informe resumen del

Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
INFORME DE LOS RESULTADOS DEL TALLER DE EVALUACIÓN DE LA PLANEACIÓN 2006-2011.
La Facultad de Ciencias Económicas participó del taller respondiendo a las tres preguntas
planteadas por el facilitador Feliz Matiz diseñando los tres diagramas de afinidad que se describen
a continuación:
1. ¿Qué hicimos bien?
Dado que la pregunta estaba asociada a los procesos que se hicieron bien en la planeación, se
definieron tres categorías: Planeación Institucional, Políticas y Recursos.
El proceso de Planeación Institucional fue muy participativo y estructurado. Nos refería focos
importantes como el tema de la calidad y el Emprendimiento. Se relacionaron algunos resultados
como: el incremento de la oferta académica de posgrados, apuesta por la acreditación de los
programas y la acreditación institucional, reformas curriculares, consolidación de los grupos de
investigación, entre otros. El equipo observó que detrás de estos resultados se encuentran las
Políticas que la Universidad creó para apoyar el proceso de planeación. En términos de procesos,
la institucionalidad para soportar la planeación se dio y hubo correspondencia para el logro de
estos resultados relacionados con las funciones sustantivas docencia, investigación y extensión.
Detrás de todo esto está el tema de la efectividad, es decir, pudimos haber tenido tener buenos
resultados, pero no necesariamente estamos diciendo que fuimos efectivos, pero en términos de
futuros procesos de planeación, el tema de las políticas institucionales cobra una importancia
relevante.
La última categoría está asociada al tema de los Recursos. En términos de procesos, el grupo
considera que la Universidad apropió realmente los recursos. La institución fue consistente con
esa apuesta que implicaba el despliegue estratégico de los diferentes proyectos institucionales y
que se han materializado en todo el tema de extensión, mejoramiento de la infraestructura para
extensión, expansión de la planta física, creación de salones y ayudas audiovisuales, creación de
nuevos laboratorios, recursos para la autoevaluación de los programas, entre otros.
Enero 11/ 2010
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
DIAGRAMA DE AFINIDAD 1: ¿QUÉ HICIMOS BIEN?
PLANEACIÓN
POLÍTICAS
Fue un proceso
participativo
Docencia
Se consideró el entorno
regional
Aumentó la oferta
académica en posgrados
Se Incluyeron todos los
factores
Mejoró el proceso de
selección de los
estudiantes de pregrado y
posgrado
Se formularon Ejes
Estratégicos
Mejoró el nivel de
formación de los
profesores planta
RECURSOS
Investigación
Extensión
Creación de nuevos
grupos de investigación y
consolidación de los
existentes
Desarrollo de programas
de Educación continua
pertinentes
Categorización de los
Grupos de Investigación
en Colciencias
Diversificación de los
ingresos vía Educación
Continua
Apropiación presupuestal
para los proyectos
Asignación de recursos
para la creación de nuevos
laboratorios
Expansión de la planta
física
Creación de mas salones y
ayudas audiovisuales
Presencia del
emprendimiento en el
currículo
Recursos para la Autoevaluación de los
programas
Se definieron proyectos
Acreditación y AutoEvaluación de programas
Se priorizaron los
proyectos
Se difundió el plan
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Diseño de nuevos
programas de pregrado
(Finanzas)
Ampliación de las jornadas
de Administración
(nocturna) y Contaduría
Pública (diurna)
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2. ¿En que nos equivocamos?
El grupo definió dos categorías en este diagrama de afinidad: Despliegue de la planeación y
Gestión.
En cuanto al despliegue de la planeación el grupo definió los siguientes subtemas: foco, estrategia,
comunicación y seguimiento.
Con respecto al foco de la planeación, se percibe una baja cultura de gestión de proyectos. Se ve la
necesidad de articular la planeación institucional con la planeación Académica. No se
establecieron diferenciadores de la institución ni se focalizó en lo prioritario.
En cuanto a la estrategia de planeación, se reconoce que faltó una definición sobre lo realmente
estratégico ya que el proceso fue atomizado por demasiados proyectos. Falto además incluir una
estrategia para fortalecer la Identidad Javeriana. Por último falto definir metas anuales para toda
la planeación.
Algo que dificultó el proceso fueron los bajos niveles de comunicación entre las diferentes
dependencias. Esto último está muy relacionado con la falta de seguimiento a la ejecución de la
planeación: no se pidieron suficientes informe de avance (periódicos), no hubo retroalimentación
y el proceso careció de un enfoque sistémico.
