INTRODUCCION A continuación se pretender hacer un previo análisis sobre la Auditoria en efectivo: Efectivo y Equivalente de Efectivo, siendo un tema relevante para llevar la contabilidad de una empresa u organización, donde se tocaran términos como el efectivo de caja y banco, objetivo de auditoría, control interno, procedimiento, caja chica, caja general y arqueo, banco, conciliación bancaria, entre otros. Auditoria de efectivo y equivalente de efectivo es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos, el auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos. Habitualmente la auditoria de efectivo y equivalente de efectivo estudia fundamentalmente la adecuación y validez de las operaciones y saldos, puesto que la adecuación y validez de estos elementos describe la situación que se produce cuando no existen errores o irregularidades. La auditoría de efectivo y equivalente de efectivo, es el examen de los cobros y desembolsos (operaciones en efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos de caja y bancos, esto con el propósito de verificación de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y Banco resultantes enfocando hacia una organización comercial cuyos ingresos provienen de las ventas, pero también se puede aplicar a cualquier tipo de empresa, incluyendo aquellas sin fin de lucro. I. COMPOSICION DEL EFECTIVO Y AQUIVALENTE DE EFECTIVO 1. EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO El efectivo representa un recurso propiedad de la entidad al que puede dársele uso para cualquier fin, por lo cual tiene un gran valor para la empresa. En la práctica contable se denomina efectivo a las monedas de metal o a los billetes de uso corriente, los saldos en las cuentas bancarias y aquellos otros medios o instrumentos de cambio, tales como cheques a favor de la empresa, giros postales telegráficos o bancarios, fondos de caja de cualquier tipo (caja chica, caja variable, oportunidades, pensiones y jubilaciones, protección, etc.), las monedas extranjeras, las monedas de metales precioso, como el oro, plata, etc. Dada su naturaleza y disponibilidad, el efectivo generalmente debe ser presentado como primera partida del balance, salvo aquellos casos en que los fondos de caja, estén sujetos a restricciones o limitaciones por su disponibilidad, razón por la cual deberán excluirse de la sección de activo circulante. Una adecuada administración del efectivo es de suma importancia, porque el efectivo es un instrumento o medio aceptado para la adquisición de bienes y servicios. Se requiere que las empresas establezcan eficientes sistemas y procedimientos de control para protegerlo y salvaguardarlo de robos o fraudes. Por ello es necesario contabilizar correctamente las transacciones realizadas en efectivo, para disponer información confiable y sobre todo oportuna. El efectivo es la primera cuenta del activo circulante, constituida por dinero o su equivalente, disponible de manera inmediata. De aquí su importancia dentro de la Empresa pues es el dinero con el que ella cuenta para cumplir con sus obligaciones inmediatas. Existen algunas medidas recomendadas para el control interno del efectivo, entre las cuales destacan: Segregación de funciones en las operaciones de la Caja de manera que quien reciba no contabilice y quien contabilice el pago no sea quien autorice. • Realización de depósitos de todo el efectivo que se reciba, diariamente, en el banco. • Realización de todos los pagos mediante cheques, excepto los montos muy pequeños. Estos se pueden hacer por Caja Chica. 1.1 CAJA Incluye el dinero en efectivo (moneda nacional o extranjera) y los cheques comunes recibidos de terceros. Periódicamente se realiza un control, se realiza un inventario de todos los elementos integrantes de caja, al cual se lo denomina arqueo de caja y el saldo contable de caja debe coincidir con el recuento físico realizado. 1.2 FONDO FIJO Hay gastos pequeños que no suelen pagarse con cheque, para atender a este tipo de gastos las empresas mantienen un fondo en efectivo denominado fondo fijo que funciona así: A) Se asigna una suma determinada de dinero para constituir el Fondo Fijo B) Se emite un cheque por ese importe para retirarlo del banco y entregárselo al encargado del Fondo Fijo C) El encargado del Fondo Fijo realiza los pagos en efectivo que deba afrontar D) Cuando se llega a un importe mínimo establecido (ej. cuando le queda S/. 30) el encargado confecciona una planilla de pedido de reposición de Fondo Fijo con todos los comprobantes de las cosas que pago hasta ese momento E) se emite un cheque por el importe equivalente a la suma gastada, que luego de ser comprado permite al encargado del Fondo Fijo tener una suma de Fondo Fijo igual a la inicial 1.3. EFECTIVO EN TRÁNSITO El saldo de esta subcuenta muestra el importe de dinero que ha sido remesado por las filiales, sucursales, agentes vendedores o clientes, tanto del interior como del exterior del país; así como el dinero que se encuentra en poder de las empresas transportadoras de caudales. Particularmente, además de los casos vertidos en el comentario a esta cuenta, registrar también el importe que figura en aquellos cheques pendientes de cobro o depósito, tales como los cheques no negociables (intransferibles), cheques de pago diferido, u otros de naturaleza similar. 