MANUAL EXCEL - copia

1
ENTORNO DE UNA HOJA DE CÁLCULO
OBJETIVO:
Al finalizar, el alumno registrará el nuevo aspecto de Microsoft Excel 2007,
buscará comandos habituales en la cinta de opciones: Cortar, Copiar, Pegar,
Insertar filas de hoja, Insertar columnas de hoja y Suma y guardará libros con
los nuevos formatos de archivo de Excel.
1.1 Introducción
Se presenta una nueva versión de Excel. Cuando abra Excel verá la hoja de
cálculo que le es familiar. También notará que hay nuevos elementos en la
parte superior de la ventana.
Los menús y los botones anteriores de Excel han sido reemplazados por esta
nueva banda de opciones, con fichas en las que hacer clic para llegar a los
comandos. La banda se pensó para facilitar el uso de Excel y la búsqueda de
los comandos que más se utilizan.
¿Cómo se trabaja con la banda de opciones? Siga este curso y descúbralo.
Vea lo que ha cambiado y por qué los cambios ayudan a crear mejores hojas
de cálculo en menos tiempo.
1.2 Qué ha cambiado y porqué
Sí, es mucho lo que ha cambiado, sobre todo en el área superior de la ventana.
Pero es un buen cambio, porque lo que se necesita está más visible y más a
mano. En lugar de tener unas 30 barras de herramientas ocultas y comandos
escondidos entre menús, hay un centro de control, la cinta de opciones, que
aglutina los elementos esenciales y los presenta en primer plano.
Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que tiene sentido la forma en que
se han agrupado los comandos que ya sabe utilizar. Conozca más detalles
sobre el nuevo diseño y prepárese para trabajar con la nueva versión de Excel.
1.3 ¿Qué hay en la cinta de opciones?
Son tres los componentes básicos de la cinta de opciones:
Fichas Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de
las tareas
básicas que se hacen en Excel.
Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados
entre sí.
Comandos Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe
información o un
menú.
¿Por dónde se empieza? Se empieza por el principio, por la primera ficha.
Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la
ficha Inicio. Estos comandos son los que se han identificado en Microsoft como
los más empleados para llevar a cabo tareas básicas en hojas de cálculo.
Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar
en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el
formato de fuentes aparecen después, dentro del grupo Fuente. Los comandos
que centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda están en el grupo
Alineación y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y
hojas de cálculo se encuentran en el grupo Celdas.
Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una
tarea concreta, y se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se
trabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los menús. Estos
comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo.
He aquí un ejemplo de las ventajas que presenta: si desea mostrar texto en
varias líneas de un celda, no es necesario hacer clic en un comando de un
menú, en una ficha de un cuadro de diálogo y, por último, en una opción.
Sencillamente se hace clic en el botón Ajustar texto
Alineación, de la ficha Inicio. Lo verá en el ejercicio práctico.
del grupo
1.4 Más comandos pero sólo cuando se necesitan
Cree un gráfico haciendo clic en un botón de la ficha Insertar del grupo
Gráficos. A continuación, aparecerán las fichas de las Herramientas de
gráficos: Diseño, Presentación y Formato.
Los comandos de la cinta de opciones son los que más se utilizan. En lugar de
mostrar todos los comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunos
comandos en respuesta a las acciones que se realizan.
Por ejemplo, si no hay un gráfico en una hoja de cálculo, los comandos que se
usan para trabajar con gráficos no son necesarios.
Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de gráficos con tres fichas:
Diseño, Presentación y Formato. En dichas fichas están los comandos que se
precisan para trabajar con un gráfico. La cinta de opciones responde a la
acción del usuario.
Use la ficha Diseño para cambiar el tipo de gráfico o moverlo a otra ubicación;
la ficha Presentación para cambiar los títulos y otros elementos del gráfico y la
ficha Formato para agregar relleno de color y cambiar el estilo de las líneas.
Cuando termine el gráfico, haga clic fuera del área del gráfico. Desaparecerán
las Herramientas de gráficos. Para volver a verlas, haga clic dentro del gráfico y
se mostrarán.
Así que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. Dé los
primeros pasos y los comandos necesarios estarán a mano.
1.5 Más opciones si las necesita
Haga clic en la flecha
en la parte inferior de un grupo para obtener más
opciones si las necesita.
Haga clic en la flecha
en el grupo Fuente.
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Cuando vea esta flecha
(denominada iniciador de cuadros de diálogo) en
la esquina inferior derecha de un grupo, significa que hay más opciones dentro
del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrará un cuadro de diálogo o panel de
tareas.
Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos los
comandos que más se utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio de
fuente, cambio del tamaño de fuente y formato de negrita, cursiva o subrayado.
Si desea más opciones, por ejemplo, superíndice, haga clic en la flecha
de
la derecha de Fuente y aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas,
con ésta y otras opciones relativas a las fuentes.
1.6 Cómo se agrega un botón a la barra de herramientas de acceso rápido
y como se elimina
Si utiliza con frecuencia comandos que no están tan a mano como le gustaría,
es muy sencillo agregarlos a la barra de herramientas de acceso rápido, que
se encuentra sobre la cinta de opciones cuando se inicia Excel 2007. En dicha
barra, los comandos están siempre visibles y cercanos.
Por ejemplo, si utiliza todos los días el Autofiltro y prefiere evitar hacer clic en la
ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar
Filtro a la barra de herramientas de acceso rápido.
Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Filtro de la
ficha Datos y después haga clic en Agregar a la barra de herramientas de
acceso rápido.
Para quitar un botón de esa barra, haga clic en ella con el botón secundario del
mouse y después haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de
acceso rápido.
1.7 ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
Puede usar las sugerencias de teclas para, por ejemplo, centrar el texto en
Excel.
Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas de método
abreviado.
Después presione H para seleccionar la ficha Inicio.
Presione A y después C en el grupo Alineación para centrar el texto
seleccionado.
Si trabaja con el teclado más que con el mouse (ratón), le gustará conocer los
métodos abreviados de Excel 2007.
El diseño de la cinta de opciones trae consigo nuevos métodos abreviados.
¿Por qué? Porque supone dos grandes ventajas con respecto a versiones
anteriores:


Métodos abreviados para cada botón de la cinta de opciones.
Métodos abreviados que requieren menor combinación de teclas.
Uso de nuevos métodos abreviados
Los nuevos métodos abreviados también tienen nombre: Sugerencias de
teclas, que aparecen al presionar ALT.
Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra
de herramientas de acceso rápido y el botón de Microsoft Office tienen
sugerencias de teclas.
Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los
identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. Utilice la
tecla correspondiente al botón que desea.
¿Dónde están los antiguos métodos abreviados?
Los antiguos métodos de teclado que comienzan con CTRL se mantienen
intactos y los puede seguir utilizando como antes. Por ejemplo, la combinación
CTRL+C aún copia algo en el portapapeles y la combinación CTRL+V pega
algo del portapapeles.
1.8 Una vista nueva
La nueva vista Diseño de página de Excel.
Encabezados de columna.
Encabezados de fila.
Reglas de margen.
La cinta de opciones no es la única novedad de Excel 2007. La vista Diseño
de página también es nueva. Si ha trabajado en la vista Diseño de página de
Microsoft Office Word, se alegrará de disfrutar de las mismas ventajas en
Excel.
Para llegar a la nueva vista, haga clic en Vista Diseño de página, en la barra
de herramientas Ver
en la parte inferior derecha de la pantalla. O
haga clic en la ficha Vista de la cinta de opciones y después en Vista Diseño
de página, en el grupo Vistas de libro.
En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior,
lateral e inferior de la hoja de cálculo, además de un espacio azul entre las
hojas. La regla lateral y superior ayudan a ajustar los márgenes. Es posible
mostrar y ocultar las reglas según convenga (haga clic en Regla, en el grupo
Mostrar u ocultar de la ficha Vista).
Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en la
hoja de cálculo antes de imprimirla. Obtendrá más información sobre ello en la
siguiente lección.
Es fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. A
medida que escribe en la nueva área de encabezados y pies de página en la
parte superior o inferior de la página, se abre la ficha Diseño con todos los
comandos que necesita para crear los encabezados y pies de página.
Comprobará exactamente cómo funciona en la siguiente lección.
Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a las
peculiaridades de la hoja. Simplemente seleccione una vista en la barra de
herramientas Ver o en el grupo Vistas de libro en la ficha Vista de cada hoja
de cálculo. La vista Normal y la vista previa de salto de página se encuentran
ahí.
Sugerencia Si prefiere la vista Diseño de página, pero con un poco menos de
espacio blanco en los márgenes, oculte parte de ese espacio blanco. Le
mostraremos cómo hacerlo en el ejercicio práctico al final de la lección.
1.9 Con una resolución de pantalla distinta, cambia lo que se ve
El grupo Mostrar u ocultar en la ficha Vista. Todos los comandos del grupo se
muestran en alta resolución. En resolución baja tendrá que hacer clic en la
flecha del botón del grupo para mostrar los comandos.
Todo lo descrito hasta ahora es de aplicación cuando la pantalla tiene la
máxima resolución y la ventana de Excel está maximizada. Si no es así, la
apariencia cambia. ¿Cómo? Del modo siguiente:
Resolución baja Si la pantalla tiene una resolución de 800 por 600 píxeles,
por ejemplo, algunos grupos de la cinta de opciones sólo mostrarán el nombre
del grupo, no de los comandos, y es necesario hacer clic en la flecha del botón
para verlos.
Por ejemplo, en la ficha Vista, el grupo Mostrar u ocultar tiene diversos
comandos para mostrar u ocultar elementos. Con una resolución mayor, verá
todos los comandos del grupo Mostrar u ocultar. Con una resolución de 800
por 600, se ve el botón Mostrar u ocultar, pero no los comandos del grupo.
En ese caso, haga clic en la flecha del botón del grupo Mostrar u ocultar para
mostrarlos.
Los grupos que, con una resolución menor, muestran sólo el nombre del grupo
son los que tienen los comandos menos utilizados.
Minimizada Con cualquier resolución, si reduce el tamaño de la ventana de
Excel, hay un tamaño en el que algunos grupos sólo muestran el nombre y es
preciso hacer clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos.
Tablet PC Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequeña, comprobará
que la cinta de opciones se ajusta y muestra versiones más reducidas de las
fichas y los grupos. Si tiene un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra
versiones más grandes.
