Sistemas 1. Concepto de sistema. 2. Finalidad de los sistemas.
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Sistemas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Concepto de sistema. Finalidad de los sistemas. Componentes de los sistemas. Información. Técnicos de recolección y registro de información. Preguntas para revisar. Ejercicios. Es impresionante cómo ciertos conceptos facilitan la vida de las personas. El concepto de sistema es exactamente una de esas ideas felices y capaces de decir mucho con pocas palabras. El concepto de sistema está asociado a la idea de totalidad, de globalidad, de síntesis. 1. Concepto de sistema. La palabra sistema puede ser utilizada con varios sentidos diferentes. Por ejemplo, podemos decir que el profesor José tiene un sistema de evaluación muy riguroso o que Juan tiene un sistema estupendo para jugar el “me late”, o inclusive que el sistema solar tiende a alejarse de un hoyo negro. Sin embargo, para nuestro propósito, diremos que sistema es un conjunto de partes integradas que tienen la finalidad común de alcanzar determinados objetivo u objetivos. De este concepto podemos extraer tres características básicas: a) Un conjunto de partes – Todo sistema tiene más de un elemento. b) Partes integradas – Existe una relación lógica entre las partes que constituyan un sistema. Sistemas electrónicos o mecánicos, como una máquina de lavar ropa o de un videojuego, poseen componentes que trabajan en conjunto. Un sistema de administración de personas consiste en procedimientos integrados para reclutar, seleccionar, capacitar y evaluar empleados. c) Propósito común de alcanzar determinados objetivos – Todo sistema existe para alcanzar uno o más objetivos, y sus partes integrantes deben ajustarse entre sí para lograr el objetivo global del sistema. En la medida en que las partes están interrelacionadas y unidas, el sistema alcanza un estado sólido y firme. El resultado del sistema es mayor que la suma de sus partes, porque la interrelación de ellas produce un efecto multiplicador denominado sinergia. Cada parte ayuda a otra y el efecto sinergético hace que el resultado del conjunto sea maximizado. Sin embargo, si las partes no están correctamente interrelacionadas, el sistema entra en un estado de descomposición y desintegración llamado entropía. Cada parte se desliga de la otra y el efecto entrópico produce perdida y deterioro. 2. Finalidad de los sistemas. Vimos que el sistema existe para logar uno o más objetivos. Un objetivo es una situación deseada, un resultado a alcanzar. Vimos también que un sistema es eficaz cuando alcanza adecuadamente los objetivos. 3. Componentes de los sistemas. Todo sistema está constituido por partes relacionadas entre sí. Las partes son los subsistemas que a su vez están constituidos por otras partes relacionadas entre sí, y así sucesivamente. Por otro lado, todo sistema es parte de un sistema mayor, el suprasistema. Éste es el atractivo que la teoría la teoría de sistema ofrece. Se puede estudiar cada sistema con sus subsistemas integrantes, como partes de un sistema más grande. Componentes de todo sistema son los siguientes: a) Entradas o insumos (inputs): es todo lo que ingresa al sistema para hacerlo funcionar. Ningún sistema es para hacerlo funcionar. Ningún sistema es autosuficiente o autónomo. El sistema necesita de insumos, en forma de recursos, energía o información. En el organismo humano, los insumos son variados: el aire, los alimentos, el agua, las imágenes, los sonidos, etcétera, que provienen del medio ambiente externo. b) Operación o procesamiento: todo sistema procesa o convierte sus entradas mediante sus subsistemas. Cada subsistema control encargada de un tipo de insumo que le es peculiar. En el organismo humano, el aire que respiramos es procesado por el aparato respiratorio, la comida que comemos por el aparato digestivo, las imágenes por los sistemas visual y nervioso, etc. c) Salida o resultado (outputs): todo sistema coloca en el medio ambiente externo las salidas o resultado de sus operaciones. Las entradas debidamente procesadas y convertidas en resultados se exportan de nuevo al ambiente, en forma de productos o servicios prestados, en el caso de las empresas. d) Retroacción o retroalimentación (feedback): es la reentrada o retorno al sistema de sus salidas o resultados, que pasan a influir sobre su funcionamiento. La retroacción es, generalmente, una información o energía de retorno que vuelve al sistema para retroalimentarlo o alterar su funcionamiento como consecuencia de sus resultados o salidas. A partir de esos conocimientos, se puede evaluar el funcionamiento de un sistema. En leguaje “sistémico”, la eficacia es el cociente de salida sobre la entrada, es decir, la cantidad de salida por unidad de entrada. Si dos sistemas presentan los mismos resultados, pero uno de ellos requiere menos recursos de entrada, entonces este será más eficiente. O dos sistemas utilizan la misma cantidad de insumos, pero uno de ellos produce mejor resultado, entonces éste será el más eficiente. La eficacia, por otro lado, es la relación entre la salida y el objetivo del sistema, esto es, en mas contribuye el resultado al alcance del objetivo, más eficaz será el sistema. Hay varias maneras de clasificar los sistemas: en cuanto a su constitución y en cuanto a su