Diseño de un manual de procedimientos para la contratación del personal en la empresa constructora y de ingeniería PIERINI. S.A. en la ciudad de Santas Cruz de la Sierra

1.
ANTECEDENTES
PIERINI S. A. Es una empresa de servicios especializados para el sector de Gas,
Petróleo y Energía con base funcional en la ciudad de Santa Cruz de La Sierra
Asociada a empresas de similares características en Argentina, Paraguay, Perú,
Brasil.
Los servicios que presta son complementarios en todos los trabajos requeridos por
sus clientes tanto en Bolivia como en el exterior en el marco de un sistema de
gestión basadas en las normas de calidad, seguridad, medio Ambiente y social ya
que consolida el liderazgo de la empresa y el equipo humano con la debida
selección para obtener la confianza de nuestros clientes en el mercado nacional e
internacional.
Lo primordial de la empresa es que hace conocer a su personal en general el
cumplimiento de las normas de calidad, ética, conducta de salud, medio ambiente,
social y exige de todos sus ejecutivos y trabajadores en general, el total del
cumplimiento de nuestro código de conducta. Es regla de ORO de todo el personal
es el cuidado de nuestro medio ambiente, ética y moral del entorno social. Nuestra
prioridad es cumplir con los trabajos, según las normas de calidad, seguridad,
medio ambiente y social.
La especialidad y la actividad principal de la empresa, es el mantenimiento y
construcción de ductos, plantas de gas y refinería con estándares de la más alta
calidad y eficiencia. El principal valor es el de cumplir con las normas y estándares
delineado por la empresa respetando a las comunidades y áreas de trabajo.
En el área de Recursos Humanos, este desde hace muchos años ya se consideró
como una especialidad y surgió debido al crecimiento y la complejidad de las
tareas organizacionales. La relación que existe entre el trabajador y la empresa
tiene sus orígenes que se remontan a los comienzos del siglo XX. Este surgió
como consecuencia del fuerte impacto de la Revolución industrial; con el nombre
de Relaciones Industriales, como actividad mediadora entre las organizaciones y
1
las personas, para suavizar o aminorar el conflicto entre los objetivos
organizacionales y los objetivos individuales, hasta entonces considerados
incompatibles o irreconciliables. Era como si las personas y las organizaciones, a
pesar de su estrecha interrelación, vivieran separadas, con las fronteras cerradas,
las trincheras abiertas y la necesidad de un interlocutor ajeno a ambas para
entenderse o, al menos, para reducir sus diferencias.
Ese interlocutor era un órgano que recibía el nombre de Relaciones Industriales,
cuya labor consistía en articular capital y trabajo, interdependientes, pero en
conflicto. Con el paso del tiempo el concepto de Relaciones Industriales cambió
por completo. Alrededor de la década de 1950 se le llamó Administración de
Personal. Ya no se trataba sólo de mediar en las desavenencias y aminorar los
conflictos, sino, sobre todo, de administrar a las personas de acuerdo con la
legislación laboral vigente, así como intervenir en inconvenientes relacionado con
los intereses que surgían continuamente.
Es así que las administraciones de las empresas de servicios tienen que ajustarse
a la teoría de la administración de recursos humanos considerando que esta es la
forma más adecuada, precisa y técnica de llevar adelante una mejor
administración de recursos humano que es uno de los pilares que sustentan todas
las empresas en sus diferentes actividades.
Dentro de este marco a partir de los años 60, la administración de recursos
humanos surgió un cambio o una nueva transformación. Además de ir
acompañada de la regulación que está enmarcada en la legislación laboral poco a
poco se fue ampliando la nueva forma de ver la relación obrero patronal. Esto se
da en el marco de los desafíos de que las organizaciones crecían fuera de toda
proporción. Se consideró a las personas como los recursos fundamentales para el
éxito organizacional, y como el único capital vivo e inteligente de que disponen las
organizaciones para enfrentar los retos.
2
2.
PROBLEMATICA
De acuerdo a la memoria de creación la empresa opera como prestadora de
servicios para empresas petroleras, y afines. Desde luego esta empresa desde su
creación funcionó bajo una estructura bien definida salvo algunos detalles
relacionados, como es el tema de investigación que es el tratamiento de los
recursos humanos. En sus inicios se tenía falencias en el tema administrativo,
pero poco a poco fue mejorando, pero a medida que fue aumentando la población
de personal por la creciente capacidad de trabajo, esto ocasionó una serie de
dificultades en el tema administrativo acompañado con el personal administrativo
bien reducido.
Uno de los temas que dificulta a la empresa como ya es indico es el reducido
personal administrativo esto trae un sin fin de inconvenientes a la hora de
organizar tareas en periodos de mucho trabajo. Para mencionar algunas
deficiencias, se tienen las siguientes: la Ineficiencia en los trámites de habilitación
al personal y la demora en los trámites de seguros a la caja petrolera de salud,
seguros de vida y seguros contra accidentes.
En el marco de empresas de servicio, en la ciudad de Santa Cruz, existen un gran
número de este tipo de empresas, de todas estas generalmente no cuentan con
adecuados manuales que sirvan de fuente de información formal sobre las
transacciones generales que efectúan en una organización.
Esta empresa al igual que otras en todo el proceso de diseñar e implantar el
sistema de control, deberían preparar los procedimientos, que forman el pilar para
desarrollar adecuadamente sus actividades estableciendo responsabilidades y
medidas de control, seguridad a los encargados en todas las áreas con el fin de
generar información útil y necesaria. La causa por la cual la empresa no lleva un
control eficaz en sus recursos humanos es la falta de toma de decisiones y la falta
de ajuste de un manual de procedimientos de recursos humanos.
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Esta falta de ajuste trae como consecuencia incertidumbre y falta de confianza en
el personal debido a la falta de comunicación y especialmente la interrelación
entre los trabajadores de la empresa que en un corto plazo dificulta el desarrollo
pleno de las funciones y procedimientos. Por lo expuesto, surge la inquietud de
proponer la elaboración de un manual de procedimientos en la parte laboral en la
empresa constructora y de ingeniería PIERINI S.A.; para lograr el desarrollo
correcto y un buen funcionamiento en la misma, tomando en cuenta que en toda
empresa los recursos humanos son el activos más preciado, indispensable y
fundamental en toda empresa o institución.