1.4. CUENTA CORRIENTES La cuenta corriente (cta. cte.) es un contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos. Con una cuenta corriente se puede disponer de los depósitos ingresados de forma inmediata a través de talonarios, cajeros automáticos o la ventanilla de la caja o banco. 1.5. OTROS EQUIVALENTES DE EFECTIVO El saldo de esta subcuenta muestra el importe de los depósitos en moneda nacional o moneda extranjera a plazo en las instituciones del sistema financiero en concordancia a la normatividad emitida por la Superintendencia de Banca y Seguros que devengan intereses a tasa preferencial y pueden ser renovables a su vencimiento, las mismas que están representados por certificados. 1.6. DEPOSITO EN INSTITUCIONES FINANCIERAS El saldo de esta subcuenta muestra el importe de los depósitos en moneda nacional o en moneda extranjera distintos a certificados bancarios depositados en las instituciones del sistema financiero, en concordancia a la normatividad emitida por la Superintendencia de Banca y Seguros que devengan intereses a tasa preferencial y pueden ser renovables a su vencimiento. Los depósitos pueden convenirse a plazo indefinido, llamado también ahorro libre (depósitos en ahorros) o a plazo fijo, contando para ello con un vencimiento exacto (depósito a plazo determinado). 1.7 FONDOS SUJETOS A RESTRICCIONES El saldo de esta subcuenta muestra el importe de los depósitos en moneda nacional o en moneda extranjera que se encuentran sujetas a restricción, ya que no pueden ser utilizados libremente (libre disponibilidad), ya sea por una autoridad competente (debido a que son asignados para cubrir una partida específica) o por una resolución judicial, será mostrado en el estado de situación financiera como activo corriente o no corriente de acuerdo al plazo de duración de las restricciones, debiendo señalar en la nota a los estados financieros el tiempo y la naturaleza de la restricción. COMPONENTES RELACIONADOS ASPECTOS CONTABLES II. OBJETIVOS DE AUDITORIA El objetivo del auditor que efectúa una auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos. Esto deberá ser consistente con el objetivo global del examen, esto es, la emisión de su opinión sobre los estados financieros. El auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos. El efectivo debe aparecer debidamente clasificado en los estados financieros y debe informarse suficientemente de los fondos retenidos o comprometidos y del efectivo no disponible para su reintegro (depósitos permanentes, certificados de depósito a largo plazo, etc.). Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la adecuación y validez de las operaciones y saldos. Puesto que la adecuación y validez de estos elementos describe la situación que se produce cuando no existen errores o irregularidades, puede decirse que la auditoria de caja y bancos se ocupa fundamentalmente de los posibles errores e irregularidades. Por lo tanto, resultaría útil su posible clasificación a la hora de considerar las posibilidades de control interno y los procedimientos de auditoría. III. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO El control interno comprende el plan de organización, los métodos y procedimientos que tiene establecidos una empresa o negocio, constituidos en un todo para la obtención de tres objetivos principales: a) La obtención de información financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y c) la eficacia de las operaciones. Es importante que funcione adecuadamente en las empresas puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado. Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias. Promover la contabilización adecuada de los datos. Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa. Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa Los objetivos del control interno sobre los saldos de caja y bancos son asegurarse de que la cantidad de efectivo real disponible: 1) coincide con la cifra registrada correspondiente a las operaciones efectuadas, y 2) es suficiente pero no excesivo para las necesidades de la organización. IV. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA 1. ARQUEOS Inventario material de los fondos existentes en un momento dado. Según la cantidad, la actividad y el grado de control ejercido sobre los fondos de efectivo, el auditor determinará el alcance y complejidad del recuento. Este procedimiento normalmente puede realizarse en fechas cercanas al cierre del periodo, en el momento en que se efectúa el corte de operaciones. Las personas responsables de la custodia de los fondos deberán estar siempre presente durante el arqueo y dar fe por escrito de que los fondos se reintegran intactos. Procedimientos: 1. Recontar el efectivo y otros valores mantenidos en custodia en la caja principal, incluyendo cobranzas por depositar, moneda extranjera, fondos ajenos mantenidos en custodia. 