Subido por Ana Nuñez

Manual USUARIO Portal Proveedores Comp Electrónico

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Hunt LNG Operating Company S.A.C.
Manual Portal de Proveedores –
Registro de Comprobante Electrónico
Número del Documento:
Departamento Responsable:
00
Rev
Document Management System
G.Novoa
Descripción de Revisión
Revisions
S.Gereda
Revisor
Revisor
IT Applications
Specialist
Accounts
Payable
Supervisor
Revisor
[Insert Title]
Aprobador
[Insert Title]
Fecha de
Aprobación
Aprobado - Hunt Lng Operating Company S.A.C.,
el operador de PERU LNG S.R.L.
Este documento fue impreso el 19-Jun.-19.
Manual de Usuario de DMS
Tabla de Contenido
1. Propósito .................................................................................................................................... 3
2. Introducción ............................................................................................................................... 3
3. Funcionalidad del Portal de Proveedores - Registro de Comprobantes ................................ 4
3.1 Activación de Cuenta en el Portal de Proveedores .......................................................... 4
3.2 Ingreso al Portal de Proveedores....................................................................................... 5
3.3 Registro de Comprobante Electrónico .............................................................................. 7
3.3.1 Comprobante Electrónico con Orden de Compra .................................................... 11
3.3.2 Comprobante Electrónico sin Orden de Compra...................................................... 15
3.4 Modificación de Comprobante ......................................................................................... 18
3.5 Visualización de Comprobante ........................................................................................ 19
3.6 Búsqueda de Comprobantes ............................................................................................ 20
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Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes
1.
Propósito
El propósito de este documento es proporcionar a los proveedores una guía para el registro de sus
comprobantes en el Portal de Proveedores.
2.
Introducción
En PERU LNG / HUNT LNG se ha implementado el nuevo Portal de Proveedores para la recepción
de facturas tanto electrónicas como físicas. Este sistema ha sido diseñado en base a los
procedimientos y flujos de aprobación establecidos en PERU LNG / HUNT LNG, buscando con ello
automatizar el proceso actual de recepción de facturas de manera que permita:
•
Ingresar su factura asegurando la correcta recepción de las mismas.
•
Agilizar el proceso de aprobación y pago.
•
Consultar el registro histórico de las facturas ingresadas por el Portal.
•
Confirmar sus envíos y monitorear el estatus de sus facturas.
•
Conocer de antemano la fecha estimada de pago.
•
Para las facturas electrónicas, de no tener sustentos que presentar, ya no será necesario su
envío físico a nuestras oficinas.
Todas las facturas electrónicas y físicas que ingresaban vía el antiguo Portal de Proveedores, las
que se recibían en las instalaciones de la empresa o que se enviaban vía correo electrónico a los
buzones PLNGRecepció[email protected] y [email protected], se
ingresarán a través de este Nuevo Portal de proveedores.
El presente documento es un manual en el que proporcionamos información general sobre el
Nuevo Portal de Proveedores, así como las instrucciones que les permitirán acceder e interactuar
con el sistema adecuadamente.
Para poder iniciar el proceso dentro del portal, cada proveedor recibirá un correo electrónico para
activar su usuario con el cual podrá acceder a la aplicación.
A continuación detallaremos paso a paso el proceso que deberán seguir para registrar y/o consultar
las facturas.
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Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes
3.
Funcionalidad del Portal de Proveedores - Registro de
Comprobantes
El Registro de Comprobantes en el Portal de Proveedores incluye los siguientes pasos:
•
•
•
•
•
Activación de Cuenta en el Portal de Proveedores.
Ingreso al Portal de Proveedores.
Registro del comprobante con el scan de los mismos.
Validación en línea del archivo XML contra SUNAT (aplica sólo para las facturas
electrónicas).
Confirmación del envío de los comprobantes para su procesamiento por Cuentas por Pagar.
3.1 Activación de Cuenta en el Portal de Proveedores
Este proceso se realizará por única vez para activar la Cuenta en el Portal de Proveedores. El
proveedor deberá proporcionar un email para la creación de la cuenta por lo que se recomienda
que sea un email genérico y no asociado a un empleado, seguidamente recibirá un email a la
cuenta proporcionada como contacto con la siguiente información.
El proveedor deberá dar clic en el botón
o en el link indicado en el
correo para continuar con el siguiente paso de la activación de la cuenta.
En la siguiente pantalla, ingresar una Contraseña y dar clic en el botón
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.
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Una vez activada la cuenta, el proveedor tendrá acceso al Portal de Proveedores con el email
proporcionado. En el portal, el proveedor podrá registrar nuevos comprobantes así como
encontrará información relevante de los mismos tales como: registro histórico de todas sus
comprobantes, estatus actual de todas sus comprobantes y fecha probable de pago.