La empresa por su característica de servicios fuera de radio urbano es decir el
control de información del personal se deja de lado, siendo este uno de los
inconvenientes para el registro de cada uno de ellos en las instituciones de
seguridad social.
2.1.
FORMULACION DEL PROBLEMA
¿En qué medida el diseñar un manual de procedimientos, permitirá mejorar y
agilizar la contratación de personal en la empresa constructora y de
ingeniería PIERINI S.A.?
4
3.
JUSTIFICACION
Uno de las ventajas y aportes significativos cuando se implementa un manual de
procedimientos, es que permite conocer y manejarse el funcionamiento de la
empresa en el interior por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
La implementación de un manual, es oportuno, porque estas auxilian en la
inducción del puesto, al adiestramiento y capacitación del personal, ya que
describen en forma detallada las actividades de cada puesto y además permiten
hacer un análisis o revisión de los procedimientos administrativos. Y lo más
importante, interviene en la consulta de todo el personal en lo que respecta en
emprender tareas de simplificación de trabajo en lo referido al análisis de tiempos,
delegación de autoridad, y líneas de responsabilidad.
Cual es la tarea central del tema de investigación, es el de establecer un sistema
de información, depurar y modificar el ya existente.
Que permitirá la implementación, uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, ayudará a la coordinación de
actividades y evitar duplicidades, determina de manera más sencilla las
responsabilidades por fallas o errores.
Con toda esta generación de datos y crear y generar información, facilita las
labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta la
eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben
hacerlo. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
El diseño de una estructura administrativa, permite ser una “Guía Técnica”, que
integra los diferentes elementos, criterios, métodos e incluye la información básica
que el personal responsable de la elaboración de manuales de procedimientos.
Por otra parte, cabe resaltar que ésta guía presenta modificaciones tanto de forma
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como de fondo, enfocadas para ayudar a las unidades administrativas en la
formulación de su manual conforme a los requisitos establecidos. La elaboración
de este manual está regida por Norma ISO 9001. Asimismo, de acuerdo con las
disposiciones y normas regulatorias.
Dadas las condiciones otorgadas por la empresa PIERINI SA. para realizar el
presente trabajo dirigido (practicas), con el fin de adquirir nuevos conocimientos en
el área de Recursos Humanos con lo relacionado al proceso de admisión y empleo
y sus componentes de seguridad social y apegado a la legislación boliviana que es
la ley general del trabajo. El detalle de la información que genera en el interior de
la empresa como el registro de los empleados, armado de carpetas para su
respectiva habilitación, control de desvinculación del personal, elaboración y
presentación de formularios en la caja petrolera de salud, caja nacional,
presentación de planillas mensuales al ente gestor de salud, afp, además
coordinar los seguros de vida y accidentes con el bróker y programación de
exámenes pre ocupacionales.
Este trabajo consistirá en apoyar en el área de Recursos Humanos para mejor la
eficiencia y agilidad en las actividades de la unidad para brindar un mejor servicio
al personal, así mismo adquirir nuevos conocimientos en la formación profesional
e integral.
6
4.
OBJETIVOS
4.1.
General
Optimizar los procedimientos a través de un manual, para la contratación del
personal en la empresa constructora y de ingeniería PIERINI S. A. en la Ciudad de
Santa Cruz de la Sierra.
4.2.
Específicos
 Realizar un diagnóstico del área de Recursos Humanos de la Empresa
constructora y de ingeniería PIERINI SA.
 Identificar los procedimientos adecuados a seguir para reducir el tiempo en la
contratación de personal.
 Diseñar el manual de procedimientos para la contratación del personal.
 Socializar el manual de procedimientos en la Empresa constructora y de
ingeniería PIERINI SA.
7
5.
MARCO TEORICO
5.1.
Manual de Procedimiento
Concepto.
Se considera al manual de procedimientos como el instrumento que establece los
mecanismos esenciales para el desempeño organizacional de las unidades
administrativas. (Chiavenato, pag. 348)
Naturaleza.
En él se definen las actividades necesarias que deben desarrollar los órganos de
línea, su intervención en las diferentes etapas del proceso, sus responsabilidades
y formas de participación; finalmente, proporciona información básica para orientar
al personal respecto a la dinámica funcional de la organización.
 Elementos
 Portada
 Índice
 Introducción
 Objetivo del Manual
 Marco Jurídico
 Denominación del Procedimiento
 Propósito y Alcance
 Políticas de operación,
 Normas y lineamientos
 Descripción del Procedimiento
 Diagrama de flujo
 Documentos de Referencia Registros Glosario
 Cambios en esta versión
 Anexos
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5.1.1.
Elaboración del manual de procedimientos.
Se establecen los siguientes pasos:
Identificar al área responsable del procedimiento, su código, denominación y las
unidades que intervienen en su desarrollo.
Con base en la simbología establecida, se determinan los símbolos que deben
utilizarse en el diseño del diagrama, dependiendo de la modalidad o naturaleza de
cada una de las etapas definidas en los formatos. El punto de partida de todo
diagrama se simboliza con una elipse (“INICIO”). En el ejemplo se puede observar
que la primera etapa está representada por un rectángulo, identificado con un
conector, una flecha direccional y la descripción de los documentos de
comunicación y archivos correspondientes. Asimismo, se debe enumerar las
etapas con el número que le corresponda en el extremo superior derecho.
Las siguientes etapas son diagramadas conforme a lo descrito anteriormente. Ej:
las líneas direccionales señalarán la secuencia de etapas que se desplazan dentro
del ámbito de responsabilidad de la unidad administrativa que precede a la nueva
etapa, determinando su dirección con una punta de flecha. Cuando en el
desarrollo del procedimiento se presentan dos alternativas, deberán representarse
inmediatamente después de la actividad el símbolo de toma de decisión y
anotarse la palabra “procede” de estas dos alternativas:
 Primera: si el producto esperado no satisfaga los requerimientos establecidos,
ésta se calificará como “no procede”, lo cual se simbolizará con un “NO” sobre
una línea y un conector circular en cuyo centro se anotará el número de la
etapa en la que deba reiniciarse el proceso.
