Elaboración de auditoría de procesos administrativos.

R
SEP
Institutos Tecnológicos
Dirección General de Educación Superior Tecnológica
Instituto Tecnológico de Colima
ELABORACION DE AUDITORIA DE
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
OPCIÓN X
MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN
PRESENTA
BRIANDA ANGÉLICA OLIVERA PEREDIA
ASESOR
L.A.E. AARÓN SERGIO VERJÁN CONTRERAS
06
PREMIO
INTRAGOB
a la
2006
S G C
CERTIFICADO BAJO LA
NORMA ISO 9001:2008
ESTUDIAR PARA PREVER
Y PREVER PARA ACTUAR
VILLA DE ÁLVAREZ, COL., ABRIL DE 2014
IMNC-RSGC-617
SNEST
IMNC-RSGC-617
RSGC - 617
INICIO:
2012.09.28
TERMINO: 2015.09.28
ISO 9001:2008
PROCESO EDUCATIVO
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Contenido
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 5
JUSTIFICACION ....................................................................................................................... 8
OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................. 9
OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................. 9
CARACTERISTICA DEL AREA DONDE SE PARTICIPO ............................................. 11
PROBLEMAS A RESOLVER ................................................................................................. 13
ALCANCES Y LIMITACIONES ............................................................................................ 14
FUNDAMENTO TEORICO .................................................................................................... 15
1.
DEFINICIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... 15
1.1.
Elementos que conforman la empresa ..................................................... 15
1.2.
Fines de la Empresas ...................................................................................... 15
2.0 Clasificación de las empresas .............................................................................. 16
2.1. Por su capital ............................................................................................................ 16
2.1.2 Por su giro ............................................................................................................... 16
2.1.3 Por su tamaño y número de empleados ...................................................... 16
2.1.4 Por su lugar de Origen ........................................................................................ 17
2.2 Características de las pequeñas empresas ..................................................... 17
2.3 Antecedentes de la Administración.................................................................... 17
2.4 Definición de la Administración ........................................................................... 18
2.4.1 Objeto de la Administración ............................................................................. 18
2.4.2 Finalidad de la Administración ......................................................................... 19
2.4.3 Características de la Administración ............................................................. 19
2.4.4 Importancia de la Administración .................................................................. 20
2.5 Proceso Administrativo ........................................................................................... 20
2.5.1 Planeación ............................................................................................................... 21
2.5.2 Organización ........................................................................................................... 23
2.5.3 Integración .............................................................................................................. 25
2.5.4 Dirección .................................................................................................................. 26
2.5.5 Control ...................................................................................................................... 26
3.0 AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............................................................................ 27
3.1 Definición de Auditoria Administrativa (Diferentes Autores) ................... 27
2
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
3.2 Antecedentes de la Auditoria administrativa ................................................. 29
3.3. Objetivos de la Auditoria Administrativa........................................................ 30
3.4. Principios de la Auditoria Administrativa ....................................................... 32
3.4.1 Sentido de la Evaluación .................................................................................... 32
3.4.2 Importancia del Proceso de Verificación ...................................................... 32
3.5. Alcance ....................................................................................................................... 32
3.6. Campo de Aplicación .............................................................................................. 33
3.7 Tipos de Auditoría Interna................................................................................... 36
3.8 Diferencias entre Auditoría Interna y Externa. ............................................. 37
3.9 Estructura de la Auditoría Administrativa. ...................................................... 39
MARCO LEGAL ........................................................................................................................ 41
Ley de Ahorro y Crédito Popular (LACP) ................................................................. 41
Ley Para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de
Ahorro y Préstamo. (LRASCAP) .................................................................................. 42
CAPITULO I ......................................................................................................................... 44
1.1.
1.2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 44
PROPOSITO DE LA AUDITORIA ....................................................................... 45
CAPITULO II ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ........................................................ 51
2.1 Historia de la Empresa ........................................................................................... 51
2.2 ANTECEDENTES DE LA CAJA SOLIDARIA ...................................................... 52
2.3 Objeto social ............................................................................................................. 54
2.4 Misión ............................................................................................................................ 55
2.5 Visión ............................................................................................................................. 55
2.6 Valores......................................................................................................................... 56
2.7 Estructura orgánica de caja solidaria................................................................ 57
Capítulo III Métodos para realizar el Proceso de Auditoría Administrativa
Interna ...................................................................................................................................... 58
CAPITULO IV PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
REALIZADAS ........................................................................................................................... 76
Diagnostico Preliminar .................................................................................................... 78
RESULTADOS ..................................................................................................................... 80
Propuestas de Solución .................................................................................................. 82
Otras propuestas de mejora......................................................................................... 82
3
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................................... 84
Conclusión ........................................................................................................................... 84
Recomendaciones ............................................................................................................. 86
BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................................... 87
TABLAS ..................................................................................................................................... 89
Tabla 2 Requerimiento/Costo ...................................................................................... 90
Tabla 3 Requerimiento/Descripción........................................................................... 92
CEDULAS .............................................................................................................................. 93
Cedula 1 Formato del Programa de Auditoria para CSV ................................... 93
Cedula 2 Aplicación de Auditoria a Planeación ................................................... 94
Cedula 3 Aplicación de Auditoria a Control.......................................................... 95
Cedula 4 Formatos de Control de Auditoria para CSV ....................................... 96
Cedula 5 Informe de resultados Auditoria CSVA.................................................. 97
4
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
INTRODUCCIÓN
En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a
una
velocidad
vertiginosa,
aunado
a
este
siglo
en
donde
la
globalización impera y en consecuencia donde las empresas están
cada vez más inmersas en un ambiente de mercados abiertos,
implicando para ellas, la necesidad de ser cada día más competitivas.
La administración es el eje central sobre el cual gira la empresa, por
lo que resulta importante el revisar y hacer un diagnóstico de la
misma, con el propósito de detectar problemas y solucionarlos.
Para ello el presente documento está elaborado basado en un
proyecto educativo, siendo la Residencia Profesional un paso más
para el termino de mis estudios profesionales este con la finalidad de
aplicar los conocimientos adquiridos durante mi estancia en el
Sistema
Nacional
de
Institutos
Tecnológicos
De
Colima,
específicamente en el Departamento Económico-Administrativo en la
Licenciatura En Administración Con Especialidad en Turismo, dicho
proyecto
se
lleva
a
cabo
en
una
dependencia
de
carácter
gubernamental o privado misma a la que el alumno próximo a
egresar
propondrá
un proyecto
donde
analizara
y definirá
la
problemática de dicha organización proporcionándole una solución
viable.
Para ello determiné aplicar mis conocimientos adquiridos
en una
elaboración de Auditoria Interna de Procesos Administrativos para la
empresa “Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC DE AP DE RL CV” la
cual una vez de haber concluido mis estudios profesionales me da la
5
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
oportunidad de aplicar mis conocimientos adquiridos durante mi
estancia en mi carrera profesional.
Una de los razones que me motivaron a realizar esta auditoría interna
de procesos administrativos, es el laborar para dicha empresa misma
que me da la facilidad de aplicarla para beneficio de ambas partes.
Dicho proyecto aplicado al Sistema Financiero visto como el conjunto
de reglas y principios pertenecientes a la banca (en proceso de
autorización), la secretaria de hacienda y crédito público han
contribuido en la sociedad mexicana en mejorar nuestra calidad de
vida, conceptos como ahorros, préstamos, inversiones, tasas de
interés activas, tasa de interés pasivas, seguridad financiera, poder
adquisitivo, entre otros; han permitido que hoy por hoy tengamos
nuevos horizontes que nos llevan hacia nuevos y mejores estilos de
vida para todos al tener un fácil acceso a estos servicios.
Es por ello que las instituciones del sistema financiero, al entender lo
importante de este factor de desarrollo, han establecido estrategias
de competencia que les permite ser competitivos, actualizados,
flexibles, modernos y confiables.
Dentro del marco señalado, la Auditoría de Procesos administrativos
es el examen integral y constructivo que permite a las personas tanto
internas como externas, cualquiera que fuere su denominación, a
organizarse y evaluar su desempeño administrativo a través de la
medición de sus niveles de eficiencia, eficacia, economía y ética; esto
permitirá en todo momento conocer en qué etapa del cumplimiento
de los objetivos generales y específicos de dicha empresa evaluada.
6
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Así la Auditoría de los Procesos Administrativos es la herramienta que
los administradores usan para corregir errores en su trabajo, en el
desempeño de los directivos y el de los empleados, con la única
finalidad de brindar cada día un mejor servicio al cliente y al usuario
interno.
La Cooperativa de Ahorro y Préstamo “CAJA SOLIDARIA VILLA DE
ALVAREZ ’97 SC DE AP DE RL DE CV”, tiene por objeto fomentar el
ahorro entre sus socios así como atender las necesidades financieras
del sector rural apoyando principalmente a la agricultura, el comercio
así como bienes y servicios de consumo, con el objetivo de innovar
los servicios financieros que se prestan a estas zonas, para lo cual
debe medir los niveles de eficiencia, eficacia, economía y ética en sus
procesos, mediante la aplicación de una Auditoría direccionada a los
procesos administrativos.
Básicamente esta Auditoría permitirá identificar los problemas que
impiden el buen desempeño de la Cooperativa y la definición de
recomendaciones,
cuyo
beneficio
se
evidenciará
en
el
perfeccionamiento y los resultados se demostrarán en un adecuado
cumplimiento de objetivos y manuales de procesos, así como la
rapidez de elaboración y el desarrollo de información, ayudando a la
Gerencia en la toma de decisiones, a los empleados para conocer sus
deficiencias y sobre todo al cliente, que recibirá un mejor servicio.
7
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
JUSTIFICACION
La importancia de la Auditoría Administrativa es reconocida desde
tiempos más remotos, el factor tiempo obliga a cambiar muchas
cosas, la industria, el comercio, los servicios, entre otros. Lo que
realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad
de examinar y evaluar los factores internos de la organización y ello
debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la
misma.
En la actualidad es trascendental un cambio de cultura organizacional
que
permita
el
complementarias
conocimiento
a
las
y
aplicación
tradicionalmente
de
utilizadas,
herramientas
ya
que
en
ocasiones las compañías funcionan sin saber qué obstáculos puedan
surgir durante la continuidad de la operación. A través de un
adecuado Proceso de Auditoría Administrativa Interna, se estará en
posibilidad de detectar a tiempo sucesos futuros que puedan llegar a
impactar de manera negativa los resultados de la organización.
Auditoria interna se
realiza por el personal adscrito a la propia
dependencia o entidad, por lo que su importancia radica en que se
constituye como
el instrumento del control interno que revisa,
analiza diagnostica y evalúa el funcionamiento de los controles,
proporcionando
a los responsables de la dirección y operación,
información coadyuvante sobre el resultado de su gestión y,
propiciando en su caso la adopción de medidas que tiendan a mejorar
la
eficiencia
de
los
recursos,
así
como
la
eficiencia
en
la
administración de los recursos, así como la eficacia en el logro de
objetivos asignados.
8
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Por lo que se pretende que el proceso administrativo sea efectivo en
la empresa y aumentar su productividad y disminuir las mermas
basadas en ejecuciones de las propuestas obtenidas en la aplicación
de la auditoria de procesos administrativos
Proporcionar en calidad de consejo profesional e independiente que
abarque desde un departamento u área a hasta toda la organización.
OBJETIVO GENERAL
Elaboración de una auditoria de procesos administrativos en Caja
Solidaria Villa de Álvarez 97’ S.C. de A.P. de R.L de C.V
OBJETIVOS ESPECIFICOS

Determinar si los sistemas y procedimientos establecidos
son efectivos.

Verificar continuamente la efectividad de los controles
establecidos.

Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos para
eliminar los problemas que puedan surgir.

Revisar y evaluar los resultados deseados.

Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos.

Ayudar a la adecuada realización de actividades y evitar
duplicidades (conocer con qué frecuencia se realizan las
actividades).

Generar un histórico que documente los cambios en los
procesos.
9
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013

Detectar si existen nuevos procedimientos para realizar las
actividades.

Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
10
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
CARACTERISTICA DEL AREA DONDE SE
PARTICIPO
El proyecto de residencia se llevó a cabo dentro de la entidad de
crédito y ahorro popular y/o solidario Caja Solidaria Villa de Álvarez
97’ SC de AP de RL de CV, contando a un cien por ciento la
disposición y apoyo del personal que labora para dicha sociedad.
