GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN CONVOCATORIA DE AYUDAS DEL PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DE VIDEOJUEGO C003/18-ED Versión 2 1 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED Contenido 1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 3 2 ASPECTOS PRINCIPALES A TENER EN CUENTA ................................................................................ 3 3 DIFUSIÓN Y PUBLICIDAD DEL PROGRAMA ...................................................................................... 4 4 3.1 Obligaciones del Fondo Europeo de Desarrollo Regional. ...................................................... 4 3.2 Logos ....................................................................................................................................... 4 3.3 Notas de prensa ...................................................................................................................... 4 3.4 Redes Sociales ......................................................................................................................... 5 GASTOS SUBVENCIONABLES ........................................................................................................... 5 4.1 Tipos de gastos subvencionables y método de cálculo........................................................... 5 4.1.1 Costes de personal .......................................................................................................... 5 4.1.2 Costes de viajes ............................................................................................................... 6 4.1.3 Costes de servicios prestados por personal externo ...................................................... 8 4.2 Condiciones para la subcontratación ...................................................................................... 8 4.3 Gastos no subvencionables ................................................................................................... 12 5 MODIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS ............................................................................................. 12 6 JUSTIFICACIÓN DE LAS ACTUACIONES .......................................................................................... 13 7 6.1 Plazos de ejecución y justificación ........................................................................................ 13 6.2 Hitos de justificación ............................................................................................................. 13 6.3 Trámite de justificación en la sede electrónica ..................................................................... 14 DOCUMENTACIÓN PARA CADA JUSTIFICACIÓN............................................................................ 15 7.1 Memoria técnica ................................................................................................................... 15 7.2 Memoria económica ............................................................................................................. 15 7.3 Documentación soporte del cumplimiento del hito ............................................................. 16 7.4 Informe de auditoría ............................................................................................................. 17 7.5 Documentación justificativa de costes.................................................................................. 17 7.5.1 Documentación justificativa de Costes de Personal ..................................................... 17 7.5.2 Documentación justificativa de los Costes de servicios prestados por personal externo 20 8 NOMECLATURA DE LOS FICHEROS DE JUSTIFICACIÓN ................................................................. 21 9 TELÉFONOS Y DIRECCIONES DE CONSULTA. ................................................................................. 25 2 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED 1 INTRODUCCIÓN La presente guía tiene como objetivo facilitar a los beneficiarios del Programa de impulso al sector del videojuego (C003/18-ED) instrucciones que faciliten la ejecución y justificación de las actuaciones potencialmente subvencionadas, tratando de dar respuesta a las posibles dudas que puedan surgir al aplicar las normas establecidas en las bases reguladoras y la convocatoria. Esta guía no sustituye a las bases reguladoras ni a la convocatoria y, en caso de contradicción entre esta guía y dichos documentos, siempre prevalecerá lo establecido en aquéllos. 2 ASPECTOS PRINCIPALES A TENER EN CUENTA A continuación, se enumeran los aspectos más destacables a tener en cuenta por los beneficiarios y que se desarrollarán en los subsiguientes apartados de la presente guía, de cara a la ejecución y posterior justificación de las actuaciones del proyecto subvencionable: • • • • • • • • • • • Todas las facturas que se imputen al proyecto incluirán una referencia a la convocatoria del Programa. Los elementos de difusión del videojuego subvencionado (folletos, carteles, teasers, etc.), así como el propio videojuego, han de incluir los logos de FEDER y de Red.es. El importe destinado a costes de viaje no puede superar el 10% del importe total del proyecto subvencionable y se computan de manera separada a los costes de personal, es decir, dentro de los costes de personal, no se incluirá ningún concepto que aluda a los costes de viaje. Los impuestos indirectos (IVA) no son subvencionables. Se podrá subcontratar un máximo del 60% del importe del proyecto subvencionable, debiéndose prestar especial atención a las normas establecidas en materia de subcontrataciones. El proyecto subvencionable (videojuego y acciones de comercialización e internacionalización) no podrá sufrir modificaciones esenciales con respecto a lo especificado en la propuesta de videojuego adjuntada en la solicitud. Se consideran costes de personal tanto los del personal con nómina como los de los socios que trabajen en la entidad beneficiaria (con nómina o con factura), así como los de los autónomos económicamente dependientes. El plazo de ejecución abarca desde el 25 de abril de 2018 hasta el 5 de octubre de 2020. El plazo de justificación abarca desde el 6 de abril de 2019 hasta 5 de enero de 2021. Las justificaciones de gastos han de realizarse siempre a través de la sede electrónica (https://sede.red.gob.es/) La justificación se debe realizar utilizando las plantillas establecidas, entre ellas la de memoria técnica (C00318ED_MEMTEC) y la de memoria económica (C00318_ED_MEMECO). 3 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED 3 3.1 DIFUSIÓN Y PUBLICIDAD DEL PROGRAMA Obligaciones del Fondo Europeo de Desarrollo Regional. La Comisión Europea solicita a los beneficiarios de ayudas europeas la realización de acciones de información y publicidad mediante las que informen acerca de que la iniciativa desarrollada ha contado con apoyo de la Unión. En el Reglamento (UE) nº 1303/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo de 17 de diciembre de 2013 en el anexo XII, epígrafe 2, sub-epígrafe 2.2., apartado segundo, y en el Reglamento (UE) nº 821 de 2014 de la Comisión Europea de 28 de julio de 2014 capítulo II, se detallan las características técnicas de las medidas de información y publicidad de la operación, de cara al público, destacando: Todas las medidas de información y publicidad destinadas a los beneficiarios potenciales y al público en general incluirán los elementos siguientes: a) El emblema de la Unión Europea, de conformidad con las normas gráficas establecidas, así como la referencia a la Unión Europea. b) La referencia al Fondo en cuestión. En el caso del FEDER: “Fondo Europeo de Desarrollo Regional”. c) El lema: “Una manera de hacer Europa”. 