MANUAL DEL DERECHO NOTARIAL
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German Tellez Gomez Notario Noveno de Bucaramanga Santander Blanca Yolanda Bermudez Bello Notaria Unica de Cimitarra Santander MANUAL DE DERECHO NOTARIAL, NUEVAS FUNCIONES ASIGNADAS Y SELECCION DE NORMAS QUE LAS RIGEN Bucaramanga 2006 PRIMERA EDICIÓN Diciembre de 2006 DIAGRAMACIÓN, IMPRESIÓN Y ENCUADERNACIÓN (Sic) Editorial Ltda. Proyecto Cultural de Sistemas y Computadores Ltda. Centro Empresarial Chicamocha Of. 303 Sur Telef: (97) 6343558 - Fax (97) 6455869 [email protected] www.siceditorial.com Bucaramanga - Colombia ISBN: Prohibida la reproducción parcial o total de esta obra, por cualquier medio, sin autorización escrita de los autores Impreso en Colombia Nota del Editor La corrección de la edición ha sido responsabilidad de los autores. DEDICATORIA A la Superintendencia de Notariado y Registro , por estimular el conocimiento a través de la ejecución de programas de capacitación , brindando en forma oportuna la información sobre los cambios legislativos vitales en la prestación del servicio notarial. A la asociación Colombiana de Notarios y especialmente a los diferentes expositores que a través de las discusiones y preguntas clarificaron conceptos dando origen a la necesidad de elaborar un manual actualizado que sirva de guía al profesional del notariado. A nuestros colegas, familiares y amigos que cada día nos enriquecen con sus valiosos aportes y motivación. 6 INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 15 PARTE PRIMERA FUNCION NOTARIAL CAPITULO I DE LA FUNCION NOTARIAL .......................................................... 17 DEFINICION .......................................................................................................................17 RAZON DE SER DE LA FUNCION NOTARIAL .........................................................18 AUTORIDAD Y JURISDICCION, COMPETENCIA NOTARIAL EL NOTARIO .......................................................................................................................18 INCOMPATIBILIDADES DEL NOTARIO. Art. 2 Decreto 960/70 ............................... 19 INHABILIDADES DEL NOTARIO .................................................................................. 20 FUNCIONES DEL NOTARIO ......................................................................................... 20 PRINCIPIOS DEL DERECHO NOTARIAL ................................................................... 24 PRINCIPIO DE LA FORMA .............................................................................................. 24 PRINCIPIO DE ROGACION ............................................................................................ 25 PRINCIPIO DE INMEDIACION ..................................................................................... 25 PRINCIPIO DE LA UNIDAD DEL ACTO .....................................................................25 PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD ...................................................................................... 25 PRINCIPIO DE LA LITERALIDAD .................................................................................. 27 PRINCIPO DE LA COMUNICACIÓN Y PUBLICIDAD ............................................ 27 REPRESENTACION ...........................................................................................................28 AGENCIA OFICIOSA O GESTION DE NEGOCIOS AJENOS .................................30 ESTIPULACION PARA OTRO ......................................................................................... 30 PROMESA POR OTRO ...................................................................................................... 31 TERMINACION DE LA REPRESENTACION .............................................................. 31 CAPITULO II ESCRITURA PUBLICA ................................................................... 33 FUNCION DE LA ESCRITURA PÚBLICA .................................................................. 33 LA ESCRITURA PÚBLICA - ELEMENTOS ............................................................... 33 7 ACTOS QUE DEBEN CELEBRARSE POR ESCRITURA PÚBLICA ........................ 34 ETAPAS PARA EL PERFECCIONAMIENTO DE LA ESCRITURA PÚBLICA ............................................................................................................................... 38 FORMA DE HACERSE LA ESCRITURA PUBLICA – PARTES .................................38 A-.EL ENCABEZAMIENTO .............................................................................................. 38 B. LA COMPARECENCIA ................................................................................................. 39 C. LAS ESTIPULACIONES ...............................................................................................40 D. EL .OTORGAMIENTO ................................................................................................. 43 E. AUTORIZACION ...........................................................................................................45 DE LA CORRECCION DE ERRORES EN LA ESCRITURA PUBLICA .................. 50 ERROR EN LA FECHA, LUGAR O DENOMINACIÓN DEL NOTARIO ............... 51 ERROR DESPUÉS DE AUTORIZADA LA ESCRITURA PUBLICA.- Art. 102 ....... 52 RECONSTRUCCION DE ESCRITURAS ...................................................................... 54 INEXISTENCIA DE LA ESCRITURA Art. 100 Decreto 960/70 .................................. 54 NULIDAD FORMAL DE LA ESCRITURA PUBLICA. ................................................ 55 CAPITULO III . DE LAS CANCELACIONES ......................................................... 57 CONSIDERACIONES GENERALES .............................................................................. 57 IMPROCEDENCIA DE LAS CANCELACIONES .........................................................58 CANCELACIONES JUDICIALES .................................................................................... 