Importancia de la imagen y la comunicación personal en el mundo profesional

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LA IMPORTANCIA DE LA IMAGEN Y LA COMUNICACIÓN
PERSONAL EN EL MUNDO PROFESIONAL
El profesional actual debe ser un buen representante de la empresa o la
institución donde trabaja, y ello también incluye los actos públicos y sociales,
donde las habilidades expresivas son quizá más deseables que las directivas. A
los profesionales de cierto rango se les presentan cada vez más ocasiones para
tomar la palabra en público, y no todos saben hacerlo con la eficacia deseable.
Tomar la palabra ante varias personas no debería suponer ningún problema
para un ejecutivo o un alto funcionario debidamente cualificado, y, sin embargo,
este hecho causa a veces nerviosismo y hasta palpitaciones a bastantes
profesionales, que quizá se encuentran más seguros en sus despachos o
relacionados con sus colaboradores más allegados que ante un grupo de
desconocidos, por no decir ante los medios de comunicación.
Es la falta de preparación lo que causa este temor; y es que hasta hace
poco hablar en público ha sido considerado más como un don especial, unas
dotes singulares que sólo dominan unos pocos privilegiados, en lugar de una
habilidad que se aprende.
La mayoría cae en el error de pensar que hablar en público carece de
normas, estructuras o secuencia de pasos a seguir, y piensan más bien que es
algo así como una suerte de improvisación, o que depende de las circunstancias y
el carisma de la persona. Pero muchas veces ese carisma y soltura tan envidiable
que observamos en los buenos oradores (parlamentarios, abogados, líderes
sociales o empresariales) proviene precisamente de un riguroso entrenamiento en
una serie de tácticas y disciplinas que se agrupan a grandes rasgos entre la
retórica y la expresividad del cuerpo.
Ser uno mismo
El desaparecido psicólogo español Juan Antonio Vallejo-Nájera indicaba
en su libro “Aprender a hablar en público hoy”, que la principal facultad para el
novato que quiere iniciarse en el arte de hablar en público es la naturalidad, es
decir, ser uno mismo, “un poquito mejorado pero manteniendo la identidad”. Pero
es, además, bastante conveniente que la naturalidad, para que sea efectiva, vaya
acompañada del conveniente entrenamiento, porque una persona nerviosa ante
las expectativas de salir a dar un discurso, enfrentarse con éxito a una entrevista
de trabajo, de defender a su cliente ante un jurado, o de protagonizar, pongamos
por caso, una sesión de ventas ante clientes desconocidos, o simplemente
expresarse con soltura y convicción en cualquier situación, difícilmente resultará
natural, y mucho menos convincente.
Informar y convencer: dos temas distintos
Y aparte del entrenamiento práctico y teórico, cuanto más acervo cultural
ostente una persona mayores serán sus posibilidades de crear y desarrollar
argumentos brillantes y cautivadores, sea cual sea su auditorio.
Profesora: Carolina Portalier Pérez
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El gran profesor de retórica Quintiliano lo definía diciendo que “el talento y
la cultura pueden mucho sin la teoría. La teoría, nada puede, en cambio, sin el
talento”.
Una buena disertación en público ha de poner en marcha simultáneamente
varias capacidades humanas. No sólo basta con tener los argumentos apropiados,
revestidos de lógica y razones, que tengan sentido y estén bien ordenados, sino
que, además, hay que saber expresarlos con convicción, con la enunciación
conveniente y la expresión apropiada de todo el cuerpo. Así lo resumía Cicerón:
“Ser un buen orador requiere hablar con convencimiento, de manera ordenada,
con los ornatos del lenguaje y de memoria, todo ello acompañado también de una
cierta dignidad de gestos”.
De esta forma, ya podemos definir a grandes rasgos cuáles son las partes
esenciales para ser un buen orador, o si se prefiere, comunicador, palabra de más
amplia aceptación por su modernidad y sentido pragmático. En primer lugar, los
argumentos, que provienen de una buena reflexión y ordenación del pensamiento.
En segundo lugar, el uso estratégico de las distintas figuras retóricas o del habla.
Y por último, la adecuada expresión vocal y corporal o puesta en escena. Como
verá, para el novato, mantener la vigilancia sobre todos estos factores puede ser
agobiante y dar al traste con la deseada naturalidad, por eso hay que hacer el
abordaje por partes. La mejor forma de hacer las cosas es cuando las abordamos
de forma subconsciente, sin prestar atención consciente a todos los pormenores, y
esa facultad de mecanizar el proceso sólo puede lograrse a través de un ejercicio
serio y constante. Lo mejor es que cultive la brevedad. “Ser breve no significa
hablar poco tiempo, significa no introducir en el discurso frases innecesarias. El
principiante tiene pánico a no llenar el tiempo previsto. No tema, se lo van a
agradecer”, indica con humor Vallejo-Nájera.
COMUNICACIÓN VERBAL Y COMUNICACIÓN NO VERBAL
El lenguaje de las palabras, del rostro y del cuerpo n axioma muy conocido
sobre la comunicación personal dice que “No se puede no comunicar”, ya que
aunque usted no diga nada de palabra, su cuerpo permanece emitiendo un gran
caudal de información.
El lenguaje consciente que se utiliza para comunicar es el oral o verbal, es
decir, mediante la palabra. Desde la antigua Grecia, que desarrolló las técnicas de
oratoria para explicarse con mayor efectividad, estrategia y corrección para ser
ampliamente entendido e influir sobre la conciencia de los interlocutores, no han
aparecido nuevas formas de expresión oral.
La oratoria clásica indica que para comunicarse verbalmente demanera
efectiva una argumentación debe contener tres ingredientes principales:
ETHOS: Contenido veraz. Se refiere a los hechos que se quieren contar o
exponer.
PATHOS: Contar esos hechos y argumentos con expresividad y con emoción, con
ganas, con intención, para despertar el interés del interlocutor.
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LOGOS: Se refiere a la propia utilización del lenguaje, de manera hábil,
estratégica, bella y exacta para comunicar con persuasión y precisión lo que se
desea.
RELACION ENTRE EL LENGUAJE VERBAL Y NO VERBAL
Una buena comunicación se compone de las dosis adecuadas de lenguaje
verbal y no verbal. Ninguno de ellos es más importante que el otro en el marco de
la comunicación personal. Ambos se complementan y se refuerzan.
Según Albert Merhabian, el Lenguaje Oral transmite un 7% de la
información total que emite el ser humano. El Lenguaje Corporal o no Verbal
trasmite el 93% de la información.
Ello no quiere decir que el Lenguaje no Verbal sea más importante, sino
que todos los detalles que lo forman llegan a emitir mayor cantidad de información
al interlocutor que los argumentos que se dicen.
LENGUAJE VERBAL: Se transmite de manera totalmente consciente. Se refiere a
lo que dices y la manera de expresarte con el idioma que utilizas. Se compone de:
Argumentos, Razones que apoyan esos argumentos, Lógica en la que basas tus
razones, Hechos, Opiniones, Ejemplos,etc.
LENGUAJE NO VERBAL: En gran medida, se transmite de manera
subconsciente. Se refiere a las expresiones naturales o aprendidas (sociales)del
cuerpo. Está formado por:
Las expresiones del rostro. Las Posturas y Movimientos del cuerpo:
cabeza, piernas, brazos, manos, inclinación, etc. La Voz: volumen, velocidad,
tono, pronunciación, acento, etc. El Microlenguaje: los tics, los gestos sociales, la
coloración de la piel, la sudoración, la respiración, los movimientos oculares
involuntarios, las distancias que se adoptan respecto a las demás personas, etc.
La Imagen: el vestuario, el peinado, los complementos, el perfume, etc.
ALGUNAS PREMISAS PARA ABORDAR LA CORRECTA COMUNICACION
Comunicarse no es sólo decir lo que quieres decir, sino también obtener la
respuesta adecuada al ámbito donde se desarrolla tu comunicación. Por ejemplo,
el vendedor no solo ha de informar al cliente de sus productos, sino que además
ha de procurar convencerle de que se los compre. Ese es su cometido en cuanto a
la comunicación profesional.
•
•
•
Al comunicar es muy importante el estado de ánimo con el que se habla.
Un ánimo abierto, predispuesto y positivo mejora las interacciones.
La mayoría nos comunicamos bien pero escuchamos mal. Para
comunicarse hay que aprender antes a escuchar y observar con atención.
Hay que dirigirse al sentimiento de las personas, más que a la razón. Las
“razones” del corazón las entiende la mayoría de la gente. En cambio, las
opiniones y la lógica difieren para cada uno según sus propiosintereses.
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•
La imagen debe acomodarse a los intereses particulares de cada uno,
pero no debe causar equívocos o malentendidos en los demás, pues ello
supondría un impedimento para la correcta comunicación. Si el mensaje
oral va por un lado y la imagen que transmites por otro, el interlocutor
tendrá dificultad en entender el mensaje.
En Imagen Personal hay que neutralizar todo lo que perturbe el mensaje, todos
aquellos detalles que te impidan “llegar” como deseas a tus interlocutores.
La voz tiene una importancia del 38 por ciento en la transmisión del mensaje,
según los expertos. Así que las cualidades de la voz deben adaptarse a las
circunstancias, a los interlocutores y al tipo de mensaje que quieres transmitir.
PARTICULARIDADES DE LA VOZ
La voz tiene efecto sobre los demás de varias formas:
Si hablas rápido, puedes excitar el ánimo de tu interlocutor, por lo tanto
puedes captar mejor su atención. Pero si hablas demasiado rápido corres el
peligro de que no se te entienda.
Si gritas, excitas mucho más el estado de ánimo. Por regla general no debe
gritarse, a no ser un acto público que lo requiera así por su particularidad, como un
mitin político.
Si hablas lento y con calma, produces un efecto tranquilizante en los
interlocutores. Esto puede hacer que te entiendan mejor, pero si vas demasiado
lento, puede resultarles molesto o pesado.
Ha de regular y modular su voz de acuerdo con el estado de ánimo de los
demás, para sintonizar mejor con ellos. Por ejemplo, en una situación alegre,
como una celebración, tu tono de voz ha de ser acorde con ese estado de ánimo
de tu público. Por el contrario, si la intervención requiere seriedad o firmeza, la voz
debe transmitir y reforzar esas cualidades.
En comunicaciones unidireccionales, como presentaciones o discursos, el
oyente te valorará mejor si hablas un poco rápido (pero no demasiado).
Las pausas y silencios breves en lugares convenientes de la intervención
(por ejemplo, antes de decir una idea nueva o distinta) destacan los argumentos y
generan atención.
Debes acomodar el volumen de voz a las circunstancias: dependiendo de la
distancia que te separa de sus oyentes, de si tienes o no megafonía, del tamaño
de la sala, de la cantidad de interlocutores, de los posibles ruidos del ambiente o
tema de la conversación (motivar, vender, reprender, enseñar...)
No dejes bajar o caer el tono de la voz al final de las frases, es un vicio del
lenguaje muy extendido que hace que no se te escuchen los finales de frase.
Controla la vocalización. Pronuncia de forma clara todas las letras (vocales
y consonantes). No unas las palabras unas con otras al hablar.
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Entrenamiento y cuidados básicos para la Vocalización
Practica la respiración Diafragmática tanto como te sea posible.
Relaja antes de hablar los hombros, el cuello, la espalda, la mandíbula, la
frente, la boca, los ojos, la lengua, para no transmitir tensión a las palabras.
Evita en lo posible el tabaco, el café, el alcohol y las bebidas o alimentos
demasiado fríos o calientes, porque pueden irritar las cuerdas vocales.
Para practicar la vocalización y la enunciación, lee un texto en voz alta,
grábalo y escúchate a continuación para acostumbrarte a su propia modulación de
voz y para corregir los posibles defectos de dicción.
Da a las palabras el énfasis que necesiten según su contexto y su
significado.
Apoya los argumentos gesticulando de forma natural.
RESPIRACION CORRECTA PARA HABLAR
Para hablar correctamente es necesario dominar la forma de respirar.
