FONDO DE EMPLEADOS DEL BANCO DE LA NACIÓN DIRECTIVA INTERNA DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS - DPA Visado por: Jefe de la Unidad De Legal Visado por: Jefe de la Unidad de LogísticaMantenimiento Sello y Firma Sello y Firma Código: 001 - ULM Fecha: 27/03/2019 Aprobado por: GERENCIA Sello y Firma La presente Directiva de Procedimientos Archivísticos, en adelante identificada con las siglas DPA, es un documento de trabajo para la gestión de archivos que ha sido elaborado de acuerdo a las necesidades y requerimientos del Fondo de Empleados del Banco de la Nación – FEBAN. Su desarrollo se sustenta en los siguientes procesos: 1. 2. 3. 4. 5. Organización de documentos Descripción documental Selección documental Conservación de documentos Servicios archivístico Asimismo, este documento de trabajo para la gestión de archivos detalla de manera específica las etapas y acciones a realizar en los diferentes niveles de archivo (Archivo de gestión, archivo periférico y archivo central) del FEBAN, así como el diseño de flujo gramas para su mejor entendimiento. De igual manera, presenta una serie de formatos y tablas elaborados para fines pertinentes. Este documento para la gestión de archivos, está dirigida a todo el personal que labora en los archivos de la institución y unidades o secciones que intervengan en los procesos archivísticos y el cumplimiento de la misma será de beneficio mutuo para la institución, porque permitirá uniformizar criterios en materia de gestión de archivos, además de mantener una buena organización de los documentos y una correcta administración del Acervo Documental existente en el FEBAN; garantizando con ello el fácil acceso a la información, la ubicación exacta de la documentación y la conservación del patrimonio documental de la institución. Esto en concordancia con la normativa legal de la Ley de Protección de Datos Personales 1 (Ley N° 29733), las Normas Técnicas del Sistema Nacional de Archivos (R.J. Nº073-85-AGN-J), y Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación (Ley Nº19414). 1 OBJETIVOS Establecer normas y procedimientos archivísticos que permitan el desarrollo para la administración de archivos y su organización, descripción, selección, conservación documental y servicios archivísticos. Brindar de manera oportuna servicios de información a la institución y a los usuarios internos y externos de acuerdo a las normas internas del FEBAN. Implementar una red, equipos de cómputo y escaneo para un eficiente servicio de información a todas las áreas de la institución en tiempo real. Uniformizar criterios para la organización de documentos en los archivos de la institución Mantener organizada la documentación de forma íntegra, como producto de las actividades y funciones de la institución, para su ubicación exacta y una recuperación inmediata de la información. Garantizar el control del patrimonio documental Custodiar la integridad física del patrimonio documental de la institución adoptando medidas de conservación para aquellos documentos de valor permanente y permitir la eliminación periódica de documentos innecesarios Programar la calendarización y criterios claros para la transferencia documental anual en los diferentes niveles de archivo. Utilizar de forma adecuada el espacio físico, el mobiliario y los equipos disponibles en cada nivel de archivo (archivo de gestión, archivo periférico y archivo central). 2 ALCANCE La presente Directiva de Procedimientos Archivísticos será de aplicación en todos los niveles de archivos del FEBAN, que remitan su documentación interna para la custodia y conservación en el archivo central de la institución, bajo responsabilidad de sus respectivos jefes de unidades o sesiones y del jefe de la Unidad de Logística- Mantenimiento. 3 ADMINISTRACION DE ARCHIVOS La administración de archivos, es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos, su función está orientada a la gestión de los documentos desde su elaboración hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital. 4 RESPONSABILIDADES GENERALES DEL ÁREA DE ARCHIVO CENTRAL 1. Establecer condiciones y espacios adecuados para la implementación de un archivo central para la institución. 2. Establecer en las áreas del archivo central del FEBAN, los espacios de trabajo (áreas de repositorios y área de gabinete). 2 3. Definir la constitución de los niveles de archivo del FEBAN (archivo de gestión, archivo periférico y archivo central) 4. Implementar un adecuado mobiliario archivístico (estantes o anaqueles) los cuales deben ser preferentemente de metal. 5. Contar con el personal idóneo y capacitado para las labores archivísticas, quienes serán los responsables de los procedimientos y las tareas diarias del archivo central. 6. Establecer responsables o coordinadores en los archivos de gestión de cada unidad 5 GENERALIDADES 1. Los archivos de la institución estarán constituidos por: ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO PERIFERICO Responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional. Responsable de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y archivos periféricos. Intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con las jefaturas involucradas. Siendo parte anexa del archivo de gestión de cada unidad, este nivel de archivo tiene la función de descongestionar el volumen documental generado en cada archivo de gestión. Responsable del mantenimiento, conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión de cada unidad. Responsable de la transferencia a los diferentes niveles de archivo, vencidos los plazos y periodos de retención que establece la tabla de retención de documentos (TRD). 3 ARCHIVO DE GESTION Responsable de la organización, conservación y uso de la documentación recibida o producida por una entidad interna o externa. Responsable de transferir su documentación al archivo central una vez cumplida su retención en su respectiva área. 2. Los archivos de gestión del FEBAN, dependerán técnica y normativamente del Archivo Central. PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS 1 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 1.1 CONCEPTO La organización de documentos es un proceso archivístico que comprende un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar y/o numerar los documentos del FEBAN. 1.2 FINALIDAD 1. Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos en los archivos de gestión del FEBAN. 2. Mantener organizada la documentación de manera íntegra, como resultado de las actividades y funciones de la institución. 3. Facilitar la ubicación de documentos para la recuperación inmediata de la información. 1.3 FUNCIONES PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS A) ARCHIVOS DE GESTIÓN 1. Los archivos de gestión son unidades administrativas productoras y acopiadoras de la documentación que resulten de sus propias funciones o competencias. 2. Esta responsabilidad estará a cargo del jefe de cada unidad, el cual velará por la conformación de los documentos administrativos desde su inicio hasta el final de su tramitación y archivamiento. 3. El jefe de la unidad será el responsable de la organización, conservación y uso de la documentación recibida o producida por el FEBAN, además de la transferencia al Archivo Central. 4 4. El responsable del manejo del archivo de gestión deberá clasificar la documentación teniendo en cuenta las series documentales de la oficina, es decir al conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad. De esta manera, cada documento debe tener cabida en alguna de las series documentales de la oficina, no permitiéndose conformar grupos de “documentos varios”. 