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I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE PARAMETROS
MODULO DE CUENTAS POR PAGAR
SISTEMA FINANCIERO INTEGRADO – S.F.I
Bogotá, Noviembre de 2004
I.T. Consultores Ltda.
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CONTENIDO
1 INTRODUCCION. ........................................................................................................................... 3
2 PARAMETROS DEL MODULO DE CUENTAS POR PAGAR ................................................ 4
2.1
CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR .......................................................................................... 5
2.2
PARÁMETROS DE TIPOS ACTAS PARA CONTRATOS .................................................................. 6
2.3
TIPOS DE MOVIMIENTO .............................................................................................................. 7
2.4
CONCEPTOS DE LIQUIDACIÓN DE CUENTAS ........................................................................... 10
2.5
FÓRMULAS DE LIQUIDACIÓN DE CUENTAS ............................................................................. 13
2.6
PORCENTAJES DE RETENCIÓN ICA ......................................................................................... 15
2.7
CONCEPTOS DIAN ................................................................................................................... 17
2.8
CAUSALES DE DEVOLUCIÓN ..................................................................................................... 18
Manual de Parámetros Módulo de Cuentas por Pagar
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3
INTRODUCCION.
El presente manual contiene una completa y detallada documentación de toda la estructura
de parametrización del sistema financiero, en el cual, módulo a módulo, y parámetro a
parámetro se describe la función del mismo, su influencia sobre la operación del sistema y
los valores que puede tomar en cualquier momento. Por lo tanto este manual se convierte en
una herramienta indispensable para los usuarios administradores del sistema en su función
de ajustar la operación del mismo a través de la modificación de parámetros.
Adicionalmente el manual incluye un anexo en el cual se presenta en forma impresa la
situación de la estructura de parametrización del sistema en el momento de finalización del
proyecto, información que sirve de guía y control para posteriores aclaraciones obre la
funcionalidad integral del SISTEMA.
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4
PARAMETROS DEL MODULO DE CUENTAS POR PAGAR
El presente capítulo describe la parametrización definida en el capítulo de soporte del
Módulo de Cuentas por Pagar, parametrización que permite la adecuada liquidación de todas
las cuentas por pagar que maneja el sistema, la generación de las ordenes de pago
respectivas y su causación contable, así como el movimiento presupuestal propio de este
tipo de transacción.
Las pantallas que presenta el sistema para el inicio de este proceso son las siguientes:
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2.1
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Control de Cuentas por Pagar
En esta pantalla se parametriza la información requerida por este módulo de cada una de las
empresas que van a operar en el sistema. Indicando parámetros tan importantes como: la
fecha control de registro contable y el número de decimales a utilizar en cada liquidación,
para la generación de sus respectivas retenciones.
Los campos que forman esta pantalla son:
 Cód.Emp.
Código que identifica la empresa a la cual se le definirán los
parámetros del módulo; para accesar este código marque sobre (list) u
oprima la tecla F9, que traerá todas las empresas creadas, en la forma
Contabilidad/Soporte/Empresas/Crear Empresas, y seleccione con
ENTER la empresa que va a relacionar.

El sistema muestra el nombre de la empresa asociado al código
anterior

Descripción
Dcm
Cantidad de decimales a utilizar en la liquidación de ordenes de pago.
Se pueden definir de 0, 1 o 2 decimales.
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
Caus
Comprobante Genérico que se usará por defecto al generar una
causación contable. Oprima la tecla F9, y traiga los Comprobantes
Genéricos definidos previamente en el módulo de Contabilidad
(Soporte/Comprobantes/Definir Comprobantes), y seleccione el
comprobante oprimiendo la tecla ENTER.

MyD
Parámetro donde se determina si la causación en cuentas por pagar se
realizará de forma (D)efinitiva ó (T)emporal. Esta causación temporal
se utiliza cuando se desea ver reflejados en el comprobante de
causación los descuentos tributarios, pero que afecten contablemente
las cuentas temporales, para que solo, en el momento de generar el
egreso, sea cuando se lleve a la cuenta contable definitiva
correspondiente.