Existen dos formas de respiración, la Diafragmática, más profunda y saludable, y
la Torácica, más superficial, y que puede incluso deteriorar a largo plazo la salud
de tus cuerdas bucales. Además, la respiración Diafragmática confiere potencia a
la voz, permite manejar distintas velocidades y entonaciones; y todo ello sin
quedarse sin aire.
Respiración Diafragmática
Se toma el aire por la nariz y se expulsa por la boca, o por la boca y la nariz
simultáneamente.
La inspiración se lleva a cabo predominantemente con movimientos del diafragma,
sin elevar los hombros.
Se ensancha sobre todo la parte inferior del tronco.
En una respiración sosegada se producen más movimientos de diafragma y
tranquiliza.
Respiración Torácica
Se toma el aire por la boca, con lo cual no se filtra ni se calienta antes de pasar a
los pulmones y puede afectar a las cuerdas bucales.
La inspiración se lleva a cabo principalmente con movimientos de los músculos
intercostales. Esto causa más tensión al hablar.
Conclusión
La Respiración Diafragmática o Abdominal mejora y potencia las cualidades
de la voz y, además, tiene efectos calmantes en el sistema nervioso.
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INTERVENCION PÚBLICA USANDO LA ORATORIA CLASICA
Desde los tiempos de la retórica clásica apenas a variado la estructura que
ha de tener un buen discurso, de una intervención pública para que llegue al
público. Pero hoy día, la oratoria y la retórica tal como se conocían en la
antigüedad, o en el siglo pasado y a principios de este sin ir más lejos, ya no se
manifiesta en la forma de grandilocuentes y largos discursos. Sin embargo, las
figuras retóricas que conforman la utilización estratégica del lenguaje se siguen
usando con la misma eficacia que entonces en el terreno profesional, político y en
los medios de comunicación social.
El discurso clásico se articula en forma de apartados, que son los siguientes:
• En las primeras palabras, ganarse la simpatía (empatizar) y la benevolencia
del auditorio. El público está más dispuesto a escuchar y dejarse influir
cuanta mayor simpatía le genera el hablante.
• Exponerle al auditorio (aunque ya lo sepa) cuál es el estado de la situación
(el motivo por el que se toma la palabra) Recalcar el tema de la intervención
nunca está de más.
• Describir cuál debería ser la situación ideal.
• Analizar las causas de por qué todavía la situación no es como se desea.
• Ofrecer argumentación (las razones) esencial.
• Resumir lo que se ha dicho.
• Exponer cuáles serán las ventajas derivadas de la argumentación ofrecida.
• Llamada a identificarse y a apoyar la argumentación.
ASERTIVIDAD
Cómo expresar las ideas y opiniones con tranquilidad, eficacia y sentido
constructivo a Asertividad se refiere a la manera de expresar de forma apropiada a
cada momento y a cada situación (y según la persona o personas implicadas) las
ideas, sentimientos, emociones y opiniones, sin manipular y sin usar ningún tipo
de coacción o violencia verbal. Manteniendo el respeto propio y el del otro. En
resumen, hacerse valer y respetar las ideas de los demás de forma equilibrada y
ecuánime.
Según las técnicas de Asertividad, las relaciones personales nos sitúan en
tres zonas de comunicación, de mayor a menor dificultad:
Zona de Confort
Relaciones personales sin riesgo. La comunicación interpersonal es fácil.
No hay compromisos ni obligaciones. Se da en conversaciones familiares, entre
amigos, colegas, multitud de situaciones informales...
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Zona de Progreso
Relaciones con cierto riesgo. Se plantea el esquema “yo gano-tú pierdes” o
“yo pierdo-tú ganas”. La comunicación requiere cierto esfuerzo para llegar a
acuerdos. Cuanto más valioso es lo que está en juego (lo que podemos ganar o lo
que podemos perder con motivo de esa conversación) más tensión se genera. Se
da en situaciones de transacciones tipo venta, negociaciones, peticiones de
ascenso o subida de sueldo, solicitud de empleo, galanteo...
Zona de Pánico
La relación interpersonal está colapsada por el miedo a perder y a ser
derrotado en los planteamientos y deseos. La comunicación es muy difícil. Tiene
lugar el esquema “yo pierdo-tú ganas”. Se produce resentimiento, rechazo,
negativa, desacuerdo, discusión... Se llega a confundir el sentido y la intención
inicial de la conversación. Se produce un gran desgaste de energía. La persona
que permanece mucho tiempo en este estado se vuelve pasiva, desmotivada, crea
complejos y le baja la autoestima.
PROCEDIMIENTO DE APLICACION
Ampliar paulatinamente las relaciones personales de la Zona de Confort,
para ir adquiriendo práctica y soltura, en ambientes sin riesgo, en diversas
interacciones personales.
Desde ahí, ir aumentando el círculo de interacciones asumiendo relaciones
que requieran un cierto compromiso.
Para ello hay que exponer con claridad y convicción los deseos, ideas,
opiniones, peticiones y sentimientos, pero:
• Sin pretender manipular o hacerle al otro chantaje emocional.
• Sin coaccionar o imponer por la fuerza.
• Sin rendirse o huir ante las primeras dificultades.
Cómo realizar peticiones
Cuando pidas algo, no lo hagas “a cambio” de otra cosa (es decir, no aceptes (ni
realices) chantajes morales o emocionales). No te justifiques ni te humilles ante el
otro. Pero tampoco le coacciones o le hagas chantaje emocional.
• Considera que mereces lo que pides.
• Mantén siempre la calma y el autocontrol.
• Exprésate con claridad, sin rodeos.
• Si recibes una negativa, di que comprendes las razones del otro. Si lo crees
necesario y conveniente, vuelve a intentarlo en los mismos términos.
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Ante un interlocutor hostil
No ser reactivo, es decir, no acalorarse ni “entrar al trapo” en las
conversaciones alteradas. Permanecer sereno. No aceptes entrar en el juego de
las conversaciones negativas o malintencionadas. No contraargumentes ni lleves
la contraria. Las conversaciones malintencionadas no buscan llegar a acuerdos
mutuos, sino que pretenden manipular y desestabilizar.
Si te critican abiertamente, puedes usar dos tácticas, según lo requiera la
situación:
• Pedir al otro que critique concretamente tus actuaciones, no a ti mismo.
• Admitir la crítica de manera serena y despreocupada. Es decir, admitir tan
sólo que dicha crítica “puede ser” cierta, lo que implica asimismo que
“puede no ser” cierta. Con lo cual no cedemos y mantenemos la calma.
No te tomes las negativas, los reproches o las críticas de manera personal.
Evitarás resentimientos inútiles.
Ante un interlocutor agresivo o enfadado, condúcele discreta pero firmemente a
que se centre en “los hechos”, en lo que realmente ha sucedido, no en las
personas. Propón buscar soluciones en torno a los hechos, no en las personas.
Los hechos pueden cambiarse, las personas son más difíciles de cambiar, y
nosotros no somos quién para cambiar a nadie.
Salva siempre la dignidad del otro, evitarás su resentimiento y su
Vergüenza
Formulación Ternaria: Secuencia para aplicar la conducta asertiva
La Asertividad se suele aplicar generalmente en tres pasos bien
diferenciados:
• Centrarse en exponer los hechos y los datos. En esta fase no exponer
sentimientos, opiniones o razonamientos de ningún tipo.
• Exponer claramente lo que tú deseas. Aclara todas tus razones, tus motivos
personales y tus sentimientos.
• Di claramente y sin rodeos lo que esperas que haga el otro.
EMPATÍA
Cualidades para potenciar las relaciones personales
Cualidades de Percepción:
• Expectativas de que se produzcan encuentros y situaciones favorables y
deseadas.
• Capacidad para realizar múltiples enfoques y perspectivas de las
situaciones. Flexibilidad de respuesta.
• Alta tolerancia hacia las ideas, opiniones, valores, gustos, etc. de los
demás.
• Capacidad de asimilación y adaptación ante conflictos personales y
situaciones estresantes o de tensión.
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•
•
•
•
•
•
•
Confianza en sí mismo, autoestima y autocontrol. Capacidades de Lenguaje
(verbal y no verbal):
Facilidad para establecer contacto visual con las personas.
Dominio amplio de la expresividad del cuerpo
Dominio de las variaciones del tono, volumen, etc. de la voz.
Capacidad de síntesis en el diálogo. Habilidad de recibir información por
medio de ser preciso y exacto en las preguntas. Saber responder con
precisión y exactitud.
Expresarse en positivo y con sentido constructivo.
Capacidad de mantener numerosos y simultáneos contactos personales.
Impedimentos de la Empatía
Impedimentos de la Percepción:
• Expectativas negativas sobre las relaciones con los demás.
• Expresiones internas (diálogo, pensamiento, pauta explicativa, etc.) de
carácter negativo.
• Patrones negativos de estima personal. Bajo autocontrol.
• Deficiencias o carencias en la interpretación y expresión de la comunicación
no verbal (alexitimia)
Impedimentos de Lenguaje verbal y no verbal:
• Poco contacto visual con las personas.
• Inexpresividad o fijeza del rostro.
• Escasa expresividad corporal.
• Falta de habilidades de diálogo. Poca concreción. Dispersión de ideas y
conceptos.
• Expresiones y verbalizaciones negativas.
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Texto
La palabra texto proviene del Latín textum, que significa tejido. A partir de
esto podemos decir que todo texto será un tejido, una trama en la cual se
desarrolle en forma coherente y cohesionada una idea o tema, utilizando, para
este objetivo, una serie de recursos tanto lingüísticos como textuales.
Todo texto está organizado tanto a nivel mental como lingüístico. Y que la
organización en cada uno de estos niveles radica en la coherencia y en la
cohesión, respectivamente. Manifestándose, a su vez, la coherencia a través de la
cohesión.
ESTRUCTURA GLOBAL E INTERNA
1.- Coherencia y Cohesión
Todo texto posee un tema básico y sus partes responden a una
organización. Esta propiedad es denominada COHERENCIA, y es atribuida a los
textos por los participantes en el proceso comunicativo. De esta manera podemos
decir que un texto es coherente siempre y ciando seamos capaces de encontrarle
un SENTIDO y asignarle una organización a sus partes. De ahí que se sostenga
que la coherencia es, ante todo, un fenómeno mental :
“Si en mi mente puedo organizar la información del texto, ergo es
coherente.”
Una segunda característica de los textos es que en ellos existen
procedimientos lingüísticos formales, como por ejemplo, el uso y aplicación de
conectores y pronombres, los que tendrán como función facilitar el reconocimiento
de la coherencia.
Esta segunda característica se llama COHESIÓN y se basa en el
encadenamiento de las oraciones por medio de conectores (procedimiento
lingüístico formal), que forman y estructuran el texto.
En resumen; todo texto posee 2 propiedades: coherencia y cohesión.
2.- LA COHERENCIA
2.1.- COHERENCIA GLOBAL
Existe la coherencia global cuando al terminar de leer un libro o un artículo
o de ver una película, podemos contestar a la pregunta ¿de qué se habló? o ¿de
qué se trató?
Por lo tanto para que una serie de oraciones tenga sentido, coherencia
global, es decir, constituya un texto bien formado, debe tener un TEMA CENTRAL.
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O podemos decir; “cuando una secuencia de oraciones (párrafo, capítulo, texto
completo) tiene un tema central, se dice que es globalmente coherente.
Ahora bien, el tema central de un texto puede resumirse en unas pocas
palabras y, por lo general, se puede identificar con el título.
Observa el siguiente ejemplo.
1.- Carlos sale de su casa
2.- Llega al paradero
3.- Se aproxima un bus
4.- El bus se detiene y Carlos sube
5.- El bus parte
6.- Después de 20 minutos de viaje se baja
7.- En la vereda del frente hay un cine
8.- Carlos cruza la calle
9.- Paga su boleto
10.- Entra a la sala
Como podrás deducir, todas estas acciones se pueden resumir en el tema
“Carlos va al cine”. A su vez, al poder asignarle un tema a todo este conjunto de
acciones (relacionando mentalmente las unidades que la constituyen)
reconocemos que la historia presenta coherencia global, es decir, posee sentido.