 Segunda: si contempla la posibilidad afirmativa “si procede”, se describirá la
conclusión de la etapa, con un “SI” la instrucción correspondiente.
 A semejanza del inicio la conclusión del procedimiento debe simbolizarse
mediante una línea direccional y una elipse en el extremo, en cuyo espacio se
anotará la frase “FIN” ó “TÉRMINO”.
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El número de secuencia de la etapa deberá coincidir con la descripción de ésta, la
que se encuentra descrita en el procedimiento.
Diagrama de flujo
Es la secuencia sistemática de las acciones a seguir en temas administrativos.
5.1.2.
Simbología utilizada
Cuadro 1: Simbología de los iconos
SIMBOLO
NOMBRE
DESCRIPCION
Inicio
Procedimiento
Crear Solicitud
Decisión
Alternativa
Retorno
Mensaje del usuario
Decisión
Primitiva
Referencia primitiva
Datos Guardados
Documento
Documento Multiple
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No Administrar se refiere a la actividad a través de la cual un sujeto o grupo de
personas organizaran especialmente las FINANZAS de una Empresa u
organización, negocio o estado, en tanto existe una ciencia la administración de
empresas que se ocupa de estudiar la organización de las mismas, la forma que
se gestionan los recursos, sus procesos y los resultados de sus actividades.
Sin lugar a duda la forma en la cual una persona o grupo Administra un ámbito
para su eficiente funcionamiento y por supuesto también su rendimiento, porque
quien se dedica a Administrar se ocupa estrictamente de los RECURSOS que
tiene alrededor y a disposición, entre los que se cuenta el dinero ya que es
imposible que cualquier organización u organismo lleguen a un buen puesto en
sus funciones y objetivos, quien se dedica a administrar entonces se ocupa
estrictamente del manejo científico de los recursos que se tiene a su alrededor y a
disposición entre los que se encuentra el dinero como dijimos pero también los
recursos humanos, en tanto todas estas actividades que desplegara en este
sentido estará preeminentemente orienta a la satisfacción de un interés , en caso
de que una empresa quien esté a cargo de la administración de la misma deberá
focalizar su atención
e inteligencia
en el mantenimiento
del orden y la
transparencia de las finanzas y a su vez lograr gastar menos plata que la que
entra en la empresa.
Una persona puede por sí sola aprender a administrar, es decir no es una ciencia
imposible que requiere de mucho tiempo a veces basta con el sentido común y por
su puesto con un fuerte sentido dela discreción a la hora de la utilización de
cualquier recurso.
5.2.
Concepto de organización
Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas de dos o más
personas. (Chiavenato, pag. 6)
Las personas tienen una infinidad de interacciones con otros individuos y
organizaciones. El ser humano es eminentemente social e interactivo; no vive
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aislado, sino en convivencia y en relación constante con sus semejantes. Por sus
limitaciones individuales, los seres humanos se ven obligados a cooperar entre sí,
a formar organizaciones para lograr ciertos objetivos que la acción individual y
aislada no alcanzaría. La cooperación es esencial.
5.3.
Bases de la organización.
Una organización existe sólo cuando:
 Hay personas capaces de comunicarse,
 Dispuestas a contribuir en una acción conjunta,
 A fin de alcanzar un objetivo común.
5.4.
Capital humano
Las personas en su conjunto constituyen el capital humano de la organización.
Este capital vale más o menos en la medida en que contenga talentos y
competencias capaces de agregar valor a la organización, además de hacerla más
ágil y competitiva. Por tanto, ese capital vale más en la medida en que influya en
las acciones y destinos de la organización.
5.4.1.
Elementos del capital humano.
La organización debe utilizar cuatro detonadores indispensables:
1. Autoridad: conferir poder a las personas para que tomen decisiones
independientes sobre acciones y recursos. Cada líder reparte y delega
autoridad a los individuos para que trabajen de acuerdo con lo que aprenden y
dominan. Esto es dar autonomía a las personas.
2. Información: fomentar el acceso a la información a lo largo de todas las
fronteras. Crear condiciones para difundir la información, además de hacerla
útil y productiva en el sentido de facilitar la toma de decisiones y la búsqueda
de caminos nuevos y diferentes.
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3. Recompensas: proporcionar incentivos compartidos que promuevan los
objetivos organizacionales. Uno de los motivadores más poderosos es la
recompensa por el trabajo bien hecho. La recompensa funciona como refuerzo
positivo e indicador del comportamiento que la organización espera de sus
participantes.
4. Competencias: ayudar a desarrollar habilidades y competencias para
aprovechar la información y ejercer su autonomía.
Así se crean talentos en la organización: al definir las competencias que se
necesitan para alcanzar objetivos y al crear condiciones internas para que las
personas adquieran y desarrollen tales competencias de la mejor manera posible.
5.5.
Recursos Humanos
Es el conjunto e personas o trabajadores que forman parte de las organizaciones y
que desempeñan en ellas determinadas funciones para dinamizar los recursos
organizacionales. (Chiavenato, pag. 95)
5.5.1.
Función de administración de personal
Tiene por objeto reconocer, administrar y evaluar las técnicas y métodos de
administración del área, como parte de las estrategias generales de la empresa y
de acuerdo con las conclusiones a que haya arribado en los puntos anteriores.
(Tratado de Recursos humanos, Jaime Maristany, pág. 11)
Por un lado, las personas pasan gran parte de su tiempo en las organizaciones y,
por el otro, éstas requieren a las personas para sus actividades y operaciones, de
la misma manera que necesitan recursos financieros, materiales y tecnológicos.
De ahí la denominación de Recursos Humanos para las personas que trabajan en
las organizaciones. En realidad, esa antigua denominación, que viene de la era
industrial, peca de reduccionista al tratar a las personas sólo como recursos
organizacionales.