C.D.
Se le indica al sistema donde debe reflejar contablemente los
descuentos tributarios, para lo cual se manejan las siguientes
opciones: - (C) si los descuentos se causan en el módulo de cuentas
por pagar, o sea en el momento de realizar la orden de pago ó - (T) si
los descuentos tributarios se deben causar en el módulo de Tesorería,
o sea en el momento de realizar el egreso.

N.A.
Campo para indicar el manejo de un número alterno. Este número
alterno es un número informativo o de control. Valida con las letras S
(sí) ó N (no) dependiendo de si lo va a usar o no.

Pago
Código del Comprobante Genérico que se usará por defecto al generar
un egreso desde el módulo de tesorería. Presione la tecla F9, y traiga
de la forma Soporte/Comprobantes/Definir Comprobantes, el código del
tipo de comprobantes utilizado generalmente para realizar los egresos.
 Vigen
Campo para validar la vigencia en que se están generando las órdenes
de pago. En este campo se digita el año de la presente vigencia.

Campo para diligenciar manualmente la fecha en que se desea que se
registre contablemente el comprobante contable que genera la orden
de pago. El registro de esta fecha debe cumplir con la especificación:
día-mes-año.

2.2
Fecha Contab
Reg
Campo para validar si en el momento de la liquidación se produce
efecto adicional por retención de IVA a los terceros que pertenecen al
régimen simplificado. Se parametriza con las letras S si es (si) ó N
para (no).
Parámetros de Tipos Actas para Contratos
Esta tabla de parámetros permite clasificar las posibles actas a utilizar en la liquidación de
una cuenta y así poder tener un mejor control sobre las adiciones, anticipos, actas parciales,
reajustes, mayor valor de obra etc.
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Los campos que forman parte de esta pantalla son:



2.3
Código
Descripción
Num.
Campo para el código numérico que identifica el acta que se quiera
crear para manejo de información en cuentas por pagar.
Nombre dado al acta creada
Campo para especificar si se desea o no controlar la numeración de
las actas. Valida con las letras S(si) ó N(no).
Tipos de Movimiento
En esta opción se parametrizan todos los movimientos necesarios en el módulo de cuentas
por pagar, que garanticen la efectividad en las transacciones realizadas. Para que esto se
cumpla se deben relacionar ciertas validaciones, que veremos a continuación.
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Los campos que componen esta forma son:

Código
Campo para identificar con un código numérico el movimiento ó
transacción creado en cuentas por pagar para el registro de la
información en este módulo.

Descripción
Nombre que identifica el tipo de transacción ó movimiento creado en el
campo anterior. Esta descripción debe ser muy específica y familiar
para el usuario.

Titulo Formato En la actual versión esta casilla no tiene ninguna aplicación, se deja el
espacio en blanco.

Con
Indicador de que el tipo de movimiento es utilizado o no en el módulo
de contratos. Este campo trae los contratos registrados para cada
tercero.

Pasivo
Determina en este campo si el tipo de movimiento ó transacción que se
esta parametrizando registrará un pasivo al nivel contable. En caso
afirmativo se parametriza una (P), y sin pasivo una (S), cuando el
movimiento creado no se desea ver reflejado en contabilidad; ó es un
movimiento de anulación de orden de Pago se parametriza una (A).

Amrt
Este campo se llena teniendo en cuenta el anterior parámetro. Si el
anterior registro fue movimiento con (P)asivo, en este campo se le
indica si es un (A)nticipo o que (S)amortize el pasivo. Si se le indicó en
el campo anterior las otras dos opciones: (S) Sin pasivo ó (A)
Anulación, este campo debe tener la letra (N), es decir que no realice
ningún efecto adicional.
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
Autoriza
Este parámetro se refiere a si el movimiento como tal en el momento
de ser utilizado en algún documento requiere o no pasar por el proceso
de autorizaciones para ser pagado en tesorería. Este campo es
obligatorio para los tipos de movimientos que registren el pasivo.
Puede tomar los valores S(si) ó N(no).

Ppto
En este campo se indica la obligatoriedad o no de la generación de un
documento presupuestal en el momento de la liquidación de la cuenta
en este módulo. Los registros realizados en la orden de pago en el
módulo de cuentas por pagar y tesorería se verán reflejados en el
documento presupuestal. Puede tomar los valores S(si) ó N(no).

