TEMA 6. ALMACÉN SANITARIO. • Sistemas de almacenaje y tipos de almacenes. • Clasificación de materiales sanitarios. • Gestión de existencias del almacén sanitario: • Control de existencias del almacén (fichas, inventarios ) • Valoración de existencias (FIFO,PMP) • Condiciones de almacenamiento de los materiales en el almacén. • Seguridad en el almacén. EL ALMACÉN SANITARIO • Espacio físico que alberga los artículos necesarios para la prestación de un servicio. • Se encarga de comprar, depositar y distribuir el material sanitario necesario a los distintos áreas, centros o consultas sin perseguir beneficio económico alguno. • La función del auxiliar es controlar las existencias, las fechas de caducidad y el buen estado de las mercancías almacenadas. Características a cumplir • Debe tener las condiciones físicas y químicas adecuadas para mantener la eficacia y seguridad del material. • Debe garantizar la autenticidad de los productos y su adecuada rotación. • Debe poder identificarse cada lote de material, para poder retirarlo siempre que exista un riesgo para la salud pública. • Debe controlar la circulación de las sustancias y productos sometidos a vigilancia especial. Funciones del almacén • Solicitar mercancías a los proveedores. • Recibir las mercancías y controlarlas para devolver las defectuosas. • Asegurar las condiciones adecuadas de almacenamiento • Abastecer a los diferentes servicios. • Registrar las entradas y salidas de material. • Revisar periódicamente los artículos. • Elaborar la documentación adecuada. Almacenes según la cantidad de material Almacenes centrales: Disponen de gran cantidad de espacio. Contienen material diverso. Distribuyen a un área del territorio Pueden suministrar a varios centros sanitarios (varios hospitales.). Almacenes generales: Se localizan en el interior de un centro sanitario. Facilitan material a todos los servicios o dependencias del centro. El tamaño es variable en función del espacio disponible y del volumen de pacientes. Almacenes pequeños: Localizado en cada planta de un hospital ( o consulta privada). Contiene escaso material. Asegura la prestación de un servicio para un corto periodo de tiempo. La reposición de material es frecuente. La tendencia generalizada en instituciones grandes almacén general y almacenes pequeños. y medias es utilizar un sistema mixto de Almacenes según el tipo de material De comida: Situado cerca del servicio de cocina. Almacena alimentos y bebidas más o menos perecederos. Puede almacenar productos a temperatura ambiente, que requieran refrigeración o congelación. De farmacia: Almacena productos farmacéuticos para el tratamiento de los pacientes atendidos. De lencería: En los hospitales suele haber uno en cada planta. Almacena ropa de cama y de aseo. Puede almacenar el vestuario del personal sanitario. Almacenes según el funcionamiento Almacenes cerrados: De acceso restringido: solo las personas autorizadas. Control total de los artículos: se registra cada entrada y salida de mercancías. Ej. Almacén general de un hospital Sistema de Coste elevado Seguimiento muy ajustado de los productos. Almacenes abiertos: De acceso no limitado: pueden acceder a él personas ajenas a su funcionamiento Ej. Botiquines de planta hospitalaria.. No requiere control exhaustivo de los productos. Control relajado de las mercancías. Sistema cómodo y barato. TIPOS DE MATERIAL SANITARIO • Medicamentos ( fármacos): Son las sustancias utilizadas para prevenir, diagnosticar, aliviar, tratar y curar enfermedades. En términos sencillos, se refiere a sustancias químicas. • Productos sanitarios: Son los equipos, dispositivos, materiales, instrumentos y otros artículos necesarios para la asistencia de los pacientes (gasas, guantes, sondas, agujas...). Y a su vez pueden ser: Material según uso y duración • • Material fungible: es aquel que se agota, o se estropea con su utilización en un corto periodo de tiempo, en uno o varios usos. Puede ser: – desechable, solo permite un uso como las jeringuillas y guantes. – reutilizable, permite varios usos y se repone después de cortos periodos de utilización como el material frágil de vidrio o instrumental médico- quirúrgico. Material inventariable : no se consume con el uso aunque puede