3.2 Logos Además, tal y como se indica en las bases reguladoras de las ayudas que nos ocupan, junto al logo FEDER deberá incorporarse el logo de Red.es y la frase “Subvencionado por Red.es y FEDER”. Los logos de FEDER y de Red.es se deberán incluir siempre en cualquier material al que se le vaya a dar difusión, ya sea una imagen, infografía, nota de prensa, folleto, emailing, etc. [Nota]: el logo FEDER deberá ser siempre un 30% más grande que el resto de los logos y deberá colocarse al final. Se entregará a los beneficiarios un manual de aplicación de ambos logotipos. 3.3 Notas de prensa Tanto en notas de prensa como en redes sociales no se podrá decir que Red.es ha elegido a (nombre empresa) como proveedor del Programa o afirmaciones similares. La fórmula correcta será: “(nombre empresa), como beneficiaria de la convocatoria de ayudas del Programa de impulso del sector de videojuegos de Red.es”. Se debe mencionar siempre el FEDER y el Programa operativo al que pertenece. La fórmula correcta será: “estas ayudas están cofinanciadas con el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) del Programa Operativo Plurirregional de España (POPE) 2014-2020”. 4 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED 3.4 Redes Sociales Acerca de este particular, se indican algunas recomendaciones y recursos: • • 4 Siempre que se haga referencia a Red.es en Twitter, incluir la cuenta de Red.es: @redpuntoes. Enlazar las bases de la convocatoria en algún post: https://perfilcontratante.red.es/perfilcontratante/busqueda/DetalleLicitacionesDefault.actio n?idLicitacion=7225&visualizar=0 GASTOS SUBVENCIONABLES 4.1 Tipos de gastos subvencionables y método de cálculo En el punto 3 de la base quinta de las bases reguladoras se enumeran y especifican los gastos subvencionables. 4.1.1 Costes de personal Las bases especifican lo siguiente: “3.1. Costes de personal Se permite imputar como gasto subvencionable los costes laborales dinerarios del personal propio que el beneficiario adscriba de forma indubitada para la realización del proyecto subvencionable, con las limitaciones establecidas la presente base. Se entiende como coste laboral dinerario la base imponible a efectos de IRPF del trabajador (exceptuando cualquier concepto indemnizatorio) y la cuota patronal satisfecha a la Seguridad Social por ese empleado a cargo de la empresa. No entran dentro de este concepto los pagos en especie. Por cada trabajador, serán subvencionables las horas efectivamente trabajadas y directamente vinculadas a la realización del proyecto subvencionable. Para el cálculo del coste hora de cada trabajador, se admitirán gastos de trabajadores con contrato laboral con el beneficiario que cobren por nómina, así como gastos de los socios que trabajen en la entidad beneficiaria. Para dicho cálculo, se tendrá en cuenta el producto del coste-hora, por el tiempo en horas dedicado directamente al proyecto subvencionable. La fórmula del cálculo del coste-hora, para cada empleado personal laboral participante en el proyecto subvencionable, será la que se expresa a continuación: Coste-hora = [X+Y]/H X= Sumatorio de las bases imponibles a efectos de IRPF (exceptuando cualquier concepto indemnizatorio) del trabajador durante los meses en que se imputen horas al proyecto. Y= Cuota patronal satisfecha a la Seguridad Social por ese empleado en los meses en los que se imputen gastos de personal, calculada atendiendo a la base de cotización (expresada y obtenida a partir de los datos contenidos en los modelos RLC y RNT) multiplicada por el coeficiente final resultante de la aportación del 5 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED beneficiario a la Seguridad Social por ese empleado. Se descontarán las bonificaciones y deducciones que sean de aplicación en cada caso. H = Horas correspondientes a los meses en los que se imputen gastos de personal del empleado. Para su cálculo se aplicará una jornada laboral de 1.740 horas anuales a razón de 145 horas mensuales, siendo éste el máximo de horas imputables al proyecto del mes. El coste-hora máximo subvencionable es de 40 euros. En el caso de costes superiores a 40 euros/hora se minorarán hasta los 40 euros.” Se consideran costes de personal tanto los del personal con nómina como los de los socios que trabajen en la entidad beneficiaria y los autónomos económicamente dependientes. • • Para el caso de los socios, se considerará subvencionable el coste que estos repercutan mediante facturas o nóminas a la entidad beneficiaria en concepto de trabajos desarrollados para el proyecto subvencionable. Para el caso de los autónomos económicamente dependientes, se considerará subvencionable el coste que estos repercutan mediante facturas a la entidad beneficiaria en concepto de trabajos desarrollados para el proyecto subvencionable. Si la entidad beneficiaria es un empresario individual, las horas dedicadas al proyecto subvencionable por el propio empresario no serán subvencionables en cuanto que no se trata de gastos efectivamente pagados, como se estipula en el reglamento que regula el Programa Operativo FEDER. En este caso, solo será subvencionable la cuota de autónomo correctamente justificada, en la proporción de dedicación al proyecto. Los costes de los viajes, indemnizaciones o dietas no tienen naturaleza de gastos de personal sin perjuicio de que puedan ser subvencionables en el apartado de costes de viajes y deberán ser sustraídos del importe de la base imponible si estuvieran incluidos. Asimismo, se detraerán de la base imponible todos aquellos conceptos de carácter extraordinario que no tengan relación directa con el proyecto subvencionable. Si el concepto extraordinario está directamente relacionado con el proyecto subvencionable, la entidad beneficiaria deberá acreditar dicha vinculación. 4.1.2 Costes de viajes Las bases especifican lo siguiente: “3.2. Costes de viajes Los costes de viajes serán aquellas cantidades en las que incurra la empresa beneficiaria cuando su personal tenga que desplazarse fuera del municipio donde se encuentra su centro de trabajo. El tiempo de estancia será el mínimo imprescindible para la ejecución del proyecto. Los costes de viaje deben estar claramente vinculados al proyecto subvencionable y ser esenciales para la correcta ejecución de las actividades del proyecto. 6 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED Los costes de viaje deben correr a cargo de la empresa beneficiaria. En caso de pago directo por parte de un miembro del personal de la empresa beneficiaria, éste debe estar respaldado por una justificación del reembolso por parte de la empresa. El importe destinado a costes de viaje no puede superar el 10% del importe total del proyecto subvencionable. En caso de superarse, se minorará la ayuda por concepto de costes de viaje hasta reducirla al máximo establecido. Los costes de viajes vinculados a la ejecución del proyecto incluyen los gastos de transporte y alojamiento. a) Transporte: Será subvencionable el gasto de transporte únicamente desde un término municipal a otro. La reserva de billetes se realizará de conformidad con las siguientes reglas: o o Billetes de avión, tren o autobús: clase turista. Alquiler de coches: clase C. No será subvencionable el gasto de transporte que no cumpla con las reglas mencionadas en el párrafo anterior. No será subvencionable el coste de peaje de las autopistas, ni el coste por uso del vehículo propio ni del trabajador ni de la empresa beneficiaria, ni el transporte dentro de un mismo término municipal (taxis, metro, autobús urbano, parking, etc.) b) Alojamiento: Será subvencionable el importe del gasto de alojamiento cuando se haya pernoctado fuera del municipio donde se encuentra el centro de trabajo. Será subvencionable un importe máximo de hasta 100€/día. Los costes de viaje de expertos y proveedores de servicios externos no deben incluirse dentro de esta línea presupuestaria, deben incluirse en la línea de costes de servicios prestados por personal externo.