Pag
Todos los movimientos tendrán el efecto de pago en la tesorería, a
excepción del movimiento creado como Anulación. Puede tomar los
valores S(si) ó N(no).

Ag
Campo para validar la agrupación de todas las adiciones que se
realicen a un mismo documento presupuestal, esto con el fin de
generar una sola orden de pago. Puede tomar los valores S(si) ó
N(no).

Doc
Campo que valida la obligatoriedad del documento presupuestal, este
campo será obligatorio para todos los tipos de movimientos que tienen
efecto presupuestal. Puede tomar los valores S(si) ó N(no).

Ben
Campo que permite o no el cambio del beneficiario en la orden de pago
que se genere. En los tipos de movimiento creados para liquidar un
Anticipo, es obligatorio asignarle a este parámetro que No permita
cambiarle el beneficiario. Puede tomar los valores S(si) ó N(no).

Radi
Este parámetro determina si la factura que se va a liquidar necesita Si
o No el proceso de radicación de cuentas. Esta radicación se utiliza
como medio de control para determinar cuales facturas se han recibido
primero y realizar en ese orden la respectiva liquidación. Puede tomar
los valores S(si) ó N(no).
 Fact
Parámetro con el cual se habilita una pantalla donde se deben
relacionar el número, fecha y valor de las factura. Puede tomar los
valores S(si) ó N(no).
 E.Alm
Parámetro que indica si se debe o no generar un comprobante
contable que registre la entrada al almacén de los elementos
relacionados en la factura que se va a procesar. Este campo solo se
activa para las empresas donde se maneje el sistema de inventarios y
compras SINCO. Puede tomar los valores S(si) ó N(no).
 Tesor
Este parámetro aplica solamente cuando en la empresa que se esta
operando existe más de una tesorería, y se requiere que desde el
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módulo de cuentas se defina la tesorería por la cual se va a girar la
orden de pago. Puede tomar los valores S(si) ó N(no)
2.4
Conceptos de Liquidación de Cuentas
Esta pantalla permite parametrizar todos y cada uno de los diferentes descuentos tributarios
y no tributarios, que de acuerdo a las necesidades de la empresa se deben implementar
para ser tenidos en cuenta en el momento de la liquidación de la orden de pago,
relacionando aquí el porcentaje de descuento y las cuentas mayores a las cuales se debe
generar el movimiento contable de acuerdo al gasto, costo o activo causado.
En esta pantalla de parametrización se centra la relación que debe existir entre los
conceptos de retención o descuentos y los códigos de cuentas en los que debe hacerse el
registro contable de los mismos, al igual que los códigos de cuenta, que operan en el registro
de otras partidas contables, asociadas a la orden de pago o causación del pasivo. Los
campos que utiliza son los siguientes:

Estructura Contable
Campo en el cual se relaciona la estructura contable creada
para cada empresa. Presione la tecla F9, y traiga de la forma
Soporte/Empresas/Estructuras (creada en el módulo de
Contabilidad), el código que identifica la estructura del plan
general de cuentas contables.
A continuación la forma despliega la siguiente información:
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
Código
Campo en el cual se define mediante un código alfanumérico de tres
letras, (XXX), el concepto de retención o de descuento que se desea
implementar. Este código debe guardar relación en sus letras con el
concepto que se esta definiendo. Se deberán parametrizar tantos
códigos como conceptos se vayan a utilizar en la liquidación de las
cuentas.

Descrip.
Descripción del concepto de retención o de descuento asociado al
código anteriormente creado. Esta descripción debe ser específica y
familiar para el usuario.

Porcent.
Parámetro para definir el porcentaje de retención en la fuente (si aplica)
que se le debe asociar al tipo de retención o de descuento definido. Si
no aplica ningún porcentaje el campo se puede dejar nulo. Campo
numérico.

Porc.RS.
Parámetro para definir el porcentaje de retención en la fuente que se
aplicará a los terceros que pertenecen al régimen simplificado para el
tipo especifico de concepto que se está parametrizando.

Val.Min.
Parámetro para definir las bases o valores mínimos (en los casos que
aplique), a que deben ser sometidos los conceptos de retención o
descuento para el cálculo de la retención en la fuente. Campo
numérico.