Al ser un empleado más de esta sociedad no me fue difícil adquirir
información por lo que interactúe con toda la sociedad para
involucrarme aún más en la función que requiere cada uno de los
puestos que conforman a la misma.
Al iniciar el proyecto de residencia, se contó con todo el apoyo de los
directivos y empleados, dando muestra una vez más a la excelente
comunicación que existe entre dichos miembros de la sociedad, por lo
que se encuentran en constante comunicación siendo un equipo muy
unido y coordinado, lo que hiso más viable y factible la aplicación de
investigación.
La C.P. Martha Ramírez Santana (asesora externa) mostro total interés al
proyecto por lo que en todo momento se mostró muy interesada,
proporcionando siempre la información necesaria para dicho proyecto
De igual manera el LAE Aarón Sergio Verjan Contreras, apoyo y
brindo asesoría a la aplicación de dicho proyecto, estando siempre
interesado ante cualquier situación que surgiera en la aplicación de
dicho proyecto que pudiese ayudar a lograr la meta propuesta.
11
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
12
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
PROBLEMAS A RESOLVER
Con la elaboración del Proceso de Auditoría Administrativa Interna
se pretende resolver los siguientes problemas:
 Pérdidas económicas a la empresa por el retraso de las
actividades
 Pérdida de tiempo al realizar la duplicidad de funciones.
 No se realizan los procedimientos con la frecuencia indicada.
 No se cuenta con la base para aplicar una auditoría interna de
políticas, procedimientos y controles para el logro de metas y
objetivos.
 Identificación de desviaciones e ineficiencias de las funciones de
cada puesto
 Eliminación de procesos de trabajo, obsoletos o inadecuados.
 Identificación de riesgos de cada puesto de trabajo
13
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
ALCANCES Y LIMITACIONES
La auditoría administrativa puede abarcar una función específica; o
bien, se le puede dar un enfoque de sistema y puede abarcar una
unidad o grupo de unidades que formen un organismo social
El alcance de la auditoria administrativa interna debe cubrir la
adecuación
y
eficiencia
del
control
de
métodos,
sistemas
y
procedimientos de la organización, así como la calidad de ejecución
en el desempeño de las responsabilidades asignadas.
Mientras que las limitaciones que se dieron en el procesos de la
auditoria fueron el tiempo que se le dedicaba a cada área por lo que
no se podía cubrir a un 100 % la expectativa de la aplicación de la
misma.
14
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
FUNDAMENTO TEORICO
1. DEFINICIÓN DE LA EMPRESA
Es una unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer un
mercado. (Reyes Ponce 1995, pág. 74)
1.1. Elementos que conforman la empresa
Las empresas estan formadas esencialmente por tres clases de
elementos:
A)Bienes Materiales: Considerando que integran a las empresas
sus edificios e instalaciones donde realizan sus actividades.
B)Hombres: son un elemento eminentemente activo de la
empresa,
son
todas
las
personas
que
colaboran
en
la
participacion de los procesos productivos y administrativos con
la finalidad de la obtencion de resultados eficientes y eficaces.
C) Sistemas: son las relaciones estables en que deben
coordinarse las diversas cosas, personas es decir son los bienes
no materiales que tiene la empresa como lo son sistemas de
produccion, ventas administrativos etc.
1
1.2. Fines de la Empresas
El fin inmediato que persigue toda empresa es la producción de
bienes y servicios de un mercado.2
1
Ibídem 1996 págs. 72,73
Ibídem 1995 págs. 83
2
15
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
2.0 Clasificación de las empresas
2.1. Por su capital
A) Empresa Privada: Busca la obtención de un beneficio económico
mediante la satisfacción de alguna necesidad de orden general o
social.
B) Empresa Pública: tiene como fin satisfacer una necesidad de
carácter
general
o
social
pudiendo
obtener
o
no
beneficios
(utilidades).
2.1.2 Por su giro
A) Empresas de Transformación: son aquellas que se dedican a
la producción de bienes y servicios.
B) Empresas de Servicios: se dedican a prestar servicios a la
comunidad
C) Empresas de Comercialización: este tipo de empresas
compra los bienes que una empresa de transformación produce
para luego venderlos a sus propios clientes con lo cual presta
un servicio a la comunidad y obtiene una ganancia.
3
2.1.3 Por su tamaño y número de empleados
A) Microempresa: de 1 a 15 Empleados
B) Pequeña: de 16 a 100 Empleados
C) Mediana: de 101 a 250 Empleados
D) Grande: de 251 empleados en adelante
3
Srvulo , 1995, pág. 19
16
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
2.1.4 Por su lugar de Origen
A) Nacional: sus operaciones se realizan en su país de origen
B) Internacional: Empresas que tienen actividades en un solo país
c) Transnacional: Empresas que tiene actividades en un solo
continente
2.2 Características de las pequeñas empresas
En las pequeñas empresas, el dueño o gerente conoce o puede
conocer a todos sus empleados, tiene la posibilidad de identificarlo, lo
tratan con frecuencia y podrían calificar su desempeño en la empresa.
Los problemas técnicos de producción, finanzas son elementales y
pequeños por lo que el propio dueño puede solucionarlos.
El dueño toma las decisiones que mejor le convengan sin someterlas
a discusión.
2.3 Antecedentes de la Administración
La administración como disciplina y con carácter profesional y
científico apareció en las empresas a fines del siglo antepasado y
principios del pasado siendo sus pioneros Taylor y Fayol, en esta
época cuando el crecimiento y
mayor complejidad de dichas
empresas exigen su aplicación en ellas. Las empresas de las épocas
anteriores al nacimiento de la administración profesional eran
demasiado pequeñas y poco complejas, por lo que se puede decir que
bastaba solo con el sentido común para su administración.
17
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
La administración es aplicable a toda clase de instituciones ya sean
políticas, religiosas militares, servicios etc. La administración ligada a
una mayor eficacia de la coordinación, se impone en el momento en
que
aparece
la
empresa
competitiva,
pues
esta
necesita
perfeccionarse hasta conseguir poder dar precios más baratos, mayor
calidad de producción, mejores servicios etc., que sus competidores.4
2.4 Definición de la Administración
La palabra administración se forma del prefijo “ad” que significa hacia
y
“minister”
inferioridad
vocablo
y
del
compuesto
sufijo
“ter”
de
que
“minus”,
funge
comparativo
como
termino
de
de
comparación. La etimología de la administración de la idea de que
esta se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro,
de un servicio que presta.
5
Por lo que se puede decir que es “la dirección de un organismo socia,
y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de
conducir a sus integrantes”6
2.4.1 Objeto de la Administración
Es indiscutible que quien realiza por si mismo una función no merece
ser llamado administrador, pero desde el momento en que delega a
otras determinadas funciones, siempre que estas se realicen en un
organismo social, dirigiendo y coordinando lo que los demás realizan,
comienzan a recibir el nombre de administrador. La sociedad es la
“unión moral de hombres que en forma sistémica coordinan sus
medios para lograr un bien común”, es por lo tanto el objeto sobre el
que recae la administración.
4
Paráfrasis Reyes Ponce, 1992 págs. 69 70
Ibidem,1992 pág. 2
6
Koontz y O’Donnell pág. 4
5
18
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
2.4.2 Finalidad de la Administración
La administración busca de forma directa precisamente la obtención
de resultados de máxima eficiencia en la coordinación y solo a través
de ella, se refiere a la máxima eficiencia o aprovechamiento de los
recursos materiales, tales como capital materia prima, personal etc.
2.4.3 Características de la Administración
A) Su Universalidad: el fenómeno administrativo se da donde quiera
que existe un organismo
social, porque en él tiene que existir la
coordinación sistémica de medios.
B) Su Especialidad: aunque la administración va siempre acompañada
de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es
específico y distinto a los que acompaña.
C) Su unidad temporal: aunque se distingan etapas, fases y
elementos del fenómeno administrativo, este es único y por lo mismo
en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en
mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos
administrativos.
19
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
D) Por su Unidad Jerárquica: todos cuanto tienen carácter de jefe en
una organización, participan en distintos grados y modalidades, de la
misma administración. (Ibídem 1992, págs. 15-16)7
2.4.4 Importancia de la Administración
1.- la administración se da en todos lugares en donde existe un
organismo
social
entre
mayor
sea
más
compleja
será
su
administración.
2.- El éxito de un organismo social depende directa e indirectamente
de su buena administración.
3.- Para las empresas es indiscutible y obviamente esencial la
administración.
4.-
La elevación de la productividad depende de la adecuada
administración en cada una de las partes de la empresa.
2.5 Proceso Administrativo
Se define como el acto de administrar como: “planear, organizar,
integrar, dirigir y controlar”
Los puntos anteriores constituyen el proceso administrativo que es un
medio de integrar diferentes actividades para poner en marcha la
estrategia empresarial teniendo claramente bien definidos los fines y
7
Ibídem 1992, págs. 15-16
20
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
buscando ventajas en todos los recursos que poseen, asegurando el
funcionamiento de dicho proceso.
2.5.1 Planeación
Parte inicial del proceso administrativo es en la que se seleccionan
misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos, requiere tomar
decisiones, es decir seleccionar entre diversos cursos de acción
futuros.
Tipos de Planes
A) Propósitos o Misiones: identifica las funciones o tareas básicas de
una empresa o agencia o cualquier parte de ella.
B) Objetivos o Metas: Son los fines hacia los cuales se dirige una
actividad.
C) Estrategias: Son la determinación de los objetivos básicos a largo
plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y
asignación de los recursos necesarios para alcanzarlos.
D) Políticas: son de declaración o interpretaciones generales que
guían o encauzan el pensamiento para la toma de decisiones.
E) Procedimientos: son los planes que establecen un método
obligatorio para realizar actividades futuras. Son series cronológicas
de acciones requeridas, son pautas de acción que detallan la forma
exacta en que se deben realizar determinadas acciones.
F) Reglas: Normas que determinan que
tipo de acciones se deben
realizar.
G) Programa: son el conjunto de metas políticas, procedimientos,
reglas, asignación de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y
otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción.
21
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
H) Presupuesto: es una declaración de los resultados esperados
expresados en términos numéricos. (Ibídem 1996 pág. 121 -128)8
Pasos en la Planeación
1.- Detección de las oportunidades: es hacer el examen preliminar de
las posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y de manera
completa, saber dónde se encuentran de acuerdo con el mercado, la
competencia, con los clientes nuestras fuerzas y debilidades.
2.- Establecimiento de Objetivos: Consiste en establecer objetivos
para toda la empresa y después para cada una de las unidades de
trabajo subordinada, lo cual debe realizarse para el largo como para
el corto plazo.
3.- Desarrollo de premisas: Es establecer, difundir y obtener
consenso para utilizar premisas criticas de planeación tales como los
pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes de la
compañía.
4.- Determinación de los cursos de acción: consiste en buscar y
examinar cursos alternativos de acción, en particular aquellos que no
resultan inmediatamente evidentes. Estas alternativas son las más
prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.
5.- Evaluación de cursos de alternativas de acción: evaluar las
alternativas que proporcionan la mejor posibilidad para cumplir las
metas con el costo más bajo y las mayores utilidades
6.- Selección de un curso de acción: es la selección del curso de
acción a seguir aquí es el punto real de la toma de decisiones.
7.- Formulación de los planes derivados.- planes derivados para
respaldar el plan básico.
8
Ibídem 1996 pág. 121-128
22
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
8.- Expresión numérica de los planes a través del presupuesto: es
darle una expresión numérica convirtiéndolos en presupuestos, de
manera que representen la suma total de ingresos y gastos, con las
utilidades o superávit resultantes. (Ibídem 1996, pág. 129 133)9
2.5.2 Organización
Es la etapa en que se determinan y clasifican las actividades, así
como la asignación de estas para lograr las metas que se han
planificado en la empresa. (Koontz, 1996, pág. 129-133)10
Tipos de Organización
Existen dos tipos de organización la formal e informal.
A. Formal.- significa por lo regular la existencia de una estructura
intencional de papeles pero sin confundir con cierta flexibilidad
y limitantes obvios dentro de la organización.