2. Al concluir el recuento, solicitar al cajero que confirme por escritos que los fondos bajo su custodia fueron recontados en su presencia y le fueron devueltos intactos. 3. Listar todos los adelantos y gastos pagados con fondos de caja chica aun no rendidos. Verificar que se haya cumplido con las normas y procedimientos en vigencias, en especial en lo que atañe a las autorizaciones. Analizar la significatividad de los potenciales gastos activados. 4. Establecer los fondos sujetos a arqueo por cobranzas a depositar. Dicho procedimiento debe abarcar los siguientes pasos, tanto para las cobranzas efectuadas por cobradores como para las recibidas por correspondencias: a) Control de los talonarios de recibos en uso o recién terminados; b) Verificación del último recibo utilizado en dichos talonarios y visualización de todos los recibos posteriores aun no utilizados. c) Verificación del último recibo de dichos talonarios incluidos en depósitos bancarios anteriores al arqueo; d) Determinación de los fondos sujetos a arqueo mediante la sumatoria de todos los recibos posteriores aun no utilizados. 5. Verificar que todo cheque del ente incluido en fondos arqueados se haya emitido un recibo y que dicho recibo haya sido considerado en la determinación de los fondos sujetos a arqueo. 6. Revisar el registro de cheques recibidos por correspondencia del día del arqueo y del día anterior al mismo y comprobar que se hayan emitido los recibos correspondientes. 7. Controlar que los talonarios de recibos sin utilizar se encuentren intactos y bajo custodia de un empleado responsable no vinculado a las funciones de caja y/o cuentas corrientes. 8. Determinar los fondos sujetos a arqueo. 9. Verificar que los comprobantes de gastos identificados, hayan sido incluidos en la reposición inmediata posterior al arqueo, y que los anticipos hayan sido debidamente regularizados. 10. Verificar el depósito bancario de los fondos sujetos a arqueo por cobranza a depositar. 11. Comprobar que el saldo de la cuenta de mayor general “fondo fijo” coincida con el importe incluido en el acta de arqueo. 2. CONCILIACIONES BANCARIAS Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa. La conciliación regular de los resúmenes bancarios a cargo de empleados que no realizan tareas contables relacionadas con el manejo de fondos resulta generalmente un control clave que puede proporcionar la satisfacción de auditoria relativa a la contabilización de la transacciones de caja y banco. Un control detallado de las conciliaciones de los saldos bancarios preparadas por personal independiente puede proporcionar tanto evidencia sustantiva como evidencia de que ese control está operando adecuadamente. Cuando las conciliaciones son preparadas por personal involucrado en las tareas contables relacionadas con el manejo de fondos pero ellas son revisadas e iniciadas por un funcionario independiente, el auditor podrá probar este procedimiento y considerarlo como un control clave. Procedimientos: 1. Cuando se confía en el control proporcionado por la conciliación de las cuentas bancarias realizadas por el personal de la empresa: a) Preguntar a la persona que realiza el trabajo de qué manera se recibe el resumen bancario y otra documentación de respaldo, como se realiza el proceso de conciliación y de que formas se tratan e informan las partidas conciliatorias inusuales. b) Preguntar a la persona que revisa la conciliación acerca del alcance de los documentos presentados para su revisión, los procedimientos de revisión que realiza y la forma en que se controlan y resuelven los ajustes, partidas conciliatorias, etc. Examinar la evidencia reciente del proceso y resolución de dichos puntos. c) Examinar una muestra de las conciliaciones terminadas y los documentos de respaldo, incluyendo con los relacionados con los ajustes, partidas conciliatorias y su resolución, y examinar la evidencia de que la conciliación fue realizada y revisada y que las partidas inusuales fueron investigadas. 2. Obtener la conciliación bancaria y los resúmenes bancarios, correspondientes, cheques pagados y otras notas de débito o crédito para la fecha respectiva y realizar lo siguiente: a) Asegurarse de que la información de respaldo obtenida es completa. b) Verificar la exactitud matemática de la conciliación. c) Comparar el saldo de libros según la conciliación con los registros contables. d) Comparar el saldo según banco de la conciliación con la confirmación recibida directamente con el banco y con el resumen bancario. e) Controlar todo los fondos en tránsito para asegurarse de que el ente no los ha recibido después de la fecha de corte. Si fuera necesario, se deberán examinar las copias de las boletas de depósitos. f) Analizar los conceptos y documentación de respaldo de otros conceptos inusuales en la conciliación. g) Comparar los cheques pagados por el banco con el resumen bancario ´posterior observando el periodo transcurrido entre la emisión y presentación del cheque (un periodo excesivo puede indicar que se emiten cheques con fecha adelantada) h) Investigar los cheques que permanecen pendiente durante un periodo prolongado de tiempo. i) Verificar la existencia de la emisión de cheques de pago diferido y su correcta inclusión como pasivo. 