Mayor
Parámetro para definir el código de la cuenta contable traído de la
forma Soporte/Cuentas/Mayores del módulo de Contabilidad, en la que
se debe registrar la retención en la fuente cuando opere dicho
descuento. Se debe
presionar la tecla F9 y traer la cuenta
correspondiente.

Auxiliar
Parámetro que define el auxiliar correspondiente a la cuenta mayor de
retención. En el caso de las cuentas de retención en la fuente el
auxiliar que se le asocia siempre es el de la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales. Se debe presionar la tecla F9, y traer de la forma
Soporte/Cuentas/Auxiliares (creada en el módulo de Contabilidad), el
número de secuencial que corresponda al auxiliar a relacionar.

Pasivo
Campo para validar el código de la cuenta contable, traído de la forma,
Soporte/Cuentas/Mayores (creada en el módulo de Contabilidad), en la
que se debe realizar el registro contable, de la causación del pasivo, es
decir, la cuenta por pagar, producto de la adquisición del bien o
servicio.

DIAN
Este parámetro define el código del concepto que identifica el tipo de
retención que se aplicará al concepto de descuento que se está
parametrizando. Se debe presionar la tecla F9, y traer de la forma
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Soporte/Conceptos según la DIAN (creados en el módulo de Cuentas
por Pagar), el código que identifica el descuento.

Tp
Este parámetro define el tipo de descuento que se va a realizar y
puede tomar los siguientes valores:
B
=
Base
D
=
Descuento no tributario
P
=
Pagos o Reintegros.
C
=
Comisión
R
=
Régimen
V
=
IVA

Fc
Este parámetro define la forma como el sistema va a realizar el
descuento que se esta definiendo. Las formas pueden ser:
A
=
Automático
M
=
Manual
La forma automática, se debe aplicar siempre que el tipo de descuento
sea tipo Base. La forma R(Reintegro a presupuesto por descuentos),
no es utilizada en la actual versión.

Cl
Este parámetro permite asignar a cada concepto de liquidación de
cuentas la CLASE de concepto correspondiente. Esta clase de
concepto puede ser:

IVA (IV)

Retención en la fuente (RF)

Retención de IVA (RV)

ICA (IK)

Otros (OT) cuando no corresponde a ninguna de las anteriores.
Este campo es muy importante ya que dependiendo de esta
clasificación junto con la asignada en el campo DIAN, permite el
registro correcto de los impuestos en el Reporte de Tributarios.

Gasto
Parámetro para definir el código de la cuenta contable traído de la
forma Soporte/Cuentas/Mayores (creada en el módulo de contabilidad),
en la que se debe realizar el registro contable del gasto causado por la
adquisición del bien o servicio, que involucra cada concepto de
liquidación creado.

Inversión
Parámetro para definir el código de la cuenta contable traído de la
forma Soporte/Cuentas/Mayores (creada en el módulo de Contabilidad)
en la que se debe realizar el registro contable del activo causado por la
adquisición del bien o servicio, que involucra cada concepto de
liquidación creado.

Costo
Parámetro para definir el código de la cuenta contable traído de la
forma Soporte/Cuentas/Mayores (creada en el módulo de Contabilidad)
en la que se debe realizar el registro contable del costo causado por la
adquisición del bien o servicio, que involucra cada concepto de
liquidación creado.
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Los auxiliares existentes para cada concepto de Gasto, Costo e
Inversión se complementarán solo en el caso de que el bien o servicio
adquirido que relacione el concepto de liquidación corresponda
siempre al mismo proveedor, de lo contrario se debe dejar nulo. Los
campos a diligenciar son los siguientes:

Temporal

Gasto Con.Esp. Campo para validar el código de la cuenta contable traído de la forma
Soporte/Cuentas/Mayores (creada en el módulo de Contabilidad), en la
que se debe realizar el registro contable, del gasto por contribución
especial que se generará en el momento del egreso.

Costo Con.Esp. Campo para validar el código de la cuenta contable traído de la forma
Soporte/Cuentas/Mayores (creada en el módulo de Contabilidad), en la
que se debe realizar el registro contable del costo por contribución
especial que se generará en el momento del egreso.