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Considerar a los individuos de esa manera no es más que cosificarlos,
estandarizarlos y uniformar su papel en las organizaciones. Hoy en día, las
personas ya no son recursos o activos de la compañía, sino socios capaces de
proporcionar vida y éxito a la organización.
5.6.
Objetivos del área de RR/HH
1. Los objetivos del área de RR/HH deben estar fuera de ella.
2. El área debe servir a los objetivos del negocio de la organización.
3. El área de RH consiste en la planeación, organización, desarrollo, coordinación
y control de las técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del
personal, al mismo tiempo que la organización constituye el medio que permite
a las personas que en ella colaboran lograr sus objetivos individuales
relacionados directa o indirectamente con el trabajo.
4. El área de RR/HH trata de conquistar y de retener a las personas en la
organización para que trabajen y den lo máximo de sí, con una actitud positiva
y favorable.
5. Representa no sólo las cosas grandiosas que provocan euforia y entusiasmo,
sino también las pequeñas e innumerables que frustran e impacientan o que
alegran y satisfacen, pero que llevan a las personas a desear permanecer en la
organización.
Sin embargo, cuando se habla del área de RH hay más cosas en juego, como la
calidad de vida que tendrán la organización y sus socios y el tipo de socios que la
organización desea cultivar.
5.6.1.
Rol del área de RRHH
1. Crear, mantener y desarrollar un contingente de personas con habilidades,
motivación y satisfacción por alcanzar los objetivos de la organización.
2. Crear, mantener y desarrollar condiciones organizacionales para el empleo,
desarrollo y satisfacción plena de las personas, y para el logro de los objetivos.
3. Lograr eficiencia y eficacia por medio de las personas.
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4. Diversos departamentos de la organización y bajo la autoridad de diversos
jefes o gerentes, quienes son responsables directos de sus subordinados. El
área de RR/HH es una responsabilidad de línea y una función de staff.
5. Esto se debe a que los principales eventos o condiciones de sus operaciones
son las actividades de las diversas áreas de la organización y la conducta
heterogénea de los participantes.
6. RR/HH no trata directamente con las fuentes de ingreso económico, tener
personal no implica gastos inevitables. Las empresas pactan sus recursos
humanos en términos reduccionistas de personal productivo e improductivo, o
personal directo e indirecto.
7. Uno de los aspectos más críticos de esta área estriba en la dificultad para
saber si hace o no un buen trabajo. El área de RR/HH tiene muchos desafíos y
riesgos no controlados o no controlables, no estandarizados e imprevisibles.
5.6.2.
Políticas de recursos humanos
Las políticas son reglas establecidas para gobernar funciones y garantizar su
desempeño de acuerdo con los objetivos deseados. Las políticas surgen en
función de la racionalidad, filosofía y cultura organizacionales. Constituyen una
orientación administrativa para evitar que las personas desempeñen funciones
indeseables o pongan en riesgo el éxito de sus funciones específicas.
Las políticas son guías de acción. Ofrecen respuestas a las situaciones o
problemas que se presentan, y se evita que los subordinados acudan a sus
supervisores para aclarar o resolver cada problema. Las políticas de recursos
humanos se refieren a la manera como las organizaciones desean tratar a sus
miembros para alcanzar por medio de ellos los objetivos organizacionales, al
proporcionar condiciones para el logro de los objetivos individuales.
5.6.3.
Errores en los recursos humanos.
Es un terreno poco firme y con visión nebulosa en el que se pueden cometer
errores desastrosos aun con la certeza de que se actúa correctamente.
15
5.6.4.
Función del área de RR/HRH
En un mundo de negocios caracterizado por la explosión de la innovación
tecnológica, por la globalización de los mercados, por la fuerte competencia entre
las organizaciones, por la gradual e intensa desregulación de los negocios y por
los cambios demográficos, políticos y culturales (que ocasionan rápidas
modificaciones, turbulencias e incertidumbres), las organizaciones necesitan ser
rápidas, eficaces en costos y, sobre todo, expeditas.
Todo esto requiere nuevas prácticas administrativas y de paso una continua
redefinición y realimentación de esas prácticas, así como políticas de RR/HH para
crear nuevos comportamientos y competencias en los colaboradores. De este
modo, el papel del área de recursos humanos deja de ser la simple conservación
del statu que para transformarse poco a poco en un área capaz de crear
organizaciones mejores, más rápidas, proactivas y competitivas.
5.7.
Eficiencia y eficacia
Eficacia
Es una medida normativa del logro de resultados, mientras que eficiencia es una
medida normativa de la utilización de los recursos en los procesos.
Eficacia de una organización.
En términos económicos, se refiere a su capacidad de satisfacer una necesidad de
la sociedad mediante los productos (bienes o servicios) que proporciona, mientras
que la eficiencia es una relación técnica entre entradas y salidas.
Eficiencia.
Es una relación entre costos y beneficios; asimismo, se refiere a la mejor forma de
realizar las cosas (método), a fin de que los recursos (personas, máquinas,
materias primas) se apliquen de la forma más racional posible. La eficiencia se
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preocupa de los medios, métodos y procedimientos más apropiados que deben
planearse y organizarse adecuadamente a fin de asegurar la utilización óptima de
los recursos disponibles.
La eficiencia no se preocupa de los fines, sino sólo de los medios.
El alcance de los objetivos previstos no entra en la esfera de competencia de la
eficiencia; éste es un asunto relacionado con la eficacia.
5.8.
ADMINISTRACION (Recursos Humanos)
En la administración de empresa se denomina Recursos Humanos está
compuesta por áreas tales como reclutamientos, selección, contratación,
capacitación, administración o gestión del personal durante la permanencia en la
empresa. (Chiavenato, pag. 127)
Es la técnica de organizar el personal que integra una empresa con el fin de
reclutarlo, ordenarlo, motivarlo, redistribuirlo y capacitarlo para mejorar su
eficiencia sintiéndose parte del emprendimiento que integra, y a través de la
empresa que es un poco suya, hallara la satisfacción de sus metas personales.