3. Observar las conciliaciones bancarias por el resto del periodo e investigar las partidas conciliatorias inusuales. 3. CONFIRMACIONES BANCARIAS Este procedimiento puede proporcionar una confirmación independiente de los saldos y/o transacciones individuales, y puede proporcionar evidencia de la efectividad de los sistemas y controles. La confirmación generalmente es requerida en todas las auditorias. Los resultados de las confirmaciones de cuentas bancarias se utilizan frecuentemente en relaciones con nuestras pruebas sobre la conciliación de saldos bancarios y para proporcionar evidencias de préstamos, activos gravados, avales y otros asuntos pertinentes. Existen formularios estándar que se utilizan para solicitar información bancaria para fines de auditoria. El número de cuentas bancarias a confirmar depende de diversos factores, como por ejemplo: -La cantidad y tipo de cuentas -La significatividad y riesgo asociado con los saldos bancarios. -La evaluación de la efectividad de los sistemas de información y control. Además las cuentas que son consideradas significativas también deberán ser incluidas, como por ejemplo: -Principales Bancos -Saldos individualmente significativos -Cuentas con problemas conocidos La confirmación puede llevarse a cabo antes del cierre del periodo a menos que que existan debilidades de control significativas. Procedimiento: 1. Obtener o preparar una lista completa de todas las cuentas bancarias existentes durante el periodo (las cuentas corrientes, de depósito, préstamos, cartas de crédito, valores al cobro, etc., también deben de ser incluidas). 2. Completar o hacer que el ente complete los formularios estándar (cuando se requiere un formato diferente del formulario estándar, resultará más eficiente explicarlo en una carta aclaratoria.) 3. Acordar que la empresa autorice al banco a cumplir con el requerimiento de auditoria. Esto puede hacerse mediante la firma de la carta de pedido o escribiendo en forma separada al banco otorgando una autorización especial válida hasta nuevo aviso. 4. Preparar un listado de control de las confirmaciones. 5. Despachar las cartas de pedido directamente, adjuntando una copia adicional de cada pedido para el banco. 6. Registrar las fechas de despacho y recepción en el listado de control. 7. Si fuera necesario, enviar un segundo pedido. 8. Controlar la respuesta a medida que son recibidas y realizar inmediatamente un seguimiento de las discrepancias observadas de la siguiente manera. a) Revisar el sobre y el formulario estándar para identificar cualquier posible evidencia de falta de autenticidad. b) Identificar aspectos inusuales para realizar un seguimiento inmediato. 4. CUMPLIMIENTO El auditor deberá obtener evidencias que respalde el cumplimiento efectivo de, entre otros, los siguientes controles: Revisión por la gerencia de los estados financieros interinos y las comparaciones con montos presupuestarios u otros datos financieros para verificar la razonabilidad de: Efectivo en caja Saldo en bancos Valores a depositar sobregiros Revisión y seguimiento por la gerencia de los informes de: Saldos de caja y bancos diarios o semanales. Cuentas en monedas extranjeras Valores a depositar Cuentas bancarias sobregiradas Flujo de fondos y análisis de desviaciones en caso de existir. Los informes gerenciales de revisión deben emitirse en forma oportuna y deben relacionarse directamente con la información contable para brindar efectiva y eficiente evidencia de auditoria. Aprobación y revisión de las conciliaciones bancarias por un funcionario de nivel apropiado. El auditor debe asegurarse que el proceso de aprobación de las conciliaciones no es de carácter rutinario y basado en la confianza hacia el personal que prepara las conciliaciones. Debe existir evidencia del trabajo de revisión y de la aprobación posterior para que el auditor pueda confirmar que ese control opera efectivamente. Realización de arqueos periódicos de efectivo y valores. La realización del recuento físico del dinero en caja y además valores existentes constituye un adecuado control siempre que sea adecuado control siempre que sea efectuado por funcionarios que no realicen funciones de manejo de fondos. Generalmente estos procedimientos son practicados por el área administrativa del ente o bien por los auditores internos. El auditor deberá verificar la existencia de evidencia del trabajo de arqueo a la vez de comprobar el análisis y verificación de las diferencias que surjan de confrontar los montos y valores recontados con los saldos de las cuentas del mayor general. V. FACTORES DE RIESGO 1.1. RIESGO INHERENTE: El riesgo inherente es la susceptibilidad de los estados financieros