B. Informal.-
cualquier
actividad
personal
conjunta
sin
un
propósito colectivo consciente, requerido por la organización
formal que son el resultado de la convivencia interpersonal y
pueden ayudar al logro de los objetivos. (ibídem, 1996 245 a
246).11
División del Trabajo
Consiste en la especialización de las actividades organizacionales,
esto debido a que ninguna persona capaz de desarrollar en su
totalidad las actividades, de este modo se pueden aprender y
9
Ibídem 1996 págs. 129-133
Koontz, 1996 págs. 129-133
11
Ibídem 1996 pags 245-246
10
23
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
ejecutar de un modo más simple, lo que nos permite adecuar a la
actividad con la persona, según las características de ambas.
Línea de Mando
Está relacionada con la complejidad para comunicar de manera verbal
la
estructura
organizacional
y
esta
la
encontramos
en
los
organigramas.
Dentro de los organigramas. Los cuadros individuales representan la
división del trabajo y la manera en la que esta departamentalización
y las líneas que conectan estos cuadros representan la cadena de
mando.
Organigramas
Conocidos también como graficas de organización o cartas de
organización, los organigramas son representaciones graficas de la
estructura
formal
de
una
organización
que
muestran
las
interrelaciones, las funciones los niveles jerárquicos, las obligaciones
y la autoridad, existentes dentro de ella.
Los organigramas se pueden clasificar por:
A. Su objeto.- estructural, funcional y especial.
B. Por su área.- generales y departamentales
C. Por su contenido.- esquemáticos y analíticos.
Existen diversas formas de representar los organigramas
1. Vertical.- los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba
hacia abajo.
24
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
2. Horizontal.- los niveles jerárquicos se encuentran de izquierda a
derecha.
3. Mixto.- se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal
como el vertical.
4. Circular.- donde los niveles jerárquicos quedan determinados
desde el centro hacia la periferia. (Munch Galindo y Gracia
Martínez, 1995, pág. 133).12
Departamento
Indica un área, división o sucursal definida en una organización obre
la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de
actividades específicas.13
Departamentalización
Es el agrupamiento de actividades y personas en departamentos que
permite ampliar las organizaciones hasta un grado indefinido.
2.5.3 Integración
Es la tercera parte del proceso administrativo la cual integración se
define como cubrir o mantener cubiertos los puestos de la estructura
organizacional.
Este
objetivo
se
cumple
al
identificar
los
requerimientos de la fuerza de trabajo, realizar un inventario de
personal disponible y reclutar, seleccionar, ascender, evaluar, planear
las carreras, remunerar y capacitar o desarrollar en alguna otra forma
12
13
Munch Galindo y García Martinez 1995 pag. 133
Koontz, 1996 pág. 246
25
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
tanto a los candidatos como al os titulares de los puestos para que
puedan cumplir con sus tareas de un modo eficaz y eficiente
14
Reclutamiento
Implica atraer candidatos para llenar los puestos en la estructura
organizacional. Antes de empezar el proceso de reclutamiento se
deben determinar con claridad los requerimientos del puesto, los
cuales deben estar relacionados directamente con las tareas, esto
facilita el reclutamiento de los candidatos del exterior.
2.5.4 Dirección
Se define como el proceso de influir sobre las personas para lograr
que contribuyan a las metas de la organización y del grupo.15 (ibídem
1996 pag 460)
2.5.5 Control
La función administrativa del control es medición y la corrección del
desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la
empresa y los planes diseñados para alcanzarlos.
Establecimientos de Estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de media que sirve
como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares
representan el estado de ejecución deseado, de
hecho no son más que los objetivos definidos de la organización.
14
ibídem, 1996 pág., 356
15
Ibídem 1996 pág. 460
26
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
3.0 AUDITORIA ADMINISTRATIVA
3.1 Definición de Auditoria Administrativa (Diferentes
Autores)
Es la revisión sistemática con fines evaluatorios de una dependencia o
entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de
determinar si la organización está operando eficientemente para
cumplir con los objetivos que tiene encomendados dentro de la
Administración
Pública
Federal.
Constituye
una
búsqueda
para
localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la
organización. La auditoría administrativa abarca una revisión de los
objetivos, planes y programas de la dependencia o entidad; su
estructura orgánica, nivel jerárquico y calidad de los recursos
humanos y materiales; programas de capacitación y adiestramiento;
división de actividades y supervisión; existencia y aplicación de
manuales
de
organización;
desconcentración
y
simplificación
administrativa; mecanismos de autoevaluación; Funciones, sistemas,
procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se
desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los
costos. El resultado de la auditoría administrativa es una opinión
sobre la eficiencia administrativa de toda la dependencia o entidad o
parte de ella.16
1) Auditoria Administrativa:
Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral
o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel
de desempeño y oportunidades de mejora.17
16
Fuente: http://www.definicion.org/auditoria-administrativa
17
http://www.eumed.net/libros/2010e/804/Concepto%20de%20Auditoria%20Administrativa.htm
27
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
2) Auditoria Administrativa:
El
Objetivo primordial de la auditoria administrativa consiste en
descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la
empresa examinadas y
apuntar sus probables soluciones. La
finalidad es ayudar a la dirección a lograr una administración más
eficaz. Su intención es examinar y valorar los métodos y desempeño
en todas las áreas. Los factores de la evaluación abarcan el panorama
económico, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia
de políticas y procedimientos, la exactitud y la confiabilidad de los
controles,
los
métodos
protectores
adecuados,
las
causas
de
variaciones, la adecuada utilización de personal y equipo y los
sistemas de funcionamiento satisfactorios.18
3) Auditoria Administrativa
En términos generales, la auditoría administrativa nos proporciona
tina evaluación cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad
administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del
proceso administrativo; en otras palabras, nos proporciona un
panorama administrativo general de la empresa que estamos
auditando, y señala el grado de efectividad con el que opera cada una
de las funciones que la integran; por consecuencia, señala aquellas
áreas cuyos problemas exigen una mayor atención por parte de la
dirección de la empresa.19
4) Auditoria Administrativa
Auditoria, en su acepción más amplia significa verificar la información
financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable,
veraz
18
19
y
oportuna.
Es
revisar
que
los
hechos,
fenómenos
http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-la-auditoria-administrativa-950760.html
http://www.proyectosfindecarrera.com/auditoria-financiera-administrativa.htm
28
y
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las
políticas
y
lineamientos
establecidos
han
sido
observados
y
respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y
reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y
opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.20
3.2 Antecedentes de la Auditoria administrativa
Los
investigadores
desarrollaron
una
ingleses
James
propuesta
para
Watt
y
Mathew
estandarizar
y
Bolton
medir
procedimientos de operación; una propuesta que incluía una reseña
específica acerca de la conveniencia de utilizar la auditoría como
mecanismo de evaluación. Con el nacimiento de la escuela del
“Pensamiento Administrativo” en 1916, la auditoría adquiere una
relevancia singular para realizar el estudio de las funciones de una
empresa, en particular del control. Prueba de esto es la mención que
en 1933 Lyndall F. Urwick hacía de la importancia de los controles
para estimular la productividad de las empresas.
Dos años después, en 1935, James O. McKinsey sentó las bases para
lo que él llamó “auditoría administrativa”; la cual consistía en “una
evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su
ambiente presente y futuro probable”.
En 1949, Billy E.Goetz declaraba que la auditoría administrativa “Es la
más comprensiva
ypoderosa de estas técnicas buscadoras
de
problemas, porque busca, en una forma general, descubrir y corregir
errores de administración.”
En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar una
organización a través de una auditoría. Es importante señalar que
Terry propone cuatro procedimientos para llevar a cabo esta
evaluación:
20
http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptosObjetivosImportanciaAuditoriaAdministrativa
29
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
1) Apreciación
en
conjunto:
Análisis
de
la
estructura
para
determinar si cumple con las condiciones de eficacia requeridas.
2) Apreciación
informal:
Efectuar
preguntas
para
descubrir
posibilidades de mejoramiento.
3) Apreciación por comparación: Comparar la estructura orgánica
de la empresa con las de otras similares o competidoras.
(Benchmarking
o
Controles
generales
y
auditorías
administrativas).
4) Enfoque ideal: Imaginar una estructura ideal, y compararla con
la estructura bajo revisión, anotando las mejoras que pueden
hacerse.
Los trabajos sobre auditoría en sus diferentes acepciones son tantos y
tan variados que sólo se ha consignado los más significativos y
algunos de los más difundidos, para establecer un punto de partida.
Es innegable la importancia del tema y la preocupación por abordarla
con diferentes enfoques, por lo cual, podemos esperar que la
generación
de
obras
en
torno
a
la
auditoría
continuará
acrecentándose día con día.
3.3. Objetivos de la Auditoria Administrativa
Por sus características, la auditoria administrativa constituye una
herramienta
fundamental
para
impulsar
el
crecimiento
de
las
organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se
requiere un estudio más profundo, que acciones se pueden tomar
para subsanar deficiencias, como superar obstáculos, como imprimir
mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo,
realizar un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los
hechos con las ideas.
Entre
los
objetivos
prioritarios
para
instrumentar
la
auditoria
administrativa de manera consistente se encuentran los siguientes:
30
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
1. De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y
poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con
estándares preestablecidos.
2. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el
aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica
administrativa instituida por la organización.
3. De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de
la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo
efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
4. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar
que la organización está inmersa en un proceso que la vincula
cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de
sus clientes.
5. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación
de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que
produzca bienes y servicios altamente competitivos.
6. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más
permeable y receptiva a la organización.
7. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de
aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus
experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de
mejora.
8. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y
resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión
de la organización.
31
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
3.4. Principios de la Auditoria Administrativa
3.4.1 Sentido de la Evaluación
La auditoría lleva acabo un examen y evaluación de la calidad tanto
individual como
colectiva, de
los gerentes, es decir
personal
responsable de la administración de funciones operacionales que
aseguren que la calidad del trabajo es de acuerdo con las normas
establecidas, los objetivos y planes se cumplan y los recursos se
apliquen en forma económica.
3.4.2 Importancia del Proceso de Verificación
Los
procedimientos
técnicamente
la
de
la
auditoria
comprobación
en
la
administrativa
observación
respaldan
directa,
la
verificación de la información de terrenos el análisis y confirmación de
datos los cuales son necesarios e imprescindibles.
Habilidad para pensar en términos Administrativos
El auditor administrativo debe ubicarse en la posición de un
administrador a quien se le responsabilice de una función operacional
y pensar cómo debe hacerlo.
3.5. Alcance
El área de influencia que abarca una auditoria administrativa
comprende la totalidad de una organización en lo que corresponde a
estructura, niveles, relaciones y formas de actuación incluye aspectos
como:
 Naturaleza jurídica
 Criterios de funcionamiento
 Estilo de administración
 Proceso administrativo
 Sector actividad
 Ámbito de operación
32
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
 Número de empleados
 Relaciones de coordinación
 Desarrollo tecnológico
 Sistemas de comunicación e información
 Nivel de desempeño
 Trato a clientes (internos y externos)
 Entorno
 Productos y/o servicios
 Sistemas de calidad21
3.6. Campo de Aplicación
En
cuanto
a
su
campo,
la
auditoria
administrativa
puede
instrumentarse en todo tipo de organización, sea ésta pública,
privada o social.
Sector Público
En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica,
atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de
coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.
Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican
en:
 Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado)
 Entidad Paraestatal
 Organismos Autónomos
 Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)
 Comisiones Intersecretariales
 Mecanismos Especiales
Sector Privado
21
ibídem, 2000 pág. 14
33
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica,
objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación
comercial
de
las
empresas,
sobre
la
base
de
las
siguientes
características:
 Tamaño de la empresa
 Sector de actividad
 Naturaleza de sus operaciones
En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en:
 Microempresa
 Empresa pequeña
 Empresa mediana
 Empresa grande
Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo específico
de la empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente en:
1.-
11.- Maquiladora
21.- Química
2.- Transportes
12.- Electrónica
22.- Forestal
3.- Energía
13.- Automotriz
23.- Farmacéutica
4.- Servicios
14.- Editorial
24.-
Telecomunicaciones
Alimentos
Bebidas
5.- Construcción
15.- Arte Grafico
25.- Informática
6.- Petroquímica
16.- Manufactura
26.- Siderurgia
7.- Cinematografía
17.- Autocartera
27.- Publicidad
34
Y
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
8.- Banca
18.- Textil
9.- Turismo
19.- Agrícola
10.- Seguros
20.- Pesquera
28.- Comercio
En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden
agruparse en:
 Nacionales
 Internacionales
 Mixtas
También tomando en cuenta las modalidades de:
 Exportación
 Acuerdo de Licencia
 Contratos de Administración
 Sociedades en Participación y Alianzas Estratégicas
 Subsidiarias
Sector Social
 Tipo de organización
 Naturaleza de su función
Por su tipo de organización son:
 Fundaciones
 Agrupaciones
 Asociaciones
 Sociedades
 Fondos
Empresas de solidaridad
 Programas
 Proyectos
35
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
 Comisiones
 Colegios
Por la naturaleza de su función se les ubica en las siguientes áreas:
 Educación
 Cultura
 Salud y seguridad social
 Política
 Obrero
 Campesino
 Popular
 Empleo
 Alimentación
 Derechos humanos
 Apoyo a marginados y discapacitados
3.7 Tipos de Auditoría Interna.
La auditoría interna que está especializada en evaluar la obtención de
la fiabilidad de los estados financieros puede considerarse como
auditoría administrativa. Dentro de ésta encontramos a la auditoría
de los sistemas de información, recordando que un sistema de
información
no
necesariamente
informáticamente,
ya
que
la
debe
auditoría
de
que
estar
evalúa
soportado
el
soporte
informático se llama: AUDITORIA INFORMÁTICA.