5. Establecida la serie documental, el responsable del manejo del archivos de gestión, deberá registrar la serie documental en el Cuadro de Clasificación de DocumentosCCD (ver Anexo 01). 6. El responsable del manejo del archivo de gestión, ordenará la documentación una vez separada en series y por tipo documental que se presente, luego identificará una secuencia lógica mediante un sistema numérico y/o cronológico. 7. El responsable del manejo del archivo de gestión, procederá a colocar la signatura a cada unidad de archivamiento (en la parte del lomo del libro o archivador de palanca según fuera el caso), es decir el nombre de la serie y tipo documental identificado, asimismo tendrá en cuenta la foliación de cada pieza documental que conforma cada unidad de archivamiento y la codificación de la misma utilizando el sistema numérico simple o alfabético o la combinación de ambos (alfa numérico) en forma consecutiva (a manera de rótulo) para su posterior transferencia al archivo central de la institución por ejemplo: (EL FONDO) UNIDAD DE LOGISTICA (LA UNIDAD) SECCION DE COMPRAS (LA SECCION) CORRESPONCIA (SERIE) OFICIOS EMITIDOS (TIPO DOCUMENTAL) TOMO 1 001-150 (CORRELATIVO DE OFICIOS) Junio (MES) 5 2011 (AÑO) B) ARCHIVO PERIFÉRICO 1. Se creará cuando la complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física de las unidades de la institución así lo requieran. 2. Descongestionará y acopiará el volumen documental producido por la unidad, de manera temporal, según los plazos establecidos en la Tabla General de Retención de Documentos- TGRD (ver Anexo 2). 3. Será responsable del mantenimiento y el uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión. 4. Tendrá a su cargo la transferencia al Archivo Central previa coordinación. C) ARCHIVO CENTRAL 1. La organización de los documentos en el Archivo Central se regirá respetando el principio archivístico de orden original y el principio de procedencia. De acuerdo a dichos principios, la aplicación de los procesos archivísticos a los documentos respetará la unidad de origen de los mismos y mantendrá el orden que se les otorgó en ella. 2. El responsable del Archivo Central deberá clasificar, ordenar y signar (darle una ubicación topográfica) la documentación por unidades y secciones en las estanterías y de acuerdo con el cuadro de clasificaciones del fondo documental de la institución. 3. El personal responsable del Archivo Central, deberá validar e ingresar toda la información recibida y transferida de las unidades en una base de datos para facilitar la búsqueda y ubicación y brindar un servicio rápido de información a los usuarios. 4. El responsable del Archivo Central, deberá revisar periódicamente el cuidado y conservación física e integra de la documentación existente en el Archivo Central mediante la limpieza permanente, los deshumecedores, detectores de humo y los extintores contra incendio. 5. El Archivo Central será responsable de monitorear y actualizar los documentos de gestión archivísticos, así como la de sugerir la eliminación de la documentación innecesarios. 6. Organizar la documentación sobre la base de la estructura orgánica y funcional de cada unidad. 7. Respetar los principios de procedencia y orden original. 8. Elaborar las series documentales de la oficina las cuales darán origen al cuadro de clasificaciones de cada unidad, para ello se establecerá en el formato siguiente (ver Anexo 01) 6 Ejemplo: CUADRO DE CLASIFICACION DE DOCUMENTOS – CCD 1- UNIDAD: LOGISTICA 2- SECCION:…………………………………………………….. 3- CODIGO DE CENTRO DE COSTO: ……………………… 4- CODIGO DE LA SERIE 5. TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL ULOG/001 ULOG/002 2 6. SUB-SERIE ORDEN DE COMPRA CORRESPONDENCIA MEMORANDUM OFICIOS CARTAS NOTAS FAX DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 2.1 CONCEPTO La descripción es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos, con la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos. Dichos instrumentos ayudarán a conocer, localizar y controlar los fondos documentales de toda la institución 2.2 FINALIDAD 1. Facilitar la localización de los documentos. 2. Garantizar el control del patrimonio documental de la institución. 3. Brindar un eficaz y eficiente servicio de información, a raíz del registro del mismo en una base de datos para su consulta. 2.3 FUNCIONES PARA LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL A) ARCHIVOS DE GESTIÓN 1. Siendo los archivos de gestión unidades administrativas productoras y acopiadoras de la documentación que resulten de sus propias funciones o competencias, éstas realizarán el registro de la documentación en inventarios descriptivos destinados para propósitos de futuras transferencias (ver Anexo 3). 2. En los archivos de gestión, la secretaria o encargado del manejo del archivo registrará los caracteres internos y externos más relevantes de cada pieza 7 documental que conforme las series de su unidad o en su defecto adecuará a la naturaleza de los mismos, a los formatos establecidos por el Archivo Central (instrumentos descriptivos) para una buena descripción. 3. El responsable del manejo del archivo de gestión, mantendrá actualizada sus formatos de instrumentos descriptivos las cuales les servirán para sus transferencias anuales. B) ARCHIVO CENTRAL 1. El Archivo Central se encargará de elaborar los instrumentos descriptivos básicos: Inventario General de Documentos, Inventario de Transferencia de Documentos e Inventario de Eliminación de Documentos, necesarios y de uso permanente en los archivos de gestión. 2. El Archivo Central actualizará los diversos auxiliares o instrumentos descriptivos básicos, teniendo en cuenta las características particulares de los documentos y los requerimientos de los servicios de información de cada unidad. 3 SELECCIÓN DOCUMENTAL 3.1 CONCEPTO La selección documental, es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada unidad para determinar sus periodos de retención en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos (PCD). El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retención para la transferencia y/o eliminación de todas las series documentales de cada unidad. 3.2 FINALIDAD 1. 2. 3. 4. 3.3 Garantizar la conservación de los documentos de valor permanente. Permitir la eliminación periódica de los documentos innecesarios. Programar la transferencia de documentos de acuerdo a su ciclo vital. Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacio, equipo, material y personal de los archivos de las unidades. FUNCIONES PARA LA SELECCIÓN DOCUMENTAL A) ARCHIVOS DE GESTIÓN 1. Realizar el proceso de selección documental en los archivos de gestión en coordinación con el personal del Archivo Central (para ello se designará responsables por cada unidad). 2. Analizar si la documentación es necesaria para la protección de los derechos civiles, financieros, jurídicos u otros derechos de las personas o del FEBAN. 3. Analizar las series documentales de cada unidad teniendo en cuenta su valor administrativo, jurídico, económico, científico, histórico, cultural e informativo, para determinar sus periodos de retención. 8 4. Considerar la frecuencia de consulta. 5. Determinar los periodos de retención (en términos de tiempo) y los valores (permanentes y temporales) de las series documentales de cada unidad en los formatos establecidos para este propósito. 