3.2 Ingreso al Portal de Proveedores
Para poder acceder al portal de proveedores es necesario acceder por el Website de Perú LNG
https://perulng.com a través de PORTAL PROVEEDORES localizado en la cabecera del Website
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Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes
La opción Extranet lleva a una pantalla para ingresar la cuenta (email proporcionado como
contacto) y contraseña registrada en el paso 3.1, dar clic en el botón
Aplicación.
para ingresar a la
Seleccionar en el icono “Invoice Entry” para ingresar a la Aplicación del Portal de Proveedores para
el Registro de Comprobantes.
Una vez dentro de la Aplicación, el proveedor verá una vista principal en la cual podrá consultar los
comprobantes registrados previamente, asimismo tendrá la opción de “Crear”, “Modificar y
“Visualizar”.
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Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes
3.3
Registro de Comprobante Electrónico
En la vista principal, dar clic en el botón de
Portal de Proveedores.
para registrar un nuevo comprobante en el
Seleccionar el flag “Documento Electrónico”.
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Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes
Dar clic en el botón
para cargar el archivo XML.
para procesar la validación en línea contra SUNAT. Sólo se
Dar clic en el botón
aceptaran los documentos procesados por SUNAT con un CDR válido. Si la validación contra
Sunat es exitosa se mostrará siguiente mensaje:
Si la validación contra SUNAT es errónea, se mostrará un mensaje de Error:
Si la conexión con SUNAT está fallando se mostrará un mensaje de error. En este caso, verifique
la web de SUNAT e intente nuevamente cuando el problema de SUNAT se halla corregido.
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Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes
Una vez validado el archivo XML, los campos del formulario se completan automáticamente con la
información del archivo XML.
El formulario está compuesto de dos secciones “Archivos” y “Datos Doc.”.
La sección de “Archivos”
explicará a continuación:
comprende los Archivos Requeridos y Archivos Adicionales que se
Archivos Requeridos
•
Documento Escaneado: Archivo PDF que contiene la representación gráfica del comprobante
que puede ser Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito, Documento Contable. Es obligatorio
adjuntar este archivo.
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Ejemplo:
•
Guía de Remisión: Archivo PDF con el scan de la guía de remisión. Si el archivo XML hace
referencia a una Guía de Remisión, será obligatorio adjuntar este archivo, caso contrario es
opcional.
Archivos Adicionales
En esta sección se pueden agregar archivos de sustento adicionales tales como: vales, orden de
compra, valorizaciones aprobadas, etc. Las extensiones soportadas son: doc, docx, xls, xlsx, xml, y
pdf.
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Hay dos formas de cargar los archivos adicionales:
•
•
Arrastrando y soltando (Drag and drop) en el recuadro de Anexo
Dar clic en “+” para seleccionar el archivo.
Nota: el tamaño de los archivos adjuntos como “Requeridos” y “Adicionales” no debe
exceder de 3 MB.
La sección de “Datos Doc.”
comprende información de cabecera y detalle del comprobante,
esta sección se explicará a continuación dependiendo si el comprobante requiere orden de compra.
3.3.1 Comprobante Electrónico con Orden de Compra
En la sección de “Datos Doc.”, cuando se registra un comprobante electrónico los siguientes
campos son completados automáticamente con el XML:
A nivel de Cabecera
A nivel de Item
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Serie del documento tributario.
Correlativo del documento tributario.
Compañía a la que se le está facturando.
Moneda en la que se emitió el documento.
Tipo Documento Tributario, acorde al catálogo de SUNAT.
Fecha Emisión del Documento.
Valor Venta, Corresponde al valor de la línea del documento de
facturación. No incluye impuestos.
Flag afecto a IGV.
Importe IGV.
Cantidad, corresponde al total de unidades facturadas en cada
línea.
Unidad de Medida, Unidad de medida acorde a los estándares de
SUNAT.
Descripción, breve descripción de la línea facturada.
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El proveedor deberá completar los siguientes campos a nivel de cabecera:
•
Cuenta Bancaria a la cual se le realizará el pago, el portal mostrará las cuentas registradas en
el maestro de proveedores y el proveedor deberá seleccionar una de ellas.
En caso tuviera alguna consulta sobre la cuenta deberá contactarse con el departamento de
Cuentas
por
Pagar
a
los
correos
[email protected]
o
[email protected]
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•
Detracción correspondiente al tipo de servicio brindado en el comprobante . La codificación
corresponde a la relación de SUNAT.
•
Servicio de acuerdo a la clasificación del concepto facturado. Seleccionar la opción “Con
Orden de Compra u Orden de Servicio”. Si se selecciona otra opción a pesar de requerir
o contar con orden de compra, el documento será rechazado al momento de su revisión.