Existen auditorías que están dirigidas al cumplimiento de normas que
la empresa está obligada a cumplir tanto en sentido específico como
en sentido genérico.
En sentido específico podemos hablar de las auditorías de calidad
destinadas a salvaguardar que se cumplan las normas ISO.
36
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Entre los auditores destinados a cumplir objetivos genéricos puede
citarse la auditoría fiscal o tributaria.
La auditoría interna comprende estos tipos:
1. Auditoría realizada por el presidente.
2. Auditoría realizada por el jefe de unidad.
3. Auditoría realizada por el personal de control de calidad.
4. Auditoría mutua de control de calidad.
3.8 Diferencias entre Auditoría Interna y Externa.
Auditoría Externa
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría
Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema
de información de una unidad económica, realizado por un auditor sin
vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y
con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma
como opera el sistema, el control interno del mismo y formular
sugerencias
para
su
mejoramiento.
El
dictamen
u
opinión
independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena
validez a la información generada por el sistema ya que se produce
bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena
credibilidad en la información examinada.
Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de
capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser
capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a
cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su
opinión ha de acompañar el informe presentado al término del
examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada
37
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
evidencias y en que no se imponga restricciones al auditor en su
trabajo de investigación.
Auditoría Interna
La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de
un sistema de información de una unidad económica, realizado por un
profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas
determinadas y con el objeto de emitir informes y formular
sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son
de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues
no se producen bajo la figura de la Fe Publica.
Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un
auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control
de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el
mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno
que
redunden
en
una
operación
más
eficiente
y
eficaz.
La
imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso
del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente
de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una
actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada
ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor
no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener
la confianza del Público.
La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la
dirección de la organización y tiene características de función asesora
de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre
ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman
38
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo
alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los
sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los
mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para
su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las
operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las
operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus
servicios, pues como se dijo es una función asesora.
Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la
Auditoría Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:
 En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor
y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación
es de tipo civil.
 En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, está
destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa
este dictamen se destina generalmente para terceras personas
o sea ajena a la empresa.

La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública,
debido a su vinculación contractual laboral, mientras la
Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.
3.9 Estructura de la Auditoría Administrativa.
Una unidad de auditoria administrativa se estructura de la manera
siguiente:
39
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
1.- Auditor supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad
propiamente dicha de la auditoria administrativa y está encargado de
elaborar el "plan de auditoria", y de autorizar los procedimientos y
programas de revisión. Es indispensable que el auditor supervisor sea
un profesionista de la administración, con suficiente experiencia y
capacidad.
2.- Auditor por áreas. Es aquel profesional a quien después de
dominar las técnicas de la auditoria administrativa, se le clasifica y se
le especializa por áreas de trabajo, se le puede clasificar de la manera
siguiente:
 Auditor de alta gerencia.
 Auditor de asesoría.
 Auditor de personal.
 Auditor de producción.
 Etc.
Auditor ayudante. Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor
supervisor y al de áreas en la recopilación de información y cuando se
trata de empresas pequeñas puede coordinar actividades.
Auditor principiante. Al encargado de este puesto generalmente se
le asignan trabajos de rutinas, en la práctica a esta persona se le guía
y supervisa en el desarrollo de su trabajo.
El grupo de auditoria administrativa debe figurar en el nivel
jerárquico de la empresa de donde pueda operar en forma debida,
además puede formar parte de las actividades de la gerencia general,
contraloría, control administrativo, planeación, etc.
40
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
MARCO LEGAL
Ley de Ahorro y Crédito Popular (LACP)
En el año 2001, se expide la Ley de Ahorro y Crédito Popular (LACP),
la que tuvo como finalidad regular a las sociedades
que captaban
ahorro, dentro del sector de finanzas populares.
A los más de siete años de vigencia y con diversas reformas, para la
aplicación su aplicación a las cajas creadas previamente a la entrada
en vigor de la ley, dando de inicio dos años, posteriormente se
otorgaron otros 2 años y finalmente las denominadas prorrogas:
condicionada (2005) y excepcional (2007).
Para algunos sectores, se concluyó que la LACP regulaba de manera
inconveniente a
organismos, que si bien realizan las mismas
actividades tienen naturaleza jurídica, fines y objetivos distintos, pues
las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo (SOCAP’s), son
organizaciones integrantes del sector social de la economía y por el
otro, las Sociedades Financieras Populares (SOFIPO), pertenecen al
sector privado.
Se determinó que la LACP planteaba una doble regulación con
respecto a la LGSC en materia de constitución de las SOCAP’s, así
como, de los organismos en los que voluntariamente y para su
representación se agrupan y que son la Confederación y las
Federaciones.
41
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Se observó la necesidad de crear un marco jurídico que regule de
manera exclusiva a las SOCAP’s; que reconozca y respete de forma
adecuada
su
naturaleza
social;
que
no
las
considere
como
intermediarios financieros con fines de lucro; y que favorezca el
cumplimiento de su finalidad solidaria y distributiva de la riqueza con
criterios de equidad y ayuda mutua.
Ley Para Regular las Actividades de las Sociedades
Cooperativas de Ahorro y Préstamo. (LRASCAP)
El 13 de agosto de 2009, se promulga el decreto de la Ley para
Regular las actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y
Préstamo (LRASCAP), así como diversas reformas a la Ley de Ahorro
y Crédito Popular, la Ley Orgánica de la Comisión Nacional Bancaria y
de Valores, la Ley General de Sociedades Cooperativas de Ahorro y
Préstamo y la Ley de Instituciones de Crédito.
La entrada en vigor de la citada norma es al día siguiente de su
publicación
De acuerdo a lo indicado por la citada norma todas las sociedades
que pretendan captar ahorro como sociedad cooperativa tienen que
apegarse a la citada norma en plazos que van de los 180 a los 540
días, dependiendo de su situación legal.
La ley está conformada por 7 títulos , cada uno conformado por
diversos capítulos, dentro de los que debemos destacar, para efectos
de la presente reunión:
42
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
 Objeto de la Ley
 Niveles de las SCAP
 Registro de SCAP
 Supervisión de las SCAP
 Organismos Cooperativos
Actualmente
seguimos operando bajo los lineamientos de la
LRASCAP, por lo que nos apegamos a lo que rige la mima por lo que
dicho proyecto se aplicó en base a ella.
43
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
CAPITULO I
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Hoy en día es de vital importancia la evaluación a las funciones de
una organización debido a que estas enfrentan problemas que en
ocasiones no se distinguen, con el propósito de detectar y superar
dichas deficiencias surge la auditoria administrativa. “Caja Solidaria
Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV”, será el objeto de estudio
de este proyecto de residencia profesional, con el fin de determinar
hasta qué grado han cumplido sus objetivos y desempeñando
correctamente las funciones gerenciales de planeación, organización,
dirección y control incluyendo en este la toma de decisiones.
La auditoría de procesos administrativos nos ayuda a definir los
problemas fundamentales y proponer soluciones viables, las cuales no
solo buscan el aumento de la productividad, sino que también la
eficiencia de cada uno de sus procesos. Para esto es necesario un
estudio y análisis periódico de todas las partes que constituyen a la
sociedad.
Por esta razón se pretende aprovechar la aplicación de la auditoria
interna de procesos administrativos en la sociedad cooperativa “Caja
Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV”, con el fin de
encontrar problemas que pudiesen afectar el buen funcionamiento de
la sociedad y así con ello poder brindar soluciones viables que
permitan dar buenos beneficios en su operación y por consiguiente
seguir aplicando se administración de una manera correcta.
44
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
1.2 PROPOSITO DE LA AUDITORIA
El evaluar la actualización de la sociedad por medio de los
procedimientos de la auditoria de procesos administrativos, con la
finalidad de presentar soluciones viables para elevar el nivel
administrativo así como la eficiencia de las operaciones organizativas
y de servicio que favorezcan el cumplimiento de las metas de la
organización.
La importancia de la auditoria de procesos administrativos en la
sociedad radica en la necesidad de detectar y superar las deficiencias
administrativas existentes, evaluando la manera en que la gerencia
cumple con los objetivos inicialmente trazados por la sociedad y su
efectividad en la planeación, organización, integración dirección y
control.
HIPOTESIS
Caja Solidaria Villa DE Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV, cumple sus
objetivos cabalmente mediante la supervisión Y asesoría de la FEDERACION
NACIONAL DE CAJAS SOLIDARIAS AC, y evaluación por parte del FOCOP y
así como el seguimiento a la Ley de crédito y ahorro popular.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Todo proyecto requiere de un análisis para determinar qué tan viable
es su aplicación por lo que antes de llevar a cabo el proceso de
auditoría interna para CAJA SOLIDARIA VILLA DE ALVAREZ `97 SC
DE AP DE RL DE CV, se realizara el mismo con el fin de determinar la
factibilidad operativa, técnica , económica y legal de dicho proceso.
FACTIBILIDAD ECONOMICA
45
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
El estudio de factibilidad económica es un paso más antes de llevar a
cabo el proceso de auditoría interna a “CAJA SOLIDARIA VILLA DE
ALVAREZ `97 SC DE AP DE RL DE CV”, por lo que al cumplirse el
estudio
antes
mencionado
se
determinó
que
existe
toda
la
disponibilidad por parte de la empresa, por lo cual este proyecto no
tendrá un costo elevado para el alumno, ya que este es realizado
para un requisito escolar.
FACTIBILIDAD TECNICA
Es un proyecto técnicamente viable debido a que se cuenta con las
herramientas, conocimientos, habilidades necesarias así como la
asesoría tanto interna por parte del ITC, como asesoría externa por
parte de la empresa, todo ello con el fin de brindar una excelente
cobertura dicho proyecto.
FACTIBILIDAD OPERATIVA
La factibilidad operativa que se demostró en este proyecto se
determinó a través de la disponibilidad que los empleados me
brindaron, al ser una empresa de mi mayor conocimiento, debido a
que laboro para la misma desde 15 de Febrero de 2011 a la fecha no
se me presento problema alguno al aplicar las observaciones
pertinentes a cada área o puesto de trabajo desde mandos medios,
mandos altos y por su puesto todo ello con
la autorización de
la
Gerente General C.P. Martha Ramírez Santana, por lo que me fue
fácil complementar la información debido a que tengo acceso a la
información dentro de la organización y el apoyo suficiente por parte
de la empresa.
FACTIBILIDAD LEGAL
Al ser una sociedad cooperativa de
ahorro y préstamo debe
encontrarse bajo supervisión de su operación para aplicar ciertos
lineamientos
de
instituciones
reguladoras
46
para
instituciones
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
financieras como lo son el FOCOP Y CNBV, por lo que dicho proyecto
debe apegarse a ciertas leyes que son accesibles para la operación de
dicha institución y por lo tanto es fácil acceso a ellas y se determina
que legalmente si es viable su aplicación para la revisión de sus
controles de operación.
Basado en los estudios anteriores se puede observar que las
condiciones óptimas y necesarias para dar cumplimiento y buen
funcionamiento en la operación del proyecto. (Vease Tabla No. 1)
47
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
ANALISIS COSTO-BENEFICIO
La empresa CAJA SOLIDARIA VILLA DE ALVAREZ ’97 SC DE AP DE
RL DE CV, se verá beneficiada en este proyecto por lo que la empresa
no incurrirá en gastos al no tener que contratar a un grupo de
auditores, por lo que el proyecto se realiza de forma gratuita.