a la existencia de errores o fraudes significativos, antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. Por ejemplo en una empresa de alta tecnología de riesgo inherente de la afirmación “realización de los inventarios de existencias” será mayor que el nivel de riesgo que se determine en la revisión de una auditoria de los estados financieros de empresas productoras de bienes con tecnología estándar. ¿Por qué es así? El riesgo que existe en la medición contable de productos de alta tecnología lleva implícito el problema de la obsolescencia que es de relevante importancia en este tipo de industria y que difícilmente pueda identificarse, reducirse o tratarse aisladamente, cualquiera sea el sistema de control que la empresa establezca. El riesgo inherente está totalmente fuera de control por parte del auditor. Difícilmente se pueden tomar acciones que tiendan a eliminarlo, porque es propio de la operación del ente. 1.1.1. Factores Que Determinan El Riesgo Inherente Entre los factores que determinan la existencia de un riesgo inherente se puede mencionar: La naturaleza del negocio del ente: el tipo de operaciones que se realizan y el riesgo propio de las operaciones; la naturaleza de sus productos y volumen de sus transacciones. El riesgo inherente que tiene una compañía petrolera de exploración y explotación, el de una industria de tecnología avanzada o el de una empresa con operaciones reducidas y pocos productos y un mercado transparente decididamente sean distintos. La situación financiera del ente. El riesgo de auditoria de una pujante empresa productora con altos niveles de ganancias y sólida posición económico-financiera no será el mismo que el de una empresa con graves problemas financieros y baja rentabilidad económica que comprometa la vigencia del principio empresa en marcha. La organización gerencial y sus recursos humanos y materiales; la integridad de la gerencia y la calidad de los recursos que el ente posee. La predisposición de los niveles gerenciales ab establecer adecuados y formales sistemas de control, su nivel técnico y la capacidad demostrada en el personal clave, son elementos que deben evaluarse al medir el riesgo inherente. Aunque la atención del auditor esta normalmente concentrada en las áreas de mayor riesgo, siempre deben analizarse la posibilidad de reducir el alcance de auditoria en las áreas de menor riesgo. Algunos de los factores de riesgo inherente y sus implicancias para el componente pueden detectarse siguiendo las siguientes pautas. FACTORES DE RIESGO El ente realiza cambios frecuentes de cuentas bancarias o de firmas autorizadas El volumen, tipo y valor de los ingresos y egresos de fondos fluctúan significativamente. Se han realizado ingresos o egresos de fondos significativos de efectivo. Se han recibido montos significativos de efectivo Los movimientos entre bancos son frecuentes o inusualmente significativos, posiblemente en relación con un sistema de administración de fondos. Son frecuentes las transacciones electrónicas de fondos Se han realizado transacciones de fondos significativas en fechas cercanas a los cierres de periodo. La restricción de cambio tiene un impacto significativo sobre el flujo de fondos derivado de operaciones en moneda extranjera. Los acuerdos de saldos compensatorios son significativos El banco con el cual opera el ente parece financieramente débil, lo cual puede afectar la disponibilidad de los depósitos. IMPLICANCIAS PARA LA AUDITORIA Mayor control de las autorizaciones verificando las causas de las modificaciones Análisis continuo para justificar las fluctuaciones Análisis detallado de las operaciones relevantes. Comprobación y origen de los fondos Detallado análisis conciliatorio Mayor grado de análisis de las evidencias para comprobar la integridad de las operaciones de transferencia. Revisión de la documentación de respaldo de las transacciones significativas y prueba de corte de las operaciones. Análisis de cursos de acción alternativos para el flujo de fondos Detalla revisión de acuerdos y sus montos Esfuerzos para comprobar la recuperabilidad de fondos 1.2. RIESGO DE CONTROL: El riesgo de control es el riesgo de que los sistemas de control están incapacitados para detectar o evitar errores o fraudes significativos en forma oportuna. Por ejemplo dentro del componente de Ingresos por ventas y Cuentas por cobrar, distinto será el nivel de riesgo de control de una empresa con un complejo sistema de verificación de créditos a los clientes antes de continuar las operaciones de venta que el de otra que no realiza estos controles y, por lo tanto está más expuesta a que sus cuentas por cobrar puedan ser consideradas incobrables. Este tipo de riesgo también está fuera del control de los auditores, pero eso sí, las recomendaciones resultantes del análisis y evaluación de los sistemas de información contabilidad y control que se realice van a ayudar a mejorar los niveles de riesgo en la medida en que se adopten tales recomendaciones. Además la existencia de bajos niveles de riesgo de control, lo que implica que existan buenos procedimientos en los sistemas de información, contabilidad y control puede ayudar a mitigar el nivel de riesgo inherente en una etapa anterior. 