Con respecto a la Gestión, el grupo observó que el proyecto Prisma afecto de manera significativa
el área administrativa. Este proyecto es muy importante para la Universidad y traerá grandes
beneficios, pero su demora en la ejecución está perjudicando los procesos de la universidad.
Falta coherencia entre la organización de los programas de pregrado y los programas de posgrado,
falta mayor planeación y administración de estos programas.
Con relación al área académica, específicamente con relación a los profesores, el grupo considera
que los indicadores de la productividad de profesores tiempo completo deben tener en cuenta
otros factores. En algunos casos no se tiene en cuenta las cargas administrativas. Falta foco en la
estrategia de productividad de profesores planta. Se sugiere que además de medir la
productividad en términos de hora-clase, se midan también en función del número de cursos
(hora-curso).
Con respecto a los estudiantes se debe trabajar más en el tema de sistemas de financiación para
sus matriculas. La Universidad tiene buenos recursos de liquidez que en nuestro criterio, deben
mejorarse y optimizarse. Se puede pensar en apalancar programas de financiación a estudiantes
que necesitan recursos. Se pueden establecer sistemas de financiación de matriculas. La
Universidad puede financiar las matriculas con un esquema de crédito bien estructurado, puede
vender la cartera y recuperar la liquidez y estaría por un lado, prestando el servicio de financiación
Enero 11/ 2010
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a los estudiantes y por otro lado estaría colocando los recursos a una tasa superior a la que lo hace
actualmente.
Uno de los puntos más preocupantes es el bajo nivel académico de los estudiantes que ingresan a
los programas de pregrado.
Se debe mejorar los indicadores de deserción a través de la consejería Académica y el
direccionamiento.
Por último, falta fortalecer más la relación con los egresados pues éstos retroalimentan la
universidad.
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DESPLIEGUE DE LA
PLANEACIÓN
Estrategia
DIAGRAMA DE AFINIDAD 2: ¿QUÉ HICIMOS MAL?
GESTIÓN
Comunicación
Seguimiento
Bajos niveles de
comunicación
No se pidieron
informes de avance
periodicos
Administrativa
académica
Foco
Baja cultura de
gestión de proyectos
No alineación de la
estructura
organizacional con la
planeación
No se articuló el trabajo
de la Planeación
Institucional con la
Planeación Académica
No se establecieron
los diferenciadores
de la PUJ
Faltó definición de lo
verdaderamente
estratégico
Faltó estrategia que
fortaleciera la Identidad
Javeriana
Seguimiento
deficiente
No se articuló el
presupuesto necesario
con las metas de la
planeación
Definir que entiende
la PUJ por
responsabilidad social
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Procesos diseñados y
ajustados a calendario
y necesidades de
pregrado, no
posgrados.
Proceso atomizado por
demasiados proyectos
No se establecieron
metas anuales
No focalizamos en lo
prioritario según el
contexto.
Competenciaeconómico
Enfoque no sistémico
en la ejecución
La PUJ debe mejorar la
productividad en sus
recursos de tesorería
No se articuló el
presupuesto necesario
con las metas de la
planeación
No hay dependencias
relacionadas con
responsabilidad
ambiental
Bajo nivel de
retroalimentación de
los informes
Sistemas de
información
desactualizados y
desarticulados
Permanentemente se
solicita la misma
información desde las
dependencias
institucionales
Profesores
Estudiantes
Solo se prioriza docencia y
se le resta importancia a la
investigación y servicio
Reducción de
ingreso de
estudiantes de
pregrado
No hay claridad ni equidad
en el tiempo de dedicación
de profesores TC a
coordinación de posgrados
Falta apoyo para estudio
en Maestrías o Doctorados
a mayores de 40 años
El indicador histórico de
productividad PTC es
inequitativo. Mide # de
horas/hombre
Poca producción
intelectual y muchos
grupos de investigación
La inclusión de PRISMA
complejizó el proceso de
planeación desde lo
administrativo
Incentivos salariales
mal diseñados. No hay
variables sujetos a
resultados
Falta organización clara y
equitativa con carga
laboral de administración
de posgrados
Proporción número de
estudiantes por profesor
TC
Reducción
calidad
estudiante. Icfes
de ingreso
Proceso de
selección en
pregrado sujeto a
la necesidad de
ingresos
Alto nivel de
deserción
Mala
comunicación
con egresados
Se habla de
calidad
académica sin
criterios de
exigencia
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3. ¿Cómo queremos que sea el proceso para definir el Plan 2011-2016?