relación con el medio ambiente. En cuanto a su constitución, los sistemas pueden clasificarse: a) Físicos o concreto (en ingles hardware): son los sistemas compuestos de elementos palpables y concretos, como maquinas, equipos, instalaciones, edificios, materias primas, etc. b) Conceptuales o abstractos (en ingles software): son los sistemas compuestos de aspectos intangibles y abstractos, como políticas, filosofías, directivas, programas, procedimientos, reglas, reglamentos, etc. En realidad, las empresas son sistemas constituidos por subsistemas físicos y conceptuales: ellas necesitan de maquinas, equipos e instalaciones, pero requieren también de filosofías, directrices, reglas y reglamentos para funcionar. En cuanto a su relación con el medio ambiente, los sistemas pueden clasificarse en: a) Cerrados o mecánicos: son los sistemas cuyas entradas y salidas hacia el medio ambiente externo son pocas y sobre todo conocidas. Son los sistemas mecánicos o determinanticos que con determinada entrada produce determina salida, como el motor, la maquina, etc. Son previsibles y sujetos a certezas. b) Abiertos u orgánicos: son los sistemas que tienen una infinidad de entradas y salidas hacia el medio ambiente externo, siempre bien conocidas. Mantienen intenso intercambio con el ambiente. Son los sistemas vivos y orgánicos sujetos a la indeterminación e incertidumbre. En realidad, no existen sistemas absolutamente cerrados o absolutamente abiertos: los primeros serian herméticos y los últimos se confundirían con el ambiente externo. En las empresas existen sistemas mecánicos (como las maquinas, equipos, instalaciones, etcétera) y sistemas orgánicos (como las personas principalmente). La propia empresa es un sistema orgánico, vivo y abierto. 4. Información. La palabra dato significa hecho. Así, los datos son hechos que constituyen la materia prima de la información. Los datos son representados por símbolos y no son información. La información son los datos arreglados de forma ordenada y útil. Así, información es el conocimiento relevante producido como resultado del procesamiento de datos. El dato en si no posee significado mientras que la información sí. Se llama comunicación a la información transmitida por alguien y recibida e interpretada por otra persona. Los números 01, 16 y 1946 son datos que, en sí, no tienen ningún significado, pero arreglados de la siguiente manera 16/01/1946, representan una información: la fecha del nacimiento de una persona muy querida. Cuando alguien transmite a otro esta información tenemos una comunicación. En las empresas, la información constituye un importantísimo recurso que necesita ser adecuadamente captado, procesado y distribuido para que las personas sepan que hacer o que decir. Para conocer un sistema, lo primero que hay que hacer es obtener información respecto de él. Cuando más grande sea el volumen de información que se tiene de un sistema, mayor será el conocimiento acerca de él, y mayor el grado de certeza sobre su naturaleza y comportamiento. La información reduce la falta de certeza respecto de un sistema. En este capítulo, la persona que desea conocer un sistema o parte de él, será llamada analista de sistema. 5. Técnicas de recolección y registro de información. Para obtener información sobre un sistema, el analista de sistema puede utilizar varias técnicas de recolección y registro de informaciones. Existen tres técnicas principales: la entrevista, el cuestionario y la observación personal. En la primera, el analista hace preguntas orales, en la segunda escribe las preguntas en un cuestionario que será completado por la persona que ya conoced el sistema o trabaja con él, y en la tercera observa personalmente a la persona cuando esta trabaja con el sistema. Veamos rápidamente cada una de las técnicas. a) Entrevista: es la técnica de recolectar y registrar informaciones con base en preguntas verbales hechas por el analista de sistema, que anota las respuestas de la persona que ya conoce el sistema. El analista es el entrevistador, y el entrevistado es la persona que conoce el sistema o trabaja con él. Es la técnica de comunicación directa, hecha mediante el diálogo entre dos personas, dentro de un plan y guion previamente establecidos. Se trata de una conversación planeada, en la cual el analista orienta al entrevistador para obtener las informaciones que desea. Aunque sea una técnica que permite profundizar el conocimiento respecto de determinado sistema o asunto, la entrevista es lenta, pues es realizada personalmente con cada entrevistado. b) Cuestionario: es la técnica de recolectar y registrar información con preguntas escritas en un cuestionario, que deberán ser respondidas también por escrito en el mismo cuestionario. El analista de sistema prepara el cuestionario y lo distribuye a todas las personas que conocen el sistema o trabajan con él. Al recibirlo con las respuestas, el analista posee la información deseada acerca del sistema. La ventaja del cuestionario reside en el tiempo y esfuerzo del analista: puede distribuirlo simultáneamente a un grupo de personas y la recolección de información es más rápida que en la entrevista. c) Observación personal: es la técnica de recolectar y registrar información por medio de la observación visual del analista que acompaña y verifica el trabajo de la persona con el sistema. A medida que observa, el analista anota y registra lo que le interesa sobre el sistema. Después de obtener la información mediante una de las tres técnicas, el analista puede usar los siguientes procedimientos para procesarla: a) Seleccionar la información deseada, dejando de lado la que no sea relevante para el conocimiento. b) Clasificar y arreglar la información relativa a cada parte del sistema (subsistema). c) Con la información seleccionada y clasificada, describir detalladamente cada parte (subsistema) del sistema. Las empresas y sus sistemas de producción. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Las empresas y sus recursos. Las empresas como sistema abiertos. Los sistemas de producción. sistemas de producción por encargo. sistemas de producción por encargo. sistemas de producción por lotes. En el mundo en que vivimos, casi todas las cosas son producidas por organizaciones. Todo lo que comemos, vestimos, leemos, usamos cotidianamente, para el transporte, higiene, salud, diversión, trabajo, etcétera, lo producen organizaciones. La industrias, el comercio, las universidades y las escuelas, los bancos y financieras, la radio, la televisión, la prensa, los hospitales, la iglesia, el ejercito, las instituciones públicas, las empresas estatales, los clubes, la policía, etcétera, son organizaciones. Existe una enorme y extensa variedad de organizaciones. Son tan numerosas y diversificadas que casi no percibimos su presencia y sobre todo su fuerza e influencia en nuestras vidas. Nosotros vivimos, nacemos, aprendemos y trabajamos en ellas; nos divertimos y hasta para nuestro entierro dependemos de ellas. En cualquier lugar que estemos, dependemos de las organizaciones. Hasta cuando salimos de vacaciones para descansar de alguna organización es seguro que estaremos en otra u otras organizaciones. Por esta razón, el hombre moderno es llamado el hombre organizacional, pues es incapaz de vivir fuera de toda organización. Las organizaciones no existen al azar. Existen para producir alguna cosa. La producción es el objetivo fundamental de toda y cualquier organización. No existe organización que no produzca algo. Las empresas constituyen un tipo especial de organización. En verdad, las empresas son organizaciones sociales, porque están compuestas por personas que trabajan en conjunto para alcanzar determinados objetivos. Definiéndolo mejor, diríamos que las empresas son organizaciones sociales que utilizan determinados recursos para alcanzar determinados objetivos. Las empresas explotan cierto negocio para alcanzar determinado objetivo. El objetivo puede ser el lucro o simplemente la atención de ciertas necesidades de la sociedad (como en las empresas no lucrativas), sin preocupación por el lucro. Pero las empresas siempre existen para producir algo. 1. Las empresas y sus recursos. Toda producción depende de la existencia conjunta de tres factores de producción: naturaleza, capital y trabajo, integrados por un cuarto factor denominado empresa. Para los economistas, todo proceso productivo se fundamenta en la conjunción de estos cuatro factores de producción. Cada uno de los cuatro factores de producción tiene una función específica: a) Naturaleza: es el factor que provee los insumos necesarios para la producción, como materias primas, materiales, energía, etc. Es el factor de producción se pueda realizar. Dentro de los insumos, figuran los materiales y materias primas, lo que constituye el asunto principal de este libro. b) Capital: es el factor que provee el dinero necesario para adquirir los insumos y pagar al personal. El capital representa el factor de producción que proporciona los medios para comprar, adquirir y utilizar los demás factores de producción. c) Trabajo: es el factor constituido por la mano de obra, que procesa y transforma los insumos, mediante operaciones manualmente o de maquinas y herramientas, en productos acabados o servicios prestados. El trabajo representa el factor de producción que actúa sobre los demás, esto es, que acciona y agiliza los otros factores de producción. Comúnmente se denomina mano de obra, porque se refiere principalmente al operario manual que utiliza operaciones físicas sobre las materias primas, con o sin ayuda de maquinas y equipos. d) Empresa: es el factor integrador capaz de aglutinar la naturaleza, el capital y el trabajo en un conjunto armonioso que permite que el resultado alcanzado sea mucho mayor que la sumas de sus factores aplicados al negocio. La empresa constituye el sistema que aglutina y coordina todos los aspectos de producción involucrados y logra que el resultado del conjunto supere el resultado que tendría cada factor aisladamente. Esto significa que la empresa tiene un efecto multiplicador, capaz de proporcionar una ganancia adicional, que es el lucro. Más adelante, cuando hablamos de sistemas, tendremos la oportunidad de elaborar un concepto de ese efecto multiplicador, también denominado efecto sinergético o sinergia. Actualmente, esos factores de producción acostumbran ser denominadas recursos empresariales. Un recurso es un medio a través del que la empresa realiza sus operaciones. En realidad, la empresa aplica recursos para producir bienes o servicios y obtener lucro, mediante el efecto multiplicador sinergético. Los principales recursos empresariales