1.2.1. Factores Que Determinan El Riesgo De Control Loa factores que determinan el riesgo de control están precentes en el sistema de información, contabilidad y control. La tarea de avaluación de riesgo de control está íntimamente relacionada con el análisis de esos sistemas. La existencia de puntos débiles de control implicaría “a priori” la existencia de factores que incrementa el riesgo de control y, a la contrario puntos fuertes de control serian niveles que reducen el nivel de ese riesgo. Seguidamente se enuncian algunas situaciones y sus implicancias que pueden evidenciar riesgos de control. FACTOR DE RIESGO IMPLICANCIAS PARA LA AUDITORIA Las protecciones físicas en caja nos Incremento de pruebas de saldos son adecuadas. para verificar la integridad de los mismos. Las conciliaciones bancarias no se Mayores pruebas sustantivas para realizan con regularidad o no son comprobar los saldos de los bancos. adecuadamente revisadas. Los cheque pendientes y los Esfuerzos para comprobar la depósitos en tránsito no son veracidad e integridad de las adecuadamente controlados transacciones. Las cobranzas significativas en Mayores esfuerzos de la auditoria diversos establecimientos no son para comprobar que no tengan lugar inmediatamente transferidas a las irregularidades en el manejo de los cuentas centralizadas fondos. No existen límites estrictos de aprobación de egresos de fondos Egresos significativos de fondos son procesados fuera del sistema normal. Las transferencias de fondos nos son revisadas para asegurar un corte adecuado. 1.3. Inconvenientes en la verificación la veracidad de las transacciones. Problemas potenciales en integridad en los fondos Mayores pruebas para verificar integridad y correlación operaciones. de la la de RIESGO DE DETECCION El riesgo de detección es el riesgo de que los procedimientos de auditoria seleccionados no detecten errores o fraudes existentes en los estados contables. Por ejemplo, errores en la definición de una muestra en la circulación de saldos de proveedores, o en la definición del periodo de análisis de pagos posteriores pueden implicar conclusiones erróneas en cuanto a la valides de la integridad de las cuentas por pagar. A diferencia de los dos riesgos mencionados anteriormente, el riesgo de detección es totalmente controlado por la labor del auditor y depende exclusivamente de la forma en que se diseñen y lleven a cabo los procedimientos de auditoria. Al igual que el riesgo de control mitiga la existencia de los altos niveles de riesgo inherente, el riesgo de detección es la última y única posibilidad de mitigar altos niveles de riesgos inherentes y de control. 1.3.1. Factores Que Determinan El Riesgo De Detección Los factores que determina el riesgo de detección están relacionados con: La ineficacia de un procedimiento de auditoria aplicado. La mala aplicación de un procedimiento de auditoria, resulte este eficaz o no. Problemas de definición de alcance y oportunidad en un procedimiento de auditoria, haya sido bien o mal aplicado. Este factor se relaciona con la existencia de muestras no representativas. El auditor no examina el 100% de las transacciones de un ente, sino que se basa en el trabajo realizado sobre una muestra y extiende esos resultados al universo de las transacciones. La mala determinación del tamaño de la muestra puede llevar a conclusiones erróneas sobre el universo de esas operaciones. ASERCIONES Norma Internacional de Auditoría (NIA 315) El objetivo de la NIA 315 se enfoca en la responsabilidad que tiene el auditor para identificar y evaluar los riesgos de error material, debido a fraude o a error, que pudieran existir en los estados financieros y a nivel de las aseveraciones implícitas en ellos, mediante el conocimiento y comprensión de la entidad, del entorno que la rodea y de su estructura de control interno, con el objeto de diseñar e implementar los procedimientos de auditoría para enfrentar los riesgos de posibles errores materiales. Definición de aseveración La NIA 315 define a las aseveraciones como: representación o declaración de la administración de una entidad, explícita o de otra índole, incorporada en los estados financieros, tal como la entiende o utiliza el auditor para considerar los distintos tipos de posibles errores que puedan ocurrir. Identificación y evaluación de los riegos de error material a nivel de las aseveraciones Para lograr identificar los riegos de error material a nivel de aseveraciones de los estados financieros, el auditor debe obtener una comprensión de las actividades de control que son relevantes para la auditoría, con base en la cual debe diseñar los procedimientos de auditoría efectivos que respondan a los riesgos evaluados. El auditor no es requerido a tener un entendimiento de todas las actividades de control relacionadas con cada tipo de