Conclusión:
Conocer el entorno de la hoja de cálculo y la ubicación de los comandos es esencial para poder
trabajar con Excel 2007
2 en Excel
EMPEZAR A TRABAJAR EN EXCEL 2007
Empezar a trabajar
Ha llegado la hora de poner Excel 2007 a trabajar.
OBJETIVO:
El participante revisará rá algunas opciones básicas que necesita saber en
Excel 2007
2.1 Abrir el archivo
Haga clic en el botón de Microsoft Office para abrir este menú.
En el menú, haga clic en Abrir para abrir un libro existente.
O bien, haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del menú para
configurar las opciones del programa.
Está abriendo un libro creado en una versión anterior de Excel. Haga clic en el
botón de Microsoft Office
en la esquina superior izquierda de la ventana.
Ahí se encuentran algunos comandos que ha usado para abrir y guardar libros.
Antes de entrar en materia, observe que este menú presenta más opciones,
por ejemplo, encontrará la configuración que controla aspectos como activar o
desactivar el estilo de referencia F1C1, o mostrar la barra de fórmulas en la
ventana del programa. Haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del
menú para tener acceso a ellas.
En versiones anteriores de Excel se establecían dichas opciones en el cuadro
de diálogo Opciones, que se abría en el menú Herramientas. En esta versión,
muchas de esas opciones están aquí, más visibles y más cerca para trabajar
con archivos viejos o nuevos.
Ahora, volviendo al libro, haga clic en Abrir, seleccione el libro que desee y
después haga clic en Abrir. Eso es todo lo que hay que hacer para abrir un
archivo creado en una versión anterior. Ya puede empezar a trabajar.
2.2 Insertar una columna
La hoja de cálculo contiene filas de productos que se han pedido a varios
proveedores.
Tiene que agregar una columna de categorías para identificar los diferentes
productos como lácteos, cereales, frutas, etc. Esa columna irá entre dos de las
columnas de datos que hay en la hoja.
Desea agregar la columna a la derecha de la columna Cantidad, así que hace
clic en la columna Proveedor. Después, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas,
haga clic en la flecha en Insertar. En el menú que se muestra, haga clic en
Insertar columnas de hoja. Se insertará una nueva columna en blanco donde
podrá escribir los datos nuevos. Una vez agregada la columna y nuevos datos,
si necesita ajustar el ancho de columna para encajar los datos, en el grupo
Celdas, haga clic en Formato y en la lista que se muestra haga clic en
Autoajustar ancho de columna.
En la lista Formato se encuentran todos los comandos necesarios para ajustar
el alto de columna y el ancho de fila, así como para mostrar u ocultar filas,
columnas y hojas.
2.3 Modificar y dar formato a datos
Modificar y dar formato a datos mediante los comandos de los grupos de la
ficha Inicio.
Los títulos de columna resaltarán más si están en negrita. Seleccione la fila de
los títulos y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en
Negrita.
Con los títulos aún seleccionados, decide cambiarles de color y de tamaño,
para que resalten aún más.
En el grupo Fuente, haga clic en la flecha de Color de fuente y aparecerán
muchos más colores entre los que elegir. Podrá ver qué aspecto tendrán los
títulos con distintos colores si señala cualquier color y espera un momento. Con
esta visualización previa, ya no es necesario hacer una selección para ver el
color y después deshacerla si no es lo que se buscaba. Cuando vea un color
que le guste, haga clic en él.
Para cambiar el tamaño de fuente, puede hacer clic en el botón Aumentar
tamaño de fuente
o puede hacer clic en la flecha situada junto al cuadro
Tamaño de fuente para ver los tamaños (este método también ofrece la
presentación previa).
Teniendo los títulos seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el grupo
Alineación, hace clic en el botón Centrar
y listo.
Por último, descubre que necesita escribir un nuevo pedido de la Salsa de
pimiento picante de Luisiana. Así que selecciona el nombre del producto y en el
grupo Portapapeles, hace clic en el botón Copiar
. Después hace clic en la
fila inferior y en el grupo Portapapeles de nuevo hace clic en el botón Pegar
.
En el ejercicio práctico verá cómo se utilizan los Estilos de celda del grupo
Estilo para agregar otro formato rápido.
2.4 Escribir una formula
Para escribir una fórmula sencilla, en la ficha Inicio, del grupo Modificar, haga
clic en el botón Suma.
Botón Suma de la ficha Inicio.
Resultado de la fórmula.
Antes de entregar el informe, desea sumar los números de la columna
Cantidad. Esto se consigue fácilmente usando el botón Suma
.
Se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio. Coloque el cursor en la
última celda de la columna Cantidad y haga clic en el botón Suma. A
continuación, presione ENTRAR y Excel calculará la suma de los números
mediante la función SUMA.
Si desea realizar algo más que sumar, haga clic en la flecha del botón Suma
. Después haga clic en alguna de las funciones de la lista que se muestra:
Promedio, Contar, Máx o Mín. Si hace clic en Más funciones, se abrirá el
cuadro de diálogo Insertar función, en el que puede elegir entre todas las
funciones de Excel. O bien, haga clic en la ficha Fórmulas y eche un vistazo a
los grupos Biblioteca de funciones y Cálculo.
2.5 Agregar encabezados y pies de página
Para agregar un encabezado, en la vista Diseño de página, haga clic en el área
"Haga clic para agregar encabezado". Aparecerán las Herramientas de
encabezado y pie de página y la ficha Diseño en la parte superior de la cinta
de opciones.
Como toque final, suponga que decide agregar encabezados y pies de página
a la hoja de cálculo para que se vea claro de qué tratan los datos.
Primero, cambie a la vista Diseño de página. Haga clic en la ficha Vista y
después en Vista Diseño de página en el grupo Vistas de libro. (O haga clic
en el botón central de la barra de herramientas Ver
inferior de la ventana).
, en la parte
Es muy fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de
página. En lugar de abrir un cuadro de diálogo para agregar un encabezado,
sólo tiene que colocar el punto de inserción en el área situada en la parte
superior de la página que dice Haga clic para agregar encabezado.
En cuanto hace clic, las fichas Herramientas para encabezado y pie de
página y Diseño aparecen en la cinta de opciones. Contienen todos los
comandos necesarios para trabajar con los encabezados y pies de página.
También existe un comando nuevo en Excel 2007 para agregar encabezados y
pies de página diferentes en las páginas pares e impares.
Como encabezado de este informe, escriba Informe de ventas de Junio y ya
está. En cuanto haga clic en la hoja de cálculo, desaparecerán las
Herramientas para encabezado y pie de página y Diseño, con sus
comandos, hasta que vuelva a necesitarlos. Para volver a mostrarlos, haga clic
en el área del encabezado o del pie.
En el ejercicio práctico verá cómo se trabaja con encabezados y pies de
página.
2.6 Imprimir
Hacer ajustes en la hoja de cálculo en la ficha Diseño de página antes de
imprimir.
Ha llegado el momento de imprimir el informe para llevar las copias que
necesita a la reunión.
En versiones anteriores de Excel, seguramente tenía que pasar varias veces
de la vista Diseño de página a la vista Normal para ajustar la hoja de cálculo
antes de imprimir. O quizá hacía varios intentos hasta conseguir que las hojas
impresas tuviesen el aspecto final esperado.
En la vista Diseño de página, puede realizar ajustes y ver los cambios en la
pantalla antes de imprimir. Haga clic en la ficha Diseño de página para definir
las opciones de impresión.
En esta ficha, en el grupo Configurar página, haga clic en Orientación y
seleccione Horizontal o Vertical. En la página Diseño de página, verá cómo
cambia la orientación y la apariencia de los datos.
Estando en el grupo Configurar página, haga clic en Tamaño para elegir el
tamaño del papel. Observará el resultado de las opciones elegidas según las
va aplicando. Lo que ve en pantalla es lo que se imprimirá.
En el ejercicio práctico verá más cosas relacionadas con los comandos de la
ficha Diseño de página
2.7 La ventana Nuevo Libro
La ventana Nuevo libro incluye todas las opciones, desde un libro en blanco
hasta plantillas en línea de Excel.
Cuando hace clic en el botón de Microsoft Office
y después en Nuevo,
se abre la ventana Nuevo libro. En la parte superior de la ventana, puede
seleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla.
A la izquierda encontrará diferentes categorías de plantillas instaladas con
Excel 2007. Haga clic en Destacado bajo Microsoft Office Online a la
izquierda para obtener vínculos a demostraciones de vídeo y plantillas en línea
para presupuestos, calendarios, informes de gastos, etc.
Conclusión:
Aprender la utilidad del botón de Microsoft Office y explorar los nuevos pasos para la creación de
un nuevo libro y darle diseño son opciones básicas que se deben de identificar en Excel 2007
3
NUEVOS FORMATOS DE ARCHIVO Y NUEVAS OPCIONES AL
GUARDAR
OBJETIVO:
El participante identificará los diversos tipos de archivos que se pueden
almacenar con Excel 2007
3.1 Tipos de archivos que puede elegir cuando guarde archivos en Excel
2007
Puede elegir entre varios tipos de archivos para guardar en Excel 2007.
Libro de Excel (*.xlsx) Guarde libros que no contengan macros ni código de
Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) como libros de Excel. Si intenta
guardar como Libro de Excel un libro que contiene comandos de macros o
proyectos de VBA, Excel le notificará que se eliminará la macro o el código
VBA.
Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) Guarde un libro con este
formato de archivo cuando contenga macros o código VBA. Si intenta guardar
un libro que contiene macros o VBA como Libro de Excel, Excel le advertirá
para que no elija esta opción.
Plantilla de Excel (*.xltx) Guarde el libro como este tipo cuando necesite una
plantilla.
Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) Guarde un libro como este
tipo de archivo cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o
código de VBA.
Libro binario de Excel (*.xlsb) Guarde el libro como este tipo de archivo cuando
tenga un libro especialmente grande; este tipo de archivo se abrirá antes que
un libro de Excel grande. Este formato mantiene las nuevas características de
Excel salvo XML.
Libro de Excel 97-2003 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir
el archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores del programa y no
cuenta con el Paquete de compatibilidad de Microsoft para Office 2007.
Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que
compartir el archivo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayor parte
de las características de Excel 2007 no estarán disponibles.
3.2 Lo nuevo de Excel 2007
El nuevo formato de archivo incluye mejoras en Excel.
El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Las ventajas
principales son:
Nuevas características Además de las características vistas en las lecciones
anteriores, el número de filas ha crecido de 65.536 a 1.048.576 y el número de
columnas ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir fórmulas más largas
en la nueva barra de fórmulas de tamaño variable. Y si hace clic en grandes
fragmentos de texto en una celda, la barra de fórmulas ya no ocupa parte de la
cuadrícula de la hoja de cálculo.