Dep. Con.Esp. Campo para validar el código de la cuenta contable, traído de la forma,
Soporte/Cuentas/Mayores (creada en el módulo de Contabilidad), en la
que se debe realizar el registro contable de la cuenta por pagar por
contribución especial.
2.5
Este campo solo se utilizará si la empresa requiere contabilizar los
descuentos de la causación de cuentas por pagar en forma temporal.
Será obligatorio siempre que se haya definido en la forma
Soporte/Control de Cuentas por Pagar (módulo Cuentas por Pagar) la
causación temporal de los descuentos.
Fórmulas de Liquidación de Cuentas
Básicamente esta tabla tiene por objeto definir para cada uno de los regímenes tributarios
existentes todas las posibles formulas o combinaciones que garantizarán la contabilización o
no de los descuentos tributarios. Como por ejemplo para el Régimen Común (RC), se debe
definir una fórmula que liquide todos los descuentos (IVA, Rte IVA, Rte Fte e ICA), otra que
liquide todos los descuentos a excepción de la retención del ICA (IVA, Rte IVA, Rte Fte y Sin
Rte ICA), y así sucesivamente. Estas fórmulas le ayudan al usuario a realizar las
liquidaciones de una manera más ágil y eficiente.
Estas fórmulas validan de acuerdo al tipo de retención al que pertenezca el tercero. El tipo
de retención es un atributo especial del tercero, identificado con un Nit ó Cédula de
ciudadanía, atributo asignado en la forma Soporte/Cuentas/Auxiliares/Tipos de Retención en
el módulo de Contabilidad.
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La forma despliega la siguiente parametrización:

Cód.
Código numérico de identificación de la fórmula que se está definiendo;
estos códigos puede ser hasta de dos dígitos. En el orden que se
creen los códigos serán vistos por el usuario en el momento de la
liquidar la orden de pago, de acuerdo al régimen al que pertenezca el
proveedor o tercero que se este liquidando.

Descripc.
Descripción Específica de la fórmula de liquidación. Esta descripción
Debe contener todas las posibles combinaciones que puede tener un
tercero de acuerdo al régimen al que pertenece.

Trt.
Campo para validar el tipo de retención al cual se le asociarán los
descuentos, este tipo de retención lo valida de acuerdo a lo establecido
en la forma Soporte/Cuentas/Auxiliares del módulo de Contabilidad:
GA
=
Autoretenedor Gran Contribuyente.
GC
=
No Autoretenedor Gran Contribuyente.
GE
=
No Autoretenedor No Gran Contribuyente.
AN
=
Autoretenedor No Gran Contribuyente.
RC
=
Régimen Común.
RS
=
Régimen Simplificado.

Rt
Campo en el cual se indica S(si) se aplica ó N(no) retención, de
acuerdo al régimen al que pertenece el tercero, y a la fórmula de
liquidación creada.

IVA
Campo en el cual se relaciona el código del concepto de liquidación de
IVA creado en la parte superior de la pantalla como vimos
anteriormente. Este concepto debe tener asociada en el campo de
Cuenta Mayor el código de la cuenta contable en la cual se registrará
el IVA. El código en este caso será (IVD) cuya descripción es IVA
Tarifa General vigencia 2001.

Rtl
Campo en el cual se relaciona el código del concepto de liquidación DE
Rete IVA creado en la parte superior de la pantalla como vimos
anteriormente. Este concepto debe tener asociada en el campo de
Cuenta Mayor el código de la cuenta contable en la cual se registrará
la Retención del Iva. El código en este caso será (RIV) cuya
descripción es Retención del Iva.
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
Cnll
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Con este parámetro se le indica al sistema que tenga o no en cuenta el
IVA para liquidar todos los impuestos, y contabilice el valor del IVA a la
cuenta parametrizada para dicho concepto. Puede tomar los valores:
 (S)-Contabiliza y liquida IVA.
 (N)-No contabiliza y si liquida IVA, es decir tiene en cuenta el IVA
para liquidar todas las retenciones y descuentos indicados según
la fórmula seleccionada, pero no lo contabiliza a la cuenta del IVA,
sino lo asume como un mayor valor del costo o gasto.
 Nulo o Blanco-No contabiliza y no liquida IVA.