•
Orden de Compra asociada a la factura. La visibilidad del campo depende del valor
seleccionado en el campo “Servicio”: “Con Orden de Compra u Orden de Servicio”. La
aplicación mostrará las órdenes de compra o servicio que están disponibles para facturar,
es decir que cuenten con la conformidad del usuario al que se le prestó el servicio o se le
vendió el bien.
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A nivel de “Item”, contiene las líneas facturables del documento. Las líneas se llenan
automáticamente a partir del archivo XML, se deberá completar el siguiente campo:
•
SES/GR: Se refiere a la aceptación por parte del usuario en la empresa, del servicio (SES)
o bien (GR) facturado. Al posicionarse en este campo, se despliega el detalle de todas las
Services Entry (SES), Good Receipt (GR), Inbound Delivery o Tracking Number disponibles
para facturar para la orden de compra seleccionada. De este detalle se deberá seleccionar
(en los recuadros de la izquierda) los registros correspondientes al item seleccionado del
documento a ingresar. La suma de los items seleccionados debe ser igua a la suma de los
items facturados. Para continuar dar clic en el botón
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En la parte inferior de la pantalla de la sección de “Datos Doc” se muestran los Totales, se deberá
validar que la Diferencia sea 0 para poder registrar el comprobante. Los campos que se muestran
en los Totales son los siguientes:
• Total valor venta. Campo auto calculado que comprende la sumatoria de los valores en
columna “Valor Venta” de la sección “Item”.
• Total SES. Campo auto calculado que comprende la sumatoria de los Service Entries
referenciados en la sección “Item”. Los montos considerados son netos de IGV.
• Diferencia. Campo auto calculado que comprende la diferencia entre el campo “Total Valor
Venta” y el campo “Total SES”. El sistema valida que no exista diferencia entre el valor
ingresado en la factura con el del SES. De existir diferencia, no permitirá su ingreso.
BOTONES DE ACCIÓN:
Los botones de acción se encuentran en la parte inferior de la pantalla de la sección de “Datos Doc”
y son los siguientes:
Enviar: Guarda y envía a PERU LNG o HUNT LNG los valores ingresados en el formulario y le
asigna un ID, en caso sea un nuevo registro. El formulario se graba como “En Proceso”. Bajo este
estado no se pueden realizar más cambios ya que ha sido enviado y está listo para ser aprobado.
Toda factura que se desee enviar a aprobación de HUNT o PLNG, debe de ser enviada usando
este botón.
Cancelar: En caso se trate de una modificación, cancela todos los cambios realizados al
formulario. En caso se trate del registro de un nuevo documento, sale sin grabar nada.
3.3.2 Comprobante Electrónico sin Orden de Compra
En la sección de “Datos Doc.”, cuando se registra un comprobante electrónico los siguientes
campos son completados automáticamente con el XML:
A nivel de Cabecera
A nivel de Item
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
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Serie del documento tributario.
Correlativo del documento tributario.
Compañía a la que se le está facturando.
Moneda en la que se emitió el documento.
Tipo Documento Tributario, acorde al catálogo de SUNAT.
Fecha Emisión del Documento.
Valor Venta, Corresponde al valor de la línea del documento
de facturación. No incluye impuestos.
Flag afecto a IGV.
Importe IGV.
Cantidad, corresponde al total de unidades facturadas en
cada línea.
Unidad de Medida, Unidad de medida acorde a los
estándares de SUNAT.
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•
Descripción, breve descripción de la línea facturada.
El proveedor deberá completar los siguientes campos a nivel de cabecera:
•
Cuenta Bancaria a la cual se le realizará el pago, el portal mostrará las cuentas registradas
en el maestro de proveedores y el proveedor deberá seleccionar una de ellas.
En caso tuviera alguna consulta sobre la cuenta deberá contactarse con el departamento de
Cuentas
por
Pagar
a
los
correos
[email protected]
o
[email protected]
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•
Detracción correspondiente al tipo de servicio brindado en el comprobante. La codificación
corresponde a la relación de SUNAT.
•
Adelanto, indica si el documento ha sido emitido para ser pagado adelantado.
•
Servicio: De acuerdo a las políticas de la empresa, solo ciertos servicios están
aprobados para no ser pagados a través de una orden de servicio y son los que se
muestran a partir de la segunda posición en la lista desplegable. Todos los demás servicios
deben de contar con orden de servicio. No deberá seleccionar la opción “Con Orden de
Compra u Orden de Servicio)”.
•
Otros Cargos no afectos. Corresponde al total de otros cargos cobrados al adquirente o
usuario y que no forman parte de la operación que se factura, es decir no forman parte
del(os) valor(es) de venta señalada anteriormente, pero sí forman parte del importe total de
la Venta (Ejemplo: propinas, servicios, etc.) Si se trata de un documento electrónico, este
campo se llena automáticamente.