transacciones, cuentas de balance y revelaciones en los estados financieros. Esto significa que el auditor se enfoca en los riesgos significativos (riesgos de error material identificados y evaluados) que, en opinión del auditor, requieren una consideración especial de auditoría. El auditor debe identificar y evaluar los riesgos de error material a nivel de las aseveraciones incluidas en los estados financieros para las diversas clases de transacciones, las cuentas de balance y las revelaciones, que le proporcionen una base para el diseño y la aplicación de los procedimientos de auditoría. Esta identificación de los riesgos de error material se hace durante el proceso de entendimiento de la entidad y de su entorno, incluyendo los controles relevantes relacionados con los riesgos. Una vez identificados, se evalúan para saber si éstos están relacionados, de manera dominante o no, con los estados financieros en su conjunto y su potencial afectación a una o varias aseveraciones. El auditor debe relacionar el riesgo identificado con aquello que puede estar mal a nivel de aseveración y con los controles relevantes que tiene intención de probar. Asimismo, debe considerar la probabilidad de error, incluyendo la posibilidad de múltiples errores, y si el error potencial es de tal magnitud que podría dar lugar a una sucesiva cadena de errores importantes. El auditor debe documentar clara, oportuna y consistentemente los riesgos identificados y la evaluación de error material a nivel de los estados financieros y de las aseveraciones. Un riesgo de negocio puede tener consecuencias inmediatas en un riesgo de error material relacionado con los tipos de transacciones, las cuentas de balance y las revelaciones a nivel de aseveraciones y de estados financieros. Por ejemplo, los riesgos de negocio de una nueva línea de producción puede aumentar el riesgo de error relacionado con la valuación de los inventarios. Sin embargo, el mismo riesgo, en combinación con una contracción en los mercados en que opera la entidad, también puede tener consecuencias a largo plazo, lo cual obliga al auditor a considerar lo adecuado de las asunciones o bases para evaluar la posibilidad de la existencia de inventarios obsoletos o de lento movimiento (error material). Situación que debe evaluar el auditor. Los riesgos de error material a nivel de aseveración para las clases de transacciones, las cuentas de balance y las revelaciones, ayudan de manera directa al auditor, a establecer la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría, en un nivel de aseveración que es necesario para obtener suficiente y apropiada evidencia de auditoría. Al identificar y evaluar los riesgos de error material a nivel de aseveración, el auditor puede concluir que los riesgos identificados se relacionan de una manera dominante con los estados financieros tomados en su conjunto y, potencialmente, podrían afectar a muchas aseveraciones más. Uso de las aseveraciones Las aseveraciones que debe usar el auditor para considerar los diferentes tipos de errores potenciales que pueden ocurrir, definidas por la NIA 315, se encuentran dentro de las siguientes tres categorías. Categorías de las aseveraciones 1) Aseveraciones sobre las clases de transacciones y eventos correspondientes al periodo sujeto a auditoría: Ocurrencia. Todas las transacciones y eventos que han sido registrados son reales y están relacionadas con la entidad. - Integridad. Todas las transacciones y eventos que debieron haber sido registradas, han sido registradas. - Exactitud. El importe y otra información relativos a las transacciones y eventos registrados han sido registrados adecuadamente. - Corte. Todas las transacciones y eventos han sido registrados en el periodo contable correspondiente. - Clasificación. Todas las transacciones y eventos han sido registrados en las cuentas contables apropiadas. 2) Aseveraciones relativas a las cuentas de balance al final del ejercicio: - Existencia. Los activos, los pasivos y el capital existen, son reales. - Derechos y obligaciones. La entidad mantiene o controla los derechos sobre los activos, y los pasivos son obligaciones reales y adecuadamente controladas por la entidad. - Integridad. Todos los activos, los pasivos y el capital que deberían haber sido registrados se han registrado. - Valuación. Los activos, los pasivos y el capital están incluidos en los estados financieros con los saldos apropiados y cualquier ajuste por valuación está debidamente registrado. 