CONTABILIDAD Conceptos básicos y auxiliares SI02F Mariano Eliuth Chavez Guzman. Nehemías Isaí Calero Sánchez Edgard Leonel López bracamonte Henry Francisco Benavides Maltez John keison reyes cruz Contenido Conceptos básicos de contabilidad .............................................................................................................. 2 1. Patrimonio:.......................................................................................................................... 2 2. Patrimonio neto: ................................................................................................................. 2 3. Activo:.................................................................................................................................. 2 4. Pasivo: .................................................................................................................................. 2 5. Estados financieros: ............................................................................................................... 2 Objetivo en concreto ...................................................................................................................... 2 ¿Qué es un sistema de información contable? ............................................................................................... 3 La información contable se clasifica en dos grandes grupos: ......................................................... 3 o Contabilidad financiera: ..................................................................................................... 3 o Contabilidad de costes: ....................................................................................................... 3 ¿Cómo se debe ejecutar un SIC? ..................................................................................................... 3 o Registro de la actividad financiera: .................................................................................... 3 o Clasificación de la información: .......................................................................................... 4 o Resumen de la información: ............................................................................................... 4 Objetivos los sistemas de información contable ............................................................................. 4 Ventajas y desventajas de los sistemas de información contable ................................................ 4 Procedimientos para la instalación de un sistema de contabilidad ............................................. 5 Definición de Libros contables ............................................................................................................ 5 Libro de Inventarios y Balances ................................................................................................................. 5 Libro Diario ......................................................................................................................................... 6 Libro Mayor y Balances ................................................................................................................... 8 Libros Auxiliares ...................................................................................................................................... 9 Función de Libros Auxiliares. ..................................................................................................................... 9 Tipos de libros auxiliares ................................................................................................................. 9 Cuentas de control: ..................................................................................................................... 9 Subcuentas: ................................................................................................................................. 9 Auxiliar de compras y ventas: ..................................................................................................... 9 Auxiliar de vencimientos: ............................................................................................................ 9 Bibliografía ........................................................................................................................................ 10 1 Conceptos básicos de contabilidad Contabilidad. Es una disciplina basada en la elaboración, coordinación y estructuración en libros y registros que dan cuenta de la composición cualitativa y cuantitativa del patrimonio de las personas jurídicas y naturales, así como de las operaciones que modifican la estructura de dicho patrimonio. A partir de esta definición tenemos algunos conceptos por desarrollar: 1. Patrimonio: está compuesto por los bienes, derechos y obligaciones del sujeto económico. Se emplea esta expresión para referirse a la suma de los aportes de los propietarios modificada por los resultados de operación de la empresa, es decir, es el capital social más la utilidad o menos la pérdida. 2. Patrimonio neto: es la diferencia entre la suma de bienes y derechos menos las obligaciones. 3. Activo: está conformado por los bienes y derechos y el pasivo de la empresa, es decir, las obligaciones. Es el total de recursos de los que dispone la organización para realizar sus operaciones. Dicho total se forma con las aportaciones de los propietarios y con los recursos obtenidos en forma de préstamos de personas ajenas a la empresa. 4. Pasivo: también llamado obligaciones, es el total de deuda contraída por la empresa. Representa las obligaciones que tiene la organización de pagar importes monetarios correspondientes a recursos obtenidos de personas ajenas. 5. Estados financieros: son los documentos contables de una organización que muestran su situación financiera, su capacidad de pago, el resultado de las operaciones obtenidas en un período determinado. Sirven para realizar un análisis con el cual se pueda interpretar las cifras que cada estado muestra. La fuente de información para la elaboración de los estados financieros proviene del saldo de las cuentas del balance general y de resultados. Objetivo en concreto La contabilidad se propone ajustar de la mejor manera posible la información que presenta a la realidad de la empresa. Para ello elabora unas cuentas anuales que buscan ajustarse lo más cerca a la situación económico-financiera de la organización. Igualmente, dichas cuentas deben informar acerca de los resultados del ejercicio y de las causas de dichos resultados. 