6. Las oficinas de gestión no deberán incluir al momento de la selección material publicitario como revistas, boletines, dípticos, trípticos y otros. Estos deben ser retirados en su momento para no ser incluidos como parte del fondo documental de la institución. B) ARCHIVO CENTRAL 1. Proponer la conformación del Comité Evaluador de Documentos (CED), de la institución. 2. Identificar y valorar, como una segunda revisión en la selección documental, las series documentales teniendo en cuenta los criterios de valoración: administrativo – jurídico, económico, científico, histórico e informativo para determinar los periodos de retención. 3. Formular en coordinación con los archivos de gestión, un cronograma anual de transferencia de documentos (ver anexo 8), para los diferentes niveles de archivos (según sea el caso) de la institución. 4. Elaborar en coordinación con las unidades involucradas, el cronograma anual de documentos a eliminarse de acuerdo a los plazos de retención establecidos. 5. Formular el Programa de Control de Documentos (PCD), el cual es un instrumento de gestión archivística que está compuesto por los siguientes documentos: inventario de las series documentales, tabla general de retención de documentos e índice alfabético. El mismo que será evaluado por el Comité Evaluador de Documentos (CED) en términos de retención y valoración y posteriormente, aprobado por la Gerencial. 6. Actualizar de manera periódica (anualmente), Programa de Control de Documentos (PCD), a través de la información proporcionada en los archivos de gestión. 7. Verificar la existencia y cumplimiento sobre Selección Documental, Programa de Control de Documentos, Cronograma Anual de Transferencia de Documentos y Cronograma Anual de Documentos a Eliminarse. 4 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 4.1 CONCEPTO La transferencia de documentos se desarrolla como un sub proceso archivístico que consiste en el traslado físico de la documentación de un archivo de gestión o periférico de las unidades al Archivo Central, una vez que estos han cerrado su trámite administrativo y han cumplido su tiempo de retención establecido en la Tabla General de Retención de Documentos (ver modelo Anexo 2). 4.2 FINALIDAD 9 Establecer los criterios correctos para la transferencia de los documentos provenientes de los archivos de gestión y periféricos de las unidades al Archivo Central del FEBAN. 4.3 FUNCIONES PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS A) ARCHIVO DE GESTION 1. Designar al responsable encargado de llevar a cabo las acciones que correspondan para la correcta transferencia de documentos. 2. El archivo de gestión es el responsable de la organización, conservación y uso de la documentación recibida o producida por la unidad y de transferirla de manera correcta al Archivo Central. 3. Deberá realizar el trabajo de depuración de su documentación, es decir eliminarán folletos, boletines, revistas, trípticos, dípticos, folios en blanco, copias, fotocopias y publicaciones, los cuales no son objeto de foliación ni forman parte del documento al momento de la transferencia. 4. Durante la transferencia de documentos y su posterior conservación en el Archivo Central, deberán utilizarse tapas, contratapas, cajas archiveras u otros que la institución designe, las cuales deberán ser rotuladas con los datos de la documentación a transferir (estos materiales y los formatos de los rótulos serán proporcionadas por el Archivo Central). 5. Para el caso de las unidades que mantienen y conservan su documentación en forma de libros empastados con tapa dura (unidad de archivamiento) debidamente rotuladas, también deberán utilizar las cajas archiveras durante la transferencia de documentos (estos materiales y los formatos de los rótulos serán proporcionadas por el Archivo Central). 6. Verificar que las unidades de archivamiento que contengan la documentación, no exceda los doscientos cincuenta (250) folios y que además el volumen documental lo permita, tratando siempre de conservar su unidad de información. 7. Verificar que la documentación a transferir debe estar inactiva; es decir haber finalizado su trámite administrativo, y que además su antigüedad supere el plazo establecido según la tabla de retenciones y ordenados de forma tal que el documento que da inicio al expediente sea el 1º folio y el último documento generado, el último folio. 8. El responsable del manejo del archivo de gestión, realizará ante la jefatura de su unidad, la gestión de documentos de los procedimientos a realizar, como las transferencias a los diferentes niveles de archivo, habilitándosele para ello los documentos archivísticos respectivos por parte del Archivo Central. B) ARCHIVO CENTRAL 1. Elaborará, comunicará y actualizará anualmente el cronograma de transferencia de documentos al Archivo Central para todas las unidades del FEBAN. 2. El Archivo Central, solicitará información a cada unidad sobre el estado de la documentación a transferir para su traslado en la fecha correspondiente. 10 3. Supervisará que los documentos a transferir sean series definidas dentro del cuadro de clasificaciones de la unidad. 4. El Archivo Central supervisará que la transferencia de documentos no tenga ninguna observación, es decir que los formatos de inventarios y la documentación en físico estén correctamente realizados, de lo contrario tendrán que ser subsanadas por el responsable del archivo de gestión de la unidad. 5. El responsable del Archivo Central recepcionará la transferencia y el ingreso de las cajas archiveras que contienen la documentación al Archivo Central, junto con la documentación de sustento: documento que autoriza la transferencia, formato e inventarios de transferencia (ver Anexo 3). 6. El responsable del Archivo Central verificará y validará los inventarios de transferencia y la documentación física remitida por la unidad en atención, para su posterior otorgamiento de conformidad y dar por culminado la actividad. 7. La transferencia de documentos será supervisado por personal autorizado de las partes involucradas para su coordinación mutua. 8. El Archivo Central deberá contar con un cronograma anual de transferencia donde se asignará a cada unidad las fechas en las que efectuarán la transferencia de los documentos (Ver Anexo 4). 5 ELIMINACION DE DOCUMENTOS 5.1 CONCEPTO La eliminación de documentos se desarrolla como un sub proceso archivístico que consiste en identificar aquellos documentos innecesarios que ya cumplieron su utilidad administrativa y superaron su periodo de retención establecido en la Tabla General de Retención de Documentos y queda listo para ser eliminados en el Archivo Central. 5.2 FINALIDAD 1. Garantizar la adecuada eliminación de documentos innecesarios en los archivos de la institución. 2. Descongestionar de manera dinámica y progresiva los repositorios de los archivos de la institución. 3. Establecer criterios uniformes para la eliminación de documentos dentro de los archivos de la institución. 4. Asegurar el uso racional de recursos, equipos, mobiliario y espacios físicos dentro de los archivos de la institución. 5.3 REQUISITOS PARA LA ELIMINACIÓN 1. La documentación a eliminar debe estar clasificada correctamente, es decir dentro de la serie que le corresponde. 2. Se debe contar con un Programa de Control de Documentos (PCD). 3. Se debe contar con los inventarios de eliminación correctamente registrados, es decir que este último debe coincidir con la documentación física a eliminar (según modelo del Anexo 5). 11 4. La documentación debe haber cumplido su periodo de retención, es decir debe haber superado y culminado su periodo de custodia en el archivo de gestión, archivo periféricos y Archivo Central. 