En general existe en las empresas un área dedicada a la administración de los
Recursos Humanos, integrada por personal idóneo, que comienzan su función con
la SELECCIÓN del personal, previo planteamiento de lo requerido según las
necesidades empresariales, se deben diseñar los puestos de trabajo para luego
realizar el RECLUTAMIENTO, identificados los candidatos más adecuados y
calificados para el cargo en cuestión.
Una vez contratado el personal se debe sociabilizarlo (integrarlo con el resto del
personal y jefes) Y organizar su carrera donde se los capacitara para desempeñar
cargos mayores, responsabilidad y rentabilidad que favorezcan sus aspiraciones
personales y ala ves para la empresa.
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Durante todo el desempeño laboral la Administración debe evaluar a su personal
en vista a observar su rendimiento, dedicación, trato con el público si lo tuviere,
con sus compañeros y jefes, a fin de mejorar todos estos aspectos y compensar
diferencialmente a aquellos que se lo merezcan, se debe discernir el costo en
salario de acuerdo a la cantidad de empleados para saber si la empresa puede
hacerse cargo de tomar nuevo personal o darles incentivos en vistas a las
ganancias obtenidas.
1.1
Principios de la admisión y empleo.
Los requisitos para la admisión y empleo son:
1.2
Políticas claras y eficaces sobre admisión del personal.
Características físicas e intelectuales del candidato y cual la manera de proceder
al reclutamiento.
 Análisis de puestos. Selección de acuerdo al análisis de puesto, el candidato
debe sujetarse a los requisitos del puesto o vacancia dentro del Ente.
 Adecuación de hombres y funciones. Si desempeñen una función dentro de un
organismo social, deben estar de acuerdo estrictamente a las exigencias que el
puesto o vacancia lo requiera. Esta adecuación puede ser:
Por rotación. Sucede cuando la adecuación de los empleados es en forma
interna, llamado también movilidad de puesto.
Nuevo empleado. Cuando se procede al proceso de admisión, buscando el
hombre adecuado para el puesto adecuado.
Abastecimiento oportuno. Esto significa que, cuando, donde y como proceder
al proceso de admisión de nuevos empleados.
18
5.9.
Proceso de Admisión y Empleo.
Imagen 1: Proceso de Admisión y Empleo
RECLUTAMIENTO
INTRODUCCIÓN
E
INSERCIÓN
SELECCIÓN
El hombre
adecuado para el
puesto adecuado
CONTRATACIÓN
Y
FILIACIÓN
5.9.1.
Reclutamiento.
Es captar la mayor cantidad de postulantes al empleo.
5.9.1.1.
Fuentes de abastecimiento.
Permite ver la forma de cómo abastecerse, donde recurrir, para la captación de
postulantes con capacidad. Las fuentes pueden ser:
 Sindicato. En el interior de cada empresa se conforman sindicatos con el objeto
de que alguien los represente. Ahí la primera fuente de abastecimiento, que los
sindicatos son agrupaciones de empleados que conocen a otros.
 Escuelas.
Son
escuelas
de
instrucción:
universidades,
tecnológicos,
politécnicos, institutos, etc. En estas escuelas la obra de mano es calificada.
 Recomendación. Generalmente recomendación de familiares o recomendación
de trabajadores actuales.
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 Oficinas de colocación. Son las agencias de empleo como comúnmente se
llama, las cuales pueden ser gratuitas o de paga.
 Otras empresas. Pueden recomendar al personal que no pudieron ocupar por
diferentes causas: edad, consanguíneo, reducción del personal, etc.
 Puerta de calle. Sucede cuando el candidato se presenta en forma espontánea
en el organismo social, atraídos por el prestigio de la empresa.
5.9.1.2.
Medios de reclutamiento.
Nos permite ver cómo llegar al posible candidato o postulante:
 Requisición al sindicato. Se ajusta a las exigencias del sindicato para la
admisión de empleo, es decir el candidato debe reunir los requisitos que
establece la LGT.
 Solicitud oral o escrita. Es necesario que el nuevo trabajador porte y presente
la solicitud del recomendante y verificar la forma que expresa este.
 Carta o teléfono. La carta o teléfono es necesario para solicitar personal en la
bolsa de empleo u otras empresas. La carta es un medio de asegurar precisión
y el teléfono para aclarar y complementar.
 Periódico, radio, o televisión. Suelen ser muy útiles cuando se requiera de
personal calificado, en el cual mediante anuncios se detallan los requisitos
necesarios que debe presentar el candidato.
 Folletos. Algunas organizaciones suelen aplicar esta técnica, en la que detalla
las posibilidades de empleo, beneficios que ofrece, etc.
 Archivo de solicitudes muertas. Sucede cuando un solicitante no ha sido
tomado en cuenta, la documentación será archivada, para en otra circunstancia
sea útil (para así no proceder nuevamente al proceso de admisión y empleo).
5.9.2.
Selección.
Es el más fundamental de la admisión, permite la selección del personal, bajo el
lema “EL HOMBRE ADECUADO PARA EL PUESTO ADECUADO”. Las etapas:
20
5.9.2.1.
Hoja de solicitud.
Llamada ficha personal donde se mencionan: datos personales, familiares,
académicos, experiencias, etc. más la documentación que propone en la ficha
personal. La información que debe contener es la siguiente: (ejemplo)
 Importancia. Es la base fundamental del proceso de selección, es la carátula o
carta de presentación del candidato. Permite conocer a priori al postulante.
 Llenado. Además de mostrar las condiciones, también nos permite rechazar en
forma amable los candidatos que no reúnan las condiciones que se exijan
como, por ejemplo: Edad, sexo, apariencia física, etc.
 Contenido de la hoja de solicitud. Los capítulos necesarios, pueden ser:
 Datos generales. Nombres y apellidos (completos), lugar y fecha de
nacimiento, dirección, estado civil, etc.
5.9.2.2.
Estructura familiar y característica económica.
Nombres, edad y ocupación (padres), esposa e hijos, cuántos viven con El, quién
mantiene el hogar, etc.
5.9.2.3.