2.2.- COHERENCIA LOCAL
Los textos, además de tener un tema central, deben presentar
informaciones ligadas entre sí por razones lógicas, como por ejemplo; tiempo,
causa, justificaciones, etc., en forma clara y ordenada. En otras palabras, además
de coherencia global deben poseer coherencia local. Y entendemos la coherencia
local como las relaciones que se establecen entre las distintas partes del texto,
mediante el uso de conectores. O bien a veces omitimos el uso de conectores,
pero utilizamos otros elementos gramaticales para otorgar coherencia, por
ejemplo:
a) Jorge fue al doctor porque se sentía enfermo.
b) Jorge fue al doctor. Se sentía enfermo.
Si analizamos el ejercicio “a” podemos decir que la coherencia que se establece
es de Causa. Lo mismo para el ejercicio “b”, sólo que en él hemos sustituido el
conector por un elemento gramatical; un punto seguido. Si te das cuenta, la
coherencia local, es decir, el sentido en y entre las oraciones, está dada, por un
lado, por las relaciones de coherencia entre la información dada y la información
“bajada” desde mis conocimientos de mundo y, por otro, determinada por el uso
de conectores, que son los elementos constituyentes de lo que se conoce por
cohesión.
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3.- LA COHESIÓN
Con el objetivo de facilitar el reconocimiento de la coherencia, quienes
hablan o escriben emplean recursos que permiten ir encadenando las oraciones
del texto. Y el fenómeno que se encarga de este encadenamiento es la cohesión,
es decir, la red de relaciones explícitas entre oraciones.
Ve los siguientes ejemplos:
a) Vine, vi y vencí.
b) No iré al campo sino a la playa.
En los ejemplos dados la cohesión es realizada por conectores, que cumplen la
función de dar un sentido particular a la expresión. Así en el primer ejemplo el
conector “y” cumple con la función de enumerar hechos. Y en el ejemplo “b” , los
conectores cumplen la función de establecer una oposición entre el primer bloque
de información y el segundo.
Como te darás cuenta la cohesión , a diferencia de la coherencia que es un
fenómeno mental, es un fenómeno netamente lingüístico.
Ahora bien, existen diversos tipos de elementos que establecen la
cohesión, entre los usados están : los conectores, la correferencia y la
pronominalización.
3.1.- LOS CONECTORES
Son nexos que indican las relaciones entre las cláusulas u
oraciones. A su vez se presentan y organizan según la relación semántica que
establecen.
* Adición : y ; también
* Condición : si; siempre que; con tal que
* Separación o alternativa : o; u; ya; bien
* Objeción o dificultad : aunque; a pesar de
* Restricción o limitación : pero; sin embargo;
aunque; mas; no obstante.
* Finalidad o meta : para; a fin de que
* Oposición antónima : por el contrario;
en cambio
* Tiempo : cuando; finalmente; después;
en cuanto; hasta que
* Oposición excluyente : sino; sino que
* Espacio : en el medio; en el fondo
* Causa, motivo o razón : porque; pues
ya que; puesto que
* Comparación : como; más...que; menos...que
* Efecto o consecuencia : por lo tanto;
por consiguiente; luego; por eso;
por tanto
* Continuación o énfasis : además; incluso;
así pues
*Ejemplificación o aclaración : por ejemplo; es decir..
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3.2.- LA CORREFERENCIA
Consiste en la repetición de los personajes, las ideas, los procesos o lugares a lo
largo de un texto.
La reiteración garantiza la continuidad temática de lo referido.
Recuerda que en esta repetición constante de personajes, ideas, lugares,
etc., no debes usar las mismas palabras sino sinónimas de estas para así evitar
un vicio del lenguaje llamado iteración.
Observa el siguiente ejemplo y marca los elementos que utilicen la
correferencialidad.
“TRES LEONES SE FUGARON EN LOS ÁNGELES
Una hora duró la cacería por calle cercana al circo al que pertenecían
LOS ÁNGELES (Pilar Espinoza).- La insólita fuga de tres leones
registrada en la tarde de ayer desde el Circo Africano, instalado en las
inmediaciones de la población Santiago Bueras de esta ciudad, causó
pánico entre vecinos del sector, que tuvieron que encerrarse en sus
hogares mientras se intentaba la cacería de los animales.
Según carabineros, la fuga se habría registrado como consecuencia
de una negligencia del cuidador, que no cerró adecuadamente la puerta de
la jaula luego de alimentarlos, lo que aprovecharon para escapar. La
cacería se prolongó por cerca de una hora sin que se produjeran
lesionados, cooperando carabineros con el personal del circo para capturar
a los leones, que no alcanzaron a huir muy lejos.
Los animales salvajes estaban adiestrados y domesticados, por lo
cual no fue difícil su captura a pocas cuadras de donde funciona el centro
de entretención.
La policía curso una infracción al propietario del circo, que quedó
citado al Juzgado de Policía Local de Los Ángeles.”
EL MERCURIO, domingo 1 de junio.
3.3.- LA PRONOMINALIZACIÓN
Es el recurso lingüístico que evita la repetición de algunas palabras a través
del uso de `pronombres en el texto. De esta manera entenderemos a los
pronombres como las palabras que sustituyen a otras unidades lingüísticas y
asumen su significado.
Observa el siguiente texto.
Queridos amigos:
Los invito a la próxima reunión de la Sociedad de los
Poetas del Rock, el martes 23 a las cinco de la tarde. En ella se
trataran los temas que ustedes mismos han propuesto. Me
gustaría recibir antes del 22 sugerencias de otros temas para que
podamos tratarlos en la misma reunión.
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En este texto, distintas palabras fueron reemplazadas por pronombres:
Amigos : los , ustedes.
Reunión : ella
Temas : los propuestos
Yo : me
Ahora bien, los pronombres más usados son los Pronombres Personales y
Demostrativos.
3.3.1.- Pronombres Personales
Se organizan a partir de la situación comunicativa básica, en que un emisor
le dice algo a un receptor.
EMISOR
( YO )
ALGO
RECEPTOR
( TÚ )
El emisor se corresponde con la primera persona : YO
El receptor con la segunda : TÚ
Y el resto, aquello sobre lo que se habla y no es emisor ni receptor, corresponde a
la tercera : EL/ELLA.
Las demás personas gramaticales son expresiones de estas formas
básicas:
YO
nosotros/as
TÚ
vosotros/as
ÉL/LLA
ellos/as
3.3.2.- Pronombres Demostrativos
Son aquellos que permiten “mostrar” aquello de lo que hablamos. Existen
tres demostrativos en el Español, a saber; éste, ése, aquél.
“éste”: lo utilizamos para referirnos a lo que consideramos próximo o a lo
último nombrado.
“ése”: para lo que está un poco más alejado.
“aquél”: para lo lejano ,o bien para referirnos a lo primero nombrado.
Ejemplos:
a) Diego y Matías fueron a una fiesta. Éste se entretuvo conociendo gente,
aquél se aburrió como ostra.
En el ejemplo, “éste” reemplaza a Matías (último nombrado o más próximo) ;
“aquél” a Diego (primero nombrado o más lejano) , y el conector “como” establece
e introduce una comparación.
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4.- CONSTRUCCIÓN Y PRODUCCIÓN DE MENSAJES
La comunicación escrita (a deferencia de la oral que es directa, es decir,
“cara a cara”, y que permite una retroalimentación inmediata entre emisor y
receptor) es indirecta, esto quiere decir que está dirigida a un destinatario ausente.
Por lo tanto, en la comunicación escrita, el mensaje, al tener que explicarse por sí
sólo una vez que llega a su destinatario, demandará mayor planificación y control
por parte del emisor durante su proceso de producción.
De esta manera, el emisor deberá manejar las siguientes variables:
a) Manejo Situacional: básicamente se debe ser capaz de responder las
siguientes preguntas;
¿a quién? ¿para qué?
Las respuestas a estas preguntas determinan la manera en que nos apropiamos
de la lengua y cómo adecuamos nuestras “estrategias discursivas” a la situación
de comunicación y al objetivo que perseguimos. Por ejemplo, si nos conviene usar
un tono agresivo, irónico o mesurado; hablar en tercera o primera persona.
TIPO DE
RECEPTOR
EXTERNO
(Público)
PERSUADIR
MOTIVAR
VENDER
ORIENTAR
RECOMENDAR
INFORMAR
EXPONER
PEDIR
ATRAER
DESCRIBIR
PRESENTAR
EXHORTAR
PROMOVER
SUGERIR
ESTIMULAR
CORREGIR
CONOCER
OTROS
INTERNO
(Privado)
OBJETIVO DEL
MENSAJE
PENSAR EN EL
DESTINATARIO
Jefe
Amigo
Director
Compañero
Técnico
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Cliente
Otros
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b) Manejo lingüístico textual: para que un mensaje escrito sea considerado
texto, debe cumplir con un requisito fundamental; ser coherente. Para que
esto se logre, debemos considerar los siguientes aspectos de la
estructuración textual.
* Repetición: en un texto siempre reaparecen elementos ya
mencionados, de lo contrario no habría tema. Pero estos elementos no
reaparecen siempre de la misma forma en que fueron mencionados la primera
vez. Contamos con diversos recursos lingüísticos para sustituir los elementos
“viejos” en el texto. Algunos de estos ya los vimos cuando tratamos La
Pronominalización.
Ejemplo: Observa en el siguiente texto todos los elementos que hagan
referencia a Don Quijote.
“El Quijote, escrito por Miguel de Cervantes, es una de las grandes obras
de la literatura universal. Su tema gira en torno a la vida de un hidalgo
manchego que decide hacerse caballero andante para recorrer el mundo
reparando agravios y obtener fama y gloria con sus hazañas.
Tres fueron las salidas del hidalgo. Partió de Argamasilla, enclavada en la
región de La Mancha, una de las regiones más despobladas de España. Su
primera salida fue en el mes de Julio. Don Quijote llega a una vente y la
confunde con un castillo. En este lugar nuestro héroe es armado caballero. Al
día siguiente tuvo un encuentro con los mercaderes toledanos que lo dejaron
muy mal herido. Sin embargo, una vez recuperado, Don quijote decide
nuevamente emprender una salida, pues este “defensor de viudas” se había
tomado muy en serio su papel”.
* Progresión: para que el texto “avance” es necesario agregar siempre
nueva información. Pero es necesario que este ingreso de nueva
información no provoque incoherencias, por esto es conveniente definir de
qué modo se agregará la nueva información; seleccionando y jerarquizando
núcleos temáticos y definiendo un esquema de redacción (cronológico
progresivo, deductivo inductivo y comparativo).
* Relación y no contradicción: la información expresada en las oraciones
del texto debe estar relacionada por el sentido, lo mismo que las otras
unidades mayores de información, como párrafos y capítulos. Para la
realización de esta relación , contamos con una serie de medios
lingüísticos conocidos como nexos, conectores o ilativos.
Ejemplos:
a) Estudiaré mientras escucho radio.
b) Iré al cine aunque llueva
c) Hizo todas las tareas pues quería aprobar la asignatura
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4.1.- ESTRUCTURA DE LOS PÁRRAFOS
Una vez que se ha fijado y definido un núcleo temático, debemos
preocuparnos de cómo ordenar los contenidos del texto.
La mayoría delos texto no narrativos, es decir, expositivos y
argumentativos, requieren de una estructura basada en: introducción, desarrollo
y conclusión.
La INTRODUCCIÓN o principio tiene dos funciones relevantes:
atraer al lector y presentar el tema que se desarrollará. Dentro de la técnica,
cumplen la función introductora: la Idea más amplia que el título, Definición o
Concepto, Origen(Cronológico o territorial).
En el DESARROLLO se deben hacer progresar los diversos
aspectos que se deseen comunicar del núcleo temático con que se está
trabajando, se debe concretar el mensaje.
