de producción promedio por
despacho pasó de 144 en 1993 a
584 en 2011, es decir un
incremento del 405%
Crecimiento aparato de justicia
1993 - 2011 fue del 17,5%
1993 Despachos
Judiciales 3,945
2011 Despachos Judiciales
4,635
El el periodo se fortaleció la
jurisdicción contenciosa y se
garantizó el servicio en 1,098
municipios del país
1993 Represamiento
anual de procesos 18%
Se cambió la tendencia de
represamiento de procesos a la
desacumulación con lo cual se
atiende la demanda actual más la
acumulación histórica
2011 Desacumulación
anual de procesos 19%
5. RESULTADOS AUDITORÍAS
El siguiente capítulo muestra la evolución tenida por la organización frente
a las revisiones internas y externas realizadas por el equipo de auditores
de la Entidad y por el Ente Certificador.
-
Primer Ciclo de Auditoría Interna (Lleva a cabo el 7, 8 y 9 de
marzo de 2008): Análisis por Proceso
PROCESO
Planeación
Estratégica
Comunicación
Institucional
Gestión
de
la
Formación Judicial
Gestión Financiera
No NO
Conformidadades
detectadas
3
No. NO
Conformidades
cerradas
3
7
7
1
1
2
2
Observaciones
El primer ciclo de
auditoría se llevó a
2323
Página
Página
PROCESO
No NO
Conformidadades
detectadas
No. NO
Conformidades
cerradas
2
2
1
1
2
2
2
2
2
2
22
22
y Presupuestal
Gestión
Tecnológica
Adquisición
de
Bienes y Servicios
Mejoramiento
del
SICG
Gestión Humana
Auditoria
TOTALES
Observaciones
cabo el 7 de marzo
de
2008
y
contempló un total
de 9 procesos bajo
la
norma
ISO
9001:2000.
En el análisis llevado a cabo al interior del Comité del SIGC, se observó
una gran cantidad de hallazgos, ocasionados fundamentalmente por los
siguientes aspectos:
-
Falta de experticia del grupo auditor que iniciaba recientemente su
formación como auditores de calidad.
Poco tiempo en la maduración del sistema, dado que se encontraba
recién terminada la etapa de diseño.
Falta de articulación en los diferentes procesos de la Entidad que
permitieran el funcionamiento como un único sistema.
Falta de mayor conocimiento de la norma ISO 9001:2000.
No obstante, hay que resaltar que, teniendo en cuenta la poca madurez del
sistema, el ejerció realizado resultó ser todo un éxito, conforme lo evidencia
el Ente Certificador en la preauditoria llevada a cabo a finales del mes de
marzo de la presente vigencia.
-
Pre Auditoría Externa bajo la norma ISO 9001:2000: Análisis
por Proceso
PROCESO
Planeación
Estratégica
Mejoramiento
del SIGC
Gestión de la
Formación
Judicial
Adquisición de
Bienes
y
Servicios
Gestión
Humana
Gestión
No NO
Conformidadades
detectadas
2
No. NO
Conformidades
cerradas
2
5
5
2
2
1
1
1
1
1
1
Observaciones
La preauditoría al Sistema
de Gestión de Calidad, se
llevó a cabo el 28 de marzo
de la presente anualidad y
culminó el 2 de abril de la
misma vigencia.
2424
Página
Página
PROCESO
No NO
Conformidadades
detectadas
No. NO
Conformidades
cerradas
2
14
2
14
Tecnológica
Auditoria
TOTALES
Observaciones
La preauditoría llevada a cabo por la firma ICONTEC, se realizó bajo la
norma ISO 9001:200, a finales del mes de marzo de 2008 y tuvo como
alcance el proceso misional “Gestión de la Formación Judicial”,
destacándose por ser el primer proceso de la organización en cumplir a
cabalidad con los requisitos de la mencionada norma internacional de
gestión.
De dicho ejercicio, se detectaron 14 no conformidades entre mayores y
menores, las cuales a la fecha se encuentran totalmente cerradas, es decir
una eficacia del 100%, en la funcionalidad del sistema en lo que respecta al
autocontrol, autogestión, autoevaluación y mejora permanente, propias de la
cultura organizacional de la actual Sala Administrativa del Consejo Superior
de la Judicatura.
-
Auditoría Interna de Calidad bajo la norma NTCGP 1000:2004
(Llevada a cabo del 4 al 6 de junio de 2008): Análisis por
Proceso
PROCESO
Planeación
Estratégica
Gestión
para
la
Integración
de
Listas
de
Altas
Cortes
Mejoramiento
del
Sistema Integrado
de Gestión y Control
de la Calidad
Comunicación
Institucional
Modernización de la
Gestión Judicial
Reordenamiento
Judicial
Mejoramiento
Infraestructura
Física
Administración de la
Carrera Judicial
Gestión
de
la
Formación Judicial
Gestión
de
la
No NO
Conformidadades
detectadas
1
No. NO
Conformidades
cerradas
1
2
2
3
3
6
6
1
1
0
0
4
4
3
3
1
1
8
8
Observaciones
La primera auditoría
interna de calidad,
bajo
la
norma
NTCGP 1000:2004,
se llevó a cabo en el
mes de junio para
todos los procesos
de la organización.
