Cliente: REALESA Auditoria al 31 de diciembre Narrativa del Proceso VENTAS – CUENTAS POR COBRAR El objetivo de nuestra narrativa es confirmar nuestro entendimiento de la operatividad del proceso Ventas – Cuentas por cobrar, corroborar la existencia de los procedimientos y controles seguidos por la compañía para este proceso, y si el diseño de dichos controles son efectivos. Nos entrevistamos con las siguientes personas: * José Bollases - Encargado de Ingresos de Casinos y Tragamonedas Naturaleza del Proceso El objeto de la Empresa es dedicarse a la explotación de una sala de máquinas tragamonedas y otras actividades establecidas en su estatuto. La duración de su actividad es a tiempo indeterminada. Descripción del Proceso (narrativa) Detalle Tipo de control Proceso Operacional: El proceso se inicia con la apertura de bóveda por la Gerente de turno, quien entrega a la caja de turno un determinado importe de dinero en efectivo; cabe mencionar que en la Sala hay tres turnos de caja, los cuales son: • 1° Turno de 9:00 am – 5:45 pm (atiende una sola caja) • 2° Turno de 2:15 pm – 11:00 pm (atienden dos o tres cajas) • 3° Turno de 10:15 pm –7:00 am (atiende una sola caja) La cantidad de dinero que se le entrega a los cajeros es como sigue: • 1° Turno S/. 4,000 • 2° Turno S/. 5,000 ó 6,000 • 3° Turno S/. 1,000 Asimismo se procede a entregar las fichas sueltas para venta al público y los fill (bolsas con 400 fichas), estos fill serán utilizados para llenar aquellas maquinas que luego de haber pagado un premio quedan vacías. Cabe mencionar que cada 15 días se vacían las maquinas para realizar la toma de inventarios de las fichas; luego de ello todas las maquinas nuevamente vuelven a ser llenadas con los fill (400 fichas) mediante un formato establecido por la compañía. Luego de que se halla aperturado la caja, cuando el cliente ingresa a la Sala procede a comprar sus fichas de juego de diferentes denominaciones como son: S/. 5.00, S/.1.00, S/. 0.25, S/.0.10 y S/. 0.05 Seguidamente las personas encargadas de caja recepcionan el dinero por la compra de las fichas que pueden ser con dinero en efectivo o con tarjetas. Al finalizar cada turno la cajera realiza una liquidación de su caja tanto en efectivo como en fichas; por los pagos de premios que ha realizado, los fill, los jackpots adjunta los documentos respectivos. Dicha liquidación es realizada en el Sistema de Tragamonedas. XXXXXX Preparado por: F. P. Revisado por: X.Y.Z. Cliente: REALESA Auditoria al 31 de diciembre Narrativa del Proceso Seguidamente se imprime la liquidación para ser firmada por la cajera y el supervisor de Tragamonedas. Si en la conciliación de la apertura y el saldo final de dicha caja existen diferencias (faltante), a la cajera se le hace firmar un vale por dicho importe que luego es enviado al área de Recursos Humanos para su descuento en planillas. El siguiente turno que inicia, apertura su caja con S/. 50,000 ó S/. 60,000 según lo señalado líneas arriba, adicionalmente a ello recibe el saldo de efectivo que está dejando la caja del turno precedente (a esto se le llama “Remesa”). La Supervisora de Tragamonedas verifica que el saldo que está dejando el turno anterior sea el mismo con el que comienza el siguiente turno. Al día siguiente 9:00 a.m. la Srta. Julia Molina (Encargada de Sistemas) recoge de la Sala dos aparatos llamados “Scampal” (contadores de billetes de cada máquina) y los transfiere directamente al sistema de Tragamonedas; luego de ello obtiene un reporte de la cantidad de billetes insertados en cada máquina durante el día anterior. Seguidamente a ello procede a realizar el Arqueo de caja y la Liquidación General de caja de forma automática en el Sistema de Tragamonedas donde se detalla lo siguiente: Control independiente Control de Salvaguarda de activos Composición de la apertura del día : Efectivo – Soles, Remesas, Habilitaciones de caja y Fichas de diferente denominación. Composición del saldo al final del día: Efectivo en Soles, Dólares, Fichas y Otros como son Pago de premios, Fill, vouchers, cheques, vales, fichas falsas y promociones. El arqueo de caja y la liquidación general es firmado por la persona que lo elabora, el responsable de bóveda y el Jefe de tragamonedas. Seguidamente el dinero en efectivo es depositado a las cuentas de la compañía al día siguiente o más tardar el segundo día mediante PROSEGUR si es en fuertes cantidades o solamente por los empleados si son cantidades mínimas; otra opción es que una parte de dicho dinero sea habilitado para la caja del día siguiente. Control de salvaguarda de activos Control de Salvaguarda de activos Luego de ello, la documentación de las liquidaciones de caja con sus respectivos sustentos y los arqueos son enviados al departamento de contabilidad para ser registrados en el sistema contable respectivo. Cabe mencionar que la Sala cuenta con 100 Máquinas tragamonedas (90 aceptan billetes y fichas, y 10 aceptan solamente fichas) y 4 Ruletas. Pago de Premios La Compañía entrega cuatro tipos de premios, los cuales son: 1. Promociones autorizadas por el Ministerio del Interior según Resolución Directoral. 