Antecedentes de trabajo.
Llamado Experiencia Laboral. Se detalla y respalda con documentación: Donde
trabajó, cargo, tiempo, cuanto percibía, motivo del retiro (voluntario o forzoso),
jefes inmediatos. Es necesario que estas preguntas sean en forma regresiva, para
así permitir respuestas más claras.
5.9.2.4.
Estudios.
Muestra el grado de instrucción: primaria, secundaria (bachillerato), estudios
universitarios (licenciatura, ingeniería, técnico superior o medio), politécnicos,
institutos, etc., idiomas que habla, otros conocimientos.
21
5.9.2.5.
Pretensiones.
En la propuesta de trabajo, es común que la empresa establezca este punto, para
conocer la intención salarial, además incluye preguntas sobre motivación, deseos.
Esto se recaba en la entrevista.
5.9.2.6.
Entrevista.
Es el cateo entre el candidato y entrevistador, para detallar personalmente las
virtudes (intenciones, inquietudes, etc.) y defectos (actitud, salud, etc.).
Importancia. La entrevista es una de las armas más valiosas que dispone el
entrevistador. Esta fase hace que se complete los datos del solicitante para luego
tomar una decisión con respecto a que se hará con el candidato.
Ambiente. Las condiciones del ambiente o la sala de espera deben estar cómoda
y correctamente arreglada para lograr una buena impresión de la empresa hacia el
solicitante y que este demuestra confianza.
Temas de entrevista. Varía de acuerdo a la empresa y al entrevistador, por ello es
necesario fijar una guía de preguntas.
5.9.3.
Pruebas.
Es necesario de alguna manera verificar la capacidad que posee el trabajador
para ocupar el puesto que se asignará o que El pretende. Las pruebas son tan
necesarias tanto en la selección como en la acomodación del personal. Las clases
de pruebas. Se presentan las siguientes:
De aptitud. Las cualidades en potencia, pero no desarrolladas que el trabajador
posee. Son pruebas de inteligencia, psicotécnico, habilidad y/o destreza.
De capacidad. Son las cualidades ya desarrolladas que tiene el candidato, que
pueden ser aplicadas de inmediato en el trabajo. Hace referencia al trabajo mismo
22
que va a desarrollar. Ejemplo: mecanografía, ortografía, dibujo, contabilidad,
manejo de algún paquete o sistema, mecánica, etc.
Temperamento – personalidad. Mida la dinámica psíquica en diferentes niveles, el
objeto es encontrar tendencias generales, patrones de reacciones más comunes,
motivaciones, conflictos, liderazgo..
5.9.4.
Investigación.
Es necesario conocer el entorno que lo rodea al empleado, para ello es necesario:
Antecedentes de trabajo. Es necesario indagar sobre los anteriores trabajos en
forma personal, por teléfono se perdería muchos datos e información con respecto
a la entrevista y a anticipar los datos para la misma entrevista. Porque en forma
personal, puede ser que el candidato haya sido despedido por faltas graves (robo,
divulgar información, agresión).
Antecedentes penales. Investigar en penitenciarias, cárceles preventivas, juicios
presentes, obligaciones bancarias no cubiertas, etc. Este tipo de problemas son
contraproducentes a favor de la empresa.
Cartas de recomendación. Es importante constatar si la carta de recomendación
proviene originalmente del recomendatario.
Domicilio y familia del solicitante. Lo realiza la trabajadora social o asistente de
personal en el domicilio del candidato a fin de entrevistar a este, su familia y
conocidos. El objetivo es conocer el medio ambiente que lo rodea.
5.9.5.
Examen médico.
Es fundamental, permite ver la salud del solicitante. Este examen es necesario
realizarlo ya que incluye: Examen físico, psicológico, historia clínica, pruebas de
laboratorio, etc.
23
5.9.6.
Contratación y filiación.
5.9.6.1.
Contratación.
Una vez aceptado el candidato, se procede a la contratación que puede ser formal
e informal, a prueba, temporal o definitivo (en este se procede a la filiación).
 Temporal. Mientras dure el trabajo. Por ejemplo: trabajo por obra o proyecto.
 A prueba. Se presenta por 3 meses, tiempo que establece la Ley, da lugar a
que el empleado demuestre capacidad con respecto a la labor que va a
desempeñar, que en función al rendimiento se procede a tomarlo en forma
definitiva o descartarlo.
 Definitivo. Pasada la prueba de 3 meses, si demuestra plena condición se
contrata en forma definitiva con la filiación correspondiente, mientras no
sucedan situaciones o inconvenientes de ambas partes.
Tipos de contrato.
 Legal. Para formalizar un contrato en forma legal, el Ministerio de Trabajo
extiende un valorado de Contrato de Trabajo, en el que las partes intervinientes
deben rubricar en ella con las cláusulas expuestas el compromiso laboral.
 Entre partes. Entre partes puede ser mediante abogado o representante legal;
en papel sellado o papel común; en ambos documentos se deben establecer
cláusulas que convengan a las partes y estén enmarcadas de acuerdo a la
LGT.
 Verbal. Como su nombre indica es en forma verbal siendo el más informal. Al
no haber nada escrito sobre los derechos y obligaciones entre las partes,
generalmente se manipula y violenta los derechos del empleado.
5.9.6.2.
Filiación.
Es la asignación de un espacio físico en la empresa con su respectivo código,
registro o ITEM, número que identificará al empleado en el organigrama.
24
6.
MARCO CONTEXTUAL
6.1.
Los Manuales Administrativos.
Si una institución, sea pública o privada no tiene una herramienta técnica en la que
se agrupen las acciones y funciones a desarrollar y/o realizarlas, esta deficiencia
hace que el riesgo de brindar servicios a los usuarios se incremente de manera
notoria. Los problemas que se puede acarrear:
 La estructura orgánica que funciona en la práctica difiera de la estructura
aprobada por los mando superiores;
 Que la ejecución de actividades sea producto de la costumbre, tradición o la
ocurrencia;
 Que no exista un mecanismo para transmitir el conocimiento de un funcionario
a otro (largas horas al entrenamiento de nuevos funcionarios);
 Que no existan elementos básicos para medir el desempeño.
Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de
la institución, por medio de la especificación de bases jurídicas, atribuciones,
estructuras, objetivos, políticas, determinación de campos de competencia,
deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o
puestos en general; en ellos se concentra información amplia y detallada acerca
del quehacer de la misma, sin embargo no son duplicados de los instrumentos
normativos o legales, tales como leyes, decretos, directrices o reglamentos.
6.1.1.
Objetivos de los Manuales
Los objetivos son diversos, entre ellos se encuentran los siguientes:
 Instruir a colaboradores sobre objetivos, visión, misión, estrategias, funciones,
relaciones, políticas, procedimientos, responsabilidades, normas, etc.
 Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.
 Coadyuvar a la ejecución correcta del trabajo asignado.
25
6.1.2.
Ventajas de los Manuales
El elaborar manuales genera ventajas, dentro de las más importantes:
 Compendio de las funciones, procesos, procedimientos y actividades que
desarrolla la empresa.
 En las tareas y toma de decisiones no se improvisan o exponen criterios
personales, sino que son regidas por normas.
 Se evita formulación excusas basadas en desconocimiento de las normas.
 Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través
del tiempo.
6.2.
Clasificación de los Manuales
Estos pueden ser elaborados para toda la empresa, para un área, dirección,
departamento, o unidad; según los requerimientos y necesidades. Se clasifican
según la información requerida, propósito y la necesidad que presente.
6.2.1.
Por su contenido
Es que interesa para la investigación. Este depende del asunto que se trata y el
uso que se piensa darle. Dentro de esta se pueden encontrar:
Tipo de Manual
Manual de
Organización
Manual de Políticas
Manual de
Procedimientos
Manual de Puestos
Manual de Normas
Manual Técnico
Descripción
Exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de
la descripción de funciones, autoridad y responsabilidades de los distintos
puestos, y las relaciones.
Describe los lineamientos seguidos en la toma de decisiones para el logro
de objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco
principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Es una guía de trabajo para los funcionarios de cómo hacer las tareas
y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. Sirve
para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos administrativos establecidos para realizar su trabajo.
Agrupa información sobre todas las clases, naturaleza, objetivos,
funciones y requisitos de cada uno de los cargos de la organización, con
sus respectivos perfiles (bienes y/o servicios) resultantes de cada puesto.
Detalla información sobre un conjunto de leyes, normas e instructivos de
aplicación institucional. Por lo general, son las más relevantes y poseen
mayor plazo de vigencia.
Presenta información sobre la operación o estructura de un determinado
26
Manual de
Contenido Múltiple
6.3.
equipo y sobre su mantenimiento. Por lo general contiene mucha
información gráfica, con breves indicaciones teóricas.
Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la
estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de
distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de
manuales. Un ejemplo de este manual es el de “políticas y
procedimientos”, el de “historia y organización”, en si consiste en combinar
dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa.
Organigrama
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PIERINI S.A.
RRHH
Activos Fijos
Compras
Talleres / Control
de Equipos
Almacen
de Base
Finanzas y
Tesorería
Movilización y
Desmovilización
de Obra
Servicios
Generales
Control de
Campamento
TI
SSMA
GERENCIA DE
EQUIPAMIENTO
Paulo Rubi
DIRECCION
EJECUTIVA
GERENCIA DE
LOGISTICA
Rolando Mendez
GERENCIA
ADMINISTRATIVA y
FINANCIERA
Carlos Rosales
GERENTE
GENERAL
Luciano Franco
CLIENTE
GERENCIA DE
INGENIERIA
Freddy Moscoso
LEGAL
COORDINACION
COMERCIAL
Marcelo Alcazar
Gestión y
Aseguramiento
de la Calidad
Licitaciones /
Ofertas
Comerciales
Ingeniería de
Detalle
Seguimiento y
Medición
GERENCIA DE
CONSTRUCCION PT115
Siddharta Quevedo
Planificación
Fecha de
revisión:
23-mar-17
27
7.
METODOS.
7.1.
Método Deductivo
En este método se decide de lo general a lo particular, de forma que partiendo del
enunciado de carácter universal y utilizando instrumentos científicos, se infieren
enunciados particulares, cuando el científico comienza su trabajo en una teoría y a
partir de ella, aplicando razonamiento, acaba ampliando, precisando y corrigiendo
dicha teoría, está utilizando lo que se llama método deductivo (Pereda; 1987: 41).
De acuerdo al diagnóstico realizado y al tiempo de permanencia en esa empresa
se pudo apreciar que el tema laboral relacionado con la administración de
recursos humanos tiene sus leves deficiencias es así que, el análisis realizado se
hizo un estudio de todo el personal para llegar a puntos específicos e
individualizando a cada uno de ellos para subsanar esos errores que
generalmente son de tiempo y procedimiento.
Es preciso hacer un apunte del tema, sobre que, medidas o mecanismos se van a
utilizar con referencia al diseño de un manual de procedimientos.
7.2.
Método Analítico
Consiste en la desmembración de un todo, descomponiéndolo en sus partes o
elementos para observar las causas, la naturaleza y los efectos, el análisis en la
observación y examen
de un hecho en particular, es necesario conocer la
naturaleza de fenómeno y objeto que se estudia para comprender su esencia,
este método nos permite conocer más del objeto de estudio con lo cual se puede
explicar, hacer analogías, comprender mejor su comportamiento y establecer
nuevas teorías (Ramón Ruiz Limón ;2006: 89).
Este método sugiere que es preciso realizar un análisis de puestos, una revisión
del organigrama y tener una guía o manual de acción de cada uno de los
trabajadores tanto operativos como administrativos.
28
7.3.
Método inductivo
Consiste en utilizar razonamiento para obtener conclusiones que parten de hechos
particulares aceptados como válidos, para llegar a conclusiones cuya aplicación
tiene carácter general. (Bernal; 2010:37).
Esto implica, extraer información técnica y administrativa, a partir de determinadas
observaciones o experiencias particulares realizadas en todo el trabajo de
investigación en la empresa.