2525
Página
Página
PROCESO
No NO
Conformidadades
detectadas
No. NO
Conformidades
cerradas
3
3
0
2
2
0
2
2
0
0
0
12
0
12
2
2
1
51
1
51
Observaciones
Información Judicial
Registro y Control
de
Abogados
y
Auxiliares
de
Justicia
Gestión Humana
Gestión Tecnológica
Administración de la
Seguridad
Gestión
de
Información
Estadística
Auditoría Interna
Adquisición
de
Bienes y Servicios
Gestión Financiera y
Presupuestal
Asistencia Legal
TOTALES:
Llevado a cabo el análisis por parte del Comité del SIGC, se determinó que la
gran cantidad de hallazgos presentados al sistema de gestión de calidad de
la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, tuvo su origen
en:
-
La ampliación del equipo auditor.
Falta de experticia de los nuevos auditores de calidad que iniciaba
recientemente su formación como auditores de calidad.
Falta de mayor conocimiento en la norma NTCGP 1000:2004,
siendo esta más exigente que la ISO 9001:2000.
Falta de ajuste en los procedimientos de acciones correctivas y
preventivas, así como en el procedimiento de auditorías de calidad.
Forma de presentación del informe, toda vez que las no
conformidades se repiten una y otra vez en cada uno de los
procesos.
El ejercicio permitió fortalecer aún más el proceso de auditorías internas de
calidad, así como aprender de la experiencia, dentro del desarrollo de la
implementación del modelo del sistema de gestión de calidad bajo la
exigente norma del estado colombiano.
Como acciones encaminadas a subsanar los inconvenientes presentados en
los informes, se destaca el ajuste llevado a cabo al procedimiento de
auditorías de calidad, el acompañamiento en la revisión de los hallazgos por
parte del consultor asignado por el convenio establecido con la Universidad
de Antioquia y la retroalimentación con el grupo de auditores participantes.
2626
Página
Página
Cabe la pena resaltar, la excelente respuesta de los responsables de los
procesos, en el cierre de la mayoría de las acciones establecidas a partir de
los hallazgos,, siendo a la fecha del 100%.
-
Auditoría de Certificación bajo las normas NTCGP 1000:2004 e
ISO 9001:2000 (Llevada a cabo del 24 al 26 de septiembre de
2008): Análisis por Proceso
PROCESO
Planeación
Estratégica
Mejoramiento del
SIG
Modernización de la
Gestión Judicial
Comunicación
Institucional
Adquisición de
Bienes y Servicios
Gestión Humana
TOTALES
No NO
Conformidadades
detectadas
1
No. NO
Conformidades
cerradas
1
2
2
1
1
1
1
1
1
1
7
1
7
Observaciones
El proceso de
Modernización de
la Gestión Judicial
presentó no
conformidad por la
necesidad de
generar
mecanismos de
control adicionales
en lo que respecta
al numeral 7.3 de
la norma
Se destaca de la auditoría de certificación, la capacidad de la organización
para actuar frente al incumplimiento de requisitos, ya que en apenas un mes
se logró el cierre de los hallazgos encontrados por ICONTEC.
-
Auditoría de Sostenimiento bajo las normas NTCGP 1000:2004 e
ISO 9001:2000 (Llevada a cabo del 22 al 24 de febrero de 2010:
Análisis por Proceso
PROCESO
Comunicación
Institucional
Mejoramiento del
SIG
Auditoría
Gestión Humana
TOTALES
No NO
Conformidadades
detectadas
1
No. NO
Conformidades
cerradas
1
2
2
1
1
1
1
5
5
Observaciones
La auditoría se
realizó con
enfoque en la
Norma NTCGP
1000:2004 con
alcance al nivel
cenrtral
La auditoría permitió evidenciar un grado de avance significativo en los
diferentes temas de la norma, consolidando el proceso de maduración del
sistema de gestión de calidad.
2727
Página
Página
Vale la pena resaltar que las no conformidades detectadas fueron todas
menores.
-
Auditoría de Sostenimiento bajo las normas NTCGP 1000:2009 e
ISO 9001:2008 (Llevada a cabo del 9 al 11 de mayo de 2011:
Análisis por Proceso – Con alcance a las Seccionales de
Antioquia – Medellín, Norte de Santander – Cúcuta y Risaralda
Pereira.
PROCESO
Gestión Humana
No NO
Conformidadades
detectadas
1
No. NO
Conformidades
cerradas
1
TOTALES
1
1
Observaciones
La auditoría se
realizó con
enfoque en la
Norma NTCGP
1000:2009 y tuvo
alcance tanto en el
nivel central como
en las Seccionales
de Medellín,
Cúcuta y Pereira.
La auditoría demostró la madurez del sistema, observando tan sólo una no
conformidad menor detectada en el proceso de Gestión Humana y
relacionada con el mecanismo a partir del cual se mide la eficacia de la
capacitación.
Vale la pena resaltar que el hallazgo fue encontrado exclusivamente en la
Seccional de Medellín, aunque su impacto cobija al resto de seccionales y
el nivel central.
-
Auditoría de Recertificación bajo las normas NTCGP 1000:2009
e ISO 9001:2008 (Llevada a cabo del 20 al 23 de noviembre de
2011: Análisis por Proceso – Con alcance a las Seccionales de
Antioquia – Medellín, Norte de Santander – Cúcuta, Caldas Manizales, Quindío – Armenia, Tolima – Ibagué, Huila – Neiva y
Risaralda - Pereira.
