Subido por Víctor Hugo Soto Silva

LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD

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FORMATO
LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
Proceso: GESTION FINANCIERA
PASO
CICLO
RESPONSABLE
Subproceso: CONTABILIDAD
Procedimiento : GF-S4P1-V3
Conciliacion_Financiera
PUNTOS A VERIFICAR
1. CONCILIACIONES DE CARTERA
Asesor Contable y Generar un cronograma de control que garantice los tiempos utilizados para efectuar
las respectivas conciliaciones. DOCUMENTOS: Oficio
Financiero
1
P
2
H
Asesor de
Facturación
3
H
Asesor de
Sistemas
4
V
Se verifica que cartera suba toda la información de la facturación. (Se verifica por el
modulo de cartera generando un estrato de movimiento de cada entidad) Si falta
algún contrato se informa al asesor de Cartera para que se suba o se ajuste la
Analista Contable información al modulo.
5
H
Genera el informe de las facturas anuladas en el mes anterior y traslada la
información contablemente al periodo de facturación. (Modulo de contabilidad)
6
H
Asesor de Cartera Hace cierre de cartera y emite informes definitivos al área de contabilidad.
7
V
Analista Contable
8
A
Con base a los resultados obtenidos en la conciliación se realiza un acta firmada por
Asesor Financiero las personas responsables. (Asesor Contable, Asesor de Facturación, Asesor de
Cartera y Analista Contable.) DOCUMENTOS: Acta
Garantizar el cierre los primeros 5 días calendarios del mes siguiente a facturar.
Consolida la facturación del mes los primeros 7 días en archivos de EXCEL y envía a
contabilidad.
Realiza la comparación entre los saldos contables y los saldos del informe de cartera
de cada entidad. Si existen diferencias se realizan los ajustes correspondientes.
2. CONCILIACIÓN DE LOS INVENTARIOS
1
H
2
H
3
V
4
A
Realiza el cierre del mes el primer día calendario del mes siguiente en el modulo de
inventarios.
Almacenista
Envía el informe de los saldos mensuales del inventario.
Analista de
Contabilidad
Realiza la comparación entre los saldos contables y los saldos del informe de
inventarios. Si existen diferencias se realizan los ajustes correspondientes.
Con base a los resultados obtenidos en la conciliación se realiza un acta firmada por
Asesor financiero las personas responsables.(Almacenista General, Analista contable y asesor
Financiero. DOCUMENTOS: Acta
Auditados:
C
NC
HALLAZGOS
3. CONCILIACIÓN DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPOS
1
Realiza el cierre del mes los primeros 5 días calendario del mes siguiente en el
modulo de activos una vez generada la depreciación mensual correspondiente.
H
Almacenista
Envía el informe de los saldos mensuales de activos fijos en medio magnetico.
2
H
3
V
Apoyo profesional Realiza la comparación entre los saldos contables y los saldos del informe de activos
fijos y depreciación. Si existen diferencias se realizan los ajustes correspondientes.
contable
4
A
Apoyo profesional Con base a los resultados obtenidos en la conciliación se realiza un acta firmada por
las personas responsables.
contable
4. CONCILIACIÓN DE PAGOS
1
Generación informe detallado por proveedores y terceros. DOCUMENTOS: Informe
H
Apoyo profesional
contable
Compara el saldo contable con el saldo generado en el informe de pago.
DOCUMENTOS: Ajustes e informe conciliado entre contabilidad y pago
2
V
3
V
Auxiliar de
tesoreria
Verifica con el informe conciliado las cuentas que se encuentran en poder del área
y/o informes. DOCUMENTOS: Informe de cuentas por recibir
4
A
Gestor contable
Informe final conciliado de las áreas de tesorería, contabilidad y pagos.
DOCUMENTOS: Verifica el visto bueno
CI-S1F40-V1 12/12/2014
FORMATO
LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
Proceso: GESTION FINANCIERA
Subproceso: CONTABILIDAD
Procedimiento : GF-S4P2-V3
Cuentas_Por_Pagar
PUNTOS A VERIFICAR
Se realiza una reunión en el primer día hábil de cada mes para verificar que los
Asesor Contable y interventores envíen la certificación correspondiente de personal y contratos de
servicios del mes que termina y se procede a oficiar a los interventores que no han
Financiero
enviado la información. DOCUMENTOS: Oficio
Recibe y verifica la factura o documento equivalente que debe contener los siguientes
soportes: Certificado de supervisor o interventor del contrato visado por contratación,
copia del contrato, certificado de legalización. Si es la primera cuenta se debe anexar
el acta de inicio, si es la última se debe anexar acta de inicio, acta de terminación y
acta de liquidación. Esto en concordancia a la cláusula de forma de pago del contrato
respectivo
Si los documentos se encuentran completos procede a dar recibido colocado un sello
con su firma, fecha y hora de recibido en la copia de la factura o documento
Auxiliar contable equivalente.
Revisión del numero del contrato, que la cuenta se ajuste a la clausula de forma de
pago, que corresponda al periodo certificado, que el acta de inicio este de acuerdo al
certificado de legalización, que el valor a cobrar coincida con el valor certificado por el
interventor o supervisor, que la factura no presente enmendaduras. (Debe resaltar
todos los datos comparados)
Se elabora la cuenta por pagar (Causación) en el software de Dinámica Gerencial
modulo de Pagos y se genera la obligación presupuestal.
Recibe la cuenta con todos los soportes y la revisa. (Si encuentra errores la devuelve
al auxiliar contable y este al contratista) DOCUMENTOS: Cuentas por Pagar
Obligación Presupuestal
Analista Contable
Procede a realizar la confirmación en el modulo de Pagos si todo se encuentra
correctamente presentado. DOCUMENTOS: comprobante de contabilidad cuentas
por pagar (Interface Pagos contabilidad)
PASO
CICLO
1
P
2
V
3
H
4
V
5
H
6
H
7
A
8
V
9
A
10
V
Auxiliar de
Tesorería.
Revisa las cuentas que se encuentran cargadas para giro. Si se presenta una
inconsistencia como la falta de un descuento devuelve a contabilidad para que se
corrija el error.
11
V
Analista de
contabilidad
Revisa y si se requiere hacer nota debito o crédito las elabora en el modulo de pagos
y se adjuntan a la cuenta y se pasa a tesorería. DOCUMENTOS: Nota debito, Nota
Crédito
12
V
Tesorero
13
V
Subgerente
14
H
Tesorero
A
Asesor
Financiero
15
RESPONSABLE
Asesora de
Presupuesto
Auditados:
C
NC
HALLAZGOS
Revisa y firma la obligación presupuestal.
Si se ha presentado algún error en la generación de la obligación se corrige en el
modulo de presupuesto.
Revisa las cuentas que se encuentran cargadas para giro y remite a la subgerencia
Revisa y firma y autoriza el pago de las respectivas cuentas.
Realiza el respectivo pago.
Analiza al finalizar el mes el estado de las cuentas por pagar y verificación de saldos
a través del balance de prueba.
CI-S1F40-V1 12/12/2014
FORMATO
LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
Proceso: GESTION FINANCIERA
PASO
CICLO
1
P
RESPONSABLE
Subproceso: CONTABILIDAD
Procedimiento : GF-S4P3-V3
Elaboracion_Informes
PUNTOS A VERIFICAR
Auditados:
C
NC
HALLAZGOS
Se establecen fechas de cierre para cada subproceso y se monitorean para su
cumplimiento. DOCUMENTOS: Oficio
Asesor Contable y
Financiero
2
V
Se imprime el balance de prueba y se verifican saldos de las cuentas para buscar
posibles errores.
3
A
Asesor Contable
De encontrar inconsistencias en el balance de prueba se procede a conciliar la
Y Financiero
información con el área respectiva.
Analista Contable
4
H
Analista Contable
5
H
Asesor de
Presupuesto – Concilian información de pagos entre el modulo de tesorería y Presupuesto
Tesorero General
6
H
Se imprime nuevamente el balance de prueba y se verifican los ajustes del caso.
7
H
Se procede a la elaboración de los estados financieros. (Estado de Resultados y
Balance General) presentados mensualmente en el comité financiero y gerencia.
DOCUMENTOS: Estados Financieros
8
H
Elaboración de los informes que se realizan trimestralmente. Informe decreto 2193
Asesor Contable y (Contaduría General, Ministerio de la protección social, secretaria de salud
Financiero
departamental y municipal) DOCUMENTOS: Informes Trimestrales
9
H
Se elabora el informe para la Contraloría Municipal el cual se presenta anualmente.
DOCUMENTOS: Cuenta Consolidada
10
A
Se presentan informes bimensuales a la junta directiva y cada vez que lo soliciten.
Se ejecuta el procedimiento de conciliación con Cartera, Presupuesto, Contabilidad y
Facturación.
CI-S1F40-V1 12/12/2014
FORMATO
LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
Proceso: GESTION FINANCIERA
PASO
CICLO
1
P
2
H
RESPONSABLE
Procedimiento : GF-S4P4-V3
Cierre_Contable_Anual
Subproceso: CONTABILIDAD
PUNTOS A VERIFICAR
Auditados:
C
NC
HALLAZGOS
Asesor Contable y Se realiza un cronograma de cierre el cual se comunica a los dueños de los
subprocesos que participan en dicho cierre. DOCUMENTOS: Oficio
Financiero
Deben registrar todas las operaciones que correspondan al periodo a cerrar.
3
H
Responsables de
Listar los resultados del subproceso y comparar con contabilidad. (Presentación de
Subprocesos
informe jurídico y de contratación). DOCUMENTOS: Acta de Conciliación Informe
Jurídico y de Contratación
4
V
Asesor Contable y Verificación de las liquidaciones de contratos y procesos jurídicos. DOCUMENTOS:
Acta de Conciliación
Financiero
5
A
Asesor Contable y
Realizar ajustes mediante notas contables. DOCUMENTOS: Nota debito - Nota
Financiero crédito y Notas Contables
Subprocesos
6
V
Verificación de información del balance de prueba. DOCUMENTOS: Balance de
prueba.
7
A
8
H
9
H
Se elaboran estados financieros
10
H
Impresión de libros oficiales: Documento
11
H
Se informa a los usuarios que deben salir del sistema de Dinámica para poder
ejecutar Backup y cierre.
12
H
13
H
Entregar al asesor Contable y Financiero una copia del Backup realizado.
DOCUMENTOS: Copia medio magnético
14
H
Asesor Contable y En el sistema dinámica gerencial en el modulo contable se ejecuta la opción de cierre
definitivo.
Financiero
15
V
Verifica que el cierre se efectuó correctamente, si no se restaura la copia de
Asesor Contable y seguridad y se corre nuevamente el cierre. Si se presenta nuevamente
inconsistencia el área de sistemas apoya el proceso para ejecutar correctamente el
Financiero
cierre.
16
H
Si es pertinente elaborar ajustes o reclasificaciones. DOCUMENTOS: Nota debito Asesor Contable y Nota crédito y Notas Contables.
Financiero
Ordena el cierre contable a todos los subprocesos. DOCUMENTOS: Oficio
Asesor sistemas
Asesor de
Sistemas
Realizar los Backup (Información contable y financiera del sistema)
Se genera otro Backup que realiza sistemas para garantizar el cierre realizado. (Una
copia a contabilidad)
CI-S1F40-V1 12/12/2014
FORMATO
LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
Proceso: GESTION FINANCIERA
Procedimiento : GF-S4P5-V2
Cierre_Contable_Mensual
Subproceso: CONTABILIDAD
PUNTOS A VERIFICAR
PASO
CICLO
RESPONSABLE
1
P
Asesor Contable y Se realiza un cronograma de cierre mensual, el cual se comunica a los líderes de los
procesos que participan en dicho cierre. DOCUMENTOS: Cronograma
Financiero
2
H
Emitir un oficio dirigido a los interventores para que se remitan las certificaciones del
personal durante los últimos 5 días del mes correspondiente. DOCUMENTOS: Oficio
3
V
4
V
5
V
6
V
Asesor financiero Verifica el cierre de Presupuesto los 12 primeros días del mes siguiente.
7
V
Apoyo profesional
Verifica el cierre de cartera los 15 primeros días del mes siguiente.
contable
8
H
Analista Contable
9
V
Verifica y seguimiento las cuentas de almacén, mantenimientos, combustibles,
vigilancia, aseo, lavado de ropa hospitalarias, recolección de patógenos, dietas
Apoyo profesional alimenticias, arrendamiento de impresoras, suministro de Tornes, internet y
comunicaciones con el fin que queden causadas dentro del periodo. (Estas cuentas
deben pasar los primeros 3 días del mes siguiente)
10
H
Analista Contable
11
H
V
13
V
14
A
C
NC
HALLAZGOS
Apoyo profesional Verificar los cierres de almacén al día siguiente del mes que termina.
contable
Verifica el cierre de facturación los primeros 5 días del mes siguiente.
Verifica el cierre automático de tesorería el último día del mes
Realiza las conciliaciones con las áreas involucradas entre el 15 y 20 días del mes
siguiente.
Se realiza la provisión contable de las cuentas que no llegan a tiempo y se verifica en
contratación las cuentas no presentadas.
Realiza las amortizaciones del mes contable.
Asesor contable
12
Auditados:
Subgerente
Se lista el balance de prueba para verificar saldos de cuentas y se realizan los
respectivos ajustes.
Verifica y valida el cumplimiento de los plazos y el cierre contable
Generación de informes
Asesor contable
15
H
Se cierra el modulo de contabilidad
CI-S1F40-V1 12/12/2014
FORMATO
LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
Proceso: GESTION FINANCIERA
RESPONSABLE
Subproceso: CONTABILIDAD
Procedimiento : GF-S4P6-V3
Elaboracion_Presentacion_Inform Auditados:
es_Tributarios
PUNTOS A VERIFICAR
C
NC
1. ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORME DE RETENCIÓN I.C.A.
PASO
CICLO
1
P
Planear los recursos para la ejecución del procedimiento.
2
H
Generar en el sistema dinámica gerencial Informe Financiero, Balance de Prueba de
la cuenta contable en la cual se agrupan las retenciones hechas por este concepto.
DOCUMENTOS: Informes Financieros
3
H
Generar informe de impuestos por este concepto en el sistema dinámica gerencial.
DOCUMENTOS: Informe de Impuestos
4
H
Realizar cruce de información de los informes mencionados.
5
A
Asesor Contable En caso de presentar diferencias, identificar la causa y realizar las correcciones
respectivas si es necesario, ó hacer la anotación al margen explicando las
diferencias.
6
H
Diligenciar el formato en borrador de RETEICA expedido por la Tesorería Municipal.
DOCUMENTOS: Formato RETEICA
7
H
Enviar a Revisoría Fiscal para su revisión y firmar
8
A
Dado el caso de presentar inconsistencia en la información, realizar los ajustes
pertinentes.
Auxiliar
administrativa
(Gestión
Financiera)
Si el borrador no presenta inconsistencia recibir del Revisor fiscal para elaboración
del formulario de RETEICA definitivo. DOCUMENTOS: Formulario RETEICA
9
H
10
V
11
A
Dado el caso de presentar inconsistencia entregar al Auxiliar Administrativo para
Asesor Contable corrección.
12
H
Una vez revisado y aprobado enviar al Revisor Fiscal y Gerencia para firma.
DOCUMENTOS: Formulario RETEICA
13
H
Recibir del Revisor fiscal y Gerencia el formato debidamente firmado
14
H
15
H
16
H
Revisar la información registrada en el formulario de RETEICA.
Auxiliar
Administrativa
(Gestión
Financiera)
Entregar a Tesorería para elaboración de pago y presentación a la Tesorería
Municipal.
Recibir de Tesorería copia original del formulario de RETEICA con el respectivo sello
del banco.
Archivar en la carpeta correspondiente. DOCUMENTOS: Formulario RETEICA
HALLAZGOS
2. ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORME DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
1
H
Generar informe financiero, balance de prueba de la cuenta contable en la cual se
agrupan las retenciones hechas por este concepto en el sistema dinámica gerencial.
DOCUMENTOS: Informe Financiero, Balance de Prueba
2
H
Asesor Contable Generar informe de impuestos por este concepto en el sistema dinámica gerencial.
DOCUMENTOS: Informe de Impuestos
3
H
Realizar cruce de información de los informes mencionados.
4
H
En caso de presentar diferencias, identificar la causa y realizar las correcciones
respectivas si es necesario, ó hacer la anotación al margen explicando las
diferencias.
5
H
Enviar a revisoría fiscal para su revisión.
6
A
Dado el caso de presentar inconsistencia en la información, realizar los ajustes
pertinentes.
7
V
Si el borrador no presenta inconsistencia recibir del Revisor fiscal para registro de
firma digital de la gerencia a través de la página web de la DIAN. DOCUMENTOS:
Formato Retención en la fuente
8
H
Informar verbal o telefónicamente al Revisor Fiscal la ejecución de la firma digital de
la Gerencia para la firma del Revisor Fiscal.
9
H
10
H
Realizar vía internet la presentación a la DIAN de la declaración de Retención en la
Fuente.
11
H
Imprimir documento de Retención en la Fuente Recibido por la DIAN.
12
H
Diligenciar vía Internet los recibos de pago por cada uno de los conceptos e imprimir:
Renta, IVA, Timbre
13
H
Entregar a Tesorería para gestión de pago.
14
H
Recibir de Tesorería original de los recibos de pago con el respectivo stiker y sello del
banco.
Asesor Contable
Recibir confirmación de firma por parte del Revisor Fiscal.
3. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS A GERENCIA Y JUNTA DIRECTIVA
H
Conciliar al cierre de mes los saldos de los registros realizados en los diferentes
módulos que alimentan a contabilidad: Tesorería, Cartera, Pagos, Activos Fijos,
Inventarios Hospitalarios, Presupuesto, Facturación, Costos
2
H
Si en la conciliación se presentan diferencias, generar listados de movimientos de los
módulos implicados. DOCUMENTOS: *Informe resumido de cuentas por pagar por
edades, *Estado de cartera detallado por edades, *Extractos bancarios, *Costeo de
Asesor Contable inventario físico
3
H
Realizar la conciliación de los módulos que presentan diferencias.
4
H
Una vez conciliadas las diferencias, realizar el cierre contable en el sistema.
5
H
Generar Estados Financieros en el sistema. DOCUMENTOS: *Balance General,
*Estado de Resultados, *Balance de Prueba
1
H
Imprimir los libros oficiales de contabilidad. DOCUMENTOS: *Libro mayor y balance,
*Libro diario, *Libro de inventarios y balance
7
H
Elaborar informe de Gerencia DOCUMENTOS: *F-GF-16 Facturación de Servicios,
Asesor Contable *F-GF-15 Balance entre ingresos y costos Totales, F-GF-17 Indicadores Financieros,
F-GF-18 Balance General Comparativo, F-GF-14 Estado de la actividad financiera,
económica, social y ambiental.
8
H
6
Presentación del Informe de Gerencia
4. ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL
Recibir de los entes de control las guías y formatos para la
presentación de los informes respectivos:
Contaduría General de la Nación (Res. 550 de 2004 Presentación de Informes
Financieros
1
H
2
H
Ingresar los datos solicitados en los formatos establecidos por los entes de control.
3
H
Validar la información incluida en los formatos mediante el aplicativo suministrados
por los entes de control (Supersalud, contaduría general de la nación, ministerio de
protección social).
4
H
Enviar al Revisor Fiscal en medio impreso la información a enviar a la Contaduría
General de la Nación y ministerio de protección social (programa SIHO) para su
revisión y firma. DOCUMENTOS: Informe Financiero
5
H
6
H
Enviar informe de la Contaduría General de la Nación a través de la página web del
Organismo.
7
H
Enviar copia de los formatos debidamente firmados a la contraloría municipal y
secretaría de salud departamental.
8
H
En caso del informe para la Supersalud, tramitar la firma digital de la Gerente y el
Contador.
9
H
Una vez firmado enviar a través de la página web de la Supersalud.
10
H
Enviar los informes de contraloría municipal y secretaría de salud departamental al
asesor de control de control interno para su consolidación, validación y envío.
11
V
Realizar verificación de los indicadores del procedimiento y analizar los resultados.
12
A
Generar las acciones que permitan mejorar continuamente los resultados del
proceso.
Asesor Contable
Una vez el Revisor Firma remitir a la Gerencia para firma
CI-S1F40-V1 12/12/2014
FORMATO
LISTA DE CHEQUEO CONTABILIDAD
Elaborado por:
Fecha de Elaboración:
Proceso: GESTION FINANCIERA
PASO
CICLO
RESPONSABLE
1
P
Tesorero
2
H
Asesor
Presupuesto
Asesor
Contabilidad
3
H
Auxiliar
Tesorería
4
V
Tesorero
Asesor Contabi
5
A
H
7
H
8
H
9
H
10
H
11
H
12
H
13
A
14
H
15
H
16
V
17
H
18
A
Procedimiento : GF-S4P7-V3
Reconocimiento
PUNTOS A VERIFICAR
De acuerdo al presupuesto y a la disponibilidad de recursos programa los pagos por
tesorería del mes.
Recibir de presupuesto la cuenta por pagar, Obligación presupuestal y los
documentos que la soportan, debidamente firmados por el Asesor Contable y de
Presupuesto. DOCUMENTOS: *Factura o documento equivalente *Contrato,
*Comprobante Entrada de almacén (si es un bien), *Constancia de recibido a
satisfacción por parte del supervisor del contrato, *Cuenta por pagar, *Obligación de
presupuesto
Elaborar Comprobante de Egreso, cheque, autorización de giro electrónico ó solicitud
expedición cheque de gerencia según caso y enviar a Tesorero General.
DOCUMENTOS: *Comprobante de egreso, *Cheque, *Autorización Giro, *Solicitud
expedición cheque de Gerencia
Auditados:
C
NC
HALLAZGOS
Revisión de documentos.
Dado el caso de presentar inconsistencia en la documentación, devolver a la Auxiliar
Administrativa para realizar la gestión pertinente. DOCUMENTOS: Devolución de
paquete de la cuenta
Tesorero
6
Subproceso: CONTABILIDAD
De lo contrario firmar Comprobante de Egreso y cheque, Autorización de giro
electrónico ó solicitud expedición cheque de gerencia DOCUMENTOS: Comprobante
de egresos, autorización de giro y cheque con documentos soportes
Enviar documentos mencionados a Subgerencia para firma.
Auxiliar tesorería Una vez recibidos los documentos firmados por subgerencia, entregar al beneficiario
el Cheque y hacer firmar comprobante de egreso.
En caso de requerirse expedición de cheque de gerencia, enviar oficio al banco
Tesorero
respectivo.
En caso del oficio de autorización de giro, ingresar a la página web del respectivo
banco para preparar giro. DOCUMENTOS: Soporte en Formato establecido por la
Auxiliar tesorería entidad financiera
Imprimir formato establecido por la entidad financiera y entregar al Tesorero, junto
con el oficio de autorización de giro
Tesorero y
Entra a la página Web del banco respectivo y aprueba el giro correspondiente.
subgerente
Dado el caso de presentarse rechazo por la página web del banco, verificar
Auxiliar tesorería información del beneficiario y volver a preparar giro (10). *Cédula o Nit del
beneficiario, *Banco del Beneficiario *Clase y No. cuenta del Beneficiario
Tesorero y
Evidencia pago mediante firma en el documento de Autorización de giro.
subgerente
Enviar copia del comprobante de egreso del pago a Contratación para adjuntar a la
carpeta del contrato
Auxiliar tesorería Realizar verificación del procedimiento y analizar los resultados
Generar el informe mensual de los pagos generados y conciliar con contabilidad y
presupuesto.
Definir los lineamientos a seguir informando al subgerente y modificando los
tesorero
procedimientos o los controles según los resultados obtenidos.
CI-S1F40-V1 12/12/2014
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