59 CANCELACION DE HIPOTECA .................................................................................... 59 FORMA DE HACER LAS CANCELACIONES .............................................................. 62 CERTIFICADOS DE CANCELACION ........................................................................... 62 CAPITULO IV. DE LAS PROTOCOLIZACIONES ............................................... 63 CONSIDERACIONES GENERALES .............................................................................. 63 PROTOCOLIZACIONES ORDENADAS POR LEY ..................................................... 63 CAPITULO V. RECONOCIMIENTO Y AUTENTICACION DE DOCUMENTOS ................................................................................................................67 RECONOCIMIENTOS ...................................................................................................... 67 RECONOCIMIENTOS A RUEGO .................................................................................. 67 AUTENTICACIONES ........................................................................................................ 68 FE DE VIDA .......................................................................................................................... 68 8 CAPITULO VI. TESTAMENTOS ART 59 – 67 DEL 960 ........................................ 69 IMPOSIBILIDAD PARA TESTAR ..................................................................................... 69 INHABILIDAD DE LOS TESTIGOS TESTAMENTARIOS ........................................70 TESTAMENTOS PRIVILIGIADOS .................................................................................. 70 TESTAMENTO VERBAL ................................................................................................... 70 TESTAMENTO MILITAR .................................................................................................. 72 TESTAMENTO MARITIMO ............................................................................................ 72 TESTAMENTOS SOLEMNES .......................................................................................... 72 TESTAMENTO CERRADO .............................................................................................. 72 DE LAS COPIAS Articulo 79 al 88 Decreto 960 de 1970. .................................................. 74 CAPITULO VII. DE LOS CERTIFICADOS ............................................................. 77 NOTAS DE REFERENCIA ................................................................................................. 77 CAPITULO VIII. TESTIMONIOS ESPECIALES ................................................... 79 DECLARACIONES EXTRAPROCESALES .....................................................................79 TESTIMONIOS ................................................................................................................... 80 DE LOS DEPOSITOS .........................................................................................................80 CAPITULO IX ORGANIZACIÓN DEL NOTARIADO ........................................ 83 CLASES DE NOTARIAS ..................................................................................................... 83 NO PUEDEN SER NOTARIOS ........................................................................................84 CAUSALES DE RETIRO FORZOSO ............................................................................... 84 CAUSALES DE RETIRO FORZOSO LA PUEDEN SOLICITAR ............................... 84 REQUISITOS PARA SER NOTARIO DE PRIMERA CATEGORIA ........................... 85 REQUISITOS PARA SER NOTARIO DE SEGUNDA CATEGORIA ........................ 85 REQUISITOS PARA SER NOTARIO DE TERCERA CATEGORIA .......................... 85 EL CARGO DE NOTARIO SE PIERDE ........................................................................... 86 CAPITULO X DE LOS PROCEDIMIENTOS .......................................................... 87 AFECTACIÓN A VIVIENDA FAMILIAR .................................................................. 87 FIN DE LA AFECTACION ................................................................................................ 87 REQUISITOS .......................................................................................................................87 9 CLASES .................................................................................................................................. 87 OBLIGACION DE LOS NOTARIOS CONTROL DE LEGALIDAD ......................... 88 LEVANTAMEINTO DE LA AFECTACION ................................................................... 89 CUANDO OPERA LA AFECTACION ............................................................................89 CUANDO NO OPERA LA AFECTACION .................................................................... 90 PATRIMONIO DE FAMILIA ........................................................................................ 91 CONSTITUCION DE PATRIMONIO DE FAMILIA POR VIA .................................91 NOTARIAL ............................................................................................................................92 REQUISITOS PARA CONSTITUIRLO .......................................................................... 92 TRAMITE .............................................................................................................................. 92 SOLICITUD ......................................................................................................................... 92 LA ESCRITURA ................................................................................................................... 93 CONSTITUCION DE PATRIMONIO DE FAMILIA DE LA MUJER CABEZA DE FAMILIA .......................................................................................................................... 