2 Esta información se refleja en los siguientes estados contables que componen las cuentas anuales: Balance de situación, Cuenta de pérdidas y ganancias, Memoria, Estado de cambios en el patrimonio neto y Estado de flujos de efectivo. El conocimiento y la familiarización con los conceptos básicos de contabilidad nos permiten tener una primera aproximación, sin ser especialista, a la realidad económico-financiera de una empresa, para a partir de ello tomar decisiones más informadas. Por ejemplo, si se quiere invertir en una acción que cotiza en la bolsa, es importante saber cuál es el estado de salud financiera de la compañía cuyo valor deseamos adquirir. ¿Qué es un sistema de información contable? Un sistema de información contable o SIC es aquel que se dedica a recolectar, organizar y analizar la información de todos los sucesos económicos de la empresa. Su fin es dar información contable útil para permitir la evaluación de la condición de la empresa y con ello ayudar en la toma de decisiones de los directivos. Entre las cualidades de los sistemas de información contable destacan: o Proporciona información clara y fácil de comprender. o Da información pertinente y confiable. La información contable se clasifica en dos grandes grupos: o Contabilidad financiera: que es la que se facilita a las personas que no participan en la administración de la empresa como pueden ser los clientes o los accionistas. Da información sobre la situación de la empresa como su grado de liquidez o su rentabilidad. o Contabilidad de costes: estudia información que no suele difundirse fuera de la administración de la empresa, como la relación entre beneficio y costos, el volumen de producción, la productividad de la empresa. Esto es, da la información que permite a los directivos llevar a cabo sus funciones. ¿Cómo se debe ejecutar un SIC? o Registro de la actividad financiera: todas las transacciones que se pueden expresar monetariamente deben registrarse en los libros de contabilidad. 3 o Clasificación de la información: la información registrada se debe clasificar en grupos. Por ejemplo, se agrupan las operaciones en grupos según supongan entrada o salida de dinero. o Resumen de la información: se presenta la información resumida de acuerdo a las necesidades de la persona que la tenga que leer. Objetivos los sistemas de información contable Entre los objetivos de estos sistemas destacan: o o o o o o o Predecir los flujos de dinero. Ayudar a los gerentes de la empresa en su planificación y control. Ayudar a tomar decisiones en temas de inversiones y de créditos. Evaluar a los administradores. Controlar las operaciones financieras. Ayudar a calcular los impuestos y demás que tiene que pagar la organización. Evaluar el beneficio que se obtiene. Ventajas y desventajas de los sistemas de información contable Entre las ventajas de un sistema de información contable se puede destacar que la disminución de los costos permite implantar un sistema de gestión de la calidad y también permite aumentar el rendimiento de los recursos económicos. Como se establece una norma certificada se obtiene una mayor confianza entre los clientes ya que estos ven que se actúa siempre de la misma forma y no improvisando sobre la marcha. Esto nos posiciona mejor respecto a los competidores. Por otro lado también ayuda a la motivación del personal. Sin embargo, también incluye algunos inconvenientes como: o o o Requiere de gran esfuerzo y de mucho tiempo para lograr su objetivo. Puede originar bastante burocracia Se necesita disponer de recursos ya que es bastante costoso. 4 Procedimientos para la instalación de un sistema de contabilidad o o o o o o o Hacer entrevistas, visitas etc. para conocer la empresa Preparar una lista de chequeo con todos los datos necesarios Elaborar informes que nos indiquen la situación de la compañía Preparar el catálogo de cuentas y un manual de procedimiento Crear formularios para las distintas operaciones Diseñar reportes Preparar los libros y el balance inicial. Definición de Libros contables El concepto de libros contables hace referencia a los documentos o archivos donde se recoge la información financiera de la compañía, incluyendo las operaciones ejecutadas durante un plazo de tiempo determinado y los cuales hay que legalizar de forma periódica. Se tratan de los informes obtenidos de la contabilidad que contribuyen a la extracción de información tanto económica como financiera de la empresa. Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario. Libro de Inventarios y Balances Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. La información que debe contener este libro es: La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable. (Generalmente son los inventarios y los activos fijos). El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos. El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo. El valor parcial de las operaciones. El valor total correspondiente a cada cuenta. 5 Libro Diario Es un libro principal, denominado también «diario columnario», en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor. En este libro se encuentra información como: La fecha completa del día en el cual se realizó el comprobante de diario. La descripción del comprobante. La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor. 6 7 Libro Mayor y Balances Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares. En él se encuentra la siguiente información: La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa). El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan. El movimiento débito o crédito de cada cuenta. Las operaciones mensuales. Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros. 8 Libros Auxiliares Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analítica y detallada los valores y la información registrada en libros principales. Existe la obligación de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocerlas transacciones individuales. Su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad Función de Libros Auxiliares. Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son: Registro de las operaciones cronológicamente. Detalle de la actividad realizada. Registro del valor del movimiento de cada subcuenta Tipos de libros auxiliares Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta. Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos. Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar. 9 Bibliografía https://www.gestiopolis.com/libros-contables/ https://es.scribd.com/doc/53804136/Libros-Auxiliares https://www.emprendepyme.net/sistemas-de-informacion-contable.html http://tuguiacontabilidad.blogspot.com/2014/04/libros-auxiliares.html https://economipedia.com/definiciones/libros-contables.html https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2017/05/conceptos-basicos-de-contabilidad/ 10