Para llevar a cabo el DESARROLLO, contamos con una serie de
elementos técnicos que nos permitirán exponer o argumentar acerca del tema
tratado. Dentro de estos elementos técnicos contamos con: Causas,
Características, Clasificaciones, Comparaciones, ejemplos, etc.
La CONCLUSIÓN o final debe sintetizar lo que se ha querido
comunicar desde la introducción.
SUPERESTRUCTURAS TEXTUALES
Denominaremos “superestructuras” a las estructuras globales que
caracterizan el tipo de construcción de un texto, es decir, es una especie de
esquema al cual el texto se adapta.
Tipos de Superestructuras:
I.- EL TEXTO EXPOSITIVO
Los textos expositivos buscan INFORMAR, a quien lee o escucha, sobre
diversos temas; teorías, personajes, hechos, etc. Se puede decir, entonces, que la
finalidad central de este tipo de texto es la entrega de información. De esta
manera los textos expositivos son irreemplazables cuando deseamos saber el
qué, el cómo, o el por qué de algo.
Ahora bien, para cumplir con el objetivo de informar, el autor, es decir, quien
desea dar a conocer algo, debe ser capaz de dar explicaciones y elaborar los
puntos clave de la información a fin de que los receptores, esto es, los lectores,
entiendan el “por qué” y el “cómo” de ésta. A su vez la explicación estará
condicionada por dos factores;
a) las características de la información
b) la características del auditorio
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Esto porque de pendiendo del tema a informar será la precisión conceptual
y el registro formal del lenguaje que utilizaremos. Por ejemplo no ocuparemos el
mismo “tipo de habla” (formal o informal) si hablamos de fútbol i si hablamos de
física cuántica.
Lo mismo ocurre dependiendo del tipo de Auditorio, oyentes, que tengamos
al frente. No será el mismo lenguaje el que utilizaremos para hablar de física si es
que estamos frente a un auditorio de estudiantes de Enseñanza Media, o
estudiantes de Ingeniería o una reunión de científicos.
En resumen.
Para informar algo, se explica, y para explicar se consideran
las características del tema y del auditorio.
Ia.- ORGANIZACIÓN DE LOS TEXTOS EXPOSITIVOS
Si bien los textos expositivos abarcan distintos formatos, desde libros
científicos hasta artículos de prensa, existen algunos modelos de organización
global que son típicos de todo texto expositivo, empleándose en cada modelo, por
parte del autor, los tipos de párrafos más adecuados para cada estructura global.
A continuación te presentamos los 5 modelos de organización más comunes.
a) Problema/Solución : el texto plantea uno o varios problemas y luego expone
sus soluciones.
b) Causa/Consecuencia : el texto presenta ciertas informaciones o ideas como
causas y otras como consecuencias de éstas.
c) Comparación o contraste : en el texto se comparan contrastan determinadas
ideas o informaciones, comúnmente a través de los párrafos del mismo nombre.
d) Secuencia temporal : se expone un conjunto de ideas o una serie de
informaciones ordenadas de acuerdo con una secuencia temporal.
e) Enumeración descriptiva : se enumeran y describen los rasgos o propiedades
de un ente o fenómeno
Ib.- LOS CONECTORES DISCURSIVOS
Como recordaras de la guía 1, cuando estudiamos la estructura interna de
un texto, Surgió un fenómeno lingüístico llamado cohesión, cuya función era la de
encadenar, a través de los conectores, los distintos bloques de información dentro
de una oración o frase, y también, a su vez, encadenar las frases u oraciones
dentro del párrafo para otorgar sentido y facilitar la coherencia, a través del
establecimiento de relaciones semánticas o de significado entre las oraciones.
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Ahora bien, cuando necesitamos ordenar y relacionar las distintas
secciones de un texto, ocupamos los llamados CONECTORES DISCURSIVOS.
Estos, a diferencia de los conectores mencionados anteriormente, más que
establecer relaciones semánticas en y entre oraciones, señalan el comienzo o el
final de las partes de un texto y ayudan a estructurar los párrafos.
Los conectores discursivos se clasifican en dos tipos; aquellos que
anuncian el tema, y los que ordenan elementos y explicitan relaciones:
a) Anuncio del Tema : los conectores que funcionan como anunciantes del tema
son los siguientes :
* Me propongo exponer...
* El objetivo de este.....es..
* Muchos piensan que...
* Deseo manifestar mi....
* Quisiera empezar mi exposición diciendo que..
b) Ordenación de elementos y explicitación de relaciones:
Comienzo : En primer lugar. En primer término. Para empezar
Continuación : A continuación. En seguida. En segundo lugar
Conclusión : Finalmente. Por último. En conclusión. Para finalizar. En
definitiva
Adición : Además. También. Asimismo. Hay que añadir que
Recapitulación : En resumen. Resumiendo. En síntesis. En pocas palabras.
En suma
Analogía : Del mismo modo. Igualmente. Asimismo
Explicación : En otras palabras. Es decir. A saber
Ic.- RECURSOS
Al escribir un texto, el escritor o emisor dispone de un conjunto de recursos
para lograr captar y conquistar la atención del lector o receptor. Estos recursos se
pueden clasificar en 2 tipos: recursos para guiar al lector y recursos para atraer la
atención del lector.
1.- RECURSOS PARA GUIAR AL LECTOR
Los utiliza para establecer una suerte de diálogo con el lector o el auditorio,
realzando la información más importante a través de recursos como títulos, los
subtítulos, las introducciones y los resúmenes entre otros.
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1.1.- Los Títulos
Generalmente indican la información central del texto, intentando
abarcar y entregar la mayor cantidad de información.
Ejercitación : reflexiona acerca de lo que se podría hablar en un texto a partir de
los siguientes títulos :
“Genética : ciencia del futuro”
“Cuando los padres vuelven a casarse”
“Comic”
“El Universo”
1.2.- Los Indices
Cumplen tres funciones. Por una parte, nos entregan un esqueleto de
la organización de la información del texto. Por otra parte, cada capítulo o unidad
del índice tiene un título, por lo cual los también caracterizan sintéticamente la
información central de cada capitulo o del texto. Finalmente el índice permite
seleccionar la información de nuestro interés.
1.3.- Los Resúmenes
En estos el autor destaca los aspectos importantes y centrales de la
información que nos ha ido entregando. Generalmente el resumen va encabezado
por un conector discurso, como por ejemplo: “en resumen” , “para sintetizar”.
1.4.- Recursos Tipográficos
El autor los utiliza para DESTACAR lo que él considera importante.
1.5.- Apoyos Visuales
Se utilizan para facilitar, por medio de gráficos, esquemas, dibujos,
etc., la comprensión de información demasiado compleja que requiere de este tipo
de soporte.
Id.- RECURSOS PARA ATRAER LA ATENCIÓN DEL LECTOR
2.1.- Los Títulos
Aparte de orientar, deben una herramienta para “enganchar” a un
lector potencial. Para seleccionar un título adecuado, quien escribe debe
considerar, además del tema central, las características del auditorio (edad) y el
registro a emplear (formal o informal).
2.2.- Las Narraciones
Son pequeñas anécdotas, fábulas o cuentos que despiertan el
interés en quien lee o escucha, basándose en el hecho que es mejor mostrar que
explicar, y las narraciones cumplen a cabalidad esta función.
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2.3.- OTROS RECURSOS
El texto también puede poseer otros recursos “retóricos” que cumplen la
función de acercar el texto al lector.
3.1.- Relaciones Intertextuales
Generalmente los textos citan, aluden o parafrasean otros textos.
Ejemplificación : en el siguiente aviso comercial de un detergente, el emisor a una
alude a una formula tradicional o canónica de los cuentos de niños.
Clorín colorado, estos colores están salvados.
3.2.- Figuras
El autor puede utilizar figuras retóricas, con el propósito de obtener un texto
más atrayente y eficaz. Estas figuras son comunes en el lenguaje poético y
publicitario, pero también están presentes en los textos expositivos, donde con
frecuencia se usan comparaciones, metáforas e ironías.
II.-EL TEXTO ARGUMENTATIVO
Como ya recordaras, desde un criterio estructural, es decir, desde el modo
de organización dominante de un texto, podemos distinguir, fundamentalmente
“tres modos de organización del discurso”: narrativo, argumentativo y descriptivo.
Estos tres modos de organización se combinan en grados diversos para la
construcción del texto. En efecto, en todo texto se podrán encontrar secuencias
narrativas, descriptivas y argumentativas.
De esta forma:
El texto narrativo: pone en escena secuencias de acciones que se desarrollan
cronológicamente, según un esquema que comprende, en lo esencial, una
situación inicial, un quiebre y un desenlace.
El texto descriptivo o expositivo: pone en escena procesos de caracterización de
actantes, de lugares o de procesos, según un esquema básico que comprende, en
lo esencial: un tema, sus partes constitutivas y sus propiedades.
El texto argumentativo: pone en escena procesos mentales que instalan relaciones
entre los hechos denotados, según un esquema que comprende, en lo esencial,
una tesis u opinión y una serie de argumentos que la apoyan.
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La Argumentación
Se entiende por argumentación un discurso que tiende a convencer al destinatario
sobre cierto punto de vista, a persuadirlo de realizar cierta acción o a reforzar en él
convicciones ya existentes. Toda argumentación es un conjunto de razonamientos
que apoyan una tesis. Es decir, hay argumentación cuando se trata de resolver un
problema. El problema permite que se desplieguen argumentos a favor de una
tesis o contra ella.
Como no toda argumentación recurre a un razonamiento explícito, es
conveniente distinguir:
- Argumentación basada en el razonamiento. Por ejemplo, la argumentación
científica, en la cual las diversas tesis y los argumentos que las apoyan son
planteados abiertamente por el argumentador.
-
Argumentación persuasiva. Se da, por ejemplo, en los avisos publicitarios y
en la propaganda política, en la cual no se discuten explícitamente puntos
de vista diversos ni se recurre al razonamiento formal.
Sin embargo, en la argumentación cotidiana se pueden encontrar tanto
movimientos “razonantes” como movimientos “persuasivos”.
Estructura de la argumentación
a) Tesis: la tesis no es una afirmación necesariamente verdadera, sino que
resulta claramente debatible. Corresponde a la opinión que defiende el
argumentador.
b) Bases: son las razones que apoyan la opinión o la tesis.
c) Garantías: Son afirmaciones de valor general (normas, leyes, principios
generalmente aceptados) que permiten-garantizan-que se pueda lograr tal
opinión a partir de dichas bases. Las garantías relacionan las bases con la
tesis.
d) Respaldos: sirven de apoyo a las garantías porque denotan “hechos no
controvertidos”.
Etapas de la argumentación
a)Introducción: se plantea el tema y se propone la tesis.
b) Desarrollo: momento en que se entregan las bases a favor de la tesis.
c) Conclusión: momento en que se logra convencer al destinatario.
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Recursos verbales de la argumentación
La argumentación utiliza para su desarrollo expresiones verbales que son
marcas a través de las cuales este tipo de discurso puede reconocerse y que son,
a la vez, recursos preferenciales para su construcción. Así, por ejemplo:
- conectores causales (porque, ya que, dado que, puesto que, etc.),
-
consecutivos (luego, por lo tanto, entonces, en consecuencia, etc..),
-
adversativos (pero, más, sino, a pesar de lo cual, sin embargo, no obstante,
etc..) y
concesivos (sin duda, ciertamente, claro, por supuesto, etc.)1, que cumplen
funciones de refuerzo de las razones y opiniones propias, y de
debilitamiento de la contraargumentación.
Hay también otro tipo de recursos verbales que se usan profusamente en el
discurso argumentativo y que tienen que ver no ya con la relación que se
establece entre las partes de la argumentación misma, sino con la calificación que
del tema de la argumentación y sus elementos hace el emisor con el fin de
suscitar adhesión o rechazo. Así, por ejemplo:
-
-
Uso de términos cargados, sea positivamente o negativamente, para
designar el referente (designación valorativa): por ejemplo, referirse a los
miembros de la policía uniformada como “pacos”, “carabineros”, “fuerzas de
orden”, etc.. Estas designaciones valorativas otorgan una fuerza
connotativa de muy diferente valor al discurso (a pesar de que en el plano
denotativo son equivalentes).