2. Premios pagados directamente por las máquinas Jackpots (cuando la cantidad de fichas ganadas son mayores a 400). 3. Premios pagados directamente por las máquinas (cuando la cantidad de fichas ganadas son menores a 400). 4. Premios por sorteos mediante cupones, los cuales son entregados de acuerdo a la cantidad de créditos que ha obtenido el cliente. En el primer caso el premio se paga mediante un acta de entrega de premios el cual es firmado por la Gerente General, el Supervisor General de TGM (Luis Bedón Benavides), un Notario y el cliente; esa acta firmada es pasada a finanzas para que gire el cheque correspondiente a nombre del ganador. Adicionalmente a ello se adjunta la copia de su XXXXXX Control independiente Control de salvaguarda de activos Preparado por: F. P. Revisado por: X.Y.Z. Cliente: REALESA Auditoria al 31 de diciembre Narrativa del Proceso DNI y coloca su huella digital en dicha acta. En el segundo caso, cuando el jugador ha ganado un premio de la máquina por un importe mayor a 400 fichas, el pago se le realiza mediante un formato de Jackpot en la caja de la Sala, este formato es firmado por el Operador de la máquina, Supervisor, Asistente, Gerencia y el Cliente. Control de Salvaguarda de activos En el tercer caso, cuando el jugador ha ganado un premio de la máquina por un importe menor a 400 fichas, el pago se le realiza mediante un acta de entrega de premios en la caja de la Sala, este formato es firmado por la empresa y por el cliente ganador, adicionalmente a ello se adjunta la copia de su DNI y coloca su huella digital en dicha acta. Control de Salvaguarda de activos En el cuarto caso es similar al tercero. Proceso Contable: Las liquidaciones con sus respectivos sustentos son revisadas por el encargado de su registro en la contabilidad, quien antes de proceder a su registro verifica que se encuentren firmadas por las personas responsables las actas de entrega de premios así como también las liquidaciones y arqueos. Control independiente El registro contable del ingreso es realizado por el Encargado de Ingresos (José Bollases) del área de contabilidad en el sistema contable “NSCI” Nuevo Sistema de Contabilidad Integrado que es de desarrollo propio de la compañía. El registro del asiento contable se realiza afectando a las siguientes cuentas: Ventas del día 18 de junio Cuenta contable Concepto Cargo 10110010 EFECTIVO MONEDA NACIONAL 3,135.40 10110040 VISANET(POS) TARJETAS DE CREDITO 3,879.00 10110050 POS MASTERCARD 2,530.00 10120050 EFECTIVO M.E TGM 12,077.30 14110010 CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL 65710010 PROMOCIONES 70210020 INGRESO SALAS TRGAMONEDAS 70210030 RULETA 75910012 DIFERENCIAS ARQUEOS TGM 79110010 GASTOS DIRECTOS CASINO 93660010 PROM. SORTEOS 93660015 PROM ACUM FICHAS Abono 10.00 6,600.00 28,353.09 121.47 0.08 6,600.00 4,950.00 1,650.00 34,953.17 34,953.17 Asimismo de forma mensual se realizan las conciliaciones bancarias con los libros de contabilidad, no encontrándose partidas conciliatorias significativas por regularizar. XXXXXX Control de procesamiento Preparado por: F. P. Revisado por: X.Y.Z. Cliente: REALESA Auditoria al 31 de diciembre Narrativa del Proceso Detalle de controles identificados: Controles Clave: 1. La Supervisora de Tragamonedas verifica que el saldo que está dejando el turno anterior sea el mismo con el que comienza el siguiente turno. Responsable: Supervisora Tragamonedas / Cajeras Frecuencia: Diario Tipo de Control: Independiente 2. El arqueo de caja y la liquidación general es firmada por la persona que lo elabora, el responsable de bóveda y el Jefe de tragamonedas Responsable: Encargada de Sistemas Frecuencia: Diario Tipo de Control: Salvaguarda de activos 3. Las Promociones significativas a otorgarse en cada mes son autorizadas por el Ministerio del Interior según una Resolución Directoral. Responsable: Ministerio del Interior. Frecuencia: Mensual Tipo de Control: Independiente 4. El pago de los diversos premios se realiza mediante un formato establecido firmado por la Gerente General, el Supervisor General de TGM, Notario, Operador de la máquina, Supervisor, Asistente, Gerencia y el Cliente; según el tipo de premio entregado. Responsable: Firmantes Frecuencia: Cada vez que el cliente gana un premio Tipo de Control: Salvaguarda de activos Controles débiles: 1. El dinero en efectivo es depositado a las cuentas de la compañía al día siguiente o más tardar el segundo día mediante PROSUR si es en fuertes cantidades o solamente por los empleados si son cantidades mínimas. Conclusión: Sobre la base de la narrativa efectuada podemos concluir que el sistema de control interno es confiable y por lo tanto el riesgo de control es Bajo. XXXXXX Preparado por: F. P. Revisado por: X.Y.Z.