son: recursos materiales, recursos financieros, recursos humanos, recursos mercadotécnicos y recursos administrativos. Veamos cada uno de ellos separadamente. a) Recursos materiales: también se denominan recursos físicos y engloban todos los aspectos materiales y físicos que la empresa utiliza para producir, como edificios, construcciones, fabricas, instalaciones, maquinas, equipos, herramientas, utensilios, materias primas, materiales, etc. Constituyen un recurso empresarial que sobrepasa el concepto de factor de producción denominado naturaleza, por el hecho de ser mucho más amplio e involucrar insumos directamente relacionados con la actividad empresarial. b) Recursos financieros: constituyen todos los aspectos relacionados con el dinero utilizado por la empresa para financiar sus operaciones. Es más amplio que el factor de producción denominado capital, pues además del propio capital engloba toda forma de dinero, crédito, financiamiento, propios o de terceros, para garantizar las operaciones de la empresa. c) Recursos humanos: constituye toda forma de actividad humana dentro de la empresa. Sobrepasa el concepto de factor de producción denominado trabajo, pues mientras este se refiere específicamente a la mano de obra – la actividad manual ejercida por el hombreen el proceso productivo – los recursos humanos se refiere a toda y cualquier actividad humana, ya sea mental, conceptual, verbal, de decisión, social, como también manual. d) Recursos mercadotécnicos: constituye toda actividad volcada hacia la atención del mercado de cliente y consumidores de la empresa. Los recursos mercadotécnicos comprende todo el esquema de marketing o de comercialización de la empresa, como promoción, propaganda, ventas, asistencia técnica, etc. e) Recursos administrativos: constituyen todo el esquema administrativo y gerencial de la empresa, desde el nivel de dirección hasta la gerencia de las actividades empresariales. Cada uno de esos recursos empresariales es administrado por un organismo específico de la administración de la producción, administración financiera, administración de personal, administración mercadotecnia o comercial y administración general, respectivamente. La figura siguiente es representativa de los recursos y de su administración dentro de la empresa. De acuerdo con esta visión, existen cinco áreas principales dentro de la empresa: a) Producción u operaciones: es el área que procesa las materiales y materias primas y las transforma en productos acabados o en servicios prestados. En las empresas industriales la producción se realiza dentro de la fabrica o del taller, mientras que en las empresas prestadoras de servicio, la producción – denominada también operaciones – se realiza en oficinas, los aparatos de tiendas, las ventanillas, agencias bancarias, en el área de los supermercados o centros comerciales, etc. b) Finanzas: es el área que administra el dinero de la empresa, ya sea en forma de caja, movimientos bancarios, créditos, financiamiento, etc. c) Personal: es el área que cuida de los recursos humanos empleados en la empresa. d) Mercado: es el área que generalmente recibe el nombre de marketing o comercialización y que se ocupa de la colocación de los productos o servicios producidos por la empresa en el mercado de cliente o consumidores. e) Empresa: es la administración general, que constituye la alta dirección de la empresa, que tiene a su director general en la cúpula. En área de administración de materiales, como veremos más adelante, forma parte de la administración de la producción. En otras palabras, la administración de materiales acostumbra a ser situada como una especialidad de la administración de la producción, puesto que los materiales y materias primas también son incluidos entre los recursos materiales. En el transcurso de este libro, abordaremos una parte de los recursos materiales y dejaremos de lado otra parte de ellos, como edificios, fabricas, talleres, oficinas, ventanillas, de atención al público, maquinas, equipos, herramientas, utensilios, etc. Dedicaremos nuestra atención específicamente a los materiales. Pero antes, veremos cómo los materiales son administrados dentro de los sistemas de producción de las empresas. 2. Las empresas como sistema abiertos. Sistemas es un conjunto de partes interrelacionadas que existe para alcanzar un determinado objetivo. Cada parte del sistema puede ser un organismo, un departamento o un subsistema. Todo sistema está, por lo tanto, constituido por varios subsistemas, los cuales pueden recibir diferentes denominaciones. Por otro lado, todo sistema es parte integrante de un sistema mayor (macrosistema o suprasistema). De acuerdo con el punto de vista que se adopte, una empresa puede ser considerada un sistema compuesto por varios sistemas (departamentos, divisiones o secciones) y, a su vez, integrar un macrosistema (la sociedad en la cual se inserta). Así, cualquier sistema puede ser considerado un subsistema de un sistema o un macrosistema constituido por varios sistemas, de acuerdo con el interés del punto de vista. En realidad las empresas, así como todos los organismos vivos, funcionan como sistemas. Los sistemas viven en ambientes o medios. Ambiente es todo aquello que envuelve externamente al sistema. Todo sistema presenta los siguientes componentes: entrada, procesador, salida y retroacción o retroalimentación. Veamos lo que significan esos componentes del sistema. a) Entradas: constituyen toso aquello que ingresa al sistema y que provienen del ambiente. Las entradas (inputs) son los insumos que el sistema obtiene del ambiente para poder funcionar. Los principales ejemplos de entradas son: energía, información, materias primas, o sea, todo y cualquier recursos que alimenta el sistema. b) Procesador: es el procesamiento (throughput) o transformación que el sistema realiza sobre las entradas para proporcionar las salidas. El procesador es el funcionamiento interno del sistema. En el procesador trabaja varios subsistemas dentro de relaciones de interdependencia. c) Salida: constituyen todo aquello que sale del sistema hacia el ambiente. Las salidas (outputs) son los resultados o productos del sistema que son colocados en el ambiente. Los principales ejemplos de salida son: los productos acabados o servicios prestados que la empresa ofrece al ambiente, las ganancias de las operaciones y los impuestos pagados al gobierno, o sea, todo a cualquier recurso que la empresa produce como resultado del procesamiento o de sus operaciones. d) Retroalimentación o retroacción: es la influencia de las salidas del sistema sobre sus entradas, para ajustarlas o regularlas al funcionamiento del sistema. La retroacción (feedback) o retroalimentación es un mecanismo de equilibrio para que el sistema pueda funcionar dentro de ciertos límites. Así, existen dos tipos de retroacción: la positiva y la negativa. La retroacción positiva acelera o aumentas las entradas para equilíbralas con las salidas, cuando estas son mayores. Es el caso en que las ventas crecen, por lo cual se deben aumentar los suministro para ajustar las ventas. La retroacción negativa retarda o disminuye las entradas para equilibrarlas con las salidas cuando estas son menores. Es el caso en que las ventas caen, por lo cual deben aumentarse los suministros para ajustar las ventas. Así, las empresas actúan como sistemas, ya que obtienen del ambiente los recursos necesarios para su funcionamiento, los procesan a través de sus subsistemas y devuelven al ambiente los productos o servicios para su utilización. A medida que la empresa coloca en el ambiente los resultados de sus operaciones, se produce la retroalimentación para regular las entradas a las salidas, para mantener el sistema en equilibrio constante. Los sistemas pueden clasificarse en dos tipos básicos: los sistemas abiertos o cerrados. Los sistemas cerrados funcionan dentro de relaciones predeterminadas de entradas salidas (causa y efecto o estimulo y reacción) y mantiene un intercambio también predeterminado con el ambiente externo. Determinadas entradas producen determinadas salidas, como es el caso de las maquinas y equipos: un volumen de entradas de materias primas produce una cantidad de salida de productos acabaos: un determinado voltaje de entrada produce una determinada salida de tantas rotaciones por minuto del motor. Por eso, los sistemas cerrados también se denominan sistemas mecánicos o determinanticos, pues sus relaciones de entradas / salidas pueden ser expresadas mediante ecuaciones matemáticas. Además, los sistemas cerrados tienen pocas entradas y pocas salidas, las que son bien conocidas y determinadas. Todos los mecanismos tecnológicos (la computadora, la maquina, el motor, etc.) son sistemas cerrados o mecánicos. Otro aspecto muy conocido de estos sistemas es que ellos alcanzan sus objetivos de una manera única y exclusiva. La tecnología procura hacer que esa sea la mejor manera posible. Los sistemas abiertos son muchos más complicados. Funcionan dentro de relaciones de entradas y de salidas (relacionadas de causa y efecto o estimulo y reacción) desconocidas o indeterminadas y mantienen un intercambio intensa, complejo e indeterminado con el ambiente externo. Los sistemas abiertos tienen una infinidad de entradas y salidas que no son bien conocidas ni determinadas, lo que provoca la complejidad y la dificultad de graficar el sistema. Por eso, los sistemas abiertos también se llaman sistemas orgánicos o probabilísticos, pues sus relaciones de entrada y salidas están sujetas a la probabilidad y no a la certeza. Todos los sistemas vivos (los seres humanos, los organismos vivos, las empresas, las organizaciones sociales, etc.) son sistemas abiertos. Otro aspecto importante de los sistemas vivos es que ellos pueden alcanzar sus objetivos de diferente manera. Es lo que los biólogos denominan equifinalidad. La equifinalidad muestra como los sistemas abiertos son flexibles y adaptables a diferentes circunstancias ambientales. En todos sistemas, las salidas de cada subsistema constituyen las entradas de otros subsistemas, de modo que cada subsistema depende de los demás. Las entradas de un subsistema dependen de las salidas de otros subsistemas, y así sucesivamente. Estas interrelaciones de salida / entradas entre las partes son las comunicaciones o interdependencias que existen dentro del sistema. En todo sistema, hay una compleja red de comunicaciones entre los subsistemas. Las interdependencias entre los subsistemas hacen que el sistema siempre funcione como una totalidad. Cuanto más intensa es la red de comunicaciones, tanto más cohesionado será el sistema, al punto de que su funcionamiento