-
Puede, también el emisor, acompañar la designación de los referentes con
adjetivos que comunican un juicio de valor destinado a influir en la
disposición del destinatario hacia el objeto del discurso (“adjetivación
valorativa”): por ejemplo, no predispone del mismo modo una descripción
que se refiere a la declaración de alguna autoridad “como el certero análisis
de la situación económica”, que otra como “el ligero análisis de la situación
económica hecha por el ministro”.
Lo mismo ocurre con las preguntas retóricas, por medio de las cuales, el
emisor se hace cargo de formular las interrogaciones que a su juicio deberían o
podrían surgir de sus planteamientos.
1
Muchas veces ocurre que el destinatario puede introducir la concesión, es decir, aceptar parte de un
argumento y, luego, puede introducir la anulación de lo dicho a través de una conjunción adversativa
(ciertamente....pero).
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REDACCIÓN INFORMATIVA
EL INFORME
El informe es un documento escrito en prosa (científica, técnica o comercial) con el
fin de comunicar información a un nivel más alto en una organización.
TIPOS DE INFORME
1. Informe expositivo
2. Informe persuasivo
3. El memorando
4. El sumario
5. La carta comercial
6. El acta
7. La solicitud
1. EL INFORME EXPOSITIVO
I. LA ESTRUCTURA DEL INFORME EXPOSITIVO
El informe es un documento escrito en prosa (científica, técnica o comercial) con el
fin de comunicar información a un nivel más alto en la organización.
Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor
(conocimientos, investigación, estudios, trabajos), aporta los datos necesarios
para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o
recomienda la mejor solución posible para el hecho tratado.
El informe técnico tiene características que lo distinguen de otros tipos de escritos.
No es literatura, sino información.
Características del los informes
1. El informe es generalmente preparado a pedido de un superior o de un
cliente, Excepcionalmente se escribe de propia iniciativa.
2. El informe es leído como una obligación de trabajo por el destinatario.
3. El informe es preparado en una situación específica y cumple una
necesidad de información para tomar una decisión por parte del nivel
superior.
4. El lector del informe es generalmente un solo individuo, y a veces un grupo
estrechamente unido, por razones de trabajo o de función.
5. El informe se caracteriza por el uso liberal de cuadros, gráficos, fotografías
y otro tipo de material documental.
6. El informe es factual: cuando se aportan opiniones personajes,
conclusiones, recomendaciones se las denomina como tales y sus
fundamentos se dan a conocer al lector.
7. El informe contiene la metodología usada para reunir la información.
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8. El informe recurre al vocabulario y fraseología técnicos, y elude las formas
meramente literarias.
Estas características determinan todo el proceso de elaboración de un informe,
desde la etapa inicial de reunir los elementos informativos hasta la redacción y
diagramación finales.
Estructura básica de un informe
Todos los informes, aun los cortos, se organizan sobre una estructura tripartita:
1. Introducción.
2. Cuerpo o desarrollo.
3. Conclusión.
Los memorandos y las cartas se ajustan también a este esquema básico.
LA INTRODUCCIÓN
La introducción es la parte primera del informe, donde el autor expone
sucintamente al lector su propósito (justificación del mensaje), le refiere los hechos
que correspondan , se señala la importancia del mismo y le añade la metodología
empleada en el caso.
a. Propósito
El lector necesita saber desde el principio por qué razón se le somete determinada
información. En general, se espera del lector una decisión de su parte, la
aprobación de una decisión tomada en un nivel inferior o la toma de conocimiento
de un hecho acaecido. Por ello, antes de escribir su pieza, el informante ya ha
analizado a fondo el asunto y hallado la suficiente justificación para emitir el
escrito. Y esto debe decirlo desde el comienzo.
En la nomenclatura en inglés a este elemento se le llama “position”. En otras
palabras, usted está expresando una opinión o un hecho que puede ser creído o
no, aceptado o negado. Esto orienta desde el primer momento a su superior, y a
partir de allí se interesará o no por su escrito, según sea la naturaleza del tema u
otra consideración personal. No olvide que esta “position” deberá ser
suficientemente demostrada en el cuerpo del escrito.
Según sea esta presentación inicial, recuerde que ella:
a) debe ser explicada o demostrada al lector.
b) será contrastada con los intereses de su lector “clave”.
c) será aceptada o negada.
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b. Hecho
A continuación, o implícita ya dentro del párrafo anterior, suele estar la descripción
del hecho real, que confirme su posición. La explicación del hecho debe
efectuarse en forma sumaria pero completa, lo cual requiere cierta habilidad en el
arte de escribir, pues debe incluir todo lo necesario, pero nada más. Implica un
cierto dominio de la síntesis, o de la narración y la descripción, según sea el caso.
c. Importancia
Conforme a la estrategia que se haya fijado el informante, puede resultar
conveniente, además, señalar la importancia del asunto para las funciones del
lector o de la compañía. Este aspecto suele incluirse forzosamente cuando no es
un caso de rutina, cuando se tiene temor de que pudiera pasar inadvertido,
demorado o girado a otros niveles o circuitos. Por otra parte, es al mismo tiempo
una cortesía y una colaboración hacia el lector, que el informante le debe.
d. Metodología
En ciertos casos, sobre todo cuando se narra un hecho, se describe una situación
o se someten resultados de averiguaciones o investigaciones, es de rigor anticipar
al lector el método o procedimientos con que se han recogido los datos u obtenido
las conclusiones, pues estas referencias son de valor primordial para que el lector
puede dictaminar sobre la materia sometida a su juicio.
En los informes científicos o de tipo técnico y universitario, este requisito es
ineludible, pues toda la argumentación posterior quedará subordinada a la validez
del método empleado.
EL CUERPO DEL DESARROLLO
En esta parte del informe se presentan, analizan y discuten las posibles soluciones
del problema. Cada solución es presentada con todos los elementos de juicio que
sean posibles para que pueda ser evaluada por el lector, y según su criterio y
responsabilidad, acepte o rechace la propuesta del autor, en este orden:
Solución
Causa o razón
Demostración
(datos)
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Si las alternativas son dos o más, se presentan una por una, a continuación,
según este esquema:
Solución 1
Solución 2
Solución 3
Causa o razón
Causa o razón
Causa o razón
Demostración
(datos)
Demostración
(datos)
Demostración
(datos)
La fórmula verbal de presentación y desarrollo de cada tesis podría resumirse así:
La solución es .....................................
Porque ................................................
Como lo prueba ..................................
La solución propuesta debe cumplir algunos requisitos que conviene tener
presentes, a saber:
a. Debe ser significativa para el lector, de modo que su prominencia se
justifique; lo hipotético, imposible o irrelevante debe ser evitado;
b. Debe ser total, es decir, cubrir todo el problema; lo parcial, lo insuficiente o
meramente circunstancial no debe incluirse, salvo el caso de que se estime
conveniente mencionarlo ilustrativamente como tal;
c. Debe ser convincente, es decir, aportar una causalidad y una demostración
desarrolladas lógicamente, y que al mismo tiempo, tengan en cuenta las
expectativas del lector clave;
d. Debe probar cuál es la solución conveniente y correcta, con franqueza y
responsabilidad por parte del autor;
e. No deben sobreponerse o entremezclarse unas con otras, cuando son
varias: cada una debe ser concluida en todos sus aspectos y solo entonces
pasar a la otra, sin repeticiones redundantes;
f. Debe ser concreta y específica, evitando las divagaciones, la aparatosidad,
la indefinición, la errónea argumentación y otras defectos conceptúales de
razonamiento;
g. Deben mantener una simetría entre sí, es decir, tratar todas ellas los
mismos aspectos pertinentes y en el mismo orden, de manera que permitan
al lector la comparación de las alternativas discutidas.
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LA CONCLUSIÓN
Como se ha visto hasta ahora, el informe es un encadenamiento lógico de ideas.
El último paso de esta serie es la conclusión. En ella se reafirma la posición inicial
denunciada por el informante y se recomienda o aconseja la decisión más
conveniente que debería adoptar el responsable de la decisión, o se efectúa la
petición que corresponda.
a. Conclusiones
En síntesis, las conclusiones son deducciones lógicas derivadas de los problemas
expuestos, analizados y discutidos, a partir de los hechos reales. Equivale,
sencillamente, a un sumario sintético de lo expuesto.
En el caso de que las conclusiones sean varias, esto debe expresarse así.
Ninguna conclusión puede ofrecerse que son esté apoyada en lo dicho en el
cuerpo.
b. Recomendaciones
De las conclusiones obtenidas por el informante, éste sugiere o recomienda a su
lector la actitud que juzga conveniente adoptar.
Por consiguiente, la recomendación debe satisfacer estos tres requisitos:
a. qué debe hacerse
b. quién debe hacerlo
c. cuándo debe ser hecho.
En definitiva, el cuerpo y la concusión de un informe se articula de la siguiente
manera:
SOLUCIONES
CAUSAS
DEMOSTRACIONES
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
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EL ESQUEMA O GUÍA DEL INFORME
Todo escrito es, en esencia, un trabajo intelectual que debe ejecutarse con cierto
método.
Antes de redactar debe prepararse un plan completo del texto, comúnmente
denominado esquema o guía. Nunca se comienza a escribir al acaso, de primera
intención, confiando en que las ideas irán apareciendo en su orden lógico a
medida que aváncela escritura. Esas ideas pueden no aparecer o surgir a
destiempo, o no ser pertinentes o suficientemente demostrativas.
La confección de un plan previo ofrece estas ventajas:
1. visión en un cuadro sinóptico del asunto en su totalidad, lo cual permite
saber de antemano con cuáles hechos, ideas o argumentos se cuenta para
agotar el tratamiento del tema y de cuáles se carece y es necesario
investigar;
2. apreciación comparada de los distintos elementos del informe, con sus
virtudes o defectos: excesos, carencias, inconveniencia, desorden,
incoherencia, debilidad y jerarquización conceptual;
3. facilidad para la corrección, enmiendas, supresiones o agregados que son
más engorrosos y lentos de realizar una vez redactado el texto completo;
4. redacción más armónica, fluida y adecuada, pues se hace a partir de una
posición estratégica ya tomada y las palabras, tono y estilo se conforman
mejor a ella.
El plan se organiza ordenando jerárquicamente en las tres partes básicas:
introducción, cuerpo y conclusión, e incluidas dentro de esta última las ideas
principales, y si son necesarias, las ideas de apoyo.
EL INFORME CORTO
Obviamente, un informe puede ser corto, largo o de mediana extensión. Todo
depende de la naturaleza del asunto que se desarrolla.
Sin embargo, la brevedad de un informe no invalida la exigencia de organizarlo
según la estructura básica explicada.
2. EL INFORME PERSUASIVO
No todos los informes presentan un hecho y analizan las distintas alternativas de
solución. En algunos casos, el autor propone directamente – por lo general de
propia iniciativa- una acción a cumplir frente a determinadas circunstancias que se
han presentado, como por ejemplo abrir una sucursal nueva en un lugar
específico, adquirir cierta propiedad que se ofrece en venta, efectuar una
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contribución con fines comunitarios, resolver un contrato, etc. En ninguno de estos
casos se discuten comparativamente alternativas frente a un problema.
Este tipo de informe se denomina informe persuasivo, en contraste con el
estudiado anteriormente o informe expositivo.
El informe persuasivo adopta la misma estructura que el expositivo, pero como no
se discuten varias alternativas comparativamente sino una sola, el informante
debe poner énfasis en la argumentación, aportando el máximo de razones
demostrativas de su propuesta o posición. Es, por esencia, un informe
argumentativo.
Las razones presentadas a favor de la posición que se sustenta deben
organizarse en orden gradual, de la más importante a la menos importante (orden
decreciente), o de la menos importante a la más importante (orden creciente).
La elección de una u otra de estas técnicas argumentativas depende de la
estrategia del redactor, aunque la más aconsejable es la decreciente.