PROCESO
Gestión Humana
No NO
Conformidadades
detectadas
1
No. NO
Conformidades
cerradas
1
TOTALES
1
1
Observaciones
La auditoría se
realizó con
enfoque en la
Norma NTCGP
1000:2009 y tuvo
alcance tanto en el
nivel central como
2828
Página
Página
PROCESO
No NO
Conformidadades
detectadas
No. NO
Conformidades
cerradas
Observaciones
en las Seccionales
de Medellín,
Cúcuta y Pereira.
El informe de recertificación permitió validar el proceso de mejoramiento de
la organización, observando que no obstante la incorporación de nuevas
Seccionales, se detectaron tan sólo dos (2) no conformidades menores
relacionadas con aplicación de procedimientos en reordenamiento judicial
y el control de documentos en el proceso de mejoramiento de la
infraestructura.
El Ente Certificador destacó la fortaleza de los procesos de Planeación
Estratégica, Mejoramiento del SIGC, Gestión de la Formación Judicial y
Registro y Control de Abogados y Auxiliares de la Justicia principalmente.
Auditoría Interna de Calidad NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008
(Llevada a cabo del 20 al 23 de noviembre de 2011: Análisis por
Proceso – Con alcance a las Seccionales de Antioquia – Medellín,
Norte de Santander – Cúcuta, Caldas Manizales, Quindío –
Armenia, Tolima – Ibagué, Huila – Neiva y Risaralda – Pereira.
Sede
Nivel Central
Risaralda
Antioquia
Norte de Santander
Caldas
Huila
Santander
Tolima
Quindío
No NO
Conformidadades
detectadas
15
5
4
5
4
7
3
6
2
No. NO
Conformidades
tratadas
15
5
4
5
4
7
3
6
2
TOTALES
51
51
Observaciones
La auditoría se
realizó con enfoque
en la Norma
NTCGP 1000:2009
y tuvo alcance tanto
en el nivel central
como en las
Seccionales
Antioquia –
Medellín, Norte de
Santander –
Cúcuta, Caldas Manizales, Quindío
– Armenia, Tolima –
Ibagué, Huila –
Neiva y Risaralda Pereira.
La auditoría interna de calidad permitió detectar 51 hallazgos clasificados
entre no conformidades y observaciones, las cuales en general se
encuentran relacionadas con el ciclo de medición, análisis y mejora.
2929
Página
Página
El análisis efectuado por la organización permitió establecer que esta
situación se produjo por las causas siguientes:
-
-
Rotación del personal Directivo en aplicación del concurso de méritos
conforme a la Sentencia dada sobre la materia por la Corte
Constitucional.
Inclusión de nuevas seccionales en el alcance del sistema.
Incertidumbre por la aplicación de la Reforma a la Justicia.
6. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE
La información aquí presentada incluye las QRS presentadas a través del
software de gestión de calidad, y corresponde a las solicitudes efectuadas
en el nivel central y seccional.
La tendencia siguiente muestra cómo ha sido el comportamiento y la
receptividad del personal en la utilización de la herramienta, empezada a
utilizar en el año 2009.
AÑO
PROCEDEN
2009
6
2010
1060
2011
1024
2012
1469
NO
PROCEDEN
1
200
436
200
TOTAL
7
1260
1460
1269
De esta forma, durante el 2012 el sistema de QRS se ha consolidado como
la principal herramienta de comunicación con el cliente.
Observe en forma más detallada el comportamiento durante lo corrido del
año, describiendo la información por clase (Queja, Reclamo o Sugerencia),
tipo (indica el tema solicitado) y el proceso encargado de resolverlo.
Vale la pena fijarse en las QRS que no proceden, seguramente por el afán
de comunicarse el usuario con temas que desconoce qué entidad del
Estado pueda resolverla.