deteriorarse y suele corresponder a equipos o instrumentación. Por ejemplo, un aparato de rayos X o un autoanalizador de laboratorio. Material según su valor monetario ,consumo y control ( principio de Pareto) • Grupo A: artículos de precio elevado de los que se almacena una pequeña cantidad porque tienen condiciones muy limitadas de almacenamiento. Aunque supongan una proporción pequeña deben estar muy controlados ( recambios de equipos de radiología) • Grupo B: artículos de precio medio y almacenamiento de número de unidades medio. Control medio ( Básculas electrónicas de precisión). • Grupo C: artículos de pequeño valor monetario pero de los que debe existir gran cantidad de unidades por su alto consumo. Necesitan un control menos estricto ( gasas estériles). Material según las condiciones de almacenamiento • Con condiciones especiales: – Material lábil: se altera si se modifican sus condiciones de almacenamiento: • Termolábil: sensible al calor ( vacunas). – • • Fotosensible: sensible a la luz directa ( se guardan en frascos color opacos). • Higroscópico: sensible a la humedad (medicamentos efervescentes). Material estéril: se mantiene la esterilidad evitando la rotura de los envases o su deterioro, vigilando su fecha de caducidad e indicadores de esterilidad (instrumental de quirófano). Sin condiciones especiales: simplemente con limpieza , temperatura y humedad adecuadas (fármacos que deben mantenerse en ambiente fresco y seco). Materiales según el riesgo que producen • • Peligrosos: su manipulación exige cuidados especiales para evitar riesgos. – Tóxicos: por diferentes vías y en pequeñas cantidades (metanol). – Corrosivos :en contacto con tejidos los destruyen ( clohídrico). No peligrosos: su manipulación no entraña riesgos para la salud ( agua destilada). GESTIÓN DEL ALMACÉN SANITARIO • La gestión del almacén sanitario nos permite calcular la cantidad, variedad y coste de productos que deben ser almacenados. • Consiste en tener en cuenta: – La cantidad y variedad de mercancías necesarias para satisfacer en todo momento posibles demandas ( control de existencias) – Valoración económica o coste de las existencias (valoración de existencias). • Una buena gestión pretende alcanzar un equilibrio entre los dos factores anteriores. • Parámetros o conceptos básicos de gestión: – Depósito o stock máximo ( Dmax ): Cantidad máxima que podemos almacenar de un artículo , teniendo en cuenta : La capacidad del almacén, Los costes de almacenamiento (seguros, mantenimiento…) Los costes generados en cada compra de ese producto. • Dmax= Dseguridad+ Cantidad Pedida(Q) – Plazo de entrega (PE): es el tiempo que tarda el proveedor en traernos el material desde el momento en que le hacemos el pedido. – Depósito de seguridad (Ds): número de unidades que permite atender imprevistos como demandas inesperadamente altas o demoras excesivas en el suministro. En condiciones normales, nunca deberíamos estar por debajo de esa cantidad en el almacén. Se fija como una medida de seguridad Para calcularlo debemos conocer: Plazo de entrega de los proveedores Demanda de servicios por los pacientes Dseg = PE . Demanda – Punto de pedido (PP): Nivel de existencias en el momento que se deben pedir nuevas unidades de un producto. Se calcula en función del tiempo que tarda un proveedor en servir la mercancía (PE), el ritmo normal de salida del producto del almacén (Demanda) y el depósito mínimo . PP = Dseg + (PE.Demanda) ( doble del Dseg) Dmax Pp Ds Pp: punto de pedido Pe Pe Pe Pp = Ds + (Pe x Demanda) • Evita el riesgo de ruptura de stock 15/04/2016 Depósito de seguridad – Ruptura de stock: – Para ahorrar costes innecesarios y evitar pérdidas elevadas por robos o incendios, la mayoría de las empresas ajustan al máximo las cantidades de mercancías en almacén. – Esta situación puede provocar una falta de mercancías cuando crece puntualmente la demanda a lo que se le denomina RUPTURA DE STOCK Seguimiento de existencias (control de existencias) • Nos permite conocer y controlar la cantidad de materiales de cada clase disponibles en el almacén. Ese control se hace mediante: Fichas de almacén. Inventario. • Fichas de almacén: documento en el que se anota o registra todos los movimientos ( entradas y