Buenas prácticas en la utilización de los correos electrónicos 1. Asunto del email El título es el que garantiza que te lean, te archiven o te excluyan. Debe simplificar el objetivo del mail, ser específico y corto. Como criterio principal, indicar lo que no sabe el receptor de un correo. Por lo tanto el asunto tiene que dar la información exacta y concreta para poner en tema al destinatario. 2. Cuerpo del email Evita hacer escritos inmensos. Es importante que te exijas simplificar información. La extensión adecuada de un mail no debe rebasar los tres párrafos. En el cuerpo del correo, mencionaremos los temas con claridad, separando los mismos para no mezclar los tópicos. La forma de redacción debe adecuarse al destinatario. 3. Palabras en mayúscula Nunca utilices letras mayúsculas en palabras completas aunque quieras llamar la atención, ya que es agresivo a la vista de quien lo recibe y una manera grosera de comunicarse. En caso de que enviemos información de alta importancia podemos utilizar negritas, subrayados o resaltar en un color lo que se necesita enfatizar. Ocurre algo similar a las mayúsculas cuando nos excedemos en el uso de estos signos de exclamación. 4. Necesitas una despedida Aunque tengas prisa o creas que el mail no es tan formal, éste necesita una despedida. Basta con un: “Que tengas un buen día”, “Saludos cordiales”, “Agradeciendo tu atención” o “Saludos”. 5. Cuida la ortografía Es muy importante tener sumo cuidado al momento de redactar cualquier documento, correo electrónico, mensajes o estatus en redes sociales. Asegúrate de cuidar también la redacción, es importante para hacer llegar el mensaje que se desea transmitir. 6. CC y CCO Presta atención a estas opciones, asegurándote de enviar la información a la persona adecuada. Evita incomodar a otras personas con información que no les corresponde. También cuida que no se difunda a quienes que no les concierna. 7. Contesta de manera casi inmediata Se recomienda que las respuestas se den en no más de 24hs desde de la llegada del correo, en un caso extremo podemos extendernos a 48hs. Esto sirve para evitar que te reenvíen la información o que haya incertidumbre en la persona que lo envió. Si no hay tiempo para hacerlo, con un “Ok” es suficiente. También puedes utilizar: “Enterado” o “Recibido”. En el caso que la respuesta requiera más tiempo de preparación, debemos acordar y negociar con nuestro interlocutor para cuando podemos ofrecerle nuestra respuesta. 8. Sé amable Cuando necesitamos que del otro lado de la pantalla quien nos lee realice una acción, evitaremos utilizar imperativos, ya que los mismos se utilizan para dar órdenes y lo que deseamos es comunicarnos desde la cordialidad. Nunca olvides decir “por favor” y “gracias”. 9. Los compromisos asumidos «de palabra» deben luego ser plasmados en un correo 10. Revisa siempre antes de enviar Muchas gracias ¡!
