Estrategias clave para minimizar los riesgos de un proyecto Descubre como reducir los riesgos en tus proyectos. MBAs online reconocidos por Financial Times entre los mejores del mundo en 2012 y 2013. Mejor business school online del mundo según el Ranking Iberoamericano de Escuelas de Negocio en español 2012 y 2013 Las 4 mejores estrategias para gestionar los riesgos de un proyecto ÍNDICE Pasos previos a la implementación de las estrategias para minimizar los riesgos de un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1. Identificación del riesgo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2. Análisis cualitativo del riesgo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 3. Análisis cuantitativo de riesgos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Las 4 mejores estrategias para gestionar los riesgos de proyecto . . . . 6 Los pasos a seguir tras la implementación de las estrategias para minimizar los riesgos de un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Síguenos en: 2 Las 4 mejores estrategias para gestionar los riesgos de un proyecto 3 Las 4 mejores estrategias para gestionar los riesgos de un proyecto El riesgo se ampara en la incertidumbre y proyecta sus efectos sobre plazos, costes, calidad o alcance del proyecto. Pasos previos a la implementación de las estrategias para minimizar los riesgos de un proyecto 1. Identificación del riesgo La identificación del riesgo es el inicio de cualquier tipo de estrategia para minimizar los riesgos de un proyecto y el paso inmediatamente posterior a la planificación de la gestión de riesgos, donde se decide cómo enfocar, planificar y ejecutar las actividades que se encaminarán a este fin. Ser proactivo y estar preparado son las claves de una gestión de proyectos eficaz. Lograrlo implica poder disfrutar de dos importantes beneficios: Síguenos en: • Ganar resistencia ante eventos y situaciones imprevistas. • Conseguir una imagen de solidez, experiencia y preparación que reporta múltiples ventajas a cualquier organización, en especial en lo concerniente a la búsqueda de inversores o el trabajo con socios y colaboradores. Las 4 mejores estrategias para gestionar los riesgos de un proyecto 4 2. Análisis cualitativo del riesgo El siguiente paso a seguir sería la puesta en práctica de un análisis cualitativo de riesgos. La forma de llevar a cabo este proceso es elaborando una matriz de riesgos en la que se recojan: • Los riesgos potenciales. • La probabilidad de que sucedan. • El impacto que pueden causar. • Los factores mitigadores en cada caso. La utilización de esta herramienta permite detectar los riesgos de efectos más perniciosos para el proyecto, aquéllos que pueden causar un mayor impacto potencial y que además se calcula que pueden presentarse con una probabilidad muy alta. En estos casos, se debe considerar prioritario el confeccionar un plan de contingencias para prepararse a hacerle frente, siempre que no se trate de un riesgo capaz de comprometer la viabilidad del proyecto. El objetivo de esta etapa es priorizar los riesgos en base a su probabilidad de ocurrencia y a la severidad de su impacto. Establecidas estas prioridades, habrá que proceder al análisis de cada supuesto evaluando las posibles acciones a tomar. Además de la matriz mencionada, pueden emplearse otras herramientas como: Síguenos en: • Evaluación de probabilidad e impacto de los riesgos. • Evaluación de la calidad de los datos sobre los riesgos. • Categorización de riesgos. • Evaluación de la urgencia del riesgo. Las 4 mejores estrategias para gestionar los riesgos de un proyecto 5 3. Análisis cuantitativo de riesgos El análisis cuantitativo de riesgos busca analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto. Existen algunas técnicas que facilitan este análisis: • Técnicas de recopilación y representación de datos: entrevistas, juicio de expertos y distribuciones de probabilidad que representen la incertidumbre serían las formas más habituales de aplicar este tipo de técnicas. • Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y modelado: el análisis de sensibilidad examina en qué medida la incertidumbre de cada elemento del proyecto puede extender sus efectos al objetivo