salidas) que se producen en un almacén de cada uno de los tipos o variedades de los productos almacenados. • Inventario: consiste en contar a mano y revisar todos los materiales almacenados, localizando aquellos que hayan caducado, deteriorado o quedado obsoletos para darlos de baja. Fichas de almacén • Hoy en día las fichas son pantallas de un programa informático. • Cada variedad de cada producto almacenado debe tener su propia ficha. Sólo de esa forma podremos tener un registro ordenado y realizar adecuadamente la revisión de existencias. • Modelo: Ficha de almacén Artículo Depósito seguridad: Depósito máximo: Variedad Punto de pedido: Plazo de entrega: Proveedor: Fecha Fecha Nº pedido entrada factura Nº lote Fecha salida Destino Unidades Existencias • Cada entrada (cuando el proveedor nos trae el material que le hemos encargado) y cada salida (cuando sacamos el material para utilizarlo o para dárselo a quien vaya a utilizarlo) de productos del almacén ocupará una línea de la ficha. Con un simple vistazo a la última columna, existencias restantes, sabremos en cada momento de cuántas unidades del producto disponemos almacenadas. • Destino: es el servicio de destino ( o doctor). • Unidades: cantidad recibida, pedida y gastada. Inventario • Nos sirve para cada cierto tiempo verificar que las existencias registradas en las fichas se encuentran realmente en el almacén. • Pasos: Localizar cada artículo en el almacén. Será más fácil si el almacén está bien ordenado, y los objetos se encuentran agrupados y fácilmente localizables. Identificar cada objeto de forma precisa. Para ello, los envoltorios externos deben estar bien conservados. Contar el total de artículos de cada clase. Comprobar si el valor coincide con el que consta en la ficha de almacén. Si este dato no coincide, habrá que buscar los motivos del problema y su solución (robos, anotaciones incompletas, etc). Identificar y retirar los materiales caducados, deteriorados… Dar de baja los materiales en los registros correspondientes. • Modelos: Inventario anual: como indica su nombre, se realiza una vez al año. Para realizarlo es necesario bloquear los movimientos del almacén mientras se lleva a cabo. Si se detectan errores es difícil localizar cuándo y cómo se han producido. Inventario permanente: consiste en inventariar diariamente las existencias de los artículos que han registrado movimiento durante la jornada. Con él es fácil identificar los errores, pero es complicado hacerlo si hay muchos movimientos en el almacén. Inventario rotativo: se realizan inventarios parciales con diferentes frecuencias, dedicando especial atención a los artículos de tipo A (revisión quincenal por ejemplo) frente a los artículos de tipo B (revisión trimestral) o de tipo C (revisión anual). Valoración económica de existencias • Valoración: La valoración de existencias es el proceso mediante el cual se cuantifica la cantidad de dinero que se tiene en mercancía almacenada. • Métodos de valoración: los productos almacenados no se compran en una sola fecha y su precio puede variar de una vez a otra, tenemos que tener en cuenta este hecho para valorar existencias . – Método FIFO: “el primero en entrar es el primero en salir” ( First In First Out). Según este método los productos que se consumen se consideran que tienen el precio de los que se adquirieron antes en el tiempo, se valorarán a precio de la primera compra y las existencias que quedan a los precios más recientes o actuales. – Método del PMP: se valoran las existencias de una variedad de un producto en concreto mediante el cálculo del valor medio de todos los precios pagados por cada unidad en cada compra realizada. Los productos consumidos salen a ese valor promedio. Cada vez que se hace una compra hay que calcular el PMP para consumos posteriores. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO • 1.-Condiciones mínimas • 2.-Condiciones de almacenamiento para: a) material estéril. b) material lábil (delicado). c) material peligroso. d) material caducado y defectuoso. 1. Condiciones mínimas • El almacén no debe presentar riesgos eléctricos ni vibraciones que puedan dañar los artículos. • La temperatura, ventilación y humedad deben estar en márgenes aceptables. • Debe existir una apropiada limpieza, con desratizaciones y desinsectaciones periódicas. 