3) Aseveraciones sobre presentación y revelación: Ocurrencia y derechos y obligaciones: La revelación de eventos, transacciones y otros asuntos, han ocurrido y conciernen a la entidad. - Integridad. Todas las revelaciones que deben ser incluidas en los estados financieros, se han incluido. - Clasificación y comprensibilidad. La información financiera se encuentra, apropiadamente, presentada y descrita, y las revelaciones están expresadas con claridad. - Exactitud y valuación. La información financiera y otro tipo de información que concierna al proceso de negocio de la entidad, se encuentran revelados apropiadamente, y por los montos correctos, en la información financiera presentada por la compañía. VI. ENFOQUE DE AUDITORIA Se ha determinado que el componente efectivo y equivalente de efectivo muestra una situación a un momento dado mientras que los subcomponentes cobranzas y pagos representan un grupo de transacciones ocurridas durante un periodo. Ya se expresó que en la generalidad de los casos, los componentes de transacciones son más adecuados para aplicarles un enfoque de confianza en los controles, pruebas de cumplimiento, mientras que en los componentes de saldos resulta más eficiente aplicarles un enfoque sustantivo. Para los dos subcomponentes de transacciones mencionados que representan normalmente un volumen significativo de operaciones individuales, la confianza en los controles que pueda depositar el auditor generalmente será más eficiente que la aplicación de procedimientos detallados sobre saldos. A su vez, si los controles se presentan en forma adecuada y se logra evidencia de ello, la caja y los bancos que surgen del proceso del área de tesorería, también estarán adecuadamente contabilizadas, centrándose el auditor en la revisión de la afirmación, exposición y medición contable de saldos en moneda extranjera. Ejemplos: En un ambiente de controles adecuado, el arqueo de los valores existentes en caja en forma periódica por parte de la sociedad suele constituir un potencial control clave en la medida que los resultados de dicho recuento se cortejen con los montos que surgen de la contabilidad y analicen las diferencias. De esta forma el auditor verificara el cumplimiento del procedimiento descriptivo a la vez que comprobara el saldo de la cuenta bajo análisis. El alcance y la oportunidad en la realización de esta prueba de “doble propósito” serán evaluados en función a la estrategia de auditoria planificada con el fin de obtener evidencia de auditoria significativa en forma eficiente. La confirmación de todas las cuentas bancarias del ente utilizadas en cualquier momento de un ejercicio económico suele resultar conveniente a fin de determinar el estado de las cuentas con o sin saldo al cierre y lograr la obtención de información adicional sobre préstamos, garantías, avales, etc. De esta forma es eficiente el envió de confirmaciones al cierre del ejercicio puesto que brinda información adicional para la presentación y exposición en los estados financieros además del respaldo que se obtiene para los saldos incluidos en dichos estados. La realización adecuada de conciliaciones bancarias por parte de la sociedad otorga evidencia de que las cobranzas y desembolsos contabilizados en los registros auxiliares y en las cuentas del mayor general concuerdan o pueden ser conciliadas con los registros de las entidades financieras. Por otra parte, dichas conciliaciones proporcionan seguridad de que los cortes de las operaciones del cierre del periodo son correctos. El auditor procederá a revisar las conciliaciones bancarias como respaldo de los saldos y los cortes al cierre del periodo o bien como un control clave en el cual depositara su confianza. Si está satisfecho respecto a la confiabilidad de los procedimientos mencionados puede ser apropiado limitar las pruebas de auditoria al cierre a confirmaciones de saldos y revisar una selección de conciliaciones bancarias, mientras que en las visitas preliminares aplicar las pruebas de cumplimiento que correspondan. VII. CONCLUSIÓN El estudio finalizado sobre la Auditoria de Efectivo: Caja – Banco, difiere el conocimiento cognoscitivo que se debe tener ahora de manejar una empresa o institución, ya que hay que seguir una serie de patrones, reglas o procedimientos las cuales conlleva al correcto funcionamiento de la misma, siendo el efectivo la primera cuenta del activo circulante, constituida por dinero o su equivalente, disponible de manera inmediata. De aquí su importancia dentro de la Empresa pues es el dinero con el que ella cuenta para cumplir con sus obligaciones inmediatas, mientras que la caja es la cuenta donde se contabilizará todo el dinero que entre o salga de la Empresa. En esta investigación también se lleva a cabo varias terminologías que sustentan dicho estudio como es la Caja Chica, la cual es una pequeña cantidad de efectivo que se mantiene en caja o en depósito, que se hace disponible para pagos menores. Al agotarse se repone abonando a las cuentas respectivas. Siguiendo este contexto el Banco, es la cuenta utilizada para indicar todo el dinero en efectivo que tenga la Empresa depositado en las Entidades Bancarias, del cual se pueda disponer en cualquier momento. Refleja entonces las operaciones de la Cuenta Corriente de la Organización y el Arqueo de Caja consiste en contar todo el efectivo en poder del cajero para verificar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por recibir. Los saldos representados en Caja y Bancos deben corresponder al efectivo en poder de la compañía, en tránsito o en bancos.