Finalmente, puede darse una forma mixta, como cuando se propone abrir una
sucursal y se discuten dos lugares posibles o se propone un donativo a una
escuela que podría concretarse en una biblioteca, una nueva aula o un comedor
estudiantil.
EMPLEO DE TABLAS Y GRÁFICOS
El empleo de tablas y gráficos en los informes plantea problemas especiales.
No existe ninguna norma categórica al respecto. Sin embargo, en la práctica
de las empresas se aceptan, como generales, dos reglas:
1. El texto escrito debe poder leerse independientemente de las tablas y
gráficos.
2. Cada tabla o gráfico presentará una sola idea, con el objetivo de que su
contenido e importancia pueden comprenderse rápida y claramente.
LISTAS O ENUMERACIONES INTERNAS
En la redacción moderna se ha adoptado la practica de adentrar (sangrar) y
ordenar verticalmente las ideas de una misma categoría, precediéndolas de un
número, una letra, un guión o un punto grueso, para facilitar su lectura y
comprensión. Es una forma ventajosa de presentar con claridad una serie de
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pensamientos conectados entre sí y permitir una mejor comparación evaluativa
entre ellos.
Cada una de las ideas enumeradas se redactan en una o muy pocas líneas
(aproximadamente cinco) y resume un pensamiento sustancial y significativo, sin
entrar en detalles, porque estos se suponen sobreentendidos por el lector. Con
esto se logra dar más fuerza y valor demostrativo a la expresión y proporcionar
una visión totalizadora y rápida del problema.
Por otra parte, una redacción de este estilo obliga al escritor a seleccionar
inteligentemente los diversos puntos, sin incurrir en repeticiones o confusión de
ideas.
Los diversos elementos de la enumeración se presentan en una gradación, según
su valor e importancia. Puede ser decreciente, es decir del elemento más
importante al menos importante, o creciente, a la inversa. Se emplea la
enumeración decreciente cuando se pretende ser más categórico y expeditivo, y la
creciente, cuando se adopta una estrategia más persuasiva.
El empleo correcto de este recurso de las listas exige estas condiciones:
a) Que las ideas seleccionadas resuman en sí contenidos importantes, de la
misma categoría conceptual, y no se repitan o estén incluidos ya en otros
punto anterior;
b) Que no sean muy extensos los puntos o las listas, porque entonces se
perdería el objetivo de claridad, serían difíciles de abarcar en una sola
visión y ofrecerían dificultad para recordarlas;
c) Que las estructuras o formas gramaticales empleadas sean concordantes:
oraciones enteras, frases con verbos en infinitivo o sustantivo, sin
mezclarlas:
- distribución de la información...
- mejoramiento de la actividad...
- ahorro en la inversión...
- satisfacción de las expectativas...
En su defecto:
- distribuir la información...
- mejorar la actividad...
- ahorrar en la inversión...
- satisfacer las expectativas...
SUBDIVISIÓN
Los informes largos pueden dividirse con subtítulos para facilitar su lectura,
comprensión y recuerdo. Cuando las divisiones y subdivisiones son muchas
dentro de un texto, suelen usarse modernamente dos tipos de series de
designación numeración:
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a. con letras y números:
I, A, 1, a, (1) y (a)
b. con números:
1.
1.1 1.1.1 1.1.2
1.2 1.2.1 1.2.2
2. Etcétera
SUBTÍTULOS
Los subtítulos son un valioso auxiliar de la lectura, pues provocan el interés por el
texto, facilitan la comprensión, permiten la relectura parcial cuando llega el caso y
favorecen la memorización.
Desde el punto de vista formal, rompen la monotonía de un texto largo y mejoran
la apariencia de la página. Por lo mismo, no se justifica su empleo en informes
cortos.
No hay reglas precisas sobre su empleo, pero de modo indicativo se aconseja
usarlos en escritos de más de 1 ½ página, y en los informes largos, cada 1 ½
página más o menos, para identificar cada uno de los temas.
Hay dos clases de subtítulos, lo mismo que de títulos: los genéricos (o amplios) y
los específicos (o precisos):
Genérico: Renovación de archivos.
Específico: Necesidad urgente de renovar los archivos.
Se recomiendan los específicos pues dan una idea más cabal del asunto. Su
extensión debe oscilar alrededor de las cinco o seis palabras aproximadamente.
Desde el punto de vista gramatical, pueden adoptar las siguientes formas:
1. Con un verbo: Renovar equipos.
2. Un frase completa: Renovación de equipos.
3. Una frase, dos puntos y otra frase modificadora: Equipos de oficina: Su
renovación urgente.
4. Un sustantivo: Equipos.
Los subtítulos se escriben marginalmente, mientras que los títulos son
encabezadores.
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LA PRESENTACIÓN O DIAGRAMACIÓN DEL INFORME
Los contenidos de un informe suelen agruparse según las normas de la institución
o empresa, dentro de la cual circula el escrito. Sin embargo, la organización ideal y
completa de un informe deben hacerse en la siguiente forma:
1. Cubierta: Título, nombre del autor, lugar, fecha, nombre de la
organización y número de serie.
2. Tabla de contenido: Sumario o índice.
3. Informe propiamente dicho
a) Introducción
b) Desarrollo o cuerpo
c) Conclusión
4. Apéndices o anexos
a. Bibliografía
b. Ilustraciones, gráficas, etc., o todo otra material complementario.
II. LA ELABORACIÓN DE UN INFORME EXPOSITIVO
EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE UN INFORME
Establezca el fundamento
¿Debo o no escribir un informe?
Identifique al lector
¿Quién debe leer y entender esto?
•
Determine el propósito
General: ¿Ordenar, informar
persuadir?
Específico: ¿Cuál es mi objetivo?
o
•
Desarrolle el mensaje
Identifique
Organice las Investigue y ¿Cómo debo hacerlo?
las ideas y ideas en un saque
hechos
esquema
conclusiones
Escriba el informe
¿Cómo escribirlo bien?
Revíselo hasta perfeccionarlo
¿Habré sido claro, suficiente, eficaz y
objetivo?
ESTABLEZCA EL FUNDAMENTO
La comunicación efectiva es un asunto de análisis, selección y organización de
ideas. Es imposible decir todo acerca de un asunto. Por consiguiente, el autor
debe decidir qué información corresponde y conviene incluir en su informe.
El segundo problema es saber qué organización ha de darse a las ideas y hechos
seleccionados para transmitir. Una exposición ordenada, coherente, clara e
inteligente perfecciona la comunicación, ahorra tiempo y produce resultados
efectivos.
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Algunas preguntas básicas pueden ayudarlo a decidir acerca de la información y
organización de la misma:
1. ¿Qué necesita saber mi lector? Escriba un informe sobre cada tema que él
debe saber.
2. ¿Por qué, cómo, cuándo y para qué necesita esa información? Prepare su
informe atendiendo a estas condiciones.
3. ¿Hay algo que yo creo necesario comunicar y no está previsto por m lector? Si
así lo considera y esa información es útil para su destinatario o la Compañía,
hágalo sin vacilar.
IDENTIFIQUE AL LECTOR
Todo mensaje debe adecuarse al receptor. De lo contrario, puede resultar inútil.
Un requisito básico es, pues escribir en función del lector.
Ud. deberá decidir quién es su “lector clave” y tenerlo presente en todo momento.
Se entenderá por lector clave a la persona o grupo de personas que tienen mayor
importancia en cuanto al efecto o resultado de su mensaje.
Una vez identificado su lector clave, el informante está en mejores condiciones de
escribir su mensajes, pues conocerá sus funciones y responsabilidades, su
idiosincrasia, su nivel de conocimientos, su área de decisión, el lenguaje que le es
familiar y su personalidad. El informe se elaborará exactamente como él o ellos lo
necesitan.
La tarea de identificación del lector puede resumirse en estas preguntas:
1. ¿Quién debe leer y comprende esto? Adapte entonces el contenido del
mensaje, estilo y tono a este lector.
2. ¿Cuáles son las necesidades de mi lector? El cumplimiento de este requisito es
fácil si Ud., mientras elabora su mensaje, se sitúa mentalmente en la posición de
su lector y se imagina qué desearía y necesitaría saber si Ud. estuviera en su
lugar.
¿Cuál es su posición en la Compañía? ¿Es un cliente o un extraño? ¿Puede tomar
decisiones acerca de la materia informada? ¿Para qué le servirá la información
proporcionada? ¿Debe conocer el asunto en forma sumaria o detallada? ¿Debe poner
especial énfasis en cierto aspecto? ¿Cómo deberá usar esta información?
DETEMINE EL PROPÓSITO
Cada informe debe tener un propósito o finalidad determinados. En caso contrario,
no debe escribírselo.
Un propósito es más que una simple justificación, una supuesta gran idea o el
mero cumplimiento de una obligación. Esto equivale a desvalorizar o menospreciar
al lector.
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De modo general, cada informe suele tener dos propósitos, uno general y otro
específico.
1.
Propósito general
El propósito general de un informe puede ser:
a. ordenar (dirigir, enseñar)
b. informar
c. persuadir
Estas tres finalidades generales suelen estar muchas veces interrelacionadas. Se
refieren al qué, quién, cuándo, dónde, por que y cómo de un hecho. Pero el
énfasis de estos datos o aspectos difiere según el propósito general del escrito.
Una directiva pone el énfasis en qué debe ser hecho; una información en cómo
hacer algo, y una persuasión en por qué hay que hacerlo.
2.
Propósito específico
El segundo paso en la preparación es entronar una respuesta a la siguiente
pregunta:
¿Cuál es mi objetivo?
La respuesta puede ser obvia o requerir una largo estudio, pero es lógico que si la
respuesta a esta cuestión es vaga, el informe resultará vago; y si es clara, el
escrito también lo será. Suele ayudar en esta tarea el gastar un poco de tiempo en
precisar el objetivo y escribirlo para no perderlo de vista.
La determinación del objetivo general y del objetivo específico de un informe se
denomina “estrategia del informe” y es evidente que esta estrategia afecta la
totalidad del mensaje, tanto en sus aspectos de contenido como de forma.
DESARROLLO DEL MENSAJE
Generalmente, su escrito debe:
1. Presentar su punto de vista o respuesta a un problema determinado.
2. Aportar suficientes datos o hechos para que el lector compruebe que su
opinión es correcta.
Lo anterior implica que el redactor debe manejarse con ideas y hechos. El
problema está en que cuando el informe está fundado en conocimientos,
experiencias o investigaciones personales, existe abundancia de elementos
disponibles. Entonces la selección también se vuelve difícil.
En síntesis, el desarrollo de un mensaje comprende las siguientes tareas:
1. Identificación de las ideas y hechos.
2. Organización de las ideas en un esquema
3. Investigación y conclusiones.
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ESCRIBA EL INFORME
En el esquema o plan no es necesario escribir las ideas en su totalidad, en forma
de párrafos y oraciones; basta con simples enunciados o palabras claves. Esto
permite tener delante un plan fácil de ver y seguir, y al mismo tiempo, fácil de
cambiar a medida que se nos ocurren mejores ideas o modificamos el planteo
inicial.
REVÍSELO HASTA PERFECCIONARLO
En los tratados de metodología intelectual se aconseja a los escritores dejar pasar
un tiempo prudencial después de haber concluido su escrito, para volver a
revisarlo y hacerle los retoques necesarios que puedan presentarse.
Sin lugar a dudas esto es lo que hacen los expertos. En el caso de los informes,
también puede aplicarse esta recomendación en la medida en que la urgencia lo
permita.
VICIOS MÁS COMUNES EN LA CONFECCIÓN DE INFORMES
Los defectos más comunes, en cuanto al contenido de una información, suelen
ser:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Omisión.
Redundancia
Exageración
Irrelevancia
Indefinición
Confusión.
1. La omisión:
Consiste en dejar de decir por olvido, mal criterio o intencionadamente, algo
importante o simplemente necesario para la cabal comprensión del mensaje.
La omisión se evita recordando que toda información completa debe contener
respuesta a las preguntas clásicas, llamadas las 5 W y la H, por su enunciación en
inglés:
¿Quién?