“ Serán subvencionables los costes de viajes, hasta un máximo del 10% del total del proyecto subvencionable. A partir de este porcentaje, el coste correrá a cargo del beneficiario. Los costes de transporte que no cumplan las especificaciones indicadas no serán subvencionados, ni parcial ni totalmente. Si un beneficiario decide hacer un gasto superior al subvencionable, red.es podrá admitir el gasto hasta la limitación que marcan las bases en costes de viajes, siempre y cuando se presente, además de la factura y justificante de pago, el precio del billete en clase turista o el precio de alquiler de vehículo hasta la clase C. En cuanto a los costes de alojamiento, existe una limitación adicional, dado que se subvencionará un máximo de 100€/día por persona. La cantidad que exceda este importe también correrá a cargo del beneficiario. Para acreditar que el gasto corresponde a varias personas, será necesario que en la factura se contemplen los nombres y apellidos de las personas y que éstas estén imputadas al proyecto. 7 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED Los gastos de viajes deben presentarse en justificación una vez que se haya efectuado el viaje correspondiente, aunque la compra se realice con antelación. 4.1.3 Costes de servicios prestados por personal externo Las bases especifican lo siguiente: “3.3. Costes de servicios prestados por personal externo Serán subvencionables los costes de servicios prestados por personal externo siempre que dichos costes puedan identificarse claramente y estén asociados a la realización de las actuaciones subvencionables descritas en la base TERCERA: a) Actuaciones de desarrollo del videojuego. b) Actuaciones para la comercialización del videojuego. c) Actuaciones de internacionalización. Los costes de servicios prestados por personal externo podrán comprender los siguientes servicios y conocimientos profesionales prestados por una persona jurídica pública o privada, o por una persona física, al beneficiario: o o o o o o o o o o o o Estudios. Servicios específicos asociados al desarrollo del videojuego. Servicios tecnológicos asociados al videojuego: servicios cloud, suscripciones, herramientas, etc. Servicios de testeo, métricas, análisis de datos, etc. Servicios asociados a la comercialización e internacionalización del videojuego. Costes asociados a la protección y explotación de derechos de propiedad intelectual y a la negociación con distribuidores. Servicios asociados a la captación de financiación para el videojuego subvencionable. Traducciones. Promoción, comunicación, publicidad y/o patrocinio, asociados al videojuego subvencionable. Gastos asociados a la participación en ferias y eventos de terceros. Otros servicios y conocimientos especializados necesarios para las actuaciones subvencionables. Gastos de auditoría necesarios para la justificación de la ayuda, de acuerdo con lo establecido en la base NOVENA, hasta un importe máximo de ayuda por beneficiario igual al 5% del presupuesto subvencionable aprobado.” Los costes de servicios prestados por personal externo serán subvencionados en la medida en que se justifique su vinculación al proyecto y siempre que exista documentación justificativa de los mismos. En caso de costes de servicios prestados por personal externo no exclusivos del proyecto subvencionable (costes repercutibles a varios proyectos), se subvencionará el coste de forma proporcional al proyecto subvencionable, siempre que el reparto esté debidamente justificado. 4.2 Condiciones para la subcontratación De acuerdo con lo establecido en el artículo 29.1 de la Ley General de Subvenciones, se entiende que un beneficiario subcontrata cuando concierta con terceros la ejecución total o parcial de la actividad 8 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED que constituye el objeto de la subvención. Queda fuera de este concepto la contratación de aquellos gastos en que tenga que incurrir el beneficiario para la realización por sí mismo de la actividad subvencionada. En este sentido, el apartado 2 de la base séptima permite subcontratar hasta un porcentaje que no exceda del 60% del importe del proyecto subvencionable. Se distinguen estos gastos de los costes de servicios prestados por personal externo. En este sentido, no se consideraría subcontratación, a modo de ejemplo, el contratar una empresa que imprima materiales promocionales. Por el contrario, sí se considerará subcontratación, la contratación a un estudio de videojuegos del desarrollo de alguna parte del videojuego subvencionado. El artículo 29 de la Ley General de Subvenciones establece las normas que deben seguir los beneficiarios en la subcontratación de los trabajos objeto de ayuda. Red.es verificará el cumplimiento de esta norma por los beneficiarios que imputen gastos de subcontratación: “Artículo 29. Subcontratación de las actividades subvencionadas por los beneficiarios. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. A los efectos de esta ley, se entiende que un beneficiario subcontrata cuando concierta con terceros la ejecución total o parcial de la actividad que constituye el objeto de la subvención. Queda fuera de este concepto la contratación de aquellos gastos en que tenga que incurrir el beneficiario para la realización por sí mismo de la actividad subvencionada. El beneficiario únicamente podrá subcontratar, total o parcialmente, la actividad cuando la normativa reguladora de la subvención así lo prevea. La actividad subvencionada que el beneficiario subcontrate con terceros no excederá del porcentaje que se fije en las bases reguladoras de la subvención. En el supuesto de que tal previsión no figure, el beneficiario podrá subcontratar hasta un porcentaje que no exceda del 50 por ciento del importe de la actividad subvencionada. En ningún caso podrán subcontratarse actividades que, aumentando el coste de la actividad subvencionada, no aporten valor añadido al contenido de la misma. Cuando la actividad concertada con terceros exceda del 20 por ciento del importe de la subvención y dicho importe sea superior a 60.000 euros, la subcontratación estará sometida al cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Que el contrato se celebre por escrito. b) Que la celebración del mismo se autorice previamente por la entidad concedente de la subvención en la forma que se determine en las bases reguladoras. No podrá fraccionarse un contrato con el objeto de disminuir la cuantía del mismo y eludir el cumplimiento de los requisitos exigidos en el apartado anterior. Los contratistas quedarán obligados sólo ante el beneficiario, que asumirá la total responsabilidad de la ejecución de la actividad subvencionada frente a la Administración. A efectos de lo previsto en el apartado anterior, los beneficiarios serán responsables de que en la ejecución de la actividad subvencionada concertada con terceros se respeten los límites que se establezcan en la normativa reguladora de la subvención en cuanto a la naturaleza y cuantía de gastos subvencionables, y los contratistas estarán sujetos al deber de colaboración previsto en el artículo 46 de esta ley para permitir la adecuada verificación del cumplimiento de dichos límites. En ningún caso podrá concertarse por el beneficiario la ejecución total o parcial de las actividades subvencionadas con: a) Personas o entidades incursas en alguna de las prohibiciones del artículo 13 de esta ley. 9 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED b) Personas o entidades que hayan percibido otras subvenciones para la realización de la actividad objeto de contratación. c) Intermediarios o asesores en los que los pagos se definan como un porcentaje de coste total de la operación, a menos que dicho pago esté justificado con referencia al valor de mercado del trabajo realizado o los servicios prestados. d) Personas o entidades vinculadas con el beneficiario, salvo que concurran las siguientes