Tipo de Caso
Quejas
Carrera Judicial - Concursos /
Proceden
No Proceden
557
221
8
0
3030
Página
Página
Tipo de Caso
Proceden
No Proceden
Carrera Judicial - Concursos /
Resultados fase de selección
2
0
Carrera Judicial - Concursos / Envío
de listas
5
0
Carrera Judicial - Concursos /
Proceso de admisiones
4
0
Modernización Judicial / Aplicación
de Estudios
1
0
Modernización Judicial / Otros
56
0
Formación Judicial / Convocatorias
1
2
Registro Nacional de Abogados Tarjetas Profesion / Inscripción
1
6
Registro Nacional de Abogados Tarjetas Profesion / Cambios
0
1
Registro Nacional de Abogados Tarjetas Profesion / Sanciones
5
10
Registro Nacional de Abogados Judicaturas / Solicitud
2
4
Registro Nacional de Abogados Judicaturas / Recursos
0
2
Registro Nacional de Abogados Jueces de Paz / Carnetización
1
0
Registro Nacional de Abogados Jueces de Paz / Sanciones de Jueces de
Paz
1
1
Registro Nacional de Abogados Prácticas Académic / Altas Cortes
0
3
Información de la Gestión Judicial /
Comunicaciones
58
2
Información de la Gestión Judicial /
Archivo de la Justicia Regional
22
1
202
174
Mejoramiento de la infraestructura
física / Observaciones Obras Ejecutadas
14
1
Reordenamiento Judicial Reordenamiento / Traslado de Cargos
2
0
Reordenamiento Judicial Reordenamiento / Transformación de
Despachos
1
0
Reordenamiento Judicial Reordenamiento / Otros
3
2
Resultados etapa clasificatoria
Otros / Otros
3131
Página
Página
Tipo de Caso
Proceden
No Proceden
Reordenamiento Judicial Descongestión / Traslado de Procesos
10
1
Reordenamiento Judicial Descongestión / Redistribución de
Procesos
1
0
Reordenamiento Judicial Descongestión / Traslado de Juzgados –
Descongestión
6
3
Reordenamiento Judicial Descongestión / Otros
9
0
Formación Judicial / Programación
del Plan de Formación
1
0
Formación Judicial / Logística
4
0
Formación Judicial / Alojamiento
0
1
Gestión Humana de la Rama Judicial
/ Liquidación de nómina
4
1
Gestión Humana de la Rama Judicial
/ Autoliquidación de aportes en salud y
pensión
5
2
Carrera Judicial - Concursos /
Opciones de Sede
2
0
Carrera Judicial - Traslados /
Razones de Seguridad
0
1
Carrera Judicial - Traslados /
Razones del Servicio
0
1
Jueces - Vigilancia Judicial /
Vigilancia
125
2
Reclamo
232
112
5
0
Carrera Judicial - Concursos /
Resultados etapa clasificatoria
15
1
Carrera Judicial - Concursos /
Resultados fase de selección
5
0
Carrera Judicial - Concursos /
Integración de listas
6
2
Carrera Judicial - Concursos / Envío
de listas
2
0
Carrera Judicial - Concursos /
Proceso de admisiones
4
0
Carrera Judicial - Concursos /
Reclasificación
2
0
Tramitar Reclamo
3232
Página
Página
Tipo de Caso
Proceden
No Proceden
Reordenamiento Judicial Reordenamiento / Traslado de
Dependencias
1
0
Modernización Judicial / Aplicación
de Estudios
1
1
Modernización Judicial / Otros
14
0
Registro Nacional de Abogados Tarjetas / Inscripción
3
6
Registro Nacional de Abogados Tarjetas / Sanciones
1
4
Registro Nacional de Abogados Tarjetas / Vigencias
1
1
Registro Nacional de Abogados Judicaturas / Solicitud
0
2
Registro Nacional de Abogados Jueces de Paz / Carnetización
1
0
Registro Nacional de Abogados Jueces de Paz / Sanciones de Jueces de
Paz
1
0
Mantenimiento de la infraestructura
física / Observaciones Obras Ejecutadas
2
0
Mantenimiento de la infraestructura
física / Otros
2
0
Información de la Gestión Judicial /
Comunicaciones
36
3
Información de la Gestión Judicial /
Archivo de la Justicia Regional
23
4
73
83
Gestión de la Información Judicial /
Comunicaciones
0
1
Reordenamiento Judicial Reordenamiento / Supresión de Cargos
0
1
Reordenamiento Judicial Reordenamiento / Otros
1
1
Reordenamiento Judicial Descongestión / Traslado de Procesos
2
0
Reordenamiento Judicial Descongestión / Redistribución de
Procesos
5
0
Reordenamiento Judicial Descongestión / Traslado de Juzgados –
Descongestión
6
0
2
0
Otros / Otros
Reordenamiento Judicial -
3333
Página
Página
Tipo de Caso
Proceden
No Proceden
Formación Judicial / Programación
del Plan de Formación
1
0
Formación Judicial / Logística
1
0
Gestión Humana de la Rama Judicial
/ Liquidación de nómina
4
0
Gestión Humana de la Rama Judicial
/ Autoliquidación de aportes en salud y
pensión
8
2
Carrera Judicial - Concursos /
Opciones de Sede
1
0
Carrera Judicial - Concursos /
Integración de registros
2
0
Jueces - Vigilancia Judicial /
Vigilancia
1
0
235
103
Administración de la Carrera Judicial /
Resultados etapa clasificatoria
4
0
Administración de la Carrera Judicial /
Resultados fase de selección
1
0
Administración de la Carrera Judicial /
Integración de listas
3
1
Administración de la Carrera Judicial /
Envío de listas
2
1
Administración de la Carrera Judicial /
Proceso de admisiones
3
0
Administración de la Carrera Judicial /
Otros
7
0
Reordenamiento Judical / Medidas de
Descongestión
7
0
Reordenamiento Judical / Medidas de
Reordenamiento
5
1
1
0
Modernización de la Gestión Judicial /
Aplicación de Estudios
4
1
Modernización de la Gestión Judicial /
Otros
24
0
Gestión de la Formación Judicial /
Curso Concurso
2
0
Gestión de la Formación Judicial /
Registro Académico
1
2
Registro y Control de Abogados y
0
5
Descongestión / Otros
Sugerencia
Reordenamiento Judical / Otros
3434
Página
Página
Tipo de Caso
Proceden
No Proceden
Registro y Control de Abogados y
Auxiliares de la / Judicaturas
0
3
Registro y Control de Abogados y
Auxiliares de la / Auxiliares de la Justicia
0
6
Registro y Control de Abogados y
Auxiliares de la / Otros
0
1
Mejoramiento de la Infraestructura
física / Obras Ejecutadas
6
1
Gestión de la Información Judicial /
Biblioteca Enrique Low Murtra
1
0
Gestión de la Información Judicial /
Comunicaciones
57
1
Gestión de la Información Judicial /
Archivo de la Justicia Regional
13
2
90
78
4
0
Auxiliares de la / Tarjetas Profesionales
Otros / Otros
Gestión Humana de la Rama Judicial
/ Liquidación de nómina
En total durante el 2012 se han recibido 1460 casos de QRS, de los cuales
436 son de situaciones que no corresponden ser resueltas por la Entidad,
es decir casi el 30%.
