Caso: El Sulfito La empresa “El Sulfito” ubicada en la localidad, dedicada a la construcción civil con un capital de 2 millones de soles, ante un súbito descenso de la demanda; registro perdidas en sus operaciones de 400 000 soles Por tal motivo contrataron a usted para que realice una acción de control posterior. En la visita de inspección realizada con el gerente, se hallaron los siguientes aspectos: En algunas obras los electricistas dejaban inconclusas las instalaciones, retrasando la habilitación de pisos, incurriendo en mayores gastos de 100 mil soles En las obras, el personal era negligente con el traslado y ubicación de los materiales de construcción abandonándolos en inmediaciones de la calle, generado multas de S/ 200 mil El control del personal obrero era deficiente, porque algunos cobraban sin realizar las tareas encomendadas La mayoría del personal sustraía accesorios eléctricos, de gasfitería y pintura, significando sobrecostos de S/ 400 000 La comisión de control de la asamblea de accionistas previo un monto de 100 soles para las acciones de control posterior. Motivo porque le piden programar las acciones de control posterior y programe por lo menos una auditoria en forma detallada. Tareas a realizar Realizar la tarea en forma ordenada programando el control posterior y por lo menos una auditoria administrativa en forma detallada. TRABAJO DE CAMPO Una vez concluida, solicite al profesor la siguiente pregunta. Tarea Hacer el informe de borrador Hacer las comunicaciones de hallazgos Total 2 2 4 ESTUDIO DE SITUACION DE CONTROL I. FINALIDAD El presente estudio se realiza con la finalidad de determinar la situación de la empresa “El Sulfito” debido a que presenta algunos problemas. II. IDENTIFICACION Razón Social El Sulfito III. Ubicación Av. Perú #699 Patrimonio s/ 2 000 000 Giro del negocio Construcción civil DISPONIIBILIDAD DE CONTROL 1. PERSONAL Y CAPACIDAD CANTIDAD 1 2 3 4 5 PROFESION Dr. Administración Mg. Administración Bach. Administración Ing. Materiales Ing. Civil ESPECIALIDAD Auditor Auditor Personal y remuneraciones Electrónica Industrial Obras y proyectos EXPERIENCIA 15 años 13 años 10 años 10 años 8 años 2. PRESUPUESTO DISPONIBLE N° 1 2 3 4 5 IV. GRUPO AUDITOR Auditor senior Auditor auxiliar Administrador Ing. De materiales Ing. Civil Total, de presupuesto SUELDO S/ 15 000 S/ 12 000 S/ 5 000 S/ 5 000 S/ 4 000 S/ 41 000 PROBLEMA ENCONTRADO Existen dificultades de servicios e instalaciones (producción), recursos humanos y logística, se presume que debido a esto la empresa está incurriendo en pérdidas que rodean los S/ 400 000. V. SUGERENCIAS Realizar una inspección en el área de logística Realizar una supervisión en el área de logística Llevar a cabo una auditoria en el área servicios e instalaciones (producción) Realizar una investigación en el área de recursos humanos. PLAN ANUAL DE CONTROL I. INTRODUCCION: Se ha realizado un estudio de control administrativo interno para determinar la situación en la cual se encuentra la empresa “El Sulfito” II. UNIVERSO DE CONTROL RAZON SOCIAL UBICACION Av. Perú #699 Trujillo “El Sulfito” III. GIRO DEL NEGOCIO S/ 2 000 000 Construcción civil METAS Nº Control Posterior Cantidad Inspección Supervisión Auditoria Investigación 01 02 03 04 IV. PATRIMONIO 1 1 1 1 ESTRATEGIA: Realizar un control inopinado, he integral V. PROGRAMA Logística CONTROL POSTERIOR Inspección Logística Supervisión S/ 20 000 31/11/19 30/12/19 Producción (servicio e instalaciones) Auditoria S/ 40 000 31/12/19 30/03/20 Recursos humanos Investigación S/ 20 000 31/03/20 31/04/20 ÀREA PRESUPUESTO INICIO TERMINO S/ 20 000 30/10/19 30/11/19 S/ 100 000 PRESENTACION 27/06/20 PLAN ANUAL DE AUDITORIA I. INTRODUCCION: Conforme al plan de control mencionado en el documento anterior se ha previsto realizar actividades de auditoria en la empresa “El Sulfito” en el área de servicios e estaciones (producción) que está presentando retrasos en la entrega de pedidos. II. UNIVERSO DE CONTROL RAZON SOCIAL UBICACION Av. Perú #699 Trujillo “El Sulfito” III. IV. PATRIMONIO GIRO DEL NEGOCIO S/ 2 000 000 Construcción civil METAS Nº Control Posterior Cantidad 01 Examen de auditoria administrativa en el área de servicios e instalaciones 1 ESTRATEGIA: Realizar un control inopinado V. PROGRAMA ÀREA CONTROL POSTERIOR PRESUPUESTO INICIO TERMINO PRESENTACION Servicios e instalaciones (producción) Auditoria S/ 40 000 31/12/19 30/03/20 27/06/20 VI. EQUIPO DE CONTROL Carlos Reyes José Ruiz Pedro Moral Daniel Cueva Diego Sanchez : Auditor Senior : Auditor Auxiliar : Administrador : Ing. Materiales : Ing. Civil ORDEN DE AUDITORIA ENTIDAD MISION : Empresa “El Sulfito” : Realizar una auditoria en el área de servicios e instalaciones y elaborar el plan detallado en dicha área LUGAR : AUDITORES : Av. Perú #699 – Trujillo ESTRATEGIA