Archivos más seguros Los libros que contienen macros o código no deseado
se identifican y bloquean más fácilmente.
Menor riesgo de que los archivos se dañen Excel ha mejorado la capacidad
de abrir archivos dañados y recuperar una parte del trabajo que, de otro modo,
se perdería.
Menor tamaño de archivo Los libros están comprimidos; el tamaño de
archivo es entre 50 y 75 por ciento más pequeño que en versiones anteriores
de Excel. Los archivos comprimidos se abren y se guardan del mismo modo
que abría y guardaba cualquier archivo de Excel.
Datos más útiles Se puede hacer más con los datos porque la base de XML
facilita la tarea de integrarlos con conjuntos de datos de otros programas y
equipos. Por ejemplo, almacenar los datos presupuestarios en un programa
especializado, seleccionar la información que necesita e importarla a un
documento de Word, a una hoja de Excel y a una base de datos de Access.
3.3 Ponga a prueba sus conocimientos
Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el
material.
Si guarda un archivo creado en una versión anterior de Excel como archivo de
Excel 2007, dicho archivo usará todas las nuevas características de Excel.
Verdadero.
Falso.
El formato de archivo de Excel 2007 cambia a XML porque:
Permite agregar nuevas características a Excel. Sí, hay nuevas ca
Los archivos son más seguros.
Sí, cuesta menos
Un riesgo menor de que los archivos se dañen.
Un tamaño de archivo menor.
Sí, Excel ha mejor
Sí, los libros está
Todo lo anterior.
Con el Paquete de compatibilidad de Microsoft instalado, los archivos de Excel
2007 pueden abrirse en las siguientes versiones de Excel:
Excel 95- Excel 2003. No; vuelva a inten
Excel 97- Excel 2003.
No, inténtelo de n
Excel 2000- Excel 2003.
Alguien le envía un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en Excel 2007.
Cuando termina de trabajar con el archivo en la versión 2007, el archivo se
guardará automáticamente como Excel 2007, a menos que cambie la opción.
Verdadero. No, no es correct
Falso.
Conclusión:
Identificar los diferentes tipos de archivo que podemos crear con Excel 2007 y conocer las nuevas
mejoras nos amplía la visión para conocer la potencialidad de la hoja de cálculo.
4
FÓRMULAS Y FUNCIONES
OBJETIVO:
Que el participante adquiera los conocimientos teóricos y prácticos que le
permitan realizar formulas y diversos tipos de funciones.
Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una
serie de fórmulas para evitar tener que re-calcular por cada cambio que
hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y
la buena utilización de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel
2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de
éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil
cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de
éstas.
4.1 Introducir Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario)
que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la
contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumen
toN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el
signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.
No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),
fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8
indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función
anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B
6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer
funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o
cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos,
de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe
escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.
4.2 Operadores más utilizados en las fórmulas o funciones
Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los
datos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones
aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos.
En la tabla podemos ver los operadores más utilizados
SIMBOLO
OPERACIÓN QUE
DEL
REALIZA
OPERADOR
+
SUMA
-
RESTA
*
MULTIPLICA
/
DIVIDE
^
EXPONENCIACIÓN
&
UNIÓN /
CONCATENAR
=
Comparación
IGUAL QUE
>
Comparación
MAYOR QUE
<
Comparación
MENOR QUE
>=
Comparación
MAYOR IGUAL
QUE
<=
Comparación
MENOR IGUAL
QUE
<>
Comparación
DISTINTO
En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea
necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre
referencia a dos argumentos. Pueden crearse fórmulas verdaderamente
complejas. Veamos un ejemplo.
= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) /
(SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))
4.3 Precedencia de los operadores
Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de
operadores. Excel como cualquier operador matemático tiene unas ciertas
reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el
resultado obtenido sea el correcto.
En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por
Excel
SIMBOLO
DEL
OPERADOR
OPERACIÓN QUE
PRECEDENCIA
REALIZA
^
EXPONENCIACIÓN
1
*
MULTIPLICA
2
/
DIVIDE
2
+
SUMA
3
-
RESTA
3
&
UNIÓN /
CONCATENAR
4
=
Comparación
IGUAL QUE
5
>
Comparación
MAYOR QUE
5
<
Comparación
MENOR QUE
5
>=
Comparación
5
MAYOR IGUAL
QUE
<=
Comparación
MENOR IGUAL
QUE
5
<>
Comparación
DISTINTO
5
Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la
operación que antes se evalúa, es aquella que va entre paréntesis.
4.4 Insertar función con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la
celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o
asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la ficha Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón
de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo
una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar
una función: y a continuación hacer clic sobre el botón
, de esta
forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora
Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función:
las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar
previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una
categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones
de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy
seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que
deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos
aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También
disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una
descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo
Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la
función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en
nuestro caso se eligió la función SUMA ().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que
generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer
clic sobre le botón
para que el cuadro se haga más pequeño y podamos
ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o
la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de
celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del
rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar
la tecla ENTER para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo
argumento. Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero,
y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el
botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una
función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor
de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función
=SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá
automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
En la ficha Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma
que nos permite realizar la función SUMA de forma más
rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la
flecha de la derecha del botón.
Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable
de la derecha:
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma,
como puede ser Promedio (calcula la media
aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el
valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo).
Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a
través de Más Funciones...
4.5 Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones,
por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la
función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función
sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4))
donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que
obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma
obteniendo así 5 como resultado.
4.6 Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra
función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en
una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula
consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel
realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor
máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
4.7 Funciones de fecha y hora
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las
funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que
nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de
serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la
fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día
0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan
núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la
referencia de una celda que contenga una fecha.
Función
Descripción
AHORA()
Devuelve la fecha y la
hora actual
AÑO(núm_de_serie)
Devuelve el año en
formato año
DIA(núm_de_serie)
Devuelve el día del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
Calcula el número de días
entre las dos fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo)
Devuelve un número del 1
al 7
FECHA(año;mes;día)
Devuelve la fecha en
formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Devuelve la fecha en
formato de fecha
HORA(núm_de_serie)
HORANUMERO(texto_de_fecha)
Devuelve la hora como un
número del 0 al 23
Convierte una hora de
texto en un número
HOY()
Devuelve la fecha actual
MES(núm_de_serie)
Devuelve el número del
mes en el rango del 1
(enero) al 12 (diciembre)
MINUTO(núm_de_serie)
Devuelve el minuto en el
rango de 0 a 59
NSHORA(hora;minuto;segundo)
Convierte horas, minutos y
segundos dados como
números
SEGUNDO(núm_de_serie)
Devuelve el segundo en el
rango de 0 a 59
4.8 Practicar el uso de las funciones de fechas y horas
Ejercicio paso a paso.
1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.
2 Sitúate en la celda A1 y pulsa sobre
fecha y hora y elige la función AHORA().
, selecciona la categoría de
3 Pulsa el botón Aceptar.
Aparece un cuadro de diálogo indicando que la función no tiene argumentos.
4 Pulsa de nuevo sobre Aceptar.
5 Sitúate en la celda B2 y escribe el día de hoy en número. Ej. 7
6 Sitúate en la celda B3 y escribe el mes actual en número. Ej. 8
7 Sitúate en la celda B4 y escribe el año actual en número. Ej. 2010
8 Sitúate en la celda C5 y pulsa sobre
pulsa el botón Aceptar.
, escoge la función FECHA() y
9 Selecciona como argumentos las celdas B4 --> para año, B3 --> para
mes y B2 --> para día, pulsa Aceptar.
Vamos a calcular nuestra edad.
10 Sitúate en la celda D1 y escribe tu fecha de nacimiento en formato
(dÍa/mes/año)
11 En la celda E1 escribe =HOY()
12 En la celda E2 selecciona la función DIAS360, como fecha inicial la
celda D1 (fecha nacimiento), como fecha final E1 (el día de hoy) y en
método escribe Verdadero.
Como resultado nos aparece los días transcurridos desde la fecha D1 y la
fecha E1.
13 Ahora en la celda F3 escribe =E2/360 para obtener los años.
El resultado aparece con decimales, para que nos salga solo la parte entera
podemos utilizar la función =ENTERO(E2/360).
Hemos utilizado cuatro de las funciones más utilizadas y que ofrecen muchas
posibilidades.
14 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco
duro con el nombre de Funciones con fechas.
15 Cierra el libro de trabajo.
4.9 Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los
números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para
la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Función
CARACTER(número)
Descripción
Devuelve el carácter
especificado por el
número
CODIGO(texto)
Devuelve el código ASCII
del primer carácter del
texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
Devuelve una cadena de
caracteres con la unión
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millare
s)
Redondea un número
pasado como parámetro
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve el número de
caracteres especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;n
úm_inicial)
Devuelve la posición
inicial del texto buscado
ESPACIOS(texto)
Devuelve el mismo texto
pero sin espacios
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)
Devuelve los caracteres
indicados de una cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_i
nicial)
Encuentra una cadena
dentro de un texto
IGUAL(texto1;texto2)
Devuelve un valor lógico
(verdadero/falso)
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve el número de
caracteres especificados
LARGO(texto)
Devuelve la longitud del
texto
LIMPIAR(texto)
Limpia el texto de
caracteres no imprimibles
MAYUSC(texto)
Convierte a mayúsculas
MINUSC(texto)
Convierte a minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales)
NOMPROPIO(texto)
Convierte a moneda
Convierte a mayúscula la
primera letra del texto
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_d Reemplaza parte de una
e_caracteres;texto_nuevo)
cadena de texto por otra
REPETIR(texto;núm_de_veces)
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nú
m_de_ocurrencia)
Repite el texto
Reemplaza el texto con
texto nuevo
T(valor)
Comprueba que el valor
es texto
TEXTO(valor;formato)
Convierte un valor a texto
TEXTOBAHT(número)
Convierte un número a
texto tailandés (Baht)
VALOR(texto)
Convierte un texto a
número
4.10 Practicar el uso de las funciones de texto
Ejercicio paso a
paso.
1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.
2 Sitúate en la celda A1 y pulsa sobre
, selecciona la Categoría
Texto y elige la función CODIGO(), pulsa sobre Aceptar.
3 Escribe como argumento de esa función la letra ”a” y pulsa Intro.
Vemos que obtenemos el código 97, este es el número asignado a la letra a,
ahora vamos a comprobar que es cierto con la función CARACTER().