Vale la pena resaltar que por política de la Entidad, todas las QRS son
atendidas, orientando siempre al usuario hacia la búsqueda de la solución
de su problema.
El cuadro siguiente resume la situación expuesta.
TIPO
QUEJAS
RECLAMOS
SUGERENCIAS
TOTALES
Proceden
557
232
235
1024
No
Proceden
221
112
103
436
Total
778
344
338
1460
Otro aspecto que vale la pena considerar, es el relacionado con las QRS
de más frecuencia.
En este sentido las vigilancias judiciales son las que más utiliza el usuario
del aparato de justicia, lo cual sin duda demuestra la creciente confianza de
la ciudadanía en la Sala Administrativa como un órgano de control sobre la
gestión del Despacho Judicial.
3535
Página
Página
De igual forma, llama la atención las solicitudes efectuadas al proceso de
comunicaciones, en temas relacionados con el acceso a la consulta de
procesos en la página web de la rama judicial.
Temas con mayor solicitudes Casos
Comunicaciones
Comunicaciones
Comunicaciones
Vigilancias Judiciales
Modernización Gestión
Judicial
Totales
57
36
58
125
Tipo
Porcentaje
Sugerencias
Reclamos
Quejas
Quejas
56 Quejas
332
6%
4%
6%
12%
5%
32%
Otro mecanismo utilizado por la Entidad para medir la percepción del
cliente, se encuentra en las encuestas de opinión que realiza.
Sobre el particular vale la pena resaltar la aplicación de la cuarta encuesta
de profundización, la cual se encuentra disponible en el software de gestión
de calidad y que fue dada a conocer a principios del presente año, luego de
que la Sala Administrativa revisara y validara los mecanismos estadísticos
utilizados.
De dicho documento se concluye en general, la necesidad de fortalecer los
sistemas tecnológicos con que cuenta la Rama, así como las estrategias de
descongestión, a partir de las cuales se adoptan medidas para agilizar los
procesos judiciales.
Respecto a la retroalimentación recibida por el cliente, los resultados
obtenidos en el 2012 fueron los siguientes:
Por favor, valore
su satisfacción
1 frente al servicio
que le fue
prestado
Completamente
86
satisfecho
21,08%
Satisfecho
186 45,59%
Insatisfecho
93
22,79%
Completamente
43
insatisfecho
10,54%
Principio del formulario
3636
Página
Página
2
Facilidad para
contactar
Muy buena
150 35,80%
Buena
165 39,38%
Regular
60
14,32%
Mala
21
5,01%
Muy mala
18
4,30%
No aplicable
5
1,19%
Principio del formulario
3
Rapidez de la
respuesta
Muy buena
117 28,96%
Buena
149 36,88%
Regular
67
16,58%
Mala
36
8,91%
Muy mala
32
7,92%
No aplicable
3
0,74%
Principio del formulario
4
Resolución del
problema
Muy buena
60
Buena
101 26,10%
15,50%
Regular
93
24,03%
Mala
39
10,08%
Muy mala
57
14,73%
No aplicable
37
9,56%
7. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS
Este capítulo muestra el desempeño de los procesos, frente a los
indicadores formulados en cumplimiento del objetivo establecido en la
operación de los temas asignados.
Conforme a la información reportada por los procesos, el 5.03% de los
indicadores no cumplieron con el nivel de referencia establecido, es decir
que hubo un buen desempeño de cerca del 95%.
De esta forma, en total 18 de los 701 indicadores formulados, estuvieron
por debajo del nivel fijado.
3737
Página
Página
A continuación se relacionan los indicadores con dificultades en cada uno
de los procesos y Seccionales:
INDICADOR CON NIVEL DE REFERENCIA
CRÍTICO
PROCESO
SEDE
Eficacia en la proyeccion de recursos asignados
Gestión Humana
para el pago de cesantías
NIVEL
CENTRAL
Total de salas de oralidad requeridas
Gestión Tecnológica
NIVEL
CENTRAL
Ejecucion de Actuaciones por Apoderados
Asistencia Legal
NIVEL
CENTRAL
PCA Indicador - Licitacion Publica CUCUTA
Asdquisicón de Bienes y
CUCUTA
Servicios
Reordenamiento Judicial
ARMENIA
Reordenamiento Judicial
PEREIRA
Cobertura Despachos Judiciales
Cobertura Despachos Judiciales
Divulgación Plan Sectorial de Desarrollo
Planeación Estratégica
CUCUTA
CUCUTA
Indice de Frecuencia de Accidentes de Trabajo
Gestión Seguridad y Salud NIVEL
Ocupacional
CENTRAL
Divulgación Plan Sectorial de Desarrollo
Planeación Estratégica
NIVEL
CENTRAL
EFICACIA DE LA FORMACIÓN IMPARTIDA EN EL
NIVEL
Gestión Formación Judicial
PROGRAMA DE CONSTITUCIONAL
CENTRAL
Desempeño Procesos
Tasa anual de ingresos
Desempeño Procesos
QRS Atendidas Oportunamente
Desempeño Procesos
Mejoramiento del SIGC
Reordenamiento Judicial
Mejoramiento del SIGC
Comunicación Institucional
Mejoramiento del SIGC
ARMENIA
ARMENIA
IBAGUÉ
ARMENIA
NEIVA
Divulgación Plan Sectorial de Desarrollo
Planeación Estratégica
PEREIRA
Un análisis más detallado del comportamiento de los indicadores puede ser
consultado en el anexo 1, el cual hace parte integra del presente informe.