ACESSO A DOCUMENTOS : Carlos Reyes José Ruiz Pedro Moral Daniel Cueva Diego Sanchez : Auditor Senior : Auditor Auxiliar : Administrador : Ing. Materiales : Ing. Civil Control inopinado : Papeles de auditorías pasadas Sistema de inventarios (Kardex) Mof Plan de prestación de servicios e instalaciones Registro de servicios concretados Registro de pedidos de materiales FECHA DE INICIO : 31 / 12 / 2019 FECHA DE TERMINO : 30 / 03 / 2020 FECHA DE PRESENTACION : 27 / 06 / 2020 PRESUPUESTO GENERAL : s/ 70 000 PRESUPUESTO : s/ 30 000 Los auditores designados como responsables, deberán formular el plan detallado para la misión encomendada en el término de 27 días. PRUEBA DE CONTROL N° Actividad Responsable Fecha de Inicio Fecha de Termino 1 Verificación del sistema del programa de servicios e instalaciones (producción) Carlos Reyes 23/01/20 01/03/20 Verificación de las ordenes de materiales hacia el área de logística 23/01/20 27/01/20 Verificación del apego al programa de prestación de servicios e instalaciones 28/01/20 02/02/20 Verificación del personal adecuado para la realización de las funciones 03/02/20 08/02/20 Constatación del cumplimiento de las tareas ejercidas por el jefe de obra 9/02/20 14/02/20 Verificación de la supervisión del cumplimiento del programa de materiales, mano de obra. 15/02/20 18/02/20 Comprobación de los insumos o materiales en nuestro poder 19/02/20 22/02/20 Determinación tiempos de servicios prestados y dotaciones necesarias. 23/02/20 26/02/20 Formulación de procedimiento para evaluar los métodos de control y las medidas correctivas 27/02/20 01/03/20 LISTADO DE CONTROL N° 1 Procedimiento Verificación de las ordenes de materiales hacia el área de logística 1. Asegurar el destino de los materiales a usar ¿Existe un registro del comportamiento de la servicios en relación con el abasto? ¿De qué tipo de inventarios se dispone? ¿Se coordina la programación de requerimientos con el área de logística? 2 Verificación del apego al programa de prestación de servicios e instalaciones 1. Asegurar el cumplimiento de la prestación de servicios estipuladas en el manual ¿Están definidas claramente en el reglamento interior las condiciones de trabajo en el área de operaciones? ¿Se han impuesto sanciones por la violación de disposiciones oficiales en la materia? ¿Se establecen estándares de desarrollado por procesos y por servicios ? 3 Verificación del personal adecuado para la realización de las funciones. 1. Clarificar las habilidades y capacidades del personal ¿Está definida una estrategia de recursos humanos? ¿Se fijan estándares para la mano de obra? ¿Se considera el nivel de especialización requerido para la operación de equipos y maquinaria? Si No Obs PLAN DETALLADO DE AUDITORIA I. INTRODUCCIÓN: De acuerdo con la orden del plan anual de auditoria 2019, se ha acordado realizar actividades de auditoria en el área de servicios e instalaciones de la empresa “El Sulfito” II. OBJETIVO: Llevar a cabo un examen minucioso de auditoria administrativa del área de producción en la empresa “El Sulfito” III. UNIVERSO DE CONTROL ENTIDAD “El Sulfito” IV. UBICACION Av. Perú #699 – Trujillo GIRO DEL NEGOCIO S/ 2 000 000 Construcción civil META N° 01 V. CAPITAL ACTIVIDAD Auditoria CANTIDAD 1 ESTRATEGIA Exámenes minuciosos, exhaustivos e inopinados VI. PROGRAMA N° ACTIVIDAD 1 RESPONSABLE F. INICIO F. TERMINO Preparación de la auditoria 31/12/19 07/01/20 2 Preparación del trabajo de campo 08/01/20 19/01/20 3 Reunión inicial 20/01/20 22/01/20 4 Trabajo de campo propiamente 23/01/20 01/03/20 Auditoria en el área de servicios e instalaciones (producción) 4.2 Verificar las ordenes de abastecimiento 23/01/20 27/01/20 4.3 4.4 28/01/20 03/02/20 02/02/20 08/02/20 09/02/20 14/02/20 15/02/20 18/02/20 4.7 Analizar el programa de producción Verificar si existe el personal adecuado Constatar las funciones del jefe de servicios de instalaciones Analizar el cumplimiento del programa de materiales y mano de obra Verificación de los materiales en poder 19/02/20 22/02/20 4.8 Evaluación de los métodos de control 23/02/20 01/03/20 4.1 4.5 4.6 5 Informe borrador 02/03/20 06/03/20 6 Revisión de hallazgos 07/03/20 11/03/20 7 Evaluación y análisis de descargo 12/03/20 16/03/20 8 Reunión final 17/02/20 22/03/20 9 Informe final 23/03/20 30/03/20 10 Presentación VII. PRESUPUESTO Remuneraciones Bienes y equipos Comisiones y pasajes VIII. S/ 38 000 S/ 8 000 S/ 4 000 INSTRUCCIONES ESPECIALES o o o IX. 27/06/20 Trato amigable y con respeto Evaluaciones y análisis en el área dentro en el turno de la tarde Llevar protección (casco) cuando se ingrese a planta ORGANIZACIÓN Equipo A: Área de verificación del programa de procesos de instalaciones y servicios Equipo B: Formulación de informe final Equipo C: Tareas logísticas de apoyo para el examen de auditoria