5. La documentación a eliminar debe ser transferida al Archivo Central, dentro de los plazos establecidos en el cronograma de transferencia para cumplir con este propósito. 6. Constituir un Comité Evaluador de Documentos (CED) el cual estará formado por jefaturas que la Gerencia nombre. 5.3.1 FUNCIONES PARA LA ELIMINACION DE DOCUMENTOS A) ARCHIVO CENTRAL 1. Siendo la eliminación de documentos, una acción única que implica responsabilidad funcional y administrativa para que su ejecución se de manera diligente. Esta responsabilidad será ejecutada por la Jefatura de la Unidad de LogísticaMantenimiento con el apoyo del Archivo Central del FEBAN (área la cual depende directa y funcionalmente). 2. El Archivo Central del FEBAN, en el ámbito de sus competencias, son los únicos facultados en proponer la eliminación de documentos al Comité Evaluador de Documentos (CED) de la institución. 3. El Archivo Central en coordinación con la unidad responsable de los documentos deberán identificar y separar la documentación a eliminar según el PCD para luego elaborar su inventario respectivo. 4. EL Archivo Central tendrá la tarea de vigilar, monitorear, verificar y dar seguimiento a la eliminación de documentos hasta su destrucción. 5. El Archivo Central garantizará la eliminación de documentos de las series con periodo de retención vencido, de acuerdo al Programa de Control de Documentos vigente. 6. La Unidad de Logística- Mantenimiento, por ser la Jefatura la cual depende el Archivo Central, coordinará la solicitud de autorización para la eliminación de documentos ante Comité Evaluador de Documentos (CED) de la institución. 7. La Unidad de Logística- Mantenimiento coordinará el destino de la documentación a eliminar según el acuerdo tomado con el Comité Evaluador de Documentos (CED), es decir la forma de la entrega (donación o venta) y su destrucción (triturado, solución que borra la información, incineración, etc.). 8. Se entregará a las áreas involucradas del FEBAN las evidencias (imágenes y videos) de la eliminación de documentos llevada a cabo por la entidad beneficiaria. 9. La entidad beneficiaria deberá contar con sus respectivos registros al día, garantizando con ello la confidencialidad y seguridad de los datos a destruir. 10. La Unidad de Logística- Mantenimiento con el apoyo del Archivo Central del FEBAN, coordinará con la Unidad de Seguridad para el retiro de la documentación a eliminar. 11. El Archivo Central, una vez concluida la eliminación de documentos, solicitará y conservará como documento de gestión la copia del acta de conformidad de eliminación de documentos (ver anexo 6 y 7) suscrito entre la Jefatura de la Unidad de Logística- Mantenimiento y a la unidad involucrada en este sub proceso. 12 12. El Archivo Central solicitará y conservará como documento de gestión, la copia del informe realizado por la Jefatura de la Unidad de Logística- Mantenimiento hacía la Gerencia y el Comité Evaluador de Documentos (CED), sobre la actividad realizada. B) COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS (CED) 1. El Comité Evaluador de Documentos (CED) será designado por la Gerencia del FEBAN, y su composición estará integrada por las unidades de: Preside Unidad de Legal Veedor Auditoria Interna 2. 3. 4. 6 Representante Unidad de LogísticaMantenimiento Representante de la División/ Unidad de los documentos a eliminar El Comité Evaluador de Documentos (CED) validará la documentación presentada por la Jefatura de Logística- Mantenimiento, el cual deberá incluir como sustento la solicitud de autorización de eliminación de documentos innecesarios, firmada por la Jefatura de la Unidad de Logística- Mantenimiento, el inventario de eliminación y las muestras de las series documentales propuesta para eliminar debidamente rotuladas e identificadas (muestras representativas por cada serie a eliminar). El Comité Evaluador de Documentos (CED), emitirá opinión favorable o desfavorable sobre las series documentales a eliminar. La decisión del Comité Evaluador de Documentos (CED), generará como resultado el Acta de Sesión del Comité Evaluador de Documentos (favorable o desfavorable). De ser el caso favorable, se procederá y gestionará el Acta de Eliminación (ver anexo 6 y 7) CONSERVACION DE DOCUMENTOS 6.1 CONCEPTO La conservación de documentos es el proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de la institución a través de la implementación de medidas de preservación y restauración. 13 6.2 FINALIDAD 1. Asegura la integridad física del documento. 2. Garantizar la conservación del Patrimonio Documental de la institución. 6.3 FUNCIONES PARA LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS A) ARCHIVO DE GESTION 1. Implementar los mobiliarios de oficina adecuados (de preferencia metálicos) para la conservación de documentos: archivadores con gaveteros, estanterías o anaqueles de metal, entre otros. 2. Colocar los documentos de archivo de forma organizada en las unidades de archivamiento correspondiente (archivadores de palanca, file o carpetas, cajas archiveras, etc.). 3. Evitar el uso desmedido de ligas para sujetar documentos o carpetas, así como grapas, clips y fáster metálicos, ya que estos podrían dañar el soporte y la información contenida (priorizar la su presentación plastificada). 4. Evitar colocar la documentación en pisos y pasadizos de las oficinas, ya que ello podría ocasionar la pérdida de la información y a su vez no permitir la evacuación en caso de algún siniestro. 5. Supervisar que la documentación no estén colocada en lugares húmedos o de excesiva temperatura, ya que ello podría ocasionar que estos se humedezcan y deterioren rápidamente con el tiempo. 6. Llevar el control documentario de la unidad, generado por préstamos y devoluciones, a través de los formatos de solicitud de préstamos de documentos del archivo. B) ARCHIVO CENTRAL 1. Verificar que la infraestructura sea segura y adecuada (de material noble), así como las instalaciones eléctricas, sanitarias y de ventilación sean ideal para la conservación de la información en los repositorios y estanterías del Archivo Central. 2. Supervisar que el mobiliario archivístico (anaqueles y estantería) deba ser preferentemente de metal. 3. Supervisar que el mantenimiento y la limpieza de los ambientes del Archivo Central del FEBAN sea de manera permanente. 4. Supervisar que el cumplimiento de control de plagas en los repositorios del Archivo Central sea semestralmente. 5. Controlar que el acceso al Archivo Central sea sólo para el personal autorizado. 6. Verificar que el patrimonio documental del FEBAN se conserve en cajas archiveras adecuadas, dentro de las estanterías. 7. Vigilar que el acervo documental no se encuentre colocados en los pisos de los ambientes del Archivo Central del FEBAN, por el peligro de que se humedezcan o la excesiva temperatura ocasione la perdida de la información. 8. Supervisar, en coordinación con el área de Seguridad y Transporte, la implementación de las medidas de seguridad como cámaras, aspersores de agua, extintores, luces de emergencia, sensores de humo, etc. sea el adecuado. 14 9. Elaborar, supervisar y controlar los formatos de solicitud de préstamos de documentos de archivos. 10. Implementar en el mediano plazo la digitalización de documentos para el acervo documental y aquella documentación relevante para la institución, esto con el propósito de evitar la manipulación y el uso común, además de tener mayor seguridad y confidencialidad de la información. 11. Mantener un programa permanente de limpieza en los repositorios para los mobiliarios, estanterías y las unidades de archivamiento. 