4 Sitúate en la celda B1 y pulsa sobre
Texto y selecciona la función CARACTER().
, selecciona la Categoría
5 Como argumento escribe 97. Comprobamos que efectivamente nos
devuelve la letra "a".
6 Sitúate en la celda B2 y escribe "Hoy es ". Fíjate en dejar los
espacios en blanco.
7 Sitúate en la celda B3 y escribe " Agosto ". Fíjate en dejar los
espacios en blanco.
8 En la celda B4 escribe 7 y en la celda B5 escribe 2010.
Ahora vamos a crear una frase concatenando varias celdas.
9 Sitúate en la celda C5 y pulsa sobre
Texto
, selecciona la Categoría
10 Selecciona la función CONCATENAR() y como argumentos escribe
en el primer argumento B2, en el segundo B4, como tercer argumento
escribe " de", como cuarto argumento escribe B3, como quinto argumento
escribe "de " y como último argumento escribe B5.
11 Para que nos indique la fecha en una sola celda la función debe
quedar así =CONCATENAR(B2;B4;" de";B3;"de ";B5).
Vamos a utilizar ahora la Función NOMPROPIO() que también es de gran
utilidad para formatear una cadena de texto.
12 Sitúate en la celda A6 y escribe "pepe" en la celda B6 escribe
"gutierrez" y en la celda C6 escribe "ruiz". No escribas mayúsculas.
13 Ahora en la celda D6 pulsa sobre
, selecciona la categoria de
Texto, selecciona la Función CONCATENAR() pulsa Aceptar y escoge
como parámetros A6, B6 y C6. Debemos añadir los espacios para separar
el nombre completo. La fórmula debe quedar así =CONCATENAR(A6;"
";B6;" ";C6).
Ya tenemos el nombre completo en una celda, ahora sí podemos hacer uso
de la Función NOMPROPIO().
14 Sitúate en la celda G6 y selecciona la Función NOMPROPIO() y
pásale como parámetro la celda D6.
Debemos obtener en la celda G6 Pepe Gutierrez Ruiz. Nos ha puesto las
iniciales en mayúsculas.
15 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco
duro con el nombre Funciones con texto.
16 Cierra el libro de trabajo.
4.11 Funciones de búsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para
trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de
funciones específicas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar
alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos
pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo
similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si
buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº
de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el
nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo
conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:
Función
Descripción
AREAS(ref)
Devuelve el número de rangos de
celdas contiguas
BUSCAR(...)
Busca valores de un rango de
una columna o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_bus
car_en;indicador_filas;ordenado)
Busca en la primera fila de la
tabla o matriz de valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_bus
car_en;indicador_columnas;ordenado
)
Busca un valor en la primera
columna de la izquierda
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_bus
car_en;tipo_de_coincidencia)
Devuelve la posición relativa de
un elemento
COLUMNA(ref)
Devuelve el número de columna
de una referencia
COLUMNAS(matriz)
Devuelve el número de columnas
que componen la matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho
)
Devuelve una referencia a un
rango
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)
Crea una referencia de celda en
forma de texto
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)
Elige un valor o una accion de
una lista de valores
FILA(ref)
Devuelve el número de fila
FILAS(matriz)
Devuelve el número de filas
HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;
nombre_descriptivo)
Crea un acceso directo a un
documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_
Extrae datos almacenados en una
datos;tablas_dinámicas;campo1;elem
tabla dinámica
ento1;campo2;elemento2...)
INDICE(matriz;num_fila;num_columna
)
INDIRECTO(ref;a1)
TRANSPONER(matriz)
Devuelve el valor de una celda en
la intersección de una fila y una
columna
Devuelve una referencia
especificada
Intercambia las filas por las
columnas en una matriz
4.12 Practicar el uso de las funciones que buscan valores
Ejercicio paso a paso.
1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.
2 Escribe en la Columna B unos 10 nombres de personas conocidas e
imaginarias, por ejemplo José, Juan, Javi, María... Cada uno en una celda,
pero ten en cuenta de ponerlos siempre en la columna B.
3 Ahora en la Columna C escribe números de teléfono al lado de cada
nombre que has introducido antes.
Vamos a hacer uso de la función BUSCAR(), utilizaremos la celda D5 para
introducir el nombre a buscar y la celda D11 para albergar el teléfono de la
persona buscada.
4 Así pues, sitúate en la celda D11 y pulsa sobre
, selecciona la
categoría de búsqueda y referencia y elige la función BUSCAR().
5 Pulsa Aceptar.
6 En el parámetro valor_buscado introduce o selecciona la celda D5, en
vector_de_comparación escribe "B:B" o selecciona la Columna B y en el
parámetro vector_resultado escribe "C:C" o selecciona la Columna C.
7 Introduce un nombre en la celda D5, un valor que se encuentre en la
columna B y mira que ocurre. En la celda D11 debe aparecer el teléfono de
la persona.
Ahora vamos a utilizar la función TRANSPONER(), que es una poco más
compleja.
Recordemos que transponer significa cambiar filas por columnas y viceversa.
Es decir si tenemos los datos en fila, al transponer obtendremos los datos en
columna.
8 Sitúate en la celda A15 y pulsa sobre
, selecciona la categoría de
búsqueda y referencia y elige la función TRANSPONER(). Pulsa Aceptar.
En el único parámetro que nos pide "Matriz" debemos seleccionar la matriz de
filas y columnas que vamos a transponer.
9 Seleccionar la matriz de B1:C10.
La formula ya está hecha, pero vemos que nos da un error de valor, esto se
debe a que la fórmula hace referencia a una matriz y no a una única celda.
Para que la transposición se realice correctamente debemos repetir la fórmula
para todas las celdas a transponer siguiendo los siguientes pasos.
10 A partir de la celda de la fórmula (A15) está incluida, selecciona las
celdas necesarias para cubrir la matriz transpuesta, es decir una matriz de 2
filas por 10 columnas que se corresponderán con la matriz A15:J16, pulsar
F2 y seguidamente Ctrl+Mayus+Enter. De este modo la formula se copia al
resto de celdas y se ejecuta correctamente.
11 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco
duro con el nombre de Funciones de búsqueda.
12 Cierra el libro de trabajo.
4.13 Funciones financieras
Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información
y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas
para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".
Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece
Excel:
Función
DB(costo;valor_residual;vida;periodo;
mes)
Descripción y Ejemplo
Devuelve la depreciación de un
bien para un período especificado,
método de depreciación de saldo
fijo
Devuelve la depreciación de un
bien para un período especificado,
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;
mediante el método de
factor)
depreciación por doble disminución
de saldo
DVS(costo;valor_residual;vida;periodo
Devuelve la depreciación de un
_inicial;periodo_final;factor;sin_cambio bien para un período especificado,
s)
incluyendo periodos parciales
INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)
Calcula el interés pagado durante
un período específico de una
inversión
NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)
Devuelve el número de pagos de
una inversión
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el pago de un préstamo
basado en pagos y tasas de interés
constantes
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
Devuelve el interés pagado por una
inversión durante periodo
determinado
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tip
o)
Devuelve el pago de un capital de
una inversión determinada
SLN(costo;valor_residual;vida)
Devuelve la depreciación por
método directo de un bien durante
un período dado
Devuelve la depreciación por
SYD(costo;valor_residual;vida;periodo) método de anualidades de un bien
durante un período específico
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar)
Devuelve la tasa de interés por
periodo de un préstamo o una
inversión
TIR(valores;estimar)
Devuelve la tasa interna de retorno
de una inversión para una serie de
valores en efectivo
TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa
_reinversión)
Devuelve la tasa interna de retorno
modificada
VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)
Devuelve el valor actual de una
inversión
VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)
Devuelve el valor futuro de una
inversión basada en pagos
periódicos y constantes más una
tasa de interés constante
VNA(tasa;valor1;valor2;...)
Devuelve el valor neto actual de
una inversión a partir de una tasa
de descuentos y una serie de pagos
futuros
4.14 Practicar el uso de las Funciones Financieras
Ejercicio paso a paso.
Vamos a desarrollar un ejemplo práctico para calcular el pago de un
préstamo basándonos en pagos constantes y una tasa de interés constante.
1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.
Para realizar este ejercicio haremos uso de la función PAGO.
2 Haz clic sobre el botón
de la barra de fórmulas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función.
3 Selecciona del recuadro Selecciona una categoría la opción
Financieras.
4 Elige del recuadro Selecciona una función, PAGO.
La sintaxis de la función PAGO es PAGO(tasa,nper,va,vf,tipo), vamos a
describir cada uno de sus parámetros:
tasa = es el tipo de interés del préstamo.
nper = es el número total de pagos del préstamo.
va = es el valor actual del total de pagos
vf = es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea
lograr tras el último pago. Si vf se omite, se asume que vale
0, es decir, tras el último pago no queda ningún saldo
pendiente lo que ocurre cuando se trata de un préstamo.
tipo = indica el vencimiento de pagos.
(tipo = 0) --> al final del período
(tipo = 1) --> al inicio del período
Ahora que ya conocemos los parámetros que necesita la función, podemos
crear el ejemplo:
Vamos a pedir un préstamo de $ 100,000.00, en un período de 30 años, es
decir 30*12=360 nº de pagos mensuales, a un interés del 12%.
Así pues, ya tenemos un ejemplo de un préstamo.
5 Sitúate en la celda A1 y escribe Préstamo
6 Sitúate en la celda A2 y escribe Tasa
7 Sitúate en la celda A3 y escribe Nº Pagos
8 Sitúate en la celda A4 y escribe Tipo
9 Sitúate en la celda A5 y escribe Cuota Mensual
10 Sitúate en la celda B1 y escribe 100,000
11 Sitúate en la celda B2 y escribe 12 %
12 Sitúate en la celda B3 y escribe 360
13 Sitúate en la celda B4 y escribe 0
14 Sitúate en la celda B5 y escribe =PAGO(B2/12;B3;B1;0;B4)
Con esta función indicamos que el vencimiento del pago se realiza al final del
período y que no existen cuotas al finalizar los pagos.
Como resultado debemos obtener -$1,028.61 que será la cuota mensual. El
número sale negativo porque el efectivo que se paga, por ejemplo depósitos en
cuentas de ahorros, cuotas de un préstamo, se representa con números
negativos; el efectivo que se recibe, se representa con números positivos.