7.4.
Técnicas
En si constituye todo lo relacionado a la investigación documental, la observación
directa y la entrevista.
Según sea el caso se definirá que método es más conveniente aplicar para lograr
una mayor eficacia de los fines que se persiguen. Sin embargo, la aplicación del
método va en función directa al tipo de información que se requiera, lo cual puede
ser: información generar, información estructural e información operacional, así
como las fuentes de información que se precisen en el estudio.
7.4.1.
Fuentes de información
En el ámbito institucional se identifican tres fuentes principales, a las que se
pueden recurrir para obtener información sobre procedimientos ya establecidos o
por implantarse. Estas fuentes son:
 Los archivos de la institución
 Los funcionarios y los empleados
 Las áreas de trabajo
Los archivos de la empresa son los bancos de información oficial de la
organización y en ellos es posible obtener en mayor o menor grado información
sobre procedimientos de trabajo. De ellos podrán obtenerse las bases jurídico29
administrativas que rigen el funcionamiento y actividades de la empresa, como
son: leyes, reglamentos, decretos, acuerdos órdenes, circulares internas,
manuales administrativos manuales técnicos y memorias.
Este tipo de información es la considerada de carácter general. Adicionalmente, el
analista deberá familiarizarse sobre la estructura en la que se apoyarán los
procedimientos de trabajo. Cuando la captación de información no es suficiente y
adecuada al objetivo del estudio, es recomendable acudir directamente a los
funcionarios responsables.
7.4.2.
La Entrevista
La entrevista en un elemento esencial en la vida contemporánea, es comunicación
primaria que contribuye a la construcción de la realidad, instrumento eficaz de
gran precisión en la medida que se fundamenta en la interrelación humana,
proporciona un excelente instrumento de investigación para combinar los enfoques
prácticos, analíticos e interpretativos implícitos en todo proceso de comunicar
(Galindo;1998:277).
Esta técnica se realizó en todo el proceso de investigación, de manera sistemática
y estructurada, apuntando todos los elementos que se tenía que abordar para
tener como referencia e información para el posterior amado del informe parcial de
trabajo de investigación. El desarrollo de la entrevista se procedió a ejecutar
conservando el conducto regular para no tener que falsear y sesgar la información.
En primer lugar se entrevistó a los mandos superiores ejecutivos, luego a los
mandos gerenciales, a los mandos administrativos y finalmente al plantel del
personal técnico.
30
8.
MATERIALES
8.1.
Material de Escritorio
Material escritorio
 Hojas boom carta
 Hojas boom Oficio
 Librea de campo
 Formulario
 Lápiz
 Borrador
 Bolígrafo
 Marcador de CD
8.2.
Material logística
 Tablero
 Cámara fotográfica
 USB (flash)
 CD Y DVD
 Computadora
 Impresora
 Perforado
 Anillado
 Tinta para impresora
Equipos de Traslado
 Camioneta,
 micro
31
1.2.1 Cronograma de Actividades
Fuente de elaboración propia
32
8.3.
Presupuesto
8.3.1.
Costo aproximado
N°
Detalle
Unidad Cantidad
1
Internet
Hora
2
Computadora
Pieza
3
Impresión
Hoja
480,00
1,00
4
Fotocopia
Hoja
360,00
0,25
5
Hojas boom tamaño carta
paquete
2,00
30,00
6
Bolígrafos
pieza
4,00
2,00
7
Almacenamiento externo (16 gb)
pieza
1,00
100,00
8
Tinta para impresora
200 ml
1,00
80,00
9
Marcador de CD
Pieza
1,00
5,00
10 Tablero
pieza
1,00
20,00
11 Anillados
Copias
600,00
0,20
12 Empastado
pieza
4,00
80,00
13 Cámara fotográfica
pieza
1,00
300,00
14 Transporte de MTGDO a SC
pasaje
6,00
50,00
15 Pasaje en micro
pasaje
480,00
2,00
6,00
300,00
6,00
300,00
16 Alimentación
17 Alquiler
Mes
180,00
Costo
Unitario
3,00
1,00 1.600,00
Total
Total Bs
540,00
1.600,00
480,00
90,00
60,00
8,00
100,00
80,00
5,00
20,00
120,00
320,00
300,00
300,00
960,00
1.800,00
1.800,00
8.583,00
33
BIBLIOGRAFIA

CANAS, Cristian, 2012; “Manual de Organización “, Edición Macchi. Buenos
Aires. Pág. 28

RUSENA, Celedonio, 2003, “Manual de Control Interno”, Edición Revisada y
Aplicada. pág. 42-44.

RUSDENA, Meir, 2003;“Manual para la aplicación de Manuales”, Edición
Ricardo Salas, pág. 44-46.

MANTILLA, Samuel, 2003;” Control Interno”, Edición. Juan Calderón, pág. 3536.

Administración, Editorial ISBN, Ruiz Nury, 2009.

Administración de recursos humanos, Editorial Mc Graw Hill, Chiavenato I.,
2009.

Decreto Supremo Nº 108, 1 de mayo de 2009. “Ley General de Higiene,
Seguridad Ocupacional y Bienestar”

Decreto Supremo de 24 de mayo de 1939, Ley General del Trabajo

Administración estratégica, Editorial Pearson, Fred R. David

Administración de Personal y Sueldos y Salarios, Editorial Hoguera, Agustín
Reyes Ponce.

Introducción a la administración, Editorial Mc Graw Hill, Koontz O’ Donnell.

Administración de Personal y Recursos Humanos, Editorial Solón, EWilliam B.
Werther Jr.

Tratado de recursos humanos, Maristany Jaime.
34
12. ANEXOS
Mapa político de BOLIVIA
Fotografía
Mapa departamento Santa Cruz de la Sierra
Fotografía Pierini S.A 17/03/2017
35
Fotografía Pierini S.A.
Fotografía Pierini S.A. 06/01/2017
Fotografía Pierini S.A.
22/01/2017
Fotografía Pierini S.A. 24/02/2017
36