12. Mantener una adecuada ventilación e iluminación en los repositorios de los diferentes niveles de archivo de la institución. 13. Contar con las medidas de seguridad respectivas para los casos de ingreso y salida de la documentación y del personal autorizado a las instalaciones de los archivos, esto a fin evitar la pérdida o sustracción de documentos. 7 SERVICIOS ARCHIVISTICOS 7.1 CONCEPTO El servicio archivístico es un proceso que consiste en facilitar a los usuarios el acceso a la información de la documentación que se encuentra en el Archivo Central, para consultas, trámites administrativos, investigaciones e información histórica, etc. Previa autorización de la jefatura del área correspondiente. 7.2 FINALIDAD 1. Facilitar a todos los usuarios del FEBAN el servicio de información. 2. Orientar las acciones necesarias del servicio de información, consulta, préstamos y expedición de copias de documentos a los usuarios del FEBAN, en forma eficiente y oportuna. 3. Regular y controlar su acceso a la información, garantizar el uso adecuado del acervo documental, así como dar fe sobre los documentos que se otorguen. 7.3 PROCEDIMIENTO 1. En el caso de la consulta de documentos, se utilizará un formato único de trámite para el servicio archivístico, con el visto bueno de la Jefatura (ver Anexo 8). 2. En el caso de la expedición de copias, se utilizará un formato único de trámite para este servicio archivístico, con el visto bueno de la Jefatura (ver Anexo 8). 3. Para el caso de préstamos de documentos, se utilizará un formato único de trámite para este servicio archivístico el cual deberá ser llenado correctamente por el solicitante y llevar el visto bueno de su Jefatura y de la Jefatura de Logística- Mantenimiento (ver Anexo 8). 7.4 FUNCIONES DE LOS SERVICIOS ARCHIVISTICO 7.4.1 ARCHIVO DE GESTION A) CONSULTA DE DOCUMENTOS: 15 1. El encargado del archivo de gestión coordinará y supervisará que la consulta de documentos tenga que contar con la autorización previa de su Jefatura, para su atención (ver Anexo 8). 2. Se dará las indicaciones correspondientes para que al momento de la consulta, los documentos sean devueltos de manera íntegra y sin ningún deterioro, es decir tener el debido cuidado ante los accidentes por la presencia de alimentos, bebidas o documentación suelta con información que puedan confundir el documento en consulta, esto es bajo la responsabilidad del solicitante. 3. Si la información requerida se encontrara dentro del archivo de gestión, se entregará los documentos sólo para la lectura y dentro de los ambientes de la Unidad. Esto con el propósito de mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de los documentos en físicos y su información contenida. B) EXPEDICION DE COPIAS 1. Para el caso de expedición de copias, el archivo de gestión entregará el formato de atención al usuario o solicitante, el cual deberá ser llenado y firmado correctamente (ver Anexo 8). 2. De presentarse el caso de que el solicitante sea externo (de otra institución), la comunicación deberá ser a través de un documento oficial (un oficio) dirigido a la Jefatura de la Unidad para su atención. 3. En el caso de que el usuario sea de otra Unidad del FEBAN distinta a la Unidad requerida, la comunicación deberá ser a través de un documento oficial (un memorándum) para su atención. 4. El encargado del archivo de gestión recepcionará el pedido en el formato de atención, para luego proceder con emisión de las copias correspondientes al usuario o solicitante, verificando para ello que el formato de atención este correctamente llenado. C) PRESTAMOS DE DOCUMENTOS 1. Para el caso de préstamos de documentos, el archivo de gestión entregará el formato de atención de usuarios del FEBAN, el cual deberá ser llenado y firmado correctamente (ver Anexo 8). 2. En el caso de que el usuario sea de otra Unidad del FEBAN, distinta a la Unidad requerida, la comunicación deberá ser a través de un documento oficial (un memorándum) dirigido a la Jefatura de la Unidad requerida para su atención. 3. El archivo de gestión recepcionará el pedido en el formato de atención del usuario, luego hará la consulta si la información requerida se encuentra dentro del archivo de la Unidad para proceder con su atención. 4. Si el documento solicitado se encontrara dentro del archivo de gestión, se procederá a la entrega del documento físico correspondientes al usuario, verificando para ello que el formato de atención este correctamente llenado, es 16 5. 6. 7. 8. decir el registro con las características internas y externas del documento para dejar constancia de que salió del archivo de la Unidad. El plazo del préstamo será máximo de cinco (05) días hábiles; sin embargo, de acuerdo a la naturaleza del requerimiento, el plazo podrá ser ampliado previa coordinación con la Unidad solicitante. Para las unidades que realicen trámites que por su contexto requieren mayor tiempo de custodia del documento, el área de archivo se comunicará para ampliar los tiempos según acuerdo entre las partes. El encargado del archivo de gestión hará el seguimiento del préstamo y su posterior devolución al archivo de la Unidad en las mismas condiciones en que salió el documento. Si se encontrara alguna anomalía (pérdida de documento, folio o algo similar) al momento de la devolución, se procederá a comunicar vía documento interno a la Unidad solicitante a fin de que pueda sustentar y/o justificar lo sucedido bajo su responsabilidad. Si no se encontrase observación alguna, se procederá hacer el descargo del documento en la base de datos y su posterior archivamiento en la serie correspondiente. 7.4.2 ARCHIVO CENTRAL A) CONSULTA DE DOCUMENTOS 1. Coordinará y supervisará que la consulta de documentos tenga que contar con la autorización previa de la Jefatura de Logística- Mantenimiento, para su atención. 2. Supervisará las medidas de ingreso a las instalaciones del Archivo Central, es decir no permitir el ingreso de alimentos, bebidas o documentos sueltos con información que puedan confundir la buena fe de las personas. 3. El Archivo Central entregará el formato de atención al usuario, el cual deberá llenar y firmar correctamente (ver Anexo 8). 4. El Archivo Central recepcionará y verificará que el formato de atención del usuario este correctamente llenado, luego consultará con la base de datos si la información requerida se encuentra en los fondos documentales del Archivo Central para proceder con su atención. 5. Cuando no se dispone de mayor información del documento requerido, se solicitará la búsqueda mediante correo electrónico, proporcionando los mayores datos posibles que permita la ubicación del documento. 6. Si la información requerida se encontrara dentro de los fondos documentales del Archivo Central, se entregará los documentos sólo para la lectura y dentro de los ambientes del Archivo Central. Esto con el propósito de mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de los documentos en físicos y su información contenida. B) EXPEDICION DE COPIAS 17 1. Para el caso de expedición de copias, el Archivo Central entregará el formato de atención al usuario o solicitante, el cual deberá ser llenado y firmado correctamente (ver Anexo 8). 2. En el caso de que el solicitante sea externo (de otro institución), la comunicación deberá ser a través de un documento oficial (un oficio) dirigido a la Jefatura de Logística- Mantenimiento para su atención. 3. En el caso de que el usuario sea de otra Unidad del FEBAN distinta a la Unidad de Logística- Mantenimiento, la comunicación deberá ser a través de un documento oficial (un memorándum) dirigido a la Jefatura de LogísticaMantenimiento para su atención. 