circunstancias: ▪ Que la contratación se realice de acuerdo con las condiciones normales de mercado. ▪ Que se obtenga la previa autorización del órgano concedente en los términos que se fijen en las bases reguladoras. e) Personas o entidades solicitantes de ayuda o subvención en la misma convocatoria y programa, que no hayan obtenido subvención por no reunir los requisitos o no alcanzar la valoración suficiente.” Para que Red.es pueda verificar el cumplimiento de los requisitos de los subcontratistas, el beneficiario deberá presentar, a través de una comunicación electrónica en su expediente en la sede electrónica de Red.es, una relación de los proveedores que tiene intención de contratar o ha contratado y a los que pretende subcontratar o ha subcontratado para la ejecución del proyecto, distinguiendo claramente la modalidad de imputación de gasto de cada uno (contratación/subcontratación). Red.es pondrá a disposición de los beneficiarios, en el perfil del contratante, un modelo para presentar esta relación. En este sentido, cabe destacar las siguientes obligaciones del artículo 29 de la Ley General de Subvenciones: 1. Subcontrataciones superiores a 60.000€: cuando la actividad subcontratada exceda del 20% del importe de la subvención y dicho importe sea superior a 60.000 euros, la subcontratación estará sometida al cumplimiento de los siguientes requisitos: que el contrato se celebre por escrito y que la celebración del mismo se autorice previamente por la entidad concedente de la subvención. Esta obligación implica que los beneficiarios no podrán firmar dichos contratos hasta que tengan la autorización expresa de Red.es, la cual deberán solicitar mediante comunicación electrónica, a través de su expediente en la sede electrónica de Red.es. Deberá presentarse junto con la solicitud de autorización, la propuesta del servicio objeto de valoración por parte de red.es. 2. Subcontratación de entidades vinculadas: no podrá concertarse por el beneficiario la ejecución total o parcial de las actividades subvencionadas con personas o entidades vinculadas con el beneficiario, tal como se establece en la base séptima de la Base séptima, apartado 5 de las bases reguladoras del Programa. 3. Prohibición de contratar entidades incursas en las prohibiciones del artículo 13.2 de la Ley General de Subvenciones: “No se podrá subcontratar a entidades que se encuentren en alguna de estas situaciones: 10 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Haber sido condenadas mediante sentencia firme a la pena de pérdida de la posibilidad de obtener subvenciones o ayudas públicas o por delitos de prevaricación, cohecho, malversación de caudales públicos, tráfico de influencias, fraudes y exacciones ilegales o delitos urbanísticos. Haber solicitado la declaración de concurso voluntario, haber sido declarados insolventes en cualquier procedimiento, hallarse declarados en concurso, salvo que en éste haya adquirido la eficacia un convenio, estar sujetos a intervención judicial o haber sido inhabilitados conforme a la Ley 22/2003, de 9 de julio, Concursal, sin que haya concluido el período de inhabilitación fijado en la sentencia de calificación del concurso. Haber dado lugar, por causa de la que hubiesen sido declarados culpables, a la resolución firme de cualquier contrato celebrado con la Administración. Estar incursa la persona física, los administradores de las sociedades mercantiles o aquellos que ostenten la representación legal de otras personas jurídicas, en alguno de los supuestos de la Ley 3/2015, de 30 de marzo, reguladora del ejercicio del alto cargo de la Administración General del Estado, de la Ley 53/1984, de 26 de diciembre, de incompatibilidades del Personal al Servicio de las Administraciones Públicas, o tratarse de cualquiera de los cargos electivos regulados en la Ley Orgánica 5/1985, de 19 de junio, del Régimen Electoral General, en los términos establecidos en la misma o en la normativa autonómica que regule estas materias. No hallarse al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias o frente a la Seguridad Social impuestas por las disposiciones vigentes, en la forma que se determine reglamentariamente. Tener la residencia fiscal en un país o territorio calificado reglamentariamente como paraíso fiscal. No hallarse al corriente de pago de obligaciones por reintegro de subvenciones en los términos que reglamentariamente se determinen. Haber sido sancionado mediante resolución firme con la pérdida de la posibilidad de obtener subvenciones conforme a esta u otras leyes que así lo establezcan. No podrán acceder a la condición de beneficiarios las agrupaciones previstas en el artículo 11.3, párrafo segundo cuando concurra alguna de las prohibiciones anteriores en cualquiera de sus miembros. Las prohibiciones de obtener subvenciones afectarán también a aquellas empresas de las que, por razón de las personas que las rigen o de otras circunstancias, pueda presumirse que son continuación o que derivan, por transformación, fusión o sucesión, de otras empresas en las que hubiesen concurrido aquéllas.” Se recomienda que el beneficiario se asegure de que la empresa a la que desea contratar o subcontratar cumple con la normativa mencionada. Concretamente, de que la empresa está al corriente de pagos con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social. Se recomienda solicitarles previamente a la contratación o subcontratación el certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social, haciendo hincapié en la necesidad de ser certificados emitidos a efectos de subvenciones y cuya fecha deberá ser anterior al inicio del servicio. Las contrataciones o subcontrataciones (a empresas o autónomos) con importe superior a 15.000€ requieren la solicitud previa de tres presupuestos, seleccionando como norma general, la propuesta económicamente más ventajosa. No se admite fraccionar la facturación de un mismo proveedor con la finalidad de no superar esta cifra. Esta regla no aplica a la facturación por parte de los socios de la empresa beneficiaria. En caso de contratar o subcontratar a una empresa no española, el beneficiario deberá comprobar que el tipo de cambio aparece en el justificante de pago de una factura con moneda diferente al euro. En caso de no aparecer, deberá presentarse un justificante del tipo de cambio aplicable en la fecha de pago. 11 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED 4.3 Gastos no subvencionables La base sexta establece los gastos no subvencionables: “No serán subvencionables los gastos que a continuación se relacionan: a) Los intereses deudores y los demás gastos financieros. b) Los gastos relacionados con las fluctuaciones de los tipos de cambio de divisas. c) Los impuestos indirectos cuando sean susceptibles de recuperación o compensación, conforme a lo establecido en el artículo 31.8. d) Intereses de demora, recargos, multas y sanciones económicas y gasto incurrido por litigios y disputas legales. e) Los incurridos en relación con ámbitos excluidos de las ayudas del FEDER conforme al artículo 3 del Reglamento (UE) n.º 1301/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo de 17 de diciembre de 2013 sobre el Fondo Europeo de Desarrollo Regional y sobre disposiciones específicas relativas al objetivo de inversión en crecimiento y empleo y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 1080/2006 (en adelante Reglamento UE n.º 1301/2013).” En ningún caso ni para ningún tipo de beneficiario de las ayudas se subvencionarán los impuestos indirectos. 