2.a.Condiciones de almacenamiento para material estéril • El paso de estos materiales por el almacén ha de preservar su estado de esterilidad, para lo cual, se recomiendan las siguientes normas: – El almacén de estériles debe ser de tipo cerrado. – El material debe transportarse en carros distintos de los utilizados para transportar el material contaminado hasta los esterilizadores. – El almacén debe limpiarse diariamente, siguiendo los procedimientos corrientes. – Los estantes deben ser de rejilla para evitar la acumulación de polvo. – En las entradas y salidas de material debe comprobarse que: • Los indicadores de esterilización han virado al color correcto. • El envoltorio lleva claramente impresa la fecha de caducidad. • El envoltorio está en perfecto estado. • Si no se cumplen estas características, el material debe considerarse contaminado, y se rechazará. 2.b.Condiciones de almacenamiento de material lábil. • El material lábil : aquel que se estropea fácilmente, con lo que deja de ser útil o incluso se convierte en dañino. • Categorías de material lábil: – Sustancias fotosensibles: Se alteran por la acción de la luz. Deberán estar protegidas por un envase opaco o translúcido, y deberán conservarse en un lugar oscuro mientras no se usen. – Sustancias termolábiles: Son las que se alteran fácilmente por acción del calor. Para evitarlo, unas deben conservarse en: • Ambiente fresco: de 10 a 20 ºC. • Frigorífico: de 2 a 8 ºC. • Congelación. Los medicamentos termolábiles llevan una estrella de cinco puntas. – Sustancias higroscópicas: Son las que se alteran al absorber humedad. Hay que conservarlas en un desecador. – Sustancias perecederas: aquellas que se degradan en poco tiempo. Medicamentos: son los que tienen un periodo de caducidad inferior a 5 años desde la fecha de fabricación (ningún medicamento tiene, por ley, una fecha de caducidad superior a 5 años). Los medicamentos perecederos llevan en el ángulo superior derecho del embalaje exterior un símbolo negro similar a un reloj de arena. Debemos controlar su rotación con especial cuidado, colocando siempre los más antiguos los primeros en la zona de uso. 2.c.Condiciones de almacenamiento de material peligroso. • Son materiales que tienen bastantes posibilidades de dañar gravemente a las personas o a las propiedades. Deben guardarse en almacenes cerrados, y bajo llave. Tipos: a) Medicamentos de control especial : • Medicamentos estupefacientes. Son aquellos que disminuyen la conciencia y el dolor y causan adicción. Llevan impreso un círculo negro. • Medicamentos psicotrópicos. Tienen efectos sobre las funciones psíquicas (percepción, ánimo, conciencia, comportamiento..) El símbolo en el envase será un círculo con una línea vertical que lo divide en dos. • Medicamentos de especial control médico. Son los que pueden causar efectos adversos muy graves si no se utilizan en condiciones muy estrictas. Llevan impresa la expresión Especial Control Médico, y las siglas ECM. ( quimioterápicos, anticoagulantes….) b) Sustancias inflamables y explosivas : Cuando se guarden en el interior de un edificio, se dispondrán las precauciones necesarias para el inicio de un posible incendio (situarlas lejos de los cuadros eléctricos, por ejemplo), y si ya se ha producido, para combatirlo y evitar su propagación (extintores adecuados, cajones de arena, etc). 2.d. Condiciones de almacenamiento de material caducado y defectuoso. Los medicamentos o productos caducados deben almacenarse en un lugar visiblemente separado de los materiales válidos, para evitar la confusión con estos. En su momento, se eliminarán siguiendo las normas del Centro sobre residuos sanitarios. COLOCACIÓN DEL MATERIAL • Dependiendo de las características de los productos y de las dimensiones del almacén existen diferentes modalidades de almacenamiento: • Estanterías de metal o material no inflamable: se colocarán en los niveles inferiores los materiales de mayor peso y volumen para dar estabilidad a la estructura • Soportes de madera( palés) y/o formando bloques, cuando el material ocupa un volumen muy grande • En contenedores de diferentes formas y tamaños según el material que alberguen