total es mayor que las suma de sus partes. Es lo que se denomina sinergia. La sinergia es un efecto multiplicador, en que las partes (los subsistemas) se ayudan mutuamente para que el resultado global sea amplificado. Por otro lado, cuanto más frágil sea la red de comunicaciones mas disgregado es el sistema, hasta el punto que su funcionamiento global es menor que la suma de sus partes. Es lo que se denomina entropía. La entropía es un efecto de perdida en las interrelaciones entre las partes, que provoca que el resultado global sea mucho menor que la suma de las partes. Además, la entropía logra que el sistema se desintegre gradualmente, ya que pierde energía y sustancia. Las empresas constituyen sistemas abiertos en constante y complejo intercambio con su ambiente externo. Las empresas obtienen recursos del ambiente a través de sus entradas, procesan y transforman esos recursos internamente y devuelven al ambiente, a través de sus salidas, el resultado de ese procesamiento y transformación. La relación de entrada y salida indica la eficiencia del sistema. Esto significa que cuando mayor es el volumen de entradas, tanto más eficiente será el sistema. Por otro lado, la eficacia del sistema reside en la relación entre sus salidas y los objetivos que el sistema pretende alcanzar. Esto significa que mientras sus salidas o resultados alcancen más los objetivos propuestos, tanto más eficaz será el sistema. En uno de los primeros libros de esta colección diferenciamos eficiencia de eficacia. Eficiencia significa la utilización adecuada de los recursos empresariales, mientras que la eficacia es el logro de los objetivos propuestos por la empresa. Vimos que la eficacia está ligada a los medios, métodos, normas, procedimientos, programas – mientras que la eficacia está ligada a los fines, objetivos que se pretenden alcanzar. La eficiencia reside en hacer las cosas correctamente, mientras que la eficacia radica en hacer las cosas que son importantes para alcanzar los objetivos propuestos. Vimos que no siempre la eficiencia y la eficacia caminan juntas. Eficiencia Importancia de los medios; Preocupación por los métodos, normas y procedimientos; Mejor aplicación de los recursos; Ejecución correcta de las tareas; Resolución de problemas; Jugar bien futbol; Rezar mucho. Eficacia Importancia de los fines; Preocupación por los resultados finales; Mejor alcance de los objetivos: Ejecución de las tareas importantes; Alcance de los objetivos; Ganar el partido y marcar goles; Ir al cielo. Una empresa puede ser eficiente, pero no ser eficaz. Una empresa puede ser eficiente y puede alcanzar eficacia, aunque sería mucho mejor si estuviese acompañada de alguna eficiencia. Lo ideal es ser una empresa eficiente y eficaz al mismo tiempo. La eficiencia y la eficacia son aspectos importantes del éxito de las empresas. Las empresas exitosas son aquellas que alcanzan niveles excelentes de eficiencia y eficacia. La eficiencia y la eficacia son aspectos que deben evaluar conjuntamente el trabajo de la administración de materiales. Imaginemos una industria (empresa secundaria) que se dedica a la producción de piezas plásticas como un macrosistema. Para su funcionamiento la asisten varios sistemas: el comercial, el financiero, el humano y el de producción. Centrándonos en el sistema de producción, vamos a encontrar los siguientes subsistemas (o secciones) representados por la figura siguiente. Figura. El sistema de producción de una industria de plásticos. En el sistema de producción recién mencionado, cada subsistema tiene sus entradas y sus salidas, de tal modo que las salidas de un subsistema constituyen las entradas del subsistema siguiente y así sucesivamente. Existe una interdependencia entre los diversos subsistemas, ya que cada uno depende del otro para poder funcionar. En el ejemplo anterior, a medida que la materia prima camina de una sección a otra, es procesada y transformada, y sufre modificaciones y alteraciones como resultado del trabajo de cada sección. De la misma manera, existe interdependencia entre los diversos sistemas. La empresa, como un sistema, depende de varios sistemas, como los proveedores, para garantizar sus entradas y de otros sistemas, como los clientes y consumidores, para garantizar sus salidas. 3. Los sistemas de producción. De ahora en adelante, dejaremos de ver a la empresa como un sistema abierto y pasaremos a analizar la producción como nuestro centro principal de atención. Nos centraremos en la producción – ya no en la empresa – como un sistema en funcionamiento. Así, la producción es un sistema abierto – dentro de un macrosistema que es la empresa – constituido por entradas, procesamiento, salidas y retroalimentación. Dentro de esos sistemas interdependencias entre los subsistemas, mientras que el sistema mantiene interdependencias con os demás sistemas de la empresa. Cada empresa adopta un sistema de producción para realizar sus operaciones y producir sus productos / servicios de la mejor manera posible, con lo cual garantiza su eficiencia y eficacia. El sistema de producción es la manera por la cual la empresa organiza sus organismos y realiza sus operaciones de producción, adoptando una interdependencia lógica entre todas las etapas del proceso productivo, desde el momento en que los materiales salen de la bodega hasta llegar al depósito