Hunt LNG Operating Company S.A.C. Manual Portal de Proveedores – Registro de Comprobante Electrónico Número del Documento: Departamento Responsable: 00 Rev Document Management System G.Novoa Descripción de Revisión Revisions S.Gereda Revisor Revisor IT Applications Specialist Accounts Payable Supervisor Revisor [Insert Title] Aprobador [Insert Title] Fecha de Aprobación Aprobado - Hunt Lng Operating Company S.A.C., el operador de PERU LNG S.R.L. Este documento fue impreso el 19-Jun.-19. Manual de Usuario de DMS Tabla de Contenido 1. Propósito .................................................................................................................................... 3 2. Introducción ............................................................................................................................... 3 3. Funcionalidad del Portal de Proveedores - Registro de Comprobantes ................................ 4 3.1 Activación de Cuenta en el Portal de Proveedores .......................................................... 4 3.2 Ingreso al Portal de Proveedores....................................................................................... 5 3.3 Registro de Comprobante Electrónico .............................................................................. 7 3.3.1 Comprobante Electrónico con Orden de Compra .................................................... 11 3.3.2 Comprobante Electrónico sin Orden de Compra...................................................... 15 3.4 Modificación de Comprobante ......................................................................................... 18 3.5 Visualización de Comprobante ........................................................................................ 19 3.6 Búsqueda de Comprobantes ............................................................................................ 20 Rev 00 19-Jun.-19 Page 2 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes 1. Propósito El propósito de este documento es proporcionar a los proveedores una guía para el registro de sus comprobantes en el Portal de Proveedores. 2. Introducción En PERU LNG / HUNT LNG se ha implementado el nuevo Portal de Proveedores para la recepción de facturas tanto electrónicas como físicas. Este sistema ha sido diseñado en base a los procedimientos y flujos de aprobación establecidos en PERU LNG / HUNT LNG, buscando con ello automatizar el proceso actual de recepción de facturas de manera que permita: • Ingresar su factura asegurando la correcta recepción de las mismas. • Agilizar el proceso de aprobación y pago. • Consultar el registro histórico de las facturas ingresadas por el Portal. • Confirmar sus envíos y monitorear el estatus de sus facturas. • Conocer de antemano la fecha estimada de pago. • Para las facturas electrónicas, de no tener sustentos que presentar, ya no será necesario su envío físico a nuestras oficinas. Todas las facturas electrónicas y físicas que ingresaban vía el antiguo Portal de Proveedores, las que se recibían en las instalaciones de la empresa o que se enviaban vía correo electrónico a los buzones PLNGRecepció[email protected] y [email protected], se ingresarán a través de este Nuevo Portal de proveedores. El presente documento es un manual en el que proporcionamos información general sobre el Nuevo Portal de Proveedores, así como las instrucciones que les permitirán acceder e interactuar con el sistema adecuadamente. Para poder iniciar el proceso dentro del portal, cada proveedor recibirá un correo electrónico para activar su usuario con el cual podrá acceder a la aplicación. A continuación detallaremos paso a paso el proceso que deberán seguir para registrar y/o consultar las facturas. Rev 00 19-Jun.-19 Page 3 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes 3. Funcionalidad del Portal de Proveedores - Registro de Comprobantes El Registro de Comprobantes en el Portal de Proveedores incluye los siguientes pasos: • • • • • Activación de Cuenta en el Portal de Proveedores. Ingreso al Portal de Proveedores. Registro del comprobante con el scan de los mismos. Validación en línea del archivo XML contra SUNAT (aplica sólo para las facturas electrónicas). Confirmación del envío de los comprobantes para su procesamiento por Cuentas por Pagar. 3.1 Activación de Cuenta en el Portal de Proveedores Este proceso se realizará por única vez para activar la Cuenta en el Portal de Proveedores. El proveedor deberá proporcionar un email para la creación de la cuenta por lo que se recomienda que sea un email genérico y no asociado a un empleado, seguidamente recibirá un email a la cuenta proporcionada como contacto con la siguiente información. El proveedor deberá dar clic en el botón o en el link indicado en el correo para continuar con el siguiente paso de la activación de la cuenta. En la siguiente pantalla, ingresar una Contraseña y dar clic en el botón Rev 00 19-Jun.-19 Page 4 of 22 . DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes Una vez activada la cuenta, el proveedor tendrá acceso al Portal de Proveedores con el email proporcionado. En el portal, el proveedor podrá registrar nuevos comprobantes así como encontrará información relevante de los mismos tales como: registro histórico de todas sus comprobantes, estatus actual de todas sus comprobantes y fecha probable de pago. 3.2 Ingreso al Portal de Proveedores Para poder acceder al portal de proveedores es necesario acceder por el Website de Perú LNG https://perulng.com a través de PORTAL PROVEEDORES localizado en la cabecera del Website Rev 00 19-Jun.-19 Page 5 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes La opción Extranet lleva a una pantalla para ingresar la cuenta (email proporcionado como contacto) y contraseña registrada en el paso 3.1, dar clic en el botón Aplicación. para ingresar a la Seleccionar en el icono “Invoice Entry” para ingresar a la Aplicación del Portal de Proveedores para el Registro de Comprobantes. Una vez dentro de la Aplicación, el proveedor verá una vista principal en la cual podrá consultar los comprobantes registrados previamente, asimismo tendrá la opción de “Crear”, “Modificar y “Visualizar”. Rev 00 19-Jun.-19 Page 6 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes 3.3 Registro de Comprobante Electrónico En la vista principal, dar clic en el botón de Portal de Proveedores. para registrar un nuevo comprobante en el Seleccionar el flag “Documento Electrónico”. Rev 00 19-Jun.-19 Page 7 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes Dar clic en el botón para cargar el archivo XML. para procesar la validación en línea contra SUNAT. Sólo se Dar clic en el botón aceptaran los documentos procesados por SUNAT con un CDR válido. Si la validación contra Sunat es exitosa se mostrará siguiente mensaje: Si la validación contra SUNAT es errónea, se mostrará un mensaje de Error: Si la conexión con SUNAT está fallando se mostrará un mensaje de error. En este caso, verifique la web de SUNAT e intente nuevamente cuando el problema de SUNAT se halla corregido. Rev 00 19-Jun.-19 Page 8 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes Una vez validado el archivo XML, los campos del formulario se completan automáticamente con la información del archivo XML. El formulario está compuesto de dos secciones “Archivos” y “Datos Doc.”. La sección de “Archivos” explicará a continuación: comprende los Archivos Requeridos y Archivos Adicionales que se Archivos Requeridos • Documento Escaneado: Archivo PDF que contiene la representación gráfica del comprobante que puede ser Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito, Documento Contable. Es obligatorio adjuntar este archivo. Rev 00 19-Jun.-19 Page 9 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes Ejemplo: • Guía de Remisión: Archivo PDF con el scan de la guía de remisión. Si el archivo XML hace referencia a una Guía de Remisión, será obligatorio adjuntar este archivo, caso contrario es opcional. Archivos Adicionales En esta sección se pueden agregar archivos de sustento adicionales tales como: vales, orden de compra, valorizaciones aprobadas, etc. Las extensiones soportadas son: doc, docx, xls, xlsx, xml, y pdf. Rev 00 19-Jun.-19 Page 10 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes Hay dos formas de cargar los archivos adicionales: • • Arrastrando y soltando (Drag and drop) en el recuadro de Anexo Dar clic en “+” para seleccionar el archivo. Nota: el tamaño de los archivos adjuntos como “Requeridos” y “Adicionales” no debe exceder de 3 MB. La sección de “Datos Doc.” comprende información de cabecera y detalle del comprobante, esta sección se explicará a continuación dependiendo si el comprobante requiere orden de compra. 3.3.1 Comprobante Electrónico con Orden de Compra En la sección de “Datos Doc.”, cuando se registra un comprobante electrónico los siguientes campos son completados automáticamente con el XML: A nivel de Cabecera A nivel de Item Rev 00 19-Jun.-19 Serie del documento tributario. Correlativo del documento tributario. Compañía a la que se le está facturando. Moneda en la que se emitió el documento. Tipo Documento Tributario, acorde al catálogo de SUNAT. Fecha Emisión del Documento. Valor Venta, Corresponde al valor de la línea del documento de facturación. No incluye impuestos. Flag afecto a IGV. Importe IGV. Cantidad, corresponde al total de unidades facturadas en cada línea. Unidad de Medida, Unidad de medida acorde a los estándares de SUNAT. Descripción, breve descripción de la línea facturada. Page 11 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes El proveedor deberá completar los siguientes campos a nivel de cabecera: • Cuenta Bancaria a la cual se le realizará el pago, el portal mostrará las cuentas registradas en el maestro de proveedores y el proveedor deberá seleccionar una de ellas. En caso tuviera alguna consulta sobre la cuenta deberá contactarse con el departamento de Cuentas por Pagar a los correos [email protected] o [email protected]. Rev 00 19-Jun.