Si dicho proyecto fuese realizado por una empresa externa o valla
por la misma FEDERACION a la que pertenece designara asesores
externos los costos se elevarían bastante por lo que la caja tendría
que cubrir esos gastos, al ser el auditor no solo un alumno del
INSTITUTO TECNOLOGICO DE COLIMA si no un Empleado más de
dicha empresa no generaría gasto alguno ya que en cuestión de
sueldos o algún otro tipo de apoyo económico se encuentran
contemplados dentro de los gastos
El beneficio para el alumno será el ampliar los conocimientos en el
ámbito laboral y social con la empresa, teniendo en cuenta el
cumplimiento del proyecto para la culminación de la carrera. (Vease
Tabla No. 2)
Respecto a los resultados obtenidos de los datos de la tabla
anteriormente expuesta, se concluye que los costos del proyecto no
se desfasaran por lo que no hay cambios perceptibles en los gastos
que actualmente se generan en Caja Solidaria Villa de Alvarez ’97 SC
DE AP DE RL DE CV, por la operación diaria. Por su consecuente el
beneficio obtenido será el poder determinar si requiere agregar o
eliminar procedimientos, así como la incrementación y adecuación de
controles para el óptimo funcionamiento de las actividades que
comprende cada proceso, además de ello verificar si existen
procedimientos obsoletos que compliquen o entorpezcan la operación,
si es necesario una reorganización de la actividades de cada puesto,
así como la evaluación al Recurso Humano si es el necesario
48
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
(excedente o insuficiente), recayendo de cierta manera en ahorros de
sueldos e impuestos, etc.
PROPUESTAS DE SOLUCION
Con base en las observaciones realizadas con anterioridad, algunas
alternativas para solucionar la problemática planteada; tomando en
cuenta que no existe éste proceso en la empresa; la solución de esto
sería:
Proceso de Auditoría Administrativa Interna: Que funcionará para
determinar
si
los
sistemas
y
procedimientos
establecidos
son
efectivos, además permite verificar continuamente la efectividad de
los controles establecidos y es la principal herramienta para la
revisión y evaluación de los resultados logrados.
El punto más importante de este proyecto será el proceso de
auditoría interna, ya que la empresa no cuenta con el mismo.
ANALISIS DE LOS REQUERIMIENTOS
Para que dicho proyecto se lleve
cabo de una forma adecuada es
necesario e indispensable el siguiente listado de material. (Vease
Tabla No. 3).
ANALISIS DE ALTERNATIVAS
La
sociedad
Cooperativa
cuenta
con
la
alternativa
de
seguir
avanzando en su operación como se ha venido realizando hasta el
momento de una forma muy rustica sin contar con un proceso
formalmente estructurado, y que las actividades que se desempeñan
se sigan realizando de manera empírica y sin orden lo cual genera
una gran cantidad de tiempos muertos, deficiencias administrativas y
operativas por el incumplimiento de los procesos establecidos.
49
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Por otra parte, la empresa podría contratar a un servicio de auditores
o pedir una auditoria por parte de la federación Nacional de Cajas
Solidarias A.C., en lugar de la elaboración de este proyecto, con
costos realmente exagerados. O puede contratar a un auditor interno
por tiempo indefinido para que forme parte de su plantilla laboral.
Es probable que se pueda considerar que la elaboración de un
Proceso de Auditoría interna implique un gran esfuerzo, pero no difícil
de lograr.
VENTAJAS COMPETITIVAS
Algunas ventajas que el proceso de Auditoría Administrativa Interna
proporcionará a la empresa son:
-
Evitar deficiencias administrativas y operativas.
-
Evitar pérdidas económicas.
-
Conocer con qué frecuencia se realiza cada procedimiento.
-
Conocer si se realizan los formatos autorizados y si la
información se está archivando adecuadamente.
-
Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos.
-
Aumentar la productividad operativa
-
Satisfacción al Socio
Sin embargo, se debe tener cuidado especial de no llegar a un exceso
de reglamentación que complique y confunda el funcionamiento de la
organización, lo cual se podría traducir en una dualidad de deberes y
un aumento innecesario de personal.
50
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
CAPITULO II ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
2.1 Historia de la Empresa
“Las cajas solidarias son entidades financieras que atienden a la
población de escasos recursos del campo y de la ciudad, están
formadas por socios que ahorran de manera cooperativa y pueden
otorgar créditos a sus socios acordes a sus necesidades”
Caja solidaria Villa de Álvarez 97´ SC de AP de RL de CV., Es una
sociedad cooperativa anteriormente una sociedad civil sin fines de
lucro, constituida ante el notario público por los miembros fundadores
miembros fundadores de la caja de los municipios de manzanillo, del
estado de colima, organizada de conformidad con las disposiciones
del código civil del estado.
Es una sociedad cooperativa anteriormente una sociedad civil
legalmente
constituida
conforme
a
las
leyes
de
la
República
Mexicana, según consta en Escritura Pública número 8,730 de fecha
19 de Marzo de 1998 otorgada bajo la fe del Notario Público número
2, en legal ejercicio en Colima, Col. e inscrita en el Registro Público
de la Propiedad y del Comercio con fecha 03 de Junio de 1998, bajo
el folio real número 124799 del Registro Público de Personas Morales,
bajo la denominación de Caja Solidaria Villa de Álvarez 97’, S.C.
Las facultades con las que actúan no les han sido revocadas ni
restringidas, por lo que comparecen en pleno ejercicio de facultades
delegadas, según consta en la Escritura Pública número 15,781, de
fecha 28 de Noviembre del 2005, otorgada bajo la fe del Notario
Público número 2, en legal ejercicio en la Ciudad de Colima, Colima,
inscrita en el Registro Público de Comercio de la ciudad de Colima,
51
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
bajo folio real número 124799-1, con fecha 01 de Diciembre del
2005.
2.2 ANTECEDENTES DE LA CAJA SOLIDARIA
El ahorro social en el estado de Colima se ha venido promoviendo
fuertemente en los últimos años por diversos agentes; siendo el
gobierno federal y el gobierno estatal, los principales promotores de
este importante movimiento de auto gestión financiera, orientada
principalmente hacia el sector más desprotegido, que es el sector
social, el cual, difícilmente tiene acceso al crédito institucional.
La caja solidaria se constituyó a partir del año de 1998 por la
necesidad que había de administrar los recursos recuperados de
programas federales de apoyo como el denominado “Crédito a la
Palabra”.
DE
DONDE
PROVIENEN
LOS
RECURSOS
DE
LA
CAJA
SOLIDARIA:
Originalmente Fonaes (Fondo Nacional de Empresas en Solidaridad),
cuando esta dependencia, pertenecía a la Secretaria de Desarrollo
Social (Sedesol), canalizaba recursos económicos a productores de
bajos ingresos para apoyar parcialmente, la siembra y cultivo de
granos básicos, principalmente para auto consumo, y los beneficiados
eran productores del sector social enclavados en zonas de alta
siniestralidad, razón por la que no podían ser sujetos de crédito de
banrural.- Estas personas beneficiadas tenían la obligación de
devolver estos recursos, realizando obras de beneficio para su
comunidad, tales como la construcción de machuelos, banquetas, y la
construcción, reparación y mantenimiento de canchas y casas de usos
múltiples, etc.
52
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Esta “devolución de recursos”, consistente en la realización de obras
de beneficio común, no se llevó a cabo de forma transparente, por lo
que el gobierno federal pensó en una mejor alternativa para el mejor
aprovechamiento de estos recursos.
La caja solidaria se constituye legalmente como sociedad civil, con los
recursos recuperados de programas federales de apoyo, como el
denominado “Crédito a la Palabra”.
Estos recursos ingresan como patrimonio individual de cada uno de
los beneficiados, y en su conjunto constituyen el patrimonio de la
caja solidaria.
Este patrimonio sirve como base o garantía, para el otorgamiento de
créditos, además, se fomenta el ahorro y la inversión entre los socios
y sus familias.
Actualmente la caja cuenta con recursos propios y se maneja como
una sociedad cooperativa debido al cambio que se dio en ___
La constitución constó de 8 cajas locales (Agua Dulce, Julupan,
Mixcoate, Gral. Manuel Álvarez, Joyitas, Nuevo Naranjal, Pastores,
Pueblo Nuevo) con un total de 280 socios, con un activo fijo de
$300,000 00/100 MN.
53
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Operación a través del tiempo
 Año 1998 en sus primeros tres meses inicia operación, en AV J
Merced Cabrera En oficinas del H. ayuntamiento de Villa de
Álvarez col.
 De marzo de 1998 a 1999 se traslada a realizar operaciones en
oficinas prestadas de la CNC del municipio de Villa de Álvarez.
 Del año 2000 al 2005 se independiza de involucraciones
políticas, por lo que renta oficinas en la Asociación Ganadera de
Villa de Álvarez.
 En 2005 se recibe a modo de donación por parte del H.
Ayuntamiento de Villa de Álvarez un terreno, el cual se edifica
hasta el año 2008.
 Por lo que en el año 2008 al terminarse la edificación se
traslada las oficinas a su nuevo y propio edificio ubicadas en AV
Enrique Corona Morfin No 489 Col. Burócratas del Estado en
Villa de Álvarez colima., hasta esta fecha la caja solidaria sigue
fungiendo como una sociedad civil.
 En el año 2009 se inicia el proceso de transformación de una
sociedad civil a una sociedad cooperativa.
 Por lo que respeta a la ley de las sociedades cooperativas en el
año 2010, 2011, 2012 y 2013, se encuentra bajo un proceso de
regulación y adecuación a los mismos requerimientos que emite
esta ley con el fin de obtener a un futuro la autorización por la
CNBV.
2.3 Objeto social
 Fomentar y estimular el ahorro entre sus socios.
 Otorgar préstamos oportunos y accesibles a sus socios con
garantías flexibles.
54
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
 Aumentar el nivel de vida de los socios de la caja.
 Cooperar
con
la
comunidad,
para
apoyar
propuestas
comunitarias de beneficio social, a fin de mejorar el nivel de
vida.
 Formar parte de otras Sociedades o Asociaciones que agrupen
a nivel Estatal, Regional y Nacional a las propias Cajas
Solidarias, colaborando a su sostenimiento económico y el de
sus futuros organismos técnicos.
 Recibir créditos de Fuentes Externas para otorgar mayores
créditos, beneficiando así a los socios de esta Caja Solidaria.
2.4 Misión
“Desarrollar la actividad económica de los sectores productivos rural
y urbano del estado de colima, mediante servicios de ahorro,
inversión y financiamiento con calidad; logrando la superación
personal, económica y profesional de sus colaboradores; obteniendo
permanencia y rentabilidad financiera para los socios”.
2.5 Visión
“Alcanzar para el año 2020 ser una entidad de ahorro y crédito que
innove productos y servicios para cubrir las necesidades de nuestros
55
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
socios, tener mayor territorio de influencia demostrándolo con diez
sucursales, capaz de poseer cajeros automáticos, todo lo anterior,
como propósito en conseguir la satisfacción de nuestros integrantes”.
2.6 Valores
 SOLIDARIDAD Y COOPERATIVISMO: Brindarse ayuda mutua y
cooperación para lograr fines comunes.22
 CALIDAD TOTAL: Cumplir los requerimientos de los clientes con
calidez en el servicio y atención personalizada.
 MEJORA CONTINUA: Siempre hay una mejor manera de hacer
las cosas.
 PROFESIONALISMO: Proporcionar una asesoría de acuerdo a las
necesidades de cada cliente.
 CONFIABILIDAD:
El
profesionalismo
y
la
estructura
administrativa garantizan nuestros servicios.
 TRABAJO EN EQUIPO: Unión de esfuerzos, capital para el
desarrollo (solos no podemos).
 DEMOCRACIA: El poder radica en los Clientes-Socios.
 EQUIDAD: Proporcionar servicios sin distinción de partidos,
religión ni raza.
 HONESTIDAD: Transparencia en el manejo de los recursos y en
la prestación de los servicios.