93 REQUISITOS .......................................................................................................................94 INVENTARIO SOLEMNE DE BIENES ..................................................................... 95 LEY 962 DE 2005. .................................................................................................................. 95 SOLICTUD ........................................................................................................................... 95 TRAMITE .............................................................................................................................. 96 DE LAS UNIONES MARITALES DE HECHOS Y DE LAS SOCIEDADES PATRIMONIALES LEY 54/90 Y SEGÚN LA LEY 979 DEL 26 DE JULIO DE 2.005 Y SU EFECTO RETROACTIVO ............................................................................. 96 DECLARACIONES .............................................................................................................. 97 EFECTOS RETROACTIVOS .............................................................................................97 DISOLUCION ..................................................................................................................... 98 CAPITULACIONES ENTRE FUTUROS COMPAÑEROS PERMANETES ..................................................................................................................... 98 DIVORCIO ........................................................................................................................ 99 FUNDAMENTO: LEY 962 DEL 2.005 Y D 4436 DEL 2005 – 28 DE NOV. ................. 99 ANEXOS DE LA PETICION ...........................................................................................100 INTERVENCION DEL DEFENSOR DE FAMILIA .......................................................... DESISTIMIENTO ............................................................................................................. 101 BIENES DE LAS CAMARAS DE COMERCIO ...................................................... 101 REMATES ........................................................................................................................ 101 10 AVISO DE REMATE .......................................................................................................... 103 ACTA DE SUSPENSION DEL REMATE ...................................................................... 104 ACTA DE DILIGENCIA DEL REMATE ........................................................................ 104 ACTA DE DEVOLUCION DEL DESPACHO COMISORIO .................................... 105 ACTA DE DEVOLUCION DEL DESPACHO COMISORIO SUSPENDIDO ...................................................................................................................106 CONCILIACIONES ...................................................................................................... 107 FUNDAMENTO JURIDICO .......................................................................................... 107 CLASES ................................................................................................................................ 107 TRAMITE ............................................................................................................................108 SOLICITUD .......................................................................................................................108 QUE DEBE INDICARSE EN LA SOLICITUD ............................................................ 108 OBLIGACIONES DEL CONCILIADOR .......................................................................109 SUSPENSION DE LA PRESCRIPCION O LA CADUCIDAD .................................110 QUE SE PUEDE CONCILIAR ANTE NOTARIO ...................................................... 110 QUE NO SE PUEDE CONCILIAR ANTE LOS NOTARIOS ...................................111 DEL CONTROL Y ARCHIVO DE ACTAS Y CONSTANCIAS .................................111 ORGANIZACIÓN DEL LIBRO DE CONTROL Y ACTAS ....................................... 111 CORRECIONES EN LOS LIBROS ................................................................................ 112 DONACIONES: Decreto 1712 de 1.989 ..................................................................... 113 DEFINICION ..................................................................................................................... 113 INSINUACION ................................................................................................................. 113 TRAMITE ............................................................................................................................113 ESCRITURA .......................................................................................................................114 REQUISITOS GENERALES ............................................................................................ 114 REQUISITOS DE SU ESENCIA ..................................................................................... 114 PROHIBICIONES DE EFECTUAR DONACIONES ................................................. 115 SUCESIONES ................................................................................................................. 116 REQUISITOS ..................................................................................................................... 116 TRAMITE ............................................................................................................................116 SOLICITUD .......................................................................................................................117 ACEPTACION DE LA SOLICITUD .............................................................................. 119 CULMINACION DEL TRAMITE .................................................................................. 119 11 LIQUIDACION ADICIONAL ......................................................................................... 