Uno de los aspectos más difíciles de aplicar por la organización,
especialmente en el nivel seccional, tiene que ver con el producto no
conforme.
Sobre el particular, vale la pena precisar que el problema no radica en la
imposibilidad o dificultad para no hacerlo, sino a que dada la cantidad de
herramientas del sistema, muchos de estos casos resulta tratarse
directamente a través de la acción correctiva o del sistema de QRS.
3838
Página
Página
En este sentido y con el fin de identificar con mayor facilidad el tema, se
incorporó dentro del software de gestión una clase de acción, denominada
PRODUCRTO NO CONFORME.
De esta forma, durante lo corrido del año, se tiene la siguiente información:
ID
PROCESO
HALLAZGO
TIPO
No envío oportuno a
los Consejos
Seccionales de la
Judicatura de la
programación
académica y de la
convocatoria
correspondiente, para
el inicio de la
GESTIÓN DE LA
actividad
1585 FORMACIÓN
Central
contemplada en el
JUDICIAL
plan de formación,
relacionada con la
capacitación del plan
nacional de
descongestión
"Justicia al dia", la
cual estaba prevista
para el dia 25 de
marzo de 2011
Falta de
disponibilidad
hotelera en la ciudad
GESTIÓN DE LA
de Barranquilla,
1659 FORMACIÓN
razón por la cual no Central
JUDICIAL
se logró realizar la
actividad académica
el día 10 de
diciembre de 2010
Novedades
presentadas en la
obra del Palacio de
Justicia de
Purificación.Primer
Piso: Láminas
livianas que no
resisten mucho peso
por lo que se pueden
quebrar.Pisos
manchados con
MEJORAMIENTO
pintura de
1736 INFRAESTRUCTURA aceite.Filtraciones en Central
FÍSICA
las salas de
audiencias.Rejillas
sueltas.Segundo
piso: Humedades en
los muros de la
margen derecha por
falta de
sellamiento.Tercer
Piso: Tejas
termoacústicas con
deformaciones y
caida de cieloraso.
ESTADO
Finalizado
Finalizado
Finalizado
3939
Página
Página
ID
PROCESO
HALLAZGO
TIPO
ESTADO
DISEÑO: Las
circulaciones hacia
las salas de
audiencias no
cumplen con los
MEJORAMIENTO
requisitos de
1737 INFRAESTRUCTURA
Central Finalizado
seguridad,
FÍSICA
vulnerabilidad física e
integridad de los
servidores judiciales
y usuarios de la
justicia
DISEÑO: Las dos
salas de audiencia no
permiten su
unificación cuando se
MEJORAMIENTO
requiera mayor
1739 INFRAESTRUCTURA afluencia de
Central Finalizado
FÍSICA
público.Las áreas
complementarias a
las Salas de
Audiencias no están
proyectadas.
Emisiòn equivocada
ADMINISTRACIÓN
o imprecisa de
1744 DE LA CARRERA
Central Finalizado
conceptos sobre
JUDICIAL
traslados
MEJORAMIENTO
Invertir mucho dinero
En
1769 INFRAESTRUCTURA en especificaciones Central
ejecución
FÍSICA
innecesarias.
No disponibilidad de
GESTIÓN DE LA
Formadores(as) para
1959 FORMACIÓN
Central Finalizado
la realización del acto
JUDICIAL
académico
No realización de un
Cursos de
profundización Área
Civil sobre
Reflexiones sobre
GESTIÓN DE LA
Algunos Contratos
1961 FORMACIÓN
Central Finalizado
Comerciales- Bogotá
JUDICIAL
DPF - 040 el día 19
de noviembre de
2010 por falta de
disponibilidad de
formador
Celebración tardía
GESTIÓN DE LA
del convenio No. 138
1967 FORMACIÓN
de 2010 con la
Central Finalizado
JUDICIAL
Imprenta Nacional de
Colombia
Generación de
producto no conforme
por la corrección de
la Resolución 048 de
ADMINISTRACIÓN
2011 con ocasión de
2275 DE LA CARRERA
Seccional Finalizado
la corrección de un
JUDICIAL
puntaje de un
integrante del registro
de elegibles para
proveer un cargo.
4040
Página
Página
ID
PROCESO
HALLAZGO
TIPO
ESTADO
se presentan daños
en las cerraduras al
MEJORAMIENTO
momento del
2385 INFRAESTRUCTURA
Central Finalizado
contratista aplicar
FÍSICA
pintura en la
ejecucion del contrato
Se evidencia la
expedición de una
Resolución para
enlistar los aspirantes
ADMINISTRACIÓN que opcionaron en el
2841 DE LA CARRERA
mes para los cargos Seccional Finalizado
JUDICIAL
de carrera, sin que se
hubiera tenido en
cuenta el puntaje
adiciónal producto de
la reclasificación.