Con la función PAGO también podemos calcular qué cuota mensual
debemos ingresar para ahorrar una cantidad de dinero en X años.
Vamos a calcular cómo podemos ahorrar $ 30,000 en 5 años, con un interés
del 6%.
15 Sitúate en la celda C1 y escribe Ahorro
16 Sitúate en la celda C2 y escribe Tasa Anual
17 Sitúate en la celda C3 y escribe Años
18 Sitúate en la celda C4 y escribe Ingresos Mensuales
19 Sitúate en la celda D1 y escribe $ 30,000
20 Sitúate en la celda D2 y escribe 6%
21 Sitúate en la celda D3 y escribe 5
22 Sitúate en la celda D4 y escribe PAGO(D2/12,D3*12,0,D1)
Como resultado debemos obtener en la celda D4 la cantidad de -$429.98
Vamos a calcular ahora los intereses pagados en un período de tiempo por un
préstamo, por ejemplo los intereses del primer ejemplo.
Para realizar este ejercicio utilizaremos la función PAGOINT
Esta
función
tiene
la
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
tasa = es el tipo de interés del préstamo.
siguiente
sintaxis
período = es el período para el que se desea calcular el
interés y debe estar entre 1 y el parámetro nper
nper = es el número total de pagos del préstamo.
va = es el valor actual del total de pagos
vf = es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea
lograr trás el último pago. Si vf se omite, se asume que vale 0,
es decir, trás el último pago no queda ningún saldo pendiente.
tipo = indica el vencimiento de pagos.
(tipo = 0) --> al final del período
(tipo = 1) --> al inicio del período
23 Sitúate en la celda E1 y escribe Préstamo
24 Sitúate en la celda E2 y escribe Tasa Anual
25 Sitúate en la celda E3 y escribe Interés en la Cuota Nº
26 Sitúate en la celda E4 y escribe Cantidad de Cuotas
27 Sitúate en la celda E5 y escribe Interés
28 Sitúate en la celda F1 y escribe $ 100.000
29 Sitúate en la celda F2 y escribe 6%
30 Sitúate en la celda F3 y escribe 1
31 Sitúate en la celda F4 y escribe 360
32 Sitúate en la celda F5 y escribe PAGO(F2/12,F3,F4)
Esta función nos debe devolver -$361.80 que es el interés pagado en la
primera cuota del préstamo. Cambiando el valor en F3 podrás ver el interés
pagado en cada caso.
Vamos a calcular ahora las cuotas amortizadas para un préstamo, seguimos
basándonos en el primer ejercicio.
Para realizar este ejercicio utilizaremos la función PAGOPRIN
Esta
función
tiene
la
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)
siguiente
sintaxis
tasa = es el tipo de interés del préstamo.
período = es el período para el que se desea calcular la
amortización y debe estar entre 1 y el parámetro nper
nper = es el número total de pagos del préstamo.
va = es el valor actual del total de pagos
vf = es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea
lograr trás el último pago. Si vf se omite, se asume que vale 0,
es decir, trás el último pago no queda ningún saldo pendiente.
tipo = indica el vencimiento de pagos.
(tipo = 0) --> al final del período
(tipo = 1) --> al inicio del período
33 Sitúate en la celda A8 y escribe Préstamo
34 Sitúate en la celda A9 y escribe Tasa Anual
35 Sitúate en la celda A10 y escribe Cálculo amortización en cuota nº
36 Sitúate en la celda A11 y escribe Cuotas Totales
37 Sitúate en la celda A12 y escribe Amortizado
38 Sitúate en la celda B8 y escribe $ 100,000
39 Sitúate en la celda B9 y escribe 6 %
40 Sitúate en la celda B10 y escribe 1
41 Sitúate en la celda B11 y escribe 360
42 Sitúate en la celda B12 y escribe PAGOPRIN(B9/12,B10,B11,B8)
Como resultado debemos obtener en la celda B12 la cantidad de -$99.55 que si
nos fijamos es el resultado de la diferencia de quitar los intereses a la cuota
total del préstamo. Como vemos en la primera cuota de la amortización los
intereses son más del 80% y la amortización propia del préstamo no llega al
20%.
43 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco
duro con el nombre de Funciones Financieras.
44 Cierra el libro de trabajo.
4.15 Otras funciones
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran
abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran
utilidad.
En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.
Función
Descripción
Funciones matemáticas y trigonométricas
ABS(número)
Devuelve el valor
absoluto de un
número
ALEATORIO()
Devuelve un número
entre 0 y 1
COMBINAT(número;tamaño)
Devuelve el número
de combinaciones
para un número
determinado de
elementos
COS(número)
Devuelve el coseno
de un ángulo
ENTERO(número)
Redondea un
número hasta el
entero inferior más
próximo
EXP(número)
Realiza el cálculo de
elevar "e" a la
potencia de un
número determinado
FACT(número)
Devuelve el factorial
de un número
NUMERO.ROMANO(número,forma)
Devuelve el número
pasado en formato
decimal a número
Romano
PI()
Devuelve el valor de
la constante pi
POTENCIA(número;potencia)
Realiza el cálculo de
elevar un número a
la potencia indicada
PRODUCTO(número1;número2;...)
Devuelve el
resultado de realizar
el producto de todos
los números
pasados como
argumentos
RAIZ(número)
RESIDUO(número;núm_divisor)
Devuelve la raíz
cuadrada del
número indicado
Devuelve el resto de
la división
Funciones estadísticas
MEDIA.ARMO(número1;número2;...)
Devuelve la media
armónica de un
conjunto de números
positivos
MAX(número1;número2;...)
Devuelve el valor
máximo de la lista de
valores
MIN(número1;número2;...)
Devuelve el valor
mínimo de la lista de
valores
MEDIANA(número1;número2;...)
Devuelve la mediana
de la lista de valores
MODA(número1;número2;...)
Devuelve el valor
que más se repite en
la lista de valores
PROMEDIO(número1;número2;...)
Devuelve la media
aritmética de la lista
de valores
VAR(número1;número2;...)
Devuelve la varianza
de una lista de
valores
K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)
Devuelve el valor késimo mayor de un
conjunto de datos
K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
Devuelve el valor késimo menor de un
conjunto de datos
Funciones lógicas
FALSO()
Devuelve el valor
lógico Falso
VERDADERO
Devuelve el valor
lógico Verdadero
Devuelve un valor u
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_
otro, según se
si_falso)
cumpla o no una
condición
NO(valor_lógico)
Invierte el valor
lógico proporcionado
Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si todos
los valores son
verdaderos
O(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si algún
valor lógico es
verdadero y
devuelve
VERDADERO
Funciones de información
ESBLANCO(valor)
Comprueba si se
refiere a una celda
vacía
ESERR(valor)
Comprueba si un
valor es un error
ESLOGICO(valor)
Comprueba si un
valor es lógico
ESNOTEXTO(valor)
Comprueba si un
valor no es de tipo
texto
ESTEXTO(valor)
ESNUMERO(valor)
TIPO(valor)
Comprueba si un
valor es de tipo texto
Comprueba si un
valor es de tipo
numérico
Devuelve un número
que representa el
tipo de datos del
valor
4.16 Practicar el uso de otras funciones
Ejercicio paso a paso.
1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.
2 Escribe en la Columna B unos 5 números enteros (mejor para el
ejercicio si son de un solo dígito). Cada uno en una celda, pero ten en
cuenta de ponerlos siempre en la columna B.
Vamos a multiplicar todos los valores de la columna B,
3 Sitúate en la celda C6 y pulsa sobre
, selecciona la categoría de
Matemáticas y trigonometría y elige la función PRODUCTO(). Pulsa
Aceptar.
4 Selecciona la columna B como parámetro. Pulsa Aceptar.
Ya tenemos el resultado del producto en la celda C6.
Ahora vamos a pasar el resultado a números romanos. (Por esto mejor
números de un dígito).
5 Sitúate en la celda D6 y pulsa sobre
, selecciona la categoría de
Matemáticas y trigonometría, selecciona la función NUMERO.ROMANO.
6 Selecciona como parámetro la celda donde tenemos el resultado del
producto, la celda C6 y pulsa Aceptar. Debe de aparecer el resultado en
números romanos.
Trabajemos un poco de estadística.
7 Añade 5 números más en la columna B y modifica los que existen por
números más grandes, de más de un dígito.
8 Sitúate en la celda B12 y pulsa sobre
PROMEDIO de la categoría Estadísticas.
, selecciona la función
9 Selecciona como parámetro las 10 celdas de la columna B. Y pulsa
sobre Aceptar.
Ahora vamos a ver la MEDIANA.
10 Sitúate en la celda B13 y pulsa sobre
MEDIANA de la categoría Estadísticas.
, selecciona la función
11 Selecciona como parámetro las 10 celdas de la columna B. Y pulsa
sobre Aceptar.
Y vamos a ver la MODA.
12 Sitúate en la celda B11 y pulsa sobre
MODA de la categoría Estadísticas.
, selecciona la función
13 Selecciona como parámetro las 10 celdas de la columna B. Y pulsa
sobre Aceptar.
14 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco
duro con el nombre de Otras Funciones de Excel.
15 Cierra el libro de trabajo.
4.17 Manejo de la función SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si
dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis
Para hojas de cálculo y de macros
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero es el valor que se devolverá si prueba_lógica es
VERDADERO. Si prueba_lógica es VERDADERO y se omite el argumento
valor_si_verdadero, la función devuelve VERDADERO. Valor_si_verdadero
puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso es el valor que se devolverá si prueba_lógica es FALSO. Si
prueba_lógica es FALSO y se omite el argumento valor_si_falso, la función
devuelve FALSO. Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos
valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la
función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la
matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI. Cuando alguno de los
argumentos valor_si_verdadero o valor_si_falso es una función que ejecuta
una acción, se ejecutan todas las acciones.
Ejemplos
Si el valor en la celda A:10 es 100, prueba_lógica será VERDADERO y se
calculará el valor total del rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lógica será
FALSO y se devolverá una cadena de texto vacía ("") que borrará el
contenido de la celda que contenga la función SI.
SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"")
En la gráfica se muestra un ejemplo clásico de uso del SI , en el se compara
si la cantidad sobrepasa o es igual a 5 se cobra a 250 la unidad en caso
contrario la unidad vale 300.
4.18 Manejo de la función SI anidada
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos
valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la
función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la
matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.
Supongamos que desea calificar con letras los números de referencia con el
nombre Promedio.