5 MODIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS Conforme a lo indicado en la base decimosegunda de las bases reguladoras sobre modificación de proyectos: “1. Los proyectos subvencionables aprobados podrán ser modificados de acuerdo a las siguientes condiciones: a) Siempre que no alteren la finalidad de la ayuda concedida, las condiciones para su otorgamiento (en particular cualquier cuestión relativa a la valoración de las propuestas), o los objetivos de los mismos, y sigan cumpliendo con los requisitos exigidos en las presentes bases y en la convocatoria. b) Se tendrá que respetar el importe máximo del presupuesto total subvencionable aprobado, el umbral exigido para cada tipo de gasto en las bases y la cuantía de la ayuda concedida. En el caso de que el gasto supere los importes aprobados, el beneficiario correrá a cargo del importe excedido, considerándose gasto no subvencionable. 2. Se entenderán autorizados de forma genérica, sin precisar autorización del Órgano Instructor, las siguientes modificaciones: a) Las modificaciones en la fecha de ejecución parcial de las actuaciones, siempre que se respete la fecha máxima de ejecución definida en la convocatoria. b) Los trasvases de importe entre las tipologías de gastos subvencionables de la base QUINTA, respetando los límites máximos definidos en dicha base. c) Los trasvases de importes entre las tipologías de Actuaciones de la base TERCERA hasta un máximo del 20% del presupuesto subvencionable de cada Actuación. Los incrementos deberán ser compensados por reducciones en otras Actuaciones. Por encima de dicho porcentaje se requerirá una autorización previa expresa del Órgano Instructor.” 12 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED Cualquier modificación de los proyectos deberá cumplir con lo establecido a estos efectos, no alterando por tanto la finalidad de la ayuda concedida o los objetivos del proyecto, cumpliendo con los requisitos exigidos en las bases reguladoras y en la convocatoria, y no suponiendo una modificación de las condiciones para su otorgamiento, entendiendo en este sentido que no se varíe la posición en el orden de prelación de la lista de beneficiarios. Asimismo, se tendrá que respetar la cuantía total de la ayuda concedida y el umbral exigido para cada tipo de gasto; en el caso de que el beneficiario lo supere correrá a cargo del mismo. En la memoria técnica de cada justificación, el beneficiario deberá incluir una justificación de las modificaciones realizadas durante la ejecución del proyecto subvencionable. En el caso de modificaciones que requieran de autorización, se deberá solicitar ésta con suficiente anterioridad. En el caso de que se modifique el presupuesto subvencionable deberá respetarse el límite del 60% asociado a la subcontratación establecidos en el punto 2 de la base séptima. 6 6.1 JUSTIFICACIÓN DE LAS ACTUACIONES Plazos de ejecución y justificación La convocatoria, en su apartado noveno, establece el plazo de ejecución y justificación: “3. Plazo de ejecución. Las ayudas tendrán como plazo máximo de ejecución 18 meses desde la publicación de la resolución de concesión, siendo subvencionables las actuaciones realizadas a partir de la publicación de la convocatoria de concesión de las ayudas. 4. Plazo de justificación. El plazo de justificación comenzará a partir del día siguiente a la publicación de la resolución de concesión y permanecerá abierto tras tres meses tras el fin del plazo de ejecución.” La convocatoria se publicó el 24 de abril de 2018 y la resolución de la convocatoria se publicó el 5 de abril de 2019. Por lo tanto: 6.2 Plazo de ejecución Del 25/04/2018 al 5/10/2020 Plazo de justificación Del 6/04/2019 al 5/01/2021 Hitos de justificación El apartado 1 de la base novena establece los hitos de justificación: “La justificación se realizará a través de los siguientes hitos independientes: 1. Desarrollo de videojuego en fase alfa: el nivel que ha alcanzado el desarrollo de videojuego es una versión prototipo en el que al menos una parte del videojuego es jugable. 13 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED 2. Desarrollo de videojuego en fase beta: el nivel que ha alcanzado el desarrollo de videojuego es una versión final, que integra todas las partes del juego, siendo susceptible de ser lanzado al mercado. 3. Inicio de la comercialización: concurre alguna de las siguientes circunstancias: I. Publicación del videojuego en plataforma/s de distribución. II. Existencia de acuerdo con editores (publishers) o distribuidores. 4. Finalización de alguna de las fases de las actuaciones de comercialización establecidas por el beneficiario en su propuesta de proyecto subvencionable. Sólo se admitirá la justificación de gastos de este hito una única vez. 5. Finalización del proyecto subvencionable: finalización de las actuaciones subvencionables de desarrollo, comercialización e internacionalización o finalización del plazo de ejecución. Los beneficiarios podrán unir en una misma justificación varios de los hitos anteriores.” La presentación de varios hitos en una misma justificación será posible en tanto que no es posible justificar un hito sin haber realizado los hitos anteriores si éstos tienen sentido en su proyecto. Se podrán realizar justificaciones que incluyan más de un hito, usando como hito de referencia o actual, el más recientemente alcanzado. Es decir, si un beneficiario presenta la justificación del hito 2, significará que ha realizado el hito 1 y 2. Por lo tanto, presentará la documentación justificativa de los gastos de ambos hitos. Una vez justificado cada uno de los hitos, no se podrá aportar documentación adicional o realizarse modificaciones sobre éstos. Las siguientes justificaciones corresponderán a los hitos posteriores a los anteriormente justificados. La liquidación final de la ayuda (compensación de anticipo y pagos parciales) se realizará en el último hito justificado. 6.3 Trámite de justificación en la sede electrónica La justificación podrá realizarse únicamente a través de la sede electrónica de Red.es, siguiendo los pasos que se indican a continuación: • • • • • • • Primero. Acceder a la sede electrónica de Red.es en la dirección https://sede.red.gob.es/ Segundo. Seleccionar la opción “Mis Trámites” en el menú derecho de la pantalla y seleccionar el acceso a las solicitudes del “Programa de impulso al sector del videojuego”. Tercero. Acceder mediante certificado digital de alguno de los firmantes de la solicitud presentada. Cuarto. Acceder al menú “Mis expedientes” (que es el que se muestra por defecto). Quinto. Seleccionar el expediente sobre el que se quiere presentar la justificación. Debe seleccionar el expediente que ha resultado beneficiario. Sexto. Pulsar en la sección “Acciones”, sobre el enlace “JUSTIFICACIÓN”. Séptimo. Rellenar el formulario, adjuntar la documentación correspondiente y seguir el asistente hasta firmar la documentación y completar el envío. Si la representación del beneficiario es mancomunada, la documentación debe firmarse por todos los representantes mancomunados. 14 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED Si tiene dudas acerca de este procedimiento puede contactar con Red.es (ver punto 9 de esta guía). 7 DOCUMENTACIÓN PARA CADA JUSTIFICACIÓN Según lo indicado en el Anexo II de la convocatoria, la documentación a aportar para justificar cada hito es la siguiente: • • • • • 7.1 Memoria técnica. Memoria económica. Documentación soporte del cumplimiento del hito. Informe de auditor. Documentación soporte de los costes justificados. Memoria técnica La convocatoria especifica los requisitos de la memoria técnica: “Memoria de actuación justificativa firmada por el representante legal del beneficiario, del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, que deberá realizarse de acuerdo a la plantilla “C00318ED_MEMTEC.docs”, que se publicará en el perfil del contratante de la página web de Red.es o en la Sede electrónica, y contendrá indicación de los trabajos realizados y de los resultados obtenidos, así como la descripción del cumplimiento del hito justificado en cada caso.” Se deberá presentar una memoria técnica correspondiente a las actuaciones a justificar en cada hito de justificación. Todos los apartados de la memoria, referidos a las actuaciones a justificar en cada hito, deben estar completos y deben ser trazables con el resto de documentación. 