Se propone realizar un cambio en el proceso de formulación de la planeación con respecto al
periodo anterior. Se propone realizar una planeación por unidades y dependencias. Un primer
paso para lograrlo es la definición de la intención estratégica de la Universidad a nivel corporativo,
es decir la definición de las grandes líneas estratégicas.
Una vez se definan dos o tres objetivos estratégicos, se procede a realizar el proceso de
planeación en cada facultad y dependencia. Esto tiene sentido porque cada facultad es un
negocio. Cada facultad tiene sus propios competidores, publico objetivo, segmentos de mercado,
servicios, etc.
Se debe iniciar un análisis de capacidades. Primero identificando los grupos de interés y los
servicios y productos a ofrecer. Identificar las necesidades que se satisfacen con dichos productos
y servicios. Que atributos son los que más aprecian esos grupos de interés. Se debe valorar los
recursos y capacidades que se tienen para poder cumplir con esos atributos.
Ese análisis le permite a las facultades identificar las brechas. Paralelo a este trabajo de realizar un
análisis DOFA, se realiza un análisis del entorno pertinente para determinar si efectivamente
podemos cumplir o no con lo que nos están demandando dichos grupos de interés.
Una vez tengamos ese análisis de entorno pertinente, pasamos a definir objetivos (Qué hacer?)
que nos permitirán cerrar las brechas identificadas. Para cada objetivo se definen las estrategias
(Cómo hacerlo?). Luego pasamos a definir nuestro plan identificando indicadores, metas, objetivos
y proyectos, cronograma, responsables, recursos, etc.
Una vez se realice la definición de cada plan, se realizaría la consolidación institucional que
permitiría dar cuenta de aquellos aspectos transversales: temas como apoyo a la formación de
docentes en maestría y doctorado, formación de docentes en segunda lengua, etc. Esos temas
deben estar a nivel corporativo.
Por último está la implementación del sistema de evaluación de la planeación que implica realizar
un continua seguimiento, monitoreo y evaluación del proceso. Cabe la posibilidad de que cada
unidad académica y administrativa pueda tener un plan de desarrollo sobre el cual se pueda medir
la gestión.
En todo este proceso de planeación hay elementos transversales que el grupo identificó: creación
de una dependencia encargada para que planee, coordine, realice y administre el seguimiento de
la planeación; comunicación; definir momentos organizacionales para participación de todos y el
uso de tecnología y herramientas que agilicen el proceso de planeación, ejecución y seguimiento
de la planeación.
Enero 11/ 2010
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Cómo queremos que sea el proceso de planeación 2012-2017?
DEFINICIÓN DE LA
INTENCIÓN
CORPORATIVA
Elegir equipo
idoneo
ANÁLISIS DE
CAPACIDADES
QUÉ HACER?
Definición de
objetivos para cierre
de brechas
Análisis de causalidad de
resultados del proceso
anterior
CÓMO
HACERLO?
DEFINICIÓN DE
NUESTRO PLAN
Diseñar un plan de
acción para cada
objetivo estratégico
institucional
Definir
indicadores
IMPLEMENTACIÓN
DE NUESTRO
SISTEMA DE
EVALUACIÓN
Seguimiento,
monitoreo y
evaluación
Definir
Metas
Definir 2 o 3
objetivos
estratégicos
Identificar actores
clave para el desarrollo
de esos objetivos
Identificar atributos que
valoran los grupos de
interés
Definir estratégias
Definir
Acciones
Articular a las
facultades y las
demás
dependencias
Identificar
Brechas
Definir las estrategias a
nivel corporativo
Definir
proyectos
Un plan por unidad
académica, alienado
con el institucional
Identificar los elementos
diferenciadores a trabajar o
desarrollar
Definir
cronograma de
actividades
Establecerr recursos
humanos, financieros,
técnicos
Crear una dependencia
encargada de
planeación que
coordine, administre,
informe y haga
seguimiento
Enero 11/ 2010
Definir momentos
organizacionales para
participación de todos
Definir
responsables
Uso de tecnología y
herramientas que agilicen
el proceso de planeación,
ejecución y seguimiento
Comunicación