22
Fuente proporcionada por la empresa
56
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
2.7 Estructura orgánica de caja solidaria
ORGANO SUPREMO
ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS
CONSEJO DE ADMINISTRACION
PRESIDENTE: J. TRINIDAD GUIZAR
OLIVERA
SECRETARIO: NICOLAS MANUEL
LARIOS CAMPOS
TESORESO: MIGUEL CONTRERAS
CASTILLO
CONSEJO DE VIGILANCIA
PRESIDENTE: SIMAD MEJIA
MENDOZA
SECRETARIO: ADAN BEJARANO
RAMIREZ
FEDERACION
NACIONAL DE CAJAS
SOLIDARIAS A.C.
COMITÉ DE CREDITO CENTRAL
GERENTE GENERAL
C.P. MARTHA RAMIREZ SANTANA
ADMINISTRATIVO
C.P MARTHA RAMIREZ
SANTANA
CONTABILIDAD Y
FINANZAS
C.P. MARTHA
RAMIREZ
COMPRAS
C.P. MARTHA
RAMIREZ
RECURSOS
HUMANOS
C.P MARTHA
RAMIREZ
AUXILIAR
ADMITIVO C.
BRIANDA OLIVERA
CREDITO Y COBRANZA
C.P. MA GUADALUPELUIS
MORFIN
ARCHIVO
C. BRIANDA
ANGELICA
OLIVERA PEREDIA
OFICIAL DE CREDITO
Y COBRANZA
C.P. MA GUADALUPE
LUIS MORFIN
GESTOR DE
COBRANZA INTERNA
C.P. MA GUDALUPE
LUIS MORFIN
COBRANZA
LEGAL
57
PRESIDENTE: SIMBAAD MEJIA
MENDOZA
SECRETARIO: MARIO
BRACAMONTES MARAVELES
TESORERO: J. TRINIDAD GUIZAR
OLIVERA
ATENCION A CLIENTES/SOCIOS
C.P. MA. GUADALUPE LUIS MORFIN
C. BRIANDA OLIVERA
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Capítulo III Métodos para realizar el Proceso
de Auditoría Administrativa Interna
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de
servir como marco de actuación para que las acciones en sus
diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y
sistemática, unifiquen criterios y delimiten la profundidad con que se
revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para
garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
También
cumple
con
la
función
de
facilitar
al
auditor
la
identificación y ordenamiento de la información correspondiente al
registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones,
argumentos
y
observaciones,
para
su
examen,
informe
y
seguimiento.
Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido por
etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y
lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden
correspondencia con los planes.
De
conformidad
con
lo
anotado,
las
etapas
que
integran
la
metodología son:
1) Planeación:
Refiere los lineamientos de carácter general que norman la
aplicación de la auditoría administrativa, para garantizar que la
cobertura
de
factores
prioritarios,
las
fuentes
de
estudio,
la
investigación preliminar, el proyecto de auditoría y el diagnóstico
preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes.
Objetivos: Determinar las acciones que se deben realizar para
instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada, tomando
58
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
en cuenta o las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar
en tiempo y lugar los objetivos establecidos.
Investigación preliminar: Definida la dirección y los factores a
auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un
“reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la
situación administrativa de la organización.
Esto conlleva a la necesidad de revisar la literatura técnica y legal,
información del campo de trabajo, y toda clase de documentos
relacionados con los factores predeterminados, así como el primer
contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulación de
los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución.
Asimismo, perfilar alguno de los problemas que podrían surgir y
brindar otra perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda de mucha
precisión, ya que la información tiene que analizarse con el mayor
cuidado posible para no propiciar confusión en la interpretación de su
contenido. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente
tomar en cuenta los siguientes criterios:
 Determinación de las necesidades específicas.
 Identificación de los factores que requieren de atención.
 Definición de estrategias de acción.
 Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue.
 Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los
factores.
 Especificación del perfil del auditor.
 Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con
el objetivo definido.
Recabada
la
información
preliminar,
se
debe
proceder
a
seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoría, la cual incluye
dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo.
59
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Asignación de la responsabilidad: Para iniciar formalmente el
estudio, la organización designará al auditor o equipo de auditores
que estime conveniente, atendiendo a la magnitud o grado de
complejidad de la auditoría.
La designación como responsable puede recaer en el titular del
órgano de control interno, en el encargado de alguna unidad de
apoyo técnico o en un directivo de línea de alguna de las áreas de la
organización, partiendo de la base de que tenga los conocimientos y
experiencia necesarios en la realización de auditorías administrativas.
La organización puede optar también por la contratación de servicio
externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad
de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la
organización como personal externo.
Diagnóstico preliminar: El diagnóstico, en esta fase, debe precisar
claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van
a examinar, las técnicas a emplear y la programación que va orientar
el curso de acción de la auditoría.
Con esta perspectiva, el auditor está obligado a prever la
realización de los siguientes pasos:
1) Enriquecer la documentación de antecedentes y justificación de
la auditoría.
2) Afinar el objetivo general.
3) Definir objetivos tentativos específicos por área.
4) Complementar la estrategia global.
5) Ajustar y concretar el proyecto de auditoría.
6) Determinar las acciones a seguir.
7) Delimitar claramente el universo a examinar.
8) Proponer técnicas para la captación y en análisis de la
información.
9) Plantear alternativas de medición.
60
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
10)
Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo
y evidencias.
11)
Coadyuvar en el diseño y aplicación del examen.
12)
Contribuir en la elaboración del informe.
13)
Proponer mecanismos de seguimiento.
2) Instrumentación:
Es la etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las
técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con
las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se
empleará, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como
la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
Recopilación de información: esta tarea debe enfocarse al registro de
todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible su examen
objetivo;
de
otra
manera
se
puede
incurrir
en
errores
de
interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la
información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla.
Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación,
teniendo siempre presente el objetivo de estudio, y proceder
continuamente a su revisión y evaluación, para mantener una línea
de acción uniforme.
Técnicas de recolección: Para recabar la información requerida en
forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación,
de las siguientes técnicas:
 Investigación documental.
 Observación directa.
 Acceso a redes de información.
 Entrevista.
 Cuestionarios.
61
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
 Cédulas.
En el caso de la elaboración del Proceso de Auditoría Interna de
Caja Solidaria Villa de Álvarez 97’sc de AP de RL de C.V. se utilizará
la Investigación documental, acceso a redes de información y Cédulas
o Formatos. Y para la realización de la auditoría como ejemplo
(evidencia) se utilizará la observación directa y la entrevista, ya que
son los medios que más se facilitan para su realización.
Evidencia: La evidencia representa la comprobación fehaciente de
los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye
un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones
que formula el auditor.
Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo,
incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado
de
confiabilidad,
calidad
y
utilidad
real
que
debe
tener;
en
consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo
momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y
a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo.
La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
Física. Se obtiene mediante inspección y observación directa de las
actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas,
fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales.
 Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y
está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas,
facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del
trabajo.
 Testimonial.
Se
consigue
de
toda
persona
declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
62
que
realiza
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
 Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y
desagregación
de
la
información
por
áreas,
apartados
o
componentes.
En el caso del presente trabajo las evidencias que se tienen son los
formatos utilizados en la aplicación de la auditoría.
Para que la evidencia sea útil y válida, debe cubrir los siguientes
requisitos:
 Suficiente. Si es la necesaria para sustentar los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones del auditor.
 Competente.
Si
cumple
con
ser
consistente,
convincente,
confiable, y ha sido validada.
 Relevante. Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o
refutar un hecho en forma lógica y patente.
 Pertinente. Cuando existe congruencia entre las observaciones,
conclusiones y recomendaciones de la auditoría.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable
de la unidad de control interno, al titular de la organización y al líder
del proyecto de las siguientes situaciones:
1) Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de
registros incorrectos, operaciones no registradas, archivos
incompletos y documentación inadecuada o alterada.
2) Transacciones realizadas fuera del curso normal.
3) Limitaciones para acceder a los sistemas de información.
4) Registros incongruentes con las operaciones realizadas.
5) Condiciones de las áreas para suministrar evidencias.
En todas las oportunidades, el auditor deberá proceder con
prudencia, preservando su integridad profesional y conservando los
registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de
las inconsistencias detectadas.
63
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
3) Supervisión del trabajo:
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa
aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobe el
trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien
posea experiencia, conocimiento y capacidad.
De
esta
manera,
a
medida
que
descienda
el
nivel
de
responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendrá siempre la
certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisión
para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de los
objetivos e la auditoría.
La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la auditoría,
comprende:
 Revisión del programa de trabajo.
 Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores.
 Aclaración oportuna de dudas.
 Control del tiempo invertido en función del estimado.
 Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo.
 Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para
cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito.
Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y
homogénea, es conveniente observar los siguientes criterios:
 Asegurarse
de
que
existe
coincidencia
en
las
líneas
fundamentales de investigación en todo el equipo de auditores.
 Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para
atender cualquier duda o aclaración.
 Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y
ajustes pertinentes.
64
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
 Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan
actitudes negativas o no se apliquen las líneas de investigación
definidas.
 Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizados
a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeño.
 Asimismo, es de vital importancia que la supervisión del
trabajo contemple:
 Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la
firma de revisión del auditor responsable.
 Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean
sometidos a revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice
el auditor responsable.
 Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor
líder
del
equipo,
para
garantizar
el
contenido
de
las
conclusiones.
 Llevar una bitácora en donde se describa el comportamiento
de los auditores.
 Preparar un informe que comprenda los logros y obstáculos
encontrados a lo largo de la auditoría.
 Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las
contribuciones
esenciales
detectadas
y
el
camino
para
instrumentarlas.
4) Examen:
El examen de los factores de la auditoría consiste en dividir o
separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las
características y el origen de su comportamiento, sin perder de vista
la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con
el todo, y de éstas con su contexto.
65
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Propósito: Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr
los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que
requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias específicas
del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.
Procedimiento:
El
examen
provee
de
una
clasificación
e
interpretación de hechos, diagnóstico de problemas, así como de los
elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
 Conocer el hecho que se analiza.
 Describir ese hecho.
 Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles.
 Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.
Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación
seleccionado, haciendo
comparaciones y buscando
analogías
o
discrepancias.
 Definir
las
relaciones
que
operan
entre
cada
elemento,
considerando individualmente y en conjunto.
 Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las
causas que lo originaron y el camino para su atención.
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en
adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática
seis cuestionamientos:
 ¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se
realizan.
 ¿Para qué se hace? Propósitos que se pretenden alcanzar.
 ¿Quién lo hace? Personal que interviene.
 ¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican.
 ¿Con qué se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan.
66
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
 ¿Cuándo
se
hace?
Estacionalidad,
secuencia
y
tiempos
requeridos.
Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de
las preguntas anteriores, éstas deben someterse, a su vez, a un
nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿Por qué? Hasta en
cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de este momento, el
examen se torna más crítico, y permite que las nuevas respuestas
vayan abriendo una perspectiva cada vez más profunda en cuanto a
las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor.
Técnicas de análisis administrativo: Constituyen los instrumentos
en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, y
le posibilitan:
 Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del proceso
administrativo.
 Evaluar
cualitativa
y
cuantitativamente
los
indicadores
establecidos.
 Examinar los resultados que está obteniendo la organización.
 Revisar las circunstancias que inciden en los resultados.
 Verificar los niveles de efectividad.
 Conocer el uso de los recursos.
 Determinar la medida de consistencia en procesos específicos.
Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que
representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran las
siguientes:
Organizacionales
 Administración
Por Objetivos
 Árbol
decisiones
67
de
 Empowerment.
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
 Análisis
de
 Autoevaluación
 Ergonomía
 Benchmarking
 Estudio
Sistemas
 Análisis
Costo-
de
factibilidad
Beneficio
 Análisis
de
Estructura
 Análisis
de
Criterio Múltiple
 Análisis Factorial
 Control
total
de
viabilidad
 Desarrollo
 Inteligencia
organizacional
 Diagrama
 Diagrama
emocional
de
 Reingeniería
organizacional
de
Causa-Efecto
 Análisis Marginal
de
calidad
Afinidad
 Análisis FORD
 Estudio
 Reorganización
Delphi
 Diagrama Pareto
 Teoría
de
las
restricciones
 Análisis
de
 Diagrama
Relaciones
Decisiones
de
 Teoría
de
atribución
Cuantitativas
 Análisis
de
serie
de
 Muestreo
 Teoría
colas
de
o
líneas
tiempos
de
de
espera
 Cadena
de
 Números índices
grafos
eventos
 Programación
 Correlación
dinámica
 Modelos
 Teoría de los
de
 Programación
68
 Teoría de las
decisiones
 Teoría de los
la
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
inventario
lineal
juegos
 Simulación
 Modelos

integrados a la
producción
5) Informe:
Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar
un informe, en el cual se consignen los resultados de la
auditoría; identificando claramente el área, sistema, programa,
proyecto, etcétera, auditado, el objetivo de la revisión, la
duración, alcance, recursos y métodos empleados.