7.2 Memoria económica La convocatoria especifica los requisitos de la memoria económica: “Se deberá elaborar siguiendo el modelo “C00318_ED_MEMECO.xlsx” referido al hito justificado, que se publicará en el perfil del contratante de la página web de Red.es o en la Sede Electrónica. Se presentará como fichero adjunto a la justificación, en formato .xlsx.” La memoria económica consistirá en un listado detallado de los costes incurridos hasta el momento de justificación, así como los cálculos necesarios para llegar al importe de gasto subvencionable. Al igual que en la memoria técnica, se deberá presentar una memoria económica correspondiente a las actuaciones a justificar en cada hito de justificación. Siempre que sea posible, las sucesivas memorias económicas irán agregando la información de las anteriores, destacando de forma clara los costes nuevos. La memoria económica del último hito de justificación incluirá, por tanto, todos los 15 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED costes previos, de forma que sea una memoria comprensiva de todo el proyecto subvencionable. No podrán incluirse como gastos subvencionables en un hito concreto de justificación, costes de hitos anteriores justificados previamente. Para ello, Red.es tras aprobar cada justificación, establecerá un modo de agregación de toda la información económica para que quede recogida en un solo documento. Toda la información de la memoria económica debe ser trazable con el resto de documentación. 7.3 Documentación soporte del cumplimiento del hito La convocatoria especifica la documentación soporte obligatoria de cada hito: “Aportación de la documentación justificativa del cumplimiento de los requisitos establecidos en cada hito: o Hito 1: Se facilitará el acceso a un vídeo del gameplay en el que pueda validarse la jugabilidad de al menos una parte del videojuego. o Hito 2: Se facilitará el acceso a una demo jugable del juego. o Hito 3: Se facilitará el acceso a la plataforma donde está publicado el videojuego o el acuerdo legal entre la empresa beneficiaria de la ayuda y el editor (Publisher). o Hito 4: Se incluirá en la memoria técnica información acerca de las acciones realizadas. o Hito 5: Se incluirá en la memoria técnica información acerca de las acciones realizadas.” Para el Hito1: en todo caso, se enviará un CD o DVD que contenga un video en formato AVI, MP4 o MOV, acompañado del modelo “C00318ED_Soporte físico” firmado por la misma persona que el resto de la documentación justificativa. Para el Hito 2, el beneficiario deberá entregar: 1. Para los videojuegos basados en plataformas PC, MAC, Linux, Consolas. Se enviará un soporte físico ejecutable y un manual de instalación y testeo, acompañado del modelo “C00318ED_Soporte físico” firmado por la misma persona que el resto de la documentación justificativa. 2. Para los videojuegos basados en móviles y tabletas. Se enviará un soporte físico con el archivo APK para los juegos con SO Android y con el archivo IPA firmado para los juegos con iOS, y un manual de instalación y testeo, acompañado del modelo “C00318ED_Soporte físico” firmado por la misma persona que el resto de la documentación justificativa. Este soporte físico deberá enviarse a la atención del departamento de Economía Digital de la Entidad Pública Red.es: A/A: Economía Digital C003/18-ED Edificio Bronce 16 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED Plaza Manuel Gómez Moreno, s/n 28020 Madrid (España) Teléfono: (+34) 91 212 76 20 Indicando el nº de expediente, Razón social de la empresa que lo envía e hito de justificación que soporta. Expediente: Razón social: Hito de justificación: 7.4 Informe de auditoría Deberá adjuntarse informe de auditoría contable y técnica emitido al beneficiario, elaborado por un auditor con inscripción vigente en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (R.O.A.C.). Para la comprobación de este requisito, el beneficiario puede comprobar la inscripción del auditor mediante el siguiente enlace, realizando una búsqueda por apellidos y nombre. http://www.icac.meh.es/Consultas/ROAC/buscador.aspx Se proporcionará a todos los beneficiarios un modelo que sirva de guía para la elaboración de dicho informe (C00318ED_Modelo_Informe Auditor). Este informe debe realizarse por cada justificación presentada, es decir, si se presenta una justificación con el hito 1, 2 y 3, solo requiere un informe de auditoría por estos tres hitos. Sin embargo, si se presenta la justificación del hito 1, después la del hito 2 y después la del hito 3, serán necesarios tres informes, uno por cada justificación. Si en las cuentas de 2018 no se ha detallado la asignación de gastos al proyecto subvencionable, la empresa beneficiaria deberá generar un documento complementario con el nivel de detalle oportuno que permita al auditor comprobar los gastos imputados reflejados en la contabilidad de dicho ejercicio. Este documento debe estar firmado por quienes aprobasen las cuentas anuales. 7.5 Documentación justificativa de costes 7.5.1 Documentación justificativa de Costes de Personal La documentación soporte de los costes de personal es la siguiente: • Nóminas de todos los trabajadores de todos los meses en que se imputen horas de trabajo al proyecto. o Si la paga extraordinaria prorrateada está incluida como concepto devengado en la nómina (caso de 12 pagas anuales), la prorrata efectuada quedará correctamente 17 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED justificada con la nómina de cada mes imputado al proyecto y su correspondiente justificante de pago. o • • • • Si la paga extra no está incluida como concepto devengado en la nómina (más de 12 pagas), se toma como importes de prorrata el concepto que figure como tal (base de cotización prorrata de pagas extras). La nómina correspondiente a la paga extraordinaria y su justificante de pago servirá de justificación de los importes que hayan sido devengados en los meses anteriores. En caso de no presentar la documentación correspondiente a las citadas pagas extra, se eliminará la prorrata de la paga extra del cálculo. Justificantes de pago de las nóminas. Los pagos pueden tener fecha fuera del plazo de ejecución, pero ha de estar dentro del plazo de justificación. Partes de horas de todos los trabajadores cuyos costes de personal se imputan al proyecto subvencionable. Estos partes de horas deberán ir firmados por los trabajadores y un representante del beneficiario. o Se tendrá que presentar un parte de horas único en el que se indiquen las horas dedicadas al proyecto por cada trabajador por cuenta ajena (gastos de personal por nómina) siguiendo el modelo establecido en la memoria económica, pestaña “Parte Horas Personal Nómina”. o Se tendrá que presentar parte de horas por cada socio y/o autónomo económicamente dependiente de la entidad beneficiaria que impute horas al proyecto, siguiendo el modelo establecido en la memoria económica, pestaña “Parte Horas Personal Factura”. o En caso de que la empresa cuente con un sistema de registro horario e imputación de horas a proyectos (time sheet), se conservarán las hojas de horarios de los trabajadores para facilitar las comprobaciones pertinentes por parte del auditor. Modelos RLC y RNT de cotización de cuotas a la Seguridad Social de todos los meses en que se imputen horas de trabajo en los que se identifique debidamente y de manera legible a cada empleado. Para verificar si la jornada es completa, parcial o reducida, se deberá adjuntar el contrato de trabajo de cada trabajador, junto al Informe de Trabajadores en situación de Alta (ITA) o, en su defecto, el informe de vida laboral de la empresa. o Debe tenerse en cuenta que el ITA es un informe en el que aparece el personal en situación de