PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS Fecha Emisión 24/07/2018 Fecha Revisión 00 Versión P-SF-02 00 1. OBJETIVO Implementar, mantener y mejorar un sistema que permita proteger la vida de las personas, los bienes y los procesos de la empresa y clientes frente amenazas comprobadas o fallas de las medidas de protección. 2. ALCANCE Todas las operaciones de la empresa donde se presenten estas emergencias. 3. RESPONSABLES: Gerente General: Aprueba el Plan de Emergencias y asigna los recursos necesarios para la ejecución de este procedimiento. Responsable de Seguridad: Responsable de Seguridad, elabora y verifica el cumplimiento de este procedimiento. Responsables de Proceso: Cumplir y hacer cumplir con los lineamientos de este procedimiento 4. DEFINICIONES SGCS: Sistema de Gestión en Control y Seguridad Partes Interesadas: Clientes, proveedores, autoridades competentes. WBO: World BASC Organization RAD: Representante de la Alta Dirección Las definiciones específicas del SGCS se encuentran establecidas en el Anexo: Glosario de Términos Norma y Estándares BASC V4-2012 Emergencia Evacuación Conato de incendio Incendio Explosión Derrame Ataque terrorista Asalto Desastre natural Situación que pone en peligro. Abandono del lugar de trabajo hacia un punto de reunión general Inicio de incendio controlado inmediatamente y que no produce daños Fuego que abraza algo que no está destinado a ser quemado. Acción de estrellar o reventar algo violentamente Liberación Acción violenta y maliciosa tendiente a causar pánico, miedo o terror en las personas a fin de conseguir un efecto específico Delito caracterizado por la violencia contra las personas, generalmente con fines de robo Riesgo causado por una amenaza natural: PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS Fecha Emisión 24/07/2018 Alarma Medios de protección Accidente Incidente Fecha Revisión 00 Versión P-SF-02 00 terremoto, tsunami, inundación, huracán, tempestad, tormenta eléctrica Señal audible y visible, coordinada con anticipación, para indicar la presencia de una situación de riesgo Responden a "cómo o con que" se dan protección al objeto de seguridad frente a cada amenaza concreta Suceso imprevisto que altera la marcha normal o prevista de algo y que causa daños a las personas o cosas Es un suceso que no ha producido un daño a personas o cosas, pero podría haberlo generado. Amenaza Delito Es toda causa potencial de daño Hecho o acto de violación de las normas contempladas en el Código Penal. Asalto Delito que consiste en utilizar la violencia contra personas, generalmente con fines de tomar sus bienes 5. REFERENCIAS Norma BASC V4-2012 Estándar de Agente Aduanal 6. DESARROLLO 6.1.- Identificación y respuesta ante amenazas y vulnerabilidades. La empresa TICSA CARGO S.A. ha identificado los riesgos asociados a la operación de la empresa, los mismos que se encuentran en la Matriz de Riesgo, según lo establecido en el Procedimiento Gestión de Riesgo. 6.2.- RESPUESTA A OTRAS EMERGENCIAS EN CASO DE FALLAS EN LAS MEDIDAS DE PROTECCION CUALQUIER EMERGENCIA: La primera persona que tenga conocimiento de una emergencia, comunicará inmediatamente la novedad al responsable de Seguridad, indicando Qué y Dónde El responsable de seguridad reportará la novedad a: Gerencia para casos de robo, drogas, llamadas anónimas, perdida de información, paquetes sospechosos, entre otros. PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS Fecha Emisión 24/07/2018 Fecha Revisión 00 Versión P-SF-02 00 Las personas comunicadas analizarán la situación, tomarán la decisión adecuada e informarán. Si es necesario se solicitará apoyo de las instituciones externas: Policía Nacional, Cuerpo de Bomberos, Defensa Civil, Cruz Roja, Hospitales, Ambulancias, etc. Al finalizar el evento, el responsable de Seguridad realizará el informe respectivo. 