-19 Page 12 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes • Detracción correspondiente al tipo de servicio brindado en el comprobante . La codificación corresponde a la relación de SUNAT. • Servicio de acuerdo a la clasificación del concepto facturado. Seleccionar la opción “Con Orden de Compra u Orden de Servicio”. Si se selecciona otra opción a pesar de requerir o contar con orden de compra, el documento será rechazado al momento de su revisión. • Orden de Compra asociada a la factura. La visibilidad del campo depende del valor seleccionado en el campo “Servicio”: “Con Orden de Compra u Orden de Servicio”. La aplicación mostrará las órdenes de compra o servicio que están disponibles para facturar, es decir que cuenten con la conformidad del usuario al que se le prestó el servicio o se le vendió el bien. Rev 00 19-Jun.-19 Page 13 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes A nivel de “Item”, contiene las líneas facturables del documento. Las líneas se llenan automáticamente a partir del archivo XML, se deberá completar el siguiente campo: • SES/GR: Se refiere a la aceptación por parte del usuario en la empresa, del servicio (SES) o bien (GR) facturado. Al posicionarse en este campo, se despliega el detalle de todas las Services Entry (SES), Good Receipt (GR), Inbound Delivery o Tracking Number disponibles para facturar para la orden de compra seleccionada. De este detalle se deberá seleccionar (en los recuadros de la izquierda) los registros correspondientes al item seleccionado del documento a ingresar. La suma de los items seleccionados debe ser igua a la suma de los items facturados. Para continuar dar clic en el botón Rev 00 19-Jun.-19 Page 14 of 22 . DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes En la parte inferior de la pantalla de la sección de “Datos Doc” se muestran los Totales, se deberá validar que la Diferencia sea 0 para poder registrar el comprobante. Los campos que se muestran en los Totales son los siguientes: • Total valor venta. Campo auto calculado que comprende la sumatoria de los valores en columna “Valor Venta” de la sección “Item”. • Total SES. Campo auto calculado que comprende la sumatoria de los Service Entries referenciados en la sección “Item”. Los montos considerados son netos de IGV. • Diferencia. Campo auto calculado que comprende la diferencia entre el campo “Total Valor Venta” y el campo “Total SES”. El sistema valida que no exista diferencia entre el valor ingresado en la factura con el del SES. De existir diferencia, no permitirá su ingreso. BOTONES DE ACCIÓN: Los botones de acción se encuentran en la parte inferior de la pantalla de la sección de “Datos Doc” y son los siguientes: Enviar: Guarda y envía a PERU LNG o HUNT LNG los valores ingresados en el formulario y le asigna un ID, en caso sea un nuevo registro. El formulario se graba como “En Proceso”. Bajo este estado no se pueden realizar más cambios ya que ha sido enviado y está listo para ser aprobado. Toda factura que se desee enviar a aprobación de HUNT o PLNG, debe de ser enviada usando este botón. Cancelar: En caso se trate de una modificación, cancela todos los cambios realizados al formulario. En caso se trate del registro de un nuevo documento, sale sin grabar nada. 3.3.2 Comprobante Electrónico sin Orden de Compra En la sección de “Datos Doc.”, cuando se registra un comprobante electrónico los siguientes campos son completados automáticamente con el XML: A nivel de Cabecera A nivel de Item • • • • • • • • • • • Rev 00 19-Jun.-19 Serie del documento tributario. Correlativo del documento tributario. Compañía a la que se le está facturando. Moneda en la que se emitió el documento. Tipo Documento Tributario, acorde al catálogo de SUNAT. Fecha Emisión del Documento. Valor Venta, Corresponde al valor de la línea del documento de facturación. No incluye impuestos. Flag afecto a IGV. Importe IGV. Cantidad, corresponde al total de unidades facturadas en cada línea. Unidad de Medida, Unidad de medida acorde a los estándares de SUNAT. Page 15 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes • Descripción, breve descripción de la línea facturada. El proveedor deberá completar los siguientes campos a nivel de cabecera: • Cuenta Bancaria a la cual se le realizará el pago, el portal mostrará las cuentas registradas en el maestro de proveedores y el proveedor deberá seleccionar una de ellas. En caso tuviera alguna consulta sobre la cuenta deberá contactarse con el departamento de Cuentas por Pagar a los correos [email protected] o [email protected]. Rev 00 19-Jun.-19 Page 16 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes • Detracción correspondiente al tipo de servicio brindado en el comprobante. La codificación corresponde a la relación de SUNAT. • Adelanto, indica si el documento ha sido emitido para ser pagado adelantado. • Servicio: De acuerdo a las políticas de la empresa, solo ciertos servicios están aprobados para no ser pagados a través de una orden de servicio y son los que se muestran a partir de la segunda posición en la lista desplegable. Todos los demás servicios deben de contar con orden de servicio. No deberá seleccionar la opción “Con Orden de Compra u Orden de Servicio)”. • Otros Cargos no afectos. Corresponde al total de otros cargos cobrados al adquirente o usuario y que no forman parte de la operación que se factura, es decir no forman parte del(os) valor(es) de venta señalada anteriormente, pero sí forman parte del importe total de la Venta (Ejemplo: propinas, servicios, etc.) Si se trata de un documento electrónico, este campo se llena automáticamente. A nivel de “Item”, contiene las líneas facturables del documento. automáticamente a partir del archivo XML. Rev 00 19-Jun.