alta en la empresa. Por tanto, si durante el desarrollo del proyecto, un trabajador del cual se han imputado gastos (que tuviera jornada parcial o reducida), causa baja de la empresa, el beneficiario deberá asegurarse de solicitar el ITA antes de que cause baja definitiva (y por tanto no pueda acreditarse este requisito). Además, el beneficiario debe acreditar la jornada parcial o reducida de todos los meses imputados por el trabajador, por lo tanto, deberá presentar un ITA del último mes imputado para garantizar que la situación ha sido la misma en todo el periodo. Por ejemplo, si el 18 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED trabajador con jornada reducida imputa gastos desde el mes de mayo de 2018 hasta el mes de agosto de 2018, deberá presentar el ITA con fecha de agosto de 2018. • • • • Informe del sistema Red de la Seguridad Social en el que figuren las bonificaciones y deducciones de la cuota patronal, por cada empleado. Se deberá aportar de todo el personal propio justificado el Informe generado desde la sección “Cálculos globales del trabajador” del “Sistema Red de la Seguridad Social”, de donde se descontarán las posibles bonificaciones y deducciones que sean de aplicación y que aparezcan en el mismo.” Para justificar la jornada laboral se aplicará una jornada laboral de 1.740 horas anuales. En el caso de socios que no cuenten con nómina: o Factura emitida al beneficiario. Se admiten facturas con fecha desde el inicio del plazo de ejecución hasta el fin del plazo de justificación, referidas a servicios realizados dentro del plazo de ejecución Las facturas deben identificar claramente el número de horas a las que corresponde el importe facturado, y coste hora resultante. o Justificantes de pago asociados. Los pagos pueden tener fecha fuera del plazo de ejecución, pero ha de estar dentro del plazo de justificación. o Documentación probatoria de su condición de socio. En caso de autónomos dependientes: o Factura emitida al beneficiario. Se admiten facturas con fecha desde el inicio del plazo de ejecución hasta el fin del plazo de justificación, referidas a servicios realizados dentro del plazo de ejecución. Las facturas deben identificar claramente el número de horas a las que corresponde el importe facturado, y coste hora resultante. o Justificantes de pago asociados. Los pagos pueden tener fecha fuera del plazo de ejecución, pero ha de estar dentro del plazo de justificación. o Documentación probatoria de su condición de dependencia con el beneficiario. Contrato registrado en el SEPE y justificante del registro. Si la entidad beneficiaria es un empresario individual, las horas dedicadas al proyecto subvencionable por el propio empresario no serán subvencionables en cuanto que no se trata de gastos efectivamente pagados, como se estipula en el reglamento que regula el Programa Operativo FEDER. La documentación soporte de los costes de viajes es la siguiente: • • • Facturas emitidas por las empresas que suministren el servicio de transporte y/o alojamiento. En la factura ha de poder identificarse al beneficiario como destinatario de la factura. Se admiten facturas con fecha desde el inicio del plazo de ejecución hasta el fin del plazo de justificación. Justificantes del pago de las facturas, que deberán permitir identificar al beneficiario como pagador, al proveedor, la fecha de pago y el importe (este deberá coincidir con el gasto). Los pagos pueden tener fecha fuera del plazo de ejecución, pero ha de estar dentro del plazo de justificación. En caso de que los costes de viaje sean pagados directamente por un trabajador, se deberá adjuntar la justificación del gasto por parte del empleado, así como el justificante del reembolso que la empresa realiza al empleado. 19 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED 7.5.2 Documentación justificativa de los Costes de servicios prestados por personal externo La documentación soporte de los costes de servicios prestados por personal externo es la siguiente: • • • • Facturas emitidas por las empresas que suministren el servicio. En la factura ha de poder identificarse al beneficiario como destinatario de la factura. Se admiten facturas con fecha desde el inicio del plazo de ejecución hasta el fin del plazo de justificación (siempre que se emitan en plazo de justificación deberán referirse a servicios realizados en plazo de ejecución). Las facturas deben contener identificación de la convocatoria de ayudas a la que se imputa el gasto (Programa de Impulso al Sector del Videojuego C-003/18-ED) y periodo de realización del servicio. Justificantes del pago de las facturas, que deberán permitir identificar al beneficiario como pagador, al proveedor, la fecha de pago y el importe (este deberá coincidir con el gasto). Los pagos pueden tener fecha fuera del plazo de ejecución, pero ha de estar dentro del plazo de justificación. En caso de que el importe del gasto sea superior a la cuantía del contrato menor de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre de Contratos del Sector Público (15.000,00 €, IVA excluido), se deberá adjuntar: o Tres ofertas de diferentes proveedores, que deberán solicitarse previamente a la contratación del servicio. Se exime de esta obligación en caso de que en el mercado no haya suficientes proveedores o si el gasto es previo a la fecha de concesión de la ayuda. o En caso de que no se acepte la oferta más económica, se deberá adjuntar una justificación de la elección. En el caso de costes de servicios prestados por personal externo que se consideren subcontratación, deberá adjuntarse: o Autorización de los subcontratistas para que Red.es consulte de oficio el cumplimiento de los requisitos del artículo 13.2 de la Ley General de Subvenciones. Se deberá utilizar el modelo “C000318ED_SUBCONT.docx”. o En caso de que los subcontratistas denieguen expresamente el consentimiento a Red.es, deberá adjuntarse: ▪ Certificado acreditativo de estar al corriente de sus obligaciones tributarias. Debe estar expedido a nombre de la empresa o empresario autónomo solicitante (no a nombre de su representante), estar en vigor (menos de 6 meses de antigüedad) e indicar que tiene carácter positivo y ser expedido a los efectos de obtener una subvención otorgada por las Administraciones Públicas. ▪ Certificado acreditativo de estar al corriente de sus obligaciones con la Seguridad Social. Debe estar expedido a nombre de la empresa o autónomo solicitante (no a nombre de su representante), estar en vigor (menos de 6 meses de antigüedad) e indicar que no tiene pendiente de ingreso ninguna reclamación por deudas ya vencidas con la Seguridad Social, así como que se expide a los efectos de lo establecido en el apartado e) del artículo 13 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. 