Si Promedio es La función devuelve:
Mayor que 89 = A
De 80 a 89 = B
De 70 a 79 = C
De 60 a 69 = D
Menor que 60 = F
Se podría utilizar la siguiente función anidada SI:
=SI(A1>89,"A",SI(A1>79,"B",SI(A1>69,"C",SI(A1>59,"D","F"))))
En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el
argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la
tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda
instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (A1>89) es
VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento
prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así
sucesivamente.
4.19 Manejo de la función como Y,O
Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO;
devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1;valor_lógico2; ...
son de 1 a 30 condiciones que desea
comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos (VERDADERO O
FALSO), o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan
valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías,
esos valores se pasan por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el
valor de error #¡VALOR!
Ejemplos
Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO
Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO
Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO
Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO,
entonces:
Y(B1:B3) es igual a FALSO
Si B4 contiene un número entre 1 y 100, entonces:
Y(1<B4; B4<100) es igual a VERDADERO
Supongamos que desea mostrar la celda B4 sólo si contiene un número
entre 1 y 100, y que desea mostrar un mensaje si no lo contiene. Si B4
contiene 104, entonces:
SI(Y(1<B4; B4<100); B4; "El valor queda fuera del rango") es igual a "El valor
queda fuera del rango."
Si B4 contiene 50, entonces:
SI(Y(1<B4; B4<100); B4; "El valor queda fuera del rango") es igual a 50
O Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO;
devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1; valor_lógico2; ... son entre 1 y 30 condiciones que se desean
comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.
Los argumentos deben ser valores lógicos como VERDADERO O FALSO, o
matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento
matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se
pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O
devolverá el valor de error #¡VALOR!
O(VERDADERO) es igual a VERDADERO
O(1+1=1;2+2=5) es igual a FALSO
Si el rango A1:A3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y
VERDADERO, entonces:
O(A1:A3) es igual a VERDADERO
4.20 Referencias
Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de
fórmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o
conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la
formula.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula
escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido
de A1 y el contenido de B1.
Existen 3 tipos de referencias:
Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia
la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las
referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas
que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por
defecto.
Supongamos el ejemplo:
A
B
1
15
20
2
=A1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia
la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2 . Lo que
variará es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la
derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de
A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2 ,
resultado =B2+2 . Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la
celda superior.
Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se
copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son
fijas.
Supongamos el ejemplo:
A
B
1
15
20
2
=$A$1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna
hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y
delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá
=$A$1+2 .
Referencia Mixta: Podemos hacer una combinación de ambas referencias,
podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o
viceversa.
Supongamos el ejemplo:
A
B
1
15
20
2
=$A1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la
columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero
al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila
cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2 .
Supongamos el ejemplo:
A
B
1
15
20
2
=A$1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila
aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no tener el signo
$ delante de la columna, al copiarla una columna más a la derecha la columna
cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2 .
4.21 Como cambiar el tipo de referencia
Una opción para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir
entre los diferentes tipos de referencias que existen y la que más nos interesa
en cada momento es hacerlo a mano.
Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la intersección de la
celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...).
Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos
anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).
Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre
relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).
Otra opción, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos
editando la formula, en el momento en el que se incluyan las celdas
referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a
los posibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda.
4.22 Referencias a otras hojas o libros
Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de
escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en
otros libros.
Referencia a otras hojas Para hacer referencia a celdas de otras hojas
debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el
nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que coja la celda A2 de
la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios
incluidos, la referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2,
habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.
Referencia a otros libros Para hacer referencia a celdas de otros libros
debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como
acabamos de ver.
Por ejemplo: '[presupuesto 2007]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda
se encuentra en el libro "Presupuesto 2007", en la Hoja1 y en la celda B2.
Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que
incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.
Conclusión:
Ahora que has aprendido el uso de las formulas y funciones en Excel se ampliará tu panorama
para poder resolver cualquier reto que se te presente en la hoja de cálculo.
Conclusión:
La creación de formulas y la utilización de funciones nos facilitan el trabajo de manera mu
considerable.
5
GRÁFICOS
OBJETIVO:
El participante será capaz de elaborar gráficas utilizando el asistente e
identificará los diversos tipos que existen.
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de
cálculo y facilita su interpretación. Vamos a ver cómo crear gráficos a
partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización
de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A
menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados
por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja
normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva
para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni
ningún otro tipo de objeto.
Veamos cómo crear de un gráfico.
5.1 Crear gráficos
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos
la sección Gráficos que se encuentra en la ficha Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas
que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel
podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico
se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error
en los datos que solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra
disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo
clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que
se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace
en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de
Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior
derecha de la sección Gráficos.
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno
y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico
inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las características
predeterminadas del gráfico escogido. Si has decidido probar suerte y no
tenías celdas seleccionadas, deberás seguir leyendo los siguientes
apartados.
5.2 Añadir una serie de datos
Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos
queremos que aparezcan en el gráfico. Una vez tengamos un gráfico sobre
la hoja de cálculo, aparecerán nuevas fichas para mostrarnos nuevas
opciones.
Si observamos la ficha Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:
Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el
siguiente cuadro de diálogo:
Observa detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya hemos dicho
es la más importante porque se encargará de generar el gráfico.
Así pues tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico donde
podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para
crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenían
los valores 445, 453, 545, 453 y 345.
Pulsa el botón
y selecciona las celdas, automáticamente se rellenará el
campo de texto con el rango correcto.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al
eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).
Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder
crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el
que ves en la imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botón Editar de las series para modificar el literal que se muestra
en la leyenda del gráfico.
Del mismo modo también podrás modificar el rango de celdas que se
incluirán tanto en las series como en las categorías.
Haciendo clic en el botón
Cambiar fila/columna
podremos permutar los
datos de las series y
pasarlas a las categorías
y viceversa. Este botón
actúa del mismo modo
que el que podemos
encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas (ficha
Diseño).
Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro
de diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no
tengan datos o estén ocultas.
5.3 Modificar las características del gráfico
En la ficha Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al
aspecto del gráfico.
Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una
cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo
encontraras en la sección Ejes:
Utiliza las opciones del grupo Etiquetas para establecer qué literales de
texto se mostrarán en el gráfico:
De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del
gráfico y arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada.
Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico.
Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te
permitirán modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de
cálculo.
La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos
bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).
Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto
de los gráficos tridimensionales disponibles:
Excel 2007 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e
intuitivas, así que después de un par de pruebas con cada una de estas
opciones entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados.
Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la ficha Formato, donde
encontrarás el grupo Estilos de forma (que utilizaremos también más
adelante para enriquecer la visualización de los objetos que insertemos).
Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.
Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de
sus componentes (áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que
más se ajuste a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas
Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para
personalizar aún más el estilo del gráfico.
5.4 Modificar el tamaño de un gráfico
También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de
controles que explicaremos a continuación:
Los controles cuadrados
establecen el ancho y
largo del objeto, haz clic
sobre ellos y arrástralos
para
modificar
sus
dimensiones.
Haciendo
clic
y
arrastrando los controles
circulares
podrás
modificar
su
tamaño
manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrás
escalar el objeto y hacerlo más grande o pequeño.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma
podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.
5.5 Modificar la posición de un gráfico
Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento.
Además de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo
también podrás establecer su ubicación.
Para ello haz clic en el botón Mover gráfico que encontrarás en la ficha
Diseño
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una
hoja nueva. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo,
pero no podrás contrastar los datos numéricos si la mantienes en una hoja
aparte. Depende del formato que quieras utilizar.
Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Utilizando la segunda opción, Objeto en, podremos mover el gráfico a una
hoja ya existente. Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la
hoja y podrás situarlo en la posición y con el tamaño que tú elijas.
5.6 Crear tipos personalizados de gráfico
Excel nos ofrece distintos tipos de gráficos, con unas propiedades
predefinidas y que nos permiten crear un gráfico en cuestión de segundos,
seleccionando los datos a incluir en el gráfico y seleccionando el tipo de
gráfico, sin necesidad de definir todas sus propiedades.
Excel nos ofrece por defecto sus propios tipos de gráfico pero nosotros
podemos crear un gráfico con las propiedades que nos convengan y luego
asignar sus propiedades a un tipo de gráfico personalizado y así poder
utilizarlo como tipo de gráfico para crear nuevos gráficos con esas mismas
características creando una plantilla.
Una vez hemos terminado de crear el gráfico, para guardar el estilo
personalizado de nuestro gráfico debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la ficha Diseño en la banda de opciones.
Hacer clic en la opción Guardar como plantilla.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás escribir un nombre para
tu tipo de gráfico, pulsa el botón Guardar y se almacenará.
Más tarde cuando quieras crear un gráfico utilizando esta plantilla, sólo
tendrás que seleccionar la categoría Plantillas del listado de todos los
gráficos disponibles:
5.7 Practicar la realización de gráficos a partir de unos datos
Ejercicio paso a paso.
1 Si no tienes abierto Excel, ábrelo para realizar el ejercicio.
2 Crea un libro de trabajo con el nombre Robos.
Vamos a realizar un gráfico de líneas para representar la evolución del
número de robos en las municipios de Colima y Villa de Álvarez.
3. Ingresa la siguiente tabla de datos:
3 Selecciona los datos a representar, es decir A2:C5.
4 Ve a la ficha Insertar.
5 Selecciona uno de los gráficos incluidos en el menú Línea.
6 Haz clic sobre el tipo de gráfico a realizar, en nuestro caso el de
líneas.
Observa como aparece cómo aparece nuestro gráfico.
600
500
400
Colima
300
Villa de Alvarez
200
100
0
2007
2008
2009
7 Vamos a cambiar de gráfico, haz clic en el botón Cambiar tipo de
gráfico de la ficha Diseño.
8 Se abrirá un cuadro de diálogo, selecciona la categoría Columna y
escoge el diseño de barras sencillo.
9 Haz clic sobre el botón Aceptar para ejecutar los cambios.
Vamos a cambiar los datos que queremos que se muestren, añadiremos
también los robos en Manzanillo con los datos 2007, 2008 y 2009 con 370,
393 y 412 respectivamente.
10 Haz clic en el botón Seleccionar datos de la ficha Diseño.
11 Se abrirá un cuadro de diálogo, no escribiremos nada, simplemente
seleccionaremos el rango A2:D5 en la hoja de cálculo.
Si el gráfico tapa los datos, deberás moverlo primero.