6.2.1. EN CASO DE TEMBLOR El punto de encuentro será en el patio de los exteriores de las oficinas. Seguir las señalizaciones que se encuentran en la oficina Mantener la calma no correr Asegurarse que hayan salido todas las personas Tomar precaución de las personas con capacidades diferentes. 6.3. RIESGOS DE LA EMPRESA Y SUS PROCESOS 6.3.1. ACTIVIDADES SOSPECHOSAS ANTES a) Capacitar al personal para que sepa como reportar una actividad sospechosa b) Realizar simulacros DURANTE a) La persona que observa la situación o actividad sospechosa b) informa a responsable de Seguridad. c) Si es posible tome fotografías o deje alguna evidencia, en caso de paquete sospechoso. d) Mantenga la calma y observe muy bien e) Si tiene oportunidad informe inmediatamente al responsable de seguridad f) No intente nada por su propia cuenta DESPUES g) El responsable de seguridad canaliza la información con el cliente si este fuese el afectado. h) El responsable de Seguridad empieza una investigación de los hechos considerando las siguientes preguntas; Que, Quien Cuando, Donde y Para qué. i) Se debe informar al responsable de Seguridad todo lo sucedido. NOTA: El informe de novedades que involucre la operación de la empresa debe ser realizado por el responsable de seguridad y presentado a Gerencia. No toque, ni mueva, algún paquete que le parezca sospechoso o de dudosa procedencia. PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS Fecha Emisión 24/07/2018 6.3.2. Fecha Revisión 00 Versión P-SF-02 00 EN SITUACIONES DE EMERGENCIA PERDIDA DE INFROMACION 6.5.1 LLAMADA ANONIMA DURANTE Preguntas de respuesta confidencial Insistencia de números telefónicos Proporciona datos específicos solicitando datos adicionales Indica ser conocido Es demasiado amable y atento Qué hacer 6.5.2 Mantenga la cortesía y amabilidad Si solicita información que Ud conoce, pero no está autorizado a dar, dirija la llamada a quien corresponda. No proporcione números de teléfono personales Indague sobe sus datos personales y regístrelos para que informe Tenga siempre claro que tipo de información pueda proporcionar No informe sobre, fechas horas, y datos personales de los altos representantes de la empresa. Asegúrese de saber con quién está hablando antes de proporcionar información de la empresa. ASALTO A MANO ARMADA DURANTE El asalto siempre tiene la ventaja de la sorpresa, nadie lo espera y cuando actúa, todos caen en pánico y olvidando los intentos por proteger la vida de las personas. Normas básicas de comportamiento Haga un gran esfuerzo y mantenga la calma. El perder la calma le puede costar la vida Obedezca prontamente y sin vacilar las instrucciones u órdenes que dé el delincuente Entregue el dinero o el objeto pedido. No se resista Cuando pueda observe a los delincuentes, sin ser notorio: 1. 2. 3. 4. 5. Cabeza: tipo de pelo, ojos, nariz, barbilla, orejas, marcas. Cuerpo: estatura, contextura. Voz: modismos, acento, extranjero. Vestido: tiene valor momentáneo Arma: revólver o pistola, escopeta, fusil, ametralladora. Si escucha tiros arrójese al piso y busque refugio en paredes o muebles macizos PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS Fecha Emisión 24/07/2018 Fecha Revisión 00 Versión P-SF-02 00 Al terminar el asalto, permanezca en su lugar. Espere instrucciones. Anote inmediatamente sus observaciones. No lo deje a su memoria y páselo a su jefe inmediato No dé noticias a medios de prensa si no está autorizado. 6.5.3 CORRESPONDENCIA SOSPECHOSA. Características Peso Equilibrio Exteriores Agujeros Grasas Olor Ruido Sellado Franqueado Origen Sobre Escritura Marca Excesivo Se inclina hacia un lado Alambres o baterías visibles Pequeños huecos hechos al conectar cables Marcas producidas por el sudor del explosivo Generalmente a almendras Tictac Excesivo uso de cinta adhesiva o goma No indica Desconocido o inesperado Doble o desproporcionado Faltas ortográficas o letra temblorosa Confidencial, Personal, Exclusivo Qué hacer No manipule ni trate de abrir una carta o paquete que usted sospeche No sacuda, golpee o huela la