Unidad 10 • PROGRAMA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA TRABAJOS PRELIMINARES PROGRAMA DE PRELIMINARES AUDITORIA ADMINISTRATIVA TRABAJOS Antes de entrar definitivamente a la realización plena de la Auditoría Administrativa, es necesario que el auditor responsable del trabajo total tenga una e varias entrevistas previas con el cliente, a fin de dejar sentadas las condiciones básicas de trabajo. Para esas entrevistas, el auditor debe formular previamente una lista de los puntos a definir y tratar, con el objeto de que cubra todos aquellos aspectos que le habrán de servir como base para programar su auditoría. En cada entrevista, el auditor debe revisar los puntos tratados y asegurarse de que quedaron totalmente aclarados y si, como consecuencia de la propia entrevista, no surgieron dudas o problemas nuevos que requieran una entrevista posterior. La finalidad de esas entrevistas previas es obtener información suficiente para formular el programa de Auditoría Administrativa adecuado al área por revisar. La información requerida se refiere principalmente a lo siguiente: 1.- El propósito de la Auditoría Administrativa. 2.- Las condiciones y limitaciones del trabajo. 3.- La estimación del tiempo que tomará la Auditoría. 4.- Las facilidades que va a proporcionar el cliente. 5.- La coordinación del trabajo que se pueda realizar con el personal de la propia empresa. 6.- Todos aquellos puntos que por su naturaleza ameriten ser definidos antes de iniciar la Auditoría. Con el objeto de evitar futuras dificultades y problemas, es conveniente que el Auditor y el cliente, una vez que se hayan puesto de acuerdo sobre las bases y condiciones del trabajo a realizar y los honorarios que se cobrarán, lo confirmen por medio de una carta convenio. En caso de conformidad, se le pide al cliente que responda manifestando estar de acuerdo o de vuelva un tanto del convenio debidamente firmado autorizando el inicio de la Auditoría Administrativa. PROGRAMA. Para el desarrollo de la Auditoría Administrativa, al igual que para la Auditoría Contable, se requiere la formulación previa de un programa de trabajo que determine el curso especifico de acción que se habrá de seguir. El programa viene a ser un plan detallado que señala los diferentes pasos por seguir, el número y calidad del personal que se asignará al trabajo, los medios que se utilizarán y los lineamientos generales a que habrá de sujetarse la revisión Administrativa. La finalidad del programa es guiar al Auditor en su trabajo, ya que le proporciona un ordenamiento adecuado y un medio que le da la seguridad sobre el cumplimiento de los puntos contenidos en su plan, para salvaguardarlo de que no se omitirá ningún punto de la revisión. Como es lógico suponer, un programa de Auditoría Administrativa, debe estar diseñado específicamente para cada empresa, de acuerdo a las condiciones particulares del negocio y al alcance de la propia Auditoría y, principalmente, del objeto de la misma. Esto mismo hace que la programación de una Auditoría Administrativa no pueda ni deba hacerse en abstracto, ya que como cada trabajo tiene características y peculiaridades propias, los procedimientos generales de este tipo de Auditoría se adaptan a las , condiciones que prevalecen en cada situación particular. Para cada trabajo específico, existen condiciones particulares que son las que modifican la forma como se realice la revisión administrativa. Las principales condiciones son: 1.- El objetivo principal de la Auditoría Administrativa. 2.- Los objetivos particulares de cada etapa de trabajo. 3.- Las limitaciones a que esté sujeta la Auditoría. 4.- Las características particulares de la empresa. Se ha insistido sobre la necesidad del programa de Auditoría Administrativa. Empero, esto no significa que sea absolutamente necesario que todo el trabajo se programe en todos sus detalles antes de emprender cualquier fase del mismo. El Auditor siempre debe tener una visión general del trabajo a desarrollar, de tal forma que cuente con un medio que le sirva de guía para llevar a cabo la revisión con la máxima eficiencia. Un programa de Auditoría Administrativa no debe ser rígido e infranqueable, sino lo suficientemente flexible para hacer frente a circunstancias no previstas o a elementos no conocidos que exijan hacer variaciones o ampliaciones a los programas de trabajo establecidos inicialmente. Así pues, el primer paso para la formulación del programa de Auditoría Administrativa es conocer y