como productos acabados. La figura siguiente muestra es funcionamiento. Figura. Las interdependencias entre los subsistemas del sistema de producción. Para que la producción se logre, las entradas e insumos provenientes de los proveedores, que están en el ambiente externo, ingresan en el sistema de producción a través de la bodega de materias prima, y allí son guardados hasta su eventual uso para la producción. La producción procesa y transforma los materiales y materias primas en productos acabados hasta su entrega a los clientes y consumidores. La interdependencia entre la bodega, la producción y el depósito es muy estrecha, ya que cualquier alteración en uno de estos influye sobre los demás. Estos los tres subsistemas de producción íntimamente interrelacionadas e interdependientes, cuyas principales funciones son las siguientes: SUBSISTEMAS BODEGA DE MATERIAS PRIMAS SUBSISTEMAS DE PRODUCCIÓN DEPÓSITO DE PRODUCTOS ACABADOS Función principal: Recibe y guarda materias primas y las proporciona a la producción. Transforma las materias primas en productos acabados. Almacena los productos acabados y los proporciona a los clientes. Figura. La interdependencia entre los tres subsistemas del sistema de producción. Para que el sistema de producción funcione correctamente es necesario ajustar y balancear los tres subsistemas entre sí. La bodega, la producción y el depósito deben funcionar al mismo compas, al mismo ritmo. Para la finalidad de este libro, existen tres tipos de sistema de producción: producción por encargo, producción por lotes y producción continua. Cada uno de esos tipos de sistemas de producción realiza un proceso particular. Se da el nombre de proceso de producción a la secuencia de operaciones que se ejecutan para producir un determinado producto / servicio. Cada proceso de producción exige un arreglo físico específico. Arreglo físico es la disposición de las maquinas, equipos, instalaciones y personas de la mejor manera posible para realizar un trabajo. Así cada uno de los tres tipos de sistemas de producción presenta características distintas, cada cual por un proceso de producción, con un arreglo físico especifico y con una administración de materiales adecuada a sus necesidades. 4. sistemas de producción por encargo. Es el sistema de producción que se basa en el encargo o en el pedido de uno o más productos / servicios. La empresa que lo utiliza solo produce después de haber recibido el contrato o encargo de un determinado producto o servicio. En primer lugar, la empresa ofrece productos / servicio al mercado. Cuando recibe un pedido o contrato de compra, recién se prepara para producir. En ese momento, el pedido hecho por el cliente o el contrato sirve de base para la elaboración del plan de producción, esto es, para la planeación del trabajo que será realizado. a) Plan de producción. El plan de producción del sistema de producción por encargo implica: 1. Relación de las materias primas necesarias para la producción del producto / servicio encargado por el cliente, dividida por artículos y cantidades. 2. Relación de la mano de obra necesaria para la ejecución de los trabajos, dividida por el número de horas de trabajo de cada operario. 3. Proceso de producción para la ejecución del encargo, detallando la secuencia operacional de las actividades de las maquinas y de la mano de obra involucradas. El sistema de producción por encargo se utiliza para la producción de navíos, generadores, motores de gran tamaño, aviones, locomotoras, construcción civil e industrial, confecciones a la medida, etc. La empresa solamente produce después de recibir el contrato o pedido de venta de sus productos / servicios. Es el encargo o pedido lo que va a definir como se realiza la producción. El ejemplo más simple de producción por encargo es la del taller o de la producción unitaria. Es el sistema en el cual la producción por encargo es la del taller o de la producción unitaria. Es el sistema en el cual la producción se hace por unidades o por pequeñas cantidades previamente encargadas, cada producto a su tiempo, modificado o medida que se realiza el trabajo. El proceso de producción es manufacturero y artesanal: requiere operarios con habilidades manuales, e involucra lo que se llama operaciones de mano de obra intensiva, es decir, mucha mano de obra y mucha actividad artesanal. Es el caso de electricistas, soldadores, carpinteros, mueblistas, plomeros, encargados de herramientas, tomeros, mecánicos, etc., disponibles para la construcción de un barco, o del equipo de propaganda de una agencia o del equipo médico de un hospital. Cada producto tiene una fecha definitiva de entrega, conforme los plazos definidos en el contrato. El proceso de producción es poco esquemático y poco autorizado. Cada producto es un producto grande y único, como un navío, un edificio, una fabrica, una hidroeléctrica, por ejemplo. Hay procesos menores, como el taller de propaganda, el hospital con su equipo médico o el pequeño taller mecánico que arregla automóviles, cada producto exige un taller base, en el cual se realiza el trabajo. Es el caso del taller mecánico para los automóviles; del terreno de obras para la construcción civil, del patio de construcción para los navíos; del equipo de trabajo para la empresa que es atendida por la agencia de propaganda; del equipo