correspondencia Guárdelo en una funda sellada de ser posible Lávese las manos con agua y jabón inmediatamente Llame a seguridad o al GIR Mantenga alejado a las personas del objeto. Qué hacer con paquetes cerrados No sacudan ni vacíe el contenido de ningún sobre o paquete sospechoso. Coloque el sobre en una funda plástica o contenedor para prevenir que se derrame el contenido Si no es posible colocarlo en funda, hay que cubrir el sobre o paquete con ropa, papel, costales plásticos, telas y dejarlo así hasta que llegue las fuerzas de seguridad. Abandone la habitación o sala, ciérrela y no permita el ingreso de otras personas Si tuvo contacto, lávese las manos con agua y jabón abundante Avise al personal de seguridad Qué hacer con paquetes abiertos. Apague los aires acondicionados o ventiladores PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS Fecha Emisión 24/07/2018 Fecha Revisión 00 Versión P-SF-02 00 Cierre las ventanas que puedan dispersar el polvo No intente limpiar el polvo, cúbralo inmediatamente Salga de la habitación o sala y cierre la puerta. No permita el ingreso de otras personas Si tuvo contacto, lávese las manos con agua y jabón abundante Dúchese con agua y jabón y guarde la ropa en fundas de plástico doble Haga una lista de todas las personas que estuvieron en la habitación en aquel momento. 6.5.4 PÉRDIDA, REPOSION, ANULACIÓN DE UN SELLO. La empresa para realizar sus diferentes actividades utiliza sellos, por lo cual existe un detalle de todos los sellos por departamento (anexos), en el que se considera la siguiente información: Nombre Uso Validez Ubicación Sello Nota: se adjunta detalle de los sellos que se utilizan en los diferentes departamentos En el caso de que algún sello: No se encuentre en buenas condiciones enviar un correo a La Jefe Administrativa para que autorice la emisión de un nuevo sello. Cuando ya no esté en vigencia entregar al área Administrativa financiera a través de un correo con su respectivo recibido. En caso de pérdida se reportará al área Administrativa para anule y difunda la no utilización de uno similar. 6.7. Respuesta ante Situaciones Críticas para el transporte. A través de un asociado de Negocio se realizará controles en ruta para minimizar los riesgos identificados, quienes ante un incidente identificado actuaran de manera inmediata: Gestionado con una llamada telefónica la atención inmediata por parte de los organizamos de socorro que en nuestro país se encuentra integradas en el ECU 911, como lo son: Policía nacional en el caso de delitos contra la vida, bienes materiales y rescate de sitio de riesgo. Cuerpo de Bomberos, en el caso de incendios y/o rescates. PLAN DE EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS Fecha Emisión 24/07/2018 Fecha Revisión 00 Versión P-SF-02 00 Ministerio de Salud pública, en el caso de respuesta ante emergencias médicas. Secretaria de Gestión de Riesgos, en el caso de riesgos hacia la población en general. Otros. Informar al interior de la organización la información preliminar de la situación generada, como lo son: Responsable de Seguridad Gerencia General Controlar la situación e información que se genera en el sitio de Accidente/incidente. 6.5 INVESTIGACIÓN DEL INCIDENTE El personal de supervisión del Asociado de Negocio debe realizar la verificación y respuesta debe levantar registros fotográficos, versiones de los testigos de los hechos y efectos del incidente/accidente, esta actividad tiene que darse en el menor tiempo posible. EL Asociado de Negocio emitirá un informe que contendrá causa raíz, acciones preventivas, acciones correctivas con anexos y evidencia objeta que sustente las conclusiones y recomendaciones. 6.8 SIMULACROS Para una mejor respuesta y optimización de tiempos se harán simulacros de este plan minimo una vez al año, de los riesgos evaluados como altos, con el fin de revisar la implementación. 7. REGISTROS Y ANEXOS Plano de las instalaciones Informe de Simulacros.