-19 Page 17 of 22 Las líneas se llenan DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes En la parte inferior de la pantalla de la sección de “Datos Doc” se muestra el Total. Total valor venta + Otros Cargos. Campo auto calculado que comprende la sumatoria del campo “Otros Cargos” y los valores en columna “Valor Venta” de la sección “Item”. BOTONES DE ACCIÓN: Los botones de acción se encuentran en la parte inferior de la pantalla de la sección de “Datos Doc” y son los siguientes: Enviar: Guarda y envía a PERU LNG o HUNT LNG los valores ingresados en el formulario y le asigna un ID, en caso sea un nuevo registro. El formulario se graba como “En Proceso”. Bajo este estado no se pueden realizar más cambios ya que ha sido enviado y está listo para ser aprobado. Toda factura que se desee enviar a aprobación de HUNT o PLNG, debe de ser enviada usando este botón. Cancelar: En caso se trate de una modificación, cancela todos los cambios realizados al formulario. En caso se trate del registro de un nuevo documento, sale sin grabar nada. 3.4 Modificación de Comprobante En la vista principal, sólo se podrán modificar los comprobantes que tiene status de “Rechazado”. Para visualizar el motivo de rechazo dar clic en la columna “Estado” de un determinado comprobante. Rev 00 19-Jun.-19 Page 18 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes Para modificar el comprobante, es decir, para actualizar los datos de un comprobante ya registrado . en el Portal de Proveedores, seleccionar el comprobante y dar clic en el botón En la siguiente pantalla se visualizará los archivos adjuntos y la información de cabecera y detalle del comprobante, una vez actualizada la información dar clic en el botón . 3.5 Visualización de Comprobante En la vista principal, seleccionar el comprobante y dar clic en el botón . En la siguiente pantalla se visualizará los archivos adjuntos y la información de cabecera y detalle del comprobante, para regresar a la vista principal dar clic en el botón . Rev 00 19-Jun.-19 Page 19 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes 3.6 Búsqueda de Comprobantes En la vista principal, se incluye varios filtros para la búsqueda de comprobantes. No es necesario ingresar datos en los campos de búsqueda. Si no se ingresa ningún campo, la aplicación mostrará todos los documentos ingresados mediante este Portal de Proveedores. A continuación se explica cada filtro de búsqueda: • Tipo de Documento, Tipo de documento fiscal acorde a la clasificación de SUNAT. • Fecha Documento, Fecha de emisión del documento. • Serie, serie del documento a buscar. • Correlativo, Correlativo del documento a buscar. • Creado Desde, Rango mínimo de fecha a partir del cual fue registrado el documento a buscar en el portal. Rev 00 19-Jun.-19 Page 20 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes • Creado Hasta, Rango máximo de fecha hasta la cual fue registrado el documento a buscar en el portal. • Compañía, Compañía a la cual el proveedor está facturando. • Con Orden de Compra, Si se selecciona, sólo mostrará aquellos documentos asociados a la orden de compra seleccionada. El resultado de la búsqueda involucra los siguientes campos: • Electrónico, Indica si el documento ingresado es un documento electrónico o no (físico). • Sociedad, Compañía a la cual el proveedor está facturando. • Año, Año en que fue registrado el comprobante en el portal. • Fecha Reg. Portal, fecha en que fue registrado el comprobante en el portal. • Id. Doc, Es el ID interno asignado a cada documento registrado. Su generación es automática. • Tipo Doc, Tipo de documento fiscal acorde a la clasificación de SUNAT. • Serie, serie del comprobante registrado. • Correlativo, número del comprobante registrado. • Fecha Documento, Fecha de emisión del documento. • Moneda. • Monto, valor total de venta del comprobante sin IGV. Rev 00 19-Jun.-19 Page 21 of 22 DMS-000-MAN-0001S Manual Portal Proveedores–Registro Comprobantes • Estado, Estatus actual del documento. Se tienen los siguiente estatus: En Proceso: Estado que le indica a Cuentas por Pagar que el documento está listo para su proceso. Aprobado: Estado que indica que el documento fue procesado con éxito de parte de Cuentas por Pagar. Rechazado: Estado que indica que el documento fue rechazado por Cuentas por Pagar. Se enviará un correo al proveedor indicando el motivo de rechazo. • Fecha estimada de Pago, Se calcula en base a la fecha de envío del documento a través del Portal de Proveedores y los términos de pago establecidos en la orden de compra. Para documentos que no cuentan con orden, la fecha de pago se calcula en base a la fecha de envío del documento a través del Portal de Proveedores considerando 30 días como término de pago. Rev 00 19-Jun.-19 Page 22 of 22 DMS-000-MAN-0001S