Ica
Campo en el cual se indica S(si) se aplica ó N(no) retención de ICA de
acuerdo al régimen al que pertenece el tercero, y a la fórmula de
liquidación creada.
El icono denominado ‘Clases de Conceptos’, que se encuentra en la parte inferior de esta
pantalla no aplica en la actual versión.
2.6
Porcentajes de Retención ICA
En esta tabla se parametrizan las ciudades definidas en el sistema con sus respectivos
códigos de Retención de ICA, estos códigos son los asignados por cada administración
municipal, indicándose el tipo de actividad a la que se pertenezca, siendo comercial,
industrial, de servicios o financieros.
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La forma despliega la siguiente información:

Ag.
Código de identificación numérico compuesto de tres dígitos;
generalmente es el mismo código de la actividad comercial.

Act.Cial
Código de la actividad comercial, dada por la administración municipal.

Tp
Campo en el cual se le indica a que clase pertenece el código de la
actividad comercial anteriormente creada. Puede ser:
(1) Industrial
(2) Comercial
(3) Servicios
(4) Financiera.

DIAN
Presionando la tecla F9, se trae de la forma Soporte/Conceptos Dian
(creada en el módulo de Cuenta por Pagar), el código que identifica el
concepto tributario.

Desc.
Descripción de la correspondiente actividad comercial, indicada por la
Administración municipal.

Reg.
Campo de validación en el que se indica Si se le aplica o No al tercero
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el concepto de ICA a los terceros registrados en el sistema. Este
parámetro se indica en la tabla de terceros, en contabilidad. Si se deja
en blanco el concepto aplicará para todos los terceros creados en la
tabla de auxiliares (Contabilidad/Soporte/Auxiliares).

Nj
Se define si se aplica a personas (N)Naturales, (J)Jurídicas, ó a (A)
Ambas.

Est
Presionando la tecla F9 se trae el código de la estructura del plan
contable creada en el módulo de Contabilidad, por la forma
Soporte/Empresas/Estructuras.

Mayor ReteIca Campo para validar el código de cuenta contable, traído de la forma,
Soporte/Cuentas/Mayores, (creada en el módulo de contabilidad), en el
que se debe hacer el registro contable por retención de Industria y
Comercio.

Mayor Tempor Campo para validar el código de cuenta contable, traído de la forma
Soporte/Cuentas/Mayores, (creada en el módulo de contabilidad), en el
que se debe hacer el registro contable por retención de Industria y
Comercio, cuando por control de cuentas se le hubiese parametrizado
que contabilice los descuentos tributarios en forma temporal.

Valor Mínimo
Campo para diligenciar las bases o valores mínimos a que deben ser
sometidos los conceptos de liquidación, para que se les apliquen los
cálculos de la retención del ICA.

Porcentaje
Campo para validar el porcentaje de ICA que aplica para cada
actividad comercial creada.
2.7
Conceptos DIAN
En esta forma se relacionan todos los conceptos tributarios que hacen referencia a los
descuentos que deben ser asociados en la forma Soporte/Conceptos de Liquidación de
Cuentas en el campo DIAN.
La correcta clasificación de estos conceptos permitirá el registro adecuado en los Reportes
de Descuentos Tributarios generados por el módulo de Contabilidad. La forma presenta los
siguientes campos:
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
Cod
Campo para definir el código de los conceptos según la DIAN. Tipo
Alfanumérico de 2 posiciones.

Descripción
Campo de descripción del concepto. Alfanumérico.
2.8
Causales de Devolución
En esta forma se parametrizan todas las posibles causas por las cuales se puede devolver
un bien o servicio facturado, o las posibles causas por las cuales se devolverá una factura o
se pedirá su cambio, si esta se encuentra mal liquidada.
Esta forma permite agilizar el proceso cuando se esta realizando en el sistema la devolución
de una factura ya radicada.
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La forma presenta los siguientes campos:

Cod
Campo para definir el código de los causales de devolución de los
documentos. Tipo Alfanumérico de 2 posiciones.

Descripción
Campo de descripción de la causal. Alfanumérico.
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