evaluado. además de esta técnica el análisis mediante árbol e decisiones o el de valor monetario esperado son dos de las más frecuentes, por su sencillez de uso y buenos resultados. Síguenos en: Las 4 mejores estrategias para gestionar los riesgos de un proyecto 6 Las 4 mejores estrategias para gestionar los riesgos de proyecto El plan de respuesta para hacer frente a los riesgos de un proyecto persigue el desarrollo de distintas alternativas de actuación que permitan multiplicar las oportunidades y minimizar las amenazas que hacen que la consecución de objetivos de proyecto se aleje. A la hora de seleccionar la estrategia a utilizar es necesario: • Analizar cuál es la que tiene mayores posibilidades de ser efectiva, de forma individual o combinada con otras. • Desarrollar acciones específicas que permitan llevar a cabo la implementación de la estrategia. • Evaluar la posibilidad de complementarlas con la adopción de medidas de refuerzo. • Elaborar un plan de contingencias. Síguenos en: Las 4 mejores estrategias para gestionar los riesgos de un proyecto 7 En la práctica, existen cuatro formas de hacerlo, tal y como recomienda el PMBOK: 1. Estrategia para amenazas A) Evitar el riesgo: busca eliminar la amenaza e implica cambios en el planning de proyecto. B) Transferir el riesgo: traslada tanto el impacto de un riesgo, como la propiedad de responderle a un tercero, que, tras dar su consentimiento se responsabiliza de su gestión a cambio de un beneficio. C) Mitigar el riesgo: las acciones a tomar se encaminan a reducir bien el impacto de un riesgo, bien su probabilidad de aparición. 2. Estrategias para riesgos positivos (oportunidades) A) Explotar los riesgos positivos: su objetivo es asegurarse de que las oportunidades se hacen realidad de forma efectiva. Normalmente se lleva a cabo eliminando la incertidumbre, aunque también existen otras acciones aplicables como una mayor asignación de recursos. B) Compartir las oportunidades: a través de la asociación o unión temporal con un tercero se intenta garantizar que el aprovechamiento de la oportunidad se producirá en las mejores condiciones, fruto de esta manera de gestionarla. C) Mejorar las oportunidades: en este caso, se ha de trabajar para aumentar el impacto positivo de la oportunidad y/ o sus probabilidades de ocurrencia. 3. Estrategia común ante amenazas y oportunidades Consiste en la aceptación, pasiva o activa, de las circunstancias, no tomando acciones específicas, en el primero de los casos; o estableciendo una reserva para contingencias en el segundo. 4. Estrategia de respuesta para contingencias Serán de aplicación exclusivamente en el caso de darse determinados supuestos definidos previamente. Es importante garantizar la comunicación con el equipo de proyecto para asegurar que los resultados de la aplicación de esta estrategia son los deseados. Síguenos en: Las 4 mejores estrategias para gestionar los riesgos de un proyecto 8 Los pasos a seguir tras la implementación de las estrategias para minimizar los riesgos de un proyecto Una vez implementada la estrategia o estrategias necesarias para gestionar los riesgos es el momento de ejercer el control. El seguimiento, monitorización y supervisión de los riesgos previamente identificados se debe complementar con tres acciones: 1. La búsqueda de nuevos riesgos. 2. La supervisión de riesgos residuales. 3. L a ejecución de planes de respuesta, cuya efectividad deberá ser evaluada de forma continua durante todo el desarrollo de proyecto. Algunas de las técnicas que facilitan la puesta en marcha de estas medidas son las siguientes, que pueden aplicarse a proyectos de cualquier tipo: • Reevaluación de los riesgos. • Auditoría de los riesgos. • Análisis de variación y de tendencias. • Medición del rendimiento técnico. • Análisis de reserva. • Reuniones sobre el estado de la situación. Mantener el registro de riesgos actualizado y, como Director de Proyecto, permanecer bien informado acerca de todo lo que pueda concernir a estos riesgos y su evolución son dos acciones que garantizan el éxito. La gestión del riesgo y su monitorización es una tarea prioritaria a lo largo de todo el desarrollo de proyecto y así debe planificarse. Síguenos en: Síguenos en:
