Manual de funciones y procedimientos

INSTITUTO TÉCNICO COMERCIAL
SUPERIOR DE LA NACIÓN
“TTE. ARMANDO DE PALACIOS”
INCOS – LA PAZ
CARRERA CONTADURÍA GENERAL
“MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE FUNCIONES DE LA
EMPRESA INNOVA OFFICE”
PROYECTO DE GRADO ELABORADO EN
LA MODALIDAD DE GRADUACION PARA
OPTAR
EL
GRADO
TÉCNICO SUPERIOR
AUTOR
:
GROVER ALBA QUINO
TUTOR
:
LIC. OSCAR CABRERA
_____________________________
LA PAZ – BOLIVIA
ABRIL, 2019
ACADÉMICO
DE
INDICE
1.
INTRODUCCION ..................................................................................................................................1
2.
OBJETIVOS ..........................................................................................................................................2
3.
4.
2.1.
OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................2
2.2.
OBJETIVOS ESPECIFICOS .....................................................................................................2
LA EMPRESA .......................................................................................................................................2
3.1.
HISTORIA ............................................................................................................................2
3.2.
MISIÓN ...............................................................................................................................3
3.3.
VISIÓN ................................................................................................................................3
3.4.
FILOSOFÍA CORPORATIVA...................................................................................................3
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS ..................................................................................4
4.1.
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA .......................................................................................4
4.2.
MANUAL DE FUNCIONES ....................................................................................................5
4.3.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .........................................................................................6
5. CONCLUSIONES ......................................................................................................................................7
6. RECOMENDACIONES ..............................................................................................................................7
7. ANEXOS ..................................................................................................................................................7
1.
INTRODUCCION
El presente manual de organización de La Empresa Innova Office, tiene como propósito
dar a conocer las responsabilidades de cada una de las áreas que la conforman. Este
documento es de información y consulta, en todas las áreas que conforman el manual
es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles
jerárquicos que conforman la empresa. Su consulta permite identificar con claridad las
funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y evitar la
duplicidad de funciones; conocer las líneas de comunicación y de mando; y
proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus
funciones.
El manual de organización constituye un instrumento de apoyo al proceso
organizacional de la empresa, proporcionar información sobre la estructura orgánica,
atribuciones, objetivos y funciones que realizan cada uno de los departamento que
integran. Dentro de las atribuciones se
la
tiene encomendadas la programación y
organización de actividades en las cuales se presentan, el manual de funciones y
organización.
El departamento de recursos humanos de la empresa, con base a los perfiles de
puestos plasmados en el diseño administrativo, lo que le permitirá ajustar la cantidad
de mano de obra disponible a las necesidades cada área funcional de la empresa,
realizará los contratos con cada una de las personas que operaran cada puesto, con la
finalidad de dar a conocer todos los compromisos que esto con lleva, sus derechos y
obligaciones respectivamente, los directivos de la empresa recibirán un sueldo y
entregarán un recibo de honorarios. La valuación de puestos, servirá como insumo,
para realizar de forma mensual la nómina de pago, además de gestionar ante las
instancias necesarias cursos de capacitación, conferencias, talleres etc. Para
desarrollar y potenciar los conocimientos del personal.
1
2.
OBJETIVOS
2.1.
OBJETIVO GENERAL
Elaborar el Manual de Funciones y Manual de Procedimientos de la empresa “INNOVA
OFFICE” con el fin de representar en formar ordenada los aspectos de la organización
necesarios para la buena ejecución laboral.
2.2.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Realizar el análisis de 8 cargos existentes para establecer las funciones
desempeñadas por cada uno de estos integrantes de la empresa, nivel de
responsabilidad y compromiso
 Entrevistar los trabajadores de los 8 cargos distintitos para lograr obtener información
precisa en la elaboración de los manuales de funciones y procedimientos.
 Construir un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado para
cumplir con el entendimiento del objetivo general.