4. El Archivo Central recepcionará el pedido en el formato de atención del solicitante, luego consultará con la base de datos si la información requerida se encuentra en los fondos documentales del Archivo Central para proceder con su atención. 5. Si la información requerida se encontrará dentro de los fondos documentales del Archivo Central, se emitirá las copias correspondientes al usuario o solicitante, verificando para ello que el formato de atención este correctamente llenado, es decir el registro de la cantidad de copias emitidas y colocando el sello respectivo para dejar constancia de que es copia simple del archivo. C) PRESTAMOS DE DOCUMENTOS 1. Para el caso de préstamos de documentos, el Archivo Central entregará el formato de atención de usuarios del FEBAN, el cual deberá ser llenado y firmado correctamente (ver Anexo 8). 2. En el caso de que el usuario sea de otra Unidad distinta a la Unidad de LogísticaMantenimiento, la comunicación deberá ser a través de un documento oficial (un memorándum) dirigido a la Jefatura de Logística- Mantenimiento para su atención. 3. Si el usuario es de la Unidad de Logística- Mantenimiento deberá llevar la autorización y/o el visto bueno de la Jefatura en el formato para su atención. 4. El Archivo Central recepcionará el pedido en el formato de atención del usuario, luego consultará con la base de datos si la información requerida se encuentra en los fondos documentales del Archivo Central para proceder con su atención. 5. Si la información requerida se encontrara dentro de los fondos documentales del Archivo Central, se procederá a la entrega del documento físico correspondiente al usuario, verificando para ello que el formato de atención este correctamente llenado, es decir el registro con las características internas y externas del documento para dejar constancia de que salió del archivo. 6. El plazo del préstamo será máximo de siete (07) días hábiles; sin embargo, de acuerdo a la naturaleza del requerimiento, el plazo podrá ser ampliado previo requerimiento de la Unidad solicitante. 7. El Archivo Central monitoreará los vencimientos de los préstamos y su posterior devolución Archivo en las mismas condiciones en que salió el documento. 8. Si se encontrara alguna anomalía (pérdida de documento, folio o algo similar) al momento de la devolución, se procederá a comunicar vía documento interno a la 18 Unidad solicitante a fin de que pueda sustentar y/o justificar lo sucedido bajo su responsabilidad. 9. Si no se encontrase observación alguna, se procederá hacer el descargo del documento en la base de datos y su posterior archivamiento en la unidad correspondiente. 8 HORARIO DE ATENCIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL VIERNES LUNES – Las unidades del FEBAN remitirán sus documentos de atención y devoluciones al Archivo Central dentro de los horarios establecidos adjuntando los formatos correctamente llenados (los cuales serán recepcionados por el personal de archivo para su atención). El personal del Archivo Central brindará el servicio archivístico según el detalle en el cuadro: 8:30 AM 12:00 M 2:00 PM 4:30 PM Mencionar que las funciones diarias del Archivo Central están abocadas a las actividades archivísticas de la organización de los fondos documentales de la institución, toma de inventarios, revisión de préstamos y solicitudes de documentos, monitoreo, supervisión y actualizaciones del cronograma de actividades anuales del Archivo Central. 9 DISPOSICIONES FINALES 1. El personal del Archivo Central recepcionará y verificará que las solicitudes de atención tengan que llevar la autorización y firma del jefe de la unidad solicitante de ser el caso. 2. El personal del Archivo Central brindará la orientación debida a los archivos de gestión sobre los requisitos y trámites para los procedimientos archivísticos que necesiten. 3. La presente directiva estará sujeta a la revisión periódica por parte de la Jefatura de Logística- Mantenimiento y el Archivo Central. 10 GLOSARIO DE TERMINOS Archivística.- Disciplina que estudia los principios teóricos y prácticos del funcionamiento de los archivos y del tratamiento de sus fondos documentales. Archivo.- conjunto de documentos, sea cual fuere su característica interna o externa, forma o soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión y conservados para servir como testimonio. 19 Archivo Central.- Archivo de mayor nivel jerárquico en una entidad, conformado por la documentación proveniente de las transferencias recibidas de las distintas unidades de la institución, el cual centraliza la documentación que no es objeto de uso frecuente en los archivos de gestión, cuyo valor administrativo no ha prescrito, y que podría ser objeto de consulta. Archivo de Gestión.- Archivo de la unidad productora de documentos conformado por aquella documentación reciente, es decir la que está tramitándose, así también la de uso frecuente, y que está bajo la responsabilidad y manejo directo de cada unidad de la institución. Archivo Periférico.- Es aquel archivo de nivel intermedio de la Unidad creado cuando la complejidad de funciones, especialización y ubicación física así lo requiera; y por ende todavía están siendo utilizados para trámites que pueden ser o no de uso frecuente. La responsabilidad de su organización, conservación y custodia de los documentos trasferidos allí es del archivo de gestión de la Unidad productora de documentos. Clasificación de documentos.- Acción archivística, que consiste en el establecimiento de categorías y grupos que reflejen la estructura funcional de la institución (fondo, sección, serie, asunto y/o tipo documental) de la documentación. Cuadro de Clasificación.- Un cuadro de Clasificación es un instrumento archivístico que refleja la estructura del fondo documental de la institución y que ayuda a identificar las series documentales de la misma. Cronograma de transferencia.- el Archivo Central formulará el cronograma anual indicando el plazo para la transferencia de la documentación que se mantiene en los archivos de gestión de cada unidad, el cual deberá cumplirse estrictamente. Documento.- información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad. Este puede estar en soporte de papel o electrónico. Fondo.- Conjunto de documentos o de series generadas por cada una de las unidades productoras que conforman la institución, en el ejercicio de sus funciones y competencias. Por ejemplo: fondo documental del FEBAN. Foliación.- acción incluidas en los trabajos del proceso organización que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada uno de los que conformar la unidad documental. Serie Documental.- conjunto de documentos con características comunes como mismo tipo documental o asunto que es archivado, usado, transferido o eliminado como unidad, por ejemplo: resoluciones, legajos de personal, planillas, órdenes de compra, entre otros. Signatura.- La signatura o Signar un documento es un procedimiento en la que se determina un CODIGO que identifique en forma precisa y breve la sección o unidad y las series documentales. Dichos códigos reemplazarán a los nombres o títulos lo que permitirán su inmediata localización. 20 Tabla de Retención.- Documento de gestión archivística que establece los plazos de retención de las series documentales, decir la permanencia (en términos de años) de las series documentales en cada nivel de archivo de gestión. Unidad Documental.- Es el elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituido por un solo documento (unidad documental simple) o por varios (unidad documental compuesta). La unidad documental compuesta, se considera desde el punto de vista archivístico indivisible. Unidad de Conservación.- también llamada unidad de instalación, es aquel soporte que sirve de acondicionamiento y protección a los documentos, cuya finalidad es proteger del roce, el polvo y la luz o de cualquier otro agente que atente a su buena conservación por ejemplo las cajas archiveras. ABREVIATURAS * DPA: Directiva de Procedimientos Archivísticos * PCD: Programa de Control de Documentos * TGRD: Tabla General de Retención de Documentos * CCD: Cuadro de Clasificación de Documentos * T: Temporal * P: Permanente * A.G: Archivo de gestión * A.P: Archivo periférico * A.C: Archivo Central ANEXOS 12345678- Cuadro de Clasificación de Documentos.(CCD) Tabla General de Retenciones de Documentos (TGRD) Formato e inventario de transferencia de documentos Cronograma anual de transferencia de documentos. Formato e inventario de eliminación de documentos Acta del Comité Evaluador de Documentos Acta de conformidad de la eliminación de documentos. Solicitud de documentos del archivo 21 ANEXOS ANEXO 1 22 INSTRUCCIONES: ANEXO 1 CUADRO DE CLASIFICACIONES DE DOCUMENTOS – CCD 1. Ingresar el nombre de la Unidad. 23 2. Ingresar el nombre de la sección que conforma la Unidad si la tuviera (opcional) 3. Indicar el código de identificación del centro de costo. 4. Ingresar el código de la serie documental (ejemplo: CONT/01, LOG/01, TS/01). La Unidad de Logística- Mantenimiento, será la encargada de codificar y emitir a cada Unidad el código de su serie documental. 5. Ingresar el nombre y/o título de la serie documental de la Unidad. 6. Ingresar el nombre de la sub serie documental de la unidad (opcional). NOTA: es importante para el llenado de este cuadro que todas las oficinas (Unidades) del FEBAN reconozcan sus series documentales. ANEXO 2 24 NOTA: es importante tener en cuenta que esta tabla (TGRD) será elaborada y llenada por cada una de las Unidades del FEBAN. INSTRUCCIONES: ANEXO 2 TABLA GENERAL DE RETENCION DE DOCUMENTOS – TGRD 1. Ingresar el nombre de la unidad. 2. Ingresar el nombre de la sección que conforma la Unidad si la tuviera (opcional) 3. Ingresar el código de identificación del centro de costo. 25 4. Ingresar el código de la serie documental (ejemplo: CONT/01, LOG/01, TS/01). La Unidad de Logística- Mantenimiento, será la encargada de codificar y emitir a cada Unidad el código de su serie documental. 5. Ingresar el nombre y/o título de la serie documental de la unidad (ejemplo: ordenes de servicio, correspondencia, comprobantes de pago). 6. Ingresar el valor de la serie documental, es decir si es permanente se colocara (P) y si es temporal se colocara (T), en el lugar que le corresponda. 7. Ingresar los periodos de retención de las serie documentales (en términos de año) para cada nivel de archivo (Archivo de Gestión, Archivo Periférico y Archivo Central) y la suma total de años retenidos en estos archivos. 26 FORMATO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS I. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Unidad:……………………………………………………………………… 1.2 Sección:……………………………………………………………………… 1.3 Código del centro de costo:……………………………………………. 1.4 Año a transferir: ………………………………………….. ……………… 1.5 N° de envío: …....................................................................................... II. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIR 2.1……………………………………………………………………… 2.2……………………………………………………………………… 2.3……………………………………………………………………… Nota: Llenar información detallada III. CANTIDAD DE DOCUMENTOS A TRANSFERIR CANTIDAD 3.1 Metros Lineales de Documentos a Transferir 3.2 Unidades de archivamiento (Archivadores de palanca, Libros empastados, etc.) 3.3 Otros (especificar)…………………………………………. 27 IV. LUGAR Y FECHA Lima,. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .del ……….. ………………………….. Firma y sello Jefe de la Unidad (Remitente) …………………………………. Firma y sello Jefe – Unidad Logística- Mantenimiento (Receptor) ANEXO 3 28 INSTRUCCIONES: ANEXO 3 A) FORMATO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS I- Información general 1.1 Nombre de la Unidad 1.2 Nombre de la sección si la tuviera (opcional) 1.3 Ingresar el código del centro de costo. 1.4 Año de la documentación a transferir 1.5 Año actual del envió II- Descripción resumida de cada serie a transferir III- Cantidad de documentos a transferir 3.1 Anotar el número total en metros lineales a transferir 3.2 Anotar el número total de unidades de archivamientos a transferir (archivadores de palanca o libros empastados) IV- Fecha y lugar de la transferencia 4.1 Nombres y apellidos de los responsables de la transferencia. B) INVENTARIO DE REGISTRO PARA LA TRANSFERENCIA 1. Campo para ingresar el nombre de la Unidad que transfiere. 2. Campo para ingresar el nombre de la sección si la tuviera (opcional). 3. Campo para ingresar el nombre y/o título de la serie documental a transferir. 29 4. Campo para ingresar el año de la serie documental a transferir. 5. Campo para ingresar el número de envió realizado durante el año. 6. Campo para ingresar el nombre del responsable de la transferencia. 7. Campo de tipo numérico utilizado para ingresar el número de cada registro 8. Campo para ingresar el nombre de la serie documental 9. Campo para ingresar el nombre de la sub serie documental (opcional) 10. Campo de tipo alfa numérico para ingresar algún dato o código generado de manera correlativa en la propia documentación. 11. Campo para ingresar alguna información tipo texto (razón social, jurídica o persona natural) del solicitante o según sea el caso. 12. Campo utilizado para ingresar el asunto del documento. 13. Campo utilizado para ingresar algún dato auxiliar (opcional) 14. Campo para ingresar las fechas extremas del documento. 15. Campo de tipo numérico utilizado para ingresar la cantidad de folios que tiene el documento. 16. Campo de tipo alfa numérico utilizado para ingresar la unidad de archivamiento que contiene a los documentos. 17. Campo de tipo numérico utilizado para ingresar el número de caja que contiene los documentos 18. Campo de tipo numérico para ingresar el año del documento. 19. Campo utilizado para ingresar alguna observación si lo hubiera. 30 ANEXO 4 31 32 FORMATO DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS I. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 II. Unidad:……………………………………………………………………... Sección:…………………………………………………………………….. Código del centro de costo:…………………………………………… Serie documental a eliminar……………………………………………. Año a eliminar:……………………………………………………………. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS DOCUMENTOS A ELIMINAR 2.1……………………………………………………………………… 2.2……………………………………………………………………… 2.3……………………………………………………………………… Nota: Llenar información detallada III. CANTIDAD DE DOCUMENTOS A ELIMINAR CANTIDAD 3.1 Metros Lineales de Documentos a eliminar 3.2 Unidades de archivamiento (Archivadores de palanca, Libros empastados, etc.) 3.3 Otros (especificar)…………………………………………. 33 IV. LUGAR Y FECHA Lima,. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .del……….. ……………………………… Firma y sello Resp. del Archivo Central ……………………………. …………………………. Firma y sello Firma y sello Rep. de la Unidad Jefe – U. Logística-Mantenimiento de los documento a eliminar (Receptor) ANEXO 5 34 INSTRUCCIONES: ANEXO 5 A) FORMATO PARA LA ELIMINACION DE DOCUMENTOS I. Información general 1.1 Nombre de la unidad 1.2 Nombre de sección 1.3 Ingresar el código del centro de costo. 1.4 Nombre de la serie documental a eliminar. 1.5 Año a eliminar. II. Descripción resumida de las serie a eliminar. III. Cantidad de documentos a eliminar. 3.1 Ingresar la cantidad de metros lineales de documentos a eliminar. 3.2 Anotar el número total de unidades de archivamientos a eliminar (archivadores de palanca o libros empastados) IV. Fecha y lugar de los documentos a eliminar 4.2 Nombres y apellidos de los responsables de la eliminación. B) INVENTARIO DE REGISTRO PARA LA ELIMINACION DE DOCUMENTOS 1. Campo para ingresar el nombre de la unidad de los documentos a eliminar. 2. Campo para ingresar el nombre de la sección de los documentos a eliminar. 3. Campo para ingresar el año de los documentos a eliminar. 4. Campo para ingresar el nombre y/o título de la serie documental a eliminar. 35 5. Campo de tipo numérico utilizado para ingresar el número de cada registro. 6. Campo de tipo numérico utilizado para ingresar el número de caja que contiene los documentos a eliminar. 7. Campo para ingresar el nombre de la unidad de los documentos a eliminar 8. Campo para ingresar el nombre de la serie documental a eliminar. 9. Campo utilizado para ingresar la descripción del asunto de los documentos a eliminar. 10. Campo para ingresar las fechas extremas del documento. 11.Campo utilizado para ingresar alguna observación si lo hubiera. ANEXO 6 ACTA N°__DEL COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS PARA ELIMINACIÓN En la ciudad de Lima, siendo las........... horas del día………...........de ….……… del dos mil ............. en las instalaciones de la sede principal del FEBAN, ubicadas en distrito del cercado de Lima, provincia de Lima, departamento de Lima se reunió el Comité Evaluador de Documentos, con asistencia del Presidente del Comité la Unidad de Legal ………………………………… el representante de la Unidad de Logística………………………………………….., el representante de la Unidad de Auditoria Interna (en su calidad de veedor)………………………………………. y el representante de la Jefatura de los documentos a eliminar………………………………………. El Presidente del Comité Evaluador de Documentos sometió a evaluación los documentos seleccionados debidamente descritos de acuerdo a la Tabla General de Retención de Documentos (TGRD) de las siguientes oficinas:………………………………………………………………… cuyas fechas extremas son: …………………que tienen un total aproximado de ………………..metros lineales; por considerar que los fines administrativos, legales, fiscales, contables, etc., de los documentos propuestos han concluido para la institución y que estos no son sujetos de derechos ni obligaciones para la institución o los usuarios, acordando los siguiente: Llevar a cabo la eliminación de documentos, previamente coordinado y autorizado por la Unidades productoras de los mismos y el Archivo Central. No llevar a cabo la eliminación de documentos, de conformidad con las normas internas de la institución y sustentado por lo siguiente motivo: 36 ………………………………………………………………………………………………………. Por ello, el Comité de Evaluación de Documentos recomienda refrendar lo actuado con las firmas respectiva. ………………………………. ………………………..…………. Presidente Comité Evaluador de Documentos (CED) Unidad de Legal Unidad de Auditoria Interna (Veedor) …………………………………… Rep. de la Unidad de Mantenimiento ……..……...……..………………………. Rep. de la Unidad de los doc. a eliminar ANEXO 7 ACTA N°__ SOBRE CONFORMIDAD DE LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS En la ciudad de Lima, a los…..días del mes de……….del año dos mil………., siendo las……horas, el Comité Evaluador de Documentos y La Unidad de Seguridad del FEBAN, verificaron EL TRASLADO de los documentos a Eliminar, según inventario adjunto, para su posterior DESTRUCCIÓN. Se verificó la existencia de los documentación a eliminar, trasladado en el transporte (indicar tipo de transporte)……………………..de la empresa………………………………………………………de placa N°.…………….cuyo beneficiario responde al nombre de ………………………………………………… En el acto estuvieron las personas que conforman el Comité Evaluador de Documentos y/o personal que designen los mismos, y el representante de la Unidad de Seguridad del FEBAN: 1.…………………………………………………………………….…, identificado con DNI N°……………….., jefe de la Unidad Legal, en su calidad de Presidente del Comité Evaluador de Documentos del FEBAN. 2. …………………………………………………………………….., identificado con DNI N°…………………, en su calidad de representante de la Unidad de Logística- Mantenimiento del FEBAN. 3. ………………………………………………………………………, identificado con DNI N°……………….., en su calidad de veedor de la Unidad de Auditoría Interna del FEBAN. 4. ………………………………………………………………………, identificado con DNI N°……………….., en su calidad de representante de la Unidad responsable de los documentos a eliminar. 5. ………………………………………………………………………, identificado con DNI, N°………………., en su calidad de representante de la Unidad de Seguridad y Transporte del FEBAN. Se concluyó el acto siendo las……..horas, por lo que los representantes del Comité Evaluador de Documentos y la Unidad de Seguridad proceden a sellar y firmar la presente Acta en señal de conformidad. 37 ………………………………. Presidente Comité Evaluador de Documentos (CED). Unidad de Legal ………………………..……… Unidad de Logística- Mantenimiento ….…………………………………… Unidad de Auditoria Interna ………………..………………………. Representante de la Unidad de los documentos a eliminar ….…………………………………….… Representante de la Unidad Seguridad y Transporte ANEXO 8 SOLICITUD DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO 1. FECHA: 2 CONSULTA EXPEDICION DE COPIAS PRESTAMOS ………………………… V.B. DE LA JEFATURA DE LOGISTICA 3. UNIDAD SOLICITANTE 4. NOMBRE Y APELLIDO DEL SOLICITANTE 5. CORREO ELECTRONICO 6. TELEFONO DE ANEXO 7. MOTIVO Y/O JUSTIFICACION DE LA SOLICITUD: 8. RELACION DE DOCUMENTOS SOLICITADOS: ITEM. DESCRIPCION DEL DOCUMENTO FECHA DEL DOCUMENTO 38 UNIDAD DE CONSERVACION N° DE VOUCHER 9. DETALLE EN RECUADRO INFERIOR INFORMACION COMPLEMENTARIA QUE AYUDE A OPTIMIZAR LA BUSQUEDA DEL DOCUMENTO SOLICITADO * 10. EN CASO EXPEDICION DE COPIAS * 11. EN CASO DE PRESTAMOS DE DOCUMENTOS ORIGINALES CANTIDAD DE COPIAS ENTREGADAS: V.B. DE LA UNIDAD SOLICITANTE ……………………………………. 12.FINALIZACION DE LA BUSQUEDA DE ARCHIVO 13. RECIBIO CONFORME FIRMA NOMBRE DEL RESONSABLE DE LA BUSQUEDA: FECHA: HORA: FIRMA NOMBRE DEL SOLICITANTE: FECHA: HORA: * LA DEVOLUCIÓN DE LOS PRÉSTAMOS NO EXCEDERÁ EL PLAZO MÁXIMO DE LOS CINCO (05) DÍAS ÚTILES * DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL REQUERIMIENTO, EL PLAZO PODRÁ SER AMPLIADO PREVIO REQUERIMIENTO DE LA UNIDAD SOLICITANTE. INSTRUCCIONES: ANEXO 8 FORMATO PARA LA SOLICITUD DE ATENCION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 1. Ingresar la opción de fecha en que se solicita el servicio. 2. Marcar cualquiera de las opciones según sea el caso. 3. Ingresar el nombre de la Unidad solicitante que requiere el servicio. 4. Ingresar los nombres y apellidos de la persona que lo está solicitando. 5. Ingresar el correo institucional del solicitante. 6. Ingresar el teléfono o anexo del solicitante. 7. Describir la razón de la solicitud o pedido del solicitante. 8. Descripción de los documentos a solicitar. 9. Cuadro para información adicional que ayude a mejorar la ubicación y búsqueda del documento. 10. En el caso de que se requiera la emisión de copias ingresar la cantidad que resulte del pedido. 39 11. Para el caso de que se requiera el préstamo de algún documento original, será necesario que lleve el visto bueno de la jefatura solicitante. 12. Ingresar los datos requerido por el responsable de la búsqueda (si llegara a entregarse el documento). 13. Ingresar los datos requerido del personal autorizado a recoger los documentos solicitados. 40