médico para el paciente que se interna en el hospital. b) Arreglo físico El arreglo físico típico del sistema de producción por encargo se concentra en el producto. Como el producto es de gran tamaño y de construcción relativamente lenta, todas las maquinas y equipos se colocan alrededor del producto y todos los materiales necesarios se almacenan cerca del producto. El arreglo físico característico es el del producto como centro de todas las operaciones, ya sea en el taller base, en el terreno de obras, en el astillero, etc. c) Previsibilidad de la producción El sistema de producción por encargo dificulta la previsibilidad de la producción, pues cada producto / servicio exige un trabajo especifico que es diferente de los demás productos y que es complejo y lento. Cada producto exige un plan de producción específico. El sistema de producción por encargo requiere un grupo de administradores y especialista competentes como supervisores del taller base, capaces de asumir solos todas las actividades de cada contrato o pedido, como la supervisión de la producción, la mano de obra, los materiales, etc. El éxito de la producción, por encargo depende mucho de la capacidad del administrador o especialista encargado de cada contrato o encargo. La eficiente construcción del edificio depende mucho de la capacidad del ingeniero de obras, así como la atención de la empresa - cliente depende mucho del supervisor de cuentas de la agencia de propaganda, y la atención del paciente dependiendo mucho del médico jefe del equipo hospitalario. Es importante que el plan de producción sea bien comprendido por los especialistas que deberán ejecutarlo en la práctica. 5. sistemas de producción por encargo. Es el sistema de producción que se utilizan las empresas que producen una cantidad limitada de un tipo de producto / servicio por vez. Esa cantidad limitada se llama lote de producción. Cada lote de producción se calcula para atender a un determinado volumen de ventas previsto para cierto periodo. Terminado un lote de producción, la empresa inicia luego, o más adelante, otro lote, y así sucesivamente. Cada lote recibe una identificación, como un número o código. Además, cada lote exige un plan de producción específico. a) Plan de producción El plan de producción del sistema de producción por lotes se realiza anticipadamente en relación a las ventas, esto es, la empresa produce previamente cada lote para aprovechar al máximo sus recursos y lo coloca a disposición del área de ventas para entregarlo a los clientes a medida que se efectúan las ventas. En algunas industrias, el plan de producción permite que sean procesados simultánea y paralelamente varios lotes de producción, algunos en el inicio, otros en el medio, mientras que otros finalizan. El sistema de producción por lotes lo utilizan industrias textiles, de cerámica, de electrodomésticos, de motores eléctricos, de juguetes, etc. La fábrica es capaz de producir productos con diferentes características. La industria textil, por ejemplo, es capaz de producir una extensa variedad de tejidos con diferentes patrones y características. Cada tipo de tejido se produce en un lote de producción, al fin del cual se interrumpe para comenzar el lote siguiente, que será un tejido diferente. El tejido anterior se producirá o no en algún lote futuro, según el éxito de las ventas. b) Arreglo físico El arreglo físico de las empresas que producen por lote se caracteriza por maquinas agrupadas en baterías del mismo tipo. El trabajo pasa de una batería de maquinas a otras intermitentemente en lotes de producción. Cada batería de maquinas constituyen un departamento o sección. Generalmente existe falta de equilibrio en la capacidad de producción de los diferentes departamentos involucrados. Esto significa que cada departamento tiene una capacidad de producción que no siempre es igual a la de los demás departamentos de la empresa, lo cual genera embotellamiento de producción. c) Previsibilidad de la producción La producción por lotes exige un plan de producción bien hecho y capaz de integrar nuevos lotes de producción a medida que otros sea completados. El plan de Producción debe ser constantemente replanteado y actualizado. El éxito del proceso de producción depende directamente de la forma de diseñar el plan de producción. 6. sistemas de producción por lotes. El sistema de producción continua lo utilizan las empresas que producen un determinado producto sin modificaciones por un largo periodo. El ritmo de producción es rápido y las operaciones se ejecutan sin interrupción o cambio. Como el producto es siempre el mismo a lo largo del tiempo y como el proceso productivo no sufre alteraciones, el sistema puede ser perfeccionado continuamente. SISTEMA DE PRODUCCIÓN PLAN DE PRODUCCIÓN ARREGLO FISICO PREVISILIDAD DE LA PRODUCCIÓN Producción por encargo. Cada producto exige un plan De producción especifico. Maquinas, personas y equipos se ubican alrededor del producto. Poca previsibilidad de la producción. Producción por lotes. Cada lote exige un plan de producción específico. Maquinas, equipos y personas se acomodan secuencialmente. Razonable previsibilidad de producción. Producción continúa. El plan de producción se hace para un periodo anual Maquinas, equipos y personas se acomodan definitivamente. Previsibilidad total de la producción.