20 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED Normativa de facturación (a modo de consulta) https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696 https://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/_Segmentos_/Empresas_y_profesionales/Em presas/IVA/Obligaciones_de_facturacion/Obligaciones_de_facturacion.shtml Validaciones que es recomendable realizar para la correcta justificación: o o o 8 Que la fecha de la factura se comprende desde el inicio del plazo de ejecución y hasta el fin del plazo de justificación. Que los conceptos facturados se corresponden inequívocamente con los gastos del presupuesto subvencionable aprobado por Red.es. Que contenga la siguiente información desglosada: ▪ Datos identificativos de la empresa proveedora: razón social, NIF y domicilio fiscal. ▪ Datos identificativos de la entidad beneficiaria, a nombre de la cual se emite la factura: razón social, NIF y domicilio fiscal. ▪ Datos identificativos de la factura: Número o identificación unívoca de la factura y fecha de su expedición. ▪ Descripción del servicio que permita vincular el gasto con el proyecto subvencionado. ▪ Identificación de la convocatoria de ayudas a la que se imputa el gasto. ▪ Periodo de realización del servicio facturado. Debe comprenderse dentro del periodo de ejecución. ▪ Coste de la actuación subvencionable identificando la relación de trabajos realizados, de tal forma que sea posible verificar para cada caso que se trata de gastos subvencionables. ▪ Impuestos indirectos aplicables sobre el total de la factura. ▪ Total, a pagar. NOMECLATURA DE LOS FICHEROS DE JUSTIFICACIÓN A continuación, se propone una lista de verificación de cara a presentar la documentación de justificación de la ayuda: Presentación de la Solicitud de justificación ✓ Anexar todos los documentos, siguiendo la nomenclatura establecida en esta Guía. ✓ Firmar la solicitud por todos los representantes legales necesarios. A. Justificación Técnica: ✓ Memoria Justificativa según plantilla facilitada (C00318ED_MEMTEC) B. Justificación Económica: ✓ Memoria económica según plantilla facilitada (C00318_ED_MEMECO) a. Gastos de Personal: 21 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED ✓ Modelos RLC y RNT. ✓ Informe del sistema de Red de la SS (bonificaciones/deducciones). ✓ Convenios Colectivos o ERES, en su caso, para justificar jornada laboral. Por cada trabajador que imputa horas: ✓Nóminas de los empleados que imputan gastos de personal (más nómina de pagas extras si no están prorrateadas mes a mes). ✓Justificante de pago de las nóminas de los empleados que imputan gastos de personal (y de las pagas extra en su caso). ✓Parte de horas de los empleados que imputan gastos de personal firmados por cada trabajador y por el Representante Legal. ✓Contrato de trabajo ✓Alta Trabajador Jornada Parcial / Reducida (ITA) o vida laboral de la empresa. ✓Facturas y justificantes de pago de gastos de socios y autónomos económicamente dependientes y documentación acreditativa de su condición. b. Gastos de viajes: ✓ Presupuestos Previos a la contratación para gastos superiores a 15.000 €. ✓ Facturas de los gastos. ✓ Justificante de pago de las Facturas con información trazable. c. Gastos de Subcontratación/contratación ✓ Presupuestos Previos a la contratación para gastos superiores a 15.000 €. ✓ Facturas de los trabajos realizados. ✓ Justificante de pago de las Facturas con información trazable. Para nombrar los ficheros, se seguirán las siguientes pautas: • • Número Expediente: se indicarán sólo los 5 últimos dígitos del nº de expediente (así el expediente 2018/C003/00018451 se identificará como 18451). Todos los documentos se aportarán en formato PDF, salvo la memoria económica que se presentará en Excel. 22 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED Documento Justificación técnica Memoria Justificativa (Modelo C00318ED_MEMTEC) Justificación económica Memoria económica (Modelo C00318_ED_MEMECO) Informe de auditoría Informe de auditor R.O.A.C. (Modelo INF_AUDITORIA) Documentación Gastos de Personal Nóminas Justificantes Pago Nóminas Nóminas Paga Extra (Si aplica) Justificantes Pago Nóminas Paga Extra (Si aplica) Modelo RLC Modelo RNT Contrato de trabajo Alta Trabajador Jornada Parcial/Reducida (ITA) Vida laboral de la empresa Informe del sistema de Red de la SS (bonificaciones/deducciones) Facturas de socios Justificante Pago Factura socio Facturas de autónomos dependientes Justificante Pago Factura autónomos dependientes Cuota de autónomos Pago cuota de autónomos Parte de horas por personal imputado Parte de horas de socios Parte de horas de autónomos dependientes Documentación acreditativa de la condición de socio Documentación acreditativa de la condición de autónomo dependiente Documentación costes de viajes Facturas de los costes Justificante de pago del coste del viaje 3 presupuestos (si importe >15.000€) Documentación servicios prestados por personal externo Estructura Ejemplo NumeroExpediente_C00318ED_MEMTEC 18451_C00318ED_MEMTEC.PDF NumeroExpediente_C00318_ED_MEMECO 18451_ C00318_ED_MEMECO.xlsx NumeroExpediente_INF AUDITORIA 18451_INF AUDITORIA.PDF NumeroExpediente_NOM_NombreApellido (trabajador)_Mes(mm)_Año(aaaa) NumeroExpediente_PAGO_NOM_NombreApellido (trabajador) Mes(mm)_Año(aaaa) NumeroExpediente_NOM_EXT_ NombreApellido (trabajador) Mes(mm)_Año(aaaa) NumeroExpediente_PAGO_NOM_EXT_ NombreApellido (trabajador) Mes(mm)_Año(aaaa) NumeroExpediente_RLC_Mes(mm)_Año(aaaa) NumeroExpediente_RNT_Mes(mm)_Año(aaaa) NumeroExpediente_Contrato_NombreApellido (trabajador) NumeroExpediente_ITA_NombreApellido (trabajador) NumeroExpediente_VIDA LABORAL (de la empresa) 18451_NOM_AnaRomero_05_2018.PDF 18451_PAGO_NOM_AnaRomero_05_2018.PDF 18451_NOM_EXT_AnaRomero_07_2018.PDF 18451_PAGO_NOM_EXT_ AnaRomero_07_2018.PDF 18451_RLC_05_2018.PDF 18451_RNT_05_2018.PDF 18451_Contrato_AnaRomero.PDF 18451_ITA_AnaRomero.PDF 18451_VIDA LABORAL.PDF NumeroExpediente_SLD_NombreApellido (trabajador)_Mes(mm)_Año(aaaa) 18451_SLD_AnaRomero_05_2018.PDF NumeroExpediente_FACT SOCIO_NombreApellido (Socio)_NumeroFactura NumeroExpediente_FACT SOCIO_NombreApellido (Socio)_NumeroFactura NumeroExpediente_FACT_AUT DEP_NombreApellido (autónomo)_NumeroFactura NumeroExpediente_PAGO_FACT_AUT DEP_NombreApellido (autónomo)_NumeroFactura NumeroExpediente_COUTA AUT_NombreApellido (Autónomo) NumeroExpediente_PAGO COUTA AUT_NombreApellido (Autónomo) NumeroExpediente_PARTE_HORAS_personal NumeroExpediente_PARTE_HORAS SOCIO_NombreApellido (Socio) NumeroExpediente_PARTE_HORAS AUT DEP_NombreApellido (autónomo) NumeroExpediente_ACRED SOCIO_NombreApellido (Socio) 18451_FACT_SOCIO_AndresGil_N100.PDF 18451_PAGO_FACT_SOCIO_AndresGil_N100.PDF 18451_FACT_AUT DEP_PedroDiaz_A12.PDF 18451_PAGO_ FACT_AUT DEP_PedroDiaz_A12.PDF 18451_COUTA AUT_MiguelRuiz.PDF 18451_PAGO COUTA AUT_MiguelRuiz.PDF 18451_PARTE_HORAS_personal.PDF 18451_PARTE_HORAS_SOCIO_AndresGill.PDF 18451_PARTE_HORAS_AUT DEP_PedroDiaz.PDF 18451_ACRED_SOCIO_AndresGill.PDF NumeroExpediente_ACRED AUT DEP_NombreApellido (autónomo) 18451_ACRED_AUT DEP_PedroDiaz.PDF NumeroExpediente_FACT VIAJE_NIFProveedor_NumeroFactura NumeroExpediente_PAGO_FACT VIAJE_nombre del gasto (transporte o alojamiento) NumeroExpediente_PTOS_VIAJE 18451_FACT VIAJE_ B00000001_F15.PDF 18451_PAGO_FACT VIAJE_transporte.PDF 18451_PTOS_VIAJE.PDF 23 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED Documento Estructura Ejemplo Factura Subcontratación Servicios Tecnológicos Justificante Pago Factura subcontratación 3 presupuestos (si importe >15.000€) Autorización consultas de oficio a subcontratados (Modelo C00318ED_SUBCONT.docx) Subcontratado: Certificado de estar al corriente de pagos con la AEAT Subcontratado: Certificado de estar al corriente de pagos con la SS NumeroExpediente_FACT_NIFProveedor_NumeroFactura NumeroExpediente_PAGO_FACT_ NIFProveedor_NumeroFactura NumeroExpediente_PTOS_servicios externos 18451_FACT_ B00000000_A13.PDF 18451_PAGO_FACT_B00000000_A13.PDF 18451_PTOS_servicios externos.PDF NumeroExpediente_C00318ED_SUBCONT_NIFProveedor 18451_C00318ED_SUBCONT_B00000000.PDF NumeroExpediente_AEAT_NIFProveedor 18451_AEAT_B00000000.PDF NumeroExpediente_SS_NIFProveedor 18451_SS_B00000000.PDF Relación de proveedores (C00318ED_RELAC_PROVEED) NumeroExpediente_C00318ED_RELAC_PROVEED 18451_C00318ED_RELAC_PROVEED 24 GUIA PARA LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA PROGRAMA DE IMPULSO AL SECTOR DEL VIDEOJUEGO C003/18-ED 9 TELÉFONOS Y DIRECCIONES DE CONSULTA. Si tiene dudas acerca de cualquier punto de la ejecución y justificación y no queda resuelto en esta guía, puede contactar con Red.es en: • Para más información sobre la ejecución o justificación de su proyecto, el teléfono de contacto a disposición de los beneficiarios es el 901 900 333 y el correo electrónico [email protected] • Para información sobre la sede electrónica de Red.es, el teléfono de contacto a disposición de los beneficiarios es el 901 904 060 y el correo electrónico [email protected] 25