 Digitar y archivar las funciones y procedimientos necesarios en la construcción de los
Manuales correspondientes.
3.
LA EMPRESA
3.1.
HISTORIA
El Empresa tiene su origen a principios del año 2004 cuando se da en Bolivia
desarrollo económico
el
con la fundación de empresas que hoy son símbolo de su
economía. En este período histórico nace, en 2004, “Empresa INNOVA OFFICE”.
2
3.2.
MISIÓN
La misión de nuestra empresa es la creciente creación de valor, logrando un destacado
retorno de las inversiones, superior al costo del capital empleado.
En nuestros negocios de comercio buscamos siempre la satisfacción de nuestros
clientes y el progreso de nuestra gente. Desarrollamos nuestras actividades con el
mejor talento humano, innovación sobresaliente y un comportamiento corporativo
ejemplar.
3.3.
VISIÓN
"Satisfacer las necesidades comerciales de nuestros clientes y ayudarles a alcanzar
sus metas. Basados en un servicio lleno de compromiso y calidad hacia nuestros
clientes. "
3.4.
FILOSOFÍA CORPORATIVA
•Actuación ética
•Autonomía y coherencia estratégica
•Buen gobierno corporativo
•Calidad integral
•Competitividad
•Desarrollo sostenible
•Desarrollo de nuestra gente
•Excelencia en el servicio
•Garantía de seguridad alimentaría
•Gestión de la innovación y el conocimiento
•Participación y espíritu colaborativo
•Respeto
3
•Responsabilidad social empresarial
4.
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
Identificación por color del área de trabajo:
Anaranjado: Gerencia
Verde: Área financiera
Celeste: Área de Comercialización
Lila: Área de almacenaje
1. Gerente General
2. Secretaria
3. Contador
4. Auxiliar contable
5. Jefe de ventas
6. Vendedor
7. Jefe de almacenes
8. Despachador
4.1.
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
4
4.2.
MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del cargo
Dependencia:
Número de cargos
Identificación del Cargo
1. GERENTE GENERAL
todas las áreas
uno (1)
Reporta a (Nombre del cargo):
no Asigna
Requisitos Mínimos
Título en Administración de empresas o
Requisitos de Formación
ingeniería industrial
Dos (2) años de experiencia relacionada
Requisitos de Experiencia
al cargo
Objetivo Principal
Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar,
analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de
contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada
de trabajo.
Funciones Esenciales
5
 Planificar los objetivos generales y específicos de la
empresa a corto y largo plazo.
 Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro;
como también de las funciones y los cargos.
 Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un
líder dentro de ésta.
 Controlar las actividades planificadas comparándolas con
lo realizado y detectar las desviaciones o diferencias.
 Coordinar con el Ejecutivo de Venta y la Secretaria las
reuniones, aumentar el número y calidad de clientes,
realizar las compras de materiales, resolver sobre las
reparaciones o desperfectos en la empresa.
 Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y
ubicar el personal adecuado para cada cargo.
 Analizar los problemas de la empresa en el aspecto
financiero, administrativo, personal, contable entre otros.
 Realizar cálculos matemáticos, algebraicos y financieros.
 Deducir o concluir los análisis efectuados anteriormente.
4.3.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificación del Cargo
Nombre del cargo
1. GERENTE GENERAL
Dependencia:
todas las áreas
Número de cargos
uno (1)
Reporta a (Nombre del
no Asigna
cargo):
N°
1
2
3
4
5
PROCEDIMIENTOS
Recibir informes de las distintas áreas de la empresa
Analizar cada uno de los informes provenientes de las distintas áreas
Definir las acciones a tomar en función del análisis realizado
Comunicar las acciones a tomar a los encargados de las diferentes áreas
Realizar un seguimiento que las acciones se vayan realizando
6
5. CONCLUSIONES
6. RECOMENDACIONES
7. ANEXOS
7