A nivel de “Item”, contiene las líneas facturables del documento.
automáticamente a partir del archivo XML.
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Las líneas se llenan
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En la parte inferior de la pantalla de la sección de “Datos Doc” se muestra el Total.
Total valor venta + Otros Cargos. Campo auto calculado que comprende la sumatoria del campo
“Otros Cargos” y los valores en columna “Valor Venta” de la sección “Item”.
BOTONES DE ACCIÓN:
Los botones de acción se encuentran en la parte inferior de la pantalla de la sección de “Datos Doc”
y son los siguientes:
Enviar: Guarda y envía a PERU LNG o HUNT LNG los valores ingresados en el formulario y le
asigna un ID, en caso sea un nuevo registro. El formulario se graba como “En Proceso”. Bajo este
estado no se pueden realizar más cambios ya que ha sido enviado y está listo para ser aprobado.
Toda factura que se desee enviar a aprobación de HUNT o PLNG, debe de ser enviada usando
este botón.
Cancelar: En caso se trate de una modificación, cancela todos los cambios realizados al
formulario. En caso se trate del registro de un nuevo documento, sale sin grabar nada.
3.4
Modificación de Comprobante
En la vista principal, sólo se podrán modificar los comprobantes que tiene status de “Rechazado”.
Para visualizar el motivo de rechazo dar clic en la columna “Estado” de un determinado
comprobante.
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Para modificar el comprobante, es decir, para actualizar los datos de un comprobante ya registrado
.
en el Portal de Proveedores, seleccionar el comprobante y dar clic en el botón
En la siguiente pantalla se visualizará los archivos adjuntos y la información de cabecera y detalle
del comprobante, una vez actualizada la información dar clic en el botón
.
3.5
Visualización de Comprobante
En la vista principal, seleccionar el comprobante y dar clic en el botón
.
En la siguiente pantalla se visualizará los archivos adjuntos y la información de cabecera y detalle
del comprobante, para regresar a la vista principal dar clic en el botón
.
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3.6
Búsqueda de Comprobantes
En la vista principal, se incluye varios filtros para la búsqueda de comprobantes.
No es necesario ingresar datos en los campos de búsqueda. Si no se ingresa ningún campo, la
aplicación mostrará todos los documentos ingresados mediante este Portal de Proveedores.
A continuación se explica cada filtro de búsqueda:
•
Tipo de Documento, Tipo de documento fiscal acorde a la clasificación de SUNAT.
•
Fecha Documento, Fecha de emisión del documento.
•
Serie, serie del documento a buscar.
•
Correlativo, Correlativo del documento a buscar.
•
Creado Desde, Rango mínimo de fecha a partir del cual fue registrado el documento a
buscar en el portal.
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•
Creado Hasta, Rango máximo de fecha hasta la cual fue registrado el documento a buscar
en el portal.
•
Compañía, Compañía a la cual el proveedor está facturando.
•
Con Orden de Compra, Si se selecciona, sólo mostrará aquellos documentos asociados a
la orden de compra seleccionada.
El resultado de la búsqueda involucra los siguientes campos:
•
Electrónico, Indica si el documento ingresado es un documento electrónico o no (físico).
•
Sociedad, Compañía a la cual el proveedor está facturando.
•
Año, Año en que fue registrado el comprobante en el portal.
•
Fecha Reg. Portal, fecha en que fue registrado el comprobante en el portal.
•
Id. Doc, Es el ID interno asignado a cada documento registrado. Su generación es
automática.
•
Tipo Doc, Tipo de documento fiscal acorde a la clasificación de SUNAT.
•
Serie, serie del comprobante registrado.
•
Correlativo, número del comprobante registrado.
•
Fecha Documento, Fecha de emisión del documento.
•
Moneda.
•
Monto, valor total de venta del comprobante sin IGV.
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•
Estado, Estatus actual del documento. Se tienen los siguiente estatus:
 En Proceso: Estado que le indica a Cuentas por Pagar que el documento está listo
para su proceso.
 Aprobado: Estado que indica que el documento fue procesado con éxito de parte de
Cuentas por Pagar.
 Rechazado: Estado que indica que el documento fue rechazado por Cuentas por
Pagar. Se enviará un correo al proveedor indicando el motivo de rechazo.
•
Fecha estimada de Pago, Se calcula en base a la fecha de envío del documento a través
del Portal de Proveedores y los términos de pago establecidos en la orden de compra.
Para documentos que no cuentan con orden, la fecha de pago se calcula en base a la fecha
de envío del documento a través del Portal de Proveedores considerando 30 días como
término de pago.
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