En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos,
así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoría, es
indispensable que se brinde suficiente información respecto a la
magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan,
dependiendo del número de casos o transacciones revisadas en
función
de
las
operaciones
que
realiza
la
organización.
Asimismo, es importante que tanto los hallazgos como las
recomendaciones estén sustentados por evidencia competente
y relevante, debidamente documentada en los papeles del
trabajo del auditor.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita
conocer si los instrumentos y criterios contemplados fueron acordes
con las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su
presentación previa al titular de la organización para determinar los
logros obtenidos; particularmente cuando se requieren elementos
probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicación de la
auditoría. Asimismo, permite establecer las condiciones necesarias
69
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
para su presentación e instrumentación. En caso de una modificación
significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendrá que
ajustarse.
Propuesta de implantación: La implantación de las recomendaciones
constituye un paso clave para impactar en forma efectiva a la
organización, ya que constituye el momento de transformar las
propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la
auditoría
La implantación se efectúa en tres faces
1) Preparación del programa
 Determinar las actividades que deben de efectuarse y la secuencia para su
realización.
 Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total para la
implantación.
 Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo.
 Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su
ejecución
Métodos de implantación: Los métodos de implantación aceptados
para traducir las recomendaciones en acciones específicas son:
1. Instantáneo
2. Proyecto piloto
3. Implantación en paralelo
4. Implantación por aproximaciones sucesivas
5. Combinación de métodos
2) Integración de recursos
Una vez que se encuentre estructurado el programa de implantación,
se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha.
70
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Después, se tiene que desarrollar toda la base documental para
fundamentar técnica y normativamente la implantación y, en su caso,
el acondicionamiento físico de las instalaciones
Por consecuente, de acuerdo con los requerimientos de la auditoría y
con el programa de implantación, se lleva a cabo la selección y
capacitación del personal que va a colaborar en su ejecución.
3) Ejecución del programa
Una vez que se ha cumplido con los puntos anteriores se procede a
implantar el estudio implementando el método seleccionado y
realizando las actividades programadas.
El personal que participara en dicho proceso de la implantación de la
auditoria, deberá estar informado y orientado para interactuar de
manera óptima.
Presentación del informe
Al encontrarse debidamente estructurado el informe siendo este por
escrito para dar constancia a la labor del auditor, dada la importancia
que reviste el mismo puesto que en el se incluye el resultado de
trabajos efectuados, requiere que su presentación cause impacto y
profesionalismo, calidad y confianza.
Por lo que el responsable de la auditoria convencerá al grupo auditor
para efectuar una revisión de su contenido; en caso de detectar algún
aspecto susceptible de enriquecer o clarificar.
71
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Una vez que ya se encuentre terminado el reporte final se procederá
a su entrega a los siguientes órganos.
 Titular de la Organización
 Niveles directivos
 Mandos medios y nivel operativo
 Órgano de gobierno
 Dependencia globalizadora (en caso de instituciones públicas).
Atendiendo a las normas de funcionamiento, convenios de
coordinación, convención sectorial, estrategia y relaciones con el
entorno, el informe se puede hacer extensivo a las instituciones con
las que interactúa la organización, con el objetivo de fortalecer o
reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en conjunto.
La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de
equipos de cómputo, láminas o material audiovisual.
6) Seguimiento
Las observaciones que se producen como resultado de la auditoría
deben de sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no sólo se
orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su
recurrencia.
En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinación de
observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento
a la organización, lo que hace posible.
 Verificar que las acciones realizadas como resultado de las
observaciones, se lleven a la práctica en los términos y fechas
establecidos conjuntamente con el responsable del área, función,
72
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar
los resultados esperados.
 Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones.
 Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar
las recomendaciones, y al finalizar la revisión, rendir un nuevo
informe referente al grado y forma como éstas se atendieron.
Cedulas y Gráficos
El uso de cédulas y gráficos durante las auditorías administrativas,
fortalece en gran medida las alternativas para recopilar información,
ordenar las acciones y representar en forma objetiva y concentrada
tanto
los
avances
obtenidos
como
la
interrelación
entre
los
instrumentos empleados y resultados alcanzados.
En el caso de las cédulas, la captación de información se amplía, al
abrir el rango de respuesta para integrar referencias documentales,
hallazgos, evidencias, aspectos percibidos, comentarios, el análisis
comparativo de actividades y la evaluación del proceso administrativo
y elementos complementarios.
Por su parte los gráficos facilitan enormemente la visualización de la
información, al mostrarla de manera condensada en formas y
cuadros, lo que permite el seguimiento y presentación de resultados
de manera ágil y accesible.
El empleo de estos dos instrumentos, aunado a los cuestionarios, con
base en los parámetros definidos y las escalas seleccionadas, hacen
posible que la información se agrupe de manera natural y fluida, para
que el auditor consigne en forma comprensible y lógica sus registros.
73
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Elementos de diseño: Para definir la estructura de una cédula, es
necesario precisar con claridad el objetivo que debe cumplir, el área a
la cual está dirigida, el tipo de información que debe contener, la
forma de llenado, el procedimiento para aplicarla y los resultados que
se esperan obtener.
Por sus características, la cédula facilita el enriquecimiento de la
información que se recaba al asociar las variables conceptuales con
las prácticas, las variables generales con las particulares y relacionar
los avances con los objetivos de la auditoría.
Para que las cédulas logren el efecto esperado, en su diseño, deben
observar los criterios siguientes:
1) Destinar un espacio en la parte superior para datos de
identificación de la organización, título, fecha y número de
página.
2) De preferencia, dividir la cédula en forma modular, para
ordenar y estandarizar la información.
3) Reunir
y
jerarquizar
la
información
de
acuerdo
con
su
importancia y utilidad.
4) El diseño debe prever el tamaño de los espacios para no limitar
la extensión del contenido, así como la secuencia y movimiento
necesarios para su llenado.
5) Incluir un espacio en la parte inferior para las observaciones,
anotaciones diversas y datos de la persona responsable de su
aplicación, de quien la revisa y de quien la autoriza.
6) Las cédulas
evaluatoria
que se utilizan para agrupar información
deben
prepararse
de
requerimientos específicos de su objetivo.
74
acuerdo
con
los
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Por su parte, el diseño de gráficos debe desarrollarse en función
de las necesidades de la auditoría, de forma que simplifique el
registro de la información y las alternativas para integrar los
resultados.
La periodicidad con que se utilicen las cédulas y los gráficos está
sujeta a las condiciones particulares de la auditoría y a la decisión de
realizar auditorías de seguimiento.
75
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
CAPITULO IV PROCEDIMIENTO Y
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
REALIZADAS
Descripción de las actividades.1. Se elaboraron los formatos necesarios para que la cooperativa Caja
Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV. Pueda realizar su
Proceso
de
Auditoría
Administrativa
interna,
los
cuales
son:
Planeación de Actividades de Auditoría, Aplicación de Auditoría,
Control de Auditorías e Informe de Resultados, los cuales se
describen a continuación:
a. Formato de Plan de Actividades o programa de trabajo, el
cual sirve para planear con anticipación las áreas susceptibles a
evaluar y así poder llevar un control sobre las mismas. El formato
mencionado contiene los siguientes datos: Nombre del proceso,
procedimiento al que pertenece, área responsable, responsable de
auditoría, folio de la auditoría, procedimientos a auditar (clave),
lugar
de
la
auditoría,
tipo
de
verificación
(observación
o
entrevista), participantes a observar o entrevistar, fecha de inicio
y fecha de terminación. (Véase Cedula No. 1)
b. Formato de Aplicación de Auditoría (Proceso de Auditoría
Administrativa Interna), es el formato que la empresa utilizará
para realizar sus auditorías y además para determinar hallazgos y
sugerencias de mejora continua y observaciones generales de la
auditoría. Este formato contiene los siguientes datos: Nombre de
la auditoría, proceso auditado (nombre y clave), procedimiento
auditado (nombre y clave), área propietaria, responsable de
76
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
auditoría, número de revisión auditada, folio de auditoría; en la
parte de los datos. En el contenido, se observa lo siguiente:
Frecuencia (se cumple o no se cumple), responsable específico (se
cumple o no se cumple), actividad a realizar (se realiza o no se
realiza), documentos y/o formatos (se utilizan o no se utilizan, se
archivan o no se archivan), procesos relacionados (se relacionan o
no se relacionan). En la parte de hallazgos y sugerencias de
mejora continua se enlista lo siguiente: Hallazgos de acuerdo a
(frecuencia, responsable, actividades, documentos y/o formatos,
procedimientos
relacionados),
actividades
relacionadas,
descripción. Al final del formato se llenan los datos de la persona
que lo elaboró y que revisó la auditoría. (Véase cedula No. 2)
c. Formato de Control de auditorías. Este formato sirve para llevar un
control de las auditorías que se han realizado. Sirve para poder
capturarlo en el sistema y tener un registro de los mismos.
Contiene los siguientes datos: Área propietaria, proceso auditado,
procedimiento auditado, folio de auditoría, N° re revisión auditada,
a de auditoría y nombre del responsable. (véase cedula No. 3)
d. Formato de informe de resultados. Es el último formato que se
utiliza en el proceso de auditoría, pues son los datos que ésta
arrojó. El formato contiene los siguientes datos: Nombre del
auditor, zona auditada, área auditada, proceso o procedimiento,
hallazgo, consecuencia y propuesta de mejora. (véase cedula No.
4)
2. Al tener los formatos terminados, se realizó una prueba piloto en
la caja solidaria, con el fin de determinar su eficacia y poder
hacerles los ajustes necesarios para su fácil uso.
77
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Después de realizar las correcciones necesarias a los formatos se
inició con el proceso de la auditoria.
Diagnostico Preliminar
Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de CV
Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV
CSV-01
Narrativa de la Entrevista
Del 29 de Enero al 31 de Mayo de 2013
Entrevistado (a)
C.P. Martha Ramírez Santana
Cargo:
Gerente General
El día 29 de enero del año 2013, siendo las 9:30 Hrs. De la mañana atendí
a una reunión con la gerente general
C.P. Martha Ramírez Santana, en
las oficinas de la sociedad ubicadas en AV Enrique Corona Morfin No 489
Villa de Álvarez Col., para realizar una entrevista con el objetivo de
obtener información pertinentes e indispensable del proceso administrativo
de la sociedad en general que será analizada, estudiada y auditada, para
lo cual se logró acceder a información verbal muy importante para la
aplicación del proyecto.
Las personas que intervienen en la operación de la caja solidaria es de 3
empleadas (Gerente General, Oficial de Crédito y Cobranza y Auxiliar
Administrativo)
Es Indispensable mencionar que la caja solidaria ha sufrido cambios
los últimos años por requerimientos de las leyes que rigen a las SCAP’s
78
en
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
El desarrollo de la operación de la caja solidaria está basado en el manual
de procesos, el cual cuenta con objetivos, políticas, indicadores de control
y la normatividad que se debe aplicar a cada proceso de lo administrativo.
Las funciones que debe cumplir los empleados ante mencionados se dan
conforme a la operación ya que no existe un manual de funciones
específicas, otras reglas implantadas por la sociedad para su buen
funcionamiento en los procesos administrativos son:
 Políticas Internas
 Manual de Procedimientos
 Reglamento
Además de ello comentamos que para el adecuado desarrollo del proceso
administrativo se debe aplicar la normatividad emitida por los organismos
reguladores del sector financiero y las ECAP’S (Entidades de Crédito y
Ahorro Popular y/o Solidario), tal es el caso de la Comisión Nacional
Bancaria y de Valores, LCAP y la LRSCAP etc.
El motivo de realizar la Auditoría de procesos administrativos, es para
conocer aquellas deficiencias que impiden el buen cumplimiento del
proceso definido y las leyes que se deben observar, además que es un
examen constructivo, que ayuda a definir aquellas herramientas y
Componentes que no posee la sociedad.
Dentro de la entrevista comentamos que la información de los manuales
se encuentra desactualizada por lo que lo tomo como un antecedente de
que puedan surgir más hallazgos en la aplicación de la auditoria.
