Herramientas Ofimáticas Avanzadas SESIÓN 4 – Segmentación de datos y Macros en Excel Objetivo de la sesión Emplear la segmentación de datos como complemento al uso de tablas dinámicas, con el fin de mejorar la calidad de la información obtenida, así como también hacerla más dinámica e interactiva, complementariamente se realiza la introducción al uso de macros en Excel. 4.1 Segmentación de datos La segmentación de datos, es utilizada para filtrar datos de una tabla dinámica. La segmentación de datos proporciona botones en los que se puede hacer clic para filtrar los datos de las tablas dinámicas. Además del filtrado rápido, la segmentación de datos también indica el estado actual de filtrado, lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra exactamente en un informe de tabla dinámica filtrado. La segmentación, puede ser tanto por valores como por tiempo. Para esta parte del curso se empleará el archivo 3.3_CuadroViaticos.xlsx Como crear una segmentación de datos en una tabla dinámica existente 1. Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea crear una segmentación de datos. De esta forma, se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y Diseño. 2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Opciones, haga clic en Insertar Segmentación de datos. 3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active la casilla de verificación de los campos de la tabla dinámica para los cuales desea crear una segmentación de datos. 4. Haga clic en Aceptar. Se mostrará una segmentación de datos para cada campo que haya seleccionado. Contraloría General del Estado - 2016 Herramientas Ofimáticas Avanzadas 5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el filtro. Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en los elementos en los que desea aplicar el filtro. En la imagen a continuación, se realiza la segmentación por ciudades. Ejercicio 3.- Segmentación por ciudades Ejercicio 4.- Segmentación por fechas Esta opción permite obtener resultados de forma rápida, utilizando como criterio de filtrado una columna de tiempo, lo cual facilita el proceso de muestreo de ser necesario analizar tendencias Cabe señalar que se puede personalizar el número de columnas, tamaño (Tamaño y propiedades) Ejercicio 5.- Segmentación por facilitador: Ciudad y días comisión Contraloría General del Estado - 2016 Herramientas Ofimáticas Avanzadas 4.2 Macros en Excel ¿Qué es una macro? Las macros de Excel permiten automatizar tareas repetitivas, de manera tal de llegar a ser más eficientes en el trabajo. Una macro no es más que una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenadas dentro de Excel y que se pueden ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces se requiera. Si utiliza Excel frecuentemente, es posible que en alguna ocasión se haya encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que se hacen repetidas veces se podrían automatizar con una macro. Ejercicio de macros Utilizando únicamente las funcionalidades de Excel, realizar una macro que haga lo siguiente: CREAR MACROS Un macro que quite las líneas de cuadrículas A la primera línea le ponga tamaño 20; negrita; y tipo de letra Times New Roman Idente las filas de la 2 a la 5 un espacio Asignar la combinación de teclas <Ctrl> + <Mayús> + <B> Inserte una estrella en la celda C10 Si está activada la ficha de Desarrollador en el Menú, seleccionar “Grabar Macro”, caso contrario activarla en “Archivo Opciones Personalizar cintas de opciones Desarrollador” Contraloría General del Estado - 2016 Herramientas Ofimáticas Avanzadas Poner de nombre a la macro: MiPrimerMacro En el archivo Excel, realizar todas las acciones enmarcadas en el ejercicio de macros. Cuando termine de realizar todas las acciones, presione Detener grabación En el archivo, vaya a la pestaña “Aplicar macro” Presione la combinación de teclas que activa la macro: <Ctrl> + <Mayús> + <B> Debería mostrar algo como lo siguiente: Contraloría General del Estado - 2016 Herramientas Ofimáticas Avanzadas Si se desea que la macro esté activa siempre en el libro, se lo debe guardar como un libro con macros, para el ejemplo no es necesario que se lo guarde de esta manera. 4.2 Macros usando lenguaje de programación Las macros se escriben en un lenguaje de programación llamado Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa. Se puede presionar la combinación de teclas <Alt> + <F11>, para que aparezca el menú de programación. Contraloría General del Estado - 2016 Herramientas Ofimáticas Avanzadas Ejercicio de macros usando programación Se va a crear una función que cuente las celdas que estén llenas de un color determinado. Se utilizará la hoja “Contar celdas” 1.- Crear la macro (<Alt> + <F11>) e ingresar el código de la misma 2.- En el menú Insertar, seleccione el módulo para crear un módulo. A continuación, escriba el siguiente script: CÓDIGO PARA LA MACRO Function ContarColor(range_data As range, criteria As range) As Long Dim datax As range Dim xcolor As Long xcolor = criteria.Interior.ColorIndex For Each datax In range_data If datax.Interior.ColorIndex = xcolor Then ContarColor = ContarColor + 1 End If Next datax End Function Aplique esta función en la celda señalada al nombre de cada facilitador El resultado es el mostrado a continuación Contraloría General del Estado - 2016 Herramientas Ofimáticas Avanzadas Se puede realizar una gran variedad de procesos automatizados, si desea puede profundizar en las diferentes comandos de programación en Visual Basic, pero esto se constituye en sí en un curso independiente. Referencias Corporación Microsoft , Microsoft Office 2013 - Manual de usuario José Manuel Pomares, Excel Avanzado 2013, Video2Brain, 2016 Alejandro Quiceno García, "Excel Aplicado a la Auditoría, Contaduría y administración” Ejemplo de macros: http://www.excel-avanzado.com/22495/funcion-si-error.html Contraloría General del Estado - 2016 Herramientas Ofimáticas Avanzadas Tabla de contenido Sesión 1: Herramientas análisis de hipótesis y algunas funciones de Excel ......................... 1 1.1 Combinación de correspondencia con formatos de datos ................................................. 1 1.2 Revisión General de funciones y manejo de datos en Excel ............................................... 3 1.3 HERRAMIENTAS PARA ANÁLISIS DE HIPÓTESIS................................................................... 5 1.3.1 Tabla de datos .............................................................................................................. 5 1.3.2 Escenarios................................................................................................................... 10 SESIÓN 2 – Búsqueda de objetivos y filtros ......................................................................... 15 2.1 Buscar objetivo .................................................................................................................. 15 Solver ................................................................................................................................... 17 2.2 Formato Condicional ......................................................................................................... 20 2.3 Formato Condicional avanzado ......................................................................................... 21 2.4 Filtros avanzados de datos en tablas ................................................................................ 22 2.5 Gráficos y subgráficos ....................................................................................................... 23 SESIÓN 3 – Gráficos y Tablas Dinámicas .............................................................................. 26 3.1 Tablas dinámicas ............................................................................................................... 26 3.2 Gráficos interactivos.......................................................................................................... 28 3.3 Gráficos de termómetro.................................................................................................... 32 SESIÓN 4 – Segmentación de datos y Macros en Excel ........................................................ 34 4.1 Segmentación de datos ..................................................................................................... 34 4.2 Macros en Excel................................................................................................................. 36 4.2 Macros usando lenguaje de programación ....................................................................... 38 Referencias ....................................................................................................................... 40 Contraloría General del Estado - 2016