¿Qué?
¿Dónde?
¿Cuándo?
Por qué?
¿Cómo?
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2. La redundancia:
Es la repetición innecesaria de una idea ya expuesta. Este vicio alarga sin razón el
texto y provoca fastidio en el lector:
En los ejemplos anteriores la redundancia ocurre en las palabras, pero puede
igualmente presentarse en las ideas o párrafos íntegros.
3. La exageración:
Este vicio consiste en presentar un hecho o asunto fuera de lo natural, ordinario o
conveniente. Se puede maximizar o minimizar un asunto, es decir, presentarlo en
su expresión máxima o mínima, y en ambos casos, se lo saca de su justa
importancia.
4. La Irrelevancia:
Se incurre en este defecto cuando se agregan detalles mínimos o aspectos
insignificante o claramente sobreentendidos, de los que resulta una confusa
nivelación de los principal y lo accesorio. Ejemplo:
En un escrito informativo, no literario, una de las exigencias más imperativas es la
de expresar lo importante y sustancial de un tema, y nada más, porque se supone
que el lector clave está en condiciones intelectuales y profesionales de
sobrentender los detalles.
5. La Indefinición:
Consiste en evitar la toma de una decisión o compromiso en un informe, para lo
cual se recurre a expresiones vagas, no categóricas.
6. La Confusión:
Las oraciones y los párrafos deben estar organizados y construidos con total
claridad y nitidez, de manera que el pensamiento transmitido resulte cristalino. Los
párrafos largos y las intercalaciones conspiran contra este criterio. Cada párrafo
debe encerrar una sola idea importante o general, a los sumo dos.
Para lograr la claridad de los escritos, es conveniente tomar en cuenta los
famosos cuatro preceptos del filósofo francés Descarte:
1. No aceptar jamás ninguna cosa como verdadera si no es evidente y no
incluir en los juicios nada de lo que no se presente al espíritu en forma clara
y distinta.
2. Dividir cada una de las dificultades en tantas partes cuantas sea posible y
necesario para resolverlas mejor.
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3. Ordenar los pensamientos comenzando por los más simples y fáciles de
comprender, subiendo lentamente por grados hasta los más complejos
4. Hacer de todo enumeraciones tan completas y visiones tan amplias que sea
imposible omitir nada.
III. LA REDACCIÓN DEL INFORME
Requisitos de la redacción.
Las cualidades de todo escrito, informe o no, son:
1. Claridad.
2. Brevedad.
3. Naturalidad.
4. Corrección (gramatical).
1. Claridad
Significa expresar nítidamente nuestro pensamiento al lector. Las ideas confusas,
mal expresadas, dichas con palabras o formas inapropiadas, sin plan, confunden
al lector, que se queda sin comprender nuestro mensaje.
La falta de claridad de un texto puede provenir de:
a. Uso de palabras o expresiones imprecisas: La producción de la fábrica se
interrumpió por desperfectos en un equipo (¿cuál equipo?)
b. Empleo de palabras desconocidas por el lector.
c. Palabras aplicadas fuera de su significado real.
d. Construcción sintáctica incorrecta, dudosa o anfibiológica: El capataz
entregó su herramienta al operario.
e. Párrafos muy extensos, complicados, imprecisos u obscuros.
f. Uso indebido de los signos de puntuación:
Todo hombre que te busca va a pedirte algo: el rico aburrido, la
amenidad de tu conversación; el pobre, tu dinero.
Todo hombre que te busca va a pedirte: algo, el rico aburrido; la
amenidad de tu conversación; el pobre, tu dinero.
2. Brevedad
Las ideas expresadas en oraciones y párrafos cortos son preferidas en la
redacción moderna, porque acortan la comunicación entre el escritor y el lector, y
facilitan la comprensión. Una oración breve es más fácil de seguir desde el
principio al fin.
Se aconseja no escribir solo con oraciones cortas, porque el estilo resulta cortado,
pobre y monótono, ni con oraciones largas únicamente, porque sería confuso y
fatigante. La buena técnica es combinarlas unas con otras, en forma equilibrada.
Se estima que una oración ideal no debería contener más de 18 o 25 palabras.
Debe contener un solo verbo o idea.
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3. Naturalidad
Es escribir en forma fácil y llana, no forzosa, sin recurrir a palabras o expresiones
rebuscadas, desusadas, complicadas, ceremoniales o meramente llamativas.
El estilo recomendado es natural o también llamado “conversacional”, lo cual no
significa vulgar. El estilo natural es el usado en una conversación formal –no
familiar o amistosa-, ante superiores, desconocidos o en una exposición pública.
Es el mismo estilo en que están escritos los diarios serios y responsables.
4. Corrección gramatical
Es expresar los pensamientos con palabras y formas gramaticales legítimas de la
lengua.
Es incorrecto, por ejemplo, decir: Hubieron muchos días de fiesta el año pasado.
Porque la gramática indica que debe decirse: Hubo muchos días de fiesta el año
pasado.
Es aconsejable que en caso de dudas respecto de corrección gramatical de
nuestros textos, consultemos diccionarios (Diccionario de la Real Academia
Española) o Gramáticas.
PERSONAS GRAMATICALES DE LA REDACCIÓN
Cuando se escribe un informe – o cualquier otro tipo de texto – se emplean verbos
en modo personal, es decir, verbos que llevan consigo expresadas o
sobrentendidas, las personas gramaticales. Las personas gramaticales son los
pronombres: yo, tú, usted, él, nosotros, vosotros, ustedes, ellos y sus respectivos
femeninos y el neutro ello.
Según sea el verbo, la presentación es personal o impersonal. Y a partir de esto
podemos decir que el informe puede redactarse en las siguientes personas:
•
1ra
•
3ra
Forma Personal:
Singular:
Yo:
Plural:
Nosotros:
Elevo a esa Gerencia...
Elevamos a esa gerencia...
Forma Impersonal:
Singular:
Institucional: Ella:
Individual: Él:
Impersonal: Se:
Esta Auditoria eleva a esa Gerencia...
El suscrito eleva a esa Gerencia...
Se eleva a esa Gerencia....
El informe puede redactarse en cualquiera de estas modalidades, a condición de
que se respeten las siguientes normas:
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1. La adopción de una de estas formas cualquiera depende de la tradición de
la empresa u oficina y del grado de responsabilidad individual de quien
emite el mensaje.
2. Una vez adoptada una de las personas gramaticales, debe mantenerse sin
excepción en todo el texto, porque el cambio de persona es un error
gramatical.
LA SELECCIÓN DE PALABRAS
Al seleccionar las palabras de un escrito, conviene tener presentes algunas
recomendaciones o normas:
1. Emplear en lo posible el vocabulario de su lector. El lenguaje de la
comunicación moderna es el español culto medio o lengua común y general. El
lenguaje de estilo superior se reserva para ciertas obras literarias.
2. Evite los vulgarismos y regionalismos de mal gusto, porque todo escrito requiere
un nivel mínimo de dignidad y la comprensión más general posible:
3. Use los barbarismos o palabras extranjeras solo en caso extremo, es decir,
cuando no se disponga de un equivalente en castellano:
(Algunos extranjerismos son ineludibles porque no existe aún la palabra española
correspondiente).
4. Use de preferencia las palabras específicas y no las palabras genéricas. Las
primeras precisan mejor el pensamiento:
5. Eluda los tecnicismos –salvo en escritos especializados- y reemplácelos, si es
posible, por vocablos de uso general:
En los casos en que no exista la palabra común, puede usar el tecnicismo sin
reparos.
6. No emplee palabras inexistentes en español, creadas arbitrariamente en el orbe
hispánico por ignorancia o novedad, y cuyo significado puede encontrarse en el
diccionario.
Conviene estar advertido sobre la política de incorporación de nuevos vocablos en
la lengua, para lo cual es útil consultar el Diccionario de la real Academia
Española.
7. Utilice las palabras en su correcta acepción, nunca fuera de su significado
propio:
8. Cerciórese sobre el significado preciso de cada palabra y su diferencia
semántica con otros sinónimos, porque a veces en el uso vulgar se toman como
equivalentes y no son tales:
• acordarse: recordar algo espontáneamente.
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•
recordar: traer algo a la memoria mediante un esfuerzo mental.
9. Cuando no existe en la lengua un vocablo preciso para significar un ser, hecho
o idea, por tratarse de algo novedoso, el escritor está en libertad de crearlo,
siempre que no trasgreda la naturaleza fonética, ortográfica o morfológica del
español.
10. Evite el exceso de palabras.
11. No emplee palabras meramente emocionales o “palabras coloreadas”, que
solo expresan estados de ánimo del escritor y no hechos reales.
12. Distinga las palabras de significado objetivo (propio del hecho o cosa) y las de
significado subjetivo (juicio personal del informante). Las primera son descriptivas,
mientras que las segundas son valorativas y entrañan una responsabilidad moral
profesional y, a veces, también legal.
PÁRRAFOS
Los escritos se organizan en párrafos por razones de claridad y facilidad de
lectura. Cada párrafo encierra un grupo de ideas íntimamente relacionadas entre
sí, y en lo gráfico, se reconocen porque comienzan con mayúscula y terminan en
punto y aparte. Son como bloques de escritura.
No existen reglas categóricas para construir los párrafos, pero en general éstos se
ajustan a las siguientes prácticas:
1. Usualmente en los informes y otros escritos informativos (diarios y revistas),
se componen de 3, 4, o 5 oraciones, separadas muy a menudo por puntos.
Los manuales y libros de textos admiten párrafos más largos.
2. Se recomienda usar el párrafo con la idea principal o idea tópico. De esta
manera se advierte al lector sobre lo que vendrá y no se posterga su
curiosidad con un suspenso innecesario.
3. Ocasionalmente la idea tópico puede reforzarse o complementarse con una
idea sumario, que se coloca al final del párrafo. Suele hacerse esto cuando
el párrafo es muy complejo y se quiere dejar bien clarificado el asunto, o
también cuando se desea enfatizar la idea ya anunciada en el tópico.
4. Las ideas de un párrafo deben unirse entre sí mediante transiciones que
muestren relaciones que las unen y den unidad al texto. Esto se logra
mediante los siguientes recursos gramaticales:
a) Conjunciones y modos conjuntivos:
pero, con todo, aunque, por lo tanto, en consecuencia, si bien, en razón de
lo expuesto, asimismo, además, etc.
b) Otras clases de palabras relacionantes o nexos:
pronombres (ello, esto, etc), adverbios (allí, entonces, etc).
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c) repetición de una palabra o idea de la oración anterior:
La próxima reunión de representantes se realizará el primer martes de
agosto. En dicha reunión se explicará a los concurrentes el plan elaborado.
Los nexos conjuntivos más usados son:
Causa
Por esta razón
Porque
Puesto que
Debido a
Como
Por lo que antecede
Por esta causa
Consecuencia
En consecuencia
Por consiguiente
Consecuentemente
Por lo tanto
Como consecuencia de
Como resultado de
En atención a
Atento a lo expuesto
Dado que
En razón de lo expuesto
Como resultado de
Explicación
En efecto
Es decir
Esto es
Por ejemplo
Según esto
Según lo anterior (dicho)
Ante tales hechos
De acuerdo con
En vista de
Vistas (las actuaciones)
Visto lo (sucedido)
Conforme a
Finalidad
Con el objeto de
Con el fin de
A fin de
Con el propósito de
Con este objeto
A estos efectos
En procura de
Referencia
Con referencia a
Con respecto a
En relación con
Con relación a
Respecto a
En respuesta a
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Unión
Además
Por otra parte
Aparte de
Asimismo
Además de esto
También
Sumado a
Al mismo tiempo
En otro orden de cosas
Paralelamente a
A continuación
En otros casos
En este supuesto (caso)
De la misma manera
Oposición
No obstante
Sin embargo
En oposición a
Con todo
Aun
Aunque
Aun cuando
Contrariamente a
Pero
Si bien
En contraste con
Empero
Pese a
A pesar de
Pese a lo expuesto (dicho)
No obstante lo dicho
En cambio
Resumen
En resumen
En síntesis
Concretamente
En otras palabras
Sintéticamente
En otros términos
En forma sumaria
En definitiva
Evidentemente
Ciertamente
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OTROS TIPOS DE INFORME
3. MEMORANDO:
Es un informe que sirve para hacer constar o recodar ciertos hechos. Suelen
encabezarse con la fórmula: A:... DE:... Por lo general se escribe sobre formularios
ya impresos.