12 Pulsamos el botón Aceptar para ver los cambios.
Para cambiar nombre a la serie de datos:
Escribe en las celdas B1 Tecomán, C1 Comala y D1 Coquimatlán
13 Vuelve a hacer clic en el botón Seleccionar datos.
14 En el cuadro de diálogo selecciona la primer serie a cambiar
(Colima) y pulsa el botón Editar.
15 Coloca el cursor en el cuadro de texto Nombre de la serie y haz clic
en la celda B1 de la hoja de cálculo para decirle a Excel que el nombre de
esta serie se encuentra en esa celda.
16 Pulsa el botón Aceptar.
17 Repite los pasos 14 a 16 para las dos otras series con las celdas C1
y D1.
18 Pulsa el botón Aceptar y observa los cambios.
Hemos puesto los nombres de los pueblos en la leyenda para saber a cual
corresponde cada barra. Vamos a hacer lo mismo para los literales del eje
horizontal.
19 Volvemos a hacer clic en el botón Seleccionar datos.
20 Haz clic en el botón Editar de la columna Etiquetas del eje
horizontal (categoría).
21 En este caso, como no se trata de series no tendremos que indicarle
una a una cual es su nomenclatura, bastará con darle el rango de los
literales para los datos que hemos seleccionado.
Selecciona el rango de celdas A3:A5 y pulsa Aceptar.
22 Pulsa el botón Aceptar y observa los cambios.
Ahora, desde las fichas Diseño, Presentación y Formato podrás mejorar su
visualización cambiando los estilos del gráfico.
Deberá quedarte algo así:
600
500
400
Tecomán
300
Comala
Coquimatlán
200
100
0
2007
2008
2009
Conclusión:
Esta valiosa herramienta mejorada le da un aspecto más profesional a nuestros datos par
interpretarlos de una mejor manera
6
ESQUEMAS Y VISTAS
OBJETIVO:
El participante aplicará los conocimientos para crear esquemas e identificar la
estructura y jerarquía de los datos.
Un esquema podríamos definirlo como un resumen preciso que refleja los
conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento
esquematizado.
Así pues, un esquema puede ser perfectamente un índice de un libro, donde
vemos todos los puntos tratados en el libro, también podemos ver como
ejemplo de esquema el índice de este curso, el cual contiene los puntos más
importantes que se tratan en él y además está estructurado por niveles de
profundización sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema
de los puntos contenidos en el tema.
Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos
aspectos.
- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados
para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un
esquema debe tener una jerarquía o disponer de una estructura
por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las
precipitaciones ocurridas a lo largo del año en toda España con
las precipitaciones mensuales de todas las provincias, estos
datos son buenos candidatos a formar un esquema. Pero si
únicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una
compra, con una estructura compuesta por Producto---Precio, no
disponemos de niveles suficientes para hacer un esquema.
- En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más
de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los
datos a otra hoja.
- Para crear esquemas automáticamente debemos preparar lo
hoja con un formato adecuado como veremos más adelante.
Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y
Automática.
6.1 Creación automática de esquemas
La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente,
puesto que tarda mucho menos tiempo que haciéndolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear
automáticamente el esquema:
- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los
datos, nunca entremezclados.
- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la
izquierda de los datos, nunca entremezclados.
Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características nos
veremos obligados a definir el esquema manualmente.
En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11,
D11, B20, C20, D20 y la columna E está llena de subtotales
correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B21, C21,
D21 y E21 son los totales de los subtotales.
En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de
columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad
autónoma (filas) y se ha calculado los subtotales de cada trimestre
(columnas).
Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema.
Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opción
Autoesquema del menú Agrupar que se encuentra en la ficha Datos.
Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos
ver a continuación:
En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas líneas en la
zona izquierda de las celdas y otra línea sobre las columnas de la tabla.
Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos
indican cuántos niveles tiene el esquema.
Por columnas podemos ver que existen dos niveles:
- La tabla desplegada por completo
- y la tabla con los datos trimestrales.
Por filas tenemos tres niveles:
- La tabla desplegada completamente
- Por autonomías
- y solo por España.
Para comprimir y expander el
esquema sólo tenemos que hacer
clic en los símbolos - y + de cada
nivel.
Por ejemplo, en la tabla del
ejemplo, si hacemos clic sobre el encima del primer trimestre,
comprimiremos ese trimestre, si
hacemos lo mismo sobre los
niveles de cada autonomía, el esquema se nos quedaría como podemos ver
en la imagen.
6.2 Practicar cómo crear un esquema automáticamente
Ejercicio paso a paso.
1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.
2 Empieza un nuevo libro de trabajo.
Desarrolla una hoja de trabajo lo más parecida a la mostrada en la imagen, el
formato no es necesario, lo que nos interesa es el contenido de los datos.
Incluso si lo deseas puedes ampliar los datos.
Los valores resaltados en negrita son fórmulas de sumas, por ejemplo la
celda B6 es =SUMA(B3:B5), así sucesivamente con el resto de las celdas
sumario.
Las celdas sumarios de la columna E son sumatorias de las columnas B,C y
D de su correspondiente fila, por ejemplo la celda E3 es =SUMA(B3:D3).
Las únicas que cambian un poco son las de totales de España-Mes, por
ejemplo la celda B21 que se corresponde con las precipitaciones en España
en el mes de enero es =Suma(B6;B11;B20) que son los subtotales
correspondientes a las comunidades autónomas que disponemos.
3 Selecciona la ficha Datos.
4 Elige la opción Agrupar.
Se abrirá otro submenú.
5 Elige la opción Autoesquema.
6 Pliega y despliega los niveles para ver cómo funcionan.
7 Por último cierra el libro de trabajo y guarda el libro en la carpeta Mis
documentos del disco duro, con el nombre de Ejemplo_esquemas.
6.3 Creación manual de esquemas
La segunda opción es la de crear el esquema manualmente.
Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de
columnas dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer.
Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los
números de las filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas)
de las cuales vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o
columnas que contengan fórmulas de sumario.
Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al menú Agrupar de la
ficha Datos y seleccionamos Agrupar.
Para trabajar un poco más rápido podemos utilizar las teclas para agrupar y
desagrupar.
Para agrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos
Alt+Shift+Flecha derecha.
Para desagrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos
Alt+Shift+Flecha izquierda.
6.4 Borrar y ocultar un esquema
Borrar un esquema Para borrar un esquema debemos acceder a la opción
Desagrupar y seleccionar la opción Borrar esquema.
Antes de eliminar un esquema, debemos estar seguros de que es lo que
realmente deseamos, pues una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la
posibilidad de deshacer. Así pues si no estamos seguros de querer eliminar
el esquema es mejor ocultarlo.
Ocultar un esquema Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que
nos ayudan a expandir/contraer un esquema, pero el esquema sigue estando
activo, para ocultar un esquema basta con presionar las teclas Ctrl+8 y
automáticamente desaparecen las marcas del esquema, para volverlas a
mostrar volvemos a pulsar la combinación de teclas Ctrl+8.
6.5 Ver una hoja en varias ventanas
Suele suceder de forma muy común que al estar realizando hojas de cálculo
vayamos ampliando cada vez más el campo de visión de la pantalla, llegando
a ocupar más de una página por hoja, y cuando se trata de estar cotejando
datos resulta bastante incómodo tener que desplazarse cada vez de arriba
hacia abajo o de un lado al otro.
Vamos a ver las distintas opciones que Excel 2007 nos ofrece para minimizar
el problema y así trabajar de una manera más cómoda con los datos
introducidos.
Podemos utilizar la opción de ver la misma hoja en varias ventanas, o
utilizar la opción de ver la misma hoja en varios paneles.
Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la ficha
Vista y pulsar el botón Nueva ventana, si la ventana que teníamos estaba
maximizada no nos daremos cuenta de que haya ocurrido algún cambio en la
ventana, pero si nos fijamos en la barra de título podemos ver que ahora el
nombre del documento además tiene añadido al final ":2" indicando que es la
segunda ventana del mismo documento.
Para ver las dos ventanas al mismo tiempo hacemos clic en
Organizar todo y seleccionamos Vertical, Horizontal, Mosaico o
Cascada, dependiendo de cómo estén situados los datos en la
hoja.
Ahora
podemos
desplazarnos
independientemente de la otra.
sobre
una
ventana
6.6 Dividir una hoja en paneles
Podemos utilizar también la opción de dividir la hoja por paneles.
Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos
utilizar la opción de dividir la hoja en 2 ó 4 paneles.
Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el botón Dividir
en la ficha Vista y automáticamente nos aparecen dos barras, una
vertical y otra horizontal las cuales podemos desplazar para ajustar el tamaño
de las porciones de ventana a nuestro gusto.
Otra opción para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro gusto es
utilizando las barras de división:
Tenemos dos disponibles:
- La barra de división horizontal que aparece en la barra de
desplazamiento vertical arriba del todo.
Al situar el puntero
del ratón sobre la línea gris que está encima de la flecha de
desplazamiente el puntero del ratón toma el aspecto
,
indicando el desplazamiento hacia arriba y hacia abajo.
- La barra de división vertical que aparece en la barra de
desplazamiento horizontal a la derecha del todo.
Al situar
el puntero del ratón sobre la línea gris vertical que está a la
derecha de la flecha de desplazamiento, el puntero del ratón
adopta la forma
, indicando el desplazamiento de la barra
hacia la derecha y hacia la izquierda.
6.7 Inmovilizar paneles
Podemos utilizar la opción de inmovilizar los paneles.
Si lo que nos interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así
desplazarnos únicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la
vista de las cabeceras, podemos utilizar la opción de inmovilizar los paneles.
Para realizar esto, simplemente despliega el menú Inmovilizar paneles que
se encuentra en la ficha Vista. Si te interesa mantener la primera fila (como
cabecera) o la primera columna (para que ejerza la misma función)
selecciona la opción correspondiente
En el caso de que lo que quisieses inmovilizar no se encontrase en esas
posiciones selecciona el rango de celdas y pulsa la opción Inmovilizar
paneles. La zona seleccionada podrá desplazarse, el resto permanecerá
inmovilizado.
Para desactivar la inmovilización de los paneles vuelve a seleccionar esta
opción y haz clic sobre Movilizar paneles.
Conclusión:
Otra herramienta sencilla pero de gran uso es el conocimiento de los esquemas y el uso de lo
paneles para aplicarse en actividades laborales
7
TABLAS DE EXCEL
OBJETIVO:
Que el participante será capaz de manejar herramientas para almacenar
información utilizando creando tablas en Excel
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros,
en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres
de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como
una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base
de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer
como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen
una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de
forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas
tenemos:
- Ordenar la los registros.
- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo
el término Listas de datos. Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de
diálogo, se refiere a las tablas como listas.
A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.
7.1 Crear una tabla
Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que
queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del Tabla en la ficha Insertar.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla .
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo
podemos hacer ahora.
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras
(recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista
tiene encabezados.
- Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones
aparece la ficha Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de cálculo aparece en
rango seleccionado con el formato
propio de la tabla.
7.2 Modificar los datos de una tabla
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear
directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un
formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista
es muy grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros
amig@s.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario
escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista
para que esté activa, y pulsar en el icono
Formulario .
Como esta opción no está directamente
disponible en la Cinta de opciones,
podemos añadirla a la Barra de acceso
rápido, de la forma que ya vimos. Pulsando
el Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono
Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de
opciones.
Al crear el formulario,
disponemos de siguientes
botones:
Nuevo:
Sirve
para
introducir un nuevo registro.
Eliminar:
Eliminar
registro que está activo.
el
Restaurar: Deshace
cambios efectuados.
los
Buscar
desplaza
anterior.
anterior:
Se
al
registro
Buscar
siguiente:
Se
desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el
registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por
los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos
equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón
Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se
posicionará en un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Enter o
Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente.
Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si
queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic
en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones
Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto
introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo
cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar
al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la
palabra Criterios.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre,
escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel
vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.
7.3 Modificar la estructura de la
tabla
Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla,
podemos seleccionar un nuevo rango de datos.
Pero si la tabla contiene encabezados, estos
deben permanecer en la misma posición, así que
sólo podremos aumentar y disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o
encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.
Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar
introduciendo datos, sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última
celda y aparecerá una fila nueva.
Si necesitamos insertar filas y columnas
entre las filas existentes de la tabla, nos
posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la
opción correspondiente desde el menú Insertar, en la ficha de Inicio o en el
menú contextual de la tabla.
Para eliminar filas o columnas, deberemos
posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas
o Columnas de la tabla en el menú Eliminar, disponible en la ficha de Inicio
y en el menú contextual de la tabla.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR,
eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos
SUPR. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los
datos en la hoja, entonces pulsamos
de la tabla.
en la ficha de Diseño
7.4 Estilo de la tabla
Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla
que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos
predefinidos, disponibles en la ficha Diseño de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla,
podemos marcar o desmarcar otros
aspectos, como que las columnas o
filas aparezcan remarcadas con
bandas, o se muestre un resaltado
especial en la primera o última
columna. Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.
Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo,
fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo.
En esta tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones
Primera y Última columna.
7.5 Ordenar una tabla de
datos
A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es
decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a
la vez. Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista
anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del
primer apellido, después podemos acceder a la ficha Datos y pulsar sobre
Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los
botones
de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea
ascendente o descendente respectivamente. Estos botones también están
disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la ficha junto al
encabezado de la columna.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por
ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de
nacimiento, en la ficha Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos
aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar
los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para
añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por su color o
icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si
el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista
personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los
nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no sería
correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles,
ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de
ordenación seguirá el mismo patrón.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,
aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los
datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente
por los demás niveles en orden descendente. En la parte superior derecha
tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el
criterio de la ordenación.
Conclusión:
El uso y manejo de tablas en Excel nos ayudan a organizar las series de datos a fin de pode
obtener diferentes resultados utilizando los filtros.
Conclusión:
El uso y manejo de tablas en Excel nos ayudan a organizar las series de datos a fin de pode
8
TABLAS DINÁMICAS
OBJETIVO:
Que el participante demuestre el uso de una tabla dinámica así como su diseño
y aplicando diversos tipos de filtros.
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de
doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica
porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,
cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen,
etc..
En Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero
con más interactividad. Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a
partir de unos datos que ya tenemos.
8.1 Creación de una tabla dinámica
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos
dinámicos.
Supongamos
que tenemos
una colección
de datos de
los
artículos
del
almacén
con el número
de referencia y
el mes de
compra,
además
sabemos
la
cantidad
comprada y el
importe
del
mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder
examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.
Para ello vamos a la ficha Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica
(también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del
botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí
podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos
analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango
de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos
desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos
seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las
cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los
datos en la tabla dinámica.
Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente
estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para
cada Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que
arrastrar los elementos que vemos
listados a su lugar correspondiente al pie
del panel.
En este ejemplo deberíamos arrastrar el
campo REF a
, el campo
MES a
y finalmente el
campo IMPORTE a la sección
.
Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el
campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los
meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la ficha Opciones:
El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento
podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y
obtener otros resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total,
obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:
Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos
en la sección Valores el rótulo
aparecerá en una las secciones de
rótulos, si te aparece en Rótulos de columna despliega la lista asociada a él
y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.
8.2 Eliminar una tabla dinámica
Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla
en su totalidad y presionar la tecla Supr.
8.3 Aplicar filtros a una tabla dinámica
Otra característica útil de las tablas
dinámicas es permitir filtrar los resultados
y así visualizar únicamente los que nos
interesen en un momento determinado.
Esto se emplea sobre todo cuando el
volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los
rótulos en la tabla están acompañados,
en su parte derecha, de una flecha
indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha
del rótulo Rótulos de columna nos
aparece una lista como vemos en la
imagen con los distintos meses
disponibles en la tabla con una casilla de
verificación en cada uno de ellos para
indicar si los queremos ver o no, más una
opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses
desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento
podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla
(Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para
cerrar y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado
más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artículos con
referencia 1236 de Abril.
8.4 Obtener promedios en una tabla
dinámica
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con
sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como
pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.
Para hacer esto
debemos situarnos
en cualquier celda
de la zona que
queremos rectificar
y hacer clic con el
botón derecho del
ratón, nos aparece
un menú emergente
con
diferentes
opciones, debemos
escoger la opción
Configuración de
campo de valor... y
nos aparece un
cuadro de diálogo
como el que vemos
en la imagen.
En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el
resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
También
podemos
abrir el cuadro de
de la ficha Opciones.
diálogo
con
el
botón
8.5 Gráficos con tablas dinámicas
Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el
botón Gráfico dinámico de la ficha Opciones.
Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más
o nos convenga más según los datos que tenemos. Al pulsar este botón se
abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el
gráfico que más nos convenga.
8.6 Practicar cómo trabajar con tablas dinámicas
Ejercicio paso a paso.
1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.
2 Crea una Tabla_dinamica con los siguientes datos.
3 Guarda el libro en tu carpeta Mis documentos.
Vamos a crear una tabla dinámica para interpretar mejor estos datos.
4 Selecciona el rango A1:G15.
5 Haz clic en el botón Tabla dinámica de la ficha Insertar.
6 La opción Seleccione una tabla o rango debería estar marcada y
con el rango A1:G15 en la caja de texto.
7 Marca Nueva hoja de cálculo.
8 Pulsa en Aceptar.
9 Se abrirá el panel lateral de tablas dinámicas.
10 Arrastra el campo SEMANA a
.
11 Arrastra el campo CLIENTE a
12 Arrastra el campo TOTAL a
.
.
13 Arrastra el campo ARTICULO a
.
El campo ARTICULO se añadirá a los rótulos de columna, vamos a cambiar
esto porque o queremos en los rótulos de fila.
14 En el área de Rótulos de columna
despliega el campo Valores y selecciona la
opción Mover a rótulos de fila.
15 Haz clic en el botón Encabezados de
campo de la ficha Opciones para quietar
los encabezados de la tabla dinámica.
Deberá quedarte algo así:
En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada
semana qué ha comprado cada cliente.
La fila Suma de TOTAL nos da lo que se ha gastado cada cliente en cada
semana.
Sin embargo la fila Suma de ARTICULO nos muestra la suma del número de
artículo para cada semana, esto no es lo que queremos. Nuestro objetivo es
que esta última fila muestre el número de artículos que se han comprado, así
podríamos saber para cada semana cuánto se ha gastado cada cliente y
cuántos artículos ha comprado.
16 Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de
ARTICULO y en el menú emergente selecciona Configuración de
campo de valor.
17 En el cuadro de diálogo selecciona la función Cuenta y pulsa
Aceptar.
Ya tenemos lo que queríamos. Ahora desde la ficha Diseño modifica el
aspecto de la tabla, deberá quedarte algo como esto:
Nosotros simplemente hemos seleccionado la opción Columnas con
bandas.
Ahora vamos a filtrar los resultados.
Queremos ver solamente los datos del cliente 14.
18 Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel
lateral.
19 Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista
de campos.
20 Deselecciona todos los clientes menos el 14.
21 Pulsa Aceptar.
22 Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.
Conclusión:
Las tablas dinámicas son fundamentales por su facilidad de recalcular e interpretar rápidament
datos numéricos para llevar un control adecuado de la empresa.
CONCLUSIÓN GENERAL DEL EVENTO
Durante todo este curso has ejercitado numerosas técnicas básicas y
avanzadas para trabajar con Microsoft Excel 2007. Al diseñar este curso, he
hecho un esfuerzo para facilitarte el trabajo, proporcionándote herramientas de
trabajo y la mayoría de las soluciones, además de distintas visiones de la
integración de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación para
que te vayas poniendo al día.
Has aprendido Excel 2007, que era el objetivo principal de este curso, si es
cierto que la creatividad es el resultado de encontrar relaciones entre
experiencias que antes no las tenían, lo que te pido es que conjugues lo
aprendido en este curso y tu conocimiento y experiencia de la materia en la que
te desarrollas para facilitarte tus tareas cotidianas
Mide la utilidad en provecho propio: vas a dedicar unas horas a este trabajo, no
las tires por la borda y piensa en qué situación de tus tareas cotidianas puedes
usar la hoja de cálculo y diseña la práctica, la unidad didáctica, la evaluación, el
cuestionario.
BIBLIOGRAFIA
FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2007 - Microsoft Excel 2007
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BOTT, E. (1999). DESCUBRE MICROSOFT OFFICE 2000. MEXICO:
PRENTICE HALL. [HF5548.4 .M525 B6718]
BOTT, E. & MORENO, I. (1999). DESCUBRE MICROSOFT OFFICE 2000.
MADRID, ESPAÑA: PRENTICE HALL. [HF5548.4 M525 B6718]
Ferreyra Cortés, G. (2000). Office 2000 paso a paso. México: Alfaomega.
[HF5548.4 .M525 F47]
INDICE ALFABETICO