definir su objeto en razón de la empresa en la cual se va a desarrollar. El Auditor Administrativo debe tener un claro entendimiento del problema que se pretende resolver: ¿Se quiere hacer una evaluación Administrativa de toda la empresa para conocer la actuación de quienes la dirigen? ¿Se desea sólo la evaluación de un departamento o división en especial? ¿Se quiere una reestructuración que se adapte a la filosofía de una nueva dirección? ¿Se quiere conocer el potencial futuro de la empresa? ¿Se quiere conocer la eficiencia de los sistemas y procedimientos actuales? Sólo hasta conocer el objetivo de la Auditoría Administrativa se podrá desarrollar el programa adecuado que sea la guía que marque el trabajo a realizar. El Auditor en la formulación de su programa de Auditoría debe contestar claramente a las preguntas siguientes: ¿Cuál es el propósito de la Auditoría? ¿Por qué? ¿Qué es lo que se propone hacer? ¿Cómo se hará? ¿Qué personal se necesitará? ¿En qué tiempo se logrará? Es muy conveniente que el Auditor en jefe y sus colaboradores revisen detenidamente el programa de trabajo que se piensa realizar con el objeto de mejorarlo y unificar criterios entre los miembros del grupo que realizaron la revisión administrativa. CONTENIDO DEL PROGRAMA Bajo el entendido de que no podemos diseñar un programa rígido que pueda aplicarse a todo tipo de empresas y circunstancias, sí podemos enunciar los principales puntos que debe contener un buen programa, y son los siguientes: 1.- Datos generales de la empresa. 2.- Objeto de la Auditoría Administrativa. 3.- Areas específicas que serán objeto de revisión. 4.- Tiempo estimado para la realización del trabajo. 5.- Descripción de la información que debe obtenerse. 6.- Relación de las fuentes de donde se obtendrá la información. 7.- Personal necesario y características técnicas de cada uno de sus miembros. 8.- Trabajos específicos que cada persona realizará y tiempo que consumirá. 9.- Facilidades materiales y técnicas de que se podrá disponer. 10.- Con quién o quiénes deberán discutirse los problemas que requieran inmediata atención. 11.- A quién o quiénes se les deben proporcionar informes de los resultados de la Auditoría Administrativa. 12.- Secuencia lógica, cronológica y funcional que deberá seguir la revisión. 13.- Contexto general que guiará la revisión en su aspecto técnico. Indudablemente todos los puntos anteriores son importantes en un programa de Auditoría; empero, en el aspecto de la revisión meramente Administrativa que representa el meollo de la propia Auditoría, es el punto último -contexto general que guiará la revisión en su aspecto técnico- el que nos dará la pauta para hacer la evaluación de toda situación Administrativa. Es ése el punto que deberá desarrollarse ampliamente, basado principalmente en las fases del proceso Administrativo -planeación, organización, dirección y control- conforme lo hemos tratado en capítulos anteriores, ya que los elementos de cada función Administrativa nos darán un ordenamiento para realizar metódicamente nuestra Auditoría de la Administración. CONTENIDO DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA TRABAJOS PRELIMINARES CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES INFORMATION GENERAL DE LA EMPRESA Entrevistas Pláticas telefónicas Correspondencia Lista de puntos a definir Propósito de la Auditoría Tipo de Auditoría Honorarios Tiempo de la Auditoría Condiciones y limitaciones Facilidades Características Jurídicas Características de Operación Características de Organización Funcionarios principales Funciones principales Diagramas de organización Manuales de organización Reglamentos FUENTES DE INFORMACIÓN Formas de papelería Archivos Lugares de trabajo Personal que se entrevistará Otros registros Externa PERSONAL QUE SE EMPLEARA FACILIDADES QUE PROPORCIONARA LA EMPRESA Funciones Departamentos Secciones Puestos SECUENCIA DE LA AUDITORIA FORMULACION DÉ CUESTIONARIOS ENTREVISTAS TÉCNICAS Auxiliares Analistas Supervisores Especialistas Otros Personal Local Instrumentos Equipo Discusión de problemas De aspectos administrativos De aspectos técnicos Departamentales Seccionales Otros Director general Gerentes Supervisores Obreros Empleados Tipos de Diagramas Técnicas matemáticas Técnicas de IngenieríaIndustria l Otras INFORMÉ DÉ AUDITORIA PLAN DÉ REORGANIZACIÓN Consejo de administración Director general Gerentes Supervisores Otros Diagramas Manual de organización Equipo Personal Fecha de iniciación Tiempo CUADRO 9-1