El memorando es un escrito corto, cuyo fin básico es la información, no la acción.
Sin embargo, esta finalidad no es tan excluyente, pues en algunos casos puede
requerir una acción de parte del lector.
Este tipo de escrito puede considerarse como un informe sintético.
Normalmente, tanto una como otra clase de memorandos responden a la misma
estructura básica del informe típico, pero organizados únicamente sobre las ideas
principales, con exclusión de las ideas secundarias o de apoyo.
Por ejemplo:
I. Introducción
1. Incumplimiento de la firma XX y gravedad del hecho.
II. Cuerpo o desarrollo
1. Dos alternativas reglamentadas de sanción: suspensión o eliminación
del registro de proveedores.
2. Inconveniencias de la primera alternativa.
III. Conclusión
1. Recomendación de una resolución urgente de Gerencia General.
4. “COVER LETTER”, SUMARIO O CARTA DE PRESENTACIÓN:
Es un resumen corto que en una página, a lo sumo, sintetiza el contenido de una
documentación o informe agregado. Encabeza el legajo.
Suele decirse que el “cover letter” no debe tener más de 5 párrafos, pues se
considera que esta extensión es suficiente para cubrir un resumen de 8 a 10
páginas. Para resumen de informes más largos, un sumario puede alargarse hasta
1 ½ página o 7 u 8 párrafos.
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Su división es también tripartita:
I. Introducción
La documentación agregada informa sobre las posibilidades de adquirir un local de
ventas con oficinas administrativas, depósito y dependencias en la ciudad de Bahía
Blanca, con destino a la futura sucursal.
II. Cuerpo o desarrollo
Los antecedentes presentados, planos, condiciones de venta, características
constructivas y demás detalles relativos a una compra de esta naturaleza,
hacen aconsejable la adquisición perentoria del edificio sito en Avenida
Márquza 1648, de la citada ciudad.
III. Conclusión
A juicio del suscrito, correspondería acceder a los solicitado por el señor
apoderado y disponer esta compra.
5. CARTA:
Es un informe a un destinatario distante, sometido a ciertas normas particulares,
que se envía por correo o por intermedio de personas.
Carta Comercial:
La carta comercial es una comunicación que es cursa entre empresas,
representantes, proveedores y clientes, relacionada con el mundo de los negocios.
Es bastante similar a la carta familiar, pero se diferencia de ella por el contenido, el
estilo algunos pormenores indispensables.
Su estructura comprende tres partes:
1. ENCABEZAMIENTO
1.1 Membrete o título: con dirección y otras indicaciones, impreso a la cabeza del
papel. Las cartas comerciales se escriben en este tipo de papel.
1.2 Lugar y fecha: debe ponerse con total claridad el nombre de la localidad de
donde se expide, separada por una coma. La fecha, al uso español, en este
orden: día, mes y año, en minúsculas y separadas por las preposiciones de:
de Junio de 1978.
1.3 Destinatario: Nombre y apellido completos de la personas a la que se dirige la
carta, precedidos de las fórmulas:
Señor (a), Doctor (Dr.), Ingeniero (Ing.), etc; o nombre del cargo: señor Jefe de
Ingenieros de...; Señor Jefe de Compras de...; Señor Gerente de Ventas de...;
etc.
A continuación, la dirección completa:
Uruguay 654, 4to piso. Of 234
(2000) ROSARIO (SANTA FE)
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O el nombre solo de Ciudad si la carta está destinada a la misma localidad de
expedición.
1.4 Forma de entrega: en ciertos casos, en lugar de dirección postal suele
indicarse directamente el lugar mínimo donde se debe entregar la carta:
S./D. (su despacho)
Presente (en esta misma localidad)
1.5 Intermediario: Asimismo, en ciertas ocasiones suele indicarse que la carta se
debe entrar a un intermediario o que se ha escrito por indicación de él. Se usa
entonces, abreviada o no, la expresión:
Atención: Sr. Alberto Bravo
1.6 Referencia: en algunos casos se acostumbra a agregar una referencia o
mención abreviada del asunto de la carta, para informar previamente a la lectura
de su contenido. Este segmento va subrayado:
Ref.: Devolución de mercadería.
1.7 Tratamiento: son fórmulas o expresiones de cortesía, un vocativo gramatical
que se dirige al receptor del mensaje. En la redacción antiguas se empleaban
fórmulas pomposas y exageradas: De mi más alta consideración y respeto; de mi
más alta consideración; Respetable y distinguido señor, etc.
Actualmente, deben usarse fórmulas más sencillas y naturales:
De mi consideración
Estimado señor:
Estimado colaborador:
Distinguido doctor: , etc.
2. CUERPO
2.1 En el cuerpo se desarrolla el mensaje. Debe tener tantos párrafos cuantas
ideas o asuntos se comuniquen. Una idea debe mantenerse dentro de cada
párrafo. Se recomienda que cada idea se resuma en unas 20 palabras.
3. DESPEDIDA
3.1 Saludo: las cartas y ciertos tipos de redacción comercial se terminan con un
párrafo de despedida o saludo. A veces se incluyen en él agradecimientos,
expresiones de deseo, espera de respeto, recomendación de una pronta
contestación u otra aclaración necesaria. Antes estas despedidas eras retóricas y
exageradas, en cambio ahora, son cada vez más simples y sinceras:
cordialmente,
atentamente,
afectuosamente,
lo saluda, etc.
3.2 firma: toda correspondencia comercial debe firmarse de puño y letra, con un
sello o escrito inferior que indique el cargo de la persona responsable de la misiva
y aclare su nombre y apellido:
3.3 Posdata: esta palabra de origen latino (después de la fecha), se agrega a la
carta una vez concluida y firmada. Se justifica sólo en casos de extrema necesidad
y último momento. A veces se pone P.S. (post scriptum: después de lo escrito). En
la correspondencia moderna se intenta eliminar las posdatas.
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3.4 Notas: son aclaraciones que se agregan para esclarecer datos que ya están
en el escrito. Se debe tratar de evitarlas.
Nota: se envían dos ejemplares de muestra.
3.5 Adjuntos. Son anotaciones sobre los escritos, folletos, ilustraciones y otros
agregados a la carta, que deben ser leídos al término de la misiva:
Adj.: Folleto de venta (2 ejemplares).
3.6 Iniciales de identificación: se colocan al final de la carta escrita a computador:
JM / am (José Martínez, es responsable del texto; Antonio Méndez, el secretario).
En cuanto al cuerpo de la carta, responde internamente a la siguiente estructura:
I. INTRODUCCIÓN (APERTURA)
PROPÓSITO DE LA CARTA: ¿por qué se escribe y qué importancia tiene el tema?
POSICIÓN: Su solución o respuesta a la pregunta del lector o qué espera Ud. de él.
II. CUERPO O DESARROLLO
ANÁLISIS 1 (apoyo a su posición)
ANÁLISIS 2 (apoyo a su posición)
III. Conclusión (cierre)
REAFRIMACIÓN DE LA POSICIÓN O CONCLUSIÓN: Si corresponde por razones
de énfasis, claridad o advertencia.
RECOMENDACIÓN: Lo que debe hacerse.
DIAGRAMACIÓN DE LA CARTA
La carta admite dos tipos de diagramación o distribución del escrito en el plano de
la hora: el anglosajón y el latino. El modelo anglosajón incita todas las partes y
dentro de ellas los párrafos en el margen izquierdo y separa los párrafos unos de
otros con un doble espacio de máquina. No usa sangría en ningún caso.
El modelo latino, por su parte, se distribuye sobre dos márgenes, uno izquierdo y
otro hace el centro más o menos de la carta, de arriba hacia abajo, y apoya sobre
ambas líneas teóricas el contenido. Sobre el margen izquierdo el membrete,
destinatario, dirección completo o forma de entrega y tratamiento. Sobre el margen
ideal intermedio apoya el lugar y fecha, el intermediario, la referencia y el saludo
final y firma. Todos los comienzos de párrafos van sangrados.
La elección de uno u otro depende del gusto del mandante o de la norma
institucional establecida en el lugar de empleo.
Existe una forma intermedia que lleva todo el escrito al margen izquierdo, sin
sangrías, y reserva la línea imaginaria intermedia solo para iniciar el lugar y fecha,
l referencia, el intermediario y la firma.
Profesora: Carolina Portalier Pérez
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Universidad de Ciencias de la Informática
Escuela de Ingeniería
6. El Acta:
Son escritos en los que se resume y registra lo sucedido y acordado en reuniones
de diversa naturaleza. Tienen las siguientes características:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Por lo general, y según sea el caso, tienen el carácter de documentos
legales.
Se usa en ellos la prosa informativa, en un estilo preciso y conciso.
En muchos casos, responden a un lenguaje determinado y a una
estructura formal determinada por una institución,
Se evita el punto y aparte, para no dejar espacios en el papel.
Van numeradas en orden correlativo y en páginas corridas, para evitar
intercalaciones.
No se borra ningún error, se salva al final.
Se escriben a mano.
Partes
Algunos elementos son obligatorios:
1. Lugar, fecha y hora de iniciación de la reunión.
2. Nómina de miembros presentes y ausentes (con motivos y avisos) y
presidente de la reunión.
3. Motivo de la reunión. (Temas a tratar).
4. Resumen de lo debatido y resuelto sobre cada asunto, con mención de los
votantes (a favor, en contra o abstenidos), y a veces los motivos
explícitamente indicados.
5. Toda novedad, nuevo asunto, derivación, postergación, interrupción, retiro
de alguno de los miembros, etc, sucedida durante el transcurso de la
reunión.
6. Aviso sobre la siguiente reunión, si es el caso.
7. Hora de cierre de la reunión.
8. Firma de los presentes.
7. LA SOLICITUD:
Es un escrito por el cual una persona efectúa una petición ante cierta autoridad,
del que debe quedar un prueba documental.
Puede redactarse en:
• Primera persona (pronombre yo y verbos concordantes)
• Tercera persona (pronombre el y verbos en concordancia).
En ningún caso deben mezclarse las dos personas yo y él ni los verbos
concordantes. Debe usarse uno en todo el documento.
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Partes:
I. ENCABEZAMIENTO:
1. lugar y fecha: ciudad, día, mes y año.
2. destinatario y dirección: Señor Director de Aduanas, Don NN
S./. (su despacho)
3. tratamiento: de mi consideración (en las notas oficiales puede prescindirse).
Pueden usarse otros tratamientos.
4. referencia: en una o dos líneas debe enunciarse el tema de que trata la
nota.
II. CUERPO:
5. Asunto que se solicita.
6. demostración o razones: que justifiquen el pedido.
7. Conclusión: consecuencias que tendría la aprobación o la negativa de la
petición.
III. DESPEDIDA:
8. Saludo de cortesía.
9. Firma y aclaración: con sello si correspondiera.
10. Identificación: datos que sean necesarios para considerar la petición
recibir la respuesta: domicilio, documento de identidad, etc.
11. Anexos: los que correspondan.
o
Dos últimos tipos de textos útiles de conocer son:
• Monografía: Es un informe sobre un asunto limitado que se ha
investigado según un método científico o técnico; es la expresión
resultado de esa investigación.
• Tesis: es un trabajo escrito, sobre un tema original o que constituye
un estudio científico o académico, realizado con métodos
apropiados, que se concluye con los aportes del investigador, y que
se presenta a una universidad para optar al título correspondiente.
Bibliografía
Loprete, Carlos A. Redacción Informativa. Buenos Aires: Plus Ultra, 1994.
Profesora: Carolina Portalier Pérez
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