Producto No
Conforme generado
REGISTRO DE
por unas tarjeta
ABOGADOS Y
3259
profesional con
Seccional Finalizado
AUXILIARES DE LA
información errada de
JUSTIICIA
Maria Carolina Henao
Rodriguez
En total se han registrado quince (15) productos no conformes, de los
cuales dos (2) se encuentran en ejecución.
Vale la pena resaltar que este tema ha sido materia permanente de
actualización, tal como se soporta en el material y lista de asistencia
encontrada en el proceso de Gestión Humana.
8. ACCIONES DE GESTIÓN
Sin duda alguna, la herramienta más utilizada por la organización no es
otra que las acciones de gestión.
Su uso, permite a los dueños de los procesos, corregir inmediatamente o
en el corto, mediano y largo plazo, situaciones encontradas en la
organización.
De esta forma, a la fecha se han tomado 734 acciones entre correctivas,
preventivas y de mejora.
Un número bastante grande, pero no
desproporcionado cuando se mira el tamaño de la organización. Ver anexo
2 Acciones Correctivas y Preventivas.
En la actualidad el número de acciones abiertas y cerradas es la siguiente:
Total Abiertas:
Total Cerradas:
255
479
4141
Página
Página
-
Acciones Correctivas
Las acciones correctivas tomadas llegan a más de 200, lo cual muestra la
dinámica propia de la organización.
Total Abiertas:
Total Cerradas:
40
184
Las causas principales por las que se tomas este tipo de acciones tienen
que ver con los hallazgos detectados en las auditorías internas de calidad,
con un 37%, incumplimiento de indicadores, con un 19%, por
autoevaluación, con un 12% y con auditorías externas de calidad con un
10%.
El proceso más afectado, por obvias razones resulta ser el de
mejoramiento del sistema integrado de gestión y control de la calidad, pues
allí se concentran la mayoría de los temas del sistema.
En general la cultura de la organización está orientada hacia el cierre
oportuno de las acciones de gestión, independientemente del tipo que sea.
Durante la presente vigencia, el comportamiento ha sido similar, aunque
con un incremento debido a la incorporación de las Seccionales.
37
58
Total Abiertas:
Total Cerradas:
De esta forma, se han tomado 95 acciones correctivas, de las cuales
ninguna de ella reporta estar por fuera de tiempo frente a su cierre, lo cual
nos da un cumplimiento del 100% frente a la oportunidad en la revisión de
este tipo de herramientas.
-
Acciones Preventivas
En total se han elaborado 311 acciones preventivas, levantadas todas ellas
a partir de los riesgos que identifica la organización.
Del total de las acciones preventivas levantadas, 163 se encuentran
abiertas, aunque no fuera de tiempo.
Total Abiertas:
Total Cerradas:
163
148
Durante la vigencia de 2012 se han levantado un total de 230, es decir que
cerca del 74% se registraron en la presente vigencia, lo cual es entendible,
4242
Página
Página
por la entrada en vigencia de las Seccionales con las cuales la Sala
Administrativa, desea ampliar su sistema de gestión.
161
69
Total Abiertas:
Total Cerradas:
Las principales causas por las que se toman acciones preventivas tienen
que ver con los factores siguientes
-
Falta de personal.
Alto volumen de actividades.
Falta de personal competente.
Falta de entrenamiento.
Falta de capacitación.
Desconocimiento.
-
Acciones tomadas a partir de las revisiones de la Alta Dirección
La Alta Dirección se ha pronunciado en lo que tiene que ver con el
desarrollo y fortalecimiento del sistema integrado de gestión y control de la
calidad.
De esta forma se han producido un total de cinco acciones (5),
contemplando los termas siguientes:
No
No
ACCIÓN
1 1378
2 1379
3 1380
4 1381
PROCESO
GENERADA
POR
CLASE
HALLAZGO
La Alta Dirección solicita
articualr los objetivos
MEJORAMIENTO
Revision del
estratégicos con los de calidad,
DEL SISTEMA
Sistema por
para hacer un único modelo de
INTEGRADO DE
Oportunidad
parte de la
gestión en la organización,
GESTIÓN Y
de Mejora
Alta
pues no es claro, mucho
CONTROL DE LA
Direccion
menos fácil de asimilar que
CALIDAD
existan diferntes sistemas de
gestión.
La Alta Dirección no observa
MEJORAMIENTO
Revision del
que algunos de los riesgos
DEL SISTEMA
Sistema por
externos de la organización
INTEGRADO DE
Oportunidad
parte de la
hallan sido tenidos en cuenta,
GESTIÓN Y
de Mejora
Alta
por lo que invita a todos los
CONTROL DE LA
Direccion
procesos a realizar un análisis
CALIDAD
más detallado del entorno.
La Alta Dirección observa que
existe un divorcio entre la
gestión de la organización y la
MEJORAMIENTO
Revision del
que realiza el sistema de
DEL SISTEMA
Sistema por
gestión de calidad, por lo que
INTEGRADO DE
Oportunidad
parte de la
determina la necesidad de
GESTIÓN Y
de Mejora
Alta
realizar las acciones que sean
CONTROL DE LA
Direccion
necesarias para unificar en un
CALIDAD
sólo modelo el sistema de
gestión de la Sala
Administrativa.