120 DESISTIMIENTO ............................................................................................................. 121 ACUMULACION ..............................................................................................................121 TRASLADO DEL PROCESO JUDICIAL AL TRAMITE NOTARILA ...................... 121 FORMALIDADES DEL REGISTRO ...............................................................................122 CUNADO NO SE REQUIERE ABOGADO ................................................................. 122 OBLIGATORIEDAD DE PRESENTAR COMPROBANTES FISCALES ............................................................................................................................122 TRAMITE NOTARIAL CUANDO EXISTA UNA UNION MARITAL DE HECHO ........................................................................................................................ 123 MATRIMONIO .............................................................................................................. 123 RECEPCION DE DOCUMENTOS .............................................................................. 123 CASOS ESPECIALES .........................................................................................................123 TRAMITE ............................................................................................................................124 ESCRITURA DEL MATRIMONIO ................................................................................ 125 MATRIMONIO POR PODER ......................................................................................... 126 PARTE SEGUNDA CAPITULO UNICO DE LA NORMATIVA COMPILADA Y ACTUALIZADA Decreto ley 960 de 1970 .......................................................................................................129 Estatuto del Notariado Decreto reglamentario 2148 de 1983 .................................................................................. 174 Reglamentario de los Decretos leyes 960 y 2163 de 1970 y ley 29 de 1973 Ley 588 de 2000 .................................................................................................................... 204 Ejercicio de la actividad Notarial Decreto ley 902 de 1988 ....................................................................................................... 208 Liquidación de herencia y sociedades conyugales vinculados a ella ante Notario Público Decreto 1729 de 1989 ...........................................................................................................214 Por el cual se modifica y adiciona el decreto ley 902 de 1988 Acuerdo 729 del 2000 ...........................................................................................................217 12 De las cuantías en materia civil Decreto 2668 de 1988 ...........................................................................................................219 Matrimonio civil ante notario Decreto 1557 de 1989 ...........................................................................................................223 Declaraciones con fines extraprocesales Ley 258 de 1996 ................................................................................................................... 224 Afectación a vivienda familiar Ley 54 de 1990 ...................................................................................................................... 229 Uniones maritales de hecho y régimen patrimonial Ley 979 del 2005 ...................................................................................................................234 Modificatorio de la ley 54 de 1990 Ley 962 del 2005 ...................................................................................................................236 Ley anti-tramites Decreto 4436 de 2005 ...........................................................................................................227 Divorcio ante notario Decreto 2817 del 2006 ......................................................................................................... 280 Por el cual se reglamenta el Articulo 37 de la ley 962 del 2005 y se señalan los derechos Notariales correspondientes 13 14 INTRODUCCION El nacimiento de este libro tiene origen en la necesidad de disponer de un texto que nos sirviera de guía en lo relacionado con nuestro ejercicio diario como notarios que nos facilitara la consulta ,de la norma vigente de los temas tratados. El presente trabajo es el resultado de varios cursos de capacitación recibidos a lo largo de nuestro ejercicio profesional, inicialmente lo elaboramos como material de estudio para entender de una manera sencilla algunos temas del derecho notarial. Encontramos en el información que diariamente estamos necesitando en el ejercicio de La actividad notarial, no hay un tratado profundo sino resúmenes concretos respecto de cada tema, que sirven para absolver preguntas frecuentes y en la practica sirva de consulta para cada una de las actuaciones del servicio. Queremos compartir el presente trabajo como material de estudio para todas aquellas personas que tienen que ver en su diario vivir con estos temas, como para los colegas abogados que quieran conocer o acercarse a este mundo de la función notarial en especial que sirva a nuestros notarios en su praxis cotidiana en una parte de lo que abarca el ejercer la loable labor de notario. … Para hacer mas fácil la consulta de nuestra ley notarial y otras funciones asignadas se hizo una selección de normas vigentes, a efectos de que el lector tenga a la mano la normatividad que debe aplicar para ejercer adecuadamente su función y sea el mismo lector quien interprete y haga su análisis y aplique las mismas en lo relacionado con la propiedad privada de tan importante incidencia y tantas otras actuaciones delegadas al notario para la realización de las actividad notarial imprescindible en la vida tales como los procesos de jurisdicción voluntaria De un proyecto vida totalmente personal, nace una finalidad común nuestra vocación. 15