Véase las Cedulas anexa
79
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
RESULTADOS
Enseguida se presenta un cuadro con los resultados de la aplicación
del Proceso de Auditoría Administrativa Interna
Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de CV
Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV
CSV-01
Informé de Auditoria interna
Del 29 de Enero al 31 de Mayo de 2013
Área Administrativa
Proceso No 1
Hallazgos
Consecuencia
Propuesta
Mejora
PLANEACION
MANUALES
No
ORGANIZACIONALES
encuentran
operaciones
actualizados
por falta de manuales
se Errores
en Actualizar
información
Políticas
No
existe No
manual
implementar
Organizacionales
se Elaborar manual
el personal
No actualizado
Actualizar
describir
organigrama
Proyecciones
e
de conocen por de politicas
politicas
Organigramas
de
ninguna
Elaborado Por:
No aplica
No aplica
Fecha
D. Brianda Angélica Olivera Peredia
80
y
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Al realizar el proceso de auditoria en caja solidaria se obtuvo la
información que arrojo según las aplicaciones de formatos y cedulas.
Se halló que efectivamente los manuales de organización de la caja
no están actualizados por lo que esto ha venido generando una serie
de errores en la operación por consecuente se dan las pérdidas
económicas.
Uno de los factores que ha influenciado en ello es la transformación
de una sociedad civil a una sociedad cooperativa por lo que no se ha
actualizado en su totalidad la papelería y documentos como lo es en
su caso los manuales de organización.
Otras de las cosas que se detectaron es que el personal no cuenta
con una capacitación adecuada, así como la falta
de contratos
laborales en los mismos.
De cierta manera no se da de forma adecuada la comunicación entre
los empleados lo que genera duplicidad de funciones pérdida de
tiempo, dinero etc.
81
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Propuestas de Solución
Mantener actualizados lo manuales tanto organizacionales, políticas etc.
Con el fin de evitar confusión entre los empleados de la sociedad y asi
poder evitar pérdidas económicas, etre otras.
 Verificar si es posible o no que se cambie la frecuencia de los
procedimiento.
 Dar a conocer la importancia de que el procedimiento se realice
con
la
frecuencia
indicada,
el
responsable
indicado
y
correctamente.
 Brindar la información necesaria al comisionista y al equipo
para
que
conozca
la
importancia
que
tiene
realizar
completamente las actividades.
 Brindar la información necesaria para que sepa que los
formatos indicados se integren en el armado de documentos
para dar resultados correctos.
 Proporcionar los formatos necesarios y la importancia de utilizar
os formalmente.
Otras propuestas de mejora
Llevar a cabo cursos de inducción al personal de , para que los
trabajadores
conozcan
las
líneas
de
mando,
sus
actividades,
responsabilidades, derechos y obligaciones, ya que en el estudio
realizado con anterioridad se detectó que los empleados realizaban
actividades que no les correspondían, ya que no existe personal para
realizarlas y ellos tenían que hacerlas.
82
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Realizar cursos de motivación personal, para con ello lograr un mejor
desempeño laboral en cada uno de los empleados, y estos no sientan
que realizan más actividades de las que no les corresponden, sino al
contrario hacerlos sentir que sin su esfuerzo la compañía no sería lo
que es en la actualidad.
Proporcionar manuales de procedimientos, manuales de políticas
manuales de calidad para facilitar las tareas al personal, ya que no
conocen correctamente los procedimientos y políticas que se realizan
dentro de la compañía, se recomienda que se realicen este tipo de
manuales ya que estos son para culturizar a todo el personal, con
respecto a las actividades que desempeña dentro de la compañía,
mejorando la satisfacción del personal y la calidad de vida en el
trabajo, para conocer por medio de éstos cuáles son sus obligaciones,
derechos, evitando así duplicidad de actividades.
Evaluar el desempeño laboral de cada empleado, analizando así
tiempos y movimientos de cada actividad y contratar más personal o
al personal correcto si así lo creyera conveniente la empresa.
Realizar
programas
de
capacitación,
que
incluyan
de
manera
detallada los procedimientos realizados para cada puesto, esto con la
finalidad de que cada puesto esté enterado de sus funciones y
labores,
y
no
entorpezca
las
importantes.
83
funciones
que
realmente
son
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusión
La Auditoría Administrativa, es el proceso de acumular y evaluar evidencia
acerca de la información cuantificable de una entidad económica específica,
con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia
existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos.
Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose
conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización
sumeria.
El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los
servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se
hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el
control
interno,
debido
a
una
mayor
delegación
de
autoridades
y
responsabilidades de los funcionarios.
Debido a todos los problemas administrativos se han presentado con
un avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento
administrativo.
Una
de
estas
dimensiones
es
la
Auditoría
Administrativa la cual es un examen de la administración de un
organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es
una nueva herramienta de control y evaluación considerada como un
servicio profesional para examinar integralmente un organismo social
con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su
administración.
84
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, se
puede concluir que la auditoría es dinámica, la cual debe aplicarse
formalmente en todas las áreas de la empresa, independientemente
de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se
llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial
constatada para lograr eficiencia, siendo así el resultado de este
trabajo la elaboración del proceso de auditoría administrativa interna
, ya que en la mayoría de sus tiendas se detectó que los
procedimientos
que
se
tienen
estructurados
no
se
realizan
completamente o que algunos pasos ya están obsoletos y por tal
motivo es necesario reestructurar los procedimientos
Considerando la importancia de la auditoria para Caja Solidaria Villa
de Álvarez es muy grato haber realizado este examen dinámico por lo
que una vez más se pudo comprobar que la sociedad no se encuentra
tan mal solo es cuestión de afinar algunos detalles administrativos
para que siga su operación como se ha venido dando en estos últimos
años y que la llegado a posicionarse donde se encuentra
85
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Recomendaciones
Al Gerente General
Exigir a la federación nacional de cajas solidarias la actualización de
manuales administrativos apegados a las normas aplicables según la
LRASCAP.
Dar seguimiento a las actividades de propuesta o mejora para el buen
funcionamiento de la sociedad.
Al consejo de Administración
Aprobar los requerimientos necesarios para el seguimiento de las
actividades propuestas.
86
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
BIBLIOGRAFIA
LIBROS
La Auditoría Administrativa (Texto Básico), José Antonio Fernández
Arena, Segunda Edición, Febrero de 1992, 3ª. Impresión, Julio de
1994, México D.F., ED Diana.
Sinopsis de Auditoria Administrativa. Rodríguez Valencia, Joaquín.
Editorial Trillas.
Auditoria Administrativa con Cuestionarios
de Trabajo, Thierauf
Robert J. Editorial Limusa
Guía Práctica De Auditoria Administrativa. Rubio Ragazzoni Víctor M y
Hernández Fuentes Jorge 3ª Edición Actualizada, Editorial PAC.
REVISTAS
FUENTES DE INTERNET
http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-la-auditoriaadministrativa-950760.html
http://www.proyectosfindecarrera.com/auditoria-financieraadministrativa.htm
ASESORIA PERSONAL CON LA GERENTE GENERAL
C.P. Martha Ramírez Santana
87
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
88
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
TABLAS
Tabla No 1 Requerimientos/Disponibilidad
Requerimientos
Disponibilidad
Computadora
Cuento con mi equipo personal
además de que tengo acceso a las
diferentes equipos de cómputo de
la empresa y por su puesto mi
equipo de oficina
Paquete de Office (Word, Excel,
Los sistemas instalados en ambos
etc.)
equipos de cómputo cuentan con
los paquetes de office necesarios
para la operación del proyecto.
Impresora
La empresa cuenta con varios
equipos de impresión los a los
cuales tengo acceso sin ningún
problema
Consumibles (Tóner, Hojas
En cuestión de este punto no
Blancas, Lapicera s, lápices, etc.
existe problema alguno ya que la
empresa cuenta con el suministro
suficiente para la operación del
proyecto.
Copiadora
La empresa cuenta con un
multifuncional en el cual se puede
tener total acceso en caso de
requerir las copias necesarias para
89
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
la operación.
Internet
Se tiene acceso a Redes y
sistemas de la empresa sin algún
problema
Disponibilidad de Personal
No existe problema alguno ya que
se autorizó que el personal
participe y brinde la información
necesaria para la operación de la
auditoria en cuestión.
Tabla 2 Requerimiento/Costo
Requerimientos
Costo
Equipo de Computo
Al contar con equipo de cómputo
disponible para la operación del
proyecto no será necesario
adquirir uno por lo que no genera
ningún costo para la empresa
Impresora
Consumibles (Tóner, Hojas
La empresa cuenta con los
Blancas, Lapicera s, lápices, etc.)
suficientes suministros de
Consumibles para las
requisiciones necesarias por lo
que ya se tienen contempladas
dichas peticiones por lo que no se
generara un aumento en costo
por compra de consumibles
Copiadora
En la empresa se encuentra un
90
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
multifuncional por lo que se
puede usar las veces que sean
necesarias para dicha operación
del proyecto, lo cual no generara
costo alguno.
Conexión a internet
El acceso a internet puede ser
ilimitado sin generar costo alguno
para el auditor en cuanto a
aumentos en costos para la
empresa no se desfasaran por lo
que se tiene un promedio de
pago considerado.
Electricidad
No se desfasaran las cantidades
consumidas en electricidad por lo
que no generara costos mayor
Proceso de Auditoria
No genera costo alguno al
Administrativa
tratarse de un proyecto
profesional para la culminación
de mi residencia profesional,
aclarando también que al ser
empleada de esta empresa se
desembolsa un pago nominativo,
mismo que ya se encuentra
contemplado dentro de los gastos
de la organización por lo que no
se verán desfasados dichos
gastos.
91
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Tabla 3 Requerimiento/Descripción
Requerimientos
Descripción
Equipo de Computo
Es indispensable contar con la
herramienta de computo
necesaria para dicha operación
del proyecto
Informativos (archivos
Información y documentación
documentos etc.)
necesaria por parte de la
cooperativa así como de la
institución
Recursos Materiales
Todo lo relacionado con
consumibles, papelería y útiles
etc. Para dicha operación del
proyecto
Recursos Económicos
En caso de necesitar algún
imprevisto para dicha operación
del proyecto (traslado etc.)
92
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
CEDULAS
Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de CV
Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV
Programa de Auditoria
Departamento Administrativo
Del 29 de Enero al 31 de Mayo de 2013
N
Actividades
Hrs
Has
o
a Realizarse
Plan Rea
Dif
Clave
Elaborad
observacio
Ref.
o Por
nes
Conocimiento
preliminar
1
2
3
Elaborado Por (auditor) : C. Brianda Angelica Olivera Peredia
Fecha:
Cedula 1 Formato del Programa de Auditoria para
CSV
93
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de
CV
Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV
Informé de Auditoria interna
CSV-04
Del 29 de Enero al 31 de Mayo de 2013
Área Administrativa
Proceso No 1 planeacion
Se
analizó
lo
referente
Hallazgos
a
los
organizativos
manuales Deficiencia
informacion,
están atualizados
Programa de trabajo es el adecuado se apega Ninguno
mucho a la realidad
Elaborado Por:
Fecha
C.Brianda Angélica Olivera Peredia
Cedula 2 Aplicación de Auditoria a Planeación
94
de
no
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de
CV
Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV
Informé de Auditoria interna
CSV-045
Del 29 de Enero al 31 de Mayo de 2013
Área Administrativa
Proceso No 2 Control
Hallazgos
Se analizaron los controles de registro de No se encuentra al
personal en los cuales pudimos observar que dia
si existen.
Control de formatearía es bueno ya que este
va foliado y haci se puede tener un mejor
control sobre el
Elaborado Por:
Fecha
C.Brianda Angélica Olivera Peredia
Cedula 3 Aplicación de Auditoria a Control
95
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL
de CV
Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV
Control de Auditoria interna
Folio de auditoria
Área
Proceso
Procedimiento
No
de
revisión
Elaborada Por
Fecha
Cedula 4 Formatos de Control de Auditoria para CSV
96
ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JUNIO DEL 2013
Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de CV
Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV
Folio de auditoria
Informé de Auditoria interna
Del 29 de Enero al 31 de Mayo de 2013
Área Administrativa
Proceso No
Hallazgos
Consecuencia
Propuesta de
Mejora
Elaborado Por:
Fecha
Cedula 5 Informe de resultados Auditoria CSVA
97