MEJORAMIENTO
De acuerdo con el Informe de
Revision del
DEL SISTEMA
Revisión entregado a la Alta
Sistema por
INTEGRADO DE
Oportunidad Dirección, los H Magistrados
parte de la
GESTIÓN Y
de Mejora observan la necesidad de
Alta
CONTROL DE LA
contar con indicadores más
Direccion
CALIDAD
potentes, como pueden serlo
TIPO ESTADO
FECHA
FIN
Central Cerrada
200906-30
Central Cerrada
200912-30
Central Cerrada
200912-30
Central Cerrada
201205-06
4343
Página
Página
No
No
ACCIÓN
PROCESO
GENERADA
POR
5 1382
MEJORAMIENTO
Revision del
DEL SISTEMA
Sistema por
INTEGRADO DE
parte de la
GESTIÓN Y
Alta
CONTROL DE LA
Direccion
CALIDAD
6 1383
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
Revision del
Sistema por
parte de la
Alta
Direccion
CLASE
HALLAZGO
TIPO ESTADO
todos aquellos que dan
información sobre la utilización
de recursos en términos
unitarios. No se quiere decir
con ello que los actuales no
proporcionen información
valioza, pero es necesario que
la organización avance hacia
modelos más complejos.
La Alta Dirección considera
importante implementar dentro
del actual modelo de gestión de
la Sala Administrativa, tableros
de control bajo la metodología
Oportunidad
Balanced Scorecard, a fin de Central Abierta
de Mejora
facilitar el proceso de toma de
deciones, para lo cual, luego de
utilizado el actual software de
gestión, resulta interesante
articularlo al presente modelo.
La Alta Dirección considera que
es fundamental para la
organizazción contar con una
metodología más moderna
Oportunidad
para la Sala Administrativa, con Central Cerrada
de Mejora
la cual pueda llevar a cabo el
diagnóstico, formulación y
seguimiento de la planeación
de la organización
FECHA
FIN
201211-30
201202-28
Sobre el particular se observa satisfacción por parte de la Dirección en el
tratamiento dado a las observaciones plantedas, las cuales en general
tienen que ver con la formulación y seguimiento unificado de planes y
programas, implementación de mecanismos de gestión para facilitar la
toma de decisiones y el manejo de los indicadores de gestión, los cuales ha
manifestado deben estar siempre en sintonía con la planeación estratégica
de la organización y los demás procesos encargados de proveer los
resultados de la organización
-
Acciones tomadas a partir de los resultados de las auditorías de
certificación
Desde que se viene adelantando el proceso de certificación con el
ICONEC, la organización ha generado acciones de gestión, algunas de las
cuales se encuentran evidenciadas en el papel, puesto que era la forma
tradicional como se realizaba el levantamiento de este tema
En el sistema de gestión de calidad, es posible encontrar la trazabilidad de
un total de 37 acciones, todas cerradas.
Total Abiertas:
Total Cerradas:
0
37
En general las situaciones encontradas por el Ente certificador están
relacionadas con el cumplimiento del capítulo 8 de la norma; medición,
4444
Página
Página
análisis y mejora, aspecto este propio de un sistema en proceso de
maduración.
9. CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SISTEMA
La organización ha pasado por momentos muy complicados durante el
2012, pues la falta de un mayor conocimiento del funcionamiento del
aparato de justicia en la gente del común, así como las propuestas de
reforma presentadas sobre la materia, han logrado mellar la impresión
favorable que sobre la organización tienen ciertos sectores del país.
Sin embargo, debe verse este momento como una oportunidad, toda vez
que los distintos escenarios a través de los cuales se informa han venido
dando a conocer sin querer la verdadera labor de la organización.
La falta de recursos suficientes, tal como se observa en el seguimiento a
los planes operativos y de inversión, genera un desgaste enorme a la
Entidad, toda vez que la lleva permanentemente a repensar y ajustar los
objetivos y metas establecidas.
10.
GESTIÓN DE RIESGOS
La Sala Administrativa ha determinado revisar por lo menos una vez al año,
los riesgos que le afectan.
De esta forma durante la presente vigencia se realizó la identificación de
los riesgos en el nivel central en el primer trimestre de 2012.
Lo propio hiciera las Seccionales a incorporar, las cuales realizaron el
ejercicio por primera vez entre mayo y julio de la presente anualidad.
En general, los riesgos de la organización están asociados con los
siguientes términos:
-
Error en el suministro de información.
Incumplimiento de entregas.
Tardanza en la consolidación o presentación de informes.
Pérdida de recursos.
Un panorama más detallado del análisis efectuado puede encontrarse en el
anexo
11.
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
4545
Página
Página
Considera este Comité que vale la pena elaborar una contrapropuesta a la
actual reforma a la justicia, que no toque exclusivamente el problema
judicial, sino que la administración sea un elemento clave para lograr el
éxito del sector.
En este mismo sentido, vale la pena repensar los aspectos funcionales,
operativos y la dinámica propia de la organización, en aras de lograr
mayores niveles de eficacia, eficiencia y efectivdad.
Se recomienda a la H Sala involucrar en el proyecto de nueva norma de
gestión para el sector al ICONTEC, toda vez que es este organismo el
único normalizador del país, situación ésta contemplada en el esquema de
contratación directa.
Es evidente que para alcanzar semejante propósito se requiere de personal
muy calificado a través del cual se puedan aplicar las auditorias en lo que
sería la nueva norma.
4646
Página
Página